DOCUMENTOS MERCANTILES
2.1. CONCEPTO
Son constancias que circulan por la vida comercial, industrial y financiera avalando,
certificando la realización de operaciones y transacciones realizadas por las empresas.
2.2. IMPORTANCIA
1. Certifican la realización de transacciones.
2. Recuerdan compromisos y obligaciones.
3. Respaldan los registros contables.
4. Respaldan procesos judiciales.
2.3. CLASIFICACIÓN
1. Documentos de crédito: La letra de cambio, el pagare, la cobranza, el cheque,
etc.
2. Documentos de relación intercambio: Las facturas, el recibo, las notas de
contabilidad.
3. Documentos de depósito: La papeleta de depósito en cuentas corrientes, caja
de ahorro, plazo fijo, etc.
4. Documentos de trasporte: El conocimiento de embarque, guías, pólizas de
importación y exportación, la Carta de Porte, etc.
2.4. DOCUMENTOS MAS UTILIZADOS EN LA ACTIVIDAD COMERCIAL
2.4.1. EL CHEQUE
Es una orden de pago a la vista, se dice a la vista porque a su sola presentación en la
ventanilla de un banco se obtiene una determinada cantidad de dinero.
Características
1. Es una orden de pago.
2. Tiene una vida útil de 30 días corridos.
3. Es negociable y transferible.
4. Es objeto de protesto
Personas que intervienen
1. El girador: Persona que gira el cheque.
2. El beneficiario: Persona que cobrara el cheque.
3. El girado: Persona que cancela el cheque.
Partes del cheque
a. Talón
b. Cuerpo
Talón: Contiene los siguientes datos:
1. N° del cheque.
2. Fecha.
3. Orden.
4. Referencia.
5. Importe.
6. Saldo anterior.
7. Saldo actual.
Cuerpo: Contiene los siguientes datos:
1. N° del cheque.
2. Importe en números.
3. Fecha de giro.
4. Nombre del banco.
5. Dirección del banco.
6. Páguese a la orden.
7. La orden.
8. Cantidad expresada en letras seguidas de: 00/100 Bs.
9. Firma y firmas del girador.
Modalidades de girar un cheque
1. A la orden.
2. Al portador.
3. A mí mismo.
4. A nosotros mismos.
Provisión de fondos
Antes de girar un cheque de cuenta corriente, se debe verificar la existencia de fondos
depositados en el Banco o si esta concedió un avance de cuenta porque girar cheques
sin fondos está penado por la ley.
Modelo o formato: véase en el anexo N°
Endoso del cheque
Endosar significa que el beneficiario del “CHEQUE” sus derechos sobre este
documento a favor de otra persona, firmando en el dorso de cheque.
Revalidación del cheque
Cuando el cheque queda “CADUCADO” el beneficiario debe apersonarse al girador del
documento para que le cambie este por uno nuevo o en su efecto para que lo revalide,
esta operación hará que el documento pueda ser cobrado en la entidad bancaria en los
próximos 30 días corridos.
Rechazo de cheques
Por insuficiencia de fondos.
Por falta de fondos.
Por estar escrito con tinta roja.
Por estar CADUCADO.
Por no coincidir la cantidad literal con la numeral.
Por orden judicial.
Por orden de cuenta correntista.
2.4.2. LA LETRA DE CAMBIO
Es un documento de crédito mediante el cual una persona se compromete a cancelar a
otra persona una cierta cantidad de dinero a una fecha determinada de vencimiento.
Características
Es un documento formal de crédito.
Es negociable y transferible.
Es objeto de protesto.
Es aval o garante: quien se compromete a que el girado cumpla con su
obligación.
Personas que intervienen
El girador: persona que emite este documento.
El beneficiario: persona que cobra la letra de cambio.
Para que este documento tenga carácter legal debe ser “ACEPTADO” por el girado o
deudor quien firma la letra de cambio comprometiéndose a pagar una cierta cantidad
de dinero a una determinada fecha de vencimiento en favor del beneficiario de este
documento.
Formas de vencimiento
1. A la vista: No tiene fecha de vencimiento y a su sola presentación de debe
cancelar este documento.
2. A días vista o meses vista: Se empieza a contar la fecha de vencimiento desde
la fecha de aceptación de este documento.
3. A días fechas o meses fecha: Se empezará a contar la fecha de vencimiento
desde la fecha de emisión de este documento.
4. A fecha fija: Debe llevar escrita en su texto el día, mes y año que debe ser
cobrada la letra de cambio.
Manera de girar un cheque
A la orden del mismo girador.
A la orden de una persona y a cargo de otra.
A cargo del girador.
Cancelación de la letra de cambio
El día del vencimiento, la “LETRA DE CAMBIO” debe ser presentada en el “GIRADO”
para que este efectúe el pago y al hacerlo deberá exigir la cancelación del documento,
que se hace en la siguiente forma:
La palabra “CANCELADA”.
Lugar y fecha.
La firma de la orden.
Endoso de la letra de cambio
Endosar una letra de cambio consiste en transferir a otra persona el derecho a
cobrarla. El endoso lo hace la orden o el beneficiario de la letra de cambio y consta de
las siguientes partes:
Los términos “páguese a la orden”.
La fecha del endoso.
La firma de quien endosa la letra de cambio.
Modelo o formato: Véase en el anexo N°
Descuentos de la letra de cambio
Significa que el beneficiario de la letra de cambio endosa a una entidad bancaria este
documento, con el objeto de contar con efectivo antes de su fecha de vencimiento.
2.4.3. FACTURA
Es el documento que entrega el vendedor al comprador indicando la cantidad, la
unidad, el precio unitario, el precio total y el detalle de la mercadería vendida.
Partes de la factura.
1. N° de factura.
2. Fecha.
3. Nombre de la empresa que vende.
4. N° de orden de código de impresión.
5. Nombre y NIT del cliente.
6. Condición de venta.
7. Cantidad del articulo vendido.
8. Nombre de los artículos.
9. Precio por unidad.
10. Totales parciales.
11. Valor de venta.
12. Total, general en números y letras.
13. Iniciales: S.E.u.O.
Características
a) Es un documento formal de venta.
b) Según la ley 843 y la ley 1606tenemos:
b.1) La factura debe estar escrita en colores.
b.2) No debe llevar el sello de impuestos internos.
b.3) Numeración alfanumérica.
b.4) Espacio para colocar el nombre y NIT del cliente.
b.5) Debe tener un original y dos copias como mínimo.
b.6) Del importe total se deduce el IVA.
b.7) De las facturas de venta se debe cancelar el IT.
b.8) Sirve de base para llevar los libros de compras IVA y ventas IVA.
b.9) Debe llevar impreso el número de NIT de la empresa.
Persona que intervienen
El comprador: persona que adquiere las mercaderías.
El vendedor: persona que entrega las mercaderías.
Modelo o formato: véase en anexo N°
2.4.4. RECIBOS
Son constancias escritas que certifica haber “recibido” una cierta cantidad de dinero
por concepto de entrega de valores, joyas, mercaderías, etc. Este documento se
constituye en un “comprobante de pago”.
Modelo o formato: véase en anexo N°
2.4.5. PAPELETA DE DEPÓSITO
Son constancias escritas entregadas por los Bancos en forma gratuita a sus clientes,
las cuales certifican haber “DEPOSITADO” una cierta cantidad de dinero en las
entidades financieras.
2.4.6. NOTA DE CARGO O DÉBITO
Documento por el cual el banco informa haber retirado de una cuenta corriente cierta
suma de dinero aplicada a fines específicos.
2.4.7. NOTA DE ABONO O CRÉDITO
Documento por el cual el banco informa haber depositado cierta cantidad de dinero a
favor del correntista.
