UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS
FACULTAD DE INGENIERÍA DE SISTEMAS E INFORMÁTICA
CASO GLOBATEL
PROFESOR:
Enriquez Maguiña, William
INTEGRANTES:
ESTELA CORONEL, ANDERSON
FAUCHEUX ROJAS, LUIS
PADILLA SANCHEZ, MILAGROS
QUISPE TICONA, PABLO
LIMA -PERÚ
2019
PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL CORPORATIVO
Se realiza la estructura de una propuesta de implementación estándar para la
compañía de Globatel dirigida por la consultoría New Future para el diseño,
desarrollo, integración e implantación del Sistema de Gestión Documental.
1. Introducción. Contexto del proyecto
Actualmente los trabajadores dedican gran cantidad de tiempo a la búsqueda
de información en papeles; cuando se habla de trabajo, el tiempo es dinero y
cuanto más tiempo se consuma en actividades administrativas asociadas al
papel (imprimir documentos para firmar, buscar archivadores, generar
reportes de documentos recibidos, etc) menos se notará las actividades
relacionadas a tu puesto.
Apostar por la Gestión Documental e introducir el Sistema de Gestión
Documental adecuado para tu empresa puede cambiar no sólo el flujo de
trabajo sino también mejorar el ambiente laboral de los colaboradores.
Desarrollar e implantar un SGD es un medio para lograr el correcto control de
los recursos producidos por la empresa, donde el éxito radica en la
implicación de todas áreas de la administración abordando la optimización de
recursos como tiempo y disponibilidad para tareas propias.
2. Objetivos del proyecto
2.1. Objetivo General:
● El principal objetivo del proyecto es diseñar, desarrollar, integrar e
implementar un Software de Gestión Documental potente y escalable
para la empresa multinacional operadora de telecomunicaciones
GLOBATEL.
2.2. Objetivos Específicos:
● Disminuir el tiempo de respuesta de entrega de documentos entre las
áreas involucradas.
● Mejorar el rendimiento del proceso de intercambio de documentos
entre las áreas.
● Lograr una escalabilidad en el sistema por si existen más flujos de
aprobación.
● Mejorar el tiempo de respuesta de una petición de documentos.
● Reducir el uso de papel en la burocracia.
3. Enfoque de la solución
El inconveniente que motivó la planeación del sistema surgió a partir de los
procedimientos de trabajo de Globatel que involucra un constante intercambio
de documentos entre todas las áreas de la empresa. Esto provocaba
burocracia y es causa de ineficiencias y errores casi continuos.
Esta situación está dificultando su productividad, eficiencia e imagen de la
organización, y por ello nosotros el grupo New Future, hará la propuesta de
una solución basada en TI que pueda ofrecerle una mejor calidad de trabajo.
La solución planteada se basa en las necesidades del cliente, diseñadas para
el modelo de negocio que maneja la continuidad de información que se
requiere por cada área implicada.
Luego de la revisión de diversas opciones para la Gestión Documentaria,
nuestro equipo llegó a la conclusión que la mejor alternativa que se adapta a
los requerimientos de la organización, es el uso de un ECM.
El ECM (Enterprise Content Management), es una solución rentable para
mejorar el almacenamiento, la gestión y el control de documentos
relacionados con los procesos comerciales cotidianos.
El aplicar un ECM nos puede llegar a brindar las siguientes ventajas:
● Agilizar los procesos de negocio
● Eliminar los cuellos de botella
● Eliminar las necesidades de papel y correo
● Optimizar la seguridad
● Mantener la integridad
● Minimizar los gastos
Y todo esto nos conduce a una mayor productividad para la organización.
4. Alcance de la colaboración
● El sistema será desarrollado sólo para uso interno de la empresa
● Solo se implementara 2 módulos por motivos de tiempo (Gestión
Documental y Captura de documentos).
5. Beneficios y ventajas diferenciales
● El equipo cuenta con experiencia en grandes proyectos de
transformación con un impacto considerable en la organizaciones.
● Métricas acorde a los requerimientos específicos del negocio mediante
un desarrollo escalable bajo los estándares de calidad.
● La empresa ha cumplido con todos los proyectos de los cuales se ha
hecho cargo en el tiempo estipulado.
6. METODOLOGÍA Y CALIDAD
Para el desarrollo del ECM, se hará uso de metodologías ágiles, en este caso
de la metodología SCRUM.
Esta metodología se escogió debido a lo siguiente:
● Debido a las expectativas que pueda tener el cliente con respecto las
entregas, se hará una presentación rápida de los entregables para
tener un mayor control del avance que se tiene.
● Debido a los riesgos que conllevan los cambios durante el proceso de
desarrollo, esta metodología permite mucha flexibilidad a la hora de
acometer cambios a mitad del proyecto, ya que tras cada fase se
replantean las tareas y los objetivos.
● El equipo ya tiene experiencia en el uso de esta metodología para el
desarrollo de proyectos, por lo que se generará una mayor confianza
en los partícipes de esta.
En el caso de la calidad en el desarrollo del software, se tomará en cuenta la
norma ISO/IEC 25000, la cual nos proporciona una guía para el uso de la
nueva serie de estándares internacionales llamada Requisitos y Evaluación
de Calidad de Productos de Software.
Para ello se implementará en sus respectivas fases por cada sprint:
Fase 1: Sprint Planning:
Se va a detallar las historias de Usuario que se van a realizar en el presente
proyecto:
● Como usuario quiero digitalizar los documentos de la empresa para
mejorar el tiempo de entrega de documentos entre las áreas.
● Como gerente quiero ver una comunicación fluida entre las áreas de
la empresa.
● Como jefe de Área quiero tener una comunicacion mas rapida y
efectiva, para la realización de proyectos.
● Como gerente general quiero ver el flujo el entrega de documentos
para ver el historial de entrega de documentos.
● Como gerente general quiero que el consumo de papel se reduzca a
cero, reduciendo así nuestros costos operativos.
● Como administrador quiero poder crear, modificar y eliminar grupos
dentro de la herramienta para poder tener un mejor control y un mejor
mantenimiento.
● Como administrador quiero poder asignar permisos a los distintos
grupos de usuarios creados para tener una mejor organización y
brindar seguridad a la información.
Fase 2: Daily Scrum:
Se les está asignado distintas tareas a cada una de las personas
involucradas, las cuales en los distintos sprints que se han asignado:
● Sprint 1: Login y Módulo de captura de documentos.
● Sprint 2: Conexión con el S3 de AWS.
● Sprint 3: Gestión de documentos
● Sprint 4: Creación de grupos y asignación de Permisos
● Sprint 5: Flujo de aprobaciones.
● Sprint 6: Creación de notificaciones.
● Sprint 7: Pruebas de QA General.
Fase 3: Desarrollo:
Cada personal está capacitado para realizar las tareas encomendadas, para
lo cual la realización del proyecto será en lenguaje JS la cual el
almacenamiento a la Base de Datos será en la nube de AWS.
Fase 4: Sprint Review:
Esta fase nos vamos a juntar con Globatel para explicarles todo lo que se
realizó en el sprint que toca, para lo cual dicha reunión será 20 días después
del inicio de cada sprint.
Las cuales se deberá hablar sobre el progreso y algunos cambios de estética
que se desea cambiar. Para ello debe de estar el gerente general de Globatel
y los jefes de dichas áreas que aportan en el sistema.
Fase 5: Retrospectiva:
Nos hemos dado cuenta que en cada sprint el accionario nos daba una
motivación para poder ser más productivos y completar las tareas en menos
tiempos posible y nos da la confianza de poder buscar métodos más rápido
para la realización de dicha tarea.
7. ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO
8. Condicionantes y factores críticos de éxito
● El proyecto debe generar no menos de 30% de rentabilidad.
● El proyecto debe permitir el intercambio de documentos entre todas las
áreas de la empresa.
● El sistema debe ser amigable y fácil de usar.
● La implementación no debe afectar severamente los procesos de
algún área de la empresa.
9. HONORARIOS Y PLAN DE FACTURACIÓN
10. REFERENCIAS
● [Link]
● [Link]
wAR06R2nzsH5RNIIwhFG07RIHJBKlaVoQVc1lWn9EeoFLTQe1XDW
TW0CxrS4
● [Link]
-de-project-management/te-conviene-utilizar-la-metodologia-scrum-en-
tus-proyectos
● [Link]
