INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS
“Las TVD Y TRD hacen parte del consolidado general de instrumentos archivísticos que
toda entidad debe aplicar para el correcto funcionamiento de su gestión documental y de la
aplicación de la función archivística en la entidad”.
1. Cuadro de clasificación documental (CCD): Esta herramienta nos permite determinar
el consolidado general de series y subseries documentales, con sus tipologías
dependiendo de la estructura orgánica de la entidad.
2. Tablas de retención documental (TRD): Además de facilitar las series y subseries nos
indica el tiempo de retención en el cual se deben conservar los documentos en las
diferentes etapas del ciclo vital de los documentos, en archivos de gestión, en archivo
central y nos indica la disposición final de los mismos, bien sea para microfilmarlos,
seleccionarlos, digitalizarlos o eliminarlos dependiendo del caso.
3. Tablas de valoración documental (TVD): Estas son diseñadas para la valoración de
archivos anteriores a las TRD, es decir a los fondos documentales acumulados, su
diferencia con las TRD es que las TVD nos va a señalar el tiempo de retención en archivo
central y su disposición final, ya que la TRD si nos va a indicar la conservación en
archivo de gestión.
4. Programa de gestión documental (PGD): Esta diseñado corto, mediano y largo plazo
donde la empresa fija tareas especificas a cumplir para la misionalidad archivística, con el
fin de conservar el patrimonio documental.
5. Formato único de Inventario Documental (FUID): Nos permite controlas el
consolidado general de las carpetas, libros, tomos o legajos que manejemos en nuestro
archivo, nos va a señalar la descripción especifica de un expediente, como su asunto,
fechas finales y el número total de folios.
6. Modelo de requisitos para la implementación de un sistema de gestión de
documentos electrónicos de archivo (MR): Esta herramienta nos permite identificar los
requisitos funcionales y no funcionales para los documentos electrónicos de archivo.
7. Bancos terminológicos (BANTER): Nos permite identificar la normalización y
estandarización de los conceptos relacionados con la gestión documental.
8. Mapa de procesos, flujogramas, manual de funciones: Estas herramientas son
indispensables en la gestión documental, ya que nos ayuda con el levantamiento de los
demás instrumentos archivísticos.
9. Tablas de control de acceso (TCA): Nos permite clasificar la información y sus niveles
de consulta, la información pública, privada y reservada de acuerdo con lo estipulado en
la ley 1712.
Marco normativo de las tablas de valoración documental (TVD)
Decreto 2609 de 2012 el cual reglamenta el titulo 5 de la ley 594 del 2000: por medio de la cual
se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones, este da a saber a las entidades
los tiempos de retención y disposición final para los documentos, lo cual se debe ver reflejado en
TRD y TVD.
Por otro lado, el acuerdo 004 nos indica que el alcance de las TVD para la organización de
fondos acumulados.
Pasos para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las
tablas de valoración documental (TVD).
1. Análisis de la producción documental.
2. Levantamiento del cuadro de clasificación documental.
3. Valoración.
4. Asignación de tiempos de retención documental y procedimiento de disposición
final.
5. Consolidación de la información en el formato de TVD.
