DOCUMENTOS COMERCIALES JUAREZ FERNANDO DAVID DNI: 33714301

DOCUMENTOS COMERCIALES
GENERALIDADES

Los Documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las
operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las
disposiciones de la ley.
Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una
compañía o empresas.
Su misión es importante ya que en ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una
determinada operación.
También ayudan a demostrar la realización de alguna acción comercial y por ende son el elemento fundamental para
la contabilización de tales acciones.
Finalmente, estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la
comprobación de los asientos de contabilidad.

La función que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme surge de lo siguiente:

· CONTABLE: En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada
operación, o sea sus derechos y obligaciones, por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar
la realización de los actos de comercio
· CONTROL: Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa el comerciante y la
comprobación de los asientos de contabilidad.
· JURIDICA: Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas operaciones.

Operaciones por las que existe obligación de emitir y registrar los comprobantes emitidos y recibidos:

Art. 1 RG 1415 AFIP

· Compra venta de cosas muebles

· Locación y prestaciones de servicios
· Locaciones de cosas
· Locaciones de obras
· Señas o adelantos que congelen el precio de las operaciones
· Traslado y entrega de productos primarios o manufacturados
· Pesaje de productos agropecuarios

Sujetos obligados a emitir comprobantes:

Art. 2 RG 1415 AFIP “los sujetos comprendidos en el art. 5 y 6 de la ley 11683 (ley de procedimiento fiscal) que
realicen en forma habitual las operaciones mencionadas en el art. anterior, inclusive quienes actúen como
intermediarios”

Es decir que quienes comercializan cosas muebles, comercializan o prestan servicios, quienes se dedican a la locación
de bienes y servicios, están obligados a emitir comprobantes.

Comprobantes que deben emitir y entregar los sujetos obligados:

Art. 8 RG 1415 AFIP

a) “comprobantes que respaldan la operación realizada

1. Facturas
2. Facturas de exportación
3. Comprobantes de compra de bienes usados a consumidores finales, emitidos por el comprador de dichos
bienes

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4. Recibos emitidos por profesionales universitarios y demás prestadores de servicios

5. Notas de débito y/o crédito
6. Tiques emitidos mediante la utilización de maquinas registradoras por los pequeños contribuyentes
adheridos al Régimen Simplificado antes del 12/02/1999. Habilitadas y utilizadas con anterioridad a esa
fecha
7. Tiques, facturas, tiques factura, notas de débito y demás documentos fiscales emitidos mediante la
utilización del equipamiento electrónico denominado Controlador Fiscal homologado por este organismo.
8. Documentos equivalentes”
b) Comprobantes que respaldan el traslado y entrega de bienes
1. Factura
2. Remito
3. Guía
4. Documento equivalente
c) Comprobantes que respaldan la operación de pesaje de productos agropecuarios
1. Tiques de balanza
2. Documentos equivalentes

Documentos equivalentes

Art. 9 RG 1415 AFIP “será considerado como documento equivalente el instrumento que, de acuerdo con los usos y
costumbres, haga las veces o sustituya el empleo de la factura o remito, siempre que individualice correctamente la
operación, cumpla con los requisitos establecidos para cada caso y se utilice habitualmente en la actividad del sujeto
emisor”

Ejemplos

- Certificados de obra
- Cuentas de venta y liquido producto
- Cartas de porte

CLASIFICACION DE LA DOCUMENTACION CONTABLE

Desde el punto de vista de quien recibe o emite la documentación

Comprobantes externos

Son aquellos emitidos por terceros, recibidos y conservados en la empresa.

Ejemplo: facturas de compras, facturas de servicios, recibos de pagos efectuados, etc.

Comprobantes internos

Son aquellos emitidos por la empresa destinados a terceros o a circular en la misma empresa.

Ejemplo: facturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, vales, etc.

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EXTERNO INTERNOS

FACTURAS DE COMPRA HACIA AFUERA

FACTURAS DE VENTA
FACTURAS DE SERVICIOS REMITOS DE ENVIO
REMITOS DE ENVIOS RECIBOS DE COBRANZA

HACIA ADENTRO
PRESUPUESTOS
ORDENES DE FABRICACION
ORDENES DE COMPRA VALES DE MATERIALES
PARTES DE ENTREGA DE MERCADERIAS

COMPROBANTES QUE INTERVIENEN EN

CONCERTACION DE LA TRANSPORTE DE LA
CIRCULACION DE VALORES
OPERACION MERCADERIA

 Orden de compra o nota  Contado: efectivo

 Remito
de pedido
 Nota de venta  Factura  Cheques

 Ticket  Crédito

 Guía  Recibo

 Documento equivalente  Nota de debito

 Nota de crédito

 Resumen de cuenta

 Pagare/cheque diferido

CARACTERISTICA DE LOS DOCUMENTOS COMERCIALES MAS UTILIZADOS

PRESUPUESTO
Es un documento que da origen a muchas operaciones comerciales. Es usado para establecer las condiciones en
cuanto a cantidad, calidad, precio, forma de pago, fecha y lugar de entrega, etc. En que una empresa está dispuesta
a realizar una transacción comercial.

Lo emite el vendedor a solicitud de un cliente y no lleva registración alguna. No es válido como factura.

NOTA DE COMPRA
Se la denomina también Orden de compra o Nota de pedido y es el documento que emite el comprador dirigido al
vendedor especificando los bienes que desea comprar, detallando las especificaciones de cada uno, las cantidades,

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el precio unitario, las condiciones de pago, la fecha de entrega, la forma de envío, y el lugar de entrega de la
mercadería.

La orden de compra obliga al comprador a adquirir la mercadería solamente cuando la reciba en las condiciones
solicitadas. Por el contrario, no obliga al vendedor, salvo que éste haya realizado una oferta, ya sea por medios
gráficos, radiales, televisivos, etc. Y el comprador le formulara el pedido en las mismas condiciones de su oferta.

Se emite por duplicado y no genera registración contable, aunque puede existir u libro auxiliar de registración y
control de estas.

Ejemplares: uno que queda en poder del que lo suscribió (comprador) llamado duplicado y otro, que es el que se
entrega o envía al vendedor (el original).

NOTA DE VENTA
Mediante este documento el vendedor presta conformidad al comprador, respecto de las condiciones
incluidas en su Orden de compra. También es usual que la confeccione el viajante del vendedor cuando
pacta la venta.
Aun en los casos en que no exista una Orden de compra escrita, porque el comprador haya realizado su
pedido de forma verbal o telefónica, la nota de venta es el comprobante que asegura la aceptación de la
operación.
Este documento es utilizado por el vendedor para programar la producción y entrega de los productos.
Se emite por duplicado y no genera obligación de registración contable, aunque puede existir un libro
auxiliar de registración y control interno de las mismas.

TARJETA DE CREDITO
Es un tipo de crédito, por el cual el banco otorga a una persona un determinado limite de crédito que
puede ser utilizado mediante el uso de una tarjeta. El titular de la tarjeta adquiere bienes o servicios
mediante este método firmando comprobantes y recibe mensualmente un resumen de cuenta indicándole
el monto a cancelar, totalmente o en cuotas. El comerciante adherido al sistema presenta los
comprobantes de las ventas efectuadas y las cobra, previo descuento de las comisiones e intereses de
financiación correspondiente.

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NOTA DE CREDITO BANCARIA (boleta de depósito)

Es el documento que entrega un banco como constancia de haber recibido una cantidad de dinero en
efectivo o cheques. Los cheques depositados dependerán de su aceptación por el banco pagador para la
acreditación en la cuenta corriente del depositante.
Deben contener:
a) Nombre del banco
b) Nombre y numero de cuenta en que se realiza el depósito.
c) Importe que se deposita, en letras y números y la especificación si se trata de efectivo o cheques del
mismo banco o de otros.
d) En el caso de deposito de cheques los datos que los identifican:
1. Banco
2. Numero
3. Importe
e) Lugar y fecha de la operación
El resumen de cuenta bancario, o extracto bancario es un documento que en forma periodica emite el
banco y lo envia a sus clientes con el detalle de los movimientos efectuados en sus cuentas, a efectos de
validación por parte del cliente. Se usa para conciliar los registros obrantes en el banco con las
registraciones contables realizadas por la empresa.

RESUMEN DE CUENTA
Este documente emitido en forma periodica (generalmente mensual) por el vendedor contiene:
a) El saldo de la cuenta al inicio del periodo
b) Las facturas emitidas, individualizadas con fecha, numero e importe.
c) Los debitos y créditos emitidos, individualizadas con fecha, numero e importe.
d) Los pagos recibidos, individualizadas con fecha e importe.
e) El saldo de la cuenta al final del periodo.
Su fin consiste en que el comprador se informe de los movimientos efectuados en su cuenta y preste
conformidad a su contenido.

REMITO
Es un documento que emite el vendedor, esta destinado al comprador y
acompaña a las mercaderías vendidas o a un servicio como comprobante
de su entrega o realización respectiva.
En el, la persona que recibe esos bienes deja constancia de su
conformidad, y con ello queda concretado el derecho del vendedor a
cobrar y la obligacion del comprador a pagar. Sirve de base para la
preparacion de la factura. Las partes intervinientes son el comprador y el
vendedor.

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Es uno de los documentos exigible por las autoridades que controlan el desplazamiento de mercaderias en
el pais y su duplicado debe ser mantenido a disposicion de la AFIP durante dos años a partir de la fecha de
emision. Debe llevar impresa la letra R o X si se trata de traslados dentro de un predio, polo o parque
industrial o de los emitidos mediante Controlador fiscal o por responsables monotributo.
Tiene dos funciones diferentes:
a) Para el comprador:
1. Comparar con el pedido: a efectos de controlar si la mercadería recibida se ajusta a lo solicitado.
2. Y fundamentalmente para validar lo recibido con la posterior facturación del vendedor.
b) Para el vendedor:
1. Al recibir el duplicado del remito tener una constancia debidamente firmada de la conformidad del
comprador de haber recibido las mercaderías y en base al mismo confeccionar la factura
El remito, debidamente conformado por el cliente, es el único comprobante legal que le permite al
vendedor demostrar la entrega de las mercaderías.
Se extiende, como mínimo por duplicado, aunque es practica generalizada emitir una tercera copia para
que el transportista pueda contar con una constancia de la operación realizada.
No se registran contablemente, y sirven de control de ingreso y egreso de mercaderías en el depósito o
almacén, para su reposición y para la confección del inventario permanente.
El remito usualmente se extiende por triplicado:
 El original firmado por el vendedor se entrega al adquiriente o comprador;
 El duplicado, con la conformidad del comprador por los efectos que los ha recibido, queda en poder
del vendedor y se destina a la sección de facturación para que proceda a la emisión de la factura;
 El triplicado es para el transportista y, en este sentido, es un documento de control de su entrega.
En lo que respecta a la letra que identifica a este documento y los requisitos que debe tener en cuenta la
imprenta, varían según el responsable:
1) En el caso de los responsables inscriptos, los remitos deberán contener los siguientes datos:
 La letra “R” como identificación
 La fecha de inicio de las actividades
 Una leyenda indicando que es un documento no valido como factura
 En el pie del documento, en los datos de la imprenta se indicará el número de CAI y la fecha de
vencimiento.
2) Cuando se trata de no responsables, exentos y monotributistas emiten remitos con los siguientes
datos:
 La letra “X” como identificación.
 Con respecto a la fecha de inicio de actividades es indistinto colocarla o no.
 Una leyenda indicando que es un documento no valido como factura.

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FACTURA
Es un comprobante de compra escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las mercancías
que le ha vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y demás condiciones de la venta.
La factura es el documento principal de la operación de compraventa con ella queda concretada y
concluida la operación y es un documento de contabilidad y medio de prueba legal. Según el art. 13 de la
RG 1415 de la AFIP “deberán encontrarse emitidas al momento en que se perfeccione la operación
económica y serán entregados dentro de los 10 días corridos contados a partir de la fecha de emisión”
salvo que se trate de consumidores finales donde deberán entregarse en el momento en que se realiza la
operación. Todas las facturas deben tener un determinado diseño y cumplir con los requisitos establecidos
por esta RG. El tamaño mínimo que deben tener es de 15cm de ancho por 20cm de alto.
Como mínimo la factura debe extenderse por duplicado. El original queda en poder del comprador y
representa la constancia de la compra realizada a plazo o al contado.
El duplicado queda para el vendedor y representa la constancia de una venta realizada a plazo o al
contado.
Para los contribuyentes del régimen general, los tipos de factura y/o tiques a emitir por cada venta o
locación de servicios que se realice, dependerán del sujeto con el que se opere.
Cuando se trate de una operación entre un R.I. y un Monotributista, C.F., o exento, el R.I. deberá emitir
comprobantes tipo “B”.

TIPO DE
FACTURA
DATOS DEL
VENDEDOR
DATOS DEL
COMPRADOR

SITUACION FISCAL DEL COMPRADOR

CONDICION DE VENTA
DOCUMENTO VINCULADO

DATOS DE LA VENTA (CANTIDAD,

DETALLE, PRECIO POR UNIDAD,
PRECIO TOTAL)

DATOS DE LA
IMPRENTA

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Si se trata de operaciones entre R.I., existen 3 tipos de comprobantes a utilizar:

 Tipo “A”
 Tipo “A” con leyenda “pago en CBU informada”
 Tipo “M”
En caso de que quien lo emita no sea un responsable inscripto (monotributista; exento en el IVA), deberá
operar con comprobantes tipo “C”.
Cuando se trate de una operación de exportación, corresponderá emitir comprobantes tipo “E”.
Por otro lado, cuando se opere con turistas extranjeros deberán emitir comprobantes tipo “T” por aquellas
transacciones al reintegro establecido en la RG 3971, a la vez que se deberá cumplir con el régimen
informativo – TURIVA Alojamiento que resulta de carácter obligatorio respecto de las operaciones sujetas a
reintegro y le corresponderá cumplirlos a los hoteles, hosterías, pensiones, hospedajes, moteles,
campamentos, apart-hotel y similares, así como las agencias de turismo del país habilitadas por el
Ministerio de Turismo, que revistan el carácter de responsables inscriptos en el impuesto al valor
agregado.
En cambio, los monotributistas deberán operar con comprobantes tipo “C”, a excepción de que se trate de
una operación de exportación, en cuyo caso corresponderá emitir comprobantes tipo “E”.
Todos los sujetos encuadrados en todas las categorías deberán emitir sus comprobantes originales en
forma electrónica a los fines de respaldar sus operaciones en el mercado interno y resultara de aplicación
para las solicitudes de autorización de emisión de comprobantes electrónicos que efectúen a partir de día
1 de junio de 2017, inclusive.