EL MEMORANDO

GUIA TECNICA COLOMBIANA GTC- 185

CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN

Son comunicaciones escritas de carácter interno que se utilizan para trasmitir información, orientaciones y pautas entre
las dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales y las líneas de coordinación jerárquica de la empresa.

UTILIZACION DEL MEMORANDO

El memorando puede tener uno de los siguientes objetivos:

- Informar sobre un hecho en forma breve - Conocer los detalles sobre un aspecto determinado
- Expresar necesidades - Impugnar o corregir una situación
- Hacer requerimientos - Confirmar eventos ocurridos o pendientes
- Regular o aclarar una situación - Solicitar o remitir información, documentos u objetos
- Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto - Felicitar, invitar o convocar a reuniones no protocolares
- Dar respuesta a una comunicación recibida - Hacer llamados de atención, entre otros.
- Reiterar información, requerimiento o solicitud
urgente.

 PARTES QUE COMPONEN UN MEMORANDO

 Código: se recomienda escribirlo a 3 cm o 4 cm del borde superior, dejando de cero a una interlinea cuando el
papel tiene el logotipo o membrete, según el estilo. Recordemos que el código que estamos manejando es su
código de lista y grupo. 08-11C6

 Denominación del documento: una interlínea de la margen superior, se escribe la palabra MEMORANDO en
mayúscula sostenida y centrada.

 Fecha: igual como se escribe en la carta Medellín, 23 de julio de 2012, si el memorando es tamaño carta, si es
media carta y estilo bloque, se escribe 15-07-12 (día mes y año)

 Encabezamiento: Está conformado por las palabras: para (es decir, destinatario), de (es decir, remitente) y
asunto, todas escritas en mayúscula sostenida, las cuales pueden ir impresas o digitadas a dos interlíneas libres y
seguidas de dos puntos (:) y alineado el contenido de cada uno.

PARA: __________
DE: ______________
ASUNTO: ______________
1
Formas de presentar el PARA y el DE y de acuerdo a ello, se escriben los datos del remitente.

Primera opción.

Destinatario: denominación o titulo, nombre y cargo. Este ultimo separado por coma.
Remitente: nombre y cargo separados por coma.
En este caso se omite al final del texto el nombre mecanografiado o digitado del remitente y solo aparece su firma. No se
traza raya alguna para delimitar la firma.

EJEMPLO PARA: Doctora Alicia García Pérez, Secretaria General

DE: Guillermo Castro Polanco, Director Seccional

(VA SOLAMENTE LA FIRMA AL FINAL)

Segunda opción.

Destinatario: denominación o titulo, nombre y cargo. Este ultimo separado por coma.
Remitente: cargo y dependencia o cargo solamente.
En este segundo caso la firma del remitente aparece sobre el nombre mecanografiado o digitado al final del texto, con
mayúscula inicial y conservando el estilo elegido.

EJEMPLO PARA: Señora Alicia García Pérez, Secretaria General

DE: Jefe Oficina Jurídica

(SE ESCRIBE NOMBRE DEL REMITENTE Y ÉSTE FIMA)

Tercera opción.

Destinatario: cargo y dependencia o cargo solamente.

Remitente: cargo y dependencia o cargo solamente.
En esta opción la firma del remitente se escribe sobre el nombre mecanografiado o digitado al final del texto, con
mayúscula inicial y conservando el estilo elegido.

EJEMPLO PARA: Jefe División Financiera

DE: Jefe de Contabilidad

(SE ESCRIBE NOMBRE Y ÉSTE FIMA)

Ejemplos de saludo en el memorando: Con agrado la saludo e informo que… Tengo el gusto de saludarla y…

 Texto

Se escribe de dos a tres interlineas libres del asunto, puesto que el saludo está incluido en el primer párrafo, dejando una
Interlinea libre entre párrafos. Para efectos de presentación y redacción se debe tener en cuenta:

- Tratar un solo tema por comunicación;

- Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa;
- Usar tratamiento respetuosos y cortes;
- Redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en singular o plural.
- Emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo.
- Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización, y
- Distribuir el texto de acuerdo con su extensión.

 Despedida

Se recomienda escribirla a una o dos interlineas libres del texto, su ubicación varía según el estilo elegido. Para utilizar las
despedidas más usuales.

Existen despedidas breves seguidas de coma (,).

Ejemplos: Atentamente, Cordialmente, Sinceramente, Respetuosamente,

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También se presentan despedidas con frase de cortesía terminada en punto (.).

Ejemplos: Agradecemos su gentil colaboración. Muchas gracias por su amabilidad y rápida acción.
Para nosotros es un gusto servirle. Hasta una nueva comunicación.

 Remitente y firmas responsables

Cuando se aplican las opciones segunda y tercera en el encabezamiento, se escribe el nombre del remitente de cuatro a
cinco interlinea libres de la despedida, con mayúscula sostenida. La firma se ubica en la parte superior del nombre del
remitente; estos dos elementos se escriben de acuerdo con el estilo elegido. Cuando se aplica la primera opción, solo
debería aparecer la firma del remitente.

 Líneas especiales

Si se requieren las líneas especiales, se recomienda escribirlas a dos interlineas libres de los datos del remitente, en la
misma fuente y en un tamaño menor al utilizado en el texto. El bloque de anexos y copias se ubica a interlineado sencillo,
sin abreviar y alineado. El bloque correspondiente a redactor y transcriptor se deja a una interlinea libre del anterior y
también alineado:

o Anexos

Se detallan en el texto y al final de la comunicación, a dos interlineas libres del remitente. La palabra anexo, o anexos,
según el caso, se escribe con mayúscula inicial, seguida de dos puntos (:).

A un espacio se enuncia la cantidad; entre paréntesis se relaciona el número de hojas, folios el tipo de anexo, escritos en
forma continua horizontalmente y separados por coma (,).
EJEMPLO 1 Anexo: uno (15 folios).
EJEMPLO 2 Anexos: dos (ocho folios y un CD-ROM).
EJEMPLO 3 Anexos: tres (10 folios, un cheque y un folleto).
EJEMPLO 4 Anexos: ocho (cuatro en 22 folios, un disco compacto, un disquete, una bolsa con afiches y un video didáctico).
EJEMPLO 5 Anexos: cuatro (una invitación en un folio, dos actas en 10 folios y un informe en 10 folios).

 Identificación del transcriptor, redactor y otros participantes en la elaboración de las comunicaciones

A dos interlineas libres del remitente o a una interlinea libre de anexos y copias se escribe el nombre y el apellido de las
personas que participaron en la redacción, transcripción y demás actividades relacionadas con la elaboración de la
comunicación, todo debidamente alineados. Cuando sea necesario se debe aclarar el papel desempeñado por cada uno de
los participantes.

Si la persona que firma es la misma que redacta y transcribe, no se requiere su identificación.

EJEMPLO Juan Carlos López Mendieta Angélica María Duque Vargas

Las líneas que tienen el * son las que se escriben del centro a la derecha en el estilo bloque.

Recuerda que el memorando no lleva saludo ni despedida

Notas

1. Los datos del encabezamiento se deberán tabular a dos espacios de la palabra ASUNTO.
2. No se trazará raya alguna para delimitar la firma.
3. Los datos del destinatario, del remitente, del asunto y el nombre mecanografiado del firmante se escribirán con
mayúscula inicial.
4. En los datos del encabezamiento se podrá hacer uso de abreviaturas, cuando el espacio es insuficiente para una
línea extensa.

ESQUEMAS

3
MEMORANDO ESTILO BLOQUE TAMAÑO MEDIO OFICIO

MEMBRETE
MEMORANDO
2a3
___________ Código
2
_______________________ Ciudad y fecha
2
PARA: ________________
DE: ________________
ASUNTO: ________________________
2a3
TEXTO ___________________________________________________________________
2
______________________________________________________________________
3a4
________________________ Firmante
2
____________ Anexo
2
____________ Copia
2
____________ Transcriptor

ESQUEMA MEMORANDO TAMAÑO CARTA ESTILO BLOQUE EXTREMO

MEMBRETE

MEMORANDO
2a3
* Número (Código)
2a3
 *_______________________ Ciudad de origen y fecha
3
PARA: ________________
2
DE: ________________
2
ASUNTO: ________________

3a4
TEXTO
2
________________________________________________________________________________________
2
____________________ ,Despedida
4a6
 *________________________ Firmante
2
____________ Anexo
2
____________ Copia
2
____________ Transcriptor

ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

Leer todo el documento, hacer una síntesis en el portafolio, dibujar los esquemas en su portafolio

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En Word, realice los siguientes memorandos utilizando cualquier esquema en tamaño carta y en medio oficio. Enviar al
siguiente correo lorens-77@[Link]

1. Un memorando para informar una reunión

2. Un memorando para llamada de atención por incumplimiento de labores.

3. Un memorando de felicitaciones

4. Un memorando por falta de respeto al jefe