A

ACCESO A LOS ARCHIVOS. Derecho de los ciudadanos a consultar la

información que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados
por la Ley.

ACCESO A LOS DOCUMENTOS ORIGINALES. Disponibilidad de los

documentos de archivo mediante los instrumentos de consulta de la
información.

ACERVO DOCUMENTAL. Conjunto de los documentos de un archivo (Véase

además: FONDO).

ADMINISTRACION DE ARCHIVOS. Operaciones administrativas y técnicas

relacionadas con la planeación, dirección, organización, control, evaluación,
conservación, preservación y servicios de todos los archivos de una institución.

ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS. Depósito de los documentos en

estantería, cajas, archivadores, legajos, etc., para su conservación física y con
el fin de ser extraídos posteriormente para su utilización.

ARCHIVO. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y

soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o
institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.

ARCHIVO ACTIVO. (Véase Archivo de Gestión).

ARCHIVO ADMINISTRATIVO. (Véase Archivo de Gestión).

ARCHIVO CENTRAL. Unidad administrativa donde se agrupan documentos

transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad
respectiva, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto
de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.

ARCHIVO DE GESTION. Aquel en el que se reúne la documentación en

trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua
utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las
soliciten.

ARCHIVO DE OFICINA. (Véase Archivo de Gestión).

ARCHIVO DEL ORDEN DEPARTAMENTAL. Archivo integrado por fondos

documentales procedentes de organismos del orden departamental y aquellos
que recibe en custodia.

ARCHIVO DEL ORDEN DISTRITAL. Integrado por fondos documentales de los

organismos del orden distrital y aquellos que recibe en custodia.
ARCHIVO DEL ORDEN MUNICIPAL. Integrado por fondos documentales
producidos por organismos del orden municipal y aquellos que recibe en
custodia.

ARCHIVO DEL ORDEN NACIONAL. Integrado por los fondos documentales

procedentes de los organismos del orden nacional y aquellos que recibe en
custodia.

ARCHIVO DEPARTAMENTAL. (Véase Archivo del Orden Departamental).

ARCHIVO DISTRITAL. (Véase Archivo del Orden Distrital).

ARCHIVO EN CUSTODIA. (Véase Custodia de Documentos).

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Desde el punto de vista institucional y

de acuerdo con la categoría de archivos oficiales, es el establecimiento público
encargado de formular, orientar y controlar la Política Archivística a nivel
nacional. Es el organismo de dirección y coordinación del Sistema Nacional de
Archivos.

ARCHIVO HISTORICO. Aquel al cual se transfiere la documentación del

archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente
comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que
adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.

ARCHIVO HISTORICO ESPECIAL. Es el constituido por fondos documentales

referidos a épocas, lugares o personas determinadas de la historia regional y
nacional; entre otros se puede mencionar. Archivo Histórico de Antioquia,
Archivo Regional de Boyacá, Archivo Central del Cauca, Archivo Histórico de
Cartagena de Indias y Archivo Histórico del Magdalena Grande.

ARCHIVO INTERMEDIO. (Véase Archivo Central).

ARCHIVO MUNICIPAL. (Véase Archivo del Orden Municipal).

ARCHIVO NACIONAL. (Véase Archivo del Orden Nacional).

ARCHIVO OFICIAL. Es el conformado por documentos oficiales.

ARCHIVO PERMANENTE. (Véase Archivo Histórico).

ARCHIVO PRIVADO. Es el conformado por documentos privados.

ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PUBLICO. Aquel que por su valor para la

historia, la investigación, la ciencia y la cultura es de interés público y es
declarado como tal.

ARCHIVO PUBLICO. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades

oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por
entidades privadas, así como los archivos privados, declarados de interés
público.

ARCHIVO TOTAL. Concepto que hace referencia al ciclo vital de los

documentos. Proceso integral de la formación del archivo en su ciclo vital.
Producción o recepción, distribución, consulta, retención, almacenamiento,
preservación y disposición final.

ARCHIVISTA. Persona especializada en el manejo de los archivos.

ASISTENCIA TECNICA. Prestación de servicios por personal especializado en

diferentes áreas del quehacer archivístico.

AUTENTICACION DE DOCUMENTOS. Es la autorización o legalización de

documentos por parte del funcionario competente para revestirlos de ciertas
formas y solemnidades, según lo establecido por la Ley.

AUTOMATIZACION. Aplicación de los medios tecnológicos a los procesos de

almacenamiento y recuperación de la información documental.

CARPETA. Cubierta con la que se resguardan los documentos para su

conservación.

CATALOGO. Instrumento de consulta que describe los documentos

seleccionados de uno o varios fondos, tomando en cuenta un criterio
determinado.

CERTIFICACION DE DOCUMENTOS. Documento que da fe de la presencia

de determinados datos en los documentos de archivo.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO. Etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación
temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

CLASIFICACION. Labor intelectual de disposición de cualquier elemento según

un esquema, plan o marco preestablecido. Puede ser. Clasificación de fondos
en el interior de un depósito de archivo.

Clasificación de piezas en el interior de un fondo.

Clasificación de documentos individuales en el interior de una pieza.

CLASIFICACION DOCUMENTAL. Labor intelectual mediante la cual se

identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental
(fondo, sección y subsección), de acuerdo a la estructura orgánico-funcional de
la entidad.
CODIGO. Sistema de signos y combinaciones de signos, cada uno de los
cuales representa ciertos datos previamente convenidos.

COLECCION DE ARCHIVO. Reunión artificial de documentos, formada por un

individuo, familia o institución.

COLECCION DOCUMENTAL. (Véase Colección de Archivo).

COMITE ASESOR. Grupo de especialistas y expertos en el campo de la

archivística y disciplinas afines, que recomiendan sobre procedimientos y
procesos tanto administrativos como técnicos.

COMITE DE ARCHIVO. Grupo asesor de la alta dirección, responsable de

definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los
procesos administrativos y técnicos de los archivos.

COMITE EVALUADOR DE DOCUMENTOS. Organo asesor del Archivo

General de la Nación, encargado de estudiar los asuntos relacionados con el
valor secundario de los documentos.

COMITE EVALUADOR DE DOCUMENTOS DEL DEPARTAMENTO. Organo

asesor del Consejo Departamental de Archivos, encargado de estudiar los
asuntos relativos al valor secundario de los documentos.

COMITE TECNICO. Grupo de profesionales calificados que asesoran la

normalización de terminología, instrumentos y procesos técnicos
ARCHIVÍSTICOS.

CONSERVACION DE ARCHIVOS. Conjunto de medidas adoptadas para

garantizar la integridad física de los documentos que alberga un archivo.

CONSERVACION DE DOCUMENTOS. Conjunto de medidas tomadas para

garantizar el buen estado de los documentos. Puede ser preventiva o de
intervención directa.

Métodos utilizados para asegurar la durabilidad física de los documentos, por

medio de controles efectivos incluyendo los atmosféricos.

CONSULTA DE DOCUMENTOS. Derechos de los usuarios de la entidad

productora de documentos y de los ciudadanos en general a consultar la
información contenida en los documentos de archivo y a obtener copia de los
mismos.

COPIA. Reproducción puntual de otro documento.

COPIA AUTENTICADA. Es la reproducción de un documento, refrendada por

el funcionario competente para revestirlo de ciertas formas y solemnidades
según lo establecido por la Ley y que le confieren la fuerza jurídica del original.

COTACION. (Véase Código).

CUADERNO. Conjunto de documentos cosidos en forma de libro.

CUSTODIA DE DOCUMENTOS. Responsabilidad jurídica que implica por parte

de la institución archivística la adecuada conservación y administración de los
fondos, cualquiera que sea la titularidad de los mismos.

DEPURACION. Operación por la cual se separan los documentos que tienen

valor permanente de los que no lo tienen.

DEPOSITO DE ARCHIVO. Espacio destinado a la conservación de los

documentos en una institución archivística.

DESCRIPCION DOCUMENTAL. Es el proceso de análisis de los documentos

de archivo o de sus agrupaciones, materializado en representaciones que
permitan su identificación, localización y recuperación de su información para la
gestión o la investigación.

DESCRIPTOR. Término al cual se asigna un significado específico y que se

utiliza como elemento de entrada para la búsqueda sistemática de la
información.

DESTRUCCION DE DOCUMENTOS. (Véase Eliminación de Documentos).

DIPLOMATICA. Reglas para conocer y distinguir documentos solemnes y

auténticos.

DISPOSICION FINAL DE DOCUMENTOS. Selección de los documentos en

cualquiera de sus tres edades, con miras a su conservación temporal,
permanente o a su eliminación.

DOCUMENTO. Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio

utilizado.

DOCUMENTO DE ARCHIVO. Registro de información producida o recibida por

una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor
administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural y
debe ser objeto de conservación.

DOCUMENTO ACTIVO. Es aquel utilizado habitualmente con fines

administrativos.

DOCUMENTO ESENCIAL (Documento Vital). Es aquel necesario para el

funcionamiento de un organismo y que por su contenido informativo y
testimonial garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo
aún después de su desaparición, por lo tanto, posibilita la reconstrucción de la
historia institucional.
DOCUMENTO HISTORICO. Documento único que por su significado jurídico,
autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección
del Estado, la Soberanía Nacional, las relaciones internacionales, las
actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del
patrimonio histórico y especialmente valioso para el país.

DOCUMENTO INACTIVO. Aquel que ha dejado de emplearse con fines

administrativos y legales.

DOCUMENTO OFICIAL. El que produce, posee o maneja una entidad estatal.

DOCUMENTO PRIVADO. El perteneciente a personas naturales y jurídicas,

entidades, instituciones y organizaciones que no tienen carácter oficial.

DOCUMENTO SEMIACTIVO. Es aquel cuyo uso administrativo y legal es

ocasional.

DUPLICADO. Segundo ejemplar o repetido del mismo tenor literal que el

primero. Puede ser simple o autenticado.

ELIMINACION. Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor

administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o
que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.

ENCUADERNACION. Cubierta para proteger documentos cosidos o pegados,

en forma de libro.

ESTANTE. Mueble con anaqueles y entrepaños para colocar documentos en

sus respectivas unidades de conservación.

EXPEDIENTE. Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que

constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un
conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina
productora en la resolución de un mismo asunto.

EXPURGO DE DOCUMENTOS. (Véase Selección Documental).

FACSIMIL. Reproducción idéntica de un documento, logrado a través de un

medio mecánico, fotográfico o electrónico.

FECHAS DE ACUMULACION. Fechas intermedias encontradas en un

expediente.

FECHAS EXTREMAS. Se refiere a la fecha más antigua y a la más reciente

que pueden encontrarse en un expediente o en cualquier unidad documental.
FOLIO. Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos
páginas.

Número que indica el orden consecutivo de las páginas de un libro, folleto,

revista.

FOLIO RECTO. Primera cara de un folio, cuya numeración se aplica solamente

a ésta.

FOLIO VERSO. (Véase Folio Vuelto).

FOLIO VUELTO. Segunda cara de un folio y a la cual no se le escribe

numeración.

FONDO. Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o

parte de un archivo que es objeto de conservación institucional formada por el
mismo archivo, una institución o persona.

FUENTE PRIMARIA DE INFORMACION. Información original no abreviada ni

traducida; se llama también fuente de primera mano.

FUNCION ARCHIVISTICA. Conjunto de actividades relacionadas con la

totalidad del quehacer archivístico, desde la elaboración del documento hasta
su eliminación o conservación permanente.

GESTION DE ARCHIVOS. (Véase Administración de Archivos).

GESTION DE DOCUMENTOS. Conjunto de actividades administrativas y

técnicas, tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la
documentación producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su
destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservación y utilización.

GUIA. Instrumento que describe genéricamente fondos documentales de uno o

varios archivos, indicando las características fundamentales de los mismos.
organismos que los originan, secciones y series que los forman, fechas
extremas y volumen de la documentación.

HERALDICA. Técnica que estudia los escudos de armas o blasones,

analizando su origen, rasgos simbólicos, evolución y significado socio-jurídico.

IDENTIFICACION DOCUMENTAL. Primera etapa de la labor archivística que

consiste en indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas y
archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo.
INDICE. Lista alfabética o numérica de términos onomásticos, toponímicos,
cronológicos y temáticos, contenidos tanto en los propios documentos como en
los instrumentos de descripción.

INDICE CRONOLOGICO. Listado consecutivo de fechas.

INDICE ONOMASTICO. Listado de nombres propios.

INDICE TEMATICO. Listado de temas o descriptores.

INDICE TOPONIMICO. Listado de sitios o lugares.

INSTRUMENTO DE CONSULTA. Documento sobre cualquier soporte,

publicado o no, que relaciona o describe un conjunto de unidades
documentales con el fin de establecer un control físico, administrativo o
intelectual de los mismos, que permita su adecuada localización y
recuperación. Dependiendo de la fase de tratamiento archivístico de los
documentos de la que deriven los instrumentos, se pueden distinguir.
instrumentos de control (fases de identificación y valoración) e instrumentos de
referencia (fases de descripción y difusión).

INSTRUMENTO DE CONTROL. Es aquel que se elabora en las fases de

identificación y valoración. Por lo tanto, pueden ser instrumentos de control,
entre otros, en la fase de identificación los siguientes. ficheros de organismos,
ficheros de tipos documentales, repertorios de series, cuadros de clasificación,
registros topográficos; y en la fase de valoración. relaciones, tablas de
retención documental, registros generales de entrada y salida, relaciones y
actas de eliminación, informes, relaciones de testigos resultantes de muestreo.

INSTRUMENTO DE DESCRIPCION. (Véase Instrumento de Consulta).

INSTRUMENTO DE REFERENCIA. (Véase Instrumento de Consulta).

INVENTARIO. Es el instrumento que describe la relación sistemática y

detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la organización de las series
documentales. Puede ser esquemático, general, analítico y preliminar.

LEGAJO. En los archivos históricos es el conjunto de documentos que forman

una unidad documental.

LEGISLACION ARCHIVISTICA. Es el conjunto de normas que oficializan la

conservación, el acceso, la protección y la organización de los archivos en un
país.

MANUSCRITO. Documento escrito a mano.

MAPA. Representación gráfica -con convenciones- de un espacio.

MARCA DE AGUA. Señal distintiva usada por los fabricantes de papel o

mandada hacer por una entidad al momento de elaborar el papel.

MICROFILMACION. Técnica que permite fotografiar documentos y obtener

pequeñas imágenes en película.

MICROFILME. Fotografía en película generalmente de 16 o 35 milímetros,

utilizada en reproducción de documentos.

MUESTREO. Operación por la cual se conservan ciertos documentos de

carácter representativo o especial. Se efectúa durante la selección hecha con
criterios alfabéticos, cronológicos, numéricos, topográficos, temáticos, entre
otros.

NORMALIZACION. Someter una actividad u objeto a norma, o sea a un

modelo, tipo, patrón o criterio dado.

ORDENACION. Operación de unir los elementos o unidades de un conjunto

relacionándolos unos con otros, de acuerdo con una unidad-orden establecida
de antemano. En el caso de los archivos, estos elementos serán los
documentos o las unidades archivísticas dentro de las series.

ORDENACION DOCUMENTAL. Ubicación física de los documentos dentro de

las respectivas series en el orden previamente acordado.

ORGANIGRAMA. Representación gráfica de la estructura orgánica de algún

tipo de organización o entidad, que indica las distintas oficinas o unidades
administrativas que conforman una entidad u organismo.

ORGANIZACION DE ARCHIVOS. Conjunto de operaciones técnicas y

administrativa cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma
jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido.

ORGANIZACION DE DOCUMENTOS. Proceso archivístico que consiste en el

desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar
los documentos de una entidad.

ORIGINAL. Documento producido directamente por su autor, sin ser copia.

PATRIMONIO ARCHIVISTICO. Conjunto de archivos conservados en el país y

que forman parte esencial de su patrimonio administrativo, cultural e histórico.
PATRIMONIO DOCUMENTAL. Conjunto de documentos conservados por su
valor sustantivo, histórico o cultural.

PIEZA DOCUMENTAL. Unidad mínima que reúne todas las características

necesarias para ser considerada documento. Pueden ser ejemplos de piezas
documentales, entre otros: un acta, un oficio, un informe.

PRESERVACION DOCUMENTAL. (Véase Conservación de Documentos).

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL. Ordenación interna de un fondo

documental manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo.

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA. Conservación de los documentos dentro del

fondo documental al que naturalmente pertenecen.

Principio fundamental de la teoría archivística que establece que los

documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse
con los de otros.

PROTOCOLO. Serie ordenada de escrituras originales y otros documentos

notariales, que los escribanos y notarios autorizan con formalidades.

PROYECTO DE DESCRIPCION DE ARCHIVOS. Formulación de actividades

en el tiempo, que contemplan los criterios y métodos a seguir en la selección y
descripción de una determinada unidad archivística, con el fin de obtener
instrumentos de consulta normalizados para la investigación con base en
fuentes primarias. El plan contempla, entre otros aspectos, evaluación de
requerimientos de descripción, tipos documentales a elegir, unidades
archivísticas, evaluación de criterios para determinación de términos
descriptivos, aspectos físicos de los documentos a tener en cuenta y formas de
captura y automatización de los datos propios de la descripción archivística.

PRODUCCION DOCUMENTAL. Recepción o generación de documentos en

una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones.

REGISTRO DE DOCUMENTOS. Anotación de los datos del documento en los

modelos de control.

REGISTRO TOPOGRAFICO. Instrumento de control que relaciona

correlativamente el contenido de cada una de las unidades de conservación,
indicando su posición exacta en un depósito de archivo.

REGLAMENTO DE ARCHIVOS. Son los lineamientos generales

administrativos y técnicos, para dar cumplimiento a diversas disposiciones de
Ley.

REPOSITORIO DOCUMENTAL. (Véase Depósito de Archivo).

REPROGRAFIA. Conjunto de procedimientos destinados a la multiplicación
fototécnica y la policopia de documentos, mediante técnicas como la fotografía,
la fotocopia y el microfilm.

RETENCION DE DOCUMENTOS. Es el plazo en términos de tiempo en que

los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo
central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.

SECCION. Es una subdivisión del fondo, integrada por un conjunto de

documentos generales, en razón de esa subdivisión orgánico-funcional.

SELECCION DOCUMENTAL. Proceso mediante el cual se determina el

destino final de la documentación, bien sea para su eliminación o su
conservación parcial o total.

SERIE DOCUMENTAL. Conjunto de unidades documentales de estructura y

contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor
como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas
de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.

SERVICIOS DE ARCHIVO. Proceso mediante el cual se pone a disposición de

los usuarios la documentación de una entidad, con fines de información.

SIGNATURA TOPOGRAFICA. Numeración correlativa por la que se identifican

todas las unidades de conservación de un depósito.

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS. Programa Especial orientado al logro de

la cooperación interinstitucional de los archivos, a través de planes y
programas para alcanzar objetivos comunes de desarrollo y consolidación del
sector archivístico, coordinado por el Archivo General de la Nación.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL. Listado de series y sus

correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad
administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el
tiempo de permanencia en cada fase de archivo.

Las tablas de retención documental pueden ser generales o específicas de

acuerdo a la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos
administrativos comunes a cualquier institución. Las específicas hacen
referencia a documentos característicos de cada organismo.

TIPO DOCUMENTAL. Unidad Documental Simple.

TIPOLOGIA DOCUMENTAL. Estudio de las diferentes clases de documentos

que pueden distinguirse según su origen y características diplomáticas.
TOMO. Volumen de cierta extensión, en el cual están encuadernados varios
documentos en forma separada y con paginación propia.

TOPONIMIA. Estudio del origen y significación de los nombres propios de un

sitio o lugar.

TRANSCRIPCION. Procedimiento para reproducir con exactitud un documento.

Puede ser textual, facsimilar o actualizada gramaticalmente.

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES. Remisión de los documentos del

archivo de gestión al central y de este al histórico de conformidad con las tablas
de retención documental adoptadas.

UNIDAD ADMINISTRATIVA. Unidad técnico-operativa de una institución.

UNIDAD ARCHIVISTICA. Conjunto de piezas o tipos documentales. Puede ser

unidad archivística, entre otras: un expediente. (Véase expediente).

UNIDAD DE CONSERVACION. Cuerpo que contiene en forma adecuada una

unidad archivística. Pueden ser unidades de conservación entre otras. una
caja, un libro o un tomo.

UNIDAD DOCUMENTAL. Unidad de análisis en los procesos de identificación y

caracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando
está constituida por un sólo documento o compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente.

VALOR ADMINISTRATIVO. Aquel que posee un documento para la

administración que lo originó o para aquella que le sucede, como testimonio de
sus procedimientos y actividades.

VALOR CONTABLE. Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el

conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos
económicos de una entidad pública o privada.

VALOR FISCAL. Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el

tesoro o hacienda pública.

VALOR HISTORICO. (Véase Valor Secundario).

VALOR JURIDICO. Aquel del que se derivan derechos y obligaciones legales

regulados por el derecho común.

VALOR LEGAL. Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio
ante la ley.
VALOR PRIMARIO. Es el que tienen los documentos mientras sirven a la
institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento,
es decir, a los involucrados en el tema o en el asunto.

VALOR SECUNDARIO. Es el que interesa a los investigadores de información

retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los
documentos que tienen este valor se conservan permanentemente.

VALORACION DOCUMENTAL. Proceso por el cual se determinan los valores

primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su
permanencia en las diferentes fases de archivo.

ARTICULO SEGUNDO. Las entidades oficiales deberán adoptar las medidas

necesarias que permitan la aplicación de las disposiciones contenidas en el
presente Reglamento.

ARTICULO TERCERO. El presente acuerdo rige a partir de la fecha de su

publicación en el Diario Oficial y deroga las disposiciones que le sean
contrarias.

PUBLÍQUESE Y CUMPLASE

Dado en Santafé de Bogotá, D.C., a los veintinueve (29) días del mes de
junio de mil novecientos noventa y cuatro (1994).

(Fdo.) Eduardo Gómez Giraldo

Presidente

(Fdo.) Jacqueline Murillo Sánchez

Secretaria