Control de gestión y rendición de cuentas
Control de gestión
Instituto IACC
19 de abril de 2020
Desarrollo
Dentro del rubro de la construcción, elegí una constructora donde hace unos años trabajé. La
Constructora Salinas, es una mediana empresa que cuenta con 500 trabajadores entre gerentes,
profesionales, funcionarios administrativos y operarios. Sus operaciones anuales son de
$600.000.000 y su participación de mercado es de un 5%.
La empresa cuenta con un plan estratégico con una misión, visión que busca aumentar su cuota
de mercado, diferenciarse de las demás constructoras por su experiencia en construcción en
altura, el diseño y excelentes terminaciones. Para regular su funcionamiento cuentan con
reglamentos internos, instructivos de seguridad y políticas que buscan definir el marco formal en
el cual se desarrollan las estrategias. Como es sabido las constructoras trabajan con personas que
se han especializado en oficios y la mayoría de los jornales no tiene estudios formales, además
de cumplir un rol social al dar empleo a las personas no calificadas, una de sus estrategias es
capacitar de manera constante a los operarios, para así generar equipos especializados que se
ocupan de las distintas etapas en el proceso de construcción, por ejemplo, un equipo se
especializó en el trabajo con el hormigón, otro en terminaciones, otro en instalar ventanas, etc. El
objetivo de esta estrategia es en primer lugar establecer la capacitación como pilar fundamental
que favorece a las personas para que desarrollen oficios y por otro lado permite controlar el
desempeño por equipo, ya que, si existen fallas en la instalación de ventanas es fácil identificar el
equipo que realizó el trabajo y buscar la forma de intervenir el grupo y corregir el error. Esto nos
permite crear una estructura para implementar el control de gestión.
El entorno externo, las constructoras están estrechamente relacionadas con el trabajo que realiza
la Cámara chilena de la construcción que uno de sus objetivos es “Propender al
perfeccionamiento moral, técnico, educacional y cultural de los empresarios, los empleadores y
los trabajadores de la construcción, a su bienestar y al fortalecimiento” Fuente [Link]
En concreto, la Cchc entrega los lineamientos generales tanto en las políticas y normas que rigen
en términos constructivos en Chile, incorporando avances tecnológicos para mejorar los
materiales que se utilizan en la construcción; además, cuenta con un sistema de beneficios para
los trabajadores a través de apoyo social, capacitación y seguro complementario de salud.
Estructura formal
Para entender cómo se toman las decisiones y cuál es la especialización necesaria para realizar el
trabajo, organicé la división del trabajo en tres grandes unidades las que se organizan según se
sus funciones. La división presentada permite entender la forma en se realiza la
departamentalización:
UNIDAD ADMINISTRATIVA UNIDAD DE DISEÑO UNIDAD OPERATIVA
Compuesta por arquitectos,
encargados de entregar las Jefe de proyecto ingeniero civil
Gerente general ingeniero civil
especificaciones y los planos para Director de obra
Gerente de finanzas Contador construir.
auditor ingeniero civiles
Establecer del diseño de los Jefes de obra constructores civiles
Jefe de adquisiciones ingeniero edificios
comercial Encargado de seguridad
Cumplir con la regulaciones y ingeniero en prevención de riesgo
Encargado de remuneraciones trámites municipales.
ingeniero comercial Bodeguero trabajador
Asistentes de contabilidad capacitado en administración de
contador general inventario
Encargado de post venta Capataz
constructor civil trabajador con experiencia y
capacitado para trabajar con
equipos de construcción
Jornales
trabajadores con formación en
algún oficio o sin educación
formal.
Por el tamaño de la empresa, presenté la división del trabajo y departamentalización en unidades,
para entender cuáles son las funciones de cada unidad.
La cadena de mando se expresa en el siguiente organigrama, donde existe cargos claves como el
del gerente general que es el encargado de tomar decisiones con los reportes que le entregan
todos los cargos directivos:
Las líneas sólidas indican la relación de jerarquía y el proceso de rendición de cuentas; la línea
discontinua azul expresa las relaciones entre las distintas unidades, porque como sabemos en
todas las organizaciones existe cadena de mando y también relaciones que no responden a una
dependencia pero que requiere comunicación para realizar el trabajo en conjunto.
Los canales formales de comunicación son reuniones de obras que tienen una frecuencia de un
mes, correo electrónico y teléfono. Las decisiones se comunican por parte del gerente general en
las reuniones de obras a las que asisten los directores de obra, los arquitectos, el gerente de
finanzas y jefe de adquisiciones.
La rendición de cuentas se realiza quincenalmente debido al pago a los proveedores, esto se
expresa de la siguiente manera: el asistente de contabilidad reporta (número y monto de facturas
recibidas en el período) al gerente de finanzas, él contrasta la información con el jefe de
adquisiciones, quién revisa si las facturas corresponden a las compras realizadas y si cuentan con
su respectiva orden de compra; una vez que cierran el monto a pagar éste se reporta al gerente
general para que autorice la liberación de los fondos del banco, para realizar los pagos.
Como lo estudiamos esta semana, en todas las organizaciones existen estructuras informales, en
las obras existen grupos informales que se protegen y compiten entre sí, por hacer una analogía
es como en la cárcel donde se impone la ley del más fuerte. En la oficina hay grupos de amigos
que se juntan el fin de semana a jugar al futbol, en estos participan el gerente de finanzas, el
encardado de remuneraciones y el asistente contable. Por otro lado, el gerente general es
hermano del arquitecto, lo que muchas veces afecta la toma de decisiones o genera problemas
por diferencias familiares. Los canales de comunicación de estas estructuras informales,
generalmente, se realizan a través de grupos utilizando la aplicación WhatsApp.
Como lo estudiamos la semana pasada el control de gestión se realiza en tres niveles, estos son
operacional, táctico y directivo o estratégico, controlar el funcionamiento de estos tres niveles es
fundamental para cumplir con los objetivos planteados. En la constructora el control de gestión
se realiza a través de metas a corto, mediano y largo plazo, por ejemplo:
A nivel operativo se espera que la obra funcione a un ritmo adecuado esto se expresa en
el nivel de avance. Un objetivo es que a los dos meses de haber iniciado los trabajos
deberían estar en la etapa de cota cero, que es cuando se comienza a construir el primer
piso.
A nivel táctico se mide periódicamente el cumplimiento de la carta Gantt establecida
para terminar el edificio en la fecha comprometida.
A nivel directivo o estratégico se revisan los reportes en cuanto al cumplimiento de las
estrategias establecidas, se evalúa si se han implementado correctamente o si necesario
hacer modificaciones.
Para la toma de decisiones se basa en la estructura formal a través de las reuniones de obra,
pero para entender por qué se producen algunas dificultades en el logro de los objetivos, se
considera la influencia de las estructuras informales, como se indica a continuación:
por ejemplo, si la demora en el cumplimiento de la carta Gantt se debe a que el equipo
encargado de hacer la estructura de fierro está perdiendo mucho tiempo a la hora de almuerzo
(duermen y se toman más del tiempo autorizado). Frente a esta situación se decide intervenir
los grupos informales para que se respete el tiempo asignado para el almuerzo.
También se revisan los gastos para identificar cuales se han desviado, en este caso se analiza
si existe algún efecto externo como el alza del dólar o se si se debe a algún problema en la
estructura; por ejemplo, en un determinado mes el asistente de contabilidad se olvidó
procesar para el pago facturas de un determinado proveedor, esto generó un aumento de
gastos en el siguiente período, y no le informaron al jefe de adquisiciones, es posible
percatarse que existe un problema en esta área que puede responder a una estructura informal
(es sabido que el jefe de adquisiciones no habla con el asistente de contabilidad porque
discutieron porque les gustan equipos diferentes de futbol). Situaciones como estas pueden
provocar desde deviaciones en el presupuesto hasta ser enviados a Dicom por un proveedor,
por el no pago de las facturas.
Para realizar un adecuado control de gestión es necesario considerar la estructura formal e
informal, el resultado de este análisis nos puede llevar a cabo un cambio en la estructura de la
organización para lograr la eficiencia y eficacia que se requiere para cumplir con los
objetivos planteados. En este punto y debido a la importancia de las estructuras informales en
las obras, se resolvió hacer una reunión trimestral con el capataz y el jefe de cada equipo para
sensibilizarlos en la importancia de cumplir las metas y comunicarles que necesitan su
compromiso para que la constructora responda a tiempo los contratos contraídos y así todos
puedan conservar su trabajo.
Bibliografía
IACC (2018). Control de gestión y rendición de cuentas. Control de gestión. Semana
