36 SUPPLY CHAIN MANAGEMENT
Conteo Cíclico:
Ese gran desconocido
Por Rodolfo Torres Rabello
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El conteo cíclico es una de las actividades sencillas de aplicar, pero de
alto impacto en la gestión logística. No obstante, no todas las empresas lo
aplican, y entre las que lo hacen no todas saben hacerlo correctamente.
He aquí algunos tips.
se dirige a un pasillo con una orden para al conteo anual, a condición que los suce-
preparar un pedido pero no encuentra sivos conteos periódicos cubran el 100%
el producto, así que prepara un pedido de los ítems.
incompleto; en la oficina se corrige la do-
cumentación, y se envía el pedido incom- Qué contar
pleto al cliente. Para el área Logística sus Aunque parezca trivial, antes de proceder
indicadores de Fill-Rate se verán dismi- al conteo cíclico es esencial determinar
nuidos. Para el área Comercial, se trata de qué contar: cajas, bolsas, unidades sueltas,
ventas perdidas. Para el cliente, un motivo etc. La tabla siguiente muestra un ejemplo
de insatisfacción. donde dos compañías, contando la mis-
Rodolfo Torres-Rabello es profesor del MBA Universidad Al- El método más sistemático para resolver ma cantidad de ítems, pueden requerir
berto Hurtado, del Magíster en Marketing y Gestión Comercial los problemas de inventario y lograr un tiempos distintos, dependiendo de la uni-
de la Universidad Adolfo Ibáñez y del programa eClass de la alto IRA es el “Conteo Cíclico”. Este consiste dad de medida (“unitización”)2. La compa-
misma universidad. Consultor senior en temas de Excelencia en contar sistemáticamente subconjuntos ñía A en este ejemplo demora 2 minutos
Operacional, Logística y Supply Chain. Cofundador de SKO-
PE, empresa de consultoría y capacitación. Coautor del libro del inventario en forma frecuente. por conteo, mientras que la compañía B
“Supply Chain Management: logrando ventajas competitivas Se podría argumentar que la exactitud lo hace en 5. Si ambas tienen 10.000 SKU
a través de la gestión de la cadena de suministro”. del inventario se puede lograr mediante entonces, con la misma cantidad de ope-
el conteo anual o, en forma equivalente, rarios, la compañía A ocupa 2.3 horas dia-
contando subconjuntos específicos del rias, mientras que la B necesitaría 6 horas
E
s curioso. El inventario es una parte inventario en forma diaria o semanal. Pero cada día. La diferencia es que la compañía
esencial de la gestión logística y, sin el conteo anual de inventarios no reem- A cuenta cajas o bolsas y la compañía B
embargo, muchas compañías exhi- plaza al conteo cíclico. El conteo anual de cuenta unidades.
ben un manejo deficiente. Uno de los sín- inventarios se realiza principalmente por
tomas más evidentes es la baja precisión razones de auditoría contable y tributaria. Un ciclo virtuoso de
del inventario (Inventory Record Accura- El conteo cíclico se realiza principalmente mejoramiento
cy IRA)1 y sus consecuencias pueden ser por razones logísticas. Sin embargo, en La figura de la página derecha muestra
catastróficas. Imaginemos un Centro de ocasiones los auditores han aceptado que que para lograr precisión del inventario se
Distribución donde el operario de picking un programa de conteo cíclico reemplace requieren tres pilares: (a) Clasificar apropia-
COMPAÑÍA A COMPAÑÍA B
10.000 SKU, 4 CONTEOS AL AÑO PARA CADA ÍTEM = 40.000 CONTEOS 10.000 SKU, 4 CONTEOS AL AÑO PARA CADA ÍTEM = 40.000 CONTEOS
40.000 CONTEOS EN 200 DÍAS DISPONIBLES EN EL AÑO = 40.000/200 = 200 CONTEOS 40.000 CONTEOS EN 200 DÍAS DISPONIBLES EN EL AÑO = 40.000/200 = 200 CONTEOS
POR DÍA POR DÍA
200 CONTEOS POR DÍA A 2 MINUTOS CADA UNO = 400 MINUTOS 200 CONTEOS POR DÍA A 5 MINUTOS CADA UNO = 1.000 MINUTOS
400 MINUTOS DIVIDIDO POR 60 MINUTOS = 7 HORAS POR DÍA 1.000 MINUTOS DIVIDIDO POR 60 MINUTOS = 17 HORAS POR DÍA
7 HORAS POR DÍA CON 3 OPERARIOS = 2.3 HORAS POR DÍA DE CADA OPERARIO 17 HORAS POR DÍA CON 3 OPERARIOS = 6 HORAS POR DÍA DE CADA OPERARIO
NEGOCIOS GLOBALES / NOVIEMBRE 2015
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origen a un ciclo de mejoramiento. Al de-
tectar una discrepancia se gatilla un ciclo
Precisión del inventario de mejora, ya sea buscando el producto
físico (que puede haber sido almacenado
en otra ubicación por error) o ya sea reali-
zando un ajuste.
Ciclo de corrección o ajuste
Clasificación de los ítems
Este ciclo requiere una base sólida consti-
Conteo mediante un tuida por las personas: son los operarios,
método formal los administrativos de facturación y los
supervisores quienes deben protagonizar
este círculo virtuoso de mejoramiento, en-
trenados, motivados y empoderados.
Factores de éxito
Un programa exitoso de conteo cíclico
requiere un decidido compromiso de la
Gerencia, así como personas que asuman
Personas empoderadas,
el compromiso de cuadrar el inventario,
entrenadas y motivadas
más que realizar un conteo. Asimismo, hay
condiciones higiénicas previas, tales como
damente los ítems, (b) realizar el conteo en mento que informa previamente la ubica- disponer de un layout claro y de ubicacio-
forma metódica y sistemática y (c) realizar ción y la cantidad a encontrar o puede ser nes predefinidas4. Con todo, se trata de
la corrección de las discrepancias3. “ciego”, esto es, informar solo la ubicación requisitos básicos, que podríamos dar por
La clasificación de los ítems suele basarse para que el operario registre la cantidad sentado. No obstante, todavía son dema-
.
en el ABC de productos. Como es sabido, real disponible en esa ubicación. Esto siadas las compañías cuyos inventarios
los productos A concentran el 80% de la puede ser realizado con o sin el apoyo de fisicos no coinciden con la información
venta, los B el 10% siguiente y los C el 10% capturadores de datos (handhelds). del sistema y que se beneficiarían con un
restante. La idea central es contar más fre- Pero el conteo no sirve de mucho si no da programa formal de conteo cíclico.
cuentemente los productos A, un poco
menos los B y menos los productos C. Por
Métodos para realizar el conteo cíclico
ejemplo, 4 veces por año los productos Los métodos para realizar el conteo cíclico pueden ser diversos. He aquí algunos5.
A, 2 veces los productos B y una vez los ▪ Grupo de control: Una buena forma para comenzar un programa de conteo cíclico es seleccionar un grupo de 100
productos C. Esta clasificación ABC, aun- ítems, tratando de incluir diversos casos: alta y baja rotación, alto y bajo volumen, etc. Se cuentan solo 10 ítems por día,
que popular, no es ni la única posible ni la procurando cerrar el día con estos 10 ítems ajustados. Al cabo de 10 días, cuando se han contado y ajustado los 100
mejor. No es la única posible, porque una ítems del grupo de control, se evalúa la experiencia y las lecciones aprendidas. A partir de aquí se podrán aplicar uno o
compañía podría adoptar algún tipo de más métodos, que se describen a continuación.
muestreo, por ejemplo muestreo estratifi- ▪ Por localización: Si el Centro de Distribución tiene 12 racks podría contarse uno cada mes para así tener el conteo del
cado por categoría de ítem. Tampoco es la 100% al cabo de un año. También la selección de los ítems a contar puede ser por pasillos, por posición de pallet u otros
mejor, puesto que la clasificación ABC solo criterios basados en la ubicación.
considera el volumen y no otros criterios, ▪ Muestra aleatoria: Se seleccionan y cuentan muestras aleatorias. Si el Centro de Distribución maneja 5.000 SKU y se
cuenta con 200 días al año para contar, entonces se deben contar 5000/200 = 25 ítems cada día. Como decíamos más
como la variabilidad.
arriba, el método de muestreo podría sofisticarse, realizando un muestreo estratificado o tomando el Escatergrama6
Cualquiera que sea la clasificación de los como base para realizar la selección.
ítems, se procede al conteo, tomando una ▪ Por categorías: Se seleccionan categorías de ítems, por ejemplo, importados y nacionales. O por proveedor. O por
pequeña cantidad de ítems cada vez. Este segmento de cliente. Una vez hecho esto, se aplica muestreo estadístico.
conteo puede estar basado en un docu-
1 Ver “Hacia la Precisión de Inventarios”, Negocios Globales Oct. 2015
2 Ejemplo tomado de M.Muller, “Essentials of Inventory Management”, American Management Association 2003
3 Adaptado de S. Bedekar, “Count your inventory in the right way to better results”, White Paper, Infosys 2014
4 El Dr. Alvaro Albornoz acuñó el concepto de “Logística Higiénica” para designar todos aquellos aspectos básicos que deben ser resueltos previamente y que, según sus observaciones, continúan
siendo una asignatura pendiente para muchas compañías.
5 M.Muller, Op.Cit.
6 La herramienta gráfica “Escatergrama” se explica en el libro de Jorge H.Chávez y Rodolfo Torres-R. “Supply Chain Management”, Edit. RIL 2012.
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