Manual de Procesos para la

Digitalización de
Documentos.

Antiguo Cuscatlán Julio 2017

 Manua{ áe Procesos yara fá VÍ(Jítallzacíón

Es importante señalar que este documento está sujeto a actualización en la

medida que se presenten variaciones en la ejecución de los procedimientos y
que influyan en la operatividad del mismo, con el fin de cuidar su vigencia
operativa.

Elaboró Revisaron: Autorizo

Tec. María Elena Lic. Billy Orellana Lic. Alfredo lng. Ca rlos Enriq ue
Batres Arteaga Martínez Gómez
Responsable del Gerencia de Consultor Director Ejecutivo del
Archivo Tecno logías de INSAFORP
Institucional del INSAFORP
INSAFORP

.'[Link]ívo InstítucíonaC INS.'A.:fO'RP

 :[Link](de Procesos yara (a 'DítJítaazacíón

1ND1 CE

INTRODUCCIÓN 4

MARCO LEGAL 5

1CONTEXTO, OBJETIVOS Y BEN EF_

IC_IO
_S_ _ _ _ _ _ _ __ 6

CONCEPTOS BASICOS 7-9

1 FASES DEL PROCESO 9-18

TRES DIFERENTES PROCESOS DE DIGITALIZACION EN INSAFORP 19-22

Q Digitalizar el día a día

J;l, Digitalizar lo almacenado del año anterior

~ Digitalizar lo que eliminara año con año en el Archivo
Central
ORDENAMIENTO DE LAS CARPETAS DE DOC. DIGITALIZADOS 23-24

.'Arcfiívo Instítucíonaf- INS.'A:[Link]

 Manua( de Procesos para (a 'DÍfJÍtallzacíón

INTRODUCCIÓN

Cultural y tradicionalmente los Archivos han sido vistos como un lugar donde se
guardan una serie de papeles viejos; sin embargo se dice que estamos en el
siglo de la información y del conocimiento y que tanto en las empresas privadas
como en las públicas la tecnología de la información y telecomunicaciones
están ocupando lugares destacados con el fin de brindar servicios eficientes y
eficaces.

La unidad básica de todo archivo es el documento (expediente), considerado

éste como una unidad conformada por un elemento físico; el soporte (llámense
papel, audio, imagen etc.), y un elemento inmaterial la información.

La conservación documental es el conjunto de medidas preventivas o

correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los
documentos.

La digitalización de documentos es parte esencial de las medidas preventivas

para la conservación documental.

.Jlrcfiívo InstítucíonaC- I:[Link]:fO'RP

 Manua( áe Procesos _para (a 'Díeítaüzací6n

MARCO LEGAL:

Art. 41 (f} "El uso de tecnologías que permitan el resguardo eficiente y

eficaz de la información pública".

Art. 42. Los entes obligados, de conformidad con las disposiciones

aplicables, deberán asegurar el adecuado funcionamiento de los archivos,
con tal fin:
(b) "Establecerán programas de automatización de la consulta
de archivos por medios electrónicos"

Art. 44 La información en poder de las instituciones públicas deberá estar

disponible en los archivos correspondientes, los que deberán satisfacer las
siguientes características:

a) Cuando se trate de información correspondiente al año

que esté en curso. impresos en papel. digitalizados o en
cualquier soporte electrónico.

b) "La información oficiosa del año inmediato anterior al

que se encuentre en curso deberá estar disponible de
manera electrónica para su consulta y organizada de
acuerdo con los principios archivológicos".

Lineamiento 5 Pautas de Gestión Documental Electrónica:

Art. 7. " Los entes obligados deben buscar la creación e implementación de

Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos, siguiendo las normas
internacionales, utilizando software libres y prácticas que aseguren la fiabilidad
integridad y con servación de la información en este soporte" .

.'Arcfiívo InstítucúmaC- INS.'AJ'O'RP

)
 :Manua{ de Procesos yara fa VÍ{Jítafízacíón

CONTEXTO:
.---- - - - ---
DIG ITALIZACIÓ N

La digitalización de documentos es un proceso tecnológico que permite,

convertir la imagen contenida en un documento en papel en una imagen
digital.

Un documento análogo puede digitalizarse para que pueda ser procesada y

convertirlo en un documento digital, el cual puede ser consultado por medio de
una computadora.

OBJETIVOS

• Adecuado control de la • Menos volumen de

información almacenamiento
• Mayor eficiencia en los servicios • Conservación de la
de consulta documentación

BENEFICIOS

La digitalización de los documentos es la solución óptima cuando deseamos

preservar la integridad física de los expedientes. El soporte digital ofrecerá
muchas ventajas entre ellas:

~ Ayudará a conservar los documentos que pasaran al Archivo Histórico cuyo

deterioro ya no permite el manejo manual.

Ylrcliívo InstítucíonaC- I:NSY\:fO'RP

/
 :[Link]{ áe Procesos para fa VÍf}Ítallzacíón

~ Permite ahorrar tiempo a los usuarios, debido a que, mediante la visita virtual,
pueden obtener la misma información del archivo original.
Q Se evita el costo y tiempo en el traslado de los expedientes.
~ Los documentos pueden ser consultados en diferentes ubicaciones geográficas
y simultáneamente.
~ No ocupan espacio físico en los Archivos de Gestión

CONCEPTOS BÁSICOS

A continuación se definen conceptos básicos relacionados con la Metodología

de Digitalización de [Link]:

Archivo Digital: El Archivo Digital es un sistema de gestión de documentos

electrónicos y sus metadatos, guardados con criterios de archivo, y gestionables
mediante unos servicios web. El Archivo digital dará servicio a todos los Sistemas
de Información de INSAFORP que requieran funcionalidades de gestión
documental, tanto si estos sistemas derivan de la tramitación como de otros
procesos de gestión que no estén originados en un procedimiento
administrativo.

Digitalización de documentos: también conocido como escaneo o captura de

documentos. Es el proceso tecnológico que permite, mediante la aplicación de
técnicas de escánear, convertir la imagen contenida en un documento en papel,
en una imagen digital.

Escáner: Periférico que permite convertir un texto o una imagen en un conjunto

de datos en formato electrónico. Existen diferentes clasificaciones para los
escáneres pero una de las más comunes la que divide los escáneres en tres
grandes grupos: escáneres de sobremesa, multifuncionales y escáneres de alta
producción. Dentro de cada grupo hay gra n cantidad de marcas y modelos, cada
una con características y prestaciones específicas. Por ejemplo: facilidad de uso,
opción de obtener un único fichero multipágina de un conjunto de páginas

.Jlrcliívo InstítucíonaC- I:[Link]:f01lP

)
 :[Link]{áe Procesos para {a 'DigítallzacúJn

escaneadas, formatos del fichero de salida (PDF/A, ... ), facilidad de integración

con otros sistemas, utilización o no de estándares, resolución soportada, etc.

Portada identificativa: hoja separadora que se genera por cada expediente y

que contiene los datos significativos del mismo, como el número de
identificación- ID.
Metadatos: Datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los
documentos y su gestión a lo largo del tiempo.

OCR: tecnología para convertir imágenes de caracteres en letra de máquina, en

caracteres capaces de ser interpretados o reconocidos por un ordenador.

PDF/A: (ISO 19005): se basa en la referencia de formato PDF de nivel 1.4 hecha
por Adobe y que tiene como objetivo preservar y conservar la apariencia visual
estática de los documentos electrónicos a lo largo del tiempo

Profundidad de bits: La profundidad de bits es determinada por la cantidad de

bits utilizados para definir cada píxel. Cuanto mayor sea la profundidad de bits,
tanto mayor será la cantidad de tonos (escala de grises o color) que puedan ser
representados . .Las imágenes digitales se pueden producir en blanco y negro
(en forma bitonal), a escala de grises o a color.

Expediente: Unidad documental básica, que preserva unas características

estructurales ·similares derivadas del ejercicio de una misma función y
producida por un determinado órgano o unidad en el desarrollo de una
competencia concreta que viene regulada por una norma de procedimiento .

· Resolución: La resolución· es la capacidad de distinguir los detalles espaciales

finos. Por·lo general, la frecuencia espacial a la cual se realiza la muestra de una
. imagen digital (la frecuencia de muestreo) es un buen indicador de la resolución.
Generalmente, pero dentro de ciertos límites, el aumento de la frecuencia de
muestreo también ayuda a aumentar la resolución.

Serie documental: conjunto de documentos o expedientes producidos en el

desarrollo de una función o actividad administrativa regulada por una norma de
procedimiento .

.'[Link]ívo InstítucíonaC INS.'[Link]'RP

/
 :[Link]{ áe Procesos para (a VÍfjítallz acíón

Sistema de Gestión de Archivo: Es el sistema que gestiona la conservación y el

acceso a la información a lo largo del tiempo.

FASES DEL PROCESO DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Todo proceso completo de digitalización, independientemente de las

características específicas del mismo, de dónde se realice, de cómo se realice y
de quienes sean las personas encargadas de llevarlo a cabo, cuenta con un
conjunto de etapas claramente diferenciadas, con el fin de garantizar el éxito
del mismo. Estas fases se enumeran a continuación:

1. Identificación . 6. Indexación.

2. Clasificación. 7. Control de Calidad.

3. Preparación 8. Carga al Archivo Digital.

4. Digitalización o captura. 9. Devolución, Archivo o Expurgo.

5. Reconocimiento de datos.

1. Identificación de la documentación a digitalizar

Cada Unidad Organizativa del INSAFORP deberá identificar la documentación que

desea digitalizar, ya que el tipo de documentación a digitalizar es clave y determinante
para el proceso de digitalización completo.

Las tareas a realizar en la fase de identificación de la documentación a digitalizar son:

Seleccionar la documentación a digitalizar y establecer el alcance de digitalización. En
la digitalización de todos los documentos que forman parte de un expediente o una
serie, decidir si todos los documentos van a ser digitalizados o no .

.'Arcfiívo lnstítucíonaC- INS.'A:FO'RP

 :Manua( cíe Procesos yara {a 'DÍ{Jítafízacíón

Establecer la relación entre los documentos y la tipología y serie documentales del

Archivo Digital.

Determinar cuándo y dónde se va a realizar la digitalización en base a criterios como el

tipo de documentos y la necesidad de uso y acceso a los mismos.

2. Clasificación

Cada Unidad Organizativa del INSAFORP deberá clasificar y ordenar los documentos
antes de proceder a su captura, no sólo para garantizar el éxito de la digitalización sino
para facilitar las fases posteriores de la misma. Esto es, el modo de clasificación
determinará las siguientes fases del proceso de digitalización.

La tarea a realizar en la fase de Clasificación es:

Identificar si la captura de los documentos se realizará de forma unitaria (uno a uno) o
de forma masiva (por lotes):

a) En el caso de captura unitaria bastará con realizar la ordenación de los

documentos.

b) En el caso de captura de forma masiva se deberá seleccionar el mecanismo de

clasificación, además de la ordenación unitaria de cada uno de los documentos. El
mecanismo de clasificación más usual es la generación de hojas identificativas con
códigos de barras, es decir, por cada expediente la creación de una hoja separadora
que contenga los datos significativos del mismo.

Los datos significativos son aquellos sobre los que se va a realizar tratamiento
informático y que se corresponderán con los metadatos a incorporar al Archivo Digital
y/o con los datos de negocio que maneja el sistema de información correspondiente .
Está información además estará codificada en un código de barras, incluido en la hoja
identificativa y que podrá ser interpretado en fases posteriores de digitalización
proporcionará una utilidad para la generación de las mencionadas hojas identificativas
con códigos de barras .

.'Arcfiívo InstítucíonaC. INS.'A:FO'RP

 :[Link](de Procesos para (a 'DÍfJítaüzacíón

3. Preparación

En esta fase se prepara la documentación a capturar, revisando uno a uno los

documentos, deshaciéndose de cualquier elemento que impida la ágil captura de las
mismas o que puedan entorpecer o imposibilitar el proceso de digitalización.

A continuación se detalla los procesos de limpieza de expediente como

establecen las políticas de la documentación a transferir al Archivo Central
en la "Guía de Procesos para Transferencias y Préstamos de Expedientes al
Archivo Central" .

../ Los expedientes deben estar libres de clips, grapas, si el expediente

se encuentra en folder deteriorado y con fastener metálico habrá
que cambiarlo y colocar fastener plastificado, se deberá retirar post-
it, banderitas o cualquier otro separador que contenga pegamento
o cualqu ier otro elemento que pudiese afectar a su conservación .

../ Toda documentación que por su tamaño se encuentre en folder de

palanca, en sobre manilas, anillados o en cualquier otro depósito,
deberá retirarla y colocarle cinchos plásticos como sujetadores, y
solicitar las caratulas de cartoncillo para identificar el contenido del
expediente .

../ Es de carácter obligatorio que todo expediente deberá ser foliado

revés y derecho si contiene información en ambos lados.

o Si la documentación ya está fol iada pero solo un lado

deberá volver a foliar correctamente revés y derecho
ambas caras y al foliado anterior colocar una línea inclinada
la cual indica ra que no es el correcto.

20

.'Arcfiívo InstítucíonaC- INS.'A:f01lP

 :[Link]{áe Procesos para {a 'DÍfjítaCízacíón

o Si existiesen expedientes foliados pero con literales en el

revés, deberá contar los literales y al final colocar una nota
de cuantos folios existen más los literales y su total

50 folios
1O literales (A, B, C./ 1A, 1B, 2A, 2C etc)
60 total (este es el dato correcto, colocarlo al final del expediente)

./ Cuando los expedientes estén clasificados, ordenados, limpios y

foliados si aún no poseen la caja de archivo deberá colocarlos en esa
cajas y enumerarlo separándolos del resto para posteriormente
ingresarlos al Sistema de Gestión de Archivo (SGA), para imprimir la
portada que llevará cada expediente .

./ Antes de realizar la transferencia verificar si el expediente ya

está digitalizado, si ya lo está revisarlo y anexarlo para subirlo
al servidor.

./ Realizar el proceso de transferencia por medio del Sistema de

Gestión de Archivos.

4. Digitalización

La fase de digitalización, también conocida como de captura o escaneo, es en la que se

obtiene la imagen digital del documento original en soporte papel. Esta fase variará
significativamente si los documentos se capturan uno a uno o si cada lote preparado
se sitúa en la bandeja del escáner para proceder a la captura de todo el conjunto de los
documentos que componen el lote.

Para la carga de un documento en el Archivo Digital es recomendable que el formato

final del mismo sea un PDF.

Establecer los parámetros de digitalización (resolución, profundidad de bits, etc.), los

cuales ya estarán definidos en los multifuncionales que utilizaran .

.Jlrcfiívo lnstítucíonaC- [Link]:fO'RP

 :[Link](de Procesos para fa 'DÍ(Jítallzací,ón

Garantizar el equilibrio entre una calidad visual aceptable para el usuario y el tamaño
del archivo.

Decidir si se va a crear un único fichero (con una o varias páginas) por cada documento
original o varios ficheros (una por cada página). Para la carga de un documento en el
Archivo Digital es necesario que se cree un único fichero final (con una o varias páginas)
por cada expediente original a almacenar en el Sistema de Archivo de Gestión, por lo
que se recomienda que siempre que el software de digitalización proporcione esta
opción se haga uso de ella.

5. Reconocimiento de datos

La fase de Reconocimiento de datos está indiscutiblemente relacionada con la de

digitalización (fase anterior) y en muchos casos se realiza simultáneamente en el
tiempo . El objetivo de la misma es la extracción de la información relevante contenida
en el propio documento, con el fin de facilitar su tratamiento posterior. Esta
información constituirá algunos de los metadatos a incorporar al Archivo Digital y/o los
datos de negocio manejados por el Sistema de Información correspondiente.

La tarea a realizar en la fase de Reconocimiento de datos es:

Seleccionar el tipo de reconocimiento que va a llevarse a cabo. Existen dos tipos de
reconocimiento de datos:

a) Reconocimiento manual. Es el caso más sencillo. Una vez digitalizado el documento

se teclean los datos significativos que identifican al documento en la aplicación de
gestión correspondiente .

..'Arcfiívo Instítucíonaf- INS..'A:fOnP

 Manua( áe Procesos yara Ca 'DÍfjítallzacíón

La primera imagen representa el documento original en papel. En la segunda imagen

se escanea el documento para obtener únicamente su imagen digital. Los datos
significativos del documento son introducidos manualmente en el sistema de
información pertinente.

b) Reconocimiento automático. En este tipo de reconocimiento se harán uso de

técnicas para la extracción automatizada de los datos significativos del documento.
Existen diferentes técnicas para llevar a cabo un reconocimiento automático:

b1) Utilización de OCR: La tecnología OCR proporciona la habilidad de convertir

imágenes de caracteres en letra de máquina, en caracteres capaces de ser
interpretados o reconocidos por un ordenador.

La primera imagen representa el documento original en papel. En la segunda imagen

se escanea el documento para obtener su imagen digital y a su vez se aplica una técnica
de reconocim iento de caracteres para extraer de forma automática los datos
significativos del mismo.

Esta opción es similar a la anterior.

b3) Reconocimiento de código de barras asociado al documento. En el caso de

que se hayan generado hojas identificativas durante la fase de Clasificación, con
el objeto de clasificar la documentación, se procederá al reconocimiento de los
datos identificativos contenidos en las m ismas.

..'[Link]ívo Instítucíona{- I:NS..'A.:fO'RP

 :[Link]{ áe Procesos yara fa 'DÍfjítallzacíón

Gráficamente podría representarse de la siguiente manera:

La primera imagen representa la generación de la hoja identificativa que además de los

datos significativos del documento impresos de manera legible y visible, incluye un
código de barras, que representa la información de esos datos. En la segunda imagen
se escanea el código de barras para extraer los campos significativos del documento
así como el propio documento para obtener únicamente su imagen digital. En el caso
de que el código de barras (generado en la fase de Clasificación), además de los datos
relevantes del documento, incluya todos los metadatos necesarios para su
incorporación al Archivo Digital, ya se dispone de toda la información necesaria para la
siguiente fase.

6. Indexación

En esta fase de Indexación se reúne toda la información identificativa de los documentos (muy
relacionada con la fase de Clasificación y con el resultado obtenido en la fase de Reconocimiento
de datos) junto con la información necesaria para su incorporación al Archivo Digital (como
pueden ser, entre otros, el tipo documental y serie). Es decir, en esta etapa se debe obtener toda
la información necesaria para la carga de la documentación en el Archivo Digital, alguna implícita
en el documento (por ejemplo número de expediente, fecha del documento, número de
registro ... ), otra explícita (por ejemplo tipo documental, serie). Toda esta información es
necesaria para la fase de Carga de datos en el Archivo Digital y es relevante para la identificación
del documento y sus futuras consultas.

Las tareas a realizar en la fase de Indexación son:

Reunir la información identificativa de los documentos:

[Link]íívo InstítucíonaC- INSY\:fO'RP

 :[Link]{áe Procesos yara (a 'DítJítallzacíón

a) En el caso de que no se hayan obtenido todos estos datos de forma

automática en la fase de
Reconocimiento de datos, se deberá disponer de una interfaz para que se
puedan introducir
manualmente.

b) En el caso de que se hayan obtenido todos estos datos de forma automática

en la fase de Reconocimiento de datos, no será necesaria ninguna intervención
manual.

Asegurar que se ha generado un único fichero a almacenar en el Archivo Digital por

cada documento original, ya sea de una o varias páginas. En caso de que en la fase de
digitalización se haya decidido generar un documento por cada página, deberá
ejecutarse un proceso desarrollado para convertir todos los documentos
correspondientes a cada página en un único documento multipágina en formato
PDF/A. dokusi proporcionará esta utilidad.

Garantizar que el formato del fichero que contiene la imagen digital es PDF/A. En caso
de que en la fase de digitalización se haya decidido generar un documento multipágina
en un formato diferente a PDF/A, deberá ejecutarse un proceso desarrollado para
convertir el documento multipágina original a un documento multipágina en formato
PDF/A. dokusi proporcionará esta utilidad.

7. Control de calidad

El control de calidad consiste en verificar que tanto la imagen digital como los datos
significativos obtenidos en el proceso de digitalización son fieles al documento original
en papel y cumplen con unos requisitos mínimos de calidad .

El mismo abarca procedimientos y técnicas para verificar la calidad, precisión y

consistencia de los productos digitales.

Si durante esta fase se determinara que la digitalización no ha sido correcta (por

ejemplo, que el documento no es legible o no presenta la calidad mínima suficiente) se
realizará una nueva captura .

.'Arcliívo InstítucíonaC- INS.'A:fO~P

 Manua{ dé Procesos yara fa 'DÍ{Jítallzacíón

Las tareas más significativas a realizar en la fase de Control de Calidad son:

Establecer un programa de control de calidad, donde se definan en detalle todos los
pasos para la comprobación de que la digitalización es correcta así como los requisitos
mínimos que deben cumplir las imágenes digitalizadas.

Definir el alcance del control de calidad. Determinar si se inspeccionarán todas las

imágenes, o solamente un subconjunto de prueba.

Determinar si el control de calidad se va a realizar de forma manual (visual), de forma

automática (software específico para ello, comprobaciones de páginas en blanco y
páginas muy oscuras en base al tamaño del fichero, etc.) o de forma mixta (primer filtro
de forma automática y un segundo filtro de forma visual).

Indicar las condiciones por las que se determina realizar una nueva digitalización del
documento.

Realizar seguimiento de digitalización. Para realizar el seguimiento de forma exhaustiva

deberán generarse informes de seguimiento de incidencias y estadísticas de
digitalización. En ellos se indicarán aspectos como número de documentos
digitalizados, número de documentos con incidencias (por ejemplo, cuyo código de
barras de la hoja identificativa se presentaba roto o manchado, que no han podido
cargarse en el Archivo Digital ... ), número de documentos redigitalizados, ...

Además se incluirán validaciones específicas del negocio como número de documentos

repetidos (en base a algún dato considerado clave), número de documentos medios
por expediente, número de documentos por procedimiento, etc.

8. Carga de datos en el Sistema de Gestión de Archivo

Una vez que se dispone de todos los metadatos necesarios para cargar el documento
(datos reunidos en la fase de Indexación) y el propio fichero que contiene la imagen
digital del mismo, se puede proceder a la carga de toda esta información en el Archivo
Digital.
Se debe tener en cuenta que:

.'Arcfiívo InstítucíonaC- INS.'A:F01lP

 :[Link]{áe Procesos para (a 'Dí¡Jítafizacíón

a) En el caso de realizar todo el proceso completo de digitalización para un cada

documento, la carga en el Archivo Digital será realizada por la aplicación de
negocio, la cual se encontrará a su vez integrada con el software de captura .
Dicha aplicación de negocio se comunicará con el Archivo Digital, haciendo uso
de su framework de servicios documentales (FSD).

b) En caso de captura masiva será el software de digitalización el que o bien se

encuentre integrado con el Archivo Digital para realizar directamente su
almacenamiento o bien genere, en un soporte de almacenamiento (por ejemplo
DVD), la información necesaria para su incorporación al Archivo Digital,
cumpliendo con la estructura adecuada para el mismo. Así mismo, si se llega a
esta fase con un conjunto de documentos digitalizados, sin que el software de
captura se encuentre integrado con el Archivo Digital, se deberá generar
igualmente .la estructura adecuada para su almacenamiento masivo. En todos
estos casos se hará uso del proceso de carga masiva que proporciona el Archivo
Digital para el almacenamiento de un lote de documentos, cuya estructura se
encuentra definida en la Guía de Uso del Archivo Digital.
9. Archivo, Devolución o Expu rgo de la documentación

Terminado el tratamiento de digitalización y la carga en el Archivo Digital se llega a esta fase

final del proceso completo de digitalización donde la documentación en papel tiene que ser
archivada, devuelta o expurgada, según corresponda en cada caso.

Las tareas más significativas a realizar en esta fase son:

Determinar cómo se va a gestionar la documentación original en papel tras la finalización del

proceso de digitalización (Archivo, Devolución o Expurgo).

Llevar a cabo las acciones necesarias para su Archivo, Devolución o Expurgo .

.'Arcfiívo InstítucúmaC- I:NS.'A:FO'RP

 :[Link]{c{e Procesos para fá 'Dígítaazacíón

Existen tres diferentes procesos de digitalizar los expedientes en el INSAFORP

l. Digitalizar el día a día

La forma de digitalizar el día a día consiste básicamente que se ira construyendo

el expediente físicamente y digitalmente, documento finalizado firmado y
sellado y que ya haya cumplido su fin, deberá ser foliado digitalizado e
ingresado al sistema SGA para luego ser transferido en físico y digital.
Ejemplo:

UACI.- Libre gestión:

1. Se recibe el requerimiento puede ir ~
' ' oc 1914/2017
acompañado de TDR o
1. R~quor lmionto y TOR o ospccíficacionc• de
especificaciones del bien.
bien.
J.~ ~utie a Cn111111a~al '"' TOR
2. Se sube a ~o rngra ~ los TDR

3. Evaluación Técnica y Econórnica _ _

4. Adjudicación
~I 1.---.
.
.. .,
[Link]ón lécnico y Económico
4. Adjudicación
~. Orden de compra

6. Acta de Recepción y Factura

5. Orden de compra -------1-~

6. Acta de Recepción y Factura ---~

11. Digitalizar lo almacenado del anterior que se encuentra en los Archivos de Gestión

Como lo establece en la Guia de Transferencias y Préstamos en su título

Calendarización de Transferencias párrafos 1,2 y 3 dice:

"El plazo de conservación de los expedientes en las unidades productoras viene fijado
por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Expedientes, sobre la base
del análisis de cada una de las series documentales que producen las diferentes
unidades del INSAFORP.

.'Arcfiívo InstítucíonaC- INS.'A:F01lP

 Manua{ de Procesos para {a Ví¡Jítafízacíón

Se pretende así adecuar al máximo plazo a las necesidades de la unidad, en función

de las características de cada serie (volumen anual que genera, frecuencia de uso,
espacio disponible, procedimiento que rige la producción documental).
Conscientes de ello se acordó con el Comité Institucional de Selección y Eliminación
de Expedientes, un plazo general de permanencia en los archivos de gestión de los
expedientes de 1 año a excepción de la UAC/ y UF/ el cual el plazo será de 2 años.
Conforme la documentación vaya superando esa antigüedad, será objeto de
transferencia en la fecha establecida en el calendario, en la forma que especifica
más adelante esta norma". ·

Actualmente el Archivo Institucional es quien aplica los procesos de

conservación e ingreso de expedientes de Archivos de Gestión al Sistema de
Gestión de Archivos y luego se realiza las trasferencia física y por el sistema.

Ahora con la digitalización se les aplicara los procesos de conservación y se

devolverán los expedientes a los archivos de gestión para su digitalización y
anexarlo al expediente que ya fue creado.

CU 1sif'ieaclón Emái

'
1. Ya con los procesos ele
conservación y clasificada,
los ~.· Están listos para
digitalizarlos
2. Se inicia digitando cada
uno de los expediente. Se
inicia con la portada y cligita
el ID del film. Puede hacerse
3. Verifique en su computadora si el
archivo en pdf del film, Digitalizado
cumple con la calidad de legible, en
buena posición, claro no oscuro entre
un solo paquete o en partes. otras se realizara por medio de acrobac
reag~ ele no cumplir con esta calidad,
deberá volver a digitalizar el g/lg .

.'[Link]ívo InstítucíonaC- I:NS.'A.:fO'llP

 :[Link]( áe. Procesos yara fa 'DÍ{Jítafizacíón

111. Digitalizar lo resguardado en el Archivo Central

Como lo establece los Procedimientos para el Manejo del Archivo Institucional,

en el anexo "C" Sistema Normativo con los Procesos de Aplicación General:

1. Selección Documental (Expurgo y Depuración)

El proceso de Selección Documental es el acto mediante el cual se eligen

documentos para ser conservados permanentemente por tener valor histórico,
determinando a la vez, la destrucción de los demás, siguiendo el proceso
siguiente:
a.- El Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del
INSAFORP será la entidad encargada de supervisar y controlar el proceso completo de
la selección documental estableciendo los pasos a desarrollar; a la vez, revisará y
aprobará la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos o Tabla de Retención
Documental.

En ese sentido, el Comité antes mencionado acordó que el resguardo total de la

documentación almacenada en el Archivo Central será de 1O años y
posteriormente cada año se eliminara la documentación que cumpla el tiempo
establecido. Antes de hacer la eliminación el Comité visita el Archivo Central
para verificar los expedientes a eliminar seleccionando aquellos que se
consideren se digitalizaran para que puedan con un tiempo precaucionar más.

Proceso:

1. Una vez el Comité ha seleccionado lo que se digitalizara, el encargado del

archivo central prepara la documentación.
2. Proceso de conservación e ingreso al SGA cada expediente
3. Luego digitaliza el expediente
4. Se revisa el expediento que sea de calidad su archivo
5. Se anexa al SGA donde ya está creado por medio del ID

.[Link]ívo InstítucíonaC- [Link]:f01lP

 :[Link]{áe Procesos para {a 1Jíeítaüz acíón

l. El Comité revisa y
2. Limpiar los selecciona los expedientes
documentos que serán digitalizados

tJtJtJ
• . ..~
~·· ¡JfJ "

Hi c dón

'
3. Ya con los procesos de
conservación y clasificada,
los ~Q. Están listos para
digita lizarlos
4. Se inicia dlgitando cada uno
de los expediente. Se inicia co n
la po rtada y digita el ID del ~lSR·
Puede hacerse un solo paquete
o en partes.
5. Control de calidad del expediente
digitalizado, q ue sea legible, en
buena posición, claro no oscuro, de
no cumplir con esta calidad, deberá
m.
volver a digitaliza r el

.'Arcfiívo InstítucíonaC- INS:A:f'O'RP

 [Link]( áe Procesos yara fa VÍfjítaazacíón

ORDENAMIENTO DE CARPETAS CON EXP. DIGITALIZADOS

El ordenamiento de los documentos digitalizados será archivados en una

carpeta que se crearan dentro de la carpeta de INSA. Y se llamara Archivo
Digital.
Dentro de la carpeta Archivo Digital se irán creando otras carpetas de
acuerdo al cuadro de clasificación documental de su unidad organizativa,
también utilizando la Tabla de Plazos de Conservación Documental, pues
en ella se encuentra la disposición final de una serie documental ya sea
que se elimine o solo se resguarde para cumplimiento de su tiempo
establecido.

Cuadro de Clasificación Documental

1- - - - · - - - --
--
FONDO: INSTITUTO SALVADOREAODE FORMACION PROFESIONAL IHSAFORP
tiLUIHJU liOOl lNXJ IJIUOOOO !illll!HXI
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SUIJSERE
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SIRVE PARA INíORMAR A LA OIRECCION

O.U l/IAINíORMf OEPAGO (J(CUTIVA Y GERENCIA LOS PROCESOS, ?011· 10!4
AVANCES Y S{GUIMIENTOS DELOS CURSOS
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INfOflW\CIÓ~l INlfRCAMBIAOA CON LAS

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2011 ·2014
EXHRNA PRIVADAS QUE TtfN[N RflA(ION CON LAS
04.3.3
PROORAMA ().t.l.l/7 CORRESPONDCNCIA FUNCION!SOH IN$AfORP
INFORMACIÓN INIERCAMBIADA CON LAS
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CIUDAD ()1. l.l/28 CORRESPONOENClh
MUJER DIFERENTES DEPENDENCIA$ INTfRNhS DEL
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GmlDNhR SERVIC IO O PROCl SO DE COMPRA
[Link] EltPEDIENIE DE COMPRA YA SlA POR BOLPROS, UCflACION PUBllCI\ Y 20lt. 201d
llBREG!SllON
()l.J.J/4SOllCirVOES DE
CAPt\tl 11\C IOI~ DELPROGRAMA
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NECESIDADESDEC~PACITACION
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Tablas de Conservación Documental

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Así mismo, deberá crear ot ras carpetas de aquellos documentos que solo
son soporte para la rea lización de otros o para cumplimiento de trámites
y que en sustit ución de la copia estaría como un documento original
digita l en su carpeta.

Ej emplo:

• Req uerimientos • Acc iones de personal

• Acuerd os de C. D. • Facturas, incapacidades
• Memorandum • Anexos de prestaciones,
• Evaluación Técnica entre otros
•

Con lo anterior estemos apostando a la reducc ión del consumo papel, como lo
establece la "Guía de Buenas Prácticas para el Consumo del Papel"

.Jlrcfiívo InstítucíonaC- [Link]:f01iP