Fundamentos de administración de bases de datos
Un archivo es un elemento de información conformado por un conjunto de
registros. A su vez, dichos registros están compuestos por una serie de caracteres
o bytes. Los archivos, alojados En dispositivos de almacenamiento conocidos
como memoria secundaria, pueden almacenarse en dos formas diferentes:
archivos convencionales o bases de datos; los primeros tienen distintas formas de
organización como archivos secuenciales o archivos directos. No obstante, el
Almacenamiento de información de archivos convencionales presenta una serie de
limitaciones que restringen la versatilidad de los programas de aplicación en que
se desarrollan.
En este capítulo se hará una descripción de estas limitaciones y se expondrá un
panorama de la integración de la información a partir de bases de datos,
resaltando las ventajas que Éstas tienen sobre la estructuración de la información
mediante archivos convencionales.
Archivos convencionales
El uso de sistemas de información por parte de las organizaciones requiere el
almacenamiento de grandes cantidades de información, ya sea para el uso del
sistema, para generar resultados o para compartir dicha información con otros
sistemas. En la actualidad las organizaciones utilizan bases de datos para
satisfacer estos requerimientos. Sin embargo, los Principales componentes de las
bases de datos son los archivos, por lo que es importante Conocer la forma en
que éstos están organizados.
Un archivo es un conjunto de registros y a cada registro lo conforman campos, a
cada campo lo integran caracteres o bytes y cada carácter consta de ocho bits.
Existen dos formas para organizar los archivos: secuenciales y directos.
1. Los archivos secuenciales los registros se almacenan en una secuencia
que depende de algún criterio definido. El uso de archivos secuenciales
presenta algunas desventajas en el proceso de actualización, consulta o
registro de información cuando se maneja un gran volumen de datos.
2. Los archivos directos, con los cuales se eliminan las desventajas de los
archivos secuenciales, ya que su manejo da mayor flexibilidad. Los archivos
directos permiten accesar, mediante una llave de acceso dentro del archivo,
a un registro de información sin tener que buscar en cada uno de los
registros del archivo;
Sin embargo, es necesario entender que el enfoque de almacenamiento y
recuperación de datos convencional presenta varios problemas, los cuales se
solucionan al usar las bases de datos:
Dependencia de datos-programa: Significa que, por ejemplo, para
obtener un informe de empleados el programador debe conocer cómo están
almacenados los datos, en qué orden están los campos en el registro y,
finalmente, para lograr el informe es necesario tener un programador que
“programe” el informe en algún lenguaje de programación
Alta redundancia de datos: Se presenta cuando existen datos que
utilizan diferentes departamentos de una empresa. Es necesario hacer las
actualizaciones en cada uno de los archivos de cada departamento, para
evitar ineficiencia de procesos y, obviamente, desperdicio de tiempo y
dinero.
Poca integridad de los mismos: Este problema se refiere a, en la
situación comentada en el párrafo anterior, que si compras cambia la
descripción de un producto o por error una o más letras de dicha
descripción sin hacer lo mismo sobre el archivo de almacén, provocará una
falta de integridad de los datos, lo que, a su vez, generará informes
erróneos
Base de Datos
Como una serie de datos organizados y relacionados entre sí, los cuales son
recolectados y explotados por los sistemas de información de una empresa o
negocio.
También es una colección de datos con las siguientes características:
Conjunto de datos correlacionados.
Construida para un propósito específico.
Tiene algunos usos de interés especial para ciertas personas; representa
algún aspecto del mudo real, por tanto, los cambios en ese aspecto se
deben reflejar en la base de datos.
Los datos se almacenan de tal forma que son independientes de los
programas que los usan.
Las bases de datos proporcionan la infraestructura requerida por los sistemas de
apoyo a la toma de decisiones y por los sistemas de información estratégicos, ya
que estos sistemas explotan la información contenida en las bases de datos de la
organización para apoyar el proceso de toma de decisiones o para lograr ventajas
competitivas. Por este motivo es importante conocer la forma en que se
estructuran las bases de datos y su manejo.
Los sistemas transaccionales o los sistemas estratégicos (SIS) recolectan la
información que contendrá la base de datos, por medio de las funciones de
creación, bajas o modificación de la información. La forma de operar de estos
sistemas puede ser batch, o en línea, depende de la manera en que se actualice
la información de la base de datos. La información recolectada por los sistemas
transaccionales o por los sistemas estratégicos es explotada por los sistemas de
apoyo a las decisiones o por los mismos sistemas estratégicos, que proporcionan
funciones de actualización de la información en línea
Un sistema de base de datos tiene cuatro componentes principales:
Datos: Son la base de datos propiamente dicha. Una base de datos se
constituye con datos almacenados y utilizados por los sistemas de una
organización particular.
Hardware: Se refiere a los dispositivos de almacenamiento en donde reside
la base de datos.
Software. Es un conjunto de programas que se conoce como sistema
manejador de Bases de datos (DBMS: Data Base Management System).
Este sistema maneja todas Las solicitudes formuladas por los usuarios a la
base de datos.
Usuarios: Existen tres clases de usuarios relacionados con una base de
datos:
El programador de aplicaciones, quien crea programas de
aplicación que utilizan la Base de datos.
El usuario final, quien accesa la base de datos por medio de un
lenguaje de consulta o de programas de aplicación.
El administrador de la base de datos (DBA: Data Base
Administrator), quien se Encarga del control general del sistema de
base de datos.
Ventajas en el uso de bases de datos
Globalización de la información. Una de las principales ventajas de la
introducción De la tecnología de bases de datos a una organización es que
permite a los diferentes Usuarios considerar la información como un recurso
corporativo que carece de dueños específicos.
Eliminación de información redundante. Con frecuencia los sistemas de
aplicación desarrollados a través de archivos convencionales son dueños
de sus propios archivos, de tal suerte que si dos sistemas de aplicación
requieren la misma información es muy posible que ésta se duplique.
Eliminación de información incongruente.
Permite compartir información. Esta característica es una consecuencia
de lo antes expuesto, ya que varios sistemas o usuarios pueden utilizar la
misma entidad. Permite mantener la integridad de la información. La
integridad de la información es una de las cualidades altamente deseable y
tiene por objeto que sólo se almacene
