OFIMÁTICA
Ing. Carolina Ulloa
SISTEMAS DE INFORMACIÓN INDUSTRIAL
QUE ES LA OFIMÁTICA
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OFIMÁTICA
Lograr que el estudiante conozca la utilidad de las
herramientas de ofimática aplicadas al entorno
empresarial.
Establecer qué tipo de actividades y procesos en
la empresa se pueden trabajar con aplicaciones
de ofimática.
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La ofimática es un acrónimo compuesto por los
términos oficina e informática. El concepto, hace
referencia a la automatización de las
comunicaciones y procesos que se realizan en una
oficina.
La ofimática, tiene como objetivo proporcionar
elementos que faciliten la simplificación, mejora y
automatización de las actividades de una
compañía o grupo de personas, asimismo,
comprende las siguientes actividades:
Intercambio de información.
Gestión de documentos administrativos.
Tratamiento de datos numéricos.
Planificación de reuniones y administración de
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cronogramas de trabajo.
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https://youtu.be/2XtLIAZ8-nA
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Evolución histórica
Los inicios de la ofimática se presentaron con la máquina de escribir y la fotocopiadora, dos inventos que
mecanizaron varios procesos que eran manuales. En la década de los 70, las primeras herramientas de la
ofimática aparecieron cuando se presentaron los primeros computadores aptos para la labor de las personas
que trabajaban en oficinas.
Fases históricas de la evolución de la ofimática
Primera fase (1975 - 1980)
La ofimática de una empresa se componía de un procesador de textos, una hoja de cálculo, entre otros. Estos
elementos no tenían interrelación entre sí, la formación era muy costosa y la interfaz con el usuario árida. Esta
incipiente ofimática estaba soportada por grandes ordenadores corporativos.
Segunda fase (1980 - 1990)
Se dan a conocer los paquetes integrados, conjuntos de herramientas que daban solución a la mayoría de las
funcionalidades normalmente requeridas. En ocasiones, presentaban algunos impedimentos y eran costosos.
Hacia finales de la década de los 80, como consecuencia de la experiencia adquirida por los fabricantes del
sector informático y debido al cambio de estrategia de éstos hacia la fabricación de productos para
ordenadores personales, se disminuyen los costos y aumentan las asistencias tanto en soporte físico como
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lógico.
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Tercera fase (a partir de 1990)
La ofimática se apoya de computadores personales, con mayor capacidad, memoria, monitores en color
y soporte lógico a través de nuevas tecnologías de Programación Orientada a Objetos (OOP). Aparecen
nuevos estándares de interfaz gráfica de usuario, que permiten reducir el tiempo de formación de
usuarios y surge el concepto de "trabajo en grupo".
Se habla de: "la oficina sin papel", lo que hace que la gente se comunique e informe sin necesidad de
desperdiciar papel.
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Estructura ofimática
La ofimática se compone de herramientas como computadores, impresoras, escáneres,
teléfonos, equipos de fax, paquetes, aplicaciones y más.
Estos son los ejes de integración que la constituyen:
Integración horizontal
La integran la hoja de calculo, bases de datos, agendas, gráficos y módulos de comunicación.
Integración vertical
Se ejemplifica mediante la interconexión entre un servidor donde reside la base de datos que se
está utilizando y un ordenador personal o PC en el que reside una hoja de cálculo que necesita
esos datos.
Integración humana
Proporciona herramientas útiles y prácticas para los trabajadores como: íconos, ventanas,
mensajes más significativos, ayudas, menús configurables por el usuario, menús
autoconfigurables y programas inteligentes que pueden evitar errores del usuario.
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Gestión tradicional y gestión mecanizada
Con el rápido crecimiento de nuevos medios tecnológicos, el mercado de los equipos de oficina
también avanza. La incorporación de microchips y microcircuitos a los equipos ha desvanecido la
frontera entre el ordenador o computadora y el resto de la maquinaria.
Es importante, conocer los supuestos básicos del paradigma documental para herramientas y
entornos ofimáticos:
Orientado hacia los documentos. El trabajador genera documentos que en función del tipo de
contenido que vaya a tener, implicará el uso de una aplicación u otra.
El archivo de los documentos es lógico. El archivo debe realizarse con un cierto nivel de
abstracción, implicando estructuras documentales (carpetas, dossiers, documentos).
La función documental está desarrollada. Esto implica que se puede manejar el propio escritorio o
entorno de trabajo personal como una base de datos documental, buscando por el contenido
textual de los documentos o bien, a través de la estructura de archivo.
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La aplicación de los principios anteriores, es lo que puede llevar a transformar el ordenador en una
actividades
máquina documental.
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Gestión tradicional y gestión mecanizada
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Captación y distribución de la información
La captación y distribución de la información se divide en cuatro grandes categorías:
Captación y recolección de datos
Después de obtener la información, ésta debe ser almacenada en un archivo central que sea accesible y
que esté disponible a los usuarios.
Almacenamiento de la información
Es la función clave del sistema de información y tiene por objeto transformar los datos de la información
almacenada en información significativa, para ofrecérsela a quien la necesite, en la medida y formato
que el usuario requiera.
Tratamiento de la información
Contiene la distribución y diseminación de la información. Es significativo para cualquier empresa, que
cada usuario posea la información requerida en el momento preciso y de una forma normalizada para su
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correcta apreciación.
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Herramientas y procedimientos ofimáticos
Las herramientas ofimáticas, son un compendio de programas que se utilizan en las oficinas para
elaborar, modificar, crear, imprimir y más. Dentro de estos programas se incluyen:
Procesador de texto
Hoja de cálculo
Herramientas de presentación multimedia
Base de datos
Utilidades: agendas, calculadoras, etc.
Programas de e-mail, correo de voz, mensajeros
Herramientas de reconocimiento de voz
Suite o paquete ofimático
Las herramientas más comunes de la ofimática son:
El correo electrónico
Intranet
Conferencias electrónicas
Flujos de trabajo o encaminamiento de expedientes
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decriterios
Sistemasy de gestión y tratamiento avanzado de imágenes y sonido
actividades
Todos estos, sirven de gran ayuda para realizar las funciones de cada empleado en una organización.
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Resumen
Actualmente, las herramientas ofimáticas en las empresas y en la vida cotidiana son de gran utilidad y
facilitan el trabajo. Antes, cuando se utilizaba la máquina de escribir y por alguna razón alguien se
equivocaba, tenía que hacerlo todo de nuevo.
Ahora, la tecnología avanza aceleradamente, tanto, que muchos procesos se realizan con tan solo
oprimir una tecla y listo. Entre las herramientas ofimáticas más conocidas están: Word, Excel,
PowerPoint, Access y Outlook; las cuales contribuyen a que las empresas sean más rápidas y
eficientes.
Han tardado años para que la tecnología sea la gran aliada de las empresas y los procesos en las
mismas se tarden menos tiempo. Es un hecho, que la tecnología brinda importantes herramientas que
penetran el entorno social, educativo, empresarial y cultural.
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Gracias
¿Preguntas?
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