ESPECIALIZACIÓN EN ALTA GERENCIA
MÓDULO
PREVENCIÓN Y GESTIÓN DEL RIESGO
EJE 3
PONGAMOS EN PRÁCTICA
TALLER
HERRAMIENTAS DE IDENTIFICACIÓN, CUESTIONARIO DE
IDENTIFICACIÓN Y ANÁLISIS DE RIESGOS Y DIAGRAMA DE FLUJO DE
PROCESO EN GESTIÓN DEL RIESGO FRENTE A AMENAZAS DE
FRAUDE EN CONTRATACIÓN DE ADQUISICIÓN DE BIENES.
PRESENTADO A
JAVIER CASTAÑEDA TORRES
PRESENTADO POR
MARIANA ZAMORA CRUZ
LILIANA NEGRETE ESPITIA
MARÍA CLEMENCIA GUTIÉRREZ R
LAURA MILENA SOTO LONDOÑO
YUDY ALEJANDRA OCAMPO VALENCIA
AGOSTO 10 DE 2020
ÍNDICE DE CONTENIDO
Introducción …….……………………………………………………..…………. Pág. 3
Presentación Empresa Envía Colvanes S.A.S ……………………….…….. Pág. 4
Misión ...…..……………………………...……………………………………….... Pág.4
Visión ...…..………………………………………….……………..……….……... Pág.4
Objetivos Corporativos ……………………………………………………..…... Pág.4
Portafolio de Servicios …………………………………………………..…... Pág.5, 6
Contexto externo ………………………….……………………………………… Pág.7
Contexto interno………………………………………………………….…….... Pág. 8
Análisis de riesgos del proceso contractual …………………..………..... Pág. 11
Tratamiento de riesgos del proceso contractual ……………..……..…... Pág. 11
Conclusiones …..……………………………………………………..………... Pág. 12
Referencias ……..…………………………………………………....…………. Pág. 12
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1 Contexto estratégico o externo ………………………………...Pág. 6 y 7
Tabla 2 Contexto organizacional o interno ………………………..………....Pag.8
Tabla 3 Oportunidades y Amenazas ……………………………………...…..Pag. 8
Cuestionario de identificación y análisis de riesgos…………...……….... Pág. 9
Diagrama de flujo de proceso contractual…….………….…….……..…... Pág. 10
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INTRODUCCIÓN
La aplicación de herramientas y técnicas adecuadas durante la organización,
planeación, ejecución y control de los procesos de un proyecto juegan un
papel determinante a la hora lograr la calidad en el desarrollo y producto final;
es por esto que la administración del riesgo requiere de un análisis inicial
relacionado con el estado actual de la estructura de riesgos y su gestión en la
empresa. .
.
En la gestión de riesgos que se aplica en la actualidad a las organizaciones
se viene trabajando desde la utilización de herramientas que nos ayuden a
conocer mucho más objetivamente nuestra compañía para tomar decisiones
más acordes a las necesidades de la actualidad, ahora siempre teniendo en
cuenta el contexto y el mercado en el cual se encuentra nuestra empresa.
En el presente taller veremos de una forma práctica la utilización de
herramientas para la identificación y análisis de riesgos, cuyo proceso que en
las organizaciones suele ser crítico, el proceso de compra de bienes, a raíz
del conocimiento a fondo del contexto interno y externo del proceso de
compras para el cual se propondrá una tratamiento del riesgo de acuerdo a
los encontrados en dicho proceso, para asegurar la viabilidad del procesos y
disminuir el riesgo al que se enfrenta la compañía.
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ENVÍA COLVANES S.A.S
Objeto Social: La sociedad tiene como objeto principal: La explotación de la
industria transportadora en el servicio público de carga, de pasajeros de transporte
masivo de pasajeros en todas sus modalidades y especialidades. Estos servicios
se podrán prestar en el exterior o en el país y en este último caso se hará de
acuerdo con la licencia otorgada para el efecto por la autoridad nacional
competente.
La prestación de servicios postales y de mensajería expresa nacional e
internacional. El recaudo de dinero para la prestación y pago de toda clase de
bienes y servicios.
La explotación de actividad publicitaria, haciendo y recibiendo cesiones de
derecho y espacios para la exhibición de mensajes publicitarios en diversos sitios.
La realización de actividades típicas de un operador logístico. Participar en
licitaciones o concursos públicos o privados, invitaciones a contratar y en general
cualquier clase de convocatoria para la celebración de cualquier tipo de contratos
a nivel nacional e internacional.
Adquirir y enajenar bienes muebles o inmuebles y tomarlos o darlos en
administración y arriendo. En general ejecutar, desarrollar y llevar a término todos
aquellos actos civiles o comerciales relacionados directa o indirectamente con los
que constituyen el objeto social, de manera que este se realice conforme a los
presentes estatutos.
Misión: Satisfacemos las necesidades y expectativas de nuestros clientes, con
soluciones logísticas innovadoras, contribuyendo a la transformación del país.
(Envia Colvanes S.A.S, 2020)
Visión: Como líderes en el servicio, en el 2021 seremos la mejor empresa del país
en soluciones logísticas, de forma innovadora. (Envia Colvanes S.A.S, 2020)
Objetivos Corporativos:
● Aumentar nuestra participación en el mercado de manera rentable.
● Aumentar el posicionamiento de nuestra marca.
● Incrementar la satisfacción de nuestros clientes.
● Optimizar los recursos operativos.
● Cumplimiento de la promesa de servicio.
● Asegurar la excelencia operacional.
● Asegurar la excelencia en la gestión al cliente.
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● Asegurar la efectividad SGI.
● Cultura de servicio.
● Cumplimos con nuestros compromisos a tiempo.
● Desarrollamos alternativas creativas e innovadoras que generen valor a los
clientes.
● Actuamos con rectitud y respeto.
● Trabajamos en equipo para lograr metas extraordinarias.
● Asumimos la responsabilidad de nuestras acciones.
● Respondemos con actitud de servicio a nuestros clientes. (Envia Colvanes
S.A.S, 2020)
Portafolio de servicios
Envía documentos: servicio de radicación de facturas o entrega de documentos
menor a 1 kilogramo que requiere la devolución de la copia firmada y sellada por
parte del destinatario.
Envía paquetes: paquetes de 0 hasta 8 kilogramos por unidad de empaque a
nivel urbano, regional y nacional.
Envía mercancías: Servicio especializado para el envío de mercancía vía
terrestre (cajas o unidades de empaque), desde 9 hasta 200 kilogramos por
unidad de empaque.
Cadena de Frío: Servicio especializado para el envío de mercancías desde 1
hasta 50 kilogramos por unidad que requieren una temperatura controlada por
medio de gel refrigerante. El Cliente debe entregar en neveras con refrigeración
interna. Este Servicio es ideal para transportar productos biológicos como vacunas
o similares enviados por los laboratorios farmacéuticos.
Mercancía Aérea: Servicio especializado para el envío de mercancías vía aérea
(cajas o unidades de empaque) desde 9 hasta 50 kilogramos por unidad.
Semimasivo: Envío especializado de Mercancías por volumen desde 800 hasta
4.000 kilogramos por Guía, brindando tarifas más competitivas. Se requiere
cotización previa.
Envía empresarial: Con estas unidades logísticas brindamos soluciones
integrales al interior de las empresas para cubrir las necesidades de recepción,
aislamiento, transporte y distribución interna y externa de todos los envíos.
Envía internacional: Servicio especializado de Mensajería Internacional para
envíos de hasta 300 kilogramos a más de 200 países.
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Envía promociones: Servicio especializado en la logística para campañas
promocionales, dirigido a empresas con actividades BTL, activaciones de marca
y/o promociones, que requieren cobertura a nivel nacional, para recepción de
sobres, distribución de premios y/o respuesta pagada.
Envía logística e-commerce: Servicio especializado en brindar soluciones
logísticas a Clientes que comercializan sus productos de manera online. (Envia
Colvanes S.A.S, 2020)
Contexto externo – Área de contratación de adquisición de bienes
Los vehículos de carga pesada están bajando de precio en el mercado para
adquirir nuevos y aumentar la flota vehicular, pero el proceso de compra con los
concesionarios sigue siendo lento y el proceso de importación cuando se compran
grandes cantidades de vehículos es lenta por la poca disponibilidad de estos y los
altos aranceles además del proceso lento de aduanas.
Los beneficios de impuestos para adquisición de vehículos de bajas emisiones ha
sido desaprovechado por la empresa , pues no adquieren este tipo de vehículos y
siguen comprando vehículos de combustión.
Contexto Estratégico o Externo ENVÍA COLVANES S.A.S.
Factores del entorno político, cultural, ENVÍA COLVANES S.A.S., es una
jurídico, financiero, de la competencia, en empresa colombiana, la normatividad que
el ámbito local nacional o internacional la cobija es la colombiana, con la
capacidad de realizar envíos a nivel
nacional e internacional, lo que indica que
debe cumplir la legislación tanto de
Colombia como la del país a donde realice
envíos y en la que se tenga sede. Más de
200 países.
Factores con impacto en sus objetivos Nuevas tecnologías
Implementación de legislación ambiental
como prioridad
Implementación de políticas de
internacionalización
Aranceles
Stakeholders Proveedores de vehículos tipo VAN
Tercerización de procesos netamente
operativos para concentrarse
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específicamente en el Objeto Social
Cumplimiento de tiempos con empleados
propios o en misión
Tabla 1 Contexto estratégico o externo
Fuente: Propia
Contexto interno – Área de contratación de adquisición de bienes
Departamento encargado sólo para las compras de bienes para la empresa, el
proceso más crítico es la compra de vehículos nuevos:
Los vehículos tipo VAN camion NPR son comprados en el país al mismo
concesionario de vehículos pesados ubicado en la ciudad de Bogotá, Envia tiene
22 regionales en el país, sin embargo, su proceso de compra se encuentra
centralizado en Bogotá D.C., sin importar cual regional que va a realizar el proceso
de compra, todo el proceso está canalizado por Bogotá, ya que es su sede
principal, esta centralización del proceso de compras ralentiza el mismo por
burocracia, ya que primero debe autorizar la compra el Gerente Regional,
posteriormente el jefe de operaciones de Bogotá, luego el Gerente General quien
se encuentra en la sede principal Bogotá y por último el dueño de la empresa,
quien da el visto bueno para la compra.
Este proceso inicia con la revisión de modelos de vehículos, tipo de vehículo,
como política institucional se busca que sea bajo en emisiones, si son VAN deben
ser vehículos a gasolina y si se trata de NPR deben ser a Diesel, con posterioridad
de la revisión de características, modelos y propiedades se pasa al proceso de
facturación y el desembolso que es entre 60 y 90 dias, por politicas internas y
acuerdos con los proveedores.
Luego del desembolso entregan los vehículos en Bogotá en 10 días
aproximadamente, y de ahí se envían a la regional destinó, para su entrega, los
vehículos llegan sin equipos de atención a emergencias y no se tienen tiempos
definidos para entrega, una vez los vehículos llegan a la regional destino se
solicita la compra en la misma regional de botiquines, kit de derrame y extintor,
compra que se tarda una semana aproximadamente, luego de tener el vehículo
dotado con lo anterior ya puede ser utilizado en la regional para la entrega de
mercancía.
Tractomulas marca Kenworth son compradas e importadas con descuentos
especiales por hacer compras de cantidades significativas, la compra de estos
vehículos tiene un proceso de importación extenso tarda entre 2 a 4 meses el
proceso de aduanas es largo y costoso.
Contexto Organizacional o Interno ENVÍA COLVANES S.A.S.
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Capacidad de la organización en términos Envía Colvanes S.A.S. cuenta con
de recursos y conocimientos vehículos y transportadores suficientes
para operar en sus sedes a nivel nacional
Flujos de información y procesos y toma Implementación y publicación del Código
de decisiones del Buen Gobierno, a pesar de tener sedes
en todo el territorio nacional se cuenta con
un estilo de dirección democrativo y
participativo.
Stakeholders Junta Directiva
Asamblea de Socios
Clientes
Operativos
Personal administrativo
Tabla 2 Contexto organizacional o interno
Fuente: Propia
ENVÍA COLVANES S.A.S.
Oportunidades Amenazas
Mercado creciente Nuevos competidores
Nuevas tecnologías en vehículos Cambio de normatividad nacional e
Vehiculos con baja emisión de gases internacional
Precios competitivos Incumplimiento en fechas de entregas
Nuevas oportunidades de negocio de vehículos nuevos
Tabla 3 Oportunidades y Amenazas
Fuente: Propia
Cuestionario de identificación y análisis de riesgos
PROCESO DE CONTRATACIÓN
No Preguntas Si No No Necesita
sabe Información
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Etapa Precontractual
1 ¿La modalidad de contratación es
adecuada para el bien o servicio?
2 ¿Se tiene definido en los requisitos el
tiempo de entrega para el proceso de
contratación?
3 ¿Se cuenta con representación de los
proponentes en las principales
ciudades del país?
4 ¿Los requisitos que se habilitan son
los apropiados para el Proceso de
Contratación de vehículos de carga?
5 ¿Es posible encontrar proponentes
que cumplan los requisitos y el sector
económico para el proceso de
contratación de vehículos de carga?
6 ¿El valor del contrato corresponde a
los precios del mercado?
7 ¿El Proceso de Contratación cuenta
con las condiciones que garanticen la
transparencia, equidad y competencia
entre los proponentes?
8 ¿El estudio de mercado permite
identificar los aspectos de oferta y
demanda del mercado de vehículos
de carga?
9 ¿El diseño del Proceso de
9
Contratación permite satisfacer las
necesidades de la Empresa, cumplir
su misión y si es coherente con el
cumplimiento de sus objetivos y
metas?
10 ¿La descripción del bien o servicio
que se requiere es clara para los
proponentes?
11 ¿Existe riesgo de colusión para limitar
la libre competencia?
12 ¿Se puede presentar que se
presenten ofertas artificialmente
bajas?
Etapa Contractual
1 ¿Se tiene un cronograma previsto
para la celebración del contrato?
2 ¿Puede existir riesgo de que no se
firme el contrato?
3 ¿Existe un riesgo de que no se
presenten las garantías requeridas en
los Documentos del Proceso de
Contratación de vehículos o que su
entrega se retrase?
4 ¿Se puede incumplir en la publicación
o el registro presupuestal del
contrato?
5 ¿Puede presentarse riesgos asociado
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a los reclamos de terceros sobre la
selección del oferente que retrasen el
perfeccionamiento del contrato?
Etapa Pos contractual
1 ¿Existen garantías de calidad,
estabilidad y mantenimiento?
2 ¿Se puede ver afectado el equilibrio
financiero por parte de los asociados
a la terminación del contrato?
3 ¿Se puede presentar que los
vehículos sean entregados con las
especificaciones incorrectas?
4 ¿Se percibe correcto cumplimiento
del contrato?
5 ¿Los vehículos entregados cumplen
con las especificaciones de emisión
adecuadas?
6 ¿Los pagos son puntuales por parte
de Envía (60 a 90 días)?
7 ¿El tiempo de entrega es adecuado
para iniciar el cumplimiento del
contrato (10 días)?
Tabla 4 Cuestionario de Identificación de Riesgos
Fuente: Propia
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DIAGRAMA DE FLUJO
OBJETO: Para la adquisición de bienes muebles “22 vehículos tipo van para carga
mensajería acuerdo a ficha técnica” para las regionales de Envía Colvanes S.A.S.
FICHA TÉCNICA DE LOS VEHÍCULOS
Motores
· V6 de 3.7 litros, 275 HP y 260 lb-pie
· EcoBoost V6 de 3.5 litros, 310 HP y 400 lb-pie
· 5 en línea diesel de 3.2 litros, 185 HP y 350 lb-pie
Transmisión
· Automática de 6 velocidades
· Suspensión delantera
· Independiente MacPherson
· Suspensión Trasera
· Eje rígido con muelles parabólicos
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DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO DE CONTRATACIÓN
ETAPA PRECONTRACTUAL
1. Plan de Necesidades
2. Análisis de los riesgos y su distribución
3. Verificación de los requisitos
9. Adjudicación del contratista
ETAPA CONTRACTUAL
1. Elaboración del contrato
2. Recepción de los bienes
4. Recibo a satisfacción de los bienes por parte DE LA ENTIDAD.
5. Facturación por parte de contratista
6. Pago del contrato.
ETAPA POSCONTRACTUAL
1. Liquidación del contrato
2. Archivo del contrato
ETAPA PRECONTRACTUAL
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Diagrama etapa precontractual 1 : Fuente propia
ETAPA CONTRACTUAL
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Diagrama etapa contractual 2 Fuente propia
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ETAPA POSCONTRACTUAL
Diagrama etapa pos contractual 3 Fuente propia
ANÁLISIS DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO
Para implantar una adecuada política de integridad resulta necesario llevar a cabo
una política de gestión de riesgos en la contratación, mediante un análisis,
identificación y adopción de medidas preventivas. En las etapas de la contratación
estatal es importante identificar los riesgos a los cuales cada una de ellas está
expuesta. Aquí algunos de ellos que se pueden presentar en el área administrativa
y financiera de la empresa .
Identificación del riesgo en contratación
Elaboración de estudios previos y pliegos de condiciones en donde las
especificaciones técnicas, económicas o jurídicas pretendan direccionar la
adjudicación del contrato a un oferente en particular.
Evaluación de las ofertas de manera no objetiva y profesional por parte de algún
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comité en beneficio de algún oferente
Aval por parte del supervisor del contrato del bien , sin que este cumpla con las
especificaciones técnicas que indica el contrato .
Recibir y evaluar documentos del oferente que contienen información errada o de
dudosa procedencia a pesar que la entidad conoce la situación del oferente.
Suministrar información que pueda dar ventaja(s) a un oferente en particular
(darle a conocer pliego de condiciones).
Celebrar contratos con personas o entidades que están inhabilitadas para
concursar en los procesos contractuales.
Elaborar informes por parte del supervisor que acrediten el recibo a satisfacción
del bien sin que esté realmente haya sido entregado o recibido por la empresa,
con el objetivo de autorizar los pagos acordados en el contrato o liquidar el
mismo.
Cuando el servidor público, abusa de su cargo o de sus funciones, y recibe
dádivas para manipular la información en cualquiera de las tres etapas
contractuales
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CONCLUSIONES
La naturaleza de una empresa, está expuesta a numerosos riesgos. La gestión de
éstos comienza detectando los posibles peligros a los que se expone, para
después adoptar las medidas oportunas e implantar los procesos necesarios para
minimizar o eliminar esos peligros.
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BIBLIOGRAFÍA
● Departamento administrativo de la función pública(2015). Estrategias para la
construcción del plan anticorrupción y atención al ciudadano PAAC. Recuperado
de: [Link]
Paginas/Publicaciones/estrategias-construccion-plan-anticorrupción atención-
[Link].
● 2009 Icontec. NTC – ISO 31000. Bogotá. Colombia: Instituto Colombiano de
Normas Técnicas y Certificación .
● Cáceres. 2019. La importancia de la gestión de riesgos en las empresas. Tomado
de [Link]
organizaciones/la-importancia-la-gestion-riesgos-las-empresas/.
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CONCLUSIÓN
Las grandes fortalezas para la empresa las ofrece el aprovechamiento de la
coyuntura que se genera de la relación de primero; las afectaciones ambientales
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que se presentan en el valle de aburrá, las cuales suelen ser las que regulan la
movilidad de los vehículos bajo la modalidad del pico y placa, y segundo las
nuevas vías que se han venido desarrollando con las nuevas redes viales, tanto
para los automóviles y motocicletas, como las ciclo rutas que ofrecen opciones a
las nuevas formas de movilidad urbana (David, 2013).
El manejo efectivo de estos dos enfoques permitiría una mayor competitividad
para ofrecer de manera efectiva el servicio de e-commerce, en un mundo
convulsionado por las compras en internet y las entregas récord basados en
plataformas que aparecen como competencia a las empresas de soluciones
logísticas tradicionales, impactando así el mercado urbano de paquetería
pequeña, que en su gran mayoría obedece a artículos electrónicos, y cuyos
clientes son personas que buscan reducir los tiempos a lo menor posible.
El sector de la logística y transporte es bastante competitivo por la gran cantidad
de empresas que trabajan en dicho sector, esto ha llevado que cada vez las
empresas innoven y mejoren sus servicios desde diferentes factores comerciales
para mejorar su competitividad, lo cual ha llevado a las empresas a exigirse en los
servicios que ofrecen y a su vez a los clientes a estar más satisfechos y cada vez
más valorar diferentes aspectos que van más allá del inicial de sólo enviar un
paquete.
REFERENCIAS
David, F. R. (2013). Conceptos de administración estratégica. México: Pearson
Educación.
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Envia Colvanes S.A.S. (2020). Envía. Obtenido de [Link]
Fundación Universitaria del Área Andina. (2020). Etapas del modelo GE. Gerencia
Estrategica, Eje 3 pongamos en práctica, 2-13.
Olivas, M. (1988). Planeación estratégica. Colombia: Legis.
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