MATERIA:
DIAGNÓSTICO, MEDICIÓN Y MEJORAMIENTO DE LA PRODUCTIVIDAD.
UNIDAD 4:
APLICACIÓN
TRABAJO:
INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL- UTILIZACIÓN DE HERRAMIENTAS,
TÉCNICAS, MÉTODOS PARA MEDIR Y MEJORAR LA PRODUCTIVIDAD DE
UNA ORGANIZACIÓN DE CUALQUIER GIRO.
DOCENTE:
MTRA. MARTA GABRIELA LIMÓN OROZCO
ALUMNO:
JONATHAN RAMIREZ CRUZ
GRUPO: 801-B
FECHA:
03-05-2020
JONATHAN RAMIREZ
JONATHAN RAMIREZ CRUZ
COMPETENCIA ESPECIFICA
Conocer e implementar programas de mejoramiento de la productividad.
COMPETENCIA GENERICA
Capacidad de análisis y síntesis.
Capacidad de organizar y planificar.
Comunicación oral y escrita.
Toma de decisiones.
Capacidad crítica y autocrítica.
Trabajo en equipo.
Habilidad de investigación.
Habilidad para trabajar en forma autónoma.
Iniciativa y espíritu emprendedor.
Adaptación a nuevas situaciones.
Capacidad de aplicar los conocimientos en la práctica.
JONATHAN RAMIREZ CRUZ
UTILIZACIÓN DE HERRAMIENTAS, TÉCNICAS, MÉTODOS PARA MEDIR Y MEJORAR LA
PRODUCTIVIDAD DE UNA ORGANIZACIÓN DE CUALQUIER GIRO.
8 Herramientas para mejorar la productividad empresarial
Six Sigma. Metodología de mejora de procesos centrada en la reducción de la
variabilidad de los mismos, consiguiendo reducir o eliminar los defectos o fallos en
la entrega de un producto o servicio. El objetivo es conseguir 3,4 defectos por millón
de oportunidades. Es la evolución de métodos de calidad de finales de la segunda
guerra mundial, e introducido con fuerza por Motorola el año 1982
Lean Manufacturing. Filosofía de gestión basada en la reducción de los 7 tipos de
“despilfarros”: sobreproducción, tiempo de espera, transporte, exceso de
procesado, inventario, movimiento y defectos, en productos manufacturados.
8D. Método usado para hacer frente y resolver problemas de manera metódica y
disciplinada. Ideado y desarrollado por la compañía Ford Motor a partir del año
1986.
5S. Iniciado por Toyota los años 60, es una metodología que tiene como objetivo
conseguir un lugar de trabajo bien organizado, más ordenado y más limpio de forma
permanente para conseguir mayor productividad y un mejor entorno de trabajo.
TOC (Theory of Constraints). Ideada por el Dr. Eliyahu Goldratt el año 1984, es
una metodología, la esencia de la cual se basa en cinco puntos secuenciales: 1.
Identificar las restricciones del sistema; 2. Decidir cómo explotarlas; 3. Subordinarlo
todo a la decisión anterior; 4. Superar la restricción del sistema; 5. Si con los pasos
anteriores no se ha conseguido, volver al punto 1.
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Diagrama Ishikawa. Creado por Kaoru Ishikawa el año 1943, es un diagrama que
muestra las causas de diferentes actos. Muy útil en la definición del diseño de un
producto o en la prevención de defectos de calidad.
Poka Yoke. Introducido per Toyota los años 60, es un sistema a prueba de errores
para garantizar la calidad y la seguridad de cualquier usuario de maquinaria,
proceso o procedimiento.
KM (Gestión del Conocimiento). Conjunto de herramientas y metodologías que
permiten captar y extraer todo el conocimiento implícito (no escrito) de valor de
dentro de las organizaciones para transformarlo en activos de la compañía.
Las mejores herramientas para mejorar la productividad
Afortunadamente, la comunidad de pequeñas empresas ha notado un aumento
reciente en productividad y colaboración. ¿Por qué? Muchas herramientas en línea
más nuevas han facilitado que los equipos se comuniquen con claridad, prioricen
las tareas, deleguen responsabilidades y se responsabilicen entre sí (y entre sí).
1. EffiWork
EffiWork es una herramienta que te permite medir los niveles de productividad de
las personas y optimizar la gestión del tiempo. Con EffiWork podrás eliminar los
ladrones de tiempo, mejorar los hábitos de trabajo, optimizar los recursos y
aumentar la productividad. Permite la detección automática de aplicaciones (sin
invadir la privacidad del usuario), y la gestión de personas y equipos. Cuenta con
un mapa de productividad, informes detallados, etc.
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2. Connecteam
Esta herramienta es valiosa para las empresas con un gran número de trabajadores
remotos que pueden no disfrutar de los mismos privilegios en la oficina que otros
empleados. A través de su aplicación personalizada, los empleados remotos
pueden ver y crear listas de verificación de proyectos, cargar archivos, ver horarios
de trabajo, crear bibliotecas informativas e incluso capacitarse para nuevas
posiciones. La aplicación se puede crear en poco más de una hora. Sin embargo,
para los empleados que no están acostumbrados a las aplicaciones de la compañía,
puede haber una curva de aprendizaje.
3. WorkflowMax
Esta herramienta es perfecta para empresas y autónomos que ofrecen un servicio
y una factura en función del tiempo. Sin mucho esfuerzo, los empleados pueden
rastrear el tiempo empleado en varias tareas y seguir siendo responsables de su
trabajo. WorkflowMax permite a los usuarios crear presupuestos profesionales e
instantáneos para clientes potenciales, y luego facturarlos posteriormente con
formularios de aspecto igualmente profesional. Los usuarios pueden incluso crear
cronogramas para proyectos especiales y ver análisis de productividad dentro del
programa.
4. Pocket
No importa cómo de bueno seas evitando las postergaciones, seguramente
encontrarás artículos y videos interesantes en algún lugar de Internet mientras
trabajas. Pero espera, no hacer clic en él ahora no significa que nunca podrás verlo.
Pocket te permite guardar enlaces y artículos útiles para más adelante poder
acceder a ellos, que se instala mediante una extensión en tu navegador web. Ya
sea que sea el enlace al sitio web de un cliente, un PDF que necesita ser editado,
o una infografía que le gustaría compartir algún día en las redes sociales, puede
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ponerlo en su bolsillo. Puedes etiquetar tus enlaces y documentos para fines de
organización, para que nada se pierda.
5. Cyfe
Cyfe te permite organizar lo que de otra manera serían datos indescifrables. El
programa actúa como el tablero de datos de su negocio, donde se puede acceder
por completo a los visitantes del sitio, las métricas de Adwords, las clasificaciones
de palabras clave y el éxito de las redes sociales. Los widgets preconstruidos de
MailChimp, Shopify y muchos más te permiten personalizar tu panel para ver la
información que deseas ver. Con todos sus datos en un solo lugar, es fácil para todo
el equipo realizar un seguimiento del panorama general.
6. Trello
Algunas personas usan Trello para listas de compras, y algunas personas lo usan
para sus negocios de alto crecimiento. Algunas personas lo usan para ambos, es
así de intuitivo. Configura tableros, a los que se les pueden asignar tareas
diferentes. Esas tareas se mueven fácilmente, se etiquetan con los nombres de
otros usuarios para fines de delegación y se marcan una vez que se completan. Es
una lista de tareas ultra fluida, y es perfecta para aquellos que prefieren hacer un
seguimiento de las tareas de la manera más fácil.
7. 1Password
Genera una contraseña altamente compleja y guárdala con 1Password. Esta
pequeña herramienta te brinda tranquilidad y tiempo extra a la vez almacenando
sus contraseñas de forma segura y auto-ingresándolas en los sitios y programas
seleccionados. Con los equipos 1Password, los administradores pueden otorgar y
revocar el acceso a las bóvedas compartidas, así como ahorrar tiempo para resolver
estafas de phishing de la compañía. No importa el tamaño de tu negocio,
probablemente pueda beneficiarse de 1Password.
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8. Office 365
La mayoría de los productos anteriores son desarrollados y administrados por
empresas nuevas o pequeñas y medianas empresas. Por supuesto, Office 365 es
el producto de Microsoft: una de las compañías más grandes del planeta. Esto
significa que tiene una increíble variedad de potentes funciones relacionadas con la
gestión del correo electrónico, el intercambio de archivos y las reuniones en línea.
OneDrive proporciona una excelente solución de almacenamiento en la nube para
las empresas, mientras que Skype Empresarial hace que la comunicación en la web
sea muy sencilla. Comience poco a poco con el paquete Business Essentials de
Office 365, o vaya directamente a Premium para obtener más servicios, como el
paquete de aplicaciones de Microsoft Office y videoconferencias de alta definición.
Herramientas de control de tiempo para mejorar la productividad laboral
Harvest
Tienes un
cronómetro donde
podrás ver las horas
que estás
dedicando a cada
proyecto. Si tienes
proyectos de
clientes podrás
asignar los gastos de cada proyecto y esto te ayudará cuando tengas que realizar
la factura correspondiente.
Con Harvest también tienes un apartado de facturación donde puedes crear tus
facturas de una forma manual o asignando las horas que has invertido en el
proyecto más los gastos que te ha ocasionado.
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Mite
Mite es una herramienta muy sencilla de usar pero con un gran potencial, se centra
en solo una tarea. Puedes trabajar en equipo con estadísticas de cada miembro y
los reportes son súper prácticos y sencillos. También puedes exportar los datos a
CSV o Excel.
Toggl
Toggl también es de las mejores y un atractivo diseño, la puedes utilizar en todos
los dispositivos y sistemas operativos como la anterior.
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Técnicas para mejorar la productividad laboral
Vamos a utilizar un esquema parecido al que Stephen Covey tiene en su libro las
«7 hábitos de la gente altamente efectiva» que te lo recomiendo especialmente y
algún invitado al podcast Emprendedores Digitales también nos lo ha aconsejado
en alguna ocasión.
Lo urgente e importante en la productividad
Urgente/importante:
Estamos en este cuadrante es que esto hay que hacerlo ya y es algo prioritario, por
ejemplo: entregar un trabajo a un cliente fuera de plazo, ir al médico porque te
encuentras muy mal etc… Tenemos que hacerlo porque no queda más remedio.
Ahora, si planificamos bien, en esta zona no deberíamos tener casi nada a no ser
algo accidental o por haberlo pospuesto. En el caso de entregar un trabajo a un
cliente si tenemos una buena planificación no debería de estar en esta zona y tener
que correr a última hora.
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Urgente/no importante:
Normalmente perdemos mucho tiempo en esta zona, está es la que nos roba más
tiempo. ¿Qué es lo que sucede? Que si estamos haciendo un trabajo e
interrumpimos por llamadas, pedidos, contestar correos continuamente, lo mismo
con las redes sociales etc… la tarea no se acaba nunca de realizar.
Esta zona es la que te quita todo el tiempo para acabar tareas importantes/no
urgentes.
No urgente/importante:
Tener trabajos de clientes sin planificar con tiempo para poder realizar, hacer
ejercicio físico, ir al médico a empastarnos una muela, formarnos con cursos para
mejorar profesionalmente, relacionarnos más con nuestros seres queridos y amigos
etc…
A esta zona no le hacemos caso porque la vemos lejana, y no nos hemos marcado
unos plazos en el calendario, vendría a ser…si eso yo ya…. Lo que suele ocurrir es
que se acaba convirtiendo en urgente/importante por no haber planificado bien el
trabajo o las responsabilidades que tenemos en nuestra vida.
No urgente/no importante:
Distracciones varias, perder tiempo en las redes sociales personales, cambiar el
modelo de coche, cambiar de despacho, etc… A no ser que por ejemplo el coche
sea una herramienta de trabajo y no funcione entonces estaría en el otro cuadrante,
sería algo importante/no urgente.
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o Métodos para mejorar la productividad
Optimizar la organización interna: Muchas empresas, sobre todo las pequeñas,
no tienen fijadas unas rutinas de trabajo y no se conoce exactamente cuál es la
función de cada uno de los integrantes, por lo que a menudo se pierde tiempo
orientándose en las tareas y haciendo trabajo duplicado. Una vez tengáis una
organización clara, en la que cada trabajador conozca en que consiste su actividad,
la mejora de la productividad vendrá de manera automática.
Optimizar tanto la comunicación interna como externa: De esta manera, la
comunicación entre empleados será mas fructífera y permitirá que todos estén más
coordinados. De esta manera se apoyan unos en otros y aumentan su eficiencia y
por tanto su productividad.
Motiva a tus empleados: Un trabajador motivado es un trabajador productivo y
eficiente. Una parte muy importante en este proceso es saber escuchar a tus
empleados, escuchar sus ideas y propuestas y tenerlas en cuenta, así se sentirán
parte de la empresa. Ofrecer incentivos también es un buen método de tener a tu
plantilla motivada.
Renovarse: Estar siempre a la última tanto en la forma de trabajar, en los procesos
productivos empleados, en los materiales utilizados… todo esto hará mejorar la
productividad bastante. Algunos procesos como el fax virtual te harán ser más
eficiente en tus comunicaciones y además reducir costes, más por menos. Este es
sólo uno de los ejemplos de que la tecnología puede ayudarnos a mejorar, tanto en
eficiencia como en productividad.
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Algunos de los métodos aquí mencionados se pueden implementar en cualquier
empresa, sólo hay que ser constantes y no parar hasta conseguir nuestras metas.
Una de las cosas más importantes es marcarse unas metas que sean cuantificables
y alcanzables. Si nos marcamos unas metas que se escapen de nuestro alcance,
nos costará mucho llegar a ellas y lo mas seguro es que abandonemos por el
camino. Ve escalón a escalón y podrás comprobar como la productividad de tu
negocio va aumentando con cada paso.
o GTD: la clave de la productividad
¿Qué es GTD?
GTD son las siglas de las palabras inglesas “Get Things Done”, título del libro con
el que David Allen ha difundido internacionalmente su método de organización
personal. En España se ha publicado con el título “Organízate con eficacia”.
Es un método que permite recopilar todas nuestras tareas, proyectos y objetivos y
gestionarlos de forma que podamos hacerlas todas en su momento exacto sin
agobios. Este sistema de organización y gestión se ha convertido en un paradigma
de la productividad personal.
Conseguir un enfoque positivo y sencillo de la vida, que nos haga más productivos
y sin estrés, relacionando cada una de las tareas que hacemos con nuestras metas
vitales, es el objetivo de GTD.
¿En qué consiste GTD?
Es complicado explicarlo en pocas líneas. GTD es un método destinado a descargar
de tu mente todas aquellas tareas, citas, proyectos, cosas, que ocupan y preocupan
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a nuestra persona de forma innecesaria, ubicándolos en un sistema que se debe
revisar periódicamente para generar la confianza suficiente y evitar que todos estos
detalles vuelvan a ocupar nuestra mente.
Los principios del método GTD son:
Recopilar
Procesar
Organizar
Revisar
Hacer
Bibliografía
FBG, «FeedBackGround,» 15 Julio 2011. [En línea]. Available:
https://feedbackground.com/es/8-herramientas-para-mejorar-la-productividad-
empresarial/. [Último acceso: 01 Abril 2020].
«El blog de WorkMeter,» 17 Septiembre 2018. [En línea]. Available:
https://es.workmeter.com/blog/las-mejores-herramientas-para-mejorar-la-
productividad. [Último acceso: 01 Abril 2020].
https://www.faxvirtual.com/blog/metodos-para-mejorar-la-productividad-de-tu-
negocio/
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