PRELIMINARES
CONTABILIDAD: Es el proceso de ordenar y clasificar sistemáticamente las Cuentas y cifras, cuyo análisis permite
conocer en todo momento la marcha, desarrollo y situación de un negocio, constituyendo su valor muchas veces, un
valor superior al mismo conocimiento de las Ganancias obtenidas por la empresa en sus múltiples transacciones.
PATRIMONIO: Desde el punto de vista jurídico, es el conjunto de derechos y obligaciones pertenecientes a una
persona, ya sea natural o jurídica, apreciables en bienes o en dinero; desde el punto de vista contable, es la
diferencia entre lo que se posee y lo que se debe ACTIVO (-) PASIVO (=) CAPITAL
CUENTA: Desde el punto de vista material, es una nota literal y numérica que contiene el detalle de las Operaciones
Económicas de una empresa, en relación con una firma, costo o acto cualquiera. Desde el punto de vista inmaterial,
es una agrupación mental que se hace de las cosas o valores similares y de hechos o situaciones análogas. Este
punto de vista es el que interesa en el amplio campo de la contabilidad, puesto que es en esta forma como se pueden
agrupar, ordenada y sistemáticamente, todos los valores que constituyen el Patrimonio Empresarial.
BALANCE GENERAL
El objetivo del Balance de Situación. Según afirma gran variedad de contables, el problema del contenido del
material del Balance puede ser resuelto sólo mediante la consideración de un triple objetivo.
(1) Provee a la gerencia de la información necesaria para el buen éxito de las operaciones a que la empresa se
dedica.
(2) Suministra a los actuales o posibles acreedores datos económicos de la empresa, como base para que
ésta se conceda o deniegue el crédito que solicite.
(3) Proporciona al empresario –en la extensión que el Balance permita la información que le capacite para
enjuiciare acerca de su patrimonio en el negocio.
Existe un 4to. Objetivo, que es proporcionar a los interesados en el negocio y autoridades gubernativas la información
que acredite la buena fe de la empresa en sus relaciones públicas, permitiéndole a esta ganar la estimación de sus
favorecedores y acreditar el cumplimiento de las normas oficiales. Tal finalidad va ganando en importancia, más se
cumple por medios distintos del Balance de Situación.
A la gerencia
Así vemos que la misión del Balance de Situación es A los acreedores
mantener informadas a las partes interesadas, o sea: Al empresario y
Al público
El interés de cada una de estas partes no puede ser atendida por igual, lo que obliga a recopilar datos
complementarios que caen fuera del alcance del Balance de Situación.
Así como la definición que se ha dado al Balance de Situación es la de Estado de Situación Financiera, el resumen de
Pérdidas y Ganancias puede calificarse como un estado de la explotación del negocio. Dicho estado presenta un
cuadro de las actividades comerciales emprendidas con la finalidad de lograr beneficios, el resultado de las cuales se
refleja en la situación financiera indicada por el Balance de Situación. Mientras el último revela los resultados o
efectos, el primero indica el esfuerzo o las actividades. El Balance de Situación es un estado de posición en
determinada fecha; es estático. El Estado de Pérdidas y Ganancias es un estado de progreso o cambios ocurridos
durante un período dado; es dinámico.
El resumen de Pérdidas y Ganancias es, por lo tanto, un instrumento de la mayor importancia en el gobierno
interno del comercio. El progreso de toda empresa está en manos de sus gerentes y de los auxiliares de estos.
Los resultados que ellos logren deben comprobarse y medirse de forma tan exacta como sea posible. Del mismo
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modo que en el Balance de Situación, ha sido conveniente establecer en el resumen de Pérdidas y Ganancias una
clasificación y división adecuada, y la forma que adopte el mencionado documento dependerá del objeto primario que
haya de servir. Es por ello que, con objeto de centralizar el control y dominio sobre cada uno de los grandes grupos
en que se desenvuelven las actividades del negocio, se establece una sección para efectuar el resumen de las
operaciones de cada uno de ellos. De este modo, dentro de la forma usual del Estado de Pérdidas y Ganancias se
establecen resúmenes distintos de los resultados que se derivan de las siguientes actividades:
(1) Fabricación o compras
(2) Ventas o distribución
(3) Generales y administrativas
(4) Administración financiera
Dentro de estos grupos, o en adición a ellos, pueden existir otros cuyas finalidades sean aquilatar, de manera
definida, el resultado de las actividades encomendadas a la vigilancia de determinados jefes o auxiliares en el plan
orgánico del negocio. La forma detallada del resumen de Pérdidas y Ganancias depende, por lo tanto, del plan de
organización interna y de la política de fiscalización que se observe.
EL BALANCE GENERAL define la posición financiera de la empresa en un punto determinado del tiempo. Aquí se
comparan los activos de la compañía (esto es, lo que posee) y su financiamiento, que puede ser deuda (lo que se
adeuda) o aportaciones (lo proporcionado por los dueños.) Se presentan los balances generales del 01ENEXX al
31DICXX, respectivamente. Se vislumbra aquí cierta variedad de activos, pasivos y cuentas de capital social (esto es,
de aportaciones.) La primera distinción es la existe entre los activos y pasivos a corto y largo plazo. El activo
circulante y el pasivo a corto plazo son recursos que, al cabo de un año o menos, pueden convertirse en efectivo.
Todos los demás activos, al igual que el capital social o de aportaciones (de la cual se supone que posee vida
limitada) se consideran de largo plazo, o fijos, debido a que se espera que permanezcan en los registros de la
empresa por un año o más.
El análisis del Balance general de RUIZ, S. A., requiere que se destaquen algunos aspectos. Es una práctica
común jerarquizar los activos de acuerdo con la liquidez que representan. Así, los activos fijos van siempre
precedidos por los activos circulantes. Los valores negociables son instrumentos de inversión a corto plazo con un
alto grado de liquidez como los bonos de tesorería o los certificados de depósitos. Las cuentas por cobrar
representan las cantidades que se adeudan a la empresa por concepto de ventas a crédito. Los inventarios
comprenden las materias primas. Los artículos no terminados aún y los bienes ya terminados que la empresa posee.
El renglón de activos fijos brutos consiste en el costo original de todos los activos fijos (de largo plazo) con los
que la empresa cuenta. Los activos fijos netos significan la diferencia entre los activos fijos brutos y la depreciación
acumulada; ésta se compone de los gastos totales registrados para la depreciación de los activos fijos. ( El valor
neto de los activos fijos se conoce como valor contable.)
Al igual que los activos, las cuentas de pasivo y capital social se clasifican en el Balance General empezando por las
de corto plazo. El pasivo a corto plazo consta, pues de: cuentas por pagar, cantidades que se deben por créditos
obtenidos, documentos por pagar que son préstamos vigentes, por lo general de bancos comerciales, y pasivos
acumulados, que son cantidades adecuadas por las que pueden no recibirse –o no se recibirán— facturas. (Como
ejemplos de pasivos acumulados están los impuestos gubernamentales y los sueldos y salarios de empleados.) El
pasivo a largo plazo representa las deudas que no se han cubierto durante el año en curso. El capital social se
compone de las aportaciones de los accionistas. El renglón de activos preferentes muestra el producto histórico
de la venta de acciones preferentes, etc.
El formato clásico consta de una carta del presidente seguida de facsímiles de las operaciones de la compañía:
Estados financieros y sus debidas notas al margen, un análisis administrativo de las condiciones financieras y, por
último, un certificado de los auditores ajenos a los intereses de la empresa.
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Algunos, los más experimentados analistas financieros recomiendan que la lectura del informe se empiece por el
final: “Allí está lo importante. ¡Si los auditores dicen que en su opinión, los estados financieros reflejan la posición de
la empresa en obediencia a los principios contables de aceptación general... sea! Todo esta bien”.
Pero cuidado con los “excepto que” o “sujeto a”. Esto será una señal de que deben revisarse las notas marginales,
lo que podría resultar en la existencia de pasivos en demasía, deudas cuantiosas, vulnerabilidad e, incluso, la
posibilidad de dilución de la propiedad.
Léase a continuación el análisis de las operaciones. Aquí, las autoridades gubernamentales exigen de la
administración absoluta franqueza. Lo ideal sería que los accionistas supieran qué tan bien se ha desempeñado la
empresa, o cuáles serían las medidas que deben adoptarse en caso contrario. Podría decirse, por ejemplo, aplicar
una política de dividendos a una tasa fija, o bien, incrementar cada año dicha tasa a fin de mantenerse a salvo de los
efectos de la inflación.
No siempre es de esperarse que la carta del presidente refleje la posición financiera real de la compañía. Una carta
dice lo siguiente: “La percepción de utilidades de la empresa experimentó una notable mejoría durante el año que
terminó... Por ejemplo, los ingresos por concepto de servicios aumentaron en 38%...” Lo que la carta no dice,
empero, es que las pérdidas ocasionadas por una subsidiaria causaron una baja en los ingresos consolidados, de 76
a 55 centavos por acción.
Otro ejemplo. El “Estimado Accionista” de una asociación hipotecaria informó acerca de “significativas mejoras en las
utilidades del año fiscal 1,9__, en comparación con las percibidas en año fiscal anterior, que fue de nueve meses”. La
compañía había modificado los períodos fiscales, pero las utilidades de los 12 meses que terminaron el 30 de
septiembre de 1,9__ representaron sólo 13% de las percibidas durante el año que terminó el 31 de Dic de 1,98__.
El análisis del balance general y el estado de resultados indica si en efecto las utilidades y los dividendos han ido
aumentando, y si el activo circulante compensa la existencia del pasivo a corto plazo –para la mayor parte de las
compañías es deseable una proporción de 2 a 1. Existen por añadidura, otros tipos de razones financieras que
indican con precisión la eficiencia operativa de la empresa.
COMPARACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS EXTERNOS CON LOS INFORMES INTERNOS
Bases de Comparación Estados financieros externos Informes internos
Para quien se preparan. Usuarios externos. Usuarios internos.
Limitaciones. Regulaciones directas. Regulaciones indirectas.
Bases de valuación. Costo histórico. Alguna forma de base de medida
monetaria o física.
Cuándo se prepara. Periódicamente (tal como lo establecen las Periódicamente (tal como está
agencias gubernamentales), una vez al final del determinado por la administración),
año. cuando sea necesario.
Perspectiva La empresa total Departamento, unidad o división
(como sea necesario.)
Los estados financieros externos mencionados anteriormente suministran información vital para los usuarios
externos, tanto a los acreedores como a los inversionistas.
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BALANCE GENERAL
Activos
Corriente
Caja Q. 30,000.00
Cuentas por Cobrar 4,000.00
Inventario de trabajo en proceso 7,000.00
Inventario de artículos terminados 6,000.00 Q. 47,000.00
No corrientes
Otros activos 10,000.00
Total de activos Q. 57,000.00
Pasivo y Patrimonio
Total pasivo corriente Q. 22,000.00
Patrimonio
Capital social Q. 4,000.00
Capital pagado en exceso 6,000.00
Utilidades retenidas al final del período 25,000.00 35,000.00
Total pasivo y patrimonio Q. 57.000.00
Nota: Por brevedad, se asumió que no había inventarios de materiales ni iniciales ni finales.
LOS PROBLEMAS DEL BALANCE DE SITUACIÓN
El Balance de Situación ha venido a convertirse en un estado de creciente importancia, por ofrecer a los comerciantes
y a otras personas o entidades el modo fácil de obtener la información necesaria. Antes de que pueda lograrse una
comprensión clara del balance y, por consiguiente, antes de que pueda cumplir el mismo con los diversos fines a que
es adaptable, resulta necesario establecer los principios que rigen su confección, los cuales servirán para resolver los
problemas que surjan al procederse a formular esta clase de estados financieros. Estos problemas se relacionan con
las tres etapas en que ha de estudiarse la confección del Balance a saber:
(1) Determinación del contenido material del balance, es decir los epígrafes que han de integrarlo.
(2) Modo en que han de figurar estos epígrafes, o bien la forma de presentación del Balance.
(3) Bases según las cuales han de aparecer dichos epígrafes en el Balance, es decir, el problema de
valuación.
Es imposible llegar a la correcta interpretación del Balance sin un completo dominio de estos problemas y de los
principios que con ellos se relacionan.
Los conocimientos que se requieren para una adecuada comprensión del Balance son, en términos generales, de
estas tres especies:
(1) Conocimiento de los objetivos principales que el Balance está llamado a cumplir.
(2) Conocimiento íntimo de la fuente en que recoge sus datos el Balance.
(3) Conocimiento de los principios de valuación aplicados a las empresas mercantiles.
LA FORMA DEL BALANCE DE SITUACIÓN
¿Qué se quiere significar por forma... ? La forma del Balance de Situación es su disposición material. Una vez
determinado el contenido material del Balance, es necesario considerar la manera en que tal contenido ha de
manifestarse, a fin de expresar del mejor modo la situación financiera del negocio. El extremo más importante en
este caso es el modo de reunir los conceptos para cumplir la misión informativa de la manera más fácil, más concisa
y más exacta. Hay que prestar atención a ciertos puntos de menor importancia como:
Nombre del propietario
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Título del Balance
Fecha del Balance
Designación de sus divisiones o secciones principales
Indicación de sub clasificaciones y el uso de márgenes uniformes, sub totales y totales.
En relación con estos puntos de menor importancia, podemos decir que existe una práctica bastante uniforme en lo
que respecta a los siguientes extremos:
(1) El nombre del propietario debe aparecer en el primer renglón del encabezamiento del Balance. Este
nombre o razón social generalmente indica el tipo de organización mercantil: comerciante particular, S. C., S.
A., Resp. Ltda., etc., y a veces concentraciones industriales o empresas filiales, aunque muchas veces la
designación del Balance consolidado sólo aparece en el título de éste.
(2) El segundo renglón del encabezamiento ofrece el título del Balance y frecuentemente la fecha, aunque a
veces aparece esta última en el tercer renglón.
(3) Se acostumbra exponer como títulos principales del Balance los términos de la ecuación patrimonial esto
es; Activo, Pasivo y Capital, Líquido, combinándose a veces estos dos últimos para incluirlos en una sola
sección.
(4) En cada una de estas secciones principales se ofrecen agrupaciones significativas de los epígrafes
individuales, bajo subtítulos descriptivos.
(5) La uniformidad de márgenes en los títulos de las secciones y sub divisiones y para los conceptos de
categoría similar, y el empleo de subtotales para cada uno de los grupos y de gran total para cada una de las
divisiones principales, ayudan al lector en la lectura y comprensión del significado relativo de las diversas
partes del Balance.
El siguiente plan de agrupación bastante detallado hace posible en la mayoría de los casos una inteligente exposición
de los hechos.
ACTIVO PASIVO
1 – Activo corriente, inclusive gastos pagados por 1 – Obligaciones corrientes, incluso a menudo los
adelantado. ingresos diferidos.
2 – Inversiones en reserva. 2 – Ingresos diferidos.
3 – Inversiones permanentes. 3 – Obligaciones a largo plazo.
4 ** Activo permanente tangible. 4 – Otras obligaciones.
5 ** Activo permanente intangible. CAPITAL LÍQUIDO
6 –Otros activos, incluso cargos diferidos. 1 Capital –acciones.
2 Superávit de capital.
3 Reservas de beneficios o superávit destinado.
4 Superávit Libre.
El resumen de Pérdidas y Ganancias se construye según dos formas distintas. Una es la que se conoce como
ESTADO EN FORMA DE CUENTA, a causa de que las diversas partidas de ingresos y gastos se colocan en forma
parecida al Debe y Haber de una cuenta. La otra se conoce como resumen de Pérdidas y Ganancias en FORMA DE
ESTADO O RELACIÓN, y por el método sencillo de exposición que la distingue se la considera desprovista de
técnica. En esta última se sitúa los distintos epígrafes en forma corriente sin sujetarse a una terminología de Debe y
Haber, obedeciendo simplemente su disposición a los principios de lógica que guían a la generalidad de los
comerciantes. En el estado en forma de cuenta. El grupo de las ventas o cualquier otro representativo del ingreso
principal del negocio se sitúa en yuxtaposición con el costo directo de la obtención de esos ingresos, saldándose
ambos lados del estado y llevándose abajo el resultado, que representa el beneficio bruto. De esta última suma se
deducen los grupos comprensivos de los gastos de venta y de administración estableciéndose de nuevo el Balance
de los dos lados del estado y llevándose abajo la cifra del beneficio neto de explotación, a la cual se añaden las otras
partidas de operación los conceptos de ingresos y gastos de naturaleza financiera a que acabamos de referirnos,
habrá de modificarse necesariamente el procedimiento de saldar los lados del Estado de Pérdidas y Ganancias.
Exceptuando las partidas ajenas a la operación del negocio, el saldo que entonces resulte representará los beneficios
netos del período contable, debiéndose relacionarse finalmente el destino que se dé a los mismos, mostrándose la
parte que se dedique al pago de dividendos, al establecimiento de reservas de distinta índole y a la integración del
Superávit, del cual irán a formar parte los beneficios que no hayan sido aplicados a otros fines.
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FORMA SIMPLE O DE RELACIÓN
Cuando se confecciona el resumen de Pérdidas y Ganancias en forma de relación, se expresan las ventas en primer
término y debajo de ellas –y no en posiciones iguales, como en el caso anterior – se relaciona el costo de las ventas,
que, deducido del producto bruto de las mismas, produce la cifra del beneficio bruto. Debajo de este último aparecen
los grupos de gastos de ventas y de administración, los cuales, deducidos a su vez del beneficio bruto, proporcionan
la cifra del Beneficio neto de explotación o del “beneficio neto de las ventas”. Según otras veces se le denomina. Al
beneficio neto de explotación se añaden las demás partidas de ingresos, y de la suma de estos dos conceptos se
sustraen los gastos de carácter financiero o de capitalización, llegándose al Beneficio neto del período. En este caso
también ha de modificarse el procedimiento explicado si se considerasen incluidos, entre los conceptos de
explotación, las partidas de carácter financiero.
Balance General: Es un Estado Contable de carácter obligatorio que muestra en un momento determinado la
Situación Financiera de la empresa.
FORMAS DE PRESENTACIÓN: Por su presentación el Balance General puede clasificarse:
1. Balance en Forma de Cuenta
2. Balance en Forma de Reporte
FECHA DE ELABORACIÓN: Por la fecha de su elaboración puede dividirse en:
1. Balance General Inicial o de Apertura
2. Balance General Periódico
3. Balance General Final o de Cierre
GRADO DE ANÁLISIS: Por el grado de Análisis de Integración pueden clasificarse como:
1. Balance General Consolidado
2. Balance General Condensado
3. Balance General Analítico
4. Balance General Comparativo (1,99x a 1,99x+1, 2, 3, etc.)
En su orden el Balance General de una Contabilidad bien organizada, está integrada por los siguientes grupos:
Activo, Pasivo, Capital, y Cuentas de Orden Per Contra.
Cuentas de Resultados: Este grupo comprende aquellas cuentas que representan Gastos y Productos para la
empresa, y sirven de base para formular el Estado de Pérdidas y Ganancias, que constituye el Estado Económico de
la empresa, por medio del cual se establece si hubo incremento o disminución durante el período contable en el
Patrimonio.
El Estado de Pérdidas y Ganancias, se integra en su orden de la siguiente manera:
1. Movimientos de Ventas
2. Costo de Venta o Costo de lo Vendido
3. Gastos de Operación, que a su vez se encuentra integrado por los Gastos de Venta y Gastos de
Administración y Gastos Generales, y
4. Otros Gastos y Productos Financieros.
Movimientos de Ventas: Este grupo se integra con el monto de las Ventas Brutas, deduciendo de éstas las
devoluciones y rebajas sobre ventas si las hubiera, para establecer el importe de las ventas netas.
Costo de Venta o Costo de lo Vendido: Según la naturaleza de las operaciones de la empresa, éste puede
dividirse en:
a. Costo de Venta Comercial y
b. Costo de Ventas Industrial,
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Según la empresa se dedique a la Compra-Venta de Mercadería o se trate de una empresa manufacturera,
respectivamente.
Costo de Venta Comercial: Se establece; tomando el saldo del inventario Número 1 de Mercaderías, más el
importe de las Compras Netas (Compras Brutas (+) Gastos de Compra (-) Devoluciones, y Rebajas sobre Compras),
lo cual dará como resultado el monto de la Mercadería Disponible, (-) Inventario Final Número 2 de Mercaderías.
Inventario Número 1 de Mercaderías
(+) Compras Netas:
Compras Brutas
(+) Gastos de Compra
(-) Devoluciones y Rebajas sobre compra
Mercadería Disponible
(-) Inventario Número 2 de Mercaderías
Costo de Venta Industrial: Como característica especial que lo distingue del anterior, en este caso los Inventarios
no se registran como de Mercaderías, sino como Productos Terminados y para establecer el Costo de Mercaderías,
se toma el Inventario 1 de Productos Terminados más Costo de producción (el cual ha sido establecido previamente),
lo cual establece el importe de los Productos Disponibles (-) el Inventario 2 de Productos Terminados.
Inventario Número 1 de Terminados
(+) Costo de Producción
Productos Disponibles
(-) Inventario Número 2 de Productos Terminados
En cualquiera de los dos casos, al restar el Costo de lo Vendido de las Ventas Netas, se encuentra el primer resultado
económico de la Empresa, el cual puede ser de Utilidad o Pérdida Bruta en Ventas.
Gastos de Operación, integrado por Gastos de Venta, Gastos de Administración y Gastos Generales. Este
es el tercer renglón de un Estado de Pérdidas y Ganancias, el cual deducido de la Utilidad Bruta en Ventas, dará
como resultado Pérdida o Ganancia en Operación.
Gastos de Venta: Pueden mencionarse; Sueldos de Vendedores o de Ventas, Comisiones sobre Ventas,
Propaganda y Publicidad.
Gastos de Administración y Generales; Sueldos de Oficina, de Gerencia, Impuestos varios, agua, luz, teléfono,
honorarios profesionales, contribuciones, donativos y cualquier otro gasto que tenga su origen en la Administración de
la empresa, Depreciaciones de Activos Fijos, siempre que no correspondan a los que intervienen en la producción,
Amortizaciones, Cuentas Incobrables, Cuotas IGSS, etc.
Otros Gastos y Productos Financieros. En el último renglón de un Estado de Pérdidas y Ganancias está
formado ya sea por todos los gastos o por todos los productos que la empresa pague u obtenga, por cualquier
concepto que no sea proveniente de la naturaleza de sus operaciones regulares (intereses, comisiones bancarias,
etc.)
Estos gastos o productos, deducidos o sumados según sea el caso, de la Utilidad o Pérdida en Operación, dará el
resultado final de las operaciones de la empresa en un período contable, que puede ser: Pérdida Neta o bien Utilidad
Neta, Utilidad Líquida, Afecta o Pre Impuesto.
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