ENTENDIMIENTO FORMATO FT005
DEFINICION DE PREMISAS PARA BASE DE PAGOS
A PARTIR DE MAYO 1 2019
GERENCIA DE TECNOLOGIA
27/MARZO/2019
1
ÍNDICE
1. OBJETIVO.................................................................................................................................................................................
2. SITUACIÓN ACTUAL..................................................................................................................................................................
3. PLANES DE ACCIÓN A REALIZAR.............................................................................................................................................
4. INCLUSIONES.............................................................................................................................................................................
5. EXCLUSIONES...........................................................................................................................................................................
6. GENERACIÓN FORMATO FT005..............................................................................................................................................
7. CONCLUSIONES.........................................................................................................................................................................
2
1. Objetivo
Definir las condiciones para automatizar el reporte FT005 que generará el área de Contabilidad a
partir del mes de Mayo/2019 evitar reprocesos y afectaciones en el proceso de tal manera que se
garantice el cumplimiento del entregables a la SuperSalud con periodicidad mensual respaldado
dentro de las políticas de seguridad de la información de Salud Total.
2. Situación actual
Validación reiterada que se presenta por diferencias en la información generada del mes para la
base de datos de pagos que debe ser aclarada entre los miembros del equipo del financiera y
Tecnología para generación del formato FT005 que no están planteados dentro de las premisas del
cargue de la Base de datos de Pagos, reflejándose en un desgaste en el relacionamiento y
afectación en el tiempo para generar el informe al ente de control
3. Planes de acción a realizar
Con el objeto de estandarizar el uso de los componentes, aclarar conceptos (cruce reversión
reclasificación, etc) en el proceso de interpretación de la información para la generación del
formato FT005, se establecen las siguientes premisas para el cargue de pagos en la Base de Pagos
Salud total:
1. Se deben seleccionar todas las cuentas tipo/clase =5 (cuenta por pagar)
2. Se debe seleccionar el movimiento débito
3. Indicador de Reversión = N
4. Incluir las observaciones
5. Traer fecha real de pago para los egresos (Cheques y Transferencias)
6. Cuentas contables que comienzan por 210501, 210507, 210508, 210509, 2113, 2116, 2120,
2124,2127, 2130, 2301, 25, 2105050102 y 2105050202.
7. A las cuentas anteriores se debe realizar la siguiente marcación:
CUENTA MARCACION
210501 ADMINISTRATIVO
210507 EVENTO NPBS
210508 EVENTO POS
210509 INCAPACIDADES
2113 ADMINISTRATIVO
2116 COTIZACIONES FOSYGA
2120 ADMINISTRATIVO
2124 ADMINISTRATIVO
2127 ADMINISTRATIVO
2130 ADMINISTRATIVO
3
2301 NOMINA
25 NOMINA/ADMINISTRATIVO
2105050102 GLOSA CONTRIBUTIVO NPBS
2105050202 GLOSA MOVILIDAD NPBS
4. Inclusiones
1. Fondos Administrativos: Incluir los comprobantes que comienzan por FD de las cuentas contables
que comienzan por 5, 6 y 15 (El valor pago se debe calcular de la operación DB-CR).
2. Devolución de Retenciones: Filtrar comprobantes que cumplen con las siguientes condiciones:
COMPROBANTE CONCEPTO APLICA
Igual a AJCM AJCM Costo Medico
Comiencen CC RECO Capita y PG
Comiencen CC 4 Capita y PG
Igual a AJUS 1 Administrativos
-Extraer, consolidar y sumar por tercero y número de factura los débitos de las cuentas
que comiencen por 22.
-Buscar por tercero y número de factura en la base de pagos y restar el valor a pagos.
Ejemplo:
5. Exclusiones
1. Excluir las siguientes cuentas:
CUENTA NOMBRE CUENTA
2105070108 ANTICIPOS COSTO MEDICO NO POS RC
4
2105070208 ANTICIPOS COSTO MEDICO NO POS RS
2105080115 ANTICIPOS COSTO MEDICO POS RC
2105080215 ANTICIPOS COSTO MEDICO POS RS
2105010104 ANTICIPOS ADMINISTRATIVOS CONTRIBUTIVO
2105010105 ANTICIPOS GASTOS PROPIOS CONTRIBUTIVO
2105010204 ANTICIPOS ADMINISTRATIVOS SUBSIDIADO
2105010304 ANTICIPOS ADMINISTRATIVOS PAC
2105080303 ANTICIPOS COSTO MEDICO PAC
2. Excluir los siguientes comprobantes:
COMPROBANTE CONCEPTO OBSERVACION
AJCM RCGD Reclasificación giro directo
AJUS 2 (reclasificación) Costo aseguramiento
AJUS 3 (reversión) Costo aseguramiento
3. Excluir los movimientos débito de la cuenta por pagar en donde se indique la palabra glosa en el
campo de observación – para el costo médico.
6. Generación Formato FT005
1. Se extrae la información de la cuenta que empiece por 5 del mes inmediatamente anterior.
2. Se extrae la información de la cuenta que empiece por 6 del mes inmediatamente anterior.
3. Se actualiza los campos RelacionPago, DescripcionConcepto (Observación) y marcación costo gasto
causado (DesCostGastCausado), se aclara que esta tabla es entregada por el área contable.
4. Marcar el campo relación pago bajo las siguientes premisas:
a. Reversión: todos los registros que cuenten con el campo IND_REVERSION en valor S
b. Provisión: Todos los registros que cuenten con la marca de relación pago en SI y el campo
comprobante inicie por P y este campo sea diferente de PREC
c. Cuentas Conciliación: Los registros cuyo tercero sea 844444444
d. Reclasificación: Todos los registros que cuenten con la marca de relación pago en SI y el
comprobante sea igual AJFI
e. Descuentos Activos Fijos: Todos los registros que cuenten con la marca de relación pago en
SI y el comprobante sea igual ACFI y la cuenta contable este entre las siguientes
'5136140104', '5136140204', '5136140304', '5136140105', '5136140205','5136140305'
f. Nomina: Todos los registros que cuenten con la marca de relación pago en SI y el campo
Descripción Concepto sea igual Marcar como Nomina
g. Inca: Todos los registros que cuenten con la marca de relación pago en SI, el documento
soporte sea INCA y el comprobante este entre 'PREC','TTPE'
h. Fondo: Todos los registros que cuenten con la marca de relación pago en SI y que el
comprobante inicie por FD
5
i. Legalización: Todos los registros que cuenten con la marca de relación pago en SI y que el
concepto de marcación sea igual a 8
j. Inversiones: Todos los registros que cuenten con la marca de relación pago en SI y que el
comprobante sea igual a ETSE
5. Se extrae la información de pagos del mes inmediatamente anterior
6. Se debe realizar la marcación a esta información de acuerdo a las siguientes premisas:
a. Licencias: Todos los registros cuya marcación sea nulo y el documento soporte sea igual
LICE
b. Compensación: Todos los registros cuya marcación sea nulo, la cuenta comience por 2116
y la observación no incluya la palabra RESTITUCI o el tipo comprobante sea igual a ETCO
c. Provisión: Todos los registros cuya marcación sea nulo RESTITUCI y el tipo comprobante
inicie por PR
d. Nit_Na: Todos los registros cuya marcación sea nulo y el tercero sea '833333333' o
'811111111'
e. Provision_Glosa: Todos los registros cuya marcación sea nulo y tenga las siguientes
cuentas contables 2105050101', '2105050201', '2105050103', '2105050203',
'2105050303', '2105050105',
'2105050205','2105050305','2105110105','2105110205','2105050301','2105110305'
f. Glosa_Aceptada: Todos los registros cuya marcación sea nulo y tenga las siguientes
cuentas contables
'2105050107','2105050108','2105050207','2105050208','2105050307','2105050308'
g. Pronto_Pago: Todos los registros cuya marcación sea nulo y cuya observación contenga
PRONTO PAGO
h. Nota_Credito: Todos los registros cuya marcación sea nulo y cuya observación contenga
NOTA CREDITO
i. Descuento: Todos los registros cuya marcación sea nulo y cuya observación contenga
DCTO
j. Pot_Recobro: Todos los registros cuya marcación sea nulo y cuya observación contenga
POTENCIAL RECOBRO
k. Inversiones: Todos los registros cuya marcación sea nulo y que el tipo comprobante sea
igual a ETSE
l. Traslado: Todos los registros cuya marcación sea nulo y el tercero sea igual a 800130907 y
la observación contenga TRASLADO
m. Anticipo: Todos los registros cuya marcación sea nulo, la observación contenga ANT y
tenga las siguientes cuentas contables '2105010104', '2105010204', '2105010106',
'2105010206', '2105010105', '2105010205', '2105070108', '2105070208', '2105080115',
'2105080215', '2105080108', '2105080208'
n. Incapacidad: Todos los registros cuya marcación sea nulo y que el documento soporte sea
igual a INCA
o. Fondos: Todos los registros cuya marcación sea nulo y el tipo comprobante inicie por FD
p. Nomina: Todos los registros cuya marcación sea nulo y la observación cuente con las
siguientes palabras PARAFISC, SEGURIDAD SOCIAL, NOMINA o que el tipo de documento
sea igual NOMI o inicie por NM
6
7. Se debe entregar el cuadro resumen de los valores tanto de pagos como de costos y gastos por
marcación y valor.
8. Posterior a esto se debe realizar las validaciones de los valores de pagos sea correspondientes (Aval
entregado por Tesorería)
9. Luego se realiza el siguiente proceso:
a. Se extrae la información de la tabla de costos y gastos de la parte inicial que cuente con la
marcación de relación de pago igual a SI
b. Se extrae la información de la tabla de pagos de la parte inicial cuya marcación aun
permanezca en null.
c. Se cruza la tabla de costo y pagos anteriores y aquellos que crucen por tercero, factura y
valor causado – valor pago y la observación del costo contenga la palabra CREDITO se debe
marcar el campo marca pago con Nota Crédito Pago Multiplicado por -1, adicional el valor
de pago se debe multiplicar por -1
d. Se agrupa la tabla creada por tercero y factura acumulando el valor causado y el máximo id
generado de la tabla de costo gasto.
e. Se crea tabla por agrupando por tercero y por factura acumulando el valor pago y el
máximo id generado de la tabla cuando la marcación es null de la cual no tomamos en
cuenta las notas crédito.
f. Se cruzan las tablas anteriores por tercero, factura y el campo de relación pago igual a si
estos registros se marcan como registros a reportar.
g. Luego identificamos los costos gastos que no cruzan con pagos
h. Se cruzan por tercero y valor factura y se marcan como Cruza solo por tercero.
i. Se valida si de estos registros que se encuentran con valor relación pago igual a SI tienen
como observación LEGALIZACION o LEGZ y se marca como LEGALIZACION.
j. Se extrae de Apoteosys el saldo documento fecha corte del último día del mes
inmediatamente anterior.
k. Se crea tabla agrupando el resultado de la consulta anterior por tercero, factura y
documento soporte acumulando el valor del saldo documento excluyendo las siguientes
cuentas
'2105050103','2105050105','2105050106','2105050107','2105050108','2105050109','2105
050203','2105050205','2105050206','2105050207','2105050208','2105050209','21051101
01','2105110102','2105110103','2105110104','2105110105','2105110201','2105110202','2
105110203','2105110204','2105110205','2105110301','21051201','21160301','21160401','
21340101','21340102','24020701','2402110101','2402110102','2402110103','2402110104'
,'24030101','24030201','24070101','24070102','24070103','24070201'.
l. Cruzamos la tabla de costo gasto que no cruza por pago con la tabla de saldos y que aún
no tiene marcación y lo marcamos como SALDO
m. Cruzamos las tablas de costo gasto vs de saldo cuando el valor del saldo es igual y se marca
como OK-SALDO.
n. Se identifican los registros que el valor causado es menor o igual a cero y se marcan como
SALDO CERO.
o. Se realiza la distribución del valor pago entre los valores causados hasta que dicho valor
alcance a cubrir tantos costos contenga, lo anterior se marca como OK-VALOR DIFERENTE.
10. Se Identifican los pagos que no cruzaron con el gasto costo para su respectiva clasificación y se
marcan de la siguiente manera:
7
Tipo
Marcacion Tercero Cuenta Observacion
Comprobante
Giros
ETCO
Compensacion
Comprobante
CGCO,CGRS
de Glosas
Pagos Salud
800130907
Total Revisar
Planilla Unica ETPU
Inv. Reserva
2120160110,21202
Tecnica
Anticipo 900293923 2105070106 ANPO
Dividendos 21300201
Impuestos 800197268,899999061,860050750
Nit 833333333 833333333
Nit 844444444 844444444
Nomina 2301010101,2301010102,2301010103,2301010104 Nomina
Facturas
900682543
Medicall
Anticipo Anticipo REG ANT
GOLD Nomina
900429973
y ANT
REINTEGRO A IPS
Restit LMA POR
N/A RESTITUCIONES
LMA CON
Comisiones 212003010103
CRUCE GIRO CRUCE PAGO
2105070107
DIRECTO GIRO DIRECTO
Embargo
2509040111
Nomina
Anticipo Viaje EVE
Nomina 2301230106,2301230101,2301230201,2301230301,230123
B
Beneficio 0105,2301230102,2301230202
Giro Cajas
2105010103
Menores
Recalsificacion RECLASIFICACION
Tercero NIT CXP
o Se extrae de Apoteosys todos los movimientos contables del año inmediatamente
anterior que cumplan las siguientes condiciones: Cuenta empiece por 21,
comprobante por C
o Se cruza la tabla del paso anterior con los pagos causados del año anterior por
tercero factura y valor causado
o Se cruza por tercero y factura marcando las que son valor causado del año
anterior sea superior al valor pagado.
8
o Se cruza por tercero y factura marcando las que son valor causado del año
anterior menor al valor pagado.
o Se extrae de Apoteosys los comprobantes del año anterior cuyo comprobante
comience por AC
o Se cruza con activos fijos y se marcan como Costo Gasto año anterior.
11. Se toma las marcaciones diferentes a SI de la tabla origen y se cruzan contra los pagos pendientes
por identificar y se marcan los que cruzan por valor exacto.
12. Se toma las marcaciones diferentes a SI de la tabla origen y se cruzan contra los pagos pendientes
por identificar y se marcan los que cruzan donde el valor causado es mayor al valor pagado.
13. Se toma las marcaciones diferentes a SI de la tabla origen y se cruzan contra los pagos pendientes
por identificar y se marcan los que cruzan donde el valor causado es menor al valor pagado.
14. Se extrae la información del año anterior de cuentas 5 y 6 que comience el comprobante C, para
actualizar la cuenta contable de los registros de pagos causados del año anterior.
15. Se realiza la consolidación de la información para la entrega al área contable.
7. Conclusiones
