Contenido

Presentación del Módulo ......................................................................................... 6 

Unidad de Competencia y Capacidades ................................................................. 9 

Contenido del Módulo ............................................................................................ 11 

Plan de trabajo del Módulo .................................................................................... 13 

Guía del módulo ..................................................................................................... 15 

Contenidos .............................................................................................................. 19 

Metodología ............................................................................................................ 21 

3

Administración de Servicios Farmacéuticos

Recursos ................................................................................................................. 21 

Evaluación............................................................................................................... 22 

Perfil del docente de la Tecnología en regencia de Farmacia ............................ 23 

Perfil técnico del instructor ................................................................................... 24 

Unidad 1. ............................................................................................................... 25 

Organización y Legislación del Servicio farmacéutico ....................................... 25 

Módulo
Introducción ........................................................................................................... 25 

Propósitos de formación ........................................................................................ 25 

Criterios de evaluación .......................................................................................... 26 

Contenidos .............................................................................................................. 27 

Sesión No. 1. Glosario .......................................................................................... 27 

Sesión No. 2. Marco legal que reglamenta la prestación del servicio farmacéutico.
.............................................................................................................................. 31 
 Sesión No. 3. Objetivos, principios, funciones y clasificación del servicio
farmacéutico. ......................................................................................................... 35 

Sesión No. 4. Organización y procesos del servicio farmacéutico. ....................... 38 

Unidad 2. ............................................................................................................... 45 

Selección de medicamentos y dispositivos médicos ......................................... 45 

Introducción ........................................................................................................... 45 

Propósitos de formación ........................................................................................ 45 

Criterios de evaluación .......................................................................................... 46 

4
Contenidos .............................................................................................................. 47 

Sesión No. 5. Comité de Farmacia y Terapéutica (Cofyte) .................................. 47 

Administración de Servicios Farmacéuticos

Sesión No. 6. Medicamento esencial, política, métodos y elementos de selección.

.............................................................................................................................. 51 

Sesión No. 7. Elaboración del listado básico de una Institución Prestadora de

Servicios de Salud y control del proceso de selección. ......................................... 59 

Unidad 3. ............................................................................................................... 65 

Adquisición de medicamentos y dispositivos médicos...................................... 65 

Introducción ........................................................................................................... 65 

Módulo

Propósitos de formación ........................................................................................ 66 

Criterios de evaluación .......................................................................................... 66 

Contenidos .............................................................................................................. 67 

Sesión No. 8. Comité de compras de la Institución Prestadora de Servicios de

Salud. .................................................................................................................... 67 

Sesión No. 9. Gestión de proveedores.................................................................. 69 

Sesión No. 10. Programación y método de estimación de necesidades ............... 73 

 Sesión No. 11. Elaboración del plan de compras. ................................................. 77 

Sesión No. 12. Priorización, ejecución y evaluación de la compra ....................... 79 

Unidad 4. Recepción y almacenamiento de medicamentos y dispositivos

médicos ................................................................................................................... 86 

Introducción ........................................................................................................... 86 

Propósitos ............................................................................................................. 86 

Criterios de evaluación .......................................................................................... 87 

Contenidos .............................................................................................................. 88 

Sesión No. 13. Condiciones que se deben cumplir para un adecuado

almacenamiento de medicamentos y dispositivos médico. ................................... 88  5
Sesión No. 14. Ubicación y ordenamiento de los medicamentos y dispositivos

Administración de Servicios Farmacéuticos

médicos ................................................................................................................. 99 

Sesión No. 15. Control de inventarios ................................................................. 105 

Sesión No. 16. Recepción de medicamentos y dispositivos médicos ................. 108 

Unidad 5. Dispensación y distribución de medicamentos y dispositivos

médicos ................................................................................................................. 136 

Introducción ......................................................................................................... 136 

Módulo
Propósitos de formación ...................................................................................... 136 

Criterios de evaluación ........................................................................................ 137 

Contenidos ............................................................................................................ 137 

Sesión No. 17. Dispensación de medicamentos y dispositivos médicos............. 137 

1. Prescripción médica......................................................................................... 138 

2. Obligaciones y prohibiciones del dispensador ............................................. 140 

El dispensador no podrá: .................................................................................... 141 

 Sesión No. 18. Distribución de medicamentos y dispositivos médicos ............... 145 

Sesión No.19. Sistema de distribución de medicamentos y dispositivos médicos

por dosis unitaria (SDMDU). ............................................................................... 150 

Sesión No. 20. Desarrollo del SDMDU ............................................................... 158 

Unidad 6. Administración y gestión del servicio farmacéutico ....................... 166 

Introducción ......................................................................................................... 166 

Propósitos de formación ...................................................................................... 167 

Criterios de evaluación ........................................................................................ 167 

6
Contenidos ............................................................................................................ 167 

Sesión No. 21. Funciones del personal que labora en el servicio farmacéutico. 167 
Administración de Servicios Farmacéuticos

Sesión No. 22. Sistemas de Información del servicio farmacéutico. ................... 175 
Módulo
Módulo Administración de Servicios Farmacéuticos
7
 Presentación del Módulo

El objetivo del módulo Administración de Servicios farmacéuticos es el de aportar

al Tecnólogo en Regencia de farmacia UNAB - CES, los conocimientos básicos para
la prestación del servicio farmacéutico con el fin de optimizar los recursos, garantizar
la eficiencia y la efectividad de los procesos estratégicos y operativos en los
establecimientos farmacéuticos y en las farmacias ambulatorias y hospitalarias de
baja complejidad y de apoyo en las de mediana y alta complejidad.

El módulo está integrado por las siguientes unidades:

8 Unidad 1. Organización y legislación del servicio farmacéutico.

Esta unidad le permite al estudiante conocer el marco legal, estructura y
Administración de Servicios Farmacéuticos

organización para la prestación del servicio farmacéutico.

Unidad 2. Selección de medicamentos y dispositivos médicos.

Esta unidad le permite al estudiante adquirir los conocimientos básicos para la
conformación y funcionamiento del Comité de Farmacia y Terapéutica y demás
aspectos relacionados con una adecuada selección de medicamentos y dispositivos
médicos en una IPS.
Módulo

Unidad 3. Adquisición de medicamentos y dispositivos médicos

Esta unidad le permite al estudiante conocer y aplicar los aspectos relacionados con
el proceso de planeación necesario para la adquisición de medicamentos y
dispositivos médicos.
Unidad 4.Recepción y almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos.
En esta unidad el estudiante aplicará los conceptos básicos para efectuar la
recepción técnica y las buenas prácticas de almacenamiento de los medicamentos y
dispositivos médicos.

Unidad 5. Dispensación y distribución de medicamentos y dispositivos médicos.

El objetivo en esta unidad es que el estudiante conozca y aplique los procedimientos
establecidos en la normatividad vigente en los diferentes procesos de dispensación y
distribución de medicamentos y dispositivos médicos.

Unidad 6. Administración y gestión del servicio farmacéutico

9
Se busca que el estudiante conozca las funciones del desempeño del personal del

Administración de Servicios Farmacéuticos

servicio farmacéutico, el manejo del sistema de información de los diferentes
procesos y de los valores y principios de la ética profesional.

La metodología de trabajo para el desarrollo del módulo de Administración de

Servicios farmacéuticos, consiste en el estudio de este módulo escrito conformado
por 22 sesiones, la interacción en el aula virtual y con la asistencia a las tele clases,
las cuales le permitirán profundizar en las sesiones estudiadas. Las actividades de
aprendizaje de las seis unidades se desarrollarán mediante trabajo independiente,

Módulo
colaborativo y de evaluación.

El tiempo de estudio del módulo, equivale a 480 horas durante todo el semestre.
Este tiempo está dividido entre el estudio del módulo impreso, la asistencia a tele
clases, la interacción con el aula virtual y el trabajo independiente que realice desde
su casa.
 Por lo anterior se requiere que usted, antes de asistir a la tele clases realice un
previo estudio del contenido de las sesiones lo cual le permitirá obtener un mejor
aprendizaje.

Lo invitamos a mantener un compromiso y dedicación durante el desarrollo de cada

una de las unidades con el fin de lograr las competencias planteadas en el módulo y
por consiguiente unos buenos resultados.

Bienvenido!

10
Administración de Servicios Farmacéuticos
Módulo
Unidad de Competencia y Capacidades

El estudio con responsabilidad y compromiso mediante la combinación de las tres

modalidades: Módulo escrito, aula virtual y tele clases, más el trabajo independiente
le permitirán al estudiante al finalizar el módulo el alcance de la siguiente unidad de
competencia:

Unidad de competencia

Dirigir el servicio farmacéutico ambulatorio y hospitalario de baja complejidad de

11
acuerdo con las disposiciones de calidad, seguridad y protección del medio
ambiente, así como actividades de promoción, uso adecuado de los medicamentos y

Administración de Servicios Farmacéuticos

dispositivos médicos.

Capacidades

 Identificar la normatividad, organización, actividades y/o procesos del servicio

farmacéutico y los roles del regente de farmacia en la promoción, prevención
y atención en salud, de acuerdo con el modelo de gestión vigente.
 Identificar el proceso para la selección de los medicamentos y dispositivos

Módulo
médicos con que debe contar una institución de salud o un establecimiento
farmacéutico de acuerdo con la normativa vigente.
 Identificar el proceso de adquisición de los medicamentos y dispositivos
médicos de acuerdo a los requerimientos de la institución o establecimiento y
garantizar que cumplan con las condiciones de calidad.
 Realizar los procesos de recepción técnica y almacenamiento de los
medicamentos y dispositivos médicos, según la normatividad vigente.
  Realizar los procesos de distribución y dispensación de los medicamentos y
dispositivos médicos de acuerdo a lo establecido en la normatividad vigente.
 Realizar la gestión técnico administrativa del servicio farmacéutico
ambulatorio y hospitalario de baja complejidad.

12
Administración de Servicios Farmacéuticos
Módulo
Contenido del Módulo

Información General del Módulo

Nombre del Módulo Administración de Servicios farmacéuticos

No. de Créditos 10
No. de Sesiones 20
Duración en semanas 20

Conceptuales Procedimentales
 Gestión del servicio farmacéutico  Adecuación y procedimientos del
 Funciones del recurso humano del servicio farmacéutico.
servicio farmacéutico.  Procedimientos de selección de
 Organización del servicio medicamentos y dispositivos médicos.
farmacéutico.
 Normatividad sobre el servicio
 Manipulación de bases de datos
digitales.
13
farmacéutico (Ley 100/93, Ley 10/90,  Manipulación de procesadores

Administración de Servicios Farmacéuticos

Decreto 2200/05, Resolución 1403/07, de texto.
Decreto 2309/02, Decreto1011/06, Ley  Manipulación de paquetes
212/95, Ley 485/98, Resoluciones 486/03 estadísticos básicos.
y 2955/07, la Política farmacéutica  Consulta de bases de datos en
nacional de 2003, la resolución 2003 de farmacia.
2014 y demás normativa vigente.  Manipulación de documentos
Gestión en selección de medicamentos y técnicos como recetas médicas y guías
dispositivos médicos. de dispensación.
 Gestión de adquisición de  Procedimientos de adquisición
medicamentos y dispositivos médicos. de medicamentos y dispositivos
 Gestión de proveedores. médicos.

Módulo
 Gestión de almacenamiento.  Procedimientos de adecuación
 Buenas prácticas de de almacenes para medicamentos y
almacenamiento. dispositivos médicos.
 Gestión de recepción técnica y  Procedimientos de recepción de
administrativa de medicamentos y medicamentos y dispositivos médicos.
dispositivos médicos.  .Protocolos para garantizar el
 Gestión de recepción técnica y transporte de productos bajo cadena de
administrativa de medicamentos y frío.
dispositivos médicos.  Procedimientos de dispensación
 Sistemas de distribución de de medicamentos y dispositivos
medicamentos y dispositivos médicos. médicos.
 Buenas prácticas de manufactura y
 elaboración.  Procedimientos de transferencia
 Buenas prácticas de dispensación. de medicamentos y dispositivos
 Promoción y uso adecuado de los médicos a otros servicios.
medicamentos y dispositivos médicos.  Procedimientos de distribución
 Gestión de personal. de medicamentos y dispositivos
médicos.
 Gestión técnico-administrativa del  Protocolos para garantizar la
servicio farmacéutico. DMDU.
 Sistemas de información del  Programas de promoción del uso
servicio farmacéutico. adecuado de medicamentos y
 Cultura organizacional. dispositivos médicos.
 Procedimientos de los sistemas
de información del servicio
farmacéutico.

14  Procedimientos
administrativos del
técnicos–
servicio
farmacéutico.
 Desarrollo de la cultura
Administración de Servicios Farmacéuticos

organizacional.

Contenidos actitudinales
Capacidad para trabajar en forma independiente.
Formación en valores y principios éticos.
Disposición para aprender y mantenerse actualizado.
Capacidad para adaptarse a los cambios.
Habilidad para improvisar.
Capacidad para utilizar y planificar el tiempo de manera efectiva.
Capacidad para asumir responsabilidades y tomar decisiones.
Módulo

Capacidad para identificar, plantear y resolver problemas.

Capacidad para manejar información procedente de áreas y fuentes diversas.
Capacidad creativa e innovadora.
Capacidad de abstracción, análisis y síntesis.
Capacidad para comunicar por escrito.
Capacidad para comunicarse oralmente de tal forma que los demás entiendan.
Capacidad para trabajar en equipo para alcanzar una meta común.
Capacidad para formular y gestionar proyectos.
Capacidad para utilizar herramientas informáticas básicas.
Plan de trabajo del Módulo

Actividades
Unidad Sesión
de aprendizaje

Sesión 1. Glosario Tutoria 1

Sesión 2. Marco legal que reglamenta Actividad 1.

Unidad 1. la prestación del servicio farmacéutico normatividad

Organización y Sesión 3. Objetivos, principios,

Legislación del Servicio funciones y clasificación del servicio
farmacéutico. farmacéutico.

Sesión 4. Organización y procesos del 15

servicio farmacéutico.

Administración de Servicios Farmacéuticos

Sesión 5. Comité de Farmacia y Tutoria 2
Terapéutica (Cofyte).

Sesión 6. Medicamento esencial,

Unidad 2. Selección de política, métodos y elementos de
medicamentos y selección.
dispositivos médicos
Sesión 7. Elaboración del listado Actividad
básico de una Institución Prestadora de evaluativa 1.
Servicios de Salud y control del

Módulo
proceso de selección.

Sesión 8. Comité de compras de la Tutoría 3

Unidad 3. Adquisición de Institución Prestadora de Servicios
medicamentos y de Salud.
dispositivos médicos Sesión 9. Gestión de proveedores

Sesión 10. Programación y método de Tutoría 4

estimación de necesidades
 Sesión 11. Elaboración del plan de
compras.
Sesión 12. Priorización, ejecución y Actividad 2.
evaluación de la compra.

Sesión 13. Condiciones que se deben Actividad

cumplir para un adecuado evaluativa 2.
Unidad 4. Recepción y almacenamiento de medicamentos y
Almacenamiento de dispositivos médico.
medicamentos y
dispositivos médicos Sesión 14. Ubicación y ordenamiento Tutoría 5
de los medicamentos y dispositivos
médicos

16 Sesión 15. Control de inventarios

Sesión 16. Recepción de Tutoría 6

Administración de Servicios Farmacéuticos

medicamentos y dispositivos médicos

Sesión 17. Dispensación de Actividad 3.

medicamentos y dispositivos médicos.

Unidad 5. Dispensación y Sesión 18. Distribución de Tutoría 7

distribución de medicamentos y dispositivos médicos
medicamentos y
dispositivos médicos Sesión 19. Sistema de distribución de
medicamentos y dispositivos médicos
por dosis unitaria (SDMDU).
Módulo

Sesión 20. Desarrollo del SDMDU

Unidad 6. Sesión 21. Funciones del personal que Tutoría 8

Administración y labora en el servicio farmacéutico.
Gestión del servicio Sesión 22. Sistemas de Información Actividad
farmacéutico del servicio farmacéutico. evaluativa 3.
 Guía del módulo
CAPACIDADES

TECNOLOGÍA Regencia de Farmacia

NIVEL Tecnológico

MODULO FORMATIVO CREDITOS 10

DURACIÓN 480 horas

Dirigir el servicio farmacéutico ambulatorio y

hospitalario de baja complejidad de acuerdo

17
con las disposiciones de calidad, seguridad y
UNIDAD DE COMPETENCIA protección del medio ambiente, así como
ASOCIADA actividades de promoción, uso adecuado de los

Administración de Servicios Farmacéuticos

medicamentos y dispositivos médicos

C1. Identificar la normatividad, organización, actividades y/o procesos del servicio

farmacéutico y los roles del regente de farmacia en la promoción, prevención y atención en
salud, de acuerdo con el modelo de gestión vigente.

C2. Identificar el proceso para la selección de los medicamentos y dispositivos médicos con
que debe contar una institución de salud o un establecimiento farmacéutico de acuerdo con
la normativa vigente.

C3. Identificar el proceso de adquisición de los medicamentos y dispositivos médicos de

Módulo
acuerdo a los requerimientos de la institución o establecimiento y garantizar que cumplan
con las condiciones de calidad.

C4. Realizar los procesos de recepción técnica y almacenamiento de los

medicamentos y dispositivos médicos, según la normatividad vigente.

C5 Realizar los procesos de distribución y dispensación de los medicamentos y dispositivos

médicos de acuerdo a lo establecido en la normatividad vigente.

C6. Realizar la gestión técnica administrativa del servicio farmacéutico ambulatorio y

hospitalario de baja complejidad.
 CAPACIDADES CRITERIOS DE EVALUACIÓN

C1.Identificar la normatividad, organización, CE1. Identifique los procesos generales y

actividades y/o procesos del servicio especiales del servicio farmacéutico de
farmacéutico y los roles del regente de acuerdo al modelo de gestión según la
farmacia en la promoción, prevención y normatividad vigente.
atención en salud, de acuerdo con el modelo
de gestión vigente. CE2.Identifique la normatividad vigente que
soporta el modelo de gestión del servicio
farmacéutico.

CE3. Reconozca la estructura organizativa y

actividades del servicio farmacéutico en el
sistema de salud, para el cumplimiento de
18 sus objetivos.

CE4.Identifique los límites, deberes,

Administración de Servicios Farmacéuticos

libertades del Tecnólogo en Regencia de

Farmacia de acuerdo con la Ley 485 de
1998, y la Resolución 486 de 2003.

C2. Identificar el proceso para la selección de CE1. Identifique la conformación y

los medicamentos y dispositivos médicos con funciones del comité de farmacia y
los que debe contar una institución de salud o terapéutica en las instituciones de salud de
un establecimiento farmacéutico de acuerdo baja complejidad según la normatividad
a la normatividad vigente. vigente.

CE2.Identifique las políticas institucionales

Módulo

para una adecuada selección de

medicamentos y dispositivos médicos.

CE3. Identifique el proceso para la

elaboración del listado básico de
medicamentos y dispositivos médicos de
una IPS de baja complejidad.
C3. Identificar el proceso de adquisición de CE1. Explique la política del comité de
los medicamentos y dispositivos médicos de compras de una institución para la
acuerdo a los requerimientos de la institución adquisición de medicamentos y dispositivos
o establecimiento y garantizar que cumplan médicos.
con las condiciones de calidad
CE2. Identifique las actividades y
responsabilidades correspondientes al
proceso de adquisición de medicamentos y
dispositivos médicos.

CE3. Identifique la gestión de los

proveedores según política de la institución
o establecimiento.

C4 Realizar los procesos de recepción

técnica y almacenamiento de los
CE1.Verifique las condiciones
almacenamiento de los medicamentos y
de
19
medicamentos y dispositivos médicos, según dispositivos médicos según la normatividad

Administración de Servicios Farmacéuticos

la normatividad vigente. vigente.

CE2. Identifique las actividades

correspondientes a la recepción técnica y
administrativa de los medicamentos y
dispositivos médicos.

CE3. Identifique los recursos físicos

necesarios que garanticen un adecuado
almacenamiento de los medicamentos y

Módulo
dispositivos médicos.

CE4. Verifique los controles de higiene y

factores ambientales que permitan la
adecuada conservación de los
medicamentos y dispositivos médicos.

CE5. Identifique los métodos utilizados en la

gestión de inventarios, necesarios en el
control de los medicamentos y dispositivos
médicos.
 C5. Realizar los procesos de distribución CE1. Diferencie los sistemas de distribución
y dispensación de los medicamentos y intrahospitalaria de medicamentos y
dispositivos médicos de acuerdo a lo dispositivos médicos.
establecido en la normatividad vigente.
CE2. Identifique las políticas de distribución
intrahospitalaria y la gestión de stocks de
los medicamentos y dispositivos médicos

CE3. Identifique las actividades y procesos

del sistema de distribución de
medicamentos y dispositivos médicos en
dosis unitaria.

CE4. Explique el procedimiento y

20 prohibiciones para la dispensación de los
medicamentos y dispositivos médicos de
acuerdo a la normatividad vigente.
Administración de Servicios Farmacéuticos

CE5. Informe y eduque al paciente y la

comunidad sobre el uso adecuado de
medicamentos y dispositivos médicos.

C6. Realizar la gestión técnica CE1.Identifique las actividades

administrativa del servicio farmacéutico administrativas del servicio farmacéutico y
ambulatorio y hospitalario de baja de supervisión y control del personal auxiliar
complejidad. de farmacia a su cargo.

CE2. Identifique que la información

Módulo

utilizada en los procesos, procedimientos y

en red con otras dependencias de la
institución, esté ajustada y acorde a las
necesidades del servicio farmacéutico.
 Contenidos
CONCEPTUALES PROCEDIMENTALES ACTITUDINALES
 Gestión del servicio  Adecuación y  Capacidad para trabajar
farmacéutico procedimientos del en forma independiente.
 Funciones del recurso servicio farmacéutico.  Formación en valores y
humano del servicio  Procedimientos de principios éticos.
farmacéutico. selección de  Disposición para
 Organización del medicamentos y aprender y mantenerse
servicio farmacéutico. dispositivos médicos. actualizado.
 Normatividad sobre el  Manipulación de  Capacidad para
servicio farmacéutico (Ley bases de datos digitales. adaptarse a los cambios.
100/93, Ley 10/90, Decreto  Manipulación de  Habilidad para
2200/05, Resolución procesadores de texto. improvisar.
1403/07, Decreto 2309/02,
Decreto1011/06, Ley 212/95,
 Manipulación
paquetes
de
estadísticos
 Capacidad para utilizar y
planificar el tiempo de manera
21
Ley 485/98, Resoluciones básicos. efectiva.

Administración de Servicios Farmacéuticos

486/03 y 2955/07, la Política  Consulta de bases  Capacidad para asumir
farmacéutica nacional de de datos en farmacia. responsabilidades y tomar
2003 y demás normativa  Manipulación de decisiones.
vigente, resolución 2003 de documentos técnicos  Capacidad para
2014. como recetas médicas y identificar, plantear y resolver
Gestión en selección de guías de dispensación. problemas.
medicamentos y dispositivos  Procedimientos de  Capacidad para manejar
médicos. adquisición de información procedente de
 Gestión de adquisición medicamentos y áreas y fuentes diversas.
de medicamentos y dispositivos médicos.  Capacidad creativa e
dispositivos médicos.  Procedimientos de innovadora.

Módulo
 Gestión de adecuación de  Capacidad de
proveedores. almacenes para abstracción, análisis y síntesis.
 Gestión de medicamentos y  Capacidad para
almacenamiento. dispositivos médicos. comunicar por escrito.
 Buenas prácticas de  Procedimientos de  Capacidad para
almacenamiento. recepción de comunicarse oralmente de tal
 Gestión de recepción medicamentos y forma que los demás entiendan.
técnica y administrativa de dispositivos médicos.  Capacidad para trabajar
medicamentos y dispositivos  .Protocolos para en equipo para alcanzar una
médicos. garantizar el transporte meta común.
 Gestión de recepción de productos bajo  Capacidad para formular
técnica y administrativa de cadena de frío. y gestionar proyectos.
 medicamentos y dispositivos  Procedimientos de  Capacidad para utilizar
médicos. dispensación de herramientas informáticas
 Sistemas de medicamentos y básicas.
distribución de medicamentos dispositivos médicos.
y dispositivos médicos.
 Buenas prácticas de  Procedimientos de
manufactura y elaboración. transferencia de
 Buenas prácticas de medicamentos y
dispensación. dispositivos médicos a
 Promoción y uso otros servicios.
adecuado de los  Procedimientos de
medicamentos y dispositivos distribución de
médicos. medicamentos y
 Gestión de personal. dispositivos médicos.

22
 Protocolos para
 Gestión técnico- garantizar el SDMDU.
administrativa del servicio  Programas de
farmacéutico. promoción del uso
Administración de Servicios Farmacéuticos

 Sistemas de adecuado de
información del servicio medicamentos y
farmacéutico. dispositivos médicos.
 Cultura organizacional.
Procedimientos de los
sistemas de información
del servicio farmacéutico.
 Procedimientos
técnicos–administrativos
del servicio farmacéutico.
 Desarrollo de la
Módulo

cultura organizacional.
Metodología
De acuerdo con los objetivos del módulo (capacidades) que se espera logre el
estudiante, la metodología se orienta a la vivencia de experiencias personales dentro
de la formación, que le permitan adquirir y desarrollar los dominios conceptuales y
técnicos propios de los componentes que permiten la definición del conocimiento
tecnológico: las herramientas, los materiales, los procesos y el discurso, mediante la
actividad técnica y tecnológica aplicando dicho conocimiento en cada momento en
la ejecución de tareas determinadas.

Desde este presupuesto, las opciones metodológicas para el desarrollo del módulo
se plantean así: 23
 Foros de debate, donde expone sus inquietudes, hace un análisis y plantea sus

Administración de Servicios Farmacéuticos

puntos de vista al respecto.
 Actividades grupales de conceptualización, para fortalecer el aprendizaje
colaborativo.
 Planteamiento por parte del estudiante de casos problemas que él puede
detectar en la región donde está.
 Cuadros comparativos de conceptos.

Módulo
Recursos
Lectura de la normatividad farmacéutica: Decreto 2200/05, Decreto 2330/06, Res
486/03, Res 1403/07, Res 2955/07, Ley 485/98, la Política farmacéutica nacional de
2003 y demás normativa vigente.
Página Web del Ministerio de la Protección Social.
  Formatos
 Plan de compras
 Recepción técnica
 Militar estándar
 Sistema de Distribución de Medicamentos y Dispositivos Médicos
 Factura y orden de compra.
 Documento Google docs.
 Demostración de multimedia
 Demostración de infografía.

24
Evaluación
Administración de Servicios Farmacéuticos

Para la evaluación del aprendizaje y la obtención de las competencias propias del

módulo por parte del estudiante, se tendrán en consideración los siguientes
aspectos: los criterios de evaluación, los instrumentos de evaluación y los escalas de
valoración; los primeros están definidos y son el referente fundamental para el
desarrollo del módulo.
De acuerdo con los criterios de evaluación respectivos del módulo y a las
actividades programadas en el desarrollo del mismo, se determinará mediante:
 La pertinencia de la participación en los foros.
Módulo

 Desarrollo de talleres propuestos.

 Elaboración y comprensión de diagramas de flujo.
 Capacidad de análisis y resolución a los casos que se presentan en cada
unidad.
 Desarrollo de actividades.
 Informes de gestión administrativa.
Perfil del docente de la Tecnología en regencia de Farmacia

La Universidad Autónoma de Bucaramanga, en convenio con el CES, reconoce al

docente como un líder que tiene especial incidencia frente al estudiante, el grupo, la
institución y el entorno. Se espera que el docente sea una persona de alta calidad
ética, política y profesional; con capacidad para la generación y adecuación de
conocimientos y líder de procesos de cambio para el progreso y mejor calidad de
vida de la comunidad.

Debe poseer:

 Competencias comunicativas e investigativas para el trabajo en colectivo de

25

Administración de Servicios Farmacéuticos

docentes.

 Dominio del contexto de la regencia de farmacia que le permita orientar

proyectos coherentes con las necesidades de los servicios farmacéuticos.

 Capacidad para identificar tendencias de desarrollo del sector farmacéutico en

los ámbitos local, regional, nacional y en relación con las del sector internacional.

 Capacitad crítica y autocrítica para apoyar el liderazgo del sector farmacéutico.

Módulo
 Competencia pedagógica para orientar el proceso comunicativo utilizando las
ventajas de las TIC y sus conocimientos informáticos y telemáticos

 Iniciativa para interactuar con el sector farmacéutico, académico y

gubernamental.

 Sentido de pertenencia a la institución y al programa para orientarlo con las

características propias de la tecnología en regencia de farmacia.
  Competencias de proyección social para interactuar con el sector investigativo
regional y nacional, y fortalecer las líneas de investigación del programa de
Tecnología en Regencia de Farmacia.

Perfil técnico del instructor

Requisitos acadêmicos: Químico farmacêutico.

Competencias: Manejar conceptos claros sobre todos los procesos administrativos

26 en el sector farmacéutico como: normatividad, selección, adquisición, recepción y

almacenamiento, dispensación y distribución de productos farmacéuticos y afines.
Administración de Servicios Farmacéuticos
Módulo
 Unidad 1.

Organización y Legislación del Servicio farmacéutico

Introducción

En esta unidad usted podrá obtener una información de una serie de normas que se
han generado en las últimas décadas por parte del Ministerio de la Protección Social
orientadas a garantizar la calidad de atención en salud para la población
colombiana.

Es importante tener una visión de la legislación que atiende no sólo a los organismos
27

Administración de Servicios Farmacéuticos

de vigilancia y control, sino también instituciones de salud, a los propietarios,
directores responsables y administradores de las farmacias, droguerías y depósitos
de medicamentos, y en general, a todas las personas involucradas en la cadena de
suministro de los medicamentos.

Igualmente conocer la estructura del servicio farmacéutico, objetivos, principios,

funciones, clasificación, organización y procesos de carácter técnico, científico y
administrativo relacionado con los medicamentos y dispositivos médicos, para
garantizar una adecuada atención farmacéutica, promoción y prevención a los

Módulo
pacientes y a la comunidad en general.

Propósitos de formación

Al finalizar el estudio de esta unidad y realizar la actividad de evaluación, usted

estará en capacidad de:
  Identificar la organización, actividades y/o procesos del servicio farmacéutico
y los roles del regente de farmacia en la promoción, prevención y atención en
salud, de acuerdo con el modelo de gestión vigente.

 Identificar normatividad vigente del servicio farmacéutico, sus deberes y

límites en el desempeño de sus funciones, como integrante del equipo
interdisciplinario de salud.

Criterios de evaluación
28 Para un adecuado desempeño en esta unidad se espera que usted:
Administración de Servicios Farmacéuticos

 Identifique los procesos generales y especiales del servicio farmacéutico de

acuerdo al modelo de gestión según la normatividad vigente.

 Identifique la normatividad vigente que soporta el modelo de gestión del

servicio farmacéutico.

 Reconozca la estructura organizativa del servicio farmacéutico en el sistema

de salud, para el cumplimiento de sus objetivos.
Módulo

 Identifique los límites, deberes, libertades del Tecnólogo en Regencia de

Farmacia de acuerdo con la ley 485 de 1998, y la Resolución 486 de 2003.
Contenidos

Sesión No. 1. Glosario

Para comprensión de la terminología del sector farmacéutico, es necesario que se

familiarice con las siguientes definiciones:

Servicio farmacéutico
Es el servicio de atención en salud responsable de las actividades, procedimientos e
intervenciones de carácter técnico, científico y administrativo, relacionados con los
medicamentos y los dispositivos médicos utilizados en la promoción de la salud y la

29
prevención, diagnóstico, tratamiento y rehabilitación de la enfermedad, con el fin de
contribuir en forma armónica e integral al mejoramiento de la calidad de vida

Administración de Servicios Farmacéuticos

individual y colectiva de la comunidad.

Medicamento
Producto químico elaborado por un laboratorio farmacéutico a partir de uno o varios
principios activos, con o sin sustancias auxiliares, que se somete a una serie de
procesos para ser comercializado bajo una forma farmacéutica (tabletas, jarabe,
pomada, etc.). Utilizado en la prevención, alivio, tratamiento, curación o
rehabilitación de las enfermedades del hombre y de los animales.

Módulo
Medicamento esencial
Es aquel que reúne las características de ser el más costo efectivo en el tratamiento
de una enfermedad, en razón de su eficacia y seguridad farmacológica., por dar una
respuesta más favorable a los problemas de mayor relevancia en el perfil de
morbimortalidad de una comunidad y porque sus costos se ajustan a las condiciones
de la economía del país.
 Medicamento esencial alternativo
Es aquel cuyo uso estará sujeto a condiciones de hipersensibilidad del paciente, de
resistencia a un medicamento esencial o cuando por razones sanitarias de riesgo o
conveniencia de la salud pública, el ministerio de salud así lo defina.

Denominación Común Internacional para las sustancias farmacéuticas (DCI)

Es el nombre recomendado por la Organización Mundial de la Salud – (OMS), para
cada medicamento. La finalidad de la Denominación Común Internacional, DCI, es
conseguir una buena identificación de cada fármaco en el ámbito internacional.

30 Forma farmacéutica
Sinónimo de forma de dosificación. Forma física que caracteriza al producto
Administración de Servicios Farmacéuticos

farmacéutico terminado a saber, tabletas, cápsulas, jarabe, supositorios, soluciones

inyectables, sistemas transdérmicos, etc.

Medicamento genérico
Se entiende por medicamento genérico aquel que utiliza la denominación común
internacional para su prescripción y expendio.
Principio activo
Compuesto o mezcla de compuesto que tiene una acción farmacológica.
Módulo

Dispensación
Es la entrega de uno o más medicamentos y dispositivos médicos a un paciente y la
información sobre su uso adecuado realizada por el químico farmacéutico y el
tecnólogo en regencia de farmacia.
Farmacoepidemiología
Es el estudio del uso y efecto de los medicamentos en un número elevado de
personas, empleando los conocimientos, métodos y razonamientos de la
epidemiología, teniendo como componentes los estudios de utilización de
medicamentos y la farmacovigilancia.

Perfil farmacoterapéutico
Es la relación de los datos referentes a un paciente, su tratamiento farmacológico y
su evolución, realizada en el servicio farmacéutico, con el objeto de hacer el
seguimiento farmacológico que garantice el uso seguro y eficaz de los
medicamentos y detecte los problemas que surjan en la farmacoterapia o el
31
incumplimiento de la misma.

Administración de Servicios Farmacéuticos

Distribución intrahospitalaria de medicamentos
Es el proceso que comprende la prescripción de un medicamento a un paciente en
una Institución Prestadora de Servicios de Salud, por parte del profesional
legalmente autorizado, la dispensación por parte del servicio farmacéutico, la
administración correcta en la dosis y vía prescrita y en el momento oportuno por el
profesional de la salud legalmente autorizado para tal fin.

Módulo
Proceso
Es el conjunto de actividades de trabajo interrelacionadas, que se caracterizan por
requerir ciertos insumos y tareas particulares que implican valor agregado con miras
a obtener ciertos resultados.
 Procedimiento
Acto, método o manera de proceder en algunos procesos o en cierto curso de
acción.

Dispositivo medico
Se define como instrumento, aparato, equipo, software, equipo biomédico, utilizado
solo o en combinación incluyendo sus componentes y programas informáticos.

Se recomienda…
32 Consultar otras definiciones en el
Decreto 2200 de 2005 del Ministerio
de la Protección Social.
Administración de Servicios Farmacéuticos

Asista puntual a la tele clase y

complemente el tema.
Módulo
Sesión No. 2. Marco legal que reglamenta la prestación del servicio
farmacéutico.

Dentro de las normas más importantes relacionadas con el sistema de atención en

salud, en la cual se incluyen la prestación del servicio farmacéutico a la población
colombiana, se encuentran entre otras la Ley 100/93, que define el Sistema General
de Seguridad Social Integral.

El Sistema de Seguridad Social Integral tiene por objeto garantizar los derechos
irrenunciables de la persona y la comunidad para obtener la calidad de vida acorde
con la dignidad humana, mediante la protección de las contingencias que la afecten. 33
Comprende las obligaciones del Estado y la sociedad, las instituciones y los

Administración de Servicios Farmacéuticos

recursos destinados a garantizar la cobertura de las prestaciones de carácter
económico, de salud y servicios complementarios, materia de esta Ley, u otras que
se incorporen normativamente en el futuro.

Ante la necesidad de mejorar la prestación de los servicios farmacéuticos como

complemento del sistema de atención en salud a la comunidad, surge la Política
Farmacéutica Nacional del año 2003, cuyo propósito es optimizar la utilización de los
medicamentos, reducir las inequidades en el acceso y asegurar la calidad de los

Módulo
mismos en el marco del Sistema de Seguridad Social en Salud. Esta se sustenta en
tres ejes fundamentales: acceso, calidad y uso adecuado de los medicamentos.

 Acceso: Como la existencia de productos que el sistema no suministra, y

existencia de muchas personas que no tienen cobertura del sistema.
 Calidad: Garantizar que los medicamentos cumplan con las Buenas Prácticas
de Manufactura en la fabricación.
  Uso adecuado: Una utilización apropiada de los medicamentos mediante la
prescripción médica autorizada, y una dispensación informada por un
profesional tecnólogo calificado.

Enmarcado en esta política, el Ministerio de la Protección Social para la adecuada

gestión de las instituciones de salud, la optimización y racionalización de los
recursos, la calidad del servicio y desde luego la satisfacción de los usuarios, crea el
decreto 2200 de 2205 y sus respectivas modificaciones (Decreto 2330/06), para la
Reglamentación del Servicio Farmacéutico y la Resolución 1403 de 2007 y sus
respectivas modificaciones (Resolución 2955/07), la cual determina el Modelo de

34
Gestión del Servicio Farmacéutico y adopta el Manual de Condiciones Esenciales y
Procedimientos.
Administración de Servicios Farmacéuticos

Así mismo se crea el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos

(INVIMA), como la institución que tiene el deber de establecer y ejecutar programas
para fomentar el uso racional de los medicamentos y tomar las medidas necesarias
para que se cumplan las normas vigentes.

En los medicamentos el registro sanitario obligatorio es la clave para ejercer un

control legal y preventivo de los medicamentos con el fin de velar por su calidad,
seguridad, eficacia y uso correcto.
Módulo

Dentro de las políticas de mejoramiento de la calidad en el sistema de atención en

salud se establece el decreto 1011 de 2006 relacionado con el Sistema Obligatorio
de Garantía de Calidad de la Atención de Salud del Sistema General de Seguridad
Social en Salud.

El ministerio de la protección social en la prestación del servicio farmacéutico regula

el ejercicio profesional de los actores involucrados, es así como se regula el ejercicio
profesional de acuerdo a los niveles de complejidad de la siguiente manera:
En el nivel de baja complejidad la profesión del Tecnólogo en Regencia de Farmacia
está reglamentada por la ley 485/98 y la resolución 486 de 2003.

En el nivel de atención de mediana y alta complejidad, las funciones y competencias

del Químico farmacéutico están definidas y reglamentadas en la Ley 212 de 1995.

Además de la normatividad relacionada anteriormente, cabe destacar otras normas

expedidas por el ministerio de la protección social que por su importancia, deben ser
de su conocimiento e interés para la complementación del marco legal en la
prestación del servicio farmacéutico en nuestro país.

 Ley 10 de 1990. Ministerio de la Protección Social. Reorganiza el Sistema

Nacional de Salud. 35
 Resolución 1164 de 2002. Ministerio del Medio Ambiente. Manual de

Administración de Servicios Farmacéuticos

procedimientos para la gestión integral de los residuos hospitalarios y
similares.
 Ley 212 de 1995. Ministerio de la Protección Social. Ley 1945 de 1996.
Regula la profesión del químico farmacéutico.
 Resolución 1672 de 2004. Manual de Buenas Prácticas de Manufactura de los
Gases medicinales.
 Decreto 1737 de 2005. Ministerio de la Protección Social. Reglamenta

Módulo
preparación, distribución, dispensación, comercialización, etiquetado, rotulado
y empaque de los medicamentos homeopáticos magistrales y oficinales y se
dictan otras disposiciones.
 Resolución 1478 de 2006. Ministerio de la Protección Social. Sustancias
sometidas a fiscalización y medicamentos que son monopolio del Estado.
 Resolución 00000548 de 2010. Ministerio de la Protección Social. Reglamenta
Comité Técnico Científico y recobros al Fosyga.
  Acuerdo 029 de 2011. Ministerio de la Protección Social. Manual de
Medicamentos del POS.
 Resolución 4816 de 2008. Ministerio de la Protección Social. Programa
Nacional de Tecnovigilancia.
 Resolución 444 de 2008. Ministerio de la Protección Social. Buenas prácticas
de elaboración de preparados magistrales.

36 Se recomienda…
Leer en el material de apoyo la
normatividad del servicio farmacéutico y
Administración de Servicios Farmacéuticos

enviar las dudas a su docente, asista

puntualmente a clase para complementar
el tema
Módulo
Sesión No. 3. Objetivos, principios, funciones y clasificación del
servicio farmacéutico.

En la sesión 1 vimos la definición del servicio farmacéutico, en la sesión 2

estudiamos el marco legal que rige al servicio farmacéutico, veamos ahora sus
objetivos, funciones y clasificación.

1. Objetivos del servicio farmacéutico.

 Promover y propiciar estilos de vida saludables.

 Prevenir factores de riesgo derivados del uso inadecuado de medicamentos y

dispositivos médicos y promover su uso adecuado. 37

Administración de Servicios Farmacéuticos

 Suministrar los medicamentos y dispositivos médicos e informar a los
pacientes sobre su uso adecuado.

 Ofrecer atención farmacéutica a los pacientes y realizar con el equipo de

salud todas las intervenciones relacionadas con los medicamentos y
dispositivos médicos necesarias para el cumplimiento de su finalidad.

2. Principios del servicio farmacéutico

Módulo
Están fundamentados en la constitución, la ley y demás disposiciones del orden
nacional que estén relacionadas con la atención en salud (Ver Resolución 1403/07
del Ministerio de la Protección Social): Accesibilidad, Conservación de la calidad,
Continuidad, Eficacia, Eficiencia, Humanización, Imparcialidad, Integralidad,
Oportunidad, Investigación y desarrollo, Promoción del uso adecuado y Seguridad.

3. Funciones del servicio farmacéutico

De conformidad con la Resolución 1403 de 2007, se realizan las siguientes

funciones: Administrativa, Suministro, Elaboración y adecuación, Atención
 farmacéutica, Participación en programas, Investigación, Información, Participación
en comités, Vigilancia de recursos y verificación de cumplimiento de las actividades.

4. Clasificación del servicio farmacéutico

El servicio farmacéutico podrá ser prestado de manera dependiente o independiente:

4.1Servicio farmacéutico independiente

Es aquel que es prestado a través de establecimientos farmacéuticos. Encontramos

los establecimientos mayoristas y los minoristas, así:

 Establecimientos mayoristas: Laboratorios farmacéuticos, depósitos de

38 droga y agencias de especialidades farmacéuticas.

Deberán cumplir las actividades y/o procesos de recepción, almacenamiento,

Administración de Servicios Farmacéuticos

embalaje, distribución física y transporte de medicamentos y dispositivos médicos,

cuya representación tengan o sea de su propiedad.

Como ejemplos de establecimientos mayoristas tenemos:

Depósitos de drogas: Drosan - Bucaramanga, Eve distribuciones -

Pereira y Eje cafetero, Depósitos de drogas Boyacá - Bogotá, Droservicio
- Cali, Proclin pharma S.A – Bogotá, etc.
Módulo

 Establecimientos minoristas: Farmacia-droguería y droguería

Deberán cumplir las actividades y/o procesos de recepción y almacenamiento,

distribución física, transporte, dispensación de medicamentos y dispositivos médicos
y procedimientos de inyectología y monitoreo de glicemia con equipo por punción.
Adicionalmente la Farmacia-droguería debe cumplir con las disposiciones que
regulan las actividades y/o procesos de los preparados magistrales con las
limitaciones introducidas en la Resolución 2330 de 2006 del ministerio de la
protección social.
4.2 Servicio farmacéutico dependiente

Es el servicio asistencial a cargo de una Institución Prestadora de Servicios de Salud

(IPS), debe cumplir con las disposiciones del decreto 2200 y con los estándares del
Sistema Único de Habilitación del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad en
Salud, en las diferentes actividades y/o procesos que ofrezcan a sus usuarios y
destinatarios.

En una Institución Prestadora de Servicios de Salud, el servicio farmacéutico será de

baja, mediana y alta complejidad, de acuerdo con las actividades y/o procesos que
se desarrollen y el impacto epidemiológico de la atención.

 De baja complejidad 39

Administración de Servicios Farmacéuticos

Realizará los siguientes procesos: Selección, adquisición, recepción,
almacenamiento, distribución, dispensación y participación en grupos
interdisciplinarios. Ej: Centros de salud, IPS y hospitales de primer nivel de atención.

 De mediana y alta complejidad

Además de los procesos de baja complejidad se realizarán los siguientes: Atención

farmacéutica, preparación de magistrales, mezclas de nutrición parenteral, mezclas
y/o adecuación y ajuste de medicamentos oncológicos, adecuación o ajuste para

Módulo
cumplir con la dosis prescrita, reempaque y/o reenvase de medicamentos,
preparaciones extemporáneas, control, dispensación y distribución de
radiofármacos, investigación clínica, realización o participación en estudios de
farmacoepidemiología, uso de antibióticos, farmacia clínica y cualquier tema de
interés para el paciente, el servicio farmacéutico, las autoridades del sector y la
comunidad.
 Ejemplos: IPS y Hospitales de segundo nivel en general los que no tienen
procedimientos quirúrgicos de alta complejidad.

Los de alta complejidad o tercer nivel y cuarto nivel, como las IPS y hospitales que
concentran subespecialidades encaminadas a restaurar la salud y rehabilitar a
usuarios referidos por los otros niveles de atención que presentan padecimientos de
alta complejidad diagnostica y de tratamiento a través de una o varias
especialidades médicas, quirúrgicas o médico quirúrgicas.

40 Se recomienda…
Para complementar el tema asista
puntual a la tele clase, no olvide
Administración de Servicios Farmacéuticos

realizar sus preguntas al docente

sobre las dudas que tenga sobre el
Módulo
Sesión No. 4. Organización y procesos del servicio farmacéutico.

1. Estructura del servicio farmacéutico

Debe cumplir como mínimo con una infraestructura física según el grado de
complejidad, recurso humano calificado, idóneo y suficiente, contar con una dotación
constituida por: equipos, instrumentos, bibliografía, para el cumplimiento de las
actividades que se realizan.
Se deberán realizar programas de capacitación, actualización, adiestramiento y
comunicación efectiva del recurso humano del servicio farmacéutico. Igualmente
propiciar la rotación de los estudiantes de los programas que forman el recurso 41
humano del servicio farmacéutico.

Administración de Servicios Farmacéuticos

El servicio farmacéutico de mediana y alta complejidad estará dirigido por un
químico farmacéutico. El de baja complejidad estará dirigido por un químico
farmacéutico o por un tecnólogo en regencia de farmacia.

La dirección excepcional en el servicio farmacéutico de baja complejidad podrá ser

ejercida por un auxiliar en servicios farmacéuticos en aquellos lugares distantes de
las cabeceras municipales, donde no se encuentre disponible un químico
farmacéutico o un tecnólogo en regencia de farmacia.

Módulo
El servicio farmacéutico puede ofrecer los servicios ambulatorios y hospitalarios.
Esta prestación puede ser propia o contratada.
Las instituciones prestadoras de servicio de salud (IPS) podrán ofrecer los servicios
farmacéuticos mediante la Atención domiciliaria y la dirección de este deberá estar
bajo un químico farmacéutico o un regente de farmacia.
En los sitios de difícil acceso o carentes de recursos ordinarios de salud y donde no
sea posible contar con personal del servicio farmacéutico, los servicios de suministro
de medicamentos podrán estar a cargo del médico encargado del equipo de salud o
 uno de los auxiliares en salud, de los previstos en el Decreto 3616 de 2005, o a
norma que lo modifique, adicione o sustituya.

2. Procesos del servicio farmacéutico

Procesos generales del servicio farmacéutico:

 Selección de medicamentos y dispositivos médicos

Es el conjunto de actividades interrelacionadas que de manera continua,

multidisciplinaria y participativa, se realiza en una IPS con el fin de definir los
medicamentos y dispositivos médicos que se deben contar en una institución
42 para asegurar el acceso de los usuarios a ellos, garantizando su seguridad,
eficacia, calidad y costo.
Administración de Servicios Farmacéuticos

 Adquisición de medicamentos y dispositivos médicos

Es el conjunto de actividades que realiza la institución o establecimiento

farmacéutico para la adquisición de medicamentos y dispositivos médicos que
han sido incluidos en el plan de compras.

 Recepción y almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos

Es el conjunto de actividades que tiene como objetivo el cuidado y la

Módulo

conservación de las condiciones técnicas con las cuales fueron fabricados los
medicamentos y los dispositivos médicos.

 Distribución de medicamentos y dispositivos médicos

Es el conjunto de actividades que tienen como objetivo el suministro de

medicamentos y dispositivos médicos por parte del servicio farmacéutico, previa
prescripción a un paciente de una IPS.
 En los establecimientos farmacéuticos autorizados sólo se distribuirán los
medicamentos y dispositivos médicos que cumplan con las condiciones legales y
técnicas para su producción y comercialización.

 Dispensación de medicamentos y dispositivos médicos

Es la entrega de uno o más medicamentos a un paciente y la información sobre

su uso adecuado, realizada por el director técnico de acuerdo al nivel de
complejidad.

 Información sobre uso adecuado

Es el proceso continuo, estructurado y diseñado por el Estado, que será

43
desarrollado e implementado por cada institución, y que busca asegurar que los

Administración de Servicios Farmacéuticos

medicamentos sean usados de manera apropiada, segura y efectiva.

En el acto de entrega física de los medicamentos, el dispensador deberá informar

sobre su uso adecuado, a fin de contribuir efectivamente al cumplimiento del
efecto terapéutico previsto por el prescriptor.

Procesos especiales del servicio farmacéutico:

 Atención farmacéutica

Módulo
Es la asistencia por parte del químico farmacéutico al paciente o grupo de
pacientes que lo requieren en el seguimiento de un tratamiento
farmacoterapéutico, con el propósito previsto por el facultativo tratante con la
farmacoterapia y mejorar su calidad de vida.

Actualmente la evolución de la atención farmacéutica en la prestación del servicio

farmacéutico a nivel ambulatorio se proyecta a la farmacia comunitaria, tal como
se da en los países como: España, Chile, México, Cuba, Ecuador, Costa Rica,
 Uruguay, entre otros.

El rol del químico farmacéutico en la farmacia comunitaria se enfatiza en el

seguimiento farmacoterapéutico de pacientes mediante el método Dader y en la
educación no sólo con el paciente, sino con la comunidad, el personal médico y
el de farmacia, desarrollando programas que se atienden acordes a las
patologías más relevantes y por grupos de edad.

Se espera que el gobierno, como una política de salud en la atención primaria,

considere implementar la farmacia comunitaria dentro del modelo de gestión del
servicio farmacéutico.

44  Farmacovigilancia
Administración de Servicios Farmacéuticos

Es un programa que comprende la identificación, el registro, la notificación, el

análisis, la evaluación y control de los efectos adversos de los medicamentos
comercializados, buscando establecer información sobre la causalidad, la
frecuencia y la identificación de los factores de riesgo asociados a la aparición de
los mismos en la comunidad, grupos o individuos. Esta información es usada en
la prevención, tratamiento y reducción de los efectos no deseados de los
medicamentos y, por tanto, contribuye a fortalecer su utilización segura y
aumentar la calidad de vida.
Módulo

El tecnólogo en regencia de farmacia podrá participar en el programa de

farmacovigilancia, como apoyo del químico farmacéutico.

 Tecnovigilancia

Es un programa cuyo objetivo es mejorar la protección de la salud y la seguridad

de pacientes, usuarios y otros, mediante la reducción y control del riesgo que se
produzca o se repita un incidente adverso asociado al uso de los dispositivos
 médicos comercializados en el territorio colombiano.

 Preparaciones magistrales

Es el preparado o producto farmacéutico para atender una prescripción médica,

de un paciente individual, que requiere de algún tipo de intervención técnica de
variada complejidad.

 Otros procesos especiales

Las mezclas de nutricional parenteral y de medicamentos oncológicos,

preparaciones estériles, adecuación y ajuste de concentraciones de dosis de 45
medicamentos oncológicos y demás medicamentos para cumplir con las dosis

Administración de Servicios Farmacéuticos

prescritas, radiofármacos, deben ser elaboradas por el profesional químico
farmacéutico, en los niveles de mediana y alta complejidad.

Actividades de aprendizaje No. 1

Como trabajo independiente voy a realizar la lectura de la normatividad farmacéutica
que se encuentra en el material de apoyo del módulo. Esta lectura debe hacerse
para la presentación de la actividad evaluativa No 1.

Módulo
Normatividad farmacéutica:

 Decreto 2200 de 2005.

 Decreto 2330 de 2006
 Resolución 1403 de 2007
 Resolución 2955 de 2007
 Ley 485 de 1998
 Resolución 486 de 2003
  La Política farmacéutica nacional de 2003.

Se recomienda consultar esta página en internet para acceder a la normatividad

farmacéutica http://www.minproteccionsocial.gov.co/Normatividad

46
Administración de Servicios Farmacéuticos
Módulo
 Unidad 2.

Selección de medicamentos y dispositivos médicos

Introducción

En esta unidad usted podrá conocer de acuerdo a lo establecido en la normatividad,

que las IPS deben llevar a cabo procesos de selección de medicamentos y
dispositivos médicos mediante la conformación del Comité de Farmacia y

47
Terapéutica.

Este comité como ente asesor de la prestación del servicio farmacéutico, tiene entre

Administración de Servicios Farmacéuticos

otros propósitos definir los criterios con los cuales se va a elaborar el listado básico
de los medicamentos e insumos con que debe contar la IPS. Este listado debe ser
una respuesta a las necesidades que demande la atención en salud de la población
atendida y así poder garantizar el acceso de los usuarios a ellos, teniendo en cuenta
criterios de seguridad, eficacia, calidad y costo.

Propósitos de formación

Módulo
Al finalizar el estudio de esta unidad y realizar la actividad de evaluación usted,
estará en capacidad de:

 Identificar el proceso para la selección de los medicamentos y dispositivos

médicos con los que debe contar una institución de salud o un
establecimiento farmacéutico de acuerdo a la normatividad vigente.

 Liderar la conformación y funcionamiento del Comité de Farmacia y

Terapéutica en las instituciones de salud de baja complejidad.
  Aplicar las políticas y métodos de selección que garanticen el uso adecuado
de los medicamentos y dispositivos médicos, teniendo en cuenta su
seguridad, eficacia, calidad y costo.

Criterios de evaluación

Para un adecuado desempeño en esta unidad se espera que usted:

 Identifique la conformación y funciones del comité de farmacia y terapéutica en las

instituciones de baja complejidad según la normatividad vigente.

48  Identifique las políticas institucionales para una adecuada selección de

medicamentos y dispositivos médicos.
Administración de Servicios Farmacéuticos

 Identifique el proceso para la elaboración del listado básico de medicamentos y

dispositivos médicos de una IPS de baja complejidad.
Módulo
Contenidos

Sesión No. 5. Comité de Farmacia y Terapéutica (Cofyte)

49

Administración de Servicios Farmacéuticos

1. Definición

El Comité de Farmacia y Terapéutica de la IPS es un organismo asesor del cuerpo

médico, del servicio farmacéutico y de la institución, en aspectos técnico-científicos,
como consultas, coordinación e información, relacionadas con los medicamentos y

Módulo
dispositivos médicos.

Las políticas y procedimientos deben ser aprobadas por el gerente de la institución,

de modo que el comité tenga la autonomía necesaria para tomar decisiones y el
cumplimiento por parte del personal médico.

2. Funciones del Cofyte

El comité tiene dos propósitos fundamentales:

  Implementar políticas para la selección de medicamentos y dispositivos médicos,
su uso adecuado y la evaluación en su uso terapéutico.
 Diseñar programas educativos para los profesionales de la salud y la comunidad
en todo lo referente al conocimiento completo sobre los medicamentos y
dispositivos médicos y su utilización correcta.

Sus principales funciones son:

 Servir como unidad de consulta y de evaluación para los profesionales de la

50 salud, en todo lo relacionado con los medicamentos y dispositivos médicos.
 Definir protocolos de diagnóstico y tratamiento, de acuerdo a las diversas
Administración de Servicios Farmacéuticos

concepciones sobre la intervención con medicamentos de las patologías

prevalentes.
 Determinar los medicamentos y dispositivos médicos que harán parte del listado
de la institución, teniendo en cuenta los resultados obtenidos de la aplicación de
los métodos de selección.
 Elaborar el listado básico de medicamentos y dispositivos médicos de la
institución.
Módulo

 Difundir y promover el listado básico de medicamentos y dispositivos médicos.

 Recomendar normas a seguir para la inclusión de nuevos medicamentos y
dispositivos médicos en el listado y de igual forma para su exclusión.
 Recomendar, revisar, actualizar y difundir las normas de prescripción y uso
racional de los medicamentos y dispositivos médicos de la institución, de acuerdo
con las políticas y normas nacionales.
 Actualizar el listado, cuando los cambios en la morbimortalidad y la farmacología
así lo señalen.
 Evaluar el uso de los medicamentos tanto intra, como extra institucionalmente y
presentar propuestas de programas educativos e informativos que apunten a
lograr una mayor eficacia en las terapias.
 Participar en actividades de control de calidad en la administración y uso de los
medicamentos.
 Aprobar la reserva de medicamentos para los stocks en coordinación con los
diferentes servicios clínicos.
 Promover y/o diseñar estudios sobre: indicaciones, contraindicaciones, duración
del tratamiento, dosificaciones, interacciones, hábitos de prescripción que
permitan evaluar el grado de conocimientos en farmacoterapia, costos de
diferentes tratamientos, costo de la implementación del formulario de 51
medicamentos, entre otros.

Administración de Servicios Farmacéuticos

 Preparar y distribuir folletos, boletines y demás elementos informativos que
posibiliten consultas rápidas sobre los tratamientos con fármacos, como
complemento del formulario.
 Organizar campañas informativas y educativas para los usuarios del servicio de
atención farmacéutica.

3. Participación del servicio farmacéutico en el Cofyte

Módulo
El comité estará coordinado por el director del servicio farmacéutico, quien será el
responsable de la preparación de una agenda de trabajo y de suministrar los
materiales necesarios (incluidas las actas de reunión anterior) a todos los miembros
con la suficiente antelación para que se revise adecuadamente.

La participación del director del servicio farmacéutico en calidad de secretario es de

carácter técnico y administrativo en la medida en que requiere de las habilidades,
 competencias y experticia del profesional para soportar al comité toda la información
de medicamentos y dispositivos médicos.

Teniendo en cuenta que una de las funciones más importantes del Cofyte es la
elaboración del listado básico de una Institución Prestadora de Servicios de Salud,
es importante que usted conozca los aspectos que deben ser tenidos en cuenta para
este proceso, los cuales se abordarán en la siguiente sesión.

Para complementar el tema asista puntual a la tele clase, no olvide realizar sus
preguntas al docente sobre las dudas que tenga sobre el tema.

52
Administración de Servicios Farmacéuticos
Módulo
Sesión No. 6. Medicamento esencial, política, métodos y elementos
de selección.

Para la atención en salud a la población colombiana el Ministerio de la Protección

Social establece el Plan Obligatorio de Salud (resolución 5592 de 2015), que es el
conjunto de tecnologías en salud a que tiene derecho en caso de necesitarlo, todo
afiliado al Sistema General de Seguridad Social en Salud y cuya prestación debe ser
garantizada por las entidades promotoras de salud.

Del Plan Obligatorio de Salud hace parte integral el anexo 01 que contiene el listado
de principios activos y medicamentos esenciales.
53
Por lo anterior es necesario que usted conozca el concepto y aplicación de

Administración de Servicios Farmacéuticos

medicamento esencial como elemento primordial en la atención en salud a la
comunidad.

1. Medicamento esencial:

Es el que reúne las características de ser el más efectivo en el tratamiento de una

enfermedad, en razón de su eficacia y seguridad farmacológica, por dar una
respuesta más favorable a los problemas de mayor relevancia en el perfil de

Módulo
morbimortalidad de una comunidad y porque sus costos se ajustan a las condiciones
de la economía del país.

 Criterios para definir medicamento esencial

De acuerdo a lo establecido por el Ministerio de la Protección Social, se deben tener
en cuenta los siguientes criterios para una adecuada definición de medicamento
esencial.
  Eficacia
Debe estar demostrada en los resultados publicados en la literatura científica, y que
deben ser válidos clínicamente y aplicables a los tipos de pacientes atendidos.

 Efectividad
Cuando el medicamento se aplica en las circunstancias y condiciones propias de la
actividad clínica habitual, es importante determinar si la población sobre la que se ha
realizado un ensayo es similar a la que se tiene en el medio y, por lo tanto, se puede
estimar que los resultados esperables serán similares.

 Seguridad
54 Debe evaluarse a partir de la información generada en los ensayos clínicos, en los
estudios observacionales, en la ficha técnica y boletines de farmacovigilancia. Se
Administración de Servicios Farmacéuticos

tendrán en cuenta los efectos adversos más importantes ya sea por su frecuencia o
por su gravedad.

 Evaluación económica
Se debe tener presente el costo diario del tratamiento en patologías crónicas y el
costo total del tratamiento en patologías agudas. El análisis de la evidencia en el
aspecto económico debe tener en cuenta la categorización existente en la literatura
científica como es: Estudio minimización de costos, costo-efectividad, costo-
Módulo

beneficio y costo-utilidad.

Cuando hay más de dos alternativas semejantes se debe realizar un análisis

comparativo de eficacia, seguridad, precio, calidad, disponibilidad, referencias en
cuanto a ventajas y limitaciones en el uso, aprobación para más de una morbilidad,
facilidad en la dispensación para el personal de salud y la administración para la
estabilidad del paciente.
La escogencia de medicamentos esenciales está ligada a las necesidades de la
comunidad, políticas institucionales y normatividad vigente.

2. Política de Selección

La definición de política de selección implica el establecimiento de mecanismos y

lineamientos claros que se deben aplicar para realizar una adecuada selección de
medicamentos y dispositivos médicos. Para este fin se pueden tener en cuenta,
entre otros, los siguientes criterios:

 Los protocolos de diagnóstico y tratamiento institucionales actualizados,

55
listados de consumo histórico de medicamentos y dispositivos médicos, el
listado nacional del POS vigente.

Administración de Servicios Farmacéuticos

 Procedimientos y formatos definidos para inclusión o exclusión de
medicamentos y dispositivos médicos del listado básico.
 Procedimientos para la prescripción de medicamentos no incluidos en el
listado, así como las excepciones para dicha prescripción.
 Procedimiento establecido para evaluar el proceso de selección, mediante los
indicadores de gestión.

3. Métodos de selección

Módulo
La selección de medicamentos y dispositivos médicos esenciales corresponde al
análisis de la información disponible que permite identificar las necesidades de la
institución de acuerdo a la población atendida.

Existen tres (3) métodos aplicables para la selección de medicamentos y dispositivos

médicos: Consumo histórico, Perfil epidemiológico y Demanda/oferta.
  Consumo histórico
Se obtiene del comportamiento de los medicamentos de acuerdo a la información
registrada en las fórmulas médicas. El proceso consiste en recopilar la información
de los consumos de medicamentos y dispositivos médicos (software - programa de
inventario), considerando la frecuencia de la utilización para el correspondiente
listado y su comparación con los protocolos o guías de tratamiento, para asegurar la
validez terapéutica de los medicamentos.

La información para determinar un consumo histórico o consumo promedio mensual

(CPM), se obtiene de llevar un registro mensual del consumo de cada medicamento

56
o dispositivo médico por un periodo de 3 a 6 meses o más.

A continuación usted encontrará un ejemplo de cómo calcular el consumo promedio

Administración de Servicios Farmacéuticos

mensual de un medicamento o dispositivo médico.

Nombre Conc F.F Consumo Consumo Consumo CPM

genérico .
Ene. Feb. Mar.

Acetaminofén 500 tabletas 3500 2600 3800 3300

mg

Ibuprofeno 400 tabletas 4500 5000 5400 4967

mg
Módulo

El CPM del medicamento acetaminofén 500 mg tabletas resulta de la sumatoria de

los consumos en los meses de enero, febrero y marzo, dividido por el No. de meses
que se tienen en cuenta para el consumo.

3500+2600+3800 = 9900/3 = 3300.

Para la validez de la información de este método es necesario considerar la

demanda no satisfecha, es decir, cuando el medicamento solicitado no es
suministrado. Se debe intentar depurar la información a través de mecanismos
idóneos y se recomienda no utilizar el consumo histórico como método único, sino
combinarlo con otros.

 Perfil epidemiológico
Es denominado también con base en la población, porque requiere de su estructura
demográfica, de sus condiciones socio-económicas y epidemiológicas, con las
cuales se van a realizar las acciones sanitarias y la selección de medicamentos
esenciales.

El proceso consiste en listar las enfermedades con sus frecuencias de aparición en

la población e indicadores de prevalencia o incidencia, información que se puede
57
tomar de diferentes fuentes como: registros diarios de consulta, historias clínicas,

Administración de Servicios Farmacéuticos

egresos hospitalarios, certificados de defunción.

De esta manera se conocen las principales causas de morbimortalidad, las cuales se

confrontan con las guías o protocolos de tratamiento para definir los medicamentos
más indicados para tratarlas, conformando así el listado básico.

Esta información es liderada por el grupo profesional de salud que maneja las
estadísticas de la IPS, consolidando la información y los registros para los diferentes
servicios y entidades que lo requieran.

Módulo
En caso de que el servicio farmacéutico requiera consultar esta información deberá
abordarse a través del comité de farmacia y terapéutica.

 Demanda oferta
Para desarrollar este método se deben identificar los clientes internos y externos que
van a demandar los servicios de suministros de medicamentos y dispositivos
médicos. Los clientes internos son los que se desempeñan dentro de la institución
como, por ejemplo: Odontología, laboratorio clínico, rayos X, entre otros.
 El cliente externo lo constituyen las empresas objeto de una posible contratación,
tales como empresas aseguradoras, empresas del sector solidario de salud,
administradoras de regímenes de salud, cooperativas, etc.

A cada uno de ellos se les indagará por sus necesidades en medicamentos,

teniendo en cuenta ya sea las morbilidades más atendidas y la forma como se
intervienen terapéuticamente, o conociendo cuál ha sido el consumo histórico de los
medicamentos.

4. Elementos de selección

58
Dentro de los elementos que se deben tener en cuenta en el proceso de selección
de medicamentos y dispositivos médicos están los siguientes:
Administración de Servicios Farmacéuticos

 El listado de principios activos y medicamentos esenciales del Plan

Obligatorio de Salud (resolución 5592 de 2015) y sus anexos

Este listado tiene un papel racionalizador para garantizar la calidad en la atención

farmacoterapéutica y para controlar el gasto de los servicios de salud.

La resolución se puede consultar en:

https://www.minsalud.gov.co/salud/POS/Paginas/plan-obligatorio-de-salud-pos.aspx
Módulo

 Dispositivo medico
Definido como “cualquier instrumento, aparato, máquina, equipo, implante, reactivo,
calibrador in vitro, software o artículo relacionado, destinado por el fabricante a ser
usado, solo o en combinación para uso humano. Y que no ejerce la acción principal
que se desea por medios farmacológicos, inmunológicos o metabólicos”. Ejemplos
de dispositivos médicos: sondas nasogástricas, jeringas, marcapasos, brakcers.

Según el uso los dispositivos médicos se clasifican en: Invasivo, no invasivo y activo.
  Invasivo: El que penetra parcial o completamente en el cuerpo a través de
orificios (no quirúrgicamente) o superficie corporal, de uso transitorio, cortó
plazo y largo plazo.
 No invasivo: Son los que no perforan el organismo, pero que pueden estar
en contacto con fluidos. Pueden ser de riesgo I, II A y II B.
 Activo: Invasivos quirúrgicamente, para administrar o intercambiar energía,
para administrar o retirar medicamentos y otras sustancias del organismo.

Según el riesgo los dispositivos médicos se clasifican en: Bajo (I), bajo moderado (II
a), alto (III) y alto moderado (ll b).
59
 Bajo: Sujeto a controles generales no busca mantener la salud. Ej.

Administración de Servicios Farmacéuticos

Estetoscopios, gasa, algodón, fórceps.
 Bajo moderado: Sujeto a controles especiales en la fase de fabricación. Ej.:
Producto para desinfección de dispositivos médicos, registrador de imágenes
radiográficas, equipo que crea imágenes de la distribución de fármacos
radioactivos.
 Alto: Sujetos a controles especiales destinado a proteger o mantener la vida.
Ej.: Bolsa de sangre, dispositivo intrauterino, dispositivo para hemodiálisis.
 Alto moderado: Sujeto a controles especiales en el diseño y/o fabricación.

Módulo
Ej.: Desinfectante, humectante o limpiador de lentes de contacto, condón.

Para los dispositivos médicos, el Comité de Farmacia y Terapéutica realizará la

selección basado en las necesidades de la institución, eficacia, efectividad,
seguridad, economía y condiciones de uso. Este trabajo puede ser integrado con el
programa de tecnovigilancia.
 Para ampliar el tema leer el ABC de los dispositivos médicos que se puede consultar
en:

https://www.invima.gov.co/images/pdf/tecnovigilancia/ABC%20Dispositivos%20Medi
cos%20INVIMA.pdf

Se recomienda…
Consultar las siguientes normas
relacionadas con el tema de
dispositivos médicos: Decreto 4725 de
60 2005, Decreto 4562 de 2006, Decreto
4957 de 2007 del Ministerio de la
Protección Social. Asista puntual a la
Administración de Servicios Farmacéuticos

tele clase y complemente el tema.

Módulo
Sesión No. 7. Elaboración del listado básico de una Institución
Prestadora de Servicios de Salud y control del proceso de
selección.

1. Listado básico de una IPS

Para la elaboración de este documento es necesario tener en cuenta los siguientes

aspectos:

 El listado básico se elabora a partir del Manual de Medicamentos del Plan

Obligatorio de Salud (resolución 5592 de 2015).
El manual POS es un producto de un proceso de selección realizado por el
Ministerio de la Protección Social, que tuvo en cuenta el perfil epidemiológico
61

Administración de Servicios Farmacéuticos

de la población, criterios de eficacia, seguridad, calidad y costo/efectividad, en
función de las necesidades del país y al cual tienen derecho todos los
ciudadanos en el momento de su atención en salud.
Este manual está conformado por: Medicamentos de programas especiales y
medicamentos del listado general.
 El Comité de Farmacia y Terapéutica en las IPS realiza la presentación y
evaluación de los datos de consumo de los medicamentos POS, de acuerdo a
la demanda y ajustado a los servicios que esta ofrece.

Módulo
 Para la inclusión de principios activos y formas farmacéuticas no POS se
evalúa los datos de consumo y la evidencia disponible sobre seguridad,
eficacia, calidad y costo.
Se realiza el análisis y se pondera la información de cada medicamento.
Quedarán a consideración del Comité de Farmacia y Terapéutica de la
institución los medicamentos a incluir o excluir, de acuerdo a los criterios
definidos en la política de selección.
  Cada decisión del Comité de Farmacia y Terapéutica en pleno debe
consignarse en un acta firmada por los miembros del comité.
Toda la documentación debe estar archivada, mantenida y codificada para
consulta y actualización. Incluye entre otros, los siguientes documentos:
Guías o protocolos de manejo, información sobre consumos o rotación de
medicamentos y dispositivos médicos, soportes de revisión bibliográfica,
fichas técnicas de medicamentos y dispositivos médicos y actas del Comité
de Farmacia y Terapéutica.
 El servicio farmacéutico elabora el listado básico con base en los
medicamentos y dispositivos médicos aprobados por el comité de farmacia y
62 terapéutica.
 El listado básico de los medicamentos y dispositivos médicos, debe cumplir
Administración de Servicios Farmacéuticos

con los siguientes criterios para su elaboración según la OPS:

Título, nombre de la institución, año de la emisión, código, nombre genérico
del principio activo o denominación común internacional, concentración, forma
farmacéutica, unidad de medida o consumo, grupo terapéutico del principio
activo, vía de administración, nivel de uso, POS o no POS, fotosensible,
higroscópico y observaciones.
Módulo
 Veamos el siguiente ejemplo

Código Nombr Forma Concen Presen N. de P N Esp. Fotose Higrosc Observ

e farmac tración tación Uso o o de nsible ópicos aciones
Genéri éutica s P Alma
co o ce/to
A H s
mb os
u p

N02BA Aceta Jarabe 150/ 5 Fcox X X X 20-27

001221 minofé mL (3%) 120 ml °C
n

N02BA Aceta Solucó 100/ Fco X X X 20-27

001201 minofé n oral mL Got X °C
n (10%) 30ml

N02BA
001011
Aceta
minofé
Tableta 500 mg Tab
500 mg
X X X 20-27
°C
X
63
n

Administración de Servicios Farmacéuticos

1 Alumini Loción 0.025 % FcoX X 20-27 Venta
o 120 ml °C público
acetato

 Para los dispositivos médicos es importante usar denominaciones genéricas y

no limitarse a marcas comerciales.
 El Cofyte debe asegurar la socialización y difusión del listado institucional, por
medio de publicaciones de fácil consulta entre todo el personal asistencial, en

Módulo
especial de los médicos prescriptores.
 El listado institucional debe ser revisado cada año para atender los
requerimientos de la atención en salud de los usuarios.
Para la inclusión y exclusión de medicamentos y dispositivos médicos del
listado básico institucional se debe diligenciar por el profesional médico
especializado el formulario establecido para ello, anexando referencias
bibliográficas y artículos que soporten la solicitud (anexo 1 al final de la sesión
 No 7). En el momento de la actualización deben revisarse las políticas,
procedimientos, formularios, guías de manejo, protocolos terapéuticos, etc.

Para la urgencia evidente en que se requiera un medicamento no POS, no incluido

en el listado básico de la IPS, debe existir un riesgo inminente para la vida y salud
del paciente lo cual debe ser demostrable y constar en la historia clínica respectiva.
Estas solicitudes deben tramitarse a través del Comité de Farmacia y Terapéutica,
de conformidad con los parámetros establecidos en la Resolución 1328 de 2016.

2. Control del proceso de selección

64 En el proceso de selección se plantean indicadores de gestión básicos de eficacia,

eficiencia y efectividad, para su evaluación y mejoramiento, que deben ser ajustados
Administración de Servicios Farmacéuticos

para cada institución. Su aplicación va a depender de la disponibilidad de

información confiable que le dé la validez a los resultados.

Indicador de efectividad: Medicamentos prescritos fuera del listado básico

institucional.

El objetivo de este indicador es medir el cumplimiento en la prescripción médica de

acuerdo al listado básico. La operacionabilidad del indicador es:
Módulo

No.Total de medicamentos prescritos fuera del listado básico x 100

No.Total de medicamentos prescritos en el mismo periodo.

Cuando el indicador arroja resultados no satisfactorios deben tomarse acciones

correctivas claras identificando la causa. Para este caso pueden darse las siguientes
causas:
  Que el listado no es lo suficientemente conocido por el prescriptor. Para lo
cual el Comité de Farmacia y Terapéutica deberá realizar una acción de
socialización del listado básico institucional.
 Que las compras de la institución no correspondan al listado básico, en este
caso se debe revisar el proceso de compra.
Para complementar el tema asista puntual a la tele clase, no olvide realizar
sus preguntas al docente sobre las dudas que tenga sobre el tema.

Para complementar el tema asista puntual a la tele clase, no olvide realizar sus
preguntas al docente sobre las dudas que tenga sobre el tema.

65

Administración de Servicios Farmacéuticos

Módulo
 Anexo 1. Formato de inclusión o exclusión de medicamentos y dispositivos médicos

FORMATO DE INCLUSIÓN O EXCLUSIÓN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS

FECHA DE SOLICITUD: INSTITUCIÓN SOLICITANTE:

NOMBRE Y CARGO DEL FUNCIONARIO RESPONSABLE DE LA SOLICITUD:

SOLICITUD PARA: INCLUSIÓN EXCLUSIÓN

DESCRIPCIÓN DEL INSUMO A INCLUIR O EXCLUIR

FORMA CONCENTRA PRESENTAC MOTIVO DE LA SOLICITUD / DESCRIPCIÓN DE LA
No. NOMBRE FARMACÉUTICA CIÓN IÓN ASPECTOS QUE LA JUSTIFICAN JUSTIFICACIÓN
CAMBIO DE FORMA
EFICACIA FARMACÉUTICA

PROBLEMAS RELACIONADOS
EFECTIVIDAD CON MEDICAMENTOS

PROBLEMAS RELACIONADOS
CON EL USO DE
SEGURIDAD MEDICAMENTOS

TOXICIDAD PRECIO DE LA TERAPIA

NO DISPONIBLE EN EL

66
EFECTOS SECUNDARIOS MERCADO
FRECUENCIA DE
ADMINISTRACIÓN OTROS

CAMBIO DE FORMA
EFICACIA FARMACÉUTICA

PROBLEMAS RELACIONADOS
EFECTIVIDAD CON MEDICAMENTOS
Administración de Servicios Farmacéuticos

PROBLEMAS RELACIONADOS
CON EL USO DE
SEGURIDAD MEDICAMENTOS

TOXICIDAD PRECIO DE LA TERAPIA

NO DISPONIBLE EN EL
EFECTOS SECUNDARIOS MERCADO
FRECUENCIA DE
ADMINISTRACIÓN OTROS

CAMBIO DE FORMA
EFICACIA FARMACÉUTICA

PROBLEMAS RELACIONADOS
EFECTIVIDAD CON MEDICAMENTOS

PROBLEMAS RELACIONADOS
CON EL USO DE
SEGURIDAD MEDICAMENTOS

TOXICIDAD PRECIO DE LA TERAPIA

NO DISPONIBLE EN EL
EFECTOS SECUNDARIOS MERCADO
FRECUENCIA DE
ADMINISTRACIÓN OTROS

CAMBIO DE FORMA
EFICACIA FARMACÉUTICA
Módulo

PROBLEMAS RELACIONADOS
EFECTIVIDAD CON MEDICAMENTOS

PROBLEMAS RELACIONADOS
CON EL USO DE
SEGURIDAD MEDICAMENTOS

TOXICIDAD PRECIO DE LA TERAPIA

NO DISPONIBLE EN EL
EFECTOS SECUNDARIOS MERCADO
FRECUENCIA DE
ADMINISTRACIÓN OTROS

FECHA DE RECIBIDO POR EL COFYTE

No. DE SOLICITUD O RADICADO ASIGNADO:

______________________________________________________________________
PROFESIONAL QUE REALIZÓ LA SOLICITUD

DECISIÓN DEL COFYTE

APROBÓ RECHAZÓ

OBSERVACIONES
 Unidad 3.
Adquisición de medicamentos y dispositivos médicos

Introducción

El objetivo de este proceso es gestionar la adquisición de los medicamentos,

dispositivos médicos y materiales requeridos para la prestación y desarrollo de los
servicios de salud de la institución, con eficiencia, calidad y oportunidad.

Como elementos de entrada al proceso de adquisición en una Institución prestadora 67

de Servicios de Salud está el listado básico y el plan de compras.

Administración de Servicios Farmacéuticos

La adquisición podemos dividirla en tres momentos:

 El primero es la planeación, cuyo papel fundamental y determinante en toda la

adquisición comprende la formulación de políticas, objetivos y funciones, así
como la definición de las cantidades de compras y la modalidad por utilizar.
 El segundo paso es la ejecución, mediante la cual se lleva a cabo la
adjudicación de medicamentos y dispositivos médicos.

Módulo
 Por último, está la evaluación tanto del proceso y del cumplimiento de éste
frente a lo programado.
 Propósitos de formación

A partir del estudio de esta unidad, Usted podrá:

 Realizar la planeación y solicitud de las necesidades de los medicamentos y

dispositivos médicos de la institución o establecimiento de acuerdo a sus
requerimientos.
 Garantizar que los medicamentos y dispositivos médicos cumplan con las
condiciones de calidad y entrega oportuna.

68
.

Criterios de evaluación
Administración de Servicios Farmacéuticos

Para un adecuado desempeño en esta unidad se espera que usted:

 Explique la política del comité de compras de una institución para la

adquisición de medicamentos y dispositivos médicos.
 Identifique las actividades y responsabilidades correspondientes al proceso de
adquisición de medicamentos y dispositivos médicos.
 Identifique la gestión de los proveedores en el proceso de compras según
política de la institución o establecimiento.
Módulo
Contenidos

Sesión No. 8. Comité de compras de la Institución Prestadora de

Servicios de Salud.

¿Qué hace el Comité de Compras?

El comité de compras de la institución es el encargado de aplicar la política de

compra de la institución.

1. Política de compras

La política de compra deben tener en cuenta los siguientes criterios: 69

Administración de Servicios Farmacéuticos

 Relación a largo plazo con los proveedores.
 Responsabilidades durante el proceso.
 Niveles de inventario.
 Tiempo para el cual se efectúa la compra.
 Modalidad de la compra (licitación, compra directa, subastas, etc.).
 Los medicamentos y dispositivos médicos a comprar deben corresponder al
listado básico de la institución.
 Cuándo y cómo comprar fuera del listado básico (urgencia evidente).

Módulo
 Manejo de donaciones.

2. Funciones del comité

 Verificar las cotizaciones que respaldan la evaluación de las ofertas y analizar

las ofertas con los criterios definidos para recomendar la adjudicación del
contrato o la contratación directa.
  Solicitar al director técnico del servicio farmacéutico el concepto técnico para
la adquisición de los medicamentos y dispositivos médicos.
 Evaluar el plan de compras y sugerir cualquier modificación.
 Realizar la adquisición a través del estatuto de contratación pública o de la
normatividad vigente para la contratación privada o comercial según el caso.
 Aplicar la política de regulación de precios de medicamentos, la cual se
resume en la Circular número 04 de 2006 de la Comisión Nacional de Precios
de Medicamentos.

70 3. Modalidades de compra

La modalidad de compra está dada como una política interna de la institución. La

Administración de Servicios Farmacéuticos

compra puede hacerse mediante diferentes modalidades, entre las que se

encuentran: los concursos de proveedores, las compras directas y las entregas
contratadas.

La modalidad de compra se escoge teniendo en cuenta factores de diferente orden:

legislación vigente, costo, gasto en el proceso, servicios del proveedor y control del
proceso.
Módulo

La legislación define en gran parte la naturaleza de la modalidad, por cuanto señala

tipo de compras según la cuantía y número de proveedores.

Es importante resaltar que la institución realiza su proceso de compra de acuerdo a

lo establecido en el manual de contratación que esta adopte.

Para el manejo adecuado de las donaciones se deben tener en cuenta los cuatro
principios básicos, ajustados a los criterios de la Organización Mundial de la Salud -
OMS (1996):
  Todas las donaciones deberán beneficiar a quienes la reciben.
 Deben respetarse los deseos y autoridad del beneficiario.
 No debe haber discriminación en la calidad de los productos.
 Debe establecerse un mecanismo efectivo de comunicación entre el donante
y el beneficiario.

Aunque hay diferentes escenarios para las donaciones de medicamentos y

dispositivos médicos como situaciones de emergencia o ayudas gubernamentales,
las directrices de la OMS se pueden aplicar a todos los casos.

Para complementar el tema asista puntual a la tele clase, no olvide realizar sus 71
preguntas al docente sobre las dudas que tenga del tema.

Administración de Servicios Farmacéuticos

Sesión No. 9. Gestión de proveedores

Recordemos, un proveedor es aquella persona o empresa que abastece con algo a

otra empresa con el fin de ofrecer un servicio.

Existen tres tipos de proveedores para las empresas: proveedores de bienes, de

servicios y de recursos. Para el caso que nos ocupa el proveedor de medicamentos

Módulo
y dispositivos médicos es un proveedor de bienes.

La gestión de proveedores se basa en la relación

del proveedor con la institución. El objetivo
fundamental de esta relación con el proveedor es
mejorar el aseguramiento de la calidad y eliminar
las insatisfactorias condiciones existentes entre el
proveedor y el comprador. Es importante aclarar
 que este proceso es liderado por el jefe de compras de la institución o quien haga
sus veces y según lineamientos establecidos por el comité de compras.

Aspectos a tener en cuenta en la gestión de proveedores.

 El comprador y proveedor deben ser independientes y respetar esta

independencia.
 El comprador debe dar información clara sobre lo que desea.
 El comprador y el proveedor son responsables de la garantía de la calidad.
 El contrato entre las partes debe contemplar: calidad, cantidad, precio,

72
tiempo, condiciones de entrega y forma de pago.
 El proveedor debe certificar y garantizar una calidad satisfactoria, respaldada
por protocolos.
Administración de Servicios Farmacéuticos

 Las partes deben acordar los medios de evaluación.

 Las partes deben conocer los procedimientos para la solución de conflictos.
 Las partes deben intercambiar la información necesaria para ejecutar un
mejor control de calidad.
 Las partes deben controlar eficientemente las actividades comerciales.
 Comprador y proveedor deben prestar siempre la debida atención a los
intereses del consumidor.
Módulo

Para que lo enunciado anteriormente pueda cumplirse, es necesario contar con un

listado de proveedores potenciales e invitarlos a inscribirse en el registro de
proveedores, esta inscripción se hace ante la jefatura de compras de la institución o
quien haga sus veces. Para lo cual se diligencia un formato que debe contener la
siguiente información:

Identificación del proveedor, productos, condiciones de distribución. Como anexos al

registro deben aparecer documentos exigidos de acuerdo con las condiciones
administrativas, financieras y técnicas. A estas condiciones y de acuerdo a lo
establecido en la política de compras de la institución se les podrá asignar un
puntaje total sobre 100, dando un porcentaje deseado a lo administrativo, a lo
financiero y a lo técnico.

La condición técnica es competencia del director del servicio farmacéutico y

comprende todos los requerimientos de calidad, cantidad y entrega de los insumos.

 Especificaciones técnicas de los medicamentos y dispositivos médicos.

 Protocolos de calidad para lotes.
 Formas de entrega.
 Recepción técnica y documentos para pedido y entrega. 73
 Garantías de calidad.

Administración de Servicios Farmacéuticos

 Políticas de devoluciones.
 Fichas técnicas.

2. Valoración de proveedores

Es el proceso mediante el cual la institución realimenta a sus proveedores en cuanto

a la calidad, tanto del servicio como de los productos recibidos en un tiempo

Módulo
determinado, caracterizadas por el respeto, la confianza y el compromiso de ambas
partes de trabajar en equipo.

En este proceso se evalúan los factores críticos para tener en cuenta en la

prestación del servicio, llevando un registro de las no conformidades, las cuales se
comparan con la tabla de puntajes, y se le asigna un puntaje de acuerdo al
cumplimiento en cada uno de los aspectos que se evalúan.
 Ej: Cumplimiento en la entrega, atención oportuna, calidad de los productos,
descuentos por negociación, etc.

En la valoración para la calidad del servicio se deben tener en cuenta:

 Oportunidad en la entrega.
 Pedido completo.
 Informe oportuno de la situación del pedido.
 Atención al servicio.
 Sostenimiento de las ofertas.

74  Política en el manejo de devoluciones.

 Cumplimiento de las especificaciones
Administración de Servicios Farmacéuticos

administrativas.

Para la valoración de la calidad del producto se debe tener en cuenta como objetivo
fundamental evaluar el cumplimiento de las especificaciones técnicas de los
productos recibidos en cuanto a sus características organolépticas, que son aquellas
que se pueden percibir por los sentidos (color, olor, textura). Fisicoquímicas,
Módulo

microbiológicas y material de acondicionamiento, concepto que debe ser emitido por

el director del servicio farmacéutico.

Para complementar el tema asista puntual a la tele clase, no olvide realizar sus
preguntas al docente sobre las dudas que tenga sobre el tema.
Sesión No. 10. Programación y método de estimación de
necesidades

1. Programación de necesidades

La programación de necesidades se realiza de acuerdo a los lineamientos

establecidos por el comité de compras.

El servicio farmacéutico de la IPS o el establecimiento farmacéutico determinará la

cantidad de medicamentos y dispositivos médicos que requiere para cierto periodo
teniendo en cuenta: la población usuaria, consumo histórico, perfil epidemiológico
comparado con la definición de necesidades de los servicios, la oferta de servicios y
75
el presupuesto disponible.

Administración de Servicios Farmacéuticos

La programación de necesidades debe cumplir con los siguientes requisitos:

 Definir periodo de análisis y de proyección de necesidades.

 Definir los consumos promedios de los medicamentos y dispositivos
médicos.
 Programar las cantidades a adquirir teniendo en cuenta los
indicadores de: Punto de reposición, consumos promedios, niveles

Módulo
mínimos y máximos y tiempos de reposición.
 Definir prioridades de acuerdo con el presupuesto disponible y al
peso económico de cada medicamento dentro del total de la
compra (clasificación ABC/VEN) de los medicamentos o cualquier
otro método idóneo para tal fin.
 Definir la programación de entregas de la compra de acuerdo con la
modalidad de adquisición y el flujo de caja de la institución.
 2. Método de estimación de necesidades
Para definir el método de estimación de necesidades, la IPS deberá tener en cuenta
los lineamientos establecidos por el Comité de Farmacia y Terapéutica.

Dentro de los métodos más frecuentes están los siguientes:

 Perfil epidemiológico o morbilidad: Recomendado por la OMS, se basa en

la frecuencia de la morbilidad y protocolos de tratamiento.

El proceso consiste en listar las enfermedades con sus frecuencias de

aparición en la población e indicadores de prevalencia o incidencia (número
76 total de casos presentados), información que se puede tomar de diferentes
fuentes como: registros diarios de consulta, historias clínicas, egresos
Administración de Servicios Farmacéuticos

hospitalarios, certificados de defunción.

De esta manera se conocen las principales causas de morbimortalidad, las
cuales se confrontan con las guías o protocolos de tratamiento para definir los
medicamentos más indicados para tratarlas. Se calculan los medicamentos
necesarios en el tratamiento específico para cada morbilidad y por grupo
etáreo por un periodo mínimo de un año.
Ejemplo:
Morbilidad Frecuencia Esquema Cantidad Porcentaje Cantidad
Módulo

de total por de Necesaria

tratamiento tratamiento utilización

Ascariasis 3.460 Mebendazol 6 tabletas. 70% de los 2.422 x 6 =

casos/año 100 mg casos. 14.532
tabletas, 1 tabletas/año.
(niños
tableta 2
menores de veces/día
5-14 años). por 3 días.
 Consumo histórico

Es el registro histórico de las cantidades despachadas y registradas en la

fórmula médica en promedio (cada mes, semana, día). Este promedio se hace
teniendo en cuenta la información de un periodo (últimos tres, seis o doce
meses), se actualiza periódicamente (semanalmente, mensualmente).
Además, sirve para calcular otros parámetros de control, como niveles
mínimos y máximos de existencia con los cuales puede calcularse al mismo
tiempo la cantidad para comprar.

Debe tenerse en cuenta que el comportamiento de estos consumos no es

77
lineal y muchas veces se presentan agotamientos de existencia que afectan

Administración de Servicios Farmacéuticos

su movimiento real. Cuando esto ocurre sólo se tiene en cuenta los periodos
con existencia.

Ejemplo: El medicamento Acetaminofén 500 mg tabletas presenta el siguiente

consumo durante 6 meses:

200 tabl. - Ene

250 tabl. - Feb

Módulo
180 tabl. - Mar
150 tabl. - Abr
0 tabl. - May (medicamento no disponible)
170 tabl. - Jun.

La sumatoria del consumo en 6 meses da un total de: 950 tabletas.

 Para determinar el consumo promedio mensual (CPM), se tiene en cuenta el
desabastecimiento presentado en el mes de mayo y se divide 950 / 5, para
un CPM = 190 tabletas.
En caso de que en el mes de mayo el registro de 0 correspondiera a
consumo (no presenta salidas o egresos y se encuentra disponible), el CPM
se obtiene de dividir 950 / 6 = 158 tabletas
Observe la diferencia del CPM del medicamento Acetaminofén tabletas en
dos (2) situaciones diferentes.

 Consumo ajustado
78 Este método sólo se utiliza cuando no se cuenta con información, por lo que
es necesario tomar la información de una región similar demográficamente,
Administración de Servicios Farmacéuticos

así como en factores ambientales y culturales. Con esta información se toma

la decisión de cuantificar por perfil de morbilidad o por el histórico.

Se recomienda…
Para complementar el tema asista
puntual a la tele clase, no olvide
realizar sus preguntas al docente
sobre las dudas que tenga sobre el
Módulo

tema
Sesión No. 11. Elaboración del plan de compras.

Plan de compras

Es necesario tener en cuenta las siguientes variables o elementos para la

elaboración de un adecuado plan de compras, que se ajuste a las necesidades de la
IPS para la atención de sus usuarios.

 Consumo promedio (CPM)

Se define como la cantidad del medicamento o dispositivo médico que se
consume en un periodo de un mes. Se toma la información de los consumos
obtenidos en la estimación de las necesidades, ya sea por consumo histórico 79
o perfil epidemiológico.

Administración de Servicios Farmacéuticos

 Tiempo de reposición (TR)
Es el tiempo durante el cual se realizan todas las actividades propias de la
compra, las cuales varían de acuerdo a la modalidad de compra y de los
proveedores seleccionados. En algunos sistemas de salud este periodo se
duplica por los trámites administrativos. Este tiempo se toma desde la fecha
en que se inicia la solicitud, hasta el momento en que se recibe el
medicamento en la respectiva dependencia.

Módulo
Debe establecerse en fracción de tiempo, expresado en meses.
Ejemplo:
TR: 25 días. Fracción de tiempo = 25 días/30 días = 0.83 meses

 Nivel mínimo existencias (NmE)

Representa la cantidad de reserva o seguridad para evitar ruptura o
agotamientos en el inventario que pueden generar demanda insatisfecha.
 NmE= CPM x TR (expresado en meses).

 Punto de reposición (PR)

Es la cantidad en existencia que realmente da inicio al proceso de compra.
Es la relación entre la existencia de seguridad (NmE) y la demanda o
consumo promedio mes (CPM) de un periodo en el cual pueda reponerse la
existencia y alcanzar nuevamente un nivel de normalidad.
PR= NmE + (CPM x TR) o PR= 2NmE.

 Nivel máximo de existencia (NME)

80 Representa la cantidad tope que no debe sobrepasarse porque compromete
los recursos de la institución. Para calcularlo se cuenta con el nivel mínimo de
Administración de Servicios Farmacéuticos

existencia (NmE), el consumo promedio (CPM) y el número de meses

estimado para la compra.
NME= CPM + (NmE x número de meses estimado para la compra).

 Cantidad a comprar
Es la cantidad a solicitar de cada medicamento y dispositivo médico para
cubrir las necesidades del periodo.
Cantidad a comprar = (NME – NmE) + (PR – E).
Módulo

Con las siguientes variables es posible calcular la cantidad a comprar en los casos
en que el consumo de dichos insumos es regular y cuando no ocurren cambios
importantes en el perfil epidemiológico de la población atendida.

Estas estimaciones nos llevan al plan de compras.

 A B C D E F G H I J
Item Existencia CP TR Nm NME Cantida Valor Valo
s M (fracció E P c + (e x d a unitari r
n de (c x R No. de comprar o
tiempo) d) (2 meses (g-e) + Total
x estimad (f-b)
e) o para la (i x
compra) h)

Cuando se cuenta con herramientas sistematizadas, como hojas de Excel, es

importante conocer las fórmulas que se manejan para hacer los diferentes cálculos
y determinar si es necesario hacer algún cambio cuando se requiera, logrando un
ajuste a las necesidades reales.
81

Administración de Servicios Farmacéuticos

Sesión No. 12. Priorización, ejecución y evaluación de la compra

1. Priorización de la compra

Para los casos en que la institución o establecimiento no dispone del recurso

económico para realizar la totalidad de la compra, es importante considerar una
forma apropiada de priorización.

Módulo
 Vitales (V)
Medicamentos absolutamente indispensables, su carencia o existencia parcial
puede ocasionar graves consecuencias para la población atendida.
Compromete la atención adecuada y, por lo tanto, la vida de los pacientes.
Ocasionan recaídas, incapacidad laboral e incapacidad permanente.
Ejemplo: Dipirona sol. inyectable, isosorbide 5 mg tableta sublingual,
hidrocortisona sol. inyectable.
  Esenciales o menos vitales(E)
La carencia o existencia parcial de estos medicamentos puede llevar a
incapacidades transitorias o limitantes algunas veces. La frecuencia y
gravedad de las enfermedades es menor que la del grupo de los vitales.
Ejemplo: Acetaminofén 500 mg tabletas, ibuprofeno 400 mg tabletas,
diclofenaco 75 mg sol. inyectable.

 No esenciales(N)
La carencia o existencia parcial de estos medicamentos no indica
agravamiento de los problemas de salud, de cronicidad, acción incapacitante
82 o limitante. Son medicamentos menos indispensables, de acuerdo a la baja
frecuencia y gravedad de las enfermedades para las cuales están indicados.
Administración de Servicios Farmacéuticos

Ejemplo: Albendazol 200 mg tabletas, hidrocortisona 1 % crema,

multivitaminas sol. Oral.

Puede también priorizarse la compra utilizando la clasificación ABC o Ley de Pareto.

 Grupo A: Corresponde a los de más alto costo. Un número relativamente

reducido de los medicamentos representa, en términos generales, una
proporción significativa de los costos totales del presupuesto. Entre el 15% y
Módulo

el 25% de los productos cuestan el 80% del presupuesto.

 Grupo B: Corresponde a los de un porcentaje medio. Entre el 25%y el 35%
de los medicamentos cuestan el 15% del presupuesto.
 Grupo C: Corresponde a los de más bajo porcentaje. Entre un 50% a 60% de
los medicamentos cuestan el 5% del presupuesto.
2. Ejecución de la compra

El jefe de compras de la institución o establecimiento realizará las siguientes

actividades previas a la reunión del comité de compras:

 Elaborar el presupuesto de compra

 Actualizar el registro de proveedores y elaborar pliego de condiciones.
 Invitar a cotizar a proveedores, solicitando la ficha técnica por medicamento
y dispositivo médico.
 Recepcionar y valorar la documentación entregada por los proveedores.
 Analizar las cotizaciones y cumplimiento de requisitos.
 Preparación y evaluación de cuadro de ofertas, con proveedores que 83
cumplen requisitos.

Administración de Servicios Farmacéuticos

 Solicitar al director del servicio farmacéutico el concepto técnico de los
medicamentos cotizados.
En la reunión del comité de compras se evaluarán las ofertas de los proveedores
teniendo en cuenta: documentación, servicio, precio y producto.

Una vez asignados los medicamentos y dispositivos médicos a los proveedores

seleccionados se realizarán las siguientes actividades:

Módulo
 Socialización a los proveedores en la cual se da a conocer los resultados de
la compra.
 Entrega de órdenes de compra y contratos a proveedores.
 Actualización del kardex de proveedores.
 Recepción técnica por parte del servicio farmacéutico de los insumos
adquiridos.
 3. Evaluación de las compras

Después del proceso de ejecución de las compras es necesario seguir controlando y

evaluando el cumplimiento de las decisiones y políticas definidas por el comité de
compras.

El jefe de compras realiza la evaluación de la compra, la cual debe incluir:

 Revisión mensual al kardex de proveedores, garantizando la actualización de

la información y documentación como: razón social, representante legal,
direcciones, números de teléfonos, registro de productos nuevos.
84  Revisión de vencimientos de documentos como: registro sanitario, certificado
de buenas prácticas de manufactura, certificación ISO, registro de
Administración de Servicios Farmacéuticos

proponentes.
 Evaluar periódicamente el plan de compras, proveedores, la regulación de
precios, la ejecución del presupuesto.

En el proceso de adquisición se plantean indicadores de gestión básicos de eficacia,

eficiencia y efectividad, para su evaluación y mejoramiento, los cuáles deben ser
ajustados para cada institución.
Módulo

Indicador de eficiencia - Porcentaje de cumplimiento del plan de compras.

El objetivo de este indicador es medir la ejecución del plan de compras.

La operacionabilidad del indicador es:

No. total de medicamentos adquiridos según el plan de compras X 100

No. total de medicamentos solicitados en el plan de compras en el mismo periodo.
Cuando el indicador arroja resultados no satisfactorios, deben tomarse acciones
correctivas claras identificando la causa.

Para este caso pueden darse las siguientes causas:

Que las compras de la institución no correspondan a lo solicitado, o que no se

presenten cotizaciones por parte de los proveedores.

Se recomienda…
Para complementar el tema asista
puntual a la tele clase, no olvide
realizar sus preguntas al docente
sobre las dudas que tenga sobre el
tema
85

Administración de Servicios Farmacéuticos

Actividad de aprendizaje No. 3
Elabore un documento en WORD donde describa:

Los criterios que considere más importantes (3), para establecer la política de
compra de medicamentos y dispositivos médicos en una institución de salud.

Módulo
Los aspectos que considere más importantes (3), en el proceso de gestión de
proveedores en una institución de salud. Justifique su respuesta.

Actividad de aprendizaje No. 4

Elabore el siguiente plan de compras de medicamentos para una institución de

salud.

Se necesita adquirir los siguientes medicamentos para un periodo de 6 meses.

Tenga en cuenta que el proceso de compra dura 4 semanas (TR).

 Calcule la cantidad y el valor total a comprar por cada medicamento.

ITEM Existencias CPM Valor unitario

Acetaminofén 500 mg tableta 300 1500 1.000

Cefalexina 500 mg tableta o 120 600 3.500

capsula

Diclofenaco sódico 75mg/3ml 400 700 3.000

sol. inyectable

Enalapril 20 mg tableta 130 1200 1.200

86 Loratadina 10 mg tableta 200 850 2.500

Lovastatina 20 mg tableta 3200 1200 1.100

Administración de Servicios Farmacéuticos

Mebendazol 100 mg tableta 10100 4200 900

Naproxeno 150 mg /5 ml
suspensión oral.
2600 1050 7.500

Omeprazol 20 mg capsula 6020 2500 1.200

Penicilina G Benzatinica
1´200.000 UI polvo para
inyección. 7800 3100 2.500
Módulo
Para el cálculo de las otras variables, tenga en cuenta la información sobre este
tema en esta unidad.

Para realizar esta actividad utilice el formato Plan de compras (hoja Excel.)

A b c d e f g h i J
Cantidad
NME Valor
a
TR c + (e x No.
PR comprar
(fracción NmE de meses Valor Total
Item Existencias CPM (2 x (g-e) +
de (c x d) estimado unitario
e) (f-b) (i x
tiempo) para la
compra) h)
87

Administración de Servicios Farmacéuticos

Módulo
 Unidad 4.
Recepción y almacenamiento de medicamentos y
dispositivos médicos

Introducción

La implementación de las Buenas Prácticas de Almacenamiento (BPA), se convierte

en un medio para controlar y evaluar las condiciones y prácticas del personal
involucrado en el almacenamiento, el cumplimiento de las normas, mantener y
garantizar la calidad, la conservación y el cuidado de los medicamentos y
dispositivos médicos durante su permanencia en el almacén, bodega o farmacia,
88 conservando las condiciones de eficacia y seguridad requeridas por el fabricante,
incluso hasta cuando el medicamento es entregado al usuario final.
Administración de Servicios Farmacéuticos

Para su cumplimiento deben estar definidos cuatro componentes: La infraestructura,

el recurso humano, el ordenamiento y la gestión administrativa.

Así mismo en esta unidad se abordará el tema relacionado con el proceso de

recepción, para lo cual la institución o establecimiento realiza una comparación entre
lo pactado con el proveedor, lo establecido por la legislación vigente y lo que el
producto muestra (aspectos técnicos). Es el momento en que se apropian realmente
Módulo

de los medicamentos y dispositivos médicos comprados.

Propósitos

A partir del estudio de esta unidad, usted podrá:

 Recepcionar y verificar que los medicamentos y dispositivos médicos

recibidos cumplan con las condiciones de calidad y correspondan a los
adquiridos por la entidad.
  Identificar las condiciones de almacenamiento de los medicamentos y
dispositivos médicos según la normatividad vigente y las especificaciones
técnicas del fabricante.

Criterios de evaluación

Para un adecuado desempeño en esta unidad se espera que Usted:

 Verifique las condiciones de almacenamiento de los medicamentos y

dispositivos médicos según la normatividad vigente.

89
 Identifique las actividades correspondientes a la recepción técnica y
administrativa de los medicamentos y dispositivos médicos.

Administración de Servicios Farmacéuticos

 Identifique los recursos físicos necesarios que garanticen un adecuado
almacenamiento de los medicamentos y dispositivos médicos.
 Verifique los controles de higiene y factores ambientales que permitan la
adecuada conservación de los medicamentos y dispositivos médicos
 Identifique los métodos utilizados en la gestión de inventarios, necesarios en
el control de los medicamentos y dispositivos médicos.

Módulo
 Contenidos

Sesión No. 13. Condiciones que se deben cumplir para un

adecuado almacenamiento de medicamentos y dispositivos
médico.

Para una mejor comprensión del tema a tratar en esta unidad, es necesario que
usted conozca las siguientes definiciones:

Definiciones:

90  Almacenamiento. Es el conjunto de actividades que tiene por objeto el cuidado y

la conservación de las condiciones técnicas con las que fueron elaborados los
Administración de Servicios Farmacéuticos

medicamentos y dispositivos médicos.

 Gas medicinal. Todo producto constituido por uno o más componentes

gaseosos, destinado a estar en contacto directo con el organismo humano. Se
consideran gases medicinales los utilizados en terapia de inhalación, diagnóstico
“in vivo” o para conservar y transportar tejidos y células destinadas a la práctica
médica.
Módulo

 Medicamentos fotosensibles. Son los que se degradan rápidamente en

presencia de luz.

 Medicamentos termolábiles. Son los que se alteran o se descomponen por

acción del calor.
 Medicamentos higroscópicos. Son los que son sensibles a la humedad,
generando un deterioro en su forma farmacéutica como ablandamiento, cambio
de color (tableta).

 Medicamentos de control especial. Son los preparados farmacéuticos

obtenidos a partir de uno o más principios activos de control especial,
catalogados por las convenciones de estupefacientes como precursores y
psicotrópicos o por el gobierno nacional, con o sin sustancias auxiliares
presentados bajo forma farmacéutica definida.

 Humedad relativa. Es la cantidad de vapor de agua que contiene el aire.

91

Administración de Servicios Farmacéuticos

1. Infraestructura

Módulo

Las áreas de almacenamiento para los medicamentos y dispositivos médicos deben

tener en cuenta los siguientes aspectos:
  Lo que va a almacenarse y distribuirse; la cantidad o volumen, el recorrido; el
proceso y orden de las operaciones y el tiempo; para qué periodo se debe
prever el almacenamiento.
 Productos de gran rotación y volumen deben estar dispuestos en un lugar
accesible y con recorridos internos cortos (catéteres, jeringas, líquidos
parenterales, etc.).
 El área de recepción dependerá del tamaño de los pedidos y de una
adecuada programación de entregas parciales, dependiendo de las políticas
de la institución, establecimiento o de las negociaciones con los proveedores.
 El número y volumen de los elementos almacenados dependen directamente
92 del perfil epidemiológico de la población.
 El tamaño del inventario depende de la política de compras que tenga la
Administración de Servicios Farmacéuticos

institución.

El almacenamiento debe planificarse teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

 Selección del sitio.

 Áreas
 Pisos
 Paredes
 Techos y cielo raso
Módulo

 Iluminación
 Ventilación
 Condiciones ambientales
1.1Selección del sitio

La selección del sitio para el almacenamiento de medicamentos (establecimientos

farmacéuticos, IPS) debe cumplir con unas condiciones de acceso, tamaño y
localización especial:

 Estar alejadas de sitios de alta contaminación

Las áreas de almacenamiento deben estar alejadas de sitios de alta contaminación

para conservar adecuadamente los dispositivos médicos y la estabilidad de los
medicamentos que puedan resultar afectados. Muchos de ellos son sensibles a
factores ambientales como la temperatura, las radiaciones, la luz, contaminantes del 93
aire y la humedad.

Administración de Servicios Farmacéuticos

Debe descartarse la ubicación cerca de las calderas (por alta temperatura), central
de esterilización (por alta temperatura), cocina (por alta temperatura y contaminación
cruzada), estacionamiento (por contaminación cruzada) y depósito de basuras (por
contaminación cruzada).

 Facilitar la circulación de personas y objetos

Las áreas de almacenamiento deben estar situadas preferiblemente en el primer

Módulo
piso o en un mismo piso de las edificaciones. Las puertas deben situarse de tal
manera que se facilite la circulación de personas y materiales.

Si las entregas de productos son continuas y en grandes cantidades la entrada al

almacén debe tener contacto directo con el exterior y no ocasionar traumas en la
atención. El almacén central debe estar ubicado en el primer piso y debe ser
equidistante a los servicios que atiendan.
 1.2 Áreas.

Para lograr un servicio eficiente, un almacén debe contar con las siguientes áreas:

 Área de recepción de medicamentos y dispositivos médicos.

 Área de cuarentena de medicamentos.
 Área adecuada para almacenamiento, teniendo en cuenta los tipos de productos
que se van a distribuir y/o dispensar.
 Área independiente y segura para el almacenamiento de medicamentos de
control especial.

94 

Área para el despacho de medicamentos y dispositivos y médicos.
Área debidamente identificada para el almacenamiento de medicamentos que
Administración de Servicios Farmacéuticos

deben ser destruidos o desnaturalizados, por vencimiento o deterioro.

 Área destinada para el almacenamiento de productos rechazados, devueltos y
retirados del mercado.
 Área para el manejo y disposición de residuos, de acuerdo con la reglamentación
vigente.

Adicionalmente, se debe contar con espacios para el área administrativa, servicios

públicos, vestier, gabinetes de incendios y extinguidores y dependiendo de sus
Módulo

condiciones especiales, sitio para material de riesgo (líquidos inflamables, tóxicos,

corrosivos, etc.)

Para una adecuada señalización de las áreas están deben ser demarcadas con los
siguientes colores.
Área de recepción Verde

Área de revisión Rojo

Área de almacenamiento Amarillo

Área de cuarentena No. 1 Naranja

Área de cuarentena No. 2 Negra

Área de medicamentos de control Violeta

Área de reciclaje Rojo rayado

Área de cadena de frio Azul

95
Área de preparados magistrales Azul rayado

Administración de Servicios Farmacéuticos

1.3 Pisos.
Los pisos deben ser impermeables, sólidos, resistentes, antideslizantes, de fácil
limpieza y uniformes, de manera que ofrezcan continuidad para evitar tropiezos y
accidentes. Deben ser de material que no trasmita ruido ni vibración.

No es recomendable tener sifones o rejillas dentro de los almacenes por la

posibilidad de acceso de ratas a través de las alcantarillas de desagüe. Si esta

Módulo
situación no se puede evitar, se deben instalar mallas o rejillas seguras.

Los medicamentos y dispositivos médicos no deben estar en contacto directo con el

piso. Se ubicarán en estibas o estanterías de material sanitario, impermeable y fácil
de limpiar.
 1.4 Paredes
Las paredes deben ser impermeables, sólidas, resistentes a factores ambientales,
de superficie lisa, e incombustibles. Los materiales que se usen en su terminado no
deben contener sustancias tóxicas, irritantes o inflamables.

Para el almacenamiento de sustancias inflamables y de implementos o equipo para

su manejo, se requerirá eliminar riesgos a las personas y a la edificación.

1.5 Techos y cielo raso

Los cielos rasos y techos deben ser impermeables, sólidos, resistentes a factores

96
ambientales, de superficie lisa, e incombustibles. Los materiales que se usen en su
terminado no deben contener sustancias tóxicas, irritantes o inflamables.
Administración de Servicios Farmacéuticos

1.6 Iluminación
Contar con luz natural y/o artificial que permita la conservación adecuada e
identificación de los medicamentos y dispositivos médicos y el buen manejo de la
documentación.

1.7 Ventilación
Debe tener un sistema de ventilación natural y/o artificial que garantice la
conservación adecuada de los medicamentos y dispositivos médicos. No debe
Módulo

entenderse por ventilación natural las ventanas y/o puertas abiertas que podrían
permitir la contaminación de los medicamentos y dispositivos médicos con polvo y
suciedad del exterior.
La contaminación cruzada puede presentarse cuando existen gases contaminantes
y poca ventilación. Los principales gases contaminantes son el CO2 (gas carbónico),
el CO (monóxido de carbono) y el vapor de agua, entre otros.
1.8 Condiciones ambientales
 Rayos solares
Se debe evitar la incidencia directa de los rayos solares sobre los
medicamentos y dispositivos médicos dentro de las áreas de
almacenamiento, porque la radiación ultravioleta de la luz solar, además de
aumentar la temperatura ambiental, inestabiliza gran parte de los
medicamentos y otro tipo de productos.

 Condiciones de temperatura y humedad

En las áreas de almacenamiento se debe contar con mecanismos que

garanticen las condiciones de temperatura y humedad relativa recomendadas 97
por el fabricante. Se llevarán registros diarios de control de estas variables

Administración de Servicios Farmacéuticos

con un termómetro adecuado y un higrómetro calibrado.

La siguiente tabla corresponde a los rangos de temperatura de almacenamiento, de

acuerdo con lo especificado por los fabricantes de medicamentos y dispositivos
médicos.

Condición Temperatura

Temperatura ambiente 15° a 25° C

Módulo
controlada

Guardar en refrigerador 2° a 8° C

Guardar en congelador -20° a 0° C

 Consérvese en lugar fresco 8° a 15° C

Si la temperatura ambiente del lugar de

almacenamiento es muy alta y la etiqueta
recomienda que se deba almacenar en lugar
fresco, el producto puede guardarse en un
refrigerador, ajustando el rango mediante un
termostato.

Sin indicación Si no especifica una temperatura de

almacenamiento o en la etiqueta no aparece
ninguna de las recomendaciones anteriores,
la temperatura del lugar debe mantenerse

98
hasta un máximo de 25° C. Temperaturas
superiores deterioran los medicamentos pues
alteran la estabilidad y, por ende, la calidad
Administración de Servicios Farmacéuticos

de los mismos.

 Mantenimiento de cadena de frío

Los medicamentos que requieran refrigeración serán almacenados en cuartos
fríos, neveras, refrigeradores o congeladores. Se debe contar con un plan de
emergencia que garantice el mantenimiento de cadena de frío, en caso de
interrupciones de la energía eléctrica. Adicionalmente, deberá disponerse de
Módulo

un termómetro que registre la temperatura y llevar un registro diario varias

veces al día. La cantidad de medios de refrigeración será determinada por las
necesidades de almacenamiento.

2. Medidas de seguridad.

Un buen manejo administrativo del almacén elimina problemas de índole legal. Sin
embargo, algunas condiciones de seguridad son determinantes en el adecuado
manejo del almacén.
Atender a los clientes y visitantes en la zona destinada a la recepción, y con horarios
y fechas determinadas, lo que facilita un control del personal que ingresa al área.

Establecer áreas restringidas, señalizarlas, implantar el uso de distintivos a personas

visitantes e impedir el ingreso a terceros.

Instalar sistemas que protejan las áreas donde se ubican la documentación y los
productos. Establecer, mediante instructivos de almacén, procedimientos escritos en
los que quede definido quién entra y qué función cumple al entrar.

3. Recurso humano y dotación

El recurso humano es una herramienta fundamental para crear organización, 99
estructura y planificación de la carga de trabajo.

Administración de Servicios Farmacéuticos

De acuerdo a la complejidad de la institución y al volumen de productos manejados
se puede calcular la cantidad de personas vinculadas al almacén.

Se recomienda que los operarios y personal que maneje el kárdex tengan

información básica sobre medicamentos y dispositivos médicos, criterios técnicos en
su manejo y claridad frente a las implicaciones de manejar productos destinados al
servicio de la salud.

Módulo
Sin excepción, el personal debe contar con dotación adecuada para el desempeño
de sus funciones (blusa, overol, guantes, etc.).

Documentación

Para una buena administración del almacén se requiere en lo posible sistematizar la

información, para lo cual se debe disponer de los siguientes elementos:
  Kárdex o software

En la actualidad el kárdex se maneja mediante diversos programas o

software. Manual o automatizado lo importante es que la información sea
unificada, clara y precisa, que se mantenga actualizada, que los
procedimientos para su manejo estén estandarizados (entregas, descargues,
recepción, etc.) y sean conocidos por todo el personal del almacén.

 Formatos
Los formatos diseñados para el manejo del almacén deben ayudar a manejar
la información y consolidarla (pedidos, despachos, recepción técnica por tipo

100 de producto y recepción administrativa).

 Informes contables
Administración de Servicios Farmacéuticos

La elaboración de los informes contables a los organismos de control o a los

departamentos internos que los requieran. Para ello es importante contar con
una forma única o normalizada de denominación de los productos y de
codificación y clasificación de los mismos.

 Dotación

El área debe dotarse de elementos y equipos necesarios para ofrecer un

Módulo

servicio de excelente calidad, algunos de estos elementos y equipos son:

estantes, estibas, neveras, termómetros e higrómetros, gabinetes de
seguridad para medicamentos de control especial, escritorios, sillas,
extinguidores, computadores, software, carretillas para traslado de embalajes,
calculadora, papelería, utensilios de escritorio, línea telefónica, papeleras,
canecas, y textos de consulta, entre otros.

Los equipos deben contar con la hoja de vida correspondiente y estar

incluidos en un plan de mantenimiento.
Sesión No. 14. Ubicación y ordenamiento de los medicamentos y
dispositivos médicos

Organizar sistemáticamente los insumos dentro del servicio permite ubicación fácil,
lo que contribuye a agilizar los despachos e inventarios y ayuda a optimizar el
espacio disponible. Los medicamentos se sitúan a un principio de organización
específico, forma farmacéutica, clasificación farmacológica, orden alfabético o nivel
de atención, acorde con los criterios de almacenamiento, en los que básicamente
deben incluirse: la demanda, volumen, fechas de vencimiento.

101
Ninguno de ellos es el ideal, lo más conveniente es utilizar la combinación de varios
métodos con el objetivo de agilizar la búsqueda de los medicamentos, optimizar al

Administración de Servicios Farmacéuticos

máximo el espacio y que el tipo de método elegido se mantenga en el tiempo

Una alternativa para el ordenamiento de los medicamentos y dispositivos médicos es

por orden alfabético del nombre genérico.

Con la utilización de tecnologías como lectores inalámbricos para código de barras,

el almacenamiento de embalajes se puede realizar por líneas, pero dentro de estas
es el software quien asigna el espacio al insumo que ingresa y el mismo software
informan de su ubicación en el momento de requerirlo. Este es utilizado en el

Módulo
almacenamiento de grandes volúmenes.

Deben ubicarse en la estantería atendiendo al movimiento (rotación), al tamaño, a

las fechas de vencimiento y al método FEFO (sigla en inglés), cuyo significado en
español es: primero en expirar, primero en salir. Que además permite el control de
inventarios y es requisito obligatorio en toda la cadena de almacenamiento de
medicamento y dispositivo médico.
 Al recibir un pedido se ubica el producto en el lugar correspondiente (un producto del
mismo lote y fecha de vencimiento debe ubicarse en el mismo sitio), se consigna
inmediatamente su ubicación en una base de datos (lo ideal es que sea
automatizada). Es indispensable que cada espacio tenga su código, nombre del
producto, concentración, forma farmacéutica.

1. Control durante el proceso de almacenamiento

El almacén y el servicio farmacéutico contarán con criterios, técnicas y métodos que

permitan continuamente controlar, evaluar y gestionar la calidad durante el proceso
de almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos, de conformidad con el

102 artículo 13 del Decreto 2200 de 2005, modificado parcialmente por el Decreto 2330
de 2006, la Resolución número 1403 y las demás normas aplicables a la materia que
Administración de Servicios Farmacéuticos

los modifiquen, adicionen o sustituyan.

 Control de factores ambientales

Para el mantenimiento de las condiciones ambientales de almacenamiento de

medicamentos y dispositivos médicos se tendrán en cuenta algunas características
relacionadas con la luz, la temperatura, cadena de frío y humedad.

La luz : Los medicamentos que se deterioran desde el punto de vista físico-químico

Módulo

por estar en contacto directo con la luz, ya sea natural o artificial, se denominan
medicamentos fotosensibles, deben conservarse siempre en sus empaques,
envases originales y bien cerrados.

Es deber de los fabricantes de medicamentos y otros productos que aparezcan en la

etiqueta las condiciones adecuadas de almacenamiento.
Los medicamentos y reactivos envasados en recipientes de vidrio color ámbar y
papel aluminio o estaño, corresponden a los medicamentos fotosensibles. Ej:
Clozapina, Ranitidina, azitromicina, ibuprofeno, mebendazol, entre otros.

La temperatura: Es un factor crítico que es necesario controlar para evitar el

deterioro en la potencia de los productos o su estructura molecular afectando
directamente la efectividad del medicamento. Para un control adecuado, los
termómetros calibrados se deben colocar en los lugares más críticos como son el
refrigerador y el sitio del área de almacenamiento donde la temperatura es más alta
y llevar los respectivos registros diarios de estas temperaturas.

Para disminuir la temperatura ambiental del área de almacenamiento se deben tener

103
en cuenta las siguientes recomendaciones: Fortalecer la ventilación del área con la

Administración de Servicios Farmacéuticos

utilización de ventiladores, aire acondicionado, extractores, adecuación de techos
aislantes como: fibra de vidrio, pinturas especializadas que disminuyen el calor y
dejar libre los corredores para circulación del aire.Ejemplo de medicamentos que se
alteran con temperaturas mayores a 30 °C: Acetaminofén tabletas , ácido acetil
salicílico tabletas, antibióticos, sueros en diferentes formas, entre otros.

Cadena de frío: Para el control de la cadena de frío, en el mantenimiento de los

refrigeradores deben estar a la sombra y lejos de fuente de calor, separados de

Módulo
techos y paredes mínimos 15 cm, bien nivelados y conectados directamente a la
pared.

La humedad: Es un factor que afecta considerablemente la estabilidad de los

medicamentos, además de ser un medio propicio para el crecimiento de bacterias y
hongos, reacciones de oxidación de los componentes de los medicamentos que se
manifiestan con el ablandamiento de tabletas, cambio de color y en algunos
materiales médico-quirúrgicos disminuye el poder de adhesión, entre otros
deterioros.
 La humedad relativa es la cantidad de vapor de agua que contiene el aire. Se
expresa como un porcentaje del volumen total de aire (en peso o en volumen). Se
mide con un instrumento llamado higrómetro. Se debe ubicar, al igual que el
termómetro, en sitios críticos del almacén y llevar registros diarios varias veces al día
o elaborar gráficas de temperatura y humedad. La humedad relativa recomendada
debe estar entre 60% y 70%.

Para disminuir la humedad en el almacenamiento se recomienda: aire

acondicionado, no sacar los medicamentos y dispositivos médicos de las cajas
primarias y, en lo posible, del embalaje, utilizar estantería con puerta, los productos

104
higroscópicos deben llevar en su empaque original una bolsita de sílica gel, la cual
debe ser cambiada cuando cambie de color y garantizar la rotación de los
medicamentos y dispositivos, buscando un menor tiempo de almacenamiento.
Administración de Servicios Farmacéuticos

El almacén y el servicio farmacéutico contarán con criterios, procedimientos y

recursos que permitan calcular las existencias necesarias, para un periodo
determinado, los niveles óptimos de inventario, los niveles mínimo y máximo de
existencias, punto de reposición o punto de pedido y presupuesto necesario para
cumplir con la prestación oportuna del servicio y que permitan realizar un exacto
control de existencias, evitando así deterioro y alteración de los medicamentos.
Ejemplos de medicamento que se alteran con la humedad: Dapsona tabletas,
Módulo

metronidazol tabletas, preparados oftálmicos sulfaíidicos, sales de rehidratación y

tinidazol tabletas, entre otros. Ver anexo 1: Formato control de temperatura,
humedad y red de frio.
 Control de las condiciones de higiene

De las condiciones higiénicas depende en gran medida la estabilidad microbiológica

de los medicamentos y otros insumos almacenados.

Se deben tener en cuenta las siguientes recomendaciones: Buena ventilación libre

de gases contaminantes, las paredes y pisos deben ser de un material de fácil aseo
y limpieza.

Las uniones de paredes y pisos no deben formar ángulos rectos, sino curvas que
eviten la acumulación de polvo. Buen aseo en todas las áreas, instalaciones
sanitarias limpias y funcionales, lavamanos limpios, estantes y estibas libres de
polvo, control y sanitizacion del ambiente, fumigaciones periódicas (mínimo cada 6 105
meses) con el fin de eliminar roedores, insectos, etc.

Administración de Servicios Farmacéuticos

Nevera limpia y libre de alimentos, no comer y no fumar en las áreas de
almacenamiento.

Se debe elaborar un cronograma de limpieza y de desinfección, especificando áreas,

fechas programadas de la actividad y firma del funcionario responsable.

2. Devolución de medicamentos

Módulo
Las devoluciones de medicamentos se someterán al siguiente procedimiento:

 Área especial

Deben guardarse aparte del área de productos disponibles para la venta y/o
dispensación y se debe prevenir su distribución hasta que se decida que
están disponibles.
  Condiciones para la reubicación

Los productos devueltos sólo podrán reubicarse en el área de disponibles

para su distribución o dispensación, si cumplen con las siguientes
condiciones:

 Estar en sus recipientes originales sin abrir y en buenas condiciones.

 Se demuestra que se han almacenado y se han manejado bajo las
condiciones establecidas por el fabricante.
 El periodo de vida útil restante es superior al mínimo establecido.
 Han sido examinados y evaluados por el director del establecimiento o
106 servicio farmacéutico para autorizar su devolución. Esta evaluación debe
tener en cuenta la naturaleza del producto, condiciones especiales de
Administración de Servicios Farmacéuticos

almacenamiento y el tiempo transcurrido desde su despacho. En caso

necesario, debe solicitarse concepto al titular del registro sanitario o
persona calificada de la casa fabricante.
Cualquier producto devuelto que no cumpla con las condiciones anteriores
debe ser destruido o desnaturalizado.
Módulo
Sesión No. 15. Control de inventarios

El almacén y servicio farmacéutico contarán con criterios, procedimientos y recursos

que permitan efectuar el control de inventarios. Este control se hará especialmente
mediante la evaluación de la rotación de inventario y del conteo físico comparado
con el registro de existencias. Se deberá realizar inventario general, pruebas
selectivas o inventario rotativo y el inventario permanente.

 Toma de inventarios
Se debe disponer de un sistema de control de movimientos y existencias para
cada producto. Los medicamentos y dispositivos médicos almacenados
requieren un control frecuente de existencias, con el objetivo primordial de 107
comparar las existencias físicas contra el movimiento (entradas y salidas), lo

Administración de Servicios Farmacéuticos

que permite determinar la eficiencia en el manejo de los mismos, así como
también alimentar el sistema de información que va a permitir tomar
decisiones administrativas en cuanto a la programación de necesidades,
compras, rotación de inventarios, devolución a proveedores, elaborar el
presupuesto, identificar deterioros, obsolescencia, vencimientos, hurto,
averías.

 Planeación del inventario

Módulo
Se efectúa la programación de los inventarios fijando fechas y hora de
realización del inventario.

 Se programará la fecha y la hora de corte del inventario.

 El responsable de almacén o servicio farmacéutico alista el material
requerido, coordina la elaboración de los listados o tarjetas con el código,
nombre del medicamento, unidad de medida y cantidad total, para registrar
los conteos.
  Los auxiliares asignados por el responsable de almacén o servicio
farmacéutico identifican todos los suministros y demás elementos a
inventariar en cada uno de los estantes.
 El responsable de almacén o servicio farmacéutico emitirá los listados de
medicamentos valorizados el día de la fecha de corte del inventario.
 El responsable de almacén o servicio farmacéutico revisa uno a uno los
productos a inventariar y verifica valorizaciones en el sistema.
 El responsable de almacén o servicio farmacéutico verifica que se hayan
realizado la totalidad de los registros, sin que quede uno solo por digitar,
antes de iniciar el inventario.
108
 Realización del inventario físico
Administración de Servicios Farmacéuticos

 El responsable de almacén o servicio farmacéutico provee de los

elementos necesarios a los participantes como: esferos, planillas, etc. y da
las últimas instrucciones.
 El inventario comienza a la hora fijada.
 El programa para registrar el inventario debe incluir la información del
saldo a la fecha de corte, registro para faltantes, sobrantes y saldo o
cantidades halladas en el inventario.
Módulo

 Los encargados de la veeduría efectuarán los controles correspondientes.

 Una vez se encuentren ubicados, el coordinador y veedor dan la orden de
inicio y comienza el conteo.
 El conteo se realiza tres (3) veces y se anota en el respectivo listado o
tarjeta, en la casilla correspondiente. Finalizados los tres (3) conteos, se
pasa al digitador el listado o tarjeta de conteo una vez se ha terminado el
diligenciamiento.
El responsable de almacén o servicio farmacéutico y veedores revisan las
diferencias existentes:

 Cantidades arrojadas del inventario físico contra el sistema.

 Se determinan faltantes y sobrantes.
 Valores arrojados del total por ítem de los elementos contados contra los
registrados por el sistema o kardex.
 Análisis de los productos de nula, baja y alta rotación.
 Se realizarán los respectivos ingresos y egresos por sobrantes y faltantes.
 Se elaborará el acta correspondiente del inventario, relacionar y valorizar los
sobrantes y faltantes hallados en el conteo.
 El responsable del almacén o servicio farmacéutico elabora los informes 109
correspondientes y definirán la toma de decisiones para las diferencias

Administración de Servicios Farmacéuticos

encontradas y los productos de nula, baja o alta rotación.

 Control fechas de vencimiento

El servicio farmacéutico contará con criterios, procedimientos y recursos que

permitan verificar continuamente la fecha de vencimiento de los
medicamentos y dispositivos médicos, para que sean distribuidos o

Módulo
dispensados dentro de la fecha de vigencia o se solicite con la debida
antelación la devolución o cambio al proveedor, de acuerdo con las
condiciones de negociación.

Se debe tomar como factor de análisis básico el método FEFO (primeros en

vencer primeros en salir) y el respectivo control periódico de los productos
próximos a vencerse (mínimo con tres meses de antelación) identificando
número de lote, fecha de vencimiento y proveedor..
 Sesión No. 16. Recepción de medicamentos y dispositivos médicos

1. Definiciones:

Recepción técnica: Es una inspección visual donde se determina y se registra

en el acta de recepción todo lo relacionado con los aspectos técnicos del
medicamento y dispositivos médicos.

Recepción administrativa: Es verificar que los medicamentos y dispositivos

médicos solicitados correspondan con lo recibido y facturado por el proveedor.
110 Igualmente confirmar las condiciones durante el tiempo de transporte, embalaje,
envase, producto, cantidad y precio.
Administración de Servicios Farmacéuticos

2. Responsable de la recepción

El jefe de almacén o quien haga sus veces efectuará la recepción administrativa y el

director del servicio farmacéutico o la persona que éste delegue, realizará la
recepción técnica de los medicamentos y dispositivos médicos adquiridos.
Módulo

3. Transporte de medicamentos y dispositivos médicos

El traslado y entrega de los medicamentos y dispositivos médicos están sometidos a

las disposiciones técnicas establecidas en la Resolución 1403/07, en el Código de
Comercio y demás normas que reglamentan el transporte de sustancias especiales
que se relacionen con medicamentos.
El transporte puede ser propio o contratado. El remitente deberá indicar al
transportador los aspectos señalados en la legislación vigente, las características y
condiciones especiales de los medicamentos.

Las normas anteriormente mencionadas se pueden consultar en:

http://www.minproteccionsocial.gov.co/Normatividad

Veamos ahora todos los aspectos relacionados con el transporte de medicamentos y

dispositivos médicos:

Embalaje. 111

Administración de Servicios Farmacéuticos

Los medicamentos que se van a transportar
deben colocarse en cajas o disponerse dentro de
cubiertas que garanticen una adecuada
protección contra los agentes externos.

Deberán ser elaborados con materiales

apropiados para su conservación.

Módulo
Los documentos que acompañan el envío deben ser de fácil acceso y conservación,
en los cuales se debe indicar por lo menos: fecha de envío, nombre y dirección del
remitente, nombre y dirección del cliente, descripción del medicamento y dispositivo
médico, la cantidad y número de lote.

 Condiciones de transporte

Los medicamentos deben transportarse de modo que su integridad no se deteriore,

las condiciones de almacenaje se mantengan, se protejan contra hurto, se conserve
 su identificación, se evite la contaminación o confusión con otros productos. Se
deberá cumplir con las siguientes condiciones específicas:

 Almacenamiento a temperaturas controladas, debe asegurarse que se

mantenga la cadena de frío y la integridad del producto.
 Cuando se use hielo seco en la cadena de frío se deben observar las
precauciones de seguridad y verificar que los medicamentos no entren en
contacto directo con el hielo seco, ya que se podrían congelar
 Para los medicamentos que requieren condiciones especiales de
almacenamiento deben existir registros y controles que demuestren que se

112
cumplen estas exigencias durante el transporte.
El transportador responderá por la conservación de la calidad de los medicamentos
durante el transporte de los mismos.
Administración de Servicios Farmacéuticos

4. Procedimiento para la recepción

La recepción de los productos debe cumplir con los procedimientos administrativos y
técnicos de verificación para su ingreso al sistema contable del almacén o servicio
farmacéutico.

El proceso tiene dos momentos importantes: la recepción administrativa y la técnica.

Módulo

4.1 Recepción administrativa - Estudio de la documentación

Se estudiará previamente la documentación que permita establecer las siguientes

condiciones:
La entrada al almacén desde el punto de vista contable contiene tres informaciones:
Qué producto ingresa, el valor (compra) y el proveedor del mismo (factura). Para que
el responsable del inventario pueda verificar estas variables es necesario que
oportunamente haya recibido el contrato de suministro o la orden de compra de los
productos que van a ingresar al almacén o servicio farmacéutico.

Se debe asegurar que los productos se reciban de acuerdo con lo pactado en el

momento de la compra.

Recepción y estudio de la documentación que entrega el proveedor

El jefe de almacén verifica que haya llegado el producto solicitado, del proveedor
seleccionado, en las cantidades requeridas y con el valor y plazo estipulados en el
contrato de suministro o la orden de compra. Se constata que exista una
correspondencia de lo recibido con lo pactado y si el producto cumple o no con las 113
condiciones pactadas en la compra.

Administración de Servicios Farmacéuticos

 Nombre genérico (o denominación común internacional) del producto
solicitado vs. el despachado.
 Concentración y forma farmacéutica en el caso de medicamentos.
 Precios unitarios y totales (por producto y valor total de la factura) acordados.
 Fecha y hora de entrega.
 Cantidad pedida vs. cantidad recibida vs. cantidad facturada.

Módulo
4.2 Recepción técnica - Inspección de los productos recibidos
Se procederá por el director del servicio farmacéutico, o la persona que delegue, a
realizar una inspección de los medicamentos y dispositivos médicos para verificar las
condiciones técnicas, la cantidad de unidades, el número de lote, fechas de
vencimiento, registro sanitario, laboratorio fabricante, condiciones de
almacenamiento durante el transporte, manipulación, embalaje, material de
 empaque y envase y las condiciones administrativas y técnicas establecidas en la
negociación.

Es importante que durante la recepción se cuente con la ficha técnica del

medicamento y/o dispositivo médico, sobre la información de las especificaciones
del producto, tiempo de vida útil, condiciones de almacenamiento y la información
que la institución considere necesaria. Esta información es brindada por el proveedor
al momento de cotizar los productos.

Se prohíbe la recepción o tenencia de muestras médicas en el servicio farmacéutico

o almacén.
114
Los medicamentos de control especial que son monopolio del Estado, una vez se
Administración de Servicios Farmacéuticos

realice la respectiva recepción técnica, deberán almacenarse bajo seguridad y en un

sitio independiente de los demás medicamentos.

Cuando los medicamentos no cumplan con las especificaciones técnicas se

comunicará al proveedor y al jefe de compras o quien gaga sus veces.

Se debe garantizar que los productos recibidos cumplan con todas las
especificaciones técnicas y las establecidas en el momento de la compra.
Módulo

Para tal efecto se escogerá una muestra teniendo en cuenta la metodología de las
militar estándar que se explican a continuación:
Método de selección de muestra por la militar estándar

Plan de muestreo:

El plan de muestreo estará basado en las normas de la Military standard 105D (MIL-
STD 105D) (4). Para ello se utilizaran las tablas de niveles de muestreo simple
inspección normal, reducida o intensa. Las dos últimas aplicaran de acuerdo a los
resultados obtenidos en el muestreo normal del lote recibido. El procedimiento será
como sigue:

1. En el área de recepción técnica, ubicada, adaptada y lista para la operación que 115
se va a realizar, el personal de almacén evaluará de acuerdo al tamaño de lote

Administración de Servicios Farmacéuticos

recibido las características descritas en la tabla No 1. El tamaño de lote será
definido por la tabla 1 de las MIL-STD 105D. En esta tabla se encuentran
además planes de muestreo doble, triple o múltiple, que para el caso de recibir
más de un lote de un mismo proveedor se tendría que aplicar.
2. En la tabla 1 se relacionan los niveles de inspección: normal (II), reducida (III) e
intensa (I). En esta tabla se relaciona una letra código alfabética que indica el
tamaño de muestra de un lote recibido. El primer paso será evaluar por
muestreo simple inspección normal (II), en el que se especifican las letras de la

Módulo
A a la Q.
3. Luego de haber seleccionado la letra código, se procede a tomar el número de
muestras (tabla 2) que indique a continuación, ej:
Si el tamaño de lote es de 100 unidades, la letra código para el muestreo es F y
el número de muestras es 20. En esta tabla se indica el porcentaje de
aceptación de AQL (nivel aceptable de calidad) entre 0.010 y 1000 y el número
de defectuosos para aceptar o rechazar denominados Ac y Re que para el
efecto del ejemplo, seria con un AQL de 6.5 el número de Ac es 3 y el de Re es
 4. Es decir con 3 unidades se acepta el defecto y con 4 se rechaza.

4. El nivel aceptable de calidad depende de la categoría del defecto, así entre más
pequeño el AQL seleccionado, más estricto es el cumplimiento del criterio de
calidad.
5. Si hubo un criterio de rechazo en la inspección normal, se procederá a
inspección reducida (III). El mismo procedimiento de selección de letra código
aplica para la tabla 1 de las MIL-STD 105D, y las letras correspondientes serán
de la B a la R. el tamaño de muestra lo indicará la letra código correspondiente
y el criterio de AQL, así como el número de Ac y Re.

116
6. Al finalizar el proceso, se notificará al proveedor o persona designada si el
producto cumplió a satisfacción con los requerimientos de calidad. Esta
operación se realiza de manera verbal en el momento de la recepción.
Administración de Servicios Farmacéuticos

Es de aclarar que el criterio técnico prevalecerá sobre el criterio comercial o de

contención de costos. Cualquier concepto que diverja entre el personal de almacén y
proveedor, el Químico Farmacéutico establecerá su concepto y decidirá sobre si se
acepta o no el producto (medicamento o dispositivo medico) mediante la presentación
de un certificado de calidad o documento que especifique las condiciones por las
cuales se fabricó el producto.
Módulo
 Tabla 1. Militar estándar

Módulo Administración de Servicios Farmacéuticos

117
Módulo Administración de Servicios Farmacéuticos

118
A continuación se muestra una tabla de los criterios a revisar según el medicamento
y dispositivo médico que llegue al servicio farmacéutico, según su criticidad

Tabla. Categorías de defectos y su clasificación.

DEFECTO CATEGORIA DEL DEFECTO

CRITICO MAYOR MENOR

En la rotulación del empaque secundario

Ausencia de: nombre genérico, número de

registro sanitario, forma farmacéutica, 119

número del lote, fecha de expiración,

Administración de Servicios Farmacéuticos

formulación del producto, cantidad o X
volumen, formulación errónea o mal
expresada.

Ausencia del laboratorio titular y/o

X
fabricante.

Ausencia de las condiciones especiales de

almacenamiento cuando el producto así lo
requiera (ej: consérvese bajo X
refrigeración).

Módulo
Ausencia de leyenda “medicamento
X
esencial” y/o franja violeta cuando aplique.

Ausencia de la vía de administración. X

Ausencia del precio máximo de venta al

X
público.

Descripción incorrecta de la forma

X
farmacéutica.
 Impresión defectuosa o no legible. X

Alteración o modificación de la impresión

X
original.

No concordancia entre datos del empaque

X
primario y secundario.

Del envase individual

Ausencia del nombre genérico, número de

lote, forma farmacéutica, número del
X
registro sanitario o de la fecha de
expiración.
120 Ausencia de la vía de administración. X

Ausencia de la cantidad contenida en el

Administración de Servicios Farmacéuticos

envase para soluciones, con excepción de

X
las soluciones parenterales en los cuales
se considera CRÍTICO.

Ausencia de la formulación del producto

por unidad posológica sin necesidad de X
especificar excipientes.

Ausencia de la leyenda “agítese antes de

X
usar”, para suspensiones.
Módulo

Impresión defectuosa o no legible. X

Alteración o modificación de la impresión

X
original.

En las etiquetas

Torcidas o mal pegadas, se exceptúan los

medicamentos para reconstituir con señal
X
de afore, en cuyo caso se considera
defecto MAYOR.
Impresión de calidad deficiente. X

La NO concordancia de la información
contenida en el envase primario y X
secundario.

En los cierres de envases primarios

Hermeticidad del cierre x

Ausencia de cierre o banda de seguridad. X

Grafado defectuoso. X

Ausencia de perforaciones para apertura

X
121
de cierre.

En la forma farmacéutica

Administración de Servicios Farmacéuticos

Formas farmacéuticas liquidas
(estériles y no estériles)

Presencia de cristales en soluciones y

heterodispersos, exceptuando los casos
X
en que la monografía (oficial o no oficial)
lo admita (para líquidos estériles).

Sedimentos o precipitaciones en
X
soluciones.

Módulo
Sedimento no redispersable en
X
suspensiones.

Color NO característico* o NO
X
homogéneo.

Turbidez en soluciones. X

Presencia de partículas extrañas. X

Separación de fases en emulsiones. X

 Olor extraño u objetable. X

Fluidez inadecuada. X

Envase sin contenido o contenido

X
disminuido.

Formas farmacéuticas sólidas estériles

Color NO característico* o NO
X
homogéneo.

Compactación del polvo. X

Solubilización incompleta en caso de

122 polvos para suspender
x

Dispersión deficiente en caso de polvos

X
Administración de Servicios Farmacéuticos

para suspensión.

Envase sin contenido o contenido

X
disminuido.

Formas farmacéuticas sólidas no

estériles

Color NO característico o NO homogéneo. X

Presencia de material extraño. X

Módulo

Compactación. X

Olor extraño u objetable. X

Solubilización incompleta en polvos y

X
gránulos para disolver.

Dispersión deficiente en el caso de polvos

para suspensión, exceptuando las
X
presentaciones unidosis en donde se
considera como defecto MAYOR.
Tabletas

Color NO característico* o NO uniforme

X
(en la tableta y entre tabletas).

Bordes erosionados y/o tabletas rotas x

Tabletas manchadas o laminadas. X

Polvo del producto adherido a la

X
superficie.

Ruptura o porosidad de la cubierta. X

Olor extraño u objetable. X

Presencia de partículas extrañas. X 123

Administración de Servicios Farmacéuticos

Envase sin contenido o contenido
x
disminuido

Capsulas

Color NO característico* o NO uniforme x

Presencia de partículas extrañas. X

Envase sin contenido o contenido

x
disminuido

Módulo
Polvo del producto adherido a la
X
superficie.

Para envases de volumen menor a 5 mL

Ausencia del nombre del producto x

Ausencia del registro sanitario x

Ausencia del lote x

Ausencia de vía de administración. X

 Ausencia de fecha de vencimiento x

Para medicamentos que son importados

Ausencia del nombre del fabricante o

x
distribuidor

Ausencia del registro sanitario que autorice

x
su comercialización

Ausencia del nombre del producto. X

Ausencia de composición del producto. X

Reactivos de laboratorio

124 Ausencia del nombre del fabricante o

distribuidor
x

Ausencia del registro sanitario que autorice

Administración de Servicios Farmacéuticos

x
su comercialización

Ausencia del nombre del producto. X

Ausencia de condiciones de
x
almacenamiento

Otros aspectos a tener en cuenta:

Módulo

 Control de “pasa, no pasa”: Evalúa si una característica está por debajo o por
encima de un límite fijado.

 Defecto: Cualquier desviación del producto a las especificaciones previamente

establecidas. Se clasifica en:

 Defecto crítico: El que puede llegar a impedir la utilización del producto.

 Defecto Mayor: Sin ser crítico, tiene la posibilidad de reducir considerablemente

el uso del producto.
 Defecto menor: No reduce materialmente el uso del producto.

Con el objetivo de poder tomar la decisión de aceptación o rechazo de un lote de

recepción, se definen unos niveles aceptables de calidad (NAC): el 1% para defectos
críticos, 6.5% para defectos mayores y 15% para defectos menores.

La clasificación de los defectos encontrados durante la inspección se cruza con el

NAC y el resultado de este cruce permite aceptar o rechazar el lote de recepción.
Ello se acepta si el número de defectuosos es igual o inferior al establecido por el
NAC respectivo. Si es superior al establecido en la tabla se rechaza. Ver anexo 2
Inspección, clasificación y determinación de defectos en el material de
acondicionamiento, en los productos y en la forma farmacéutica en los
125
medicamentos.

Administración de Servicios Farmacéuticos

Análisis organoléptico para inspección de productos

Productos Observaciones

Tabletas Se observará que no tengan manchas, que no estén

decoloradas, que no estén quebradas ni pegajosas, que no
tengan polvo adherido a la superficie; igual tamaño, color y
apariencia.

Cápsulas No deben estar abiertas o vacías, no deben tener polvo

Módulo
adherido, no deben estar deformadas, sin trazas de
humedad, igual color y apariencia.

Soluciones Que no se observen materiales extraños, ni turbidez ni

presencia de gas.

Contenido completo, que estén en frascos cerrados

herméticamente, incluyendo banda de seguridad.
 Emulsiones Que sean homogéneas, sin gas ni materiales extraños.

Contenido completo, que estén en frascos cerrados

herméticamente, incluyendo banda de seguridad.

Suspensiones Que al agitarlas se redispersen adecuadamente.

Contenido completo, que estén en frascos cerrados

herméticamente, incluyendo banda de seguridad.

Líquidos Que no tengan partículas en suspensión. Que no tengan

inyectables turbidez. Que el contenido esté completo.

Polvos para No deben estar apelmazados. Los polvos para inyección

reconstruir deben desprenderse fácilmente del frasco y deben tener
126 color uniforme. Que disuelvan fácilmente.

Polvos o Que dispersen fácilmente. Color granulado uniforme.

Administración de Servicios Farmacéuticos

granulados para
reconstruir a
solución oral

Cremas y Que los tubos no estén colapsados ni con perforaciones o

ungüentos rupturas. Que el cierre esté hermético.

Equipo para la Advertir si los sellos no están intactos o si los protectores

administración de no están en su sitio.
soluciones
Nota de advertencia: “NO USAR CON SANGRE O CON
Módulo

parenterales
COMPONENTES SANGUINEOS”.

Equipo para Advertir si los sellos no están intactos o si los protectores

transfusión de no están en su sitio.
sangre

Guantes Si están empolvados, se debe colocar aviso de que el

quirúrgicos polvo de la superficie debe ser removido asépticamente
antes de iniciar los procesos de operación. Si son estériles,
verificar que el paquete no esté abierto o dañado.
Acta de recepción
Se elaborará un acta que recoja detalladamente la información que arroje el
procedimiento de recepción, fecha y hora de entrega, nombre del producto en su
denominación genérica y comercial, cantidad de unidades, número de lote, registro
sanitario, fechas de vencimiento, condiciones de transporte, manipulación, embalaje,
material de empaque y envase, condiciones administrativas y técnicas establecidas
en la negociación y la que permita identificar en todo momento la muestra tomada.
El acta será firmada por la persona que realiza la recepción técnica para su archivo
en el almacén y copia del acta para el servicio farmacéutico. Anexo 3 Formato
recepción técnica

Registro de ingreso de medicamentos y dispositivos médicos 127

Una vez autorizada la recepción del producto, se produce su incorporación al

Administración de Servicios Farmacéuticos

sistema contable del almacén.

El almacén o servicio farmacéutico registrará en los medios existentes para tal fin,
preferiblemente computarizados, la cantidad, fecha, valor unitario, valor total,
proveedor, etc., de los medicamentos y dispositivos médicos recibidos.

5. Control del proceso de recepción y de almacenamiento

Módulo
Porcentaje de cumplimiento de entregas por parte del proveedor:

Número de entregas efectuadas en términos pactados x 100

Número total de entregas pactadas.

Porcentaje de cumplimiento de las buenas prácticas de almacenamiento:

Número de medicamentos vencidos, deteriorados y averiados x 100

Total de medicamentos almacenados.
 4. ANEXOS.

Anexo 1: Formato control de temperatura, humedad y red de frio.

ESE HOSPITAL: ____________________________________________________________
REGISTRO CONTROL DE RED DE FRÍO, TEMPERATURA Y HUMEDAD AMBIENTAL

RESPONSABLE DEL REGISTRO: MES: AÑO:

FECHA
(DÍAS TEMPERATURA AMBIENTE HUMEDAD RELATIVA RED DE FRÍO
HÁBILES) AM PM PROM MÁX AM PM PROM MÁX MÍN AM PM PROM MÁX
1 30 67 2 8

128
2 30 67 2 8
3 30 67 2 8
5 30 67 2 8
Administración de Servicios Farmacéuticos

6 30 67 2 8
7 30 67 2 8
8 30 67 2 8
9 30 67 2 8
10 30 67 2 8
12 30 67 2 8
13 30 67 2 8
14 30 67 2 8
15 30 67 2 8
16 30 67 2 8
Módulo

17 30 67 2 8
19 30 67 2 8
21 30 67 2 8
22 30 67 2 8
23 30 67 2 8
24 30 67 2 8
26 30 67 2 8
27 30 67 2 8
28 30 67 2 8
29 30 67 2 8
30 30 67 2 8
31 30 67 2 8
PROM. TEMP. PROM. HUMED. PROM. RED FRIO
Anexo 2

Inspección, clasificación y determinación de defectos en el material de

acondicionamiento, en los productos y en la forma farmacéutica en los
medicamentos.

Defecto Categoría del defecto

Crítico Mayor Menor

Rotulación

Ausencia de nombre genérico, número del registro

sanitario, laboratorio fabricante, número de lote, fecha de
expiración, formulación del producto, cantidad o volumen. 129
Ausencia de las condiciones especiales de

Administración de Servicios Farmacéuticos

almacenamiento cuando el producto así lo requiera.
(Ejemplo. Conservarse bajo refrigeración).

Ausencia de la vía de administración para soluciones y

polvos parenterales

Rotulación del envase: individual

Módulo
Ausencia del nombre genérico, número de lote o fecha de
expiración.

Ausencia de la cantidad contenida en el envase para

soluciones parenterales

Ausencia de la formulación del producto por unidad

posológica sin necesidad de especificar excipientes

Cuando se utilizan etiquetas

 Defecto Categoría del defecto

Crítico Mayor Menor

Etiquetas rotas, sucias o arrugadas.

Etiquetas torcidas o mal pegadas (solamente en

medicamentos para reconstituir y que el nivel hasta donde
debe hacerse esté marcado en la etiqueta)

Envase de vidrio

Frasco sin contenido o sin indicación del contenido

Color del envase (debe ser el que requiere el medicamento

130 con fines de protección)

Ausencia de bandas de seguridad

Administración de Servicios Farmacéuticos

Manchas o suciedad en su interior

Grietas o rayones en cualquier parte del recipiente con

excepción de envases de inyectables en los cuales se
considera crítico.

Envase plástico

Presencia de olor objetable

Envase sin contenido

Módulo

Ausencia de bandas de seguridad

Envase abombado

Suciedad interior

Presencia de poros o grietas que afectan su utilización

Deficiente hermeticidad del cierre

Suciedad exterior
Defecto Categoría del defecto

Crítico Mayor Menor

Superficie defectuosa (rebajas, burbujas, hendiduras que

afecten su apariencia).

Deformaciones que afectan su apariencia

Tubos colapsibles

Perforaciones, grietas o roturas

Hermeticidad del cierre

131
Tubos deformados

Suciedad exterior

Administración de Servicios Farmacéuticos

Materiales laminados (blister)

Blister roto

Blister vacío

Blister mal sellado

Superficie arrugada, rayada o defectuosa

Cierres (tapas y agrafes)

Módulo
Ausencia de agrafes cuando se requiera

Agrafe roto

Carencia de perforaciones (cuando se requiera)

Agrafes flojos

Formas farmacéuticas líquidas estériles

Turbidez (en soluciones)

 Defecto Categoría del defecto

Crítico Mayor Menor

Presencia de partículas extrañas

Color no apropiado

Floculación (en soluciones)

Color no uniforme: En caso de degradación

Mala distribución del colorante

Aspecto del polvo: Apelmazamiento que sugiere humedad

132 Mala dispersión en caso de polvo para suspensión

Formas farmacéuticas líquidas no estériles

Administración de Servicios Farmacéuticos

Falta de homogeneidad en emulsiones

Presencia de gas

Presencia de materiales extraños

No redispersión en suspensiones

Formas farmacéuticas líquidas no estériles

Falta de homogeneidad en emulsiones

Módulo

Presencia de gas

Presencia de materiales extraños

No redispersión en suspensiones

Preparaciones sólidas no estériles: polvos y granulados

No se dispersan fácilmente (polvo para suspensión)

Color no uniforme
Defecto Categoría del defecto

Crítico Mayor Menor

Presencia de material extraño

Granulado no uniforme en color y tamaño

Tabletas

Bordes erosionados, tabletas laminadas, porosas,

manchadas y moteadas.

Polvo adherido a la superficie

133

Administración de Servicios Farmacéuticos

Módulo
 Anexo 3

Formato recepción técnica

Acta de Recepción Técnica de Medicamentos No_______

Proveedor__________ Factura No_______ Fecha______ Orden de compra/Contrato No_______

Fecha______ Fecha de llegada_____________ Fecha de la inspección ________________ No de cajas _____

Nombr Con Nombre  Labor Forma   Unidad  Prese Núm Númer Fecha  Cantida Cantid       Cumple  Se 
e  cen comercia atori farmac de  ntaci ero  o de  de  d  ad de  especificacione acepta 
genéri trac l  o   éutica  manejo  ón   de  registr venci recibid la  s    
co  ión  Fabri lote  o  mien a  muest Advas  Técn si no
cante  to   ra  icas 

134
Administración de Servicios Farmacéuticos

Observaciones: 
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
Módulo

__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
________________  
 
 
Responsable de la recepción técnica: _____________________________________ 
                                                                             Firma 
Actividad de aprendizaje No. 5

Condiciones de almacenamiento

De acuerdo a la información suministrada en esta unidad elabore una lista de

verificación de las condiciones que se deben cumplir para un adecuado
almacenamiento de los medicamentos y dispositivos médicos.

Elabore esta actividad utilizando máximo una (1) hoja en Word y fuente Arial 11.

Actividad de aprendizaje No. 6

Ejercicio de recepción técnica de medicamentos

La farmacia “Salud y vida” ha hecho un pedido de medicamentos y usted debe

135

Administración de Servicios Farmacéuticos

realizar la recepción técnica de los mismos para lo cual dispondrá de la factura,
orden de compra o contrato y formato de recepción técnica. (Para este ejercicio no
aplica el análisis organoléptico e inspección visual).

PASO 1

Lea atentamente la siguiente información técnica de cada medicamento que usted

debe registrar en el formato.

Módulo
Esta información sustituye la muestra física del medicamento que en un ambiente
real se debe utilizar para verificar: Nombre genérico, nombre comercial,
concentración, forma farmacéutica, envase, empaque, lote, registro Invima y fecha
de vencimiento.

 Acetaminofén 500 mg tabletas - caja x 80 tabletas - blíster x 8 tabletas - Lote

No 1123 - Reg. Invima M-001211 Fecha de vencimiento: Mayo/2014
Marca comercial: Acetaminofén La Santé - Laboratorio fabricante: La Santé
  Betametasona 1% crema - caja x 1 tubo - tubo x 20 g - Lote No 54232 – Reg.
Invima 2007M-000220R-3
Fecha de vencimiento: Noviembre/2014
Marca comercial: Betnovate - Laboratorio fabricante: Glaxo Wellcome

 Gentamicina 80 mg solución inyectable - Ampolla x 2 ml - caja x 1 ampolla -

Lote No S3478 - Reg Invima 2005M007358R-2 - Fecha de vencimiento:
Octubre/2013
Marca comercial: Gentamicina MK - Laboratorio fabricante: Tecnoquimicas

136  Corticoide + Neomicina+ Polimixina Solución oftálmica 1mg+3,5 mg+6.000

UI/ml - frasco gotero x 5 ml - caja x 1 frasco - Lote F0034 - Reg. Invima
Administración de Servicios Farmacéuticos

M001074-R2 - Fecha de vencimiento: Enero /2012

Marca comercial: Maxitrol - Laboratorio fabricante: Alcon de Colombia

 Loratadina jarabe 1 mg/ml - frasco x 100 ml - Lote 12890 - Reg. Invima

2011M-000010-R1
Fecha de vencimiento: Marzo/2013
Marca comercial: Loratadina – Laboratorio fabricante: Novamed
Módulo

PASO 2:

Revise la información de la orden de compra y verifique que lo solicitado

corresponda a lo facturado por el proveedor, en cuanto a: Principio activo o nombre
genérico, marca comercial, concentración, forma farmacéutica, cantidad, valor
unitario y total.
Verifique que se cumple con la información técnica necesaria y realice las
observaciones que considere pertinentes, en caso de hallar algún impedimento para
realizar la recepción técnica de alguno de los medicamentos.

PASO 3:

Envíe al docente el formato de recepción técnica diligenciado por medio de la

herramienta tareas.

El formato de recepción técnica, la factura y orden de compra corresponden a esta

tarea.

Actividad evaluativa No. 3

137
Cuestionario de evaluación - Unidad 4

Administración de Servicios Farmacéuticos

Anotaciones:

___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
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___________________________________________________________________
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Módulo
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 Unidad 5.
Dispensación y distribución de medicamentos y
dispositivos médicos

Introducción

El proceso de dispensación de medicamentos y dispositivos médicos se realiza a

través de la prescripción de un medicamento a un paciente, por parte del profesional
legalmente autorizado y la dispensación por parte del personal calificado (auxiliar y
regente de farmacia).

138 En esta unidad usted tendrá la oportunidad de conocer las etapas que comprende el
proceso para la aplicación de las buenas prácticas de dispensación, las obligaciones
Administración de Servicios Farmacéuticos

y prohibiciones del dispensador.

Así mismo usted aprenderá los aspectos básicos del proceso de distribución y los
diferentes sistemas que lo componen. El proceso de distribución es aquel que se
realiza al entregar los medicamentos y dispositivos médicos a los usuarios de las
instituciones de salud o de establecimientos farmacéuticos.

Propósitos de formación
Módulo

Al finalizar el estudio de esta unidad usted, estará en capacidad de:

 Distribuir los medicamentos y dispositivos médicos, cumpliendo con las

condiciones y protocolos de calidad, según la normatividad vigente.
 Promocionar el uso adecuado de los medicamentos, de manera que brinde
una atención en salud de calidad, segura, económica y racional.
 Dispensar los medicamentos y dispositivos médicos, aplicando las buenas
prácticas de dispensación, contribuyendo al éxito del tratamiento terapéutico.
Criterios de evaluación

Para un adecuado desempeño en esta unidad se espera que usted:

 Diferencie los sistemas de distribución intrahospitalaria de medicamentos y

dispositivos médicos.
 Identifique las políticas de distribución intrahospitalaria y la gestión de
stocks de los medicamentos y dispositivos médicos
 Identifique las actividades y procesos del sistema de distribución de
medicamentos y dispositivos médicos en dosis unitaria.
 Explique el procedimiento y prohibiciones para la dispensación de los
medicamentos y dispositivos médicos de acuerdo a la normatividad vigente. 139
 Informe y eduque al paciente y la comunidad sobre el uso adecuado de

Administración de Servicios Farmacéuticos

medicamentos y dispositivos médicos.

Contenidos

Sesión No. 17. Dispensación de medicamentos y dispositivos

médicos

El proceso de dispensación se define como el suministro o la entrega de uno o más

Módulo
medicamentos y dispositivos médicos a un paciente y la respectiva información
sobre su uso adecuado.

Este acto farmacéutico asociado a la entrega de medicamentos, incluye una serie de

actividades como el análisis de la prescripción médica y la información de la correcta
utilización que se debe ofrecer al paciente.
 En este proceso de dispensación se involucra al personal que labora en el servicio
farmacéutico y establecimientos farmacéuticos: Químico farmacéutico, regente y
auxiliar de farmacia.

1. Prescripción médica
El médico, tras establecer el diagnóstico correspondiente, elabora la prescripción
médica, de forma manual o electrónica.

Toda prescripción de medicamentos deberá hacerse por escrito, previa evaluación

del paciente y registro de sus condiciones y diagnóstico en la historia clínica,
140 utilizando para ello la Denominación Común Internacional.
Administración de Servicios Farmacéuticos

Toda prescripción de medicamentos deberá cumplir los siguientes requisitos:

 Solo podrá hacerse por personal de salud debidamente autorizado de

acuerdo con su competencia.
 La prescripción debe ser en letra clara y legible, con las indicaciones
necesarias para su administración.
 Se hará en idioma español, en forma escrita y/o computarizado.
 No podrá contener enmendaduras o tachaduras, siglas, claves, signos
secretos, abreviaturas o símbolos químicos, con la excepción de las
abreviaturas aprobadas por el Comité de Farmacia y Terapéutica de la
Módulo

Institución.
 La prescripción debe permitir la confrontación entre el medicamento prescrito
y el medicamento dispensado (en el caso ambulatorio), por parte del servicio
farmacéutico y administrado (en el caso hospitalario) por parte del personal
del servicio de enfermería.
 La prescripción debe permitir la correlación de los medicamentos prescritos
con el diagnóstico.
 La dosis de cada medicamento debe expresarse en el sistema métrico
decimal y en casos especiales en unidades internacionales cuando se
requiera.
La prescripción del medicamento deberá realizarse en un formato el cual debe
contener, como mínimo, los siguientes datos cuando estos apliquen:

Datos de descripción de medicamentos

 Nombre del prestador de servicios de salud o profesional de la salud

que prescribe, dirección y número telefónico o dirección electrónica.
 Lugar y fecha de la prescripción.
 Nombre del paciente y documento de identificación.
 Número de la historia clínica.
 Tipo de usuario (contributivo, subsidiado, particular, otro).
141

Administración de Servicios Farmacéuticos

 Nombre del medicamento expresado en la Denominación Común
Internacional (nombre genérico).
 Concentración y forma farmacéutica.
 Vía de administración.
 Dosis y frecuencia de administración.
 Período de duración del tratamiento.
 Cantidad total de unidades farmacéuticas requeridas para el
tratamiento, en números y letras.

Módulo
 Indicaciones que a su juicio considere el prescriptor.
 Vigencia de la prescripción.
 Nombre y firma del prescriptor con su respectivo número de registro
profesional.
 2. Obligaciones y prohibiciones del dispensador

 Verificar que la prescripción esté elaborada por el personal de salud competente

y autorizado y que cumpla con las características y contenido de la prescripción
establecidos en el Decreto 2200 de 2005.
 Verificar que las preparaciones: magistrales, extemporáneas, estériles; nutrición
parenteral; y, mezclas de medicamentos oncológicos, contengan en el rótulo o
etiquetas la información sobre el paciente hospitalizado o ambulatorio, según el
caso; de la preparación o de la mezcla; y, la firma del responsable.
 Exigir la prescripción para aquellos medicamentos en los que aparezca en la

142
etiqueta la leyenda "Venta Bajo Fórmula Médica".
 No dispensar y consultar al prescriptor cuando identifique en una prescripción
posibles errores, con el fin de no incurrir en falta contra la ética profesional.
Administración de Servicios Farmacéuticos

 Verificar y controlar que los medicamentos dispensados correspondan a los

prescritos.
 Informar al usuario sobre los aspectos indispensables que garanticen el efecto
terapéutico y promuevan el uso adecuado de los medicamentos, tales como:
condiciones de almacenamiento, cómo reconstituirlos, cómo medir la dosis, qué
cuidados debe tener en la administración, interacciones con alimentos y otros
medicamentos, advertencias sobre efectos adversos, contraindicaciones y la
Módulo

importancia de la adherencia a la terapia.

 Brindar a los usuarios pautas sobre el uso adecuado de los medicamentos de
venta sin prescripción facultativa o de venta libre.
 Recibir la capacitación ofrecida por las entidades oficiales o de otros actores del
Sector Salud y/o capacitarse continuamente en los conocimientos teóricos y
destrezas necesarias en el ejercicio del cargo u oficio, a fin de ir aumentando
progresivamente las competencias laborales.
El dispensador no podrá:

 Adulterar o modificar en cualquier forma la prescripción.

 Cambiar el principio activo, concentración, forma
farmacéutica, vía de administración, frecuencia,
cantidad y la dosis prescrita.
 Dispensar medicamentos alterados o fraudulentos.
 Violar la reserva a que está obligado por razón de la
función que desempeña.
 Recomendar a los usuarios la utilización de medicamentos.
 Tener muestras médicas de medicamentos. 143
 Tener envases y empaques vacíos, en el servicio farmacéutico, o en aquellos

Administración de Servicios Farmacéuticos

establecimientos farmacéuticos que no estén autorizados para realizar los
procesos de reenvase o reempaque de medicamentos.
 Inducir al paciente o consumidor a la compra de un medicamento que cambie o
sustituya al prescrito o al solicitado.

3. Buenas prácticas de dispensación

A continuación se dan a conocer las buenas prácticas de dispensación en sus tres

Módulo
fases: recepción e interpretación de la solicitud, búsqueda y preparación del
medicamento, entrega del medicamento y orientación al paciente.

3.1 Recepción e interpretación de la solicitud

Al servicio farmacéutico, farmacia y/o droguería acude el paciente solicitando

medicamentos con su prescripción médica. El dispensador debe saber claramente
cuál producto está siendo solicitado.
 Debe asegurarse que la orden del medicamento:

 Sea legible,
 descifrable y
 claramente entendible.

Una forma de asegurar que el dispensador ha percibido correctamente el

medicamento deseado es la de repetir el nombre del medicamento al paciente o al
médico, si es del caso.

Los servicios farmacéuticos para garantizar la seguridad y eficacia de la

dispensación deben identificar al paciente, al prescriptor y la empresa aseguradora

144 (EPS, ARS, etc.) y verificar la autenticidad de la receta.

Administración de Servicios Farmacéuticos

Toda receta o fórmula médica debe tener:

 Nombre del paciente, edad, sexo,
 fecha de la elaboración,
 nombre genérico del medicamento,
 forma farmacéutica,
 concentración (la cual puede omitirse en caso de medicamentos
compuestos),
 dosis,
 frecuencia y vía de administración,
 número de dosis por día o la cantidad total del medicamento que se va a
Módulo

dispensar,
 duración del tratamiento,
 instrucciones para su uso,
 firma del médico que prescribe y su número de registro médico.

3.2 Búsqueda y preparación del medicamento

Una vez que el dispensador sabe lo que ha de entregarse, comienza el proceso de
búsqueda. Para evitar entregar por equivocación formas farmacéuticas diferentes
(por ejemplo tabletas en lugar de jarabe) es importante guardar o almacenar junto en
el estante las formas farmacéuticas parecidas y separarlas físicamente de las otras;
con esto se disminuye de manera significativa la probabilidad de entregar
inadvertidamente la forma incorrecta de dosificación.

El proceso de búsqueda requiere que el dispensador lea cuidadosamente la etiqueta

del producto en existencia, la cual debe tener el nombre del medicamento, la
concentración, la forma de dosificación y la fecha de vencimiento. Ya que muchos
medicamentos tienen nombres que lucen y/o suenan iguales, la identificación
cuidadosa de la etiqueta del producto en existencia es crítica como protección contra
la entrega del medicamento equivocado.

El conteo de los medicamentos a dispensar debe ser realizado en forma muy

precisa, ya que, si se entregan menos medicamentos de los que se piden, puede dar 145
lugar a fallas en el tratamiento. En el caso de antibióticos es especialmente crítico,

Administración de Servicios Farmacéuticos

porque puede producirse una resistencia bacteriana al tratamiento posterior con ello
si el tratamiento inicial es terminado en forma prematura debido a la falta de
medicamentos. Por el contrario, la entrega de más medicamentos de los que se
pide, cuando el precio cobrado se basa en la cantidad pedida, puede ser una fuente
de pérdida financiera significativa. Así, aunque requiera más tiempo, es en bien de
los intereses terapéuticos del paciente y de los intereses financieros del servicio
farmacéutico contar todos los medicamentos con cuidado y precisión.

Módulo
3.3 Entrega del medicamento y orientación al paciente.

En el momento en que el dispensador entrega los medicamentos al paciente, debe

mostrarle el producto, contarlo nuevamente, indicarle a cual corresponde de la
receta y repetirle la prescripción en cuanto a dosificación, horarios y vías de
administración.

Una característica fundamental del dispensador es la de aconsejar y orientar sobre

la farmacoterapia a los pacientes ambulatorios. El dispensador debe asegurarse
 que el paciente conozca el nombre del medicamento, la concentración, la categoría
o grupo farmacológico, indicaciones terapéuticas, la dosis prescrita, la frecuencia y
vía de administración, las precauciones que debe tenerse durante el tratamiento
farmacológico (por ejemplo: evitar bebidas alcohólicas, aumentar el consumo de
líquidos, no ingerir leche) y las razones para ello, los efectos adversos más
comunes, las interacciones, contraindicaciones y cuidados en el almacenamiento de
los medicamentos.

La información que reciben los pacientes sobre la correcta utilización de los

medicamentos es de gran importancia, ya que un error o una mala comprensión
pueden conducir al fracaso del tratamiento y, como consecuencia a un derroche de
146 los medios que aumentan el costo de atención en salud.

La información y la educación sanitaria dirigida a los pacientes deben respetar su

Administración de Servicios Farmacéuticos

autonomía, mejorar su salud e incrementar el resultado del tratamiento médico.

El dispensador debe aconsejar e informar a los pacientes sobre la forma de utilizar

los medicamentos con seguridad y eficacia, para maximizar el resultado terapéutico.
Cuando sea oportuno, la información oral debe ratificarse de manera escrita. Para
esto es útil contar con folletos o boletines sobre uso racional de los medicamentos.

El dispensador debe procurar que el paciente o usuario del servicio no tenga

ninguna duda sobre:
Módulo

 La acción del medicamento.

 Cómo, cuánto y cuándo tomarlo.
 Duración del tratamiento.
 Posibles efectos secundarios, interacciones y contraindicaciones.
 Precauciones para su uso.
 Condiciones óptimas de almacenamiento.
Sesión No. 18. Distribución de medicamentos y dispositivos
médicos

De acuerdo al concepto de distribución visto anteriormente, es importante que usted

tenga en cuenta que existen dos (2) tipos de distribución: interna y externa.

1. Distribución externa

Se considera distribución externa la que se realiza al entregar los medicamentos o

dispositivos médicos a los usuarios que reciben la atención de los servicios de salud
y a los establecimientos farmacéuticos y cuya distribución puede convertirse en
venta cuando la entrega genera pago. 147

Administración de Servicios Farmacéuticos

En el proceso de distribución se debe garantizar la conservación de la calidad de los
medicamentos y dispositivos médicos trasladados, según las indicaciones técnicas
dadas por el fabricante. Es conveniente tener en cuenta lo siguiente para realizar la
distribución:

 Medios de transporte a utilizar.

 Periodicidad.
 Canal de distribución propio o externo.

Módulo
En el proceso de la distribución se debe garantizar que la ruta de distribución se
realice con calidad, oportunidad seguridad y costo razonable.

2. Distribución interna

Es la actividad que se realiza en las diferentes áreas de hospitalización de la

institución que busca entregar los medicamentos y dispositivos médicos.
 Se requiere de la prescripción a un paciente de la institución de salud, por parte del
prescriptor legalmente autorizado, la dispensación por parte del regente de farmacia,
la administración correcta por parte del personal de enfermería y el registro de los
medicamentos administrados o la respectiva devolución sustentada con el fin apoyar
el éxito del tratamiento farmacoterapéutico.

Existen varios sistemas de distribución interna:

 Sistema de distribución por existencias en los servicios (stock).

 Sistema de distribución por prescripción individual transcrita o directa.

148  Sistema combinado o mixto.

 Sistema de distribución de medicamentos (SDMDU) por dosis unitaria.
Administración de Servicios Farmacéuticos

La distribución de medicamentos en la Institución Prestadora de Salud (IPS) debe

ser acordada según el nivel de complejidad y necesidades de los diferentes servicios
asistenciales, teniendo en cuenta factores técnicos y administrativos, los de orden
logístico y los pertinentes a la calidad del servicio, oportunidad, seguridad, eficiencia
y calidad de los medicamentos y dispositivos médicos que deban suministrarse a los
pacientes.

Se deben establecer los cronogramas con las fechas y días con horarios de
Módulo

funcionamiento en los sistemas de distribución a emplear y para lo cual se requiere

del consenso del personal médico y de enfermería y del director técnico del servicio
farmacéutico.
2.1 Sistema de distribución por existencias en los servicios (stock)

Este sistema se basa en la reposición de cantidades fijas a cada servicio de

hospitalización y tiene como reserva una cantidad determinada de medicamentos y
dispositivos médicos más utilizados, manejados y controlados por el personal de
enfermería y que periódicamente son repuestos por el servicio farmacéutico o
depósito.
Se requiere establecer un protocolo de manejo de stock para que funcione de
manera correcta en los servicios en los cuales opere.
Existen diferentes tipos de stock de medicamentos y dispositivos médicos: De carros
de paro (reanimación) y aquellos se pueden manejar en cada uno de los servicios
149
hospitalarios: urgencias, cirugía, hospitalización, rayos X, laboratorio clínico, unidad

Administración de Servicios Farmacéuticos

de cuidados intensivos, etc.

La ventaja de este sistema es disponibilidad inmediata de los medicamentos y

dispositivos médicos para las enfermeras y médicos, lo cual se disminuye el número
de fórmulas médicas y pedidos.

Este sistema requiere de un control periódico y auditorías por parte del servicio
farmacéutico para un buen manejo y conservación de los medicamentos y

Módulo
dispositivos médicos a cargo del personal de enfermería.

Los medicamentos y dispositivos médicos que conforman los diferentes stocks

deben ser definidos previo acuerdo con el personal de enfermería y el servicio
farmacéutico, incluyendo al personal médico, y deben corresponder a los más
utilizados y viales que son repuestos periódicamente (24 horas) por el servicio
farmacéutico en la medida en que son aplicados a los pacientes.
 Se debe tener claro el tipo de consumo, es decir, si es de consumo para la
prestación del servicio de atención en salud o es de cargo para ser facturado al
paciente.

Una vez sea definido el stock, debe ser aprobado por el Comité de Farmacia y
Terapéutica de la institución, y el servicio farmacéutico deberá entregarlo con
compromiso de responsabilidad a la enfermera encargada, y de acuerdo a las
normas de la institución para el manejo de stock.

150
2.2 Sistema por prescripción individual transcrita o directa.

Es el sistema de distribución basado en la prescripción o fórmula médica a cada

Administración de Servicios Farmacéuticos

paciente.

La farmacia recibe las órdenes médicas directas, transcripciones de la orden médica

y/o solicitudes de pedidos de dispositivos médicos requeridos por el personal de
enfermería.

Mediante la orden médica se realiza la reposición de la reserva de los medicamentos

y dispositivos médicos de un paciente o transcripciones de las órdenes que pueden
hacerse en hojas individuales para cada usuario o en una sola hoja para varios
Módulo

pacientes. Estos despachos se harán cada 24 horas.

La ventaja de este sistema es que la orden médica puede ser revisada por el
químico farmacéutico existiendo un mayor control de medicamentos y dispositivos
médicos. Los inconvenientes de este sistema es que el personal de enfermería
requiere mayor tiempo laboral en actividades de transcripción y no se evidencian las
posibilidades de errores de medicación por falta de revisión de las dosis por parte
del servicio de farmacia.
2.3 Sistema de distribución combinado o mixto
Es el sistema mediante el cual se realiza la distribución de algunos medicamentos
mediante la formulación individual y se mantiene en el servicio de hospitalización un
stock de medicamentos de envases de dosis múltiples, uso común y dispositivos
médicos.

Este sistema contribuye a generar un ambiente de control y de participación del

personal de farmacia pero no resuelve ninguna de las desventajas que se relacionan
con los sistemas de prescripción individual.

Los sistemas de distribución combinado pueden llegar a ser válidos en algunas

151
instituciones, donde no existan condiciones para implementar el sistema de

Administración de Servicios Farmacéuticos

distribución de medicamentos por dosis unitaria. (SDMDU)

2.4 Sistema de distribución de medicamentos y dispositivos médicos por dosis

unitaria (SDMDU)
El sistema de dosis unitaria es considerado actualmente en nuestro país como el
más novedoso y está reglamentado a través del Decreto 2200 de 2005 y la
Resolución 1403 de 2007, siendo su implementación y funcionamiento de carácter
obligatorio en los servicios farmacéuticos de las instituciones de salud de mediana y

Módulo
alta complejidad.
En la siguiente sesión se desarrollará cada uno de los aspectos en los cuales se
basa el SDMDU.
 Sesión No.19. Sistema de distribución de medicamentos y
dispositivos médicos por dosis unitaria (SDMDU).

Es el sistema de dispensación de medicamentos mediante el cual se proporciona a

cada paciente, cada vez, la dosis prescrita por el médico tratante bajo
acondicionamiento individual, en la presentación farmacéutica y vía de
administración adecuada, para ser administrada por parte del personal de
enfermería.

Es el sistema que mejor garantiza que el medicamento prescrito llegue al paciente al

152 que ha sido destinado, ya que se basa en la orden médica a cada paciente en forma
individual.
Administración de Servicios Farmacéuticos

Ventajas del SDMDU:

 Utiliza en forma eficiente y racional los recursos humanos involucrados en el
proceso de distribución, en especial a la enfermera, a quien le disminuye
considerablemente el tiempo de manipulación de medicamentos y de control
de niveles de inventarios de los servicios, pudiendo así dedicar más tiempo al
cuidado de los pacientes.
Módulo

 Disminuye el costo hospitalario asociado a la medicación al minimizar el

tamaño de los inventarios stock de medicamentos en los servicios, disminuye
el despilfarro de pérdidas, deterioro, vencimiento y otras fuentes, recupera los
medicamentos no aplicados al paciente y disminuye los errores de
medicación.
 Permite un mejor control y seguimiento del tratamiento farmacoterapéutico a
los pacientes a través del perfil farmacoterapéutico, el cual facilita efectuar
estudios de reacciones adversas e identifica posibles interacciones
medicamentosas.
  Perfecciona el cobro de la medicación administrada al paciente permitiendo
una facturación más exacta de sus gastos por los medicamentos que
realmente se le han administrado.
 Presenta mayor facilidad de adaptación a procedimientos computarizados y
automatizados.

1. Infraestructura

 Recurso humano

La IPS debe dispone de un recurso humano con los conocimientos, destrezas y

competencias necesarias para la realización de las actividades propias de este 153
proceso y cuya dirección técnica estará a cargo de un químico farmacéutico.

Administración de Servicios Farmacéuticos

El número del personal varía dependiendo del tipo y especialidad del hospital,
siendo imprescindible contar con profesionales farmacéuticos entrenados en
dispensación por dosis unitarias y, debido a que el sistema incluye la interpretación
del perfil farmacoterapéutico, es necesario que los farmacéuticos tengan
entrenamiento básico en farmacoterapia.

En general, el personal de apoyo incluye también regentes en farmacia y auxiliares.

El número de este personal dependerá del número de camas o servicios del

Módulo
hospital. El personal auxiliar de farmacia y el administrativo también deben ser
capacitados en el funcionamiento del sistema, incluyendo las normas y
procedimientos que regulan la dispensación en los diferentes servicios de
hospitalización.
El sistema de dispensación de medicamentos en dosis unitarias es un área de
operaciones de flujo continuo en el tiempo, por lo cual deberá contemplar las
características de horarios que se deben acordar con el personal de enfermería,
 médico y farmacia, para garantizar la oportunidad del servicio y la satisfacción de
las necesidades de medicamentos cubiertos por este sistema.

El personal deberá recibir inducción que contempla el recurso humano a nivel de

médicos, enfermeras, químicos farmacéuticos, regentes en farmacia y auxiliares de
farmacia para la socialización del funcionamiento del sistema dentro de la institución.

 Área

El área debe ser suficiente para permitir diferenciar la recepción de las

prescripciones médicas, la trascripción, la validación, la preparación de la dosis

154
unitaria en los cajetines de cada paciente y la revisión de los mismos.

La planificación del espacio necesario se realizará en función del número de

Administración de Servicios Farmacéuticos

pacientes con dispensación en dosis unitarias, teniendo en cuenta, además del

espacio necesario para las actividades citadas, el preciso para el aparcamiento de
los carros del SDMDU y para el área de reenvase y reempaque de medicamentos.

Los aspectos a tener en cuenta para el área de reenvase y reempaque de

medicamentos, serán abordados más adelante.

 Equipamiento
Módulo

Panel o estanterías: Deben estar

provistos de los espacios para
almacenar los medicamentos
previamente re-empacados en dosis
unitaria, perfectamente identificados
por orden alfabético. Suelen
colocarse en forma de “U” o “L”,
porque se facilita la dispensación.
 Carros de medicación: El número depende de las unidades
hospitalarias con cubrimiento por dosis unitarias, así como de la
capacidad de cada carro.
Estos carros se componen de un módulo que contiene una serie
de cajetines, cada uno identificado con el número de cama del
paciente.
Cada cajetín deberá ir con la medicación de un paciente y para
un máximo de 24 horas. Los casetes, bandejas o cajetines utilizados en cada carro
de dispensación deben tener un duplicado, que permanece en el servicio de
farmacia y permite el intercambio vacío-lleno y viceversa en cada reparto.

 Información 155

Administración de Servicios Farmacéuticos

El sistema de dispensación de medicamentos en dosis unitarias a nivel general
cuenta con las siguientes fuentes de información:

 Documentación emitida por las áreas de hospitalización (historia clínica,

comunicaciones internas, solicitudes, actas de reuniones).
 Información proveniente de comités institucionales.
 Bibliografía actualizada sobre medicamentos.

2. Proceso de reempaque de medicamentos

Módulo
En nuestro país, las presentaciones comerciales de la mayoría de los medicamentos
y sus formas farmacéuticas están diseñadas para las farmacoterapias de pacientes
ambulatorios, en envases multidosis que no se adecúan a los sistemas de
distribución de medicamentos intrahospitalaria, para los que se requiere que sean
empacados en dosis que faciliten la dispensación y distribución de los mismos en las
cantidades requeridas.
 La adecuación de medicamentos en presentaciones que permitan un mejor manejo,
seguridad y dosificación, ofrece la oportunidad para efectuar un adecuado
seguimiento a la terapia medicamentosa del paciente. El sistema implica entregar a
la unidad de enfermería o sala de hospitalización las “dosis” necesarias para 24
horas de tratamiento, según las indicaciones médicas a cada paciente. Para lo cual
se hace necesario la adecuación del reempaque de los medicamentos para el
sistema de dosis unitaria.

Un programa de reempaque de medicamentos para dosis diaria contempla los

siguientes aspectos:

156  Materiales y equipo.

 Recurso humano.
Administración de Servicios Farmacéuticos

 Procedimientos para el registro y control.

Esta actividad del servicio farmacéutico está orientada a contribuir con el logro de los
objetivos del proceso de dispensación y distribución de medicamentos, como son:
garantizar la seguridad, eficacia y control.

 Seguridad: Debe garantizar que el medicamento prescrito llegue al paciente

que va destinado, en la dosis, vía y frecuencia correctas, evitando al máximo
Módulo

posibles errores.

 Eficiencia: El proceso que comienza con la prescripción de los medicamentos,

continúa con la distribución y finaliza con la administración de los mismos, es
un conjunto de etapas que deben cumplirse para garantizar una excelente
atención al paciente.

 Control: El sistema permite controlar y verificar el proceso, además, de evitar

errores en la dispensación antes de la administración al paciente.
El objetivo del re-empaque de medicamentos para dosis diaria es mantener
disponible en el lugar apropiado y en forma oportuna para su aplicación al paciente,
el o los medicamentos prescritos por el médico tratante en las dosis y formas
farmacéuticas señaladas y debidamente rotuladas para la identificación del
medicamento.

2.1 Características del empaque

Las bolsas de empaque serán plásticas, transparentes, de un tamaño standard y con

cierre hermético que permita guardar y sacar fácilmente los medicamentos.

Contenido del rótulo: 157

Administración de Servicios Farmacéuticos

 Nombre comercial: Corresponde al nombre designado al medicamento por el
laboratorio fabricante o marca comercial del medicamento.
 Nombre genérico: Corresponde a la denominación común internacional de los
medicamentos.
 Concentración: Expresada en unidades del sistema métrico decimal (g =
gramos, mg = miligramos, etc.) u otras medidas como Unidades
Internacionales (U.I.).
 Código interno del medicamento: Es el código que se le ha dado al

Módulo
medicamento para su identificación, cobro y manejo.
 Número de lote: Código numérico o alfanumérico asignado por el laboratorio
fabricante para identificar la producción del medicamento.
 Fecha de vencimiento: Corresponde a la fecha de expiración establecida por
el laboratorio fabricante, con el cual se garantiza la efectividad del
medicamento.
 2.2 Requisitos para el re-empaque

Protocolo
 Lavado de manos. El auxiliar de farmacia, previo a la actividad de reempaque,
deberá proceder al lavado de manos, para lo cual se dispondrá de
lavamanos, jabón líquido quirúrgico y toallas desechables. Para realizar la
actividad de reempaque se deberá utilizar bata, guantes quirúrgicos, gorro y
tapabocas desechables.
 Medidas de bioseguridad. Durante el tiempo de reempaque no debe
realizarse otra actividad que comprometa la contaminación del producto.

158  Manejo y control de desechos. Los empaques desechados deben

destruirse, previo al proceso de disposición final.
Administración de Servicios Farmacéuticos

 Control del protocolo. El protocolo debe ser controlado a través de la

verificación de la evidencia de actividades desempeñadas durante la
realización de los mismos. Este control es realizado mediante auditorías
internas y externas acorde con lista de verificación del protocolo elaborado
por la institución en particular y teniendo en cuenta la normatividad vigente.
 El proceso de re-empaque de medicamentos para dosis diaria, se realizará
todos los días por una persona calificada y entrenada del área de farmacia, la
cual se encargará de:
Módulo

 Elaborar la hoja de control o registro del medicamento a reempacar.

 Seleccionar el o los medicamentos y la cantidad de unidades a
reempacar.
 Elaborar los rótulos o etiquetas.
 Empacar las dosis diarias en las bolsas.
 Cerrar las bolsas herméticas, con el fin de evitar que el contenido se
salga.
 Identificar el producto con el rótulo respectivo, colocándolo por el revés
o parte metálica de la unidad re-empacada.
 Llenar el registro de la producción realizada. Este registro o control de
empaque contendrá la siguiente información:
 Supervisión por parte del químico farmacéutico del lote reempacado.
 Ubicación de las unidades reempacadas en el estante y fila
correspondiente.
 Dispensación de las unidades empacadas al servicio de
hospitalización.

159

Administración de Servicios Farmacéuticos

Módulo
 Sesión No. 20. Desarrollo del SDMDU

Para el desarrollo del SDMDU en esta unidad, se excluye lo correspondiente a las

mezclas intravenosas (líquidos, nutriciones parenterales y medicamentos
citostaticos), cuya preparación se realiza bajo unas condiciones estériles y
especiales en el área de mezclas intravenosas de la IPS, por no ser una
competencia del Regente de farmacia.

Por lo anterior, se describirán las disposiciones generales tomadas por un Sistema

de Dispensación de Medicamentos en Dosis Unitarias, para las formas
160 farmacéuticas solidas (capsulas, tabletas, grageas).
Administración de Servicios Farmacéuticos

A continuación se describen las etapas que se realizan durante este proceso:

Prescripción y entrega de órdenes médicas

El médico, tras establecer el diagnóstico correspondiente, elabora la prescripción
médica, de forma manual o electrónica. Si es manual se debe utilizar un impreso en
original y una copia (papel químico calcable).

La enfermera hace entrega de las copias de las órdenes médicas en farmacia y

Módulo

reporta las novedades del servicio en el cual se encuentra el paciente hospitalizado

(salidas, cambio de cama, ausencia temporal del servicio, fallecimiento, etc.). Se
debe llevar en farmacia, un control diario de las órdenes médicas recibidas,
preferiblemente en libro foliado.

Elaboración del perfil farmacoterapéutico

Este formato disponible en el servicio farmacéutico debe ser diligenciado
diariamente por la persona asignada (regente de farmacia), registrando el nombre
del paciente, No. de historia clínica, No de cama, diagnósticos, nombre genérico de
los medicamentos prescritos, concentraciones, presentaciones farmacéuticas,
esquema de dosificación, cantidad, acorde con lo prescrito en la orden médica.

Revisión y validación del perfil farmacoterapéutico

Este formato del perfil farmacoterapéutico ya diligenciado, es revisado y validado por
el o los químicos farmacéuticos responsables del proceso de dosis unitaria,
registrando las observaciones sobre incompatibilidades, toxicidad, intercambios
terapéuticos, sustituciones genéricas etc., que consideren oportunas, en beneficio de
la terapia farmacoterapéutica del paciente.

161
Llenado de carros

Administración de Servicios Farmacéuticos

Para el proceso del transporte de los medicamentos de los pacientes mediante el
SDMDU, se utiliza los carros de medicación o unidosis.
El regente de farmacia lleva a cabo el alistamiento introduciendo en cada cajetín los
medicamentos registrados en el perfil farmacoterapéutico de cada paciente. Cada
cajetín del carro donde se depositan los medicamentos debe corresponder a un
paciente.
Posterior a este proceso se efectúa una última revisión, con el fin de verificar que los
medicamentos dispensados en cada cajetín correspondan a cada paciente.

Módulo
Intercambio de casetes, bandejas o cajetines
En el horario establecido para la entrega de los carros de medicación, la enfermera
acude al servicio farmacéutico para la respectiva entrega la cual se realiza mediante
un intercambio de cajetines vacíos por llenos y viceversa.
También en este momento se hace entrega por parte de la enfermera de la
medicación devuelta no administrada a los pacientes, registrando las causas de
devolución en el formato correspondiente.
 Posterior a esta entrega se debe verificar las condiciones de los medicamentos
devueltos, por parte del personal de farmacia.

Entrega de la unidosis
La entrega se realiza por parte del auxiliar o regente de farmacia que preparó el
carro, verificando los medicamentos de cada paciente de acuerdo con lo registrado
en el perfil farmacoterapéutico, y recibidos de conformidad por la enfermera.

Transporte a las unidades de hospitalización

La enfermera realiza el trasporte del carro de medicación a los servicios de
162 hospitalización.
En algunos casos dependiendo de la capacidad del carro, se incluye el y transporte
Administración de Servicios Farmacéuticos

de los dispositivos médicos.

Control del SDMDU

La medición del funcionamiento del sistema de dispensación y distribución interna de

medicamentos en dosis unitarias se hará mediante la utilización de indicadores de
gestión.

Demanda insatisfecha: Cuantifica la cantidad de productos no suministrados en los

Módulo

tiempos establecidos.
No. de medicamentos no entregados. X 100
No. Total de medicamentos solicitados.
Anexos

 Formato Registros de reempaque de medicamentos. (Ver anexo 1).

 Formato Devoluciones para medicamentos provenientes de unidades de
hospitalización (Ver anexo 2).
 Formato Perfil farmacoterapéutico (Ver anexo 3)

Actividad de aprendizaje No. 7

Mapa conceptual proceso de dispensación de medicamentos

Lea atentamente las siguientes instrucciones:

163
Elabore un mapa conceptual sobre el proceso de dispensación de medicamentos y

Administración de Servicios Farmacéuticos

dispositivos médicos (Buenas prácticas de dispensación).

Actividad de aprendizaje No. 8

Descripción proceso de distribución interna u hospitalaria de medicamentos en

formas farmacéuticas sólidas y dispositivos médicos, por dosis unitaria.

Módulo
Lea atentamente las siguientes instrucciones:

PASO 1: Describa en el siguiente formato el proceso de distribución interna u

hospitalaria de medicamentos en formas farmacéuticas sólidas y dispositivos
médicos, por dosis unitaria.
 PASO 2: Registre cada actividad, los documentos y elementos necesarios para su
realización, funcionario responsable de su ejecución y observaciones o comentarios
relacionados con cada actividad.

Actividad Documentos y Funcionario(s) responsable Observaciones

elementos de la actividad de la actividad

164
Administración de Servicios Farmacéuticos
Módulo
Anexo 1 Formato de registros de reempaque de medicamentos

165

Administración de Servicios Farmacéuticos

Módulo
Módulo Administración de Servicios Farmacéuticos

166
Anexo 2
 Anexo 3

Módulo Administración de Servicios Farmacéuticos

167
 Unidad 6.
Administración y gestión del servicio farmacéutico

Introducción

El recurso humano del servicio farmacéutico de acuerdo al Decreto 2200 de 2005 y

a la Resolución 1403 de 2007 y demás normas que lo modifiquen y sustituyan,
establece disponer de un personal de las calidades señaladas en la normatividad
vigente, para el ejercicio de cada cargo y en un número que garantice el
cumplimiento de los procesos propios de dicho servicio que se desarrollan en la

168 entidad o establecimiento farmacéutico.

El sistema de información institucional es el conjunto de actividades informativas que

Administración de Servicios Farmacéuticos

hacen parte del servicio farmacéutico de una entidad o establecimiento farmacéutico

o persona autorizada, que busca la satisfacción de las necesidades específicas de
información sobre los medicamentos y dispositivos médicos y su uso adecuado por
parte del paciente, el equipo de salud y la comunidad.

Las entidades y establecimientos farmacéuticos deben implementar el sistema de

información, sobre medicamentos y dispositivos médicos integrado al sistema
institucional de salud, sistema integral de información en salud y sistema general de
Módulo

información administrativa.

El sistema de información de la gestión logística del servicio farmacéutico permite el

uso de información sobre inventarios, precios, indicadores de gestión, medicamentos
y dispositivos médicos adquiridos y tramitados para la prestación de los servicios. El
sistema de información del servicio farmacéutico estará bajo la responsabilidad del
director técnico.
Propósitos de formación

Al finalizar el estudio de esta unidad usted, estará en capacidad de:

 Comprender los procesos técnicos administrativos del servicio farmacéutico

ambulatorio y hospitalario en instituciones de baja complejidad.

Criterios de evaluación

Para un adecuado desempeño en esta unidad se espera que usted:

 Identifique las actividades administrativas del servicio farmacéutico y de

supervisión y control del personal auxiliar de farmacia a su cargo. 169

Administración de Servicios Farmacéuticos

 Identifique que la información utilizada en los procesos, procedimientos y en
red con otras dependencias de la institución, esté ajustada y acorde a las
necesidades del servicio farmacéutico.

Contenidos

Sesión No. 21. Funciones del personal que labora en el servicio

farmacéutico.

Para administrar, coordinar y controlar los procesos de selección, adquisición, Módulo

recepción, almacenamiento, distribución, dispensación, promoción, uso racional, con

calidad al paciente y a la comunidad en general en los establecimientos
farmacéuticos, farmacias ambulatorias y hospitalarias de baja complejidad, es
necesario que se cumpla con la normatividad que reglamenta el ejercicio de la
profesión del Tecnólogo en Regencia de farmacia.
 El Regente de Farmacia

1. Funciones esenciales del regente de farmacia

170 A continuación se describen las funciones esenciales del regente de farmacia de

conformidad con la Ley 485 de 1998 y Resolución 486 de 2003.
Administración de Servicios Farmacéuticos

 Ejercer la coordinación de las actividades propias del servicio farmacéutico de

baja complejidad para garantizar con calidad la prestación de los mismos.
 Participar en el proceso de selección de medicamentos y dispositivos médicos.
 Planear las necesidades de medicamentos y dispositivos médicos que requiere
la institución o establecimiento, según políticas de compra.
 Emitir el concepto técnico para la adquisición de medicamentos y dispositivos
Módulo

médicos en la institución de baja complejidad para garantizar la calidad de estos.

 Realizar la recepción técnica de los medicamentos, dispositivos médicos, gases
medicinales, adquiridos por la institución o establecimiento.
 Participar en el comité de compras de medicamentos y dispositivos médicos de
la institución o establecimiento.
 Coordinar el proceso de almacenamiento de medicamentos y dispositivos
médicos en la institución o establecimiento.
 Coordinar el proceso de dispensación de medicamentos y dispositivos médicos
de la institución o establecimiento.
 Coordinar el proceso de distribución de medicamentos y dispositivos médicos,
según el sistema implementado en la institución o establecimiento.
 Preparar y dispensar fórmulas magistrales de uso tópico, de acuerdo con las
técnicas y buenas prácticas para su elaboración y dispensación.
 Interpretar y aplicar la información técnica contenida en los manuales de
procesos y procedimientos del servicio farmacéutico.
 Realizar seguimiento y control a las devoluciones de medicamentos y
dispositivos médicos.
 Ofrecer información sobre el uso adecuado a los pacientes que lo requieran.
 Velar por el cumplimiento del registro de las condiciones ambientales de los
medicamentos almacenados en farmacia y en otros servicios.
171
 Garantizar el manejo adecuado de los residuos de medicamentos de la

Administración de Servicios Farmacéuticos

institución o establecimiento.
 Coordinar las actividades de recepción, almacenamiento y distribución de los
medicamentos de control especial.
 Presentar informe mensual de los medicamentos de control especial al ente
territorial.
 Coordinar y realizar los inventarios de medicamentos y dispositivos médicos
según política institucional.
 Realizar seguimiento periódico a los medicamentos y dispositivos médicos en

Módulo
stock, a las reposiciones y devoluciones en los servicios de hospitalización.
 Realizar según normatividad, las devoluciones de medicamentos y dispositivos
médicos por averías, deterioro, vencimientos, etc.
 Elaborar oficios, informes y demás documentos que se requieran por otras
áreas.
 Contribuir al diseño y desarrollo de un esquema de seguimiento de la institución
a los procesos generales del servicio farmacéutico basado en indicadores.
  Coordinar las agendas de trabajo de los auxiliares del servicio farmacéutico de
baja complejidad.
 Realizar actividades de capacitación al personal auxiliar del servicio
farmacéutico de baja complejidad.
 Realizar seguimiento al proceso de facturación de medicamentos y dispositivos
médicos en el servicio farmacéutico de baja complejidad.
 Brindar información de medicamentos y dispositivos médicos que requiera el
personal de salud de la institución.
 Proyectar, desarrollar y recomendar las acciones que deben adoptarse para el
logro de los objetivos y metas propuestas del servicio farmacéutico de baja
172 complejidad.
 Contribuir al diseño y desarrollo de los planes de mejoramiento que defina la
Administración de Servicios Farmacéuticos

institución.
 Contribuir al desarrollo de una cultura organizacional basada en la calidad, el
respeto, la comunicación y el trabajo en equipo.
 Divulgar y socializar la información pertinente, generada en su área.
 Contribuir al uso racional y eficiente de los recursos, insumos y servicios
públicos institucionales, y en general, a la austeridad en el gasto.
 Cuidar y garantizar un uso adecuado de muebles, equipos e infraestructura
institucional.
Módulo

 Velar por el cumplimiento del cronograma de aseo y condiciones de higiene.

 Responder por la custodia, manejo de elementos e inventario de los bienes a su
cargo.

 Contribuciones individuales (criterios de desempeño)

 La prestación de los servicios farmacéuticos a los usuarios que comprende
los procesos de selección, adquisición, recepción, almacenamiento,
 dispensación y distribución, contribuyen de manera efectiva a la satisfacción
de las necesidades de atención en salud.
 Las actividades del servicio farmacéutico están de conformidad a los procesos
y procedimientos definidos en la institución y en las normas establecidas por
el Ministerio de la Protección Social y el Instituto para la Vigilancia y el Control
de los Medicamentos y Alimentos.
 La adecuada atención y prestación del servicio disminuye la morbimortalidad
y mejora la calidad de vida de los pacientes de la institución.
 La ejecución y utilización óptima de los recursos permiten la adecuada
prestación de los servicios farmacéuticos a los pacientes.
 Un sistema de información actualizado, veraz y oportuno de los
173
medicamentos y dispositivos médicos en el servicio farmacéutico, responde a

Administración de Servicios Farmacéuticos

un plan de compras ajustado a las necesidades de la institución.

 Conocimientos básicos esenciales

Para una mejor comprensión sobre los aspectos relacionados con la
prestación del servicio, es importante que el Regente de farmacia tenga
conocimiento sobre el marco legal en el cual esta soportado la prestación del
servicio farmacéutico.

Módulo
 Políticas y normatividad sobre el modelo de gestión del servicio farmacéutico.
 Normas generales sobre medicamentos y dispositivos médicos.
 Normas sobre el sistema obligatorio de la garantía de la calidad.
 Normas sobre buenas prácticas de elaboración.
 Normas sobre residuos hospitalarios.
 Normas sobre gases medicinales
 Normas sobre comités relacionados con medicamentos y dispositivos
médicos.
  Conocimiento del Plan Obligatorio de Salud.
 Ley 485/98 y la Resolución 486 de 2003, competencias del regente de
farmacia
 Nociones de informática.

EL AUXILIAR DE FARMACIA
2. Funciones esenciales del auxiliar de farmacia
A continuación se relacionan las funciones que realiza el auxiliar de farmacia en el
servicio farmacéutico de acuerdo al nivel de complejidad,

174  Realizar la recepción técnica de los medicamentos, dispositivos médicos, gases

medicinales, adquiridos por la institución o establecimiento.
 Realizar el almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos en la
Administración de Servicios Farmacéuticos

institución o establecimiento, de acuerdo a la normatividad vigente.

 Efectuar el proceso de dispensación de medicamentos y dispositivos médicos de
la institución o establecimiento, de acuerdo a la normatividad vigente.
 Participar en el proceso de distribución de medicamentos y dispositivos médicos,
según el sistema implementado en la institución o establecimiento.
 Interpretar y aplicar la información técnica contenida en los manuales de
procesos y procedimientos del servicio farmacéutico.
Módulo

 Cumplir con el manejo adecuado de los residuos de medicamentos de la

institución o establecimiento., de acuerdo con la normatividad vigente.
 Realizar según normatividad, las devoluciones de medicamentos y dispositivos
médicos por averías, deterioro, vencimientos, etc.
 Participar en las actividades encaminadas a la promoción del uso adecuado de
los medicamentos.
 Participar en los inventarios de medicamentos y dispositivos médicos según
política institucional.
 Participar en el seguimiento periódico a los medicamentos y dispositivos médicos
en stock en los servicios hospitalarios, reposiciones y devoluciones.
 Efectuar el proceso de facturación de medicamentos y dispositivos médicos y
elaborar los informes correspondientes, según política institucional.
 Brindar información de medicamentos y dispositivos médicos a profesionales de
la salud y usuarios.
 Realizar la recepción, almacenamiento y dispensación de los medicamentos de
control especial y elaborar el informe mensual para el ente de control.
 Realizar diariamente el registro de las condiciones ambientales de los
medicamentos almacenados en farmacia.
 Realizar la solicitud de pedido de los medicamentos y dispositivos médicos, de
175
acuerdo a las necesidades del servicio farmacéutico y la correspondiente

Administración de Servicios Farmacéuticos

ubicación de estos en la estantería.
 Registrar en el sistema o software del servicio farmacéutico, los ingresos y
egresos de los medicamentos y dispositivos médicos.
 Mantener actualizado el registro de ingresos y egresos del sistema de farmacia,
para una información objetiva, oportuna y veraz.
 Realizar pruebas selectivas al inventario de medicamentos y dispositivos médicos
y colaborar en el inventario general.
 Contribuir al desarrollo de una cultura organizacional basada en la calidad, el

Módulo
respeto, la comunicación y el trabajo en equipo.
 Contribuir al uso racional y eficiente de los recursos, insumos y servicios públicos
institucionales y en general a la austeridad en el gasto.
 Responder por la custodia, manejo de elementos e inventario de los bienes a su
cargo.
 Realizar las demás actividades de apoyo que le sean asignadas por el Químico
Farmacéutico en los servicios de mediana y alta complejidad.
  Contribuciones individuales (criterios de desempeño).

 Las actividades de seguimiento y control a los diferentes procesos del servicio

farmacéutico permiten ofrecer a los usuarios una atención oportuna y con
calidad.

 Las acciones y mecanismos utilizados para conservar la calidad de los

medicamentos y dispositivos médicos garantizan las condiciones establecidas
por el fabricante y una adecuada atención en salud.

176  El informe oportuno de los requerimientos de medicamentos y dispositivos

médicos al director del servicio farmacéutico, contribuyen al cumplimiento de la
Administración de Servicios Farmacéuticos

farmacoterapia ordenada por el médico.

 El seguimiento y control al inventario de los medicamentos y dispositivos médicos

garantiza y asegura la optimización de los recursos en la institución.

 El cumplimientos de las actividades en el proceso de dispensación y distribución

de medicamentos, permite fortalecer y mejorar la prestación del servicio
farmacéutico a los usuarios.
Módulo

 Conocimientos básicos esenciales

Para una mejor comprensión sobre los aspectos relacionados con la prestación del
servicio, es importante que el auxiliar de farmacia tenga conocimiento sobre el
marco legal en el cual esta soportado la prestación del servicio farmacéutico.
  Políticas y normatividad sobre el modelo de gestión del servicio
farmacéutico.
 Normas generales sobre medicamentos y dispositivos médicos.
 Nociones de informática.
 Nociones de contabilidad.
 Normas sobre manejo de medicamentos de control especial
 Normas sobre buenas prácticas de elaboración.
 Normas sobre buenas prácticas de dispensación.
 Normas sobre almacenamiento de medicamentos y dispositivos 177
médicos

Administración de Servicios Farmacéuticos

Sesión No. 22. Sistemas de Información del servicio farmacéutico.

El profesional para su desempeño frente al sistema de información de la entidad o

establecimiento farmacéutico, debe desarrollar las siguientes competencias para la
gestión de la información:

Módulo
 Definir las necesidades de información frente a las consultas relacionadas con
los medicamentos y dispositivos médicos.
 Iniciar una estrategia de búsqueda.
 Localizar los recursos donde están los datos.
 Valorar y comprender los hallazgos (datos e información).
 Analizar e interpretar los datos y la información.
 Comunicar la información.
 Apoyarse en la tecnología de la información y de la comunicación.
 1. Elementos básicos para el manejo de la información en los procesos
generales del servicio farmacéutico.

Proceso de selección

La información básica que se requiere en este proceso debe corresponder a:

 Consumos históricos de los medicamentos y dispositivos médicos utilizados

en la institución, como resultado del registro diario de los egresos dados por
la fórmula médica o pedidos y en red con el depósito o almacén.
 Disponer de la terapia medicamentosa incluida en las guías de tratamiento.

178
 Registro de la demanda insatisfecha, por la entrega no realizada de
medicamentos por fórmula médica o pedidos.
 Listado básico institucional en red con todas las dependencias de la
Administración de Servicios Farmacéuticos

institución.
 Registro de la información correspondiente al comité de farmacia y
terapéutica.

Proceso de adquisición

La información básica que se requiere en este proceso debe corresponder a:

Módulo

 Sistema o software implementado para ejecutar los procesos del servicio

farmacéutico (ingresos, egresos, consumo promedio, plan de compras,
estadística, facturación, inventarios, etc.).
 Documentos de evaluación de las ofertas para la adquisición de medicamentos y
dispositivos médicos.
 Registro del cumplimiento de los proveedores en la entrega oportuna de
medicamentos y dispositivos médicos.
Proceso de recepción y almacenamiento

La información básica que se requiere en este proceso debe corresponder a:

 Documentación presentada por el proveedor: factura, guía del transportador,

remisión, etc.
 Documentación presentada por la institución: orden de compra o contrato,
formato de recepción técnica y administrativa.
 Comprobantes de ingreso y egreso de los medicamentos y dispositivos
médicos recepcionados.
 Registro veraz y oportuno de existencias de los medicamentos y dispositivos
médicos.
179
 Registros de las condiciones ambientales y buenas prácticas de

Administración de Servicios Farmacéuticos

almacenamiento de los medicamentos y dispositivos médicos.

Proceso de distribución

La información básica utilizada en este proceso debe corresponder a:

 Registro de las solicitudes correspondiente a las necesidades de

medicamentos y dispositivos médicos por el sistema de stock.

Módulo
 Registro de la dispensación realizada de medicamentos y dispositivos
médicos por formula médica.
 Registro de las devoluciones realizadas por medicamentos y dispositivos
médicos.
 Facturación de los medicamentos y dispositivos médicos dispensados al
usuario y a los servicios.
 Registro de la información del perfil farmacoterapéutico de cada paciente.
 Registro de la información de los medicamentos reempacados.
 Gestión administrativa

La información básica que se requiere en esta actividad debe corresponder a:

 Registro de datos para realizar los informes solicitados por otras

dependencias (internas y externas), relacionadas con las actividades del
servicio farmacéutico.
 Registro de las actividades que ofrece la institución para la elaboración de la
agenda de trabajo del personal auxiliar de farmacia: programación de
actividades, turnos, vacaciones.

180 2. Cultura organizacional

Administración de Servicios Farmacéuticos

La cultura organizacional se ha definido como una suma determinada de valores y

normas que son compartidos por personas y grupos de una organización y que
controlan la manera que interaccionan unos con otros y ellos con el entorno de la
organización.

Comprende experiencias, creencias y valores tanto personales como culturales de

una organización.

Una de las características de la cultura organizacional es su carácter simbólico. La

Módulo

cultura es algo intangible, aunque sus manifestaciones son observables.

Debemos recordar que la cultura de una empresa no es permanente, ni rígida, sino

que va cambiando constantemente.

Si no hay cambios y es rígida le costará adaptarse al medio externo (mercado).

Dentro de una de las funciones de la cultura organizacional está trasmitir un sentido

de identidad a los miembros de la organización y establecer criterios y reglas de
acción para un mejor desempeño de las organizaciones.
La ley, la moral y la cultura son tres sistemas regulatorios que funcionan con relativa
independencia. Encontrando que el más exigente de todos es la moral, seguido por
la cultura y la ley.

La cultura organizacional determina el modo de vida de las personas en la

organización, un sistema de creencias y valores, una forma aceptada de interacción
y de relaciones típicas de una determinada organización.

Es además el resultado de un conjunto de presunciones y verdades compartidas y

validadas por un grupo producto de las experiencias exitosas en la solución de sus
problemas para su supervivencia.

Los valores humanos son ideas de excelencia general y abstracta que guían el 181
pensamiento y la acción. Los valores pueden ser de la sociedad, de la organización

Administración de Servicios Farmacéuticos

o del individuo y, al igual que la cultura corporativa, son fundamentales para guiar la
organización en su entorno y dirigirla operativamente. Otra forma de definirlos es
como la formalización de una ética aplicada al negocio, a sus prácticas internas y
externas, a su relación con los clientes, proveedores, trabajadores y con la sociedad
en la que se encuentra. Representan una orientación fundamental para que
cualquier acción sea calificada en términos de adecuada y respetada.

2.1 Ética profesional

Módulo
A nivel institucional los siguientes valores, considerados como parte integral en el
proceso de formación del individuo, deben ser desarrollados y practicados al interior
de un grupo de trabajo:

Compromiso, pertenencia, justicia, respeto, dialogo, responsabilidad, tolerancia y

honestidad.

 Compromiso:
 Este debe ser visualizado no como el simple deber de hacer o cumplir, sino como el
deber ser del funcionario con la institución, los usuarios y compañeros de labores
directos e indirectos.

 Pertenencia:

De las acciones, comportamiento y gestión de las realizaciones cuando de verdad se

forma parte de una organización.

 Justicia:

Como fundamento de las acciones, debe ser indicador de la práctica coherente de

182 reconocer y tratar a todos los funcionarios y usuarios internos y externos con
equidad.
Administración de Servicios Farmacéuticos

 Respeto:

Independiente a las ideologías personales, nace de la diferencia en cualquiera de

sus manifestaciones y más aún en el ámbito laboral.

 Diálogo:

Como capacidad de escuchar, conceder, pactar, comprender y debatir.

Módulo

 Responsabilidad:

Institucional y personal en las acciones propias como funcionarios y como personas

integrantes de una sociedad.

 Tolerancia:

A los demás como práctica al respeto a la diferencia, bajo la concepción de que el

mundo real y laboral está conformado por seres humanos de grandes valores y de
falencias.
  Honestidad:

Comprendido como valor de riqueza, no sólo de usurpar el valor ajeno, sino que se
da con nuestro accionar en todas las manifestaciones del trabajo y el compromiso
con la entidad y con los clientes.

2.2 Valores actitudinales y responsabilidades

El personal del servicio farmacéutico de una institución o establecimiento

farmacéutico debe identificarse con las siguientes condiciones y expectativas
mínimas y esenciales para su desempeño:
183
 Dador de cuidados farmacéuticos.

Administración de Servicios Farmacéuticos

 Tomador de decisiones.
 Comunicador.
 Líder.
 Gestor.
 Estudiante de por vida.
 Educador.
Estas condiciones deben considerarse como resultados necesarios de la educación

Módulo
básica y del entrenamiento profesional. Los cuales proporcionan los fundamentos
esenciales para la práctica de la farmacia en un medio multiprofesional
proporcionador de cuidados sanitarios.

Actividad de aprendizaje No. 9

Funciones del recurso humano y sistemas de información del servicio farmacéutico.

Lea atentamente las siguientes instrucciones:

 PASO 1: De las funciones enunciadas del recurso humano del servicio farmacéutico
(Regente de farmacia y auxiliar de farmacia), describa en el siguiente formato las
que considere más importantes (mínimo cinco).

PASO 2: Registre la función indicando a que proceso del servicio farmacéutico

pertenece.

PASO 3: Registre la información que se necesita para realizar esta función.

Asegúrese de que las funciones escogidas, requieran de información (ver ejemplo).

Ejemplo:

184 Auxiliar de farmacia

Función: Participar en los inventarios de medicamentos y dispositivos médicos

Administración de Servicios Farmacéuticos

Proceso: Almacenamiento

Sistema de información: Registro de existencias en el sistema de farmacia

(software), confrontado con el físico de los medicamentos en almacenamiento.
Módulo
 Funciones del recurso humano Proceso Sistemas de Información

del servicio farmacéutico

Regente de farmacia

5 185

Administración de Servicios Farmacéuticos

Auxiliar de farmacia

Módulo
5
 Actividad de aprendizaje No. 10

Foro

Tema: Ética profesional

¿Qué valores éticos considera importantes en el ámbito de su vida personal y

profesional?

Lea atentamente las siguientes instrucciones.

PASO 1: Ingrese al foro y responda la pregunta.

186 PASO 2: Argumente su respuesta

Anotaciones:
Administración de Servicios Farmacéuticos

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Módulo

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