UNIVERSIDAD JOSÉ CARLOS MARIÁTEGUI

VICERRECTORADO DE INVESTIGACIÓN

FACULTAD DE CIENCIAS JURÍDICAS,

EMPRESARIALES Y PEDAGÓGICAS

ESCUELA PROFESIONAL DE CARRERA DE CONTABILIDAD

PROYECTO DE INVESTIGACIÓN

“IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE CONTROL DE

ALMACEN QUE PERMITA OPTIMIZAR LA POSICION

FINANCIERA DE LAS EMPRESAS DE ILO”

PRESENTADO POR

CHARA CONDORI TANIA

ILO – PERÚ

2019
ELEMENTOS DEL PROBLEMA

1. OBJETIVOS

1.1. OBJETIVO GENERAL

Generar una propuesta de mejora para la optimización del desempeño y control de

almacenes de las empresas de la provincia de Ilo - Moquegua a través de la
identificación de parámetros que determinan el adecuado funcionamiento de los
procesos de recepción, almacenamiento y distribución de mercadería.

1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Diagnosticar la situación actual de los almacenes de las empresas de Ilo -

Moquegua.
 Identificar los problemas frecuentes que suelen presentarse en las
empresas de Ilo - Moquegua.
 Establecer los principales indicadores asociados a los procesos logísticos
de recepción, almacenamiento y despacho de productos en las empresas
de Ilo - Moquegua.
 Determinar la factibilidad económica de la implementación de las
propuestas de mejora planteadas.

2. PREGUNTA DE INVESTIGACIÓN

¿Qué propuesta de mejora se puede generar para optimizar el desempeño de los

almacenes de las empresas de Ilo - Moquegua a través de la identificación de
parámetros que determinan el adecuado funcionamiento de los procesos de
recepción, almacenamiento y despacho de mercadería?

 ¿Cuál es el diagnóstico de la situación actual de los almacenes de las

empresas de Ilo - Moquegua?
 ¿Cuáles son los problemas frecuentes que suelen presentarse en los
almacenes de las empresas de Ilo - Moquegua?
 ¿Cuáles son los principales indicadores asociados a los procesos logísticos
de recepción, almacenamiento y despacho de los almacenes de las
empresas de Ilo - Moquegua?
  ¿Es económicamente factible la implementación de las propuestas de
mejora planteadas?

3. JUSTIFICACION

El presente trabajo facilitará la toma de decisiones de los propietarios de las

empresas de Ilo - Moquegua en lo que respecta a la mejora propuesta, y,
favorecerá a optimizar las operaciones de los almacenes de los diferentes
negocios.

Con la implementación de las propuestas de mejora planteadas en la presente

tesis se pretende mejorar el desempeño de los procesos de recepción,
almacenamiento, despacho de productos y generar ahorros económicos que
beneficiarán financieramente a las empresas de Ilo - Moquegua.

Este trabajo pretende mejorar el desempeño de los procesos logísticos,

permitiendo que los colaboradores puedan realizar su trabajo de manera óptima y
se sientan más cómodos, para que al terminar la jornada laboral puedan dedicarse
únicamente a sus labores personales y/o familiares.

El desarrollo del presente trabajo admitirá afianzar los conceptps teóricos

adquiridos durante la formación académica, con el empleo de herramientas y
métodos adecuados para analizar y plantear mejoras en las empresas de Ilo -
Moquegua, generando satisfacción a partir del aporte de solución de problemas y
apoyo para la mejora organizacional.

4. VIABILIDAD

4.1. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS

4.1.1. RECURSOS HUMANOS

Asesor externo 1 000.00

SUB-TOTAL 1 000.00
4.1.2. BIENES Y SERVICIOS

BIENES

Suministros de impresión 300.00

Útiles de escritorio 80.00
Varios 300.00
SUB-TOTAL 680.00

SERVICIOS

Servicio de fotocopiado 120.00

Servicio de Internet 50.00
Servicio de digitación 150.00
Servicio de impresión y de empastado 180.00
Servicio de Movilidad 80.00
Otros servicios 220.00
SUB-TOTAL 800.00

RESUMEN

Recursos humanos 1 000.00

Bienes 680.00
Servicios 800.00
SUB-TOTAL 2 480.00

4.1.3. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

GENERALIDADES MESES
OCT 19 NOV 19 DIC 19
Determinación del tema
Revisión bibliográfica
Elaboración del proyecto de
 investigación y eje de
decisiones.
Presentación y aprobación
del proyecto de
investigación.

5. MARCO TEÓRICO

5.1. ANTECEDENTES

Algunos antecedentes nacionales, (Távara Infantes, 2014), “Mejora del sistema de

almacén para optimizar la gestión logística de la empresa comercial Piura” de la
Universidad Nacional de Piura, concluye que el almacén o espacio donde se
almacenan los productos no cumple con las normas básicas tales como
ventilación y luz, salida de emergencia, paredes incombustibles, pesajes, etc.
Además, la empresa no cuenta con una descripción operativa-administrativa
idónea que contribuya a la efectividad de sus actividades ya que, según la
información obtenida de sus propietarios y empleados, no poseen ninguna
descripción de procesos y estructura administrativa, se observó también que los
conocimientos del personal en las técnicas de logística son muy limitados. No
existen sistemas de información y hay poco uso de la tecnología de la información.

Calderón y Cornetero (2014), en su tesis denominada “Evaluación de la gestión

logística y su influencia en la determinación del costo de ventas de la empresa
Distribuciones Naylamp S.R.L.”, presentada a la Universidad Católica Santo
Toribio de Mogrovejo (Lambayeque, Perú); tuvo por finalidad el estudiar la
influencia de la gestión de la cadena de suministro en el establecimiento del costo
de ventas de la organización. En este trabajo se estudiaron los procesos logísticos
de almacenamiento, recepción y distribución de productos; así también, se
analizaron las instalaciones, las actividades de mantenimiento y el impacto de éste
en las operaciones logísticas; y luego, se estimaron los gastos de ventas y se
propusieron mejoras a dicho proceso. A través del diagnóstico situacional se pudo
identificar deficiencias respecto a la gestión de las actividades logísticas por que
se materializaba la necesidad de desarrollar mejoras. Dado que este trabajo fue
orientado a la optimización de procesos logísticos, es posible tomarlo como
referencia para la elaboración de esta tesis.

Moreno (2009), en su tesis “Propuesta de mejora de operación de un sistema de

gestión de almacenes de un operador logístico”, presentada en la Pontificia
Universidad Católica del Perú (Lima – Perú); llevó a cabo una investigación
exploratoria a los colaboradores de la empresa de diferentes categorías
jerárquicas, con el fin de establecer la situación actual de la organización, también
se utilizó la observación para conocer los procesos. El objetivo general de esta
tesis fue analizar y proponer una mejora eficiente para el buen manejo y gestión
de un operador logístico mediante un sistema de gestión de almacenes; para lo
cual, fue necesario reducir la rotación del personal, aplicar el sistema JIT (Justo a
Tiempo), generar el ahorro de recursos en las operaciones que realiza el almacén,
e identificar los alcances de un método de administración logística. En esta tesis
se plantearon propuestas respecto al personal, maquinaria y equipo, almacén,
control de calidad, manejo de devoluciones y otros procesos relacionados. Por
este motivo, se tomó esta tesis como referencia, ya que se encuentran algunos de
los puntos de mejora que también requiere Franco Supermercados.

Finalmente, la tesis presentada por Burgos y Gonzáles (2010), la cual se

denomina “Mejora de los procesos logísticos de planeación, aprovisionamiento,
almacenamiento y distribución de materia prima de agregados de una empresa
cementera venezolana”, presentada en la Universidad Católica Andrés Bello
(Caracas – Venezuela), tuvo como propósito principal desarrollar propuestas de
progreso de las actividades logísticas de almacenamiento, compras, planificación,
distribución y almacenamiento que se realizan en la empresa; para esto, se
identificaron y documentaron los principales procesos logísticos, se analizaron los
flujos de información y materiales de la empresa, se determinaron los factores que
impactan las operaciones logísticas, se propusieron alternativas de mejoras en los
procesos logísticos, se estudiaron las alternativas mediante un análisis costo –
beneficio, y se propuso un cronograma de implementación. Como resultado de la
investigación, se logró ver que la carencia de un inventario que cubra los
incrementos o reducciones imprevistos de demanda, impacta negativamente en la
administración del almacenamiento y repartimiento. Este problema encontrado, es
similar al problema del control de stock de Franco Supermercados, por lo que
servirá como referencia para plantear una alternativa de solución.

5.2. ALMACENES

5.2.1. Definición

La palabra almacén hace referencia a una instalación particular que sirve para el
resguardo de diferentes productos, como materias primas, productos comerciales,
productos semi-terminados, entre otros.
El almacén constituye un elemento de prestación en las empresas industriales o
comerciales, y tiene funciones definidas de seguridad, protección, vigilancia y
suministro de materias primas y bienes. De esta manera, el almacén puede
definirse como un área planificada para la ubicación y manipulación de materiales
y productos.
Es por esto que, es muy importante extender el aprovechamiento del área
asignada y reducir las actividades de manipulación, de lo contrario, se incurre en
mayores costos.

5.2.2. Tipos de almacén

Los almacenes son diferentes entre sí y por este motivo es que es requerida la
determinación de aspectos para su clasificación:
Según su relación con el flujo de producción
 Almacén de materias primas.
 Almacén de bienes semi-terminados.
 Almacén de productos terminados.
 Almacén de materia auxiliar: se utiliza para el almacenamiento de productos
de limpieza, suministros, lubricantes, entre otros.
 Almacén de despacho y apresto de pedidos: donde se acondiciona el bien
final.
Según su ubicación
 Almacenamiento interior, posee edificación que protege los productos
almacenados.
 Almacenamiento al aire libre, carece de cualquier tipo de edificación.
Según el material a almacenar
  Almacén para volúmenes.
 Almacenamiento de graneles.
 Almacenamiento de líquidos.
 Almacenamiento de gases.
Según su localización
 Almacenes centrales: se encuentran lo más próximo a la planta de
producción
 Almacenes regionales: localizados próximos al lugar de utilización.
Según su función logística
 Centro de consolidación: donde se recepcionan mercancías de diferente
procedencia y se concentran para luego distribuirlos al mismo cliente
  Centro de ruptura, se encarga de recibir productos de una cantidad limitada
de abastecedores y el despacho a gran cantidad de usuarios con diferentes
requerimientos.
  Cross – dock o centro de tránsito: unidades en las que sólo fluyen
mercancías.
 Almacenes temporales: albergan mercancías puntuales por campaña para
responder a una demanda invariable.
 Almacenes de resguardo a largo plazo: tiene por objetivo mantenerse lleno,
sin importar otros factores.

5.2.3. Funciones de los almacenes

El almacén cumple diferentes funciones con los productos que tiene bajo su
resguardo, las cuales son:
 Entrada de bienes

Conocido como recepción; proceso mediante el cual se planifican las

entradas de las mercancías, descargas y verificación de las mismas. Este
proceso debe contar con un informe de recepciones, el cual debe contener,
como mínimo, el horario, artículos, y procedencia de los mismos. Así
también, el registro y trazabilidad de las existencias, favorecen la
efectividad y eficiencia de la gestión del almacén. (Ruibal, 2011).

En la recepción existen algunas condiciones que afectan el flujo en la zona

asignada para este proceso, por ejemplo: el espacio asignado es
insuficiente, los medios para el manejo de los materiales no son adecuados,
o se generan demoras en la inspección y documentación de entrada.

El espacio necesario para la recepción está en función del volumen máximo

de descargas y su permanencia en esta zona, por lo que el tiempo aquí se
debe minimizar. (Ruibal, 2011, p.30). En este proceso, existen tres
actividades:

La recepción física comprende la descarga de la mercadería y su ubicación

en la zona de recepción, inspección física y visual, y el recuento de la
carga. La recepción administrativa implica la generación y trámite de la
 documentación necesaria. Y, finalmente, la recepción técnica abarca la
inspección de calidad y el traslado de la mercadería a los lugares asignados
para su almacenamiento. (Ruibal, 2011).

5.2.4. Almacenamiento

Es la disposición de los bienes en la ubicación asignada, con el fin de retenerlas

hasta que se soliciten. Esta etapa es muy importante, ya que aquí se realizan las
finalidades del almacén, por lo que, contar con el espacio adecuado es
indispensable. Para asignar el espacio adecuado a la zona de almacenamiento, se
debe pensar la clase de empresa, el espacio disponible, y los productos a
almacenar. (Ruibal, 2011).
5.2.5. Picking

Implica recoger los pedidos, en este proceso loss elementos de carga se

convierten en elementos de venta. (Soret, 2010). Se toman los productos
solicitados de la zona de almacenamiento, y son llevados al área de packing
donde son despachados.
5.2.6. Packing

Conocida como agrupación u ordenación, esta depende de la generación de

pedidos que se reciben, implica agrupar los pedidos según las ubicaciones de las
diferentes rutas de distribución. (Soret, 2010).
5.2.7. Despacho

La salida de bienes implica el recuento numérico del pedido y embarque en el

transporte. (Soret, 2010).
5.2.8. Zonas de los almacenes

Los almacenes cuentan con zonas especiales para realizar cada una de sus
funciones. Estas zonas deben estar delimitadas, y son:
 Patio de maniobras
Asignada para que los camiones cargados puedan ingresar a la zona de
descarga, y realicen la entrega de los productos a los encargados.
 Zona de descarga
Se realiza la descarga de los productos que envían los proveedores o que
se reciben de procesos que realiza la empresa. La mercancía, por lo
 general, llegan en camiones, por lo que es necesario contar con muelles de
descarga y balanzas para corroborar el peso de los productos recibidos.
 Zona de recepción y control de calidad
Las mercancías entran a esta zona luego de la descarga, para ingresarlos
al sistema y comprobar la documentación de los pedidos. Aquí también, se
realiza la revisión de las mercancías, y la desconsolidación de la carga para
su almacenamiento.
 Zona de almacenamiento
Zona de resguardo de los productos hasta que sean requeridos.
 Zona de preparación de pedido
Se realiza la consolidación de los productos de acuerdo a los pedidos de la
empresa.
 Zona de despacho
Desde esta zona los pedidos armados son enviados a su destino final. Por
lo general, el despacho se realiza en camiones, por lo que, al igual que la
zona de descarga, deben contar con muelles de carga. En algunas
empresas, esta zona comparte el espacio con la zona de descarga, lo que
exige una mayor organización en los horarios, para evitar que ambos
procesos se crucen.
 Zona de cargas peligrosas
Las características de los productos almacenados son diferentes, algunos
tienen propiedades que los vuelven más peligrosos, como por ejemplo ser
inflamables, es por esto que, se recomienda separarlos de los demás
productos, y así evitar posibles accidentes.
 Zona de transformación de productos
Algunos almacenes cuentan con esta zona, en la cual se realizan cambios
mínimos a algunos productos, por ejemplo, en el almacén de los
supermercados, se envasan algunos alimentos ya cortados de acuerdo a
un peso específico.
 Zona de temperatura controlada
Algunos productos requieren de refrigeración o congelación para su
correcta conservación, por lo que los almacenes deben contar con cámaras
de frío.
 Pasillos
 Zonas reservadas para la circulación de personas y maquinarias usadas
para el transporte y manipulación de los productos. Los pasillos deben
ocupar un porcentaje bajo con respecto al área de almacenamiento. El área
asignada a estos, debe estar de acuerdo a las características de los
productos y maquinarias utilizadas.
Es importante que cada una de estas zonas se encuentre delimitada, y además
que se indiquen las zonas de circulación para las personas, zonas de
estacionamiento de los apiladores y montacargas. Así también, el almacén debe
contar con un sistema contra incendios, ventilación, sistema de vigilancia, y otros
sistemas que permitan asegurar la seguridad dentro del almacén.
A lo largo de los años, las zonas en los almacenes han cambiado, a continuación,
se presenta la evolución de las mismas.

5.2.9. Beneficios de los almacenes

Contar con almacenes propios trae beneficios para las empresas, entre los cuales
están:
 Mejor control de stocks.
 Reducción de los costos de almacenamiento.
 Mejor manejo a lo largo de la cadena de suministro.
 Evitar la descontinuación de la producción por falta de insumos.
 Capacidad para satisfacer un aumento en la demanda, entre otros.

5.2.10. Equipos de los almacenes

Para la selección del sistema de almacenamiento adecuado, es necesario tener en

cuenta los requerimientos de manipulación y contar con la tecnología apropiada de
acuerdo a las necesidades de la empresa.
Esto trae consigo dos objetivos: maximizar el uso del volumen en el espacio del
almacén, y, favorecer la práctica y veloz disponibilidad de las mercancías. (Soret,
2010).
Por lo que, para elegir los equipos de almacén apropiados, es necesario
considerar lo sucesivo:
 Particulares aparentes de productos.
 Identificación de productos que puedan ocasionar contaminación cruzada.
 Peligros relativos a los productos.
 Precio de los productos
 Elementos de detrimento, vencimiento y obsolescencia.
 Esbozo de métodos de logística y producción.
 Cantidad de líneas en los pedidos.
 Niveles de stock adecuados.
 Cantidad de referencias.
 Disponibilidad de capital.
 Características del equipamiento disponible.
Una vez recolectada esta información, la empresa podrá escoger los equipos,
maquinarias y herramientas para el funcionamiento de su almacén. Los equipos
necesarios son:
5.2.10.1. Pallets

Facilitan la carga de los productos almacenados, y también se usan durante el

almacenamiento de los mismos.
5.2.10.2. Racks

Estanterías diseñadas para colocar los productos en niveles.

Estos deben contar con un equipo de protección, el cual lo resguardará ante

choques accidentales y otros inconvenientes que puedan ocurrir.

5.2.10.3. Faja transportadora

Banda colocada sobre unos rodillos, su función es el traslado de productos.

5.2.10.4. Apiladores

Sirven para colocar los productos en los niveles más altos de los racks y para
transportar los pallets.
5.2.10.5. Montacargas
Funcionan de manera similar a los apiladores, la diferencia entre ambos es que el
montacargas cuenta con una cabina.
5.2.10.6. Balanzas

Por lo general, se emplean balanzas electrónicas conectadas al sistema de la

empresa. Estas son colocadas en la zona de recepción y despacho para
corroborar el peso de los productos que se reciben.
5.2.10.7. Lector de código de barras

Aparato electrónico que permite llevar un control de stock de manera más

eficiente.
5.2.10.8. Cámaras de frío

Pueden ser de refrigeración o congelación, según los requerimientos del producto,

cuentan con un motor especial que permite mantener la temperatura adecuada.
Cabe resaltar que el pasillo principal de las cámaras de frío también debe
mantenerse a una temperatura baja, por lo que el personal deberá contar con los
EPP adecuados
5.2.11. Almacenamiento

5.2.11.1. Principios de almacenamiento

Ruibal (2011) establece ciertos lineamientos a seguir en un almacén, los cuales

son:
 Seguir un control FIFO.
 Colocar los productos de mayor demanda más cerca a los muelles de
descarga.
 Reducir las distancias recorridas por los productos y el personal.
 Reducir los movimientos y maniobras.
 Permitir el ingreso, únicamente, de personal autorizado.
 El pasadizo central debe cruzar todo el almacén.
 Controlar las salidas con la documentación adecuada.
 Llevar un registro de las existencias actualizado.
 Reducir el desperdicio de espacio.
 El área asignada a los pasillos debe ser mínima.
 Los muelles de descarga deben ubicarse en un extremo del pasadizo
central, y los muelles de carga en el extremo contrario.
Si el área de almacenamiento es limitado, se recomienda:
  Mejorar la localización de las estructuras de almacenamiento, como las
tarimas, estantes, entre otros.
 Contar con un novedoso esbozo de anaqueles, el cual sea adaptable, y
favorezca la utilización máxima de espacios.
 Realizar un layout que permita el ahorro de espacio.
 Contar con estantería de varios niveles.
 Reducir el número de pasillos, con estanterías móviles o bloques.
 Reducir las existencias con el control de inventarios.

5.2.11.2. Tipos de almacenamiento

Los tipos de almacenamiento, difieren entre sí por la forma en que resguardan los
productos, y pueden ser: (Ruibal, 2011).
 Racking: utiliza el espacio vertical, almacena los productos en racks,
además, requiere de sistemas de elevación.
 Por familias: agrupa los productos con características similares.
 Aleatorio: concentra las mercancías respecto al volumen del lote y área
utilizable.
 De temporada o promocionales: los productos de la temporada se ubican
en lugares que facilite el picking.
 Cuarentena de alto riesgo: se trata de productos que requieren de
condiciones especiales en su almacenamiento, lo que incluye el acceso
restringido a esta zona debido a su peligrosidad.
 De temperatura controlada: productos que requieren de congelación o
refrigeración.

5.2.11.3. Medios de protección para el almacenamiento

Para evitar el daño de los productos mientras se encuentran en el almacén, es

necesario aplicar algunos medios de protección, los cuales protegerán al producto
durante su manipulación, transporte y almacenamiento. Estos son: (Ruibal, 2011).
 Papel manila o similar.
 Papel fuerte.
 Cartón ondulado.
 Bolsa de polietileno.
 Malla de polietileno.
 Manta de burbujas.
 Caja reticulada de madera.
 Caja reticulada de poliuretano.
  Cilindro de cartón.

5.2.12. Materiales a almacenar

Es importante tener información sobre los productos que se resguardarán.

5.2.12.1. Implicación de las características físicas

Las características físicas del producto, así como sus requerimientos, permiten
minimizar los costos del almacén.
Algunas características ejercen influencia en el diseño del sistema de
almacenamiento, estas son: (Soret, 2010).
 El ratio volumen/peso: la densidad del producto tiene un fuerte impacto en
los costos logísticos, por lo que, el uso eficiente de los medios de
transporte, resulta necesario.
La relación entre la densidad y los costos es inversamente proporcional.
Los costes totales de transporte y almacenamiento, disminuyen a medida
que aumenta la densidad de los productos, lo que se puede relacionar con
un menor de costo unitario por el volumen de los productos.

 El ratio valor/peso: las mercancías de elevado precio absorben los costos

de distribución.
El ratio valor/peso, es indirectamente proporcional al costo de transporte, y
directamente proporcional al costo de almacén. Encontrar el punto de
equilibrio, permitirá reducir los costos de distribución.
 Grado de sustitución: facilidad con la que el producto puede ser sustituido.
Esto implica tener niveles de inventarios elevados y una gestión eficiente.
Se observa que el servicio mejorado de transporte, disminuye las ventas
perdidas en la empresa, mientras que los costos de almacenamiento se
mantienen constantes. Los costos totales llegan a un punto mínimo a un
determinado nivel de servicio mejorado, en el cual existe un bajo nivel de
ventas perdidas.
Se observa que los costos totales encuentran un punto mínimo a un nivel
de inventario determinado, aquí se mantienen constantes los costos de
transporte; y se observa que, a medida que aumenta el nivel de inventario,
las ventas perdidas disminuyen.
 Características especiales: o de riesgo. Algunos ejemplos son: materiales
peligrosos, mercancías frágiles, mercancías vencibles, mercancías que
requieren cadena de frío, y productos con valor elevado, entre otros.
 Se observa que el grado de riesgo es directamente proporcional a los
costos de transporte y almacenamiento, debido a que requieren de
condiciones especiales.
5.2.12.2. Clasificación de los productos

Diferentes productos exigen diferentes equipos para su almacenamiento. Algunas

de las características por las que los productos se deben clasificar son:
 Volumen.
 Peso.
 Forma.
 Cantidad de unidades de consumo por unidad de carga.
 Fragilidad.
 Necesidades de almacenamiento (refrigerado, congelado, inflamable o
normal).
 Orden de flujo.
 Rotación.
 Tamaño de los pedidos.
 Capacidad de apilado.

5.2.12.3. Unidad de carga

Conjunto de bienes con tamaños pequeños que requieren agruparse para

favorecer su manipulación. Ejemplos de unidad de carga son: son los bidones,
cajas, contenedores y paletas.
5.2.13. Gestión de almacenes

Su función principal es la eficiencia y efectividad del flujo de productos, lo cual se

obtendrá como resultado del flujo de información.
El flujo de información necesario se desarrolla de manera paralela a las funciones
del almacén, y se realiza por tres vías: (Ruibal, 2011).
5.2.13.1. Información para gestión

Se requiere de documentos que contengan información sobre las instalaciones y

layout del almacén, información respecto a los medios utilizables, datos técnicos
de las mercancías, registros e informes de actividad, evolución de indicadores,
procedimientos e instrucciones de trabajo, y los perfiles de puestos.
5.2.13.2. Identificación de ubicaciones

Las zonas con las que cuenta el almacén deben ser identificables y conocidas por
el personal. Por este motivo, estas zonas deben ser delimitadas por colores o
carteles, según lo decida la empresa. Las ubicaciones deben estar codificadas,
para lo cual, se puede realizar de acuerdo a:
 Estanterías: cada estantería debe ser codificada al igual que sus bloques y
cada nivel que posea, empezando por el nivel inferior.
 Por pasillo: los pasillos son codificados con números correlativos.

5.2.13.3. Identificación y trazabilidad de productos

Los productos almacenados deben tener una identificación única, que se relacione
con la codificación de las ubicaciones y con otros procesos de la empresa. Esto
facilita el seguimiento de los productos en tiempo real. (Ruibal, 2011).
Las vías de codificación que pueden ser usadas son el código de barras, etiquetas
electrónicas y SKU. El almacén debe contar con una lista de productos, además
de acceso a estos, por lo que un software resulta conveniente. (Moreno, 2009).
La ubicación de los productos requiere que estos cuenten con código, descripción,
ubicación y su estado. (Moreno, 2009). Según Bowersox (2007) la codificación
debe cumplir son estas características:
 Uniforme: mismo sistema para todos los códigos.
 Conciso: mínima cantidad de cifras posibles.
 Estructurado: las cifras deben tener significado, como el grupo que intrgran
para poder relacionarlos.
 Único: cada código debe ser único.
 Amigable: se debe poder usar y recordar con facilidad.
 Universal: se debe codificar la totalidad de productos.
 Permanente: los códigos no deben de ser cambiados.

Junto con el flujo de información, es conveniente aplicar algunas

metodologías y sistemas que permitirán una mejor gestión, estos sistemas
son:
 Metodología 5S. Esta metodología debe ser implantada en cualquier ámbito
de trabajo. Tiene como finalidad el instaurar estaciones de trabajo limpias,
seguras y organizadas.

Logra crear una cultura que mejore la gestión de los recursos y la

distribución de los ambientes laborales, para mejorar la productividad.
(Ruibal, 2011).
  Just in Time. Justo a tiempo, esta metodología implica la realización de las
metas, objetivos o procesos, en el momento exacto, lo cual mejora la
eficiencia en los procesos.

Se puede aplicar al momento de realizar los pedidos para evitar quiebres de

stock. También se puede aplicar en el despacho de productos, para que
sean entregados en el momento necesario.

 Sistema de ordenamiento por familias. Es uno de los tipos de

almacenamiento más eficaces, permite una mejor ubicación de los
productos y evita la contaminación cruzada.

 Sistema ABC. Permite la clasificación de los productos de acuerdo a su

demanda. Los productos se clasifican de acuerdo a la Tabla 1.

Como se observa en la Tabla 1, este sistema clasifica los productos en 3: los

productos de clase A, son los de máxima rotación, por los que deben ubicarse
cerca de la zona de packing; los productos de la clase B tienen rotación media,
deben ubicarse atrás de los productos de la clase A: y, finalmente, los productos
de clase C, son aquellos que poseen un bajo volumen de ventas.
Esta clasificación minimiza los recorridos dentro del almacén, en consecuencia,
reduce los costos operativos.
 Sistema FIFO. First in, first out, o primeras entradas, primeras salidas
(PEPS). Este sistema logra que los productos que llegaron primero al
almacén, sean los que se despachen primero. El gran beneficio que ofrece
es un mejor control del inventario, y evita que los productos llegan a vencer
mientras están en el almacén, lo que reduce las pérdidas.

Con la aplicación de estas metodologías, se mejora la gestión de

almacenes, sin embargo, es necesario que los recursos humanos cuenten
con la capacitación y habilidades necesarias, para que cada una de las
funciones sea realizada adecuadamente. Junto con esto, es importante que
las funciones estén definidas, por lo que el manual de funciones constituye
 un instrumento transcendental para la consulta del personal. Los diagramas
de procesos, ayudarán al personal a conocer más sobre las actividades que
se deben realizar en el almacén.

Así también, es importante brindar un ambiente laboral agradable, y así

evitar una alta rotación de personal, la seguridad debe estar garantizada,
los colaboradores deben contar con los equipos de protección personal
(EPP) necesarios.

Otro punto clave que ayudará en la gestión de almacenes, son los sistemas
informáticos. Es importante contar con un software que permita realizar un
seguimiento en tiempo real, así también, que permita conocer los ingresos y
egresos del almacén, y los niveles de inventarios reales. El sistema RFID,
permitirá un mejor control de las entradas y salidas, por lo que contar con
este sería de gran utilidad.

Para lograr el seguimiento en tiempo real, es necesario aplicar el control de

tránsito, gracias al cual se realiza el seguimiento de ruta, para conocer la
ubicación exacta de los pedidos, para lo cual es necesario que los
camiones cuenten con GPS, y también, algunas empresas establecen
puntos de control a lo largo del trayecto, con el fin de realizar un mayor
control en el traslado de la carga. Los camiones deben contar con precintos
de seguridad, para brindar un buen resguardo.

Finalmente, es necesario realizar un seguimiento de la gestión de

almacenes, para lo cual, se utilizan diferentes indicadores como los KPI.

5.2.14. Costos del almacén

Algunos estudios revelan que, aproximadamente, entre el 30 por ciento y 40 por

ciento de los costos de distribución, se relacionan con el almacenamiento. No
realizar una buena gestión, genera pérdidas importantes.
5.2.15. Control de stock

Son los controles que se encargan de monitorear y establecer las cantidades de

inventarios correctos, el tiempo de reabastecimiento, y el volumen de los pedidos.
Para llevar a cabo el control de stock se necesitan tres actividades: recopilar
información de las existencias, análisis estadísticos de inventarios, y el control de
producción, en caso se realice alguna transformación. (FIAEP, 2014). Los
inventarios o stocks, son las mercancías que una organización conserva en
existencia en un determinado tiempo. Los inventarios de acuerdo a las
características físicas, pueden ser: (FIAEP, 2014).
  Inventarios de materia prima o insumos.
 Inventarios de materia semielaborada o en proceso.
 Inventarios de productos terminados.
 Inventarios de materiales para soporte de las operaciones, o piezas y
repuestos.
El énfasis en alguno de estos inventarios, depende de la naturaleza de la
empresa. Así también, se deben considerar los costos de la administración de
existencias (FIAEP, 2014), los costes básicos son:
 Costos de penalización por inexistencia de los materiales: proporcionales a
las ventas perdidas, genera una mala imagen. (FIAEP, 2014).
 Costos de almacenamiento: costos de capital inmovilizado y gestión física y
administrativa. (FIAEP, 2014). Estos pueden ser de cuatro clases: de
espacio, capital, servicio de inventario, y, riesgo de inventario. (Ballou,
2004)
 Costo de adquisición de los productos: gastos para reaprovisionar el
almacén, incluye el precio del producto, costo de procesar el pedido, costos
de transporte, y el costo de recepción. (Ballou, 2004).

5.2.16. Gestión Logística

5.2.16.1. ¿Qué es la logística?

Segmento del supply chain que se encarga de la planificación, realización y control

del flujo y conservación de mercancías o servicios y de la data respectiva, a partir
del abastecimiento hasta el consumidor final, con el objetivo de responder a las
necesidades de los usuarios(Ballou, 2004).
Busca crear valor para los stakeholders; el aporte de la logística se manifiesta,
principalmente, respecto a lugar y tiempo. Los bienes deben estar disponibles para
los clientes en el momento y lugar adecuado. (Ballou, 2004).
En la logística, se diferencian dos actividades esenciales, las cuales son: (Gómez,
2013).
5.2.16.1.1. Primarias

Forman el proceso productivo, son actividades como: el aprovisionamiento,

producción, distribución, marketing y ventas, y prestación postventa.
5.2.16.1.2. De apoyo

Soportan a las actividades básicas y son: la previsión de instalaciones, talento

humano, avance tecnológico y economía.
5.2.16.2. Cadena de suministros

Compuesta por todas las partes que se involucran para responder a las
necesidades de los usuarios, por lo que incluye al fabricante, proveedores,
transportistas, almacenistas, vendedores y a los clientes (Chopra y Meindl, 2013).
La administración de la cadena de suministros es la combinación ordenada y
estratégica de las actividades de la organización. Busca integrar las actividades
relacionadas con el flujo y transformación de bienes, con el fin de mejorar las
relaciones de la cadena. (Ballou, 2004).
La logística y cadena de suministro, representan un conjunto de acciones
prácticas, como transporte, control de existencias, entre otros, las cuales son
frecuentes a lo largo de la cadena de suministro (Ballou, 2004).
5.2.16.3. Gestión de compras

Para que las empresas puedan realizar las distintas actividades deben contar con
los recursos necesarios, es por esto que es necesario el aprovisionamiento. La
función de aprovisionamiento está compuesta de las actividades que seleccionan,
adquieren y almacenan las materias primas requeridas. (Gómez, 2013).
Las compras son la función más amplia del aprovisionamiento, se encarga de la
adquirir los productos, en la cuantía adecuada, con la aptitud necesaria y a un
valor justo, para lo cual se debió elegir a los proveedores idóneos. (Gómez, 2014).
5.2.16.4. Gestión de procesos

5.2.16.4.1. Definición

Manera ordenada de encontrar e incrementar el valor agregado de los diferentes

procesos y cumplir con los objetivos planteados, logrando aumentar la satisfacción
y fidelización del cliente. La gestión de procesos permite encontrar, cuantificar,
detallar y corresponder los procesos, para posteriormente brindar diferentes líneas
de acción para optimizarlos, confrontarlos, redefinirlos, entre otras. (Bravo, 2008).
La gestión de procesos permite una visión integral de la empresa, ya que los
procesos muestran cada una de las tareas que se desempeñan, por lo que se
logra un mejor entendimiento.
La implantación de la gestión de procesos es una de las herramientas de mejora
más efectivas. (Collier y Evans, 2009).
La gestión de procesos describe, mejora y rediseña los procesos de la empresa,
para lo cual ofrece diferentes posibilidades. Para realizar una mejor gestión, se
requiere documentar los procesos. (Bravo, 2008).
5.2.16.4.2. Procesos
Conjunto de actividades que transforman entradas en salidas, agregando valor a
los clientes. (Bravo, 2008).
Para realizar una adecuada gestión de procesos y sin perder de vista la
globalidad, los procesos se segmentan en cadenas y jerarquías. A partir de esto,
se obtienen los mapas de procesos. (Bravo, 2008).
El mapa de procesos aporta una mirada en conjunto de los procesos, es
importante que todas las personas involucradas, entiendan los procesos, por lo
que esta herramienta, resulta de gran utilidad.
Así también, Collier y Evans (2009) menciona que el gráfico del mapa de
procesos, se encarga de agrupar los procesos en tres tipos:
5.2.16.4.2.1. Procesos clave

Aquellos que involucran el trato directo con el usuario, son procesos críticos en la
empresa.
5.2.16.4.2.2. Procesos estratégicos

Analizan las necesidades y condicionantes de los stakeholders.

5.2.16.4.2.3. Procesos de soporte

Proveen a la empresa de los recursos necesarios para generar valor.

5.2.16.4.3. Indicadores de procesos

Mediciones del funcionamiento de un proceso, se encargan de determinar si el
proceso está cumpliendo con las expectativas. (Euskalit, s.f.).
Se debe establecer indicadores al realizar la gestión de procesos. Los indicadores
miden las variables críticas, es decir, los aspectos clave. (Bravo, 2008).
El resultado que se obtiene de los indicadores, deben ser comunicados, y así
establecer líneas de acción encaminadas a mejorar.
Los indicadores de eficacia y eficiencia, pueden ser aplicados al funcionamiento
global, estos son los indicadores de resultados y miden las variaciones que se dan
y las acciones de mejora requeridas. La utilización de indicadores de resultados
junto con los indicadores parciales, los cuales dan información de una parte del
proceso, permite obtener información más detallada. (Euskalit, s.f.).
5.2.16.4.4. Mejora de procesos

Busca perfeccionar lo que se viene realizando. Al realizar una mejora es

conveniente realizar benchmarking, y también, es necesario realizar la descripción
de cada uno de los procesos. (Bravo, 2008).
Las características de la mejora de procesos son: (Bravo, 2008).
 Por lo general, se realiza un pequeño cambio.
 Perfecciona los detalles de un proceso existente.
 Se forman grupos de trabajo para que realicen un seguimiento de los
procesos y apliquen la mejora continua.
 Parte de cómo se realiza el proceso.
Una vez que se decide realizar una mejora, se deben revisar las posibilidades de
actuación, según dos dimensiones: cambiar su duración, o, mejorar la relación de
salidas y entradas. (Bravo, 2008). Para realizar la mejora de procesos, se debe
definir la forma en que se ejecuta el proceso, realizar las actividades que
componen el proceso, comprobar que este se realiza de acuerdo a lo establecido,
y, asegurar que se desarrollará de acuerdo a las instrucciones. De seguir
existiendo inconvenientes, es necesario aplicar una mejora. (Euskalit, s.f.). Existen
dos tipos de mejoras de procesos, y son: (Euskalit, s.f.).
5.2.16.4.5. Mejoras estructurales

Se realiza la mejora de acuerdo a las aportaciones que dan los recursos humanos.
Por lo general, estas son conceptuales, y pueden ser redefiniciones de:
expectativas, objetivos, secuencia de actividades, entre otras.
5.2.16.4.6. Mejoras en el funcionamiento

Busca mejorar los métodos de trabajo con el objetivo de volverlos más eficaz.
Collier y Evans (2009) mencionan los beneficios de aplicar la mejora de procesos:
 Disminución de recursos incrementando la eficiencia.
 Disminución de tiempos, incrementando la productividad.
 Disminución de no conformidades, apoyando a evitarlos.
 Visión sistemática de las funciones de la empresa.

5.2.16.4.7. ¿Cómo Gestionar por procesos?

Para gestionar por procesos es importante describir a la empresa como una red de
procesos. Para ello, es necesario que la empresa: (Euskalit, s.f.).
 Establezca la misión, visión y valores.
 Defina los procesos clave y prioritarios.
 Establezca los indicadores adecuados.
 Determine actividades a través del tiempo. Los pasos para adoptar un
enfoque basado en procesos, que permita que la gestión se realice de la
manera adecuada, son: (Collier y Evans, 2009).
 Conformar un equipo de trabajo capacitado y estudiar los objetivos y
actividades.
 Identificar, clasificar y diseñar el mapa de procesos.
 Establecer los factores clave.
 Realizar los diagramas de flujo de cada proceso.
 Determinar los indicadores de cada proceso.
 Aplicar el ciclo de mejora sobre la base de los indicadores.

5.2.16.4.8. Implantación de la gestión de procesos

Para que la implantación sea adecuada, es necesario que los recursos humanos
estén comprometidos, y que inviertan tiempo y esfuerzo para realizar las
siguientes tareas: (Euskalit, s.f.).
5.2.16.4.8.1. Liderazgo de la dirección

La alta dirección debe dominar los temas relacionados con la gestión, involucrarse
en la formación de los recursos humanos, comprometerse, y asignar los recursos
necesarios.
5.2.16.4.8.2. Participación de los recursos humanos

Todo el personal debe involucrarse, para lo cual se pueden aplicar los

mecanismos que consideren convenientes, como crear equipos o brindar
reconocimientos.
5.2.16.4.8.3. Formación

La alta dirección debe formarse en todos los temas que se relacionen para luego
poder formar a su equipo.
5.2.17. Stakeholders

Grupos que afectan o son afectados por el alcance de las metas de la empresa.
Existen tipos de stakeholders, según su influencia directa o indirecta sobre la
empresa, pueden ser primarios o instrumentales. Los primarios o definicionales
son importantes para el crecimiento y la continuidad, mientras que los
instrumentales se encuentran en el entorno amplio y ejercen influencia a los
primarios. (Schroeder, Meyer y Rungtusanatham, 2011).
5.2.18. SKU

Por sus siglas en inglés Single Key Unit o número de referencia, representa un
código que identifica a cada producto, nace de la necesidad de identificar cada
elemento dentro del proceso. (Siburu, 2001).
5.2.19. RFID

Radio Frequency Identification o identificación por radiofrecuencia, es una

tecnología que se encuentra en evolución. La identificación y trazabilidad de los
objetos es automática, lo que cambia la forma de controlar los stocks. Permite la
identificación de objetos en forma inalámbrica, mediante la incorporación de un
transponedor al objeto, el cual transmite los datos cuando detecta un lector RFID.
(Libera Networks España, 2010).
5.2.20. KPI

Key Performance Indicators o indicadores clave de desempeño, son medidas que

permiten calcular la eficiencia en base a los objetivos planteados para cada una de
las actividades. (Fava & Saturno Consultores, s.f.).
5.2.21. Trazabilidad

Procedimientos que permiten conocer la ubicación y recorrido de una mercancía

desde el punto de origen hasta el punto final. (Comité de Seguridad Alimentaria de
AECOC, s.f.).
5.2.22. Contaminación Cruzada

Transmisión de sustancias nocivas de un alimento a otro a través de las manos,

superficies de contacto, utensilios, entre otros. (ELIKA, s.f.).