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FORMATO CONDICIONAL
El Formato Condicional es una herramienta muy útil como información gráfica
adicional para los datos numéricos que están en celdas o en rangos, que ha mejorado
enormemente las posibilidades en este aspecto. Este tipo de formato otorga un formato a
una celda o rango, dependiendo del cumplimiento de una condición, que es en
definitiva, el cumplimiento de una proposición lógica.
Con el formato condicional puedes hacer que tus datos numéricos ofrezcan información
gráfica adicional.
Si necesitas ofrecer una mejor visualización de tus datos numéricos en tus hojas de
cálculo sin tener que recurrir a los gráficos, estas de suerte, Excel ofrece un gran
número de posibilidades en este área.
Desde el botón “Formato Condicional” del “Grupo Estilo” correspondiente a la “Ficha
Inicio” tienes disponible usa serie de posibilidades para ofrecer una visualización
gráfica de los valores numéricos en las propias celdas.
Seleccione un rango de celdas, y dentro del menú desplegable del botón
“Formato Condicional” seleccione la opción “Barras de Datos” y dentro de ella
el color que quiere utilizar. Como verá en la Fig. 1 su rango de celdas ofrece la
misma información que antes pero gracias a esta opción del Formato
Condicional es mucho más sencillo identificar la información numérica global.
pá g. 1
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Fig. 1 Uso de barras de colores para destacar gráficamente el valor de cada celda
Seleccione otro rango de celdas, y dentro del menú desplegable del botón
“Formato Condicional” seleccione la opción "Escalas de color" y dentro de ella
el rango de colores que quiere utilizar Fig. 2.
Fig. 2 Uso de escalas de colores para destacar gráficamente el valor de cada celda
Por último seleccione otro rango de celdas, y dentro del menú desplegable del
botón “Formato Condicional” seleccione la opción “Conjunto de Iconos” y
dentro de ella el rango de iconos que quiere utilizar Fig. 3.
pá g. 2
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Fig. 3 Uso de iconos para destacar gráficamente el valor de cada celda
Adicionalmente puede marcar gráficamente conjuntos de celdas que cumplan
determinadas condiciones ( Opciones : “Resaltar Reglas de Celdas, Reglas de la Parte
Superior e Inferior”).
Formato avanzado
1. Seleccione una o varias celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinámica.
2. En la pestaña Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a
Formato condicional y después haga clic en Administrar reglas.
Se mostrará el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato
condicionales.
3. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para agregar un formato condicional, haga clic en Nueva regla.
Aparecerá el cuadro de diálogo Nueva regla de formato.
Para cambiar un formato condicional, haga lo siguiente:
1. Asegúrese de haber seleccionado la hoja de cálculo, tabla o informe de
tabla dinámica correctos en el cuadro de lista Mostrar reglas de formato
para.
2. Seleccione la regla y después haga clic en Editar regla.
pá g. 3
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3. Aparecerá el cuadro de diálogo Editar regla de formato.
4. En Seleccionar un tipo de regla, haga clic en Dar formato a todas las celdas
según sus valores (opción predeterminada).
5. En Editar una descripción de regla, en la lista Estilo de formato
Validación de datos
La validación de datos se usa para controlar el tipo de datos o los valores que los
usuarios pueden escribir en una celda. Por ejemplo, es posible que desee restringir la
entrada de datos a un intervalo determinado de fechas, limitar las opciones con una lista
o asegurarse de que solo se escriben números enteros positivos.
Las opciones de validación de datos se encuentran en la ficha Datos, en el grupo
Herramientas de datos.
La validación de datos se configura en el cuadro de diálogo Validación de datos.
Mensajes de validación de datos
Lo que los usuarios vean al escribir datos no válidos en una celda depende de cómo se
haya configurado la validación de datos. Puede elegir mostrar un mensaje de entrada
cuando el usuario seleccione la celda. Los mensajes de entrada suelen usarse para
ofrecer a los usuarios orientación acerca del tipo de datos que debe especificarse en la
celda. Este tipo de mensaje aparece cerca de la celda. Si lo desea, puede mover este
mensaje y dejarlo visible hasta que el usuario pase a otra celda o presione ESC.
pá g. 4
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También puede elegir mostrar un mensaje de error que solo aparecerá cuando el usuario
escriba datos no válidos.
Puede elegir entre tres tipos de mensajes de error:
Lista desplegable en Excel
Excel nos permite crear listas desplegables que dan la posibilidad al usuario de elegir
un valor dentro de una lista que ha sido previamente definida y validada:
Para hacer uso de esta funcionalidad primero debes seleccionar la celda donde deseas
que aparezca la lista desplegable e ir a la ficha Datos y hacer clic sobre el comando
Validación de datos:
pá g. 5
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Se mostrará el cuadro de diálogo Validación de datos en donde deberás seleccionar la
opción Lista:
En el recuadro Origen puedes colocar directamente los valores de tu lista desplegable
separados por coma:
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Al hacer clic en el botón Aceptar se verán reflejados los cambios en la celda:
Lista desplegable con valores en un rango
Si tu lista tiene muchos elementos puedes colocarlos dentro de una hoja de Excel y
especificar el rango en el cuadro de diálogo Validación de datos y de esta manera tener
una lista desplegable con los valores extraídos de dicho rango:
No es mala idea invertir un poco de tiempo para agregar esta funcionalidad a tus hojas
de Excel, recuerda que una lista desplegable te evitará muchos problemas al permitir el
ingreso de valores previamente validados.
También puedo traer valores de otras hojas, solo debo colocar el signo igual y el nombre
del rango
Ejemplo : en una hoja tengo los datos de las ciudades del valle del cauca y nombre el
rango ciudades
En origen:
=ciudades
pá g. 7
