TECNICA SECRETARIAL I

2014
TECNICA SECRETARIAL I

CARRERA:

SECRETARIADO EJECUTIVO

NOMBRE:

ERIKA ROSMERY VICENTE

MIRANDA

SECRETARIADO EJECUTIVO
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DEDICATORIA
Esta pequeña monografía se la
dedico a mis compañeros de
trabajo por su afecto y diaria
colaboración.

INDICE

Dedicatoria ………………………………………………………………….… Pag. 2

SECRETARIADO EJECUTIVO
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Introducción……………………………………………………………………. Pag. 3

1.- Presentación, objetivos generales ………………………………… Pag. 5

2.- Objetivos específicos………………………………………………...Pag. 6

3.- Población, objetivos, requisitos técnicos, programas…………. Pag. 7, 8

4.- Técnicas secretariales ………………………………………………. Pag. 9

4
5.- Funciones, actividades y/o tareas……………………………….. Pag. 10, 11, 12

6.- Definiciones de calidad …………………………………….. ….Pag. 13

7.- Función, cualidades y características de la secretaria …. ….Pag. 14, 15

8.- Tipos y niveles de secretaria, mecanografía ………………. Pag. 16

9.- Recepcionista, secretaria particular, secretaria de jefatura,

Secretaria de gerencia y secretaria de dirección…………….. pag. 18, 19

10.- Conclusión

11.- Bibliografía

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PRESENTACIÓN:

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Uno de los recursos más transversales de las empresas  es aquel que 
desempeña  funciones secretarias, independiente de la naturaleza o
negocio de la industria. Su puesto  es considerado, muchas veces, como
fundamental dentro de la organización que privilegia las comunicaciones
internas, el buen clima laboral, la excelencia en la relación con clientes
externos,  tanto  presencial como por teléfono y la administración 6

cuidadosa y profesional de  archivos  y documentos  de  distinta índole.

El rol  secretarial pasa  a  ser  un verdadero  centro  de  operaciones, de 
asistencia y consulta. Actualizar y desarrollar aquellas actitudes,
comportamientos y habilidades que aseguren el eficiente desempeño
secretarial se vuelve la única opción para mantener  en el tiempo los
principios mencionados. En este  contexto  planteamos una actividad de
capacitación destinada a fortalecer las competencias secretariales que
provea  de conceptos,  técnicas y herramientas específicas de apoyo
secretarial.

OBJETIVO GENERAL:
El  presente  curso  se  plantea como objetivo el dar  a  conocer  el
conjunto  de  conocimientos prácticos, habilidades, herramientas y
técnicas secretariales, y que le permitan el desarrollo y fortalecimiento
de sus competencias, a la vez de identificar aquellas de orden personal,
que le permitan apoyar efectivamente a los niveles ejecutivos y jefaturas
en la toma de decisiones y el desarrollo de sus labores diarias.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

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•  Identificar y caracterizar los conceptos fundamentales asociados al rol

y función secretarial.
•  Identificar, analizar y aplicar  principios, normas  y técnicas referidas a
las comunicaciones dentro  de equipos detrabajo, el manejo de
relaciones humanas al interior de una organización y la aplicación de
protocolos. 7

•  Identificar las causas y origen de la pérdida de tiempo.

•  Analizar las consecuencias de una deficiente distribución de tareas, 
así como de las técnicas para su administración eficiente.
•  Reconocer los principios de calidad, servicio y atención, como pilares
fundamentales en la relación con clientes.
•  Identificar  y aplicar técnicas  y métodos  para el  control,  disminución
y superación  de conflictos en el equiposecretarial y del entorno laboral
inmediato.
•  Reconocer  las  características  de  un  líder, resaltando los
beneficios  de  su  adopción dentro  del rol secretarial.
•  Reconocer el conjunto de cualidades y atributos personales que
conforman el perfil de competencias personales, relacionándolas con el
ideal requerido de una secretaria moderna.
•  Promover el sentido de logro en el equipo secretarial, traspasando
técnicas para su automotivación.
•  Reconocer  la  influencia  positiva  que  tiene  para  personal 
administrativo,  el  rol  de  la  secretaria profesional.

POBLACIÓN OBJETIVO
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Secretarias Ejecutivas, Secretarias de Gerencia, Secretarias

Administrativas, Contables y Computacionales, Asistentes de Gerencia,
Relacionadoras Públicas y toda persona que se ejerza Funciones
Secretariales.

REQUISITOS TÉCNICOS 8

1.        85 % de asistencia a clases.

2.      Los asistentes deberán aprobar el curso con nota mínima 4.0 en
escala de 1 a 7. Esta se obtendrá del promedio obtenido entre una
prueba teórica (50% de ponderación) al finalizar el curso y el promedio
de 3 ejercicios grupales que se desarrollarán durante las sesiones de
tipo práctica. (50% de ponderación).

PROGRAMA
Conceptos y fundamentos: el rol secretarial y su relación con otros
ámbitos de la organización
Visión, misión, autoridad, gerenciación, liderazgo.
Conceptos: aptitud, actitud, asertividad, creatividad
Concepto: autoestima, automotivación, compromiso
Conceptos: información, petición
Conceptos: dirección, supervisión, administración.
Comunicación, protocolo práctico y relaciones humanas:
Axiomas de la comunicación
Comunicación interpersonal
Comunicación gestual y corporal

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Principios para el desarrollo y fortalecimiento de las relaciones humanas

en la organización
Normas protocolares en la empresa Ceremonias, eventos, reuniones.
Precedencias
Protocolos en la atención telefónicos
Administración del tiempo eficiente: 9

La importancia del tiempo en la organización

Priorizar: la distribución de tareas
Causas de la dilapidación del tiempo. Su solución
Servicio y calidad en la atención de clientes:
Concepto de calidad
Actitud y comportamiento de servicio
Servicio y atención telefónica
La secretaria en el manejo de conflictos: Previendo la aparición de
conflictos Identificando y manejando sus causas Previendo y calculando
sus consecuencias
Metodologías de control, disminución y anulación. Superando crisis.
Liderazgo secretarial:
Características de una secretaria líder.rol, funciones y responsabilidades
de su liderazgo
La secretaria como facilitadora, promotora y transformadora de cambios.
Perfil de las competencias personales de una secretaria ideal
Auto diagnóstico de competencias personales
Identificando fortalezas y debilidades

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Midiendo el desafío de la superación

Motivación y sentido de logro:
La importancia de ser secretaria
La secretaria como polo de motivación y desarrollo de secretarias,
administrativos, auxiliares y personal Junior.
10

TECNICAS SECRETARIALES

Prestar asistencia secretarial a la alta gerencia, planificando y

ejecutando actividades administrativas y aplicando técnicas
secretariales, a fin de lograr un eficaz y eficiente desempeño acorde con
los objetivos de la unidad.

FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS

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- Redactar correspondencia, informes, memorando, oficios,

documentos varios de mediana complejidad.

- Transcribir a máquina o en el computador la correspondencia,

oficios, memorandos, informes y documentos varios de la
dependencia.
11
- Llevar registros de actas, informes, recaudos y expedientes.
Recibir y verificar la correspondencia, oficios, circulares,
memorandos, recaudos consignados por estudiantes y personal de
la institución.
- Revisa la correspondencia y/o de su superior.
- Distribuir la correspondencia, oficios, circulares, memorandos,
previa revisión y/o firma de su superior.
- Enviar la correspondencia, oficios, circulares, memorandos,
convocatorias, agenda de consejos y otros documentos.
- Llevar el control de archivos generales y confidenciales.
- Preparar carpetas contentivas de los recaudos de casos o
informes requeridos por su superior o usuarios de la dependencia.
- Revisar y ordenar los casos que van a ser incluidos en la agenda
del consejo y reuniones.
- Revisar y analizar expedientes académicos y administrativos,
cuando el caso lo amerite.
- Elaborar actas de reuniones, actas de comisión delegada y otros
documentos de mayor complejidad.

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- Coordinar todo lo relativo a reuniones o sesiones de comisión

delegada y las audiencias con su superior.
- Elaborar agenda.
- Informar al personal docente, y a estudiantes, de los recaudos que
según el tipo de solicitud se deben presentar para su discusión y
aprobación. 12

- Custodiar actas originales, aprobadas en reuniones.

- Recibir la nómina de pago del personal de la unidad.
- Recibir los cheques por cualquier concepto a favor de la unidad.
- Controlar y tramitar reposición de caja chica y/o fondo de trabajo.
Tomar dictados.
- Realizar llamadas telefónicas.
- Atender llamadas telefónicas.
- Tramitar citas, entrevistas y solicitudes de audiencias de su
superior con otros organismos, personalidades, etc.
- Atender visitas y públicos en general.
- Asistir a su superior en reuniones.
- Colaborar en la organización de eventos, talleres, seminarios,
conferencias, etc.
- Organizar eventos sociales, brindis, almuerzos, relacionados con
el trabajo y convocados por su superior.
- Tramitar solicitud de vehículos, pasajes, alojamiento, viáticos, en
caso de movilización de su superior o personas autorizadas por el
mismo.
- Elaborar las requisiciones internas de compra, órdenes de pago,
de las dependencias adscritas a la unidad.
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- Mantener contacto permanente con el departamento de compras y

el de mantenimiento para satisfacer las necesidades de la oficina.
- Distribuir el trabajo del personal a su cargo.
- Supervisar directa y constantemente al personal a su cargo.
- Supervisar el mantenimiento de la oficina.
- Llevar el control de los permisos solicitados por el personal. 13

- Transcribir y acceder información operando un microcomputador.

Cumplir con las normas y procedimientos en materia de seguridad
integral, establecidas por la organización.
- Mantener en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier
anomalía.
- Elaborar informes periódicos de las actividades realizadas.
Realizar cualquier otra tarea afín que sea asignada.

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DEFINICIONES DE CALIDAD CON UN ENFOQUE AL SERVICIO

SECRETARIAL

1.1 Definiciones de calidad

14
Es la suma de las propiedades y características de un producto o
servicio que tiene que ver con su capacidad de satisfacer una necesidad
determinada. Es hacer las cosas bien y a la primera, buscando la
perfección, excelencia, eficiencia y disposición.

Es la concepción de bienestar del hombre, es una búsqueda de hacer

bien las cosas desde el inicio con el propósito de ofrecer un producto o
servicio cada vez mejor.

Es un proceso en el que están inmersos una serie de elementos o

Indicadores para que el producto o servicio que se ofrezca satisfaga las
necesidades del cliente-usuario y del prestador de servicio y el costo
beneficio por ambas partes.

FUNCIÓN, CUALIDADESY CARACTERÍSTICAS DE LA SECRETARÍA

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2.1 COMPETENCIAS Y LÍMITES

Requisito indispensable para el bienestar en el trabajo, para el buen

clima institucional y para la eficiencia de la empresa, es la clara
definición de los puestos de trabajo. 15

Los puestos acaban siendo únicos, como las personas que los ocupan,
y muchas cosas sobre ellos no se aprenden más que sobre la marcha.

Sin embargo, existen pautas aplicables en general que pueden ayudar a

definir el puesto que ocupa:

Pida información acerca de la organización. No tenga miedo en exponer

sus dudas. Ante una perplejidad sobre cómo actuar o qué decisión
tomar, pregunte: ¿Qué suelen hacer, o qué han hecho aquí en casos
semejantes?

A reserva de que la Institución le capacite sobre sus tareas, considere

esta panorámica general de actividades

a) Redactar y/o copiar oficios.

b) Archivar todo tipo de documentos,

c) Recordar al jefe compromisos de trabajo (reuniones, citas, pagos...) y

compromisos sociales (cenas, felicitaciones...),

d) Renovar suscripciones,
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e) Programar las citas de tu jefe y llevar la agenda de las mismas,

f) Preparar informes, relaciones, listas, minuta,

g) Elaborar y manejar la lista de personas a quienes se enviará

felicitación navideña, o eventualmente de cumpleaños u otros
aniversarios, 16

h) Organizar viajes para su jefe, reservando hoteles y transporte,

i) Organizar cócteles, bufetes y otras celebraciones sencillas dentro del

recinto del trabajo

j) Adquirir regalos en nombre del jefe y, si es el caso, enviarlos

debidamente presentados,

k) Manejar el equipo de cómputo y todos los programas de Internet,

I) Cuando las visitas o las llamadas telefónicas así lo pidan, dar solución,
o bien canalizar al departamento que corresponda (filtro).

Por supuesto, las tareas de una secretaria varían según los puestos y
niveles que ocupa ella, y también van íntimamente relacionadas con el
nivel y las funciones del jefe

2.2 TIPOS Y NIVELES DE SECRETARIAS

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Ofrecemos una clasificación, a sabiendas de que los puestos

secretariales no son paquetes perfectamente definidos y que presentan
mucha variabilidad.

Mecanógrafa 17

Ser mecanógrafa es a veces la primera oportunidad de familiarizarse

con el trabajo de la oficina. De este puesto se espera seriedad, agilidad,
exactitud, limpieza y buen gusto.

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Recepcionista

Está orientada al cliente-usuario. Debe llenar algunos requisitos

técnicos, como el conocimiento del conmutador y el manejo expedito de
los directorios telefónicos.

Mucho le favorecen la voz agradable, la sonrisa, la seguridad ser 18

conciso en las respuestas, y un espíritu de servicio que transmita aún a
través de la bocina.

Secretaria Particular

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Además de las funciones de las dos anteriores, si ocupa este puesto,

debe identificarse muy de cerca con los intereses profesionales de su
jefe. Este puesto, desempeñado con interés y con entrega, es una llave
que le lleva a tareas y experiencias enriquecedoras.

19

Secretaria de Jefatura

Aquí sus funciones son más específicas según las actividades de su

área o departamento: compras, ventas, capacitación, relaciones
industriales, crédito y cobranzas, asuntos legales, etc.

Secretaria de Gerencia

Este nivel exige de usted excelente mecanógrafa, excelente manejo de

cómputo, excelente ortografía y excelente redacción.

El jefe descarga en usted muchos asuntos y no supervisa de cerca sus

trabajos. En muchos momentos se mueve sola y se autodirige.

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Su respuesta a estos retos es de suma responsabilidad, iniciativa y

confidencialidad.

Secretaria de Dirección

Se le ha instalado, en la administración de la institución, y tiene acceso a

las diferentes divisiones y departamentos. Sus relaciones con los 20
miembros del consejo directivo son cercanas

Tiene acceso a la información confidencial, sobre las políticas, los

programas y también las dificultades y problemas de la Institución y de
sus altos dirigentes.

A este nivel se supone una notoria identificación, no solo con su jefe,

sino con la institución, y una total entrega de lealtad a toda prueba En
los niveles más elevados, se habla de “asistente de dirección”.

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CONCLUSION
21

 Desarrollar cualidades morales e intelectuales para el éxito y buen

desempeño.
 Vigilar el cuidado de la apariencia personal
 Analizar el ambiente de trabajo y adaptarse al mismo, manteniendo buenas
relaciones con sus jefes.
 Atender el teléfono, hacer y transferir llamadas.

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BIBLIOGRAFIA
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