Aprovisionamiento
Es la acción de encontrar, adquirir o comprar bienes o servicios u obras de una
fuente externa, a menudo mediante una subasta o una licitación. El proceso se usa
para asegurar que el comprador recibe los bienes, servicios u obras al mejor precio
posible, cuando se comparan aspectos como calidad, cantidad, plazo y ubicación.
Importancia del aprovisionamiento
La función del aprovisionamiento adquiere una importancia fundamental en el
desempeño de una organización, condicionando los costos productivos, la capacidad
de respuesta al consumidor y la inversión en inventario.
Tipos de aprovisionamiento
Aprovisionamiento directo: Se refiere al aprovisionamiento relacionado con la
producción, que abarca todos los elementos que son parte de productos
acabados, como materias primas, componentes y piezas. Se enfoca a la
gestión de la cadena de suministro, incidiendo plenamente en el proceso de
producción de las empresas manufactureras.
Aprovisionamiento indirecto: Se refiere a recursos operativos que una
empresa compra para permitir sus operaciones. Comprende una amplia
variedad de bienes y servicios, desde objetos estandarizados como
suministros de oficina y lubricantes de maquinaria, hasta productos y servicios
complejos y costosos, como equipo pesado, servicios de consultoría y
subcontratación.
Pedidos
El pedido o nota de pedido, es el documento que realiza quien ha tomado la
decisión en firme de comprar un bien o servicio. Se entrega a un vendedor (o
proveedor) para que le suministre los bienes o servicios que desea adquirir. En el
pedido se incluyen todas las condiciones de la compraventa, como las identificaciones
exactas de los productos o servicios (incluyendo las referencias del vendedor si se
conocen), cantidades, precios, calidades, condiciones de entrega, entre otros.
Orden de compra
Es un documento que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor,
indicando la cantidad, detalle, precio y condiciones de pago, entre otras cosas. El
documento original es para el vendedor, e implica que debe preparar el pedido. El
duplicado es para el comprador, y es una constancia de las mercaderías o servicios
encargados.
Los requisitos de una orden de compra, son:
Lugar y fecha de emisión
Nombre y número de orden del comprobante
Nombre y domicilio
Datos de la empresa que imprime el documento, habilitación municipal, fecha
de impresión y numeración de los documentos impresos.
Abastecimiento y selección de proveedores
El proceso de selección de los proveedores no es igual para todas las
organizaciones. Dependerá del tamaño de la organización, ya que es un factor que
hace que varíe mucho la elección. Las empresas pequeñas tienen menos flexibilidad
que las grandes cuando se trata de elegir un proveedor.
Para encontrar el proveedor adecuado, se deberá identificar los siguientes
factores:
Coste total.
Debe verificarse la relación entre el coste de un producto o servicio y su
calidad.
Evaluar las referencias sobre el proveedor, lo que podría aumentar el grado
de confianza sobre el mismo.
La localización, el servicio, la flexibilidad y la comunicación, también son
factores que ayudan a elegir al proveedor indicado.
Negociación
Es un esfuerzo de interacción orientado a generar beneficios. Sus objetivos
pueden ser resolver puntos de diferencia, ganar ventajas para una persona o grupo,
diseñar resultados para satisfacer varios intereses, mejorar situaciones actuales,
resolver conflictos o llegar a un punto neutral de la información.
Selección de material
Para una adecuada selección del material a utilizar, se debe tomar en cuenta los
siguientes factores:
1. Aplicación: Asegurarse de que el material sea correspondiente con las
características clave necesarias para su aplicación. Dependiendo del ciclo de
vida del producto, se tendrá diferentes necesidades de durabilidad.
2. Estética: Se debe tomar en cuenta la estética del material, que aportará valor al
producto final.
3. Función: El material debe ser sometido a rigurosas pruebas, con el fin de
responder adecuadamente al uso que se le pretende dar.
4. Certificaciones: Los materiales que cuentan con certificaciones reconocidas,
aportarán valor, durabilidad y calidad al producto.
Software de Gestión de Almacenes (SGA)
Un software SGA es un software de Gestión de Almacenes, diseñado
específicamente para tratar de controlar, coordinar y optimizar todo tipo de
movimientos, procesos u operaciones que habitualmente se dan en un almacén, de
forma automatizada. Un programa cuyo objetivo es mantener los valores de existencias
de los artículos y su correcta posición en el almacén, a través del registro de todos los
movimientos que se produzcan en una base de datos.
