INTRODUCCIÓN - ELEMENTOS DE EXCEL
¿Qué es y para qué sirve Excel 2010?
Excel 2010 es una aplicación que permite realizar hojas de cálculo, que se encuentra
integrada en el conjunto ofimático de programas Microsoft Office. Esto quiere decir que si
ya conoces otro programa de Office, como Word, Access, Outlook, PowerPoint, ... te
resultará familiar utilizar Excel, puesto que muchos iconos y comandos funcionan de
forma similar en todos los programas de Office.
Una hoja de cálculo sirve para trabajar con números de forma sencilla e intuitiva. Para ello se
utiliza una cuadrícula donde en cada celda de la cuadrícula se pueden introducir números, letras y
gráficos.
Por ejemplo, para sumar una serie de números sólo tienes que introducirlos uno debajo
de otro, como harías en un papel, colocarte en la celda donde irá el resultado y decirle a
Excel que quieres hacer la suma de lo que tienes encima.
Quizás pienses que para hacer una suma es mejor utilizar una calculadora. Pero piensa
qué ocurre si te equivocas al introducir un número en una suma de 20 números, tienes
que volver a introducirlos todos; mientras que en Excel no importa si te equivocas al
introducir un dato, simplemente corriges el dato y automáticamente Excel vuelve a
calcularlo todo.
Esto es importante cuando los cálculos son un poco más complicados, imagina que estás
haciendo la declaración de la renta a mano y al final descubres un error, tendrías que
volver a calcularlo todo. Si lo haces con Excel sólo tienes que corregir un dato.
Esta característica de recalculo automático te permite también hacer simulaciones
fácilmente. Por ejemplo, si estás calculando lo que tendrás que pagar al mes al pedir un
préstamo hipotecario, basta que vayas introduciendo diferentes cantidades en el importe
del préstamo para que veas lo que tendrías que pagar en cada caso.
Así de fácil e intuitivo es Excel. Seguro que ya estás deseando seguir el resto del curso
para aprender a utilizarlo.
Otra cosa buena de Excel es que no es necesario saber matemáticas para utilizarlo. En
muchas ocasiones es suficiente con utilizar las operaciones básicas. Por supuesto, si
sabes matemáticas mucho más partido podrás sacar de Excel.
Aunque en este ejemplo no se ve, Excel también es capaz de dibujar gráficos a partir de los datos
introducidos, del estilo de los gráficos en forma de tarta y en forma de barras que se ven en las
encuestas.
Excel se puede utilizar para multitud de cosas, tanto en el plano personal como en el
plano profesional. Desde llevar las cuentas familiares hasta los más complejos cálculos
financieros.
1.1. Iniciar Excel 2010
Formas básicas de iniciar Excel 2010.
Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla.
Coloca el cursor y haz clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor
sobre Todos los programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu
ordenador; coloca el puntero del ratón sobre la carpeta con el nombre Microsoft Office y
haz clic sobre Microsoft Excel, y se iniciará el programa.
Desde el icono de Excel del escritorio.
Puedes iniciar Excel 2010 ahora para ir probando todo lo que te
explicamos. Para cerrar Excel 2010, puedes utilizar cualquiera de las siguientes
operaciones:
Hacer clic en el botón , este botón se encuentra situado en la parte superior
derecha de la ventana de Excel.
También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4, con esta combinación de teclas
cerrarás la ventana que tengas activa en ese momento.
Hacer clic sobre el menú y elegir la opción .
1.2. La pantalla inicial
Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes
fundamentales, así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más
fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general
todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador,
ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento,
como veremos más adelante.
1.3. La ficha Archivo
Haciendo clic en la pestaña Archivo que se encuentra en la
parte superior izquierda de la pantalla podrás desplegar un
menú desde donde podrás ver las acciones que puedes realizar
sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear
uno Nuevo.
A este menú también puedes acceder desde el modo de acceso
por teclado tal y como veremos en la Cinta de opciones.
Contiene dos tipos básicos de elementos:
Los que muestran un panel justo a la derecha con más
opciones, ocupando toda la superficie de la ventana Excel.
Como Información o Imprimir. Al situar el cursor sobre las
opciones de este tipo observarás que tienen un efecto verde
oscuro. El color permanecerá al hacer clic para que sepas qué
panel está activo.
Los que abren un cuadro de diálogo. Como Abrir, o Guardar
como. Al situar el cursor sobre las opciones de este tipo
observarás que tienen un efecto verde claro. El color sólo
permanece mientras el cursor está encima, ya que al hacer clic,
el propio cuadro de diálogo abierto muestra el nombre de la
acción en su barra de título.
Para cerrar la ficha Archivo y volver al documento pulsamos ESC o hacemos clic en otra
pestaña.
1.4. Las barras
La barra de título
Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando
creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le
demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para ,
maximizar y cerrar .
La barra de acceso rápido
La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel como
Guardar , Deshacer o Rehacer .
Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello haz
clic en una opción y aparecerá marcada. De igual forma, si vuelves a hacer clic sobre ella
se eliminará de la barra. Si no encuentras la opción en la lista que te propone, puedes
seleccionar Más comandos....
La cinta de opciones
La cinta de opciones es uno de los elementos más importantes de Excel, ya que contiene todas las
opciones del programa organizadas en pestañas. Al pulsar sobre una pestaña, accedemos a la
ficha.
Las fichas principales son Inicio, Insertar, Diseño de
página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista. En ellas se encuentran los distintos botones con las
opciones disponibles.
Pero además, cuando trabajamos con determinados elementos, aparecen otras de forma
puntual: las fichas de herramientas. Por ejemplo, mientras tengamos seleccionado un
gráfico, dispondremos de la ficha Herramientas de gráficos, que nos ofrecerá botones
especializados para realizar modificaciones en los gráficos.
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma
aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o
conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del
ratón.
Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran con números
semitransparentes. Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la
tecla ALT.
Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se ocultará, para disponer
de más espacio de trabajo. Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que
vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña. También puedes mostrar u ocultar las cintas
desde el botón con forma de flecha, que encontrarás en la zona derecha superior .
La barra de fórmulas
Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos
situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará
ligeramente, pero esto lo estudiaremos más adelante.
La barra de etiquetas
Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.
Las barras de desplazamiento
Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hay que
desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.
La barra de estado
Indica en qué estado se encuentra el documento abierto, y posee herramientas para realizar
zoom sobre la hoja de trabajo, desplazando el marcador o pulsando los botones
+ y -. También dispone de tres botones para cambiar rápidamente de vista (forma en
que se visualiza el libro). Profundizaremos en las vistas más adelante.
1.5. La ayuda
Tenemos varios métodos para obtener Ayuda con Excel.
Un método consiste en utilizar la Cinta de opciones, haciendo clic en el
interrogante:
Otro método consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Aparecerá la ventana de ayuda desde
la cual tendremos que buscar la ayuda necesaria.
CARACTERÍSTICAS DE EXCEL
Así mismo, las fuentes de Informática se han dado a la tarea de especificar cuáles son las
principales características de esta plataforma digital, diseñada para el proceso de datos
contables y financieros, al igual que las distintas operaciones a las que pueden ser
sometidas. A continuación, algunas de ellas:
Disposición en celdas:
Una de las principales características de Excel es la de ofrecerle al usuario la posibilidad de
ingresar los datos, disponiéndolos en las distintas celdas que ofrece la hoja de cálculo. En
este sentido, esta plataforma digital está diseñada para imitar las hojas de los libros de
contabilidad, por lo que su uso por parte de profesionales en contabilidad se resume
realmente a un cambio de plataforma física a digital, sin tener que experimentar los
cambios de formato.
Numerosas posibilidades
Así mismo, Excel se mantiene como pionero de los programas contables de oficina por la
gran variedad de facilidades y posibilidades que ofrecen a sus usuarios, entre los que se
destacan los efectos. Al respecto las distintas fuentes indican que Excel permite la
programación de determinadas operaciones, a fin de que cuando el usuario ingrese los
datos, automáticamente el programa vaya realizando la suma, resta, multiplicación, o la
operación que se haya predefinido. Igualmente, para aquellos profesionales de áreas
financieras o estadísticas, Excel cuenta también con la capacidad de graficar los datos
introducidos y calculados, siendo entonces una de las principales herramientas a la hora de
diseñar presentaciones e informes financieros.
Atributos de edición
Así mismo, Excel cuenta con un plus, pues no sólo ofrece las posibilidades contables,
de ingresar datos y realizar cálculos y operaciones, sino que a los textos de los
cuadros, datos y gráficos pueden ser igualmente editados, en base a su aspecto
tipográfico, pudiendo entonces asignar distintos atributos como cursivas, negritas,
versalitas, distintos estilos y tamaños de fuente, alineaciones, sangrías. De esta forma,
Excel ofrece a sus usuarios, a nivel de texto, prácticamente las mismas herramientas y
posibilidades que pueden encontrar en el procesador de palabras Microsoft Word.
Facilidad de uso
Aun cuando para el total aprovechamiento de sus posibilidades, se requieren algunos
conocimientos contables, así como el manejo pleno de las fórmulas y herramientas,
Excel ofrece también la posibilidad de ser manejado a través de los distintos botones
de herramientas, lo que lo hace un programa de fácil manejo, es decir, que el usuario
no debe aprender una serie de comandos antes de comenzar a trabajar en esta
plataforma, sino simplemente seguir la lógica de las herramientas dispuestas en el
menú. Igualmente, aunque sí requiera un poco de aprendizaje, las operaciones y
fórmulas aplicables resultan a la larga bastante prácticas y fáciles de aprender y usar.
Compatibilidad
Así mismo, las hojas de cálculo procesadas por Excel pueden ser almacenadas en
distintos formatos, que son totalmente compatibles con plataformas como Star Office,
Open Office y KOffice, lo cual asegura la capacidad de compartir estos trabajos y
documentos entre varios usuarios, independientemente de las plataformas y equipos
que estos manejen, hecho éste que facilita, no sólo el compartir documentos entre
varios usuarios, sino que hace posible el teletrabajo o trabajo a distancia, modalidad de
trabajo por internet o por encargo, que cada día se hace mucho más popular y
accesible, prometiendo instaurarse como la mayor tendencia en el futuro inmediato.
Existencia de la herramienta Autotextos
Igualmente, las celdas de Excel cuentan con la propiedad de tener una especie de
memoria, que le permite al programa completar la palabra, cuando la identifica como
una escrita anteriormente, lo cual en la tarea de introducción de datos, puede
traducirse igualmente como un gran ahorro de tiempo.
Celdas
Es una matriz bidimensional de columnas y filas entrecruzadas que forma la famosa y
conocida cuadrícula de la presentación de Excel.
La información se introduce en las celdas, que es el pequeño rectángulo donde cada fila
y columna se encuentran.
Las columnas, están dispuestas de manera vertical e identificadas por letras—de
izquierda a derecha—en la fila guía ubicada en el tope.
Las filas están presentadas horizontalmente y se numeran cardinalmente—de arriba
hacia abajo—en la columna guía a la izquierda.
De esta manera, cada celda es fácilmente identificable con la letra y el número de la
columna y fila que le corresponda.
Con un simple click en la celda deseada, Excel te permite seleccionar para comenzar a
introducir tanto letras como números.
Hoja de trabajo
Es el nombre que se le da a la sábana completa de cuadrículas donde están todas las
celdas. Las últimas versiones del programa manejan 1.048.576 filas y 16.348 columnas,
desde la ‘A’ hasta la última identificada con las letras ‘XFD’.
Las hojas de trabajo están identificadas en la parte inferior izquierda con unas etiquetas
que pueden renombrarse a la necesidad del usuario.
Libros de trabajo
Es el nombre común de los archivos de Excel los cuales pueden contener varias hojas de
trabajo. Para cambiar entre hojas de trabajo basta con seleccionar las etiquetas
ubicadas abajo y a la izquierda de la pantalla del programa.
Tradicionalmente los libros de trabajo eran guardados en archivos con la extensión
‘.XLS’, pero desde la versión del 2007 la extensión cambió a ‘.XLSX’.
Las nuevas versiones aún pueden abrir los archivos con extensión vieja, pero en caso
contrario es necesario la instalación de un paquete de compatibilidad.
Cintas de opciones
Desde la versión 2007, los programas del paquete de Microsoft Office reemplazaron el
menú tradicional por cintas con las opciones dispuestas en iconos. Son una especie de
menú visual donde las opciones se mantienen abiertas.
Cada cinta contiene una serie de funciones relacionadas con íconos característicos. Por
ejemplo, la cinta de “Inicio” tiene las opciones más comunes como tipo, color y tamaño
de fuente; la cinta de “Insertar” contiene las funciones de insertado de tablas, cuadros,
imágenes, entre otros.
Fórmulas:
Además de números y texto, las celdas pueden contener fórmulas y esta es la
peculiaridad que hace de Excel una hoja de cálculo por excelencia.
Con las formulas, Excel presenta el resultado de una operación matemática en la celda
seleccionada.
Ejemplo: al escribir “=3+5” en una celda, el programa mostrará el número “8”.
Esta función es principalmente usada para realizar cálculos con los datos numéricos
insertados en las celdas.
Al ingresar dentro de la formula la identificación de las celdas involucradas, el programa
realiza la operación, y también mantiene los resultados actualizados en caso de que las
cifras en las celdas involucradas cambien.
Ejemplo: al escribir en la celda C3 la fórmula “=A3+B3”, Excel sumará los valores que
haya en las celdas A3 y B3 y mostrará el resultado en C3.
Si los valores fueras 3 y 5 respectivamente, el resultado sería 8. Si se cambiase 5 por 9
en la celda B3, el resultado en C3 se actualizaría a 12.
Todas las operaciones de aritmética básica pueden calcularse con fórmulas de Excel en
sus hojas de trabajo.
Funciones:
Excel ofrece una serie de funciones predeterminadas más complejas y especializadas
que pudieran agregarse a las formulas, como por ejemplo operaciones matemáticas y
trigonométricas como la resta, seno y coseno; financieras como descuentos y tasas; y
otras funciones estadísticas, referenciales y lógicas.
En cada celda puede haber sólo una formula, pero cada formula puede contener
múltiples funciones.
Gráficas
Excel permite presentar visualmente los datos de una hoja de trabajo con diferentes
tipos de gráficas.
Dependiendo del propósito, el programa ofrece gráficas de barra, circulares o tortas,
gráficas de línea, de área y de dispersión XY.
Tablas de Excel
Es una herramienta de almacenamiento estructural de datos tabulares en una selección
de columnas y filas que el programa mantiene independiente de la hoja de trabajo, para
el posterior manejo por parte del usuario.
Tablas dinámicas
También llamadas tablas pivote, permite el análisis de grandes cantidades de datos
dentro de las hojas de trabajo para luego presentarlos en reportes complejos o tablas
sin necesidad de escribir formulas.
Macros
Son pequeños programas que se escriben en lenguaje de programación de Visual Basic o
“VBA” (Visual Basic for Applications) que ayudan a la automatización de procesos y
operaciones en las hojas de trabajo.
Es una característica para usuarios avanzados que permite programar conectividades en
las bases de datos, hacer analíticos, formularios, algoritmos, filtros, búsquedas web,
entre otros.
PROPIEDADES PERSONALIZADAS DE EXCEL
PROPIEDADES PERSONALIZADAS DE ORIGEN:
El origen de Excel tiene propiedades personalizadas y propiedades comunes
a todos los componentes de flujo de datos.
En la tabla siguiente se describen las propiedades personalizadas del origen
de Excel. Todas las propiedades son de lectura y escritura.
NOMBRE DE TIPO DE
PROPIEDAD DATOS DESCRIPCIÓN
AccessMode Integer Modo que se usa para tener acceso a la base de datos. Los valores
posibles son Open Rowset, Open Rowset from Variable, SQL
Commandy SQL Command from Variable. El valor predeterminado
es Open Rowset.
CommandTimeout Integer Número de segundos que tienen que transcurrir antes de que un
comando supere el tiempo de espera. El valor 0 indica un tiempo
infinito.
Nota : esta propiedad no está disponible en el Editor de origen de
Excel, pero se puede establecer con el Editor avanzado.
OpenRowset String Nombre del objeto de base de datos que se usa para abrir un
conjunto de filas.
OpenRowsetVariable String Variable que contiene el objeto del objeto de base de datos que se
usa para abrir un conjunto de filas.
ParameterMapping String Asignación de los parámetros del comando SQL a variables.
SqlCommand String Comando SQL que se va a ejecutar.
SqlCommandVariable String Variable que contiene el comando SQL que se va a ejecutar.
La salida y las columnas de salida del origen de Excel no tienen ninguna propiedad
personalizada.
Propiedades personalizadas de los destinos
El destino de Excel tiene propiedades personalizadas y propiedades
comunes a todos los componentes de flujo de datos.
En la tabla siguiente se describen las propiedades personalizadas del destino
Excel. Todas las propiedades son de lectura y escritura.
TIPO DE
NOMBRE DE PROPIEDAD DATOS DESCRIPCIÓN
AccessMode Integer Valor que especifica cómo tiene acceso el destino a su
(enumeración) base de datos de destino.
Esta propiedad admite cualquiera de los siguientes
valores:
OpenRowset (0): se proporciona el nombre de una
tabla o vista.
OpenRowset desde variable (1): se proporciona el
nombre de una variable que contiene el nombre de una
tabla o vista.
OpenRowset con FastLoad (3): se proporciona el
nombre de una tabla o vista.
OpenRowset con FastLoad desde variable (4): se
proporciona el nombre de una variable que contiene el
nombre de una tabla o vista.
Comando SQL (2): se proporciona una instrucción SQL.
CommandTimeOut Integer Número máximo de segundos que el comando SQL se
puede ejecutar antes de superar el tiempo de espera. Si
el valor es 0 , indica un tiempo infinito. El valor
predeterminado de esta propiedad es 0.
Nota: Esta propiedad no está disponible en el Editor de
destino de Excel, pero se puede establecer con el Editor
avanzado.
TIPO DE
NOMBRE DE PROPIEDAD DATOS DESCRIPCIÓN
FastLoadKeepIdentity Boolean Valor que especifica si se copian los valores de
identidad cuando se cargan los datos. Esta propiedad
solo está disponible cuando se usa una de las opciones
de carga rápida. El valor predeterminado de esta
propiedad es False.
FastLoadKeepNulls Boolean Valor que especifica si se copian los valores Null cuando
se cargan los datos. Esta propiedad solo está disponible
con una de las opciones de carga rápida. El valor
predeterminado de esta propiedad es False.
FastLoadMaxInsertCommitSiz Integer Valor que especifica el tamaño de lote que el destino de
e Excel intenta confirmar en operaciones de carga
rápida. El valor predeterminado es 2147483647. Un
valor de 0 indica una operación de confirmación única
después de que se procesen todas las filas.
FastLoadOptions String Colección de opciones de carga rápida. Las opciones de
carga rápida incluyen el bloqueo de las tablas y la
comprobación de las restricciones. Puede especificar
una, ambas o ninguna.
Nota: Algunas opciones de esta propiedad no están
disponibles en el Editor de destino de Excel, pero
pueden establecerse con el Editor avanzado.
OpenRowset String Cuando AccessMode es OpenRowset, el nombre de la
tabla o vista a la que tiene acceso el destino de Excel.
OpenRowsetVariable String Cuando AccessMode es OpenRowset desde variable, el
nombre de la variable que contiene el nombre de la
tabla o vista a la que tiene acceso el destino de Excel.
SqlCommand String Cuando AccessMode es Comando SQL, la instrucción
Transact-SQL que usa el destino de Excel para
especificar las columnas de destino para los datos.
