No.
Proc: P-460-01
PROCEDIMIENTO
Fecha Elab: 10/08/11
GESTION DE COMPRAS Ultima Mod: 10/08/11
Contenido
1. Propósito
1.1 Objetivo
1.2 Alcance
2. Definiciones
3. Proceso de compra
4. Responsabilidades
5. Anexos
1. Propósito
1.1. Objetivo. Definir el sistema para desarrollar un adecuado y lógico
procedimiento en la Gestión de Compras de materias primas e insumos de la
Compañía.
1.2. Alcance. Este documento es aplicable a las necesidades de compras de
materia prima e insumos relacionados con las actividades propias de la Compañía.
Dependiendo de la naturaleza de la compra, este documento referencia la
clasificación de la misma en el Costo o en el Gasto de la compañía.
Los usuarios de este documento son en forma directa el Jefe de Compras y
Logística, Comprador, e indirectamente debe ser conocido y divulgado a todo el
personal de la Compañía que requiera de la compra de un producto definido como
Materia prima o Insumos.
2. Definiciones
2.1. Clasificación de los materiales. Los materiales utilizados por la Compañía
necesarios para su mantenimiento y administración, con el fin de definir sus
procesos individuales de aprobación se han clasificado según su uso.
2.1.1. Materias Primas: son aquellos materiales que se requieren directamente en
la fabricación del producto y son considerados como costo directo del producto.
2.1.2. Materiales o Refacciones de Mantenimiento: son aquellos materiales
destinados al mantenimiento de equipos de producción y a la infraestructura
misma de la Compañía. Su proceso de compra responde a la oportunidad, pues
son catalogados como materiales de calidad comercial que no afectan ni hacen
parte del producto mismo.
Elaboro: Oscar Jaimes
Aprobó: Yerly Beltrán
Revisión: Jaime Ramírez
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2.1.3. Herramientas, Materiales o Repuestos de Producción (Consumibles):
son aquellos materiales que se requieren en el proceso de producción, forman
parte del desgaste propio del mismo y son de difícil identificación en el costo
unitario del producto, por lo que su gasto se lleva como un Indirecto de fabricación.
Su proceso de compras responde a la necesidad permanente de un nivel mínimo
de inventarios, su compra es realizada por el Área de Compras previa necesidad
presentada por el Jefe de Producción o Mantenimiento.
2.1.4. Materiales e Insumos (Papelería, Elementos de Limpieza y Cafetería):
Corresponden a los demás materiales e insumos requeridos para las actividades
diarias de la Compañía. Al ser considerados como artículos de disponibilidad
comercial pueden ser adquiridos rápidamente. Su proceso de compra es
ejecutado por el Área de Compras previa necesidad presentada por el Almacén.
2.1.5. Activos Fijos: Un activo fijo es aquel bien mueble o inmueble cuya vida útil
es mayor a un año, no está destinado para la venta dentro del giro normal de la
actividad económica de la empresa y se usa con la intención de emplearlo en
forma permanente en la producción de otros bienes y servicios, para arrendar o
simplemente para el uso administrativo de la entidad”.
2.1.6. Nivel de inventarios disponible: representa las unidades mínimo de
inventarios requeridas a tener almacenados según las políticas previamente
definidas de la compañía.
2.1.7. Formato de requisición de materiales y cotización: es el documento
interno de la compañía que sustenta e identifica las necesidades de materiales de
un empleado de la compañía, y que es de requerimiento con existencias físicas de
mismo en el almacén de materiales e insumos.
2.1.8. Cotización: es el proceso de búsqueda de la mejor opción para los
intereses de la compañía. El proceso está sustentado en forma escrita a través de
cada uno de los posibles proveedores requeridos.
2.1.9. Formato Orden de compra: documento comercial que soporta las
condiciones del negocio pactadas con el proveedor, y que debe estar soportado
en el sistema de información.
2.2. Compras de carácter inmediato: Son considerados compras de carácter
inmediato o urgente aquellas que cumplen con los siguientes requisitos:
La ausencia del producto afecta la operación normal de un equipo o una
máquina de producción o de prueba para el caso de los equipos de calidad.
Elaboro: Oscar Jaimes
Aprobó: Yerly Beltrán
Revisión: Jaime Ramírez
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El producto no se mantiene en stock de inventarios.
El producto no requiere de planeación de inventarios.
El producto es requerido en las instalaciones de la Compañía en forma
inmediata o máximo en un día.
El producto se utiliza para la reposición de uno dañado.
Por las características especiales de una compra urgente no es posible realizar el
debido proceso de cotizaciones y autorizaciones, y dichas compras sólo podrán
ser firmadas por el Gerente del Área que la requirió.
2.3. Clasificación contable de la compra. Por política de la Compañía, las
compras se pueden contabilizar.
2.3.1. Gasto: Se determina que la compra de un producto se lleva directamente al
gasto del Área que la solicitó en el momento de la compra porque cumple los
siguientes requisitos:
Es puntual: obedece a un proyecto o tarea especifica
Es eventual: No se ha comprado en el último año
Se consume internamente y en el momento de la compra
No se manejan existencias del producto en el almacén de materiales y
suministros.
2.3.2. Inventario: se determina que un producto se lleva como inventario cuando:
Es un producto requerido con existencias en el almacén de materias y
suministros
Es un producto de compra normal y habitual.
Su consumo se da como respuesta a una necesidad del usuario.
Para ser facturado posteriormente se requiere el registro del inventario
independiente de que sea una compra eventual o puntual.
2.4. Personal Autorizado. Todas las solicitudes de compras deben ser firmadas
por el personal autorizado y deben llevar el visto bueno del Gerente del Área que
la requirió, en ausencia de éste, debe ser el Gerente Administrativo y en ausencia
de él por el Gerente General. En caso de existir la ausencia de todos los Gerentes
el procedimiento debe continuar y se debe conseguir la autorización por correo del
Gerente del Área. La orden de compra puede ser firmada electrónicamente como
testimonio de la aprobación correspondiente.
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Aprobó: Yerly Beltrán
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3. Proceso de Compra GESTION DE COMPRAS Ultima Mod: 10/08/11
El proceso de compras debe responder a un plan de beneficios para la Compañía
que disminuya los riesgos y las decisiones indebidas y aumenten la efectividad del
proceso.
Todas las labores relacionadas con el proceso de compras de Materias Primas,
Materiales e Insumos independiente del origen de éstas están bajo la
responsabilidad del Área de compras. Cualquier compra que no sea realizada por
el Área de compras se considera hecha a título personal y no será respaldada por
la Compañía. Se exceptúan de esta norma las compras realizadas por caja chica
del área de Contabilidad. El proceso total de una compra comienza con una
necesidad de materiales y culmina con el Control Previo y pago de facturas.
3.1. Necesidades de compra
Considerando que es una política mantener niveles mínimos de inventarios, la
necesidad de compra es una respuesta a la evaluación permanente de ellos, a las
necesidades generadas por el programa de mantenimiento o por el programa de
consumos y a nuevas necesidades y planes de la compañía.
El proceso a seguir es:
Una vez al mes, el Área de Almacén entrega los requerimientos de materias
primas al Jefe de Compras y Logística
El Jefe de compras y logística compara la información recibida con las
cantidades que aparecen en el inventario disponible, según los informes de
existencias de almacén y el estado de las órdenes de compra en el sistema
y el estado de las mercancías en vía para el caso de las compras
importadas. Esta comparación por producto requiere analizar los tiempos
de respuesta de los proveedores.
3.2. Cotización de productos
Por medio de las cotizaciones, el comprador recopila la información que a su
criterio considere necesaria para la definición de las condiciones económicas de la
compra, tales como precio de mercado, oferta, garantías, fechas de entregas,
legalidades, entre otras. El tiempo estimado del proceso de la compra debe ser en
un término NO superior a un (1) día después de recibir la Solicitud de Compra
aprobada por el Gerente del Área que la requirió, y se realizan las siguientes
actividades:
Tres (3) cotizaciones por escrito de diferentes proveedores de
características similares cuando se trata de artículos de compras nuevas o
esporádicas (artículos nuevos o no comprados en el último año).
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Aprobó: Yerly Beltrán
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Dos (2) cotizaciones por escrito DE COMPRAS
de diferentes proveedores cuandoUltima
se trata
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de artículos con existencia y compras NO permanentes (artículos no
comprados en el último semestre).
Una (1) cotización por escrito semestral cuando se trata de artículos con
existencias y de compras habituales (artículos que se han comprado
durante el semestre). Esta cotización debe ser hecha con un proveedor
diferente del que se está comprando.
Las cotizaciones deben ser por escrito dirigidas a nombre del Jefe de compra y
Logística o el Analista de Compras, deben ser claras y legibles, sin enmendaduras
y debidamente firmadas. Deben contener como mínimo la descripción técnica y
detallada del producto, el valor unitario, los descuentos, tiempo de entrega, el
tiempo de pago y la garantía. Se aceptaran cotizaciones vía e-mail imprimiendo
copia del correo que se recibió.
Si el formato de Requisición de Materiales está debidamente soportado, el Área de
Compras debe hacer lo siguiente antes de elaborar el pedido:
Analizar las cotizaciones recibidas.
Definir el proveedor según las políticas de proveedores de la compañía.
Anexar las cotizaciones escritas del proveedor a la F-461-01 Requisición de
compras.
Gestionar el proceso de Autorización presentando la anterior información.
Diariamente gestionar el Visto Bueno del Gerente del Área de la Orden de
Compra de su Área.
A partir del análisis y la comparación entre los inventarios disponibles, los
pedidos y las necesidades de mercancía, y considerando las políticas de
compras e inventarios, el comprador determina el momento y la cantidad a
comprar.
Proceder con el Pedido o la orden de compra.
3.3. Formato Orden de compra
El Auxiliar de Almacén, con base en la información en las cotizaciones obtenidas y
cumpliendo el requisito de Autorizados y Visto Bueno, debe:
Realizar la Orden de Compra en el sistema para los productos
inventariados o manual.
Cuando se trata de proveedores nuevos se debe llenar el formato Nuevo
Proveedor y documentar para enviarlo a contabilidad quien realiza su
registro en el sistema.
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Aprobó: Yerly Beltrán
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GESTION
Enviar la orden de compra vía DE al
fax o e-mail COMPRAS
proveedor elegido y una copia
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al almacén de materiales y suministros. Cuando se trata de importaciones,
se envía una copia para que se proceda con el trámite propio.
Archivar la Orden de Compra con la Requisición y la cotización por escrito
del Proveedor
.
3.4. Recepción
La recepción hace referencia a la entrega física de los productos solicitados Orden
de Compra por parte del proveedor en el almacén de materias primas y
suministros de la compañía.
Toda recepción debe ser realizada con la respectiva Orden de compra. El almacén
no puede recibir ningún artículo sin dicho documento.
La autorización de una recepción superior a la cantidad requerida en la orden de
compra solo es dada por el Jefe de Compras y Logística en el momento en que
ocurra; a su vez, éste debe informar a las áreas involucradas la justificación para
dicha aprobación.
3.5. Control previo y autorización del pago de la factura
El proceso de la Gestión de Compras culmina con el control previo y la
autorización del pago de la factura al proveedor, las autorizaciones para los pagos
son responsabilidad del Jefe de Compras y Logística o Gerentes de Área, y en su
ausencia por los Coordinadores. Además, tanto el Jefe de Compras y Logística
como el Analista de Compras es el responsable de generar las transacciones con
el proveedor.
.
4. Responsabilidades
4.1. Todas las labores relacionadas con el proceso de Compras de Materias
Primas, Materiales e Insumos están bajo la responsabilidad única del Área de
compras.
4.2. Esta responsabilidad no puede ser delegada y puede estar acompañada o
soportada por los Coordinadores de las áreas de la compañía.
4.3. Las Áreas soportes de la Gestión de Compras pueden recomendar
proveedores de calidad comercial, de oportunidad o de exclusividad y de
representación de marcas en equipos y repuestos. Deben anexar dos cotizaciones
que soporten esta recomendación, asegurándose de la disponibilidad, del soporte
técnico, de las garantías y de los precios que éstos ofrezcan.
5. Anexos
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Formato de requerimiento
Formato de Registro de proveedores
Registro de Proveedores
Elaboro: Oscar Jaimes
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