Actividad de aprendizaje 7
Evidencia 5: Manual “Procesos y procedimientos logísticos”
En esta evidencia debe elaborar un manual de procesos y procedimientos que
involucre la estructuración de los procesos logísticos, variables y recursos
asociados con actividades de operación de la empresa.
Para desarrollar esta evidencia realice lo siguiente:
Seleccione una de las áreas de la empresa expuestas en la Evidencia 1:
Presentación “Caracterización de la empresa”, junto con su respectivo subproceso
de la gestión logística (aprovisionamiento, producción o distribución).
Elabore un diagrama de flujo de los procesos del área seleccionada, según las
técnicas y métodos de programación y las herramientas de control involucradas en
el proceso. Para trazar el diagrama puede utilizar el software sugerido en el
material de formación “Procesos y sistemas de información” o el de su preferencia.
Plantee el diseño del manual de procesos y procedimientos, de manera
estandarizada y contemplando los servicios, costos, espacios, factores internos y
externos y tecnologías de la información involucrados.
Realice el perfil del manual, para esto defina un diseño de presentación de
acuerdo con las indicaciones suministradas en el material de formación
mencionado.
Finalmente, construya el manual de procesos y procedimientos incluyendo la
información obtenida del desarrollo de cada uno de los ítems de la evidencia, al
igual que la documentación de soporte requerida
El proceso seleccionado de la empresa TECNO ENVÍOS DE COLOMBIA es el de
envío y recepción de mercancías.
El proceso está integrado por 5 actividades a desarrollarse, las cuales son:
Recolección
Despacho
Transporte
Recibo
Distribución de la mercancía.
DIAGRAMA DE FLUJO
INICIO
CONTACTO DEL CLIENTE
CON LA EMPRESA
(RECOLECCION)
NO
¿CLIENTE
DEACUERDO CON LOS
TERMINOS?
SI
DESPACHO DE LA
MERCANCÍA
TRANSPORTE DE LA
MERCANCIA A LOS
CENTROS DE DESTINO
ENRUTAMIENTO DE LA
MERCANCIA
(DISTRIBUCION)
¿LA MERCANCÍA FUE
ENTREGADA EN EL
LUGAR DE DESTINO?
FIN
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
RECOLECCION DE MERCANCIA
Es el primer paso del proceso y se define como el momento en el que el cliente
requiere este servicio, ya sea a través de la solicitud de recogida o porque la
persona se acerca a los Puntos de Logística y Servicios TECNO ENVÍOS DE
COLOMBIA para entregarla. Para llevar esto a cabo, se debe diligenciar un
formulario con los datos completos del remitente; como nombres, teléfono y
dirección. Además, otra información necesaria para la entrega.
También se debe especificar en el punto de entrega si el envío requiere un manejo
especial, esto puede aplicar para mercancía como repuestos o maquinaria
industrial, elementos en vidrio u otro material delicado. De tal modo que podamos
recomendar el embalaje adecuado para que la mercancía llegue en perfectas
condiciones al destino.
OBJETIVO: Permitir iniciar el proceso de envío de una mercancía u objeto,
efectuar la facturación y proporcionar los cuidados necesarios para que el objeto a
transportar llegue en óptimas condiciones.
RESPONSABLE: Personal disponible en los puntos de servicio ubicados en cada
ciudad o municipio.
RECURSOS REQUERIDOS: Bascula, Computador, acceso a internet, personal.
DESPACHO
La mercancía se envía preparada desde la ciudad de origen del remitente hasta
los principales centros de almacenamiento y destino de la mercancía. Cuando
estos productos llegan a los Puntos de Logística y Servicios indicados, se realiza
una distribución, en otras palabras, un correcto enrutamiento de la mercancía para
todas las zonas de una ciudad. Este es el paso a paso:
Verificación del embalaje correcto de la mercancía.
Los vehículos de transporte recogen los productos o las personas los
entregan en los Puntos de Logística y Servicios TECNO ENVÍOS DE COLOMBIA.
Se toma el volumen de la mercancía.
Luego se elabora la guía de despacho con los datos básicos.
Posteriormente se analiza si el cliente quiere pagar su factura de envío
inmediatamente o en el punto de destino.
Por último, se procede con el despacho de la mercancía a otras ciudades.
OBJETIVO: Enviar las mercancías a los puntos requeridos por los clientes para
facilitar su entrega final.
RESPONSABLE: jefe logístico o coordinador de envíos.
RECURSOS REQUERIDOS: Personal calificado para efectuar la labor, papelería
necesaria.
TRANSPORTE
El programador de ruta nacional ubica y busca las mejores vías. Para asegurar
que la mercancía llegue de forma correcta, el remitente debe embalar
correctamente la mercancía, incluso si el usuario tiene dudas acerca de este
proceso puede contactar a servicio al cliente e ingresar al sitio web.
OBJETIVO: Entregar las mercancías en los puntos de despacho de acuerdo con
las fechas y horas pactadas, para su posterior distribución.
RESPONSABLE: Conductor del vehículo, auxiliar de transporte
RECURSOS REQUERIDOS: Vehículo capacitado para el transporte de las
mercancías, deberá estar en óptimas condiciones mecánicas.
RECIBO DE LA MERCANCÍA EN DESTINO
Los vehículos llegan en la madrugada desde los sitios de origen al centro de
distribución principal de cada ciudad para hacer una distribución urbana. Cuando
se hace la descarga de mercancía de los vehículos, los colaboradores encargados
de dicho proceso proceden a subir la mercancía siguiendo este conducto regular:
Control de seguridad al vehículo.
Enrutamiento georreferenciado de las entregas o rutas donde se va a
entregar la mercancía.
Elección del vehículo que debe cargar dicha mercancía.
Cargue de los envíos en los vehículos según el trayecto.
OBJETIVO: Verificación de que la mercancía fue transportada desde el punto de
origen hasta este, cumpliendo con los requerimientos de calidad.
RESPONSABLE: Coordinador de recepción de mercancía o jefe logístico.
RECURSOS REQUERIDOS: documentación de los productos.
DISTRIBUCIÓN
En el proceso de distribución, los colaboradores en ruta le indican al cliente en el
momento de la entrega, los envíos que llegan para que los revise y firme el cierre
de contrato de transporte, aceptando la calidad de la mercancía y su respectiva
recepción. Además, con ayuda de nuestro Departamento de Tecnología, se
registra una firma en dispositivos móviles para tener una actualización del proceso
en tiempo real para que el remitente pueda rastrear el pedido desde la página
web.
OBJETIVO: Hacer entrega de la mercancía al cliente final.
RESPONSABLE: Entregadores.
RECURSOS REQUERIDOS: Vehículo para transportar las mercancías puerta a
puerta, empleados con buena atención al cliente.
