ACCESS 2010

TEMA 1. GENERALIDADES
1.1. Iniciar Microsoft Access 2010

 Haga clic en el botón Inicio visible en la barra de tareas y, a continuación, haga clic en
la opción Todos los programas.

 Haga clic en la carpeta Microsoft Office y en la opción Microsoft Access 2010.

La aplicación Microsoft Access se abre en la pantalla. La opción Nuevo de la ficha Archivo está
seleccionada.

Access le propone crear una nueva base de datos vacía a partir de una plantilla instalada en su
ordenador o de una plantilla que descargará desde el [Link]. También quede abrir una
base de datos existente desde esta ventana (opción Abrir).

1.2. Descripción de la ventana de la aplicación Microsoft Office Access

2010
Después de crear una nueva base de datos o de abrir una base de datos existente, visualizará los
diferentes elementos de la ventana de la aplicación Access:

La Barra de título y los iconos (a): en el centro el nombre de la base de datos activa (en este
caso Canal de ventas) seguido del formato de ésta (en este caso Base de datos (Access 2007))
y del nombre de la aplicación (Microsoft Access). A la derecha, los botones Minimizar
, Restaurar (o Maximizar ) permiten reducir el tamaño de la ventana; el botón Cerrar
permite cerrar la aplicación Access.

La Cinta (b) incluye la mayoría de comandos de la aplicación y reemplaza los menús y las
barras de herramientas de las versiones anteriores de Access. Estos comandos están agrupados
por tareas y cada una de estas tareas está representada por una ficha (c). La mayoría de
operaciones realizadas en Access hacen que aparezca una o varias fichas adicionales,
llamadas fichas de comandos contextuales. Estas fichas aparecen a la derecha de las fichas
estándar y agrupan los comandos relacionados con el objeto utilizado o con la tarea realizada.
Cada ficha presenta varios grupos de comandos (d) en los que se visualizan botones de
comando (e) que permiten realizar la mayor parte de las operaciones. Algunos grupos
presentan un iniciador de cuadro de diálogo (f) que permiten mostrar un cuadro de diálogo o
un panel Office que permite acceder a las opciones adicionales.

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ACCESS 2010

La ficha Archivo (g) sustituye al botón de Microsoft Office de la versión anterior de Access. Esta
ficha abre un menú que permite acceder a las funciones básicas de la aplicación (crear una
base de datos nueva, abrir, guardar y cerrar una base de datos, imprimir...) pero también a
otras funciones como, por ejemplo las que permiten compactar y reparar una base de datos o
configurar la aplicación Access.

La barra de herramientas de acceso rápido (h) contiene las herramientas utilizadas con más
frecuencia. Pueden agregarse nuevas herramientas a esta barra (ver Personalización de la
interfaz de Access - Personalizar la barra de herramientas de Acceso rápido).

La barra de mensajes (i) muestra alertas de seguridad cuando la base de datos que abre
incluye contenidos potencialmente peligrosos.

El panel de navegación (j) permite acceder a los diferentes objetos contenidos en la base de
datos activa. En este panel, los objetos están clasificados por categoría (tipo de objeto o fecha
de creación...) y filtrados por grupo; los grupos cambian en función de la categoría elegida. Este
panel de exploración reemplaza la ventana Base de datos utilizada en las versiones anteriores
de Access.

La barra de estado (k) permite mostrar información sobre el comando en curso. El

modo Preparado indica que puede comenzar a trabajar.

Es posible que en el escritorio de Windows se haya instalado un método abreviado en

forma de icono (acceso directo). En este caso, un doble clic en el icono Microsoft Office
Access 2010 le permite iniciar la aplicación.

1.3. Salir de Microsoft Access 2010

 Haga clic en la ficha Archivo y, a continuación, en la opción Salir o haga clic en el

botón Cerrar visible en la esquina superior derecha de la ventana de la aplicación o,
si lo prefiere, utilice el método abreviado de teclado [Alt][F4].

Si intenta salir de Access sin guardar los cambios realizados en uno o varios objetos abiertos,
se mostrará un mensaje de alerta.

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 En este caso, haga clic en el botón Sí para guardar y salir de Access, en el botón No y
después salga de Access sin guardar los últimos cambios o en el botón Cancelar si no quiere
guardar ni salir de Access.

1.4. Utilizar/administrar la cinta

La cinta agrupa la mayoría de comandos de la aplicación.

 Para mostrar el contenido de una ficha, haga clic en la ficha correspondiente: el fondo de
la ficha activa aparece de color gris más claro que el del resto de fichas.

Cada ficha está dividida en varios grupos.

 Para mostrar el texto descriptivo de un comando, señale el icono o el botón para el que
desea mostrar la descripción.

De forma predeterminada, el texto explicativo relacionado con el comando señalado se

muestra en una información en pantalla.

En la ficha Crear, se muestran los comandos para crear objetos, repartidos en seis
grupos: Plantillas, Tablas, Consultas, Formularios, Informes y Macros y Código.

 Para que la información en pantalla desaparezca, mueva el ratón fuera de la cinta.

 Para reducir temporalmente la cinta con el fin de disponer de más espacio en la pantalla,
haga clic en el botón Minimiza la cinta de opciones situada a la derecha de las fichas
o haga un doble clic en la ficha o utilice el método abreviado [Ctrl][F1].

Sólo se visualizan las fichas en la pantalla, lo que permite aumentar el espacio reservado al
documento.

 Un doble clic en la ficha o un clic en el botón Expande la cinta (o [Ctrl][F1]) le permite

mostrar de nuevo la cinta de forma permanente.

 Para mostrar el cuadro de diálogo o el panel de Office asociado al grupo, haga clic en el
botón (denominado Iniciador de cuadro de diálogo) visible en la parte inferior
derecha del grupo de comandos correspondiente.

Dependiendo de la resolución de su pantalla, las opciones de la cinta pueden

presentarse de manera diferente. Por ejemplo, las opciones de un grupo pueden
agruparse en un botón o bien la etiqueta de un botón puede dejar de ser visible.

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ACCESS 2010

Por defecto, cuando señala un comando de la cinta, se muestra un texto descriptivo del
comando señalado en una ventana llamada Información en pantalla. Puede elegir no
mostrar la Información en pantalla o incluso mostrar únicamente el nombre del
comando sin su descripción con la ayuda de la lista Estilo de información en
pantalla del cuadro de diálogo Opciones de Access (ficha Archivo – opción
Opciones - categoría General).

1.5. El panel de exploración

El panel de exploración permite acceder a los diferentes objetos contenidos en la base de datos
activa.

De forma predeterminada, se muestra una versión expandida del panel de exploración a la

izquierda de la ventana de Access. En este panel, los objetos están clasificados por categorías (tipo
de objeto, fecha de creación...) y filtrados por grupo.

 Para contraer el panel de exploración, utilice uno de los métodos siguientes:

 Haga clic en el botón visible en la esquina superior derecha del panel de

exploración.

 Pulse la tecla [F11].

 Señale el borde derecho del panel de exploración expandido y haga un doble clic
cuando el puntero del ratón se transforme en

 Para expandir el panel de exploración, utilice uno de los métodos siguientes:

 Haga clic en el botón visible en la parte superior del panel de exploración.

 Pulse la tecla [F11].

 Señale el borde derecho del panel de exploración y, a continuación, haga un doble

clic cuando el puntero del ratón se transforme en

 Para modificar la anchura del panel de exploración, señale el borde derecho y cuando el
puntero se transforme en flecha de dos puntas , arrastre la barra hacia la derecha
para aumentar la anchura del panel o hacia la izquierda para reducirla.

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ACCESS 2010

 Para modificar la visualización de los objetos en el panel de exploración, seleccione otra

categoría y/o otro grupo:

 Para seleccionar otra categoría, haga clic en el menú situado en la parte superior del
panel (este menú muestra el nombre de la categoría activa).

A continuación, haga clic en el nombre de la categoría a activar en la zona Desplazarse a la

categoría visible en la parte superior del menú.

Cuando se crea una nueva base de datos, la categoría Tipo de objeto está activa por defecto. Esta
categoría agrupa los objetos por tipo: las tablas, las consultas, los formularios, y los informes.

 Para seleccionar otro grupo, haga clic en el menú visible en la parte superior del panel
y, a continuación, en el nombre del grupo a activar en la zona Filtrar por grupo visible
en la parte inferior del menú; los grupos que aparecen varían en función de la
categoría elegida.

Los objetos visibles en el panel de exploración varían en función de la categoría y del grupo
elegidos.

 Para mostrar u ocultar el contenido de un grupo, haga clic en el nombre del grupo
deseado: si el contenido del grupo está visible, se ocultará automáticamente y al revés, si
estaba oculto se mostrará de manera automática.

 Para mostrar u ocultar el contenido de todos los grupos del panel de exploración, haga un
clic derecho sobre el nombre de cualquier grupo y, a continuación, según el caso, haga clic
en la opción Expandir todo o Contraer todo.

 Para ocultar todos los grupos salvo uno, haga un clic derecho sobre el nombre del grupo
cuyo contenido debe seguir apareciendo en el panel de exploración y, a continuación,
haga clic en la opción Mostrar sólo "nombre del grupo correspondiente"; para volver a
mostrar todos los grupos de la categoría activa, haga un clic derecho en el menú visible en
la parte superior del panel y, a continuación, haga clic en la opción Mostrar todos los
grupos.

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ACCESS 2010

Para elegir otra categoría también puede hacer un clic derecho en el menú visible en la
parte superior del panel de exploración, señalar la opción Categoría y hacer clic en la
opción que corresponde a la categoría a activar.

1.6. Deshacer/repetir las acciones

Deshacer la última acción

 Haga clic en la herramienta Deshacer visible en la barra de herramientas de Acceso

rápido o utilice el método abreviado [Ctrl]Z.

Si no se puede deshacer nada, la herramienta Deshacer está velada ( ) y en

consecuencia no disponible.

Deshacer las últimas acciones

Access conserva un historial de las últimas acciones realizadas.

 Abra la lista de las últimas acciones haciendo clic en la flecha de la herramienta

 Haga clic en la última de las acciones que desea deshacer: esta acción y las anteriores a
ésta se anularán.

Las últimas acciones también pueden deshacerse haciendo clic en la

herramienta tantas veces como acciones haya por deshacer.

Repetir las acciones

Si deshacer la acción es peor que el error realizado, puede repetir las acciones que se han deshecho.

 Para repetir la última acción deshecha, haga clic una vez en la herramienta Repetir
visible en la barra de herramientas de Acceso rápido o utilice el método
abreviado [Ctrl] Y.

 Para repetir las últimas acciones deshechas, abra la lista de las últimas acciones deshechas
haciendo clic en la flecha de la herramienta y, a continuación, en la última acción a
repetir.

Las últimas acciones deshechas también pueden repetirse haciendo clic en la

herramienta tantas veces como acciones haya que repetir.

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TEMA 2. BASES DE DATOS

2.1. Reflexionar sobre el objetivo de la base de datos
Microsoft Access 2010 es un Sistema de Gestión de Bases de Datos Relacionales que funciona en el
entorno Windows. Microsoft Access permite gestionar datos relativos a un tema determinado, como
el seguimiento de los pedidos, la gestión del personal... todo ello con un único archivo de base de
datos. En este archivo los datos relativos a un tema particular son almacenados en diferentes tablas
que pueden estar relacionadas mediante un campo común con el fin de crear objetos (consultas,
formularios...) que reúnan datos repartidos en varias tablas.

Antes de comenzar a crear una base de datos, hay una etapa importante que consiste en reflexionar
sobre el objetivo de la base de datos.

 Haga una lista de los datos que deben almacenarse en la base, repartidos en diferentes
tablas. Por ejemplo: una tabla que contendrá la lista de categorías de artículos con una
descripción, una ilustración... otra con la lista de todos los artículos. La relación de estas dos
tablas a través de un Código categoría permitirá gestionar simultáneamente (en un informe,
por ejemplo), los datos sobre el artículo y sobre la categoría.

 Preste atención en evitar la repetición de datos entre las tablas: en una tabla que registre
todos los pedidos realizados no deben incluirse datos relativos al cliente como el nombre, la
dirección... puesto que deberá introducirlas para cada pedido nuevo del mismo cliente
(estos datos se almacenarían varias veces, lo que resulta inútil, ya que aumenta el volumen
de datos almacenados y el riesgo de errores de tecleo). Es preferible introducir únicamente
el código del cliente en la tabla de Pedidos y establecer una relación entre la tabla
Pedidos y la tabla Clientes con vistas a imprimir la dirección del cliente en la factura de
cada uno de sus pedidos. Es pues importante definir cuáles son las tablas que deberán
estar relacionadas entre sí.

 Haga una lista de los documentos que debe crear a partir de los datos almacenados en las
tablas: listas diversas (artículos, clientes...), estadísticas, gráficos, cálculos...

2.2. Crear una base de datos nueva

Se trata de crear una base de datos nueva sin utilizar una plantilla en particular. La nueva base de
datos no va a contener ningún objeto.

 Si Access no está abierto, inícielo.

Si Access está abierto, cierre, si es necesario, la base de datos actual: ficha Archivo -
opción Cerrar base de datos.

Independientemente del método utilizado, en la pantalla se muestra el contenido de la

ficha Archivo.

 Haga clic en el botón Nuevo y a continuación en Base de datos en blanco de la

zona Plantillas disponibles.

La parte derecha de la ventana muestra las opciones que permiten crear una base de datos en
blanco.

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ACCESS 2010

 Cambie, si lo desea, el nombre de su nueva base de datos en la zona Nombre de archivo;

no es necesario escribir la extensión del archivo (.accdb), Access lo agrega
automáticamente.

 La ubicación de la carpeta en la que se guardará la nueva base de datos es visible en la

zona Nombre de archivo. Si desea cambiar la ubicación, haga clic en el botón ,
seleccione la carpeta en la que deberá guardarse la nueva base de datos y haga clic
en Aceptar.

 Haga clic en el botón Crear.

Access crea una nueva base de datos. Ésta contiene una tabla en blanco denominada Tabla1,
abierta en vista Hoja de datos.

 A continuación, debe crear cada uno de los objetos que van a componer la base de datos y
definir las relaciones entre las tablas.

2.3. Crear una base de datos con una plantilla

La nueva base de datos incluye en este caso todos los objetos (tablas, consultas...) contenidos en la
plantilla. Esta última puede encontrarse en su disco duro o en el sitio [Link].

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 Si Access no está abierto, inícielo.

Si Access está abierto, cierre, si es necesario, la base de datos actual: ficha Archivo -
opción Cerrar base de datos.

Independientemente del método utilizado, la ficha Archivo se mostrará activa en la pantalla.

 Si es necesario, haga clic en la opción Nuevo de la ficha Archivo.

 Si desea utilizar una plantilla instalada en su ordenador, en la zona Plantillas disponibles,

haga clic en el botón Plantillas de ejemplo para utilizar una de las numerosas plantillas
que vienen con Access o haga clic en el botón Mis plantillas para utilizar una de las
plantillas personalizadas que haya creado (véase Crear una plantilla de base de datos).

Las Plantillas de ejemplo son doce plantillas de bases de datos de las cuales cinco son bases de
datos web.

Si desea utilizar una plantilla del sitio [Link], asegúrese de que su conexión Internet esté
activa. A continuación, haga clic en la categoría que corresponda a la base de datos que desea
crear, en la zona [Link].

Las plantillas que corresponden a la categoría seleccionada se muestran en la parte central de la

ventana.

 Si es preciso, haga clic en el botón Inicio para volver a la lista de todas las carpetas de
plantillas.

 Haga clic, en la parte central de la ventana, en la plantilla de base de datos que desea
utilizar.

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ACCESS 2010

La parte derecha de la ventana muestra entonces las opciones que permiten crear una nueva base de
datos basada en la plantilla seleccionada. En el caso de una plantilla de [Link], se muestra
el Tamaño de ésta y la Clasificación de los internautas que han utilizado esta plantilla.

 Cambie, si lo desea, el nombre de la nueva base de datos en la zona Nombre de archivo;

no es necesario escribir la extensión del archivo (.accdb), Access lo agrega
automáticamente.

 La ubicación de la carpeta en la que se guardará la nueva base de datos es visible en la

zona Nombre de archivo. Si desea cambiar la ubicación, haga clic en el botón ,
seleccione la carpeta en la que deberá guardarse la base de datos y haga clic
en Aceptar.

 Haga clic en el botón Crear o Descargar, si se trata de una plantilla de [Link].

En el caso de una plantilla de [Link], visualizará brevemente la ventana de Descargar plantilla;

el botón Detener visible en esta ventana permite detener la descarga de la plantilla.

Independientemente de la plantilla elegida, la ventana Preparando plantilla se muestra a

continuación, brevemente en la pantalla.

Cuando Access ha terminado de preparar la plantilla, según la que haya escogido, es posible que
aparezca el cuadro de diálogo Inicio de sesión permitiendo seleccionar el usuario que se conectará a
la base de datos.

 Si este es su caso, seleccione un usuario; si no se ha creado ningún usuario, haga clic en el

botón Nuevo usuario, introduzca su Nombre completo, su Correo electrónico y, de manera
opcional, su Dominio\nombre de usuario en las zonas correspondientes antes de hacer clic
en Guardar & Cerrar.

Siga el mismo procedimiento para cada usuario que desee crear.

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Seleccione a continuación el usuario que se conectará a la base de datos y haga clic en el

botón Inicio de sesión.

Para determinadar plantillas, Access muestra el formulario Principal en el que se selecciona la

ficha Introducción.

 Si este es su caso, puede hacer clic en los enlaces de la página Introducción para acceder
a la ayuda correspondiente. También puede hacer clic en el resto de fichas si desea
explorar la base de datos.

Para otras plantillas, se abre directamente un formulario de la base de datos en Access que le
permite introducir datos.

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 Si la barra de mensajes muestra un mensaje de Advertencia de seguridad, haga clic en el

botón Habilitar contenido si desea activar el contenido bloqueado que considera fiable. Si
la base de datos requiere de una conexión, deberá conectarse de nuevo seleccionando un
usuario y haciendo clic en el botón Iniciar sesión.

 Independientemente de la plantilla utilizada, utilice los objetos existentes en la base de

datos y cree eventualmente otros objetos. La estructura de una base de datos está
predefinida, aunque puede cambiar la estructura de los objetos existentes.

Para crear una nueva base de datos a partir de una base existente abra, si es
necesario, la base que servirá de modelo para crear la nueva base y asegúrese de
que todos los objetos de ésta están cerrados. Haga clic en la ficha Archivo y luego en
la opción Guardar & Publicar y observe que la opción Guardar base de datos
como está seleccionada en la zona Tipos de archivo. En la zona Tipos de archivo de
base de datos, haga clic en la opción que corresponda al formato en el que será
guardada la nueva base de datos y haga clic en el botón Guardar como. Seleccione
la carpeta de guardado, especifique el Nombre de archivo en la zona
correspondiente y haga clic en Guardar: la nueva base de datos contiene todos los
objetos de la base de datos que se ha utilizado como modelo.

Si la nueva base de datos debe crearse en el formato predeterminado de Access

(formato de Access 2007 - 2010), puede hacer clic directamente en la
opción Guardar base de datos como de la ficha Archivo.

2.4. Crear una plantilla de base de datos

Si ninguna de las plantillas propuestas por Access le sirve, puede crear su propia plantilla de base
de datos.

 Si el contenido de la plantilla debe crearse completamente, cree una nueva base de datos
vacía (véase Crear una nueva base de datos) y, a continuación, agréguele los objetos
deseados.

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Si la plantilla debe basarse en una base de datos existente, ábrala y realice las modificaciones
pertinentes.

Si la plantilla debe basarse en una de las plantillas propuestas por Access, cree una base de
datos basada en esta plantilla (véase Crear una base de datos basada en una plantilla) y
realice las modificaciones que desee.

 Haga clic en la ficha Archivo, en la opción Guardar & Publicar y compruebe que la
opción Guardar base de datos como de la zona Tipos de archivo esté seleccionada.

 Seleccione la opción Plantilla (*.accdt) visible en la zona Guardar base de datos como y
haga clic en el botón Guardar como.

Se abre el cuadro de diálogo Crear una plantilla a partir de esta base de datos.

 Especifique el Nombre de la plantilla en la zona correspondiente.

 Especifique, si es preciso, un texto descriptivo de la plantilla de base de datos en la

zona Descripción.

 Asegúrese de que la opción Plantillas de usuario esté seleccionada en la lista Categoría.

 Para modificar el icono asociado a la plantilla, haga clic en el botón visible a la

derecha de la zona Icono y, a continuación, haga clic en el archivo de imagen que desee.

 Para asociar una imagen de vista previa a la plantilla, haga clic en el botón visible a la
derecha de la zona Vista previa y, a continuación, haga clic en el archivo de imagen que
desee.

 Si al abrir las bases de datos creadas con esta plantilla debe abrirse un formulario,
seleccione el formulario correspondiente de la lista Formulario de creación de instancia.

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 Marque la opción Elemento de la aplicación si desea que esta plantilla se agregue a la

lista de compuestos de aplicaciones (véase Agregar un componente de aplicación a una
base de datos más adelante en este capítulo).

 Si los objetos de la base de datos utilizada para crear la plantilla contiene datos y desea
que se incluyan en la plantilla, marque la opción Incluir datos en la plantilla.

 Haga clic en el botón Aceptar.

El mensaje que se muestra le informa de la ruta en la que se guarda su plantilla.

 Haga clic en el botón Aceptar.

La plantilla ya es visible en la lista Mis plantillas (ficha Archivo - opción Nuevo - botón Mis
plantillas).

Para eliminar una plantilla, abra la ventana del Explorador de Windows y elimine el
archivo correspondiente situado en la carpeta C:\Documents and
Settings\usuario\Datos de programa\Micro soft\Plantillas\Access.

2.5. Abrir/cerrar una base de datos

ABRIR UNA BASE DE DATOS

 Si Access no está abierto, inícielo.

Si Access está abierto, cierre, si es necesario, la base de datos actual: ficha Archivo -
opción Cerrar base de datos.

Independientemente del método utilizado, la ficha Archivo se muestra en la pantalla.

En la parte izquierda, entre las opciones Cerrar base de datos e Información, podrá ver las últimas
cuatro bases de datos utilizadas.

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ACCESS 2010

 Si el nombre de la base de datos a abrir se muestra entre las cuatro últimas bases de
datos utilizadas, haga clic en su nombre para abrirla.

La base de datos se abre en la ventana de Access.

Si la base de datos que se desea abrir no aparece entre las cuatro últimas bases de datos
utilizadas, haga clic en Abrir.

El cuadro de diálogo Abrir se muestra en la pantalla para que seleccione la base de datos que
desea utilizar.

 Seleccione la carpeta que contiene la base de datos que desea abrir.

La extensión accdb puede ser visible o no, según si la opción correspondiente está activa o no en
Windows. Aquí se encuentran los botones de los cuadros de diálogo Abrir utilizados en todas las
aplicaciones de Microsoft Office.

 Para abrir la base de datos, haga doble clic sobre el nombre o sobre el
botón Abrir después de haberla seleccionado.

La lista asociada al botón Abrir también permite abrir una base de datos como de sólo lectura (los
cambios realizados en la base de datos no podrán guardarse) y/o en modo exclusivo (impide que
otros usuarios puedan abrirla).

La base de datos se abre en la ventana de Access. De forma predeterminada, la barra de

mensajes aparece debajo de la cinta y muestra las alertas de seguridad cuando la base de datos
que se abre contiene contenidos potencialmente peligrosos (por ejemplo, una macro no firmada o
cuya firma no es válida).

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ACCESS 2010

 Si a pesar de la advertencia de la barra de mensajes desea de todos modos activar el

contenido bloqueado que considera fiable, haga clic en el botón Habilitar contenido de la
barra de mensajes.

Si la base de datos se encuentra almacenada en una ubicación de red, Access muestra un mensaje
preguntándole si desea aprobar la base de datos.

 Si este es su caso, haga clic en uno de los siguientes botones:

o Sí  Para desactivar el contenido bloqueado definitivamente, para esta apertura y

las próximas.
o No  Para desactivar el contenido bloqueado únicamente para esta apertura: en la
siguiente apertura, se mostrará de nuevo la barra de mensajes Advertencia de
seguridad para informarle de que se ha bloqueado el contenido.

La barra de mensajes ya no es visible en pantalla.

 Si su base de datos requiere una conexión, seleccione el usuario que desea conectar en el
cuadro de diálogo Inicio de sesión que se muestra y haga clic en el botón Inicio de
sesión.

Para abrir una base de datos, también puede hacer clic en una de las bases de datos
recientemente utilizadas visibles en la lista de Bases de datos
recientes (ficha Archivo - opción Reciente). Para obtener más información relativa a
la gestión de esta lista, consulte el siguiente capítulo Utilizar la lista de bases de datos
recientes.

Si desea que la última base de datos utilizada se abra cuando inicie Access, active la
opción Abrir la última base de datos utilizada al iniciar Access del cuadro de
diálogo Opciones de Access (ficha Archivo - Opciones - categoría Configuración de
cliente – zona Avanzadas).

Por defecto, las cuatro últimas bases de datos utilizadas aparecen entre las
opciones Cerrar base de datos e Información de la ficha Archivo. Para modificar este
valor, haga clic en la opción Reciente y modifique el valor asociado a la opción Tener
acceso rápidamente a este número de bases de datos recientes situado en la parte
inferior central de la ventana; desmarque esta opción si no debe aparecer ninguna
base de datos reciente en la ficha Archivo.

Para cerrar la barra de mensajes, haga clic en el botón Cerrar este mensaje que
aparece a la derecha del mismo: esta manipulación permite ocultar la barra de
mensaje, pero en ningún caso activa el contenido activo, en la siguiente apertura de la
base de datos, la barra de mensajes será de nuevo visible.

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ACCESS 2010

CERRAR UNA BASE DE DATOS

 Haga clic en la ficha Archivo y, a continuación, en la opción Cerrar base de datos.

Si los cambios realizados en la estructura de un objeto no se han guardado, un mensaje le

propone hacerlo.

 En este caso, haga clic en uno de los botones siguientes:

o Sí  Para guardar los cambios realizados en el objeto y cerrar la base de datos.

o No  Para cerrar la base de datos sin guardar los cambios realizados en la estructura
del objeto.
o Cancelar  Para no guardar la estructura del objeto y cancelar el cierre de la base de
datos.

Cuando haya cerrado la base de datos, la opción Nuevo de la ficha Archivo aparece seleccionada
y le permite crear otra base de datos.

2.6. Utilizar una lista de bases de datos recientes

 Para abrir rápidamente una de las últimas bases de datos utilizados, haga clic en la
ficha Archivo, en la opción Reciente y luego en el nombre de la base de datos de la lista
que desee abrir.

Por defecto, se muestran las últimas diecisiete bases de datos utilizadas en esta lista. Cada vez que
abre una base de datos, la última base de datos de esta lista desaparece para dejar su lugar a la
que acaba de abrir, que se colocará la primera de la lista.

 Para conservar una base de datos en la lista Bases de datos recientes, haga clic en el
símbolo visible a la derecha del nombre de la base de datos correspondiente.

También puede hacer un clic con el botón derecho en la base de datos que desee conservar en la
lista y haga clic en la opción Anclar a la lista.

La base de datos así anclada se muestra la primera de la lista de Bases de datos recientes.

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ACCESS 2010

 Para quitar esta base de datos de la lista, haga clic en el símbolo ; la base de datos
desaparecerá automáticamente cuando haya llegado a la última posición de la lista.

También puede hacer un clic derecho en la base de datos que desee quitar de la lista y hacer clic en
la opción Quitar de la lista.

 Para quitar una base de datos de la lista, haga clic derecho sobre su nombre y, a
continuación, haga clic en la opción Quitar de la lista.

 Para conservar únicamente las bases de datos ancladas a la lista, haga clic derecho sobre
una base de datos y, a continuación, en la opción Borrar elementos desanclados.

 Para modificar el número de bases de datos que aparecen en la lista, abra el cuadro de
diálogo Opciones de Access (ficha Archivo - Opciones) y haga clic en la
categoría Configuración de cliente.

En la zona Mostrar, especifique el valor deseado para la opción Mostrar este número de
documentos recientes (50 como máximo) y haga clic en el botón Aceptar.

 Para modificar el número de bases de datos utilizadas recientemente que se muestran

sobre la opción Información, asegúrese de que la opción Tener acceso rápidamente a
este número de bases de datos recientes esté marcada y especifique el número de bases
de datos que desea añadir (por defecto, hay disponibles 4 bases de datos).

2.7. Establecer una contraseña para la apertura de una base de datos

Se trata de cifrar una base de datos con una contraseña para impedir que los usuarios no
autorizados puedan abrirla.

 Si Access no está abierto, inícielo.

Si Access está abierto, y si es necesario, cierre la base de datos actual: ficha Archivo -
opción Cerrar base de datos.

Incluso si la base de datos actual es aquélla para la que desea establecer una contraseña, debe, a
pesar de ello, cerrarla, puesto que debe estar abierta en modo Exclusivo.

 En la ficha Archivo, haga clic en la opción Abrir.

 Vaya a la carpeta en la que está guardada la base de datos correspondiente y seleccione

el archivo que corresponde a la base de datos que desea proteger.

 Abra la lista asociada al botón Abrir y haga clic en la opción Abrir en modo exclusivo.

 Eventualmente, active el contenido bloqueado: haciendo clic en el botón Habilitar

contenido de la barra de mensajes.

 En la ficha Archivo, haga clic en la opción Información y, a continuación, en el botón Cifrar

con contraseña.

 Introduzca la Contraseña en el cuadro de entrada de texto (8 caracteres como mínimo) y,

a continuación, confirme la contraseña en la zona Confirmar contraseña.

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Los caracteres introducidos se reemplazan por asteriscos. Atención, Access distingue las mayúsculas
de las minúsculas.

 Haga clic en Aceptar.

A partir de ahora, deberá introducir la contraseña cuando abra la base de datos.

Para eliminar la contraseña, abra la base de datos en modo Exclusivo y, a continuación, en la

ficha Archivo, haga clic en la opción Información y luego en el botón Descifrar base de datos.
Introduzca a continuación, la contraseña actualmente asociada a la base de datos y haga clic en
Aceptar.

2.8. Utilizar archivos de versiones anteriores a Access 2007

Como las bases de datos creadas en Access 2007, las bases de datos creadas en Access 2010
llevan la extensión .accdb; las creadas en las versiones 2000, 2002 o 2003 llevan la
extensión .mdb.

Es, sin embargo, posible guardar una base de datos en formato Access 2000, 2002 o 2003, o
también abrir una base de datos creada en una versión anterior a Access 2007. De modo que una
persona que posea Access 2003 podrá, a pesar de ello, abrir una base de datos creadas en Access
2007 o en Access 2010.

GUARDAR UNA BASE DE DATOS EN FORMATO ACCESS 2002-2003 O ACCESS 2000

Una base de datos guardada en formato Access anterior a la versión 2007 podrá abrirse en las
versiones 2000, 2002 y 2003 de Access. Sin embargo, tenga en cuenta que si se integran nuevas
características de Access en la base de datos (datos adjuntos, campos multivalor...), no podrá
guardarla en un formato de versión anterior a Access 2007. Además, si abre en Access 2010 una
base de datos guardada en formato Access versión 2000, 2002 o 2003, no podrá utilizar las
nuevas características de Access puesto que, en este caso, las opciones correspondientes no serán
visibles.

 Cree una nueva base de datos y cree en ella los objetos deseados o, si la base de datos
ya existe, ábrala.

 Asegúrese de que todos los objetos de la base de datos estén cerrados.

 Haga clic en la ficha Archivo y luego en la opción Guardar & Publicar.

 Compruebe que la opción Guardar base de datos como esté seleccionada en la

zona Tipos de archivo y, dependiendo del formato de archivo deseado, haga clic en la
opción Base de datos de Access 2002-2003 (*.mdb) o en la opción Base de datos de
Access 2000 (*.mdb).

 A continuación, haga clic en el botón Guardar como.

19
ACCESS 2010

Si se han integrado nuevas características en la base de datos, un mensaje le informa de que no

podrá guardar la base de datos en un formato de versión anterior a Access 2007.

En este caso, haga clic en Aceptar y asegúrese de que la base de datos que desea guardar no
utilice ninguna de las nuevas características antes de intentar guardar de nuevo la base de
datos en una versión anterior a Access 2007.

Si no se utiliza ninguna de las nuevas características en la base de datos, el cuadro de

diálogo Guardar como se muestra en la pantalla.

Según el formato de archivo elegido, la opción Base de datos Microsoft Access (2000)
(*.mdb) o Base de datos Microsoft Access (2002-2003) (*.mdb) se selecciona en la lista Guardar
como tipo.

 En el caso de una nueva base de datos, seleccione la carpeta de guardado y especifique

el Nombre de archivo en la zona de introducción de texto prevista.

En el caso de una base de datos existente, cambie si lo desea la carpeta de guardado y

el Nombre de archivo: la base de datos original no se reemplazará, sencillamente se duplicará;
puede entonces conservar el mismo nombre, puesto que las dos bases de datos no tendrán la
misma extensión: la extensión .accdb se asociará a la base de datos original y la
extensión .mdb a la copia.

 Haga clic en el botón Guardar.

El formato de archivo es visible en la barra de título de la ventana de Access.

Abrir una base de datos guardada en formato Access 2002-2003 o Access 2000

Le recordamos que las nuevas características de Access 2010 (datos adjuntos, campos multivalor...)
no están disponibles en las bases de datos guardadas en formato Access 2002-2003 y en formato
Access 2000.

 Haga clic en la ficha Archivo y, a continuación, en la opción Abrir.

Si visualiza la ventana Introducción a Microsoft Office también puede hacer clic en el vínculo Más de
la zona Abrir base de datos reciente, visible en la parte derecha de la ventana.

 Seleccione la carpeta que contiene la base de datos que desea abrir.

 Si desea mostrar únicamente las Bases de datos Microsoft Access (*.mdb;*.accdb), haga
clic en el botón visible a la derecha de la zona Nombre de archivo y, a continuación,
seleccione la opción Bases de datos Microsoft Access (*.mdb;*.accdb). Atención, está
opción siempre estará seleccionada cuando vuelva a abrir el cuadro de diálogo Abrir.
Para mostrar de nuevo todos los archivos Microsoft Access debe acordarse de seleccionar
la opción correspondiente en la lista visible a la derecha de la zona Nombre de archivo.

20
ACCESS 2010

 Seleccione el nombre de la base de datos que desea abrir cuya extensión es .mdb y haga
clic en el botón Abrir o, haga directamente doble clic sobre el nombre de la base de datos
que desea abrir. Si no ve las extensiones de los archivos (parámetro definido en Windows),
puede distinguir una base de datos en formato 2000, 2002 o 2003 de una base de datos
en formato 2007 mediante el icono asociado: (formato 2007-2010) o (formato
2000, 2002 o 2003).

La base de datos se muestra en la pantalla. El formato del archivo es visible en la barra de título de
la ventana de Access.

CONVERTIR UNA BASE DE DATOS EN FORMATO DE ARCHIVO ACCESS 2007

Las bases de datos creadas con una versión anterior a Access 2007 pueden convertirse fácilmente,
permitiéndole así utilizar todas las nuevas características integradas en Access 2007.

 Abra la base de datos que desea convertir en formato de archivo Access 2007.

 Haga clic en la ficha Archivo y, a continuación, en la opción Guardar & Publicar.

 A continuación, seleccione la opción Base de datos de Access (*.accdb) en la zona Tipos de

archivo de base de datos y haga clic en Guardar como.

El cuadro de diálogo Guardar como se muestra en la pantalla. La opción Base de datos de Microsoft
Access (*.accdb) está seleccionada en la listaTipo.

 Modifique si lo desea la carpeta de guardado de la base de datos y el Nombre de

archivo: la base de datos original no se reemplazará, sencillamente se duplicará; puede
entonces conservar el mismo nombre, puesto que las dos bases de datos no tendrán la
misma extensión: la extensión .mdb se asociará a la base de datos original y la
extensión .accdb a la base de datos convertida.

Si no ve las extensiones de los archivos (parámetro definido en Windows), puede distinguir una
base de datos en formato 2000, 2002 o 2003 de una base de datos en formato 2007 mediante el
icono asociado: (formato 2007-2010) o (formato 2000, 2002 o 2003).

 Haga clic en el botón Guardar.

 Haga clic en el botón Aceptar del mensaje que le informa que la base de datos ha sido
convertida al formato de archivo Access 2007.

La base de datos original se cierra, mientras que la base de datos convertida al formato Access
2007 se muestra en la pantalla.

2.9. Compactar y reparar una base de datos

Las operaciones de compactación y reparación de una base de datos se han reunido en un único
proceso. La compactación permite reducir el tamaño de la base de datos en el disco. En efecto, si
elimina datos u objetos de una base de datos, ésta corre el riesgo de fragmentarse y de utilizar
espacio en el disco inútilmente. La compactación también permite reparar una base de datos
dañada.

 Si la compactación de la base de datos debe realizarse en la base original, abra la base

a compactar: la base de datos compactada reemplaza la base de datos original.

21
ACCESS 2010

Si compactación de la base de datos debe realizarse en una copia de la base original, cierre la
base de datos actual para que todas las bases de datos estén cerradas.

 Haga clic en la ficha Herramientas de base de datos y, a continuación, en el

botón Compactar y reparar base de datos del grupo Herramientas.

Si una base de datos está abierta, ésta se compacta inmediatamente.

Inversamente, si no hay ninguna base de datos abierta, el cuadro de diálogo Base de datos a
compactar se muestra en la pantalla y le permite elegir la base a compactar.

 En este caso, seleccione la base de datos que desea compactar y haga clic en Compactar.

 Especifique un nombre y seleccione una carpeta para la versión compactada de la base y

haga clic en Guardar.

Si especifica el mismo nombre y carpeta, la versión compactada reemplaza el archivo original.

Para compactar y reparar una base de datos abierta en Access, también puede
activar la ficha Archivo, hacer clic en la opción Información y, a continuación, en el
botón Compactar y reparar base de datos.

Si desea que la base de datos se compacte y se corrija automáticamente cuando se

cierre, seleccione la opción Compactar al cerrar del cuadro de diálogo Opciones de
Access (ficha Archivo - Opciones - categoría Base de datos actual).

2.10. Guardar una base de datos

Se trata aquí de hacer una copia de seguridad de una base de datos.

 Abra la base de datos de la que desea hacer una copia (ver Bases de datos - Abrir/cerrar
una base de datos).

 Haga clic en la ficha Archivo y luego en la opción Guardar & Publicar.

 A continuación, haga clic en la opción Realizar copia de seguridad de la base de datos en

la zona Avanzadas y haga clic en el botón Guardar como.

 Especifique una ubicación para la copia de seguridad.

 Cambie, si lo desea, el nombre de la copia de seguridad en la zona Nombre de archivo;

de forma predeterminada, Access utiliza el nombre de la base de datos seguido del año,
el mes y el día (ejemplo: Libros_2010-07-06).

 Haga clic en Guardar.

Para realizar la copia de seguridad de una base de datos, también puede activar la
ficha Archivo y haga clic en la opción Guardar base de datos como.

2.11. Dividir una base de datos

Cuando se divide una base de datos, las tablas contenidas en ésta se desplazan hacia una nueva
base de datos. Después de la división, las tablas de la base de datos original están vinculadas a
ésta, es decir, están relacionadas con las tablas originales que ahora forman parte de la nueva base

22
ACCESS 2010

de datos: los cambios realizados en las tablas originales de la nueva base de datos se repercuten
automáticamente en la base que contiene las tablas vinculadas y al revés.

 Abra la base que desea dividir.

 En la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en el botón Base de datos

Access visible en el grupo Mover datos.

La ventana del Divisor de bases de datos se muestra en la pantalla.

 Haga clic en el botón Dividir base de datos.

El cuadro de diálogo Crear una base de datos de servidor se muestra en la pantalla.

 Seleccione la carpeta en la que desea guardar la nueva base de datos y modifique si lo

desea su nombre en la zona Nombre de archivo.

 Haga clic en Dividir.

 Haga clic en Aceptar del mensaje que le informa que la base se ha dividido correctamente.

La base de datos original (base de datos abierta al principio de la operación) sigue abierta en la
aplicación Access. A partir de ahora, hay una flecha visible delante del icono asociado a cada tabla
( ) que le indica que estas tablas no "pertenecen" a la base de datos, sino que están vinculadas a
ésta.

Para ver las tablas en la nueva base de datos basta con abrirla.

23
ACCESS 2010

2.12. Agregar un elemento de aplicación a una base de datos

Los elementos de la aplicación son plantillas que contienen uno o varios objetos que puede agregar
a la base de datos activa. Por ejemplo, agregar el elemento de aplicación Tareas a su base de
datos, insertar una tabla de Tareas así como los formularios Detalles de la tarea y DSTarea.

 Abra la base de datos en la que desea agregar un elemento de aplicación.

 Haga clic en la ficha Crear y, a continuación, en el botón Elementos de aplicación.

Aparecerá la lista de elementos de aplicación disponibles en Access.

Los elementos de aplicación se clasifican en tres categorías:

Formularios en blanco  Esta categoría contiene diez plantillas de formulario en blanco. Estos
modelos no contienen ningún campo y se seleccionarán por su presentación.

Inicio rápido  En esta categoría hay disponibles cinco plantillas. Cada plantilla contiene varios
objetos a los que están asociados los campos.

Plantillas del usuario  Esta categoría contiene los elementos de aplicación creados por el
usuario. Únicamente visualizará esta categoría si ha creado algún elemento de aplicación
personalizado.

 Haga clic en el elemento de aplicación que desea agregar a su base de datos.

Aparecerá brevemente la ventana de Preparando plantilla.

24
ACCESS 2010

Si ha seleccionado una plantilla de Inicio rápido, Access le propone establecer una relación entre la
tabla de la plantilla y una de las tablas de su base de datos.

 Si este es su caso y desea crear una relación, active la primera o la segunda opción según
el tipo de relación que desee establecer. A continuación, seleccione el nombre de la tabla
que desea vincular a la tabla de la plantilla y haga clic en el botón Siguiente.

Para obtener más información sobre las relaciones entre las tablas, consulte el título Establecer una
relación entre dos tablas del capítulo Relaciones entre las tablas.

 Si no desea crear una relación, active la opción No existe ninguna relación y haga clic en
el botón Crear.

En este caso, los objetos del elemento de aplicación (o plantilla) seleccionado se agregan a su base
de datos.

 Si ha elegido establecer una relación, en la lista Campo de “nombre de tabla”, seleccione

el campo de la tabla de la plantilla que desee relacionar con la tabla seleccionada en el
punto anterior.

 Para ordenar por el campo seleccionado en la lista anterior, abra la lista Ordenar este
campo y seleccione la opción Orden descendente u Orden ascendente.

Por defecto aparece seleccionada la opción Ninguno.

 En la zona ¿Qué nombre desea que tenga la columna de búsqueda?, introduzca el

nombre del campo que desea agregar a la tabla en relación con la tabla de la plantilla.

 Marque la opción Permitir varios valores si desea que se puedan almacenar varios
valores en el campo creado en la zona ¿Qué nombre desea que tenga...

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ACCESS 2010

En el ejemplo anterior, el campo Categoría de la tabla Problemas del elemento de aplicación

(plantilla) se vinculará al campo Identificador agregado a la tabla Activos (tabla seleccionada en la
fase anterior).

 Haga clic en el botón Crear.

Los objetos del elemento de aplicación (o plantilla) seleccionado, se agregan a su base de datos.

Para crear un componente de aplicación, siga el mismo procedimiento que para la

creación de una plantilla, pero seleccionando la opción Elemento de la aplicación del
cuadro de diálogo Crear una plantilla a partir de esta base de datos (véase Crear
una plantilla de base de datos).

Puede eliminar un Elemento de aplicación de la lista correspondiente (ficha Crear)

haciendo clic derecho en su nombre y haciendo clic en la opción Eliminar el elemento
de la plantilla de la galería. Aparecerá un mensaje de alerta que le informará de que
va a eliminar la plantilla correspondiente de su disco duro.

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ACCESS 2010

TEMA 3. OBJETOS DE LA BASE DE DATOS

3.1. Los objetos de una base de datos Access
Un archivo de base de datos contiene un conjunto de objetos que le permiten utilizar la información
de su base de datos. Algunos de estos objetos corresponden a la entrada de datos en la base
(tabla, formulario), otros corresponden, inversamente, a la recuperación de datos (consulta,
informe).

Tablas  Cada tabla de la base de datos contendrá los datos relacionados con un asunto
concreto en forma de hoja de datos. Ejemplo: una tabla Clientes contiene la lista de las
direcciones de los clientes de la empresa, una tabla Artículos contiene la lista de los artículos
distribuidos por la empresa... Es el objeto fundamental de la base de datos: toda consulta,
formulario o informe está directa o indirectamente basado en una o varias tablas.

Consultas  Las consultas se utilizan para interrogar los datos de una o varias tablas;
presentan los datos en forma de hoja de datos, como las tablas. Ejemplo: una consulta puede
seleccionar rápidamente la lista de clientes de la tabla Clientes que viven en Barcelona.

Formularios  Este objeto se utiliza para introducir y modificar datos de una tabla. Ejemplo: un
formulario Clientes permitirá especificar la dirección de cada cliente mediante una pantalla
específica.

Informes  Este objeto permite imprimir los datos de una tabla según una presentación
específica, incluyendo eventualmente diversos cálculos sobre los grupos de registros.

Macros  Este tipo de objeto permite automatizar las operaciones de apertura de un

formulario, la presentación de una barra de herramientas...

Módulos  Los objetos Módulo contienen procedimientos desarrollados mediante el lenguaje de

programación Visual Basic Edition, permiten ampliar las funciones y los procesos automatizados
de Access.

3.2. Cambiar la presentación/el orden de los objetos

 Para cambiar la vista de los objetos contenidos en el panel de exploración haga un clic con
el botón secundario del ratón en el menú situado en la parte superior del panel de
exploración (este menú muestra el nombre de la categoría activa), apunte la opción Vista
por y haga clic en una de las opciones siguientes:

o Detalles  muestra una lista detallada; para cada objeto se muestran los datos
relativos a su creación, modificación y tipo (tabla, consulta...).
o Icono  muestra los objetos en forma de iconos grandes.
o Lista  muestra una lista de los nombres de objetos.

La vista seleccionada se aplica a todos los grupos del panel de exploración.

 Para modificar el orden de clasificación de los objetos contenidos en los diferentes grupos
del panel de exploración, haga clic con el botón secundario en el menú situado en la parte
superior del panel de exploración y apunte la opción Ordenar por.

27
ACCESS 2010

A continuación, haga clic en la parte inferior del menú, en la opción que corresponde a la
manera como desea ordenar los objetos: por Nombre, por Tipo, por Fecha de creación o
por Fecha de modificación.

Especifique a continuación si desea ordenar los objetos por Orden ascendente o por Orden
descendente, haciendo clic en la opción correspondiente del menú Ordenar por (clic en el botón
secundario sobre el menú del panel de exploración y en la opción Ordenar por).

Aquí, en cada grupo del panel de exploración, los objetos están ordenados por orden ascendente
de tipos de objeto.

3.3. Buscar un objeto

Una base de datos puede contener un gran número de objetos, Access dispone de una zona de
búsqueda que le permite encontrar rápidamente un objeto.

 Si no aparece la zona de búsqueda en la parte superior del panel de navegación,

muéstrela: haga un clic en el botón secundario del ratón sobre el menú del panel de
exploración y, a continuación, haga clic en la opción Barra de búsqueda.

La zona Buscar se muestra debajo del menú del panel de exploración.

 Haga clic en la zona Buscar e introduzca el nombre parcial o completo del objeto buscado.

El resultado de la búsqueda se muestra a medida que introduce el texto de modo que solamente los
objetos que corresponden a la búsqueda siguen siendo visibles en el panel de exploración. Access
oculta los grupos que no contienen ningún objeto que corresponda a la búsqueda.

28
ACCESS 2010

Aquí ocho objetos corresponden al texto introducido en la zona de búsqueda. Si ningún objeto de la
base de datos corresponde a la búsqueda, el panel de exploración aparece vacío.

 Para mostrar de nuevo todos los objetos de la base de datos en el panel de exploración

haga clic en el botón Borrar cadena de búsqueda visible a la derecha de la zona de

búsqueda.

También puede eliminar el texto visible en la zona Buscar.

Para ocultar la zona Buscar, haga un clic en el botón secundario sobre el menú del
panel de exploración y, a continuación, en la opción Barra de búsqueda.

3.4. Administrar los objetos

 Para seleccionar un objeto, asegúrese de que éste sea visible en el panel de exploración
(ver Generalidades - El panel de exploración) y haga clic una vez sobre el objeto para
seleccionarlo; para seleccionar varios objetos, utilice la tecla [Mayús] para una selección
continua y/o la tecla [Ctrl] para una selección discontinua.

 Para mostrar el contenido de un objeto cerrado haga doble clic sobre el nombre del objeto
en el panel de exploración o haga un clic con el botón secundario del ratón sobre el objeto
correspondiente y, a continuación, en la opción Abrir. También puede hacer clic sobre el
objeto para seleccionarlo y, a continuación, pulsar la tecla [Intro].

El objeto se abre y muestra su contenido en un panel que lleva asociado una ficha con el nombre del
objeto. Si hay varios objetos abiertos, las fichas correspondientes se muestran en el panel.

29
ACCESS 2010

Si no visualiza las fichas, debe mostrarlas. Para ello, remítase a la nota visible al final del título.

 Para mostrar el contenido de un objeto abierto haga clic en la ficha correspondiente.

 Para cerrar un objeto haga clic en su ficha para activarlo y, a continuación, en el

botón Cerrar "nombre del objeto" visible a la derecha de la barra de fichas o utilice el
método abreviado [Ctrl][F4].

 Para mostrar la estructura de un objeto, en el panel de exploración, haga un clic con el

botón secundario del ratón sobre el nombre del objeto correspondiente y, a continuación,
en la opción Vista Diseño; si el objeto ya está abierto, en la ficha Inicio, haga clic en el

botón visible en el grupo Ver o haga clic en el botón Vista Diseño visible a la
derecha en la barra de estado.

 Para guardar la estructura de un objeto (vista Diseño), haga clic en la ficha Archivo y en la
opción Guardar, haga clic en el icono Guardar de la barra de herramientas de Acceso
rápido o utilice el método abreviado [Ctrl]G. Especifique, si es necesario, el nombre del
objeto y haga clic en Aceptar.

También puede guardar los cambios al cerrar la ventana del objeto: para ello, haga clic en el
botón Sí del mensaje de guardado de los cambios que se muestra en la pantalla.

 Para eliminar un objeto selecciónelo en el panel de exploración, pulse la tecla [Supr] y, a

continuación, en el botón Sí del mensaje de confirmación que se muestra; si deben suprimirse
varios objetos, selecciónelos mediante la tecla [Ctrl] (selección discontinua) y/o de la
tecla [Mayús] (selección continua).

No se puede eliminar una tabla que esté vinculada a otras tablas. Para poderla eliminar primero,
debe eliminar las relaciones con las otras tablas.

 Para ocultar un objeto en todas las categorías y grupos (su nombre no será visible en el
panel de exploración), haga un clic en el botón secundario del ratón sobre el objeto y haga
clic, según el objeto, en la opción Propiedades de tabla, Propiedades de objeto (para una
consulta) o Propiedades de vista (para un formulario o un informe).

Active la opción Oculto y haga clic en Aceptar.

Independientemente de la categoría activa, el objeto oculto no se muestra en el panel de

exploración.

 Para ocultar todos los objetos de un grupo haga un clic en el botón secundario del ratón
sobre la barra de título del grupo correspondiente y, a continuación, haga clic en Ocultar.

Independientemente de la categoría activa, el grupo y los objetos que contiene no son visibles en el
panel de exploración.

 Para ocultar un objeto de un solo grupo haga clic con el botón secundario del ratón sobre
el objeto correspondiente y, a continuación, haga clic en la opción Ocultar en este grupo.

Si el mismo objeto se muestra en otros grupos no estará visible en el grupo activo, pero continuará
mostrándose en los otros grupos.

30
ACCESS 2010

 Para que un objeto o un grupo oculto aparezca de nuevo debe, en primer lugar, mostrar
todos los objetos ocultos y, en segundo lugar, desactivar la opción que ha permitido ocultar
el objeto o el grupo:

 Haga un clic con el botón secundario del ratón sobre el menú situado en la parte
superior del panel de exploración y luego haga clic en la opción Opciones de
exploración. Active a continuación la opción Mostrar objetos ocultos, visible en el
recuadro Opciones de presentación y haga clic en Aceptar.

Los objetos ocultos aparecen semi-transparentes (gris claro) en el panel de exploración.

 Para mostrar un objeto oculto haga un clic en el botón secundario del ratón sobre el
nombre y luego haga clic, según el objeto, en la opción Propiedades de
tabla, Propiedades del objeto (para una consulta) o Propiedades de vista (para un
formulario o un informe). Desactive la opción Oculto y haga clic en Aceptar.

Para mostrar todos los objetos de un grupo oculto, haga un clic con el botón secundario del ratón
sobre la barra de título del grupo correspondiente y haga clic en la opción Mostrar. Para
mostrar un objeto que se ha ocultado para un solo grupo haga un clic con el botón secundario
del ratón sobre su nombre y luego en la opción Mostrar en este grupo.

Los objetos vuelven a ser visibles en el panel de exploración.

 Para cambiar el nombre de un objeto en el panel de exploración, haga clic con el botón
secundario del ratón sobre el objeto y haga clic en la opción Cambiar nombre o pulse
la tecla [F2]. Introduzca el nuevo nombre del objeto o cambie el nombre existente y
haga clic en la tecla [Intro] para validar.

 Para copiar un objeto, selecciónelo en el panel de exploración y, a continuación, en la

ficha Inicio, haga clic en la herramienta Copiar del grupo Portapapeles o utilice el
método abreviado [Ctrl]C: el objeto se copia en el Portapapeles de Windows.

Acceda "al lugar" donde desea copiar el objeto (éste puede ser otra base de datos de la
aplicación Access).

A continuación, copie el contenido del Portapapeles haciendo clic en el botón Pegar del
grupo Portapapeles (ficha Inicio) o utilizando el método abreviado [Ctrl]V.

Introduzca el nombre que desee dar a la copia del objeto en la zona correspondiente; estos dos
objetos no pueden tener el mismo nombre.

Cuando se trate de la copia de una tabla, active una de las Opciones del cuadro
correspondiente en función del tipo de copia que desee realizar: Estructura
solamente, Estructura y datos o Anexar datos a la tabla existente; si se trata de una tabla
vinculada (ver Copias/importación/exportación - Administrar datos procedentes de otra base
de datos Access), las opciones Estructura solamente y Estructura y datos aparecen seguidas de
la etiqueta (Tabla local) y permiten realizar una copia local de la tabla vinculada.
Contrariamente a la tabla vinculada, la copia no está relacionada con la tabla de origen.

Haga clic en el botón Aceptar.

 Para guardar un objeto como un objeto nuevo selecciónelo en el panel de exploración,

haga clic en la ficha Archivo y luego en la opción Guardar objeto como.

31
ACCESS 2010

Introduzca el nombre del objeto nuevo en la zona Guardar «nombre de objeto» en y seleccione
el tipo del nuevo objeto en la lista Como.

Haga clic en el botón Aceptar.

De forma predeterminada, cuando se abre un objeto de una base de datos de Access,

el contenido de éste se muestra en el panel que lleva asociada una ficha con el
nombre del objeto. De no ser así, abra el cuadro de diálogo Opciones de
Access (ficha Archivo - Opciones) y seleccione la categoría Base de datos actual.
Active, a continuación, la opción Documentos con fichas y asegúrese de que la
opción Mostrar fichas de documentos esté activada. A continuación, haga clic en el
botón Aceptar.

Si desea abrir los objetos haciendo un solo clic sobre el nombre, abra el cuadro de
diálogo Opciones de exploración (clic en el botón secundario del ratón sobre el menú
en la parte superior del panel de exploración y luego haga un clic en la
opción Opciones de exploración), active la opción Clic simple del recuadro Abrir
objetos con y valide haciendo clic en Aceptar.

Puede abrir un objeto seleccionando su nombre en el panel de exploración y

arrastrándolo hacia el espacio de trabajo, fuera del panel de exploración. Este
método puede utilizarse únicamente si no hay ningún objeto abierto en la base de
datos. Para no tener que confirmar la eliminación de un objeto de la base de datos,
desactive la opción Eliminaciones de documentos del cuadro de diálogo Opciones
de Access (ficha Archivo - Opciones - categoría Avanzadas).

3.5. Administrar las categorías y los grupos personalizados

Puede crear sus propias categorías y grupos personalizados a los que puede asociar accesos
directos para los objetos deseados; las categorías y los grupos creados aparecerán en el panel de
exploración.

CREAR UNA CATEGORÍA PERSONALIZADA

 Haga clic en el botón secundario del ratón en el menú situado en la parte superior del
panel de exploración y, a continuación, haga clic en la opción Opciones de
navegación.

 Haga clic en el botón Agregar elemento visible en la zona Categorías.

La Categoría personalizada 1 se muestra en la zona Categorías

32
ACCESS 2010

 Introduzca el nombre de la nueva categoría y pulse la tecla [Intro].

Observará el grupo Objetos no asignados en la zona Grupos de "nombre de la categoría

personalizada". Este grupo contiene todos los objetos de la base de datos y se agrega
automáticamente cuando crea una categoría personalizada.

 Haga clic en Aceptar.

La nueva categoría es visible en el menú situado en la parte superior del panel de exploración.

CREAR UN GRUPO PERSONALIZADO

Puede agregar tantos grupos como desee en una categoría personalizada.

 Haga un clic con el botón secundario del ratón en el menú situado en la parte superior del
panel de exploración y, a continuación, haga clic en la opción Opciones de exploración.

 En la zona Categorías, seleccione la categoría personalizada en la que desea agregar un

grupo.

 Haga clic en el botón Agregar grupo visible en la zona Grupos de "nombre de la

categoría personalizada".

El Grupo personalizado 1 se muestra en la zona Grupos de "nombre de la categoría personalizada".

 Introduzca el nombre del nuevo grupo y pulse la tecla [Intro].

 Repita este procedimiento para crear todos los grupos que desee.

 Haga clic en Aceptar.

Cuando una categoría está seleccionada, los grupos correspondientes son visibles en la zona Filtrar
por grupo del menú situado en la parte superior del panel de exploración que le permite elegir los
grupos que desea mostrar en el panel; la opción Mostrar todo está seleccionada por defecto.

33
ACCESS 2010

CAMBIAR NOMBRE /ELIMINAR UNA CATEGORÍA PERSONALIZADA

 Haga clic con el botón secundario del ratón en el menú situado en la parte superior del
panel de exploración y, a continuación, haga clic en la opción Opciones de exploración.

 Para cambiar el nombre de una categoría personalizada selecciónela en la

zona Categorías y haga clic en el botón Cambiar nombre de elemento.

Introduzca el nuevo nombre de la categoría y confírmela con la tecla [Intro].

 Para eliminar una categoría personalizada selecciónela en la zona Categorías y haga clic
en el botón Eliminar elemento.

A continuación, haga clic en el botón Aceptar del mensaje de confirmación que aparece.

Eliminar una categoría elimina todos los grupos que contiene.

No puede eliminar o cambiar el nombre de una categoría predefinida. Las categorías predefinidas
aparecen seleccionadas y los botones Eliminar elemento y Cambiar nombre de elemento están
veladas y, por consiguiente, no disponibles.

 Haga clic en Aceptar.

CAMBIAR NOMBRE /ELIMINAR UN GRUPO PERSONALIZADO

 Haga clic con el botón secundario del ratón en el menú situado en la parte superior del
panel de exploración y, a continuación, haga clic en la opción Opciones de exploración.

 En la zona Categorías, seleccione la categoría que contiene el grupo personalizado para el

que desea cambiar el nombre o eliminar.

 Para cambiar el nombre de un grupo personalizado, selecciónelo en la zona Grupos de

"nombre de la categoría" y haga clic en el botón Cambiar nombre de grupo.

Introduzca el nuevo nombre del grupo y confírmelo con la tecla [Intro].

 Para eliminar un grupo personalizado selecciónelo en la zona Grupos de "nombre de la

categoría personalizada" y haga clic en el botón Eliminar grupo.

34
ACCESS 2010

A continuación, haga clic en el botón Aceptar del mensaje de confirmación que aparece.

Eliminar un grupo elimina todos los métodos abreviados de este grupo.

No puede cambiar el nombre o eliminar un grupo predefinido. Los grupos predefinidos están
seleccionados y los botones Eliminar grupo y Cambiar nombre de grupo están velados y, por
consiguiente, no disponibles.

 Haga clic en Aceptar.

Si el grupo es visible en el panel de exploración, puede cambiar el nombre o

eliminarlo haciendo un clic en el botón secundario sobre el nombre en el panel y, a
continuación, haciendo clic en la opción Cambiar nombre o Eliminar.

AGREGAR OBJETOS A UN GRUPO PERSONALIZADO

 Haga clic en el menú situado en la parte superior del panel de exploración y, a

continuación, en la zona Desplazarse a la categoría, haga clic en la categoría
personalizada que contiene el grupo en el que desea agregar un objeto (ver
Generalidades - El panel de exploración).

 Vuelva a hacer clic en el menú situado en la parte superior del panel de exploración y, a
continuación, en la zona Filtrar por grupo. Si es necesario, haga clic en la opción Mostrar
todo para que todos los grupos de la categoría activa sean visibles en el panel de
exploración.

 Muestre, si es necesario, el contenido del grupo Objetos no asignados haciendo clic en su

nombre.

 Seleccione en el grupo Objetos no asignados los objetos que desea agregar al grupo
personalizado; utilice la tecla [Mayús] para una selección continua y/o la tecla [Ctrl] para
una selección discontinua.

 Haga un clic secundario en la selección y señale la opción Agregar al grupo.

35
ACCESS 2010

La lista de grupos aparece; la opción Nuevo grupo le permite agregar el o los objetos
seleccionados a un grupo nuevo.

 Haga clic sobre el nombre del grupo personalizado al que desea agregar el o los objetos.

El hecho de agregar un objeto a un grupo personalizado no modifica la ubicación real del objeto,
puesto que lo que se agrega al grupo es un acceso directo del objeto.

Aquí los accesos directos de los objetos Clientes de NAVARRA o ASTURIAS y Clientes nacidos años
70 se han agregado al grupo personalizado Lista de consultas. Cuando un objeto es un acceso
directo, va acompañado de una flecha a la izquierda de su icono:

 Oculte si lo desea el grupo Objetos no asignados haciendo clic en su nombre en el

panel de exploración.

También puede agregar un acceso directo de un objeto a un grupo personalizado

arrastrando el objeto correspondiente del grupo Objetos no asignados hacia el
nombre del grupo al que desea agregar el acceso directo.

También puede agregar un objeto de otro grupo personalizado distinto del

grupo Objetos no asignados hacia otro grupo personalizado que usted haya creado.

CAMBIAR NOMBRE /ELIMINAR UN ACCESO DIRECTO DE OBJETO EN UN GRUPO PERSONALIZADO

 En panel de exploración, muestre el grupo personalizado que contiene los accesos directos
de los que desea cambiar el nombre o eliminar.

 Para cambiar el nombre de un acceso directo de un objeto haga un clic secundario sobre su
nombre y, a continuación, en la opción Cambiar nombre de acceso directo.

Introduzca el nuevo nombre del acceso directo y haga clic en la tecla [Intro] para confirmarlo.

 Para eliminar un acceso directo de objeto selecciónelo y pulse la tecla [Supr].

La eliminación de un acceso directo de objeto elimina únicamente el acceso directo, pero no el

objeto.

36
ACCESS 2010

3.6. Utilizar los temas

Cada tema tiene asociados un conjunto de colores (cuatro colores de texto y de fondo, seis colores
de énfasis y dos colores de hipervínculo) y dos fuentes (una fuente de encabezado y una fuente de
cuerpo del texto). Access pone a su disposición varios temas predefinidos. Por defecto, cada nuevo
formulario que se cree tendrá el tema Office asociado.

APLICAR UN TEMA A UN FORMULARIO O UN INFORME

Atención, aunque tenga acceso a los temas, sus efectos no serán visibles en los formularios o los
informes creados en las versiones anteriores a Access 2010 aunque la base de datos
correspondiente se haya convertido.

 Abra el formulario o el informe al que desee aplicar un nuevo tema en la vista Formulario o
en la vista Presentación: clic derecho en el nombre del objeto y luego la opción Vista
Formulario o Vista Presentación.

 En la ficha Diseño, haga clic en el botón Temas que aparece en el grupo Temas.

 Si no está seguro de qué tema aplicar, pase el puntero del ratón sucesivamente por los
temas propuestos para visualizar el efecto correspondiente en su formulario o informe.

Los temas propuestos por Access aparecen en la zona Predeterminados. La zona En la base de
datos muestra el tema aplicado al objeto activo.

Es posible que, además de los temas predeterminados, pueda ver otros temas en la
zona Personalizados, correspondientes a los temas personalizados que haya creado (véase Utilizar
los temas - Cambiar los colores del tema).

 Cuando haya hecho su elección, haga clic en el botón correspondiente al tema que desea
aplicar.

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ACCESS 2010

Los colores y las fuentes del tema seleccionado se aplicarán al formulario o al informe activo.

CAMBIAR LOS COLORES DEL TEMA

Es posible personalizar un tema cambiando sus colores.

 En la ficha Diseño, haga clic en el botón Colores que se encuentra en el grupo Temas.

 Si encuentra algún juego de colores que le satisfaga, haga clic en él, de lo contrario, haga
clic en la opción Crear nuevos colores del tema para crear su propio juego de colores.

Si ha hecho clic en un juego de colores, se aplicarán los colores asociados a este juego a los
elementos correspondientes en el formulario o el informe. Si ha hecho clic en la opción Crear nuevos
colores del tema, se abrirá el cuadro de diálogo Crear nuevos colores del tema.

Cada uno de los colores del tema tiene asociado un botón: cuatro colores de Texto/fondo, seis
colores de Énfasis y dos colores de Hipervínculo.

 Para cada color que vaya a cambiar, haga clic en el botón correspondiente y, a
continuación, haga clic en el botón correspondiente y luego en el color que vaya a utilizar.

Visualizará una vista previa del efecto en el cuadro Muestra.

 Introduzca un Nombre para el nuevo juego de colores en la zona correspondiente.

 Haga clic en el botón Guardar.

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ACCESS 2010

El nuevo juego de colores aparece en la zona Personalizados asociada al botón Colores.

Para modificar o suprimir un juego de colores, haga clic en el botón colores de la

ficha Diseño, haga clic derecho en el juego de colores correspondiente visible en la
zona Personalizados y haga clic en la opción Editar o Eliminar.

CAMBIAR LAS FUENTES DEL TEMA

Puede personalizar un tema cambiando sus fuentes.

 En la ficha Diseño, haga clic en el botón Fuentes visible en el grupo Temas.

 Si encuentra un conjunto de Fuentes que le satisfaga, haga clic en él, de lo contrario, haga
clic en la opción Crear nuevas fuentes del tema para crear su propio juego de fuentes.

Si ha hecho clic en un juego de fuentes, las fuentes asociadas se aplican a los textos
correspondientes en el formulario o el informe. Si ha hecho clic en la opción Crear nuevas fuentes
del tema, se abrirá el cuadro de diálogo Crear nuevas fuentes del tema.

 Cambie la Fuente de encabezado y/o Fuente del cuerpo utilizando las listas
correspondientes.

Verá una vista previa de las fuentes seleccionadas en el cuadro Muestra.

 Escriba un Nombre para el nuevo juego de fuentes en la zona correspondiente.

 Haga clic en el botón Guardar.

El nuevo juego de fuentes aparece en la zona Personalizados asociada al botón Fuentes.

Para editar o suprimir un juego de fuentes, haga clic en el botón Fuentes de la

ficha Diseño, haga clic derecho en el juego de fuentes correspondiente visible en la
zona Personalizados y haga clic en la opción Editar o Eliminar.

GUARDAR UN TEMA

Puede guardar como tema personalizado las modificaciones hechas en colores y fuentes de un tema.
De este modo, podrá aplicar este tema personalizado a otros formularios o informes.

 Después de haber personalizado el tema aplicado al formulario o al informe (ver

subsecciones anteriores), haga clic en el botón Temas de la ficha Diseño (grupo Temas) y,
a continuación, en la opción Guardar el tema activo.

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ACCESS 2010

Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar tema activo.

Por defecto, aparece seleccionada la carpeta Document Themes.

 Compruebe que la carpeta Document Themes esté seleccionada (C:\Documents and

Settings\usuario\Datos de programa\Microsoft\Plantillas) si desea que el tema
personalizado esté visible en la lista asociada al botón Temas. De contrario, el tema no
estará visible en la lista de Temas y deberá utilizar la opción Buscar temas (botón Temas)
para aplicar este tema a un documento.

 Especifique el Nombre de archivo den la zona correspondiente.

Un archivo de tema personalizado lleva la extensión .thmx.

 Haga clic en el botón Guardar.

Si el tema personalizado se ha guardado en la carpeta Document Themes, aparece en la

zona Personalizada visible en el botón Temas.

Para eliminar un tema personalizado, haga clic en el botón Temas (ficha Diseño) y, a
continuación, en la zona Personalizados, haga clic derecho en el tema que desea
eliminar y luego en la opción Eliminar. Confirme la eliminación haciendo clic en el
botón Sí del mensaje que se muestra. Si el tema que se desea eliminar no está visible
en la zona Personalizada del botón Temas, elimine el archivo correspondiente por
medio de la ventana del Explorador de Windows o bien del cuadro de
diálogo Seleccionar un tema o un documento de tema (ficha Diseño - botón Temas -
opción Buscar temas).

3.7. Crear un acceso directo hacia un objeto

Esta operación crea en el escritorio de Windows un acceso directo que le permite abrir rápidamente
un objeto.

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ACCESS 2010

 Abra el archivo de la base de datos que contiene el objeto para el que desea crear un
acceso directo y, a continuación, reduzca el tamaño de la ventana de la aplicación
Access de modo que visualice el escritorio de Windows en segundo plano.

 Seleccione el objeto correspondiente en la ventana de la base de datos y arrástrelo al

escritorio de Windows.

Un acceso directo del objeto será visible a partir de ahora en el escritorio. Su nombre se compone
del nombre del objeto seguido del de la base de datos.

 Cambie si lo desea el nombre del acceso directo. Haga un clic secundario sobre el
acceso directo y haga clic en la opción Cambiar nombre, introduzca el nuevo nombre y
pulse la tecla [Intro] para confirmar.

Un doble clic sobre el acceso directo del escritorio de Windows abre la base de datos
y el objeto.

3.8. Mostrar las características de un objeto

 En la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en el botón Documentador de base
de datos del grupo Analizar.

 Haga clic en la ficha que contiene el objeto para el que desea mostrar la descripción.

 Haga clic en la casilla de la izquierda de cada uno de los objetos para los que desea
mostrar la descripción o seleccione el nombre del objeto y haga clic en el
botón Seleccionar.

El botón Seleccionar todo le permite seleccionar todos los objetos contenidos en la ficha activa y el
botón Anular todo le permite desactivar la selección de todos los objetos de la ficha activa.

 Haga clic en el botón Opciones para elegir lo que desea mostrar y confirme su elección
con el botón Aceptar.

 Haga clic en Aceptar para confirmar.

La descripción del o de los objetos seleccionados se muestra en un informe.

 Si lo desea puede imprimir la descripción haciendo clic en el botón Imprimir o utilizando el

método abreviado [Ctrl]P.

 Cierre la ventana de la descripción del objeto haciendo clic en el botón

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ACCESS 2010

3.9. Mostrar la información sobre las relaciones entre los objetos

En una base de datos Access, para crear un formulario, una consulta o un informe debe utilizar una
o varias tablas o consultas. Diremos pues que un objeto utiliza uno o varios objetos (por ejemplo, la
consulta Lista de clientes utiliza la tabla Clientes) pero también que un objeto es utilizado por uno o
varios objetos (por ejemplo, la tabla Clientes es utilizada por la consulta Lista de clientes, por el
formulario Entrar clientes y por el informe Clientes). Access le permitirá mostrar la información
relativa a las relaciones entre los objetos de su base de datos ahorrándole tiempo y reduciendo el
número de errores. En efecto, si, por ejemplo, desea eliminar una consulta, mostrar las relaciones en
los objetos le permitirá saber si otros objetos de la base de datos lo utilizan.

 Para que Access pueda proporcionar información precisa, asegúrese de que todos los
objetos estén guardados y cerrados en su base de datos.

 Asegúrese de que la opción Registrar información de Autocorrección de nombres de la

zona Opciones de autocorrección de nombres del cuadro de diálogo Opciones de
Access (ficha Archivo - Opciones - categoría Base de datos actual) esté activada; la
opción Realizar Autocorrección de nombres le permite, si está activada, actualizar
automáticamente los cambios de nombre de los objetos. En cuanto a la opción Registrar
cambios de Autocorrección de nombres, le permite guardar, en una tabla
llamada [Link]., las modificaciones realizadas en los nombres de objetos. Una
modificación corresponde a un guardado.

Las opciones Registrar información de Autocorrección de nombres y Realizar Autocorrección de

nombres están activadas de manera predeterminada. La opción Registrar cambios de Autocorrección
de nombres solamente está disponible si la opción Realizar Autocorrección de nombres está
activada.

 Seleccione el objeto del que desea mostrar la información sobre las relaciones.

La información sobre las relaciones son generadas únicamente para las tablas, las consultas (salvo
las consultas Acción), los formularios y los informes.

 En la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en el botón Dependencias del

objeto del grupo Relaciones.

El panel Dependencias del objeto aparece a la derecha de la ventana de la aplicación Access. El

nombre del objeto correspondiente se muestra en la parte superior del panel Office.

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ACCESS 2010

En nuestro ejemplo, el panel de dependencias muestra la lista de objetos que utilizan la

tabla Clientes.

 Para mostrar la lista de objetos que utilizan el objeto seleccionado active la opción Objetos
que dependen de mí.

Para mostrar la lista de objetos utilizados por el objeto seleccionado active la opción Objetos
de los que dependo.

 Para mostrar la información de dependencia de un objeto de la lista del panel

Office Dependencias del objeto haga clic en el botón visible a la izquierda del
nombre del objeto correspondiente.

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ACCESS 2010

En el ejemplo precedente, se muestra la información de dependencia de la tabla Pedidos,

permitiendo constatar que varias tablas y consultas, así como cinco formularios utilizan la
tabla Pedidos.

 Para ocultar la información de dependencia de un objeto, haga clic en el botón visible

a la izquierda del nombre del objeto correspondiente.

 Cuando haya terminado de consultar el panel Office Dependencias del objeto, ciérrelo
haciendo clic en el botón .

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ACCESS 2010

3.10. Guardar un objeto en formato PDF o XPS

Los formatos de archivos PDF y XPS son formatos de archivo que permiten divulgar documentos
electrónicos (documentos enviados por correo electrónico). Estos formatos conservan todas las
características de formato de un objeto tal y como ha sido creado en su aplicación de origen. Un
usuario puede mostrar, compartir e imprimir archivos PDF si dispone del software Acrobat Reader
(disponible gratuitamente en el sitio Web de Adobe) y de los archivos XPS si posee Microsoft .NET
Framework (disponible gratuitamente en el sitio Microsoft).

 Seleccione, en el panel de exploración, el objeto que desea guardar en formato PDF o

XPS; si desea realizar solamente algunos guardados, abra el o los objetos y selecciónelos.

 Haga clic en la ficha Archivo y, a continuación, en Guardar & Publiar.

 Haga clic en la opción Guardar objeto como de la zona Tipos de archivo, seleccione la
opción PDF o XPS de la zona Guardar el objeto de la base de datos activa y, a
continuación, haga clic en el botón Guardar como.

 Cambie, si lo desea, la carpeta de guardado y el Nombre de archivo en la zona

correspondiente.

 Abra la lista Tipo y, en función del tipo de archivo que desea crear, seleccione la
opción PDF o Documento XPS.

 Active la opción Abrir archivo tras publicación si desea abrir el archivo XPS o PDF justo
después de haberlo guardado.

 Active una de las opciones asociadas a la opción Optimizar para:

 Estándar (publicación en línea e impresión): Para obtener una buena calidad de

impresión del documento: se aumenta el tamaño del archivo.

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ACCESS 2010

 Tamaño mínimo (publicación en línea): Si el archivo no está destinado a la impresión,

se reduce el tamaño del archivo.

 Cambie, si lo desea, las Opciones asociadas al formato PDF o XPS haciendo clic en el
botón correspondiente

Aquí se muestran las opciones del formato PDF. Encontrará estas opciones en el cuadro de diálogo
del formato XPS, salvo las de la zona Opciones, que no aparecen en el formato XPS.

 Especifique que guardados desea realizar activando una de las opciones de la

zona Intervalo: Todas, Registros seleccionados o Páginas.

Si ha elegido la opción Páginas, especifique el número de la primera página que desea

guardar en la zona Desde y el de la última página a guardar en la zona A.

Si no se ha realizado ninguna selección de registros previamente en el objeto, la opción Registros

seleccionados está velada y, por consiguiente, no disponible.

 Active la opción Etiquetas de la estructura del documento para accesibilidad si desea que
el archivo creado contenga datos que contribuyan a mejorar la accesibilidad para los
usuarios con una discapacidad.

 Si guarda el objeto en formato PDF, active la opción Compatible con ISO 19005-1
(PDF/A) para guardar el archivo en este formato.

 Haga clic en el botón Aceptar del cuadro de diálogo Opciones.

 Haga clic en el botón Publicar del cuadro de diálogo Publicar como PDF o XPS.

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ACCESS 2010

TEMA 4. ESTRUCTURA DE UNA TABLA

4.1. Crear una tabla de base de datos
ETAPA PREVIA A LA CREACIÓN

 Una tabla es un conjunto de datos estructurados.

Esta estructura se basa sobre un elemento fundamental: el campo.

Cada campo de la tabla caracteriza una información específica (el campo Nombre, por
ejemplo, corresponde al nombre del cliente, el campo CP al Códido Postal de su lugar de
residencia...).

El conjunto de datos de estos campos constituye un registro (en una tabla Clientes, por
ejemplo, cada registro contiene información de cada cliente); todos los registros de la tabla
incluyen la misma información (incluso si algunos campos pueden quedar en blanco por falta
de información).

Este conjunto de datos está representado en forma de tabla constituida por columnas
(campos) y por filas (información):

 La estructura de la tabla permite indicar los nombres de los campos que la componen así
como diversas propiedades como, por ejemplo, el tipo de datos autorizados para este
campo (¿se trata de caracteres, números, fechas?...) y el número máximo de caracteres
autorizado (longitud del campo).

Uno de los campos de la base de datos debe permitir identificar cada registro de forma
única: se trata de la clave principal (si no es el caso, Access puede crear el campo y
manejar los datos que contiene automáticamente).

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ACCESS 2010

CREAR UNA TABLA EN VISTA HOJA DE DATOS

Se trata aquí de crear una tabla vacía en la que agregará diversos campos en Vista Hoja de datos.

 En la ficha Crear, haga clic en el botón Tabla visible en el grupo que lleva el mismo
nombre.

Una nueva tabla que contiene únicamente el campo Id se abre en Vista Hoja de datos. La
columna Agregar nuevo campo está seleccionada.

 Agregue los campos a la tabla especificando el tipo de datos para cada campo (ver
Cambiar la estructura de una tabla en Vista Hoja de datos de este capítulo); los diferentes
tipos de datos (Texto, Memo, Número...) se explican en el título siguiente Crear una tabla
en Vista Diseño.

 Guarde la tabla: haga clic en la ficha Archivo y, a continuación, en la opción Guardar, o

haga clic en la herramienta Guardar de la barra de herramientas de Acceso rápido o

utilice el método abreviado [Ctrl]G.

A continuación, introduzca el Nombre de la tabla en la zona correspondiente de la ventana

que aparece y haga clic en Aceptar.

 Introduzca, si lo desea, los registros de esta tabla y ciérrela haciendo clic en el botón .

Si los datos que desea agregar a la tabla existen en una hoja de Excel, puede
realizar una copia de los datos de la hoja de Excel hacia la tabla de Access que se
muestra en modo Hoja de datos: después de haber copiado los datos de la hoja de
Excel, regrese a Access y haga clic en el botón Tabla de la ficha Crear (grupo Tablas).
Observe que la columna Haga clic para agregar está seleccionada y utilice el método
abreviado de teclado [Ctrl]V para recopilar los datos en la hoja de datos. Confirme
que se agreguen los datos haciendo clic en el botón Sí del mensaje que se muestra.

CREAR UNA TABLA EN VISTA DISEÑO

Se trata aquí de crear una tabla vacía en la que agregará campos en Vista Diseño.

 En la ficha Crear, haga clic en el botón Diseño de tabla, visible en el grupo Tablas.

La ventana de creación de una tabla aparece en la pantalla. Puede observar que aparece una
ficha contextual Diseño seleccionada.

 Para insertar un campo en la tabla:

 Haga clic en la primera celda vacía de la columna Nombre del campo y teclee el nombre
del campo: de 1 a 64 caracteres máximo exceptuando el punto (.), el punto de
exclamación (!), el apóstrofe invertido (`) y los corchetes ([ ]).

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ACCESS 2010

 Seleccione el Tipo de datos que desea asignar al campo: haga clic en la celda
correspondiente de la columna Tipo de datos, abra la lista desplegable y haga clic sobre
el tipo deseado:

 Texto  Caracteres alfanuméricos (letras y/o cifras); la longitud de un campo de texto

está limitada a 255 caracteres.
 Memo  Caracteres alfanuméricos con la posibilidad de un formato de texto
enriquecido; la longitud máxima de un campo Memo está limitada a 63999 caracteres.
 Número  Números con o sin decimales.
 Fecha/Hora  Fechas u horas (Access comprueba la validez de las fechas o de las
horas escritas).
 Moneda  Valores presentados con formato de moneda (ejemplo: 1.500 €).
 Autonumeración  Valor numérico incrementado automáticamente cada vez que
teclea un nuevo registro.
 Sí/No  Sólo dos datos están permitidos para este tipo de campo: Sí o No. Ejemplo: un
campo llamado Liquidado permite escribir si una factura ha sido liquidada sí o no.
 Objeto OLE  Este tipo de campo se utiliza para insertar en una tabla objetos de otras
aplicaciones de Windows.
 Hipervínculo  Este tipo de campo contiene texto utilizado como dirección de
hipervínculo.
 Datos adjuntos  Este tipo de campo permite guardar imágenes, objetos gráficos,
archivos de Office o cualquier tipo de archivo de otra aplicación.
 Campo calculado  Este tipo de campo permite crear una expresión que muestra el
resultado de un cálculo que hace referencia a otros campos de la misma tabla.
 Asistente Búsqueda  Inicia un Asistente para crear un campo que permite seleccionar
el valor a aplicar al campo a partir de datos de un campo de otra tabla o de datos
que usted ha introducido.

 Teclee, si es necesario, la Descripción del contenido de este campo en la columna

correspondiente; este texto aparecerá en la barra de estado cuando agregue o modifique
los datos del campo.

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ACCESS 2010

 Para definir las propiedades de cada campo haga clic en la línea del campo y complete la
parte inferior de la ventana.

Más adelante en este capítulo veremos cómo modificar las propiedades de los campos (ver
Estructura de una tabla - Cambiar las propiedades de los campos).

 Especifique, si es necesario, qué campo debe utilizarse como clave principal: haga clic en la
línea correspondiente y, a continuación, en el botónClave principal del
grupo Herramientas (ficha Diseño).

 Guarde la tabla: haga clic en la ficha Archivo y, a continuación, en la opción Guardar, o

haga clic en la herramienta Guardar de la barra de herramientas de Acceso

rápido o utilice el método abreviado [Ctrl]G.

A continuación, introduzca el Nombre de la tabla en la zona correspondiente de la ventana

que aparece y haga clic en Aceptar.

 Cierre la tabla haciendo clic en el botón

Si no modifica el tipo de datos asociado al campo, éste será de tipo Texto de forma
predeterminada. Para elegir otro Tipo predeterminado de campo utilice la lista
correspondiente de la categoría Diseñadores de objetos del cuadro de
diálogo Opciones de Access (ficha Archivo - botón Opciones de Access).

4.2. Cambiar la estructura de una tabla en Vista Hoja de datos

 En el panel de exploración, haga un doble clic en la tabla cuya estructura desea cambiar
para que se abra en Vista Hoja de datos.

 Haga clic en la ficha Campos.

AGREGAR UN CAMPO NUEVO

Se trata aquí de insertar una columna nueva a la que asignará el nombre del campo deseado.

 Para agregar un campo introduciendo los datos, haga clic en la celda visible bajo la
etiqueta Haga clic para agregar (última columna de la tabla), escriba los datos del campo
y confirme su acción mediante [Intro]: el Tipo de datos y el Formato del campo se
atribuyen automáticamente en función de lo escrito (por ejemplo, si introduce 22:45, Access
determina el tipo de datos Fecha/Hora y el formato Hora corta).

Access atribuye el nombre Campo1 al nuevo campo, donde el número del campo cambia
en función del número de campos insertados anteriormente.

Modifique, si es preciso, el nombre del campo: haga doble clic en la etiqueta de la columna
(campo), escriba el nuevo nombre y confirme pulsando la tecla [Intro].

 Para agregar un campo eligiendo su tipo de datos, haga clic en el encabezado del campo
tras el cual debe insertarse el nuevo campo.

 En la ficha Campos, haga clic en el botón correspondiente al tipo de campo que se va a

agregar visible en el grupo Agregar y eliminar o, si no le sirve ninguno de los campos
propuestos, haga clic en el botón Más campos para mostrar la galería de campos.

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ACCESS 2010

Los campos se clasifican por categoría según su tipo. Ciertos tipos de la categoría Inicio
rápido agrupan varios campos como el tipo Nombre que permite agregar los
campos Nombre y Apellidos. Otros campos, como el campo Tipo de pago, son listas desplegables
predefinidas; por ejemplo, el campo Tipo de pago ofrece las opciones Efectivo, Tarjeta de
crédito, Cheque y En especie.

 A continuación, haga clic en el tipo de cambio que desee agregar, escriba su nombre en la
línea de encabezado y confirme su elección pulsando la tecla [Intro]; el número de
caracteres del campo debe estar entre 1 y 64 a excepción del punto (.), del signo de
exclamación (!), el apóstrofe inverso (`) y los corchetes ([ ]).

Si ha agregado un campo seleccionando su tipo en la categoría Inicio rápido, éste se inserta a

la izquierda del campo inicialmente seleccionado.

 Cuando haya terminado de agregar los campos a la tabla, cierre la tabla haciendo clic en

el botón .

Para agregar un campo eligiendo su tipo de datos, también puede hacer clic en la
etiqueta Hacer clic para agregar visible en la línea de encabezado de la última
columna de la hoja de datos. En la lista que se muestra, haga clic a continuación en la
opción correspondiente al tipo de datos que desea asocial al campo.

CREAR UN TIPO DE DATOS

Se trata de agregar un nuevo tipo de datos a la lista Más campos a partir de uno de los campos de
la hoja de datos de una tabla. Los campos agregados utilizando el tipo de datos creado retoman
todas las propiedades del campo (tamaño, formato, etc.) a partir del cual se ha creado el nuevo
tipo.

 Haga clic en el encabezado del campo que contiene el tipo de datos que se van a
registrar.

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ACCESS 2010

 En la ficha Campos, haga clic en el botón Más campos del grupo Agregar y eliminar y, a
continuación, en la opción Guardar selección como nuevo tipo de elementos.

 Escriba el Nombre y la Descripción del tipo de datos en las zonas correspondientes.

 Seleccione, en la lista correspondiente, la Categoría a la que se ha agregado el nuevo tipo

de datos; podrá ver la lista de categorías visibles en el botón Más campos.

La categoría Tipos definidos por el usuario está seleccionada por defecto.

 Si desea que un formulario se abra automáticamente cuando agregue un campo basado en

este tipo de datos, seleccione el formulario en la lista Formulario de creación de instancia.

 Haga clic en el botón Aceptar.

 Haga clic en el botón Aceptar del mensaje que le informa de que la plantilla de tipo de
datos se ha guardado.

El nuevo tipo de datos aparecerá ahora en la lista Más campos (ficha Campos - grupo Agregar y
eliminar), en la categoría seleccionada durante su creación.

Para eliminar un tipo de datos, abra la lista Más campos de la

ficha Campos (grupo Agregar y eliminar), haga clic con el botón derecho del ratón en
el tipo de datos que desea eliminar y, a continuación, haga clic en la opción Eliminar
el tipo de datos de la galería.

Haga clic en el botón Sí del mensaje que le informa de que la plantilla

correspondiente se eliminará. Sólo se pueden eliminar los tipos de datos creados por
el usuario.

DESPLAZAR , CAMBIAR NOMBRE , ELIMINAR UN CAMPO

 Para desplazar un campo seleccione la columna correspondiente haciendo clic sobre el

nombre en la línea de encabezados.

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ACCESS 2010

Señale el nombre del campo y arrástrelo hasta la nueva posición.

Cuando la línea negra gruesa esté en la posición deseada, suelte el botón del ratón.

 Para cambiar el nombre de un campo, haga doble clic en su nombre visible en la línea de
encabezados de la hoja de datos.

Introduzca el nuevo nombre del campo y pulse la tecla [Intro] para validarlo.

 Para eliminar un campo haga clic en una de las celdas de la columna del campo a eliminar
o haga clic sobre el nombre del campo correspondiente, visible en la línea de encabezados
de la hoja de datos.

Haga clic en el botón Eliminar del grupo Agregar y eliminar o pulse la tecla [Supr].

Haga clic en el botón Sí del mensaje que le pide que confirme la eliminación del campo y de
todos los datos que contiene.

Si intenta eliminar un campo utilizado en una o varias relaciones, un mensaje le informa que antes
de poder eliminar este campo debe eliminar sus relaciones en la ventana Relaciones (ver capítulo
Relaciones entre las tablas).

Atención, no podrá deshacer la eliminación de un campo y de todos los datos que

contiene. No olvide que, a diferencia de Vista Diseño, en Vista Hoja de datos los
cambios realizados a una tabla se guardan automáticamente.

CAMBIAR EL TIPO DE DATOS AUTORIZADOS PARA UN CAMPO

Se trata aquí de cambiar el tipo de datos asociado a un campo (texto, números, fecha...).

 Haga clic en una de las celdas de la columna que contiene el campo cuyo tipo de datos
desea modificar.

 Abra la lista Tipo de datos del grupo Formato y, a continuación, haga clic sobre el nuevo
tipo de datos en la lista que aparece.

Si la conversión puede provocar una pérdida de datos Access se lo advertirá a través de un

mensaje.

 Si este es su caso, haga clic en el botón Sí para cambiar el tipo de datos o en No para
anular la conversión de datos.

Si el campo que ha elegido para convertir contiene datos que Access considera que no pueden
convertirse, le informa de que los datos del campo se borrarán.

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ACCESS 2010

 Si este es su caso, piénselo bien antes de hacer clic en el botón Sí. En efecto, en este caso,
todos los datos del campo (aquí 290 registros) se eliminarán. Haga clic en el
botón No para anular la conversión del tipo de datos para el campo.

Si intenta cambiar el tipo de datos de un campo utilizado en una o varias relaciones, un

mensaje le informa que antes de poder cambiar el tipo de datos del campo debe
eliminar sus relaciones en la ventana Relaciones (ver capítulo Relaciones entre las
tablas):

Encontrará más información sobre la conversión de datos en el punto correspondiente

del título siguiente, Cambiar la estructura de una tabla en Vista Diseño.

CREAR UNA REGLA DE VALIDACIÓN DE REGISTRO

Se trata de crear una expresión que permite limitar los valores que pueden introducirse en un
registro. Así, los registros sólo podrán validarse si responden a ciertos criterios especificados en la
expresión.

 En el panel de navegación, haga doble clic en la tabla para la que desea crear una regla
de validación.

 En la ficha Campos, haga clic en el botón Validación del grupo Validación de campo y, a
continuación, haga clic en la opción Regla de validación de registros.

Access muestra el Generador de expresiones.

 Cree la expresión que constituye la regla de validación; para más información acerca de
la utilización del Generador de expresiones, consulte el título Utilizar el Generador de
expresiones del capítulo Controles calculados.

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ACCESS 2010

Aquí, para que se puedan validar los datos introducidos de un registro, la suma del campo [Precio
del catálogo] debe ser superior a la suma del campo [Precio de compra].

 Haga clic en el botón Aceptar del cuadro de diálogo Generador de expresiones.

 Para introducir un texto que aparezca en forma de mensaje cuando los datos introducidos
para un registro no responden a la regla de validación, haga clic en el
botón Validación de la ficha Campos y, a continuación, en la opción Mensaje de
validación de registros.

Escriba el texto que desea que aparezca en el cuadro de diálogo que se muestra.

 Haga clic en el botón Aceptar.

Para editar o eliminar una regla de validación de registro, en la ficha Campos, haga
clic en el botón Validación y, a continuación, en la opción Regla de validación de
registros: se abrirá la ventana del Generador de expresiones en la que podrá
modificar o eliminar la expresión.

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ACCESS 2010

4.3. Cambiar la estructura de una tabla en Vista Diseño

 En el panel de exploración, haga un clic secundario sobre la tabla cuya estructura desea
cambiar y haga clic en la opción Vista Diseño.

También puede hacer un doble clic sobre la tabla para abrirla y, a continuación, hacer clic en el

botón Ver de la ficha Inicio o en el botón Vista Diseño visible a la derecha en la

barra de estado.

Puede observar que la ficha Diseño está activa.

 Para seleccionar la fila de un campo haga clic sobre el selector de fila situado a la
izquierda del nombre del campo; si deben seleccionarse varias filas, haga clic sobre el

selector de fila del primer campo que desee seleccionar y arrastre el ratón sobre los
selectores de fila de los otros campos a seleccionar.

Para seleccionar varias filas, también puede hacer clic sobre el selector de fila del primer
campo, mantener la tecla [Mayús] pulsada y hacer clic sobre el selector de fila del último campo de
la selección.

 Para insertar un campo, seleccione la fila situada debajo del lugar donde desea insertar el
campo y pulse la tecla [Insert] o haga clic en el botón Insertar filasdel
grupo Herramientas. A continuación, especifique las características del campo.

 Para eliminar un campo, seleccione la línea correspondiente y pulse la tecla [Supr] o el

botón Eliminar filas del grupo Herramientas.

Haga clic en el botón Sí del mensaje que le pide que confirme la eliminación del campo y de los
datos que contiene.

Si su tabla está indexada y el campo que intenta eliminar forma parte del índice, aparecerá un
segundo mensaje para informarle que el campo y todos sus índices se eliminarán.

En este caso, haga clic en el botón Sí para ejecutar la eliminación o en No para anularla.

Si intenta eliminar un campo utilizado en una o varias relaciones, un mensaje le informa que antes
de poder eliminar este campo debe eliminar sus relaciones en la ventana Relaciones (ver apartado
Relaciones entre las tablas).

 Para cambiar el nombre de un campo, selecciónelo en la celda correspondiente de la

columna Nombre del campo, pulse la tecla [Supr] e introduzca el nuevo nombre y, a
continuación, valide con la tecla [Intro].

 Para desplazar un campo, haga clic sobre su selector de campo para seleccionarlo, haga
de nuevo clic sobre el selector de campo y arrástre el campo hasta su nueva posición.

Cuando la línea negra horizontal esté en la posición deseada, suelte el botón del ratón para
agregar el campo; para desplazar varios campos a la vez, seleccione las filas correspondientes
antes de hacer clic-arrastrar hasta la nueva posición.

56
ACCESS 2010

 Para cambiar el Tipo de datos autorizados para un campo, seleccione el nuevo tipo en la
lista desplegable correspondiente.

Es necesario que la conversión de datos será posible. Las conversiones más habituales son:

 de Número, Moneda, Fecha/Hora a Texto (y al revés, pero en este caso, los datos de
tipo texto deberán tener un formato compatible con los tipos Número, Moneda o
Fecha/Hora),

 de Número a Moneda (y al revés),

 de Texto a Memo; la conversión inversa es posible, pero si los valores del campo Memo
superan los 255 caracteres, se truncarán.

 No se puede convertir un campo al tipo Autonumérico.

 Haga clic en la herramienta de la barra de herramientas de Acceso rápido para

guardar los cambios realizados en la estructura de la tabla.

 Cierre la tabla haciendo clic en el botón de su ventana.

Si intenta cambiar el tipo de datos de un campo utilizado en una o varias relaciones, un mensaje
le informa que antes de poder cambiar el tipo de datos del campo debe eliminar sus relaciones
en la ventana Relaciones (ver apartado Relaciones entre las tablas):

Si existe un formulario o un informe asociado a la tabla, acuérdese de reproducir los

cambios realizados en el formulario o informe. Sin embargo, éstos se integrarán
automáticamente en los nuevos formularios o informes creados a partir de esta tabla.

4.4. Cambiar las propiedades de los campos

Cada campo posee valores de propiedades que son características que permiten definir el campo.
Las propiedades disponibles pueden variar en función del tipo de campo seleccionado (Texto,
Número, Autonumérico, Fecha/Hora...).

 En el panel de exploración, haga un clic secundario en la tabla que contiene los campos
cuyas propiedades desea cambiar y, a continuación, haga clic en la opción Vista Diseño.

 Haga clic en el campo cuyas propiedades desea cambiar.

Las propiedades del campo seleccionado aparecen en la parte inferior de la ventana. En el siguiente
ejemplo, se muestran las propiedades del campo Nombre, cuyo tipo de datos es Texto.

57
ACCESS 2010

 Haga clic en la zona de la propiedad correspondiente y realice los cambios:

Tamaño del campo  Para un campo de tipo Texto, introduzca el número de caracteres
que puede contener (hasta 255). Para un campo de tipo Número o Autonumérico, abra la
lista desplegable y seleccione el tamaño deseado para el campo. El Tamaño del
campo también puede modificarse en modo Hoja de datos en la zona correspondiente de la
ficha Campos (grupo Propiedades).

Formato  Para un campo de tipo Número, Moneda, Fecha/Hora o Sí/No, abra la lista
desplegable y seleccione uno de los formatos predefinidos. También puede teclear un
formato personalizado si ninguno de los formatos predefinido de la lista le conviene.
El Formato también se puede modificar en modo Hoja de datos en la lista correspondiente de
la ficha Campos (grupo Formato). Para un campo de tipo Texto o Memo, cree un formato
personalizado utilizando uno de los símbolos especiales (ejemplo: el símbolo ">" obliga a
que todos los caracteres estén en mayúscula y el símbolo "<" obliga a que todos los
caracteres estén en minúscula).

Lugares Decimales  Para un campo de tipo Número o Moneda, abra la lista

desplegable y seleccione el número de decimales deseado para el campo seleccionado. El
número de decimales también puede modificarse en el modo Hoja de datos utilizando las

herramientas y de la ficha Campos (grupo Formato).

Moneda/Máscara de entrada  Para un campo de tipo Texto, Número, Moneda y

Fecha/Hora, esta propiedad permite, mediante caracteres específicos, controlar la entrada
de datos. Puede definirla usted mismo o con la ayuda de un Asistente (para ello, haga clic

58
ACCESS 2010

en ). Por ejemplo, puede crear una máscara de entrada para un campo de Código
cliente que le obliga a introducir 3 letras seguidas de 3 cifras (LLL000: L es una entrada de
letra obligatoria y 0 es una entrada de cifra obligatoria). Encontrará la lista de caracteres
que permiten crear una máscara haciendo clic en la propiedad Máscara de entrada y, a
continuación, en la tecla [F1]. Cuando las propiedades Máscara de entrada y Formato se
han definido para el mismo campo, la propiedad Formato prevalece al mostrar los datos
(la máscara de entrada se ignora).

Título  Para todos los tipos de campo, introduzca un texto que reemplazará el nombre
del campo cuando aparezca en una hoja de datos, un formulario o un informe. El título
también puede modificarse en modo Hoja de datos con la ayuda del botón Nombre y título de
la ficha Campos (grupo Propiedades).

Valor predeterminado  Para todos los tipos de campo, salvo los tipos de Objeto OLE,
Datos adjuntos y Campo calculado, especifique el valor que debe introducirse
automáticamente en este campo al crear un nuevo registro. El usuario podrá aceptar este
valor o introducir otro. El valor predeterminado de un campo también puede definirse en modo
Hoja de datos mediante el botón Valor predeterminado de la ficha Campos
(grupo Propiedades).

Nuevos valores  Para un campo de tipo Autonumérico, abra la lista desplegable y

seleccione una de las dos opciones propuestas en función del incremento que desea para
éste al agregar nuevos registros en la tabla: Incremento o Aleatorio.

Regla de validación  Para todos los tipos de campos, salvo para los de tipo Objeto OLE,
Datos adjuntos y Campo calculado, introduzca una expresión que permita limitar los valores
que pueden introducirse en el campo. Haga clic en el botón para crear la expresión
utilizando el Generador de expresiones. Por ejemplo, puede crear una expresión para un
campo Título que le obliga a introducir un valor igual a Sr. o Sra. o Srta.: en la
propiedad Regla de validación, esta expresión puede aparecer como Sr. o Sra. o Srta. La
expresión también puede definirse en modo Hoja de datos: en la ficha Campos, haga clic en el
botón Validación del grupo Validación del campo, haga clic en la opción Regla de validación
de campo y escriba la expresión en el generador de expresiones.

Texto de validación  Para todos los tipos de campos, salvo para los de tipo Objeto OLE,
Datos adjuntos y Campo calculado, introduzca un texto que aparecerá en forma de
mensaje cuando los datos introducidos en este campo no concuerden con la regla de
validación definida en la propiedad Regla de validación. Si define la propiedad Regla de
validación sin definir la propiedad Texto de validación, Microsoft Access muestra un
mensaje de error estándar que aparece cuando los datos introducidos no concuerdan con la
regla de validación. El mensaje también se puede definir en modo Hoja de datos: en la
ficha Campos, haga clic en el botón Validación del grupo Validación de campo, haga clic en la
opción Mensaje de validación de campo y escriba el texto del mensaje.

Requerido  Para todos los tipos de campo, salvo para los tipos Autonumérico y Sí/No y
Campo calculado, abra la lista desplegable y seleccione la opción Sí, si desea que al
introducir un nuevo registro, la introducción de un valor en este campo sea obligatoria. La
opción No es la predeterminada. Para convertir un campo en obligatorio, también puede
mostrar la tabla en modo Hoja de datos y marque la opción Requerido de la
ficha Campos(grupo Validación de campo).

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ACCESS 2010

Permitir longitud cero  Para un campo de tipo Texto, Memo e Hipervínculo, abra la lista
desplegable y seleccione la opción Sí, en el caso de que se permita una cadena vacía (" ")
en este campo. La opción No es la predeterminada.

Indexado  Para todos los tipos de campo, salvo Datos adjuntos, Objeto OLE y Campo
calculado, abra la lista desplegable y seleccione la opción Sí (Con duplicados)o la
opción Sí (Sin duplicados) si desea que Access localice rápidamente los registros al buscar
datos o al ejecutar una consulta o si también desea que acelere las operaciones de
ordenación. En efecto, cuando indexa una tabla sobre un campo, Microsoft Access
almacena "aparte" los valores de este campo estableciendo una relación con los registros
de la tabla. Cuando realiza una búsqueda en este campo, Microsoft Access se remite, no a
la tabla (que contiene los valores de todos los campos), sino tan sólo a la lista de valores
del índice: la búsqueda es por lo tanto más rápida. Gracias a la relación establecida entre
el índice y la tabla, puede encontrar el registro correspondiente al valor del campo
encontrado. La opción No está seleccionada por defecto excepto por el campo que
constituye la clave prinicipal de una tabla que Microsoft Access indexa automáticamente sin
duplicados. Para indexar un campo con duplicados, también puede mostrar la tabla en modo
de Hoja de datos y marcar la opción Indizada de la ficha Campos (grupo Validación de
campo); para indexar un campo sin duplicados, marque la opción Único de la ficha Campos: la
opción Indizada está marcada automáticamente.

Compresión Unicode  Para un campo de tipo Texto, Memo o Hipervínculo, abra la lista
desplegable y seleccione la opción Sí, si desea comprimir al almacenar y descomprimir al
recuperar todos los caracteres cuyo primer byte sea 0 (carácter de lengua europea
occidental, como el español, el inglés o el francés). En efecto, Microsoft Access utiliza el
sistema de codificación de caracteres Unicode y, en este sistema, cada carácter se
representa con 2 bytes, lo que significa que los datos de un campo Texto, Memo o
Hipervínculo requieren mayor espacio de almacenamiento: la compresión Unicode permitirá
reducir dicho espacio de almacenamiento.

Etiquetas inteligentes  Para todos los tipos de campo, exceptuando Sí/No, Datos
adjuntos y Objeto OLE, haga clic en el botón y active, en la lista de etiquetas
inteligentes disponibles, la(s) que desee asociar al campo. Estas etiquetas le permitirán
realizar más rápido determinadas acciones (enviar un mensaje o abrir un contacto) desde
la hoja de datos de la tabla, de una consulta o de un formulario que utilice esta tabla.

Formato del Texto  Para un campo de tipo Memo, abra la lista desplegable y seleccione
la opción Texto enriquecido o Texto sin formato, según desee o no tener la posibilidad de
almacenar texto en formato HTML con formato.

Alineación del texto  Para todos los tipos de campo, salvo Datos adjuntos, abra la lista
desplegable y especifique la alineación en el control:

 General: el texto se alinea a la izquierda; las cifras y las fechas, a la derecha.

 Izquierda: el texto, los números y las fechas se alinean a la izquierda.
 Centro: el texto, los números y las fechas están centrados.
 Derecha: el texto, los números y las fechas se alinean a la derecha.
 Distribuir: el texto, los números y las fechas se reparten uniformemente a lo ancho del
control.

Mostrar el Selector de fechas  Para un campo de tipo Fecha/Hora, abra la lista

desplegable y especifique si desea asociar un control que permita seleccionar la fecha

60
ACCESS 2010

(Para fechas) o, al revés, si no desea el selector de fechas (Nunca). Si ha elegido mostrar

el selector de fechas en un campo, el control se muestra al introducir los datos: un clic
en este botón le permite el seleccionar la fecha deseada.

Expresión  Para un campo de tipo Campo calculado, esta propiedad permite crear una
expresión que muestra el resultado de un cálculo que hace referencia a otros campos de la
misma tabla. La expresión puede definirse por el usuario o con la ayuda del Generador de
expresiones (para ello, haga clic en el botón ).

Tipo de resultado  Para un campo de tipo Campo calculado, abra la lista desplegable
y, a continuación, seleccione el formato en el que debe mostrarse el resultado del cálculo.

 Pulse la tecla [Intro] para validar la nueva propiedad del campo.

Si la propiedad que ha modificado cambia el valor del campo (el paso a mayúsculas en un campo
de texto o la modificación de un formato de fecha, por ejemplo; sin embargo, la
propiedad Tamaño, no cambia el valor del campo), Access muestra el botón Opciones de

actualización de propiedades al lado del nombre de la propiedad. Esto le permite actualizar la

propiedad correspondiente de los controles en los formularios e informes que utilizan este campo.

 Si desea realizar la actualización, haga clic en el botón .

 A continuación, haga clic en la opción Actualizar "nombre de la propiedad" siempre que

se utilice "nombre del campo" (ejemplo: Actualizar Formato siempre que se utilice
Nombre). También puede ver la Ayuda sobre la propagación de las propiedades de
campo haciendo clic en la opción correspondiente.

Aparecerá en la pantalla el cuadro de diálogo Actualizar propiedades. En él podrá seleccionar los

formularios o informes que contienen los controles que deben actualizarse.

61
ACCESS 2010

Haga clic, si es necesario, sobre el nombre de cada uno de los objetos a actualizar para
seleccionarlos; de manera predeterminada, todos los objetos de la lista están seleccionados.

Haga clic en el botón Sí para realizar la actualización.

 Haga clic en la herramienta de la barra de herramientas de Acceso rápido para

guardar los cambios realizados en las propiedades de la tabla.

 Cierre la tabla haciendo clic en el botón .

Puede desactivar el botón desactivando la opción Mostrar opciones de

actualización de propiedades de la categoría Diseñadores de objetos del cuadro de
diálogo Opciones de Access (ficha Archivo - botón Opciones).

Algunas propiedades de campo de una consulta, formulario o informe pueden

modificarse en Vista Diseño. En estos casos, la modificación de las propiedades sólo se
aplica a un campo del objeto en curso. Si ha creado un nuevo objeto con ese campo,
éste tomará las propiedades del campo definidas en la tabla y no las definidas
anteriormente en la estructura de la consulta, del formulario o del informe.

Para obtener ayuda sobre una propiedad, haga clic sobre ésta y pulse la tecla [F1].

Para modificar el Tamaño predeterminado de campos de texto y el Tamaño

predeterminado de campos de número, utilice las listas correspondientes en la
categoría Diseñadores de objetos del cuadro de diálogo Opciones de
Access (ficha Archivo - botón Opciones).

Después de haber modificado las propiedades de ciertos campos, puede comprobar

que los datos existentes en la tabla respetan las reglas de validación
(propiedad Regla de validación) así como Requerido y Permitir longitud cero en
todos los campos de la tabla. Para ello, en la tabla en Vista Diseño, haga clic en el
botón Probar reglas de validación de la ficha Diseño. A continuación, haga clic en el
botón Sí del mensaje que le informa que Access va a comprobar la validación: si no se
ha detectado ningún problema, un mensaje le informa que todos los datos son
válidos. En caso contrario, para cada problema encontrado un mensaje le informa
detalladamente de la propiedad y del campo afectados.

Si al guardar la estructura de la tabla, Access detecta que ciertos datos no respetan

las propiedades de determinados campos, le propondrá entonces comprobar las
nuevas reglas sobre los datos existentes.

62
ACCESS 2010

4.5. Crear una lista de búsquedas

Una lista de búsqueda permite seleccionar los valores en lugar de introducirlos. Los valores del
campo pueden definirse al crear el campo o pueden proceder de una tabla o de una consulta
existente.

Crear una lista de datos fija

Deberá introducir los valores propuestos en la lista asociada al campo.

 En el panel de exploración, haga un clic secundario en la tabla que contiene el campo para
el que desea crear una lista de búsqueda y luego, haga clic en la opción Vista
Diseño para mostrar la estructura.

 Teclee el Nombre del campo en la columna correspondiente o haga clic en la línea si ya

existe.

 Haga clic en la columna Tipo de datos del campo, abra la lista desplegable y, a
continuación, seleccione la opción Asistente para búsquedas.

La ventana Asistente para búsquedas aparece en la pantalla.

 Active la opción Escribiré los valores que desee y haga clic en el botón Siguiente para
pasar a la etapa siguiente.

 Especifique el Número de columnas deseadas para la lista en la zona correspondiente y,

a continuación, haga clic en la primera celda vacía de la columna Col1.

 Introduzca los valores de la lista como en una hoja de datos: la tecla [Tab] permite acceder
a la celda siguiente.

 Haga clic en el botón Siguiente para pasar a la etapa siguiente.

 Si es necesario, seleccione el nombre de la columna que contiene el valor que desea

almacenar o utilizar en su base de datos.

63
ACCESS 2010

Esta etapa es visible solamente si el número de columnas indicado en la etapa anterior es superior a
1.

Haga clic en el botón Siguiente.

 Introduzca el texto de la etiqueta del campo en la zona correspondiente.

 Marque la opción Limitar a la lista si desea que sólo se acepten los valores de la lista
para este campo.

 Si desea poder almacenar varios valores en la búsqueda, active la opción Permitir varios
valores. De este modo, al introducir o modificar un registro podrá elegir varios elementos
en esta lista activando los valores deseados.

 Haga clic en el botón Finalizar.

 Si ha elegido almacenar varios valores en la búsqueda, si es necesario, haga clic en el

botón Sí del mensaje que le informa que no podrá anular esta modificación.

Este mensaje aparece solamente si el campo para el que ha creado una búsqueda contiene valores.

 Para visualizar las propiedades de la búsqueda, haga clic en la ficha Búsqueda situada en
la parte inferior de la ventana: la propiedad Tipo de origen de la fila muestra la Lista de
valores; los valores de la lista aparecen en la línea Origen de la fila separadas por un
punto y coma; el Número de columnas puede verse en la propiedad del mismo nombre.

 Haga clic en la herramienta para guardar las modificaciones introducidas en la tabla.

 Si es preciso, cierre la tabla haciendo clic en el botón .

Se puede crear una lista de datos fijos a partir de la Vista Diseño de un formulario con

las herramientas y del grupo Controles (ficha Diseño).

CREAR UNA LISTA QUE CONTENGA DATOS DE OTRA TABLA O CONSULTA

La búsqueda contendrá los valores de un campo de una tabla o consulta existentes.

 En el panel de exploración, haga un clic secundario sobre la tabla que contiene el campo
para el que desea crear una búsqueda y, a continuación, haga clic en la opción Vista
Diseño para mostrar su estructura.

 Teclee el Nombre del campo en la columna correspondiente o haga clic en la línea si éste
ya existe.

 Haga clic en la columna Tipo de datos del campo, abra la lista desplegable y seleccione la
opción Asistente para búsquedas.

La ventana Asistente para búsquedas aparece en la pantalla.

 Active la primera opción para que la búsqueda se realice sobre los valores de una tabla o
de una consulta y, a continuación, haga clic en el botón Siguiente.

64
ACCESS 2010

 En el recuadro Ver, active la opción que corresponde a la lista de objetos que desea
ver: Tablas, Consultas o Ambas.

 Seleccione la tabla o consulta de la lista que contiene los valores a insertar y, a

continuación, haga clic en el botón Siguiente.

 Indique cuáles son los campos cuyos valores deben aparecer en la lista:

 Seleccione los campos a agregar en la zona Campos disponibles y, a continuación,

haga clic en el botón o doble clic sobre su nombre.

 Para agregar todos los campos haga clic en el botón .

 Para quitar un campo selecciónelo en la zona Campos seleccionados y haga clic en el

botón o haga un doble clic sobre su nombre en la zona Campos seleccionados.

 Para quitar todos los campos haga clic en el botón .

Los campos agregados pueden verse en la zona Campos seleccionados.

Aquí, la búsqueda estará formada por los valores de los campos Código
cliente, Nombre y Apellidos.

 Haga clic en el botón Siguiente.

 Indique el orden de presentación para la lista: para cada campo a ordenar, abra la
primera zona de la lista vacía, seleccione el campo y luego haga clic en el
botón Ascendente para una presentación en orden decreciente o en Descendente para
hacerlo en orden creciente.

El campo de la lista 1 se utilizará como primera clave de orden, el de la lista 2 como segunda clave
de orden...

 Haga clic en el botón Siguiente.

65
ACCESS 2010

 Si el número de campo seleccionado para la lista es superior a 1, desactive la

opción Ocultar la columna clave (se recomienda) si la columna que contiene los valores de
la clave debe verse.

 Modifique, si es necesario, el ancho de las columnas de la lista: para modificar una

columna, señale la marca vertical situada a la derecha de su encabezado y luego haga
clic-arrastrar con el ratón hasta obtener el ancho deseado.

Haciendo un doble clic sobre la marca vertical situada a la derecha de un encabezado puede ajustar
automáticamente el ancho de la columna correspondiente con los datos visibles.

 Haga clic en Siguiente.

 Seleccione el campo en el que se almacenará el valor.

Esta etapa existe solamente si la opción Ocultar la columna clave (se recomienda) se ha
desactivado en la etapa anterior.

Haga clic en Siguiente.

 Introduzca el texto de la etiqueta de la zona de la lista y luego haga clic en el

botón Finalizar.

 Marque la opción Habilitar integridad de datos si deben efectuarse ciertos controles de

compatibilidad de los datos entre la tabla activa y la que contiene los valores de la
búsqueda (elegidos anteriormente en el Asistente).

Esta opción aparece en gris y, por lo tanto, no está disponible, si se selecciona la opción Permitir
varios valores.

 Si ha seleccionado la opción Habilitar integridad de datos, active la opción Eliminación en

cascada si desea autorizar la eliminación de los registros de la tabla activa, vinculados a
los registros eliminados en la tabla que contiene los valores de la búsqueda; de lo
contrario, marque la opción Eliminación restringida.

Estas opciones no son visibles si los valores de la búsqueda proceden de una consulta.

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ACCESS 2010

Para obtener más información sobre la relaciones entre la tablas, consulte el capítulo siguiente
Relaciones entre las tablas.

 Si desea poder almacenar varios valores en la búsqueda, active la opción Permitir varios
valores. De este modo, al introducir o modificar un registro podrá elegir varios elementos
en esta lista activando los valores deseados.

Esta opción aparece en gris y, por lo tanto, no está disponible si la opción Habilitar integridad de
datos está marcada.

 Haga clic en Finalizar.

 Si ha elegido almacenar varios valores en la búsqueda, haga clic en el botón Sí del

mensaje que le informa que no podrá anular esta modificación.

Este mensaje aparece solamente si el campo para el que ha creado una búsqueda contiene valores.

 Para ver las propiedades de la búsqueda haga clic en la ficha Búsqueda situada en la
parte inferior de la ventana: la propiedad Tipo de origen de la
fila muestra Tabla/Consulta; la propiedad Origen de la fila muestra una instrucción SQL
que permite seleccionar los campos insertados en la lista; el número de columnas aparece
en la propiedad Número de columnas.

 Haga clic en la herramienta para guardar las modificaciones aportadas a la

estructura de la tabla.

 Si es necesario, cierre la tabla haciendo clic en el botón .

Puede crearse una lista con datos de otra tabla a partir de Vista Diseño de un

formulario con las herramientas y del grupo Controles (ficha Diseño).

También puede crearse una búsqueda a partir de una tabla abierta en Vista Hoja
de datos: haga clic en el encabezado del campo tras el cual debe insertarse el
nuevo campo. En la ficha Campos, haga clic en el botón Más campos del
grupo Agregar y eliminar y, a continuación, haga clic en el tipo de campo Búsqueda
y relación que aparece en la categoría Tipos básicos; también puede hacer clic en
la etiqueta Haga clic para agregar que aparece en la línea de encabezado de la
última columna de la hoja de datos y seleccionar la opción Búsqueda y relación. A
continuación, siga las instrucciones del Asistente para búsquedas.

4.6. Modificar los valores de una búsqueda múltiple basada en una

lista de datos fijos
 En Vista Diseño, muestre la tabla que contiene el campo de búsqueda con valores múltiples.

 Haga clic sobre el campo con varios valores y luego en la ficha Búsqueda visible en la
parte inferior de la ventana.

 Seleccione la opción Sí para la propiedad Permitir ediciones de lista.

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ACCESS 2010

 Haga clic en la herramienta para guardar las modificaciones realizadas en la

estructura de la tabla.

 A continuación, muestre la tabla en Vista Hoja de datos haciendo clic en Ver de la

ficha Diseño o en de la barra de estado.

 Haga un clic secundario sobre uno de los valores del campo de la búsqueda multivalor y, a
continuación, en la opción Editar elementos de lista.

Se muestra la lista de valores en el cuadro de diálogo Editar elementos de lista:

 Para agregar un nuevo valor al final de la lista, haga clic sobre el último valor de la lista,
introduzca el valor y pulse la tecla [Intro].

Si no consigue colocar el punto de inserción en el último valor, haga clic después del último carácter
del último valor de la lista y pulse la tecla [Intro] para crear una línea nueva.

Para agregar un nuevo valor dentro de la lista, haga clic después del último carácter del valor
tras el cual desea insertar el nuevo, pulse la tecla [Intro] e introduzca el nuevo valor.

 Para eliminar un valor de la lista, selecciónelo y pulse la tecla [Supr].

 En la lista Valor predeterminado, elija eventualmente el valor que debe mostrarse

automáticamente en este campo al crear un nuevo registro. El usuario podrá aceptar este
valor o seleccionar otro.

 Haga clic en Aceptar.

4.7. Indexar una tabla

Cuando busca datos o cuando ejecuta una consulta, el índice permite a Access encontrar
rápidamente los registros correspondientes; también acelera la ordenación.

CREAR UN ÍNDICE DE CAMPO ÚNICO

 En el panel de exploración, haga un clic secundario sobre la tabla correspondiente y, a

continuación, en Vista Diseño.

 Haga clic sobre el campo sobre el que desea basar el índice y modifique la
propiedad Indexado en la parte inferior de la ventana:

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ACCESS 2010

No  el campo no está indexado.

Sí (Con duplicados)  indexa el campo autorizando la escritura de valores repetidos

para dicho campo.

Sí (Sin duplicados)  indexa el campo sin autorizar la escritura de valores repetidos para
dicho campo (como para las claves principales).

 Haga clic en la herramienta para guardar las modificaciones aportadas a la

estructura de la tabla.

 Si es necesario, cierre la tabla haciendo clic en el botón .

CREAR UN ÍNDICE DE MÚLTIPLES CAMPOS

Se trata aquí de crear un índice compuesto de varios campos.

 En el panel de exploración, haga un clic secundario sobre la tabla correspondiente y haga

clic en Vista Diseño.

 En la ficha Diseño, haga clic en el botón Índices del grupo Mostrar u Ocultar para mostrar
la ventana Índices.

Los índices definidos con anterioridad aparecen en la ventana Índices.

 Especifique el Nombre de índice en la primera celda vacía de la columna correspondiente.

 En la segunda columna, seleccione el nombre del primer campo del índice y elija el Orden y
las Propiedades del índice en la parte inferior de la ventana:

Principal  Si el índice creado debe ser la clave principal de la tabla (sólo se puede crear
una clave principal por tabla).

Única  Si los valores de este campo deben ser únicos.

Ignorar Nulos  Si el campo utilizado como índice puede estar en blanco para un gran
número de registros, active esta opción para acelerar las operaciones de búsqueda en este
índice.

 Defina en las filas siguientes de la columna Nombre del campo los demás campos que
componen el índice.

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ACCESS 2010

Cada índice puede contener 10 campos como máximo.

 Cierre la ventana Índices haciendo clic en el botón o en Índices en la ficha Diseño.

 Haga clic en la herramienta para guardar las modificaciones aportadas a la

estructura de la tabla.

 Si es necesario, cierre la tabla haciendo clic en el botón .

Si bien es cierto que la creación de un índice acelera la búsqueda y la ordenación, no

hay que olvidar que también retarda las operaciones de actualización de los registros
(en la medida en que hay que actualizar cada índice).

La ventana Índices también puede utilizarse para crear un índice de campo único.

4.8. Definir una clave principal

Cada tabla de una base de datos debe incluir un campo o un conjunto de campos que permitan
identificar cada registro de modo único, se trata de la clave principal.

 En el panel de exploración, haga un clic secundario sobre la tabla en la que desea definir
una clave principal y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.

Para definir una clave principal debe obligatoriamente acceder a la estructura de la tabla (Vista
Diseño).

 Si la clave principal utiliza un solo campo, seleccione la fila correspondiente. Si la clave

principal utiliza varios campos, seleccione las filas correspondientes a los diferentes campos;
utilice la tecla [Ctrl] si las filas no son contiguas.

Una clave principal está constituida de varios campos cuando no puede garantizar que un campo
sea único.

 En la ficha Diseño, haga clic en el botón Clave principal del grupo Herramientas.

Aparece una llave en cada fila seleccionada.

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ACCESS 2010

 Haga clic en la herramienta para guardar las modificaciones aportadas a la

estructura de la tabla.

 Si es necesario, cierre la tabla haciendo clic en el botón .

Para eliminar una clave principal, haga clic en el campo correspondiente y, a

continuación, en la ficha Diseño, haga clic en Clave principal del grupo Herramientas.
No puede eliminar una clave principal si el campo correspondiente está asociado a
una relación (ver apartado Relaciones entre las tablas).

Para modificar la clave principal, seleccione el o los campos que deben constituir la
nueva clave principal y haga clic en Clave principal de la ficha Diseño: la o las llaves
aparecen en las líneas seleccionadas.

Cuando guarda una tabla nueva creada en Vista Diseño sin haber definido una clave
principal, un mensaje le informa que no se ha definido ninguna clave para la tabla y
le propone crear una: haga clic en Sí, si desea que Access cree la clave principal, o
en No en caso contrario. Si ha elegido que Access defina la clave principal, éste
útiliza, si existe, un campo de tipo Autonumérico como clave principal. De lo contrario,
Access agrega el campo Id de tipo Autonumérico que se utiliza como clave principal.

Cuando crea una tabla en Vista Hoja de datos, Access crea automáticamente un
campo Id de tipo Autonumérico que se utiliza como clave principal.

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ACCESS 2010

72
ACCESS 2010

TEMA 5. RELACIONES ENTRE LAS TABLAS

5.1. Establecer una relación entre dos tablas
LOS DISTINTOS TIPOS DE RELACIÓN ENTRE TABLAS

Establecer una relación entre las tablas de la base de datos le permitirá agrupar (para utilizarlas
juntas, analizarlas...) los datos repartidos en las diferentes tablas. De este modo, si desea realizar
un informe que contenga la designación de cada artículo y también de cada categoría, puede basar
este informe en una consulta en la que las dos tablas estarán relacionadas. El vínculo entre dos
tablas se realiza mediante la clave principal. Existen tres tipos de relación entre las tablas creadas y
se utilizan de diferente manera:

 La relación de tipo "de uno a varios": un registro de la tabla principal está en relación con
varios registros de la tabla relacionada (la tabla principal contiene la clave principal necesaria
para establecer la relación). Ejemplo: a una categoría le corresponden varios artículos:

A cada Código de categoría le corresponden varios Códigos de artículos (varias flechas "parten"
de un mismo Código de categoría). A cada Código de artículo le corresponde un solo Código de
categoría.

 La relación de tipo "de varios a uno" corresponde al mismo tipo de relación, pero al revés.
Ejemplo: varios pedidos pueden ser realizados por el mismo cliente:

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ACCESS 2010

A un número de pedido no puede corresponderle más que un solo Código de cliente; no obstante, un
mismo Código de cliente puede encontrarse en varios pedidos. Aunque son del mismo tipo, las dos
relaciones no se manejan de la misma manera. El sentido de la relación depende en realidad de la
tabla principal.

 La relación de tipo "de varios a varios": un registro de la tabla principal puede estar
relacionado con varios registros de la tabla vinculada y al revés, un registro de la tabla
vinculada puede estar relacionado con varios registros de la tabla principal. Ejemplo: un mismo
pedido incluye varios artículos diferentes y un mismo artículo puede encontrarse en diferentes
pedidos. Podemos ilustrar este tipo de relación de la siguiente manera:

A un número de pedido le corresponden varios Códigos de artículo y al revés, a un código de

artículo le corresponden varios números de pedido. Para utilizar correctamente este tipo de relación
hay que dividirla en una relación de tipo "de uno a varios" o en una relación de tipo "de varios a
uno".

 La relación de tipo "de uno a uno": un registro de la tabla principal está relacionado con un
solo registro de la tabla vinculada y al revés. Este tipo de relación es poco frecuente, pues, por
regla general, las informaciones contenidas en las dos tablas se pueden agrupar en una sola.
Se puede justificar, por ejemplo, en el caso de que la tabla vinculada contenga información
temporal que habrá que eliminar posteriormente (será entonces más fácil destruir una tabla que
eliminar algunos campos de una tabla única).

ESTABLECER UNA RELACIÓN ENTRE DOS TABLAS

Esta relación se efectúa obligatoriamente mediante la clave principal de la tabla principal y del
campo correspondiente de la tabla vinculada. Se presupone que las dos tablas poseen un campo en
común (aunque ese campo no tenga el mismo nombre en las dos tablas) y que ese campo contiene el
mismo tipo de datos.

 Abra la base de datos en la que desea establecer las relaciones. Asegúrese de que no
haya ningún objeto abierto.

Si una de las tablas o las dos están abiertas o si un objeto que utiliza estas tablas está abierto no
podrá establecer una relación entre dichas tablas.

 En la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en el botón Relaciones del grupo del
mismo nombre.

Si accede por primera vez a la ventana Relaciones de la base de datos activa, la ventana está en
blanco y Access le propone agregar tablas.

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ACCESS 2010

 Si no es la primera vez que accede a la ventana Relaciones, en la ficha Diseño, haga clic
en el botón Mostrar tabla del grupo Relaciones: el cuadro de diálogo que le permite
seleccionar las tablas que desea vincular aparece en la pantalla.

 Seleccione las tablas en las que desea establecer una relación: utilice la
tecla [Mayús] para seleccionar las tablas contiguas o la tecla [Ctrl] si no son contiguas.

 Haga clic en el botón Agregar.

Para agregar una tabla a la ventana Relaciones también puede hacer doble clic sobre su nombre.

 Cuando haya terminado de agregar las tablas, haga clic en Cerrar en el cuadro de
diálogo Mostrar tabla.

Las tablas aparecen en la ventana, pero las relaciones no se han establecido. La

ventana Relaciones le permite mostrar y establecer las relaciones existentes entre todas las tablas y
consultas de la base de datos activa.

 Para establecer la relación entre las tablas arrastre el campo común a las dos tablas, de la
tabla principal (o tabla de origen) hacia la tabla vinculada.

Este cuadro de diálogo le permitirá establecer algunas características de la relación.

 Active la opción Exigir integridad referencial si desea que Access realice controles sobre la
compatibilidad de datos entre las dos tablas. En este caso, cuando agrega un registro a la
tabla vinculada, Access comprueba que existe un registro en la tabla principal e impide
que se elimine un registro de la tabla principal si está relacionado con uno o varios
registros de la tabla vinculada.

 Aunque haya activado la opción Exigir integridad referencial, puede autorizar la

modificación del valor de la clave principal y la eliminación de registros de la tabla
principal activando las opciones Actualizar en cascada los campos
relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados; en el primer caso, Access
reproducirá la modificación del valor del campo a todos los registros relacionados. En el
segundo caso, Access eliminará todos los registros relacionados con el registro destruido.

 Haga clic en el botón Crear.

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ACCESS 2010

Las dos tablas están ahora vinculadas por una línea de unión: el tipo de relación está representado
con los símbolos 1 y ∞ mientras que las líneas más gruesas indican la integridad referencial.

 Haga clic en para guardar las relaciones establecidas.

 Para cerrar la ventana Relaciones, haga clic en el botón visible en la esquina superior
derecha de la ventana o en el botón Cerrar del grupo Relaciones (ficha Diseño).

Para mostrar el contenido de la ventana Relaciones, vuelva a hacer clic

en Relaciones de la ficha del mismo nombre.

No se puede eliminar una tabla principal, ni modificar el tipo de datos de un campo

utilizado en una relación, ni eliminar dicho campo.

Solamente puede establecer una relación entre dos tablas.

5.2. Administrar las relaciones de la base de datos

 Asegúrese de que no haya ninguna tabla abierta y de que ningún objeto utiliza las tablas
en las que desea cambiar las relaciones.

 En la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en el botón Relaciones del

grupo Mostrar u ocultar.

 Para agregar una o varias tablas a la ventana Relaciones, haga clic en Mostrar tabla del
grupo Relaciones, seleccione las tablas y haga clic en el botón Agregar y luego, en el
botón Cerrar.

Para agregar una tabla a la ventana Relaciones también puede hacer un doble clic sobre su
nombre.

 Para quitar tablas, haga clic en la barra de título de la tabla, a continuación, en Ocultar
tabla del grupo Relaciones o pulse la tecla [Supr].

 Para borrar el contenido de la ventana, haga clic en el botón Borrar diseño del
grupo Herramientas.

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ACCESS 2010

Atención, el hecho de eliminar una tabla de la ventana Relaciones no elimina las relaciones
establecidas con otras tablas.

 Para mostrar de nuevo todas las relaciones y las tablas vinculadas, haga clic en el
botón Mostrar todas las relaciones del grupo Relaciones.

 Para mostrar las relaciones y las tablas vinculadas a una tabla en concreto, haga clic en la
barra de título de la tabla correspondiente para seleccionarla y, a continuación, haga clic
en el botón Mostrar relaciones directas del grupo Relaciones.

 Para desplazar una tabla, señale y arrastre la barra de título de la tabla correspondiente
hacia su nueva posición. Cuando alcance el lugar deseado suelte el botón del ratón.

 Para cambiar el tamaño de la ventana de una tabla, señale los bordes de ésta, haga clic y
arrastre el ratón hasta obtener el tamaño deseado.

 Para acceder a la estructura de una tabla, haga clic con el botón secundario del ratón
sobre la tabla correspondiente y, a continuación, haga clic enDiseño de tabla.

 Para cambiar las características de una relación, haga doble clic sobre la línea de unión,
realice los cambios y haga clic en el botón Aceptar.

 Para eliminar una relación, haga clic sobre la línea de unión, pulse la tecla [Supr] y luego
confirme la eliminación haciendo clic en Sí.

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ACCESS 2010

 Después de cambiar el contenido de la ventana Relaciones, haga clic en para

guardar los cambios.

 Para cerrar la ventana Relaciones, haga clic en el botón del ángulo superior derecho
de la ventana o en el botón Cerrar en el grupo Relaciones (ficha Diseño).

5.3. Mostrar/modificar datos vinculados a una subhoja de datos

Cuando dos tablas están vinculadas por una relación uno a varios, para cada fila de la tabla del
lado "uno" se puede visualizar en una subhoja de datos las filas de la tabla del lado "varios".

 En el panel de exploración, haga doble clic sobre el nombre de la tabla cuyos datos
vinculados desea mostrar o cambiar.

La tabla se abre en Vista Hoja de datos y en la columna de la izquierda de cada fila aparece el
botón .

 Para mostrar y eventualmente cambiar los datos vinculados de una o varias filas (registros),
haga clic en el botón asociado a la(s) fila(s) correspondiente(s).

En el siguiente ejemplo usted visualiza las líneas de la tabla Pedidos correspondientes al Código
cliente BON001; el botón se transforma en .

 Para ocultar los datos vinculados a una fila haga clic en el botón asociado a esta fila.

 Si es necesario, cierre la ventana de la hoja de datos.

5.4. Imprimir las relaciones de la base de datos

Se trata aquí de imprimir el contenido de la ventana Relaciones. Sólo se imprimirán las
relaciones y las tablas vinculadas mostradas en la ventana Relaciones. Las relaciones y las
tablas vinculadas ocultas no se imprimirán.

 En la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en el botón Relaciones del grupo del
mismo nombre.

 Haga clic en el botón Informe de relación visible en el grupo Herramientas.

Las relaciones de la base de datos se muestran en un informe tal y como aparecen en la ventana de
relaciones.

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ACCESS 2010

 Cambie, si lo desea, el Diseño del informe mediante las opciones del grupo correspondiente.

 Haga clic en el botón Imprimir en el grupo del mismo nombre. Cambie, si lo desea, las opciones
de impresión y haga clic en Aceptar.

 Haga clic en el botón para cerrar la ventana del informe y guárdelo haciendo clic en Sí o
en No si no desea guardarlo.

 Cierre la ventana de Relaciones haciendo clic en el botón .

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ACCESS 2010

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ACCESS 2010

TEMA 6. REGISTROS
6.1. Introducir registros en la hoja de datos
 En el panel de exploración, haga doble clic sobre el nombre de la tabla o de la consulta a
la que desea agregar registros.

 Haga clic en el botón visible en la parte inferior izquierda de la ventana del objeto
para crear un nuevo registro.

También puede hacer clic en el botón Nuevo del grupo Registros de la ficha Inicio.

 En cada campo del registro, introduzca los datos o selecciónelos mediante la búsqueda o el

selector de fechas ( ) si los datos son de tipo Fecha/Hora.

En el caso de datos de tipo Datos adjuntos, haga doble clic sobre el sujetapapeles y
para Agregar los archivos adjuntos, haga clic en el botón correspondiente. A continuación,
seleccione los archivos correspondientes y haga clic en el botón Abrir.

Los archivos adjuntos son visibles en el cuadro de diálogo Datos adjuntos.

El botón Quitar o la tecla [Supr], permite eliminar el archivo seleccionado.

Haga clic en Aceptar del cuadro de diálogo Datos adjuntos.

 Para ir al campo o al registro siguiente pulse la tecla [Intro] o [Tab].

Debe respetar el tipo de datos autorizado para el campo y su longitud.

En una hoja de datos, los símbolos visibles a la izquierda de la primera columna se

denominan selectores de registro: el lápiz indica que el registro señalado está en curso de
modificación y que los cambios todavía no se han guardado en el disco; el asterisco simboliza un
registro nuevo.

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ACCESS 2010

 Introduzca el contenido de cada campo del registro. Si pulsa la tecla [Esc], borrará el
contenido del último campo completado del registro activo. Si pulsa de nuevo la tecla [Esc],
borrará el contenido de todos los campos completados del registro activo.

 Utilice los siguientes métodos abreviados para insertar contenidos de determinados campos:

 [Ctrl]: para insertar la hora actual.

 [Ctrl][Alt][barra espaciadora]: para insertar el valor predeterminado para este campo.
 [Ctrl] ’: para insertar el valor del mismo campo del registro anterior.
 [Ctrl][Intro]: para forzar la línea nueva.

La desaparición del lápiz como selector de registros indica que los datos se han guardado en el
disco: no deberá efectuar ninguna operación para guardarlos.

 Si es necesario, cierre la hoja de datos haciendo clic en el botón de su ventana.

6.2. Administrar la hoja de datos

SELECCIONAR LAS FILAS O LAS COLUMNAS EN UNA HOJA DE DATOS

 Muestre la tabla o la consulta correspondiente en Vista Hoja de datos ( ).

 Para seleccionar una línea o una columna, haga clic en el selector de línea o de campo (es
decir, el título de la columna).

 Para seleccionar un grupo de filas o de columnas, haga clic de modo que seleccione la
primera línea o columna y arrastre el ratón para extender la selección.

 Para seleccionar todas las filas o columnas, haga clic en la casilla situada en la esquina
superior izquierda de la hoja de datos.

Las filas o columnas seleccionadas aparecen de diferente color; la selección está enmarcada por un
borde naranja.

Para deshacer la selección, haga clic en cualquier lugar de la hoja de datos.

La opción Seleccionar asociada a la herramienta Seleccionar (ficha Inicio -

grupo Buscar) permite seleccionar el registro activo, mientras que la opción Seleccionar
todo selecciona todos los registros de la hoja de datos.

MODIFICAR EL ANCHO DE LAS COLUMNAS/ALTO DE LAS FILAS

 Muestre la tabla o la consulta correspondiente en Vista Hoja de datos ( ).

 Si se trata de varias columnas, selecciónelas; si se trata de sólo una, no es necesario

seleccionarla.

En cuanto a las filas, no es necesaria ninguna selección puesto que no puede haber alturas de
filas diferentes en una hoja de datos. Si se modifica la altura de una fila (o de varias filas en el
caso de una selección) la altura de todas las filas de la hoja de datos se modifica
automáticamente.

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ACCESS 2010

 Señale la marca vertical situada a la derecha de una de las columnas correspondientes o la

marca horizontal situada debajo de cualquier línea de la hoja de datos.

 Haga clic y arrastre el ratón hasta obtener el ancho deseado.

 Cuando alcance el ancho de columna o el alto de línea, deseados, suelte el botón del ratón.

Para cambiar de forma precisa el ancho de las columnas o el alto de las filas, también
puede, después de seleccionar las columnas correspondientes (no es necesario
seleccionar las filas), hacer clic en el botón Más del grupo Registros (ficha Inicio) y, a
continuación, en Ancho del campo o Alto de fila.

Para cambiar el ancho de columna predeterminado, haga clic en la ficha Archivo, en el

botón Opciones de Access y seleccione la categoría Hoja de datos. Especifique
el Ancho de columna predeterminado en la zona de texto correspondiente y haga clic
en el botón Aceptar.

Para adaptar automáticamente el ancho de la columna a la entrada visible más larga,

señale la marca vertical de la derecha de la columna y haga doble clic encima.

INMOVILIZAR COLUMNAS

Las columnas inmovilizadas permanecen en la pantalla mientras hace desfilar el contenido de la

ventana.

 Muestre la tabla o la consulta correspondientes en Vista Hoja de datos ( ).

 Seleccione la(s) columna(s) que desea inmovilizar.

 En la ficha Inicio, Haga clic en el botón Más del grupo Registros y, a continuación, haga
clic en Inmovilizar campos.

También puede hacer un clic secundario sobre uno de los encabezados seleccionados y hacer clic
en Inmovilizar campos.

 Para deshacer este formato, haga clic en el botón Más del grupo Registros y, a
continuación, en Liberar todos los campos.

Las columnas inmovilizadas se repiten en cada página impresa si el ancho de impresión

supera el ancho físico del papel.

OCULTAR/MOSTRAR CIERTAS COLUMNAS

 Muestre la tabla o la consulta correspondientes en Vista Hoja de datos ( ).

 En la ficha Inicio, haga clic en el botón Más du grupo Registros y, a continuación, en la

opción Mostrar campos.

También puede hacer un clic secundario sobre el encabezado de una columna y, a continuación,
en Mostrar campos.

Los nombres de las columnas visibles en la hoja de datos están precedidos por una marca.

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ACCESS 2010

 Active las casillas asociadas a las columnas que desea mostrar y desactive aquéllas
asociadas a las columnas que desea ocultar.

 Haga clic en Cerrar del cuadro de diálogo Mostrar campos.

Para ocultar una o varias columnas también puede seleccionarlas, hacer clic en el
botón Más del grupo Registros (ficha Inicio) y, a continuación, en Ocultar campos.

DESPLAZAR UNA COLUMNA

 Muestre la tabla o la consulta correspondiente en Vista Hoja de datos ( ).

 Seleccione la o las columnas deseadas.

 Haga clic en el selector de campo de una de las columnas seleccionadas y arrastre el ratón
hasta alcanzar la nueva posición de las columnas.

 Cuando se encuentre en la posición deseada, suelte el botón del ratón.

CAMBIAR LA PRESENTACIÓN DE LA HOJA DE DATOS

Se trata aquí de cambiar la presentación de las celdas, de la cuadrícula y de los bordes de la hoja
de datos del objeto activo.

 Muestre la tabla o la consulta correspondiente en Vista Hoja de datos.

 En la ficha Inicio, haga clic en el botón visible en la parte inferior del grupo Formato
de texto para abrir el cuadro de diálogo Formato de hoja de datos.

 Para cambiar el Efecto de celda, active una de las opciones del recuadro Efecto de
celda: Sin relieve, Con relieve o Bajo relieve.

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ACCESS 2010

Podrá ver una vista preliminar de la opción elegida en el recuadro Ejemplo.

 Elija mostrar la cuadrícula Horizontal y/o Vertical activando la o las opciones

correspondientes del recuadro Mostrar cuadrícula.

Estas opciones están disponibles únicamente si la opción Sin relieve está activada.

Es posible modificar las opciones de cuadrícula utilizando la herramienta Cuadrícula visible en

el grupo Formato de texto de la ficha Inicio.

 Seleccione los colores de fondo mediante las listas Color de fondo y Color de fondo
alternativo.

Los colores de fondo pueden cambiarse del mismo modo mediante las herramientas Color de

fondo y Alternar color de fila del grupo Formato de texto de la ficha Inicio.

 Seleccione el Color de cuadrícula de la lista correspondiente.

 Para cambiar el estilo de línea de la cuadrícula horizontal, abra la primera lista del
recuadro Estilos de bordes y líneas y elija la opción Subray. de encabezado de columna.
A continuación, abra la segunda lista y haga clic en el estilo de línea deseado.

Para modificar los bordes, izquierdo y derecho de la hoja de datos, seleccione la opción Borde
de la hoja de datos de la primera lista del cuadro Estilos de bordes y líneas y seleccione el
estilo de borde deseado en la segunda lista.

 Cambie la dirección de las columnas activando la opción De derecha a izquierda del

recuadro Dirección.

El recuadro Ejemplo muestra una vista preliminar de las opciones elegidas a medida que las define.

 Haga clic en el botón Aceptar.

Para cambiar la fuente del texto visible en la hoja de datos, utilice las herramientas del
grupo Formato de texto, en la ficha Inicio. No es necesario seleccionar el texto cuya
fuente desea cambiar, puesto que las opciones elegidas se aplican automáticamente a
todo el texto de la hoja de datos.

Para cambiar la presentación y la fuente predeterminadas de la hoja de datos, haga

clic en la ficha Archivo y, a continuación, en Opciones de Access. Cambie las opciones
visibles en la categoría Hoja de datos y luego haga clic en Aceptar. Así, las nuevas
fuentes y presentación se aplicarán a la Vista Hoja de datos de todos los nuevos objetos
creados.

GUARDAR LA PRESENTACIÓN DE UNA TABLA O CONSULTA

Se trata aquí de guardar ciertas opciones de presentación, como pueden ser la posición de las
columnas, la altura de las filas, la anchura de las columnas, etc.

 Muestre la tabla o la consulta correspondiente en Vista Hoja de datos.

 Realice las operaciones necesarias para modificar la presentación de la tabla.

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ACCESS 2010

 Haga clic en la ficha Archivo y, a continuación, en Guardar; haga clic en la

herramienta Guardar de la barra de herramientas de Acceso rápido o utilice el

método abreviado [Ctrl] G.

 Cierre la tabla o la consulta.

6.3. Introducir registros mediante un formulario

 En el panel de exploración, haga doble clic sobre el nombre del formulario a partir del
cual desea introducir los registros.

Aparece el formulario con un registro visible en la pantalla. La vista de presentación seleccionada

es Vista Formulario, presentación a través de la cual se realizará la introducción de registros.

 Haga clic en el botón visible en la parte inferior izquierda de la ventana del

formulario o en el botón Nuevo del grupo Registros (ficha Inicio).

Aparece un formulario en blanco en la pantalla.

 Para cada campo del registro, introduzca la información deseada o selecciónela en la zona
buscar o con el selector de fechas ( ) si la información es de tipo Fecha/Hora.

En el caso de datos de tipo Datos adjuntos, haga doble clic en el campo y para Agregar los
archivos adjuntos, haga clic en el botón correspondiente. A continuación, seleccione los archivos
deseados y haga clic en el botón Abrir.

Los archivos adjuntos son visibles en el cuadro de diálogo Datos adjuntos. El botón Quitar de este
cuadro de diálogo (o la tecla [Supr]) permite eliminar el archivo seleccionado.

Haga clic en el botón Aceptar del cuadro de diálogo Datos adjuntos.

 Para ir al campo o registro siguiente, pulse la tecla [Intro] o la tecla [Tab] .

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ACCESS 2010

Debe respetar el tipo de datos autorizado para el campo y su longitud.

En un formulario, el lápiz visible en el Selector de registro indica que el registro está en curso de
modificación y que las modificaciones todavía no se han guardado en el disco.

 Introduzca el contenido de cada campo del registro. Si pulsa la tecla [Esc] borrará el
contenido del último campo completado del registro activo. Si pulsa de nuevo en la
tecla [Esc], borrará el contenido de todos los campos completados del registro activo.

 Del mismo modo que para la introducción de registros en la hoja de datos, puede utilizar
métodos abreviados para insertar contenidos en campos concretos (ver Registros - Introducir
registros en la hoja de datos).

La desaparición del lápiz en el Selector de registro indica que los datos se han guardado en el
disco, por lo que no será necesario realizar operación alguna para guardarlos.

 Si es necesario, cierre el formulario.

6.4. Introducir diferentes tipos de datos

 Durante la introducción de datos debe respetar el tipo de datos autorizado para el campo,
su longitud y las reglas siguientes:

 Cuando introduzca un número con decimales, utilice el separador decimal definido en

el Panel de control de Windows (generalmente, la coma o el punto).

 Cuando introduzca un campo de Moneda, teclee el valor del campo sin ninguna
presentación (no teclee el separador de unidades de millar, ni el símbolo de la
moneda).

 Cuando introduzca una fecha o una hora, utilice el formato definido en el Panel de
control de Windows o utilice el selector de fechas .

 Cuando introduzca un campo Memo, puede utilizar las teclas [Mayús][F2] para
visualizar el texto completo, independientemente del tamaño de la zona reservada
para los datos.

 Un campo de tipo Autonumérico no debe completarse puesto que Access incrementa

automáticamente el número correspondiente.

 Cuando introduzca un campo de tipo Sí/No, active o desactive la casilla si el campo

aparece en forma casilla de verificación (opción predeterminada). De lo contrario,
introduzca el texto sí o no. La tecla [barra espaciadora] también permite activar o
desactivar una casilla de verificación.

 El contenido de un campo de tipo relación OLE no puede completarse mediante el

teclado puesto que corresponde a un objeto a insertar en la base de datos.

 Una dirección de hipervínculo puede incluir 3 elementos separados por un #:

texto#dirección#subdirección; el primer elemento es optativo: corresponde a un
texto mostrado en el campo o control; el segundo, corresponde a una dirección URL
completa o a una ruta UNC de un documento; el elemento subdirección corresponde
a una ubicación en el archivo o en la página (referencia en un documento Word o
número de diapositiva de una presentación PowerPoint, por ejemplo). Este tipo de

87
ACCESS 2010

campo también puede completarse a través del cuadro de diálogo Insertar

hipervínculo ([Ctrl] K).

6.5. Utilizar la Autocorrección

Access dispone de la función Autocorrección que le permite, en Vista Hoja de datos o Formulario,
corregir automáticamente las faltas de ortografía habituales mientras escribe y sustituir las
abreviaturas por texto más largo.

ACTIVAR/DESACTIVAR LA AUTOCORRECCIÓN

 Haga clic en la ficha Archivo y, a continuación, en Opciones.

 Seleccione la categoría Revisión y haga clic en el botón Opciones de Autocorrección de

la zona del mismo nombre.

 Active o desactive, según desee, las cuatro opciones que preceden la opción Reemplazar
texto mientras escribe.

 Active o desactive la opción Reemplazar texto mientras escribe, en función de si desea

efectuar o no la corrección y la substitución automática de texto mientras escribe.

Esta opción está activada de forma predeterminada.

 Haga clic dos veces en el botón Aceptar.

El botón Excepciones del cuadro de diálogo Autocorrección (ficha Archivo -

botón Opciones - categoría Revisión - botón Opciones de Autocorrección) permite
definir las excepciones a las opciones de puesta en mayúscula.

DEFINIR LAS AUTOCORRECCIONES

De forma predeterminada, Access dispone de una lista considerable de autocorrecciones. Puede

agregar otras autocorrecciones a estas listas, ya sea palabras o abreviaturas que Access
reemplazará mientras escribe.

 Haga clic en la ficha Archivo y, a continuación, en el botón Opciones de Access.

 Seleccione la categoría Revisión y haga clic en el botón Opciones de Autocorrección de

la zona del mismo nombre.

 Active, si es necesario, la opción Reemplazar texto mientras escribe.

 Introduzca la palabra con la falta de ortografía o la abreviatura en la zona Reemplazar.

 Introduzca la palabra sin faltas de ortografía en la zona Con.

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ACCESS 2010

 Haga clic en el botón Agregar.

 Proceda así para insertar sus faltas habituales.

 Para eliminar una autocorrección, selecciónela en la lista y haga clic en el botón Eliminar.

 Haga clic dos veces en el botón Aceptar.

UTILIZAR EL BOTÓN AUTOCORRECCIÓN

A cada palabra corregida mientras escribe, Access le asocia el botón de la

opción Autocorrección que permite intervenir en dicha corrección.

 Asegúrese de que la opción Mostrar los botones de las opciones de Autocorrección del
cuadro de diálogo Autocorrección (ficha Archivo - botón Opciones - categoría Revisión -
botón Opciones de Autocorrección) esté activada.

Esta opción está activada de forma predeterminada.

 En Vista Hoja de datos o Formulario, haga clic en el botón asociado a la palabra

corregida.

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ACCESS 2010

 Para volver a la ortografía de la palabra tecleada inicialmente, haga clic en la

opción Volver a cambiar a; la opción Detener la corrección automática sustituye entonces
a la opción Volver a cambiar a y le permite volver a la versión del texto corregido
automáticamente.

 Si no desea que esta palabra vuelva a ser corregida automáticamente, haga clic en la
opción Detener la corrección automática de: dicha opción va precedida de una "marca".
Para restablecer la Autocorrección vuelva a hacer clic en esta opción.

 Para abrir el cuadro de diálogo Autocorrección, haga clic en la opción Control de

opciones de Autocorrección.

6.6. Acceder a los registros

ACCEDER A LOS REGISTROS/CAMPOS/DATOS EN VISTA HOJA DE DATOS

 Abra la tabla o la consulta correspondiente en Vista Hoja de datos ( ).

 Utilice los botones de desplazamiento de la esquina inferior izquierda de la ventana:

También puede arrastrar la flecha de la barra de desplazamiento vertical hasta que sea visible el
número del registro a alcanzar.

 Para acceder a un registro cualquiera, haga clic en la fila correspondiente (utilice las
flechas de desplazamiento de la ventana para hacerlo aparecer).

 Para acceder al enésimo registro, haga clic en la zona que muestra el número del registro
actual, en la esquina inferior izquierda de la ventana y haga doble clic sobre el número. A
continuación, escriba el número del registro al que desea acceder y valide con la
tecla [Intro].

 Para seleccionar un dato visible (palabras, caracteres) en un campo, proceda del mismo
modo que en el entorno Windows: haga dos veces clic sobre una palabra para
seleccionarla, haga clic-arrastrar para seleccionar varias palabras o caracteres...

 Para seleccionar el valor de un campo, señale la marca vertical situada a la izquierda del
valor (el puntero del ratón se convierte en una cruz blanca gruesa) y haga clic. Puede
extender la selección arrastrando el ratón.

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ACCESS 2010

 También puede utilizar las teclas de desplazamiento y de selección siguientes utilizando el

teclado:

 [Flecha abajo]/ [Flecha arriba]: para acceder al registro siguiente/anterior.

 [Ctrl][Fin]/[Ctrl][Inicio]: para acceder al último campo del último registro/al primer
campo del primer registro.
 [Fin]/[Incio]: para acceder al último/primer campo del registro activo.
 [Re Pág]/[Av Pág]: para mostrar la página-pantalla siguiente/anterior.
 [Ctrl][Re Pág]/[Ctrl][Av Pág]: para mostrar la página-pantalla de la
derecha/izquierda.
 [Ctrl][Flecha abajo]/[Ctrl][Flecha arriba]: para acceder al mismo campo del
último/primer registro.
 [F2]: para seleccionar o deshacer la selección del campo activo (el campo en el que
está situado el punto de inserción).
 [Ctrl][barra espaciadora]: para seleccionar toda la columna cuando se selecciona un
valor de campo.
 [Mayús][barra espaciadora]: para seleccionar el registro cuando se selecciona un valor
de campo. Las teclas [Mayús][Flecha abajo] o [Mayús][Flecha arriba] permiten
extender la selección a los registros contiguos.
 [Ctrl] E: para seleccionar todos los registros.

Puede utilizar las opciones de la herramienta Ir a del grupo Buscar (ficha Inicio)
para acceder registros concretos.

ACCEDER A LOS REGISTROS/ CAMPOS EN VISTA FORMULARIO

 Abra el formulario correspondiente en Vista Formulario ( ).

 Utilice los botones de desplazamiento situados en la esquina inferior izquierda de la

ventana:

 Para seleccionar el registro activo, haga clic en el selector de registro.

 Para seleccionar un dato visible (palabras, caracteres) en un campo, utilice los métodos
específicos del entorno Windows: haga doble clic sobre una palabra para seleccionarla.
Haga clic-arrastrar para seleccionar varias palabras o caracteres...

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ACCESS 2010

 Para seleccionar el valor de un campo, haga clic sobre su etiqueta de texto.

 Para deshacer una selección, haga clic en cualquier campo.

 También puede utilizar las teclas de desplazamiento y de selección siguientes utilizando el

teclado:

 [Re Pág]/[Av Pág]: Para desplazarse por los registros.

 [Ctrl][Fin]/[Ctrl][Inicio]: Para acceder al último registro o al primer registro.
 [Flecha abajo]/[Flecha arriba] (o [Tab] y [Mayús][Tab]): Para acceder a los campos;
haga clic en la etiqueta del campo para seleccionar el valor del campo.
 [F2]: Para seleccionar o anular la selección del campo actual (aquel en el que está
situado el puntero de inserción).
 [Ctrl] A: Para seleccionar todos los registros.

Para acceder al enésimo registro, haga clic en la zona que muestra el número del registro activo
situado en la esquina inferior izquierda de la ventana y haga doble clic sobre el número. A
continuación, escriba el número del registro al que desea acceder y valide con la tecla [Intro].

Haga clic en cualquier parte del formulario para deshacer una selección.

6.7. Eliminar registros

ELIMINAR UNO O VARIOS REGISTROS EN VISTA HOJA DE DATOS

 Abra la tabla o consulta correspondiente en Vista Hoja de datos ( ).

 Seleccione las filas de los registros que desea eliminar.

 En la ficha Inicio, haga clic en el botón Eliminar del grupo Registros o pulse la
tecla [Supr] o, si lo prefiere, utilice el método abreviado de teclado [Ctrl] -.

Un mensaje que le pide que confirme la eliminación aparece en la pantalla.

 Haga clic en el botón Sí para confirmar la eliminación de los registros.

 Si es necesario, cierre la tabla o la consulta.

Esta acción no puede deshacerse.

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ACCESS 2010

La opción Eliminar registro asociada al botón Eliminar delgrupo Registros (ficha Inicio)
permite eliminar un registro incluso si no está totalmente seleccionado.

Si intenta eliminar registros asociados a otros datos de la base de datos, según las
opciones definidas para la relación correspondiente, es posible que un mensaje le
advierta que los registros no pueden eliminarse puesto que la tabla contiene registros
relacionados. En este caso, debe modificar las relaciones antes de intentar eliminarlos
de nuevo (ver Relaciones entre las tablas - Establecer una relación entre dos tablas).

Puede utilizar las consultas para eliminar con una sola operación un conjunto de
registros que respondan a uno o varios criterios de eliminación (ver Consultas de acción -
Eliminar los registros por medio de una consulta).

ELIMINAR UN REGISTRO EN VISTA FORMULARIO

 Abra el formulario correspondiente en Vista Formulario ( ).

 Muestre el registro que desea eliminar y haga clic en el selector de registro (barra vertical
situada a la izquierda del formulario).

 En la ficha Inicio, haga clic en el botón Eliminar del grupo Registros o pulse la
tecla [Supr] o, si lo prefiere, utilice el método abreviado de teclado [Ctrl] -.

Un mensaje que le pide que confirme la eliminación aparece en la pantalla.

 Haga clic en el botón Sí para confirmar la eliminación.

 Si es necesario, cierre el formulario.

La opción Eliminar registro asociada al botón Eliminar delgrupo Registros (ficha Inicio)
permite eliminar un registro sin necesidad de hacer clic en el selector de registro.

Si intenta eliminar registros asociados a otros datos de la base de datos, según las
opciones definidas para la relación, es posible que un mensaje le advierta que los
registros no pueden ser eliminados puesto que la tabla correspondiente contiene
registros relacionados. En este caso, debe modificar las relaciones antes de intentar
eliminarlos de nuevo (ver Relaciones entre las tablas - Establecer una relación entre dos
tablas).

6.8. Ordenar rápidamente los registros

 Abra el objeto que contiene los registros que desea ordenar en Vista Hoja de datos ( ).

 Haga clic en el campo que desea ordenar. Si la ordenación incluye varios campos,
seleccione las columnas correspondientes.

 En la ficha Inicio, haga clic en el botón Ascendente del grupo Ordenar y filtrar para
ordenar los registros por valor ascendente o haga clic en el botón Descendente para
ordenarlos por valor descendente.

El símbolo (orden ascendente) o (orden descendente) aparece a la derecha del nombre de

cada uno de los campos que van a ordenarse.

93
ACCESS 2010

 Para conservar el criterio de ordenación guarde la tabla, el formulario ou la consulta

haciendo clic en la herramienta .

 Para eliminar una ordenación y recuperar el orden establecido por la clave principal, haga

clic en Quitar orden del grupo Ordenar y filtrar (ficha Inicio).

 Si es necesario, cierre el objeto haciendo clic en el botón de su ventana.

Para ordenar un solo campo, también puede hacer clic en el botón visible a la
derecha del nombre del campo que desea ordenar y hacer clic en la opción Ordenar de
A a Z o en Ordenar de Z a A.

6.9. Filtrar los registros

Los filtros permiten limitar temporalmente el número de registros mostrados en la hoja de datos o en
el formulario.

Filtrar a partir de los valores del campo

 Abra el formulario en Vista Formulario ( ) o la tabla o la consulta en Vista Hoja de

datos ( ).

 En el caso de una tabla o de una consulta, haga clic en el botón visible a la derecha
del nombre del campo en el que desea aplicar el filtro.

También puede hacer clic sobre cualquier valor del campo que desea filtrar y, a continuación, hacer
clic en el botón Filtro del grupo Ordenar y filtrar (ficha Inicio).

En el caso de un formulario, haga clic en el control del campo en el que desea aplicar el filtro y,
a continuación, en el botón Filtro visible en el grupo Ordenar y filtrar (ficha Inicio).

94
ACCESS 2010

La parte inferior de la lista que aparece en la pantalla incluye todos los valores de la columna. De
manera predeterminada, todos los valores están marcados y, por consiguiente, visibles en la hoja de
datos.

 Conserve marcadas las casillas de los valores que desea filtrar y desmarque el resto.

Para filtrar solamente algunos valores, es más rápido desmarcar la opción (Seleccionar todo) y, a
continuación, marcar los valores deseados en lugar de desmarcar uno por uno todos los valores
sobre los que no se aplicará el filtro.

 Para filtrar solamente las celdas con texto, marque la opción (Seleccionar todo) y
desmarque la opción (Vacías) situada en la parte superior de la lista de valores. Si desea
en cambio filtrar las celdas vacías, desmarque la opción (Seleccionar todo) y, a
continuación, marque la opción (Vacías).

 Haga clic en el botón Aceptar.

 Siga el mismo procedimiento para cada campo al que desee aplicar un filtro.

Sólo aparecen en la hoja de datos o en el formulario los registros que corresponden a los valores
seleccionados. Aquí, visualizamos los clientes (Sra., Sr. y Srta.) de Madrid. En Vista Hoja de datos el
símbolo aparece a la derecha del nombre de cada uno de los campos en los que se aplica el
filtro.

El número de registro activo y el número total de registros filtrados aparecen en la barra del
selector de registro visible en la parte inferior izquierda de la ventana (aquí, 1 de 6). La
etiqueta Filtrado, que también aparece en la barra del selector de registro significa que se ha
aplicado un filtro al objeto.

Cuando filtre varios campos, los filtros se combinan con el operador AND (o Y). Los registros deben
responder a todos los filtros para que aparezcan en la hoja de datos o en el formulario.

 Cierre la tabla, el formulario o la consulta haciendo clic en el botón de su ventana y, a

continuación, conserve el filtro haciendo clic en el botón Sí del mensaje que le pide si desea
guardar los cambios realizados en el objeto.

95
ACCESS 2010

APLICAR UN FILTRO ESPECÍFICO A LOS TIPOS DE DATOS

Access dispone de varios filtros que permiten mostrar un intervalo de valores.

 Abra el formulario en Vista Formulario ( ) o la tabla o consulta en Vista Hoja de datos (

).

 Asegúrese de que no se ha aplicado ningún filtro al objeto: la etiqueta Sin filtro o No

filtrado debe aparecer en la barra del selector de registro. De lo contrario, sólo se
filtrarán los registros visibles y no la totalidad de los registros del objeto.

 En el caso de una tabla o de una consulta, haga clic en el botón visible a la derecha
del nombre del campo que desea filtrar.

También puede hacer clic en cualquier valor del campo a filtrar y, a continuación, en el
botón Filtro del grupo Ordenar y filtrar (ficha Inicio).

En el caso de un formulario, haga clic en el control del campo que desea filtrar y, a continuación,
haga clic en Filtro en el grupo Ordenar y filtrar (ficha Inicio).

 Señale, según el tipo de datos del campo, la opción Filtros de texto, Filtros de
fechas o Filtros de números.

La lista de filtros que aparece varias en función del tipo de datos del campo al que se aplica el
filtro. Aquí, se visualizan los filtros relacionados con un campo de fechas.

 Haga clic en la opción correspondiente al filtro que desea aplicar.

El cuadro de diálogo del filtro elegido aparece en la pantalla.

96
ACCESS 2010

 Especifique el o los criterios deseados para el filtro.

Aquí sólo se mostrarán los clientes nacidos en los años sesenta.

 Haga clic en el botón Aceptar.

En la hoja de datos o en el formulario sólo aparecerán los registros que coincidan con los criterios
especificados. En Vista Hoja de datos, el símbolo aparece a la derecha del nombre del campo
filtrado. La etiqueta Filtrado que aparece en la barra del selector de registro significa que se ha
aplicado un filtro al objeto.

 Proceda de este modo en todos los campos a los que desee aplicar un filtro.

Cuando filtre varios campos, los filtros se combinan utilizando el operador AND (o Y). Para ser
mostrados en la hoja de datos o en el formulario, los registros deben responder a todos los filtros.

 Cierre la tabla, el formulario o la consulta haciendo clic en botón de su ventana y, si es

necesario, conserve el filtro haciendo clic en el botón Sí del mensaje que le pide si desea
guardar los cambios realizados en el objeto.

Cuando se aplica un filtro a un campo ya filtrado, el primer filtro se elimina antes de

aplicar el nuevo.

FILTRAR EN FUNCIÓN DE LA SELECCIÓN

 Abra el formulario en Vista Formulario ( ), o la tabla o la consulta en Vista de datos (

).

97
ACCESS 2010

 Haga clic en el valor del campo en función del cual desea filtrar; si debe utilizarse
únicamente una parte del valor del campo, seleccione los caracteres deseados.

 En la ficha Inicio, haga clic en el botón Selección visible en el grupo Ordenar y filtrar.

Access muestra cuatro filas: Igual a "valor activo", No es igual a "valor activo", Contiene "valor
activo" o No contiene "valor activo".

Si solamente se ha seleccionado el principio del valor del campo, los filtros Igual a y No es igual
a son reemplazados por Comienza por "selección" y No comienza por "selección". Si se ha
seleccionado el final del campo, en este caso, encontrará los filtros Termina por "selección" y No
termina por "selección".

 Haga clic en la opción que corresponda al filtro que desea aplicar.

En la hoja de datos o en el formulario, solamente aparecen los registros que corresponden al filtro.
En Vista Hoja de datos, el símbolo aparece a la derecha del nombre de cada uno de los campos
filtrados. La etiqueta Filtrado visible en la barra del selector de registro significa que se ha aplicado
un filtro al objeto.

 Proceda de este modo en todos los campos en los que desee aplicar un filtro.

Cuando filtre varios campos, los filtros se combinan utilizando el operador AND (o Y). Para ser
mostrados en la hoja de datos o en el formulario, los registros deben responder a todos los filtros.

 Cierre la tabla, el formulario o la consulta haciendo clic en el botón de su ventana y, a

continuación, si es necesario, conserve el filtro haciendo clic en el botón Sí del mensaje que
le pide si desea guardar los cambios realizados en el objeto.

Para filtrar en función de la selección, también puede hacer un clic secundario sobre el
valor del campo que sirve de criterio de filtro y luego, hacer clic en la opción que
corresponde al filtro a aplicar.

FILTRAR POR FORMULARIO

Cuando filtra varios campos con los métodos descritos en los apartados anteriores, los filtros se
combinan utilizando el operador Y: los registros deben coincidir con todos los filtros para ser

98
ACCESS 2010

mostrados en la hoja de datos o en el formulario. El método que vamos a presentar a continuación

permitirá combinar los filtros mediante los operadores "AND" y "OR". De modo que podrá pedir
que se muestren los registros correspondientes a uno de ambos filtros.

 Abra el formulario en Vista Formulario ( ), o la tabla o la consulta en Vista Hoja de

datos ( ).

 Asegúrese de que no se ha aplicado ningún filtro al objeto: la etiqueta Sin filtro o No

filtrado debe aparecer en la barra del selector de registro. De no ser así, los criterios
correspondientes se agregarán a los nuevos criterios especificados.

 En la ficha Inicio, haga clic en el botón Avanzadas del grupo Ordenar y filtrar y, a
continuación, en la opción Filtro por formulario.

Una hoja de datos o un formulario en blanco llamada tabla de consulta aparecen en la pantalla; si
ya se ha aplicado un filtro al objeto, los criterios de dicho filtro aparecen automáticamente en la
tabla.

 Especifique los diferentes criterios introduciendo los datos correspondientes o

seleccionándolos en la lista de valores asociada a los campos.

El criterio de selección puede incluir operadores de comparación como >, <, >=, <=, <>
(diferente).

A un criterio de un campo Texto se le pondrán automáticamente comillas.

Cuando se definen varios criterios en una misma tabla de consulta, Access filtra los registros que
responden a todos los criterios definidos.

 Para filtrar los registros que responden a varios criterios, haga clic en la ficha Or visible en
la parte inferior de la ventana.

Aparecerá una nueva tabla de consulta. Los criterios definidos anteriormente pueden mostrarse
haciendo clic en la ficha Buscar.

 Especifique otro grupo de criterios.

Access va a filtrar los registros que responden al primer tipo de criterios o al segundo.

 Cuando se hayan definido todos los criterios, haga clic en el botón Alternar filtro del
grupo Ordenar y filtrar (ficha Inicio).

99
ACCESS 2010

 Cierre la tabla, el formulario o la consulta haciendo clic en el botón de su ventana y, si

es necesario, conserve el filtro haciendo clic en el botón Sí del mensaje que le pide si desea
guardar los cambios realizados en el objeto.

Un filtro (así como una ordenación) está asociado a un objeto de la base de datos, de
modo que se puede guardar un primer filtro con un formulario y un segundo con la hoja
de datos de una tabla. Sin embargo, ¡sólo puede asociarse un filtro a un mismo objeto!

Para modificar un filtro por formulario, muestre la tabla de consulta haciendo clic en el
botón Avanzadas del grupo Ordenar y filtrar (ficha Inicio) y luego en Filtro por
formulario. Realice los cambios deseados y, a continuación, haga clic en el
botón Alternar filtro .

Si crea un informe o un formulario basado en una tabla o en una consulta que lleva
asociado un filtro, éste también se asociará al nuevo informe o formulario. Cuando
vuelva a abrir el objeto, haciendo clic en el botón Alternar filtro del grupo Ordenar
y filtrar (ficha Inicio) podrá aplicar el filtro.

La opción Filtro avanzado/ordenar del botón Avanzadas del grupo Ordenar y

filtrar (ficha Inicio) permite crear filtros o definir criterios de ordenación más complejos,
como los definidos al crear consultas. Esta opción muestra una tabla de consulta
parecida a la utilizada en una consulta, incluso los criterios del filtro activo.

ADMINISTRAR LOS FILTROS

 Abra la tabla, la consulta o el formulario correspondiente y aplíquele los filtros deseados

(ver apartados anteriores).

 Para mostrar de nuevo todos los registros del objeto, haga clic en el botón Filtrado visible
en la barra del selector de registro visible en la parte inferior izquierda de la ventana o
haga clic en el botón Alternar filtro del grupo Ordenar y filtrar (ficha Inicio) para
desactivarlo.

La etiqueta Sin filtrar aparece en la barra del selector de registro, en la parte inferior izquierda de
la ventana. Atención, los filtros no se aplican al objeto, pero esto no significa que se hayan
eliminado.

 Para aplicar el último filtro creado, haga de nuevo clic en el botón Alternar filtro del
grupo Ordenar y filtrar (ficha Inicio) o en la etiqueta Sin filtrar de la barra del selector de
registro situada en la parte inferior izquierda de la ventana.

 Para eliminar el filtro aplicado a un campo, compruebe que los filtros se hayan aplicado.
Abra la lista asociada al campo correspondiente (Vista Hoja de datos) o haga clic en el
control de dicho campo (Vista Formulario) y luego haga clic en el botón Filtro del
grupo Ordenar y filtrar (ficha Inicio). A continuación, haga clic en la opción Quitar filtro de
"nombre del campo".

En el caso de un filtro por formulario, muestre la tabla de consulta, seleccione el criterio del
campo deseado y luego pulse la tecla [Supr]. Para eliminar un grupo de criterios haga clic en la
ficha correspondiente, en el botón Avanzadas del grupo Ordenar y filtrar y luego en la
opción Eliminar ficha; la opción Borrar cuadrícula del mismo botón, permite eliminar todos los

100
ACCESS 2010

grupos de criterios. A continuación, haga clic en el botón Alternar filtro del grupo Ordenar y
filtrar para mostrar los registros que responden al nuevo filtro.

 Para conservar el filtro, guarde el objeto haciendo clic en la herramienta : la próxima

vez que abra el objeto, haciendo clic en el botón Alternar filtro del grupo Ordenar y
filtrar (ficha Inicio) o en la etiqueta Sin filtrar visible en la parte inferior derecha de la
ventana podrá aplicar de nuevo el filtro.

 Si es necesario, cierre la tabla, el formulario o la consulta haciendo clic en el botón de

su ventana.

Si desea que los filtros activos se apliquen automáticamente al abrir la tabla, el

formulario o la consulta, muestre el objeto correspondiente en Vista Diseño y, a
continuación, en la ficha Diseño, haga clic en el botón Hoja de propiedades del
grupo Herramientas o Mostrar u ocultar. En el caso de un formulario o de una consulta,
haga clic en una zona vacía de la ventana del objeto con el fin de visualizar las
propiedades de éste en la Hoja de propiedades; en el caso de un formulario, abra la
lista visible en la parte superior de la Hoja de propiedades y seleccione Formulario. A
continuación, elija la opción Sí para la propiedad Filtro al cargar (en un formulario, esta

opción está visible en la ficha Datos) y guarde el objeto haciendo clic en el botón .

Para eliminar todos los filtros de todos los campos en una sola acción, en la ficha Inicio,
haga clic en el botón Avanzadas del grupo Ordenar y filtrar y, a continuación,
en Borrar todos los filtros.

6.10. Agregar/ocultar una línea de totales en una hoja de datos

Se trata aquí de agregar una línea de totales en una hoja de datos para hacer los cálculos en las
columnas de dicha tabla. De este modo podrá por ejemplo sumar los datos de una columna, contar
el número de elementos de una columna o encontrar el valor más pequeño o más grande en una
columna de datos.

 Abra la tabla o la consulta en Vista Hoja de datos ( ) o abra un formulario dividido en

Vista Formulario ( ).

 En la ficha Inicio, haga clic en el botón Totales del grupo Registros.

Si todos los registros de la hoja de datos son visibles en la ventana, la nueva fila Total aparece al
final de la hoja de datos, debajo de la línea marcada con un asterisco.

Si todos los registros de la hoja de datos no aparecen en la pantalla, la nueva fila Total aparece en
la parte inferior de la ventana, debajo de la barra del selector de registro. Independientemente del
registro activo, la fila Total siempre aparece en la pantalla. Sepa, sin embargo, que a pesar de que
la fila Total aparece en la parte inferior de la ventana, en realidad está insertada al final de la hoja
de datos.

 Puede ir, si lo desea, al final de la hoja de datos.

101
ACCESS 2010

Esta operación no es obligatoria, puesto que puede realizar los cálculos en las columnas de datos
con la fila Total situada encima de la barra del selector de registro.

 En la fila Total, haga clic en la columna del campo en el que desea hacer un cálculo y

muestre la lista de funciones haciendo clic en el botón .

Las funciones de la lista varían en función del tipo de datos del campo.

102
ACCESS 2010

Aquí se visualizan las funciones disponibles para un campo que contiene valores. En el caso de un
campo de tipo Texto, sólo está disponible la función Cuenta y le permite contar el número de
registros (filas) que contiene la hoja de datos.

 Haga clic en una de las funciones de la lista, en función del cálculo que desea realizar.

Aquí se visualiza la suma de los valores de la columna PVP.

 Para anular el cálculo realizado sobre una columna, haga clic en la columna del campo

correspondiente, abra la lista y luego haga clic en la opción Ninguno.

 Para ocultar la fila Total, en la ficha Inicio, haga clic en el botón Totales del
grupo Registros para desactivarla.

El hecho de ocultar la fila Total no elimina los cálculos que contiene. Los cálculos continúan siendo
visibles si la muestra de nuevo.

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ACCESS 2010

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ACCESS 2010

TEMA 7. DATOS
7.1. Cambiar el valor de un campo

 Abra la tabla o la consulta en Vista Hoja de datos ( ) o abra un formulario dividido en

Vista Formulario ( ).

 Utilice las teclas siguientes para eliminar caracteres:

 [Supr]/[Retroceso]: elimina el carácter situado a la derecha/izquierda del punto de

inserción.
 [Ctrl][Supr]: elimina el texto situado a la derecha del punto de inserción.
 [Ctrl][Retroceso]: elimina la palabra situada a la izquierda del punto de inserción.

 Utilice los métodos siguientes para insertar o reemplazar texto:

 Insertar un nuevo valor: en modo Insertar, sitúe el punto de inserción y escriba el dato
que desea insertar.
 Insertar una fila: utilice el método abreviado [Ctrl][Intro].
 Activar/desactivar el modo Insertar: pulse [Insert].
 Reemplazar el valor de un campo por un nuevo valor: seleccione el valor (puede
utilizar la tecla [F2]) y, a continuación, introduce el valor nuevo.

 Si es necesario, cierre la tabla o el formulario.

Los cambios realizados se guardarán automáticamente al cerrar la Hoja de datos o el formulario.

Puede deshacer los cambios realizados en el registro activo pulsando la tecla [Esc] o
haciendo clic en la herramienta .

7.2. Copiar/mover datos mediante el Portapapeles Office

Pueden copiarse y/o pegarse varios elementos en el Portapapeles Office. En el Portapapeles de
Windows, en cambio, sólo se puede almacenar un elemento.

 Abra el objeto que contiene los datos que desea copiar o desplazar.

 Haga clic en la ficha Inicio.

 Muestre el panel Portapapeles haciendo clic en el botón visible en la parte inferior

derecha del grupo Portapapeles.

 Para cada elemento que desea copiar o desplazar siga los pasos siguientes:

 seleccione el elemento. Si éste se encuentra en una aplicación distinta a Microsoft

Access 2010, abra esta última.

105
ACCESS 2010

 para mover un elemento, haga clic en el botón Cortar del grupo Portapapeles o
utilice el método abreviado [Ctrl] X; para copiarlo, haga clic en el botón Copiar en
el grupo Portapapeles o utilice el método abreviado [Ctrl] C.

El panel Portapapeles muestra los elementos cortados o copiados (24 máximo). Se muestra una
parte del texto de cada elemento.

 Para cada elemento que desea pegar, siga los pasos siguientes:

 haga clic en el lugar donde desea pegarlo. Si este último debe pegarse en una tabla,
consulta o formulario en Vista Hoja de datos, seleccione la primera fila vacía haciendo
clic en el selector de fila correspondiente. Si el elemento debe pegarse en otra
aplicación que no sea Microsoft Access 2010, abra dicha aplicación.

 si es necesario, muestre el panel Portapapeles y luego haga clic en el icono que

corresponde al elemento que desea pegar.

Si el elemento se pega en una aplicación Office, como Word, Excel o Powerpoint, el

botón aparece en la parte inferior derecha del elemento pegado.

 Si es necesario, especifique el formato del elemento que acaba de pegar. Para ello, abra
la lista asociada al botón y, a continuación, haga clic en una de las opciones
propuestas.

 Cierre el panel Portapapeles haciendo clic en .

Cuando pega varios elementos en el Portapapeles Office, el último de ellos se copia

siempre en el Portapapeles de Windows.

106
ACCESS 2010

El Portapapeles se vacía al salir de todas las aplicaciones de Microsoft Office. Si desea

vaciar el Portapapeles sin tener que salir de la aplicación, haga clic
en del panel Portapapeles.

Para eliminar un elemento del Portapapeles, señálelo, abra la lista asociada a éste
haciendo clic en la flecha y luego haga clic en la opción Eliminar.

El botón Opciones del panel Portapapeles permite definir las opciones de presentación
del Portapapeles Office.

7.3. Insertar un hipervínculo

CREAR UN HIPERVÍNCULO HACIA UN ARCHIVO EXISTENTE O UNA PÁGINA WEB PARA UN CAMPO DE
TIPO HIPERVÍNCULO

 Si el hipervínculo debe insertarse en una tabla o una consulta, ábrala en Vista Hoja de
datos.

Si el hipervínculo debe insertarse en un formulario, ábralo en Vista Formulario.

 Haga un clic con el botón secundario del ratón en el cuadro de entrada del campo de
tipo Hipervínculo del registro correspondiente.

 Señale la opción Hipervínculo y haga clic en Modificar hipervínculo.

También puede, después de hacer clic en el cuadro de entrada del campo correspondiente, utilizar el
método abreviado [Ctrl]K.

 Haga clic en el acceso directo Archivo o página web existente visible en la barra de
ubicación Vincular a.

 Si es necesario, introduzca o modifique el texto que desea asignar al hipervínculo en el

cuadro de entrada Texto.

 Complete la zona Dirección utilizando uno de los siguientes métodos:

 Escriba directamente en la zona Dirección el nombre (ruta completa) del archivo o de

la página Web (dirección URL) al que debe hacer referencia el hipervínculo.

 Haga clic sobre el acceso directo Carpeta actual. En la lista Buscar en, seleccione la
unidad, la carpeta o el archivo al que debe hacer referencia el hipervínculo. Si el
vínculo apunta a una carpeta, al activarlo la carpeta aparece seleccionada en la
ventana del Explorador de Windows.

 Haga clic sobre el acceso directo Páginas consultadas y seleccione, en la lista las
páginas Web visualizadas con el navegador aquélla a la que debe hacer referencia
el hipervínculo.

 Haga clic sobre el acceso directo Archivos recientes y seleccione en la lista de

archivos utilizados recientemente, aquél al que debe hacer referencia el hipervínculo.

 Haga clic, si es necesario, en el botón Info. en pantalla e introduzca el texto que se

mostrará cuando se puntee el hipervínculo. Si no lo hace, Access muestra por defecto la
dirección del hipervínculo como en la información en pantalla.

107
ACCESS 2010

 Haga clic Aceptar.

Si no ha escrito ningún texto en el cuadro de entrada Texto del cuadro de diálogo Insertar
hipervínculo, el vínculo aparece con el nombre de acceso del archivo o de la página Web. Cuando
señala el vínculo (si hacer clic), el puntero del ratón toma la forma de una mano.

 Para activar el hipervínculo, basta con hacer clic en él.

Cuando el hipervínculo hace referencia a un archivo, aparece un mensaje de advertencia en el que

se le informa de que los hipervínculos pueden dañar el equipo y los datos.

En caso necesario, haga clic en Sí.

Si se trata de un archivo, éste se muestra en la ventana de su aplicación; si se trata de una página

Web, ésta se muestra en el navegador.

 Para mostrar de nuevo la ventana del objeto en el que ha creado el hipervínculo, haga clic
en el botón correspondiente de la barra de tareas.

 Cierre la tabla, la consulta o el formulario, si es necesario.

108
ACCESS 2010

CREAR UN HIPERVÍNCULO EN UN FORMULARIO

 Abra el formulario en Vista Diseño ( ).

 En la ficha Diseño, haga clic en Insertar hipervínculo del grupo Controles o utilice el
método abreviado [Ctrl] K.

 Haga clic sobre el acceso directo Archivo o página web existente o en Objeto de esta
base de datos según si desea crear un vínculo hacia un archivo, una página Web existente
o hacia un objeto de la base de datos activa.

 Seleccione el archivo existente, el archivo Web (ver apartado anterior) o el objeto de la

base de datos hacia el que desea establecer el vínculo (haga clic el botón asociado al
tipo de objeto deseado para visualizar la lista de objetos).

 Modifique, si lo desea, el texto que asignará al hipervínculo en el cuadro de

entrada Texto.

 Haga clic, si es necesario, en Info. en pantalla e introduzca el texto que aparecerá cuando
puntee el vínculo. Si no lo hace, Access muestra la dirección del hipervínculo en la
información en pantalla.

 Haga clic en Aceptar.

El hipervínculo aparece en el formulario. Si no se ha escrito ningún texto en el cuadro de

entrada Texto del cuadro de diálogo Insertar hipervínculo, el vínculo toma el nombre de la ruta de
acceso del archivo, de la página Web o del nombre del objeto de la base de datos.

 Desplace, si es necesario, el hipervínculo en la ventana del formulario para situarlo en el

lugar deseado.

 Para activar el hipervínculo, muestre el formulario en Vista Formulario haciendo clic

en visible a la derecha de barra de estado y luego haga clic en el vínculo.

El objeto de la base de datos, el documento o la página Web aparece en la pantalla.

109
ACCESS 2010

 Para mostrar de nuevo la ventana del formulario, haga clic en el botón correspondiente
visible en la barra de tareas (en el caso de un archivo o de una página Web) o haga clic
en la ficha correspondiente de la ventana de la aplicación Access (en el caso de un objeto
de base de datos).

 Guarde los cambios realizados en el formulario haciendo clic en .

 Si es necesario, cierre el formulario.

7.4. Comprobar la ortografía de los textos

 Abra el objeto correspondiente (Tabla, Formulario o Consulta) haciendo doble clic sobre el
nombre del objeto visible en el panel de exploración.

 Si es necesario, seleccione los campos o registros en los que desea comprobar la ortografía.

 En la ficha Inicio, haga clic en Revisión ortográfica del grupo Registros o pulse la
tecla [F7].

Access se detiene en la primera palabra que no figura en el diccionario consultado.

 Cambie, si lo desea, el diccionario que desea utilizar para comprobar la ortografía

mediante la lista Idioma del diccionario.

 Si la palabra no está bien escrita:

 si la palabra correcta aparece en la lista de Sugerencias, haga doble clic en la

palabra correcta o haga clic sobre la sugerencia y, a continuación, en Cambiar.

110
ACCESS 2010

 si conoce la palabra correcta, introdúzcala en la zona No está en el diccionario y

haga clic en Cambiar.

 si desea corregir automáticamente un mismo error que se repite en el documento, haga

clic en Cambiar todo.

 Si la palabra está bien escrita:

 haga clic en Omitir el campo "nombre del campo" para que Access no compruebe la
ortografía de este campo.

 Haga clic en el botón Omitir para no cambiar la palabra y continuar la comprobación.

 Haga clic en Omitir todas para ignorar la palabra y sus repeticiones durante la
comprobación.

 Haga clic sur le botón Agregar para agregar la palabra en el diccionario personal
seleccionado en la lista Agregar palabras a (para ver dicha lista, haga clic
en Opciones y luego en Diccionarios personalizados) para que Access pueda
reconocerlo más delante.

 Al final de la comprobación, haga clic en Aceptar en el mensaje que aparece.

 Cierre, si es necesario, la tabla, el formulario o la consulta.

Si la opción Corregir mientras se escribe del cuadro de diálogo Autocorrección está

activa (ficha Archivos - Opciones - categoría Revisión- botón Opciones de
autocorrección), Access comprueba el texto a medida que escribe y reemplaza las
palabras por las definidas en el cuadro de diálogo.

7.5. Buscar un dato en los registros

BUSCAR UN DATO

 Si la búsqueda debe llevarse a cabo en una tabla o en una consulta, abra dicha tabla o
consulta en Vista Hoja de datos.

Si la búsqueda debe llevarse a cabo en un formulario, abra dicho formulario en Vista

Formulario.

 Haga clic sobre uno de los valores del campo correspondiente si la búsqueda se lleva a
cabo en un solo campo.

 En la ficha Inicio, haga clic en Buscar, visible en el grupo del mismo nombre o utilice el
método abreviado [Ctrl] B.

 Introduzca el texto buscado en la entrada Buscar.

 Indique en Buscar, el sentido de la búsqueda en el cuadro de la lista

correspondiente: Arriba, Abajo o Todos.

 Indique en la lista desplegable Coincidir, si el texto buscado constituye el valor completo

del campo (Hacer coincidir todo el campo) o parcial (Cualquier parte del
campo o Comienzo del campo).

111
ACCESS 2010

 Marque la opción Coincidir mayúsculas y minúsculas si Access debe buscar el texto tal y
como se ha introducido, respectando las mayúsculas y las minúsculas.

 Marque la opción Buscar los campos con formato si desea que Access recupere los datos
tal y como aparecen en la tabla (con el formato atribuido) y no con el formato en el que se
han guardado (tal y como se introdujeron).

Esta opción no está disponible si la opción Coincidir mayúsculas y minúsculas está marcada y
cuando realiza una búsqueda en todos los campos del objeto (ver apartado siguiente).

 En la lista Buscar en, seleccione la opción Campo actual si la búsqueda debe llevarse a
cabo sólo en este campo o seleccione la opción Documento actual si la búsqueda debe
llevarse a cabo en todos los campos de la hoja de datos o del formulario actual.

 Inicie la búsqueda haciendo clic en el botón Buscar siguiente.

Access selecciona la primera entrada encontrada. Es posible que el cuadro de diálogo se encuentre
encima de la selección. Si este es su caso, desplácelo arrastrando la barra de título.

 Si el primer texto encontrado es el que está buscando, cierre el cuadro de diálogo

haciendo clic en el botón o Cancelar; de lo contrario, continúe la búsqueda

haciendo clic en el botón Siguiente.

 Cuando alcance el dato buscado, haga clic en Cancelar.

Cuando Access ha finalizado la búsqueda sin encontrar el dato, aparece un mensaje. Haga clic
en Aceptar y cierre el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar haciendo clic en el botón

 Si es necesario, cierre la tabla, la consulta o el formulario.

Para llevar a cabo una búsqueda inmediata en todos los registros, haga clic en la
zona Buscar visible a la derecha de la barra del selector de registro (en la parte
inferior izquierda de la ventana) e introduzca el texto buscado. El primer texto que
coincide con el texto introducido se selecciona en la hoja de datos o en el formulario.

112
ACCESS 2010

La combinación de teclas [Mayús][F4] reinicia la última búsqueda realizada sin que el

cuadro de diálogo se abra.

Buscar un dato aproximado

 Si la búsqueda debe llevarse a cabo en una tabla o en una consulta, abra dicha tabla o
consulta en Vista Hoja de datos.

Si la búsqueda debe llevarse a cabo en un formulario, abra dicho formulario en Vista

Formulario.

 Haga clic en uno de los valores del campo deseado si el dato se busca únicamente en un
campo.

 En la ficha Inicio, haga clic en Buscar, visible en el grupo del mismo nombre o utilice el
método abreviado [Ctrl] B.

 Especifique el texto Buscar en el cuadro de entrada correspondiente insertando en el dato

buscado los caracteres genéricos como *, ? o # según los principios siguientes:

 el carácter * se utiliza para reemplazar una cadena de caracteres de longitud

variable,

 el carácter ? se utiliza para reemplazar un solo carácter,

 el carácter # se utiliza para reemplazar una sola cifra,

 los corchetes ([ ]) se utilizan para buscar caracteres entre varios caracteres,

 el carácter ! se utiliza para excluir determinados caracteres de la búsqueda.

 Ejemplos:

La cadena permite encontrar pero no encuentra

*calle* 112 calle Diputación

calle 5 calle 10
calle??
calle 8 calle 112

calle ## calle 10 la calle

AZCOYEN
AZCO[IY]EN AZCOLLEN
AZCOIEN

AZCO[!IY]EN AZCOLLEN AZCOYEN

 Defina, si es necesario, las opciones de la búsqueda (Buscar, Buscar en, Coincidir...) (ver
apartado anterior) y, a continuación, inicie la búsqueda haciendo clic en Buscar siguiente.

 Cuando alcance el dato buscado, haga clic en Cancelar.

Cuando Access ha finalizado la búsqueda sin resultados, aparece un mensaje. Haga clic

en Aceptar y cierre el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar haciendo clic en .

 Si es necesario, cierre la Tabla, la Consulta o el Formulario.

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ACCESS 2010

7.6. Reemplazar un dato

 Abra el objeto correspondiente (Tabla, Consulta o Formulario) haciendo doble clic sobre el
nombre del objeto, visible en el panel de exploración.

 Haga clic sobre uno de los valores del campo correspondiente si busca el dato únicamente
en un campo.

 En la ficha Inicio, haga clic en la herramienta visible en el grupo Buscar o utilice el

método abreviado [Ctrl] H.

 Introduzca el texto que desea reemplazar en la zona Buscar.

 Introduzca en la zona Reemplazar por el texto con el que desea reemplazar.

 Defina las demás opciones del mismo modo que para la búsqueda de datos (ver Datos -
Buscar un dato en los registros).

 Haga clic en Buscar siguiente para iniciar la búsqueda.

Access selecciona la primera entrada encontrada.

 Si debe reemplazar el texto de uno en uno, haga clic en Reemplazar para realizar dicha
acción y buscar la entrada siguiente o haga clic en Buscar siguiente para buscar la
entrada siguiente sin efectuar el reemplazo. Si todos los reemplazamientos deben
efectuarse al mismo tiempo, haga clic en Reemplazar todos.

 Cuando la búsqueda ha finalizado, si es necesario, haga clic en Aceptar para confirmar la

sustitución de los datos.

Si los reemplazamientos se han efectuado al mismo tiempo (botón Reemplazar todos), haga clic
en el botón Sí del mensaje que le informa de que no podrá deshacer los cambios realizados.

 Cierre el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar haciendo clic en .

 Si es necesario, cierre el objeto.

Los datos reemplazados a partir de un formulario o de una consulta también se

reemplazarán en la tabla vinculada al formulario o a la consulta.

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ACCESS 2010

TEMA 8. IMPRIMIR DATOS

8.1. Utilizar la vista preliminar
 En el panel de exploración, haga clic sobre la tabla, consulta, formulario o informe del que
desea ver la vista preliminar.

En el caso de un informe, también puede hacer doble clic sobre su nombre para mostrarlo en vista
preliminar.

 Haga clic en la ficha Archivo, señale la opción Imprimir y haga clic en Vista preliminar.

Los datos aparecen en la pantalla tal y como se imprimirán. Cuando el puntero del ratón está
posicionado en la página toma la forma de una lupa.

 Para agrandar el zoom, coloque el puntero del ratón en la zona que desee ampliar y haga
clic. Para reducir la zona mostrada, haga clic en la página.

Para agrandar o reducir el zoom también puede hacer clic en la parte superior del

botón Zoom visible en el grupo del mismo nombre.

 Para modificar el valor del zoom de una pantalla, utilice los botones Alejar situado en
la esquina inferior derecha de la ventana para reducir el valor del zoom y el
botón Acercar para aumentar su valor; también puede modificar el valor del zoom
arrastrando el cursor Zoom .

Para seleccionar otro valor de zoom, también puede abrir la lista del botón Zoom y hacer clic en
uno de los valores de zoom propuestos.

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ACCESS 2010

 Para seleccionar otro valor de zoom, abra la lista del botón Zoom y haga clic en uno de
los valores de zoom.

 Para pasar las páginas, utilice los botones de la barra del selector de registro situado en el
extremo inferior izquierdo de la ventana. Para ir a una página determinada, haga doble
clic sobre el número de la página activa, introduzca el número de la página que desea ver
y valide con [Intro].

 Para mostrar Dos páginas en la vista preliminar, haga clic en el botón correspondiente del
grupo Zoom; para mostrar más de dos páginas, haga clic en Más páginas del mismo
grupo y, a continuación, en Cuatro páginas, Ocho páginas o Doce páginas.

 Para volver a la presentación en una página, haga clic en el botón Una página del
grupo Zoom.

 Para iniciar la impresión haga clic en el botón Imprimir del grupo del mismo nombre.

 Para cerrar la vista preliminar, haga clic en el botón Cerrar vista preliminar del grupo del
mismo nombre o pulse la tecla [Esc].

También puede ir a la vista preliminar desde la Vista Hoja de datos de una tabla o de
una consulta y desde la Vista Formulario de un formulario o de la Vista Diseño de un
informe.

8.2. Modificar los márgenes y la orientación de la impresión

 En el panel de exploración, haga clic sobre la tabla, la consulta, el formulario o el informe
del que desea modificar los márgenes y/o la orientación.

En el caso de un informe, también puede hacer doble clic sobre su nombre para mostrarlo en vista
preliminar.

 Haga clic en la ficha Archivo, señale la opción Imprimir y haga clic en la opción Vista
preliminar.

 Haga clic en el botón Configurar página del grupo Diseño de página.

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ACCESS 2010

 Para modificar los márgenes, especifique los márgenes en las zonas de entrada
correspondientes de la ficha Opciones de impresión: Superior,
Inferior, Izquierdo y/o Derecho.

 Active o desactive la opción Imprimir encabezados en función de si desea imprimir o no los

encabezados y los pies de página. En el diseño de página de un formulario o de un
informe, esta opción es sustituida por Imprimir sólo los datos que permite omitir o no la
impresión de las etiquetas, los márgenes de control, las cuadrículas y los elementos gráficos.

En el caso de un formulario o de un informe, la opción Imprimir sólo los datos también está
disponible en el grupo Tamaño de página de la ficha Vista preliminar.

 Haga clic en Aceptar para validar.

 Para aplicar los márgenes predefinidos haga clic en el botón Márgenes del grupo Tamaño
de página y luego haga clic el tipo de margen que desea para el objeto. La opción Última
configuración personalizada permite aplicar los valores de los márgenes previamente
definidos en el cuadro de diálogo.

 Para modificar la orientación de las páginas, en el grupo Diseño de página, haga clic en
el botón Vertical para imprimir en sentido vertical o en Horizontal para hacerlo en este
sentido.

 Si es necesario, inicie la impresión haciendo clic en Imprimir.

 Para cerrar la vista preliminar, haga clic en el botón Cerrar vista preliminar del grupo del
mismo nombre o pulse la tecla [Esc].

Las opciones del diseño de página se guardan con el informe y el formulario de forma
predeterminada. Esta configuración puede modificarse al imprimir una hoja de datos.

8.3. Imprimir un objeto

 Abra la tabla, la consulta, el formulario o el informe que desea imprimir haciendo doble clic
sobre su nombre.

 Modifique, eventualmente, el formato según la presentación deseada.

 En el caso de una tabla o de una consulta, si sólo deben imprimirse algunos registros,
selecciónelos. Si no se ha seleccionado ningún registro, se imprimirá todo el contenido de la
tabla o de la consulta.

 Haga clic en la ficha Archivo y en la opción Imprimir y luego de nuevo en la

opción Imprimir o utilice el método abreviado [Ctrl] P.

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ACCESS 2010

 Para imprimir todos los registros del objeto, asegúrese de que la opción Todo esté
activada.

 Para imprimir algunas páginas, haga clic en el cuadro de entrada Desde, introduzca el
número de la primera página a imprimir y el de la última página en la zona Hasta.

 Para imprimir los registros seleccionados, active la opción Registros seleccionados.

 Para imprimir varios ejemplares, introduzca el Número de copias a imprimir en el cuadro

de entrada del recuadro Copias y luego, si es necesario, active la opción Intercalar para
que la copia se realice ejemplar por ejemplar y no página por página. Por ejemplo: las
páginas 2, 3 y 4 y no dos veces la página 2 y 2 veces la página 3 y 2 veces la página 4.

No todas las impresoras disponen de la función Intercalar.

 Haga clic en Aceptar.

 Si es necesario, cierre el objeto.

También puede imprimir una tabla, una consulta o un formulario seleccionando su nombre
en el panel de exploración. En este caso, no podrá seleccionar los registros que desea
imprimir.

De forma predeterminada, Access imprime los encabezados, el nombre de la tabla, de

la consulta o del informe, la fecha del día y el número de página.

Para iniciar la impresión, según la configuración predeterminada del cuadro de

diálogo Imprimir, haga clic en la ficha Archivo, señale la opción Imprimir y, a
continuación, haga clic en la opción Impresión rápida.

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ACCESS 2010

TEMA 9. CREAR UN FORMULARIO

9.1. Crear formulario instantáneo
Un formulario permite administrar los registros de una tabla a través de la pantalla de entrada de
datos; si este formulario debe servir para administrar solamente determinados registros, debe estar
basado en una consulta (la tabla o la consulta seleccionada se llama el origen del formulario).

En este apartado vamos a ver cómo crear rápidamente un formulario según una presentación
predefinida.

 En el panel de exploración, seleccione la tabla o la consulta en la que desea basar dicho

formulario.

 Haga clic en la ficha Crear.

 Según la presentación que desee para el formulario, haga clic en uno de los siguientes
botones del grupo Formularios:

Formulario: los campos del origen de los datos (tabla o consulta) se muestran en el formulario
unos debajo de otros. Sólo se muestra un registro a la vez. Si se ha establecido una relación de
tipo "uno a varios" entre la tabla/consulta de origen y otra tabla de la base de datos, se
mostrará una hoja de datos basada en la tabla asociada, en la parte inferior del formulario.
Esta hoja de datos denominada subformulario, muestra los registros vinculados al registro
seleccionado en la parte superior del formulario.

Encontrará más información sobre las Relaciones entre las tablas en el capítulo correspondiente.

Más formularios - opción Formulario dividido: este tipo de formulario permite dos vistas
simultáneas: los campos de la fuente de datos (tabla o consulta) se presentan en Vista
Formulario en la parte superior de éste y en Vista Hoja de datos en la parte inferior. Estas dos
vistas están sincronizadas de modo que cuando usted selecciona un campo en la parte superior
del formulario, se selecciona el mismo campo en la parte inferior. Además, los cambios (agregar,
eliminar datos...) realizados en una parte del formulario se repercuten en la otra parte. Puede
modificar la posición de la hoja de datos del formulario mediante la propiedad Orientación del
formulario dividido que aparece en la Hoja de propiedades del formulario en modo Diseño
(ver Modificar las propiedades de un formulario más adelante en este capítulo).

Más formularios - opción Varios elementos: los campos de la fuente de datos (tabla o
consulta) se presentan en forma de tabla en el formulario (los datos se muestran en filas y
columnas) de modo que pueden verse varios registros a la vez. Este formulario, parecido a una
hoja de datos, permite mejorar la presentación de la hoja de datos (por ejemplo, posibilidad de
agregar elementos gráficos, controles...).

Access crea instantáneamente el formulario en Vista Presentación. Esta vista permite ver los datos y
modificar el diseño. De forma predeterminada, Access aplica automáticamente una
disposición apilada a los controles del formulario con el fin de facilitar el manejo de los controles. Si
esta disposición no le resulta práctica puede deshacerse (ver Gestión de los controles - Aplicar o
eliminar una disposición tabular o apilada).

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ACCESS 2010

Aquí arriba puede ver un formulario dividido asociado a la tabla Clientes. Este tipo de formulario
resulta práctico puesto que la parte inferior puede utilizarse para buscar registros y la superior,
para realizar consultas, cambios o crear registros.

 En caso necesario, realice cambios en el diseño del formulario.

 Haga clic en Guardar o utilice el método abreviado [Ctrl] G para guardar el

formulario.

 Introduzca el Nombre de formulario en el cuadro de entrada correspondiente y haga

clic en Aceptar.

 Si es necesario, cierre el formulario haciendo clic en el botón de su ventana.

Puede utilizar este formulario en el informe para agregar, eliminar o modificar registros,
acceder a su estructura para adaptarla a sus necesidades o, eventualmente eliminarlo
una vez haya terminado de utilizarlo.

De forma predeterminada, están disponibles tres vistas para un formulario: la

Vista Formulario ( ), Presentación ( ) y Diseño ( ). Para controlar la

disponibilidad de las vistas muestre la Hoja de propiedades del formulario (ver primer
subtítulo del título Cambiar las propiedades de un formulario) y luego, en la
ficha Formato, elija la opción Sí o No para las propiedades Permitir vista
Formulario, Permitir vista Hoja de datos, Permitir vista Tabla dinámica, Permitir vista
Gráfico dinámico y Permitir vista Presentación.

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ACCESS 2010

9.2. Crear un formulario con el Asistente

Contrariamente al formulario instantáneo (ver apartado anterior), el Asistente para formularios le
permitirá elegir los campos que se incluirán en el formulario, su disposición o el estilo del
formulario.

 Seleccione la tabla o la consulta sobre la que desea basar el formulario.

La tabla o la consulta podrá seleccionarse más adelante en el Asistente para formularios.

 Haga clic en la ficha Crear.

 En el grupo Formularios, haga clic en el botón Asistente para formularios.

La ventana del Asistente para formularios aparece en la pantalla. El nombre de la tabla o de la

consulta previamente seleccionada figura en la lista Tablas/Consultas.

 Si la tabla o la consulta previamente seleccionada en el panel de exploración no le

conviene, seleccione otra Tablas/Consultas en la lista correspondiente.

 Indique qué campos de la tabla o de la consulta desea insertar en el formulario:

 seleccione los campos que desea insertar en la lista Campos disponibles y haga clic
en .

 para insertar todos los campos, haga clic en .

 seleccione los campos que desea quitar en la lista Campos seleccionados y luego
haga clic en .

 para quitar todos los campos haga clic en

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ACCESS 2010

También puede hacer doble clic en un campo para insertarlo en el formulario.

 Haga clic en el botón Siguiente para pasar a la etapa siguiente.

 Active la opción que desea para el tipo de presentación del formulario. Puede hacer clic en
cada una de las opciones para visualizar el ejemplo correspondiente.

 Haga clic en Siguiente para pasar a la etapa siguiente.

 Seleccione la opción que desea para el estilo del formulario. Puede hacer clic en cada una
de las opciones para visualizar el ejemplo correspondiente.

 Haga clic en Siguiente para pasar a la etapa siguiente.

 Introduzca el nombre con el que desea guardar el formulario. De forma predeterminada,

Access propone el mismo nombre que la tabla o la consulta utilizada para crear el
formulario.

 Elija la primera o la segunda opción según desee visualizar los registros a través del
formulario (Vista Formulario) o mostrar la estructura del formulario (Vista Diseño).

 Haga clic en Finalizar.

El formulario aparece en la pantalla, listo para utilizar. Access aplica automáticamente una
presentación apilada de los controles del formulario, facilitando así su manejo. Si esta presentación
no le resulta práctica, puede deshacerse (ver Gestión de los controles - Aplicar o eliminar una
disposición tabular o apilada).

Los botones situados en la esquina inferior izquierda permiten, como en una hoja de datos, acceder
a los diferentes registros.

En la ficha Crear, el botón Formulario en blanco del grupo Formularios permite crear
un formulario vacío en Vista Presentación, mientras que el botón Diseño del formulario,
del mismo grupo, crea un formulario vacío en Vista Diseño. En ambos casos, deberá
agregar los campos deseados mediante el panel Lista de campos.

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ACCESS 2010

Para crear un formulario, también puede agregar un elemento de aplicación de la

categoría Formulario en blanco (ver Agregar un elemento de aplicación a una base de
datos del capítulo Base de datos).

9.3. Crear un formulario de navegación

Un formulario de navegación reúne varios formularios y/o informes accesibles mediante pestañas.

 Haga clic en la ficha Crear y, a continuación, en el botón Navegación del

grupo Formularios.

Verá la lista de los distintos formularios de navegación.

 Haga clic en una de las opciones propuestas en función de la posición en la que desea que
se coloquen las pestañas en su formulario.

Access crea el formulario de navegación y lo muestra en modo Presentación. El panel Lista de

campos aparece a la derecha del formulario, que estará vacío. Visualizará una o varias zonas de
pestañas según la opción que haya escogido. En nuestro ejemplo, hemos escogido la
opción Pestañas horizontales, por lo tanto, las pestañas se colocarán horizontalmente en la parte
superior de la ventana del formulario.

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ACCESS 2010

 Para agregar un formulario o un informe al formulario de navegación, haga clic en el

botón [Agregar nuevo], introduzca el nombre del formulario o del informe que desea
agregar y confirme presionando la tecla [Intro].

El nombre introducido debe ser similar al del objeto que desea agregar. De lo contrario, la página
de la pestaña estará vacía. En este caso, tenga en cuenta que siempre puede elegir el formulario o
el informe que desea agregar a la página a posteriori (consultar más adelante en este capítulo).

 Siga este procedimiento para cada formulario o informe que desee agregar al formulario
de navegación.

 Para cambiar el nombre de la pestaña, haga clic en el botón correspondiente para

seleccionarla y haga clic de nuevo en su interior para hacer que aparezca el puntero de
inserción. Modifique el nombre de la pestaña y confirme presionando la tecla [Intro].

Si escribe el nombre de otro formulario o informe existente, no se reemplazará el objeto

inicialmente agregado a la página de la pestaña.

 Para modificar el tamaño de la pestaña, arrastre su borde izquierdo o derecho a la

derecha o a la izquierda hasta alcanzar el tamaño deseado.

 Para modificar la posición de una página de pestaña, haga clic en su pestaña para
seleccionarla y arrástrela a su nueva posición.

En nuestro ejemplo, la página de la pestaña Lista de clientes se ha desplazado antes de la página

de la pestaña Entrada de clientes.

 Para modificar el formulario o el informe que desea asociar a la página de una pestaña,
haga clic en la pestaña de la página correspondiente y muestre el panel Hoja de
propiedades haciendo clic en el botón correspondiente de la
ficha Diseño (grupo Herramientas).

A continuación, haga clic en la ficha Datos de la Hoja de propiedades y seleccione el nombre

del formulario o del informe que desea asociar a la página en la propiedad Origen del
registro.

Si no se debe asociar ningún objeto a la página de la pestaña, elimine el contenido de la

propiedad Origen del registro.

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ACCESS 2010

 Para eliminar la página de una pestaña, haga clic en la pestaña correspondiente y

presione la tecla [Supr].

 Si es preciso, realice cambios en el/los formulario(s) y/o informe(s).

 Haga clic en el botón Guardar o utilice el método abreviado de teclado [Ctrl] G para
guardar el formulario.

 Escriba el Nombre del formulario en la zona correspondiente y haga clic en el

botón Aceptar.

 Si es preciso, cierre el formulario de navegación haciendo clic en el botón de su

ventana.

9.4. Mostrar un formulario en Vista Diseño

La Vista Diseño permite modificar la estructura del formulario.

 En el panel de exploración, haga un clic secundario sobre el nombre del formulario que
desea modificar y luego haga clic en Vista Diseño.

En la ventana del formulario en Vista Formulario o Presentación, abra la lista del botón Ver de

la ficha Inicio y haga clic en Vista Diseño o haga clic en el botón Vista Diseño visible a la
derecha de la barra de estado.

Los botones Ver de la ficha Inicio y Vista Formulario de la barra de estado permiten ir
de nuevo a la Vista Formulario. Además de la ventana del formulario, es posible que aparezca en la
pantalla el panel con la lista de los campos o la hoja de propiedades del formulario.

 Para mostrar u ocultar la hoja de propiedades, en la ficha Diseño, haga clic en el

botón Hoja de propiedades del grupo Herramientas o pulse la tecla [F4].

 Para mostrar u ocultar el panel de la Lista de campos, en la ficha Diseño, haga clic en el
botón Agregar campos existentes del grupo Herramientas.

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ACCESS 2010

De forma predeterminada, un formulario se compone de tres partes:

 Encabezado del formulario

 Detalle

 Pie del formulario

Cada uno de los elementos insertados en un formulario se conoce como control: el título del
formulario y las diferentes etiquetas son controles.

Cuando inserta un campo en un formulario, Access inserta dos controles: la etiqueta del campo que
contiene texto (corresponde inicialmente al nombre del campo) que se puede modificar o eliminar y
el cuadro de texto utilizado en Vista Formulario para mostrar el valor del campo (es imprescindible
para administrar los datos del campo en el formulario).

Existen tres tipos de controles:

 los controles independientes muestran información totalmente independiente de la tabla o de la

consulta de origen. Ejemplos: un texto que aparecerá en el formulario o cualquier dibujo (línea,
rectángulo...).

 los controles dependientes están vinculados a un campo de la tabla de origen y generalmente

muestran el valor de este campo.

 los controles calculados muestran datos calculados a partir de uno o varios valores de campo y
según una expresión de cálculo definida. Ejemplo: en un formulario Artículos, un control Precio
con IVA puede mostrar el precio con IVA de cada artículo a partir del precio sin IVA y del IVA
existente en una tabla.

 Si es necesario, cierre el formulario haciendo clic en el botón de su ventana.

La vista Presentación (botón a la derecha en la barra de estado) también permite

realizar la mayoría de cambios de estructura de un formulario y ver a la vez los datos
de éste.

Para mostrar u ocultar la cuadrícula visible en el fondo del formulario en modo Diseño,
en la ficha Organizar, haga clic en el botón Tamaño y espacio del grupo Tamaño y
orden y haga clic en la opción Cuadrícula; la opción Regla permite mostrar u ocultar las
reglas horizontales y verticales.

9.5. Ordenar el acceso a los campos del formulario

Este comando permite definir el orden de tabulación: indica el orden de los campos a los que usted
accede pulsando la tecla [Tab] o [Intro] durante el manejo del formulario.

 En el panel de exploración, haga un clic secundario sobre el nombre del formulario

correspondiente y luego haga clic en la opción Vista Diseño.

 En la ficha Diseño, haga clic en el botón Orden de tabulación visible en la

categoría Herramientas.

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ACCESS 2010

El orden de acceso a los campos está definido de arriba a abajo y de izquierda a derecha.

 En la zona Sección, active la opción correspondiente a la sección del formulario

correspondiente.

 Para mover un campo en la lista Orden personalizado, seleccione el campo haciendo clic
en su selector de campo (recuadro a la izquierda del campo). A continuación, haga de
nuevo clic sobre el selector de campo y arrastre el ratón hasta posicionar la línea horizontal
negra en la nueva posición del campo.

 Para definir un orden de tabulación, relacionado con la ubicación física de los campos en el
formulario, de izquierda a derecha y de arriba a abajo, haga clic en el botón Orden
automático.

 Haga clic en Aceptar.

 También puede hacer clic en el botón para ir a la Vista Formulario y comprobar el

resultado.

 Haga clic en la herramienta para guardar los cambios y, si es necesario, cierre el

formulario.

9.6. Cambiar las propiedades de un formulario

MOSTRAR LA HOJA DE PROPIEDADES DE UN FORMULARIO

 En el panel de exploración, haga un clic secundario sobre el nombre del formulario

correspondiente y luego haga clic en Vista Diseño.

 En caso necesario, muestre la Hoja de propiedades del formulario: en la ficha Diseño,

haga clic en Hoja de propiedades del grupo Herramientas (o [F4]) y seleccione la

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ACCESS 2010

opción Formulario en la lista Tipo de selección visible en la parte superior de la hoja de

propiedades.

Después de mostrar la Hoja de propiedades, también puede hacer clic en la casilla situada en el
ángulo superior izquierdo formado por las reglas horizontal y vertical ( ) para mostrar las
propiedades del formulario en el panel Hoja de propiedades.

Las propiedades del formulario aparecen en una ventana. Están agrupadas por tipo, y cada tipo
corresponde a una página de la ventana a la que puede acceder haciendo clic en la ficha. La
ficha Todas agrupa todas las propiedades, sea cual sea su tipo.

 Haga clic en la ficha que contiene las propiedades que desea modificar y realice los
cambios en las zonas correspondientes.

 Si es necesario, cierre la hoja de propiedades haciendo clic en el botón de su ventana

o haga clic en Hoja de propiedades de la ficha Diseño.

 Haga clic en la herramienta para guardar los cambios y luego, cierre el formulario, en
caso necesario.

CAMBIAR EL ORIGEN DE UN FORMULARIO

Esta técnica se emplea para manejar los datos de una tabla o de una consulta a través de un
formulario creado inicialmente para otra tabla o consulta (ambas tablas o consultas deben tener
estructuras similares).

 En el panel de exploración, haga un clic secundario sobre el nombre del formulario

correspondiente y luego, en Vista Diseño.

 En caso necesario, muestre la Hoja de propiedades del formulario: en la ficha Diseño,

haga clic en Hoja de propiedades del grupo Herramientas (o [F4]) y seleccione la

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ACCESS 2010

opción Formulario en la lista Tipo de selección visible en la parte superior de la hoja de

propiedades.

Tras mostrar la Hoja de propiedades, también puede hacer clic en la casilla situada en el ángulo
izquierdo formado por las reglas horizontal y vertical ( ) para mostrar las propiedades del
formulario en el panel Hoja de propiedades.

 Haga clic en la ficha Datos y, en la zona Origen del registro, seleccione la tabla o la
consulta que desea asociar al formulario.

 Haga clic en la ficha Formato y, en el cuadro de entrada Título, modifique, si lo desea, el

texto visible en la ficha de la ventana del formulario cuando éste se muestre en Vista
Formulario.

 Guarde los cambios realizados en el formulario haciendo clic en la herramienta y

después ciérrela, si es necesario.

9.7. Acceder a la consulta de origen del formulario

 En el panel de exploración, haga un clic secundario sobre el nombre del formulario
correspondiente y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.

 Si es necesario, muestre la Hoja de propiedades del formulario: en la ficha Diseño, haga

clic en Hoja de propiedades del grupo Herramientas (o [F4]) y, a continuación, seleccione
la opción Formulario en la lista Tipo de selección, visible en la parte superior de la hoja
de propiedades.

 Haga clic en la zona asociada a la propiedad Origen del registro de la ficha Datos y, a
continuación, en el botón .

Access inicia el generador de consultas en el que puede verse la consulta de origen del formulario.

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ACCESS 2010

 Modifique esta consulta como en una consulta tradicional.

 Cierre el Generador de consultas haciendo clic en el botón de su ventana o en el

botón Cerrar de la ficha Diseño.

 Haga clic en el botón Sí del mensaje que aparece para guardar los cambios realizados en
la consulta y actualizar el origen del formulario.

 Guarde los cambios realizados en el formulario haciendo clic en la herramienta y, si

es necesario, ciérrela.

En el caso de un formulario basado en una tabla, cuando haga clic en el botón de

la zona Origen del registro, Access le propone crear una consulta basada en la tabla
fuente. Para ello, haga clic en el botón Sí del mensaje y cree la consulta asegurándose
de que contiene todos los campos insertados en el formulario.

9.8. Crear un formulario que contenga un subformulario

El objetivo de los subformularios es mostrar simultáneamente los datos de dos tablas vinculadas a
través de una relación de tipo "uno a varios": el formulario principal representa el lado "uno" de la
relación, mientras que el subformulario representa el lado "varios". El subformulario puede
representarse en forma de hoja de datos o de formulario tradicional. En el ejemplo siguiente,
permite mostrar los libros solicitados por cliente.

PRIMER MÉTODO

Esta técnica consiste en arrastrar un formulario (subformulario) hacia otro formulario (formulario
principal).

 Cree, si es necesario, el subformulario como un formulario tradicional y muéstrelo en Vista

Diseño.

Si el subformulario debe incluir los valores de los campos procedentes de varias tablas, cree una
consulta que permita agrupar estos campos y elija esta consulta como origen del subformulario.

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ACCESS 2010

 Muestre la Hoja de propiedades del subformulario: haga doble clic en el ángulo de

intersección de las reglas horizontal y vertical ( ).

 En la ficha Formato, en la propiedad Vista predeterminada, seleccione la vista que se

aplicará al subformulario al abrirlo. La opción Formularios continuos corresponde a la
vista de tipo formulario, aunque pueden mostrarse varios registros a la vez, en función de
la altura del formulario. La opción Un único formulario también corresponde a la vista de
tipo formulario, pero sólo puede mostrar un registro a la vez.

 Haga clic en la ficha Datos y, a través de las siguientes propiedades, defina el modo de
empleo del subformulario:

 Filtrar al cargar ¿será posible filtrar los registros desde este formulario?
 Permitir ediciones ¿puede utilizarse el formulario para cambiar registros?
 Permitir eliminación ¿puede utilizarse el formulario para eliminar registros?
 Permitir agregar ¿puede utilizarse el formulario para agregar nuevos registros?
 Entrada de datos: active esta propiedad si el formulario debe utilizarse únicamente
para agregar registros.

 Haga clic en la herramienta para guardar el subformulario y luego ciérrelo haciendo

clic en el botón de su ventana.

 Abra el formulario principal en Vista Diseño ( ) y asegúrese de que el panel de

exploración sigue siendo visible.

 Arrastre el icono del subformulario, desde el panel de exploración hacia la

sección Detalle de la ventana del formulario principal.

Access inserta un control que toma el nombre del subformulario. Dentro de este control, puede ver
el Subformulario.

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ACCESS 2010

 En caso necesario, haga clic, en el subformulario (aparecen puntos de selección en forma de

cuadrado alrededor del control) y muestre su hoja de propiedades pulsando la tecla [F4].

 Haga clic en la ficha Datos y compruebe las propiedades de Vincular campos

principales y Vincular campos secundarios: el Campo secundario corresponde al nombre
del campo de vínculo en el subformulario; el Campo principal, al nombre del campo de
vínculo en el formulario principal.

Access determina automáticamente estos dos elementos cuando existe una relación entre dos tablas
o, si no existe una, si hay en las dos tablas dos campos con el mismo nombre y con el mismo tipo de
datos. Sin embargo, si el formulario principal está basado en una consulta, debe definir usted mismo
las propiedades de Vincular campos principales y Vincular campos secundarios. Si uno de los dos
formularios está basado en una consulta, éste debe contener obligatoriamente el campo de vínculo
(campo secundario del subformulario o el campo principal del formulario principal) aunque éste no
debe aparecer obligatoriamente en el formulario.

 Eventualmente, desplace el control del subformulario y/o modifique su tamaño.

 Elimine o modifique el contenido de la etiqueta asociada al subformulario visible en la

parte superior izquierda del control del subformulario.

 Si lo desea, realice cambios en la estructura del subformulario. Asegúrese de que el control

del subformulario esté seleccionado y luego, en la ficha Diseño, haga clic en el

botón Subformulario en nueva ventana del grupo Herramientas. A continuación,

realice los cambios, guarde la nueva estructura del subformulario ( ) y haga clic

en en la ventana del subformulario para cerrarlo.

 Para ver el resultado en Vista Formulario, haga clic en Ver o en Vista

Formulario visible en la barra de estado.

 Utilice entonces el botón situado en la esquina inferior izquierda del subformulario para
recorrer los registros del subformulario y los botones situados en la esquina inferior
izquierda del formulario principal para recorrer los registros del formulario principal.

 Haga clic en la herramienta para guardar el formulario y, en caso necesario, ciérrelo.

SEGUNDO MÉTODO

Se trata aquí de crear un formulario que contenga un subformulario con el Asistente para
formularios.

 Haga clic en la ficha Crear.

 En el grupo Formularios, haga clic en el botón Asistente para formularios.

Aparece en la pantalla la ventana del Asistente para formularios.

 Abra la lista Tablas/Consultas, seleccione la tabla o la consulta de origen del formulario

principal y agregue los campos que desee incluir en éste (ver Crear un formulario con el
Asistente).

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ACCESS 2010

El formulario principal representa el lado "uno" de la relación "uno a varios".

 Abra de nuevo la lista Tablas/Consultas, seleccione la tabla o la consulta de origen del

subformulario y agregue los campos que desee incluir en éste.

Le subformulario representa el lado "varios" de la relación entre el formulario principal y el

subformulario.

Si el formulario y el subformulario no están vinculados mediante una relación de tipo "uno a varios",
un mensaje le informa de que debe modificar las relaciones y volver a iniciar el Asistente para
formularios.

 Haga clic en Siguiente para pasar a la etapa siguiente.

 Seleccione el nombre de la tabla/consulta en función de aquella en la que desea mostrar

sus datos. Este objeto debe ser la tabla o la consulta de origen del formulario principal (el
lado "uno" de la relación "uno a varios").

 Active la opción Formulario con subformularios.

Se muestra una vista previa del formulario: la parte superior representa el formulario principal,
mientras que la parte inferior representa el subformulario.

La opción Formularios vinculados permite crear un segundo formulario vinculado al primero. En este
caso, se insertará en el primer formulario un nuevo botón con el nombre del segundo formulario.
Haciendo clic en este botón podrá abrir el formulario correspondiente.

 Haga clic en el botón Siguiente para pasar a la etapa siguiente.

 Active la opción que corresponde al tipo de presentación que desea asignar al

subformulario: Tabular u Hoja de datos.

133
ACCESS 2010

 Seleccione el estilo que desea asignar al formulario. Puede hacer clic en cada opción para
visualizar el ejemplo correspondiente.

 Haga clic en el botón Siguiente.

 Introduzca en los cuadros de entrada correspondientes los nombres con los que se
guardarán el Formulario y el Subformulario.

 Active la primera o la segunda opción, según si desea ver los registros a través del
formulario (Vista Formulario) o mostrar la estructura del formulario (Vista Diseño).

 Haga clic en Finalizar.

El formulario principal que incluye el contenido del subformulario aparece en la pantalla, ¡listo para
utilizar!

Dos nuevos formularios (el formulario principal y el subformulario) aparecerán, de ahora en

adelante, en el panel de exploración.

 Utilice los botones situados en el extremo inferior izquierdo del subformulario para recorrer
los registros del subformulario y los botones situados en el extremo inferior izquierdo del
formulario principal para recorrer los registros del formulario principal.

 Para mostrar el formulario en Vista Diseño, haga clic en el botón visible en la barra de
estado.

Se muestra el control que contiene la estructura del subformulario.

134
ACCESS 2010

 Modifique, si es preciso la disposición y/o la presentación de los controles del formulario

y/o del subformulario.

De la misma manera, cree un formulario que contenga dos subformularios mediante el

Asistente para formularios. Para ello, además de la tabla/consulta que representa el
primer subformulario, debe agregar otra tabla/consulta que representa el segundo
subformulario. La tabla/consulta de origen del segundo subformulario debe estar
vinculada mediante una relación de tipo "uno a varios" con el primer subformulario: el
primer subformulario representa el lado "uno", mientras que el segundo, representa el
lado "varios".

Si, para crear un formulario instantáneo, utiliza el botón Formulario de la

ficha Crear (grupo Formularios) y, la tabla o la consulta de origen está vinculada por
una relación de tipo "uno a varios" a otra tabla de la base de datos, un subformulario
basado en la tabla vinculada aparece automáticamente en la parte inferior del
formulario instantáneo.

9.9. Administrar los subformularios

Vamos a ver aquí cómo administrar el control de un subformulario visible en un formulario principal.

 En el panel de exploración, haga un clic secundario sobre el nombre del formulario que
contiene el subformulario correspondiente y luego haga clic en la opción Vista Diseño para
mostrar su estructura.

El control del subformulario puede verse en la parte inferior del formulario. La parte superior
muestra el contenido del formulario principal.

 Para seleccionar el control del subformulario, haga clic en cualquier lugar dentro del control
correspondiente.

Atención, no haga clic en la etiqueta asociada al control del subformulario, situado a la izquierda
de éste. Esta etiqueta toma el nombre del subformulario, mientras que el control del subformulario
muestra los campos que éste contiene.

135
ACCESS 2010

 Para eliminar la etiqueta asociada al control del subformulario, haga clic en la etiqueta
para seleccionarla y pulse la tecla [Supr].

 Para desplazar o cambiar el tamaño del control del subformulario o de su etiqueta, utilice
las técnicas para mover y cambiar el tamaño utilizadas en Access (ver Copiar/mover
controles y Cambiar el tamaño de un control del apartado Gestión de los controles).

 Para mostrar la Hoja de propiedades del control del subformulario, selecciónelo y pulse la
tecla [F4]; pulse de nuevo la tecla [F4] para ocultar la Hoja de propiedades.

 Para abrir el subformulario en una nueva ventana, selecciónelo y, a continuación, en la

ficha Diseño, haga clic en el botón Subformulario en nueva ventana del

grupo Herramientas.

 Para eliminar el control de un subformulario, haga clic encima para seleccionarlo y pulse la
tecla [Supr].

Para modificar el contenido de un subformulario, también puede mostrar su estructura

desde el panel de exploración: haga un clic secundario sobre su nombre y luego haga
clic en la opción Vista Diseño.

9.10. Insertar campos de otras tablas

 Existen dos métodos para insertar campos de varias tablas o consultas en un formulario o
en un informe:

 Puede crear una consulta que le permita vincular las diferentes tablas. Inserte los
campos necesarios para crear el formulario o el informe. En la Vista Diseño del
formulario o del informe, indique que esta consulta es el origen del objeto.

 Puede crear una instrucción SQL con el Generador de consultas: para iniciarlo haga
clic en el botón disponible en la propiedad Origen del registro del formulario o
del informe.

 Dos casos justifican la creación de una consulta:

 la consulta contiene una expresión que desea utilizar en otros formularios o informes.

 debe definir los criterios con el fin de limitar los registros utilizados para el formulario
o el informe y dichos criterios deben estar definidos para otros formularios o informes.

Para establecer el vínculo entre dos tablas insertadas en una consulta, proceda de la
misma manera que en la ventana Relaciones. El vínculo establecido en la consulta no
aparece en la ventana Relaciones.

9.11. Impedir el acceso y la modificación de un campo

 En el panel de exploración, haga un clic secundario sobre el nombre del formulario
correspondiente y luego haga clic en la opción Vista Diseño.

 Haga clic en el campo correspondiente, muestre sus propiedades pulsando la tecla [F4] y
haga clic en la ficha Datos.

136
ACCESS 2010

 Para impedir el acceso al campo, seleccione la opción No de la propiedad Activado.

El cuadro de texto pasará a estar velado.

 Para impedir la modificación del campo, seleccione la opción Sí de la

propiedad Bloqueado.

 Guarde los cambios realizados en el formulario ( ).

 Haga clic en el botón Vista Formulario para ver el resultado y, a continuación, si es

necesario, cierre el formulario.

De forma predeterminada, el cuadro de entrada de un campo calculado está

bloqueado. No puede modificar su contenido, incluso si la opción seleccionada en la
propiedad correspondiente es No.

9.12. Definir una máscara de entrada

Una máscara de entrada facilita la introducción de datos en un formato predefinido.

 En el panel de exploración, haga un clic secundario sobre el nombre del formulario

correspondiente y luego haga clic en la opción Vista Diseño.

 Haga clic en el campo correspondiente, muestre sus propiedades pulsando la tecla [F4] y
luego haga clic en la ficha Datos.

 Haga clic en la propiedad Máscara de entrada.

 Introduzca el valor de la máscara de entrada o haga clic en el botón para activar

el Asistente para máscaras de entrada.

Este Asistente le propone máscaras de entrada predefinidas.

 Elija la Máscara de entrada en la zona correspondiente.

 Haga clic en la zona Probar e introduzca los datos para probar la máscara de entrada.

137
ACCESS 2010

 Haga clic en Siguiente.

 Personalice, si lo desea, la Máscara de entrada en la zona correspondiente.

 En caso necesario, cambie en el cuadro de entrada Marcadores de posición, el carácter

que debe aparecer en el cuadro de texto al entrar los datos, y que será reemplazado por
los datos que usted introduzca.

 Si es necesario, haga clic en la zona Probar e introduzca datos para probar los cambios
realizados en la máscara de entrada.

 Haga clic en Siguiente.

 Active la opción correspondiente a la forma en que deben guardarse los datos: Con
símbolos de la máscara o Sin símbolos de la máscara.

Esta etapa no se muestra si la máscara de entrada hace referencia a la entrada de una contraseña,
una fecha o una hora.

 Si es necesario, haga clic en Siguiente y luego en Finalizar.

 Haga clic en la herramienta para guardar los cambios realizados en el formulario.

 Cierre el formulario, si es necesario.

En la hoja de propiedades, la máscara de entrada se compone de tres elementos:

138
ACCESS 2010

TEMA 10. CREAR UN INFORME

10.1. Crear un informe con el Asistente
Un informe permite imprimir los datos de una tabla de una consulta con una presentación específica
y con la posibilidad de incluir diversos cálculos.

Este informe establece la lista de direcciones de los clientes.

 Seleccione la tabla o la consulta en la que desea basar el informe.

La tabla o la consulta podrá seleccionarse más adelante en el Asistente para informes.

 Haga clic en la ficha Crear.

 En el grupo Informes, haga clic en Asistente para informes.

La ventana del Asistente para informes aparece en la pantalla. El nombre de la tabla o de la

consulta seleccionada anteriormente puede verse en la lista Tablas/Consultas.

 Si la tabla o la consulta previamente seleccionada en el panel de exploración no le

conviene, seleccione otra Tablas/Consultas en la lista correspondiente.

Si este informe debe permitir imprimir solamente determinados registros, debe estar basado en una
consulta; la tabla o la consulta seleccionada se conoce como el origen del informe.

 Indique los campos que desea insertar en el informe:

 seleccione cada campo a insertar en la lista Campos disponibles y haga clic en el

botón

139
ACCESS 2010

 para insertar todos los campos haga clic en el botón .

 seleccione en la lista Campos seleccionados los campos que desea quitar y haga clic
en el botón .

 para quitar todos los campos haga clic en el botón .

También puede hacer doble clic sobre un campo para insertarlo en el informe.

 Haga clic en el botón Siguiente para pasar a la etapa siguiente.

 Si no desea agrupar los registros, seleccione el campo en función del cual debe efectuarse
el agrupamiento y haga clic en . Repita estas operaciones una o varias veces si deben
agregarse uno o varios niveles de agrupamiento.

Para eliminar un nivel de agrupamiento haga clic sobre el nombre del campo correspondiente
en la ventana de la vista previa y luego haga clic en el botón .

Para cambiar el orden de los campos de agrupamiento, haga clic sobre el nombre del campo

correspondiente en la ventana de la vista previa y utilice el botón para subir un nivel o el

botón para bajar uno.

El botón Opciones de agrupamiento permite definir los intervalos de agrupamiento de los campos
de agrupamiento.

 Haga clic en el botón Siguiente para pasar a la etapa siguiente.

 Indique el orden de presentación utilizado para imprimir los registros: para cada campo a
ordenar, abra la primera zona de la lista vacía, seleccione el campo y haga clic en el
botón Ascendente para ordenar los elementos en este orden o haga clic
en Descendente para ordenarlos de este modo.

140
ACCESS 2010

El campo de la lista 1 se utilizará como primera clave de orden, el de la lista 2 como segunda
clave, etc.

 Haga clic en el botón Siguiente.

 Indique la presentación de los campos que Access aplicará:

 En columnas: Los campos están dispuestos unos sobre otros, como en los formularios o
en los informes de tipo Columna simple.
 Tabular: Los campos están dispuestos unos al lado de otros, y los registros unos debajo
de otros. Su presentación en forma de tabla recuerda la de las hojas de datos.
 Justificado: Los datos de cada registro aparecen en una tabla de la misma anchura y
altura.

Las presentaciones disponibles son diferentes según se hayan definido uno o varios niveles de
agrupamiento en el informe: En pasos, Bloque o Esquema; haga clic en cada opción para visualizar
la presentación correspondiente.

 Active la opción Ajustar el ancho del campo de forma que quepan todos los campos en
una página para que cada registro se imprima en una línea.

 Seleccione la Orientación deseada en el recuadro correspondiente: Vertical u Horizontal.

 Haga clic en Siguiente.

 Introduzca el nombre para guardar el informe. De forma predeterminada, Access propone

el mismo nombre que la tabla o la consulta utilizada para crear el informe.

 Active la opción Vista previa del informe para visualizar el resultado o la

opción Modificar el diseño del informe para mostrar el informe en Vista Diseño.

 Haga clic en Finalizar.

El informe aparece en la pantalla listo para ser imprimido.

 Si está en vista previa del informe, haga desfilar las páginas con los botones del extremo
inferior izquierdo de la ventana.

En la ficha Crear, el botón Informe en blanco del grupo Informes permite crear un
informe vacío en Vista Presentación, mientras que el botón Diseño de informe del mismo
grupo crea un informe vacío en Vista Diseño. En ambos casos debe agregar a
continuación los campos deseados mediante el panel Lista de campos.

Del mismo modo que para los formularios, también puede crear un informe instantáneo:
en el panel de exploración, seleccione la tabla o la consulta sobre la que desea basar el
informe y luego, en la ficha Crear, haga clic en el botón Informe del grupo Informes.

10.2. Mostrar el informe en Vista Diseño

 En el panel de exploración, haga un clic secundario sobre el nombre del informe que desea
modificar y luego haga clic en Vista Diseño.

Desde la Vista Informes, haga clic en el botón Vista Diseño visible a la derecha de la barra
de estado.

141
ACCESS 2010

Desde la vista preliminar antes de imprimir, haga clic en el botón Cerrar vista preliminar del
grupo del mismo nombre.

Al igual que en el formulario, además de la ventana del informe, puede que el panel que contiene la
lista de campos o la hoja de propiedades del informe aparezcan en la pantalla.

 Al igual que en el formulario, el informe se compone de varias secciones:

 El Encabezado del informe contiene los datos que se imprimirán al principio de la

primera página del informe.

 El Encabezado de página contiene los datos impresos al principio de cada página (por
ejemplo, los títulos de las columnas).

 La sección Detalle contiene los datos impresos para cada registro (generalmente se
trata de las zonas de texto de cada campo).

 El Pie de página contiene los datos impresos en la parte inferior de cada página: la
fecha del día se obtiene gracias a la función Ahora(), la numeración automática de las
páginas se obtiene gracias a la función Página(), el número total de páginas es el
resultado de la función Páginas().

 El Pie del informe está reservado a los datos impresos en la última página después de
todos los registros.

 Al igual que la del formulario, la estructura del informe incluye diferentes tipos de controles:

 los controles dependientes: están vinculados a un campo de la tabla o de la consulta de

origen y, en general, muestran el valor de este campo,

 los controles independientes muestran la información totalmente independiente de la

tabla o de la consulta de origen; son, por ejemplo, el título del informe, los títulos de las
columnas, las líneas horizontales,

 los controles calculados: son, por ejemplo, controles que permiten mostrar la fecha del
día o numerar las páginas.

142
ACCESS 2010

 En caso necesario, guarde los cambios realizados en la estructura del informe haciendo clic

en la herramienta .

 Cierre el informe.

La Vista Presentación (botón a la derecha de la barra de estado) también permite

realizar la mayoría de cambios en la estructura de un informe y ver los datos al mismo
tiempo.

La anchura del informe no debe superar la anchura física del papel teniendo en cuenta
los márgenes de impresión.

Para mostrar las propiedades del informe, haga doble clic en la parte situada fuera de
los límites del informe o en la casilla que se encuentra en la intersección de las reglas
horizontal y vertical ( ).

La fecha del día y la numeración automática de las páginas pueden insertarse en el informe con
los botones Fecha y hora y Números de página de la ficha Diseño (grupo Encabezado
y pie de página).

10.3. Cambiar el orden asociado a un informe

 En el panel de exploración, haga un clic secundario sobre el nombre del informe en el que
desea cambiar el orden de presentación y haga clic en la opción Vista Diseño.

 En la ficha Diseño, haga clic en el botón Agrupar y ordenar del grupo Agrupación y
totales.

El panel Agrupación, orden y total aparece en la parte inferior de la ventana.

 Para cada campo que desea ordenar:

 Haga clic en el botón Agregar un orden y a continuación, en la lista de campos que

aparece, haga clic sobre el campo que servirá de criterio de ordenación: aparece una
nueva fila con el nombre del campo seleccionado en la sección Agrupación, orden y
total.

 Para cambiar el orden, abra la segunda lista haciendo clic en la flecha y luego
haga clic en la opción con A en la parte superior para una ordenación ascendente o
haga clic en con Z en la parte superior para una ordenación descendente.

Las etiquetas que permiten cambiar el orden varían en función del tipo de campo a ordenar. Por
ejemplo, para un campo de tipo Fecha/Hora, las etiquetas son de más antigua a más reciente y de
más reciente a más antigua.

La primera fila debe contener el nombre del campo utilizado como primera clave de orden; la
segunda fila, el del campo utilizado como segunda clave de orden...

143
ACCESS 2010

 Puede mostrar todas las opciones relacionadas con el nivel de orden haciendo clic en el
botón Más de la fila correspondiente si deben cambiarse los criterios de ordenación. Estas
opciones son idénticas a las relacionadas con el nivel de agrupación. Para más información,
remítase al apartado Definir el agrupamiento de los registros del apartado Imprimir un
informe.

 Para modificar la posición (la prioridad) de un nivel de orden, haga clic en la fila del
campo correspondiente en la sección Agrupación, orden y total y luego en el

botón Subir o en el botón Bajar visible a la derecha de la fila.

 Para eliminar un nivel de orden haga clic en la fila del campo correspondiente en la

sección Agrupación, orden y total y luego haga clic en el botón Eliminar visible a la
derecha de la fila o pulse la tecla [Supr].

 Haga clic en el botón de la sección Agrupación, orden y total para cerrarlo o vuelva
a hacer clic en el botón Agrupar y ordenar visible en la ficha Diseño.

 Haga clic en la herramienta para guardar los cambios realizados en el informe y

ciérrelo, si es necesario.

Si solamente debe asociarse un nivel de orden al informe, haga un clic secundario sobre
el valor del campo correspondiente en la estructura del informe y luego haga clic
en Orden ascendente u Orden descendente: la fila que corresponde al orden elegido
se agrega a la sección Agrupación, orden y total. Si ya había un orden asociado al
informe, éste se elimina y se reemplaza por uno nuevo.

144
ACCESS 2010

El orden asociado al informe también puede definirse en la página Datos de la hoja de

propiedades del informe: en la línea Ordenar por, indique el nombre de los campos
utilizados como clave separándolos por una coma; agregue DESC detrás del nombre del
campo para ordenar por valor descendiente (ejemplo: Ciudad DESC, Nombre). A
continuación, active la opción Ordenar por al cargar.

10.4. Insertar subinformes independientes del informe principal

Esta técnica permite reunir varios informes para imprimirlos simultáneamente.

 Cree y muestre en Vista Diseño el informe que servirá de informe principal como un objeto
independiente. El origen del informe debe estar vacío.

Para crear un Informe en blanco en modo Diseño, puede hacer clic en el botón Informe en
blanco visible en la ficha Crear (grupo Informes).

 Inserte cada uno de los informes que servirán de subinforme en la sección Detalle del
informe principal arrastrando el icono correspondiente del panel de exploración hacia la
ventana del informe principal.

 Haga clic en la herramienta para guardar los cambios realizados en el informe y, si

es necesario, ciérrelo.

10.5. Insertar subinformes vinculados al informe principal

Esta técnica permite aplicar a los informes los principios vinculados a la inserción de subformularios.
El informe principal representa el lado "uno" de la relación, cada subinforme representa el lado
"varios".

145
ACCESS 2010

Cada subinforme está vinculado al informe principal a través de un campo común (que en este caso,
podría ser el campo Categorías), pero ambos subinformes no están vinculados entre ellos.

 Muestre el informe que se utilizará como informe principal en modo Diseño.

 Inserte cada informe que servirá de subinforme en la sección Detalle del informe principal
arrastrando el icono correspondiente del panel de exploración hacia la ventana del
informe principal.

Access sincroniza automáticamente el informe principal y el subinforme, si dichos informes están

basados en tablas o en una o varias consultas que contengan vínculos. La sincronización también se
lleva a cabo automáticamente si el informe principal está basado en una tabla con una clave
principal cuyo nombre sea idéntico a uno de los campos del subinforme (el tipo de datos debe, por
supuesto, ser parecido o compatible).

 Para controlar o modificar los vínculos entre el informe principal y el o los subinformes,
seleccione, si es necesario, el control del subinforme (alrededor del control aparecen unos
cuadrados negros, son los controladores de selección).

 Pulse la tecla [F4] para mostrar las propiedades del subinforme y haga clic en la
ficha Datos.

 Indique en la propiedad Vincular campos secundarios el nombre del campo de vínculo

del subinforme y, a continuación, en la propiedad Vincular campos principales, el nombre
del campo o control de vínculo del informe principal.

 Si es necesario, desplace el control del informe y/o cambie su tamaño.

 Si es preciso, realice cambios en la estructura de un subinforme. Para ello, haga clic sobre
el subinforme correspondiente y luego, en la ficha Diseño, haga clic sobre el

botón Subinforme en nueva ventana visible en el grupo Herramientas. A

continuación, realice los cambios, guarde la nueva estructura del subinforme ( ) y luego
haga clic en el botón de la ventana del subinforme para cerrarlo.

 Haga clic en el botón de la barra de informe para visualizar el resultado en vista

preliminar.

146
ACCESS 2010

 Utilice los botones del extremo inferior izquierdo del subinforme para hacer desfilar las
páginas.

 Haga clic en la herramienta para guardar el informe y luego, si es necesario, ciérrelo.

Si no sabe exactamente qué campo de vínculo utilizar para las propiedades Vincular
campos principales y Vincular campos secundarios de un subinforme, haga clic el
botón Generar para abrir la ventana del Vinculador de campos de subinforme.

10.6. Crear un informe para imprimir etiquetas

 En el panel de exploración, seleccione la tabla o la consulta en la que desea basar sus
etiquetas.

 Haga clic en la ficha Crear y, a continuación, en el grupo Informes, haga clic en el

botón Etiquetas.

La ventana del Asistente para etiquetas aparece en la pantalla.

 Seleccione el formato en función de la hoja de etiquetas que utiliza para imprimir las
etiquetas.

El botón Personalizar permite definir un formato no propuesto de forma predeterminada.

 Indique si el papel utilizado es un listado (Continua) o si se trata de Hojas sueltas.

 Haga clic en el botón Siguiente para pasar a la etapa siguiente.

 Defina el estilo del texto en el recuadro Apariencia del texto y haga clic en Siguiente.

 Defina el contenido de cada etiqueta insertando cada campo con el botón e

introduciendo, si es necesario, caracteres de texto. Utilice la tecla [Intro] para pasar a la
línea siguiente.

Para insertar un campo, también puede hacer doble clic sobre el nombre del campo después de
haber hecho clic en la línea correspondiente.

147
ACCESS 2010

Para quitar un campo o un carácter de la etiqueta, selecciónelo y pulse la tecla [Supr].

 Haga clic en Siguiente.

 Seleccione el o los campos utilizados como criterio de orden al imprimir las etiquetas:
seleccione cada campo en la lista Campos disponibles y haga clic en el botón o
haga doble clic en el campo de la zona Campos disponibles.

 Haga clic en el botón Siguiente e introduzca el nombre para guardar el informe. De forma
predeterminada, Access propone el mismo nombre que la tabla o la consulta utilizada para
crear el informe, precedido de la designación Etiquetas.

 Active la opción Ver las etiquetas tal y como se imprimirán para visualizar el resultado o
la opción Modificar el diseño de la etiqueta para ir a la Vista Diseño.

 Haga clic en el botón Finalizar.

 Si está en vista preliminar de las etiquetas, haga clic en el botón Cerrar vista
preliminar para mostrar el informe en Vista Diseño.

148
ACCESS 2010

En Vista Diseño, el informe sólo muestra una etiqueta. La opción de múltiples columnas (vinculada a
la configuración de página de impresión) permite imprimir varias etiquetas en el ancho de la
página.

 Eventualmente, adapte las dimensiones de la sección Detalle en función de las dimensiones

de las etiquetas en las que imprime.

 Haga clic, si es necesario, en la herramienta para guardar los cambios realizados en

el informe y, a continuación, ciérrelo.

10.7. Cambiar la configuración de las etiquetas

 En el panel de exploración, haga un clic secundario sobre el nombre del informe del que
desea cambiar el diseño y luego haga clic en la opción Vista Diseño.

 Haga clic en la ficha Configurar página y luego en el botón Configurar página del
grupo Diseño de página.

 Haga clic en la ficha Columnas.

 En la zona de entrada Número de columnas, indique el número de etiquetas que desea

imprimir a lo ancho.

 Eventualmente, cambie el espacio entre las filas y las columnas con las opciones Espacio
entre filas y Espacio entre columnas del recuadro Configuración de la cuadrícula.

 Active la opción Igual que en Detalle para aplicar a las etiquetas las dimensiones de la
sección Detalle.

 En el recuadro Diseño de columna, indique el orden de impresión de las etiquetas

activando la opción correspondiente.

 Haga clic en Aceptar.

 Haga clic en la herramienta para guardar los cambios realizados en el informe.

 Haga clic en el botón de la barra de estado para visualizar el resultado.

 En caso necesario, cierre el informe.

149
ACCESS 2010

150
ACCESS 2010

TEMA 11. IMPRIMIR UN INFORME

11.1. Introducción
Para obtener una vista previa, imprimir o configurar la impresión de un informe, proceda igual
que con cualquier objeto de base de datos (véase Imprimir datos).

11.2. Imprimir un informe para determinados registros

UTILIZAR UN FILTRO

 En el panel de exploración, haga un clic secundario sobre el informe correspondiente y

luego haga clic en la opción Vista Diseño.

 En caso necesario, muestre la Hoja de propiedades del informe: en la ficha Diseño, haga
clic en el botón Hoja de propiedades del grupo Herramientas o pulse la tecla [F4]. A
continuación, seleccione la opción Informe en la lista Tipo de selección visible en la parte
superior de la hoja de propiedades.

Después de mostrar la Hoja de propiedades, también puede hacer clic en la casilla situada en la
intersección de las reglas horizontal y vertical ( ) para mostrar las propiedades del informe en el
panel Hoja de propiedades. Si la Hoja de propiedades no aparece, haga doble clic sobre la casilla
situada en la intersección de las reglas para mostrar las propiedades vinculadas al informe en el
panel Hoja de propiedades.

 Haga clic en la ficha Datos de la Hoja de propiedades.

 Haga clic en la zona de entrada de la propiedad Filtro y especifique una expresión SQL
que permita seleccionar los registros. En su formulación más simple, la expresión se presenta
en forma de nombre del campo = valor. Si el valor es un tipo de datos texto, debe
escribirlo entre comillas.

Si en el momento de la creación del informe la tabla o la consulta de origen posee un filtro

guardado, la expresión de este filtro aparece automáticamente en la propiedad Filtro.

151
ACCESS 2010

 Seleccione la opción Sí para la propiedad Filtrar al cargar.

 Guarde los cambios realizados en el informe haciendo clic en el botón y ciérrelo.

 Para verificar el resultado, haga doble clic en el nombre del informe que desea mostrar en
modo Vista previa antes de la impresión.

Si se ha guardado una ordenación con la tabla o la consulta de origen del informe en el

momento de su creación, ésta aparece automáticamente en la propiedad Ordenar por. La
propiedad Ordenar por al cargar permite activarla o desactivarla.

UTILIZAR UNA CONSULTA

 En el panel de exploración, haga un clic secundario en el informe correspondiente y luego

haga clic en la opción Vista Diseño.

 En caso necesario, muestre la Hoja de propiedades del informe: en la ficha Diseño, haga
clic en Hoja de propiedades del grupo Herramientas o pulse la tecla [F4]. A continuación,
seleccione la opción Informe en la lista Tipo de selección visible en la parte superior de la
hoja de propiedades.

 Haga clic en la ficha Datos de la Hoja de propiedades.

 En la propiedad Origen del registro, seleccione el nombre de la consulta que le permitirá

imprimir sólo determinados registros del informe.

La consulta debe, evidentemente, incluir los campos que figuran en el informe.

 Guarde el informe haciendo clic en .

 Inicie la vista preliminar y/o la impresión del informe para visualizar el resultado.

 En caso necesario, cierre el informe.

11.3. Definir el agrupamiento de los registros

 En el panel de exploración, haga un clic secundario sobre el nombre del informe para el
que desea agregar un grupo los registros y luego haga clic en Vista Diseño.

 En la ficha Diseño, haga clic en el botón Agrupar y ordenar del grupo Agrupación y
totales.

152
ACCESS 2010

La sección Agrupación, orden y total aparece en la parte inferior de la ventana.

 Para agregar un nivel de agrupación, haga clic en el botón Agregar un grupo y, a

continuación, en la lista de campos que aparece, haga clic en aquel que va a servir de
criterio de agrupación.

Aparece una nueva línea con el nombre del campo seleccionado en el panel Agrupación, orden y
total.

 Muestre todas las opciones vinculadas a este nivel de agrupación haciendo clic en el
botón Más visible en la línea correspondiente. Haga un clic en el botón Menos para ocultar
estas opciones.

 Defina los criterios de agrupación con las diferentes listas asociadas al nivel de agrupación:

a) cambie, si lo desea, el campo que sirve de criterio de agrupación.

b) defina la ordenación de los registros.
c) defina el modo de agrupación de los registros. Independientemente del tipo de campo
sobre el que se ha basado la agrupación, Access le propone siempre agrupar los
registros en los que el valor entero del campo es idéntico (opción por valor completo).
Sin embargo, existen otros agrupamientos en función del tipo de campo: para un campo
de tipo Texto, puede agrupar los registros en función de los n primeros caracteres
idénticos de este campo; para un campo de tipo Número, Moneda y Autonumérico, la
agrupación puede llevarse a cabo en función del intervalo propuesto en la lista o en el
Intervalo que definirá usted mismo en la zona correspondiente asociada a la
opción Personalizado; por último, para cada campo de tipo Fecha/Hora, la agrupación
de los registros puede hacerse por día, por semana, por mes, por trimestre o por
año así como en función del intervalo de fecha definido con las zonas asociadas a la
opción Personalizado.
d) agregue eventualmente los totales al informe: seleccione el campo en el que debe
hacerse el cálculo en la lista Total de y elija el Tipo de cálculo a efectuar. A
continuación, active las opciones correspondientes en el lugar donde deben aparecen los
totales en el informe.

Pueden definirse totales para varios campos.

e) agregue eventualmente un texto en la zona Encabezado de grupo haciendo clic en el

vínculo haga clic para agregar.
f) puede agregar o no una sección Encabezado de grupo antes de cada grupo nuevo.
g) puede agregar o no una sección Pie de grupo después de cada grupo nuevo.
h) indique a Access cómo debe administrar los saltos de página dentro de un grupo:
 no mantener junto el grupo en una página: un grupo puede imprimirse en dos
páginas.
 mantener todo el grupo junto en una página: Access realiza un salto de página
antes de imprimir el grupo, si éste no cabe en el espacio que queda en la parte
inferior de la página.

153
ACCESS 2010

 mantener el encabezado y el primer registro juntos en una página: el

encabezado del grupo no puede imprimirse al final de la página si no va seguido
de un registro.

 Proceda de este modo para agregar los niveles de agrupación deseados.

 Para cambiar la posición (la prioridad) de un nivel de agrupación, haga clic en la línea del
campo correspondiente en la sección Agrupación, orden y total y pulse el

botón Subir o Bajar visible a la derecha de la línea.

 Para eliminar un nivel de agrupación, haga clic en la fila del campo correspondiente del

panel Agrupación, orden y total y, a continuación, haga clic en Eliminar visible a la

derecha de la fila o pulse la tecla [Supr].

 Haga clic en el botón del panel Agrupación, orden y total para cerrarlo o haga de
nuevo clic en Agrupar y ordenar visible en la ficha Diseño.

 En caso necesario, defina el contenido de las secciones Encabezado del grupo y/o Pie del
grupo.

 Inicie la vista preliminar y/o la impresión del informe.

 Guarde el informe y, a continuación, si es necesario, ciérrelo.

Los niveles de agrupación también pueden definirse en Vista Página. La agrupación

puede basarse en un campo calculado. También puede crear uno o varios niveles de
agrupación al crear un informe con el Asistente para informes (ver Crear un informe con
el Asistente del apartado Crear un informe). Para crear un nivel de agrupación, también
puede hacer un clic secundario sobre el valor del campo correspondiente en la
estructura del informe y luego hacer clic en Agrupar en: la fila que corresponde a la
agrupación se agrega al panel Agrupación, orden y total. Si una o varias
agrupaciones ya estaban asociadas al informe, ésta se agregará a las demás.

En Vista Diseño de un informe, el botón Ocultar detalles (ficha Diseño) permite

ocultar los registros situados en el nivel de grupo inferior (contenido de la
sección Detalle) y guardar solamente la información de las secciones de encabezado y

pie de página. Si hace de nuevo clic en el botón Ocultar detalles podrá mostrar
las filas de detalle del informe.

Para agregar un total a un campo, también puede hacer un clic secundario sobre el
campo correspondiente en la estructura del informe, apunte la opción Totales y luego
haga clic en la opción que corresponde a la acción que desea realizar. Si el informe no
contiene ningún nivel de agrupación, el control calculado se agrega al pie del informe.
De lo contrario, se inserta un control calculado en cada pie de grupo.

11.4. Imprimir cada grupo en una página

 En el panel de exploración, haga un clic secundario en el informe correspondiente y luego
haga clic en la opción Vista Diseño.

154
ACCESS 2010

 Seleccione la sección afectada por el salto haciendo clic en su barra de título.

 Muestre la Hoja de propiedades pulsando la tecla [F4].

 Haga clic en la ficha Formato de la hoja de propiedades.

 Abra la lista asociada a la propiedad Forzar nueva página y seleccione una de las
opciones de la lista: Antes de la sección, Después de la sección o Antes y después de la
sección.

 Guarde los cambios realizados en el informe haciendo clic en la herramienta .

 Haga clic en el botón de la barra del informe para ver el resultado.

 En caso necesario, cierre el informe.

11.5. Evitar imprimir el encabezado y/o el pie de página

 En el panel de exploración, haga un clic secundario sobre el informe correspondiente y, a
continuación, en Vista Diseño.

 Si es necesario, muestre la Hoja de propiedades del informe: pulse la tecla [F4] y

seleccione la opción Informe en la lista Tipo de selección visible en la parte superior de la
hoja de propiedades.

Tras mostrar la Hoja de propiedades, también puede hacer clic en la casilla situada en la
intersección de las reglas horizontal y vertical ( ) para mostrar las propiedades del informe en el
panel Hoja de propiedades; si la Hoja de propiedades no aparece, haga doble clic sobre la
casilla situada en la intersección de las reglas para mostrar las propiedades relativas al informe
en el panel Hoja de propiedades.

 Haga clic en la ficha Formato de la Hoja de propiedades.

 Defina las páginas para las que debe evitarse la impresión del encabezado y/o el pie de
página con la ayuda de las propiedades Encabezado de página y Pie de página:

 En todas las páginas: el encabezado y/o el pie de página se imprimen siempre.

 Sin encabezado de informe: el encabezado y/o el pie de página no se imprimen
cuando el encabezado del informe es visible.
 Sin pie del informe: el encabezado y/o el pie de página no se imprimen cuando el pie
del informe es visible.
 Sin encabezado/pie del informe: el encabezado y/o el pie de página no se imprimen
en la primera página, si ésta contiene el encabezado del informe ni en la última, si
contiene el pie del informe.

 Guarde los cambios realizados en el informe haciendo clic en la herramienta .

 Haga clic en el botón de la barra de estado para ver el resultado.

 Cierre el informe, si es necesario.

155
ACCESS 2010

11.6. Evitar imprimir los duplicados

Un duplicado corresponde a varios valores idénticos en campos o registros.

 En el panel de exploración, haga un clic secundario sobre el informe correspondiente y, a

continuación, haga clic en Vista Diseño.

 Seleccione el control del campo correspondiente y luego, en caso necesario, pulse la

tecla [F4] para mostrar sus propiedades.

 Haga clic en la ficha Formato.

 Seleccione la opción Sí de la propiedad Ocultar replicados.

 Guarde los cambios realizados en el informe haciendo clic en la herramienta y, a

continuación, si es necesario, ciérrelo.

156
ACCESS 2010

TEMA 12. CONTROLES DEPENDIENTES

12.1. Insertar un cuadro de texto
Un cuadro de texto es un control dependiente que permite mostrar el valor de un campo en un
formulario o en un informe.

 En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del ratón en el formulario o el
informe correspondiente y a continuación, haga clic sobre la opción Vista Diseño para que
aparezca su estructura.

 Muestre el panel que contiene la lista de campos: en la ficha Diseño, haga clic en Agregar
campos existentes, visible en el grupo Herramientas.

El panel Lista de campos aparece a la derecha de la ventana de la aplicación. Éste puede dividirse,
según el caso, en una, dos o tres zonas:

 El área Campos disponibles para esta vista muestra la lista de campos de la tabla de origen
en la que se basa el formulario o el informe; si el formulario o el informe se basa en una
consulta, esta área muestra los campos de la tabla en la que se basa dicha consulta.

157
ACCESS 2010

 El área Campos disponibles en tablas relacionadas contiene los campos, reagrupados por
tablas, en relación con la tabla de origen. Esta área no aparece si no se ha establecido
alguna relación con la tabla de origen. Encontrará más información, en lo que se refiere a
las relaciones entre tablas, en el capítulo Relaciones entre las tablas.

 El área Campos disponibles en otras tablas contiene los campos de la base de datos,
reagrupados por tablas, que no se encuentran ni en la primera ni en la segunda área.

 Para ver todas las zonas del panel Lista de campos, haga clic en el víniculo Mostrar todas
las tablas situado en la parte superior del panel; de lo contrario, para visualizar
únicamente los campos de la zona Campos disponibles, haga clic en el enlace Mostrar
solamente los campos del origen de registros actual.

 En el panel Lista de campos, haga clic en el nombre del campo que desea insertar y
arrástrelo al lugar donde desea insertar el cuadro de texto, en la ventana del formulario o
del informe; también puede seleccionar el campo que desea insertar y después pulsar la
tecla [Intro], o haga doble clic en el campo a insertar.

Por defecto, hay una etiqueta asociada al cuadro de texto.

 Elimínela, si es preciso.

 Modifique, si lo considera oportuno, la posición, las dimensiones y las características del

cuadro de texto.

 Para cerrar la ventana que contiene la lista de campos, haga clic en o haga clic
nuevamente en Agregar campos existentes del grupo Herramientas.

 Guarde las modificaciones realizadas en el formulario o el informe y a continuación, si es

preciso, ciérrelo.

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ACCESS 2010

Es posible insertar varios campos en una sola operación: para seleccionar varios campos
contiguos en la lista de campos, seleccione el primero y a continuación,
pulse [Mayús] cuando seleccione el último, para seleccionar los campos no contiguos,
seleccione el primer campo, y a continuación, pulse la tecla [Ctrl] durante de la selección
de los otros campos.

12.2. Insertar un campo en forma de casilla de verificación, botón de

opción o botón de alternar casilla
La casilla de verificación, el botón de opción y el botón de alternar permiten gestionar los campos
de tipo Sí/No.

 En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del ratón en el formulario o el
informe y a continuación, haga clic en la opción Vista Diseño para que aparezca su
estructura.

 Asegúrese de que la ficha Diseño esté activada.

 Muestre, si es preciso, el panel Lista de campos haciendo clic en Agregar campos

existentes del grupo Herramientas.

 Haga clic en el botón Más del grupo Controles y haga clic en una de las herramientas

en función del tipo de control que desea insertar: (Casilla de verificación), (Botón

de opción), (Botón de alternar).

 Haga clic en la lista, en el campo de tipo Sí/No correspondiente y a continuación, arrástrelo

hasta la ventana del formulario o del informe, en el lugar donde desea insertarlo.

 Si ha insertado un botón de alternar, haga clic en el interior de éste, escriba el texto que
debe contener y a continuación, valide pulsando la tecla [Intro].

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ACCESS 2010

El texto introducido corresponde a la propiedad Título (ficha Formato) de la hoja de propiedades

del botón de alternar. Este botón aparece con un efecto de relieve.

 Modifique, si lo desea, la presentación de la casilla de verificación, del botón de opción o

del botón de alternar.

 Cierre, si lo considera oportuno, el panel Lista de campos haciendo clic en el botón de

su ventana.

 Haga clic sobre la herramienta para guardar las modificaciones realizadas sobre el
formulario o el informe y a continuación, si es preciso, ciérrelo.

Es posible insertar varias casillas de verificación, botones de opción o botones de

alternar en un grupo de opciones, con el fin de permitir la selección de uno de los
valores mostrados en el grupo (ver Insertar un grupo de opciones en un formulario, un
poco más adelante en este mismo capítulo).

Si el campo de tipo Sí/No contiene el valor Sí (o Verdadero o Activo), en la casilla de

verificación aparecerá una cruz, en el botón de opción aparecerá un punto y el botón
de alternar aparecerá pulsado; si el campo contiene el valor No (o Falso o Inactivo), la
casilla de verificación y el botón de opción aparecerán vacíos y el botón alternar
aparecerá sin pulsar.

Durante la entrada de datos, utilice estos elementos como lo haría en un cuadro de

diálogo Windows: haga clic sobre el elemento para activarlo o desactivarlo (con el
teclado, utilizase la tecla [barra espaciadora]).

12.3. Crear una lista de datos fijos

Access pone a su disposición dos herramientas para seleccionar datos en lugar de tener que
escribirlos: los cuadros de lista y los cuadros combinados. Estos dos tipos de controles presentan una
lista de valores en la que se puede seleccionar el valor del campo; en el caso de un cuadro de lista
desplegable, tiene además la posibilidad de introducir un valor que no aparezca en la lista. La
creación de este tipo de control necesita la definición de ciertas propiedades. Le aconsejamos que al
principio utilice el Asistente para controles para ayudarle en esta tarea.

 En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del ratón en el formulario al
que desea agregar una lista de datos fijos y a continuación, haga clic en la opción Vista
Diseño para que aparezca su estructura.

 Compruebe que el Asistente para controles esté activado: en la ficha Diseño, haga clic en

el botón Más del grupo Controles y, a continuación, si es preciso, haga clic en la

opción Utilizar Asistentes para Controles para activarla.

 Aún en el grupo Controles, haga clic en Más en la herramienta correspondiente al tipo

de lista que desea crear: (cuadro combinado) o (cuadro de lista).

 Haga clic y arrastre el ratón para trazar el cuadro del control.

Access activa el Asistente para cuadros combinados o el Asistente para cuadros de lista.

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ACCESS 2010

 Active la opción Escribiré los valores que desee y a continuación, haga clic en Siguiente.

 Especifique el Número de columnas de la lista en el cuadro de entrada de datos

correspondiente y a continuación, haga clic en la primera celda vacía de la columna Col1.

 Introduzca los valores de la lista de igual forma que lo haría en una hoja de datos: la
tecla [Tab] permite acceder a la celda siguiente.

 Haga clic en Siguiente.

 Seleccione, si es preciso, el nombre de la columna que contenga el valor que desea

almacenar o utilizar en su base de datos.

Este paso únicamente es visible si el número de columnas definido en el paso anterior es superior a
1.

 Si es preciso, haga clic en el botón Siguiente para ir al siguiente paso.

 Active la opción Almacenar el valor en el campo y a continuación, seleccione el campo

para el cual está creando la lista de valores.

 Haga clic en Siguiente.

 Introduzca el texto de la etiqueta de la lista, en el cuadro de entrada de datos

correspondiente y a continuación, haga clic en Finalizar.

 Si es preciso, cambie de sitio, de tamaño y/o de formato el control de la lista.

 Para visualizar las propiedades de la lista, asegúrese de que el control esté seleccionado,
pulse la tecla [F4] para que aparezca la hoja de propiedades de la lista y a continuación,
haga clic en la ficha Datos: la propiedad Tipo de origen de la fila muestra Lista de
valores; los valores de la lista aparecen en la fila Origen de la fila separados por un

161
ACCESS 2010

punto y coma; el número de columnas de la lista se encuentra en la propiedad Número de

columnas de la ficha Formato.

Si crea la lista de valores sin la ayuda del Asistente para controles, deberá definir estas
propiedades usted mismo.

 Haga clic en la herramienta para guardar las modificaciones realizadas en el

formulario y a continuación, si es preciso, ciérrelo.

En el caso de un cuadro combinado, tiene la posibilidad de escribir cualquier dato con la

condición de que en la hoja de propiedades de la lista, la propiedad Limitar a la
lista de la ficha Datos esté desactivada.

Puede crearse una lista de datos fijos a partir de la vista Diseño de una tabla. Para ello,
escoja el tipo de datos Asistente para búsquedas para el campo correspondiente (ver
Crear una lista de búsquedas del capítulo Estructura de una tabla).

12.4. Crear una lista con datos resultantes de otra tabla

Este procedimiento permite insertar, en un formulario que reúna datos de varias tablas, un cuadro
de lista que contenga datos de uno o varios campos de una de estas tablas.

 En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del ratón en el formulario o el
informe y a continuación, haga clic en la opción Vista Diseño para que aparezca su
estructura.

 Asegúrese de que la ficha Diseño esté activada.

 Haga clic en el botón del grupo Controles y, a continuación, haga clic en la

herramienta correspondiente al tipo de lista a crear: (cuadro combinado)

o (cuadro de lista).

 Haga clic y arrastre el ratón para trazar el cuadro de texto del control.

El Asistente para cuadro de lista o cuadro combinado le va ayudar a definir las características del
control.

 Mantenga activada la primera opción, con el fin de que la búsqueda se realice sobre los
valores de una tabla o de una consulta y a continuación, haga clic en Siguiente para
acceder al siguiente paso.

 En el cuadro Ver, active la opción correspondiente a la lista de objetos que desea ver.

 Seleccione la tabla o la consulta que contiene los valores que desea insertar en la lista y a
continuación, haga clic en Siguiente.

 En la lista Campos disponibles seleccione cada campo cuyos valores deben aparecer en el

cuadro de lista y a continuación, haga clic en para agregarlo a la lista Campos

seleccionados.

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ACCESS 2010

Uno de estos campos debe ser común a la tabla seleccionada y al origen del formulario activo.

 Haga clic en Siguiente.

 Indique el tipo de ordenación utilizado para la lista: abra el primer cuadro de la lista vacío
correspondiente a cada uno de los campos en los que desee establecer una ordenación,
seleccione el campo y a continuación, haga clic en Ascendente para que se ordene por
orden creciente o en Descendente para ordenarlo por orden decreciente.

El campo de la lista 1 se utilizará como primera clave de ordenación, el de la lista 2 como segunda
clave de ordenación...

 Haga clic en Siguiente.

 Desactive la opción Ocultar la columna clave (se recomienda) si la columna que contiene
los valores de la clave debe ser visible.

 Modifique, si es preciso, el ancho de las columnas de la lista, arrastrando el borde derecho

de los encabezados de columna correspondientes y a continuación, haga clic en Siguiente.

 En el cuadro Campos disponibles, seleccione el campo en el cual debe almacenarse el

valor y a continuación, haga clic en Siguiente.

Esta paso únicamente es accesible si la opción Ocultar la columna clave (se recomienda) ha sido
desactivada en el paso anterior.

 Active la opción Almacenar el valor en el campo y a continuación, seleccione el campo del

origen del formulario en el que debe almacenarse el valor.

 Haga clic en Siguiente.

 Introduzca el texto de la etiqueta del cuadro de lista y a continuación, haga clic

en Finalizar.

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ACCESS 2010

 Si es preciso cambie de sitio, de tamaño y/o de formato el control de la lista.

 Para ver las propiedades de la lista, asegúrese de que el control correspondiente esté
seleccionado, pulse la tecla [F4] para que aparezca la hoja de propiedades de la lista y a
continuación, haga clic en la ficha Todas para que aparezcan todas los propiedades
definidas por el Asistente durante la creación del cuadro de lista.

Estas son las propiedades que habría tenido que definir si no hubiera utilizado el Asistente:

 Origen del control: nombre del campo asociado al control.

 Tipo de origen de la fila: escoja Tabla/Consulta.

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ACCESS 2010

 Origen de la fila: nombre de la tabla o de la consulta que contiene los valores del
campo o instrucción SQL que permite seleccionar los campos insertados en la lista. Si
sólo se especifica un nombre de tabla o de consulta, las columnas de la lista contendrán
los valores de los x primeros campos de la tabla o consulta, donde x corresponde al
número de columnas.
 Número de columnas: número de columnas de la lista.
 Encabezados de columna: active esta opción para que aparezcan los encabezados de
columna en la lista (nombre de los campos).
 Ancho de columnas: anchos de las columnas de la lista, separados por un punto y
coma; si una columna tiene ancho 0 no aparece.
 Columna dependiente: número de la columna que contiene los valores del campo común
al origen de la lista y al origen del formulario.
 Filas en lista: número de filas visibles en la lista.
 Ancho de la lista: suma del ancho de las columnas de la lista.
 Limitar la lista: escoja la opción No si se trata de una lista modificable y desea poder
introducir un valor cualquiera.

Todas estas opciones puede encontrarlas en las páginas Formato y Datos de la hoja de propiedades.

 Haga clic en la herramienta para guardar las modificaciones realizadas en el

formulario.

 Si lo considera oportuno, haga clic en Vista Formulario y a continuación, abra la lista

elegida para ver su contenido.

 Si es preciso, cierre el formulario.

Puede crear una lista que contenga los datos procedentes de otra tabla a partir de la
vista Diseño de una tabla. Para ello, escoja el tipo de datos para el campo
seleccionando la opción Asistente para búsquedas (ver Estructura de una tabla - Crear
una lista de búsquedas).

165
ACCESS 2010

12.5. Insertar un grupo de opciones en un formulario

Los tres vendedores disponibles en este formulario forman parte de un grupo de opciones:

 En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del ratón en el formulario y a
continuación, haga clic en la opción Vista Diseño para que aparezca su estructura.

 Compruebe que el Asistente del Control esté activo: en la ficha Diseño, haga clic en el

botón Más del grupo Controles y, si es preciso, haga clic en la opción Utilizar
Asistentes para controles para activarla.

 Aún en el grupo Controles, haga clic, si es preciso en el botón Más y luego en el botón

 Haga clic y arrastre el ratón para trazar el cuadro del Grupo de opciones.

Access inicia el Asistente para Grupos de opciones.

 Introduzca el texto de cada etiqueta del grupo como en una hoja de datos: la tecla [Tab] o
la tecla [Flecha abajo] permiten acceder a la celda siguiente.

 Haga clic en Siguiente.

 Modifique, si es preciso, el valor propuesto por defecto en el cuadro combinado y a

continuación, haga clic en Siguiente.

 Indique el valor asignado a cada opción del grupo.

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ACCESS 2010

Estos son los valores que se almacenarán en la tabla. Obligatoriamente este dato tiene que ser
numérico: un grupo de opciones sólo puede crearse para campos de tipo numérico o autonumérico.

 Haga clic en Siguiente.

 Active la opción Guardar el valor en este campo y a continuación, seleccione el campo en

el que debe almacenarse el valor.

 Haga clic en Siguiente.

 Seleccione el tipo de botón y el estilo del cuadro.

En principio, los botones de opción se utilizan cuando sólo puede activarse una opción del grupo.

 Haga clic en Siguiente.

 Escriba el texto de la etiqueta del grupo de opciones en el cuadro de entrada de datos

correspondiente y a continuación, haga clic en Finalizar.

Las opciones del grupo se presentan unas debajo de las otras.

 Si es preciso cambie de sitio, de tamaño y/o de formato el control del grupo de opciones.

 Para ver las propiedades de un botón del grupo, haga clic sobre él para seleccionarlo,
pulse la tecla [F4] para que aparezca su hoja de propiedades y a continuación, haga clic
en la ficha Datos: la propiedad Valor de la opción determina el valor almacenado en la
tabla de origen del formulario si el usuario selecciona esta opción.

 Haga clic sobre la herramienta para guardar las modificaciones realizadas sobre el
formulario y a continuación, si es preciso, ciérrelo.

12.6. Cambiar el tipo de control de un campo

 En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del ratón en el formulario y a
continuación, haga clic en la opción Vista Diseño para que aparezca su estructura.

 Asegúrese de que la ficha Diseño esté activada.

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ACCESS 2010

 Haga clic con el botón secundario del ratón en el control correspondiente, puntee la
opción Cambiar a y a continuación, haga clic en la opción correspondiente al tipo de
control que desee.

Las opciones disponibles dependen del tipo de campo.

 Guarde las modificaciones realizadas en el formulario y a continuación, si es preciso,

ciérrelo.

12.7. Insertar un objeto

INSERTAR UN OBJETO DEPENDIENTE

El objeto está vinculado a un campo de tipo Objeto OLE (Object Linking and Embedding). Los
campos de tipo Objeto OLE, le permiten insertar en un formulario un objeto creado en otra
aplicación del entorno Windows (este objeto puede ser una imagen creada por medio del programa
de dibujo Paint, una tabla creada por medio de la aplicación Excel...).

Esta aplicación debe ser una aplicación servidor y a Access se le llama entonces aplicación cliente. El
llamado vínculo OLE, específico del entorno Windows, permite insertar el objeto resultante de una
aplicación servidor en una aplicación cliente. Para ello existen dos métodos:

 cuando se incrusta un objeto, el objeto insertado forma parte integrante del documento de
destino: no puede cambiarlo de otra forma que no sea abriendo previamente dicho
documento.

 en el caso de un vínculo con un objeto, este objeto no existe en el documento de destino;

que no contiene más que un vínculo que le permite mostrar dicho objeto cuando es
necesario. El objeto se puede modificar a partir de la aplicación servidor,
independientemente de la aplicación cliente (en este caso cuenta con la posibilidad de
actualizar el documento de destino).

 En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del ratón en el formulario y a
continuación, haga clic en la opción Vista Diseño para que aparezca su estructura.

 En la ficha Diseño, haga clic en el botón Más del grupo Controles y luego en la

herramienta Marco de objeto dependiente .

 Haga clic y arrastre el ratón para trazar el cuadro del objeto dependiente.

 Pulse la tecla [F4] para que aparezca la hoja de propiedades del objeto dependiente
seleccionado y a continuación, haga clic en la ficha Datos.

 Seleccione, en la propiedad Origen del control, el origen del objeto dependiente, que
debe ser un campo de tipo Objeto OLE.

 Modifique, si es preciso, el texto de la etiqueta del control: haga clic en la etiqueta de

texto para seleccionarla, haga clic dentro del texto, efectúe las modificaciones oportunas y
pulse la tecla [Intro].

 Haga clic en de la barra de estado para que aparezca el formulario en Vista

Formulario.

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ACCESS 2010

 Muestre el registro para el que desea insertar el objeto, utilizando las flechas visibles en la
parte inferior izquierda de la ventana.

 Haga clic con el botón secundario del ratón en el cuadro del objeto y a continuación, haga
clic en la opción Insertar objeto.

El cuadro de diálogo contiene la lista de los tipos de objetos que pueden insertarse (esta lista
depende de las aplicaciones instaladas en su ordenador).

 Si aún tiene que crear el objeto en la aplicación, compruebe que la opción Crear
nuevo esté activada, seleccione el Tipo de objeto a insertar, marque la opción Mostrar
como icono si el icono del archivo debe aparecer en el documento Access y a continuación,
haga clic en Aceptar.

Si la opción Mostrar como icono está activada, verá la ventana de la aplicación en su totalidad; de
lo contrario, aparecerá un cuadro con un borde discontinuo: los menús y las barras de herramientas
de Access se ven reemplazados momentáneamente por los menús y las barras de herramientas de la
aplicación que le permitirá crear el objeto.

Cree el objeto y a continuación, según el caso, cierre la ventana de la aplicación servidor

con Archivo - Salir o haga clic en el formulario.

 Si el objeto ya existe, haga clic en la opción Crear desde archivo. Haga clic en el
botón Examinar y a continuación, haga doble clic en el archivo correspondiente.

Marque la opción Vincular si no desea incorporar el objeto, pero sí establecer un vínculo entre
el documento Access y dicho objeto.

Marque la opción Mostrar como icono si el icono del archivo debe aparecer en el documento
Access.

 Haga clic en Aceptar.

 Proceda de ese modo para cada registro al que desee insertar un objeto.

 Haga clic sobre la herramienta para guardar las modificaciones realizadas en el

formulario y a continuación, si es preciso, ciérrelo.

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ACCESS 2010

Para eliminar el objeto, haga clic en el cuadro del objeto en Vista Formulario y a
continuación, pulse la tecla [Supr].

Por defecto, el vínculo establecido entre el objeto dependiente y el documento Access es

automático, de ese modo, el objeto se actualizará automáticamente cuando abra el
formulario. Si desea una actualización manual del objeto, muestre la hoja de
propiedades del control y a continuación, escoja la opción Manual para la
propiedad Opciones de actualización visible en la página Datos.

También puede insertar un objeto independiente en un formulario o en un informe por

medio del botón Marco de objeto independiente de la ficha Diseño. En este caso,
el objeto será visible sobre todos los registros del formulario o sobre todas las páginas
del informe ya que éste no estará vinculado a ningún campo de ninguna tabla.

MODIFICAR UN OBJETO DEPENDIENTE

 En el panel de exploración, haga doble clic en el formulario para que aparezca en Vista
Formulario.

 Acceda al registro que contiene el objeto que desea modificar.

 Haga doble clic en el objeto o sobre su icono para iniciar la aplicación servidor.

Si ha establecido un vínculo con el documento que contiene el objeto, éste aparece en una ventana
independiente. Si el objeto ha sido incorporado, su modificación se realizará en el mismo programa:
los comandos de la aplicación servidor remplazan momentáneamente a los de la aplicación Access
para que pueda cambiar el objeto.

 Lleve a cabo las modificaciones deseadas.

 En el caso de una inserción, haga clic en cualquier parte la ventana del formulario para
recuperar los comandos de la aplicación Access.

En el caso de un vínculo, cierre la ventana de la aplicación servidor guardando las

modificaciones.

170
ACCESS 2010

TEMA 13. CONTROLES INDEPENDIENTES

13.1. Crear una etiqueta de texto
 En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del ratón en el formulario o el
informe y a continuación, haga clic en la opción Vista Diseño para que aparezca su
estructura.

 En la ficha Diseño, haga clic en el botón Más del grupo Controles y luego en la
herramienta .

La flecha del ratón toma la forma de una A cuando se sitúa en el formulario o el informe.

 Haga clic y arrastre el ratón para trazar el recuadro de la etiqueta o haga clic en la
posición donde desee empezar a introducir el texto.

Mientras teclea el texto, puede ver el tamaño de la etiqueta sobre la regla. El punto de inserción
parpadea en el interior del cuadro.

 Escriba el texto de la etiqueta; utilice las teclas [Mayús][Intro] si desea insertar una nueva
línea.

 Pulse la tecla [Intro] para validar.

De ese modo, usted crea un control independiente. Por defecto, el texto de la etiqueta se alinea a la
izquierda.

 Guarde las modificaciones realizadas sobre el formulario o el informe y a continuación, si

es preciso, ciérrelo.

Después de utilizar una herramienta, la herramienta del grupo Controles volverá a

ser la herramienta activa. Para que una herramienta permanezca activada después de
su utilización, haga doble clic en dicha herramienta para seleccionarla.

Para cambiar el texto de una etiqueta, haga clic en la etiqueta correspondiente para
seleccionarla, puntee el texto de la etiqueta (la flecha del ratón toma la forma de una
"i" mayúscula (I)) y a continuación, haga clic. Efectúe las modificaciones oportunas y
luego, valide con la tecla [Intro].

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ACCESS 2010

Para adaptar las dimensiones de una etiqueta al texto, seleccione la etiqueta

correspondiente y a continuación, en la ficha Organizar, haga clic en el botón Tamaño
y espacio (grupo Tamaño y espacio) y luego en la opción Al contenido; este
procedimiento también puede utilizarse para adaptar las dimensiones de un cuadro a la
imagen que contiene.

13.2. Trazar un rectángulo o una línea

 En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del ratón en el formulario o el
informe y a continuación, haga clic en la opción Vista Diseño para que aparezca su
estructura.

 Asegúrese que la ficha Diseño esté activada.

 En la ficha Controles, haga clic en el botón Más y luego en para trazar un

rectángulo o en para trazar una línea.

 Haga clic y arrastre el ratón para realizar el trazado.

El elemento trazado aparece en primer plano.

 Haga clic en la herramienta para guardar las modificaciones realizadas en el

formulario o el informe y a continuación, si es preciso, ciérrelo.

13.3. Páginas de fichas

CREAR PÁGINAS DE FICHAS

Este formulario está formado por dos páginas:

 En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del ratón en el formulario
para el cual desea crear páginas de fichas y a continuación, haga clic en la opción Vista
Diseño para que aparezca su estructura.

 En la ficha Creación, haga clic en Control ficha visible en el grupo Controles.

172
ACCESS 2010

 Haga clic y arrastre el ratón en la ventana del formulario para trazar la página.

Access inserta dos páginas de fichas que se llaman, por defecto, Página(n).

 Para acceder a una página, haga clic sobre su ficha.

 Haga clic, si es preciso, en Agregar campos existentes en la

ficha Diseño (grupo Herramientas) para que aparezca la lista de campos y a continuación,
inserte los distintos controles en cada una de las páginas.

 Modifique, si lo considera oportuno, la presentación de los controles.

 Haga clic en Vista Formulario de la barra de informe si desea ver el resultado.

 Haga clic en la herramienta para guardar las modificaciones realizadas sobre el

formulario y a continuación, si es preciso, ciérrelo.

Todas las páginas, así como el control ficha, poseen propiedades específicas. Para
que aparezca la hoja de propiedades de una página, haga clic en su ficha y después
pulse la tecla [F4]; para que aparezcan las propiedades del control ficha, haga clic
en el espacio en blanco situado a la derecha de las fichas.

ADMINISTRAR LOS CONTROLES

 En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del ratón en el formulario que
contenga los controles de Fichas y a continuación, haga clic en la opción Vista Diseño para
que aparezca su estructura.

 Para cambiar el nombre de una página, haga clic en la ficha correspondiente y a

continuación, pulse la tecla [F4] para que aparezca su hoja de propiedades. Haga clic en
la ficha Formato y a continuación, introduzca el nuevo nombre en la propiedad Título.

 Para insertar una nueva página, haga clic con el botón secundario del ratón en una ficha
de página y a continuación, haga clic en la opción Insertar página.

 Para eliminar una página, haga clic con el botón secundario del ratón en la ficha de la
página correspondiente y a continuación, haga clic en la opción Eliminar página.

173
ACCESS 2010

 Para cambiar el orden de las páginas, haga clic con el botón secundario del ratón en una
ficha de página y a continuación, haga clic en la opción Orden de las páginas.

Haga clic en el nombre de la página que desea mover y a continuación, en Subir o en Hacia
abajo. Termine haciendo clic en Aceptar.

 Guarde las modificaciones realizadas sobre el formulario y a continuación, si es preciso,

ciérrelo.

13.4. Insertar un salto de página

En un informe o en un formulario, la inserción de un salto de página comporta que durante la
impresión se efectúe un salto de página.

 En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del ratón en el formulario o el
informe en el cual desea insertar el salto de página y a continuación, haga clic en la
opción Vista Diseño para que aparezca su estructura.

 En la ficha Diseño, haga clic en el botón Más del grupo Controles y luego en la

herramienta .

 Haga clic, dentro de la ventana, en el lugar donde Access debe realizar un salto de
página.

174
ACCESS 2010

El salto de página se representa por una línea de puntos (aquí en el Pie Ciudad). Cualquiera que sea
el lugar donde pulse, el control aparecerá siempre al principio de la línea.

 Haga clic en la herramienta para guardar las modificaciones realizadas en el

formulario o el informe y a continuación, si es preciso, ciérrelo.

Para eliminar un salto de página, seleccione el control correspondiente y a continuación,

pulse la tecla [Supr].

13.5. Insertar una imagen

La imagen será visible en todas las páginas del formulario o del informe; no estará vinculada a
ningún campo de la tabla ni a ningún objeto externo.

 En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del ratón en el formulario o el
informe en el cual desea insertar una imagen y a continuación, haga clic en la opción Vista
Diseño para que aparezca su estructura.

 En la ficha Diseño, haga clic en Insertar imagen del grupo Controles.

Si ya se han insertado imágenes en los objetos de su base de datos, éstas se muestran en la

zona Galería de imágenes.

 Si desea utilizar una de las imágenes propuestas en la zona Galería de imágenes,

haga clic en ella, de lo contrario, haga clic en la opción Examinar, acceda a la carpeta
que contiene la imagen que desea insertar y haga doble clic en ella.

 Haga clic y arrastre el ratón dentro de la ventana del formulario o del informe para
trazar el cuadro de la imagen.

 Si la imagen no está completamente visible en el cuadro, modifique el tamaño de dicho

cuadro arrastrando uno de sus controladores de tamaño.

Un controlador de ángulo permite cambiar, al mismo tiempo, el alto y el ancho del cuadro.

175
ACCESS 2010

 Haga clic en la herramienta para guardar las modificaciones realizadas en el

formulario o el informe y a continuación, si es preciso, ciérrelo.

Puede Eliminar, Actualizar (reemplazar una imagen por otra) y Cambiar el nombre de
las imágenes de la Galería de imágenes. Para ello, abra la lista Insertar imagen, haga
clic derecho sobre la imagen correspondiente y, a continuación, haga clic en la opción
correspondiente a la manipulación deseada.

13.6. Insertar una imagen de fondo

La imagen aparecerá de fondo en todas las páginas del formulario o del informe. No se insertará
en un control y, por lo tanto, no podrá seleccionarla.

 En el panel de exploración, haga clic con el botón derecho del ratón en el formulario o el
informe en el que desea insertar la imagen de fondo y, a continuación, haga clic en la
opción Vista Diseño para ver su estructura.

 En la ficha Formato, haga clic en el botón Imagen de fondo del grupo Fondo.

Si ya se han insertado imágenes en los objetos de su base de datos, éstas se muestran en la

zona Galería de imágenes.

 Si desea utilizar una de las imágenes propuestas en la zona Galería de imágenes, haga
clic en ella, de lo contrario, haga clic en la opción Examinar, acceda a la carpeta que
contiene la imagen que desea insertar como fondo de su formulario o informe.

Por defecto, la imagen se inserta en el centro de su formulario o informe.

 Para modificar la posición de la imagen en el objeto, así como su presentación, muestre

la Hoja de propiedades del formulario o del informe haciendo doble clic en la intersección
de las reglas horizontal y vertical.

Active la ficha Formato y, a continuación, según el resultado deseado, seleccione una de las
opciones propuestas en las propiedades Distribución de la imagen y/o Modo de visualización
de la imagen.

 Para mostrar las imágenes en mosaico, seleccione la opción Sí en la propiedad Mosaico de

imágenes de la Hoja de propiedades del formulario o del informe (ficha Formato).

Para eliminar la imagen de fondo, elimine el contenido de la propiedad Imagen de la

Hoja de propiedades del formulario o del informe correspondiente (ficha Formato). A
continuación, valide presionando la tecla [Intro] y confirme la eliminación haciendo clic
en el botón Sí del mensaje que aparece.

176
ACCESS 2010

TEMA 14. CONTROLES CALCULADOS

14.1. Crear un control calculado
Este procedimiento permite mostrar un valor calculado, a partir de uno o de varios campos, en un
formulario o en un informe.

 En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del ratón en el formulario o el
informe en el cual desea crear un control calculado y a continuación, haga clic en la
opción Vista Diseño para que aparezca su estructura.

 En la ficha Diseño, haga clic en la herramienta Cuadro de texto visible en el

grupo Controles.

 Haga clic y arrastre el ratón para trazar el cuadro del control o haga clic en la posición
donde desea insertar el control.

El control que acaba de crear es independiente, en la medida en que no está vinculado a ningún
campo de la tabla de origen.

 Pulse la tecla [F4] para que aparezca la hoja de propiedades del control.

 Haga clic en la ficha Otras y luego especifique el Nombre que desea atribuir al control en
la propiedad correspondiente.

Como es obvio, no puede otorgar el mismo nombre que el de un control ya existente.

 Haga clic en la ficha Datos y a continuación, escriba el signo igual (=) en la

propiedad Origen de control.

177
ACCESS 2010

 Especifique la expresión que debe permitir a Access calcular el valor del control o, haga
clic en para iniciar el Generador de expresiones. Esta expresión puede estar
compuesta:

 del nombre de uno o varios campos de la tabla de origen: los nombres de campo
deben aparecer entre corchetes.

 de operadores aritméticos: * (multiplicación), + (suma), - (resta), / (división de un

número cualquiera), \ (división de un número entero por otro: el resultado
corresponderá a la parte entera del valor), ^ (para elevar un número a una potencia:
2^3=8), Mód (resto de la división de un número).

 del operador de concatenación &.

 de texto (debe escribirse entre comillas).

 de funciones diversas (matemáticas, estadísticas...):

 Silnm: evalúa la expresión en función de una o varias condiciones

 Fecha(): evalúa la fecha del sistema
 Suma: calcula la suma de los valores de un campo
 Promedio: calcula el promedio de los valores...

Poco a poco, a medida que vaya escribiendo una expresión, Access muestra la lista de funciones y
de identificadores (controles, propiedades, objetos) que contienen los caracteres introducidos.
Cuando la función o el identificador que se va a utilizar es el que aparece seleccionado, pulse la
tecla [Intro] para insertarlo en la propiedad Origen del control; para insertar otro elemento distinto
al seleccionado, haga doble clic sobre él. Cuando una función está seleccionada en la lista, se
muestra una descripción en la Información sobre herramientas.

Ejemplos:

[Precio]*[Tasa de IVA] Calcula el IVA.

[Precio]*(1+[Tasa de IVA]) Calcula el precio incluyendo impuestos
[Título]&" "&![Nombre] Concatena los campos Título y Nombre.
Mes([Fecha de contacto]) Extrae el mes del valor del campo Fecha de contacto
Suma([Cantidad]) Calcula la suma de los valores del campo Cantidad.
Promedio([Precio]*(1+[Tasa de IVA])) Calcula el precio medio con IVA.

178
ACCESS 2010

En nuestro ejemplo, el campo Cantidad se multiplica por el campo PVP. Además de ser visible en
la Hoja de propiedades, la fórmula también es visible directamente en el control calculado.

 Haga clic en la herramienta para guardar las modificaciones realizadas en el

formulario o el informe y a continuación, si es preciso, ciérrelo.

En un informe con agrupamiento, la ubicación del control determina los registros en los
cuales se basa el cálculo.

Para obtener más información acerca de la utilización del Generador de expresiones,

consulte el punto Utilizar el Generador de expresiones más adelante en este capítulo.

Para reunir los valores de varios campos de texto (concatenar), utilice una fórmula del
tipo [campo1]&[campo2]... La fórmula [Título]&" "&[Nombre], por ejemplo, concatena el
valor de los campos Título y Nombre.

14.2. Realizar un cálculo según una condición

 En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del ratón en el formulario o el
informe y a continuación, haga clic en la opción Vista Diseño para que aparezca su
estructura.

 En la ficha Diseño, haga clic en la herramienta Cuadro de texto visible en el

grupo Controles y a continuación, trace el cuadro del control.

 Si es preciso, seleccione el control y luego, muestre su Hoja de propiedades pulsando la

tecla [F4].

 Especifique el Nombre que desea atribuir al control en la propiedad correspondiente de la

página Otros.

 Haga clic en la ficha Datos y a continuación, escriba el signo igual (=) en la

propiedad Origen del control.

 Introduzca una expresión que utilice la función Silnm y que respete la sintaxis
siguiente: Silnm (expresión;resultado si verdadero;resultado si falso).

Si la fecha es superior al 1 de junio del 2006, el valor del campo sera igual a 90 % del Importe; si
no, sera igual al Importe.

El resultado de esta función puede ser:

 texto, escrito entre comillas ("),

 un valor numérico (escrito sin presentación),

 una fecha escrita entre almohadillas (#),

 otra expresión, por ejemplo: [cantidad]+10.

 Guarde las modificaciones realizadas en el formulario o el informe y a continuación, si es

preciso, ciérrelo.

179
ACCESS 2010

Es posible evaluar varias condiciones uniendo las diferentes expresiones con los
operadores Y u O. Por ejemplo: Silnm([Fecha]>#01/06/2006#Y[Importe]>=1000;
[Importe]*0,9;[Importe]).

14.3. Utilizar el Generador de expresiones

El Generador de expresiones le ayuda en la creación de fórmulas de cálculo.

 En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del ratón en el formulario o el
informe y a continuación, haga clic en la opción Vista Diseño para que aparezca su
estructura.

 En la ficha Diseño, haga clic en la herramienta Cuadro de texto visible en el

grupo Controles y a continuación, trace el cuadro del control.

 Muestre la Hoja de propiedades del control calculado pulsando la tecla [F4].

 En la ficha Datos, haga clic en la propiedad Origen del control y, a continuación, en .

 Si es preciso, haga clic en el botón Más para expandir la ventana del Generador de
expresiones; el botón Más se reemplaza por el botón Menos, que permite reducir la
ventana.

 Para mostrar la lista de controles que contiene el objeto activo, haga clic en el nombre del
objeto visible en la parte superior de la zona Elementos de expresión.

Los controles del objeto se muestran en la zona Categorías de expresión.

Haga clic en <Lista de campos> para mostrar la lista de los campos en la zona Valores de
expresión.

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ACCESS 2010

 Para mostrar la lista de tablas, consultas y formularios o informes, haga doble clic en el
nombre de la base de datos visible en la zona Elementos de expresión. A continuación,
haga doble clic en el nombre del tipo de objeto que se mostrará o haga clic en el
botón asociado; haga doble clic de nuevo o un clic en el botón para ocultar la
lista de objetos.

 Para mostrar la lista de funciones, haga doble clic en la carpeta Funciones de la

zona Elementos de expresión y, a continuación, haga clic en la carpeta Funciones
integradas.

Para insertar una función, seleccione la categoría que contiene la función en la zona Categorías
de expresión y, a continuación, haga doble clic en la función que va a insertar visible en la
zona Valores de expresión; para visualizar todas las funciones en la zona Valores de
expresión, seleccione la categoría <Todo>.

Cuando selecciona una función, visualiza la sintaxis y la descripción de la misma en la parte inferior
de la ventana.

 Para mostrar la lista de operadores, haga clic en la carpeta Operadores de la

zona Elementos de expresión.

Para insertar un operador, seleccione la categoría que contiene el operador en la

zona Categorías de expresión y haga doble clic en el operador que se va a insertar visible en
la zona Valores de expresión; para visualizar todos los operadores en la zona Valores de
expresión, seleccione la categoría <Todo>.

 Para insertar un elemento en el cuadro de expresión, haga doble clic en el elemento.

 Para insertar la expresión, haga clic en el cuadro de expresión y comience directamente a

introducirla; no es necesario comenzar la expresión por el signo igual (=).

Poco a poco, a medida que vaya escribiendo una expresión, Access muestra la lista de funciones y
de identificadores (controles, propiedades, objetos) que contienen los caracteres introducidos.

181
ACCESS 2010

Cuando una función está seleccionada en la lista, se muestra una descripción en la Información
sobre herramientas.

Cuando la función o el identificador que desea utilizar está seleccionado en la lista, presione la
tecla [Intro] para insertarlo; si desea insertar otro elemento distinto al que está seleccionado,
haga doble clic encima.

 Cuando haya terminado la fórmula, haga clic en Aceptar.

La fórmula será visible en la hoja de propiedades.

 Guarde las modificaciones realizadas en el formulario o el informe y a continuación, si es

preciso, ciérrelo.

14.4. Insertar un cálculo estadístico en un informe/formulario

 En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del ratón en el formulario o el
informe y a continuación, haga clic en la opción Vista Diseño para que aparezca su
estructura.

 En la ficha Diseño, haga clic en la herramienta Cuadro de texto visible en el

grupo Controles y a continuación, trace el cuadro del control.

 Si es preciso, muestre la Hoja de propiedades del control calculado pulsando la tecla [F4].

 Haga clic en la ficha Datos y a continuación, en la propiedad Origen del control.

 Escriba el signo = y a continuación, especifique la expresión del tipo Función ([campo]).

Éstas son las funciones estadísticas de que dispone:

 Suma: calcula la suma de los valores de un campo.

 Promedio: calcula el promedio de los valores de un campo.
 Cuenta: calcula el número de registros.
 Mín/Máx: calcula el valor mínimo/máximo del conjunto de valores de un campo.
 DesvEst: calcula la desviación estándar de una población del conjunto de los valores de
un campo.
 DesvEstP: calcula la desviación de una muestra de la población.
 Var: calcula la varianza de población del conjunto de valores de un campo.
 VarP: calcula la varianza de una muestra de población.

El campo N° de clientes le permite contabilizar el número de Códigos cliente (por lo tanto de

clientes) existentes.

 Guarde las modificaciones realizadas en el formulario o el objeto y a continuación, si es

preciso, ciérrelo.

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ACCESS 2010

TEMA 15. GESTIÓN DE LOS CONTROLES

15.1. Aplicar o eliminar una disposición tabular o apilada
Cuando crea un formulario / un formulario por medio del asistente o un formulario / informe en
blanco, por defecto, Access aplica automáticamente una disposición apilada a los controles del
formulario y una disposición tabular a los controles del informe. Estas disposiciones permiten
reagrupar los controles, facilitando así ciertas operaciones que deban efectuarse sobre todos los
controles de una disposición (como, por ejemplo, la selección, el desplazamiento o incluso el cambio
de tamaño). Sin embargo, si esta disposición no es adecuada, se puede eliminar, o a la inversa,
puede aplicarse a los controles a los que no haya sido aplicada.

 En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del ratón en el formulario o el
informe y a continuación, haga clic en la opción Vista Diseño para que aparezca su
estructura.

 Haga clic en la pestaña Organizar.

 Para aplicar una disposición tabular o apilada a los controles de un formulario o de un

informe, seleccione los controles correspondientes (ver apartado siguiente) y a continuación,
según la disposición que desee, haga clic en uno de los botones siguientes del grupo Tabla:

Apilado: Los controles están dispuestos verticalmente unos debajo de otros. A la

izquierda de cada control aparece una etiqueta.

Tabular: Los controles se disponen en columnas (los campos) y en filas (los registros)
como en una hoja de datos. Las etiquetas de los campos aparecen arriba.

Una disposición tabular puede pasarse a disposición apilada y a la inversa.

Se ha aplicado una disposición apilada a los controles seleccionados.

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ACCESS 2010

 Para dividir una disposición de controles en dos disposiciones, seleccione los controles que
deban formar parte de la nueva disposición (ver apartado siguiente) y a continuación,
haga clic en el botón Tabular o Apilado del grupo Tabla.

Access crea una nueva disposición de controles a la que se añaden los controles seleccionados.

Es posible que tras la división, la disposición original contenga líneas vacías. En este caso, basta con
seleccionar las líneas vacías y presionar la tecla [Supr] para eliminarlas.

 Para eliminar los controles de una disposición tabular o apilada, seleccione los controles
correspondientes (ver apartado siguiente) y a continuación, haga clic en la
herramienta Eliminar disposición del grupo Tabla; para eliminar todos los controles
de una disposición (ver punto siguiente), selecciónelos todos antes de hacer clic en Eliminar
disposición .

Una vez eliminados de la disposición tabular o apilada, los controles pueden manipularse
individualmente (desplazarlos, cambiarles el tamaño...).

Los controles seleccionados han sido eliminados de la disposición apilada: los controladores de
desplazamiento y de cambio de tamaño, están disponibles, desde este momento, en dichos controles.

 Para agregar una fila a una disposición, seleccione el control sobre el cual o debajo del
cual desea insertar la nueva fila y haga clic en el botón Insertar encima o Insertar abajo.

 Para agregar una columna a una disposición, seleccione el control a la izquierda o a la

derecha del cual desea insertar la nueva columna y haga clic en el botón Insertar a la
izquierda o Insertar a la derecha.

Puede ser interesante agregar filas y/o columnas para, por ejemplo, integrar texto a la disposición
o crear espacios vacíos entre dos controles.

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ACCESS 2010

 Para fraccionar un control verticalmente u horizontalmente, selecciónelo y, a continuación,

según su preferencia, haga clic en el botón Dividir verticalmente o Dividir
horizontalmente del grupo Combinar o dividir.

En la división vertical de un control se crea una línea bajo el control, mientras que en la división
horizontal se crea una columna a la derecha del control.

En nuestro ejemplo, el control Título se ha dividido horizontalmente, mientras que el

control Descripción se ha dividido verticalmente.

 Para fusionar controles, selecciónelos (ver Seleccionar controles) y haga clic en el

botón Combinar del grupo Combinar o dividir.

Solo se pueden combinar las filas o columnas vacías, o bien un control con filas o columnas vacías.

La acción de agregar una disposición Tabular o Apilada también puede hacerse

en Vista Presentación.

Para agregar controles a una disposición de controles ya existente, selecciónelos y a

continuación, arrastre la selección hacia la disposición correspondiente: cuando la barra
horizontal o vertical alcance el lugar oportuno en la disposición, puede soltar el botón
del ratón. Para más información referente al desplazamiento de los controles, diríjase al
apartado Copiar/mover controles, de este mismo capítulo.

15.2. Seleccionar los controles

 En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del ratón en el formulario o el
informe y a continuación, haga clic en la opción Vista Diseño para que aparezca su
estructura.

 En la pestaña Diseño, asegúrese de que la herramienta Seleccionar del

grupo Controles esté activa.

185
ACCESS 2010

 Para seleccionar un cuadro de texto y su etiqueta asociada, haga clic en el cuadro de

texto.

Los controladores aparecen alrededor de los elementos seleccionados. Estos controladores no son
visibles si el o los controles seleccionados forman parte de una disposición tabular o apilada.

Si el panel Hoja de propiedades está a la vista, el nombre del control seleccionado aparece en la
lista situada en lo alto del panel; también puede seleccionar un cuadro de texto a partir de las
distintas opciones de esta lista.

 Para seleccionar una etiqueta sin el cuadro de texto asociado, haga clic en la etiqueta.

En este caso, los controladores de tamaño rodean la etiqueta (el cuadro situado en el extremo
superior izquierdo del control se llama controlador de desplazamiento).

 Para seleccionar varios controles adyacentes, rodee estos controles con un rectángulo ficticio
arrastrando el ratón.

 Para seleccionar controles no adyacentes, haga clic en el primer control y mantenga

pulsada la tecla [Mayús] durante la selección de los controles siguientes.

 Para seleccionar todos los controles situados en un eje vertical u horizontal, haga clic en la
regla a nivel del eje y a continuación, arrastre el ratón sobre la regla para ampliar el área
de selección.

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ACCESS 2010

 En el caso de una disposición tabular o apilada, para seleccionar una fila o una columna,
seleccione una celda de la fila o la columna correspondiente y, según el caso, haga clic en
el botón Seleccionar fila o Seleccionar columna de la ficha Organizar (grupo Filas y
columnas).

 Para seleccionar todos los controles de una disposición tabular o apilada, haga clic en un
control que forme parte de la disposición correspondiente y a continuación, haga clic en el
botón que aparece en la parte superior izquierda de la disposición o haga clic en el
botón Seleccionar diseño del grupo Filas y columnas.

 Para seleccionar todos los controles del formulario o del informe, haga clic en Seleccionar
todo del grupo Formato o pulse las teclas [Ctrl] E.

 Para anular la selección actual, haga clic en cualquier parte del formulario o del informe.

De la misma forma que en vista Diseño, puede seleccionar los controles cuando su
formulario o su informe aparezca en Vista Presentación.

Para seleccionar varios objetos, indique si es necesario encuadrar parcialmente los

objetos (opción por defecto) o si hace falta encuadrarlos totalmente, activando una de
las opciones asociadas a la opción Comportamiento de la selección visible en la
categoría Diseñadores de objetos del cuadro de diálogo Opciones (ficha Archivo -
Opciones Access).

15.3. Copiar/mover controles

MOVER CONTROLES EN EL INTERIOR DE UNA SECCIÓN

 En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del ratón en el formulario o el
informe correspondiente y, haga clic en la opción Vista Diseño para que aparezca su
estructura.

 Seleccione el o los controles correspondientes.

 Para mover el cuadro de texto y su etiqueta asociada, puntee uno de los bordes del
cuadro de texto: el puntero toma la forma de una cruz de cuatro puntas: .

Para mover el cuadro de texto o su etiqueta, puntee el controlador de desplazamiento del

control:

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ACCESS 2010

En los dos casos, el puntero del ratón toma la forma de una cruz de cuatro puntas: .

 Haga clic y arrastre el control hacia su nueva posición; mantenga pulsada la tecla [Ctrl] si
no desea que el control se vea atraído hacia los puntos de la cuadrícula magnética.

Si se trata de un control que forma parte de una disposición tabular o apilada, no podrá moverlo
libremente en la sección. En efecto, únicamente podrá cambiar su posición horizontal (en el caso de
una disposición tabular) o su posición vertical (en el caso de una disposición apilada) haciéndolo
deslizar hacia la disposición correspondiente.

 Guarde las modificaciones realizados en el formulario o el informe y a continuación,

ciérrelo.

Si el control forma parte de una disposición tabular o apilada, puede desplazarlo

utilizando los botones Subir y Bajar de la ficha Organizar. Sin embargo, tenga en
cuenta que si el control seleccionado es un cuadro de texto, este método no permite
desplazar su etiqueta de forma simultánea. Para ello, deberá seleccionarla junto con el
cuadro de texto.

Los controles también podrán desplazarse en Vista Presentación. En este caso, los
controles de desplazamiento y de tamaño no serán visibles cuando un control esté
seleccionado y, al contrario que en vista Diseño, no podrá mover un cuadro de texto y
su etiqueta al mismo tiempo. Será necesario hacerlo en dos pasos.

Si la opción Ajustar a la cuadrícula del botón Tamaño y espacio de la

pestaña Organizar está activo, cuando mueve los controles, éstos se ven atraídos hacia
los puntos de la cuadrícula magnética de la ventana (esto facilita su alineación).

COPIAR/MOVER CONTROLES DE UNA SECCIÓN A OTRA

 En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del ratón en el formulario o el
informe que contenga los controles a copiar/mover y a continuación, haga clic en la
opción Vista Diseño para que aparezca su estructura.

 Seleccione el o los controles a copiar/mover y a continuación, haga clic en la

pestaña Inicio.

 Para copiar los controles, haga clic en la herramienta Copiar del

grupo Portapapeles o utilice el método abreviado [Ctrl] C.

Para mover los controles, haga clic en la herramienta Cortar del grupo Portapapeles o
utilice el método abreviado [Ctrl] X.

Estos comandos permiten copiar o mover los datos seleccionados en el Portapapeles de Windows.

 Haga clic en la barra de título de la sección en la que desea copiar o mover los controles.

 Haga clic en la herramienta Pegar del grupo Portapapeles o utilice el método

abreviado [Ctrl] V.

 Guarde las modificaciones realizadas en el formulario o el informe y a continuación, si es

preciso, ciérrelo.

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ACCESS 2010

Al hacer clic y arrastrar de una sección a otra, puede mover un cuadro de texto y su
etiqueta asociada. Sin embargo este método no puede utilizarse para mover sólo un
cuadro de texto o una etiqueta.

15.4. Eliminar controles

 En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del ratón en el formulario o el
informe que contenga los controles a eliminar y a continuación, haga clic en la opción Vista
Diseño para que aparezca su estructura.

 Seleccione los controles correspondientes: para eliminar un cuadro de texto y su etiqueta

asociada, haga clic en el cuadro de texto; para eliminar una etiqueta sin el cuadro de
texto que le está asociado, haga clic en la etiqueta.

En el caso de una disposición tabular, no es posible eliminar un cuadro de texto con su etiqueta y a
la inversa.

Cuando se trata de controles que forman parte de una disposición tabular o apilada, una fila o una
celda vacía reemplaza al control eliminado.

 En la pestaña Inicio, haga clic en Eliminar del grupo Registros o pulse la tecla [Supr].

 Guarde las modificaciones realizadas en el formulario o el informe y a continuación, si es

preciso, ciérrelo.

Si elimina un cuadro de texto, la etiqueta asociada será eliminada automáticamente.

En el caso de una disposición tabular o apilada, para eliminar una fila o una columna de
controles, haga clic con el botón derecho del ratón sobre un control de la fila o de la
columna y, a continuación, haga clic en la opción Eliminar la fila o Eliminar una
columna.

15.5. Cambiar el tamaño de un control

 En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del ratón en el formulario o el
informe que contenga los controles de los que desee cambiar el tamaño y a continuación,
haga clic en la opción Vista Diseño para que aparezca su estructura.

 Seleccione el control del cual desea cambiar el tamaño; si se deben cambiar las
dimensiones de varios controles al mismo tiempo, selecciónelos.

 Puntee uno de los controladores de tamaño situados en el centro de cada borde del control
para cambiar el alto, o bien el ancho. Para cambiar el alto y el ancho, puntee un
controlador situado en uno de los ángulos.

En el caso de controles que forman parte de una disposición tabular, los controladores de tamaño
son visibles únicamente sobre el borde superior y el borde inferior del control. Si se trata de una
disposición apilada, los controladores de tamaño son visibles únicamente sobre el borde izquierdo y
el borde derecho del control.

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ACCESS 2010

El puntero del ratón se convierte en una flecha de dos puntas.

 Haga clic, y a continuación, arrastre el ratón para cambiar el tamaño.

 Suelte el botón del ratón cuando el tamaño sea el adecuado.

En el caso de controles que forman parte de una disposición tabular o apilada, las nuevas
dimensiones se aplicarán a todos los controles de la disposición aunque no hayan sido seleccionados
previamente.

Cuando cambia el tamaño de un cuadro de texto, el ancho, expresado en número de caracteres,

aparece en la barra de estado mientras se arrastra el ratón: este valor está vinculado a la fuente
aplicada al cuadro de texto. El ancho del cuadro de texto puede ser superior al tamaño del campo.
Asegúrese de que no sea inferior, ya que, en ese caso, una parte del valor del campo no será visible
en el formulario o en el informe.

 Guarde las modificaciones realizadas en el formulario o el informe y a continuación, si es

preciso, ciérrelo.

En el caso de una etiqueta, es posible adaptar las dimensiones de la etiqueta al ancho

del texto que contiene por medio de la opción Al contenido del botón Tamaño y
espacio de la ficha Organizar (grupo Tamaño y orden).

En la ficha Organizar, la opción A la cuadrícula del grupo Tamaño y espacio del

grupo Tamaño y orden permite mover y cambiar el tamaño del control seleccionado
para que se alinee con los puntos más próximos de la cuadrícula magnética.

La dimensión de los controles puede cambiarse igualmente en Vista Presentación. En

este caso, cuando un control está seleccionado, los controladores de desplazamiento y
de tamaño no son visibles. Basta con puntear el borde o el ángulo oportuno y a
continuación, arrastrar el ratón para definir el nuevo tamaño.

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ACCESS 2010

Para definir con exactitud el ancho de un control, muestre la hoja de propiedades ([F4]),
haga clic en la pestaña Formato y a continuación, modifique los valores de las
propiedades Ancho y Alto.

15.6. Adaptar el alto de un control a la impresión

Esta propiedad es muy interesante para imprimir el contenido de un campo de tipo Memo. Permite
adaptar automáticamente el alto del cuadro representándolo en función del número de líneas que
contiene.

 En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del ratón en el formulario o el
informe que contenga el o los controles correspondientes y a continuación, haga clic en la
opción Vista Diseño para que aparezca su estructura.

 Seleccione el control y a continuación, pulse la tecla [F4] para que aparezca su hoja de
propiedades.

 Haga clic en la pestaña Formato y seleccione la opción Sí en las

propiedades Autoextensible y Autocomprimible.

Esta propiedad sólo está disponible al imprimir.

 Antes de la impresión, muestre la vista previa del formulario o del informe para ver el
resultado.

 Guarde las modificaciones realizadas en el formulario o el informe y a continuación, si es

preciso, ciérrelo.

15.7. Cambiar la delimitación de un control

Por defecto, la dimensión y la posición de los controles contenidos en un formulario permanecen
fijas sea cual sea el tamaño de la ventana del formulario. De todas formas, en el caso de un
formulario independiente (formulario que se abre en una nueva ventana), si desea que un control,
cuando éste se muestra en modo Formulario, cambie de posición y/o de tamaño en función del
tamaño de la ventana del formulario, debe cambiar su delimitación.

 En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del ratón en el formulario y a
continuación, haga clic en la opción Vista Presentación.

También es posible cambiar el delimitación de un control en la vista Diseño del formulario. En este
caso, para ver el efecto de la delimitación sobre el control, el formulario deberá estar en vista
Formulario o en vista Presentación.

 Seleccione el o los controles para los cuales desea cambiar la delimitación; si corresponde
la misma delimitación a varios controles, selecciónelos utilizando la tecla [Mayús].

En el caso de controles que forman parte de una disposición tabular o apilada, la nueva
delimitación se aplicará a todos los controles de la disposición, aunque no hayan sido seleccionados
previamente.

 En la pestaña Organizar, haga clic en el botón Delimitación del grupo Posición y a

continuación, haga clic en la opción correspondiente a la delimitación oportuna:

191
ACCESS 2010

 Arriba a la izquierda: La posición y la dimensión del control permanecen fijas sea cual
sea el tamaño de la ventana del formulario; es la opción seleccionada por defecto.
 Arriba a la derecha: El control se mueve hacia la derecha cuando aumenta el ancho de
la ventana del formulario; el aumento del alto de la ventana no tiene ninguna incidencia
sobre la posición y el tamaño del control.
 Expandir hacia abajo y a lo ancho: El control se redimensiona hacia la derecha y/o
hacia abajo cuando aumenta el ancho y/o el alto de la ventana del formulario.
 Abajo a la izquierda: El control se mueve hacia abajo cuando aumenta el alto de la
ventana del formulario en modo Formulario; el aumento del ancho de la ventana no
tiene ninguna incidencia sobre la posición y el tamaño del control.
 Abajo a la derecha: El control se desplaza hacia abajo y/o hacia la derecha cuando
aumenta el alto y/o el ancho de la ventana del formulario.
 Extender por parte superior: El control se redimensiona hacia la derecha cuando
aumenta el ancho de la ventana del formulario; el aumento del alto de la ventana no
tiene ninguna incidencia sobre la posición y el tamaño del control.
 Extender por parte inferior: El control se redimensiona hacia abajo cuando aumenta el
alto de la ventana del formulario; el aumento del ancho de la ventana no tiene ninguna
incidencia sobre la posición y el tamaño del control.
 Expandir hacia arriba y hacia la derecha: El control se desplaza hacia la derecha y/o
se redimensiona hacia arriba cuando aumenta el ancho y/o el alto de la ventana del
formulario.
 Expandir a lo ancho en la parte inferior: El control se redimensiona hacia la derecha
y/o se desplaza hacia abajo cuando aumenta el ancho y/o el alto de la ventana del
formulario.

En este caso, para el control Descripción se ha elegido Extender por parte inferior, de ese modo, el
control se redimensiona hacia abajo durante el aumento del alto de la ventana del formulario.

 Guarde las modificaciones realizadas en el formulario.

 En vista Presentación o en vista Formulario, modifique el tamaño de la ventana del

formulario independiente para ver el efecto de la delimitación sobre los controles.

La vista Diseño permite mostrar la posición real de los controles en el formulario.

 Si es preciso, cierre el formulario.

Si ya no desea que la posición y/o la dimensión de un control se modifiquen en función

del tamaño de la ventana del formulario (vista Formulario o Presentación), debe
seleccionar la delimitación Arriba a la izquierda para este control.

192
ACCESS 2010

15.8. Cambiar el tamaño los controles en función de los demás

 En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del ratón en el formulario o el
informe que contenga el o los controles correspondientes y a continuación, haga clic en la
opción Vista Diseño para que aparezca su estructura.

 Seleccione los controles correspondientes.

 En la pestaña Organizar, haga clic en una de las opciones del botón Tamaño y
espacio del grupo Tamaño y orden:

Ajustar al más alto: Atribuye a los controles el alto del control más alto.

Ajustar al más corto: Atribuye a los controles el alto del control más bajo.

Ajustar al más ancho: Atribuye el ancho del control más ancho.

Ajustar al más estrecho: Atribuye el ancho del control más estrecho.

 Guarde las modificaciones realizadas en el formulario o el informe y a continuación, si es

preciso, ciérrelo.

15.9. Alinear los controles en función de los demás

 En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del ratón en el formulario o el
informe que contenga el o los controles correspondientes y a continuación, haga clic en la
opción Vista Diseño para que aparezca su estructura.

 Seleccione los controles correspondientes.

 En la ficha Organizar, haga clic en una de las opciones del botón Alinear del
grupo Tamaño y orden:

Izquierda: Alinea el borde izquierdo de los controles al nivel del borde izquierdo del
control situado más a la izquierda.

Derecha: Alinea el borde derecho de los controles al nivel del borde derecho del control
situado más a la derecha.

Arriba: Alinea el borde superior de los controles al nivel del borde superior del control
situado más arriba.

Abajo: Alinea el borde inferior de los controles al nivel del borde inferior del control
situado más abajo.

A la cuadrícula: Alinea la esquina superior izquierda de los controles con el punto más
próximo de la cuadrícula.

 Guarde las modificaciones realizadas en el formulario o el informe y a continuación, si es

preciso, ciérrelo.

15.10. Uniformizar el espacio entre cada control

En este caso, se trata de uniformizar el espacio existente entre cada control seleccionado.

193
ACCESS 2010

 En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del ratón en el formulario o el
informe y a continuación, haga clic en la opción Vista Diseño para que aparezca su
estructura.

 Seleccione los controles correspondientes.

El espacio entre los controles de una disposición tabular o apilada no se podrá uniformizar.

 En la ficha Organizar, haga clic en una de las opciones del botón Tamaño y espacio del
grupo Tamaño y orden:

Igualar horizontal/Igualar vertical: Para igualar la separación

horizontal/vertical entre cada control.

Aumentar horizontal/Aumentar vertical: Para igualar la separación

horizontal/vertical entre los controles y aumentar el espacio en un punto de la
cuadrícula.

Disminuir horizontal/Disminuir vertical: Para igualar la separación

horizontal/vertical entre los controles y disminuir el espacio en un punto de la
cuadrícula.

 Guarde las modificaciones realizadas en el formulario o el informe y a continuación, si

es preciso, ciérrelo.

Para cambiar la separación entre varios controles de una disposición tabular o apilada,
en vista Diseño o Presentación, seleccione los controles correspondientes y a continuación,
haga clic sobre la pestaña Organizar. Haga clic, a continuación, en el botón Relleno de
control del grupo Posición y después, haga clic en la opción correspondiente a la
separación oportuna: Ninguno, Estrecha, Medio o Ancha; la opción Medio es la
seleccionada por defecto.

15.11. Mostrar un control al frente/al fondo

 En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del ratón en el formulario o el
informe que contenga el o los controles correspondientes y a continuación, haga clic en la
opción Vista Diseño para que aparezca su estructura.

 Seleccione el control correspondiente y haga clic en la ficha Organizar.

 Para que aparezca el control en primer plano, haga clic en Traer al frente del
grupo Tamaño y orden.

 Para que aparezca el control al fondo, haga clic en Enviar al fondo del grupo Tamaño y
orden.

 Guarde las modificaciones realizadas en el formulario o el informe y a continuación, si es

preciso, ciérrelo.

Si el control se encuentra al fondo, sólo podrá seleccionarlo si una parte de él es

accesible; si no, deberá seleccionar los controles superpuestos y enviarlos al fondo.

194
ACCESS 2010

15.12. Agrupar/desagrupar controles

 En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del ratón en el formulario o el
informe que contenga el o los controles correspondientes y a continuación, haga clic en la
opción Vista Diseño para que aparezca su estructura.

 Seleccione los controles que desea agrupar o desagrupar.

No puede agrupar controles si forman parte de una disposición tabular o apilada.

 En la pestaña Organizar, haga clic en el botón Tamaño y espacio del grupo Tamaño y
orden y, a continuación, haga clic según el caso, en la opción Agrupar o Desagrupar.

Los controles situados en el interior del rectángulo azul se han agrupado.

 Para realizar operaciones en el grupo (mover, cambiar el tamaño, cambiar la

presentación...), haga clic en uno de los controles del grupo: desde este momento, todos los
controles del grupo estarán seleccionados.

 Para realizar operaciones en un control del grupo, haga doble clic en el control; cuando se
ha seleccionado un control en un grupo, un simple clic permite seleccionar otro control del
mismo grupo.

 Guarde las modificaciones realizadas en el formulario o el informe y a continuación, si es

preciso, ciérrelo.

15.13. Cambiar la presentación del texto de un control

CAMBIAR LA ALINEACIÓN

 En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del ratón en el formulario o el
informe y a continuación, haga clic en la opción Vista Diseño para que aparezca su
estructura.

 Clic sobre la pestaña Diseño o en la pestaña Inicio.

 Seleccione los controles para los cuales desea cambiar la alineación del texto.

 Haga clic en una de las herramientas siguientes del grupo Fuente o Formato de texto:

195
ACCESS 2010

Para alinear el texto a la izquierda.

Para centrar el texto en la etiqueta.

Para alinear el texto a la derecha.

 Para anular la alineación de un texto, haga clic nuevamente en la herramienta

correspondiente.

 Guarde las modificaciones realizadas en el formulario o el informe y a continuación, si es

preciso, ciérrelo.

De la misma forma que en vista Diseño, puede cambiar la alineación del texto de un
control cuando el formulario o el informe al que pertenece se muestre en
vista Presentación.

CAMBIAR LA FUENTE Y EL ESTILO DEL TEXTO

 En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del ratón en el formulario o el
informe, y a continuación, haga clic en la opción Vista Diseño para que aparezca su
estructura.

 Seleccione el o los controles para los que desea modificar la fuente y/o el estilo de texto.

 Haga clic en la pestaña Diseño o sobre la pestaña Inicio.

 Para cambiar la fuente, abra la lista y a continuación, haga clic

en una de las fuentes propuestas.

 Para cambiar el tamaño de los caracteres, abra la lista y a continuación, haga

clic en uno de los tamaños propuestos; si el tamaño que desea aplicar no está disponible en
la lista, puede introducir su valor y a continuación, validar dicha elección con la
tecla [Intro].

 Para cambiar el estilo del texto, haga clic en las herramientas correspondientes del
grupo Fuente o Formato de texto:

Para aplicar/anular el estilo negrita.

Para aplicar/anular el estilo cursiva.

Para aplicar/anular el estilo subrayado.

 Para cambiar el color del texto, abra la lista asociada a la herramienta y a

continuación, haga clic el color que desea aplicar al texto.

 Guarde las modificaciones realizadas en el formulario o el informe y a continuación, si es

preciso, ciérrelo.

El conjunto de estas propiedades aparece detallado en la ventana de la hoja de

propiedades del control:

196
ACCESS 2010

Ciertas propiedades ofrecen más opciones que los botones del grupo Fuente:

 encontrará la posibilidad de justificar el texto en la propiedad Alineación del texto.

 la propiedad Espesor de la fuente contiene varias opciones que ofrecen la posibilidad de

escoger el espesor de los caracteres.

197
ACCESS 2010

15.14. Cambiar los márgenes de un control

 En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del ratón en el formulario o el
informe y a continuación, haga clic en la opción Vista Diseño para que aparezca su
estructura.

 Seleccione los controles para los cuales desea cambiar los márgenes.

 En la pestaña Organizar, haga clic en Márgenes de control del grupo Posición.

 Haga clic en una de las opciones propuestas en la lista que

aparece: Ninguno, Estrecha, Medio o Ancha.

 Guarde las modificaciones realizadas en el formulario o el informe y a continuación, si es

preciso, ciérrelo.

Los valores de los márgenes se detallan en las propiedades Margen superior, Margen
inferior, Margen izquierdo y Margen derecho de la hoja de propiedades del control
correspondiente (pestaña Formato); a diferencia del procedimiento que aparece a
continuación, estas propiedades le permitirán definir con exactitud los márgenes de un
control.

De la misma forma que en vista Diseño, puede cambiar los márgenes de un control
cuando su formulario o su informe se muestre en vista Presentación.

15.15. Cambiar la presentación de los controles

 En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del ratón en el formulario o el
informe y a continuación, haga clic en la opción Vista Diseño para que aparezca su
estructura.

 Seleccione los controles para los cuales desea cambiar la presentación y haga clic en la
ficha Formato.

 Para cambiar el grosor del borde, en el grupo Formato de controles, haga clic en el
botón Contorno de forma, señale la opción Grosor de línea y haga clic en el grosor que
desee aplicar.

 Para cambiar el estilo del borde, en el grupo Formato de controles, haga clic en el
botón Contorno de forma, señale la opción Tipo de línea y, a continuación, haga clic en el
estilo de borde que desea aplicar.

 Para cambiar el color del borde, en el grupo Formato de controles, haga clic en el
botón Contorno de forma y, a continuación, en el color que desea aplicar.

 Para cambiar el color de fondo del control, haga clic en el botón Relleno de forma y, a
continuación, en el color que desea aplicar; este botón también permite modificar el color
de fondo de una sección si está seleccionada (un clic sobre su título).

 Guarde las modificaciones realizadas en el formulario o el informe y a continuación, si es

preciso, ciérrelo.

198
ACCESS 2010

El conjunto de estas propiedades se detalla en la ventana de la hoja de propiedades

del o de los controles correspondientes (pestaña Formato).

En la versión de Access que hemos utilizado en este libro, el botón Efectos de

formas está en gris y, por lo tanto, no está disponible. Sin embargo, puede modificar el
estilo de un control (sombra, relieve, etc.) mediante la propiedad Apariencia de la Hoja
de propiedades del control (ficha Formato).

De la misma forma que en vista Diseño, cuando su formulario o su informe se muestre en

vista Presentación, puede cambiar la presentación de los controles de una disposición.

15.16. Copiar la presentación de un control sobre otro

 En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del ratón en el formulario o el
informe y a continuación, haga clic en la opción Vista Diseño o sobre la opción Vista
Presentación.

 Seleccione el control que posee la presentación que desea copiar.

 En la pestaña Formato, haga clic en la herramienta Copiar formato visible en el

grupo Portapapeles.

La flecha del ratón toma la forma de un pincel .

 Haga clic en el control al que desea dar formato.

El control adquiere automáticamente la misma presentación.

 Guarde las modificaciones realizadas en el formulario o el informe y a continuación, si es

preciso, ciérrelo.

De la misma forma que en vista Diseño, puede copiar la presentación de un control en

otro cuando su formulario o su informe se muestre en vista Presentación.

Cuando haga doble clic en , puede seleccionar varios controles a los que aplicar el
formato. Bastará con la tecla pulsar [Esc] para abandonar el proceso.

15.17. Cambiar el formato de los valores de un control

 En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del ratón en el formulario o el
informe y a continuación, haga clic en la opción Vista Diseño para que aparezca su
estructura.

 Seleccione el control de cuyos valores desea cambiar el formato y a continuación, haga clic
en la ficha Formato.

 Abra la lista Formato situada en el grupo Número.

La lista de formatos depende, por supuesto, del tipo de datos autorizados en el campo.

 Haga clic en el formato que desea aplicar al control.

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ACCESS 2010

 Modifique, si es preciso, el número de decimales utilizando las herramientas Aumentar

decimales y Disminuir decimales del grupo Número.

 Guarde las modificaciones realizadas en el formulario o el informe y a continuación, si es

preciso, ciérrelo.

También puede modificar el formato de los valores de un control utilizando las

propiedades Formato y Decimales de la Hoja de propiedades del control
correspondiente (ficha Formato).

15.18. Cambiar la presentación de las páginas de un control Ficha

 En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del ratón en el formulario y a
continuación, haga clic en la opción Vista Diseño para que aparezca su estructura.

 Para cambiar la presentación de la página de un control Ficha, haga clic en la ficha

correspondiente y pulse la tecla [F4] para mostrar la Hoja de propiedades. Haga clic en la
pestaña Formato y a continuación, defina la presentación de la página por medio de las
propiedades siguientes:

 Título: Texto mostrado en la pestaña.

 Indice de páginas: Número que define la posición de la página (la numeración empieza
en cero).
 Visible: Escoja No si la página debe estar oculta en la vista Formulario.
 Imagen: Imagen bitmap mostrada en la pestaña.
 Tipo de imagen: Indica si la imagen debe incorporarse en el objeto (Incrustado) o si
hace falta establecer un vínculo con el documento correspondiente (Vinculado).

 Para cambiar la presentación de un control Ficha, haga clic en el espacio en blanco situado
a la derecha de las pestañas y pulse la tecla [F4] para mostrar la Hoja de propiedades.
Haga clic en la pestaña Formato y a continuación, defina la presentación del control por
medio de las propiedades siguientes:

 Visible: escoja No si el control debe ocultarse en la vista Formulario.

 Varias filas: active esta propiedad si el control puede tener varias filas de pestañas.
 Alto fijo de la ficha/Ancho fijo de la ficha: si todas las pestañas de página deben
tener las mismas dimensiones, especifique su alto y su ancho.
 Estilo: defina la presentación de las pestañas de cada página.

200
ACCESS 2010

 Estilo del fondo: escoja Transparente para que el fondo de la sección del formulario
sea visible.

Aquí también se encuentran las propiedades permiten definir la presentación del texto de las
pestañas.

 Guarde las modificaciones realizadas en el formulario y a continuación, si es preciso,

ciérrelo.

201
ACCESS 2010

15.19. Crear un formato personalizado

Cuando tenga que definir el formato de presentación de un dato, puede crear un formato
personalizado que contenga un cierto número de símbolos, siguiendo las reglas enunciadas más
adelante.

PARA UN DATO NUMÉRICO

 En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del ratón en el formulario o el
informe y a continuación, haga clic en la opción Vista Diseño para que aparezca su
estructura.

 Seleccione el control y a continuación, muestre su hoja de propiedades pulsando la

tecla [F4].

 Haga clic en la pestaña Formato y a continuación, cree el formato personalizado en la

propiedad Formato. Los símbolos autorizados son los siguientes:

 0: permite mostrar un dígito o un cero.

 #: permite mostrar un dígito o nada.
 . o ,: simboliza el separador decimal.
 €: muestra el carácter € tal cual.
 %: se muestra el signo % y el valor se multiplica por 100.
 . o [barra espaciadora]: simboliza el separador de miles.
 E- e-, E+ e+: permite mostrar el número en notación científica (523,10 = 5,23E+102).
 "texto": muestra el texto que va entre comillas.
 [color]: muestra el valor según el color.

 El formato definido puede componerse de cuatro secciones que definen el formato según el
valor del dato: formato1; formato2; formato3; formato4 donde:

 formato1: corresponde al formato que se aplicará si el valor es positivo,

 formato2: corresponde al formato que se aplicará si el valor es negativo,
 formato3: corresponde al formato que se aplicará si el valor es igual a 0,
 formato4: corresponde al formato que se aplicará si el valor es "Nulo".

 Ejemplos:

Formato muestra el valor en forma de

00,00 8 08,00
# ###,00 1200 1 200,00
# ###€ 1200,82 1 201 €
0,00% 0,1866 18,66%
0 "km" 50 50 km
10 10
0;(0);"Cero";"Desconocido" -10 (10)
0 Cero
10 10
0;(0)[Rojo]
-10 (10) en rojo

 Guarde las modificaciones realizadas en el formulario o el informe y a continuación, si es

preciso, ciérrelo.

202
ACCESS 2010

PARA UNA FECHA O UNA HORA

 En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del ratón en el formulario o el
informe y a continuación, haga clic en la opción Vista Diseño para que aparezca su
estructura.

 Seleccione el control y a continuación, muestre su hoja de propiedades pulsando la

tecla [F4].

 Haga clic en la pestaña Formato y a continuación, cree el formato personalizado en la

propiedad Formato. Los símbolos autorizados son los siguientes:

 d: muestra el día sin el cero no significativo (1 a 31).

 dd: muestra el día precedido de un cero si es inferior a 10 (01 a 31).
 ddd: muestra el día en forma literal abreviada (Lun-Dom).
 dddd: muestra el día en forma literal completa (Lunes-Domingo).
 ddddd: muestra un número de fecha en forma de fecha completa según el formato
abreviado definido en el Panel de Control.
 dddddd: muestra un número de fecha bajo la forma de una fecha completa según el
formato completo definido en el Panel de Control.
 e: muestra el día de la semana como un número (1 para lunes, 2 para martes...).
 ee: muestra la semana en forma de número (de 1 a 53).
 m: muestra el mes en forma de un número sin el cero no significativo (1 a 12).
 mm: muestra el mes con el cero no significativo (01 a 12).
 mmm: muestra el mes en forma abreviada (Ene a Dic).
 mmmm: muestra el mes en forma completa (Enero a Diciembre).
 t: muestra el trimestre del año como un número (1 a 4).
 A: muestra el día del año como un número sin el cero no significativo (1 a 366).
 aa: muestra las dos últimas cifras del año (00 a 99).
 aaaa: muestra el año completo.
 /: separador de fecha.
 h o hh: muestra las horas.
 n o nn: muestra los minutos.
 s o ss: muestra los segundos.
 tttt: muestra un número de hora en forma de una hora completa según el formato
definido en el Panel de Control separador de hora.
 : separador de hora.

 Ejemplos:

Formato muestra el dato en forma de

ddd d mmm aaaa 4/01/07 Jue 4 Ene 2007
dddd"," d mmmm 4/01/07 Jueves, 4 de enero
hh "horas" nn 12:10 12 horas 10

 Guarde las modificaciones realizadas en el formulario o el informe y a continuación, si es

preciso, ciérrelo.

PARA DATOS DE TIPO TEXTO O MEMO

203
ACCESS 2010

 En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del ratón en el formulario o el
informe y a continuación, haga clic en la opción Vista Diseño para que aparezca su
estructura.

 Seleccione el control y a continuación, muestre su hoja de propiedades pulsando la

tecla [F4].

 Haga clic en la pestaña Formato y a continuación, cree el formato personalizado en la

propiedad Formato. Los símbolos autorizados son los siguientes:

 @@: para representar un carácter de texto obligatorio.

 &: para representar un carácter de texto no obligatorio.
 <: para que aparezcan todos los caracteres en minúsculas.
 >: para que aparezcan todos los caracteres en mayúsculas.

 Ejemplos:

Formato muestra el dato en forma de

@@-@@-@@-@@ 40102010 40-10-20-10
> Martín MARTÍN
< Martín martín

 Guarde las modificaciones realizadas en el formulario o el informe y a continuación, si es

preciso, ciérrelo.

15.20. Ocultar un control en la pantalla o en la impresión

 En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del ratón en el formulario y a
continuación, haga clic en la opción Vista Diseño para que aparezca su estructura.

 Seleccione el control y a continuación, muestre su hoja de propiedades pulsando la

tecla [F4].

 Haga clic en la pestaña Formato y a continuación, seleccione la opción Sólo al imprimir o

la opción Sólo en pantalla de la propiedad Mostrar cuando: la opción Siempre está
seleccionada por defecto.

 Guarde las modificaciones realizadas en el formulario y a continuación, si es preciso,

ciérrelo.

15.21. Cambiar las características predeterminadas de los controles

Este comando permite definir las propiedades y características predeterminadas durante la creación
de cada tipo de control de un formulario o de un informe.

 En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del ratón en el formulario o el
informe y a continuación, haga clic en la opción Vista Diseño para que aparezca su
estructura.

 Seleccione el control que posee los parámetros que se deben activar por defecto.

204
ACCESS 2010

 En la ficha Diseño, haga clic en el botón Más del grupo Controles y haga clic en la
opción Definir valores predeterminados de los controles.

Todo control de este tipo, que se cree de nuevo en el formulario o el informe, tendrá las mismas
características que este control.

 Guarde las modificaciones realizadas en el formulario o el informe y a continuación, si es

preciso, ciérrelo.

15.22. Crear formatos condicionales

APLICAR UN FORMATO AL VALOR DEL CONTROL

 En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del ratón en el formulario o el
informe y a continuación, haga clic en la opción Vista Diseño para que aparezca su
estructura.

 Seleccione el control correspondiente.

 En la pestaña Formato, haga clic en Formato condicional del grupo Formato de controles.

 Compruebe que el control correspondiente de la regla esté seleccionado en la lista Mostrar

reglas de formato para y haga clic en el botón Nueva regla.

 En la primera lista del recuadro Condición 1, seleccione la opción El valor del campo es si
la condición se basa en los valores del control seleccionado o la opción La expresión es si
la condición se basa en una expresión.

La opción El campo tiene foco, disponible únicamente en los formularios, permite cambiar el formato
del control seleccionado.

 Si la condición se basa en los valores del campo, seleccione un operador de comparación y

a continuación, escriba un valor en el cuadro de entrada de datos correspondiente. Si la
condición se basa en una expresión, escriba la expresión en el cuadro de entrada de
datos.

 Utilice las herramientas disponibles para definir el formato que se aplicará si la condición
establecida se cumple.

205
ACCESS 2010

En este ejemplo, los valores del campo Precio del catálogo aparecerán en rojo y en negrita si son
inferiores a 10.

 Haga clic en el botón Aceptar.

 Para definir otro formato, que se aplicarán según otra condición (en particular, para definir
un formato si la condición anterior no se cumple) haga clic en Nueva regla y a continuación,
defina un formato condicional del mismo modo.

 Siga el mismo procedimiento para definir todas las reglas de formato para el control
seleccionado.

 Una vez haya definido todas las reglas de formato, haga clic en el botón Aceptar.

 Haga clic en o y a continuación, utilice los botones visibles en la parte inferior

izquierda de la ventana para pasar, según el caso, los registros o las páginas, con el fin de
ver el resultado del formato condicional.

 Guarde las modificaciones realizadas en el formulario o el informe y a continuación, si es

preciso, ciérrelo.

APLICAR UNA BARRA DE DATOS AL CONTROL

Se trata aquí de crear una regla de formato condicional que permita agregar barras de datos a los
controles que contienen números para mejorar su legibilidad localizando fácilmente los valores más
elevados y los menos elevados.

 Muestre el formulario o el informe en Vista Diseño y seleccione el control correspondiente.

 En la ficha Formato, haga clic en Formato condicional del grupo Formato de controles.

 Compruebe que el control al que desea aplicar la regla esté seleccionado en la

lista Mostrar reglas de formato para y haga clic en el botón Nueva regla.

 Seleccione la opción Compare con otros registros en la zona de la lista Seleccione un tipo
de regla.

206
ACCESS 2010

 Para que aparezca únicamente la barra de datos sin el valor, marque la opción Mostrar
sólo la barra.

 Realice una de las siguientes acciones en función del resultado deseado:

 Para aplicar la barra de datos en función de los valores más bajo y más alto del
control, seleccione la opción Valor más bajo y Valor más alto en las listas Tipo de las
zonas Barra más corta y Barra más larga.

 Para aplicar la barra de datos en función de un valor mínimo y máximo, seleccione la

opción Número en las listas Barra más corta y Barra más larga e introduzca
un Valor en cada una de las zonas correspondientes.

 Para aplicar la barra de datos en función de un porcentaje mínimo y máximo del total
de los valores, seleccione la opción Porcentaje en las listas Barra más corta y Barra
más larga e introduzca un Valor en cada una de las zonas correspondientes; los
valores deben estar entre 0 y 100 y no debe escribir el signo de porcentaje (%).

 Seleccione el Color de la barra utilizando la lista correspondiente.

 Haga clic en el botón Aceptar.

 Para aplicar otra barra de datos al control, haga clic en el botón Nueva regla y siga el
mismo procedimiento que para configurar el formato de las barras de datos.

 Proceda del mismo modo para definir todas las reglas de formato para el control
seleccionado.

 Muestre el formulario en la Vista Formulario o el informe en Vista previa antes de imprimir

para visualizar el resultado del formato condicional.

207
ACCESS 2010

 Guarde los cambios realizados en el formulario o el informe y, si es preciso, ciérrelo.

Si se han aplicado varias barras de datos al control, éstas se muestran las unas debajo
de las otras en el control.

ADMINISTRAR LAS REGLAS DE FORMATO CONDICIONAL

 Muestre el formulario o informe en la Vista Diseño y seleccione el control correspondiente.

 En la ficha Formato, haga clic en el botón Formato condicional del grupo Formato de
controles.

 Compruebe que el control al que desea aplicar la regla esté seleccionado en la

lista Mostrar reglas de formato para.

Verá la o las reglas aplicadas al control seleccionado en la zona Regla. Éstas se aplican al control
en el orden que se muestran en la lista.

 Seleccione la Regla correspondiente.

 Para editar la regla, haga clic en el botón Editar regla, realice los cambios que desee y
confirme con el botón Aceptar.

 En el caso d varias reglas, para desplazar la regla seleccionada, utilice los

botones y tantas veces como sea necesario.

 Para eliminar la regla seleccionada, haga clic en el botón Eliminar regla.

 Haga clic en el botón Aceptar.

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ACCESS 2010

15.23. Agregar una etiqueta inteligente a un control o a un campo

Las etiquetas inteligentes le permitirán realizar más rápidamente acciones concretas como enviar un
mensaje o abrir contactos.

 En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del ratón en la consulta o en
el formulario y a continuación, haga clic en la opción Vista Diseño para que aparezca su
estructura.

 Seleccione el control (formulario) o haga clic en la columna del campo (consulta) al cual
desea agregar una etiqueta inteligente.

 Pulse la tecla [F4] para que aparezca la hoja de propiedades.

 Active la pestaña Datos (o General para una consulta), haga clic en la

propiedad Etiquetas inteligentes y a continuación, haga clic en .

El cuadro de diálogo Etiquetas de acción aparecerá en pantalla.

 Marque las Etiquetas de acción disponibles que desee agregar al campo o al control
activo.

Los Detalles de la etiqueta de acción aparecen en el cuadro correspondiente.

 Para buscar nuevas etiquetas y agregarlas a las ya disponibles, utilice el botón Más
etiquetas de acción.

 Haga clic en Aceptar.

 Muestre el formulario en vista Formulario ( ) o la consulta en vista Hoja de datos ( )

para comprobar que las etiquetas inteligentes se han agregado correctamente a los
controles o a los campos correspondientes.

209
ACCESS 2010

En la parte inferior derecha de cada control o de cada campo al que se ha añadido una etiqueta
inteligente aparecerá un triángulo violeta.

 Para utilizar una etiqueta inteligente, active el registro correspondiente y señale el valor
del control o del campo que contenga la etiqueta que desea utilizar para que aparezca el

botón . A continuación haga clic en para que aparezca la lista de las acciones
asociadas al control o al campo activo.

A continuación haga clic en la opción correspondiente a la acción que desea realizar.

 Guarde las modificaciones introducidas en la consulta o el formulario y a continuación, si es

preciso, cierre el objeto.

También se pueden añadir etiquetas inteligentes a los campos de una tabla (vista
Diseño) por medio de la propiedad Etiquetas inteligentes.

Para eliminar una de las etiquetas inteligentes asociadas a un control o a un campo,

muestre el cuadro de diálogo Etiquetas inteligentes del campo o del control (haga clic
en de la propiedad Etiquetas inteligentes del campo o del control correspondiente)
y a continuación, desactive la opción correspondiente a la etiqueta inteligente que
desea eliminar.

Para eliminar todas las etiquetas inteligentes asociadas a un control o a un campo,

elimine el contenido de la propiedad Etiquetas inteligentes visible en la hoja de
propiedades del control o del campo correspondiente.

15.24. Comprobar los errores en un formulario o en un informe

Access puede comprobar algunos de los errores cometidos en los formularios e informes (por
ejemplo: propiedades del control no válidas, ancho de un informe superior al de la página de
impresión, selección de una etiqueta y de un control no asociados entre sí...). Cuando se detecta un
problema, aparece un triángulo llamado Indicador de error.

210
ACCESS 2010

ACTIVAR/DESACTIVAR LA COMPROBACIÓN DE ERRORES

 Haga clic sobre la ficha Archivo y a continuación, en Opciones.

 Seleccione la categoría Diseñadores de objetos y después, haga avanzar la lista hacia

abajo para ver la zona Comprobación de errores en la vista de diseño de formularios e
informes.

 Para activar/desactivar la comprobación de errores, marque o desmarque la

opción Habilitar comprobación de errores.

 Para cambiar el Color del indicador de error, abra la lista correspondiente y haga clic
sobre el color deseado.

 Si la comprobación de errores está activada, modifique las reglas de creación de errores

por medio de las demás opciones visibles en el área Comprobación de los errores en la
vista de diseño de formularios e informes.

Estas opciones no se encuentran disponibles cuando la opción Habilitar comprobación de errores está
desactivada.

 Haga clic en Aceptar.

UTILIZAR EL INDICADOR DE ERROR

 En un informe o en un formulario en vista Diseño, muestre en el botón asociado al error

que desea corregir o ignorar haciendo clic sobre el indicador de error (triángulo verde)
correspondiente.

211
ACCESS 2010

 Haga clic en el botón .

En la parte superior de la lista verá el tipo de error detectado. Se proponen una o varias opciones
para corregir el error.

 Para corregir el error, haga clic en la opción más adecuada, en función de la corrección
que desee realizar: según el tipo de error, se proponen una o varias correcciones.

Si un control presenta varios errores, el indicador de error permanecerá visible hasta que
todos los errores hayan sido corregidos o ignorados.

 Para ignorar el error y de ese modo ocultar el indicador de error , haga clic en la
opción Omitir error.

 Para ver la ayuda relativa al error, haga clic en la opción Ayuda sobre este error.

 Para cambiar los parámetros vinculados a la comprobación de los errores, haga clic en la
opción Opciones de comprobación de errores.

 Guarde las modificaciones realizadas en el formulario o el informe y a continuación, si es

preciso, ciérrelo.

Para conocer el tipo de error detectado, no es necesario abrir la lista asociada al botón

, basta simplemente con señalarlo.

212
ACCESS 2010

TEMA 16. SECCIONES

16.1. Mostrar/ocultar las secciones
 En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del ratón en el formulario o el
informe, y a continuación, haga clic en la opción Vista Diseño para mostrar su estructura.

 Haga clic con el botón derecho en la barra de título de una de las secciones visibles (por
ejemplo, la sección Detalle) y active o desactive la o las opciones siguientes:

Encabezado o pie de formulario: Permite mostrar u ocultar las

secciones Encabezado de formulario/informe y Pie de formulario/informe.

Encabezado o pie de página: Permite mostrar u ocultar la sección Encabezado de

página y Pie de página.

 Si las secciones que intenta ocultar contienen controles, Access muestra un mensaje que
informa que se eliminarán todos los controles: haga clic en el botón Sí para ocultar las
secciones y eliminar los controles o haga clic en el botón No para no ocultar las secciones y
conservar los controles.

 Guarde las modificaciones realizadas en el formulario o el informe y a continuación, si es

preciso, ciérrelo.

16.2. Modificar el alto de una sección

 En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del ratón en el formulario o el
informe y a continuación, haga clic en la opción Vista Diseño para que aparezca su
estructura.

 Puntee la parte superior de la barra de título de la sección siguiente.

El puntero del ratón toma una forma específica (este tipo de puntero aparece también cuando
modifica el alto de una fila o el ancho de una columna).

 Haga clic y arrastre el ratón hacia arriba o hacia abajo según si desea reducir o aumentar
el alto de la sección.

 Guarde las modificaciones realizadas en el formulario o el informe y a continuación, si es

preciso, ciérrelo.

Los datos existentes en la sección Encabezado y Pie de página aparecen en la parte

superior y en la parte inferior de cada página del formulario o del informe.

Los datos de las secciones Encabezado de formulario (o de informe) y Pie de

formulario (o de informe) aparecen en la primera página y la última página del
formulario (o del informe) o en la última página.

213
ACCESS 2010

214
ACCESS 2010

TEMA 17. CONSULTAS DE SELECCIÓN

17.1. Crear una consulta de una sola tabla
Las consultas de Selección permiten seleccionar registros según uno o varios criterios; pueden
guardarse y ejecutarse en todo momento: cuando ejecuta una consulta, Access selecciona
automáticamente los registros de la tabla de orígen de la consulta que responden a los criterios
establecidos.

Este tipo de consultas se llama consulta de Selección.

Sin la ayuda del Asistente

 En la pestaña Crear, haga clic en Diseño de consulta visible en el grupo Consultas.

 Haga clic en la pestaña Tablas o Consultas en función del tipo de objeto en el cual se
debe basar la consulta; la pestaña Ambas permite ver la lista de tablas y de consultas.

 Seleccione el nombre del objeto que desea agregar a la consulta y, a continuación, haga
clic en Agregar o haga doble clic sobre el nombre del objeto a agregar.

 Haga clic en Cerrar del cuadro de diálogo Mostrar tabla.

La parte superior de la ventana muestra la lista de campos. La parte inferior, llamada cuadrícula de
diseño, está reservada a la definición de criterios. Es posible modificar la altura de estas dos partes
arrastrando la barra horizontal que las separa.

 Inserte, en la cuadrícula de diseño, los campos que desee que aparezcan en la hoja de
datos (resultado de la consulta): haga doble clic sobre el nombre de cada campo que
desee insertar o arrastre dicho campo a la primera celda vacía de la fila Campo de la
cuadrícula de diseño; también puede hacer clic en la primera celda vacía de la
fila Campo, abrir la lista correspondiente y, a continuación, hacer clic sobre el nombre del
campo que desea agregar.

215
ACCESS 2010

Observe que las casillas de la fila Mostrar se marcan automáticamente. Si el botón Nombres de
tabla de la pestaña Diseño está activo (grupo Mostrar u ocultar), entonces el nombre de las tablas
aparecerá en la fila Tabla de la cuadrícula de diseño.

 Especifique el o los criterios de selección a partir de la fila Criterios en las columnas

correspondientes al campo o a los campos sobre los que se basan los criterios (ver
Consultas de selección - Definir los criterios de la consulta).

 Si un criterio se basa en un campo que no debe mostrarse, desactive la

opción Mostrar para dicho campo.

 Para cada campo en el que desee especificar un criterio de ordenación, haga clic en la
fila Orden de la columna correspondiente al campo utilizado como clave de ordenación y
seleccione la opción Ascendente o Descendente en función del orden que considere
apropiado.

Si deben utilizarse varias claves de ordenación, sitúe a la izquierda de la cuadrícula el campo que
se utilizará como primera clave de ordenación y, a continuación, el que se utilizará como segunda
clave...

 Para ver el resultado de la consulta, acceda a la vista Hoja de datos haciendo clic
en Ver del grupo Resultados (pestaña Crear) o en de la barra de estado o bien,
ejecute la consulta haciendo clic en Ejecutar del grupo Resultados.

Esta hoja de datos puede utilizarse como cualquier hoja de datos de una tabla. En particular, puede
modificar su presentación (ancho de columnas, alto de fila...) pero también puede modificar los
datos que contiene: estas modificaciones repercutirán automáticamente en la tabla de origen.

 Si es preciso, haga clic en Ver del grupo Resultados o en Vista Diseño de la

barra de informe para volver a la vista Diseño.

 Puede guardar la consulta en vista Hoja de datos o en vista Diseño: haga clic en la

herramienta , introduzca su nombre y a continuación, haga clic en Aceptar.

 Si es preciso, cierre la consulta haciendo clic en de su ventana.

216
ACCESS 2010

Para modificar el título de una columna de la hoja de respuestas, especifique el campo

que la compone en la cuadrícula de diseño de la siguiente forma: nombre de la
columna: nombre del campo.

CON AYUDA DEL ASISTENTE

 Seleccione la tabla o la consulta sobre la que desea basar su consulta.

La tabla o la consulta podrán seleccionarse después, en el Asistente para consultas sencillas.

 En la pestaña Crear, haga clic en Asistente para consultas visible en el grupo Consultas.

 Seleccione la opción Asistente para consultas sencillas y a continuación, haga clic

en Aceptar.

La ventana del Asistente para consultas sencillas aparecerá en pantalla. El nombre de la tabla o de
la consulta seleccionada previamente aparece en la lista Tablas/Consultas.

 Si la tabla o la consulta seleccionada previamente en el panel de navegación no es la

adecuada, seleccione otra Tabla/Consulta en la lista correspondiente.

Access le propone integrar en la consulta todos los campos de la tabla o de la consulta

seleccionada.

 Indique cuáles son los campos que deben agregarse a la consulta:

 seleccione cada campo que desee insertar, en la lista Campos disponibles y, a

continuación, haga clic en .

 para insertar todos los campos haga clic en el botón .

 seleccione en la lista Campos seleccionados los campos que desea quitar y haga clic
en el botón .

 para quitar todos los campos haga clic en el botón .

También puede hacer doble clic en un campo para agregarlo a la consulta.

Aquí, los campos Descripción y N° de páginas de la tabla Libros no se agregarán a la consulta.

 Haga clic en Siguiente para acceder al paso siguiente.

217
ACCESS 2010

 Si desea que la consulta agrupe los registros para realizar cálculos estadísticos, active la
opción Resumen. Si no es el caso, mantenga activa la opción Detalle y haga clic
en Siguiente.

 Introduzca el nombre con el cual se debe guardar la consulta.

 Escoja la primera o la segunda opción según si desea acceder a la hoja de datos o a la

estructura de la consulta (vista Diseño).

 Haga clic en Finalizar.

 Si desea que aparezca la consulta en vista Diseño, con el fin de modificar su estructura,

haga clic en de la barra de estado.

El botón le permite acceder nuevamente a la vista Hoja de datos.

 A continuación, administre la cuadrícula de diseño de la consulta del mismo modo que para
la creación de una consulta sin la ayuda del Asistente.

 Ejecute la consulta haciendo clic en Ejecutar del grupo Resultados.

 Guarde las modificaciones introducidas en la consulta y a continuación ciérrela si lo

considera oportuno.

17.2. Crear una consulta multitabla

SIN LA AYUDA DEL ASISTENTE

 Si es necesario, establezca las relaciones entre las tablas a partir de las cuales debe
crearse la nueva consulta multitabla (ver Relaciones entre las tablas - Establecer una
relación entre dos tablas).

 En la pestaña Crear, haga clic en Diseño de consulta visible en el grupo Consultas.

 Haga clic en la pestaña Tablas o Consultas en función de los objetos en los que se debe
basar la consulta; la pestaña Ambas permite visualizar la lista de tablas y de consultas.

 Seleccione los nombres de los objetos que desea agregar a la consulta: para seleccionar
varios objetos adyacentes, haga clic en el primero y arrastre el ratón hacia los siguientes;
para seleccionar varios objetos no adyacentes, haga clic en el nombre de un objeto y
mantenga pulsada la tecla [Ctrl] mientras selecciona los demás.

218
ACCESS 2010

 Haga clic en Agregar y, a continuación, en Cerrar.

Para agregar un objeto a la consulta, también puede hacer doble clic en el nombre del objeto
correspondiente en el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

Si las tablas (o consultas) han sido relacionadas en la ventana Relaciones, estarán unidas por una
línea de combinación. De lo contrario, la combinación se hará automáticamente si Access detecta un
campo común en las dos tablas (o consultas).

Aquí, las tablas Categorías y Libros están vinculadas por el campo Código categoría.

 A continuación, administre la cuadrícula de diseño de la consulta como lo haría para una

consulta de una sola tabla.

 Haga clic en Ejecutar del grupo Resultados para ejecutar la consulta.

 Para guardar la consulta, haga clic en la herramienta , escriba el Nombre de la

consulta en el cuadro de entrada de datos correspondiente y a continuación, haga clic
en Aceptar.

 Si es preciso, cierre la consulta haciendo clic en de su ventana.

El botón Mostrar tabla del grupo Configuración de consultas (pestaña Diseño) permite
agregar una nueva tabla (o consulta) a la consulta.

CON LA AYUDA DEL ASISTENTE

 En caso que sea necesario, establezca las relaciones entre las tablas a partir de las cuales
debe crearse la nueva consulta multitabla (ver Relaciones entre las tablas - Establecer una
relación entre dos tablas).

219
ACCESS 2010

 Seleccione, si lo considera oportuno, una de las tablas/consultas entre las que desea basar
su consulta.

 En la pestaña Crear, haga clic en Asistente para consultas visible en el grupo Consultas.

 Seleccione la opción Asistente para consultas sencillas y a continuación, haga clic

en Aceptar.

La ventana del Asistente para consultas sencillas aparecerá en pantalla. El nombre de la tabla o de
la consulta seleccionada previamente estará visible en la lista Tablas/Consultas.

 Si la tabla o la consulta que ha seleccionado previamente en el panel de navegación no

resulta oportuna, seleccione otra Tablas/Consultas en la lista correspondiente.

Access le propone integrar en la consulta todos los campos de la tabla seleccionada.

 Indique cuales son los campos que se deben agregar a la consulta:

 seleccione cada campo que desee insertar, en la lista Campos disponibles y, a

continuación, haga clic en .

 para insertar todos los campos haga clic en el botón .

 seleccione en la lista Campos seleccionados los campos que desea quitar y haga clic
en el botón .

 para quitar todos los campos haga clic en el botón .

También puede hacer doble clic en un campo para insertarlo en la consulta.

 En la lista Tablas/Consultas, seleccione la segunda tabla o consulta que desee insertar en

la consulta.

220
ACCESS 2010

 Añada, de la misma forma, los campos de esta segunda tabla o consulta en la

lista Campos seleccionados cuidando de no repetir los campos.

Si a la consulta se han añadido campos idénticos, en la lista Campos seleccionados, su nombre

aparecerá precedido del nombre de la tabla/consulta de la que forma parte.

 Proceda de la misma forma para insertar campos de otras posibles tablas o consultas.

 Haga clic en Siguiente para acceder al paso siguiente.

 Si desea que la consulta agrupe los registros para realizar cálculos estadísticos, active la
opción Resumen. Si no es ese el caso, mantenga la opción Detalle activada.

 Haga clic en Siguiente.

 Introduzca el nombre con el cual se debe guardar la consulta.

 Escoja la primera o la segunda opción según si desea acceder a la hoja de datos o a la

estructura de la consulta (vista Diseño).

 Haga clic en Finalizar.

 Si desea que la consulta aparezca en vista Diseño, para gestionar la cuadrícula de diseño,

haga clic en de la barra de estado.

Si las tablas (o consultas) han sido relacionadas en la ventana Relaciones, éstas aparecerán unidas
por una línea. De lo contrario, la unión se hará automáticamente si Access detecta un campo común
en las dos tablas (o consultas).

 A continuación, administre la cuadrícula de diseño de la consulta como lo haría para una

consulta de una sola tabla.

 Ejecute la consulta haciendo clic en Ejecutar del grupo Resultados.

 Guarde las modificaciones introducidas en la consulta y, a continuación, ciérrela.

221
ACCESS 2010

17.3. Definir las propiedades de una consulta

 En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del ratón en el nombre de la
consulta correspondiente y, a continuación, haga clic en la opción Vista Diseño si desea que
aparezca su estructura.

 Haga clic en un espacio en blanco de la parte superior de la ventana de la consulta y

luego pulse la tecla [F4] para que aparezca la hoja de propiedades de la consulta.

También puede mostrar la Hoja de propiedades de la consulta haciendo clic en el botón

correspondiente del grupo Mostrar u ocultar (ficha Crear).

 Defina las opciones siguientes :

 Mostrar todos los campos: si desea que aparezcan o no, todos los campos del origen
de la consulta en la hoja de datos; por defecto, la opción No está seleccionada. De ese
modo, sólo los campos insertados en la cuadrícula de diseño son visibles en la hoja de
datos. Si escoge la opción Sí, aparecerán todos los campos del origen de la consulta,
aunque no todos ellos hayan sido añadidos a la cuadrícula de diseño.
 Valores superiores: para especificar el número de registros que debe mostrar la hoja
de datos.
 Valores únicos: si desea que aparezcan o no los registros cuyos valores de los campos
incluidos en la hoja de datos son idénticos.
 Registros únicos: si desea que aparezcan o no los registros duplicados en la hoja de
datos.

 Cierre la hoja de propiedades de la consulta haciendo clic en .

 Guarde los modificaciones introducidas en la consulta y ciérrela si fuera necesario.

17.4. Administrar la cuadrícula de consultas

 En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del ratón en el nombre de la
consulta correspondiente y a continuación, haga clic en la opción Vista Diseño para que
aparezca su estructura.

 Para retirar uno o varios campos de la cuadrícula de diseño, selecciónelos haciendo clic en
el selector de campo visible encima del nombre del campo y, a continuación, haga clic
en Eliminar columnas del grupo Configuración de consultas (pestaña Diseño) o pulse la
tecla [Supr].

 Para agregar todos los campos de una tabla a la cuadrícula de diseño, haga doble clic en
la barra de título de la tabla y luego arrastre la selección hacia la primera celda vacía de
la fila Campo de la cuadrícula de diseño.

También puede arrastrar hasta la cuadrícula de diseño, el símbolo * visible en la primera línea de la
lista de campos: el símbolo * indica que todos los campos de la tabla se añaden a la cuadrícula de
diseño. Sin embargo, deberá insertar los campos en los que se basen los criterios y desactivar en
ellos la opción Mostrar, si no desea que aparezcan duplicados.

222
ACCESS 2010

 Para mover un campo, haga clic en el selector de campo para seleccionarlo. Haga clic
nuevamente en el selector de campo y a continuación, arrastre el ratón para situar la línea
vertical en el lugar donde desee insertar la columna.

 Para insertar un campo en la cuadrícula de diseño, selecciónelo en la tabla y después

arrástrelo hasta la cuadrícula de diseño sobre el nombre del campo anterior al lugar
donde desea insertarlo.

 Haga clic en la herramienta para guardar las modificaciones introducidas en la

consulta y ciérrela si fuese necesario.

El botón Insertar filas del grupo Configuración de consultas (pestaña Diseño)

permite insertar una nueva fila de criterios. El botón Insertar columnas permite
insertar una nueva columna a la izquierda de la columna activa.

17.5. Ejecutar una consulta

 Existen dos procedimientos que permiten ejecutar una consulta:

 a partir del panel de exploración, haga doble clic en el nombre de la consulta que
desea ejecutar.

 a partir de la vista Diseño de la consulta, haga clic en Ejecutar del

grupo Resultados (pestaña Diseño).

La consulta extraerá los registros de la tabla de origen que responden a los criterios.

 Cierre, si es preciso, la ventana de hoja de datos de la consulta haciendo haga clic en .

17.6. Definir los criterios de la consulta

ESTABLECER UN CRITERIO SEGÚN EL TIPO DE CAMPO

 Muestre la estructura de la consulta: en el panel de exploración, haga clic con el botón

secundario del ratón en el nombre de la consulta para la que desea especificar los criterios
y a continuación, haga clic en la opción Vista Diseño.

 Haga clic en la fila Criterios de la columna correspondiente al campo sobre el cual se basa
el criterio. Para ello, no olvide los principios siguientes:

Tipo de campo Principios Ejemplos

Número Moneda o Introduzca el valor sin presentación. 1500,45
Autonumérico
Fecha/hora Introduzca la fecha o la hora en el 10/01/07
formato que prefiera. >10/01/07
10 enero 2007
10-ene-2007
Sí/No Para seleccionar los valores Escriba: Sí Verdadero
correspondientes a Sí Activo o -1
Para seleccionar los valores Escriba: No Falso
correspondiente a No inactivo o 0

223
ACCESS 2010

 Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y ver el resultado.

 Guarde las modificaciones introducidas en la consulta haciendo clic en la

herramienta y ciérrela si fuera necesario.

UTILIZAR OPERADORES

 Muestre la estructura de la consulta y a continuación, haga clic en la fila Criterios de la

columna correspondiente al campo en el que se basa el criterio.

 Especifique el criterio utilizando los operadores de comparación que son seis: < (Inferior a),
<= (Inferior o igual a), > (Superior a), >= (Superior o igual a), = (Igual a), <> (Diferente
de).

 Access pone a su disposición otros operadores:

Operadores Selecciona los registros Ejemplos

Entre Para los cuales el valor de un campo está Entre "A" y "C"
comprendido en un intervalo de valores. Entre 10 y 20
Entre 01/12/06 y
31/12/06
En Para los cuales el valor de un campo está En ("ZARAGOZA";
comprendido en una lista. "BILBAO")
Es Para los cuales un campo está vacío o no. Es Nulo
NEGADO es Nulo
Como Que contienen datos aproximados. Como "*calle*"
Negado Que no cumplen el criterio. NEGADO es Nulo
NEGADO en
("ZARAGOZA";"BILBAO")

Ejemplos:

Selecciona los clientes nacidos en el año 60.

224
ACCESS 2010

Selecciona todos los clientes excepto los de ZARAGOZA y BILBAO.

 Haga clic en Ejecutar del grupo Resultados (pestaña Diseño) para ejecutar la consulta y
ver el resultado.

 Guarde las modificaciones introducidas en la consulta haciendo clic en la

herramienta y ciérrela si fuese necesario.

Las expresiones de criterio también pueden incorporar funciones (en este caso, el
nombre de los campos debe ir entre corchetes). Ejemplos: Año([Fecha de
nacimiento])=1966: selecciona los clientes nacidos en 1966; Mes ([Fecha de
nacimiento]) = 10: selecciona los clientes nacidos en el mes de octubre; <Fecha()-30:
selecciona los clientes contactados hace 30 días (la función Fecha() calcula la fecha
actual).

Cuando un criterio es relativamente largo, puede pulsar [Mayús][F2] para que

aparezca la ventana Zoom. También puede modificar el ancho de la columna en la
que introduce el criterio arrastrando la línea que separa los dos selectores de campo.

ESTABLECER VARIOS CRITERIOS

Pueden presentarse dos casos:

 Debe seleccionar los registros que responden simultáneamente a todos los criterios
establecidos: los criterios deben estar unidos por medio de una Y lógica.

 Debe seleccionar los registros que respondan a uno u otro de los criterios establecidos: los
criterios deben unirse entonces por medio de una O lógica.

ESTABLECER VARIOS CRITERIOS BASADOS EN EL MISMO CAMPO

 Muestre la estructura de la consulta en la que desea definir varios criterios basados en el

mismo campo.

 Si debe seleccionar los registros que respondan simultáneamente a todos los criterios
establecidos, haga clic en la línea Criterios de la columna correspondiente al campo al que
aplicar el criterio y a continuación, introduzca los distintos criterios separándolos con
una Y lógica.

Esta consulta selecciona los registros en los que el precio en catálogo de los libros está comprendido
entre 9 y 16 euros, ambos incluidos.

 Si debe seleccionar los registros que responden a uno u otro criterio, haga clic en la
línea Criterios de la columna correspondiente al campo del criterio e introduzca los distintos
criterios separándolos por una O lógica; también puede introducir el primer criterio en la
línea Criterios del campo correspondiente y a continuación, los demás criterios en las líneas
siguientes del mismo campo.

225
ACCESS 2010

Esta consulta selecciona los clientes de Zaragoza o los de Bilbao.

 Haga clic en Ejecutar del grupo Resultados (pestaña Diseño) para ejecutar la consulta y
ver el resultado.

 Haga clic en la herramienta para guardar las modificaciones introducidas en la

consulta y ciérrela, si fuera necesario.

ESTABLECER VARIOS CRITERIOS BASADOS EN CAMPOS DISTINTOS

 Muestre la estructura de la consulta en la que desea definir varios criterios basados en

campos distintos.

 Si los criterios deben verificarse simultáneamente, inserte los criterios en la misma fila en las
columnas correspondientes a cada uno de los campos.

Esta consulta selecciona los "Señores" de Zaragoza.

 Si debe verificarse uno u otro de los criterios, insértelos en líneas diferentes.

Esta consulta selecciona a las Señoras o Señoritas de Zaragoza.

 Haga clic en Ejecutar del grupo Resultados para ejecutar la consulta y ver el resultado.

 Guarde las modificaciones introducidas en la consulta haciendo clic en la

herramienta y ciérrela, si fuera necesario.

17.7. Crear una consulta de selección parametrizada

Cuando ejecuta una consulta, Access selecciona los registros de la tabla de origen en función de los
criterios definidos en la consulta. Access también permite especificar estos criterios no en la consulta
sino durante de su ejecución creando una consulta parametrizada.

226
ACCESS 2010

 Muestre la estructura de la consulta y a continuación, defina los elementos de la cuadrícula

de diseño tal y como lo haría habitualmente.

 En lugar de especificar un criterio de selección, escriba el texto entre corchetes en la o las

columnas de los campos en los cuales deben recaer los criterios de selección; este texto
aparecerá cuando ejecute la consulta.

El texto debe ser diferente al nombre del campo.

 A continuación, haga clic en el botón Parámetros del grupo Mostrar u ocultar. Escriba el
texto de la invitación como nombre del Parámetro en la columna correspondiente y
especifique el Tipo de datos del valor que debe introducirse al ejecutarse la consulta.
Haga clic en el botón Aceptar.

 Haga clic en Ejecutar del grupo Resultados para ejecutar la consulta.

También puede hacer clic en Ver del grupo Resultados.

Cuando ejecuta la consulta, Access le pide que especifique el valor del criterio.

 Especifique el valor del criterio y a continuación, haga clic en Aceptar.

 Guarde las modificaciones introducidas en la consulta y ciérrela, si fuera necesario.

17.8. Modificar la combinación en una consulta multitabla

 Muestre la consulta correspondiente en la vista Diseño y a continuación, haga doble clic en
la línea de combinación que une las dos tablas.

227
ACCESS 2010

 La opción 1 corresponde a una combinación interna.

 La opción 2 corresponde a una combinación externa por la izquierda.
 La opción 3 corresponde a una combinación externa por la derecha.

 Para que aparezcan los registros que no están relacionados, escoja la opción 2 o 3 según
los registros que desee mostrar.

 Haga clic en Aceptar.

La línea de combinación se modifica.

 Haga clic en Ejecutar del grupo Resultados para ejecutar la consulta y ver el resultado.

 Guarde las modificaciones introducidas en la consulta y ciérrela, si fuera necesario.

17.9. Crear una consulta de referencias cruzadas

Access pone a su disposición una potente herramienta para combinar los datos de varias tablas:
las consultas de referencias cruzadas.

Esta tabla muestra cómo están repartidas las ventas por ciudad y por vendedor.

SIN LA AYUDA DEL ASISTENTE

 Cree una nueva consulta (sin la ayuda del Asistente) insertando las tablas o consultas
necesarias para la elaboración de la tabla de referencias cruzadas.

 Inserte tres campos en la cuadrícula de diseño:

 el campo cuyos valores constituirán los encabezados de fila de la tabla de referencias

cruzadas.

 el campo cuyos valores constituirán los encabezados de columna de la tabla de

referencias cruzadas.

 el campo o la expresión que contiene los valores en los que se basa la elaboración de
la tabla.

228
ACCESS 2010

 Convierta la consulta en Referencias cruzadas haciendo clic en el botón General del

grupo Tipo de consulta (pestaña Diseño).

Las filas Tab ref cruz y Total aparecen en la cuadrícula de diseño.

 En la fila Total, escoja la operación que permitirá el cálculo de los valores de la tabla, en
la columna adecuada. Las operaciones asignadas a otros campos deben ser Agrupar por.

 En la fila Tab ref cruz indique, para cada campo, si los valores del campo deben aparecer
como Encabezado de fila, Encabezado de columna o si deben utilizarse para
cumplimentar la tabla (Valor).

 Haga clic en Ejecutar del grupo Resultados para ejecutar la consulta y ver el resultado.

 Guarde la consulta y ciérrela, si fuera necesario.

Es posible insertar varios encabezados de fila pero sólo un encabezado de columna.

CON AYUDA DEL ASISTENTE

Si todos los datos necesarios para la elaboración de la tabla se encuentran en una misma tabla o
consulta, puede utilizarse el Asistente para consultas de referencias cruzadas. Si no es así, deberá
crear una consulta que reagrupe todos los campos que va a necesitar posteriormente y a
continuación, utilizar esta consulta para la elaboración de la consulta de referencias cruzadas.

 En la pestaña Crear, clic en Asistente para consultas visible en el grupo Consultas.

 Seleccione la opción Asist. consultas de tabla ref. cruzadas y haga clic en Aceptar.

 En el cuadro Ver, active la opción correspondiente a la lista de objetos que desee que
aparezcan en la lista: Tablas, Consultas o Ambas.

 Seleccione en la lista, el nombre de la tabla o de la consulta que contenga los campos que
desea integrar en la consulta de referencias cruzadas y a continuación, clic en Siguiente.

229
ACCESS 2010

 Seleccione en la lista Campos disponibles todos los campos cuyos valores deben constituir
los encabezados de fila de la tabla de referencias cruzadas (3 campos máximo), y a

continuación, haga clic en el botón .

 Haga clic en Siguiente para acceder al paso siguiente.

 Seleccione en la lista el campo cuyos valores constituirán los encabezados de columna de la

tabla de referencias cruzadas y a continuación, haga clic en Siguiente.

 Seleccione en el cuadro Campos el campo que contiene los valores en los que se basa la
elaboración de la tabla.

 Seleccione, en la zona correspondiente, la Función que permitirá el cálculo de los valores

de la tabla.

 Marque o no la opción Sí, incluir sumas de filas según desee o no calcular el total de
cada fila.

 Haga clic en Siguiente para acceder al siguiente paso.

 Introduzca el nombre con el cual se debe guardar la consulta.

 Active la primera o la segunda opción según desee acceder a la hoja de datos (Ver la
consulta) o a la estructura de la consulta (Modificar el diseño).

 Haga clic en Finalizar.

230
ACCESS 2010

 Para que aparezca la consulta en vista Diseño y así poder modificar su estructura, haga clic

en Ver del grupo Vistas (pestaña Inicio) o en Vista Diseño de la barra de

estado.

El botón permite acceder nuevamente a la vista Hoja de datos.

 Guarde las modificaciones introducidas en la consulta y ciérrela, si fuera necesario.

17.10. Crear una consulta de búsqueda de no coincidentes

El asistente Búsqueda de no coincidentes permite buscar los registros de una tabla o de una consulta
que no tienen ninguna relación con los de otra tabla o consulta.

 En la pestaña Crear, haga clic en Asistente para consultas visible en el grupo Consultas.

 Seleccione la opción Asistente búsqueda de no coincidentes y haga clic en Aceptar.

 Active una de las opciones del cuadro Ver en función de los objetos que desee mostrar en
la lista: Tablas, Consultas o Ambas.

 Seleccione, en la lista, el nombre de la tabla o de la consulta que contenga los registros

que desee que aparezcan en la consulta de búsqueda de no coincidentes y haga clic
en Siguiente.

 Active una de los opciones del cuadro Ver, en función de los objetos (tablas y/o consultas)
que desee que aparezcan en la lista.

 Seleccione el nombre de la tabla o de la consulta que contenga los registros relacionados

con la tabla o la consulta seleccionadas en el paso anterior y a continuación, haga clic
en Siguiente.

En cada lista se selecciona el campo común a las dos tablas (o consultas); estos campos pueden
tener nombres distintos.

 Si el campo seleccionado en cada lista no es el campo común a las dos tablas (o consultas),

seleccione los campos correspondientes en las listas y a continuación, clic en .

231
ACCESS 2010

 Haga clic en Siguiente para acceder al paso siguiente.

 Indique cuáles son los campos que desea insertar en la consulta de buscar no coincidentes:

 Seleccione los campos a agregar en la zona Campos disponibles y, a continuación,

haga clic en el botón o doble clic sobre su nombre.

 Para agregar todos los campos haga clic en el botón .

 Para quitar un campo selecciónelo en la zona Campos seleccionados y haga clic en el

botón o haga un doble clic sobre su nombre en la zona Campos seleccionados.

 Para quitar todos los campos haga clic en el botón .

 Haga clic en Siguiente.

 Introduzca el nombre con el cual se debe guardar la consulta.

 Active la primera o la segunda opción según desee acceder a la hoja de datos (Ver los
resultados) o a la estructura de la consulta (Modificar el diseño).

 Haga clic en Finalizar.

En nuestro ejemplo, esta consulta permite ver la lista de los libros que no han sido nunca
encargados.

 Para que aparezca la consulta en vista Diseño y poder modificar su estructura, haga clic

en Ver de la pestaña Inicio o en Vista Diseño de la barra de estado.

El botón permite acceder nuevamente a la vista Hoja de datos.

 Guarde las modificaciones introducidas en la consulta y ciérrela, si fuera necesario.

17.11. Crear una consulta para buscar duplicados

El asistente Consulta para buscar duplicados permite seleccionar, en una misma tabla o consulta, los
registros cuyos valores de campos son idénticos.

232
ACCESS 2010

 En la pestaña Crear, haga clic en Asistente para consultas visible en el grupo Consultas.

 Introduzca el nombre con el cual se debe guardar la consulta.

 Seleccione la opción Asistente para búsqueda de duplicados y a continuación, haga clic

en Aceptar.

 Active una de las opciones del cuadro Ver en función de los objetos (tablas y/o consultas)
que desee que aparezcan en la lista.

 Seleccione, en la lista, el nombre de la tabla o de la consulta en la que desea buscar

valores de campo idénticos y a continuación, haga clic en Siguiente.

 Indique cuales son los campos susceptibles de contener duplicados: Seleccione los
campos a agregar en la zona Campos disponibles y, a continuación, haga clic en el
botón o doble clic sobre su nombre.

 Para agregar todos los campos haga clic en el botón .

 Para quitar un campo selecciónelo en la zona Campos seleccionados y haga clic en el

botón o haga un doble clic sobre su nombre en la zona Campos seleccionados.

 Para quitar todos los campos haga clic en el botón .

 Haga clic en Siguiente.

 Seleccione, además de los campos que contengan duplicados, los campos que desea que
aparezcan en la consulta. Para ello, proceda de igual modo que para agregar los campos
que pueden contener duplicados (paso anterior).

 Haga clic en Siguiente.

 Introduzca el nombre con el cual se debe guardar la consulta.

 Active la primera o la segunda opción según desee acceder a la hoja de datos (Ver los
resultados) o a la estructura de la consulta (Modificar el diseño).

233
ACCESS 2010

 Haga clic en Finalizar.

En nuestro ejemplo, esta consulta permite ver los registros con los mismos valores en el
campo Título y en el campo Autor.

 Para que aparezca la consulta en vista Diseño y poder modificar su estructura, haga clic

en Ver de la pestaña Inicio o en Vista Diseño de la barra de estado.

El botón permite acceder nuevamente a la vista Hoja de datos.

 Guarde las modificaciones introducidas en la consulta y ciérrela, si fuera necesario.

234
ACCESS 2010

TEMA 18. CALCULOS EN LAS CONSULTAS

18.1. Insertar un campo calculado en una consulta
 Muestre la estructura de la consulta a la que desea agregar un campo calculado.

 Haga clic en la primera celda vacía de la fila Campo.

 Especifique el nombre del campo calculado seguido de la expresión correspondiente con la

forma Nombre: expresión.

El campo Precio total permite el cálculo del total por libro solicitado.

 Haga clic en el botón Ejecutar del grupo Resultados para ejecutar la consulta y, de ese
modo visualizar el resultado.

 Guarde las modificaciones aportadas a la consulta haciendo clic en la herramienta y,

si es preciso, ciérrela.

No está obligado a especificar el nombre del campo calculado. En ausencia de nombre,

Access le atribuye uno del tipo Expr1.

18.2. Realizar un cálculo estadístico sin agrupar

El cálculo estadístico puede basarse en todos los registros o solamente en un grupo de registros. Por
ejemplo: número de clientes en la tabla o número de clientes que viven en Zaragoza, Bilbao...

 Muestre la estructura de la consulta a la que desea agregar un campo calculado.

 Inserte en la cuadrícula de diseño de la consulta, el campo en el cual recae el cálculo

estadístico.

 Haga clic en el botón Totales del grupo Mostrar u ocultar (pestaña Diseño) para que
aparezca la fila Total en la cuadrícula de diseño.

Un nuevo clic en el botón Totales permite ocultar la fila Total.

 Haga clic en la fila Total de la columna correspondiente y escoja en la lista, el cálculo

estadístico que desea realizar: Suma, Promedio, Mín, Máx,
Cuenta, DesvEst, Var, Primero (muestra el primer valor entre los registros seleccionados)
y Último (muestra el último valor del campo).

 Inserte, si es preciso, los campos sobre los que se basan los criterios de selección.

Access les atribuye automáticamente la operación Agrupar por.

235
ACCESS 2010

 Escoja, para estos campos, la operación Dónde.

La opción Mostrar se desactiva automáticamente.

 Para cada criterio que deba definir, haga clic en la fila Criterios de la columna del campo
correspondiente e introduzca el criterio.

Ejemplos: ¿Cuántos clientes hay?

 Haga clic en el botón Ejecutar del grupo Resultados para ejecutar la consulta y, de ese
modo, ver el resultado.

 Guarde las modificaciones aportadas a la consulta haciendo clic en la herramienta ya

continuación, ciérrela.

18.3. Realizar un cálculo estadístico con agrupamiento

Cuando efectúe un cálculo estadístico por grupos de registros, pueden presentarse tres casos:

 puede realizar un cálculo estadístico por grupos de registros sin aplicar criterios de selección.
Ejemplo: ¿Cuántos clientes viven en cada ciudad?

 puede realizar un cálculo estadístico con todos los registros de la tabla y, a continuación,
seleccionar los grupos de registros cuyos resultados responden a ciertos criterios. Ejemplo:
contabilice el número de clientes por ciudad y, a continuación, seleccione las ciudades en las
cuales este número es superior a 5.

 puede seleccionar ciertos registros y, a continuación, realizar el cálculo estadístico sobre estos
registros. Ejemplo: seleccione los clientes nacidos antes del 01/01/1965 y luego,
contabilícelos por ciudad.

EL CÁLCULO SE BASA EN TODOS LOS REGISTROS

 Muestre la estructura de la consulta para la que desea realizar un cálculo estadístico con
agrupamiento que se base en todos los registros.

 Inserte en la cuadrícula de diseño el campo utilizado para agrupar los registros.

 Haga clic en el botón Totales del grupo Mostrar u ocultar (pestaña Diseño) para que
aparezca la fila Total en la cuadrícula de diseño y compruebe que la operación propuesta
es Agrupar por.

 Inserte, en la cuadrícula de diseño, el campo en el cual se basa el cálculo estadístico y, a

continuación, escoja en el cuadro de la lista desplegable Total, la función correspondiente
al cálculo estadístico a realizar.

236
ACCESS 2010

 Haga clic en el botón Ejecutar del grupo Resultados para ejecutar la consulta y, de ese
modo, ver el resultado.

Esta hoja muestra el número de clientes para cada ciudad.

 Guarde las modificaciones realizadas en la consulta haciendo clic en la herramienta y,

si es preciso, ciérrela.

Para seleccionar los registros en función del resultado del cálculo estadístico, basta con
especificar el criterio en la columna que contiene la función estadística.

EL CÁLCULO SE BASA EN CIERTOS REGISTROS

 Muestre la estructura de la consulta en la que desea realizar un cálculo estadístico con

agrupamiento basado en ciertos registros.

 Inserte el campo utilizado para reagrupar los registros en la cuadrícula de diseño.

 Haga clic en el botón Totales del grupo Mostrar u ocultar (pestaña Diseño) para que
aparezca la fila Total y asegúrese de que la operación propuesta sea Agrupar por.

 Inserte, en la cuadrícula de diseño, el campo en el cual se basa el cálculo estadístico y

escoja en el cuadro de la lista desplegable Total, la función correspondiente al cálculo
estadístico que desea realizar.

237
ACCESS 2010

 Inserte, en la cuadrícula de diseño, los campos en los que se basan los criterios de selección
y seleccione para dichos campos el operador Dónde.

 Especifique el o los criterios de selección.

Por ejemplo: esta consulta contabiliza el número de clientes de cada ciudad, nacidos antes del 1 de
enero de 1965.

 Haga clic en el botón Ejecutar del grupo Resultados (pestaña Diseño) para ejecutar la
consulta y ver el resultado.

 Guarde los modificaciones realizadas en la consulta haciendo clic en la herramienta y

a continuación, ciérrela, si fuera necesario.

238
ACCESS 2010

TEMA 19. CONSULTAS DE ACCION

19.1. Eliminar los registros por medio de una consulta
Las consultas de Eliminación permiten eliminar rápidamente los registros que cumplen los criterios
propuestos.

CREAR UNA CONSULTA DE ELIMINACIÓN

 En primer lugar, cree una consulta de Selección que permita seleccionar los registros
correspondientes: sólo deben insertarse los campos en los que se basan los criterios.

 Haga clic en el botón Ejecutar del grupo Resultados (pestaña Diseño) para comprobar la
lista de registros.

 Haga clic en el botón de la barra de estado para mostrar nuevamente la estructura de

la consulta.

 Para transformar la consulta Selección en consulta Eliminación, haga clic en el

botón Eliminar del grupo Tipo de consulta (pestaña Diseño).

La fila Eliminar aparece en la cuadrícula de diseño mientras que la fila Mostrar ha desaparecido.

 Si es preciso, guarde la consulta haciendo clic sobre la herramienta .

EJECUTAR LA CONSULTA DE ELIMINACIÓN

 A partir del panel de exploración, haga doble clic en el nombre de la consulta: el icono de
este tipo de consulta contiene un signo de exclamación.

A partir de la vista Diseño de la consulta, haga clic en el botón Ejecutar del

grupo Resultados (pestaña Diseño).

 Si es preciso, haga clic en el botón Sí del mensaje que informa que va a ejecutar una
consulta de Eliminación.

Este mensaje aparece únicamente cuando la consulta se ejecuta a partir del panel de
exploración.

Un segundo mensaje informa del número de líneas que se eliminarán.

 Haga clic en el botón Sí para confirmar la eliminación.

 En el panel de exploración, haga doble clic en el nombre de la tabla de la que se han

eliminado los registros, con el fin de comprobar su contenido.

19.2. Crear una tabla por medio de una consulta

En este caso, se trata de crear una nueva tabla a partir de los registros de una tabla ya existente.

239
ACCESS 2010

 Cree una consulta de Selección que le permita seleccionar los registros que desea insertar
en la nueva tabla: todos los campos que desee visualizar en la nueva tabla deben
insertarse en la consulta.

 Haga clic en el botón Ejecutar del grupo Resultados (pestaña Diseño) para comprobar la
lista de registros.

 Haga clic en el botón de la barra de estado para mostrar nuevamente la estructura de

la consulta.

 Transforme la consulta de Selección en consulta de Acción haciendo clic sobre el

botón Crear tabla del grupo Tipo de consulta (pestaña Diseño).

 Introduzca el nombre que desea dar a la nueva tabla.

 Indique si la tabla debe crearse en la Base de datos activa o en Otra base de datos,
activando la opción correspondiente.

 Si ha escogido crear la tabla en Otra base de datos, indique el Nombre de archivo de

dicha base de datos seleccionándola por medio del botón Examinar.

 Haga clic en el botón Aceptar.

 Guarde la consulta haciendo clic en la herramienta y a continuación, ciérrela.

 Para ejecutar la consulta de Creación de tabla haga doble clic en su nombre, visible en el
panel de exploración, o a partir de su vista Diseño, haga clic en el botón Ejecutar del
grupo Resultados (pestaña Diseño).

En el panel de exploración puede observar que el icono de este tipo de consultas es diferente del
icono de las consultas de Selección.

 Haga clic en el botón Sí del mensaje que informa que va a ejecutar una consulta de
Creación de tabla.

Este mensaje aparece únicamente cuando la consulta se ejecuta a partir del panel de navegación.

 A continuación, haga clic en el botón Sí del mensaje que informa del número de filas que
copiará en la nueva tabla.

 En el panel de exploración, haga doble clic en el nombre de la nueva tabla para

comprobar su contenido.

240
ACCESS 2010

19.3. Agregar registros a una tabla por medio de una consulta

En este caso, se trata de crear una consulta que permitirá agregar registros de una tabla existente a
otra tabla de la base de datos activa o de otra base de datos.

 Cree una consulta de selección que le permita seleccionar los registros que desea insertar
en la otra tabla: deben insertarse en la consulta todos los campos que desee mostrar en la
tabla de destino. Estos campos deben existir en la tabla de origen.

 Haga clic en el botón Ejecutar del grupo Resultados (pestaña Diseño) para comprobar la
lista de los registros.

 Haga clic en el botón de la barra de estado para mostrar nuevamente la estructura de

la consulta.

 Convierta la consulta de Selección en consulta Diseño: Anexar haciendo clic en el botón

correspondiente visible en el grupo Tipo de consulta (pestaña Diseño).

 Indique si desea agregar los registros a una tabla de la Base de datos activa, o a una
tabla de Otra base de datos, activando la opción correspondiente.

 Si ha escogido agregar los registros a una tabla de otra base de datos, indique el Nombre
de archivo de esta base de datos seleccionándola por medio del botón Examinar.

 Seleccione, en la lista correspondiente, el Nombre de la tabla a la que desea agregar los

registros.

 Haga clic en el botón Aceptar.

Desde este momento, en la cuadrícula de diseño aparece una fila Anexar a. Muestra los campos de
la tabla de destino concordantes con los de la tabla de origen. Si no se da el caso para ciertos
campos, entonces, Access los deja vacíos.

 Es posible que en la fila Anexar a, ciertos campos aparezcan entre corchetes (ejemplo:
[nombre]). Si éste es el caso, debe eliminarlos, ya que de lo contrario, no podrá ejecutar
correctamente la consulta Anexar. Para cada campo, haga clic en el campo visible en la
fila Anexar a, abra la lista correspondiente y a continuación, haga clic en el campo de
destino.

 Guarde la consulta haciendo clic en la herramienta y a continuación, ciérrela.

241
ACCESS 2010

 Para ejecutar la consulta Anexar, haga un doble clic en su nombre, visible en el panel de
exploración o, a partir del modo de Diseño de la consulta, haga clic en el
botón Ejecutar del grupo Resultados (pestaña Diseño).

 En el mensaje que le informa que va a ejecutar una consulta Anexar, haga clic en el
botón Sí.

Este mensaje aparece únicamente cuando la consulta se ejecuta a partir del panel de exploración.

 Haga clic en el botón Sí del mensaje que confirma que se agregan los registros.

 En el panel de exploración, haga doble clic en el nombre de la tabla en la que se han

añadido los registros, para comprobar su contenido.

19.4. Actualizar ciertos registros por medio de una consulta

Las consultas de Actualización se utilizan para modificar los valores de ciertos campos.

 Cree primero una consulta de Selección que le permita seleccionar los registros
correspondientes: sólo debe insertar en la consulta el campo cuyo valor debe modificarse y
aquel o aquellos sobre los que se basan los criterios.

 Haga clic en el botón Ejecutar del grupo Resultados (pestaña Diseño) para comprobar la
lista de registros.

 Haga clic en el botón para mostrar nuevamente la estructura de la consulta.

 Convierta la consulta Selección en consulta Actualizar haciendo clic en el botón

correspondiente del grupo Tipo de consulta (pestaña Diseño).

Aparece una fila Actualizar a, mientras que la fila Mostrar ya no está visible (este tipo de consulta
no permite mostrar registros).

 En la fila Actualizar a, en la columna correspondiente al campo cuyos valores desee

modificar, introduzca la expresión que va a permitir la actualización:

Esta consulta debe aumentar en un 10% el precio de los artículos de la categoría TE.

 Guarde, si es preciso, la consulta haciendo clic en la herramienta y a continuación,

ciérrela.

 Para ejecutar la consulta de Actualización, haga doble clic en su nombre visible en el panel
de exploración o, a partir de la vista Diseño de la consulta, haga clic en el
botón Ejecutar del grupo Resultados (pestaña Diseño).

242
ACCESS 2010

 Si es preciso, haga clic en el botón Sí del mensaje que informa que se va a ejecutar una
consulta de actualización.

Este mensaje aparece únicamente cuando la consulta se ejecuta a partir del panel de exploración.

 A continuación, haga clic en el botón Sí del mensaje que confirma la actualización de

registros.

 En el panel de exploración, haga un doble clic en el nombre de la tabla cuyos registros han
sido actualizados, con el fin de comprobar su contenido.

243
ACCESS 2010

244
ACCESS 2010

TEMA 20. TABLAS DINAMICAS

20.1. Crear una tabla dinámica
Una tabla dinámica permite sintetizar y analizar datos procedentes de una o de varias tablas o
consultas.

 En el panel de exploración, seleccione la tabla o la consulta sobre la que desea basar la

tabla dinámica.

Si la tabla dinámica debe incluir valores de campos procedentes de varias tablas, cree una consulta
que permita reagrupar estos campos y a continuación, escoja esta consulta como fuente de la tabla
dinámica.

 En la pestaña Crear, haga clic en el botón Más formularios del grupo Formularios y a
continuación, haga clic en la opción Tabla dinámica.

El formulario aparece en Vista Tabla dinámica. Podrá ver una ventana que va a contener la lista de
campos, aunque por el momento no se habrá insertado ningún campo en la tabla dinámica.

 Si es preciso, muestre la Lista de campo haciendo clic en el botón correspondiente, visible

en el grupo Mostrar u ocultar (pestaña Diseño); haga de nuevo un clic en el botón Lista
des campos para ocultar el panel Lista de campos de tabla dinámica.

 Si es preciso, coloque las Zonas en la ventana de la tabla dinámica activando el botón

correspondiente del grupo Mostrar u ocultar (pestaña Diseño); estas áreas son visibles por
defecto durante la creación de un formulario de tabla dinámica.

245
ACCESS 2010

 Defina la estructura de la tabla arrastrando individualmente cada campo desde el

panel Lista de campos de tabla dinámica hacia el área correspondiente:

 Los valores del campo o de los campos situados en la zona Coloque campos de fila
aquí constituirán los encabezados de fila de la tabla.

 Los valores del campo o de los campos situados en la zona Coloque campos de
columna aquí constituirán los encabezados de columna de la tabla.

 El o los campos situados en la zona Coloque campos de totales o campos detallados

aquí contienen los valores sobre los que se basa la elaboración de la tabla.

 El o los campos situados en la zona Coloque campos de filtro aquí permiten mostrar
un resumen de todos, o de ciertos elementos del campo, o permiten mostrar estos
elementos uno por uno.

Para agregar un campo a una tabla dinámica, también puede seleccionarlo en la Lista de campos
de tabla dinámica, abrir la lista situada en la parte inferior derecha del panel para poder
seleccionar la opción correspondiente al lugar donde se debe insertar el campo y a continuación,
hacer clic sobre el botón Agregar a.

La tabla dinámica aparece en el formulario Access.

Los campos mostrados en la tabla dinámica aparecen en negrita en la Lista de campos de tabla
dinámica.

 Guarde la tabla dinámica ( ) y a continuación, si es preciso, ciérrela.

La tabla dinámica aparecerá en la lista de formularios.

246
ACCESS 2010

20.2. Seleccionar un elemento de una tabla dinámica

 En el panel de exploración, haga doble clic en el formulario para mostrarlo en Vista Tabla
dinámica.

 Para seleccionar una sola celda de datos, haga clic en ella.

 Para seleccionar varias celdas de datos adyacentes, haga clic en la primera celda y a
continuación, arrastre el ratón sobre las otras celdas hasta que todas las celdas
correspondientes estén seleccionadas.

 Para seleccionar un campo de fila, de columna, de detalle o de total, haga clic en la

etiqueta del campo correspondiente.

 Para seleccionar un elemento de datos de los campos de fila y de columna, haga clic en la
etiqueta correspondiente.

 Para seleccionar varios elementos de datos de los campos de fila y de columna de forma
discontinua, haga clic en el primer elemento, mantenga pulsada la tecla [Ctrl] y a
continuación, haga clic en los otros elementos que desee seleccionar; para una selección
continua, haga clic en el primer elemento, mantenga pulsada la tecla [Mayús] y a
continuación, haga clic en el último elemento.

La selección de un elemento selecciona todos los datos de dicho elemento.

Los datos de los elementos Fabián y Ramón están seleccionados.

20.3. Modificar la presentación de una tabla dinámica

 En el panel de exploración, haga doble clic sobre el formulario para mostrarlo en Vista
Tabla dinámica.

 Para ocultar el detalle del elemento de un campo, haga clic en el

botón correspondiente, y para mostrarlo, haga clic en el botón .

247
ACCESS 2010

 Para ocultar los detalles de todos los elementos de una tabla dinámica, haga clic en uno de
los campos de la tabla dinámica y a continuación, haga clic en el botón Ocultar
detalles del grupo Mostrar u ocultar (pestaña Diseño). Para mostrarlos de nuevo, haga clic
en el botón Mostrar detalles del grupo Mostrar u ocultar.

Los detalles de todos los elementos de una tabla dinámica deben ocultarse cuando se ha añadido un
total a la tabla, si no, ningún valor sería visible en el área de detalle.

 Para mostrar u ocultar los elementos de un campo de columna, de fila, de filtro o de

detalle, haga clic en la flecha desplegable asociada al nombre del campo. A continuación,
seleccione los elementos del campo que desee mostrar o desactive aquellos que desee
ocultar.

Cuando al menos un elemento del campo esté desactivado, la casilla de verificación asociada a la
opción (Todas) aparece de color gris.

Confirme los cambios haciendo clic en el botón Aceptar; un clic en la casilla de verificación de la
opción (Todos) permite mostrar u ocultar todos los elementos del campo correspondiente.

 Si es preciso, cierre el formulario de tabla dinámica.

20.4. Eliminar un campo de una tabla dinámica

 En el panel de exploración, haga doble clic en el formulario para mostrarlo en Vista Tabla
dinámica.

 Puntee el nombre del campo correspondiente (el puntero del ratón toma la forma ),
haga clic y arrastre el ratón, desplazándolo hasta el exterior de la ventana de la tabla
dinámica.

 Suelte el ratón cuando se asocie una cruz roja al puntero del ratón: .

El contenido de la tabla dinámica se modifica inmediatamente.

248
ACCESS 2010

El campo se elimina de la tabla dinámica, pero no los datos de origen. En efecto, aún está visible en
la ventana de la lista de campos.

 Si es preciso, cierre el formulario de la tabla dinámica.

Para eliminar un campo, también puede seleccionarlo en la tabla dinámica y a

continuación, haga clic en el botón Eliminar campo del grupo Campo

activo (pestaña Diseño).

20.5. Agregar un campo a una tabla dinámica

 En el panel de exploración, haga doble clic en el formulario para mostrarlo en Vista Tabla
dinámica.

 Si es preciso, haga clic en el botón Lista de campo del grupo Mostrar u

ocultar (pestaña Diseño) para mostrar el panel de la Lista de campos de tabla dinámica.

 Haga clic, en la lista de campos, en el nombre del campo que desea agregar a la tabla
dinámica y a continuación, arrástrelo hacia el área correspondiente de la tabla dinámica.

Después de haber seleccionado el campo que desea agregar, también puede abrir la lista
desplegable situada en la parte inferior derecha de la ventana de la lista de campos y, a
continuación, hacer clic sobre la opción correspondiente al lugar donde desea insertar el campo
seleccionado: Área de fila, Área de columna, Área de filtro, Área de datos o Datos de detalle.

En la pantalla siguiente, las anotaciones (A, B...) detallan la correspondencia entre las opciones y su
localización en la tabla dinámica.

Por defecto, un campo de datos (Área de datos) resume los datos numéricos gracias a la función
Suma y los datos no numéricos gracias a la función Cuenta.

 Si es preciso, cierre la tabla dinámica.

A una tabla dinámica, pueden agregarse varios campos de filas, de columnas y de

filtros, pero puede añadirse un solo campo de detalle.

249
ACCESS 2010

20.6. Mover/cambiar el nombre de un campo en una tabla dinámica

 En el panel de exploración, haga doble clic en el formulario para mostrarlo en Vista Tabla
dinámica.

 Para mover un campo de la tabla dinámica, puntee la etiqueta del campo correspondiente
hasta que el puntero del ratón tome la forma y a continuación, haga clic y arrastre la
etiqueta hasta el lugar oportuno en la tabla dinámica.

El puntero del ratón toma una forma diferente en función del lugar donde arrastre la etiqueta del
campo en la tabla dinámica:

Área de fila Área de columna Área de detalle Área de filtro

 Para mover un campo de fila, de columna o de filtro hacia un nivel superior o inferior
(únicamente en el caso en que el área de fila, de columna o de filtro contenga varios
campos), puntee la etiqueta del campo correspondiente (el puntero del ratón toma la forma
) y a continuación, arrástrelo hacia la izquierda (nivel superior) o hacia la derecha (nivel
inferior).

 Para mover el elemento de un campo, haga clic en el elemento correspondiente (se

selecciona toda la fila o la columna), puntee el elemento seleccionado y arrástrelo hacia su
nueva posición: hacia arriba o hacia abajo para un elemento de un campo en una fila y
hacia la derecha o hacia la izquierda para un elemento de un campo en una columna.
Suelte el ratón cuando la línea vertical azul (elemento de un campo en una columna) o la
línea horizontal azul (elemento de un campo en una fila) esté colocado en el lugar
oportuno.

El elemento Fabián se situará después del elemento Guillermo del campo Nombre vendedor.

 Para modificar el nombre de un campo, muestre su Hoja de propiedades haciendo clic en el

botón correspondiente del grupo Herramientas (pestaña Diseño) o presione la tecla [F4].

250
ACCESS 2010

Haga clic en la pestaña Títulos, elimine el contenido del cuadro de entrada Título e
introduzca el nuevo nombre del campo. Para finalizar, cierre la hoja de propiedades
haciendo clic en el botón .

 Si es preciso, cierre el formulario de tabla dinámica.

Para mover un campo, también puede, después de haberlo seleccionado, hacer clic en el
botón Mover el campo del grupo Campo activo (pestaña Diseño) y a continuación, en
la opción correspondiente al área a la que debe moverse.

20.7. Dar formato a un elemento de la tabla dinámica

 En el panel de exploración, haga doble clic en el formulario para mostrarlo en Vista Tabla
dinámica.

 Para modificar el formato de los campos, seleccione un de los campos de la tabla

dinámica.

No es posible modificar el formato de un sólo campo, las modificaciones se aplicarán a todos los
campos de la tabla dinámica.

Para modificar el formato de los elementos de un campo, haga clic en uno de los elementos del
campo correspondiente.

No es posible dar formato solamente a ciertos elementos de un campo.

 Muestre la hoja de propiedades pulsando la tecla [F4].

 Para dar formato a un campo, haga clic en la pestaña Títulos y utilice las herramientas y
las opciones de esta pestaña para definir el formato de los campos.

Para dar formato a los elementos de un campo, haga clic en la pestaña Formato y a
continuación, utilice las herramientas y las opciones de esta pestaña para definir el formato de
los elementos.

251
ACCESS 2010

El formato es visible directamente en la tabla dinámica. En nuestro ejemplo, se ha aplicado el color

azul, el estilo negrita y la fuente Calibri tamaño 11 a los caracteres de los elementos del
campo Actividades al aire libre.

Las herramientas y de la página Formato permiten realizar una ordenación creciente o

decreciente de los elementos de un campo.

 Cierre la hoja de propiedades haciendo clic sobre el botón o pulsando la tecla [F4].

 Si es preciso, cierre el formulario de la tabla dinámica.

20.8. Agrupar registros en una tabla dinámica

REAGRUPAR LOS ELEMENTOS POR INTERVALOS

Esta funcionalidad permite, por ejemplo, reagrupar por mes el campo Fecha del pedido.

 En el panel de exploración, haga doble clic en el formulario para mostrarlo en Vista Tabla
dinámica.

 Haga clic en el campo (de fila, de columna o de filtro) del que desea agrupar los
elementos.

 Muestre la hoja de propiedades del campo pulsando la tecla [F4] y a continuación, clic
sobre la pestaña Filtrar y agrupar.

 Especifique las características del agrupamiento mediante las opciones del cuadro Agrupar.

El contenido de estas opciones cambia en función del Tipo de datos asociado al campo (Texto,
Número, Fecha/hora...) sobre el que efectúe un agrupamiento.

Las fechas de pedido se agruparán por mes.

 Cierre la ventana de la hoja de propiedades haciendo clic sobre el botón o pulsando

la tecla [F4].

252
ACCESS 2010

 Cierre, si es preciso, el formulario de tabla dinámica.

Para anular un agrupamiento, haga clic en el nombre del campo correspondiente,

muestre su hoja de propiedades, haga clic en la pestaña Filtrar y agrupar y a
continuación, seleccione la opción (Sin agrupación) en la lista Agrupar elementos por.

CREAR UN GRUPO PERSONALIZADO

 En el panel de exploración, haga doble clic en el formulario para mostrarlo en Vista Tabla
dinámica.

 Seleccione los elementos del campo (de fila o de columna) que desea reagrupar; utilice la
tecla [Mayús] para una selección continua y/o la tecla[Ctrl] para una selección discontinua.

Un elemento de un campo no puede pertenecer a varios grupos.

 Haga un clic con el botón secundario del ratón en uno de los elementos seleccionados y a
continuación, haga clic en la opción Agrupar elementos.

A la izquierda se inserta un campo de grupo personalizado (agrupación de los elementos de un

campo de fila) o arriba (agrupación de los elementos de un campo de columna) con los elementos
agrupados. Dicho campo, toma el nombre del campo cuyos elementos han sido agrupados, seguido
de un número (por ejemplo: Significado1) y contiene el nombre del nuevo grupo personalizado (por
defecto Agrupar1).

El grupo Otro contiene los elementos del campo que no han sido agrupados.

 Cambie, si es preciso, el nombre del campo del grupo personalizado, así como el nombre
del grupo personalizado. Para ello, seleccione el nombre del campo o del grupo, muestre
su hoja de propiedades, haga clic en la pestaña Títulos y a continuación, introduzca el
nuevo nombre en el área de entrada de datos Título.

 Para expandir o contraer el contenido de un grupo personalizado, haga clic en el

botón o asociada al grupo correspondiente.

253
ACCESS 2010

 Para expandir o contraer todos los grupos de un campo de grupo personalizado, clic en el
nombre del campo de grupo personalizado y a continuación, haga clic en la

herramienta Expandir campo o Contraer campo del grupo Campo

activo (pestaña Diseño).

 Si es preciso, cierre el formulario de tabla dinámica.

Para eliminar un grupo personalizado, haga un clic con el botón secundario del ratón en
el nombre del grupo personalizado y a continuación, haga clic en la opción Desagrupar
elementos.

20.9. Filtrar los registros de una tabla dinámica

 En el panel de exploración, haga doble clic en el formulario para mostrarlo en Vista Tabla
dinámica.

 Haga clic en el campo (de fila o de columna) cuyos registros desea filtrar.

 Muestre la hoja de propiedades pulsando la tecla [F4] y a continuación, haga clic en la

pestaña Filtrar y agrupar.

 Abra la lista Mostrar y luego, haga clic en la opción Superior o Inferior según si haga
desea mostrar la parte superior o inferior de la lista de elementos del campo.

 Introduzca o seleccione el número de Elementos que desea ver en la zona correspondiente.

 Seleccione, en la lista correspondiente, la opción Basado en, en función de la cual desea

aplicar el filtro.

 Especifique si desea o no Permitir seleccionar varios elementos en el área de

filtro activando o desactivando la opción correspondiente.

 Cierre la ventana de la hoja de propiedades haciendo clic sobre el botón o pulsando

la tecla [F4].

En la tabla dinámica, aparecerá el símbolo a la derecha de los nombres de los campos a los
que se ha aplicado un filtro.

254
ACCESS 2010

 Si es preciso, cierre el formulario de tabla dinámica.

Para anular un filtro, haga clic en el nombre del campo correspondiente, muestre su hoja
de propiedades, y a continuación haga clic en la pestaña Filtrar y agrupar y seleccione
la opción Todos los elementos de la lista Mostrar.

Para filtrar los registros de una tabla dinámica, puede también utilizar el botón Mostrar
superior e inferior del grupo Filtrar y ordenar (pestaña Diseño).

20.10. Agregar un campo de total a una tabla dinámica

Un campo total únicamente se puede añadir en el área de detalles.

 En el panel de exploración, haga doble clic en el formulario para mostrarlo en Vista Tabla
dinámica.

 Haga clic en el nombre del campo que contenga los valores que desea resumir. Si el
nombre del campo no aparece, haga clic en el botón Mostrar los detalles del
grupo Mostrar u ocultar para mostrar los detalles de todos elementos de la tabla dinámica
y, de ese modo, poder visualizar el título del campo.

También puede hacer clic en uno de los valores del campo de detalle.

 Haga clic en el botón Autocalcular del grupo Herramientas (pestaña Diseño) y a

continuación, haga clic en la función que prefiera (Suma,Cuenta, Mín., Máx...).

En la ventana de la lista de campos, observe la presencia de una nueva carpeta Totales en la que se
integrarán todos los eventuales campos de totales.

 Haga clic en uno de los campos de la tabla dinámica y a continuación, utilice, según sus
necesidades, los botones Ocultar detalles y Mostrar detalles según desee ocultar o mostrar
los detalles de todos los elementos de la tabla dinámica.

255
ACCESS 2010

El nombre del campo de total se basa en el nombre de la función utilizada seguido del nombre del
campo (Suma de VN).

 Si es preciso, cierre el formulario de tabla dinámica.

Para eliminar un campo de total del origen de datos, muestre, si es preciso, la ventana
de la lista de campos, haga clic con el botón secundario del ratón en el campo de total
correspondiente y a continuación, haga clic en la opción Eliminar. Por lo que se refiere
a la eliminación de un campo total en una tabla dinámica, se realiza de la misma forma
que para un campo ordinario (ver Tablas dinámicas - Eliminar un campo de una tabla
dinámica).

20.11. Diseñar un campo de total calculado en una tabla dinámica

En este caso se trata de crear un campo de total calculado que utilice una expresión para calcular
los datos.

 En el panel de exploración, haga doble clic en el formulario para mostrarlo en Vista Tabla
dinámica.

 En la pestaña Diseño, haga clic en la herramienta Fórmulas del

grupo Herramientas para abrir la lista correspondiente.

 Haga clic en la opción Crear total calculado para crear un campo de total o en la
opción Crear campo de detalle calculado para crear un campo de detalle.

 Introduzca el Nombre del campo en el cuadro de entrada correspondiente.

 Haga clic en el cuadro de entrada de datos grande y, a continuación, escriba la expresión

deseada; para insertar un campo en la expresión, selecciónelo en la lista que aparece en
la parte inferior de la ventana Propiedades y a continuación, haga clic en el
botón Referencia a.

 Haga clic en el botón Cambiar.

256
ACCESS 2010

 Cierre la ventana Propiedades haciendo clic sobre el botón .

 Si ha creado un campo de detalle, haga clic sobre el botón Mostrar los detalles para
mostrar los detalles de todos elementos de la tabla dinámica y, de ese modo, visualizar el
nuevo campo de detalle.

En nuestro ejemplo, aparece un nuevo campo de detalle titulado VN IVA en el área de detalle de la
tabla dinámica.

Cuando crea un campo de detalle, éste se añade a la Lista de campos de tabla dinámica de la
ventana correspondiente mientras que un campo de total se añade a la carpeta Totales de esta
misma ventana.

 Si es preciso, cierre el formulario de tabla dinámica.

Para modificar el nombre y/o la expresión de un campo calculado, seleccione el título

del campo en la tabla, muestre su hoja de propiedades ([F4]) y a continuación, haga clic
en la pestaña Cálculo. A continuación modifique el Nombre del campo calculado en el
área de entrada de datos correspondiente y/o su expresión en el área grande de
entrada de datos y luego, haga clic en el botón Cambiar. Termine haciendo clic en el
botón de la ventana Propiedades.

20.12. Mostrar u ocultar los totales

 En el panel de exploración, haga doble clic en el formulario para mostrarlo en Vista Tabla
dinámica.

 Seleccione, en la tabla dinámica, el nombre del campo (campo de columna o de fila) cuyos
totales desea mostrar u ocultar.

257
ACCESS 2010

 Para mostrar los totales, active la herramienta Subtotal del

grupo Herramientas (pestaña Diseño); por defecto, los totales se muestran en la tabla
dinámica.

 Para ocultar los totales, desactive la herramienta del

grupo Herramientas (pestaña Diseño).

258
ACCESS 2010

Los totales del campo de columna Nombre vendedor están ocultos.

 Si es preciso, cierre el formulario de tabla dinámica.

20.13. Mostrar los totales como porcentaje

 En el panel de exploración, haga doble clic en el formulario para mostrarlo en Vista Tabla
dinámica.

 Seleccione el campo de total cuyos valores desea visualizar como porcentaje.

 En la pestaña Diseño, haga clic en la herramienta Mostrar como del

grupo Herramientas para mostrar la lista correspondiente.

 Haga clic en una de las opciones propuestas:

 Porcentaje de total de filas: muestra el porcentaje en relación al valor total de cada

fila.
 Porcentaje de total de columnas: muestra el porcentaje en relación al valor total de
cada columna.
 Porcentaje de elementos de filas principales: muestra el porcentaje en relación al valor
total de cada fila principal del elemento.
 Porcentaje de elementos de columnas principales: muestra el porcentaje en relación al
valor total de cada columna principal del elemento.
 Porcentaje de totales generales: muestra el porcentaje en relación al total general.

259
ACCESS 2010

Aquí puede ver el porcentaje del campo de total Suma de VN en relación al valor total de cada fila
del campo Significado.

 Si es preciso, cierre el formulario de tabla dinámica.

Para dejar de mostrar los valores como porcentaje, seleccione el campo de total en la

tabla correspondiente y haga clic en la herramienta y a continuación, en la

opción Normal.

260
ACCESS 2010

TEMA 21. GRAFICOS

21.1. Crear un gráfico para representar los datos de una tabla
Se trata de crear un gráfico independiente que represente el conjunto de valores mostrados en una
tabla o una consulta.

 Si es preciso, cree la consulta que permita reagrupar los datos a representar. Esta tabla o
esta consulta debe contener el o los campos que contengan los valores numéricos que desea
representar gráficamente así como los campos que contengan los textos que identifican
cada valor (sobre un gráfico de tipo Histograma o Lineal, estos textos estarán visibles en el
eje de las abscisas).

 En el panel de exploración, haga un clic con el botón secundario del ratón en el formulario
o el informe en el cual desea crear el gráfico.

 En la ficha Diseño, haga clic en el botón Más del grupo Controles y luego en la

herramienta Gráfico .

 Trace el cuadro del gráfico en una de las secciones.

El Asistente para gráficos le va a guiar para definir los distintos elementos del gráfico.

 En el recuadro Ver, indique si los datos a representar se encuentran en una tabla o en una
consulta.

 A continuación, seleccione, en la lista, la tabla o la consulta que contiene los datos a

representar.

 Haga clic en el botón Siguiente.

 Indique cuales son los campos que contienen los distintos elementos del gráfico:

261
ACCESS 2010

 Seleccione los campos a agregar en la zona Campos disponibles y, a continuación,

haga clic en el botón o doble clic sobre su nombre.

 Para agregar todos los campos haga clic en el botón .

 Para quitar un campo selecciónelo en la zona Campos seleccionados y haga clic en el

botón o haga un doble clic sobre su nombre en la zona Campos seleccionados.

 Para quitar todos los campos haga clic en el botón .

Le recordamos que uno o varios de estos campos deben contener valores y que otro campo debe
contener los textos correspondientes a los valores.

 Haga clic en el botón Siguiente.

 Seleccione el tipo de gráfico deseado, y a continuación, haga clic en el botón Siguiente.

 Para comprobar o modificar la reagrupación de datos y el cálculo aplicado a los valores,

haga un doble clic en cada "botón-campo" situado debajo del eje de abscisas y encima del
eje de ordenadas.

El botón Vista previa del gráfico permite mostrar un ejemplo del gráfico.

 Haga clic en el botón Siguiente y, a continuación, haga clic en el botón Aceptar del
mensaje que aparece y que le ofrece la posibilidad de agregar un campo a la fuente del
registro.

 Con el gráfico independiente, si es preciso, elimine los nombres de los campos visibles en las
dos listas y haga clic en el botón Siguiente.

 Especifique el título del gráfico en el área de entrada de datos correspondiente.

 Indique si el gráfico debe mostrar o no una leyenda activando la opción deseada.

 Haga clic en el botón Finalizar.

262
ACCESS 2010

El gráfico aparece en la estructura del informe o del formulario. Los datos mostrados están
solamente a título de ejemplo.

 Modifique, si es preciso, las dimensiones del control asociado al gráfico.

 Si es preciso, haga un doble clic sobre el control del gráfico con el fin de utilizar las
funcionalidades de la aplicación Microsoft Graph para modificar la presentación del
gráfico.

En el caso de un formulario, puede hacer un doble clic sobre el gráfico en modo Formulario para
lanzar Microsoft Graph.

 Haga clic en el botón Vista Formulario o sobre el botón Vista previa para

impresión de la barra de estado para ver el gráfico.

 Guarde las modificaciones aportadas al informe o al formulario y a continuación, si es

preciso, ciérrelo.

21.2. Insertar un gráfico vinculado en un formulario

Un gráfico vinculado es un gráfico insertado en un formulario y que debe modificarse para cada
registro.

En este ejemplo, el formulario está vinculado a la tabla Vendedores (puesto que cada registro
corresponde a un vendedor). El gráfico está basado en una consulta formada por los campos

263
ACCESS 2010

siguientes: el nombre del vendedor, la fecha del pedido y el montante de cada pedido. Dado que el
gráfico debe estar vinculado con cada registro del origen del formulario, es necesario que un
campo común a los dos objetos sirva de vínculo.

 Prepare, si es preciso, la consulta que permitirá la elaboración del gráfico. Esta consulta
debe contener:

 el campo que contenga los datos a mostrar sobre el eje de abcisas (aquí, se trata de
fechas),

 el campo que contenga los valores a representar (aquí, será el montante de cada
pedido),

 el campo, común al origen del formulario, que permitirá el vínculo entre el gráfico y el
formulario (aquí, se trata del campo Nombre vendedor).

 En el panel de exploración, haga un clic con el botón secundario en el formulario en el cual

desea crear el gráfico y, a continuación, haga clic en la opción Vista Diseño.

 En la ficha Diseño, haga clic en el botón Más del grupo Controles y luego en la

herramienta Gráfico .

 Trace el cuadro del gráfico en la sección Detalle.

 En el recuadro Ver, indique si se trata de una tabla o de una consulta lo que contiene los
datos a representar.

 A continuación, seleccione, en la lista, la tabla o la consulta que contiene los datos a

representar.

 Haga clic en el botón Siguiente.

El orígen del gráfico puede ser el mismo que el del formulario, lo cual permite representar en el
formulario los valores de ciertos campos de la tabla.

 Indique cuales son los campos que contienen los distintos elementos del gráfico:

 Seleccione los campos a agregar en la zona Campos disponibles y, a continuación,

haga clic en el botón o doble clic sobre su nombre.

 Para agregar todos los campos haga clic en el botón .

 Para quitar un campo selecciónelo en la zona Campos seleccionados y haga clic en el

botón o haga un doble clic sobre su nombre en la zona Campos seleccionados.

 Para quitar todos los campos haga clic en el botón .

 Haga clic en el botón Siguiente.

 Seleccione el tipo de gráfico y a continuación, haga clic en el botón Siguiente.

264
ACCESS 2010

 Para modificar o comprobar la reagrupación de datos y el cálculo aplicado a los valores,

haga doble clic sobre el botón correspondiente.

 Haga clic en el botón Siguiente.

 Seleccione el campo que va servir de vínculo entre los registros del formulario y el gráfico
en las listas Campos del formulario y Campos del gráfico.

Este campo debe existir tanto en el origen del formulario como en el del gráfico.

 Haga clic en el botón Siguiente.

 Especifique el título del gráfico en el área de entrada de datos correspondiente.

 Indique si el gráfico debe mostrar o no una leyenda.

 Haga clic en el botón Finalizar.

 Si es preciso, modifique las dimensiones del control asociado al gráfico.

 Haga clic en el botón para visualizar el gráfico en vista Formulario.

 Si es preciso, haga un doble clic sobre el control del gráfico con el fin de utilizar las
funcionalidades de la aplicación Microsoft Graph para modificar la presentación del
gráfico.

 Guarde las modificaciones realizadas en el formulario ( ) y a continuación, si es preciso,

ciérrelo.

21.3. Crear un gráfico dinámico

 En el panel de exploración, seleccione la tabla o la consulta en la que desea basar el
gráfico dinámico.

265
ACCESS 2010

Si el gráfico dinámico debe incluir los valores de campos procedentes de varias tablas, cree una
consulta que permita reagrupar estos campos y a continuación, escoja esta consulta como fuente del
gráfico dinámico.

 En la ficha Crear, clic sobre el botón Más formularios del grupo Formularios y, a
continuación, en el botón Gráfico dinámico.

El formulario aparece en Vista Gráfico dinámico. Verá una ventana que contiene la lista de campos
del gráfico. Por el momento, no se ha insertado ningún campo en el gráfico dinámico.

 Si es preciso, muestre la Lista de campos haciendo clic en el botón correspondiente visible

en el grupo Mostrar u ocultar (ficha Diseño); un nuevo clic en el botón Lista de
campos permite ocultar el panel Lista de campos de gráfico.

 Si es preciso, coloque las Zonas en la ventana del gráfico dinámico activando el botón
correspondiente del grupo Mostrar u ocultar (ficha Diseño); estas zonas por defecto son
visibles durante la creación del formulario del gráfico dinámico.

 Defina la estructura del gráfico deslizando cada campo individualmente desde la lista de
campos hacia el área correspondiente (área de categorías, de series, de datos y/o de
filtro) del gráfico dinámico; se pueden agregar varios campos en la misma zona. El o los
campos ubicados en la zona filtro, permiten mostrar una síntesis de todos o de ciertos
elementos del campo o permiten mostrar estos elementos uno por uno.

Para agregar un campo a un gráfico dinámico, también puede seleccionarlo en el panel Lista de
campos de gráfico, abrir la lista situada en la parte inferior derecha de la ventana de campos para
poder hacer clic sobre la opción correspondiente al lugar donde se debe insertar el campo y a
continuación, hacer clic sobre el botón Agregar a.

El gráfico dinámico aparece en el formulario Access.

Los campos mostrados en el gráfico dinámico aparecen en negrita en la Lista de campos de gráfico.

266
ACCESS 2010

 Guarde el formulario ( ) y a continuación, si es preciso, ciérrelo.

Para crear un gráfico dinámico, también puede abrir la tabla o la consulta de origen
(doble clic sobre su nombre, visible en el panel de exploración) y a continuación,
escoger mostrar el objeto en Vista Gráfico dinámico: en la ficha Inicio, abra la lista del
botón Ver y a continuación, haga clic en la opción Vista Gráfico dinámico o, en la

barra de estado, haga clic en el botón Vista Gráfico dinámico . Defina, a

continuación, la estructura del gráfico de la misma forma que se ha explicado
anteriormente. A continuación, para ver el gráfico dinámico, deberá mostrar la tabla o

la consulta en Vista Gráfico dinámico ( ), éste no forma parte de la lista de

formularios en el panel de exploración.

21.4. Seleccionar los distintos elementos de un gráfico dinámico

 En el panel de exploración, haga un doble clic en el objeto para abrirlo.

 Si es preciso, muestre el objeto en Vista Gráfico dinámico: en la ficha Inicio, abra la

lista del botón Ver y a continuación, haga clic en la opción Vista Gráfico dinámico o, en

la barra de estado, haga clic en el botón Vista Gráfico dinámico .

267
ACCESS 2010

elemento para seleccionar contenido

Área de Clic en el gráfico en el exterior Todos los elementos de un

A
trabajo de un elemento. gráfico.

Área de Clic en el área en el exterior de Los ejes y las marcas de los

B
trazado un elemento. datos.

Eje de Clic en uno de los rótulos de

C
ordenadas (y) escala del eje.

Doble clic en uno de los rótulos

Eje de abcisas
D de escala del eje o haga un clic
(x)
directamente en el eje.

Marcas de Ninguna selección. Trazos que

E
graduación cortan los ejes.

Rótulos de
Texto dependiente de marcas de
F escala del eje Clic en uno de los rótulos.
escala.
de ordenadas
Rótulos de
Texto dependiente de las marcas
G escala del eje Doble clic en uno de los rótulos.
de escala.
de abcisas.
Para seleccionar un rótulo de la
Muestra el nombre de las series
leyenda, haga clic. Para
Leyenda de las representadas y recuerda
H seleccionar todos los rótulos de la
series simbólicamente, el color utilizado
leyenda, doble clic en uno de los
para las marcas de datos.
rótulos.

Título del
I Clic en el elemento. Texto independiente.
gráfico

Título del eje de

J
abcisas

Título del eje de

K
ordenadas

Líneas que atraviesan el área de

Línea de
L Clic en una de las líneas. trazado para facilitar la lectura
división
de los valores representados.

268
ACCESS 2010

21.5. Ocultar/mostrar los datos de un gráfico dinámico

OCULTAR/MOSTRAR CIERTOS VALORES

 En el panel de exploración, haga un doble clic en el objeto para abrirlo.

 Si es preciso, muestre el objeto en Vista Gráfico dinámico: en la ficha Inicio, abra la lista
del botón Ver y a continuación, haga clic en la opción Vista Gráfico dinámico o, en la

barra de estado, haga clic en el botón Vista Gráfico dinámico .

 Haga clic en la flecha desplegable asociada al nombre del campo en cuestión y a

continuación, marque o desmarque las opciones correspondientes a los datos que desea
ocultar o mostrar.

En este ejemplo, las categorías Arte y Actividades al aire libre no aparecerán en el gráfico
dinámico.

 Haga clic en el botón Aceptar.

 Si es preciso, cierre el objeto.

AGREGAR/ELIMINAR UN CAMPO DEL GRÁFICO

 En el panel de exploración, haga doble clic en el objeto para abrirlo.

 Si es preciso, muestre el objeto en Vista Gráfico dinámico: en la ficha Inicio, abra la lista
del botón Ver y a continuación, haga clic en la opción Vista Gráfico dinámico o, en la

barra de estado, haga clic en el botón Vista Gráfico dinámico .

 Haga clic en el botón Lista de campo del grupo Mostrar u ocultar (ficha Diseño) para
mostrar el panel de la Lista de campos de gráfico.

269
ACCESS 2010

 Para agregar un campo, arrástrelo desde la ventana de la lista de campos hacia el área
correspondiente del gráfico dinámico.

 Para eliminar un campo, señale el nombre de dicho campo y arrastrándolo con el ratón,
sáquelo fuera del gráfico dinámico hasta que la flecha del ratón se transforme en .

 Si es preciso, cierre el objeto.

Para mover un campo del gráfico dinámico, señale el rótulo del campo correspondiente
y a continuación, haga clic y arrastre el rótulo al lugar deseado en el gráfico dinámico:
la flecha del ratón tomará una forma diferente en función del lugar hacia donde
arrastre el rótulo del campo en el gráfico dinámico.

21.6. Modificar el tipo de gráfico dinámico

 En el panel de exploración, haga doble clic en el objeto para abrirlo.

 Si es preciso, muestre el objeto en Vista Gráfico dinámico: en la ficha Inicio, abra la lista
del botón Ver y a continuación, haga clic en la opción Vista Gráfico dinámico o, en la

barra de estado, haga clic en el botón Vista Gráfico dinámico .

 Para modificar el tipo de gráfico para todas las series del gráfico, haga clic en una zona
vacía fuera del área de trazado para evitar que ningún elemento del gráfico sea
seleccionado.

Para modificar el tipo de gráfico, para una sola serie de datos, haga dos clics en uno de los
datos de dicha serie para seleccionar todos los datos de la serie.

 En la ficha Diseño, haga clic en el botón Cambiar tipo de gráfico del grupo Tipo.

 En la ficha Tipo, haga clic en la opción correspondiente al tipo de gráfico deseado en la

lista visible a la izquierda de la ventana.

A la derecha se muestran los subtipos de gráfico correspondientes.

 Haga clic en el subtipo de gráfico deseado.

270
ACCESS 2010

 Cierre la ventana de propiedades haciendo clic sobre el botón .

 Si es preciso, cierre el objeto.

Para reemplazar las series por categorías o las categorías por series, haga clic en el

botón Cambiar entre filas y columnas del grupo Campo activo (ficha Diseño).

21.7. Gestionar los títulos de un gráfico dinámico

 En el panel de exploración, haga doble clic sobre el objeto para abrirlo.

 Si es preciso, muestre el objeto en Vista Gráfico dinámico: en la ficha Inicio, abra la lista
del botón Ver y a continuación, haga clic en la opción Vista Gráfico dinámico o, en la

barra de estado, haga clic en el botón Vista Gráfico dinámico .

 Para agregar un título, haga clic en el elemento al que desea agregar el título (área de
trabajo de un gráfico o un eje), y a continuación, muestre la ventana de propiedades
pulsando la tecla [F4]. A continuación, haga clic en la ficha General, sobre la

herramienta del área Agregar y a continuación, cierre la

ventana Propiedades haciendo clic en el botón .

Por defecto, Access añade un título cuyo texto es, según el elemento seleccionado, Título del área de
trabajo del gráfico o Título del eje. El texto del título podrá modificarse más adelante.

 Para modificar el contenido y/o la posición de un título, haga clic en el título

correspondiente para seleccionarlo y a continuación, muestre la ventana de propiedades
pulsando la tecla [F4]. Haga clic en la ficha Formato y a continuación, introduzca el texto
para el nuevo título en la área de entrada de datos Título y/o seleccione la nueva posición
del título con la ayuda de la lista Posición. A continuación cierre la

ventana Propiedades haciendo clic sobre el botón .

Sólo puede modificarse la posición del título del gráfico (Título del área de trabajo del gráfico).

 Para eliminar un título, haga clic en el título correspondiente para seleccionarlo y a

continuación, pulse la tecla [Supr].

 Si es preciso, cierre el objeto.

21.8. Gestionar la leyenda de un gráfico dinámico

 En el panel de exploración, haga doble clic sobre el objeto para abrirlo.

 Si es preciso, muestre el objeto en Vista Gráfico dinámico: en la ficha Inicio, abra la lista
del botón Ver y a continuación, haga clic en la opción Vista Gráfico dinámico o, en la
barra de estado, haga clic en el botón Vista Gráfico dinámico .
 Para mostrar u ocultar la leyenda, active o desactive el botón Leyenda del grupo Mostrar
u ocultar (ficha Diseño).

271
ACCESS 2010

 Para modificar la posición de la leyenda, haga clic en la leyenda para seleccionarla y a

continuación, muestre la ventana de propiedades pulsando la tecla[F4]. Haga clic en la
ficha Formato y a continuación, seleccione la nueva posición de la leyenda con la ayuda de
la lista Posición. Cierre a continuación la ventana de propiedades, haciendo clic en el
botón .
 Si es preciso, cierre el objeto.

21.9. Dar formato a un elemento del gráfico dinámico

 En el panel de exploración, haga doble clic en el objeto para abrirlo.

 Si es preciso, muestre el objeto en Vista Gráfico dinámico: en la ficha Inicio, abra la lista
del botón Ver y a continuación, haga clic en la opción Vista Gráfico dinámico o, en la

barra de estado, haga clic en el botón Vista Gráfico dinámico .

 Pulse la tecla [F4] para mostrar la ventana Propiedades.

No dude en mover la ventana de propiedades arrastrándola su título si ésta molesta para

seleccionar un elemento del gráfico.

 Para dar formato a un campo, haga clic, en el gráfico, en el título de dicho campo y a
continuación, utilice las herramientas y las opciones de las fichas Formato y Borde o
relleno de la ventana de propiedades.

 Para modificar el tamaño y la fuente del texto de los elementos del gráfico (por ejemplo:
la etiqueta del eje de abscisas, el título del gráfico), haga clic en el elemento que contenga
el texto a modificar y a continuación, utilice las herramientas y las opciones de la
ficha Formato de la ventana de propiedades.

La ficha Formato de la ventana de propiedades no está visible si sólo está seleccionada una única
etiqueta del eje de abscisas. En efecto, debe seleccionar todos los rótulos del eje de abscisas
haciendo dos clics sobre uno de los rótulos del eje.

 Para modificar los bordes y los colores de fondo de ciertos elementos del gráfico (leyenda,
área de trazado, título de los ejes o del gráfico...), haga clic en el elemento
correspondiente para seleccionarlo y a continuación, utilice las herramientas y las opciones
de la ficha Borde o relleno de la ventana de propiedades.

 Para modificar el color, el espesor o el estilo de línea de ciertos elementos del gráfico
(líneas de ejes, líneas de división, trazado de la serie de datos curvas de tendencia y otro
tipo de curvas), haga clic en el elemento correspondiente para seleccionarlo y a
continuación, utilice las herramientas y las opciones de la ficha Línea o marcador de la
ventana de propiedades.

 Para mostrar u ocultar las líneas de división, haga clic en el eje cuyas líneas desea ocultar o
mostrar, haga clic en la ficha Eje de la ventana de las propiedades y a continuación, utilice
las opciones del cuadro Marcas de graduación y líneas de división.

 Cierre la hoja de propiedades haciendo clic en el botón .

 Si es preciso, cierre el objeto.

272
ACCESS 2010

21.10. Gestionar los ejes de un gráfico dinámico

 En el panel de exploración, haga doble clic en el objeto para abrirlo.

 Si es preciso, muestre el objeto en Vista Gráfico dinámico: en la ficha Inicio, abra la lista
del botón Ver y a continuación, haga clic en la opción Vista Gráfico dinámico o, en la

barra de estado, haga clic en el botón Vista Gráfico dinámico .

 Pulse la tecla [F4] para mostrar la ventana de propiedades.

No dude en mover la ventana de propiedades arrastrando su título si ésta molesta para seleccionar
un elemento del gráfico.

 Para agregar un eje, haga clic en un área vacía fuera del área de trazado para no
seleccionar ningún elemento del gráfico, y después haga clic en la ficha Grupos de series.
Seleccione el grupo de series para el cual desea agregar el eje en el cuadro Grupos de
series, seleccione la Posición del eje en la lista correspondiente y a continuación, haga clic
en el botón Agregar.

 Para eliminar un eje, haga clic en el eje correspondiente para seleccionarlo y a

continuación, pulse la tecla [Supr] del teclado.

 Para mostrar, ocultar o definir la posición de las graduaciones sobre un eje, haga clic en el
eje correspondiente para seleccionarlo y a continuación, utilice las listas Marcas de
graduación principales y/o Marcas de graduación secundarias de la ficha Eje.

 Para modificar la separación de las graduaciones y/o de los rótulos en el eje de abscisas
(x), haga clic en dicho eje para seleccionarlo y a continuación, utilice las
opciones Espaciado entre rótulos y/o Espaciado entre marcas de graduación de la
ficha Escala.

 Para modificar los puntos de intersección entre el eje de abscisas (x) y el eje de ordenadas
(y), haga clic en el eje de abscisas para seleccionarlo, abra la lista Cruza con de la
ficha Escala y a continuación, haga clic en la opción correspondiente al eje que desea que
corte el eje de abscisas. Si es preciso, defina el punto de intersección con el eje de abscisas
marcando la opción Personalizado y luego introduciendo el valor deseado en el área de
entrada de datos visible a la derecha de esta opción.

 Para invertir el orden de los valores sobre un eje, haga clic en dicho eje para seleccionarlo
y a continuación, marque la opción Mostrar valores en orden inverso de la ficha Escala.

 Para modificar la escala del eje de ordenadas (y), haga clic en dicho eje para
seleccionarlo y después, en la ficha Escala. Utilice las opciones Máx.
personalizado y/o Mín. personalizado para especificar el valor más bajo y/o el valor
más alto. Utilice las opciones Unidad principal personalizada y/o Unidad secundaria
personalizada para especificar los intervalos entre las marcas de graduaciones principales
o secundarias y las líneas de división.

273
ACCESS 2010

 Cierre la ventana Propiedades haciendo clic en el botón .

 Si es preciso, cierre el objeto.

21.11. Mostrar varios gráficos en un gráfico dinámico

Se trata de crear varios gráficos en un gráfico dinámico con el fin de facilitar la comparación entre
los datos.

CREAR VARIOS GRÁFICOS

 En el panel de exploración, haga un doble clic en el objeto para abrirlo.

 Si es preciso, muestre el objeto en Vista Gráfico dinámico: en la ficha Inicio, abra la lista
del botón Ver y a continuación, haga clic en la opción Vista Gráfico dinámico o, en la

barra de estado, haga clic en el botón Vista Gráfico dinámico .

 Haga clic en una zona vacía alrededor del área de trazado con el fin de que ningún
elemento del gráfico sea seleccionado y a continuación, pulse la tecla [F4] para mostrar la
ventana de propiedades.

 En la ficha General, active el botón Trazar varios gráficos visible a la derecha de la

opción Varios gráficos y a continuación, active, si lo considera oportuno, el botón si se

debe utilizar la misma escala para los ejes de los distintos gráficos.

 Cierre la ventana Propiedades haciendo clic sobre el botón .

La nueva área Coloque aquí los datos de multigráfico se muestra, desde este momento, en la parte
superior de la ventana del gráfico dinámico.

 Muestre, si es preciso, la ventana de la Lista de campos del gráfico activando el

botón Lista de campos del grupo Mostrar u ocultar (ficha Diseño).

274
ACCESS 2010

 Seleccione el campo y a continuación, arrástrelo sobre el gráfico hasta el área Coloque

aquí los datos de multigráfico (área de gráficos múltiples); pueden agregarse varios
campos al área de gráficos múltiples.

En el ejemplo anterior observe los dos gráficos. Uno de ellos representa las ventas por categorías
para el año 2009 y el otro las ventas por categorías para el año 2010. Los gráficos de este
ejemplo no utilizan la misma escala.

 Si es preciso, cierre el objeto.

Para mostrar de nuevo un sólo gráfico en el formulario de gráfico dinámico, haga clic
en la zona vacía fuera del área de trazado, pulse la tecla [F4] y a continuación,

desactive la herramienta .

DEFINIR LA CONFIGURACIÓN DE VARIOS GRÁFICOS

 En el panel de exploración, haga doble clic en el objeto para abrirlo.

 Si es preciso, muestre el objeto en Vista Gráfico dinámico: en la ficha Inicio, abra la lista
del botón Ver y a continuación, haga clic en la opción Vista Gráfico dinámico o, en la

barra de estado, haga clic en el botón Vista Gráfico dinámico .

 Muestre la ventana de propiedades pulsando la tecla [F4] y a continuación, haga clic en la

ficha General.

 Si es preciso, seleccione la opción Área de trabajo del gráfico en la lista Seleccionar.

 Seleccione el Diseño del gráfico en la lista

correspondiente: Automático, Horizontal o Vertical.

La opción Automático permite mostrar los gráficos horizontalmente o verticalmente según el tamaño
y la forma del área de trabajo.

275
ACCESS 2010

 Especifique, si lo considera oportuno, el Nº máximo de gráficos por fila o columna en el

cuadro de entrada de datos correspondiente.

Esta opción no está disponible para el diseño Automático.

 Cierre la ventana de propiedades haciendo clic sobre el botón .

 Si es preciso, cierre el objeto.

21.12. Modificar la función asociada a un campo de datos del

gráfico dinámico
Por defecto, el campo o los campos de datos (campos insertados en el área de datos) que
contengan datos numéricos utilizan la función Suma y los que contengan otro tipo de datos, tales
como texto, utilizan la función Cuenta.

 En el panel de exploración, haga doble clic en el objeto para abrirlo.

 Si es preciso, muestre el objeto en Vista Gráfico dinámico: en la ficha Inicio, abra la lista
del botón Ver y a continuación, haga clic en la opción Vista Gráfico dinámico o, en la

barra de estado, haga clic en el botón Vista Gráfico dinámico .

 Haga clic en el nombre del campo de datos, cuya función desea modificar.

 Haga clic en el botón Autocalcular del grupo Herramientas (ficha Diseño) y a

continuación, haga clic en la función deseada (Suma, Cuenta, Mín.,Máx...).

En la Lista de campos, puede constatar la presencia de un nuevo campo de total en la

carpeta Totales.

 Si es preciso, cierre el objeto.

Para eliminar un campo de total del origen de datos, muestre, si es preciso, la ventana
de la lista de campos disponibles, haga clic con el botón secundario del ratón en el
campo de total y a continuación, haga clic en la opción Eliminar.

276
ACCESS 2010

TEMA 22. COPIA/IMPORTACIÓN/EXPORTACIÓN

22.1. Copiar una tabla o una consulta Access en Excel o Word
estableciendo un vínculo
 Abra la base de datos que contiene la tabla o la consulta que desea copiar.

 Seleccione el nombre de la tabla o de la consulta que va a copiar en el panel de

exploración.

 En la pestaña Inicio, haga clic en el botón Copiar del grupo Portapapeles o utilice la
combinación de teclas [Ctrl] C.

 Abra la aplicación Word o la aplicación Excel, y luego la carpeta o el documento donde se

debe copiar el contenido de la tabla o de la consulta.

 Coloque el punto de inserción en el lugar donde se deberán copiar los datos.

 Abra la lista del botón Pegar visible en el grupo Portapapeles y a continuación haga clic en
la opción Pegado especial.

 Active la opción Pegar vínculo.

 Seleccione el formato en el que se deberán pegar los datos en la lista Como.

 Haga clic en el botón Aceptar.

Los datos de los campos se distribuyen en las columnas de la hoja de cálculo o en una tabla Word.

Durante la creación del archivo de Excel, tiene la posibilidad de actualizar las modificaciones de los
datos aportados en Access. Durante la creación de un documento de Word, los datos serán
actualizados automáticamente.

 Guarde, si es preciso, la carpeta o el documento y a continuación ciérrelo.

Para copiar una tabla o una consulta Access en Excel o Word sin establacer ningún
vínculo, utilice el método de copia clásico (Copiar - Pegar).

22.2. Exportar un objeto a una base de datos

A UNA BASE DE DATOS ACCESS

 Abra la base de datos que contiene el objeto que desea exportar a otra base de datos
Access.

 En el panel de exploración, haga clic en el nombre del objeto a exportar.

 En la pestaña Datos externos, haga clic en el botón Access visible en el grupo Exportar, y
a continuación, haga clic en la opción Base de datos Access.

 Especifique la ruta de acceso y el nombre de la base de datos de destino en la

zona Nombre de archivo o haga clic en el botón Examinar para seleccionarla.

277
ACCESS 2010

 Haga clic en el botón Aceptar.

Aparece en pantalla el cuadro de diálogo Exportar.

 En la zona de entrada de datos, modifique, si es preciso, el nombre del objeto para la

base de datos de destino.

 Si el objeto exportado es una tabla, active una de las opciones del cuadro Exportar
tablas según desee exportar la estructura y los datos de la tabla (Definición y datos) o
únicamente la estructura (Sólo definición).

 Haga clic en el botón Aceptar.

Si un objeto de la base de datos de destino tiene el mismo nombre que el especificado en el cuadro
de diálogo Exportar, Access le preguntará entonces si debe reemplazar el objeto existente por el
exportado.

 Si éste es su caso, haga clic en el botón Sí para reemplazar el objeto existente en la base
de datos de destino por el objeto exportado o, haga clic en el botón No para mostrar el
cuadro de diálogo Exportar con el fin de dar otro nombre al objeto.

 Marque la opción Guardar pasos de exportación si desea poder repetir esta operación de
exportación más tarde sin utilizar el asistente.

En este caso, las opciones relacionadas con el hecho de guardar la exportación aparecerán en la
ventana.

Si es preciso, modifique el nombre dado al proceso de exportación en el cuadro de entrada de

datos Guardar como y a continuación introduzca, si es preciso, una Descripción en la zona
correspondiente.

278
ACCESS 2010

Marque la opción Crear tarea de Outlook si desea crear una tarea que le permita recordar
cuándo debe realizar esta operación de exportación.

Utilice esta opción sólo si dispone de la aplicación Outlook 2010.

 Dependiendo de si ha guardado o no la exportación, haga clic en el botón Guardar

exportación o en el botón Cancelar.

 Si ha elegido Crear tarea de Outlook, complete la ventana de creación de la tarea, que

aparece en pantalla, y a continuación, haga clic en el botón Guardar y cerrar visible en la
pestaña Tarea.

El proceso de exportación podrá iniciarse con la ayuda del botón Ejecutar exportación visible en la
ventana de la tarea (pestaña Tarea).

A UNA BASE DE DATOS D BASE O PARADOX

Se trata de exportar una tabla o una consulta a un nuevo archivo dBase o Paradox.

 Abra la base de datos que contiene el objeto que desea exportar.

 En el panel de exploración, haga clic en el nombre de la tabla o de la consulta a

exportar.

 En la pestaña Datos externos, haga clic en el botón Más del grupo Exportar, y a
continuación, haga clic en la opción Archivo de dBASE.

279
ACCESS 2010

 En la zona Nombre de archivo, modifique, si es preciso, la ruta de acceso, así como el

nombre de la nueva base de datos de destino.

Por defecto, el nombre del objeto se toma como nombre de archivo para la base de datos.

 Modifique, si es preciso, el Formato de archivo de la base de datos con la ayuda de las

opciones de la lista correspondiente.

 Haga clic en el botón Aceptar.

 Marque la opción Guardar pasos de exportación si desea poder repetir esta operación de
exportación sin utilizar el asistente.

Si es preciso, modifique el nombre dado al proceso de exportación en la zona de entrada de

datos Guardar como, y a continuación, introduzca, si es preciso, una Descripción en la zona
correspondiente.

Marque la opción Crear tarea de Outlook si desea crear una tarea que le permita recordar
cuando debe realizar esta operación de exportación.

Utilice esta opción sólo si dispone de la aplicación Outlook 2007.

 Según haya o no guardado la exportación, haga clic en el botón Guardar exportación o

en el botón Cancelar.

 Si ha elegido Crear tarea de Outlook, rellene la ventana de creación de la tarea que

aparece en pantalla, y a continuación, haga clic en el botón Guardar y cerrar visible en la
pestaña Tarea.

El proceso de exportación podrá iniciarse con la ayuda del botón Ejecutar exportación visible en la
ventana de la tarea (pestaña Tarea).

Del mismo modo, puede exportar la tabla o la consulta seleccionada a una Base de
datos ODBC, como SQL Server, haciendo clic en la opción correspondiente, visible en la

lista asociada al botón Más de la pestaña Datos externos (grupo Exportar).

22.3. Exportar un objeto a Word, Excel o a un documento HTML

 Abra la base de datos que contiene el objeto a exportar.

 Si deben exportarse todos los registros contenidos en el objeto, haga clic en el nombre de
dicho objeto, en el panel de exploración, para seleccionarlo.

Si sólo se deben exportar algunos registros, abra el objeto (tabla o consulta) con un doble clic
en su nombre en el panel de exploración y a continuación seleccione los registros a exportar.

 Haga clic en la pestaña Datos externos.

 Para exportar el objeto a una hoja de cálculo Excel, haga clic en el

botón Excel visible en el grupo Exportar.

280
ACCESS 2010

Para exportar el objeto a un documento de extensión rtf, accesible con la aplicación Word,

haga clic en el botón Más del grupo Exportar y haga clic en la opción Word.

Para exportar el objeto a un documento HTML, haga clic en el botón Más del
grupo Exportar, y a continuación, haga clic en la opción Documento HTML.

 En la zona Nombre de archivo, modifique, si es preciso, la ruta de acceso, así como el

nombre del archivo de destino.

Por defecto, se toma el nombre del objeto como nombre de archivo.

 En el caso de una exportación a una hoja de cálculo Excel, modifique, si es preciso,

el Formato de archivo eligiendo alguna de las opciones de la lista correspondiente.

 Para Exportar datos con formato y diseño, marque la opción correspondiente.

Esta opción está disponible sólo durante la importación de una tabla o de una consulta a una hoja
de cálculo o a un documento HTML (no está disponible para los formularios y los informes). Si
exporta un objeto a un documento Word o exporta un formulario o un informe a formato Excel o
HTML, esta opción está siempre seleccionada, pero inaccesible porque está deshabilitada: los datos
exportados conservan automáticamente su formato y su diseño.

 Para abrir el archivo, en la aplicación de destino de la exportación, para ver el resultado,

marque la opción Abrir el archivo de destino al finalizar la operación de exportación.

Esta opción está disponible sólo si la opción Exportar datos con formato y diseño está marcada.

 Para Exportar sólo los registros seleccionados, marque la opción correspondiente.

Esta opción está disponible si la opción Abrir el archivo de destino al finalizar la operación de
exportación está marcada y si registros han sido seleccionados previamente.

 Haga clic en el botón Aceptar.

281
ACCESS 2010

Si ha escogido exportar los datos a un documento HTML, aparecerá en pantalla el cuadro de

diálogo Opciones para resultados HTML.

 En este caso, escoja una plantilla HTML o el tipo de codificación que se vaya a utilizar para
guardar este archivo y a continuación haga clic en el botón Aceptar.

Si ha escogido Abrir el archivo de destino al finalizar la operación de exportación, éste aparecerá en

su aplicación.

 Cierre, si es preciso, la aplicación Word, Excel o el navegador y a continuación active de

nuevo la aplicación Access haciendo clic, si es preciso, en el botón correspondiente en la
barra de tareas.

Si se exporta todo el contenido del objeto (la opción Exportar sólo los registros seleccionados no
debe estar marcada), Access le propone guardar los pasos de exportación.

 Marque la opción Guardar pasos de exportación si posteriormente desea poder repetir

esta operación de exportación sin utilizar el asistente.

Las opciones relacionadas con el hecho de guardar la exportación aparecerán en la ventana.

 Si es preciso, modifique el nombre dado al proceso de exportación en la zona de entrada

de datos Guardar como y a continuación, si es necesario, introduzca una Descripción en la
zona correspondiente.

 Marque la opción Crear tarea de Outlook si desea crear una tarea que le permita
recordar cuándo debe realizar esta operación de exportación.

Utilice esta opción sólo si dispone de la aplicación Outlook 2010.

 Dependiendo de si usted ha guardado o no la exportación, haga clic en el botón Guardar

exportación o en el botón Cerrar.

 Si ha escogido Crear tarea de Outlook, rellene la ventana de creación de la tarea que

aparece en pantalla y a continuación, haga clic en el botón Guardar y cerrar visible en la
pestaña Tarea.

El proceso de exportación se podrá iniciar con la ayuda del botón Ejecutar exportación visible en la
ventana de tarea (pestaña Tarea).

Si ha exportado un objeto a un documento de extensión rtf accesible en Word, puede

guardar este documento en formato Word (.docx): haga clic en la ficha Archivo, en la
opción Guardar & Publicar y, a continuación, en la opción Cambiar el tipo de archivo a
situada en la zona Tipos de archivos. A continuación, haga clic en la opción Documento
(*.docx) y luego en el botón Guardar como.

282
ACCESS 2010

22.4. Exportar un objeto a un archivo de texto

 Abra la base de datos que contiene el objeto que va a exportar a un archivo de texto.

 Si se deben exportar todos los registros contenidos en el objeto, haga clic en el nombre de
dicho objeto en el panel de exploración.

Si sólo se deben exportar algunos registros, abra el objeto (tabla o consulta) con un doble clic
en su nombre, en el panel de exploración y a continuación, seleccione los registros que desea
exportar.

 En la pestaña Datos externos, haga clic en el botón Archivo de texto visible en el

grupo Exportar.

 En la zona Nombre de archivo, modifique, si es preciso, la ruta de acceso y el nombre del

archivo de destino.

Por defecto, el nombre del objeto es el que se toma como nombre de archivo.

 Especifique las opciones de exportación con la ayuda de las opciones de la zona

correspondiente. Para más información relacionada con estas opciones, consulte el
apartado anterior Exportar un objeto a Word, Excel o a un documento HTML.

 Haga clic en el botón Aceptar.

 Si ha escogido exportar los datos incluyendo el formato y el diseño, escoja, en el cuadro de

diálogo que aparece, el tipo de codificación que se va a utilizar para guardar el archivo,
y a continuación, haga clic en el botón Aceptar. A continuación, proceda igual que para la
exportación de un objeto a Word, Excel o a un documento HTML (ver apartado anterior).

 Si ha escogido no exportar los datos con formato y diseño, la ventana Asistente para
exportación de texto aparecerá en pantalla.

283
ACCESS 2010

 En este caso, escoja el formato de exportación de datos activando una de las opciones
siguientes:

 Delimitado: para que los campos estén separados por tabulaciones, comas, punto y
coma, espacios...
 Ancho fijo: para que los campos se alineen en columnas, separadas por espacios.

 Haga clic en el botón Siguiente para pasar a el paso siguiente.

 Si ha escogido exportar los datos a formato de texto de tipo Delimitado, Elija el

delimitador que separa los campos activando una de las opciones propuestas en el
recuadro correspondiente y a continuación especifique si desea o no Incluir nombres de
campo en la primera fila marcando o no la opción correspondiente. Modifique, si es
preciso, el carácter utilizado para delimitar el texto con la ayuda de la lista Cualificador
de texto.

Si ha escogido exportar los datos al formato tipo Ancho fijo, modifique, si es preciso, la
posición de los separadores de campo arrastrando las líneas correspondientes.

 Haga clic en el botón Siguiente.

 Modifique, si es preciso, la ruta de acceso y el nombre del archivo de destino en la zona de

entrada de datos Exportar al archivo, y a continuación, haga clic en el botón Finalizar.

 Si desea Guardar pasos de exportación, marque la opción correspondiente y a

continuación defina las opciones relacionadas con la acción de guardar la exportación (ver
apartado anterior Exportar un objeto a Excel, Word o a un documento HTML).

 Según si ha guardado o no la exportación, haga clic en el botón Guardar exportación o en

el botón Cerrar.

 Si ha escogido Crear tarea de Outlook, rellene la ventana de creación de la tarea que

aparece en pantalla y a continuación haga clic en el botón Guardar y cerrar visible en la
pestaña Tarea.

22.5. Adjuntar datos a un documento para combinar correspondencia

de Word
Se trata de asociar los datos de una tabla o de una consulta a un documento Word para que pueda
elaborar un documento de combinación de correspondencia que permita, por ejemplo, el envío de
un gran número de cartas e incluso la impresión de sobres o de etiquetas.

 En el panel de exploración, seleccione el nombre de la tabla o de la consulta que contiene

los datos que desea adjuntar a un documento de combinación de correspondencia Word.

No es posible seleccionar una parte de los registros contenidos en una tabla o una consulta.

 En la pestaña Datos externos, haga clic en el botón Combinar con Word del
grupo Exportar.

Aparece en pantalla la ventana del Asistente para combinar correspondencia con Microsoft Word.

284
ACCESS 2010

 Si el documento Word al que desea adjuntar los datos ya existe, active la opción Vincular
los datos a un documento Microsoft Word existente. En caso contrario, active la
opción Crear un documento nuevo y vincular los datos al mismo.

 Haga clic en el botón Aceptar.

 Si ha elegido adjuntar los datos a un documento existente, selecciónelo en el cuadro de

diálogo Seleccione un documento de Microsoft Word y a continuación haga clic en el
botón Abrir.

Se abre la aplicación Word y, según la opción escogida anteriormente, muestra el documento

especificado o un nuevo documento. El contenido del objeto exportado (el origen de datos) se
adjunta (o vincula) al documento de combinación de correspondencia.

285
ACCESS 2010

 Para mostrar el contenido de la lista de datos, en la ficha Correspondencia, haga clic en el

botón Seleccionar destinatarios.

Aquí, el contenido de la tabla Clientes de la base de datos Libros1 se ha asociado al documento de

correspondencia [Link].

Un clic en el botón Aceptar permite cerrar la ventana de datos.

 Proceda, a continuación, a la creación del mailing. Encontrará todas las explicaciones

necesarias para la creación de un mailing en el libro Word 2010 de la colección Ofimática
Profesional.

22.6. Importar o vincular datos procedentes de un documento de texto,

Excel o HTML
 Abra la base de datos a la que desea importar o vincular datos, y a continuación, haga clic
en la pestaña Datos externos.

 Para importar o vincular datos procedentes de una hoja de cálculo Excel, haga clic en el

botón Excel visible en el grupo Importar y vincular.

Para importar o vincular datos procedentes de un archivo de texto, haga clic en el

botón del grupo Importar y vincular.

286
ACCESS 2010

Para importar o vincular datos procedentes de un documento HTML, haga clic en el

botón Más del grupo Importar, y a continuación, haga clic en la opción Documento
HTML.

 En la zona Nombre de archivo, especifique la ruta de acceso y el nombre del archivo que
contiene los datos que desea importar o vincular, o haga clic en el botón Examinar para
seleccionarlo.

 Especifique la manera en que desea almacenar los datos:

 Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual: los datos
serán almacenados en una nueva tabla.
 Anexar una copia de los registros a la tabla: para añadir los datos a una tabla
existente, abra la lista asociada y a continuación seleccione la tabla en cuestión.
 Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada: para crear una nueva tabla
vinculada a los datos fuente. Así, todas las modificaciones realizadas en el archivo de
origen se verán reflejadas en la tabla vinculada correspondiente en Access. Y al revés,
no podrá modificar los datos originales a partir de la tabla vinculada pero sí podrá
añadir registros en la tabla vinculada en Access.

 Haga clic en el botón Aceptar.

Aparece el primer paso del Asistente para importación. El contenido de la ventana de este primer
paso cambia en función del tipo de datos importados: Texto, HTML o Excel. En el ejemplo que
aparece justo arriba, los datos importados provienen de un archivo de Microsoft Excel.

 Si importa o vincula datos con formato de texto, el asistente le informa si los datos del
archivo de texto son de tipo Delimitado (los campos vienen separados por tabulaciones,
comas, punto y coma, espacios...) o de tipo Ancho fijo (los campos están alineados en
columnas y separados por espacios): deje activada la opción seleccionada.

Si el tipo de datos importados proviene de un archivo Excel y éste contiene varias hojas de
cálculo o rangos con nombre, active la opción Mostrar hojas de trabajo y a continuación
seleccione la hoja que contiene los datos a importar o, active la opción Mostrar rangos con

287
ACCESS 2010

nombre y a continuación seleccione el nombre del rango que contiene los datos que desea
importar.

Si los datos importados o vinculados están en formato HTML, este paso no aparecerá.

 Haga clic en botón Siguiente para acceder al paso siguiente.

 Si importa o vincula datos a formato de texto de tipo Delimitado, seleccione el separador

que delimitará los campos y a continuación indique si la Primera fila contiene nombres de
campos; si los datos son de tipo Ancho fijo, defina la amplitud de los campos siguiendo las
instrucciones que aparecen en el cuadro de diálogo.

Si los datos importados o vinculados provienen de un archivo Excel o de un documento HTML,

indique si la Primera fila contiene encabezados de columna y a continuación, si es preciso,
haga clic en el botón Aceptar del mensaje que le propone modificar el nombre de los campos
que no son válidos como nombre de campo Access; en el caso de una importación de datos a
una tabla existente, no tendrá acceso a esta opción, que estará siempre seleccionada pero
deshabilitada por ser obligatoria.

 Haga clic en el botón Siguiente para acceder al paso siguiente.

 Si ha escogido importar los datos a una nueva tabla o vincular datos, defina las opciones
de cada campo que desea importar, y a continuación, haga clic en el botón Siguiente:

 Haga clic en la columna correspondiente.

 Modifique, si es preciso, el Nombre de campo en el cuadro de entrada de datos

correspondiente.

 Especifique si el campo debe estar Indexado (con o sin duplicados) en la lista

correspondiente.

 Modifique, si es preciso, el Tipo de dato del campo con la ayuda de la lista

correspondiente.

 Si el campo no debe importarse a la nueva tabla, marque la opción No importar el

campo (Saltar).

288
ACCESS 2010

Este paso no aparece cuando vincula datos Excel a una base de datos Access.

 Haga clic en el botón Siguiente.

 Si ha escogido importar datos en una nueva tabla y desea definir una clave principal para
esta tabla, active la primera opción si desea que Access la añada por usted o la segunda
opción si desea escogerla usted mismo en la lista asociada a la opción. Si no se debe
definir ninguna clave principal para la nueva tabla, active la opción Sin clave principal. A
continuación haga clic en el botón Siguiente.

 Si ha escogido importar los datos a una nueva tabla o vincular datos, introduzca el nombre
de la tabla, en la zona Importar a la tabla o Nombre de la tabla vinculada y a
continuación haga clic en el botón Finalizar.

Si ha escogido importar los datos a una tabla ya existente, no modifique el contenido de la

zona Importar a la tabla y haga clic directamente en el botón Finalizar.

 Si desea Guardar pasos de importación, marque la opción correspondiente y a

continuación defina las opciones relacionadas con la acción de guardar la importación (ver
apartado Exportar un objeto a Word, Excel o a un documento HTML).

Si ha creado una tabla vinculada, Access no le propone guardar la importación.

 Según haya o no guardado la importación, haga clic en el botón Guardar importación o

en el botón Cerrar.

 Si ha escogido Crear tarea de Outlook, rellene la ventana de creación de la tarea que

aparece en pantalla y a continuación haga clic en el botón Guardar y cerrar visible en la
pestaña Tarea.

También puede importar o vincular datos procedentes de una base de datos dBase: en

la pestaña Datos externos, haga clic en el botón Más del grupo Importar y
vincular, y a continuación, haga clic en la opción Archivo dBASE.

El botón Archivo XML del mismo grupo permite importar datos procedentes de un
archivo XML mientras que el botón Base de datos ODBC permite importar o vincular
datos a partir de una base de datos ODBC como Servidor SQL.

En Access, la tabla vinculada se actualiza automáticamente (en función de los datos de

origen) cada vez que la abre. En el panel de exploración, aparece un icono específico

(por ejemplo para de los datos Excel) que indica que una tabla está vinculada.

22.7. Importar o adjuntar datos procedentes de los contactos Outlook

Esta funcionalidad no está disponible a no ser que trabaje con Microsoft Exchange Server.

 Abra la base de datos a la que desea importar o vincular datos Outlook y a continuación
haga clic en la pestaña Datos externos.

 Haga clic sobre el botón Más del grupo Importar y vincular y a continuación haga
clic en la opción Carpeta de Outlook.

289
ACCESS 2010

 Especifique la forma en que desea almacenar los datos:

 Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual: los datos
serán almacenados en una nueva tabla.
 Anexar una copia de los registros a la tabla: para añadir los datos a una tabla
existente, abra la lista asociada y a continuación seleccione la tabla.
 Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada: para crear una nueva tabla
vinculada a los datos de origen. De esta forma, todas las modificaciones realizadas en
el archivo de origen se reflejarán en la tabla vinculada correspondiente en Access. Y al
revés, no podrá modificar los datos de origen a partir de la tabla vinculada pero sí
podrá añadir registros en la tabla vinculada en Access.

 Haga clic en el botón Aceptar.

 Seleccione la libreta de direcciones que contiene los contactos a importar o a vincular.

 Haga clic en el botón Siguiente.

 Si ha escogido importar los datos Outlook a una nueva tabla, defina las opciones de cada
campo a importar, y a continuación haga clic en el botón Siguiente:

 Haga clic en la columna correspondiente.

 Modifique, si es preciso, el Nombre del campo en la zona de entrada de datos

correspondiente.

 Especifique si el campo debe estar Indexado (con o sin duplicados) en la lista

correspondiente.

290
ACCESS 2010

 Modifique, si es preciso, el Tipo de dato del campo con la ayuda de la lista

correspondiente.

 Si el campo no debe importarse a la nueva tabla, marque la opción No importar el

campo (Saltar).

Este paso no aparece cuando vincula los datos Outlook o cuando los importa a una tabla ya
existente.

 Si ha elegido importar los datos Outlook a una nueva tabla y desea definir una clave
principal para esta tabla, active la primera opción, si desea que Access la añada por usted
o la segunda opción, si desea escogerla usted mismo en la lista asociada a la opción. Si no
se debe definir ninguna clave principal para la nueva tabla, active la opción Sin clave
principal. A continuación, haga clic en el botón Siguiente.

Este paso no aparece cuando vincule datos Outlook o cuando los importe a una tabla ya existente.

 Si ha escogido importar los datos a una nueva tabla o vincular los datos, introduzca el
nombre de la tabla, en la zona Importar a la tabla o Nombre de la tabla vinculada y a
continuación haga clic en el botón Finalizar.

Si ha escogido importar los datos a una tabla existente, no tendrá acceso a la zona Importar a
la tabla. Haga clic directamente en el botón Finalizar.

 Si desea Guardar los pasos de importación, marque la opción correspondiente y a

continuación defina las opciones relacionadas con la acción de guardar la importación (ver
apartado Exportar un objeto a Word, Excel o a un documento HTML).

Si ha creado una tabla vinculada, Access no le propone guardar la importación.

 Según haya o no guardado la importación, haga clic en el botón Guardar importación o

en el botón Cerrar.

 Si ha escogido Crear tarea de Outlook, rellene la ventana de creación de la tarea que

aparece en pantalla, y a continuación, haga clic en el botón Guardar y cerrar visible en la
pestaña Tarea.

22.8. Importar o vincular datos procedentes de otra base de datos

Access
Existen dos procedimientos que permiten guardar datos procedentes de otra base de datos: la
importación de un objeto o la vinculación de la tabla. Este último procedimiento ofrece la ventaja de
permitir el acceso a la tabla desde su aplicación de origen; en Access puede crear consultas,
formularios o informes asociados a las tablas vinculadas: de esta forma, tiene la seguridad de
poder acceder a los datos en tiempo real (puede, también, modificar los datos de las tablas
vinculadas).

 Abra la base de datos Access a la que desea importar o vincular los datos, y a
continuación, haga clic en la pestaña Datos externos.

 Haga clic en el botón Access visible en el grupo Importar y vincular.

291
ACCESS 2010

 En la zona Nombre de archivo, especifique la ruta de acceso y el nombre de la base de

datos Access que contiene los datos a importar o a vincular, o haga clic en el
botón Examinar para seleccionarla.

 Active la opción Importar tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos en

la base de datos actual si desea importar los datos o la opción Vincular al origen de
datos creando una tabla vinculada si desea crear una nueva tabla vinculada a los datos
de origen. De esta forma, todas las modificaciones realizadas en el archivo de origen se
verán reflejadas en la tabla vinculada correspondiente y viceversa.

 Haga clic en el botón Aceptar.

Si ha escogido importar los datos, el cuadro de diálogo que aparece contiene varias pestañas en las
que encontrará la lista de los diferentes objetos de la base de datos. Si ha escogido crear una tabla
vinculada, sólo será visible la pestaña Tablas.

 Si es preciso, haga clic en la pestaña correspondiente a la lista de los objetos que desee
visualizar.

 Seleccione el nombre del objeto que desee importar o el nombre de la tabla que desee
vincular; si se deben importar varios objetos o se deben vincular varias tablas, selecciónelas
haciendo clic sobre sus nombres; un nuevo clic sobre el nombre de un objeto seleccionado
permite quitar la selección. Para seleccionar todos los objetos de la pestaña activa, haga
clic en el botón Seleccionar todo; haga clic en el botón Quitar la selección a todo para
deseleccionar todos los objetos de la pestaña activa.

 Si ha escogido importar un objeto, en caso que sea preciso, haga clic en el

botón Opciones con el fin de modificar los opciones de importación.

 Haga clic en el botón Aceptar.

 Si desea Guardar pasos de importación, marque la opción correspondiente y a

continuación defina las opciones relacionadas con la acción de guardar la importación (ver
apartado Exportar un objeto a Word, Excel o a un documento HTML).

Si ha creado una tabla vinculada, Access no le propone guardar la importación.

 Según haya o no guardado la importación, haga clic en el botón Guardar importación o

en el botón Cerrar.

 Si ha escogido Crear tarea de Outlook, rellene la ventana de creación de la tarea que

aparece en pantalla, y a continuación haga clic en el botón Guardar y cerrar visible en la
pestaña Tarea.

Si ha vinculado la tabla, Access hará aparecer un icono específico indicando que esta tabla
está vinculada.

22.9. Ejecutar una operación de exportación o de importación

Se trata de reproducir una operación de exportación o de importación que ha sido guardada
previamente.

 En la pestaña Datos externos, haga clic, según el caso, en el botón Importaciones

guardadas o Exportaciones guardadas.

292
ACCESS 2010

Según su elección, la pestaña Importaciones guardadas o Exportaciones guardadas estará activa.

Puede Crear tarea de Outlook para una operación de importación o de exportación a partir de este
cuadro de diálogo.

 Seleccione el nombre del proceso de exportación o de importación que va a ejecutar.

 Si ejecuta una operación de exportación, modifique, si es preciso, el archivo de destino

haciendo clic en la ruta de acceso asociada a la operación correspondiente.

Si ejecuta una operación de importación, modifique, si es preciso, el archivo de origen haciendo

clic en la ruta de acceso asociada a la operación correspondiente.

En los dos casos, el archivo de destino o el archivo de origen deben respetar las condiciones
necesarias para el buen desarrollo de la operación.

 Modifique o añada, si es preciso, una descripción: haga clic en el vínculo Haga clic aquí
para modificar la descripción asociado a dicha operación, si no existe ninguna descripción
para la operación o, haga clic en el texto de la descripción si ésta existe. Introduzca o
modifique la descripción y a continuación haga clic en la tecla [Intro].

 Haga clic en el botón Ejecutar para lanzar la exportación o la importación.

 Haga clic en el botón Aceptar del mensaje que le informa del éxito de la exportación o de
la importación.

 Haga clic en el botón Cerrar del cuadro de diálogo Administrar tareas de datos.

Para eliminar una operación de importación o de exportación, seleccione su nombre en el

cuadro de diálogo Administrar tareas de datos, y a continuación haga clic en el botón Eliminar.
Confirme, a continuación, su eliminación haciendo clic en el botón Sí del mensaje que aparece.

293
ACCESS 2010

22.10. Recoger datos con la ayuda del correo electrónico

En este caso, se trata de crear y enviar a los destinatarios un mensaje de correo que contenga un
formulario HTML con el fin de que lo rellenen o lo modifiquen (en el caso de una actualización de
datos) y se lo reenvien a continuación. Los datos recogidos por medio de este formulario serán
incorporados a una tabla de la base de datos. Para realizar este proceso, debe tener instalado y
configurado Microsoft Outlook 2010 en su ordenador.

RECOGER DATOS CON LA AYUDA DE UN FORMULARIO HTML

 Abra la base de datos en la que desea recoger los datos.

 En el panel de exploración, seleccione la tabla en la que se deberán recoger los datos.

 En la pestaña Datos externos, haga clic en el botón Crear correo electrónico visible en el
grupo Recopilar datos.

Aparece en pantalla el asistente Recopilar datos a través de mensajes de correo electrónico.

 Haga clic en el botón Siguiente para acceder al primer paso del asistente.

 Compruebe que la opción Formulario HTML esté activada y a continuación haga clic en el
botón Siguiente para acceder al paso siguiente.

 Active la opción Recopilar información nueva solamente si desea que los destinatarios
puedan añadir nuevos registros o la opción Actualizar información existente si desea que
puedan actualizar los que ya existen; podrá escoger la actualización de datos sólo si las
direcciones de correo de los destinatarios están almacenadas en la tabla activa o en una
tabla vinculada a ésta.

 Haga clic en el botón Siguiente para acceder al paso siguiente.

 Añada, en la zona Campos que se incluirán en el mensaje de correo electrónico, los

campos que desea incluir en el formulario y a continuación modifique, si es preciso, el orden

de los campos incorporados, con la ayuda de los botones y .

294
ACCESS 2010

El asistente añade automáticamente los campos en los que la propiedad Permitir longitud cero tiene
el valor No. Por contra, los campos de tipo Autonumérico, Datos adjuntos, Objeto OLE y Asistente
para búsquedas no son visibles en la zona Campos de la tabla porque no pueden ser añadidos a un
formulario HTML.

 Cada campo para el que desee modificar la Etiqueta para mostrar delante del campo en
el mensaje de correo electrónico, deberá seleccionarse en la lista Campos que se
incluirán en el mensaje de correo electrónico y a continuación se deberá especificar el
nuevo texto en el cuadro de entrada de datos correspondiente de la zona Propiedades del
campo.

 Haga clic en el botón Siguiente para pasar al paso siguiente.

 Haga clic, si es preciso, en el vínculo Respuestas de recopilación de datos de Access si

desea modificar la carpeta Outlook en la que se almacenarán las respuestas; por defecto,
esta carpeta se llama Respuestas de recopilación de datos Access y se almacena en la
carpeta Bandeja de entrada.

 Marque la opción Procesar las respuestas y agregar los datos automáticamente a

"nombre de la tabla" si desea que Access transfiera automáticamente el contenido del
formulario a la tabla de destino de la base de datos.

Si desea que la transferencia de datos se haga manualmente, para así poder escoger en qué
momento y de qué forma se deben transferir los datos a Access, no marque esta opción.

 Si ha escogido la gestión automática de las respuestas, modifique, si es preciso, las

propiedades relacionadas con la gestión automática haciendo clic sobre el vínculo Definir
propiedades para controlar el procesamiento automático de las respuestas:

295
ACCESS 2010

Marque la opción Descartar las respuestas de aquellos a quienes no se ha enviado el

mensaje si sólo se deben gestionar automáticamente las respuestas de los destinatarios a los
que se ha enviado directamente el mensaje original. Las respuestas recibidas de otros
destinatarios (personas a las que se ha transferido el mensaje original) podrán ser gestionadas
manualmente, si es preciso.

Escoja Aceptar varias respuestas de cada destinatario marcando la opción correspondiente. De

lo contrario, sólo la primera respuesta será tratada automáticamente; las demás respuestas
podrán ser tratadas manualmente.

Escoja Permitir varias filas por respuesta marcando o no la opción correspondiente.

Especifique el número máximo de respuestas a tratar automáticamente en la zona de entrada

de datos Número de respuestas que deben procesarse. Más allá de este valor, las respuestas
se podrán tratar manualmente.

Si desea que la gestión automática de las respuestas se detenga en una fecha precisa, indique
esta fecha en la zona Fecha y hora en que detener.

Haga clic en el botón Aceptar.

 Haga clic en el botón Siguiente.

 Escoja si desea Especificar las direcciones de correo electrónico en Microsoft Office

Outlook o Utilizar las direcciones de correo electrónico almacenadas en un campo de la
base de datos activando la opción correspondiente.

Para utilizar las direcciones de correo almacenadas en un campo, este campo debe formar parte de
la tabla en la que se recogerán los datos (tabla activa) o de una tabla vinculada a ella.

Este paso no aparece si ha escogido Actualizar información existente.

 Haga clic en el botón Siguiente.

El paso siguiente aparece sólo si ha escogido utilizar las direcciones de correo almacenadas en un
campo.

 Si el campo que contiene las direcciones de correo se encuentra en la tabla actual, active la
opción La tabla o consulta actual y a continuación seleccione el campo en la lista asociada.

Si el campo que contiene las direcciones de correo se encuentra en una tabla vinculada a la
tabla actual, active la opción Una tabla asociada. En la primera lista asociada, seleccione el
campo de la tabla activa que está relacionado con el campo de la tabla vinculada que contiene
las direcciones de correo de los destinatarios. Si el campo está asociado a una sola tabla,
seleccione el campo que contiene las direcciones de correo en la lista suplementaria que
aparece. Si el campo está asociado a varias tablas, aparecerán dos listas desplegables: en la
primera lista, seleccione la tabla que contiene las direcciones de correo y a continuación
seleccione el campo en la segunda lista.

Si Access no detecta alguna tabla vinculada, la opción Una tabla asociada aparece como
deshabilitada.

 Haga clic en el botón Siguiente.

296
ACCESS 2010

 Modifique, si es preciso, el Asunto y/o el texto de Introducción del mensaje en los cuadros
de entrada de datos correspondientes.

 Si ha escogido utilizar las direcciones de correo almacenadas en un campo, escoja en qué

campo del mensaje se deberán incorporar las direcciones de correo, activando una de las
opciones del recuadro Agregar las direcciones de correo electrónico de los destinatarios
de:

 Haga clic en el botón Siguiente.

 Si ha escogido introducir las direcciones de correo en el mensaje Outlook, haga clic en el

botón Crear.

Si ha escogido utilizar las direcciones de correo almacenadas en un campo, haga clic en el

botón Siguiente, marque las direcciones de correo a las que debe enviarse un mensaje y a
continuación, haga clic en el botón Enviar.

Si ha escogido introducir las direcciones de correo, aparecerá en pantalla la ventana de creación de

un mensaje de Outlook. De lo contrario se enviará directamente un mensaje a cada una de las
direcciones de correo seleccionadas anteriormente en la última etapa del asistente.

 Si es preciso, especifique las direcciones de correo de los destinatarios del mensaje y a

continuación haga clic en el botón Enviar.

Si el mensaje de origen no ha sido enviado a ciertos usuarios, puede reenviar un

mensaje de correo de recopilación de datos: en la pestaña Datos externos, haga clic en
el botón Administrar respuestas del grupo Recopilar datos. En el cuadro de
diálogo Administrar mensajes de recopilación de datos que aparece, seleccione el
mensaje que desea reenviar y a continuación haga clic en el botón Volver a enviar este
mensaje de correo electrónico. En el asistente, proceda de igual forma que durante el
envío del mensaje de origen.

297
ACCESS 2010

Para eliminar un mensaje de recopilación de datos, haga clic en el botón Administrar

respuestas de la pestaña Datos externos, seleccione el mensaje que desea eliminar y a
continuación haga clic en el botón Eliminar este mensaje de correo electrónico. Haga
clic en el botón Sí del mensaje de confirmación que aparece y a continuación haga clic
en el botón Cerrar del cuadro de diálogo Administrar mensajes de recopilación de
datos.

RESPONDER A UN MENSAJE DE RECOPILACIÓN DE DATOS

Una vez recibido el mensaje, el o los destinatarios del mensaje deberán introducir o actualizar los
datos en el formulario de entrada de datos HTML visible en el cuerpo del mensaje y a continuación,
reenviar el mensaje al remitente.

 En su aplicación de correo, haga doble clic en el mensaje, visible en la carpeta Bandeja de

entrada.

Aparecerá la ventana del mensaje y en el cuerpo del mensaje aparecerá el formulario de entrada de
datos.

 Haga clic en el botón Responder.

 Introduzca los datos en las zonas previstas a tal efecto o modifique los datos existentes.

En la pantalla anterior, los datos han sido introducidos en cada una de las zonas del formulario
HTML.

Cada respuesta no puede contener más de un registro.

 Haga clic en el botón Enviar.

 Si desea enviar otro registro, haga clic de nuevo en el botón Responder.

 Cuando haya enviado todos los registros, cierre la ventana del mensaje.

298
ACCESS 2010

Puede abrir de nuevo este mensaje en cualquier momento para enviar nuevos datos o actualizar los
datos existentes.

PROCESAR MANUALMENTE LAS RESPUESTAS DE RECOPILACIÓN DE DATOS

Si durante la creación del mensaje, ha escogido transferir los datos manualmente, debe llevar a
cabo un procedimiento que le permita exportarlos a Access. Si ha escogido transferir los datos
automáticamente, no es necesario realizar este procedimiento ya que cuando se reciba la respuesta,
los datos serán incorporados automáticamente a la tabla de destino de la base de datos.

 En Outlook, seleccione la carpeta de correo que contiene las respuestas de recopilación de

datos; por defecto, esta carpeta se llama Respuestas de recopilación de datos Access y
está almacenada en la carpeta Bandeja de entrada.

En esta carpeta aparece la lista de los mensajes de respuestas. En la columna

correspondiente, aparece el Estado de recopilación de datos para cada uno de los mensajes de
respuestas: La operación de recopilación de datos mediante correo electrónico se ha realizado
correctamente oMensaje sin procesar.

 Haga doble clic en el mensaje que contiene los datos recogidos que va a exportar a
Access.

Los datos introducidos o actualizados por el destinatario son visibles en el cuerpo del mensaje.

 Haga clic en el botón Exportar a Access visible en el grupo Microsoft Office Access.

 Compruebe, si es preciso, los detalles de la respuesta (Desde, Fecha...), y a continuación,

haga clic en el botón Aceptar.

 Haga clic en el botón Aceptar del mensaje que le informa que la exportación se ha
realizado con éxito.

 Cierre la ventana del mensaje que contiene los datos recogidos.

 Vuelva a la aplicación Access y abra, si es preciso, la tabla a la que han sido exportados
los datos, para verificar su contenido.

299
ACCESS 2010

La tabla de destino de la exportación contiene, desde este momento, los nuevos datos recogidos,
visibles en la última línea de la tabla Nuevos contactos.

Para exportar los datos a Access, también puede hacer un clic con el botón secundario
del ratón sobre el mensaje desde Outlook y a continuación seleccionar la
opción Exportar datos a Microsoft Office Access.

300
ACCESS 2010

TEMA 23. MACRO-COMANDOS

23.1. Crear una macro
Una macro está compuesta por acciones, cada acción corresponde a una tarea: cuando se ejecuta la
macro, Access ejecuta automáticamente las acciones que contiene. La aplicación Access también
permite crear macros, más complejas, que permiten mostrar cuadros de diálogo, evaluar la
respuesta proporcionada por el usuario, mostrar una barra de menús personalizada... y desarrollar
de este modo una aplicación autónoma sin necesidad de programar (aunque las acciones hagan
referencia a instrucciones de lenguaje Visual Basic).

CREAR UNA MACRO AUTÓNOMA

Una macro autónoma está contenida en un objeto macro y, aunque pueda estarlo después de su
creación, no puede estar asociada a una propiedad de evento de un formulario, de un informe o de
un control (ver Asociar una macro a un formulario/un informe/un control, un poco más adelante en
este mismo capítulo).

 En la pestaña Crear, haga clic en el botón Macro visible en el grupo Macros y código.

Se abre una ventana de macro llamada Generador de macros en la aplicación Access. A la derecha
de la ventana de la ficha Diseño aparece activo el panel Catálogo de acciones, que reagrupa las
opciones vinculadas a las macros.

 Agregue una acción a su macro utilizando una de las siguientes técnicas:

 Abra la lista Agregar nueva acción situada en la ventana de macro y haga clic en el
nombre de la acción que desea insertar.

 Haga clic en la zona de la lista Agregar nueva acción, comience a introducir el nombre
de la acción y confirme pulsando la tecla [Intro] cuando la acción propuesta por Access
sea la que desea insertar.

 Si es preciso, muestre el panel Catálogo de acciones haciendo clic en el botón

correspondiente del grupo Mostrar u ocultar de la ficha Diseño. A continuación, abra la
carpeta que contiene la acción que desea agregar haciendo clic en el botón
correspondiente y haga doble clic en el nombre de la acción que desea insertar o
arrástrelo a la posición deseada desde el Catálogo de acciones hacia la ventana de
macro.

Si la ventana de macro contiene ya acciones, puede elegir la posición de la acción que desea
agregar cuando la arrastre desde el Catálogo de acciones hasta la ventana de la macro: suelte el
botón del ratón cuando la barra de inserción (línea horizontal naranja) se encuentre en la posición
deseada en la lista de acciones.

 Haga clic en la zona Buscar del panel Catálogo de acciones, comience a escribir el
nombre de la acción que desea insertar y, a continuación, cuando se muestre en el
panel, haga doble clic sobre ella o arrástrela a la ventana de macro; un clic en el

botón permite eliminar el contenido de la zona Buscar y así poder buscar de

nuevo todo el contenido del panel Catálogo de acciones.

301
ACCESS 2010

Cuando agrega una acción haciendo doble clic sobre su nombre en el Catálogo de acciones, ésta se
inserta bajo la acción seleccionada; si no hay ninguna acción seleccionada, se inserta al final de la
lista de acciones.

 Introduzca los argumentos de la acción utilizando las opciones asociadas a la misma.

El botón permite ocultar los argumentos de la acción: los argumentos se muestran entre
paréntesis a la derecha del nombre de la acción, pero no pueden modificarse; un clic en el
botón permite visualizar de nuevo las líneas de los argumentos.

 Asocie, si es preciso, un comentario a la acción para facilitar la “lectura” de la macro: en el

panel Catálogo de acciones, abra, si es preciso, la carpeta Flujo de programas haciendo
clic en el botón asociado y haga doble clic en Comentario. A continuación, escriba el
texto del comentario en el cuadro que se muestra bajo la acción.

Si desea mover el comentario arriba de la acción, haga clic en el botón asociado al

comentario; el botón vuelve a colocar el comentario bajo la acción.

Al hacer clic fuera del cuadro, el texto del comentario se muestra en verde.

 Siga este mismo procedimiento, si es preciso, para agregar otras acciones a su macro.

Cuando se selecciona una acción en el panel Catálogo de acciones, se muestra una descripción de la
misma en la parte inferior del panel.

El comentario de la acción es opcional y puede tener un máximo de 255 caracteres.

 Guarde la macro como cualquier objeto de la base de datos ( ) y a continuación, cierre

la ventana de la macro.

302
ACCESS 2010

La macro, desde este momento, estará visible como objeto en la zona Macro del panel de
exploración.

Para agregar una acción que comporte la apertura de un objeto, puede arrastrar el
objeto correspondiente del panel de navegación hacia la ventana de macro.

Las macros autónomas creadas se guardan en la carpeta En esta base de datos del
panel Catálogo de acciones y, por lo tanto, pueden integrarse en una nueva macro
arrastrándolas hacia la ventana de macro: se crea una acción Ejecutar macro que
permite la ejecución de la macro.

Para copiar las acciones de una macro autónoma en la macro actual, haga clic derecho
sobre su nombre en el panel Catálogo de acciones y, a continuación, haga clic en la
opción Agregar una copia de la macro.

Para mover una acción en la ventana de macro, haga clic sobre ella para seleccionarla

y utilice los botones y/o correspondientes; el botón permite eliminar la

acción.

Una ventana Macro puede contener varias macros y constituir así un grupo de macros
(véase Crear un grupo de macros más adelante en este capítulo).

CREAR UNA MACRO INCRUSTADA

Al contrario que una macro autónoma, la macro incrustada está asociada a una propiedad de
evento de un formulario, de un informe o de un control y es parte integrante del objeto
correspondiente. No está contenida en un objeto macro, luego no aparece en el panel de
navegación y no podrá estar asociada a una propiedad de evento de otro formulario, informe o
control.

 En el panel de exploración, haga un clic con el botón secundario en el formulario o el

informe que deba contener la macro y a continuación, haga clic en la opción Vista
Diseño para mostrar su estructura.

 Si es preciso, muestre el panel Hoja de propiedades pulsando la tecla [F4].

 Seleccione el control que contiene la propiedad de evento a la que se debe incorporar la

macro; si la propiedad de evento forma parte de las propiedades del formulario o del
informe, haga clic en la intersección de las reglas horizontal y vertical para mostrar las
propiedades correspondientes.

 Haga clic en la pestaña Eventos y a continuación, en la zona de la propiedad de evento

en la que debe incorporarse la macro.

303
ACCESS 2010

Aquí, una macro incrustada va a asociarse al botón Información vendedores. Esta macro asociada a
la propiedad Al hacer clic, se ejecutará cuando se haga un clic en el botón.

 Haga clic en el botón , seleccione la opción Generador de macros y a continuación,

haga clic en el botón Aceptar.

La ventana macro que aparece en pantalla es idéntica a la que aparece durante la creación de una
macro autónoma.

 Cree la macro del mismo modo que cuando crea una macro autónoma (ver subapartado
anterior).

Si crea submacros, sólo la primera submacro del grupo se ejecutará durante la activación del
evento.

 Guarde la macro haciendo clic en el botón Guardar del grupo Cerrar (ficha Diseño) y a
continuación, haga clic en el botón Cerrar del grupo del mismo nombre para cerrar la
ventana macro y volver a la estructura del formulario o del informe.

La zona de la propiedad de evento a la que se ha incorporado la macro, muestra, desde este

momento, el texto [Macro incrustada].

 Guarde las modificaciones realizadas en el formulario o el informe ( ) y a continuación,

ciérrelo haciendo clic en el botón .

23.2. Crear un grupo de acciones

Para mejorar la legibilidad de una macro, puede reagrupar las acciones de la misma en grupos.
Las acciones del grupo no podrán ejecutarse por separado.

 Cree una nueva macro o modifique una macro existente (véase Modificar una macro más
adelante en este capítulo).

 Si las acciones que se van a reagrupar no se agregan a su macro, haga doble clic en el
bloque Grupo situado en la carpeta Flujo de programas del panel Catálogo de
acciones o arrástrela a la ventana de macro.

Si las acciones que se van a reagrupar ya se han agregado a su macro, selecciónelas utilizando
las teclas [Ctrl] y/o [Mayús], haga clic con el botón derecho en la selección y haga clic en la
opción Crear un bloque de grupos.

El nuevo grupo de acciones se inserta en la ventana de macro.

 Introduzca el nombre del Grupo en la zona correspondiente.

 Si es preciso, agregue unas debajo de las otras, las acciones que se van a integrar al
grupo y, para cada acción, defina sus argumentos con la ayuda de las opciones
correspondientes.

 Cree de este modo cada grupo de acciones.

El botón permite ocultar las acciones contenidas en un grupo; un clic en el botón permite
mostrarlas de nuevo.

304
ACCESS 2010

Aquí, la macro está compuesta por los grupos tabla Clientes y formulario Entrada de clientes que
contienen cada una de las dos acciones. La etiqueta Finalizar grupo marca el fin de un grupo.

 Guarde la macro y cierre su ventana.

23.3. Ejecutar una macro autónoma

 Existen tres procedimientos que permiten ejecutar una macro autónoma:

 A partir de una ventana Macro en Vista Diseño, haga clic en el botón Ejecutar del
grupo Herramientas (pestaña Diseño).

 A partir del panel de exploración, haga un doble clic en el nombre de la macro a

ejecutar.

 A partir de una ventana cualquiera, en la pestaña Herramientas de base de datos,

haga clic en el botón Ejecutar macro del grupo Macro, seleccione el Nombre de la
macro en la lista correspondiente y a continuación, haga clic en el botón Aceptar.

Access ejecuta cada acción de la ventana Macro, una a continuación de la otra. Se detiene cuando
encuentra una línea en blanco, la instrucción DetenerMacro (o DetenerTodasMacros) o si la macro
muestra un cuadro de diálogo.

Para ejecutar una macro paso a paso, abra la macro en Vista Diseño, haga clic en el
botón Paso a paso del grupo Herramientas para activarla y a continuación, lance la
ejecución de la macro haciendo clic en el botón Ejecutar.

23.4. Ejecutar una macro al abrir una base de datos

 Guarde todas las acciones que desea ejecutar al abrir una base de datos, en una macro
que llamará AutoExec.

Sólo puede haber una macro AutoExec.

 Cierre la base de datos activa y a continuación, ábrala de nuevo para comprobar el

funcionamiento de esta nueva macro.

305
ACCESS 2010

Para evitar ejecutar la macro AutoExec, mantenga pulsada la tecla [Mayús] durante la
selección de la base de datos que desea abrir.

23.5. Crear submacros

Antes de crear varias macros individualmente, cree submacros para reunir varias submacros en una
ventana de macros.

 Cree una nueva macro o modifique una macro existente (véase Modificar una macro más
adelante en este capítulo).

 Si las acciones que se van a integrar en la submacro no se agregan a su macro, haga doble
clic en el bloque Submacro situado en la carpeta Flujo de programas del panel Catálogo
de acciones o arrástrela hacia la ventana de macro.

Si las acciones que se van a integrar a la submacro ya están agregadas a su macro,

selecciónelas utilizando las teclas [Ctrl] y/o [Mayús], haga clic con el botón derecho en la
selección y, a continuación, haga clic en la opción Crear un bloque de submacros.

 Introduzca el nombre de la Submacro en la zona correspondiente.

Cada submacro se identificará por su nombre.

 Si es preciso, agregue unas debajo de las otras, las acciones que debe realizar la
submacro y, para cada acción, defina sus argumentos con la ayuda de las opciones
correspondientes.

 Cree de este modo cada submacro.

El botón permite ocultar las acciones contenidas en una submacro; un clic en el

botón permite mostrarlas de nuevo.

Esta macro está compuesta de cuatro submacros. Las acciones de las

submacros Posición y Pedidos están ocultas.

La etiqueta Finalizar submacro marca el final de una submacro.

 Guarde la macro y cierre su ventana.

306
ACCESS 2010

Las submacros deben ser siempre los últimos bloques de una macro, por lo tanto, no se
pueden agregar acciones debajo de una submacro, únicamente por debajo de
submacros que se encuentren en la parte superior de la ventana. Asimismo, cuando
selecciona una acción en la lista Agregar nueva acción situada en la parte inferior de
la ventana bajo la última submacro, ésta se agrega debajo de la primera submacro.

Si desea llamar una de las submacros del grupo desde un objeto cualquiera, deberá
designarla de la siguiente forma: nombre_macro.nombre_submacro. Por esta razón, es
aconsejable que dé a sus macros y a sus submacros, nombres suficientemente explícitos
pero no demasiado largos.

23.6. Asociar una macro a un formulario/un informe/un control

 Abra el formulario o el informe en Vista Diseño.

 Seleccione el formulario, el informe o el control que va a asociar a la macro.

Le recordamos que para seleccionar un formulario o un informe, debe hacer clic en su casilla de
selección, en la intersección de las dos reglas.

 Muestre, si es preciso, la hoja de propiedades del control pulsando la tecla [F4] y a

continuación, haga clic en la pestaña Eventos.

 Haga clic en la propiedad correspondiente al evento que va provocar la ejecución de la

macro.

Cuando haga clic en la propiedad, su significado aparecerá en la barra de estado.

 Abra la lista asociada y seleccione la macro que desea ejecutar. Si se trata de una
submacro, su nombre va precedido del nombre de la macro:
nombre_macro.nombre_submacro.

Si selecciona una macro que contiene únicamente submacros sin especificar la submacro a la que se
va a llamar, sólo se ejecutará la primera submacro de la macro.

 Guarde las modificaciones realizadas en el formulario o el informe y a continuación,

cierrelo.

23.7. Modificar una macro

 En el caso de una macro autónoma, haga clic con el botón secundario en el nombre de
dicha macro, en el panel de exploración, y a continuación, haga clic en la opción Vista
Diseño para mostrar la ventana macro.

En el caso de una macro incrustada, abra el formulario o el informe al que esté asociada en
Vista Diseño y a continuación, muestre la Hoja de propiedades del formulario, del informe o del
control que contiene la propiedad de evento a la que ha sido añadida la macro incrustada.

A continuación, en la pestaña Eventos, haga clic en la propiedad que contiene la macro que
desea modificar y haga clic en el botón para mostrar la ventana macro correspondiente.

 Le recordamos las instrucciones que le permiten gestionar las líneas de esta ventana:

 Seleccione una acción: Haga clic en el nombre de la acción.

307
ACCESS 2010

 Eliminar una acción: Haga clic el nombre de la acción correspondiente y haga clic en el
botón asociado.
 Mover una acción: Haga clic en el nombre de la acción y arrástrela a su nueva
posición; mantenga la tecla [Ctrl] pulsada si desea realizar una copia de la acción.

 Lleve a cabo las modificaciones oportunas.

 Guarde las modificaciones realizadas en la macro ( ) y a continuación, cierre la

ventana de la macro haciendo clic en el botón .

23.8. Ejecutar acciones en función de ciertas condiciones

 Cree una nueva macro o modifique una macro existente.

 En el panel Catálogo de acciones, haga doble clic en el bloque Sí situado en la

carpeta Flujo de programas o arrástrela desde el panel Catálogo de acciones hacia la
ventana de macro; también puede seleccionar la acción Sí en la lista Agregar nueva
acción.

 Especifique en la zona Si, la expresión lógica que permitirá a Access evaluar la condición.

 Agregue al bloque Si, las acciones a realizar si la condición es cierta y a continuación, para
cada acción, defina sus argumentos con la ayuda de las opciones correspondientes.

 Si desea agregar otra condición, haga clic en el vínculo Agregar O si situado en la esquina
inferior derecha del bloque Si y, a continuación, al igual que antes, especifique la
expresión y agregue las acciones a realizar si la condición es verdadera.

 A continuación, haga clic en el vínculo Agregar Si no y precise las acciones a realizar si la

condición (bloque Si) o las condiciones (bloques Si y O si) son falsas.

El bloque Si se ejecuta si la condición es verdadera, el bloque O si se ejecuta si la condición es

verdadera y el bloque Si no se ejecuta si no se ejecuta ninguno de los bloques Si y O si.

308
ACCESS 2010

En el ejemplo anterior, si la Fecha fin es anterior a la fecha actual (Fecha), el bloque Si se ejecuta
abriendo el formulario Clientes. Si la Fecha fin es igual a la fecha actual (Fecha), el bloque O si se
ejecuta mostrando un mensaje informando de que la suscripción se termina hoy. Si la Fecha fin no es
ni anterior ni igual a la fecha actual (Fecha), el bloque Si no se ejecuta mostrando un mensaje que
informa de que la suscripción ha expirado.

 Guarde la macro ( ) y cierre su ventana haciendo clic en el botón .

23.9. Hacer referencia a un campo/una propiedad

 En el caso de una macro autónoma, haga clic con el botón secundario en el nombre de
dicha macro en el panel de exploración y a continuación, haga clic en la opción Vista
Diseño para mostrar la ventana macro.

En el caso de que se trate de una macro incrustada, abra en Vista Diseño, el formulario o el
informe al que está asociada y a continuación, muestre la Hoja de propiedades del formulario,
del informe o del control que contiene la propiedad de evento a la que se ha añadido la
macro incrustada. A continuación, en la pestaña Eventos, haga clic en la propiedad que
contiene la macro que desea modificar y haga clic en el botón para mostrar la ventana
macro correspondiente.

 Haga clic en la acción correspondiente y, a continuación, en la zona correspondiente al

argumento correspondiente.

 Para hacer referencia a un campo o a un control que no se encuentre en el objeto activo,

haga que el nombre del campo del tipo preceda el nombre del objeto separándolos con un
signo de exclamación (llamado operador identificador).

Se pueden especificar tres tipos de objetos:

 Formularios: permite referirse a los campos, controles y propiedades de un formulario.

 Informes: permite referirse a un informe y a sus campos, controles y propiedades.
 Pantalla: permite referirse al objeto activo identificado por las
propiedades FormActivo (formulario activo) o InformeActivo (informe activo).
Ejemplos: Pantalla![Link] se refiere a la propiedad Visible del formulario
activo.

Ejemplo:

Formularios![clientes] Se refiere al formulario clientes.

Formularios![clientes]![código Se refiere al campo [código cliente] del formulario
cliente] clientes.
Informes![direcciones] Se refiere al informe direcciones.
Informes![direcciones]![nombre] Se refiere al campo nombre del informe direcciones.

 Para hacer referencia a la propiedad de un campo o de un objeto, escriba su identificación

seguida de un punto y del nombre de la propiedad.

309
ACCESS 2010

Ejemplos:

Se refiere a la propiedad Visible del campo

[Código cliente].Visible
[Código cliente] del formulario activo.

Se refiere a la propiedad Visible del formulario

Formularios![Clientes].Visible
Clientes.

Formularios![Clientes]![Código Se refiere a la propiedad Visible del campo

cliente].Visible [Código cliente] del formulario Clientes.

 Guarde la macro ( ) y a continuación, cierre su ventana haciendo clic en el botón .

23.10. Acción de ejecutar otra macro

 Cree una nueva macro o modifique una macro existente.

 Seleccione la acción Ejecutar Macro en la lista Agregar nueva macro y a continuación,

defina sus argumentos:

 Nombre de macro: Nombre de la macro o nombre de la submacro precedido del

nombre de la macro.
 Número de repeticiones: Número de ejecuciones de la macro.
 Expresión de repetición: Permite especificar una expresión: la ejecución se interrumpe
si la expresión es falsa.

 Guarde la macro ( ) y a continuación, cierre la ventana haciendo clic en el botón .

Es posible conectar macros: puede ejecutar una macro A, que a su vez llame a una
macro B cuando se haya terminado.

23.11. Asociar un método abreviado de teclado a una macro

 En la pestaña Crear, haga clic en el botón Macro visible en el grupo Macros y código.

 Crear una Submacro arrastrando el bloque correspondiente del panel Catálogo de

acciones a la ventana de macro.

 Especifique, en la zona Submacro, la combinación de teclas referente a la macro,

respetando las siguientes normas:

 ^: representa la tecla [Ctrl].

 +: representa la tecla [Mayús].
 letra o cifra: representa una letra o un dígito cualquiera.
 {función}: el nombre de una tecla de función debe aparecer entre llaves (ej: {F1}).
 {tecla}: las teclas tales como [Supr] o [Insert] llevan un nombre concreto que debe
aparecer entre llaves ({INSERT}, {DEL}...).

Puede combinar estos distintos elementos. Ejemplos:

310
ACCESS 2010

corresponde a la
El nombre de macro
combinación:
^A [Ctrl]A

{F4} [F4]

^{F4} [Ctrl][F4]

+{F4} [Mayús][F4]

{INSERT} [Insert]

^{INSERT} [Ctrl][Insert]

+{DEL} [Mayús][Supr]

 Agregue las acciones que se ejecutan mediante la combinación de teclas; si la macro ya

existe, seleccione la acción EjecutarMacro y seleccione elNombre de macro que se va a
ejecutar en la lista correspondiente.

 Siga el mismo procedimiento para asociar un método abreviado de teclado a cada una de
las macros correspondientes.

 Guarde la macro con el nombre Autokeys.

 Cierre la ventana de macro.

 Para ejecutar la macro, escriba la combinación de teclas.

Evite definir métodos abreviados de teclado ya existentes en Access (tales

como [Ctrl]C, [Ctrl]X...).

311
ACCESS 2010

23.12. Definir el valor de las propiedades en una macro

 Cree una nueva macro o modifique una macro existente.

 Seleccione la acción Definir Propiedad en la lista Agregar nueva acción.

 Especifique los argumentos de la acción:

 Nombre del control: Escriba el nombre del control para el cual desea definir el valor de
la propiedad (el nombre del control no debe ir entre corchetes: Fecha).
 Propiedad: Seleccione la propiedad que desea definir.
 Valor: Especifique el valor que va a atribuir a la propiedad (corresponde por norma
general, a la opción correspondiente, visible en la hoja de propiedad). Debe
utilizar 0 para el valor No (o Falso) y -1 para el valor Sí (o Verdadero).

 Guarde la macro ( ) y a continuación, cierre la ventana haciendo clic en el botón .

312
ACCESS 2010

TEMA 24. PERSONALIZAR LA INTERFAZ DE ACCESS

24.1. Personalizar la barra de herramientas de Acceso rápido
AGREGAR UNA HERRAMIENTA

 Si la herramienta debe agregarse a una base de datos en particular, abra dicha base de
datos.

Si la herramienta debe agregarse a todas las bases de datos, abra cualquier base.

 Haga clic en el botón visible a la derecha de la barra de herramientas de Acceso

rápido para mostrar la lista correspondiente.

 Si uno de los comandos de la lista corresponde a la herramienta que desea agregar, haga
clic encima; sino, haga clic en la opción Más comandos.

La categoría Barra de herramientas de acceso rápido está seleccionada en el cuadro de

diálogo Opciones de Access que aparece en la pantalla. La zona de la izquierda muestra la lista de
comandos disponibles y la lista de la derecha, las herramientas contenidas en la barra de
herramientas de Acceso rápido.

 Abra la lista Personalizar la barra de herramientas de Acceso rápido y, a continuación,

elija si la herramienta debe estar disponible Para todos los documentos
(predeterminado) o sólo Para "la base de datos actual".

 Seleccione, en la zona de la derecha, la herramienta a la que desea agregar el nuevo.

 Abra la lista Comandos disponibles en y, a continuación, seleccione la categoría que

contiene el comando a agregar.

Los comandos correspondientes se muestran en la zona visible debajo de la lista.

 Seleccione en la zona de la izquierda el comando a agregar a la barra de herramientas

de Acceso rápido y haga clic en el botón Agregar.

A partir de ahora, el comando agregado también aparecerá en la zona de la derecha Personalizar

barra de herramientas de acceso rápido.

En nuestro caso, la herramienta Alternar filtro estará disponible para todas las bases de datos.

313
ACCESS 2010

 Cuando se hayan agregado todas las herramientas deseadas, haga clic en el

botón Aceptar del cuadro de diálogo Opciones de Access.

Para agregar una herramienta a la barra de herramientas de Acceso rápido a partir

de la cinta, seleccione la ficha que contiene el comando que desea agregar. A
continuación, haga un clic con el botón secundario del ratón en el comando
correspondiente y haga clic en la opción Agregar a la barra de herramientas de acceso
rápido.

ELIMINAR UNA HERRAMIENTA

 Si la herramienta a eliminar ha sido agregada a una base de datos en particular, abra

dicha base.

Si la herramienta que desea eliminar ha sido agregada a todas las bases de datos, abra
cualquiera de ellas.

 Haga clic en el botón visible a la derecha de la barra de herramientas de Acceso

rápido y haga clic en la opción Más comandos.

 Abra la lista Personalizar la barra de herramientas de Acceso rápido y, a continuación,

elija si la herramienta a eliminar está disponible Para todos los documentos
(predeterminado) o sólo Para la "base de datos actual".

 Seleccione, en la zona de la derecha, el comando correspondiente a la herramienta a

eliminar y, a continuación, haga clic en el botón Quitar.

 Cuando haya eliminado todas las herramientas deseadas, haga clic en el

botón Aceptar del cuadro de diálogo Opciones de Access.

Para restablecer el contenido original de la barra de herramientas de Acceso rápido,

haga clic en el botón Restablecer del cuadro de diálogo Opciones de Access y a
continuación en la opción Restablecer únicamente la barra de herramientas de acceso
rápido. A continuación, haga clic en el botón Sí del mensaje de confirmación que se
muestra.

Para eliminar una herramienta de la barra de herramientas de Acceso rápido, haga

clic con el botón secundario del ratón sobre la herramienta correspondiente y, a
continuación, haga clic en la opción Eliminar de la barra de herramientas de Acceso
rápido.

DESPLAZAR UNA HERRAMIENTA

 Haga clic en el botón visible a la derecha de la barra de herramientas de Acceso

rápido y, a continuación, haga clic en la opción Más comandos.

 Seleccione la herramienta que desea desplazar en la zona de la derecha y utilice el

botón para moverla hacia arriba o para moverla hacia abajo.

 Cuando haya movido las herramientas deseadas, haga clic en el botón Aceptar del cuadro
de diálogo Opciones de Access.

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ACCESS 2010

De forma predeterminada, la barra de herramientas de Acceso rápido está situada

encima de la cinta, pero puede desplazarla debajo de la cinta: haga clic en el
botón visible a la derecha de la barra de herramientas de Acceso rápido y, a
continuación, haga clic en la opción Mostrar debajo de la cinta; la opción Mostrar
encima de la cinta del botón permite mostrar de nuevo la barra de
herramientas Acceso rápido encima de la cinta.

24.2. Personalizar la cinta de opciones

MOSTRAR/OCULTAR FICHAS

 Haga clic en el botón situado a la derecha de la barra de herramientas Acceso

rápido y, a continuación, haga clic en Más comandos.

También puede hacer clic con el botón derecho del ratón sobre una ficha de la cinta y, a
continuación, hacer clic en la opción Personalizar la cinta de opciones.

 Si es preciso, seleccione la categoría Personalizar cinta de opciones del cuadro de

diálogo Opciones de Access que se abre.

 Abra la lista Personalizar la cinta de opciones y haga clic en una de las opciones
propuestas en función de las fichas que desee visualizar en la zona deseada de la
lista: Todas las fichas, Fichas principales o Fichas de herramientas; de manera
predeterminada, sólo aparecen las fichas principales en la lista.

Las Fichas de herramientas son las fichas contextuales que se muestran en la cinta de opciones
únicamente cuando se seleccionan ciertos elementos en un objeto. Por ejemplo, cuando un formulario
está abierto en Vista Diseño, aparecen tres fichas contextuales llamadas Diseño,
Organizar y Formato. Estas fichas desaparecen de la cinta de opciones cuando el formulario se
muestra en Vista Formulario.

 Para mostrar los grupos contenidos en una ficha, haga clic en el botón asociado a la
ficha correspondiente; al contrario, haga clic en el botón para ocultar los grupos de una
ficha.

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ACCESS 2010

 Para mostrar una ficha en la cinta de opciones, marque la casilla de verificación situada a
la izquierda de su nombre.

 Para ocultar una ficha de la cinta de opciones, desmarque la casilla de verificación situada
a la izquierda de su nombre.

 Haga clic en el botón Aceptar para aplicar los cambios en la cinta de opciones.

CREAR UNA NUEVA FICHA /UN NUEVO GRUPO

 Haga clic con el botón derecho del ratón sobre una ficha de la cinta de opciones y, a
continuación, haga clic en la opción Personalizar la cinta de opciones.

 Abra la lista Personalizar la cinta de opciones y haga clic en una de las opciones
propuestas en función de las fichas que desee visualizar en la zona situada bajo la lista.

 Para agregar una nueva ficha, seleccione aquella debajo de la cual desea crear la nueva
ficha y haga clic en el botón Nueva ficha.

Aparecerá una Nueva ficha y, por defecto, se creará un grupo al mismo tiempo que ésta.

 Para agregar un nuevo grupo a una ficha, haga clic en el botón de la ficha
correspondiente para mostrar los grupos correspondientes. Seleccione el grupo debajo del
cual desea crear el nuevo grupo y haga clic en el botón Nuevo grupo.

La etiqueta (Personalizada) se agrega a los nombres de las fichas y de los grupos personalizados.

 Haga clic en el botón Aceptar para aplicar los cambios realizados en la cinta de opciones.

GESTIONAR LAS FICHAS/LOS GRUPOS

 Haga clic con el botón derecho del ratón sobre una ficha de la cinta de opciones y, a
continuación, haga clic en la opción Personalizar la cinta de opciones.

 Abra la lista Personalizar la cinta de opciones y haga clic en una de las opciones
propuestas en función de las fichas que desee visualizar en la zona situada bajo la lista.

 Para cambiar el nombre de una ficha o un grupo, selecciónela/o y haga clic en el

botón Cambiar nombre.

 Escriba el Nombre para mostrar dela ficha o del grupo en la zona correspondiente; en el
caso de un grupo, seleccione el Símbolo que desea asociarle.

 Haga clic en el botón Aceptar.

 Para eliminar una ficha o un grupo, haga clic con el botón derecho del ratón sobre él y, a
continuación, haga clic en la opción Quitar.

316
ACCESS 2010

Sólo se pueden quitar las fichas personalizadas.

 Para mover una ficha o un grupo, selecciónela/o y haga clic tantas veces como sea
necesario en el botón para moverla/o hacia arriba o en el botón para moverla/o
hacia abajo.

 Haga clic en el botón Aceptar para aplicar los cambios en la cinta de opciones.

AGREGAR/ELIMINAR COMANDOS EN LOS GRUPOS PERSONALIZADOS

Los comandos pueden agregarse únicamente a los grupos personalizados.

 Haga clic con el botón derecho del ratón sobre una ficha de la cinta de opciones y, a
continuación, haga clic en la opción Personalizar la cinta de opciones.

 Abra la lista Personalizar la cinta de opciones y haga clic en una de las opciones
propuestas en función de las fichas que desee visualizar en la zona situada bajo la lista.

 A continuación, seleccione el grupo personalizado al que desea agregar el nuevo comando.

La etiqueta (Personalizada) se agrega a los nombres de los grupos personalizados.

 Abra la lista Comandos disponibles en y seleccione la categoría que contiene los

comandos que desea agregar.

Los comandos correspondientes se mostrarán en la zona visible bajo esta lista.

 Para cada comando que desee agregar a un grupo, selecciónelo en la lista de la izquierda
y haga clic en el botón Agregar.

Los comandos agregados se mostrarán ahora en el grupo correspondiente de la zona de la derecha.

 Para eliminar un comando de un grupo personalizado, selecciónelo y haga clic en el

botón Quitar.

 Haga clic en el botón Aceptar para aplicar los cambios en la cinta de opciones.

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ACCESS 2010

RESTABLECER LA CONFIGURACIÓN PREDETERMINADA

Puede anular la personalización de la cinta y así volver a la configuración predeterminada de

Access.

 Haga clic con el botón derecho del ratón sobre una ficha de la cinta de opciones y, a
continuación, haga clic en la opción Personalizar la cinta de opciones.

 Si sólo desea restablecer una ficha, selecciónela.

 Haga clic en el botón Restablecer y, a continuación, en una de las siguientes opciones:

 Restablecer únicamente la ficha de cinta seleccionada: para eliminar todas las

personalizaciones de la ficha seleccionada y devolverla a su configuración
predeterminada.

 Restablecer todas las personalizaciones: para eliminar todas las personalizaciones

realizadas en la cinta de opciones y en la barra de herramientas de Acceso rápido y
devolverlas a su configuración predeterminada.

 Si ha elegido restablecer todas las personalizaciones, haga clic en el botón Sí del mensaje
de confirmación que se muestra.

 Haga clic en el botón Aceptar del cuadro de diálogo Opciones de Access.

EXPORTAR/IMPORTAR PERSONALIZACIONES

Las personalizaciones realizadas en la cinta de opciones y la barra de herramientas de Acceso

rápido se pueden exportar a un archivo que podrá importarse en otros ordenadores.

 Haga clic con el botón derecho del ratón sobre una ficha de la cinta de opciones y, a
continuación, haga clic en la opción Personalizar la cinta de opciones.

 Para exportar las personalizaciones de la cinta de opciones y la barra de herramientas

de Acceso rápido a un archivo, haga clic en el botón Importar/Exportar y, a continuación,
haga clic en la opción Exportar todas las personalizaciones.

 Seleccione la carpeta en la que desea guardar el archivo de exportación, escriba

su Nombre de archivo en la zona correspondiente y haga clic en el botón Guardar.

Access crea un archivo de extensión .exportedUI.

 Para importar un archivo de personalización, haga clic en el botón Importar/Exportar y, a

continuación, haga clic en la opción Importar archivo de personalización.

 Seleccione el archivo de personalización de extensión .exportedUI y, a continuación, haga

clic en el botón Abrir.

 Haga clic en el botón Sí del mensaje de confirmación que se muestra.

Las personalizaciones existentes se reemplazan por las contenidas en el archivo importado.

 Haga clic en el botón Aceptar del cuadro de diálogo Opciones de Access.

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