El control en el proceso administrativo es la etapa clave que permite a las organizaciones poder
mejorar y rectificar, sobre aquellos posibles errores que se hayan podido generar en las distintas
fases de trabajo. En este artículo, analizamos con más detalle los aspectos en los que se basa el
control del proceso administrativo, y cómo es posible mejorarlo.
Sin la etapa de control dentro de las funciones administrativas de una empresa, a pesar de que
una empresa realice la definición de sus objetivos medibles y cuantificables, no sería posible
realizar pequeñas mejoras que guíen y condicionen el éxito de la organización.
¿En qué consiste el control del proceso administrativo?
Entendemos por proceso administrativo al conjunto de fases a través de las cuales una
organización o empresa utiliza los recursos para los que dispone. Recordemos que el
control corresponde a la última de las etapas de las que dispone el proceso administrativo,
después de la planificación, la dirección y la organización.
Durante la etapa de control se persigue evaluar si los objetivos y las medidas adquiridas
durante la fase de administración han sido las adecuadas, o si por el contrario, es
necesario incorporar ciertos cambios que permitan acercar más sobre los resultados a
obtener.
Las funciones del control en el proceso administrativo se pueden definir en relación a los
siguientes puntos:
Automatización de la regulación. Hay que tener en cuenta que en ocasiones,
puede ser necesario detectar cualquier irregularidad o actividad errónea, por parte de
los equipos de trabajo subordinados. Ejercer un mínimo de control sobre estas
acciones ayudará a poder revertir el problema a una situación estratégica.
Objetivo administrativo. Como explicábamos en el punto anterior, el control
consiste también en la última fase del proceso administrativo.
Capacidad restrictiva. El control permite actuar como un agente coercitivo sobre
la conducta no deseada entre miembros del equipo. De este modo, permite delimitar
sus funciones y prohibir el libertinaje sin control.
Fases del control
Para poder implementar correctamente los procedimientos de control sobre la
administración de la empresa, es necesario definir con anterioridad las fases en las que es
posible englobar las etapas de trabajo.
Definición de criterios de evaluación. Los estándares son aquellos parámetros que
permiten comparar y realizar valoraciones entre los aspectos reales que acompañan al
negocio, y los objetivos empresariales fijados sobre los que se realiza la comparación.
Dentro de esta línea, habría que diferenciar entre los estándares de calidad, costes,
cantidad y tiempo, que sirven para identificar los atributos más importantes que se
involucran en los procesos de administración del negocio.
Medición del desempeño. Esta es la segunda fase tras la definición de los criterios de
evaluación. En este punto, la empresa pretende evaluar y medir los procesos que se están
realizando para poder obtener información de los sistemas internos de trabajo.
Comparación de los valores y mediciones. Una vez que se ha realizado la valoración
anterior, es necesario pasar a verificar si existe algún tipo de desvío entre el estándar que
había sido propuesto en la primera fase y los resultados obtenidos.
Tipos de control
Una vez que tenemos claro cuáles son las fases del control en el proceso administrativo,
llega el momento de pasar a establecer los tipos existentes.
Control previo. Hace referencia a aquellas actividades dirigidas a valorar y
controlar las operaciones antes de que el proceso como tal comience. Dentro de este
grupo se encuentran las reglas, procedimientos, etc. que se encuentran planificados
para ser ejecutados en la fase siguiente.
Control de vigilancia. Esta etapa tiene lugar dentro de la propia fase de
operaciones, y permite que todas las actividades sigan el curso propuesto en la etapa
de control previo.
Control sobre resultados. Por último, no hay que olvidar la importancia de realizar
un análisis valorativo sobre los resultados obtenidos para detectar desviaciones
sobre el estándar definido con anterioridad.
Como vemos el control es fundamental dentro del proceso administrativo ya que nos
permite conocer el grado de satisfacción del proceso administrativo y encontrar mejoras.
Esto es imprescindible porque cuando acaba la etapa de control empieza de nuevo el ciclo
del proceso administrativo, y no deberíamos empezar si existen posibilidades de mejorarlo,
algo que no podemos valorar si no controlamos y evaluamos los resultados.
Control Preliminar
Son las revisiones previas que se realizan al proceso productivo, antes de su ejecución.
Comprende un análisis exhaustivo y pormenorizado del plan de trabajo inicial, de los
recursos a ser utilizados y de las cantidades, tipos y calidad de los insumos.
Establece que las políticas, normas, reglas, mecanismos de acción y procedimientos
utilizados sean los definidos y convenidos para el proceso productivo. Para entender mejor
el concepto en una empresa que produce zapatos debe verificar con antelación la
procedencia, calidad y cantidad del cuero utilizado en su elaboración.
Control Concurrente
Comprende todas las actividades de supervisión que se realizan una vez que inicia el
proceso productivo. En forma sistemática se validan cada una de las fases del proceso y el
valor añadido al mismo.
En la actualidad existen mecanismos de control estandarizados de máquinas que evalúan el
trabajo del operador de turno y arrojan reportes de fallas en tiempo real, para su corrección
inmediata. Por ejemplo, en el proceso de etiquetado del producto, verificar la calidad de
adhesión de la etiqueta al bien o producto elaborado.
Control de Retroalimentación
Son los controles posteriores que se realizan a toda la cadena del proceso productivo, para
establecer las desviaciones presentadas del producto final con respecto al estandarizado.
Seguidamente, comprenden las auditorías de procesos y los informes estadísticos de índices
de variaciones. Se aplican al finalizar el plan de trabajo y recae sobre las salidas de los
bienes elaborados.
El concepto anteriormente explicado se puede comprender a través del siguiente caso: al
aplicar una auditoría sobre la vida útil de un bombillo que no cumple con los estándares de
calidad, se prepara un informe sobre la durabilidad y resistencia de los filamentos, y esto
permitirá a la empresa tener un criterio de selección que cumpla con los fijados en las
normas y procedimientos para su fabricación.
Definición. "La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse,
estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo,
y la determinación de tiempos y números necesarios para su realización". A. Reyes Ponce.
"Determinación del conjunto de objetivos por obtenerse en el futuro y el de los pasos necesarios
para alcanzarlos a través de técnicas y procedimientos definidos" Ernest Dale.
"Planeación es la selección y relación de hechos, así como la formulación y uso de suposiciones
respecto al futuro en la visualización y formulación de las actividades propuestas que se cree sean
necesarias para alcanzar los resultados esperados" George R. Terry.
"La planeación es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se define un
problema, se analizan las experiencias pasadas y se embozan planes y programas" J. A. Fernández
Arenas.
"La planeación consiste en determinar los objetivos y formular políticas, procedimientos y
métodos para lograrlos" L. J. Kazmier.
"Sistema que comienza con los objetivos, desarrolla políticas, planes, procedimientos, y cuenta
con un método de retroalimentación de información para adaptarse a cualquier cambio en las
circunstancias" Burt K. Scanlan.
"Método por el cual el administrador ve hacia el futuro y descubre los alternativos cursos de
acción, a partir de los cuales establece los objetivos" Joseph L. Massie.
"Planear es el proceso para decidir las acciones que deben realizarse en el futuro, generalmente el
proceso de planeación consiste en considerar las diferentes alternativas en el curso de las acciones
y decidir cual de ellas es la mejor" Robert N. Anthony.
2. "Organización es la estructura de las relaciones que deben existir entre las funciones,
niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el
fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados" Agustín
Reyes Ponce.
3. "Organización es la coordinación de las actividades de todos los individuos que
integran una empresa con el propósito de obtener el máximo de aprovechamiento posible
de elementos materiales, técnicos y humanos, en la realización de los fines que la propia
empresa persigue" Isaac Guzmán V.
4. "Organizar es agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos,
asignar a cada grupo un administrador con autoridad necesaria para supervisarlo y
coordinar tanto en sentido horizontal como vertical toda la estructura de la empresa"
Koontz & ODonnell.
5. “La estructura y asociación por lo cual un grupo cooperativo de seres humanos,
asigna las tareas entre los miembros, identifica las relaciones e integra sus actividades hacia
objetivos comunes” Joseph L. Massie.
MOONEY (1947) “… el término “organización” se refiere a algo más que a la estructura del edificio.
Se refiere a todo el cuerpo, con todas sus funciones correlativas. Se refiere a todo el cuerpo, con
todas sus funciones correlativas. Se refiere a las funciones que van apareciendo en acción; al pulso
y a los latidos mismos del corazón; a la circulación y a la respiración; al movimiento vital, por así
decirlo, de la unidad organizada. Se refiere a la coordinación de todos estos factores en cuanto
colaboran para el fin común”.
Según Samuel Certo: Proceso mediante el cual todos los gerentes buscan influir sobre
los subordinados para lograr las metas de la empresa a través de la comunicación.
d. Según Frederick Taylor: La dirección es el mejor medio para lograr que ambas
partes (Empresario y Empleado) pongan en acción todas sus facultades y que después se
haga una equitativa distribución de los beneficios obtenidos por el esfuerzo común
Según Herry Fayol “Objetivo puede ser”Dirección Conduce a la organización funcional. Su objetivo
es alcanzar el máximorendimiento de todos los empleados en el interés de los aspectos
globales.Encauza todos los esfuerzos de los subordinados hacia el objetivo común.Subordina los
intereses del grupo a los intereses de la empresa.El jefe encargado de una dirección:•Conocer a
fondo su personal•Eliminar a los encapaces•Estar bien informado en cuanto a los acuerdos que
obligan al negocio y a losempleados•Dar un buen ejemplo.•Conducir inspecciones periódicas del
cuerpo social ayudándose con cuadrossinópticos
BURT K.SCANLAN: El control tiene como objetivo cerciorarse de que
los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos
Robert Eckles, Ronald Carmihael y Bernard Sarchet: Es
la regulación de las actividades. de conformidad con el
plan creado para alcanzar ciertos objetivos.
George R Terry. el proceso para determinar lo que
está llevando a cabo, valorizándolo y, si es
necesario aplicando medidas correctivas, de
manera que la ejecución de desarrolle de acuerdo
con lo planeado.
Henry Fayol. Consiste en verificar si todo ocurre
de conformidad con el plan adoptado, con las
instrucciones emitidas y con los principios
establecidos. Tiene como fin señalar las
debilidades y errores a fin de rectificarlas e
impedir que se produzcan nuevamente.
Harold Koontz y Cyril O Donnell. Implica la
medición de lo logrado en relación con el estándar
y la corrección de las desviaciones, para asegurar
la obtención de los objetivos, de acuerdo con el
plan.
Robert B Buchele. El proceso de medir los
actuales resultados en relación con los planes,
diagnosticando la razón de las desviaciones y
tomando las medidas correctivas necesarias.
Robert C, Appleby. La medición y corrección de las realizaciones
de los subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos
como los planes para alcanzarlos se cumplan eficaz y
económicamente.
¿Qué es la previsión?"El análisis de la información relevante del
presente y del pasado, ponderando probables desarrollos
futuros de tal manera que puedan determinarse los cursos de
acción (planes) que posibiliten a la organización para el logro de
objetivos" (Sisck y Sverdlik).
"Es el elemento de la administración en el que con base en las
condiciones futuras en que una empresa habrá de encontrarse,
reveladas por una investigación técnica, se determinan los
principales cursos de acción que nos permitirán realizar los
objetivos de la empresa" (Agustín Reyes Ponce)
."Es calcular el porvenir y prepararlo. Hacer articular los
programas de acción" (Henri Fayol).
La palabra previsión (de prever: ver anticipadamente) implica la idea de cierta anticipación de
acontecimientos y situaciones futuras que la mente humana es capaz de realizar y sin la cual sería
imposible hacer planes; por ello. La previsión es básica para la planeación. Raul cortez
Munch Galindo y García Martínez: Es la etapa del proceso administrativo en donde se
diagnosticará tomando como base datos relevantes tanto del pasado como del presente a fin de
obtener los contextos en que se desarrollará la empresa tales como, económicos, políticos,
sociales, etc., esto a mediano o largo plazo.
Agustín Reyes Ponce: La palabra previsión (de pre-ver: ver anticipadamente), implica la idea de
cierta anticipación de acontecimientos y situaciones futuras, que .la mente humana es capaz de
realizar y sin la cual sería imposible hacer planes^ Por ello la previsión es base necesaria para la
planeación.
