11.
EFECTIVO Y EQUIVALENTE DE EFECTIVO
1. ACTIVO
ACTIVOS FINANCIEROS - MOVILIZADOS INMATERIALES
11 EFECTIVO Y EQUIVALENTE DE EFECTIVO
1105 FONDOS EN CAJA
110505 CAJA GENERAL
110510 CAJAS MENORES
110515 MONEDA EXTRANJERA
1110 FONDOS EN BANCOS
111005 MONEDA NACIONAL
111010 MONEDA EXTRANJERA
No se puede desconocer la importancia de poseer efectivo para la
cancelación de compromisos contraídos. Una empresa no puede apoyarse
totalmente en el crédito; debe disponer de dinero para el pago de
operaciones inherentes a las actividades del negocio.
El poseer menos efectivo disponible del necesario puede acarrear pérdidas,
ya que no se podrían efectuar compras y pagos oportunos ni obtener
descuentos por pronto pago. Sin embargo, los excesos de efectivo también
pueden originar problemas para la empresa, pues representan capital
inmovilizado que podría tener otros usos
En general, las cuentas por cobrar y los Inventarios desempeñan un papel
esencial en el desarrollo de las empresas, ya que las sumas invertidas en
estas dos partidas exigen, por parte de los administradores, una mayor
atención que para otros elementos del mismo grupo.
Actualmente, un medio efectivo de comercialización es la concesión de
crédito; el volumen de cartera también dependerá del grado de dinamismo
de las políticas de venta o crédito.
Debe establecerse el máximo recurso que puede comprometerse en este
rubro con el fin de maximizar los rendimientos por concepto de mayores
ventas y minimizar los costos por su administración y control, recaudo y
perdida probable. Así mismo, los inventarios que alimentan los procesos de
producción y venta exigen un manejo prudente para determinar las posibles
cantidades óptimas que deberían mantenerse y los desembolsos
comprometidos en su obtención.
Según la Sección 7 de las NIIF PYMES, el equivalente al efectivo son
inversiones con alta liquidez a corto plazo que son fácilmente convertibles en
importes conocidos de efectivo y que están sujetas a un riesgo insignificante
de cambios en su valor. Se mantienen para cumplir los compromisos de
efectivo a corto plazo en lugar de para inversión u otros propósitos. Por
consiguiente, una inversión será un equivalente al efectivo cuando tenga un
vencimiento próximo, por ejemplo de tres meses o menos desde la fecha de
adquisición. Los sobregiros bancarios se consideran normalmente actividades
de financiación similares a los préstamos. Sin embargo, si son reembolsables
a petición de la otra parte y forman una parte integral de la gestión de
efectivo de una entidad, los sobregiros bancarios son componentes del
efectivo y equivalentes al efectivo.
Una entidad presentará los componentes del efectivo y equivalentes al
efectivo, así como una conciliación de los importes presentados en el estado
de flujos de efectivo con las partidas equivalentes presentadas en el estado
de situación financiera. Sin embargo, no se requiere que una entidad
presente esta conciliación si el importe del efectivo y equivalentes al efectivo
presentado en el estado de flujos de efectivo es idéntico al importe que se
describe de forma similar en el estado de situación financiera.
Una entidad revelará, junto con un comentario de la gerencia, el importe de
los saldos de efectivo y equivalentes al efectivo significativos mantenidos por
la entidad que no están disponibles para ser utilizados por ésta. El efectivo y
los equivalentes al efectivo mantenidos por una entidad pueden no estar
disponibles para el uso por ésta, debido a, entre otras razones, controles de
cambio de moneda extranjera o por restricciones legales.
1105 Fondos de Caja
Cuenta 110055 Caja General: son todos los valores representativos en
dinero que están disponibles en forma inmediata en la cuenta
llamada Caja general, los cuales deben ser consignados en el Banco de
la empresa.
DINÁMICA DE LA CUENTA:
Se debita:
Por las entradas de dinero en efectivo y los cheques recibidos por
cualquier concepto, tanto en moneda nacional como en moneda
extranjera;
Por los sobrantes en caja al efectuar arqueos;
Por el mayor valor resultante al convertir las divisas a la tasa de cambio
representativa del mercado, y
Por el valor de la constitución o incremento del fondo de caja menor.
Se acredita:
Por el valor de las consignaciones diarias en cuentas corrientes
bancarias o de ahorro;
Por el valor de la negociación de divisas;
Por los faltantes en caja al efectuar arqueos;
Por el menor valor resultante al convertir las divisas a la tasa de cambio
representativa del mercado;
Por la reducción o cancelación del monto del fondo de caja menor, y
Por el valor de los pagos en efectivo, en los casos que por necesidades
del ente económico, se requieran.
Las diferencias que se presenten al efectuar arqueos se contabilizarán
en las subcuentas 136530 -responsabilidades-, cuando sean faltantes en
caja o 238095 -otros- si se trata de sobrantes en caja.
El Arqueo de Caja
El Arqueo de Caja consiste en el análisis de las transacciones del
efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de
comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por
tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se
encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales.
Sirve también para saber si los controles internos se están llevando
adecuadamente. Esta operación es realizada diariamente por el
Cajero. Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen
efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el Cajero.
Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o
sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor.
Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta
denominada “Diferencias de Caja”. Se le cargan los faltantes como
pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se
subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta
“Diferencias de Caja” se deberá cancelar contra la de “Pérdidas y
Ganancias”.
Un arqueo de caja es una actividad que debe realizarse -para evitar
manejos inadecuados- por lo menos una vez al mes.
La definición de este concepto revela su importancia: Acción de
arquear (medir). Reconocimiento de los caudales que existen en la
caja.
Es el principal procedimiento a seguir para el examen de los
efectivos, consistente en efectuar un recuento físico de los mismos.
Recomendaciones que deben tomarse en cuenta cuando se vaya
a llevar a cabo el arqueo de dichos fondos, las cuales bien podrían
ser las siguientes:
a) Cuando existen varios fondos u otra clase de valores de fácil
realización es conveniente establecer un control simultaneo de
todos ellos, bien arqueándolos al mismo tiempo o sucesivamente
suspendiendo las actividades de los que se vayan revisando.
b) En todos los casos debe solicitarse la presencia de un funcionario
que ratifique la actuación del auditor y atienda las aclaraciones a
las dudas que surjan durante el arqueo.
c) Debe conocerse el importe a arquear que muestran los registros
para compararlo contra lo contado y, de esa manera, poder pedir
aclaraciones en el momento mismo del arqueo, cuando sean
necesarias.
d) Al concluir el arqueo debe exigirse la firma del responsable del
fondo para que quede constancia de que la realización del mismo,
así como que la cantidad contada le fue devuelta a su entera
conformidad al responsable respectivo.
Normalmente los fondos incluyen vales, recibos, facturas y otros
comprobantes de erogaciones realizadas pendientes de reembolsar
y que -por lo mismo- se consideran parte del fondo.
En estos casos, el que practica el arqueo deberá considerar lo
siguiente:
- Deberá cerciorarse de la autenticidad de los comprobantes.
- Deberán ser de fecha reciente.
- Deberán estar debidamente autorizados para su pago.
- Deberán ser por importes razonables al fondo.
- Deberán ser aquellos para los que el fondo se haya creado.
En estricta teoría, un fondo de efectivo solo debe estar constituido
por dinero, por ello se debe vigilar que todos estos comprobantes
queden debidamente reembolsados a la brevedad posible. Cuando
al cierre del ejercicio -por circunstancias que lo ameriten- no es
factible el reembolso, deberá proponerse un asiento para mostrar
como efectivo en caja solo lo que sea realmente efectivo.
En caso de que en el arqueo se determine diferencia entre lo
contado físicamente y el saldo según registros contables, esta debe
hacerse del conocimiento del responsable del área y en conjunto
proceder a su solución. La importancia de la diferencia es
determinante en la actitud que se debe asumir y cuando así lo
amerite deberá informarse a la dirección general.
Control interno del efectivo en Caja y
Bancos
Se dice que "la ocasión hace al ladrón" y que "a rio revuelto,
ganancia de pescadores". Cuando en una empresa o negocio, se
carecen de procedimientos y controles en cuanto al efectivo en caja
y bancos los dichos anteriores seguramente serían de uso común.
El tener reglas de control interno para manejar el efectivo de la
empresa es fundamental. Los principales aspectos del control
interno relativos al manejo de los efectivos, cuyo cumplimiento
deben vigilarse, son:
- Separación de labores. Deben ser personas diferentes las que
manejen efectivo, expidan cheques, operen auxiliares y registros y
efectúen conciliaciones.
- Fianzas. El personal que maneja los fondos y las cuentas bancarias
deben estar afianzados para garantizar posibles desfalcos por malos
manejos.
- Fondos Fijos. Debe estar establecido -dependiendo del tamaño de
la empresa- por lo menos un fondo fijo (caja chica) donde se
realizaran todos los pagos menores a una cantidad previamente
definida.
- Firmas mancomunadas. Para el caso de las cuentas bancarias los
cheques deberán expedirse siempre con dos firmas, definiendo -así
se sugiere- una que invariablemente deberá ir.
- Firmas autorizadas. Se deberá contar con un registro de firmas
autorizadas para firmar cheques, así como la forma en que podrán
ir mancomunadamente.
- Limites de pago. Debe existir límite de pago para cada una de las
firmas autorizadas.
- Depósitos diarios. Las cobranzas y otros ingresos deberán
depositarse al día siguiente o a más tardar al siguiente día hábil.
- Arqueos periódicos. Una forma de mantener el control del fondo
fijo es practicando periódicamente -y por sorpresa- arqueo de los
mismos.
- Conciliaciones bancarias. Las cuentas bancarias deberán
conciliarse -invariablemente- cada mes y mantener debidamente
depuradas las partidas en conciliación.
Una forma de detectar procedimientos indebidos en el manejo del
dinero de la empresa es manteniendo un estricto control interno en
este rubro. Una costumbre muy arraigada en las empresas es poner
a una persona de "confianza" en el departamento de tesorería,
pero si además se le ponen ciertos controles se evitarían tristes
desenlaces.
OPERACIONES DE CAJA GENERAL
1. La Empresa ABC nos cancela la Factura No 1879 de Enero 20
del 2014. Con cheque No 0009234680 del Banco de
Colombia por valor de $ 2.765.000. Como quedaría el
Registro?
CODIGO DETALLE PARCIAL DEBE HABER
SUMAS IGUALES
2. La Empresa Comercializadora Reales Ltda. , nos cancela la
suma de $ 3.000.000 de arriendo de la Bodega No 1
correspondiente a los meses de Enero, Febrero y Marzo.
Nos entregan $ 1.000.000 en efectivo y $ 2.000.000 con el
cheque No 001346821 del Banco Caja Social.
Como quedaría el Registro?
CODIGO DETALLE PARCIAL DEBE HABER
SUMAS IGUALES
3. El Socio Marco Antonio Gámez Portillo, nos abona la suma de
$ 1.850.000, por concepto del préstamo que le hizo la
Compañía. Con Cheque No 149072300-4 del Banco
Davivienda. Como quedaría el Registro?
CODIGO DETALLE PARCIAL DEBE HABER
SUMAS IGUALES
4. La Empresa Next Top Model Ltda. , (Grandes Contribuyentes,
A/R-A/ICA – A/R –R/IVA) devuelve mercancía de la Factura No
23056 por valor de $ 980.000 a Empresa Estudio X Ltda. Nos
devuelven dinero en efectivo. ¿ Como quedaría el Registro ?
CODIGO DETALLE PARCIAL DEBE HABER
SUMAS IGUALES
Objetivos y cuestionario de control interno para el disponible
La evaluación realizada al sistema de control interno de una empresa debe estar
sustentada en las respuestas que arrojen los cuestionarios de control interno
realizado en los programas y procedimientos que el auditor financiero tenga a bien
ejecutar, en este caso en el manejo del disponible de la entidad
OBJETIVOS DEL EXAMEN
Objetivos generales:
1. Verificar la correcta valoración de acuerdo con principios de contabilidad
generalmente aceptados y su adecuada presentación en los estados financieros.
2. Obtener seguridad razonable acerca de:
a. Todos los conceptos relacionados con el disponible han sido estimados
adecuadamente.
b. Los valores correspondientes a las cuentas del componente estén debidamente
clasificados y revelados de acuerdo a sus condiciones.
Objetivos específicos:
1. Verificar la existencia física de los recursos de liquidez inmediata con que cuenta
la entidad.
2. Determinar si los fondos y depósitos que se presentan dentro de rubro de
efectivo, caja y bancos cumplen las condiciones básicas de disponibilidad.
3. Comprobar si se presentan todos los fondos y depósitos existentes.
4. Determinar si los fondos de efectivo y de depósitos a la vista que se representan
en los estados financieros son auténticos
5. Examinar el manejo adecuado de los procedimientos políticas y prácticas que se
siguen en la administración de los recursos de liquidez.
6. Verificar la existencia de manuales de funciones y procedimientos del efectivo.
Precisamente. El control es una herramienta de apoyo para la obtención de los
objetivos empresariales
Al final de este análisis se espera que el auditor o la persona que está realizando la
evaluación empresarial de la gestión y el cumplimiento de los controles, pueda
tener una clara visión de la entidad y su comportamiento frente al rubro del
disponible.
La información que se recopile de éste examen es vital para la toma de decisiones
del auditor y por ende de la gerencia.
El examen que el auditor realiza del disponible no debe estructurarse sobre un
sistema de control débil o sobre procedimientos que afecten el óptimo
funcionamiento de esta dependencia
El análisis del control interno en el área del efectivo, los bancos, las corporaciones y
las cajas es fundamental para alcanzar el logro de los objetivos organizacionales de
la empresa, por ello es importante ponerle atención a cada uno de los puntos que
se presentó anteriormente, ya que cualquier desviación que se tenga de estos
puede cambiar el rumbo que se tenía de la planificación financiera.
Parte del activo corriente
El disponible es definido como el grupo que comprende las cuentas que registran los
recursos de liquidez inmediata, total o parcial, con que cuenta el ente económico.
