Metodología OSSAD (I).
Fundamentos.
7 diciembre 2008
El método OSSAD (Office Support Systems Analysis and Design) es un método de análisis de
una organización mediante la definición de sus procesos y sus procedimientos.
Este método es el resultado de un proyecto del programa ESPRIT (European Strategic
Programme for Research in Information Technology), que financia la Comunidad Europea de
1985 a 1989 por un equipo multinacional y multidisciplinar de expertos, en su mayoria
Alemanes, Franceses e Italianos.
Este proyecto tenia como objetivo fundamental el proveer a las organizaciones de una
metodología que les permitiera estructurar y organizar su conocimiento.
OSSAD en sus comienzos fué probado en Alemánia, Francia e Italia para posteriormente
expanderse al resto de Europa. Existen numerosas publicaciones que dan ejemplo de como
implementar esta tecnología.
Pilares de la Metodología OSSAD
1. Adaptabilidad
1. El proyecto OSSAD usa una sintáxis y una gramatica própias creada para poder
representar la casuística de cada organización, organizandose alrededor del
problema a tratar.
2. Participación
1. El conocimiento o know-how esta disgregado en la organización depositándose en
los actores que realizan una tarea o actividad dada. OSSAD asegura que el
conocimiento es compartido por la organización.
3. Pragmatismo
1. OSSAD está enfocado a la obtención de los resultados por medio de la aplicación
de la metodología, esto es debido al hecho de que al diseñar un proceso con la
metodología OSSAD, este es susceptible de ser controlado.
4. Experimentación
1. Los procesos descritos mediante esta metodología deben ser llevados a la práctica
para asegurar su correcta implementación, siendo la susceptibilidad de la mejora
un hecho característico y diferencial de esta metodología que además constituye
las bases de lamejora continua y la gestión de la calidad o ciclo de la calidad
5. Iteración.
1. Un procedimiento es repetitivo y puede ser llamado por el mismo o por otro
procedimiento.
6. Agregación y descomposición
1. El sistema de información que da como resultado la implementación de la
metodología OSSAD sobre una organización se organiza en torno a 3 niveles
organizativos, modelo abstracto, descriptivo y prescriptivo. La metodología
OSSAD establece que debe ser posible navegar entre procesos haciendo zoom
entre ellos.
Modelos Organizativos
La metodología OSSAD establece 2 divisiones para dos tipos diferentes de agrupaciones de
modelos organizativos, los modelos que hacen referencia a los procesos y procedimientos y los
modelos que describen los recursos humanos o roles más una base documental (en el gráfico es
la barra en gris)
Mapa de OSSAD
La parte que sustenta todo el referencial OSSAD es la documentación o base documental.
Pirámide de procesos y procedimientos
La pirámide de procesos
Las capas en las que se organizan los procesos y procedimientos de una organización tratan
fundamentalmente de las actividades relacionadas con la ejecución de acciones, esta es una
estructura jerárquica en donde cada capa superior puede agrupar varios de los procesos y
procedimientos de la que le precede, dando cumplimiento a la regla de Agregación y
descomposición.
Modelo abstracto
En esta capa se representan de una manera global las actividades claves de la organización para
la consecución de sus objetivos, su entorno, estructura departamental y los flujos de información
entre ellos.
En esta capa se establece cual es la misión de la organización y como conseguir esta misión.
Gráfico Process de nivel 1
Modelo descriptivo
Representa los recursos humanos y los medios tecnológicos para conseguir los resultados
descritos en el modelo abstracto. Son procedimientos en donde se describen los roles asignados a
cada tarea a realizar,interactuación entre ellos, los recursos utilizados y los flujos de información
entre diferentes entidades, ya sean roles, aplicativos o entidades externas.
Gráfico process de nivel 2
Modelo prescriptivo
Este modelo representa una instrucción de trabajo que permite a un actor dado, realizar sus
funciones para esta actividad de manera atómica, en este modelo se describen los chequeos para
cada paso dado en la realización de la actividad y las acciones correctivas en caso de que la
operación contenga errores.
Gráfico process de nivel 3
Metodología OSSAD (II). Lenguaje gráfico.
26 enero 2010
El método OSSAD es ante todo, una manera estructurada de hacer las cosas, es decir, OSSAD
nos muestra que principios deben estar presentes a la hora de describir una organización y cómo
describir esta, utilizando un lenguaje gráfico.
Lenguaje gráfico
El método OSSAD posee lenguaje capaz de expresar nuestra organización de manera gráfica.
Como lenguaje, cuenta con un vocabulario, una sintáxis y una gramática própias y además, por el
hecho de utilizar un lenguaje estructurado se dota a los procedimientos de unas cualidades,
algunas de ellas son:
Reglas, lógica y estructura
Permite el intercambio de información
Permite la comunicación
Habilita la comparación
Actua sobre la transmisión de conocimiento
El uso del lenguaje gráfico implica un cambio de paradigma puesto que cambiamos la
concepción textual de un proceso o procedimiento por una concepción gráfica que conlleva la
utilización del pensamiento gráfico. Este cambio puede parecer difícil pero si pensamos que el
lenguaje gráfico ha sido y sigue siendo el más utilizado (desde las pinturas rupestres hasta los
iconos de escritorio o las señales de tráfico de nuestros dias) puede que no sólo no nos parezca
un gran cambio sino que además, convendremos en que es una faceta de nuestra comunicación
que ya teniamos interiorizada.
Elementos del lenguaje gráfico OSSAD
VOCABULARIO: El vocabulario está compuesto por una serie de iconos que representan
elementos del referencial de calidad (procedimientos, relaciones, elementos externos, roles,
etc…)
SINTÁSIS: Cuando hablamos de sintáxis, hablamos del significado que adquiere una “frase” o
agrupacion de elementos del vocabulario dependiendo de la posición y relación de los elementos
entre si.
GRAMÁTICA: La gramática es para OSSAD el significado global de un gráfico de proceso
según su sintáxis. Es también la forma en la que los procesos y procedimientos adquieren
significado y nos permiten comprender aquello que es objeto de nuestro estudio.
Logigrama vs. Lenguaje OSSAD
Si bien es cierto que la mayoria de las organizaciones utilizan sistemas de gestión de los
procedimientos basados en texto, también lo es que mucho de estos textos estan acompañados de
diagramas de flujo para facilitar la comprensión del texto y las acciones asociadas a dicho
documento que representa un proceso o procedimiento.
Un logigrama (como a partir de ahora llamaremos a estos “diagramas de flujo”) aportan algunas
ventajas a la documentación de los procesos y procedimientos, como son:
1. Visualización coherente y sintética de la organización
2. Comprensión de los funcionamientos más complejos
3. Mayor implicación el la lectura y en la propagación del documento dado que facilita el
entendimiento del documento de una manera más fácil
Sin embargo, un logigrama tiene varios inconvenientes que están asociados a que, de hecho, el
logigrama fué concebido en sus inicios como un diagrama donde estuviera representada la
dirección (flujo) de la información, dejando de lado, por ejemplo, los roles que intervienen en
ella.
Veamos algunos de los inconvenientes de la utilización de logigramas.
1. Sólo un nivel de abstracción
2. Ningún rol o actor (organización)
3. Ninguna relación cliente/proveedor
4. Representación en varias páginas
5. Falta de uniformidad
6. Exceso de rombos
Conclusión de la utilización de logigramas
El logigrama resume el proceso textual permitiendo comprender algunas parcelas de la
documentación del proceso o procedimiento de lo que se desprende que el logigrama es, en
definitiva, una traducción lineal del texto que no aporta nigún valor añadido ni implementa la
métodología OSSAD.
Conclusión de la utilización del lenguaje OpenOSSAD
En OpenOSSAD, el logigrama es el soporte de redacción de los procesos donde la explicación, si
fuera necesaria, es representada en forma de comentario (simplificación textual). Además, la
ampliación de vocabulario con respecto de los logigramas, hace que tengamos la facultad de
representar de una manera realista los procesos y procedimientos de nuestra empresa.
