INFOUNA MS-EXCEL
MICROSOFT EXCEL
INTRODUCCIÓN
Microsoft Excel es una hoja de cálculo que está organizada en una estructura tabular con filas
y columnas, que permite crear tablas, calcular y analizar datos. Excel permite crear tablas que
calculan de forma automática los totales de los valores numéricos especificados, imprimir
tablas con diseños organizados y crear gráficos simples.
1. Iniciar Excel 2016
Formas básicas de iniciar Excel 2016
Desde el botón Inicio situando, normalmente, en la
esquina inferior izquierda de la pantalla. Coloca el
puntero del mouse y haz clic sobre el botón Inicio se
despliega un menú; en ello aparecerá una lista con
los programas que hay instalados en tu ordenador;
coloca el puntero del mouse sobre el icono con el
nombre Excel 2016 y haga clic con el mouse, y se
iniciará el programa.
Otra forma de Acceder a Microsoft
Excel, es haciendo doble clic sobre el
icono de acceso directo que se
encuentra en el Escritorio.
1.1. Conceptos básicos
Microsoft Excel es una hoja de cálculo, compuesta por 16,384 columnas y
1,048,576 filas que forman una cuadrícula; a la intersección de una columna y una
fila se denomina celda, y consta de una dirección particular o referencia. La celda
activa aparece con un borde ancho y es aquella en la cual se introducen los datos
al comenzar a escribir. Sólo una celda puede estar activa a la vez.
1.2. Ventana de Microsoft Excel
Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus
componentes fundamentales, así conoceremos los nombres de los diferentes
elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra
a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir
exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir
qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.
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1.3. La ficha Archivo
Haciendo clic en la pestaña Archivo que se encuentra en la parte
superior izquierda de la pantalla podrás desplegar un menú
desde donde podrás ver las acciones que puedes realizar sobre
el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.
A este menú también puedes acceder desde el modo de acceso
por teclado tal y como veremos en la Cinta de opciones.
Contiene dos tipos básicos de elementos:
Los que muestran un panel justo a la derecha con más
opciones, ocupando toda la superficie de la ventana Excel. Como
Información o Imprimir. Al situar el cursor sobre las opciones
de este tipo observarás que tienen un efecto verde oscuro. El
color permanecerá al hacer clic para que sepas qué panel está
activo.
Los que abren un cuadro de diálogo. Como Abrir, o Guardar
como. Al situar el cursor sobre las opciones de este tipo
observarás que tienen un efecto verde claro. El color sólo
permanece mientras
el cursor está encima, ya que al hacer clic, el propio cuadro de diálogo abierto muestra
el nombre de la acción en su barra de título.
Para cerrar la ficha Archivo y volver al documento pulsamos ESC o hacemos clic en
otra pestaña.
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1.4. Las barras
a. La barra del titulo
Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese
momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1,
hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la
derecha están los botones para minimizar , maximizar y cerrar
b. La barra de acceso rápido
La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar
, Deshacer o Rehacer .
Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello
haz clic en una opción y aparecerá marcada. De igual forma, si vuelves a hacer clic
sobre ella se eliminará de la barra. Si no encuentras la opción en la lista que te propone,
puedes seleccionar Más comandos....
c. La cinta de opciones
La cinta de opciones es uno de los elementos más importantes de Excel, ya que
contiene todas las opciones del programa organizadas en pestañas. Al pulsar sobre
una pestaña, accedemos a la ficha.
Las fichas principales son Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar
y Vista. En ellas se encuentran los distintos botones con las opciones disponibles
Pero además, cuando trabajamos con determinados elementos, aparecen otras de
forma puntual: las fichas de herramientas. Por ejemplo, mientras tengamos
seleccionado un gráfico, dispondremos de la ficha Herramientas de gráficos, que nos
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ofrecerá botones especializados para realizar modificaciones en los gráficos.
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma
aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o
conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del
ratón.
Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran con números
semitransparentes. Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla
ALT.
Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se ocultará, para disponer
de más espacio de trabajo. Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que
vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña. También puedes mostrar u ocultar las
cintas desde el botón con forma de flecha, que encontrarás en la zona derecha superior
.
d. La barra de formulas
Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos
situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará
ligeramente, pero esto lo estudiaremos más adelante.
e. La barra de etiquetas
Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.
f. Las barras de desplazamiento
Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hay que
desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.
g. La barra de estado
Indica en qué estado se encuentra el documento abierto, y posee herramientas para
realizar zoom sobre la hoja de trabajo, desplazando el marcador o pulsando los
botones
+ y -. También dispone de tres botones para cambiar rápidamente de vista (forma
en que se visualiza el libro). Profundizaremos en las vistas más adelante.
2. La ayuda
Tenemos varios métodos para obtener Ayuda con Excel.
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Un método consiste en utilizar la Cinta de opciones, haciendo clic en el interrogante:
Otro método consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Aparecerá la ventana de
ayuda desde la cual tendremos que buscar la ayuda necesaria.
3. Empezando a trabajar con Excel
3.1. Conceptos Básicos de Excel
3.1.1. Libro de trabajo
Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos
en este programa se almacenará formando el libro de trabajo.
Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión .XLSX para que el ordenador los
reconozca como tal.
Cuando se inicia una sesión de Excel automáticamente se abre un nuevo libro de
trabajo con el nombre provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla
de Excel, en la barra de título en la parte superior de la ventana verás como pone Libro1
- Microsoft Excel.
Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel el número del libro irá variando
dependiendo de cuántos se hayan creado en esta sesión. Así si empezamos otro
trabajo, el nombre que se asigna será Libro2, el siguiente Libro3, y así sucesivamente.
Cuidado que el nombre asignado sólo sirve como referencia para identificar los trabajos
mientras no se hayan guardado, en ningún caso significa que el archivo ya se encuentra
guardado.
Un libro de trabajo está formado por varias hojas, en principio constará de 3 hojas
aunque el número de éstas puede variar entre 1 y 255, Si miras en la parte inferior de la
ventana de Excel encontrarás las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas
nombradas de la forma Hoja1, Hoja2...
Los libros de trabajo son una gran herramienta de organización, ya que por ejemplo
todas las hojas referidas a un mismo proyecto o trabajo podrían agruparse en un sólo
libro.
3.1.2. Hoja de calculo
La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro
de trabajo. Es una herramienta muy útil para todas aquellas personas que trabajen
con gran cantidad de números y necesiten realizar cálculos u operaciones con ellos.
Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16384 columnas y 1.048.576
filas. Las hojas de cálculo están formadas por columnas y filas.
Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada
columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C, AA, AB, ... IV.
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Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la selección horizontal de un conjunto
de celdas de una hoja de datos.
La intersección de una columna y una fila se denominan Celda y se nombra con el
nombre de la columna a la que pertenece y a continuación el número de su fila, por
ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se
llama A1. Si observas la ventana de Excel podrás comprobar todo lo explicado
anteriormente.
Cuando el cursor está posicionado en alguna celda preparado para trabajar con ésta,
dicha celda se denomina Celda activa y se identifica porque aparece más remarcada
que las demás.
De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa y columna
activa, columna de la celda activa.
Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el de Rango, que es un bloque
rectangular de una o más celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales
en la Hoja de Cálculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos.
Más adelante veremos las distintas formas de definir un rango.
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4. Punteros en Excel
El puntero del “Mouse” es un cursor que aparece en la pantalla para indicar la
posición donde se encuentra en el programa. Cuando se coloca en diferentes partes
de la pantalla, su apariencia cambia para especificar algún tipo de operación. Las
diferentes clases de punteros que aparecen en Excel son las siguientes:
PERMITE SELECCIONAR CELDAS
MUEVE EL CONTENIDO DE UNA
CELDA
CON ESTA FORMA DE CURSOR PODEMOS COPIAR LAS
CELDAS
CAMBIA EL ANCHO DE UNA COLUMNA
CAMBIA EL ALTO DE UNA FILA
SELECCIONA TODA LA FILA
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SELECCIONA TODA LA COLUMNA
4.1. Formas del Puntero
En Excel el puntero del ratón puede adoptar una cantidad de formas diferentes. La
forma indica qué efecto tendrá en el movimiento del ratón y la acción de las teclas. A
medida que se mueven el puntero por los alrededores, este puede titilar convirtiéndose
de una forma a la otra.
Forma Usada para:
Seleccionar una celda o rango
Arrastrar la celda o el rango seleccionados.
o
En Excel 2002/2003, se puede
arrastrar una selección cuando el puntero se
encuentra encima del borde de lo que se está
seleccionando, con la forma Mover.
Llenar (copiar valores dentro de las celdas a
través de las que arrastra) o llenar series
(copia un diseño de valores, como el llenado
de los días de la semana)
Ingresar o editar datos. El cursor (línea vertical
dentro de la celda) titila.
Redimensionar columna
Redimensionar fila
Copiar los formatos de celdas con
la herramienta, Copiar Formato
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