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Clase #1
UNIDAD # 5: Microsoft Access.
Temática: Introducción a Microsoft Access.
1.1Introducción a Microsoft Access.
1.1.1 Características generales.
1.2 Área de trabajo de Access.
1.3 Componentes de Access.
1.4 Ventajas y desventajas.

Objetivo: Adquirir conocimientos generales sobre la aplicación

Microsoft Access como Gestor de Bases de Datos del paquete de
programas de Microsoft Office.

Aseguramiento del nivel de partida: Explicar el concepto de Base

de datos y poner ejemplos de diferentes bases de datos.

¿Qué es una base de datos?

Base de Datos: Es una recopilación de información referente a un
tema específico. Ejemplo una colección de libros, una libreta de
teléfonos, un file del departamento de Personal con los nombres de
los trabajadores y todos sus datos, una relación de hoteles con su
dirección etc.
Access: Es un sistema de Gestión de Base de Datos Relaciónales
que puede utilizarse para almacenar y manipular una gran cantidad
de información.

Motivación:
Preguntas problémicas motivacionales.
¿Con qué objetivo se utiliza la aplicación Microsoft Access?
¿Por qué Access constituye un Editor de Bases de Datos?

Orientación hacia los objetivos:

A estas preguntas les daremos respuesta en la clase de hoy y al
concluir la misma serán capaces de caracterizar la aplicación
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Microsoft Access como un programa diseñado para editar Bases de

datos.

Tratamiento de la nueva materia.

1.1Introducción a Microsoft Access
Es un sistema interactivo de administración de bases de datos
relacionales para Microsoft Windows que permite organizar, buscar
y presentar información de una forma fácil, rápida y atractiva,
aprovechando las facilidades gráficas que brinda el entorno de
Windows.
Pasos para planificar una base de datos.

Es recomendable que antes de diseñar una Base de Datos nos

detengamos unos momentos en pensar sobre nuestras necesidades en
concreto y después con ayuda de papel y lápiz hacer una estructura
previa de nuestra Base de datos.
Antes de proceder a crear una Base de datos son éstas las decisiones
que hemos de tomar:
1. Determinar el propósito de la base de datos.
Analizar y apuntar todas las tareas que el sistema tendrá que realizar.
2. Determinar las tablas que necesitará en la base de datos.
Identificar todos los datos que se necesitará para completar cada
tarea y cuales son los temas con los que dichos datos están
relacionadas.
Cada uno de estos temas se convertirá en una tabla distinta Ejemplo
un tema podría ser clientes, de esta manera podrá hacer una tabla
con su lista de clientes.
3. Determinar los campos que necesitará en cada tabla.
Ejemplo los datos relativos a cada cliente deberían ser su nombre,
dirección, número de teléfono, dirección particular etc,
convirtiéndose dichos datos en campos dentro de la tabla clientes.
Hacer una lista de los campos de cada tabla e identificar el tipo de
datos que contendrán.
4. Identificar los campos con valores únicos.
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Cada registro debe tener un identificador único. Este es el campo al

que se llamará Campo Principal y se utiliza para acceder al
registro.
Las clave(s) principal(s) también forman la base para vincular o
relacionar entre sí las tablas.
5. Determinar la relación entre tablas.
Identificar las tablas que están vinculadas entre sí, y cual es su tipo
de vínculo. Ejemplo si tiene una tabla que tiene los detalles de los
productos, lo más probable es que desee crear un vínculo entre cada
producto y la tabla de proveedores. Para hacer esto cada registro de
producto debe albergar un campo que contenga la clave principal del
proveedor adecuado.
6. Refinar el diseño.
Los datos de cada campo deben ser reducidos al máximo posible. Ej
en vez de un campo llamado Nombre, lo mejor será crear dos
,llamados Nombres y Apellidos.

7. Probar el diseño de la Base de Datos.

Introducir varios datos para probar sus tablas y que funcionen
correctamente.

1.1.1 Características.

 La pantalla principal se llama Ventana Base de Datos, donde

puede verse cualquier aspecto de un sistema de base de datos.
 Están formadas por objetos de distinta naturaleza que permiten
almacenar, manipular y recuperar información.
 Las bases de datos en Microsoft Access tienen extensión .mdb
 Dicho Sistema está estructurado para formar una aplicación
integrada que gestione Base de Datos de manera fácil y asequible
para todos los usuarios.
 Tiene rapidez de respuesta de búsqueda.
 Mejor organización de la información.
 Menos espacio ocupado.
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 Evita la duplicidad innecesaria de la información y posibilidades

de proteger la información.

1.2Área de trabajo de Access.

Mediante la ventana Base de Datos Neptuno visualizada explicar
los diferentes objetos que componen las bases de datos.

1.3Componentes de Access.
Objetos principales de las Bases de Datos.
Tablas: Los contenedores de sus datos.
En el corazón del sistema se encuentran las Tablas, son hojas
repletas de datos y divididas en filas y columnas.
Consultas: Almacena preguntas y acciones para aplicar a sus datos.

Formularios: Es un método para presentar, modificar y añadir

nuevos datos.
Para asegurarse de que todos los usuarios introducen y modifican los
datos de una manera estándar, se pueden crear formularios
específicos que unifiquen los criterios por los que estas acciones se
realizan, en vez de permitir un acceso directo a las tablas de datos.

Informes: Cómo convertir los datos en una información útil.

Los informes permiten seleccionar los datos que se desean de la base
de datos y presentarlas de una manera efectiva y profesional.

Macros: Maneras de automatizar el sistema de base de datos.

Los macros son un conjunto de una o más acciones, que instruyen a
Access para que lleve a cabo operaciones específicas. Ejemplo como
abrir un formulario.

Módulos: Los fundamentos para desarrollar aplicaciones para una

base de datos.
Permiten crear librerías de funciones para emplear en las
aplicaciones. Se construyen mediante subrutinas y funciones.
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Para ver el nombre de un botón de la barra de herramientas, sitúe el

puntero sobre el botón hasta que aparezca el nombre.

1.4Ventajas y desventajas
Ventajas: Por medio de Ms Access:
1. Se puede administrar toda la información desde un único
archivo de Base de Datos.
2. Dentro del archivo, puede dividir los datos en contenedores de
almacenamiento independiente denominado: Tablas.
3. Se puede ver, agregar y actualizar datos de la tabla por medio
de Formularios.
4. Puede buscar y recuperar sólo los datos que desee por medio
de consultas.
5. Puede analizar o imprimir datos con un diseño específico por
medio de Informes.
6. Permite a otros usuarios ver, actualizar o analizar datos de la
Base de Datos desde Internet o Intranet, por medio de páginas
de Acceso a Datos.

Fijación y Control.
Realizar un resumen de la clase.
¿Qué es una Base de Datos?
Mencione algunos objetos de la ventana Base de Datos.

Clase 2 (2 h/c)
Temática: Manipulación de Bases de Datos.
2. Como ejecutar una base de datos ya creada.
2.1 Como acceder a través de la barra de Menú.
2.2 Como acceder a través de la barra de Herramientas.
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2.3 Como acceder a través de los Formularios.

3. Manipulación de una base de datos existente
3.1 Uso de una tabla existente.
3.1.1 Definir campos.
3.1.2 Tipos de datos.
Propiedades de los campos.
Guardar una tabla.
Vistas de las tablas.
Adición y modificación de datos y registros a la
tabla

Objetivo: Crear habilidades en la manipulación de una Base de

Datos Crear habilidades en la creación de Bases de datos y de tablas

Aseguramiento del nivel de partida: Hacer un recordatorio de la

clase anterior.

Motivación:
Preguntas problémicas motivacionales.
¿Cómo llegar a una Base de Datos?
¿Cómo visualizar un objeto cualquiera desde la ventana Base de
Datos?
¿Cuáles son las barras de la ventana de la aplicación MS Access?
¿Qué podemos hacer con estas barras?

Orientación hacia los objetivos:

A estas interrogantes les daremos respuesta en la clase de hoy en la
que ustedes al finalizar serán capaces de ejecutar una Base de Datos,
ya sea desde la primera pantalla o a través de la barra de menú o de
la barra de herramientas estándar.

Tratamiento de la nueva materia.

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2. Como ejecutar una Base de Datos ya creada

Para abrir una base de datos que ya fue creada existen dos formas:
1 En la primera pantalla que aparece al entrar Access debe
seleccionar Abrir un archivo existente.
2 En el menú Archivo escoger la opción Abrir base de datos ó
pulsar el botón Abrir de la barra de herramientas.

En ambos métodos después de escoger el nombre de la base de datos

hacer clic en Aceptar.

2.1.1 Como acceder a través de la barra de Menú.

En el menú Archivo escoger la opción Abrir base de datos ó pulsar
el botón Abrir de la barra de herramientas.

2.1.2 Como acceder a través de la barra de herramientas.

Pulsar el botón Abrir de la barra de herramientas.

3. Manipulación de una base de datos existente

3.2 Uso de una tabla existente.

Se puede utilizar para este punto la tabla Empleados de la Base de
Datos ejemplo Neptuno.

¿Qué es una Tabla?

Estructura que contiene información relativa a un conjunto de
elementos y que esta formada por filas y columnas.
Hay dos términos que debe conocer a la hora de tratar el tema Base
de datos:
Campo.
Registro.
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Un registro: es un grupo de datos sobre una sola entidad. Ejemplo si

tiene una lista de nombres y direcciones, cada registro incluye el
nombre y la dirección de una persona.

Un campo: es un dato individual de los que aparecen en un registro.

Ejemplo sí tienes una lista de nombres y direcciones, el nombre
podría estar en el primer campo, los apellidos en el segundo y la
dirección en el tercer campo.

Campo
Nombre Apellidos Dirección
Ana María Martínez Cuevas Corona # 890
Carlos Ulloa Cruz Padre Pico # 76

Nota: Por la manera en que están situados en la tabla los registros se

les llaman también filas y los campos columnas.

3.2.1 Definir campos.

Definir los campos de una tabla, es decir establecer las propiedades

de los campos de todos los campos creados y para esto es necesario
seleccionar Vista Diseño mediante el menú Ver ó a través del botón
Alternar de la barra de herramientas.
Consiste en establecer el tipo de dato y las propiedades para cada
campo, de la forma que será explicada más adelante, teniendo en
cuenta que el primer campo debe ser clave principal.

Crear una tabla consiste fundamentalmente en la definición de sus

campos. Esto se realiza en la Vista diseño.
Cada campo tiene un nombre y es de un tipo.
Cada registro de una tabla está compuesto de varios campos. En los
campos de Access pueden registrarse 10 tipos distintos de datos, por
lo que tendrá que indicarle en todo momento cuál es el que va usar
en cada campo.
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Cuando visualice una tabla en la vista Diseño, la ventana Vista

Diseño tendrá 4 apartados:
Nombre del campo.
Tipo de Datos.
Descripción.
Propiedades de campo.
3.2.2 Tipos de datos.

Para escoger el tipo de datos que quiere introducir, haga clic sobre la
primera columna e introduzca el nombre de ese campo.
Hacer clic sobre la columna Tipo de datos y dentro de ella sobre el
botón desplegable, para acceder así a una lista con los 10 tipos de
datos que el programa admite. Escoja el que más se ajuste a sus
necesidades. Ejemplo si es un campo identificador (ID) deberá
seleccionar Autonumérico, pero si fuera una fecha debería
seleccionar fecha/hora. El tipo de dato establecido por omisión es
texto.

Los tipos de datos permitidos en Access son:

 Texto: (Predeterminado) Texto o combinaciones de texto y
números, así como número sobre los que no se van a realizar
cálculos. Permiten hasta 255 caracteres. El valor implícito es 50.

 Memo: Texto largo o combinaciones de texto y números. Hasta

65535 caracteres.

 Número: Datos numéricos empleados en cálculos matemáticos.

 Fecha/hora: Valores de fecha y hora. Se utilizan diferentes

formatos.

 Moneda: Valores monetarios empleados en cálculos matemáticos

con números entre uno y cuatro lugares decimales.
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 Sí/No: Para campos lógicos que solo pueden contener (Sí/No,

Verdadero / falso, Activado / desactivado).

 Objeto OLE: Un objeto(tal como un documento de Word,

gráficos, sonidos, etc.)

 Hipervínculo: Texto o combinaciones de texto y números

almacenados como texto y utilizados como una dirección de
Hipervínculo.

 Asistente para búsqueda: Crea un campo que permite

seleccionar un valor de otra tabla o de una lista valores.

Para el desarrollo de este punto poner el siguiente ejemplo :

Realizar una tabla con los campos Nombre , Edad, Carné de
Identidad, Casado y Sexo.
i. Propiedades de los campos.

Máscara de entrada.
Permite especificar el formato en el que los datos deben
introducirse.
Título.
Se usa como encabezado de la columna de cada campo en el modo
de ver Hoja de datos. Puede ser cualquier tipo de texto de hasta 255
caracteres.

Valor predeterminado.
Todos los campos excepto Autonumérico y Objeto OLE tienen esta
propiedad. Este valor aparecerá como valor por omisión de ese
campo en todos los registros. Ejemplo si la mayoría de nuestros
clientes viven en Sgto. de Cuba puede introducir Stgo de Cuba como
Valor predeterminado en el campo, por ejemplo, Población.

Regla de validación y Texto de validación.

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Permiten comprobar el dato introducido. Todos los campos excepto

Objetos OLE tienen esta propiedad.
Requerido.
Nos permite especificar si es obligatorio introducir un dato en este
campo. El usuario no podrá dejar el espacio en blanco cuando
introduzca los datos.

Permitir longitud cero.

Permite especificar la posibilidad de introducir cadenas de longitud
cero en el campo . para introducir una cadena de longitud cero
escribe “” (dos comillas , sin nada entre ambas).
Introduce una cadena de longitud cero con objeto de especificar que
no hay un dato para el campo y así distinguirlo de los campos en
blanco, que tendrán un valor desconocido ó que todavía no se han
introducido.

Indexado.
Permite crear un índice para acelerar el acceso a los datos . Esta
propiedad la tienen todos los campos excepto Memo, Si/No, Objeto
OlE.
Otro concepto que debe tener muy claro es el siguiente:
Campo identificador ó Campo clave principal.
Es un campo o una combinación de campos que identifican de
manera única a cada registro.

Nota: No es aconsejable usar como clave principal campos que

tengan un significado como Nombre, Apellidos etc. En su lugar
escogeríamos un campo que sea del tipo Autonumérico de manera
que los valores de este campo se introduzcan automáticamente, ya
que la clave principal da un valor diferente para cada registro de la
tabla. Ejemplo Número de estudiantes, número de empleados etc.
ii. Guardar una tabla.
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 Haga clic sobre el botón Guardar en la barra de herramientas.

Si está guardando una tabla por primer vez, escriba un nombre
y ubicación en el cuadro de diálogo Guardar Como y después
elija Aceptar.
iii. Vistas de las tablas.

El modo de ver Hoja de Datos: Permite añadir, ver, o modificar

datos.

El modo de ver Diseño: Permite crear o modificar el diseño de una

tabla.
desplegable. Seleccione este botón para visualizar una lista de todos
los campos de su tabla. Haciendo clic sobre uno de ellos, puede
acceder a él directamente.

iv. Adición y modificación de datos y registros a la tabla

Añadir Registros.

Microsoft Access guarda automáticamente el registro que se está

agregando o editando, en cuanto mueva el punto de inserción a un
registro diferente o cierre la hoja de datos en la que se está
trabajando.
Añadir Registros (botón) agrega una línea en blanco al final de su
hoja de datos para poner la información.
Para introducir los datos directamente en una tabla se realiza en
Vista hoja de datos:
Para escoger la Vista Hoja de Datos, seleccione Ver y Vista Hoja de
datos en la barra del menú ó mediante el botón de Alternar en la
barra de herramientas.
De esta manera, podrá introducir datos en los campos haciendo clic
y escribiendo datos directamente sobre ellos.

Fijación y control.
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Realizar un resumen de la clase.

¿Cuáles son las vistas con las que podemos trabajar al crear una
tabla?
¿Cómo se definen los campos en vista Diseño?
¿En qué vista se introducen los datos en una Tabla?

Clase 3 (2 h/c)
Temática: Manipulación de Bases de Datos (cont.).
3.1 Uso de consultas existentes.
3.2 Manipulación de datos en formularios.
3.3 Presentación de datos en informes.
3.4 Modificaciones en tablas y consultas existentes.

Motivación.
Preguntas problémicas motivacionales.
¿Qué es una consulta?
¿Cómo acceder a una consulta?
¿Qué es un Formulario?
¿Cómo manipular los datos en un formulario?
¿Qué es un Informe?

Orientación hacia los objetivos:

A estas interrogantes les daremos respuesta en la clase de hoy en la
que ustedes al finalizar serán capaces de ejecutar una consulta,
formulario, informe y tabla a través de una Base de Datos ya
existente, como ejemplo Neptuno.

Tratamiento de la nueva materia.

3.1 Uso de consultas existentes.

Se puede utilizar para este punto las consultas de la Base de Datos
ejemplo Neptuno.
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3.2 Manipulación de datos en formularios.

Se puede utilizar para este punto el Formulario Empleados de la
Base de Datos ejemplo Neptuno.
3.3 Presentación de datos en informes.
Se puede utilizar para este punto los Informes de la Base de Datos
ejemplo Neptuno.
3.4 Modificaciones en tablas y consultas existentes.
Para este punto modificaremos tablas y consultas de la Base de
Datos ejemplo Neptuno.

Fijación y control.
Realizar un resumen de la clase.
Cómo acceder a la Base de Datos Neptuno.
Cómo llegar a los objetos: Tabla, Consulta, Formulario e Informe a
través de la Base de Datos Neptuno.

Clase # 4
UNIDAD # 4: Microsoft Access.
Temática: Clase Práctica

Objetivo :

Aseguramiento del nivel de partida: Recordar brevemente los

contenidos de las clases anteriores.

Motivación.
Preguntas problémicas motivacionales.
¿Con qué objetivo se utiliza la aplicación Microsoft Access?
¿Por qué Access constituye un Editor de Bases de Datos?
¿Cómo llegar a una Base de Datos?
¿Cómo visualizar un objeto cualquiera desde la ventana Base de
Datos?
¿Cómo acceder a una consulta?
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¿Cómo manipular los datos en un formulario?

¿Qué es un Informe?

Orientación hacia los objetivos:

A estas preguntas le daremos respuesta en la clase de hoy a medida
que se vayan realizando los ejercicios.

Ejercicios:
Con la Base de Datos Neptuno:
a. Abrir la tabla Empleados:
 Añadir un registro.
 Eliminarlo.
b. Abrir la consulta
Evaluación.
Se evaluará a cada estudiante en el transcurso de la clase práctica
mediante los ejercicios, según sea su desenvolvimiento en el
desarrollo de la misma.