1 Datos Básicos
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES Código: GC-F-019
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Fecha: 30 de junio de 2017
PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión: 002
FORMATO: PLAN DE ACCIÓN OPERATIVO Página 1 de 6
DATOS BÁSICOS
DEPENDENCIA: Delegatura de Inspección , Vigilancia y Control - Grupo de Control de Sociedades y Seguimiento a Acuerdos de Reestructuración
SEDE: Bogotá
VIGENCIA: 2018
SEMESTRE: 2
1.1. OBJETIVOS DEL PLAN DE ACCIÓN OPERATIVO
Ejercer eficazmente las funciones de supervisión enmarcadas en la Ley 222 de 1995, respecto de las sociedades sometidas a control por parte de la Superintendencia
de Sociedades y respecto de aquellas que estan adelantando un proceso de reestructuracion en los términos de la Ley 550 de 1999.
OBJETIVOS GENERALES:
Hacer seguimiento a las sociedades que se encuentran sometidas a Control, con el fin de evaluar si es procedente superar la situación crítica en la que se encuentran
las compañías.
Atender las solicitudes que presenten quienes interactúan con las sociedades que se encuentran sometidas a control.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
Hacer un seguimiento a la ejecución de los acuerdos de reestructuración en las sociedades cuyo nominador es la Superintendencia de Sociedades.
Atender las solicitudes que presenten quienes interactúan con las sociedades que se encuentran en un acuerdo de reestructuración.
1.2. EQUIPO DE TRABAJO
NOMBRE DEL FUNCIONARIO CARGO ROL FUNCIONES
• Orienta el equipo de trabajo hacia la consecución de los resultados.
• Toma decisiones claves que impactan el desarrollo del plan de trabajo.
• Aprueba el plan de trabajo presentado por el equipo de trabajo.
Angela Cristina Silva ( E) Delegado IVC Patrocinador
• Gestiona la consecución de los recursos necesarios para el desarrollo del plan de trabajo.
• Define los indicadores de gestión para evaluar el desempeño del equipo.
• Informar al Gerente los cambios y decisiones que afectan el plan de trabajo.
• Coordina las actividades necesarias para la ejecución del plan de trabajo establecido.
• Participa en la estructuración del plan de trabajo y la definición de indicadores.
• Coordina al equipo de trabajo asignado al interior del plan de trabajo.
Director de Supervisión de sociedades
• Realiza seguimiento al desarrollo del plan de trabajo definido y el cumplimiento a los indicadores.
Elsa Maria Lopez Roca (E )
Gerente • Reporta oportunamente al equipo de trabajo las novedades presentadas durante la ejecución del
Coordinador de Control de sociedades y
plan de trabajo.
Elsa Maria Lopez Roca seguimiento a acuerdos de reestructuración
• Participa en la toma de cesiones respecto a los cambios que requiera el plan de trabajo.
• Informar a todos los miembros del equipo los cambios y decisiones que afectan el plan de trabajo.
• Participa en la solución de imprevistos con las partes interesadas y el equipo de trabajo.
• Ejecuta oportunamente las actividades asignadas y relacionadas con el plan de trabajo.
• Reportar al gerente los avances y dificultades respecto a la ejecución del plan de trabajo
propuesto.
• Comunicar oportunamente al gerente las novedades generadas en los diferentes frentes de
trabajo.
Funcionario de Control de sociedades y
Roman Marcelo Rey Trujillo Líder Funcional • Asistir al gerente en el logro de los objetivos propuestos.
seguimiento a acuerdos de reestructuración
• Revisar y validar que el entregable para cada actividad del plan de trabajo cumple con los
compromisos adquiridos.
• Validar que la evidencia reportada para cada actividad es coherente con el entregable definido.
• Realizar el cargue y reporte de las evidencias que soportan el desarrollo y cumplimiento del plan
de trabajo y de los indicadores.
Preparado por Nini Johanna Rodríguez Álvarez;ninrod;[Link] Rodríguez A 09/30/2020 Página 1
2 Plan de Trabajo
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES Código: GC-F-019
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Fecha: 30 de junio de 2017
PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión: 002
FORMATO: PLAN DE ACCIÓN OPERATIVO Página 2 de 6
DATOS BÁSICOS
DEPENDENCIA: Delegatura de Inspección , Vigilancia y Control - Grupo de Control de Sociedades y Seguimiento a Acuerdos de Reestructuración
SEDE: Bogotá
VIGENCIA: 2018
SEMESTRE: 2
2.1. PLAN DE TRABAJO EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO AL PLAN DE TRABAJO
CANTIDAD DE % DE CALIFIACIÓN
CANTIDAD DE CRITERIO DE
ENTREGABLE DE LA ENTREGABLES DESCRIPCIÓN DE LA EVIDENCIA DE LA PESO % DE LA CUMPLIMIENTO OBTENIDA -
ACTIVIDAD N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD FECHA INICIO FECHA FIN COMPROMISOS ADQUIRIDOS ENTREGABLES CUMPLIMIENTO DE LA OBSERVACIONES RESPECTO AL CUMPLIMIENTO DE LA ACTIVIDAD COMENTARIOS Y OBSERVACIONES DE LA VERIFICACIÓN
ACTIVIDAD (respecto de los ACTIVIDAD ACTIVIDAD DE LA META DE PLAN DE
REPORTADOS ACTIVIDAD
compromisos adquiridos) LA ACTIVIDAD TRABAJO
Adelantar el seguimiento a las situaciones que llevaron al sometimiento a control a [Link]
1 las sociedades en ese grado de supervisión.
Cuadro de seguimiento 3 de julio de 2018 31 de diciembre de 2018 1
[Link]
30.0% Hacer seguimiento al 90% de las sociedades sometidas a control 1 100% Cumplió Cumplió la meta propuesta de manera satisfactoria 3.00
Realizar seguimiento a las sociedades en acuerdo de reestructuración en relación el
[Link] Hacer revisión del 90% de los reportes de información periodica
2 envío del informe 03A contemplado en la Resolución No. 100-000004 de agosto de Cuadro de seguimiento 3 de julio de 2018 31 de diciembre de 2018 1
[Link]
30.0%
remitida por las sociedades en acuerdo de reestructuracion.
1 100% Cumplió Cumplió la meta propuesta de manera satisfactoria 3.00
2016
Se carga una de las resoluciones de exoneración
de control, como muestra: 300-003836 del 18 de
Estudiar y resolver las solicitudes de reforma estatutaria y de exoneración de control
3 (Artículo 85 Ley 222)
Documento Resolución 3 de julio de 2018 31 de diciembre de 2018 2 septiembre de 2018 30.0% Resolver el 80% de las solicitudes presentadas en el semestre 2 100% Cumplió Cumplió la meta propuesta de manera satisfactoria 3.00
Se carga el reporte de postal que evidencia la
gestión realizada en el semestre
Se carga credencial 312-000242, como evidencia
Asistir a las reuniones de reforma del acuerdo, así como a las reuniones de de asistencia a reunión de incumplimiento.
4 incumpliemiento de las sociedades en acuerdo de reestructuración solicitdades
Cuadro de seguimiento 3 de julio de 2018 31 de diciembre de 2018 2
Se carga el reporte de postal que evidencia la
10.0% Resolver el 90% de las solicitudes presentadas en el semestre 2 100% Cumplió Cumplió la meta propuesta de manera satisfactoria 1.00
gestión realizada en el semestre
100% 10.00
2.2. RESULTADOS OBTENIDOS- EVALUACIÓN DE CUMPLIMIENTO PLAN DE TRABAJO
ÍTEM RESULTADO COMENTARIOS DEL EVALUADO COMENTARIOS DEL EVALUADOR
2.2.1. Número de actividades que se cumplieron satisfactoriamente: 4.00
2.2.2. Número de actividades que se cumplieron pero se subestimó la meta propuesta: -
2.2.3. Número de actividades que se cumplieron parcialmente: -
2.2.4. Número de actividades que no se cumplieron: -
2.2.5. Número de actividades evaluadas: 4.00
2.2.6. Calificación obtenida - Plan de trabajo: 10.00
Preparado por Nini Johanna Rodríguez Álvarez;ninrod;[Link] Rodríguez A 09/30/2020 Página 2
3 Indicadores
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES Código: GC-F-019
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Fecha: 30 de junio de 2017
PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión: 002
FORMATO: PLAN DE ACCIÓN OPERATIVO Página 3 de 6
DATOS BÁSICOS
DEPENDENCIA: Delegatura de Inspección , Vigilancia y Control - Grupo de Control de Sociedades y Seguimiento a Acuerdos de Reestructuración
SEDE: Bogotá
VIGENCIA: 2018
SEMESTRE: 2
3.1. INDICADORES DEL GRUPO O DEPENDENCIA
INDICADOR N° INFORMACIÓN DEL INDICADOR N° 1 COMPORTAMIENTO DEL INDICADOR N° 1
NOMBRE DEL INDICADOR: Seguimiento a sociedades en control
100%
100%
DESCRIPCIÓN DEL INDICADOR Resoluciones de exoneración y de reformas estatutarias 90%
80%
TIPOLOGÍA DEL INDICADOR: Eficacia
70%
DESCRIPCIÓN DEL NUMERADOR: No. de resoluciones de exoneración de sociedades firmadas 60%
1 DESCRIPCIÓN DEL DENOMINADOR: No. de sociedades en las que se decide exonerar 50%
Resultado período:
40%
FRECUENCIA DE MEDICIÓN Trimestral Meta:
30%
TIPO DE META: Total 20%
10%
METAS PARCIALES 0%
Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre
META TOTAL SEMESTRE: 100%
DATOS DE REGISTRO DEL INDICADOR N° 1
Mes Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Resultado semestre
Numerador: 2.00 - 2.00
Denominador: 2.00 - 2.00
Resultado período: 100% 100%
Meta: 100% 100% 100%
Análisis del Durante el tercer trimestre de 2018, el grupo de control exoneró a dos (2) sociedades de control, de acuerdo al análisis
No se realizó ninguna exoneración, ni se atendió ninguna solicitud de reforma estatutaria.
resultado: realizadó estas sociedades amaritan la exoneracion.
INDICADOR N° INFORMACIÓN DEL INDICADOR N° 2 COMPORTAMIENTO DEL INDICADOR N° 2
NOMBRE DEL INDICADOR: Seguimiento a acuerdos de reestructuración
100%
100%
DESCRIPCIÓN DEL INDICADOR Verificación de estados financieros sociedades en acuerdo de reestructuración 90%
80%
TIPOLOGÍA DEL INDICADOR: Eficacia 70%
DESCRIPCIÓN DEL NUMERADOR: No. de sociedades en acuerdo de reestructuracion evaluadas o requeridas 60%
2 50%
No. de Sociedades en en acuerdo de reestruturación cuya nominadora es la SS
DESCRIIPCIÓN DEL DENOMINADOR: 40% Resultado período
(Universo de medición: El 80% de las sociedades en reestructuración.)
30% Meta
FRECUENCIA DE MEDICIÓN Semestral 20%
TIPO DE META: Total 10%
0%
METAS PARCIALES
Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre
META TOTAL SEMESTRE: 100%
DATOS DE REGISTRO DEL INDICADOR N° 2
Mes Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Acumulado semestre
Numerador 54.00 54.00
Denominador 54.00 54.00
Resultado período 100% 100%
Meta 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
Análisis del
Se requirieron 54 sociedades para el envio de la informacion, referente a los Estados Financieros de las sociedades en acuerdo de reestructuracion.
resultado:
3.2. RESULTADOS OBTENIDOS- EVALUACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE LOS INDICADORES
COMENTARIOS DEL
ÍTEM RESULTADO PESO % INDICADOR PUNTUACIÓN OBTENIDA COMENTARIOS DEL EVALUADOR
EVALUADO
3.2.1 Indicador N° 1 100.0% 50% 5.00
3.2.2 Indicador N° 2 100.0% 50% 5.00
3.2.3 Indicador N° 3
3.2.4 Indicador N° 4
3.2.5 Indicador N° 5
Calificación obtenida - Indicadores: 100% 10.00
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4 Riesgos
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DEPENDENCIA: Delegatura de Inspección , Vigilancia y Control - Grupo de Control de Sociedades y Seguimiento a Acuerdos de Reestructuración
SEDE: Bogotá
VIGENCIA: 2018
SEMESTRE: 2
4.1. RIESGOS ASOCIADOS A LA EJECUCIÓN DEL PLAN DE TRABAJO Y EL CUMPLIMIENTO DE LOS INDICADORES
RIESGO N° DESCRIPCIÓN DEL RIESGO VALORACIÓN DEL RIESGO ACTIVIDADES DE CONTROL Y MITIGACIÓN RESPONSABLE
Director de Supervisión de
1 Ingreso de personal nuevo al area Alto Capacitación
sociedades
Director de Supervisión de
2 Retiro de funcionarios pertenecientes al grupo Alto Vinculación de nuevos funcionarios al grupo o reasignar funciones
sociedades
Establecer estrategias o planes de acción para asignar y tramitar el Director de Supervisión de
3 Aumento de las cargas de trabajo Alto
trabajo sociedades
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5 Recursos Financieros
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES Código: GC-F-019
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Fecha: 30 de junio de 2017
PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión: 002
FORMATO: PLAN DE ACCIÓN OPERATIVO Página 5 de 6
DATOS BÁSICOS
DEPENDENCIA: Delegatura de Inspección , Vigilancia y Control - Grupo de Control de Sociedades y Seguimiento a Acuerdos de Reestructuración
SEDE: Bogotá
VIGENCIA: 2018
SEMESTRE: 2
5.1. RECURSOS FINANCIEROS REQUERIDOS PARA LA EJECUCIÓN DEL PLAN DE TRABAJO
FUENTE DE LOS ACTIVIDAD PARA LA CUAL SE N° DE CONTRATO/ORDEN DE
VALOR ($) REQUERIDO N° DE C.D.P COMENTARIOS Y OBSERVACIONES
RECURSOS REQUIEREN LOS RECURSOS COMPRA/RESOLUCIÓN
NA NA NA NA NA
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6 Calificación Definitiva
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES Código: GC-F-019
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Fecha: 30 de junio de 2017
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DEPENDENCIA: Delegatura de Inspección , Vigilancia y Control - Grupo de Control de Sociedades y Seguimiento a Acuerdos de Reestructuración
SEDE: Bogotá
VIGENCIA: 2018
SEMESTRE: 2
6.1. CALIFICACIÓN DEFINITIVA - CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE ACCIÓN OPERATIVO
CALIFICACIÓN PUNTUACIÓN
ÍTEM PESO % COMENTARIOS DEL EVALUADO COMENTARIOS DEL EVALUADOR
OBTENIDA OBTENIDA
Calificación obtenida - Cumplimiento
Plan de trabajo:
10.00 90% 9.00
Calificación obtenida - Cumplimiento
Indicadores:
10.00 10% 1.00
CALIFICACIÓN DEFINITIVA 100% 10.00
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