UNIDAD 11.
GRÁFICOS
11.1. INTRODUCCIÓN
Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y
facilita su interpretación.
En esta unidad, vamos a ver cómo crear gráficos a partir de unos datos
introducidos en una hoja de cálculo. La utilización de gráficos hace más sencilla e
inmediata la interpretación de los datos. A menudo, un gráfico nos dice mucho
más que una serie de datos clasificados por filas y columnas.
Cuando se crea un gráfico en Excel 2016, podemos optar por crearlo:
- Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal
como cualquier otro objeto.
- Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva
para el gráfico. En las hojas de gráfico no existen celdas ni ningún
otro tipo de objeto.
Veamos cómo crear un gráfico.
11.2. CREAR GRÁFICOS
Para insertar un gráfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la
sección Gráficos que se encuentra en la pestaña Insertar.
Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres
que participen en el gráfico. De esta forma, Excel podrá generarlo
automáticamente. En caso contrario, el gráfico se mostrará en blanco o no se
creará debido a un tipo de error en los datos que solicita.
Como puedes ver, existen diversos tipos de gráficos a nuestra disposición.
Podemos seleccionar un gráfico a insertar haciendo clic en el tipo que nos interese
para que se despliegue el listado de los que se encuentran disponibles.
En cada uno de los tipos generales de gráficos podrás encontrar un enlace en la
parte inferior del listado que muestra Más gráficos de...
Hacer clic en esa opción equivaldría a desplegar el cuadro de diálogo
de Insertar gráfico que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior
derecha de la sección Gráficos.
Aquí puedes ver listados todos los gráficos disponibles. Selecciona uno y
pulsa Aceptar para empezar a crearlo.
Aparecerá un cuadro que contendrá el gráfico ya creado (si seleccionaste los
datos previamente) o un cuadro en blanco (si no lo hiciste).
Además, verás que aparece en la barra de menús una sección
nueva, Herramientas de gráficos, con dos pestañas: Diseño y Formato.
En los siguientes apartados veremos las opciones que se encuentran dentro de
estas pestañas.
11.3. AÑADIR UNA SERIE DE DATOS
Este paso es el más importante de todos ya que en él definiremos qué datos
queremos que aparezcan en el gráfico. Si observamos la pestaña
Diseño, encontraremos dos opciones muy útiles relacionadas con los Datos:
Primero nos fijaremos en el botón Seleccionar datos. Desde él se abre el siguiente
cuadro de diálogo:
En el campo Rango de datos del gráfico, debemos indicar el rango de celdas
que se tomarán en cuenta para crear el gráfico. En el caso de la imagen, hemos
englobado de la celda C7 a la E8 (6 celdas). Para escoger los datos puedes escribir
el rango o bien pulsar el botón y seleccionar las celdas en la hoja.
Una vez hayamos acotado los datos que utilizaremos, Excel asociará unos al eje
horizontal (categorías) y otros al eje vertical (series). Ten en cuenta que hay gráficos
que necesitan más de dos series para poder crearse (por ejemplo, los gráficos de
superficie) mientras que otros, en cambio, (como el que ves en la imagen) se bastan
con una sola.
Utiliza el botón Editar o Modificar, dependiendo del eje, para modificar el
literal que se mostrará en la leyenda de series del gráfico, o el rango de celdas de
las series o categorías. En nuestro caso, por ejemplo, cambiaremos
Series1 por Ventas.
El botón Cambiar fila/columna permuta los datos de las series y las pasa a
categorías y viceversa. Este botón actúa del mismo modo que el que podemos
encontrar en la banda de opciones Cambiar entre filas y columnas disponible en
la pestaña Diseño.
Si haces clic en el botón Celdas ocultas y vacías, abrirás un pequeño cuadro de
diálogo desde donde podrás elegir qué hacer con las celdas que no tengan datos
o estén ocultas.
Los cambios que vas realizando en la ventana se van viendo plasmados en un
gráfico. Cuando acabes de configurar el origen de datos, pulsa el botón Aceptar.
11.4. CARACTERÍSTICAS Y FORMATO DEL GRÁFICO
En la pestaña Diseño podrás encontrar todas las opciones relativas al aspecto
del gráfico.
En la sección Diseños de gráfico podrás agregar o modificar la presentación de
los elementos del gráfico, o bien escoger un Diseño rápido. Estos diseños rápidos
incluyen aspectos como incluir un título al gráfico, situar la leyenda en uno u otro
lado, incluir o no las etiquetas descriptivas en el propio gráfico, etc.
Si, por ejemplo, escoges Líneas de la cuadrícula, podrás escoger entre distintas
opciones sobre las líneas a mostrar o la escala de valores a manejar. Te
recomendamos que explores estas opciones, inclusive la última opción "Más
opciones de líneas de cuadrícula...".
Si el gráfico está seleccionado, también podrás realizar estas acciones a partir
de los botones que nos aparecen a la derecha de éste.
Si lo que quieres es desplazar los elementos, sólo deberás seleccionarlos en el
propio gráfico y colocarlos donde desees.
Excel 2016 ha sido diseñado para que todas sus opciones sean sencillas e
intuitivas, así que después de un par de pruebas con cada una de estas opciones
entenderás perfectamente sus comportamientos y resultados.
Practica primero con unos cuantos gráficos con datos al azar y verás el provecho
que puedes sacarle a estas características.
En la pestaña Diseño, también puedes dar un estilo a tu gráfico rápidamente.
En función del tipo de gráfico que hayas insertado (líneas, barras, columnas, etc.)
te propondrá unos u otros.
Estos estilos de diseño incluyen distintas presentaciones que cambiarán su
aspecto, mediante la variación tanto de los colores como del estilo de algunos de
los elementos del gráfico.
Para terminar de configurar tu gráfico puedes ir a la pestaña Formato, donde
encontrarás la sección Estilos de forma (que utilizaremos también más adelante
para enriquecer la visualización de los objetos que insertemos), y los Estilos de
WordArt.
Estas opciones te permitirán aplicar diversos estilos sobre tus gráficos.
Para ello, simplemente selecciona el área completa del gráfico o de uno de sus
componentes (áreas, barras, leyenda...) y, luego, haz clic en el estilo que más se
ajuste a lo que buscas.
Si no quieres utilizar uno de los preestablecidos, puedes utilizar las listas Relleno de
forma/texto, Contorno de forma/texto y Efectos de forma/texto para personalizar
aún más el estilo del gráfico.
Al aplicar estilos, normalmente hablamos de un estilo genérico para todo el
gráfico, pero también podemos personalizar cada uno de sus elementos: el área
de trazado, la leyenda, las líneas de divisiones principales, etc.
Para hacerlo, lo más cómodo es seleccionar en el propio gráfico el elemento que
quieres modificar, o bien seleccionarlo en el desplegable de la ficha de Formato.
En la imagen vemos que está seleccionada el área de trazado.
A continuación, podemos pulsar el botón Aplicar formato a la selección.
Dependiendo del elemento seleccionado, podremos modificar unos aspectos u
otros. Por ejemplo, las líneas de división principales no tienen opción de modificar
el relleno, porque obviamente no se puede rellenar una línea. En cambio, la serie
de datos sí que permite colorear el relleno, e incluso establecer el grado de
transparencia.
Si la modificación que hemos realizado no nos convence, siempre podemos
pulsar el botón Restablecer para hacer coincidir el estilo. Así recuperará el aspecto
del estilo predeterminado que le hubiésemos aplicado.
Por último, no hemos de olvidar también que los elementos de texto que
contenga el gráfico no dejan de ser eso, texto, por lo que podremos utilizar las
herramientas de la pestaña Inicio como son la negrita, la cursiva, el tipo de
fuente, su tamaño, el relleno, etc. En ocasiones, estas herramientas se comportarán
de forma "inteligente". Por ejemplo, si tratamos de cambiar el color de relleno de un
elemento de la leyenda con la herramienta , lo que hará Excel será asignar el
color indicado tanto al cuadro de muestra de color de la leyenda como a las
barras, sectores o líneas, es decir, a la serie que identifique en el gráfico. Lo mismo
ocurrirá a la inversa. Si cambias con la herramienta de relleno el color de una serie,
automáticamente se modificará el de la leyenda.
11.5. MODIFICAR EL TAM AÑO Y DISTRIBUCIÓN DE UN GRÁFICO
También puedes seleccionar un elemento del gráfico para modificarlo.
Cuando tienes un elemento seleccionado, aparecen diferentes tipos de
controles que explicaremos a continuación:
Los controles cuadrados establecen el ancho y largo del objeto. Haz clic sobre
ellos y arrástralos para modificar sus dimensiones.
Haciendo clic sobre uno o varios elementos del gráfico, aparecerán los símbolos
circulares . Una vez seleccionados, pulsando el botón derecho del ratón podrás
modificar las propiedades de estos elementos, tales como el contorno o el relleno.
También puedes mover los componentes del gráfico. Para ello, coloca el cursor
sobre cualquier objeto seleccionado, y cuando tome esta
forma podrás hacer clic y arrastrarlo a la posición deseada.
11.6. MODIFICAR LA POSICIÓN DE UN GRÁFICO
Excel te permite decidir la posición del gráfico en el documento. Para ello:
Selecciona el gráfico.
Sitúate en la pestaña Diseño de las Herramientas de gráficos.
Pulsa sobre el botón Mover gráfico que encontrarás en la sección Ubicación.
Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:
- La primera opción te permite establecer el gráfico como una Hoja nueva.
Tendrás la ventaja de que no molestará en la hoja de cálculo, pero no podrás
contrastar los datos numéricos si la mantienes en una hoja aparte. Depende del
formato que quieras utilizar. Escribe el nombre para la hoja en la caja de texto y
pulsa Aceptar.
- Eligiendo Objeto en, podremos mover el gráfico a una hoja ya existente. Si
utilizas este método, el gráfico quedará flotante en la hoja y podrás situarlo en la
posición y con el tamaño que tú elijas. Ésta es la forma en que se inserta por
defecto, cuando se genera un nuevo gráfico.
Además, también puedes mover el gráfico arrastrándolo dentro de la misma hoja
o bien a otra.
Si deseas saber cómo añadir el gráfico a la lista de gráficos personalizados, visita
este tema avanzado: Crear tipos personalizados de gráfico.
11.7. LOS MINIGRÁFICOS
Ahora que ya sabes cómo utilizar gráficos, vamos a hablar de los minigráficos. Se
trata de una funcionalidad de Excel 2016 que permite insertar un pequeño gráfico
representativo en una única celda que representará a una única serie de datos. De
esta forma podrás ver de una ojeada la tendencia que representan unos
determinados valores.
El grupo Minigráficos se encuentra también en la pestaña Insertar de la cinta de
opciones.
Disponemos de tres posibles tipos de gráfico: de línea, de columna y
de ganancia o pérdida.
Si insertamos uno de ellos, dispondremos de una nueva barra de herramientas en
la cinta: Herramientas para minigráfico. En ella, encontrarás la ficha Diseño que te
permitirá realizar acciones básicas, como cambiar las celdas que se utilizan
como fuente de datos, el tipo de gráfico (para cambiarlo a posteriori por cualquiera
de los tres tipos disponibles), los estilos, o remarcar determinados puntos (el más
alto, el más bajo...).
A pesar de que el minigráfico se contiene en una única celda, no es posible
borrarlo seleccionándola y pulsando SUPR, como haríamos con otro tipo de
contenido. Para proceder a borrarlo, debemos utilizar la opción Borrar que se
encuentra en la pestaña Diseño de las Herramientas para minigráfico.
Seleccionaremos el minigráfico o minigráficos a eliminar para que aparezca la
barra y pulsaremos el botón Borrar.
Un detalle a tener en cuenta es que se ajusta automáticamente al tamaño de la
celda, por lo que, si consideramos que es demasiado pequeño, sólo debemos
aumentar el ancho de la columna que lo contiene para darle más ancho, o
modificar la altura de la fila para darle más altura. Si lo que queremos es cambiar
el grosor de la línea, por ejemplo, podremos hacerlo desde sus herramientas de
estilo.
UNIDAD 11. AVANZADO: CREAR TI POS PERSONALIZADOS DE GRÁFICO
CREAR TIPOS PERSONALIZADOS DE GRÁFICO
Excel nos ofrece distintos tipos de gráficos, con unas propiedades predefinidas y
que nos permiten crear un gráfico en cuestión de segundos, seleccionando los
datos a incluir en el gráfico y seleccionando el tipo de gráfico, sin necesidad de
definir todas sus propiedades.
Aunque Excel 2016 nos ofrezca por defecto sus propios tipos de gráfico, nosotros
podemos crear un gráfico con las propiedades que nos convengan y luego asignar
sus propiedades a un tipo de gráfico personalizado; así, podremos utilizarlo como
tipo de gráfico para crear nuevos gráficos con esas mismas características,
creando una plantilla.
Una vez hemos terminado de crear el gráfico, para guardar el estilo
personalizado del mismo debemos seguir los siguientes pasos:
Seleccionar el gráfico que queramos guardar y hacer clic con el botón derecho
del ratón.
En el menú que nos aparecerá, pulsar en la opción Guardar como plantilla.
Se abrirá un cuadro de diálogo desde donde podrás escribir un nombre para tu
tipo de gráfico. Pulsa el botón Guardar y se almacenará.
Más tarde, cuando quieras crear un gráfico utilizando esta plantilla, sólo tendrás
que seleccionar la categoría Plantillas del listado de todos los gráficos disponibles:
11.8. MAPAS 3D Y PASEOS GUIADOS MEDIANTE MAPAS
La herramienta Mapas 3D de Excel 2016 es una utilidad de visualización de datos
tridimensionales que te permite explorar la información de formas muy distintas a
las tradicionales tablas y gráficos. Con los mapas 3D, podrás representar datos
geográficos y temporales un globo terráqueo 3D o también en un mapa
personalizado, mostrar la evolución temporal de los datos y crear paseos guiados
que poder compartir con los demás.
Básicamente se puede utilizar para:
- Representar datos en un mapa. A partir de una tabla de Excel, podrás
representar hasta un millón de filas de forma visual en un mapa (de Bing Maps) en
formato 3D interactivo.
- Descubrir información valiosa. Al ver los datos en un espacio geográfico y a lo
largo del tiempo, se pueden extraer nuevas conclusiones a partir de los datos o
visualizar la información de forma más clara y sencilla.
- Compartir historias. Se pueden crear paseos guiados en vídeo que podrás
compartir ampliamente, de forma privada o pública
Encontrarás la herramienta Mapas 3D en el botón correspondiente del
grupo Paseos, de la pestaña Insertar.
Si deseas saber un poco más sobre cómo crear mapas 3D y paseos mediante
mapas, sigue leyendo este instructivo.
UNIDAD 11. AVANZADO: CREAR MAPAS 3D Y PASEOS MEDI ANTE MAPAS
CREAR MAPAS 3D
Si dispones de datos en Excel con propiedades geográficas, ya sea en forma de
tabla o en un modelo de datos -por ejemplo, filas y columnas que tienen nombres
de ciudades, provincias, códigos postales o longitudes y latitudes-, podrás crear
con ellos un intuitivo mapa 3D interactivo. Para ello:
1. En Excel 2016, abre un libro de trabajo que contiene la tabla para la
que deseas obtener un mapa tridimensional. En nuestro ejemplo, se trata
de un libro de trabajo con países en filas y años en columnas, que
representa la población extranjera residente en Perú según su país de
origen (filas) en los años 2015, 2010 y 2005 (columnas).
2. Selecciona los datos propiamente dichos, en el caso ejemplo las
columnas A, B, C y D exceptuando las tres primeras filas.
3. En la pestaña Insertar de la cinta, dentro del grupo Paseos, haz clic
en Mapa 3D (la primera vez que se pulsa tardará más de lo normal debido
a que la funcionalidad se tiene que instalar y activar).
4. Aparecerá un globo terráqueo 3D junto a un Panel de capas. En él,
tendremos que especificar la visualización de los datos (columna apilada,
columna agrupada, burbuja...) y cómo deben interpretarse las
propiedades. Para el caso de ejemplo, pulsamos el botón para la
visualización de Burbuja y nos aseguramos de que en Tamaño se
especifican las columnas (los años) a representar.
5. Con ello, los datos se visualizarán geográficamente en el mapa 3D:
En este mapa 3D se puede inferir de forma fácil y visual que, por
ejemplo, buena parte de la población extranjera en Perú proviene
de Rumanía, aunque esta se ha reducido entre los años 2010 y 2015 (ya
que en 2015, en morado, hay menos población que en 2010).
CREAR UN PASEO GUIADO MEDIANTE MAPAS
Un paseo de mapa 3D nos permite mostrar la evolución de datos asociados a
ubicaciones geográficas a lo largo del tiempo. Por ejemplo, la población en ciertos
lugares, las máximas y mínimas de temperatura, etc. con el paso de los años. Al
crear un nuevo mapa 3D a partir de un libro de trabajo, ya habremos creado un
nuevo paseo con una única escena de forma automática. Los paseos y
las escenas son la forma básica de guardar las visualizaciones de datos en mapas
3D.
Siguiendo el ejemplo anterior, una buena forma de mostrar los datos a lo largo
del tiempo sería mostrar primero los datos geográficos en el año 2005.
Seguidamente, mostrar los del año 2010 y, finalmente, mostrar los del año 2015. Todo
ello con cierto dinamismo y el tiempo necesario para poder observar los datos a
grandes rasgos. Para ello, habremos de crear 3 escenas básicas, una por cada año,
mediante el botón Nueva escena:
Para dotar de dinamismo a cada escena, habremos de pulsar Opciones de
escena, con lo que se nos abrirá una ventana con algunas opciones como
Duración de la escena, efecto de transición entre escenas, duración de la
transición, etc.
Una vez estamos satisfechos con las escenas que inicialmente habremos
preparado, es hora de Reproducir el paseo para ver cómo ha quedado y
determinar si necesita cambios que mejoren el paseo guiado por nuestros datos. Al
pulsar el botón, se nos abrirá el paseo a pantalla completa reproduciendo una a
una las escenas que hemos insertado con sus correspondientes transiciones y
efectos entre escenas.
Finalmente, si estamos contentos con el resultado, podremos crear un vídeo del
paseo creado. Al pulsar Crear vídeo se nos abrirá la siguiente ventana en la que,
mediante un sencillo asistente, obtendremos un vídeo en el formato y calidad
seleccionados. Podremos preparar nuestro vídeo para altas resoluciones o también
para dispositivos como tablets y móviles. E incluso podremos añadirle una banda
sonora:
