Guia Archivo
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GUÍA DE APRENDIZAJE Nº
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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
GUÍA DE APRENDIZAJE Versión: 02
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral Código: GFPI-F-019
Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral
Duración de la guía ( en
horas): 40
2. INTRODUCCIÓN
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Esta guía trata de posicionarlo en un ambiente real para alcanzar los conocimientos fundamentales en,
organización de archivos de gestión. Usted debe: reflexionar sobre el video
https://www.youtube.com/watch?v=ErUTg8uvVDk de forma individual y dar respuesta a los siguientes
cuestionamientos:
a. De acuerdo a su experiencia personal y laboral, como puede describir los términos: archivo,
correspondencia, radicación, carta, memorando, documento, radicado y oficio.
b. Que herramientas utiliza para la organización de sus archivos?
c. Tiene algún lugar específico para la adecuada conservación de sus archivos?
d. Que soportes utiliza para el almacenamiento de sus documentos?
e. Cree usted que la Gestión Documental influye en el desarrollo económico de la entidad?
f. Como cree usted que la tecnología puede beneficiar la Gestión Documental?
g. Cree usted que todos los documentos generados se deben archivar y conservar?
h. Para usted todos los documentos tienen el mismo valor? Si _No_ Justifique su respuesta.
i. En su entidad cuál es la utilidad de los manuales de:
Funciones
Procesos y Procedimientos
Gestión Documental
j. Cuál cree que debe ser el procedimiento para eliminar la documentación que ya no se consulta?
k. Según la empresa zzz en el área de recursos humanos las hojas de vida son ordenadas por fechas
de llegada. Cree usted que esta es la forma correcta de ordenar este tipo de documentos? Por
qué?
l. Usted cree que la forma en que marca sus carpetas facilita la consulta oportuna de las mismas?
Es importante que para estos resultados de aprendizaje, el aprendiz tenga las conceptos y conocimientos
en cuanto a los siguientes temas:
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Con el conocimiento adquirido después de la consulta y con el material de apoyo brindado por el
instructor llevar a cabo las siguientes actividades.
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En grupos y con orientación del instructor socializar mediante carteleras el material de apoyo.
7. Teniendo en cuenta el “
DOCUMENTO 7-Acuerdo 049-2000 condiciones de edificios”, listar 20 elementos que para usted
son importantes para la conservación de los documentos y mediante mesa redonda hacer una
breve socialización.
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1. Con el material de apoyo suministrado por su instructor, Elaborar una Tabla de Retención
Documental didáctica y socializarla en el ambiente de aprendizaje. Describir las ventajas de la
aplicación de las TRD.
2. Organizar en el ambiente de aprendizaje una parte de su archivo de gestión aplicando el
aprendizaje obtenido y normatividad vigente establecida por el Archivo General de la Nación.
3. Organizar sus archivos electrónicos teniendo en cuenta la normatividad del AGN.
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documentales de la
organización, según la
estructura orgánico
Funcional de la empresa.
Aplica los principios y sistemas
de ordenación documental de
acuerdo con las políticas
Institucionales y la legislación
vigente.
Realiza la conformación y
ordenación interna del
expediente, según normas
vigentes
Aplica los conceptos de archivo
de gestión, archivo central,
archivo histórico, de acuerdo
Con el ciclo vital de los
documentos.
Interpreta el programa de
gestión documental, su
incidencia en las organizaciones
y los
Procedimientos de producción,
recepción, distribución, trámite,
organización, consulta y
Disposición final de los
documentos.
Aplica los principios y procesos
archivísticos en la organización
documental: clasificación,
Ordenación y descripción,
teniendo en cuenta la
depuración, foliación y
almacenamiento de
La documentación en buen
estado.
Aplica los conceptos de
preservación y conservación
documental, de acuerdo con las
Normas vigentes.
Utiliza el mobiliario, los equipos,
elementos y útiles de archivo,
para la conservación y
Seguridad de la información, de
acuerdo con la normatividad
vigente.
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5. GLOSARIO DE TERMINOS
Acceso a documentos de archivo: Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan
los archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley.
Acervo documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo,
histórico o cultural.
Administración de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación ,
dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el
eficiente funcionamiento de los archivos.
Almacenamiento de documentos: Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en
espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas. Archivista: Profesional del nivel superior,
graduado en archivística.
Archivística: Disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y técnicos de los archivos. Archivo:
Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso
natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados
respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los
produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
También se puede entender como la institución que ésta al servicio de la gestión administrativa, la
información, la investigación y la cultura.
Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de
gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su
consulta es constante.
Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a
continua utilización y consulta administrativa.
Archivo del orden departamental: Archivo integrado por fondos documentales procedentes de
organismos del orden departamental y por aquellos que recibe en custodia.
Archivo del orden distrital: Archivo integrado por fondos documentales procedentes de los organismos
del orden distrital y por aquellos que recibe en custodia.
Archivo histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la
documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse
permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de
archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario,
adquisición o expropiación.
Archivo privado: Conjunto de documentos producidos o recibidos por personas naturales o jurídicas de
derecho privado en desarrollo de sus funciones o actividades.
Archivo total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.
Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su
almacenamiento y preservación.
Certificación de documentos: Acción de constatar la presencia de determinados documentos o datos en
los archivos.
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Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su
producción o recepción, hasta su disposición final.
Comité de archivo: Grupo asesor de la alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las
políticas archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en
cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos.
Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para
asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.
Estantería: Mueble con entrepaños para almacenar documentos en sus respectivas unidades de
conservación.
Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y
funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.
Fechas extremas: Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de un expediente,
independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente o prueba. Fecha más
antigua y más reciente de un conjunto de documentos.
Foliar: Acción de numerar hojas. Folio: Hoja. Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera.
Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.
Fondo abierto: Conjunto de documentos de personas naturales o jurídicas administrativamente vigentes,
que se completa sistemáticamente.
Fondo acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística.
Fondo cerrado: Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han dejado de producirse debido al
cese definitivo de las funciones o actividades de las personas naturales o jurídicas que los generaban.
Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo
de sus funciones o actividades.
Fuente primaria de información: Información original, no abreviada ni traducida. Se llama también
“fuente de primera mano”.
Función archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico que
comprenden desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.
Identificación documental: Primera etapa de la labor archivística, que consiste en indagar, analizar y
sistematizar las categorías administrativas y archivísticas que sustentan la estructura de un fondo.
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Microfilmación: Técnica que permite registrar fotográficamente documentos como pequeñas imágenes
en película de alta resolución.
Ordenación documental: Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias
dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.
Organigrama: Representación gráfica de la estructura de una institución. En archivística se usa para
identificar las dependencias productoras de los documentos.
Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la
agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales.
Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la
descripción de los documentos de una institución.
Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.
Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se
establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los
produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.
Selección documental: Disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental
y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter
representativo para su conservación permanente. Úsanse también “depuración” y “expurgo”.
Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma
separada de ésta por su contenido y sus características específicas.
Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las
cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Tabla de valoración documental: Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un
tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.
Testigo: Elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retira de su lugar, en caso de
salida para préstamo, consulta, conservación, reproducción o reubicación y que puede contener notas de
referencias cruzadas.
Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con
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diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y
asignarle categoría diplomática.
Tomo: Unidad encuadernada o empastada, con foliación propia, en que suelen dividirse los documentos
de cierta extensión.
Trámite de documentos: Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el
cumplimiento de su función administrativa.
Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al
histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes.
Valor científico: Cualidad de los documentos que registran información relacionada con la creación de
conocimiento en cualquier área del saber.
Valor contable: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de registros
de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una entidad pública o privada.
Valor cultural: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas, hechos,
vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o desarrollos económicos, sociales,
políticos, religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad.
6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS
http://www.archivogeneral.gov.co/
https://www.youtube.com/watch?v=9wjGnBuKj9k
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INSTRUCTORA
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