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Planeación de la Auditoria Administrativa

Gabriela Sepúlveda Méndez

Jimmy Joaquin Lopez Herrera

Kelly Johana Ortiz Najera

Tania Liseth Monpotes Chinducue

Profesora: Solange Forero

Fundación Universitaria del Areandina

Administración de Empresas

Auditoria Administrativa

2020
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Contenido

Introducción............................................................................................................................ 3
Empresa................................................................................................................................. 4
Información............................................................................................................................ 4
Planeación........................................................................................................................... 20
Conclusión........................................................................................................................... 33
Referencias.......................................................................................................................... 34
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Introducción

En economías globalizadas con una gran variedad de productos, servicios y

tecnologías, obligan a las empresas a estar en constante revisión de sus procesos y

resultados para el mejoramiento continuo en busca de los objetivos definidos en su

planeación estratégica. Por ello la auditoría administrativa es fundamental para analizar

en contexto interno de resultados y sugerir nuevas metodologías a implementar.

El establecer la cultura de auditorías, y dimensionar la responsabilidad e impacto

que puede aportar evitará que los dueños de proceso, líderes de compañías y las

empresas no estén destinadas a malos resultados, grandes inversiones para corregir

malos resultados o desaparición. Para llevar a cabo una auditoria interna es necesario

contar con un plan que permita establecer objetivos, conocer la empresa y que cada uno

de los auditores puedan tener el control y certeza de lo que se realizará.

En el siguiente documento se dará a conocer los pasos y la información requerida

para una auditoría lo cual permite la identificación de riesgos a que está expuesto una

organización, entender la importancia de una auditoría a tiempo ya sea interna o externa

para un mejor desarrollo de la organización y dar a conocer los puntos a mejorar, los

cuales ayuda a recopilar información de contabilidad, normas, objetivos, procedimientos

e información administrativa, actividades, para ellos daremos a conocer los pasos para

la elaboración y realización de una auditoría y el personal requerido para la misma, para

llevar un seguimientos de las irregularidades o puntos a mejorar, implementar y

desarrollar los respectivos controles que ayudará a disminuir los puntos negativo.
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Empresa

1.1 Razón Social: INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

1.2 Nit: 899999239-2

1.3 Dirección: Sede principal - Avenida Carrera 68 # 64c 75

1.4 Teléfono: 4377630

1.5 Ciudad: Bogotá D.C

1.6 Departamento: Cundinamarca

Información

2.1 Gestión Global

● Posición Ante La Competencia

Es la única entidad del estado que realiza esta actividad , el Instituto

Colombiano de Bienestar Familiar es la entidad del estado colombiano que

trabaja por la prevención y protección integral de la primera infancia, la niñez, la

adolescencia y el bienestar de las familias en Colombia, brindando atención

especialmente a aquellos en condiciones de amenaza, inobservancia o

vulneración de sus derechos, llegando a más de 8 millones de colombianos con

sus programas, estrategias y servicios de atención con 33 sedes regionales y 211

centros zonales en todo el país.

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● Estructura Organizacional:

Fuente propia

● Balance Social

El ICBF destacó que se están atendiendo cerca de 156.626 usuarios en

sus programas y servicios de primera infancia, niñez y adolescencia, familias y

comunidades, nutrición y protección en los 42 municipios que hacen parte del

departamento. En los servicios de primera infancia se están beneficiando

107.304 usuarios vinculados a hogares comunitarios de bienestar, centros de

desarrollo infantil (cdi), hogares infantiles, de desarrollo infantil en medio

familiar y con atención propia e intercultural. en los servicios de niñez y

adolescencia se atienden 9.250 usuarios vinculados al programa generaciones

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con bienestar y a las estrategias de acciones masivas de alto impacto social,

generaciones rurales con bienestar y generaciones étnicas con bienestar, los

cuales buscan desarrollar acciones de prevención frente a situaciones de riesgo y

vulneración de derechos de niñas, niños y adolescentes. Finalmente, en familias

y comunidades hay 12.837 usuarios beneficiados con su oferta de servicios y

para nutrición, la entidad está atendiendo a 1.065 usuarios con la modalidad

1.000 días para cambiar el mundo en aras de prevenir la desnutrición de los

menores de edad del departamento y el país.

● Proceso de Dirección Estratégica

Mapa Estratégico Protección Integral

Misión:

Trabajamos por el desarrollo y la protección integral de la primera infancia, la

niñez, la adolescencia y el bienestar de las familias en Colombia.

Visión:

Ser ejemplo mundial en la construcción de una sociedad próspera y equitativa a

partir del desarrollo integral de las nuevas generaciones y sus familias

Lograr la atención integral de alta calidad a la Primera Infancia

Prevenir vulnerabilidades o amenazas y proteger a los niños, niñas y

adolescentes

Lograr el bienestar de las familias colombianas

Protección Integral

Lograr la máxima eficiencia y efectividad en la ejecución de los recursos

Incrementar la consecución de recursos

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Lograr una organización apreciada por los colombianos que aprende orientada a

resultados

Fuente: https://slideplayer.es/slide/3380785/

● Cargos Directivos

Lina María Arbeláez Arbeláez

Cargo: Director general
Área: Dirección General

Liliana Pulido Villamil Perfil Profesional

Cargo: Subdirector General
Área: Subdirección General

Gustavo Mauricio Martínez Perdomo

Cargo: Secretario general
Área: Secretaría General

Listado de funcionarios directivos de la sede de dirección general de la

entidad.

Yanira Villamil Suzunaga

Cargo: Jefe de Oficina
Área: Oficina de Control Interno

Amanda Castellanos Mendoza

Cargo: Director Técnico
Área: Dirección de Planeación y Control de Gestión
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Mario Alfonso Pardo Pardo

Cargo: Subdirector Técnico
Área: Subdirección de Programación

Néstor Fernando Zuluaga Giraldo

Cargo: Subdirector Técnico
Área: Subdirección de Monitoreo y Evaluación

Yaneth Sarmiento Forero

Cargo: Subdirector Técnico
Área: Subdirección de Mejoramiento Organizacional

Patricia Ochoa Restrepo

Cargo: Director Técnico
Área: Dirección de Servicios y Atención

Wilson Arley Quimbayo Ospina

Cargo: Jefe de Oficina
Área: Oficina de Gestión Regional

Álvaro Andrés Rueda Zapata

Cargo: Director Técnico
Área: Dirección de Información y Tecnología

Manuel Humberto Sierra López

Cargo: Subdirector Técnico
Área: Subdirección de Recursos Tecnológicos

Rosa Angelina Peréz Sierra

Cargo: Subdirector Técnico
Área: Subdirección de Sistemas Integrados de Información

Édgar Leonardo Bojacá Castro

Cargo: Jefe de Oficina
Área: Oficina Asesora Jurídica

Jeanneth Rocio Gómez Rodriguez

Área: Oficina de Aseguramiento a la Calidad

Karolina Mejía Acosta

Cargo: Jefe de Oficina
Área: Oficina de Control Interno Disciplinario

Santiago Molina Álvarez

Cargo: Jefe de Oficina
Área: Oficina de Cooperación y Convenios

Myriam Ximena Ramírez Ayala

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Cargo: Jefe de Oficina

Área: Oficina Asesora de Comunicaciones

John Fernando Guzmán Uparela

Cargo: Director Técnico
Área: Dirección de Gestión Humana

Lina María Margarita Huari Mateus

Cargo: Director Técnico
Área: Dirección Administrativa

Andrés Vergara Ballén

Cargo: Director Técnico
Área: Dirección Financiera

Helen Ortiz Carvajal

Cargo: Director Técnico
Área: Dirección de Contratación

Gonzalo Eduardo Carreño Padilla

Cargo: Director Técnico
Área: Dirección de Abastecimiento

Zulma Yanira Fonseca Centeno

Cargo: Director Técnico
Área: Dirección de Nutrición

Alejandro Peláez Rojas

Cargo: Director Técnico
Área: Dirección de Protección

Andrea Nathalia Romero Figueroa

Cargo: Subdirector Técnico
Área: Subdirección de Restablecimiento de Derechos

César Alejandro Cáceres Monroy

Cargo: Subdirector Técnico
Área: Subdirección de Responsabilidad Penal

Andrea León López

Cargo: Subdirector Técnico
Área: Subdirección de Adopciones

Julia Gutierrez de Piñeres

Cargo: Director Técnico
Área: Dirección Sistema Nacional de Bienestar Familiar

Nicolás Fernández de Soto Camacho

Cargo: Subdirector Técnico
Área: Subdirección de Articulación Nacional del SNBF
 10

Rodrigo Elías Daza Vega

Cargo: Subdirector Técnico
Área: Subdirección de Articulación Territorial del SNBF

Laura Cristina Ochoa Foschini

Cargo: Subdirector Técnico
Área: Subdirección de Gestión Técnica para la Atención a la Primera Infancia

Luz Adriana Ríos Giraldo

Cargo: Subdirector Técnico
Área: Subdirección de Operación de la Atención a la Primera Infancia

Luisa Fernanda Vélez López

Cargo: Director Técnico
Área: Dirección de Adolescencia y Juventud

Cristian Leonardo Franco Díaz

Cargo: Subdirector Técnico
Área: Subdirección de Operación de Programas para la Adolescencia la
Juventud

Daniela Maturana Agudelo

Cargo: Subdirector Técnico
Área: Subdirección de Gestión Técnica para la Adolescencia y la Juventud

Juan Pablo Angulo Salazar

Cargo: Director Técnico
Área: Dirección de Familias y Comunidades

Kattya de Oro Genes

Cargo: Subdirector Técnico
Área: Subdirección de Gestión Técnica para la Atención a la Familia y
Comunidades

Bernardo Brigard Posse

Cargo: Subdirector Técnico
Área: Subdirección de Operación de la Atención a la Familia y Comunidades

Luisa Fernanda Vélez López

Cargo: Director Técnico (Encargado)
Área: Dirección de Infancia

Cristian Leonardo Franco Díaz

Cargo: Subdirector Técnico (Encargado)
Área: Subdirección de Promoción y Fortalecimiento a la Infancia

Carlos Alberto Aparicio Patiño

Cargo: Director Técnico
Área: Dirección de Primera Infancia
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2.2 Financiero

 Capital de trabajo

ICBF por ser una institución gubernamental controlan sus recursos

mediante rendición pública de cuentas y las mesas públicas decretado bajo “La

constitución Política de 1991 en el ARTÍCULO 343, afirma que la entidad

nacional de planeación que señale la ley, tendrá a su cargo el diseño y la

organización de los sistemas de evaluación de gestión y resultados de la

administración pública, tanto en lo relacionado con políticas como con proyectos

de inversión, en las condiciones que ella determine. La constitución Política de

1991 en el ARTÍCULO 343, afirma que la entidad nacional de planeación que

señale la ley, tendrá a su cargo el diseño y la organización de los sistemas de

evaluación de gestión y resultados de la administración pública, tanto en lo

relacionado con políticas como con proyectos de inversión, en las condiciones

que ella determine. La política de evaluación servirá de apoyo a la Dirección

General del ICBF a los Directores Regionales a los Coordinadores Zonales y

Servidores Públicos para la toma de decisiones sobre asignación de recursos,

definición y ajuste de políticas y programas y servicios que beneficien a la niñez,

la adolescencia y la familia en Colombia. En ese sentido para el próximo

cuatrienio en el ICBF, todo proceso de seguimiento y evaluación que se

implante, debe estar en concordancia con la visión de la planeación estratégica

institucional, el marco del sistema de gestión de la calidad y será aprobado por la

Dirección de Planeación, la Subdirección de Monitoreo y Evaluación y la

Subdirección de Mejoramiento Organizacional y su funcionamiento y mejora

serán supervisados por esta misma Dirección y contarán con el apoyo de la

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Dirección del SNBF, la dirección de atención al ciudadano, la oficina de

comunicaciones, las áreas misionales y las demás de apoyo. Este proceso

contará con apoyos logísticos y financieros, los cuales permitirán priorizar,

focalizar y sustentar los gastos que garanticen el buen funcionamiento de este

proceso, además de los programas y servicios en beneficio de la niñez, la

adolescencia y la familia sujetos de atención misional del ICBF, garantizando

calidad, idoneidad, eficiencia y efectividad en la gestión en los diferentes niveles

del ICBF.

● Inversiones

Los proyectos de inversión del ICBF se constituyen en la base

fundamental de la inversión social, donde se establecen los objetivos a

desarrollar en el corto y mediano plazo para solucionar una problemática

identificada, allí se programan los recursos que hacen parte de los presupuestos

públicos, se ejecutan las actividades contenidas en estos y se les hace el

seguimiento continuo para un control efectivo de la ejecución de los mismos.

2.3 Comercial

El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) logró 17 acuerdos

comerciales con productores agropecuarios durante una rueda de negocios

desarrollada en el marco de la estrategia de Compras Públicas Locales para

fortalecer el componente nutricional en las modalidades de atención a la primera

infancia en el departamento de Sucre.

2.4 Producción

● Control y calidad
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El Instituto colombiano de bienestar familiar realiza el control de calidad

del servicio prestado mediante: Reportes de control interno, informes de

empalme, planes de mejoramiento, informes de gestión, evaluación y auditoria;

todo bajo ente que regula y controla como lo es la contraloría general de la

república.

•Tecnología Utilizada

ICBF maneja un protocolo de manejo de la información a través de plataforma

denominada SIM, estos procesos de manejo de la tecnología se dividen en cuatro

modelos: Estratégicos, Misionales, Apoyo y Evaluación, a través de siguiente mapa

se puede observar el proceso.

25 Talento Humano

 Motivación

Encontrar oportunidades de crecimiento personal y profesional, aportar

lo mejor de sí y enfrentarse a nuevos retos, ser parte de un equipo que trabaja

incansablemente por ser la mejor entidad financiera del país, pertenecer a una

organización que se interesa por el bienestar de sus colaboradores y de su

familia.

 Ambiente laboral

Celebración de fechas especiales: Conmemoración acto cultural

aniversario ICBF, novenas navideñas, tardes de viernes. Bienestar:

Caminatas, ciclo paseos, actividades de prevención y promoción, festival de

cometas, ferias gastronómicas, festivales propios de cada región, campaña de

navidad, Feria de fin de año, torneos deportivos internos y externos. Espacio

de juegos: Préstamo de juegos de mesa y elementos deportivos en el tiempo

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de almuerzo. Acompañamiento: Tarjeta de condolencias y acompañamiento

y/o visitas domiciliarias frente a enfermedades, situaciones de duelo, entre

otras. Aporte Fon bienestar: Aporte del 2,5% del salario para compra de

vivienda.

 Incentivo

El jefe de cada entidad adoptará anualmente el plan de incentivos

institucionales y señalará en él los incentivos no pecuniarios que se ofrecerán al

mejor empleado de carrera de la entidad, a los empleados de carrera de nivel

jerárquico y al mejor empleado de libre nombramiento y remoción de la entidad,

como los incentivos pecuniarios y no pecuniarios para los mejores equipos de

trabajo." Que el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, buscando motivar el

desempeño y el compromiso de sus empleados, así como propiciar el

reconocimiento efectivo de su contribución al desarrollo del trabajo en equipo y de

la institución, debe establecer su Plan Anual de Incentivos para la vigencia 2018.

● Políticas de selección y promoción

De acuerdo a información de ICBF y su manual de funciones se tendrá en

cuenta para contratación de talento humano:

NIVEL NIVEL FUNCIONES FRENTE AL SISTEMA INTEGRADO DE

GESTIÓN
1 Asesorar la implementación del modelo de planeación y gestión de la
entidad de acuerdo con las metodologías, procedimientos y normativa
vigente.
NIVEL
2 2 Asesorar en la gestión de riesgos en los procesos que son de su
ASESOR
competencia.
3 Orientar la mejora continua optimizando y aumentando la calidad en los
procesos que son de su competencia

1. Implementar y monitorear el modelo de planeación y gestión de la

NIVEL entidad de acuerdo con las metodologías, procedimientos y normativa
PROFESIONAL vigente.
2. Gestionar los riesgos en los procesos que son de su competencia.
3. Contribuir a la mejora continua optimizando la calidad en los procesos
que son de su competencia
NIVEL 1. Asistir administrativa y operativamente el desarrollo del modelo de
TECNICO planeación y gestión de la entidad de acuerdo con las metodologías,
procedimientos y normativa vigente
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2. Desarrollar acciones relacionadas con la gestión de riesgos en los

procesos que son de su competencia.
3. Contribuir a la mejora continua optimizando la calidad en los procesos
que son de su competencia.

1. Realizar labores de apoyo para el desarrollo del modelo de planeación y

gestión de la entidad de acuerdo con las metodologías, procedimientos y
NIVEL
normativa vigente
ASISTENCIAL
2. Realizar labores de apoyo a la a gestión de riesgos en los procesos que
son de su competencia
3. Contribuir a la mejora continua optimizando la calidad en los procesos
que son de su competencia

Para los empleos pertenecientes a niveles directivos, asesor y profesional:

REQUISITO ACREDITADO EQUIVALENCIA

Título profesional adicional al exigido en 1)-Título de especialización ó

requisito del respectivo empleo, siempre 2)-Dos (2) años de experiencia Profesional,
y cuando dicha formación adicional sea siempre que se acredite el título profesional.
afín con las funciones del cargo.
Título de postgrado en la modalidad de Tres (3) años de experiencia Profesional,
Maestría en áreas relacionadas con las siempre que se acredite el título profesional
funciones del cargo.
Título de postgrado en la modalidad de Cuatro (4) años de experiencia Profesional,
Doctorado en áreas relacionadas con las siempre que se acredite el título profesional
funciones del cargo.

Para los empleos pertenecientes a los niveles Técnicos y Asistencial

REQUISITO ACREDITADO EQUIVALENCIA

Un (1) año educación superior, siempre Un (1) año de experiencia y viceversa
que se acredite diploma de bachiller.

Perfiles de selección:

Para selección de perfiles de recurso del talento humano el ICBF contempla

unos criterios que el plasma en el manual de funciones con el fin de cada

regional tenga en cuenta dichos perfiles para la postulación a los cargos

requeridos, entre ellos tenemos:

 16

PERFILES REQUERIDOS PARA LA PRESENTACION DEL SERVICIO FECHA : 18/ABRIL/2017

Para la ejecución el contrato, se ha determinado el siguiente personal mínimo,

con el cual deberá contar el contratista. Estos personales, como su nombre lo

indica, el mínimo, y no puede ser inferior al total que se requiere para la

adecuada ejecución del contrato. Es responsabilidad del contratista determinar el

personal total requerido para garantizar el cumplimiento de todas las

obligaciones derivadas de la ejecución del contrato.

PERFILES MINIMOS REQUERIDOS PARA LA PRESENTACION DEL SERVICIO

CARGO CANTID FORMACION PROFESIONAL EXPERIENCIA PROFESIONAL LUGAR DE

AD UBICACIÓN

GESTOR DE 30 -Tecnólogo afines o Ingeniero en Sistemas, Un año en; manejo de 30

INFORMACIO Electrónica o herramientas ofimáticas, bases REGIONALES
N -Conocimientos en Herramientas Ofimáticas y lo de datos o gestión de ICBF
Bases de Datos.
información.
Conocimientos en Gestión de Información.

ASESOR 30 -Licenciado en Psicopedagogía, Educación Un (1) año en diseño o 30

PEDAGOGICO Comunitaria o ciencias Sociales, con postgrado en implementación de estrategias REGIONALES
Pedagogía o temas afines. Estudios de postgrado ICBF
pedagógicas dirigidas a familia y
homologables con 3 años de experiencia en
proyectos sociales. comunidades.
-Conocimientos en temas de Derechos Humanos.
Conocimientos en pedagogías colaborativas y
aprendizajes relacionales creativos y lo generativos.
ASESOR 30 -Profesional en Psicología, Trabajo Social Un (1) año en; diseño o 30
PSICOSOCIAL Desarrollo implementación de proyectos REGIONALES
Familiar con postgrado en temas afines. Estudios de ICBF
sociales, intervención familiar
postgrado homologables con 3 años de experiencia
en proyectos sociales. sistemática, intervención
-Conocimientos en temas de Derechos Humanos. psicosocial o comunitaria.
Conocimientos en Intervención Familiar Sistémica
Manejo de ofimática.

Funciones del personal requerido y dedicacion de tiempo para la prestacion del

servicio:

DISPONIBILIDAD
CARGO FUNCIONES
Brindar el soporte requerido para la búsqueda, identificación,
UNO DE TIEMPO
recolección,
GESTOR DE COMPLETO CADA
consolidación, reporte y análisis de la información de las familias
INFORMACION OPERADOR
asignadas y
DURANTE 9 MESES
demás información derivada del contrato.
ASESOR Diseñar el plan de formación y el plan de nivelación para las familias UNO DE TIEMPO
conforme a la " Guia para Programas de Desarrollo Familiar del ICBF, COMPLETO CADA
PEDAGOGICO asi OPERADOR
como el detalle de las actividades a desarrollar en los encuentros DURANTE 9 MESES
familiares
de aprendizaje-educación (sesiones grupales).
 17

Preparar, ajustar lo elaborar insumos pedagógicos, estrategias didácticas

y
materiales.

Realizar capacitación a los agentes educatives que conforman las

Unidades
de Tejido Familiar-UTF-en lo concerniente con las acciones de
aprendizaje
-educación.

Asesorar, hacer seguimiento y evaluación a los procesas formativos

grupales.

Organizar y liderar, conjuntamente con el asesor psicosocial, las

estralogias
de gestión del conocimiento para asegurar la calidad y la mejora
continua en la intervención con las familias.

Apoyar la construccion, implementación y evaluación de los esquemas

generales de sesiones particulares a desarrollar por los agentes con las
familias (acciones de facilitación).
Brindar asesoría y capacitación a los agentes educativos que conforman
las UNO DE TIEMPO
Unidades de Tejido Familiar-UTF-en lo concerniente con las acciones COMPLETO CADA
ASESOR de OPERADOR
PSICOSOCIAL facilitación DURANTE 9 MESES
Hacer seguimiento y evaluación a los procesos familiares de facilitación.
Organizar y liderar, conjuntamente con el asesor pedagógico, las
estrategias
de gestión del conocimiento para asegurar la calidad y la mejora
continua en la intervención con las familias.

CARGO FUNCIONES DISPONIBILIDAD

El plan de nivelación para las familias (acciones de aprendizaje-

educación).
Apoyar el proceso de activación de rutas y fortalecimiento de
redes
AGENTES Identificar, buscar y vincular a las familias del territorio focalizado TRES (3) AGENTES
a través de Visitas domiciliarias o sesiones comunitarias.
EDUCATIVOS EDUCATIVOS
Diligenciar respecto de cada familia vinculada que le haya sido
asignada la ficha de Caracterización Socio-Familiar, el perfil de TIEMPO COMPLETO
Vulnerabilidad - Generatividad, el mapa de pertenencia actual y
CADA 120 FAMILIAS.
potencial y el Genograma.

Realizar acciones de direccionamiento y / o acompañamiento a las DURANTE 8 MESES

familias asignadas para iniciar rutas de atención.

Elaborar y apoyar el desarrollo del Plan de Vida Familiar junto

con cada familia asignada.

Implementar con las familias los encuentros grupales conforme al

Plan de formación y el Plan de Nivelación definidos.

Realizar intervenciones de facilitación en domicilio a las familias

asignadas.

Realizar acciones para la activación de rutas y fortalecimiento de

redes de las familias asignadas.

Participar activamente en las estrategias de gestión del

conocimiento para asegurar la calidad y la mejora continua en la
intervención con las familias.
 18

● diseño de cargos y tareas: Los servidores públicos del Instituto Colombiano de

Bienestar Familiar, están obligados a:

1. Realizar, dentro de los tiempos establecidos, la inscripción en las actividades

en las que desea participar, o en las que se señale por parte de la Dirección de

Gestión Humana como necesarias.

2. Participar en las actividades de bienestar a las cuales se haya inscrito.

3. Participar activamente en la evaluación de las actividades de bienestar.

4. Una vez inscrito el funcionario o grupo familiar en cualquiera de las

actividades programadas, su inasistencia o incumplimiento con la intensidad

horaria sin causa justificada, traerá como consecuencia el descuento del valor de

la misma a través de nómina. Los servidores públicos no podrán llegar en estado

de embriaguez, ni consumir bebidas alcohólicas en las actividades de bienestar

organizadas por el ICBF.

6 Gestión Administrativa

 Proyectos y programas
Programas

 primera infancia

 protección

 adolescencia y juventud

 familias y comunidades

 nutrición

 sistema nacional de bienestar familiar

 19

 observatorio de bienestar de la niñez

 fiesta de la lectura

 compras locales

Proyectos
Iniciativa que busca promover y generar condiciones para que los niños,

niñas, adolescentes y jóvenes tengan acceso a oportunidades para la satisfacción

integral de sus derechos, a través de 7 componentes y sus programas, diseños de

acuerdo con los derechos y libertades estipulados en la Ley 1098 de 2006 -

Código de Infancia y Adolescencia.

Componentes

1. Componente de Identidad

2. Educación

3. Cultura

4. Recreación

5. Deporte

6. Empleabilidad

7. Voluntariado

 Procesamiento de Información

El ICBF protege, preserva y administra la integridad, confidencialidad,

disponibilidad y autenticidad de la información, así como la seguridad digital y

la gestión de la continuidad de la operación, conforme al mapa de procesos y en

cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios, previniendo incidentes

mediante la gestión de riesgos integrales en seguridad y privacidad de la

información y seguridad digital, con la implementación de controles de

seguridad físicos y digitales, orientados a la mejora continua en la gestión y el

 20

alto desempeño del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información, con la

finalidad de prestar servicios con calidad y transparencia a la primera infancia, la

niñez, la adolescencia y el bienestar de las familias y comunidades colombianas.

Resolucion https://www.icbf.gov.co/system/files/4286.pdf

Politica de tratamiento de datos

https://www.icbf.gov.co/sites/default/files/politica_de_tratamiento_de_datos_per
sonales.pdf

 Procedimientos de liderazgo y administración, así como esquemas de

control interno

Fuente: https://www.google.com/search?q=+Procedimientos+de+liderazgo

Planeación

3.1 Términos de Referencia

➢ Evaluar los procesos, procedimiento y actividades realizadas de la empresa

auditada.

➢ Evidenciar hallazgos que permitan tomar acciones de mejoras.

 21

➢ Proponer acciones de mejora y control en las áreas identificadas.

Objetivo de la Auditoria Administrativa

Tiene como objetivo impulsar el crecimiento de las empresas, puesto que

permite detectar las áreas donde se requiere un análisis profundo, que acciones

se pueden tomar para corregir irregularidades, como superar procesos que

entorpezcan las actividades de la organización, generar mayor relación entre las

áreas de trabajo y los más importante es realizar un análisis las causas y las

consecuencia que se llevan en las actividades de la organización , para así

identificar oportunidades de mejora y lograr los objetivos coherentemente para

obtener resultados específicos.

En virtud de los anterior, es necesario establecer un marco para definir

los objetivos de la empresa “INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR

FAMILIAR”, cuya cobertura encamine hacia las tareas y así obtener resultados

específicos, en esta organización se enmarcará los siguientes:

● Control: Evaluar el comportamiento de la organización en relación con los

estándares y controles establecidos. También destinado a orientar la

utilización adecuada de los recursos financieros, físicos y humanos de la

organización.

● Productividad: Aprovechar al máximo de los recursos de acuerdo con la

dinámica administrativa establecida por la organización.

● Organización: Aprovechar la estructura organizacional, competencia,

funciones y procesos de trabajo a través del manejo efectivo de la delegación

de autoridad y el trabajo en equipo.

● Servicio: Es la forma de constatar que la organización vincula y cubre todas

las expectativas y satisfacción al cliente.

 22

● Calidad: Que la auditoría de la organización tienda a elevar los niveles de

actuación en todos sus contenidos y ámbitos, para que así produzcan bienes

y servicios altamente competitivos.

● Cambio.- Transforman a la organización en un instrumento que la hace más

absorbente y receptiva a la misma.

● Aprendizaje: Permite transformarse en un mecanismo de aprendizaje para

que la organización pueda asimilar sus experiencias.

● Otros: La auditoría debe generar un ambiente de toma de decisiones

efectivas, interacción y de vinculación, teniendo en cuenta las

recomendaciones dadas.

3.2 Conocimiento del cliente

3.2.1 Actividad Económica:

Actividades ejecutivas de la administración pública en general.

El Instituto es un establecimiento público, de orden nacional adscrito al

Ministerio de Protección Social, cuyo objeto social, se basa en programas de

atención, protección y prevención a la población de mayor vulnerabilidad

socioeconómica, nutricional, psicoafectiva y demás situaciones previstas en la

Ley 1098 de 2006 — Código de la Infancia y la Adolescencia.

Misión

Trabajar con calidad y transparencia por el desarrollo y la protección

integral de la primera infancia, la niñez, la adolescencia y el bienestar de las

familias colombianas.

Visión
 23

Cambiar el mundo de las nuevas generaciones y sus familias, siendo

referente en estándares de calidad y contribuyendo a la construcción de una

sociedad en paz, próspera y equitativa.

Quienes Somos

Entidad del Gobierno de Colombia que trabaja por el bienestar de los

niños, las niñas, los adolescentes y sus familias. Nuestro ideal es que la niñez sea

feliz. Nos esforzamos para que todos los colombianos alcancen desarrollo

integral, protección, garantías y el restablecimiento de sus derechos.

Identificación y Naturaleza

El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - ICBF es un

establecimiento público descentralizado, con personería jurídica, autonomía

administrativa y patrimonio propio, creado por la Ley 75 de 1968 y reorganizado

conforme a lo dispuesto por la Ley 7 de 1979 y su Decreto Reglamentario No.

2388 de 1979, que mediante Decreto No. 4156 de 2011 fue adscrito al

Departamento Administrativo para la Prosperidad Socia

3.2.2 Órganos de Control, Administración y Representación Legal

La administración y dirección del Instituto Colombiano de Bienestar

Familiar estará a cargo de un Presidente, un Vicepresidente, una Junta

Directiva, y un Director General con la asesoría de un Comité Técnico, los

cuales ejercerán sus funciones de acuerdo con la competencia y atribuciones que

les fijan la ley, los decretos reglamentarios y los presentes estatutos.

 24

3.2.3 Composición del Capital

Clientes/Usuarios

Son Clientes del ICBF las entidades públicas, privadas, sociales y

comunitarias legalmente autorizadas que trabajan unidas para mejorar las

condiciones de vida de la niñez y la familia, en los municipios, departamentos y

en todo el territorio nacional.

Estas entidades demandan el Servicio de Articulación del SNBF recibiendo

acompañamiento, capacitación y asistencia técnica, para la implementación de

los programas diseñados por el ICBF como ente rector y articulador del Sistema.

El Sistema Nacional de Bienestar Familiar está integrado por los siguientes

agentes:

1. El Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, al cual está

adscrito el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.

2. El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, en su calidad de ente rector,

coordinador y articulador del Sistema Nacional de Bienestar Familiar.

3. Los departamentos.

4. Los distritos.

5. Los municipios.

6. Las comunidades organizadas y los particulares.

7. Las Comisarías de Familia

8. La Policía de Infancia y Adolescencia

9. Las Cajas de Compensación Familiar

10. Las demás entidades o instituciones, públicas o privadas, que contribuyan o

estén llamadas a contribuir, de acuerdo con su objeto de constitución o a

 25

mandato de ley o reglamento, a garantizar, directa o indirectamente, la

prestación del servicio público de Bienestar Familiar.

El ICBF atiende activamente a estos clientes en todos los niveles: nacional,

regional y municipal y/o local, para ello participa de los Concejos de Política

Social con el fin de acompañar y brindar asistencia técnica en la implementación

de todo lo establecido en la Ley de Infancia y Adolescencia.

Los clientes o usuarios de los servicios del Instituto Colombiano de Bienestar

Familiar son los niños, niñas, adolescentes colombianos, adulto mayor y las

familias colombianas y extranjeras (adopciones).

3.2.4 Planta Física

Toda institución para su funcionamiento debe contar con las

instalaciones adecuadas que ofrezcan condiciones ambientales e higiénicas,

iluminación, ventilación y espacio acorde con el total de menores atendidos. Es

esencial que las instituciones brinden un ambiente acogedor y familiar a los

menores.

3.2.5 Comercialización

En el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras

se adelantan programas que constituyen el pilar fundamental de la misión

institucional:

● Programa de Fortalecimiento a la Familia

Es el conjunto de procesos, acciones y estrategias interdisciplinarias

encaminadas a propiciar oportunidades y capacidades para que las familias,

como unidad básica de desarrollo, en todas sus estructuras, tipologías y

manifestaciones interculturales, puedan garantizar el cumplimiento de sus

 26

funciones de socialización, construcción de valores, de democracia y

responsabilidades en el desarrollo humano y afectivo de todos sus miembros, de

tal forma que favorezcan el ejercicio de sus derechos.

● Programa de Apoyo a la Primera Infancia

Tiene como objetivo contribuir a mejorar el desempeño académico, la

asistencia regular, así como promover la formación de hábitos alimentarios

saludables en la población escolar, prioritariamente a la primera infancia, con la

participación activa de la familia, la comunidad y los entes territoriales. El

apoyo a la primera infancia se brinda a través de la operación del Servicio

Público de Bienestar Familiar en diferentes modalidades de atención, las cuales

comprenden el conjunto de procesos, recursos, parámetros y actividades en

corresponsabilidad (acordadas) con la familia, la comunidad y el Estado, que se

articulan para dar respuesta al derecho que tiene la familia de ser apoyada para

garantizar a los niños y niñas su desarrollo armónico e integral y el ejercicio

pleno de sus derechos. Cuál de los dos aplicaría, porque estaba repetido.

● Apoyo a la Niñez y a la Adolescencia

Tiene como objetivo contribuir a mejorar el desempeño académico, la

asistencia regular, así como promover la formación de hábitos alimentarios

saludables en la población escolar, prioritariamente a la primera infancia, con la

participación activa de la familia, la comunidad y los entes territoriales.

3.2.6 Inventario
 27

Este documento presenta la metodología para realizar inventario y

clasificación de los activos de información que son manejados por los

empleados1 a través de los procesos del Instituto Colombiano de Bienestar

Familiar, con el fin principal de determinar qué activos posee la institución,

cómo deben ser utilizados en los procesos de la entidad, los roles y las

responsabilidades que tiene el personal sobre los mismos, reconociendo

adicionalmente los niveles de confidencialidad, integridad y disponibilidad que a

cada activo debe dársele.

La realización de un inventario y clasificación de activos de información

hace parte de la debida diligencia que a nivel estratégico ha considerado el

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar dentro de sus elementos a tratar con

respecto a la seguridad para los activos de información. De esta forma y con

base en las normas técnicas colombianas NTC ISO/IEC 17799:2005 y NTC

ISO/IEC 27001 en el ítem “Gestión de Activos” se persigue dar cumplimiento a

tres puntos principales:

Inventario de Activos: Todos los activos deben estar claramente identificados y

se debe elaborar y mantener un inventario de los mismos dentro de la entidad.

Propiedad de los Activos: Toda la información y los activos asociados con los

servicios de procesamiento de información deben ser “propiedad”2 de una parte

designada de la entidad.

Directrices de Clasificación: La información debe clasificarse en términos de

su valor, de los requisitos legales, de la sensibilidad y la importancia para la

entidad.
 28

Procedimiento de Inventario

El procedimiento de inventario debe realizarse mediante la ejecución de las

siguientes actividades.

La definición del inventario se debe llevar a cabo periódicamente. Para el

inventario de activos de información del Instituto Colombiano de Bienestar

Familiar se define que la siguiente información debe ser la mínima que debe

consignarse en la tabla de inventario de activos de información (Ver Matriz de

Inventario y Clasificación de activos de información del Instituto Colombiano

de Bienestar Familiar en el Anexo 1 de este documento).

3.2.7 Cartera
 29

Conforme a los principios que regulan la Administración Pública

contenidos en el artículo 209 de la Constitución Política, los servidores públicos

que tengan a su cargo el recaudo de obligaciones a favor del Tesoro Público

deberán realizar su gestión de manera ágil, eficaz, eficiente y oportuna, con el

fin de obtener liquidez para el Tesoro Público.

Concordancias:

1. Establecer mediante normatividad de carácter general, por parte de la máxima

autoridad o representante legal de la entidad pública, el Reglamento Interno del

Recaudo de Cartera, con sujeción a lo dispuesto en la presente ley, el cual deberá

incluir las condiciones relativas a la celebración de acuerdos de pago.

1. Incluir en sus respectivos presupuestos de ingresos el monto total del recaudo

sin deducción alguna.

2. Exigir para la realización de acuerdos de pago garantías idóneas y a satisfacción

de la entidad.

3. Contar con el respectivo certificado de disponibilidad presupuestal y con la

autorización de vigencias futuras, si es del caso, de conformidad con el Estatuto

Orgánico de Presupuesto, para la realización de acuerdos de pago con otras

entidades del sector público.

4. Reportar a la Contaduría General de la Nación, en las mismas condiciones

establecidas en la Ley 901 de 2004, aquellos deudores que hayan incumplido los

acuerdos de pagos con ellas realizadas, con el fin de que dicha entidad los

identifique por esa causal en el Boletín de Deudores Morosos del Estado.

 30

4. Programa de Trabajo

4.1. Objetivo: Garantizar la revisión, análisis del reglamento y procedimientos

de higiene y seguridad industrial del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.

4.2. Responsables: Equipo de auditoria, estudiantes del Areandina, conformado

por:

● Gabriela Sepulveda Mendez

● Jimmy Joaquin Lopez Herrera

● Kelly Johana Ortiz Najera

● Tania Liseth Monpotes Chinducue

Criterios de definición de Auditores Internos, para auditorías al sistema de

gestión de calidad;

Todo colaborador que desee pertenecer al equipo de auditores internos debe

cumplir con los siguientes requisitos mínimos (la información obtenida de la

evaluación del aspirante no requiere ser documentada):

- Educación: como mínimo el aspirante debe ser bachiller.

- Experiencia: debe tener como mínimo 6 meses de experiencia en el Instituto

Colombiano de Bienestar Familiar.

- Atributos Personales: estos atributos se verifican con base en referencias

obtenidas del Jefe Inmediato o compañeros de área del aspirante, por la

evidencia de dichos atributos en el proceso de formación como Auditor o por

confirmación del área de Recursos Humanos.

 31

- Mente Abierta: justo, analítico, flexible.

- Disciplina: investigador, amplio de criterio, ordenado.

- Facilidad de comunicación: extrovertido, receptivo, cordial.

- Carácter definido: parcial, honesto, transparente, directo

- Formación: el aspirante debe haber recibido capacitación en auditorías internas,

de lo contrario sólo podrá actuar como auditor en formación.

4.3 Áreas de Intervención

Gestión del administrativo:

● Proyectos y programas

● Procesamiento de información

● Procedimientos de liderazgo y administración y esquemas de control interno.

Procedimiento específico para captar y examinar la información

 Reuniones con las áreas encargadas de procesos Misional, Estratégico y de

Apoyo.

 Solicitar información de las áreas mediante un informe de gestión.

 Solicitar hojas de ruta con los soporte requeridos en cada uno de los procesos a

Misional, Estratégico y apoyo.

 Reunión con área administrativa y solicitud de informe de gestión.

 Reporte de hallazgos encontrados semanales

 Elaboración de plan de monitoreo.

4.4 Fases: Planeación:

1. Programar el entrenamiento de los auditores en formación y de los auditores

internos cuando sea necesario.

 32

2. Seleccionar el equipo de auditoría (auditor líder, auditores internos y

auditores en formación)

3. Crear plan de auditorías.

4. Asignación de roles.

5. Comunicar al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar. El plan de auditorías,

dejando claras fechas y horarios para que cada líder programe el espacio que le

permita atender al equipo auditor.

4.5 Cronograma de atividades

Cronograma de Actividades

Septiembre Octubre
Actividades
Seman Seman Seman Semana Seman Seman Seman
a1 a2 a3 4 a1 a2 a3
Planificación y aprobación del
programa de auditoria.
Reunión con el equipo
directivo para iniciar la
auditoria, explicar el objetivo,
alcance y método de
ejecución.
Recolección de datos e
informes de los procesos
(área, responsable,
actividades)
Revisión de los procesos
documentada y revisión de
los procesos ejecutada.
Entrevista con las personas
encargadas de cada área.
Documentación de la
información recolectada,
detalle de hallazgos.
Análisis de los hallazgos de
la empresa y preparación del
informe.
Reunión con el equipo
directivo y entrega del
resultado de la auditoría
interna.
 33

4.6 Diagrama de proceso o flujo

Inicio

Elaboración del plan

de auditoria

No

Revisión
de plan

Si

Documentación
Aprobación Plan
del plan de
de auditoria
auditoria

Revisión procesos
de la empresa

Entrevistas las
personas a cargo
de cada área

Presentación de
hallazgos y Informe
recomendaciones

Acciones de
mejora

Fin
 34

4.7 Reportes y clases de informes a presentar, cómo se realizarán los

seguimientos

● Se inicia con una reunión de apertura donde se indica cómo se va a desarrollar la

auditoría.

● Cada día al finalizar la jornada se realizará una reunión y se entregaran informes

parciales de forma verbal de los avances realizados.

● Al finalizar la auditoría se realizará una reunión de cierre donde se brindaran las

conclusiones, hallazgos y no conformidades identificadas durante la auditoría.

● Se indica cuándo se entregará el informe final.

4.8 Periodicidad

Tiempo dispuesto para informar avances

 La auditoría se realizará con un tiempo de un mes, cada de semana se está

auditando un proceso de la dependencia de Talento Humano.

 El día 01/9/2020 se realizará la reunión de apertura.

 Del día 01/10/2020 al día 03/10/2020 el proceso de entrevistas.

 Del día 04/10/2020 al día 09/10/2020 análisis de los cumplimiento de manuales

de funciones.

 Del día 10/10/2020 al día 15/10/2020 revisión de proceso de contratación de

proveedores de acuerdo a manual de funciones.

 Del día 16/10/2020 al día 19/10/2020 revisión de proceso de contratación de

talento humano de acuerdo a manual de funciones.

 35

 El día 22/10/2020 se realizará la reunión de cierre.

 El día 31/10/2020 se presentará el informe final de la auditoría y las

observaciones.

Conclusión

Como resultado de la planeación de la auditoria encontramos muchos

factores relevantes en nuestro proceso de investigación que nos facilitan realizar

un análisis más preciso y conciso de los problemas que la empresa seleccionada

podría tener a futuro y establecer un cronograma de actividades por procesos

como lo son el misional, estratégico, talento humano de la organización

seleccionada.
 36

Referencias

https://areandina.instructure.com/courses/997. Referente de pensamiento. Auditoria

Administrativa. Oscar Duque

Recopilado https://www.icbf.gov.co/instituto/sistema-integrado-gestion/procesos

https://www.icbf.gov.co/sites/default/files/anexo_res._11500_de_9-11-
2017_nivel_tecnico_y_asistencial.pdfhttps://www.icbf.gov.co/sites/default/files/anexo_
1_-_presentacion_manual.pdf

https://www.icbf.gov.co/sites/default/files/politica_de_tratamiento_de_datos_personales
.pdf

https://www.icbf.gov.co/sites/default/files/doc_digital_-_140307_-_anexo_07_3.pdf

https://www.icbf.gov.co/sites/default/files/procesos/p27.gf_procedimiento_de_cobro_pe
rsuasivo_de_la_cartera_por_aportes_parafiscales_3_a_favor_de_icbf_v2.pdf

https://icbf.gov.co/cargues/avance/docs/resolucion_icbf_2540_2013.htm

https://icbf.gov.co/cargues/avance/docs/resolucion_icbf_2540_2013.htm Artículo
primero.