CONTABILIDAD
FINANCIERA
[Link]. Cpa. Fabián Rey Granda, MAE
CAJA
• La cuenta Caja pertenece al Activo Corriente y es dinero
representado por las monedas, los billetes y los cheques, en
moneda nacional y extranjera, que posee la empresa en un
momento determinado y que es de disponibilidad inmediata.
PRINCIPALES FUENTES DE INGRESO DEL EFECTIVO
Los conceptos más comunes por los cuales se
debita (aumenta) o ingresa la cuenta Caja, son:
• Venta de mercaderías o servicios al contado.
• Cobro o efectivización de cuentas pendientes.
• Ventas de activos al contado.
• Recepción de cuentas (donaciones, arriendos, etc.) al
contado.
• Otras que denoten ingreso de fondos.
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PRINCIPALES FUENTES DE EGRESO DEL EFECTIVO
• El concepto más común por el cual se acredita o egresa esta
cuenta es el depósito bancario.
CONTROL INTERNO DE LOS FONDOS DE
CAJA
• El efectivo que maneja el negocio debe ser sometido a
estrictos controles con la finalidad de salvaguardar los
fondos de los que dispone la empresa para el desarrollo
normal de sus operaciones.
CONTROL INTERNO DE LOS FONDOS DE
CAJA
• Los procedimientos de control más comunes son:
• Elaborar informes diarios de las entradas y las salidas de efectivo
• Consignar diariamente el efectivo recibido
• Establecer políticas bien definidas acerca de los montos máximos que
se pueden cancelar en efectivo
• Evitar que la misma persona que recibe el dinero sea quien la
contabilice
• Realizar arqueos de caja permanentes y sin previo aviso
• Crear un fondo de caja menor para los pagos de poca cuantía
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• La cuenta caja por pertenecer al
grupo de los activos, se debe
debitar cuando se recibe dinero y
acreditar cuando los dineros se
consignan o cuando se hacen pagos
en efectivo.
EJEMPLO:
La empresa “Segundo Semestre”, al 26 de abril brindó servicios
de consultoría por $520.00 a clientes varios. Todos estos
servicios fueron cancelados de contado.
1. Contabilización del dinero recibido.
FECHA DETALLE DEBE HABER
26/04/2017 Caja 520,00
Ingresos por servicios 520,00
2. FECHA
ConsignaciónDETALLE
del dinero en la cuentaHABER
DEBE
corriente.
26/04/2017 Bancos 520,00
Caja 520,00
ARQUEO DE CAJA
• El arqueo de caja es la verificación espontánea de los
dineros recibidos por el cajero. Es un examen especial
que se hace en cualquier momento con el fin de
constatar que los valores monetarios físicos en poder
del encargado de la caja estén en la cantidad exacta.
•Durante este ejercicio se pueden dar
•3 escenarios:
•que los valores de caja sean los correctos,
•que exista un sobrante de caja
•O que exista un faltante de caja.
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SOBRANTE DE CAJA
Estos se originan cuando el valor disponible registrado
en libro caja es menor al valor real físico(recontado).
Es decir :
Saldo de la cuenta caja $ 10.000
Monto según arqueo $ 10.500
Sobrante $ 500
• Asiento de diario cuando se conoce el origen del sobrante:
FECHA DETALLE DEBE HABER
xxx Caja 500,00
Cuentas x Pagar 500,00
Asiento de diario cuando se desconoce el origen del sobrante:
FECHA DETALLE DEBE HABER
xxx Caja 500,00
Ingresos no operacionales- 500,00
sobrante de caja
FALTANTE DE CAJA
Estos se originan cuando el valor registrado en el libro de caja
(contable) es mayor al valor real físico (recontado).
Es decir :
Saldo de la cuenta Caja $ 12.000
Monto según arqueo $ 11.800
Faltante $ 200
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CONTABILIZACIÓN DE FALTANTE DE CAJA
• Cuando el faltante se da por negligencia del empleado,
su monto puede ser cobrado en la próxima
remuneración.
Su contabilización será de la siguiente forma:
FECHA CUENTA DEBE HABER
XXX ANTICIPO DE SUELDOS 200,00
CAJA 200,00
CONTABILIZACIÓN DE FALTANTE DE CAJA
• Otra forma de descontar al empleado es
cobrando el faltante en varias remuneraciones.
Su contabilización será de la siguiente forma:
FECHA CUENTA DEBE HABER
XXX Cuentas por cobrar- empleados 200,00
Caja 200,00
CONTABILIZACIÓN DE FALTANTE DE CAJA
• Dependiendo de las circunstancias, se puede
dar el caso en que la empresa asuma el faltante.
FECHA CUENTA DEBE HABER
Su contabilización será de la siguiente manera:
XXX Otros Egresos- Faltante 200,00
Caja 200,00
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Ejercicio 1.
Acta de Arqueo
de Caja
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CAJA CHICA
(FONDO DE CAJA MENOR)
La Caja Chica o fondo de caja menor es una cuenta
de Activo corriente destinada a satisfacer gastos
imprevistos, urgentes y/o relativamente
pequeños que no justifiquen la emisión de
cheques. Este es un fondo efectivo, fijo (acorde
con las políticas de la empresa) y renovable.
• La caja chica será gestionada exclusivamente por
el funcionario designado, el cual responderá por
las acciones y omisiones efectuadas en la
administración de dicho fondo.
FUNCIONES DEL ENCARGADODE CAJA
CHICA
– Gestionar la adquisición y realizar el pago de los bienes y
servicios solicitados por la empresa y que estén autorizados
para ser cancelados por la caja menor.
Asegurar la custodia de los dineros y
documentos de soporte de los gastos.
Aplicar las retenciones de ley
Mantener la liquidez del fondo,
solicitando el reembolso del mismo
dentro de la periodicidad establecida.
CREACIÓN O APERTURA DE CAJA
CHICA
FECHA CUENTA DEBE HABER
-1-
XXX CAJA CHICA 150,00
BANCOS 150,00
Ref. Para registrar el valor
autorizado por el gerente,
según oficio N°0023
total 150,00 150,00
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REPOSICIÓN DE CAJA CHICA
• Se refiere al reembolso de los valores asignados y a la
contabilización de los gastos efectuados. El responsable de
caja chica debe elaborar un reporte de todos los pagos
realizados, cada uno con su respectivo soporte, éste será
enviado al departamento de contabilidad para su aprobación
y así se proceda a elaborar el cheque para el reembolso.
REPOSICIÓN DE CAJA CHICA
Registro contable de la reposición de caja chica:
PARCIA
FECHA CUENTA DEBE HABER
L
-1-
XXX GASTOS ADMINISTRATIVOS 85,00
Útiles de oficina 15,00
Movilización y transporte 20,00
Materiales de aseo 50,00
BANCOS 85,00
Ref. Para registrar el gasto efectuado con
el fondo y reponer el valor de Caja Chica,
con Cheque N°
AUMENTO DE FONDOS DE CAJA CHICA
• Esto se debe a que en ocasiones las
salidas de dinero superan
considerablemente al monto asignado
para el fondo, motivo
FECHA CUENTA
por el cualDEBE
los HABER
reembolsos se realizan con mayor
-1-
XXX CAJA CHICA 50,00
frecuencia. Es por esto que se decide
BANCOS 50,00
aumentar el fondo de caja chica.
Ref. Para registrar el aumento en el fondo de Caja Chica, según cheque y
oficio N°
• Su registro en libros sería el siguiente: 50,00 50,00 TOTAL
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DISMINUCIÓN DE FONDOS DE CAJA
CHICA
Esto sucede debido a que el fondo de caja chica permanece sin
movimiento durante mucho tiempo, es decir, estos fondos están ociosos.
En dichos casos se toma la decisión de disminuir el fondo.
Su registro contable sería:
FECHA CUENTA DEBE HABER
-1-
XXX 50,00
BANCOS
CAJA CHICA 50,00
Ref. Para registrar la disminución de la Caja chica,
según el oficio N°1125
TOTAL 50,00 50,00
Ejercicio de Aplicación No.1
[Link] empresa ABC crea el Fondo de Caja Chica por $100,00
2. Se realizan los siguientes pagos ( 1 mes)
Transporte de mensajeros 22,40
Periódicos y revistas 11,60
Copias 16,20
Suministros limpieza 23,80
Suministros cafetería 14,44
3. Se realiza la reposición del Fondo de Caja Chica
Fondo de Caja Chica
FECHA CUENTA PARCIAL DEBE HABER
-----------------------1--------------------------------
200X/09/20 CAJA CHICA 100,00
BANCOS 100,00
Ref. Para registrar la creación del Fondo.
-------------------------2-------------------------------
200X/10/20 GASTOS GENERALES 88,44
Transporte 22,40
Periódicos y revistas 11,60
Copias 16,20
Suministros de limpieza 23,80
Suministros de cafetería 14,44
BANCOS 88,44
Ref. Para registrar los pagos efectuados y la reposición del Fondo.
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Ejercicio de Aplicación No.2
1. El 1 de abril del 2017, la empresa Sí estudio S.A. decide crear un fondo de
caja menor por un monto, según políticas internas, de $150.00. Para este
efecto gira un cheque a nombre de Juan Piguave, quien será el responsable
de la gestión de dicho fondo.
Registro de la apertura:
FECHA CUENTA DEBE HABER
-1-
01/04/17 CAJA CHICA 150,00
BANCOS 150,00
Ref. Para registrar apertura de caja
menor.
total 150,00 150,00
2. En el transcurso del mes de realizaron los siguientes
movimientos:
Transporte $ 13.00
Fotocopias $ 16.00
Artículos de aseo $ 20.00
Útiles de oficina $ 35.00
Cafetería $ 15.00
Alimentación $ 30.00
Total $129.00
Además, en billetes y monedas se contó $ 21.00, esto
significa que no se detectó ni faltante ni sobrante de caja,
dado que los gastos más el efectivo dan $150.00
Registro para la contabilización de gastos y reembolso de
caja chica:
FECHA CUENTA PARCIAL DEBE HABER
30/04/17 Gastos Administrativos
129.00
Transporte 13.00
Fotocopias 16.00
Artículos de aseo 20.00
Útiles de oficina 35.00
Cafetería 15.00
Alimentación 30.00
Bancos 129.00
Ref. Para registrar pagos efectuados
y reposición del fondo
Total 129.00 129.00
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3. Ahora, suponiendo que el responsable de caja encuentra
en el conteo de billetes y monedas $35.00, cómo quedaría
el registro en libros?:
FECHA CUENTA DEBE HABER
-1-
30/04/17 Gastos Administrativos 129,00
Ingresos no operacionales-sobrante de caja chica 35,00
Bancos 94,00
Ref. Para registrar apertura de caja menor.
total 129,00 129,00
4. Y si en el conteo de billetes y monedas se encontró
$12.00, cómo quedaría el registro en libros?:
FECHA CUENTA DEBE HABER
-1-
30/04/17 Gastos Administrativos 129,00
Cuentas por cobrar – Empleados 9,00
Bancos 138,00
Ref. Para registrar apertura de caja menor.
total 138,00 138,00
RESUMEN
1. La cuenta Caja pertenece al Activo Corriente y es dinero que
posee la empresa en un momento determinado y que es de
disponibilidad inmediata.
2. Los conceptos más comunes por los cuales ingresa la cuenta
Caja, son ventas y cobros. Los conceptos más comunes por los
cuales egresa la cuenta Caja, son pagos y depósitos.
3. El control interno a la cuenta Caja se lo realiza con la finalidad
de salvaguardar los fondos de los que dispone la empresa para
el desarrollo normal de sus operaciones.
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TRABAJO INDIVIDUAL
Investigar políticas de uso y manejo de Caja de al menos 3
instituciones (gremios, empresas, fundaciones, instituciones
públicas, privadas, etc.) de diferente naturaleza:
1. Analizar y encontrar similitudes y diferencias entre los manuales,
2. Explicar cuál sería la función de al menos 2 políticas de cada manual.
3. Resumir por qué es importante contar con políticas de uso y manejo de caja.
Dinámica de cierre
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