CÓDIGO:
MANUAL DE USUARIO PANACEA 11
MODULO DE TURNOS VERSIÓN:
V AGOSTO-2010
Manual de Usuario
MODULO TURNOS
INTRODUCCIÓN
El módulo turnos está diseñado para permitir la administración de espacios de
horario posibles de trabajo y asignación de personal a estos espacios de
turno. Espacios en los cuales posteriormente van a poder se crear agendas
y asignar citas.
Para apoyar la gestión de turnos PANACEA ® cuenta con las opciones de
configuración de especialidades afines, configuración de especialidades para
turno, creación de plantillas de turnos, asignación de personal a turnos,
consultas, bloqueos, desbloqueos, eliminación, inhabilitación y reposición de
turnos.
OBJETIVO
La finalidad del presente manual es describir las características y detalles funcionales
del módulo, para facilitar el correcto uso a todos los usuarios que interactúan con cada
una de las opciones de turnos del sistema PANACEA®.
DIRIGIDO A
Este documento está orientado a técnicos y administradores del sistema, los cuales
son responsables de la parametrización de plantillas de turnos y asignación de personal
a dichas plantillas.
REQUISITOS DEL SISTEMA
Para la versión XX del Sistema en el Modulo glosas, para la interfaz de usuario se
requiere tener instalado:
- Sistema Operativo Windows 2000, XP o superior
- 128 megabytes de memoria RAM o superior
- Procesador Pentium II
- Espacio mínimo en disco duro de 50MB
- Internet Explorer Versión 8 o superior.
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Cargo: Auditor de calidad de (Cargo de quien revisa) (Cargo de quien aprueba)
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TABLA DE CONTENIDO / ÍNDICE
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................ 1
REQUISITOS DEL SISTEMA ......................................................................................... 1
1. GENERALIDADES ........................................................................................................ 4
1.1 Alcance del módulo Turnos ....................................................................... 4
1.2 Generalidades Panacea ............................................................................ 6
2. PRERREQUISITOS .................................................................................................... 20
2.1 Inicio De Sesión .......................................................................................... 20
2.2 Tablas del sistema ...................................................................................... 20
2.3 Sedes ........................................................................................................ 21
2.4 Especialidades ............................................................................................ 21
2.5 Configurar días especiales ............................................................................ 21
2.6 Crear calendario ......................................................................................... 21
2.7 Registrar prestador ..................................................................................... 21
2.8 Crear terceros ............................................................................................ 21
2.9 Crear contrato prestador .............................................................................. 21
2.10 Crear convenios ........................................................................................ 21
2.11 Crear estructura física ................................................................................ 22
2.12 Relacionar estructura física con administrativa .............................................. 22
2.13 Crear usuarios .......................................................................................... 22
3. USO DEL APLICATIVO MODULO TURNOS ....................................................... 23
3.1 Configurar especialidades afines ............................................................... 23
3.2 Configurar especialidades para turno ......................................................... 27
3.3 Crear plantillas de turnos ......................................................................... 35
3.4 Asignar personal a plantillas de turnos ....................................................... 56
3.5 Consultar turnos ..................................................................................... 67
ERRORES FRECUENTES ............................................................................................... 70
PREGUNTAS FRECUENTES.......................................................................................... 72
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1. GENERALIDADES
1.1 Alcance del módulo Turnos
El módulo de turnos se compone de las siguientes funcionalidades:
Configurar especialidades afines: La configuración de especialidades afines
permite definir especialidades similares (análogas) a una especialidad; para
casos en los que se requiera la prestación de un servicio y la especialidad
requerida no se encuentre disponible, se tengan parametrizadas posibles
sustitutas. Ej. Medicina interna / medicina familiar.
Esta opción permite la configuración, consulta, modificación e impresión
(listado) de especialidades afines.
Configurar especialidades para turno: La configuración de especialidades
para turno, permite la definición por ámbito de atención, sede y especialidad de
un mínimo de profesionales requeridos presenciales y disponibles en un turno,
para un rango de fechas determinado y manejar excepciones de dichas
parametrizaciones para días específicos, días especiales, días pos festivos o
fechas particulares.
Esta opción permite la configuración, consulta, modificación e impresión
(listado) de especialidades para turno.
Crear turnos ( plantillas de turnos): Un turno se compone de una plantilla
de turnos y de personal asignado a dicha plantilla; para facilitar el manejo de
turnos el sistema permite crear plantillas de turno, las cuales agrupan
características como: sede para el turno, ámbito del turno, tipo de personal
que maneja el turno ya sea personal asistencial o administrativo, modalidad,
tipo de turno, especialidades para las que aplica el turno, estado activo /
inactivo del turno y los rangos de fechas y horas específicos del turno;
adicionalmente permite definir si dicho turno tiene periodicidad, es decir si el
bloque de horario del turno se repite en el tiempo, ya sea semanal, mensual o
anual.
Esta opción permite la creación, consulta, modificación y eliminación de
plantillas de turno.
Asignar personal a turnos: Para cada una de las plantillas creadas el sistema
permite asignar personal a dicho turno, caracterizando si es por reposición o
emergencia y definir los espacios de estructura física a ocupar en el turno así
como también definir el centro de costos a afectar con dicho turno.
Adicionalmente pueden realizarse restricciones de turnos para convenios o
usuarios del sistema específicos y definir si se requieren recursos de apoyo para
el turno.
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Esta opción permite la creación y consulta de asignación de personal a turnos.
Consultar turnos: A través de esta opción PANACEA permite que se realice la
consulta de los turnos creados, por diferentes criterios como sede, ámbito,
especialidad, rango de fechas, tipo de turno, clase de turno, estado o para un
tercero específico. Desde esta opción también se permite el acceso para Crear
turnos, Modificar turnos, Eliminar turnos, Bloquear / Desbloquear espacios de
tiempo dentro de un turno y Habilitar turnos.
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1.2 Generalidades Panacea
Campo Obligatorio : Dentro de los formularios del sistema de información
PANACEA®, los campos obligatorios se encuentran identificados con un
asterisco de color naranja *, estos deben ser diligenciados en su
totalidad para poder guardar la información registrada en dicho
formulario.
Validación de obligatoriedad y formato: Cuando dentro de un formulario del
aplicativo PANACEA® se omita el registro de un dato definido como
obligatorio, o se registre información inconsistente con el tipo de dato, Ej, la
contraseña al crear un usuario debe contener una mayúscula y no se registra,
el sistema marca el campo con un signo de admiración naranja dentro de un
círculo gris, al acercar el Mouse al símbolo, el sistema indica el detalle de la
validación en un la label aclaratorio.
Confirmación de operaciones: El sistema emite mensajes para ratificar
la realización de las operaciones, para los casos en que ser requiera,
por ejemplo cuando no se puede eliminar por integridad referencial, la
ventana muestra la opción ver detalle, como complemento informativo
del motivo fallido de la operación:
Al pulsar aceptar se cierre la venta de confirmación de la operación.
Tablas Basica: Son utilizadas por otras opciones de Parametrización. En su
mayoría se componen de una descripción y un estado Activo/ Inactivo, y
aunque su frecuencia de consulta por otras opciones del sistema es alta, su
frecuencia de actualización o inserción de información es baja. Son
creadas/alimentadas por el usuario parametrizador / administrador del sistema.
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Tablas Del Sistema: Son tablas la cuales ya contienen datos creados
previamente por el sistemas de informacion de PANACEA®.
Búsquedas: Las opciones donde se permite hacer búsquedas se
encuentran identificadas dentro del sistema PANACEA®. Con un ícono
así:
Manejando dos tipos de búsquedas:
o Simple: Para lo cual se registra dentro del campo mínimo 3
caracteres de la búsqueda a realizar y se pulsa la lupa sencilla, el
criterio de búsqueda simple está definido para cada opción en general
se usa el nombres.
o Avanzada: Permite hacer búsquedas combinando varias
características; al pulsar sobre la lupa que contiene el +, se inicia al
búsqueda avanzada, para cada opción están definidos los diferentes
datos de búsqueda, por cada dato se puede definir el criterios a usar,
el detalle de la búsqueda y la opción de conectores y / o para poder
asociar varios filtros. En la ventana ejemplo se tiene como dato
Clase de tercero, criterio igual, detalle de la búsqueda Otra IPS y
como conector Y.
Cuando se tiene creado el filtro se puede guardar, al pulsar esta opción el
sistema solicita un nombre y con este se podrá volver a hacer búsquedas,
seleccionando el nombre del filtro guardado en búsquedas anteriores.
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Al pulsar buscar el sistema carga el resultado de la búsqueda y al seleccionar
el o los datos y pulsar aceptar se cargan en el formulario desde donde se hizo
el llamado de la búsqueda.
Cancelar: Cuando se pulsa el botón Cancelar , el sistema anula
cualquier acción que se haya realizado y regresa al formulario original
sin guardar cambio alguno.
Justificación: Cuando se realizan modificaciones sobre el sistema, en
algunos casos se requiere registrar justificación del cambio realizado,
para ello el sistema emite una ventana donde permite detallar la
justificación del cambio realizado. Esta podrá ser consultada dentro de
los historiales de modificación.
Mensajes: En el aplicativo PANACEA ®, los mensajes emergentes, se
identifican porque las ventanas tienen como tienen como título”
Mensaje Panacea” y tienen por defecto el foco en el botón aceptar, al
pulsar aceptar se cierra la ventana del mensaje emergente :
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Marcar / desmarcar todo: En el aplicativo PANACEA ®, para los grid en
que se permite hacer selección múltiple, el sistema facilita el
seleccionar o des seleccionar todos los registros en una sola acción ; al
pulsar sobre la primera celda de la columna de check, el sistema marca
o desmarca todos los registros; se visualiza un label que indica la
operación.
Selección
Filtros en grid: En el aplicativo PANACEA ®, para los grid, sobre cada
una de las filas se encuentran las opciones de filtro, el nombre de la
fila corresponde al criterio de búsqueda, Ej. Código; se muestran como
lista desplegable los operadores disponibles según el tipo de dato, Ej.
Igual, diferente, termina con; este se selecciona y se digita en el
campo adyacente el texto (valor) a buscar , el sistema filtra y carga en
el grid los datos que cumplen con el criterio seleccionado:
Filtro
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Pueden usarse varios criterios, sumando a la bú squeda anterior otro
criterio; como se visualiza por ejemplo en la imagen: Primero se realiza
el filtro por el tipo de identificación contiene CC y a los datos
resultados de esta primera búsqueda se aplica filtro por nombre
completo contiene ar; por tanto los resultados visualizados cumplen
con la suma de los dos criterios.
Presentación de informes: Dentro del sistema PANACEA ®, se tiene la
opción en algunas de las ventanas de visualizar listados a manera de
informes.
Al pulsar el botón cuando se tiene un solo informe como opción,
el sistema genera el listado de la información solicitada; si para esa opción de
menú se encuentra más de una posibilidad de informe, el sistema presenta las
opciones para seleccionar la requerida:
Luego de tener el informe requerido seleccionado se pulsa generar para
visualizar la información correspondiente:
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Un informe está integrado por 3 partes: Encabezado, cuerpo y pie.
Si existen adicionalmente opciones de agrupación de la información, previo a la
visualización, el sistema permite definir estos criterios, Ej. presentar la
información por convenio:
Al marcar los criterios requeridos y pulsar ver reporte, se visualiza la información
como se describió anteriormente.
Nota: Los tipos de informes a visualizar, las opciones de agrupación y la
obligatoriedad de los mismos están definidos por cada opción del sistema ( ver
cada uno de los manuales).
Encabezado: En la parte superior de la ventana donde se muestra el informe se
tienen las acciones: avanzar / retroceder entre páginas, aumentar / disminuir el
tamaño de la visualización, buscar, exportar, actualizar, imprimir.
o avanzar / retroceder entre páginas: Cuando la cantidad de resultados
mostrados en el informe superan el tamaño de una ventana, el sistema
los muestra paginados; brindando la opción de desplazamiento entre
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páginas, ya sea una a una con los botones de flecha simple o
permitiendo ir al primer o último registro con la opción correspondiente a
primera o última página:
o aumentar / disminuir el tamaño de la visualización: Se brinda la opción
de aumentar o disminuir el tamaño de presentación de la información en
pantalla por medio de porcentajes que van desde el 10 % hasta el
500%. Por defecto los informes se muestran en 100%.
o Buscar: Esta opción permite hacer búsquedas dentro de los registros del
informe, para ello se debe relacionar parte del texto a ubicar y luego
pulsar buscar; teniendo ubicada una coincidencia, la opción buscar
siguiente, permite saldar a la siguiente coincidencia.
o Exportar: La información del informe presentada en pantalla puede ser
llevada a diversos formato, las posibilidades son: XML, PDF, HTML,
Excel, TIFF y Word.
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o Actualizar: Esta opción permite refrescar la información que se visualiza
en pantalla.
o Imprimir:
Esta opción lleva a la ventana de diálogo habitual del sistema operativo
para realizar impresiones:
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Nota: El manejo de las impresoras no es administrado por PANACEA,
sino por el sistema operativo de cada estación de trabajo, dando al
usuario la flexibilidad de establecer los parámetros predeterminados de
impresión, o cambiar de impresora en el momento que lo requiera.
Es posible que para que se visualicen las impresoras configuradas, el
sistema solicite se instale un control ActiveX:
Debe realizarse la instalación para un correcto funcionamiento de la
opción imprimir.
Como parte del encabezado se encuentra una sección donde se visualiza el
nombre del informe generado e información de la IPS, como nombre, de número
de identificación, slogan, dirección y teléfono de ubicación:
Cuerpo: Dentro del cuerpo se visualiza el detalle del informe, en los casos en
que aplica la información puede contraerse o expandirse para ver detalle, por
defecto el sistema muestra la opción expandida:
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Pie: En la parte inferior del informe se visualiza la fecha y hora de generación,
usuario que lo genera, sede, equipo desde donde se genera, número de páginas
del informe usando el formato del número de página con respecto al total de
páginas ( m de n):
o Autocompletar en combos: Para facilitar la selección en combos
simples, el sistema tiene la función de autocompletar, cuando se inicial
la escritura de una palabra en el combo, el sistema va realizando filtro
de las opciones con coincidencias, mostrándolas como primera opción.
o Registro de fechas en el aplicativo PANACEA ®: En los campos donde
se requiere registrar fechas puede realizarse seleccionando esta del
calendario que se muestra en el campo, o puede digitarse la fecha en el
campo usando formato dd-mm-aaaa (dd/mm/aaaa). El calendario tiene
como opciones el ir al día de hoy, el limpiar la selecció n y permite
desplazarse mes a mes o año a año pulsando la flecha simple a
izquierda para ir al mes anterior, flecha simple a derecha para ir al mes
siguiente y flecha doble a izquierda para ir al año anterior, flecha doble
a derecha para ir al año siguiente:
Desplazamiento entre
meses o años
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El calendario solo tendrá habilitadas las fechas posibles a asignar, por ejemplo,
si para un campo la fecha no puede ser menor a la actual, los días anteriores
estarán deshabilitados.
Para el registro de horas dentro del aplicativo se tiene un campo como el que
se visualiza en la imagen:
Este maneja el formato de hora am / pm y por defecto el sistema muestra para
la hora las 12:00 am.
Si se desea definir una hora, esta puede digitarse dentro del control detallando
horas, minutos y en el formato de hora la característica am / pm requerida; o
por medio de las fechas de desplazamiento (arriba / abajo) aumentar o
disminuir uno a uno las horas o minutos, dependiendo de la ubicación del
cursor; si se encuentra antes de los dos puntos modifica la hora, si se encuentra
entre los dos puntos y el inicio del formato de hora se modifican los minutos y si
se encuentra ubicado en el formato de hora pasa de am a pm y viceversa.
o Registro de rangos de edad en el aplicativo PANACEA ®: En las opciones donde
se requiriere el registro de rangos de fechas de aplicación se visualiza una
ventana para registrar grupos y condiciones:
Para iniciar la parametrización debe pulsarse el botón en este
momento se habilita la parte superior de la ventana para permitir el registro de
una condición, para lo cual se debe definir el criterio, la edad, la unidad de
medida de la edad y el conector:
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Las opciones posibles del campo criterio son: Igual, mayor, mayor o igual,
menor, menor o igual; debe seleccionarse una.
En el campo edad debe registrarse la edad para la cual aplica la condición, el
valor máximo definido en el sistema es 150.
En el campo unidad de medida de la edad de la edad se muestran las opciones
años, meses y días, seleccione la unidad de medida para la condición que está
creando.
En el campo conector las opciones válidas son: Y / O / Ninguno, si desea cerrar el
grupo, es decir no adicionar más condiciones use el conector ninguno.
Si desea adicionar otra condición al grupo seleccione el conector dependiendo si
se quiere que las condiciones sean incluyentes es decir que se requiera que se
cumplan ambas, en ese caso la opción es Y, si se quiere que aplique una
cualquiera de las dos condiciones seleccione el conector O.
Cuando se tenga definida la condición al pulsar el botón
Así la condición quedará registrada en el grid inferior:
En este se visualizan adicionalmente a la información registrada las columnas,
número grupos y número condición, las cuales identifican la cantidad de grupos
creados y las condiciones adicionadas en cada grupo.
Si el conector usado fue ninguno, se da cierre al grupo, no se permite agregar
otra condición a este.
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Si el conector selecciona fue Y / O al seleccionar la condición en el grid, se
habilita el botón
Al pulsarlo se habilita la sección superior para crear la nueva condición de la
misma forma en que se ha descrito anteriormente; se muestran bloqueados los
campos unidad de medida, este refleja la unidad seleccionada en la condición
anterior, es decir que para el grupo se maneja la misma unidad de medida de la
edad y el conector ya que como esta condición cierra el grupo está por defecto en
ninguno.
Para evitar conflictos de cruces de rangos de edad, solo se podrán colocar
máximo 2 condicionantes por grupo.
Se realiza validación entre las edades en un grupo para que no se repita la edad,
si existen se informa y no permite agregar.
Para crear un nuevo grupo se repiten los pasos anteriores
Al crear un nuevo grupo se valida que la edad no esté contenida en otro grupo, si
lo está informa y no permite la creación.
Para editar se selecciona el registro del grid, en este momento se carga la
información en la parte superior y permite modificar.
Al editar un grupo completo, si el operador es ninguno, este no se podrá cambiar.
Si el operador es Y/O no se podrá cambiar a ninguno, se podrán cambiar entre
ellos (de Y a O y de O a Y)
Para borrar, se selecciona el registro que se desea borrar y se pulsa la opción
suprimir del teclado ( tecla supr / delete) , en este momento el sistema emite
el mensaje de confirmación:
Al pulsar cancelar, no se lleva acabo la operación de eliminación del registro. Si
se confirma la operación con el botón aceptar, el registro es eliminado del grid.
Al borrar una condición, si es la que posee el ninguno como conector se pregunta
si se desea cerrar el grupo si es así, se coloca ninguno a la condición que queda,
sino se permite adicionar una nueva condición como se describió anteriormente.
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Para los casos en que adicional a la definición de rango de edad se registra un
dato adicional, por ejemplo una puntuación, este campo o campos se habilitarán
hasta que el grupo esté cerrado.
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2. PRERREQUISITOS
2.1 Inicio De Sesión
Cuando se requiera hacer uso del sistema de información PANACEA®, el usuario debe
autenticarse con su respectivo nombre de usuario y contraseña, para tener acceso al
sistema y poder hacer uso de este módulo, es importante tener en cuenta que las
acciones a realizar por el usuario están definidas por la asignación de permisos. (Ver
manual de seguridad, crear perfiles sección 3.1).
2.2 Tablas del sistema
Se requieren las tablas del sistema:
Ámbitos: Ambulatorio / hospitalario / urgencias
Clase de turno: Personal asitencial – prestador de servicios de salud / Personal
administrativo
Modalidad del turno : Los valores que se visualizan dependen del ámbito así:
AMBITO Modalidad del turno
Ambulatorio Programado
Hospitalario Programado
Múltiple
Urgencias Programado
Múltiple
Tipo de turno : Los valores que se visualizan dependen del ámbito así:
AMBITO Tipo de turno
Ambulatorio Consulta
Cirugías
Hospitalario Cirugías
Hospitalización
Urgencias Consulta
Cirugías
Triage
Observación
Prioritaria
Hospitalización
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2.3 Sedes
Para el módulo turnos se requiere tener sedes creadas y activas (Ver manual
parametrización, crear sedes sección 3.15)
2.4 Especialidades
Para el módulo turnos se requiere tener especialidades / subespecialidades creadas y
activas (Ver manual parametrización, crear especialidades sección 3.11)
2.5 Configurar días especiales
Para el módulo turnos se tiene como prerrequisito opcional el tener configurados días
especiales para el país donde se encuentran las sedes (Ver manual parametrización,
configurar días especiales sección 3.7)
2.6 Crear calendario
Para el módulo turnos se requiere tener definido el calendario para el país donde se
encuentran las sedes (Ver manual parametrización, crear calendario sección 3.6)
2.7 Registrar prestador
Para el módulo turnos se requiere tener registrados prestadores, activos y aprobados
como prestadores y como terceros (Ver manual contratos Registrar prestadores
sección 3.5)
2.8 Crear terceros
Para el módulo turnos se requiere tener creados terceros de clases personal
asistencial, prestador de servicios de salud, personal administrativo (opcional), los
terceros deben estar activos y aprobados (Ver manual parametrización Crear terceros
sección 3.14)
2.9 Crear contrato prestador
Para el módulo turnos se requiere tener creado por lo menos un contrato para el
prestador a asignar que esté vigente y activo; que maneje las sedes para las que
aplica el turno o no tenga restricción por sede y marcada la forma de liquidación por
disponibilidad para turnos de disponibilidad (Ver manual contratos, crear contrato
prestadores sección 3.7)
2.10 Crear convenios
Para el módulo turnos se requiere tener creados convenios (Ver manual convenios,
crear convenios sección 3.1)
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Nombre: Angela Parra (Nombre de quien revisa) (Nombre de quien aprueba)
Cargo: Auditor de calidad de (Cargo de quien revisa) (Cargo de quien aprueba)
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2.11 Crear estructura física
Para el módulo turnos se requiere tener creada estructura física para las sedes (Ver
manual parametrización, crear estructura física sección 3.24)
2.12 Relacionar estructura física con administrativa
Para el módulo turnos se requiere relacionada estructura física con administrativa (Ver
manual costos, Relacionar estructura física con administrativa sección XX)
2.13 Crear usuarios
Para el módulo turnos se tiene como prerrequisito de forma opcional tener creados
usuarios para realizar excepciones al turno (Ver manual seguridad, crear usuarios
sección 3.3)
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Nombre: Angela Parra (Nombre de quien revisa) (Nombre de quien aprueba)
Cargo: Auditor de calidad de (Cargo de quien revisa) (Cargo de quien aprueba)
producto Senior
Fecha: 18 de agosto de 2010 (Diciembre de 2009) (Diciembre de 2009)
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3. USO DEL APLICATIVO MODULO TURNOS
A continuación se detalla cada una de las opciones del módulo turnos:
3.1 Configurar especialidades afines
Configurar especialidades afines:
RUTA: Menú Asistencial Turnos Configurar especialidades afines
menú
opción
Al ingresar a la opción procedimientos de glosas, se visualiza el grid inicial con
las columnas nombre, glosas generadas, glosas recibidas y estado.
Se encuentran como opciones en esta ventana, representadas en botones de
acción: guardar, cancelar e informes.
Al ingresar a la opción de configurar especialidades afines se visualizan dos
secciones, la primera llamada especialidades, dentro de esta se muestran a
manera de árbol jerárquico las especialidades / subespecialidades creadas y
activas en el sistema; para realizar la configuración de especialidades afines,
se debe seleccionar en este árbol una única especialidad ó subespecialidad, a
está será a la que se le podrán configurar afines.
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Nombre: Angela Parra (Nombre de quien revisa) (Nombre de quien aprueba)
Cargo: Auditor de calidad de (Cargo de quien revisa) (Cargo de quien aprueba)
producto Senior
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Cuando se selecciona la especialidad, en la sección de la derecha, llamada
especialidades afines, se muestran las especialidades y subespecialidades
activas permitiendo marcar las especialidades afines, la especialidad marcada
en la primera sección no se encuentra disponible para ser seleccionada en la
segunda sección, ya que una especialidad no puede ser afín de si misma.
Selección
Al pulsar se registra la información en el sistema, guardando
la relación de especialidades afines.
Para facilitar la localización de especialidades dentro del árbol, sobre cada
una de las secciones se encuentra la opción de búsqueda, esta tiene como
criterios excluyentes de búsqueda el código o el nombre. Para hacer uso
de este buscador se selecciona el criterio de búsqueda y se relaciona en el
campo como mínimo 3 caracteres se pulsa la lupa, el sistema recorre el
árbol y se ubica sobre la primera coincidencia.
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Nombre: Angela Parra (Nombre de quien revisa) (Nombre de quien aprueba)
Cargo: Auditor de calidad de (Cargo de quien revisa) (Cargo de quien aprueba)
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Las flechas de desplazamiento permiten seguir recorriendo el
árbol en busca de otras coincidencias para la misma búsqueda.
Cuando no se encuentran coincidencias en la búsqueda, o cuando para una
búsqueda se recorrió el árbol y ya no se encuentran más coincidencias, el
sistema emite mensaje informativo: “No se encontró ningún elemento”
Cuando se realiza el proceso de guardado el sistema valida que para la
especialidad / subespecialidad seleccionada se haya marcado mínimo una
afín, sino es así, lo informa y no permite guardar:
Si la información está completa, al pulsar guardar el sistema informa el guardado
con éxito, como se describe en la sección 1.2 generalidades PANACEA,
confirmación de operaciones del presente documento.
El botón ejecuta las acciones descritas en la sección 1.2
generalidades PANACEA, cancelar del presente documento.
Consultar Configuraciones de especialidades afines: Para realizar la consulta
de las especialidades / subespecialidades marcadas como afines a una
especialidad / subespecialidad; se selecciona esta en la primera sección y el
sistema en la sección especialidades afines muestra los registros
parametrizados como afines a la especialidad / subespecialidad seleccionada.
Modificar / Eliminar configuraciones de especialidades afines: La edición de la
parametrización de especialidades / subespecialidades afines, se realiza de
forma similar a la creación, seleccionado un registro se visualiza en la sección
especialidades afines las que están marcadas con check; pueden desmarcarse
o marcarse especialidades / subespecialidades; se incluye en esta sección el
eliminar, ya que si se quiere quitar una relación afín, se desmarca la
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Cargo: Auditor de calidad de (Cargo de quien revisa) (Cargo de quien aprueba)
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especialidad / subespecialidad a la que se quiere quitar la relación. Se
almacenan las modificaciones Al pulsar guardar.
Generar informe de especialidades / subespecialidades afines (Imprimir ) : Al
pulsar el botón el sistema genera el listado de especialidades /
subespecialidades configuradas, con sus respectivas especialidades
/ subespecialidades afines, la funcionalidad es la descrita en la sección
generalidades panacea ( Ver sección 1.2 del presente documento)
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3.2 Configurar especialidades para turno
Configurar especialidades para turno:
RUTA: Menú Asistencial Turnos Configurar especialidades para turno
menú
opción
Al ingresar a la opción configurar especialidades para turno, se visualiza el grid
inicial con las columnas Tipo de atención, sede, especialidad, fecha inicio,
fecha fin, mínimo profesionales presenciales y mínimo profesionales
disponibles.
Se encuentra como opción en esta ventana, representada en botón de acción:
Nuevo.
Para realizar una nueva configuración de especialidades para turno se pulsa el
botón
En este momento se muestra la ventana con el formulario para realizar la
parametrización, donde se visualizan como opciones guardar y cancelar:
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Cargo: Auditor de calidad de (Cargo de quien revisa) (Cargo de quien aprueba)
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Para iniciar la configuración es necesario seleccionar un ámbito de atención, al
pulsar sobre el campo, el sistema muestra a manera de lista desplegable de
selección única las opciones: Ambulatorio, Hospitalario y Urgencias.
En este momento se muestran las sedes (propias y externas) que están
activas y para las que aplica el ámbito previamente seleccionado (Ver manual
parametrización, crear sedes sección 3.15). Para seleccionar la sede se
selecciona la fila en el grid, esta se remarca en color gris:
Selección
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La selección de la sede es única, ya que a partir de la sede seleccionada el
sistema carga las especialidades / subespecialidades activas que se
encuentran habilitadas en la dicha sede. (Ver manual parametrización, crear
sedes sección 3.15 y crear especialidades sección 3.11).
Se muestran las especialidades y subespecialidades a manera de árbol
jerárquico, permitiendo marcar uno o varios registros, las especialidades /
subespecialidades marcadas son aquellas que se van a parametrizar para el
turno:
Para el ámbito, sede y especialidades seleccionadas, el sistema permite definir
fecha, hora de aplicación de la parametrización, para ello se puede registrar o
seleccionar la fecha inicial y final y registrar hora inicial y final como parte de
la configuración ( ver generalidades panacea, sección 1.2 del presente
documento):
y número
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El rango de fechas y horas ingresadas es validado con respecto al horario
configurado para la sede (Ver manual parametrización, crear sedes sección
3.15), si no se encuentra incluido se genera el mensaje de validación:
Para completar la parametrización de las especialidades para turno, es
necesario definir la cantidad mínima de profesionales que se requieren de
forma presencial y la cantidad mínima de profesionales que se requieren de
forma disponible, para ello se debe registrar la información en los campos
correspondientes:
Adicional a la configuración básica el sistema permite registrar excepciones
para lo cual se visualizan las opciones de excepción disponibles para las
cantidades mínimas definidas (no excluyentes): día, pos-festivo, día especial
o fecha específica
o Excepciones para días: Para realizar la configuración de excepciones por días,
se ingresa a la pestaña correspondiente; en la cual se visualizan los días de la
semana, para el día en que se requiera generar excepción se marca el check
correspondiente de la primera columna y al pulsar doble clic sobre cada una
de las celdas mínimo presencial y mínimo disponible es posible registrar los
valores que aplicarán para el día marcado:
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o Excepciones por fecha: Para realizar la configuración de excepciones por
fecha, se ingresa a la pestaña correspondiente; en la cual se visualiza un grid
de edición en línea con una primera fila vacía, al pulsar doble clic sobre cada
una de las celdas: fecha, mínimo presencial y mínimo disponible es posible
registrar la información, el registro de fecha se realiza según lo descrito en la
sección generalidades panacea ( Ver sección 1.2 del presente documento):
Nueva Fila
Al perder el foco de la fila en que se está trabajando el sistema coloca una fila
vacía automáticamente para permitir registrar más de una excepción, las filas
vacías se eliminan al guardar.
Si se desea eliminar una fila se excepción por fecha se selecciona el registro
que se desea borrar y se pulsa la opción suprimir del teclado ( tecla supr /
delete) , en este momento el sistema emite el mensaje de confirmación:
Al pulsar cancelar, no se lleva acabo la operación de eliminación del registro.
Si se confirma la operación con el botón aceptar, el registro es eliminado del
grid de excepciones.
o Excepción para día especial o pos - festivo: Para realizar la configuración de
excepciones para días especiales o pos - festivos, se ingresa a la pestaña
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correspondiente, en la cual se visualizan los campos mínimo presencial y
mínimo disponible, dentro de los cuales se puede registrar la excepción:
Al pulsar se registra la información en el sistema; como el
ámbito, la selección de sede, especialidades / subespecialidades ( mínimo
una) y el registro de mínimo presencial y mínimo disponible son datos
obligatorios, si no se encuentran registrados el sistema, se emiten los
mensajes de validación correspondientes o se indica con la marcación en el
campo como se detalló en las generalidades panacea (ver sección 1.2
generalidades panacea, validación de obligatoriedad y formato del presente
documento):
Si la información está completa, al pulsar guardar el sistema informa el
guardado con éxito, como se describe en la sección generalidades PANACEA,
(ver sección 1.2 generalidades, confirmación de operaciones del presente
documento).
Para configurar otro ámbito, especialidad, sede, fecha u hora, debe realizar los
mismos pasos descritos para la creación.
El botón ejecuta las acciones descritas en la sección
generalidades PANACEA, cancelar del presente documento. (Ver sección 1.2
generalidades panacea, cancelar).
Consultar configuraciones de especialidades para turno: Al ingresar a la
opción en el sistema se visualiza el grid inicial, para consultar las
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parametrizaciones previas es necesario hacer filtro por el ámbito y la sede
(Ver sección 1.2 generalidades panacea, filtros en grid):
De esta forma se visualiza el grid con el tipo de atención, sede, especialidad,
rango de fecha hora y la parametrización de mínimo presencial y mínimo
disponible.
Si al parametrizar se seleccionaron varias especialidades / subespecialidades,
por cada una de ellas se genera una fila en el grid inicial:
En el grid donde se visualizan las especialidades configuradas se encuentra la
opción ver, al pulsar sobre ella se despliega el formulario con la información
detallada.
Cuando se ingresa por la opción ver se visualiza en el formulario el botón
cancelar, al pulsarlo se redirecciona a la ventana inicial de configurar
especialidades para turno.
Modificar configuraciones de especialidades para turno: Para realizar las
modificaciones a un registro previamente parametrizado, se realiza la
búsqueda del registro ( ver sección 3.2 configurar especialidades para turno,
consultar configuraciones) ; cuando se muestran los resultados de la consulta
en el grid se visualiza la opción editar; al pulsarla se ingresa al formulario con
la información parametrizada en modo de edición; los campos ámbito, sede y
especialidad no pueden modificarse, ya que estos son los que definen en sí la
configuración.
Es posible cambiar las fechas y horas de aplicación de la configuración,
también la cantidad mínima presencial y disponible; también es posible
realizar adición o eliminaciones de excepciones o cambiar la información
específica de una excepción.
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Al pulsar se almacenan las modificaciones realizadas, el
sistema realiza las mismas validaciones descritas en la creación (ver sección 3.2
configurar especialidades para turno, crear).
Eliminar configuraciones de especialidades para turno : Para realizar la
eliminación de un registro previamente parametrizado, se realiza la búsqueda
del registro ( ver sección 3.2 configurar especialidades para turno, consultar
configuraciones) ; cuando se muestran los resultados de la consulta en el grid
se selecciona el registro que se desea borrar y se pulsa la opción suprimir del
teclado ( tecla supr / delete) , en este momento el sistema emite el mensaje
de confirmación:
Al pulsar cancelar, no se lleva acabo la operación de eliminación del registro. Si
se confirma la operación con el botón aceptar, el registro es eliminado del grid;
en este momento el sistema emite el mensaje de confirmación como se
describe en la las generalidades PANACEA, ( ver sección 1,2 generalidades
panacea, confirmación de operaciones del presente documento).
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3.3 Crear plantillas de turnos
Crear plantillas de turnos:
RUTA: Menú Asistencial Turnos Crear plantillas de turnos nuevo
menú
opción
Al ingresar a crear plantillas de turnos, se visualiza el grid inicial con las
columnas nombre, clase de turno, clase de tercero, reposición y contingencia;
adicionalmente por cada fila se tiene la opción para asignar personal a turnos.
Se encuentra como opción en esta ventana, representada en botón de acción:
Nuevo.
Para crear una nueva plantilla para turno se pulsa el botón
En este momento se despliega la ventana con el formulario para realizar la
parametrización, donde se visualizan como opciones guardar, turno y
cancelar:
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MODULO DE TURNOS VERSIÓN:
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Para iniciar la configuración es necesario seleccionar un ámbito de atención, al
pulsar sobre el campo, el sistema muestra a manera de lista desplegable de
selección única las opciones: Ambulatorio, Hospitalario y Urgencias.
Para iniciar la creación de la plantilla de turnos el sistema permite registrar el
nombre que identificará la plantilla y es necesario seleccionar la clase de turno
que se va a crear; las opciones disponibles son presencial o de disponibilidad,
la selección es única:
Después de realizada la selección de la clase de turno, el sistema habilita el
campo clase de tercero, es necesario realizar la selección de la clase de
tercero para el cual aplica el turno que se está creando, las opciones posibles
son: Personal asistencial – Prestador de servicios de salud y personal
administrativo; la selección es única:
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o Si la clase seleccionada es Personal asistencial – Prestador de servicios de
salud:
Se muestran los ámbitos de atención: ambulatorio, hospitalario, urgencias,
para que se seleccione el ámbito para el que aplica el turno; la selección de
ámbito es única.
Cuando se hace la selección del ámbito de atención, se habilita la modalidad y
el tipo de turno, los datos mostrados para modalidad y tipo de turno dependen
del ámbito seleccionado como se describe en la sección prerrequisitos. (Ver
sección 2.2 prerrequisitos, tablas del sistema del presente documento).
Es necesario seleccionar la modalidad de turno, la marcación es única;
dependiendo de esta selección se permite marcar tipo de turno así: si se elige
modalidad programado, la selección del tipo de turno es única; si la selección
de la modalidad es múltiple es posible seleccionar más de un tipo de turno.
Deben entonces marcarse modalidad y tipo de turno para configurar
correctamente la plantilla de turnos.
Paras tipo de turno presencial, se muestran las especialidades y
subespecialidades a manera de árbol jerárquico que estén activas y las cuales
hayan sido configuradas para turno en el ámbito seleccionado (Ver sección
3.2 configurar especialidades para turno, del presente documento), las
especialidades / subespecialidades marcadas son aquellas para las que aplica
el turno, puede marcar una o varias:
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Si el tipo de turno de disponibilidad para mostrar las especialidades /
subespecialidades adicionalmente a las validaciones anteriores sólo carga las
que estén marcadas como requiere disponibilidad (Ver manual
parametrización, crear especialidades sección 3.11)
La selección de la o las especialidades / subespecialidades a las que aplica el
turno se realiza marcando el check correspondiente en el árbol:
En este momento se muestran las sedes (propias y externas) que están
activas, para las que aplica el ámbito previamente seleccionado y tienen
habilitadas las especialidades marcadas, es importante tener en cuenta que si
se marcan varias especialidades / subespecialidades muestra las sedes que
tengan en común todas las especialidades / subespecialidades seleccionadas,
(Ver manual parametrización, crear sedes sección 3.15); La selección de la o
las sedes a las que aplica el turno se realiza marcando el check
correspondiente en el grid, puede marcarse una o varias:
Selección
Al seleccionar la fila correspondiente a cada sede en el grid , se muestra junto
a las especialidades a manera informativa, la parametrización realizada en
configurar especialidades para turno, para la sede, ámbito y especialidad
seleccionada, detallando el mínimo de profesionales requeridos presenciales y
disponibles y el rango de en que aplica la configuración (Ver Configurar
Especialidades para Turno, sección 3.2 del presente documento),
adicionalmente muestra la cantidad de profesionales con turno asignado para
esos mismos criterios ( Ver asignar personal al turno, sección 3.4 del presente
documento).
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Si la clase de tercero seleccionada es personal Administrativo: No se habilitan
los campos ámbito, modalidad, tipo de turno, ni especialidades y se muestran
todas las sedes propias y externas activas (Ver manual parametrización, crear
sedes sección 3.15). ); La selección de la o las sedes a las que aplica el turno
se realiza marcando el check correspondiente en el grid, puede marcarse una
o varias.
Nota: Las sedes que se muestran al crear plantillas de turnos están filtradas
por país, es decir que corresponden a sedes con ubicación en el mismo país
de la sede seleccionada al iniciar sesión.
El grid de sedes tiene las opciones de filtro por código, nombre, regional,
sucursal y tipo; la forma de realización de filtros se describe en las
generalidades (Ver sección 1.2 generalidades panacea, filtros en grid.
Para cualquiera de las clases de tercero, ya sea personal asistencial –
prestador de servicios de salud o para personal asistencial; al seleccionar la o
las sedes para las que aplica el turno, se habilita el botón
Adicionalmente se muestra el calendario, ubicado en el día actual, donde se
diferencian en color los días feriados y festivos parametrizados para el país de
la sede. (Ver manual de parametrización, sección crear calendario);el
calendario permite el desplazamiento entre meses y años descrito en la
sección generalidades (Ver sección 1.2 generalidades panacea, registro de
fechas del presente documento)
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Al pulsar el botón turno se despliega la ventana que permite realizar la
definición del turno; en l a cual se visualizan como opciones en forma de botón
las operaciones aceptar y cancelar.
por defecto muestra como fecha inicial y final el día seleccionado en el
calendario; es decir que si no se selecciona uno diferente, se visualiza la fecha
actual y en los campos hora muestra como hora inicial la hora actual y como
hora final media hora más que la anterior; el campo estado se muestra por
defecto inhabilitado:
Un turno puede definirse sin periodicidad o con periodicidad semanal, mensual
o anual.
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o Turnos sin periodicidad: Para realizar la parametrización de un turno sin
periodicidad, deben definirse las fechas en las que aplica el turno y el rango
de horas de duración del turno cada día; el registro de fecha inicial, final y
rango de horas se realiza de la forma en que se detalla en generalidades
panacea (Ver sección 1.2 generalidades panacea, registro de fechas del
presente documento).
Para el rango de horas definido el sistema calcula la duración en minutos y la
muestra en el campo correspondiente:
Esta duración representa el bloque de tiempo en minutos para un día de
turno, independientemente de las fechas en que aplica el turno; por ejemplo
si se define un turno entre el 02/07/2010 a 05/07/2010 con un rango de
horas de 2:00 a 4:00 pm, la duración del turno diario es de 120 minutos y se
repetirá por 3 días el mismo bloque de tiempo.
Como alternativa se tiene el registrar la duración en minutos y el sistema
suma este valor a la hora inicial y calcula entonces la hora final del turno.
Dentro de la ventana se encuentra la opción de marcación de periodicidad,
por defecto está desmarcada; si el turno a crear no maneja periodicidad debe
entonces dejarse sin check.
Por último se debe definir el estado del turno que se está creando, las
opciones válidas son: Habilitado e inhabilitado, la selección es única:
Con estas características ya se encuentra definido el turno sin periodicidad.
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V AGOSTO-2010
Es posible también parametrizar turnos con periodicidad definida de forma
semanal, mensual y anual.
o Turnos con periodicidad semanal: Para realizar la parametrización de un turno
con periodicidad semanal, deben definirse las fechas y horas de duración del
turno y el estado como se describe en la creación del turno sin periodicidad;
dentro de la ventana se encuentra la opción de marcación de periodicidad, por
defecto está desmarcada debe entonces marcarse con check el manejo de
periodicidad:
Al marcar el manejo de periodicidad se habilitan las opciones: semanal,
mensual y anual; en este caso debe seleccionarse semanal:
Para definir un turno con periodicidad semanal debe definirse cada cuantas
semanas se repite el turno:
Y seleccionar el o los días en que se realiza la repetición del turno, para ello se
muestran los días de la semana con un campo check para que este sea
marcado para los días en que se repite el turno:
o Turnos con periodicidad mensual: Para realizar la parametrización de un turno
con periodicidad mensual, deben definirse las fechas y horas de duración del
turno y el estado como se describe en la creación del turno sin periodicidad ;
dentro de la ventana se encuentra la opción de marcación de periodicidad, por
defecto está desmarcada debe entonces marcarse con check el manejo de
periodicidad:
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Cargo: Auditor de calidad de (Cargo de quien revisa) (Cargo de quien aprueba)
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MODULO DE TURNOS VERSIÓN:
V AGOSTO-2010
Al marcar el manejo de periodicidad se habilitan las opciones: semanal,
mensual y anual; en este caso debe seleccionarse mensual:
El turno con periodicidad mensual puede definirse para un día específico del
mes cada cierta cantidad de meses (ejemplo los 10 de cada 2 meses):
O para uno de los días de la semana; en este caso en el primer combo se
visualizan como opciones: El primero, segundo, tercero cuarto o último; debe
seleccionarse uno y para el segundo combo se visualizan los días de la
semana, debe también seleccionarse uno y de definirse cada cuantos meses
se realiza la repetición:
Como estas dos opciones son excluyentes al seleccionar una se inhabilita la
otra inmediatamente.
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Nombre: Angela Parra (Nombre de quien revisa) (Nombre de quien aprueba)
Cargo: Auditor de calidad de (Cargo de quien revisa) (Cargo de quien aprueba)
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MODULO DE TURNOS VERSIÓN:
V AGOSTO-2010
o Turnos con periodicidad anual: Para realizar la parametrización de un turno con
periodicidad anual, deben definirse las fechas y horas de duración del turno y el
estado como se describe en la creación del turno sin periodicidad ; dentro de la
ventana se encuentra la opción de marcación de periodicidad, por defecto está
desmarcada debe entonces marcarse con check el manejo de periodicidad:
Al marcar el manejo de periodicidad se habilitan las opciones: semanal,
mensual y anual; en este caso debe seleccionarse anual:
El turno con periodicidad anual puede definirse para un día específico del mes
(ejemplo el 10 de febrero):
O para uno de los días de la semana para un mes específico; en este caso en
el primer combo se visualizan como opciones: El primero, segundo, tercero
cuarto o último; debe seleccionarse uno, para el segundo combo se visualizan
los días de la semana, debe también seleccionarse uno y para el tercer combo
se visualizan los meses del año, debe seleccionarse para definir la repetición:
Como estas dos opciones son excluyentes al seleccionar una se inhabilita la
otra inmediatamente.
Cuando el turno se marca con manejo de periodicidad ya sea semanal,
mensual o anual se inhabilita el campo fecha fin ya esta se establece con la
definición de las repeticiones, las opciones posibles son finalizar después de x
número de repeticiones o finalizar en una fecha específica; estas opciones son
excluyentes por tanto al seleccionar una la otra se inhabilita inmediatamente,
debe entonces definirse una de las dos opciones:
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MODULO DE TURNOS VERSIÓN:
V AGOSTO-2010
Con estas características ya se encuentra definido el turno para periodicidad
semanal, mensual o anual.
Al pulsar aceptar, se realizan validaciones de consistencia del turno a asignar:
o Validación de datos obligatorios completos: Los campos nombre de la
plantilla, clase de turno, clase de tercero, sede y definición de turno son
obligatorios, si al guardar falta alguno de estos datos, no se permite
guardar, junto a los campos faltantes se visualiza el ícono informativo,
como se describe en la sección generalidades panacea ( Ver sección 1.2
generalidades panacea, validación de obligatoriedad y formato) o se
emiten los mensajes de validación correspondientes:
o Validación del rango de fechas de aplicación, cuando la fecha de
finalización del turno es menor que la fecha de inicio, el sistema emite
mensaje de validación y no permite asignar el turno:
o Validación del fecha y hora inicial de aplicación, cuando la fecha y hora
de inicio son inferiores o exactamente iguales a la actual, el sistema
emite mensaje de validación y no permite asignar el turno:
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MODULO DE TURNOS VERSIÓN:
V AGOSTO-2010
No se permite asignar turno en fechas y horas pasadas, excepto si el
usuario que esta creando el turno inició sesión asociado a una
contingencia. (Ver manual de contingencias)
o Validación de rango de fechas y horas con respecto al horario de la sede:
Cuando se intenta asignar un turno a una o varias sedes, se realiza la
validación del rango de fechas y horas del turno, con respecto a los
horarios de cada una de las sedes; si se está asignando un turno en un
horario no contemplado en una de las sedes se emite mensaje
informativo y no permite la asignación del turno:
No es posible asignar turno en días festivos para sedes donde no se
trabajan en días festivos ó en días en que la sede no trabaje. (Ver
manual parametrización, crear sedes sección 3.15)
Cuando se realiza parametrización de un turno con periodicidad semanal,
se validad adicionalmente que en los días marcados la sede o sedes
seleccionas tengan horario, sino lo informa y no permite continuar:
Debe tenerse en cuenta que si se seleccionaron varias sedes la
validación la hace con respecto al horario de todas, es decir que si se
quiere por ejemplo asignar un turno de 8 a 10 am, en todas las sedes
debe tenerse este espacio de tiempo como disponible para el rango de
fechas en que aplica el turno.
o Validación de turnos con características similares de ámbito, sede y
fechas y horas del tuno: No se permite asignar un turno que aplique
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MODULO DE TURNOS VERSIÓN:
V AGOSTO-2010
para el mismo ámbito, en la misma sede con el rango de fechas y horas
similar, de encontrarse estas coincidencias, se emite mensaje de
validación y no es posible asignar el turno:
Si la información está completa y todas las validaciones son correctas al pulsar
aceptar se informa la asignación del turno con éxito, como se describe en la
sección generalidades PANACEA, (ver sección 1.2 generalidades, confirmación
de operaciones del presente documento).
Teniendo como base la misma plantilla pueden crearse diferentes turnos
teniendo en cuenta que el ámbito, sede y horario del turno no sea idéntico.
En el momento en que el turno es correctamente asignado se podrá visualizar
en el calendario:
Encabezado
Cuerpo
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MODULO DE TURNOS VERSIÓN:
V AGOSTO-2010
El control de calendario tiene en la parte superior un encabezado el cual brinda
diversas opciones de visualización como día, semana laboral, semana, mes,
línea del tiempo y el cuerpo como tal del calendario, donde, dependiendo de la
vista seleccionada muestra los turnos diferenciados en colores según el estado
así:
Sin asignación
Habilitado
Inhabilitado
Boqueado
La asignación del turno se realiza en espacios no bloqueados o espacios de
tiempo disponibles; por ejemplo en la imagen se visualiza la asignación de un
turno entre el 20 de agosto y el 4 de septiembre, todos los turnos fueron
asignados salvo el del día 20 de agosto, ya que está parametrizado como
festivo y la sede no trabaja en festivo.
o Visualización en línea del tiempo: Cuando se selecciona el modo de
visualización en el calendario, como línea del tiempo; se muestran en
bloques de 10 días los turnos parametrizados o espacios disponibles,
iniciando en el día seleccionado en el calendario; para los días donde se
encuentra turno asignado se visualiza marcado el espacio de tiempo por
color según el estado:
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MODULO DE TURNOS VERSIÓN:
V AGOSTO-2010
Se visualizan los siguientes íconos:
Este indica que el turno asignado no tiene periodicidad
Este indica que el turno asignado tiene periodicidad
Al pulsar con botón derecho sobre el calendario se visualizan las opciones: hoy,
ir a fecha, escala del tiempo, leyenda escala del tiempo y cambiar vista:
o Hoy: Al seleccionar esta opción, se ubica el cursor sobre el día actual.
o Ir a Fecha: al seleccionar esta opción se visualiza la ventana:
Donde puede definirse la fecha y visualización que se quiere, la opción
cancelar cierra la ventana y deja la visualización de la misma forma; al pulsar
aceptar; se visualiza el calendario de acuerdo a los datos seleccionados.
o Escala de tiempo: al seleccionar esta opción se visualizan las posibles
divisiones de la escala del tiempo, se muestran como opciones: año,
trimestre, mes, semana, día, hora, 00:15:00 ( 15 minutos),
dependiendo de las opciones marcadas se visualiza la información, debe
tenerse en cuenta que la selección no es única, por tanto, por ejemplo si
se marca mes y día, muestra para un mes con divisiones de días la
escala:
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V AGOSTO-2010
o Leyendas escala del tiempo : al seleccionar esta opción se visualizan las
divisiones de la escala del tiempo marcadas en escala del tiempo , como
opciones de título en la visualización, por defecto se muestran marcadas,
dependiendo de las opciones seleccionadas se visualiza la información,
debe tenerse en cuenta que la selección no es única, por tanto, por
ejemplo si se marca mes y día, muestra los dos label en el encabezado
de la ventana:
o Cambiar vista: al seleccionar esta opción se visualizan las posibles
formas de visualización, se muestran como opciones: diaria, semana
laborable, semanal, mensual, línea del tiempo, se muestra por defecto
seleccionada la vista donde se está ingresando al menú; dependiendo de
la opción marcada se cambia la vista:
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o Visualización mes: Cuando se selecciona el modo de visualización en el
calendario, como mes; se muestran los turnos parametrizados o espacios
disponibles para un mes, iniciando en el día seleccionado en el calendario;
para los días donde se encuentra turno asignado se visualiza marcado el
espacio de tiempo por color según el estado:
o Visualización semana: Cuando se selecciona el modo de visualización en el
calendario, como semana; se muestran los turnos parametrizados o
espacios disponibles para una semana , iniciando en el día seleccionado en
el calendario; para los días donde se encuentra turno asignado se visualiza
marcado el espacio de tiempo por color según el estado:
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V AGOSTO-2010
Para las opciones de visualización por mes o semanal al pulsar con botón
derecho sobre el calendario se visualizan las opciones: ir a este día, hoy, ir a
fecha y cambiar vista:
o Ir a este día: Al seleccionar esta opción, se muestra la vista día ubicada
en el día especifico en que se seleccionó ( este es el día donde se esta
ubicado cuando se pulsa la opción).
o Hoy, ir a la fecha, cambiar vista: el comportamiento de estas opciones
es similar al descrito en le caso visualización línea del tiempo del
presente documento.
o Visualización semana laboral: Cuando se selecciona el modo de visualización en
el calendario, como semana laboral; se muestran los turnos parametrizados o
espacios disponibles de lunes a viernes , iniciando en el día seleccionado en el
calendario, se muestra por defecto el calendario con divisiones cada media
hora; para los días donde se encuentra turno asignado se visualiza marcado el
espacio de tiempo por color según el estado:
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V AGOSTO-2010
o Visualización día: Cuando se selecciona el modo de visualización en el
calendario, como día; se muestran los turnos parametrizados o espacios
disponibles para el día seleccionado en el calendario, se muestra por
defecto el calendario con divisiones cada media hora; si encuentra turno
asignado se visualiza marcado el espacio de tiempo por color según el
estado:
Para las opciones de visualización por semana laborar y día al pulsar con botón
derecho sobre el calendario se visualizan las opciones: hoy, ir a fecha, cambiar
vista y las divisiones de escala 60, 30, 15, 10, 6, 5 minutos:
o Divisiones de escala : Permite cambiar la división de la escala de
visualización del calendario, por defecto está marcado 30 minutos;
dependiendo de la selección se visualiza la información.
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o Hoy, ir a la fecha, cambiar vista: el comportamiento de estas opciones
es similar al descrito en le caso visualización línea del tiempo del
presente documento.
Debe tenerse en cuenta que, cuando se encuentran varias sedes
parametrizadas, debe seleccionarse una para visualizar el horario
correspondiente en el calendario.
Si la información está completa y todas las validaciones son correctas al pulsar
guardar el sistema informa el guardado con éxito, como se describe en la
sección generalidades PANACEA, (ver sección 1.2 generalidades, confirmación
de operaciones del presente documento).
De esta forma se crea la plantilla turno que aplica a un ámbito, para las
especialidades marcadas, en las sedes seleccionadas y con las definiciones de
turnos realizadas.
El botón ejecuta las acciones descritas en la sección
generalidades PANACEA, cancelar del presente documento. (Ver sección 1.2
generalidades panacea, cancelar).
Consultar plantillas de turno: Al ingresar a la opción se visualiza el grid inicial
donde se encuentran las plantillas previamente creadas, permitiendo realizar
filtros por nombre de la plantilla, clase de turno, clase de tercero y filtrar los
marcados como reposición o contingencia (Ver sección 1.2 generalidades
panacea, filtros en grid):
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En el grid se encuentra la opción ver, al pulsar sobre ella se despliega el
formulario con la información detallada que se relacionó en la creación del
turno. Cuando se ingresa por la opción ver se visualiza en el formulario el
botón cancelar, al pulsarlo se redirecciona a la ventana inicial de turnos.
Para consultar el detalle de los turnos en el calendario se realiza como se
describió anteriormente en la creación.
Modificar plantillas para turno: Para realizar las modificaciones a un registro
previamente creado, se realiza la búsqueda del registro ( ver sección 3.3 crear
plantilla de turnos, consultar plantillas del presente documento) ; cuando se
muestran los resultados de la consulta en el grid se visualiza la opción editar;
al pulsarla se ingresa al formulario con la información parametrizada en modo
de edición; los clase de turno y clase de tercero no pueden modificarse, ya
que estos son los que definen en sí la configuración.
Es posible cambiar el nombre, el ámbito, la modalidad, el tipo de turno,
marcar / desmarcar especialidades, marcar / desmarcar sedes.
Es posible editar un turno previamente creado, para lo cual, se selecciona la
sede y en el calendario se selecciona el turno a modificar, posteriormente se
pulsa el botón turno, en este momento se muestra la ventana de turnos con la
información del turno seleccionado; debe tenerse en cuenta que no es posible
modificar turnos con fechas y horas anteriores a la actual.
También desde editar es posible adicionar turnos a la plantilla, realizando las
operaciones descritas en la sección 3.3 crear plantilla turnos, para definición
de turnos.
Al pulsar se almacenan las modificaciones realizadas, el
sistema realiza las mismas validaciones descritas en la creación (ver sección 3.3
crear plantilla turnos).
Eliminar plantillas para turno : Para realizar la eliminación de un registro
previamente creado, se realiza la búsqueda del registro ( ver sección 3.3 crear
plantillas para turno, consultar) ; cuando se muestran los resultados de la
consulta en el grid se selecciona el registro que se desea borrar y se pulsa la
opción suprimir del teclado ( tecla supr / delete) , en este momento el
sistema emite el mensaje de confirmación:
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Al pulsar cancelar, no se lleva acabo la operación de eliminación del registro. Si
se confirma la operación con el botón aceptar, el registro es eliminado del grid;
en este momento se emite el mensaje de confirmación como se describe en la
las generalidades PANACEA, ( ver sección 1,2 generalidades panacea,
confirmación de operaciones del presente documento).
3.4 Asignar personal a plantillas de turnos
Asignar personal a plantillas de turnos:
RUTA: Menú Asistencial Turnos Crear plantillas de turnos asignar
personal a turnos
menú
opción
Selección
Al ingresar a crear plantillas de turnos, se visualiza el grid inicial en la última
columna el link para ingresar a asignar personal a turnos; es importante tener
en cuenta que para que un turno se muestre en las otras opciones debe estar
creada la plantilla y asignado personal a esta.
Al ingresar por asignar personal a turnos se encuentra dentro de la ventana
las opciones guardar, cargar, asociar y cancelar, representadas por botones de
acción.
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Para iniciar la asignación de personal a la plantilla de turnos, es necesario
seleccionar la programación (turno) al que aplica, ya que para una misma
plantilla puede haberse configurado más de un turno; si solo se parametrizó
un turno por defecto se visualiza este en el campo programaciones:
En el campo se muestra para cada programación la fecha y hora inicial y final
parametrizada, el combo es de selección única. Pulsando sobre la fila, se
selecciona la programación para la cual se va a hacer la asignación de
personal.
Con la programación ya seleccionada, debe definirse la periodicidad de
asignación, esto es el rango de fechas y horas en las que aplicará la
programación; para ello se registra en el sistema la fecha inicial, hora inicial,
fecha final y hora inicial de periodicidad de la programación; esto se realiza de
la misma forma como se describe en generalidades panacea ( Ver sección 1.2
generalidades panacea registro de fechas y horas):
Cuando se tenga definida la periodicidad de asignación, se pulsa el botón
para que se visualicen los terceros posibles a asignar.
Debe tenerse en cuenta que la periodicidad definida debe estar contenida
dentro del rango de fechas y horas del turno (programación) seleccionado; si
no se cumple esta validación, cuando se pulse el botón cargar se emite el
mensaje informativo y no permite continuar:
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Si las fechas de periodicidad son correctas al pulsar cargar, se muestran en el
grid los terceros posibles a ser asignados para el turno.
Si las plantillas son de clase de tercero personal asistencial - prestadores de
servicios de salud, los terceros que se muestran cumplen con las reglas:
o Que estén creados, activos y aprobados como terceros (Ver manual
parametrización Crear terceros sección 3.14)
o Que sean de la clase de tercero para la que aplica el turno seleccionado
(personal asistencial o personal administrativo) (ver sección 3.3 crear
plantilla de turnos del presente documento)
o Que estén registrados, activos y aprobados como prestadores(Ver manual
contratos Registrar prestadores sección 3.5)
o Que tengan parametrizadas la especialidad o especialidades del tuno,
seleccionado en registrar prestador. (Ver manual contratos Registrar
prestadores sección 3.5)
o Que tengan contrato que no haya terminado, o este activo + en
construcción, pruebas o producción. (Ver manual contratos, crear contrato
prestadores sección 3.7)
o Que en el contrato tengan registrada la sede elegida o no tengan
restricción por sede. (Ver manual contratos, crear contrato prestadores
sección 3.7)
o En caso de ser personal de planta, no tenga ninguna novedad de tiempo
en nomina como vacaciones, licencias, etc. (Ver manual nómina)
o Que tengan contratos con horario configurado en los días y horas del
turno, o que no tengan restricción de horario. Esta validación se omite si
el turno es de Reposición. (Ver manual contratos, crear contrato
prestadores sección 3.7)
o Que ya no tengan otro turno asignado en esta fecha y hora, excepto
cuando el turno asignado y el nuevo a asignar son ambos de clase=
disponibilidad
o Que si el turno es de disponibilidad en el contrato tengan forma de
liquidación por disponibilidad. (Ver manual contratos, crear contrato
prestadores sección 3.7)
Si las plantillas son de clase de tercero personal administrativo, los terceros
que se muestran cumplen con las reglas:
o Que estén creados, activos y aprobados como terceros (Ver manual
parametrización Crear terceros sección 3.14)
o Que sean de la clase de tercero para la que aplica el turno seleccionado
(personal asistencial o personal administrativo) (ver sección 3.3 crear
plantilla de turnos del presente documento)
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La información que se muestra para los terceros es tipo y número de
identificación, nombre completo, tipo persona, fecha de creación y tipo de
profesional.
Para iniciar la asignación es necesario seleccionar en el grid un tercero, para
ello marque el check de la fila requerida; al seleccionarlo automáticamente se
pasa el registro al grid seleccionados:
Como es posible colocar check en varios registros, para hacer la asignación del
personal a la plantilla, debe escogerse un registro del grid seleccionados, al
pulsar sobre la fila requerida el registro se visualiza remarcado en gris, en este
momento se habilitan las siguientes opciones para continuar la
parametrización:
Selección
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Adicionalmente en este momento se inhabilita la programación, periodicidad y
los terceros para selección.
Se visualizan los tipos de turno parametrizados para la plantilla en la creación
(Ver crear plantilla de turnos, sección 3.3 del presente documento). En el
momento de la asignación la elección de tipo de turno es única, para escoger
la opción pulse sobre ella, de esta forma queda seleccionada:
Es posible marcar si la asignación de personal obedece a una reposición o
emergencia, para ello marque el check correspondiente:
Debe tenerse en cuenta que la opción de marcar un profesional como
Emergencia (Ej.: código azul), sólo se habilita si el ámbito de la plantilla es
urgencias.
Para parametrizar el centro de costo a afectar con el turno, es indispensable
tener elegida la sede; como la plantilla puede estar relacionada a varias sedes
se cargará por defecto la primera que se parametrizó (esto se requiere para
poder definir si es propia o externa).
Si la sede por defecto es propia la pestaña de centros de costo se inactiva, se
debe entonces seleccionar en la pestaña de estructura física:
o Si no se cambia la sede o si se cambia a otra sede propia, se debe
seleccionar un ítem de la estructura física y en ese momento se habilita
la pestaña de centros de costo mostrando los centros de costo
relacionados al ítem de la estructura física relacionada. Se mostrará en
esta pestaña el campo sedes inhabilitado con el dato de la sede que se
definió en la pestaña estructura física. ( Ver manual de costos
hospitalarios, relacionar estructura física con administrativa y manual de
parametrización, secciones 3.15 crear sedes y 3.24 crear estructura
física )
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Seleccione el centro de costo a afectar, este se visualizará remarcado en gris:
Si el componente de la estructura física seleccionado, se encuentra asignado en otro
turno de otro prestador en la misma fecha/hora, El sistema emite mensaje informando,
esta ubicación física esta asignada para el tercero xxx en el siguiente horario xxxx.
Está seguro de asignar? SI/ NO. Seleccione la opción requerida, no, cancela la
operación y si la continua.
Se lleva un Log con la fecha, hora, usuario que asigna la ubicación física.
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o Si se cambia la sede a una externa, no se muestra estructura física y se
hablita la pestaña centros de costo con todos los centros de costo
activos de la sede. Se mostrará en esta pestaña el campo sedes
inhabilitado con el dato de la sede que se definió en la pestaña
estructura física. Seleccione el centro de costo:
o Si la sede por defecto es externa muestra la pestaña de estructura física
y la de centros de costo habilitadas, en la de centros de costo se
mostrarán los asociados a la sede. ( ver manual de costos sección
relacionar estructura administrativa y relacionar estructura física con
administrativa)
Es importante tener en cuenta que si en la pestaña de estructura física se
cambia la sede a una propia los centros de costo se van a refrescar según la
estructura seleccionada.
o Si no se cambia la sede externa o se cambia a otra externa no se
muestra estructura física y se hablita la pestaña centros de costo con
todos los centros de costo activos de la sede. Se mostrará en esta
pestaña el campo sedes inhabilitado con el dato de la sede que se
definió en la pestaña estructura física.
o Ya sea para sedes externas o propias si se marca extramural: Si se
había seleccionado información en esta pestaña se borra al colocar la
marca extramural y se habilita la pestaña de centros de costos con la
opción de seleccionar sede y para la sede seleccionada en esta pestaña
muestra los centros de costo relacionados a la sede (tener en cuenta que
en relaciona estructura física se haya hecho relación a nivel sede),
permite seleccionar el centro de costos y permite relacionar el lugar
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Nombre: Angela Parra (Nombre de quien revisa) (Nombre de quien aprueba)
Cargo: Auditor de calidad de (Cargo de quien revisa) (Cargo de quien aprueba)
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donde se realizará. ( ver manual de costos sección relacionar estructura
administrativa y relacionar estructura física con administrativa)
Seleccione el centro de costo y pulse para que se guarde la
parametrización.
Si se pulsa asignar y no se ha seleccionado centro de costo, se emite mensaje
de validación:
Es posible parametrizar restricción por convenio, para definir si aplica el turno
específicamente a uno o unos convenios en particular; esta condición solo se
activa para turnos con clase de tercero Personal Asistencial - prestador de
servicios de salud
Se muestran los convenios activos a los cuales les presta servicio el
prestador:
o Si el prestador tiene contratos dependientes, muestra únicamente los
convenios de los cuales depende (Ver manual de prestadores, sección 3.7
contratos prestadores).
o Si el prestador no tiene contratos dependientes, muestra todos los
convenios activos + en construcción, pruebas o producción (Ver manual de
convenios, sección 3.1 crear convenios).
La información que muestra es código, nombre, tipo numero de identificación
y tercero:
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Cargo: Auditor de calidad de (Cargo de quien revisa) (Cargo de quien aprueba)
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Marque el o los convenios requeridos y pulse para que se
guarde la parametrización.
Es posible parametrizar restricción por usuario, para definir si aplica el turno
específicamente a uno o unos usuarios del sistema en particular; esta
condición solo se activa para turnos de tipo cirugía, consulta o prioritaria.
Se permite la búsqueda de los usuarios del sistema activos, como se describe
en las generalidades panacea (ver sección 1.2 generalidades panacea,
búsquedas del presente documento)
Para cada usuario se muestra el tipo y número de identificación, el nombre y
el rol; al seleccionarlo en el grid se visualiza adicionalmente los grupos y
perfiles asociados al usuario:
Marque el o los usuarios requeridos y pulse para que se guarde
la parametrización.
Si desea seleccionar personal de apoyo, debe seleccionar la pestaña
correspondiente y realizar la búsqueda de prestadores como se describe en
las generalidades panacea (ver sección 1.2 generalidades panacea,
búsquedas del presente documento)
Es importante tener en cuenta que esta opción solo se habilita para turnos
con clase personal asistencial – prestador de servicios de salud.
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Se permite realizar búsqueda por especialidad, clase de prestador,
clasificación del prestador y tipo de profesional.
Se muestran como personal de apoyo los prestadores que no tenga un turno
asignado en esa misma fecha- hora, en ninguna sede.
La información que muestra es: tipo y número de identificación, nombre del
prestador, clase, clasificación, tipo de persona y estado:
Marque el o los prestadores requeridos y pulse para que se
guarde la parametrización.
Si desea hacer restricción por contrato, es decir definir contratos específicos
para los que aplica el tuno, seleccione la pestaña; en ella se visualizan los
contratos activos, en estado construcción pruebas o producción del prestador.
Esta opción solo se activa para turnos que aplique para Clase de tercero
Personal Asistencial - prestador de servicios de salud.
Cuando el contrato sea por horas se muestra el número de horas que tienen
turno asignado.
Cuando el contrato sea por disponibilidad se solicita el número de horas a las
que equivale un turno (cuando se defina que el valor es por turno) o el
número de jornadas a las que equivale el turno (cuando se defina que el valor
es por jornada).
Si no se marca contrato, el sistema asume que el turno aplica para los
horarios y estructuras físicas de todos los contratos del prestador.
(Ver manual de prestadores, sección 3.7 contratos prestadores).
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Marque el o los contratos requeridos y pulse para que se guarde
la parametrización.
Al pulsar guardar se valida que los datos obligatorios se encuentren
diligenciados, si falta un dato obligatorio, se informa como se describió en
generalidades panacea. (ver sección 1.2 generalidades panacea, validación de
obligatoriedad).
Si la información está completa y todas las validaciones son correctas al pulsar
guardar el sistema informa el guardado con éxito, como se describe en la
sección generalidades PANACEA, (ver sección 1.2 generalidades, confirmación
de operaciones del presente documento).
De esta forma se asigna la plantilla turno para el o los prestadores marcados.
El botón ejecuta las acciones descritas en la sección
generalidades PANACEA, cancelar del presente documento. (Ver sección 1.2
generalidades panacea, cancelar).
Consultar asignación de personal a plantillas : Al ingresar por la asignar
personal y buscar los prestadores como se describe en la asignación del
presente documento, si ya se encuentra asignada la plantilla, se muestra la
información parametrizada.
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Modificar asignación plantillas para turno: Para realizar las modificaciones
a un registro previamente creado, se realiza la búsqueda del registro ( ver
sección 3.4 asignar personal a plantilla de turnos, consultar asignación del
presente documento) ; la información puede ser editada.
Al pulsar se almacenan las modificaciones realizadas, el
sistema realiza las mismas validaciones descritas en la asignación (ver
sección 3.4 asignar personal a plantilla turnos).
3.5 Consultar turnos
Consultar turnos:
RUTA: Menú Asistencial Turnos Consultar turnos
menú
opción
Al ingresar por la opción consultar turnos, se encuentra dentro de la ventana
las opciones bloquear/ desbloquear, habilitar / deshabilitar, nuevo, editar,
eliminar y consultar, representadas por botones de acción.
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Como opciones para buscar turnos se encuentran: plantilla, fecha inicial y
final, por defecto se muestra en fecha final la actual y en inicial 15 días antes
a la final, hora inicial y final, por defecto se muestra la inicial en las 12 am y
la final en las 12 pm, sede, especialidad, ámbito, tipo, clase, estado y tercero.
Los criterios no son excluyentes, para realizar la búsqueda seleccione los
criterios requeridos y pulse buscar.
Los resultados coincidentes con la búsqueda se muestran en le calendario:
Encabezado
Cuerpo
El manejo de visualización de la información en el calendario se realiza de la
misma forma en que se describe en la creación de plantillas (Ver sección 3.3
crear plantillas, visualización del turno, del presente documento).
Para facilitar la visualización de la información mostrada, es posible agruparla
por fecha o por prestador, para ello seleccione en el combo el tipo de
agrupación y pulse consultar.
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Es posible bloquear / desbloquear, habilitar / deshabilitar turno, editar o
eliminar turnos; para ello posterior a la consulta seleccione el turno y pulse el
botón de acción correspondiente:
Si el turno que desea no se encuentra creado, la opción nuevo abre la
ventana de creación de plantilla turno. (Ver sección 3.3 crear plantilla turnos
del presente documento)
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ERRORES FRECUENTES
Observaciones y Manejo: Verificar que la clave de ingreso al sistema sea correcta.
Observaciones y Manejo: Dentro de la opción detalle es posible conocer las tablas
donde el registro está relacionado; se sugiere inactivar el registro; si se desea
eliminar, entonces deben primero eliminarse las relaciones existentes.
Observaciones y Manejo: Es posible que al intentar imprimir informes dentro del
aplicativo, no se muestren las impresoras que se tienen configuradas, o se vea el
mensaje de la imagen; se debe instalar el control ActiveX del SQL reporting Services.
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Observaciones y Manejo: Debe verificarse el rango de fechas y horas registrado en
la creación del turno con respecto al parametrizado para la sede elegida.
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PREGUNTAS FRECUENTES
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GLOSARIO
C
_________________________
Check: Es una opción que tiene el sistema para marcar o seleccionar un registro.
Combo box simple: Es un combo de selección única, que no está embebido dentro de
un grid o que no muestra las opciones posibles como un grid.
T
_________________________
Turno: En PANACEA, los términos turnos y agendas tienen diferente significado, ya
que el turno es la programación y definición de los horarios y lugares donde va a
laborar el personal y en los cuales –de acuerdo al tipo de turno- se pueden asignar
citas o programar cirugías o atender consultas prioritarias o de triage, mientras que la
agenda refleja los pacientes/usuarios del servicio asignados/citados, los espacios sin
asignación y los espacios bloqueados (ej, vacaciones, permisos, etc.) en los turnos
asignados, por tanto no puede existir agenda hasta no tener la creación del turno.
V
_________________________
Valor por defecto: El sistema al momento de seleccionar unas opciones, coloca en
campos vacios información la cual esta ligada a las opciones que se seleccionaron.
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Cargo: Auditor de calidad de (Cargo de quien revisa) (Cargo de quien aprueba)
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NOTAS DE CAMBIOS
Versión Versión Fecha Observaciones Usuario que
documento Programa modifica
1.0 18 de agosto Versión original del documento Angela Parra
de 2010
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