Nombre de la Materia: Administración del Tiempo
Nombre de la Actividad: mitos y enemigos del tiempo, planeación del
tiempo y sus herramientas agenda ejecutiva, matriz de administración
del tiempo.
Nombre del Alumno: Iván Vázquez Reyna
Docente: Ing. Héctor Ariel García Puente
Grupo: 10IMI1BN
Cadereyta Jiménez Nuevo León 12/09/20
Mitos y enemigos del tiempo, planeación del tiempo y sus
herramientas agenda ejecutiva, matriz de administración del
tiempo.
MITOS
El mito del activismo: “el ejecutivo más lleno de trabajo es el más
eficiente”. Se repite la ironía del caminante que, al perder la ruta,
redobla el paso y se agita más…para no llegar a ninguna parte.
El mito del centralismo: “cuanto más alto sea el nivel en que se
manejen los asuntos, tanto mejor”. Se regatea la delegación y se
pretende hacer las cosas uno mismo “para estar en todo”: invadiendo
puestos, aplastando personalidades y matando motivaciones.
El mito de los datos completos: “hay que aplazar las decisiones hasta
haber recopilado todos los datos”. Lo que sucede es que no se decide
a tiempo, o no se decide.
El mito de la energía en el desempeño laboral: “los resultados son
directamente proporcionales al volumen de trabajo invertido”. Se
centra el interés en trabajar más, en vez de trabaja mejor.
El mito de la solución de problemas: “hay que canalizar el empeño y
esfuerzo a encontrar soluciones a los problemas que, por supuesto, ya
conocemos”. Se pasa por alto que en el manejo de problemas lo
básico y anterior a la búsqueda de soluciones son los planteamientos
correctos, tan difíciles de lograr.
El mito de la simplificación: “hay que ahorrar tiempo a través de
soluciones sencillas y fáciles”. Se regatea el tiempo que se debe
emplear en asuntos difíciles, tratándolos de manera superficial, de
modo que se está condenado a repetir lo que salió mal.
Externos Internos
Interrupciones del teléfono No saber decir “NO”
Interrupciones por visitas Querer acaparar actividades por no saber
inesperadas delegarlas
Urgencias Sobreestimar las propias capacidades
Mobiliario incómodo Subestimar las propias capacidades
Incapacidad de los subalternos Aplazar, dejar las cosas para después
Indisciplina en el cumplimiento de los propios
Falta de información adecuada
planes
Exceso de reuniones Confusión y desorden en la propia oficina
Liderazgo deficiente Falta de motivación; indiferencia
Tramites excesivos (burocracia) Tensión y preocupaciones
Ruidos y distractores visuales Obsesión por lo trivial, meticulosidad
Sistemas de comunicación Inconstancia, hábito de dejar tareas
deficientes inconclusas
Enemigos
planeación del tiempo y sus herramientas agenda ejecutiva,
Es un documento de planeación y programación de actividades
basadas en la administración del tiempo. Denota principalmente las
“acciones a ser acometidas”. Es también un registro de prioridades
enfocadas, por lo general, hacia la realización de objetivos, tareas,
juntas. La agenda ejecutiva muchas veces tiene como complemento
tablas o matrices de tiempo basadas en el establecimiento de
prioridades en función de importancia o urgencia de un determinado
hecho. La organización de ideas y conceptos es algunas veces parte
de una agenda ejecutiva. Desde el punto de vista como medio de
reuniones de negocios, la agenda se puede conocer también como
‘’’las órdenes del día’’’. La agenda se distribuye generalmente a los
participantes de una reunión antes de la reunión, de modo que los
asistentes estén enterados de los temas que se discutirán y puedan
prepararse consecuentemente para la reunión. Generalmente la
agenda tiene como encabezado la fecha, la hora y el lugar de la
reunión, le sigue una serie de puntos que delinean la orden de la
reunión Típicamente, los puntos en una agenda pueden ser:
Bienvenida y apertura de la agenda.
Comentarios a los puntos de la agenda.
Revisión y aprobación de los puntos de minuta de la reunión
anterior.
Discusión de los asuntos pendientes de la reunión anteriores.
Lista de los puntos específicos a ser tratados en la reunión. Esta
parte es el cuerpo principal de la reunión y por lo cual tiene el
contenido más significativo.
Otros puntos que permite a los asistentes expresar sus áreas de
atención
Arreglos y anuncios para la próxima reunión.
La agenda es un medio por el cual una persona la ocupa para
anotar reuniones, fechas, transacciones, apuntes, datos de
reunión anterior, entrega de documentos de trabajo, etc.
matriz de administración del tiempo
Consiste en un gráfico basado en dos ejes que separan tareas
específicas en niveles de urgencia e importancia, determinados a
través de una serie de criterios. Fue creado por Dwight D. Eisenhower,
trigésimo cuarto presidente de los Estados Unidos. El experto indicó
que con esta herramienta ya no se trata solo de gestionar el tiempo,
sino de manejar la atención que se le pone a cada actividad. El gráfico
se desarrolla con cuatro cuadrantes:
1. Importante y urgente. El criterio para considerar aquí es la crisis o lo
inmediato. Se toman en cuenta las tareas que se han vuelto críticas a
consecuencia del plazo que se tiene para desarrollarlas.
Por ejemplo, se tiene una situación empresarial en la cual un
supervisor entrega un proyecto a un colaborador, con una fecha límite
muy cercana. Si no se otorga toda la atención a esta actividad o si
deja para la última hora, el resultado será el incumplimiento adecuado
de la misma en el tiempo brindado. Además, se sufrirán factores como
el estrés, la desorganización y el fracaso.
2. Importante y no urgente. Son aquellas tareas que, si bien son
importantes, se desarrollan a largo plazo y no poseen una fecha crítica
para cumplirlas. Esto se determina gracias a la organización y la
inversión de tiempo que se les ha brindado. Por ejemplo, el desarrollo
personal a largo plazo basado en los estudios, dedicándoles el tiempo
suficiente para cumplirlos.
3. No importante y urgente. Aquí se establecen aquellas actividades
rutinarias que son urgentes, pero que no tienen un nivel de
trascendencia mayor a través del tiempo. Por ejemplo, las reuniones
en el trabajo a última hora, las llamadas sin previo aviso, las acciones
inmediatas, etc. Solo se aplican cuando se tiene un enfoque a corto
plazo; son tareas que no tienen una planificación previa.
4. No importante y no urgente. Los únicos criterios para evaluar aquí
están relacionados al ocio y al entretiempo. Aquí se aplican las
actividades que se refieren a, por ejemplo, revisar las redes sociales,
distraerse con algún video intrascendente y más. Son necesarias para
encontrar un balance entre el entretenimiento y los objetivos de vida
que se compartan.
Claro está, el orden de los cuadrantes es la misma disposición en la
que las tareas deben ser tomadas en cuenta. Por ejemplo, el
cuadrante número uno registra actividades que, de no ser
consideradas de inmediato, afectarán el desempeño de una empresa.
El segundo cuadrante cubre las labores importantes, pero que pueden
ser desarrolladas con calma. Así, reflejan una buena administración
del tiempo, ya que se ha sabido organizarlas y no llegar a ninguna
crisis ni fecha límite necesaria.
En caso el tercer y el cuarto cuadrante tengan prioridad en la vida de
un profesional, significa que se está permitiendo distracciones o
aspectos que afectan a la correcta gestión del tiempo. Es vital no caer
en estas trivialidades de manera muy frecuente.
Una buena administración del tiempo implica centrarse en el segundo
cuadrante y partir de sus criterios para generar un plan de acción que
lidere el manejo de actividades. Los objetivos personales,
empresariales, familiares, entre otros, solo pueden cumplirse si se
encuentra un balance de tiempo entre todos ellos. No deben afectar la
calidad de vida del que desee realizarlos.
