Artículo 1.6.1.4.21.Obligaciones generales.
Los sujetos que opten por expedir factura electrónica y
los adquirentes tendrán, entre otras, las siguientes obligaciones:
1. Realizar todas las actividades que permitan cumplir lo dispuesto en los artículos 1.6.1.4.13 a
1.6.1.4.23 del presente decreto.
2. Tener disponibles y actualizados todos los registros en el domicilio social o asiento principal de
los negocios, cuando estén obligados a llevar contabilidad.
3. Registrar en la contabilidad las operaciones efectuadas electrónicamente, cuando estén
obligados a llevarla.
4. Exhibir y/o entregar facturas en el mismo formato en que fueron generadas y/o conservadas, sin
perjuicio de requerir información relativa al formato utilizado.
5. Entregar a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales
(DIAN), con el contenido y en las condiciones de tiempo, modo, lugar y especificación técnica que
señale esta entidad, la siguiente información:
5.1. Las facturas electrónicas expedidas, entregadas, aceptadas y conservadas, incluidas las
anulaciones y notas crédito, cuando se trate del obligado a facturar y, las facturas electrónicas
aceptadas y conservadas, cuando el adquirente pretenda soportar costos y deducciones.
5.2. Las facturas expedidas, generadas y numeradas por el sistema de facturación por computador
incluyendo las notas crédito y anulaciones.
(Artículo 9°, Decreto 1929 de 2007) (El Decreto 1929 de 2007 rige a partir de la fecha de su
publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial el Decreto 1094 de
1996, sin perjuicio de lo previsto en el inciso segundo del artículo anterior. Artículo 13, Decreto
1929 de 2007)
Artículo 1.6.1.4.22.Exclusiones. No hay lugar a factura electrónica cuando:
- Se expida factura de exportación.
- Se expida factura en talonario o en papel.
- Se expida factura por computador u otra forma de factura o documento equivalente, para ser
generada y entregada directamente al adquirente de bienes y/o servicios que se entregan y/o
consumen en el local, consultorio o establecimiento de comercio.
(Artículo 10, Decreto 1929 de 2007) (El Decreto 1929 de 2007 rige a partir de la fecha de su
publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial el Decreto 1094 de
1996, sin perjuicio de lo previsto en el inciso segundo del artículo anterior. Artículo 13, Decreto
1929 de 2007)
Artículo 1.6.1.4.23.Factura electrónica como soporte fiscal. La factura electrónica que cumpla los
requisitos señalados en los artículos 1.6.1.4.13 a 1.6.1.4.23 del presente decreto y sus condiciones
técnicas, servirá como soporte fiscal de los ingresos, costos y/o deducciones, en el impuesto sobre
la renta así como de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas.
(Artículo 11, Decreto 1929 de 2007) (El Decreto 1929 de 2007 rige a partir de la fecha de su
publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial el Decreto 1094 de
1996, sin perjuicio de lo previsto en el inciso segundo del artículo anterior. Artículo 13, Decreto
1929 de 2007)
Artículo 1.6.1.4.24.Documentos equivalentes a la factura. Son documentos equivalentes a la
factura:
1. Los tiquetes de máquina registradora.
2. Las boletas de ingreso a espectáculos públicos.
3. Los tiquetes de transporte de pasajeros.
4. Los recibos de pago de matrículas y pensiones expedidos por establecimientos de educación
reconocidos por el Gobierno.
5. Pólizas de seguros, títulos de capitalización y los respectivos comprobantes de pago.
6. Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de inversión
extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores, fondos de pensiones y de cesantías.
7. Los tiquetes o billetes de transporte aéreo de pasajeros, incluido el tiquete o billete electrónico
(ETKT), el bono de Crédito (MCO Miscellaneous Charges Order), el documento de uso múltiple o
multipropósito - MPD., el documento de cobro de la tasa administrativa por parte de las agencias
de viajes TASF (Ticket Agency Service Fee), así como los demás documentos que se expidan de
conformidad con las regulaciones establecidas por la Asociación Internacional de Transporte Aéreo
- IATA, sean estos virtuales o físicos.
Los documentos electrónicos se entenderán entregados al usuario una vez estén disponibles en
medios electrónicos para su respectiva descarga y la impresión de los mismos será el soporte de
los costos, deducciones e impuestos descontables.
La compañía de transporte aéreo conservará copia física o electrónica de tales documentos.
En el caso de las empresas de transporte aéreo de pasajeros a las que se les ha autorizado la
utilización de un único código designador, será documento equivalente a la factura de venta, el
tiquete emitido conjuntamente por las compañías bajo este código. En todo caso, previo a la
adopción del documento conjunto, las compañías determinarán las reglas que regirán la emisión de
estos documentos. El documento deberá identificar correctamente ambas compañías con su razón
social y NIT.
8. Factura electrónica.
(Artículo 5°, Decreto 1165 de 1996. Numeral 3 modificado por el artículo 3° del Decreto 1001 de
1997. Numeral 7 modificado por el artículo 1° del Decreto 2559 de 2007) (El Decreto 1165 de 1996
rige a partir de su expedición y deroga las normas que le sean contrarias, en especial las
siguientes: artículos 4° y 7° del Decreto 422 de 1991; artículos 21, 22, 23 del Decreto 836 de 1991
y artículo 39 del Decreto 2076 de 1992. Artículo 15, Decreto 1165 de 1996)
Artículo 1.6.1.4.25. Requisitos de los documentos equivalentes a la factura. Los documentos
equivalentes a la factura deberán contener como mínimo los siguientes requisitos:
1. Máquinas registradoras
a) Máquinas registradoras con sistema POS
Los documentos emitidos por esta clase de máquinas deben cumplir los siguientes requisitos
mínimos:
1. Nombre o razón social y NIT del vendedor o quien presta el servicio.
2. Número consecutivo de la transacción.
3. Fecha de la operación.
4. Descripción de los bienes o servicios.
5. Valor total de la transacción.
b) Máquinas registradoras por artículo (PLU) con departamentos y máquinas registradoras por
departamentos.
Los tiquetes emitidos por esta clase de máquinas deben cumplir los siguientes requisitos mínimos:
1. Nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio.
2. Número consecutivo de la transacción.
3. Fecha de la operación.
4. Valor total de la transacción.
2. Boletas de ingreso a espectáculos públicos y recibos de pago de matrículas y pensiones
a) Boletas de ingreso a cine.
Las boletas de ingreso a salas de exhibición cinematográfica deberán contener los siguientes
requisitos mínimos:
1. Nombre o razón social de quien presta el servicio y su NIT.
2. Numeración consecutiva.
b) Boletas de ingreso a otros espectáculos públicos y recibos de pago de matrículas y pensiones.
Estos documentos equivalentes deberán tener como mínimo los siguientes requisitos:
1. Nombre o razón social de quien presta el servicio y su NIT.
2. Numeración consecutiva.
3. Descripción específica o genérica del servicio.
4. Fecha.
5. Valor de la operación.
3. Tiquetes de transporte de pasajeros, pólizas de seguros, títulos de capitalización y sus
comprobantes de pago.
Estos documentos deberán contener como mínimo los siguientes requisitos:
1. Nombre o razón social de quien prestan el servicio su NIT.
2. Numeración consecutiva.
3. Fecha de expedición.
4. Descripción específica o genérica del servicio.
5. Valor de la operación.
4. Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de inversión
extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores, fondos de pensiones y de cesantías.
Estos documentos equivalentes deberán tener como mínimo los siguientes requisitos:
1. Nombre o razón social de quien presta el servicio y su NIT.
2. Numeración consecutiva.
3. Fecha del extracto.
4. Descripción específica o genérica del servicio.
5. Valor de la operación.
(Artículo 6°, Decreto 1165 de 1996. La expresión “Recibos de servicios públicos”, contenida en el
numeral 3, tiene derogatoria tácita porque el numeral 7 del artículo 5° del decreto Reglamentario
1165 de 1996, fue derogado expresamente por el artículo 19 del Decreto Reglamentario 1001 de
1997; el numeral 5 tiene decaimiento por la evolución normativa (El Decreto 1929 de 2007 derogó
expresamente el Decreto 1094/96))(El Decreto 1165 de 1996 rige a partir de su expedición y
deroga las normas que le sean contrarias, en especial las siguientes: artículos 4° y 7° del Decreto
422 de 1991; artículos 21, 22, 23 del Decreto 836 de 1991 y artículo 39 del Decreto 2076 de 1992.
Artículo 15, Decreto 1165 de 1996)
Artículo 1.6.1.4.26.Documentos sustitutivos de la factura. En el servicio de utilización o préstamo a
cualquier título de juegos de suerte y azar o electrónicos, el responsable del régimen común del
IVA elaborará un documento que cumpla los requisitos señalados en el numeral tercero (3°) del
artículo 1.6.1.4.25 del presente decreto, por cada establecimiento o sitio en que preste el servicio,
en donde registre en forma global las operaciones día y el IVA generado en las mismas.
(Artículo 7°, Decreto 1165 de 1996. Inciso 1º fue derogado expresamente por el artículo
34 del Decreto 3050 de 1997) (El Decreto 1165 de 1996 rige a partir de su expedición y deroga las
normas que le sean contrarias, en especial las siguientes: artículos 4° y 7° del Decreto 422 de
1991; artículos 21, 22, 23 del Decreto 836 de 1991 y artículo 39 del Decreto 2076 de 1992. Artículo
15, Decreto 1165 de 1996)
Artículo 1.6.1.4.27.Reportes de las agencias de viaje. En el caso de las agencias de viaje, la
obligación de facturar a las empresas transportadoras, se cumple con la relación periódica de
operaciones que haya realizado el intermediario por cuenta de la empresa transportadora, siempre
que precise el lapso durante el cual se realizaron las operaciones, el valor individual y total de las
mismas, junto con el IVA generado y, dado el caso, se fije el monto de las comisiones causadas
junto con el valor del IVA correspondiente al servicio de intermediación. Esta relación periódica
servirá de soporte para el cálculo del impuesto descontable conforme a lo dispuesto en el artículo
497 del Estatuto Tributario.
Lo anterior sin perjuicio de la obligación de expedir factura o documento equivalente a los
usuarios.
(Artículo 8°, Decreto 1165 de 1996) (El Decreto 1165 de 1996 rige a partir de su expedición y
deroga las normas que le sean contrarias, en especial las siguientes: artículos 4° y 7° del Decreto
422 de 1991; artículos 21, 22, 23 del Decreto 836 de 1991 y artículo 39 del Decreto 2076 de 1992.
Artículo 15, Decreto 1165 de 1996)
Artículo 1.6.1.4.28.Suscripción masiva de servicios de televisión. Tratándose de servicios de
televisión por suscripción o cable, se entiende cumplida la obligación de facturar con la expedición
de la factura a la sociedad o junta administradora del edificio o condominio.
La entidad prestadora del servicio deberá mantener a disposición de la Administración de
Impuestos y Aduanas Nacionales, los registros completos de sus usuarios y generar al menos
mensualmente una relación de los pagos recibidos, la que deberá coincidir con los registros
contables.
(Artículo 9°, Decreto 1165 de 1996) (El Decreto 1165 de 1996 rige a partir de su expedición y
deroga las normas que le sean contrarias, en especial las siguientes: artículos 4° y 7° del Decreto
422 de 1991; artículos 21, 22, 23 del Decreto 836 de 1991 y artículo 39 del Decreto 2076 de 1992.
Artículo 15, Decreto 1165 de 1996)
Artículo 1.6.1.4.29.Documento sustitutivo en la entrada a espectáculos públicos. Cuando el
ingreso a espectáculos públicos se realice mediante el uso de un documento adquirido por una
suma única, que autorice la entrada a varios espectáculos sin la expedición de una boleta para
cada uno de ellos, se entiende cumplida la obligación de facturar con el comprobante soporte de
ventas diarias arrojado por un sistema de computadora que contenga como mínimo los siguientes
requisitos: Nombre o razón social y NIT de la empresa, fecha que corresponde al comprobante,
descripción específica o genérica del servicio y valor total de la venta diaria.
Para la procedencia del costo o gasto, el adquirente deberá elaborar un documento que contenga
los siguientes requisitos:
1. Apellidos y nombre o razón social y NIT de la persona o entidad beneficiaria del pago o abono.
2. Fecha de la transacción.
3. Concepto.
4. Valor de la operación.
(Artículo 10, Decreto 3050 de 1997)
Artículo 1.6.1.4.30.Documento equivalente a la factura en juegos localizados. En los juegos
localizados tales como máquinas tragamonedas, bingos, videobingos, esferódromos y los operados
en casino y similares, constituye documento equivalente a la factura la relación diaria de control de
ventas llevada por el operador, que contenga los siguientes requisitos:
a) Fecha de la operación;
b) Número de instrumentos de juego;
c) Valor de la respectiva operación;
d) Valor del IVA recaudado.
(Artículo 2°, Decreto 427 de 2004)
Artículo 1.6.1.4.31.Documento soporte en los juegos de suerte y azar. En los juegos de suerte y
azar en los que se expida documento, formulario, boleta, billete o instrumento que da derecho a
participar en el juego como documento equivalente a la factura, constituye soporte de las
operaciones la planilla diaria de control de ventas llevada por el operador, la cual deberá cumplir
con los siguientes requisitos:
a) Fecha de la operación;
b) Número de cartones, boletas, billetes o formularios vendidos;
c) Valor de cada uno de los anteriores documentos;
d) Valor del IVA recaudado.
(Artículo 3°, Decreto 427 de 2004)
Artículo 1.6.1.4.32.Contratos de medicina prepagada y afiliaciones a planes de salud. Son
documentos equivalentes a la factura los contratos de medicina prepagada, sus planes
complementarios y las afiliaciones a planes obligatorios de salud, los cuales cumplirán con los
siguientes requisitos:
1. Razón social y NIT de la empresa de medicina prepagada o E.P.S.
2. Numeración consecutiva.
3. Fecha de expedición.
4. Descripción específica o genérica del servicio.
5. Valor de la operación.
(Artículo 4°, Decreto 1001 de 1997) (El Decreto 1001 de 1997 rige a partir de su publicación y
deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial los artículos 3°; el numeral 7 del
artículo 5° y el 10 del Decreto 1165 de 1996, y el artículo 33 del Decreto 1813 de 1984. Artículo 19,
Decreto 1001 de 1997)
Artículo 1.6.1.4.33.Documento equivalente en juegos de suerte y azar diferentes de los juegos
localizados. En la venta de los juegos de suerte y azar efectuadas al público, diferentes de los
juegos localizados, constituye documento equivalente la boleta, fracción o formulario.
El documento equivalente deberá contener como mínimo los siguientes requisitos:
a) Nombre o razón social de la empresa responsable del sorteo;
b) Fecha de realización del sorteo;
c) Valor de la fracción, boleta o apuesta;
d) Discriminación del IVA, cuando el juego esté gravado con este impuesto”.
Parágrafo. No se entenderá cumplido el deber de expedir el documento equivalente cuando se
omita cualquiera de los anteriores requisitos. Así mismo, tampoco se entenderá cumplido el deber
de expedir documento equivalente cuando se omita cualquiera de los requisitos establecidos en el
artículo 1.6.1.4.30 del presente decreto, para los juegos localizados
(Artículo 8°, Decreto 1001 de 1997, modificado por el artículo 1° del Decreto 870 de 2010) (El
Decreto 1001 de 1997 rige a partir de su publicación y deroga las disposiciones que le sean
contrarias, en especial los artículos 3°; el numeral 7 del artículo 5° y el 10 del Decreto 1165 de
1996, y el artículo 33 del Decreto 1813 de 1984. Artículo 19, Decreto 1001 de 1997)
Artículo 1.6.1.4.34.Documentos soporte. En los espectáculos públicos y en la venta de loterías y
rifas al público, no será necesario expedir copia del documento. El soporte de sus operaciones será
la planilla de control de ventas, llevada por la entidad que efectúa el sorteo o los empresarios para
los espectáculos públicos.
(Artículo 9°, Decreto 1001 de 1997) (El Decreto 1001 de 1997 rige a partir de su publicación y
deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial los artículos 3°; el numeral 7 del
artículo 5° y el 10 del Decreto 1165 de 1996, y el artículo 33 del Decreto 1813 de 1984. Artículo 19,
Decreto 1001 de 1997)
Artículo 1.6.1.4.35.Pagos a miembros de juntas directivas. En el pago de honorarios a miembros
de las juntas directivas, constituye documento equivalente a la factura el expedido por quien
efectúa el pago. Este documento deberá contener como mínimo los siguientes requisitos:
a) Razón social y NIT de quien hace el pago;
b) Apellidos y nombre e identificación de la persona a quien se hace el pago;
c) Fecha;
d) Concepto;
e) Valor.
