INFORME “ADMINISTRACIÓN

DOCUMENTAL”

Aprendiz
GENNCY PAOLA GUZMAN GALVIS

EVIDENCIA 3
INFORME “ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL”
 
 Introducción

Toda empresa, aparte de usar técnicas de comunicación, tiene personas o

departamentos que se encargan de recoger el correo y abrirlo. Según en tamaño

e importancia de la empresa, esa persona o departamento se dedicará

exclusivamente a ello o, por el contrario, realizará además otras funciones.

“El artículo 21 del título quinto de la Ley General de Archivos de Colombia

señalaque las entidades deberan elaborar programad de gestión de documentos

pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes en cuyas

aplicaciones deberán observarse los principios y los procesos archivísticos.”

Es por ello que se realiza este informe “Administración Documental” para

mostrar paso a paso la recepción o radicación, registro, distribución o embalaje

de documentos de diferente contexto de las comunicaciones que entran y salen

de la empresa, para las que es conveniente establecer un registro, ya que;

permite mayor rapidez en su localización; los escritos pueden extraviarse en el

envío de una sección a otra; constituye un control interno de las comunicaciones

recibidas y emitidas.

Existen tres tipos de registros: Registro de entrada - Registro de salida -

Correspondencia interna (comunicación interna).

Tras la realización de las actividades anteriores en este momento, se ha logrado

reflexionar, contextualizar y apropiar los conceptos más representativos que

permiten reconocer y asimilar la definición de administración, los pasos para la

administración documental, principios y normas archivísticas aplicados en los

procesos técnicos de recepción y despacho de comunicaciones oficiales, las

disposiciones de la Norma Icontec 185, las comunicaciones internas y

documentación para recepción y despacho de documento y el embalaje de los

mismos. Para cumplir con esta evidencia, es importante haber revisado, leído y

comprendido el material de estudio presentando en esta guía.

EVIDENCIA 3.

Informe Administración Documental.

De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente actividad de

aprendizaje

Cada aprendiz entregará un informe del paso a paso para la recepción o

radicación, registro, distribución o embalaje de cinco documentos de diferente

contexto.
 Desarrollo

El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de

verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los

documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

Al radicar se asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o

producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.

Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o

destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del

funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta.

ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS:

Definición de medios de recepción

Recibo de documentos oficiales

Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas

Constancia de recibo

Asignación de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2)

Asignación consecutivo de envíos

Asignación de consecutivo, fecha y hora

Impresión de rótulo de radicación

Relación entre los documentos recibidos y enviados

Registro impreso de planillas de radicación y control

Elaboración de estadísticas

1. Registro de entrada carta:

Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación

con la actividad de la empresa: suministradores, distribuidores, Organismos

Públicos, entidades financieras... es decir, aquellas que ofrecen información a la

empresa.

A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como

referencia y será anotado en el Libro Registro de Entrada de Correspondencia.

REGISTRO DE ENTRADA DE LA CORRESPONDENCIA

ENTRADA

Nº Fecha de
orden entrada Clase Remitente Destinatari Asunto Anexos
de Día Mes o
entrada

Además, la empresa estampa un sello similar al que viene a continuación:

2. Registro de salida carta:

Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar su corrección y

prepararla para su emisión.

estampados con el mismo sello. 

En el sello debe aparecer:

 el número de registro

 la fecha

 el destinatario

-Original: se envía al correo

-Copia: archivado como justificante interno del envío de la correspondiente

comunicación 

 Formato del registro de salida:

REGISTRO DE SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA

          SALIDA

Referenci Fecha  Nº  Clase  Anexos  Destinatario Asunto

a orden

de

salida

3. Correspondencia interna:
En las grandes y medianas empresa además de los de entrada y salida, se lleva

un registro para las comunicaciones internas. Según el volumen de

comunicaciones y el organigrama de la empresa, éste puede ser:

 único

 o existir tantos como departamentos haya

(Funcionamiento igual al de registros de entrada y salida)

Ejemplos de registro de correspondencia:

RECEPCIÓN, ENVÍO Y REGISTRO DE

CORRESPONDENCIA

Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta,

hoja de ruta, formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el

Sistema de Administración de Correspondencia en ambiente WEB desarrollado

para el efecto.

Correspondencia Recibida

Recepción
Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del Centro de Sistemas de

información, será recibida siguiendo los siguientes pasos:

      1. Verificar que la correspondencia esté dirigida al Centro de Sistemas de

Información.

      2. Verificar que el sello de recepción esté con la fecha del día.

      3. Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares.

      4. Firmar el cuaderno de correspondencia. (En caso que el departamento de

origen no                 utilice el Sistema en la WEB y siga con el procedimiento

manual).

      5. Entregar al Coordinador del Centro de Sistemas de Información para su

conocimiento, registro y asignación de la tarea.

Registro en el Sistema

El Coordinador del Centro de Sistemas de Información registrará la

correspondencia recibida en el Sistema de la WEB y al mismo tiempo asignará

en el sistema el o los responsable(s) de la ejecución del requerimiento. El

número correlativo de correspondencia recibida será anotado en el documento

para su posterior seguimiento. 

Correspondencia enviada
Elaboración

Cada funcionario del Centro de Sistemas de Información elabora sus propias

cartas, hojas de ruta y correspondencia en general, debido a que el

departamento no tiene una secretaria asignada. Solamente aquellos

documentos relacionados con adquisiciones, envío de facturas o solicitud de

permiso o vacación, deben llevar el visto bueno del

Coordinador del Centro de Sistemas de Información. Las cartas deben seguir

una numeración correlativa, estar impresas en papel membretado y emitirse en

doble ejemplar.

Entrega

La entrega de la correspondencia es también función y responsabilidad de cada

funcionario del Centro de Sistemas en coordinación con el asistente a medio

tiempo asignado al departamento, quien entregará el documento original en el

departamento de destino y hará sellar la copia del mismo.

Registro en el sistema
Una vez que es entregada la correspondencia, el Coordinador del Centro de

Sistemas de información registrará en el Sistema de Administración de

Correspondencia, el documento enviado anotando el número correlativo que

emite el sistema en la copia de la correspondencia enviada.

Archivo de la correspondencia

Una vez registrada la correspondencia enviada, el Coordinador del C.S.I.

devolverá la copia al asistente para que la guarde en el archivador

correspondiente.
 Conclusión

Recibir, registrar, radicar y controlar todas las comunicaciones oficiales internas,

que se reciban o envíen entre cualquiera de sus dependencias del nivel central y

local, a través de los Centros de recepción y distribución de Comunicaciones es

el objetivo primordial de este informe “Administración Documental”