Es obligación de las entidades del Estado desarrollar procesos de clasificación, ordenación y descrición en la gestión
Cap 1
administrativa archivistica, implementando TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL y TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL.
Fondo
Subfondo
sección
Se debe tener el CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE subsección
DOCUMENTOS con los niveles de: serie
subserie
unidad documental compuesta
unidad documental simple
Cap 2:
Recibir
Clasificación
organizar
documental Deben conformar un ARCHIVO CENTRAL
describir
INSTITUCIONAL
controlar y
prestar el servicio de consulta de documentos
Pueden crear el ARCHIVO GENERAL
TERRITORIAL o sino ARCHIVOS
HISTÓRICOS INSTITUCIONALES, en
donde deben ser trasferidos archivos
de valor histórico
Integridad de los fondos
Principios de Procedencia
Orden original
Las normas del ARCHIVO GENERAL de la NACIÓN,
el COMITÉ INSTITUCIONAL de DESARROLLO
ADMINISTRATIVO o el COMITE INTERNO DE
ARCHIVO
Odenación de fondos:definido por el cuadro de
La ordenación de los clasificación documental y métodos aceptados por
Cap 3: Comité interno de archivo
fondos documentales
Ordenación documental Ordenación de secciones y subsecciones: de
se da siguiendo:
acuerdo con el Cuadro de clasificación documental y
Tabla de retención documental
Ordenación de series, subseries y asunto: de
Métodos de ordenación acuerdo con el Cuadro de Clasificación Documental
y Tabla de Retención Documental o Tabla de
Valoración Documental
Ordenación a nivel de expedientes: es ordenado
siguiendo los pasos que se dan durante su trámite.
Ordenación de tipos documentales: De acuerdo
con el momento del tramite administrativo que lo
originó.
Base en las normas de descripción adoptadas por el
Deben desarrollar programa de descripción para:
Consejo Internacional de Archivos (CIA) para lograr
conocer, controlar y difundir unidades documentales
una descripción archivística homogenea con con el
del archivo, apoyar la identidad cultural.
Archivo General de la Nación.
Proceso sitemático que debe hacerse durante
registro, radicación, archivo de gestión y
trasferencia al archivo central.
Se podrían establecer convenios entre el Archivo
Acuerdo Genral de la Nación con entidades privadas para la
005 descripción documental, recuperación y consulta por
de la Red Nacional de Archivos.
2013 Según las normas de descripción del Consejo
Internacional de Archivos, los procesos de descripción
documental deben permitir el acceso, consulta y
visualización de instrumentos de descripción por su
páginas web
Entidades del Estado deben tener procesos de
descripción para la consulta en línea de sus
expedientes cuando no sean reservados según la ley.
Visualización web de documentos
Los Archivos Generales Territoriales deben disponer
Cap 4: de espacios de difusión y consulta en páginas web
Descripcpión de municipios, distritos y departamentos, o
Documental publicarlos y actualizar la Guía Genral del Archivo
General Territorial o Archivo Histórico institucional.
Publicación del inventario de documentos
transferidos a los Archivos Generales Territoriales o
a Archivos Históricos Institucionales.
* Instrumentos de descripción aarchivístivos: Censo, guía,
inventario, catálogo, índices.
* Niveles de descripción: fondo, sección y subsección, serie y
subserie o asunto, expediente, unidad documental simple
* Áreas de descripción: Área de identificación, de contexto, de
contenido y estructura, de condiciones de acceso y utilización,
Pautas generales para descripción documental de documentación asociada, de notas, descriptores con
funciones y relaciones y área de control de la descripción.
*Metadatos para la descripción de documentos electrónicos
de archivos: según los estándares del COMITE INSTITUCIONAL
DE DESARROLLO ADMINITRATIVO o el COMITE INTERNO DE
ARCHIVO, establecen normas compatibles con el CONSEJO
INTERNACIONAL DE ARCHIVOS (CIA)
Identificación de la unidad de descripción
Verificación del estado general de organización y
Pasos para proyectos de descripción documental: conservación documental
Definición del plan de trabajo a seguir sobre la
documentación previamente identificada
Las entidades deben contar con procesos de
descripción e implementación de medios tecnológicos
apropiados, de acuerdo con los sistemas usados por
el Archivo General de la Nación, y la Red Nacional de
Capitulo 5: Sistemas automatizados de Archivos.
descripcióndocumental Las herramientas tecnológicas implementadas deben
ser semejantes para el intercambio de informacion
con el sistema de gestion documental otras
entidades, cumpliendo con normas del Archivo
General de la Nación
Es obligatorio el uso de sistemas basados en las
normas de descripción archivísticas del Consejo
Internacional de Archivos (CIA) en la contratación de
servicios de empresas privadas por parte de
Cap 6: Disposiciones finales entidades públicas.
El cumplimiento del presente acuerdo,es
responsabilidad de las superintendencias y
ministerios deben establecer mecanismos dirigidos a
las entidades privadas segun la ley 594 del 2.000
