CAPITULO I

1. GENERALIDADES Y RESEÑA HISTORICA

1.1 GENERALIDADES

1.1.1 ENTORNO GEOGRÁFICO (BOGOTÁ)

Oficialmente Bogotá es el mismo Distrito Capital (durante la época colonial

española y desde 1991 hasta 2000 llamada Santafé de Bogotá) es la ciudad
capital de la República de Colombia y de Cundinamarca.

Está ubicada en el centro de Colombia, en la región natural conocida como la

sabana de Bogotá, que hace parte del altiplano cundiboyacense, formación
montañosa ubicada en la cordillera Oriental de los Andes. Es la tercera capital
más alta en América del Sur (después de La Paz y Quito), a un promedio de 2.625
metros sobre el nivel del mar.

1.1.2 UBICACIÓN DEL BANCO DE LAS MICROFINANZAS “BANCAMIA

S.A”

El banco de las Microfinanzas “BANCAMIA S.A” oficina Principal, se encuentra

ubicada en la Calle 9 Nº 66 - 25, piso 6, Bogotá D.C (Cundinamarca). Sus
teléfonos son (091) 313 93 00 – 313 93 00 01 – 313 93 00 02, con Nit.
900.215.071-1,

1.2 RESEÑA HISTÓRICA

Las difíciles condiciones generadas por el desequilibrio de las estructuras

económicas y la inequidad social, traen consigo la imposibilidad de acceso a

1
soluciones financieras que permitan a millones de personas, especialmente a las
mujeres, superar condiciones de pobreza y lograr mejorar su nivel de vida. Esta
situación con evidencias y agravantes particulares en los países del tercer mundo,
fue la que inspiró en 1975 a la Organización  de las Naciones Unidas para acoger
la Declaración de las Mujeres Africanas de Ghana, suscrita en el StateHouse de
ese país, en la cual Esther Ocloo lideró la propuesta de hacer realidad el acceso al
crédito para las mujeres de escasos recursos en el mundo. Ese año fue el
preparatorio de la “Década de la Mujer” establecida por la ONU desde 1976 a
1985. 

En 1977 se estableció un comité formal de quince mujeres africanas, asiáticas

europeas y norteamericanas, para crear el Women´s World Banking con la misión
específica de generar mecanismos que permitieran a las mujeres de escasos
recursos económicos, el acceso al crédito  y con ello a la actividad  productiva y
financiera.

Se creó en 1979 el Stichingtopromote Women´s World Banking – SWWB, en

Holanda y el Friends of WWB en los Estados Unidos.

1980 fue un año de gran importancia para el Women´s World Banking - WWB,
cuando con la asistencia de representantes de 27 países, se realizó en
Amsterdam el primer seminario de Mujeres Líderes en Banca y Finanzas,
promovido por el SWWB centrándose en el crédito y en los servicios colaterales.

El grupo promotor tomó la decisión de adelantar la creación de entidades en

América Latina y África, que permitieran el cumplimiento de la Misión. En
consecuencia de lo anterior, en diciembre de 1980, se reunió por primera vez en
Cali el grupo de mujeres, que se convirtió en el promotor de Friends of Women´s
World Banking – Cali, Colombia, filial local del WWB, que se constituyó, a escala
mundial, en la primera entidad afiliada a ésta red.

2
Muy pronto, en mayo de 1981, se realizó en Cali el Primer Taller Regional para
América Latina y el Caribe promovido por el WWB, al cual asistieron once países,
con el propósito de interesar a mujeres líderes de ésta región para la creación de
entidades homólogas a la recién establecida en Cali. Partiendo de los positivos
resultados de ésta institución, se crean adicionalmente en Colombia entre 1985 y
1987, la Corporación Mundial de la Mujer – Medellín, la Fundación Mundial Mujer
– Bucaramanga y la Fundación Mundo Mujer en Popayán. De igual forma, este
propósito de crear herramientas de desarrollo para las mujeres, da origen el 18 de
mayo de 1989 en Bogotá, a la Corporación Mundial de la Mujer – Colombia.

Después de 20 años de exitosa labor microcrediticia en Colombia, las gerentes de

las Corporaciones Mundial de la Mujer Colombia y Medellín, María Mercedes
Gómez de Bahamón y Margarita Correa Henao, analizando las posibilidades de
crecimiento de sus ONGs para brindar mayores oportunidades a sus clientes,
iniciaron el camino que llevaría a la creación de  Bancamía.

En los inicios del 2006 las juntas directivas de ambas Corporaciones, se dieron a
la tarea de buscar un socio estratégico para convertirse en una entidad financiera,
que permitiera cubrir la gran demanda por parte de los microempresarios de tener
una oferta integral de productos microfinancieros adicionales al crédito. Los frutos
que materializaron este propósito comienzan en octubre del mismo año, cuando
ambas corporaciones firman un Acuerdo de Entendimiento con el BBVA, que
estableció, dentro del marco de su estrategia de Responsabilidad Social
Corporativa, la creación de una fundación orientada a combatir la exclusión
financiera y ayudar al desarrollo de la población económicamente desfavorecida. 
El 14 de febrero del 2007 el BBVA constituye la Fundación Microfinanzas
BBVA con una dotación de capital de 200 millones de euros, totalmente autónoma
de BBVA y estatutariamente dedicada con exclusividad a las Microfinanzas.

3
Cumplido el proceso de la “Debida Diligencia”, se suscribe el 23 de julio de 2007 el
Acuerdo de Actuaciones para la constitución de un banco microfinanciero en
Colombia, con participación accionaria del 51% de la Fundación Microfinanzas
BBVA y el 49% en partes iguales, para la CMM Medellín y la CMM Colombia. El
11 de febrero se radicó la solicitud de autorización para la creación del Banco de
las Microfinanzas – Bancamía S.A., y el 8 de abril de 2008 la Superintendencia
Financiera de Colombia otorgó la autorización respectiva. En abril del mismo año
se firmó la constitución de la sociedad, elevando a escritura pública los estatutos
de la nueva entidad.

La Superintendencia Financiera de Colombia autorizó a Bancamía entrar en

operación  en el mes de octubre del 2008. El martes 14 de Octubre de 2008,
Bancamía abrió sus puertas al público como el primer establecimiento bancario
dedicado exclusivamente a los servicios financieros para el sector de las
microempresas, con el objetivo de promover el desarrollo de sus grandes clientes,
que con pequeños negocios, transforman la economía del país.

CAPITULO II

2. PLANEACIÓN

2.1 PRINCIPIOS CORPORATIVOS Y PILARES

El Banco de las Microfinanzas “Bancamía S.A.” ha establecido unos principios

corporativos y unos Pilares que marcan el desempeño del personal de la empresa. En los
principios se destaca la Ética y Responsabilidad Social, La Orientación Social, La
Generación de Riqueza, la Pasión y la Excelencia, los cuales están planteados con el fin que

4
los trabajadores del Banco de las Microfinanzas Bancamía S.A. tengan como guía los
respectivos principios que se deben cumplir.

(Ver Anexo 1).

Los Pilares que deben caracterizar al equipo de trabajo del Banco de las Microfinanzas
“Bancamia S.A.”, son; Auto sostenibilidad. Facilitar el crecimiento rentable y sostenible
del cliente en el tiempo, y profesionales y colaboradores expertos y eficientes con vocación
social, todos éstos pilares establecidos permiten a la entidad crear un perfil ideal de un
trabajador, éste perfil debe ser conocido y aplicado por cada uno de los colaboradores para
que su comportamiento sea similar al trabajador ideal que Bancamía S.A. está buscando.
Los principios y pilares que tiene El Banco de las Microfinanzas “Bancamía S.A.”,
permiten apreciar que dentro de la entidad se coloca en práctica la Teoría Administrativa
porque hace uso de algunos puntos dados en la planeación.

2.2 PLANEACIÓN

El Banco de las Microfinanzas “Bancamía S.A.” tiene una planeación definida, la cual
ayuda a los procesos administrativos llevados a cabo dentro de la entidad. Esto permite que
la empresa pueda tener un punto de inicio y una forma de cómo cumplir con los objetivos
planteados. El Banco de las Microfinanzas con esta planeación tiene una seria tendencia a
que su proceso administrativo tenga una base sólida que le permita el desarrollo de los
objetivos primordialmente escogidos por los jefes administrativos,

(Ver Anexo 2).

2.3 LA EMPRESA HACIA EL FUTURO

La entidad financiera Banco de las Microfinanzas “BANCAMIA S.A.” tiene proyectado

para su futuro seguir erradicando la pobreza incentivando a las microempresas por medio

5
de préstamos de capital a bajos costos de interés y así motivar al emprendimiento de la
gente del común. Como prueba de lo anteriormente dicho se pueden mencionar diversos
casos en donde la combinación entre la entidad financiera y la pujanza de las personas
pueden dar tangiblemente evidencias de que se vienen cumpliendo los objetivos
satisfactoriamente.

(Ver Anexo…)

2.4 MISIÓN

La misión fundamental del Banco de las Microfinanzas “Bancamia S.A.” es de alguna

manera llegar a las familias de bajos recursos para ayudarles a crecer en sus pequeños
negocios.

La misión no está bien enfocada porque pretende complacer a unas familias de bajos
recursos, cuando en la realidad está llegando a clientes de un nivel de vida más alto del que
está plasmado en el papel.

Tomando desde el punto de vista de la planeación es no es buena la proyección que tiene

la entidad porque como se decía anteriormente se está fundamentando en la cobertura de
familias vulnerables y en realidad está llegando es otro nivel socio económico.

(Ver Anexo 3).

2.5 VISIÓN

La visión no cumple con las características que se establece en la Teoría Administrativa,

porque carece de un lapso de tiempo, donde se debe llevar a cabo dicha visión, es decir,
dentro de esta se debe establecer un tiempo límite para dar cumplimiento a lo establecido.

6
La importancia que tiene la visión dentro de la planeación es bastante alta porque ésta
pretende darle una mirada al horizonte, tanto en términos administrativos como en términos
financieros.

(Ver Anexo 4).

2.6 OBJETIVOS

Los objetivos del Banco de las Microfinanzas “Bancamia S.A.” de acuerdo a la

información obtenida, están bien planteados porque se han establecido objetivos
estratégicos y específicos para cada uno de los departamentos de la empresa, basados en la
prestación de servicios bancarios (microcréditos), la perspectiva financiera, los clientes, los
procesos, el estado de aprendizaje, el crecimiento, la responsabilidad social y ambiental; de
acuerdo a lo anterior, se observa que en la realidad no se está llevando a su fin estos
objetivos por que no tiene en cuenta los clientes externos de un nivel socio económico bajo,
realizado este análisis se llega a la conclusión que en la práctica no se cumplen dichos
objetivos, para el caso concreto de la sucursal de Pitalito – Huila.

2.7 POLÍTICAS

Las políticas establecidas en el Banco de la Microfinanzas “Bancamía S.A.”, tienen una

estructura bien cimentada porque poseen diversos manejos para cada problemática principal
que afecta a todas las entidades en general y en especial a las que se componen de capital
financiero.

El Banco de la Microfinanzas “Bancamía S.A.”, su equipo directivo y administrativo ha

implementado políticas para los diversos sectores como son: calidad, salud ocupacional,
responsabilidad social y ambiental. Esto demuestra que esta entidad financiera hace un
buen uso de las herramientas para lograr una planeación de acuerdo con lo establecido en

7
la Teoría Administrativa, aunque en la realidad es muy poco lo que se aplica debido a los
intereses personales que tiene cada cabeza de oficina.

2.8 ESTRATEGIAS

El Banco de las Microfinanzas “Bancamia S.A.” tiene unas estrategias establecidas, que
posee una serie de elementos para lograr los objetivos propuestos, tales como:
 Segmentar los mercados de Micro y pequeñas empresas por nivel de desarrollo y
ubicación geográfica.
 Rentabilizar al Banco en su mezcla de clientes del activo, con clientes de alto
promedio y bajo promedio.
 Optimizar uso de capacidad instalada para oficinas.

El Banco de las Microfinanzas “Bancamia S.A.” tiene una planeación estratégica y táctica
establecidas como tal, que conforman las herramientas para alcanzar las metas las cuales
están acorde con lo establecido por la entidad.

Las estrategias dentro de la planeación tienen mucha influencia porque son las que le
indican a la entidad las maneras como se deben esquivar las dificultades para poder llegar a
cumplir las metas establecidas por la alta dirección.

El Banco del Microfinanzas “Bancamia S.A.” al tener las estrategias establecidas, se

encuentra preparado para afrontar las diferentes dificultades ya sean internas o externas,
que se presenten en el camino hacia el cumplimiento de los objetivos. En entidades
financieras es muy factible ser víctima de factores externos como la variación del ambiente
económico lo que puede llevar a una entidad a decaer o tal vez a sufrir una crisis financiera,
pero en el caso de la entidad en mención como tiene las estrategias bien claras, está
preparada para esquivar o mitigar los impactos negativos del ambiente que los rodea.

8
(Ver Anexo 5).

2.9 METAS

El Banco de las Microfinanzas “Bancamia S.A.” tiene unas metas que están bien
establecidas porque especifican el monto que quieren alcanzar a corto plazo según
parámetros de la entidad, como también la forma cómo se ha establecido las mismas, para
que sean claras y concretas. Estas características indican que las metas aplican elementos de
la Teoría Administrativa donde la empresa tiene en cuenta, estos componentes para realizar
bien sus procesos.

El Banco de las Microfinanzas “Bancamia S.A.” tiene metas que se ajustan a la razón
comercial de la entidad, es decir, que lo establecido por las directivas de dicha entidad
financiera está aproximado a la realidad ya que incluyen diferentes variables que pueden
afectar el fin último de la entidad. Por eso esta entidad financiera año tras año ha venido
reformando la estructura para que estas metas se cumplan y hagan quesea más competitiva
y así cumplir con el proceso administrativo planteado por la Teoría Administrativa, donde
establece que las metas son indispensables al momento de realizar la planeación en los
entes económicos.

(Ver Anexo 6).

CAPITULO III

3. ORGANIZACIÓN

La organización como segundo elemento del proceso administrativo, nos permite a través
de ella establecer la división del trabajo y la estructura necesaria para su funcionamiento.

9
Con sus principios y herramientas, se establecen los niveles de autoridad y responsabilidad
de cada uno de los departamentos de la Entidad Financiera.

3.1 REQUISITOS LEGALES DE CONSTITUCIÓN (NATURALEZA

JURÍDICA)

El BANCO DE LAS MICROFINANZAS BANCAMIA S.A, dentro de sus estatutos

actualizados según reforma estatutaria, con Escritura Pública 1468 del 22 de abril de 2010
en la Notaria 17 del Círculo de Bogotá, indica que la constitución fue autorizada por la
Superintendencia Financiera de Colombia, mediante Resolución 543 del ocho (8) de abril
de 2008, creada como una sociedad por acciones, de la especie de las anónimas, de
nacionalidad colombiana.

(Ver anexo 1)

3.2 ORGANIGRAMA

Teniendo en cuenta que la organización es el segundo elemento del proceso de

administración, mencionado al inicio de este capítulo, el cual tiene como función
principal, fortalecer y ser un medio para cumplir el primer elemento; llamado planeación.

La estructura de la Entidad Financiera pretende establecer un orden jerárquico y de

autoridad distribuyendo bien las labores, evitando pérdidas de tiempo y recursos, teniendo
en cuenta que este proceso requiere del talento humano y de su eficaz desempeño.

La estructura organizacional de la Entidad Financiera BANCO DE LAS

MICROFINANZAS BANCAMIA S.A, tiene una tendencia tanto vertical como

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horizontal, lo cual indica un orden jerárquico mixto, que permite que todos los lugares de
trabajo se vean reflejados en él. Donde el conjunto de cargos directivos y representativos
del ente, están dispuestos orgánicamente en una línea de autoridad descendente y hacia la
izquierda presentando igualmente una línea staff o de asesoría.

Esto implica que algunos de los niveles inferiores no tienen comunicación directa con la
Alta Gerencia sino con su primer Jefe quien a su vez dependerá de otra persona. De cierta
forma la Gerencia ha delegado funciones teniendo más tiempo y espacio para actuar en la
Entidad Financiera, sin embargo puede llegar a generarse un impacto negativo al no poder
contar con la opinión y el apoyo de todos sus colaboradores.

El organigrama debe ser flexible a los cambios y actualizaciones de acuerdo a las

necesidades de la Entidad Financiera y del medio. La estructura de BANCAMIA S.A,
además de tener un organigrama a nivel general, presenta algunos por departamentos.
Donde indica el nombre de la persona encargada de su área y muestra cada una de las
actividades o funciones que ellas realizan dentro de la Entidad Financiera.

(Ver anexo 2).

3.3 NOMINA Y MANEJO DE PERSONAL

La nomina es una herramienta que la Entidad Financiera tiene para relacionar los valores a
favor del empleado como remuneración a sus labores diarias, igualmente las deducciones
ocasionadas en cada periodo para determinar el neto a pagar por el total de sus días
laborados.

Dentro de la estructura de Dirección General encontramos la Vicepresidencia Ejecutiva

dirigido por la Dra. Margarita Correa Henao, quien tiene a su cargo cinco vicepresidencias,
dentro de las cuales encontramos la Vicepresidencia de Talento Humano quien es dirigido

11
por el Dr. Juan Manuel Rincón Pico, encargado junto con un grupo de colaboradores
(auxiliares contables).
(Ver anexo 3).

3.4 PROCESO DE SELECCIÓN EMPLEADOS

Dentro del Reglamento Interno del BANCO DE LAS MICROFINANZAS BANCAMIA

S.A, en el Capítulo II, indica las condiciones de admisión, donde es indispensable
presentar la solicitud por escrito y adjuntar documentos descritos en el documento en
mención.

(Ver anexo 4)

3.5 MANUAL DE CARGOS Y FUNCIONES

El manual de cargos y funciones, nos permite establecer las diferentes funciones que
realizaran cada una de los empleados, dependiendo del cargo que desempeña dentro de la
Entidad Financiera.

En el BANCO DE LAS MICROFINANZAS BANCAMIA S.A, el manual está dividido

por departamentos, especificando en cada cargo el correspondiente manual, manejado a
través de diferentes tipos de divisiones las cuales son tratadas de acuerdo a los procesos que
se manejan en toda la Entidad Financiera, proporcionando una mayor organización.(Ver
anexo 5).

3.6 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

12
El BANCO DE LAS MICROFINANZAS BANCAMIA SA., da a conocer la matriz del
ciclo que tiene la Entidad Financiera a traves del manual de procesos y procedimientos que
ha implementado.

Este proceso maneja un contenido, donde podemos identificar documentos de planeación

corporativa, que tienen relación con la responsabilidad de cada miembro de la Institución,
donde relaciona los diferentes reglamentos que la Entidad Financiera viene manejando para
que exista mayor organización y por ende un mejor rendimiento para el logro de los
objetivos de la Entidad Financiera.
Igualmente realizan seguimiento a cada uno de estros procesos, con el fin de que haya
retroalimentación entre las áreas de la Entidad Financiera con la gerencia o los cargos de
alto rango.

(Ver Anexo 6).

3.7 REGLAMENTO INTERNO

Este se presenta como un requisito fundamental que toda Entidad Financiera debe
implementar, debido a que se convierte en una norma reguladora de las relaciones internas
de la Entidad Financiera con el trabajador. Siempre que no se vean afectados los derechos
mínimos del trabajador, es una herramienta indispensable para resolver los conflictos que
se presenten dentro de la Entidad Financiera.

El reglamento interno del trabajo está reglamentado por los artículos 104 a 125 del código
sustantivo del trabajo, considerando, claro está, las derogatorias que hizo el la ley 1429 de
diciembre 29 de 2010.

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De conformidad con lo señalado por la Superintendencia Financiera de Colombia,
principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación establecidos
por la Junta Directiva, la alta dirección y demás empleados del BANCAMIA S.A

Además de contar con un reglamento interno de trabajo, el BANCO DE LAS

MICROFINANZAS BANCAMIA S.A, cuenta con reglamentos adicionales que van
dirigidos a la Junta Directiva y los Comités que se han conformado en la Entidad
Financiera.

Dentro de estos reglamentos encontramos:

a. Reglamento de Junta Directiva.
b. Reglamento de Comité de Auditoría.
c. Reglamento de Comité de Gobierno Corporativo.
d. Reglamento de Comité de Crédito.
e. Reglamento de Comité SARLATF.
f. Reglamento Comité de Activos.
g. Reglamento Comité de Nombramientos.
h. Reglamento Asamblea General de Accionistas.

(Ver anexo 7).

CAPITULO IV

3: DIRECCIÓN

A través de este elemento de la administración se busca reunir la planeación y la

organización dándole un rumbo coherente a la gestión que viene desarrollando la empresa;
permitiendo que el alcance de los objetivos y metas sean de mayor facilidad e interés para
todos los miembros de la entidad financiera y los clientes externos.

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La dirección logra enfocarse en el talento humano y en la comunicación e interacción de la
entidad financiera, no solo internamente sino también con su medio exterior, buscando
siempre la satisfacción del cliente e implementando estrategias para las diversas
situaciones, tales como algoritmos como “Cliente busca ser atendido” (Anexo…) y “Cliente
desea hacer un pago, un desembolso o un deposito y la oficina se encuentra sin línea”
(Anexo ….) adquiriendo de esta manera un mayor nivel de competencia y eficiencia por
medio del liderazgo y la motivación que concluye en un proceso eficaz listo para ser
controlado y proyectado a nuevas metas.

3.1 ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS

Es una forma de administración donde su base se constituye a partir del establecimiento de

objetivos tanto a nivel General, es decir abarcando las metas Globales a largo plazo y a
nivel Especifico, determinando los objetivos de cada Zona, Sección o Departamento
Administrativo, sin perder congruencia con el objetivo General de la entidad financiera.

En el Banco de las Microfinanzas BANCAMIA S.A. estos objetivos son revisados una vez
al año por los miembros de la asamblea general con el fin de asegurarse de que sean
coherentes con las políticas de calidad y satisfacción del cliente.

EJEMPLOS

- Cada ejecutivo de oficina tiene como meta tramitar como mínimo sesenta (60)
microcréditos mensualmente
- Los gestores de Microfinanzas de cada oficina escogen aleatoriamente a un número
determinado de clientes para escuchar sus quejas, reclamos, sugerencias y aspectos
positivos sobre su experiencia crediticia, con el fin de mejorar cada día más y satisfacer
mejor al cliente

15
 4.1 DIVISIONES DE LA EMPRESA

La entidad financiera BANCAMIA S.A. está basada en regionales las cuales tienen metas
establecidas.

Las regionales existentes dentro de la empresa BANCAMIA S.A. son cinco:

a. Regional Cundinamarca
b. Regional Norte
c. Regional Sur
d. Regional Antioquia
e.

Los Jefes de estas regionales tiene metas generales como son las de minimizar la cartera,
llevar a cabo mas recaudo, reducir las pérdidas de microcréditos.

3.2 MOTIVACIÓN

La motivación que maneja la entidad financiera BANCAMIA S.A. con sus trabajadores
por su compromiso en cada uno de sus objetivos y por su desempeño frente a las tareas
asignadas se manifiesta mediante incentivos, de los cuales se pueden resaltar los siguientes:

CRÉDITOS EDUCATIVOS: La entidad financiera BANCAMIA S.A. sirve como un

apoyo financiero para el desarrollo profesional de sus trabajadores

AUXILIO DE NACIMIENTO: La entidad financiera BANCAMIA S.A. concederá un

incentivo económico con motivo del nacimiento de un hijo de una trabajadora

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SEGURO DE EXEQUIAS: La entidad financiera BANCAMIA S.A. brindará un apoyo
económico a sus trabajadores con motivo del fallecimiento de algún miembro de su núcleo
familiar

AUXILIO VISIOMETRÍA: La entidad financiera BANCAMIA S.A. otorgará un subsidio

económico para lentes, lentes de contacto y montura para los trabajadores que tengan una
antigüedad mínima de 2 años

3.3 COMITÉS

Los comités que se manejan en la entidad financiera BANCAMIA S.A. son comités
participativos asignados a cada una de las divisiones que son llamados comités de salud
ocupacional, de gerencia, técnico, de cartera y de pérdidas.

Es muy importante la existencia de comités dentro de la entidad financiera para asignar los
diversos asuntos administrativos a los colaboradores que se reúnen para discutir y tomar
una decisión en conjunto.

Las soluciones son mas objetivas ya que representan la conjunción de varios criterios, se
comparten la responsabilidad entre todos los que integran el comité, no recayendo aquella
sobre una sola persona permite que las ideas se fundamenten y se critiquen, aprovechando
al máximo los conocimientos especializados.

Entre los diversos comités encontramos …………………..

3.4 AMBIENTE DE TRABAJO

La entidad financiera BANCAMIA S.A. por intermedio de los diversos comités Jefe de
División de Recursos Humanos y al interior de cada sucursal tiene una tendencia a manejar

17
una relación entre empleados de una manera acorde a su código de ética y manual de
conducta, sin embargo pese al formalismo en las relaciones se puede sentir y palpar el
ambiente de compañerismo y solidaridad que hay entre los empleados y entre el jefe con
los empleados

3.5 COMUNICACIÓN

La entidad financiera BANCAMIA S.A. utiliza diferentes medios de comunicación para

mantener el continuo contacto tanto con sus empleados como con sus clientes,
estableciendo así mayor cercanía y además los mantiene informados de todos los cambios
o modificaciones que tenga la empresa tanto en el ámbito comercial como en el
administrativo.

La comunicación interna es manejada de acuerdo a las necesidades o las situaciones por la

que esté pasando la entidad financiera BANCAMIA S.A.

3.6 LIDERAZGO

La entidad financiera BANCAMIA S.A. tiene unos directivos administrativos con muy
buenas aptitudes y actitudes que le permiten dirigir a la entidad financiera correctamente.
Son ejecutivos preparados en cada una de las áreas donde son designados Los jefes son
participativos y cada proceso tiene un líder a cargo; ellos trabajan en el proceso pero con la
participación de sus colaboradores.

3.7 PUBLICIDAD

18
La entidad financiera BANCAMIA S.A. por medio de boletines informativos, en las
facturas de pago de los créditos, por medio de volantes, por medios televisivos, medios
radiales, por internet

CAPITULO V

4. CONTROL

Teniendo en cuenta que el control es la función administrativa por medio de la cual se

evalúa el rendimiento de toda entidad financiera, el Banco de las Microfinanzas
“BANCAMIA S.A.” ha definido un sistema de gestión de calidad que le permite evaluar y
forjar el desempeño individual y organizacional, que tiene como propósito alcanzar una
meta en común, a través de diversos planes establecidos y de los recursos que se tengan.

(VER ANEXO 1)

Es en ese momento cuando nace el sentido de la administración en esta entidad financiera,

es decir, aquel proceso que llevan a cabo los miembros para alcanzar sus objetivos.

El control llevado en esta entidad se realiza bajo procedimientos o manuales que rigen
cada área de la empresa, tales como:
 Manual de políticas de comunicaciones
 Manual de manejo de efectivo
 Manual de sistema de atención al consumidor
 Manual políticas de vacaciones
 Manual de políticas de gestión documental
 Manual del sistema de gestión social y ambiental

19
 Manual de políticas contables
 Manual de políticas de cargos diferidos
 Manual de atención al usuario de asesoría jurídica
 Manual de políticas de cuentas de ahorro
 Manual de salud ocupacional
 Manual de políticas de seguridad bancaria
 Manual de políticas, prevención y control del fraude
 Manual modelo del sistema de control interno

(VER ANEXO 2)

4.1 CONTROL INTERNO

El control interno en el banco de las Microfinanzas “BANCAMIA S.A.” es un sistema

diseñado para proporcionar seguridad en el cumplimiento de los objetivos de la entidad.
Involucra la junta directiva, la gerencia general y demás personal de la entidad financiera.
Dicho control si cumple las características que se manejan y manifiestan seguridad dado
que poseen un inspección y vigilancia para que en cada uno de los procesos se logren
resultados favorables tanto para sus clientes externos como internos.

4.2 Lucha Para La Corrupción

El Banco de las Microfinanzas “BANCAMIA S.A.” en cumplimiento a lo estipulado por la

Superintendencia Financiera, la cual establece un control de seguridad para evitar el lavado
de activos y la financiación del terrorismo, ha implementado una política de lucha contra la
corrupción, a la cual se le llama SARLATF “Sistema de Administración de Riesgo, Lavado

20
de Activos y Financiación del Terrorismo” y las estrategias han resultado eficaces porque
se han encargado de:

1. Fortalecer los valores éticos de los trabajadores.

2. Mejorar la eficiencia y transparencia de la contratación.
3. Impulsar la participación ciudadana en el control social
4. Efectuar un seguimiento continuo a las actuaciones de los trabajadores sin ningún tipo
de distinción.

De lo anterior podemos decir que El Banco de las Microfinanzas “BANCAMIA S.A”, se

preocupa por hacer un seguimiento de los procesos que se manejan como lo son los
lineamientos establecidos y busca mecanismos que ayuden a evitar actos ilícitos que
puedan impedir su buen funcionamiento y pongan en duda su credibilidad ante el cliente,
por ello se preocupa por que cada uno de sus colaboradores estén fortalecidos en cuanto a
valores éticos y morales, manteniendo un seguimiento a la labor realizada por cada uno de
sus colaboradores.

(VER ANEXO 3)

4.3 REVISORIA FISCAL Y AUDITORIAS ESPECIALES

4.3.1 Control de documentos

El Banco de las Microfinanzas “BANCAMIA S.A” realiza desde el control de los

documentos tal como fue expresado por el gerente encargado de la oficina Pitalito, quien a
su vez informo que cuentan con un manual de procedimientos para cada función.

El Banco de las Microfinanzas “BANCAMIA S.A” cuenta con una adecuada e innovadora
forma de implementar las nuevas tecnologías de la información y la comunicación para
recibir derechos de peticiones, quejas y reclamos y demás instrumentos que se manejan

21
dentro del proceso de control de documentos, tanto digitales como físicos, cuyo proceso se
realiza desde la petición del cliente hasta su tramite final. Este proceso lo llevan mediante
un sistema interno llamado PQR´S, el cual es un programa en el que se suben todas las
inconformidades de los clientes, información que es enviada a una central en la oficina
principal, donde se busca de forma inmediata dar solución a dicha petición, queja reclamo.
Esta entidad ha designado mediante Outsourcing como asesoría en revisoría fiscal a la
firma DELOITTE & TOUCHE, empresa con amplia trayectoria a nivel nacional e
internacional, nombrada por La Asamblea General de Accionistas y un revisor fiscal
llamado Andrea Josefa Chavarro Muñoz y un revisor fiscal suplente llamado Paula
Andrea Alvarez Rodriguez

(VER ANEXO 4)

4.3.2 Control de los registros

El Banco de las Microfinanzas “BANCAMIA S.A” Aplica controles a los registros del
SGC “Sistema de Gestión de Calidad” desde el proceso de planeación mediante
procedimientos documentados internamente.

4.3.3 Revisión

La gerencia de riesgo operacional, realiza un desempeño recomendable al revisar el sistema

de gestión de calidad como mínimo cada dos veces al año, con el fin de verificar si es
adecuado, conveniente y eficaz, identificando oportunidades de mejora.
En el caso de que en un procedimiento surjan cambios de fondo (agregar, modificar o
eliminar un paso) se deberá llevar nuevamente al comité de calidad para su aprobación.

 Información de entrada para la revisión: La información establecida por la Norma

ISO 9001-2008 como entrada para la revisión, y el formato hoja de chequeo revisión por
la dirección implementada por la entidad.

22
 Resultado de la revisión por la dirección: Como resultado de esta revisión, se genera
como registro el acta de revisión por la dirección, la cual dejara constancia de las
actividades desarrolladas y cada una de las acciones de mejora tomadas, las cuales estarán
enfocadas a la mejora de la prestación del servicio buscando la satisfacción y el
cumplimiento de los requisitos expresados por el cliente.

4.4 CONTROL CONCURRENTE

Es la revisión permanente de las actividades para dar seguimiento al proceso de control y

así mantener la calidad y prestar un mejor un servicio a los clientes externos, y lo hacen los
gerentes de cada sucursal a través de listas de verificación o listas de chequeo.

4.5 ENTES DE CONTROL, VIGILANCIA Y REGULACIÓN

El Banco de las Microfinanzas “BANCAMIA S.A” es una entidad financiera respetuosa de

la ley, que acata las decisiones de las autoridades y cumple las disposiciones que de estas
emanan, la mayor autoridad en este caso es la superintendencia Financiera de Colombia.

4.6 AUDITORIA INTERNA

Se realiza sorpresivamente una vez al año, de acuerdo a lo establecido por la gerencia

nacional de Red de la entidad financiera, el cual es un audito externo contratado por la
entidad financiera

(VER ANEXO 5)

23
 4.7 AUDITORIA EXTERNA

Las auditorías externas incluyen lo que se denomina generalmente auditorias de segundo y

tercer grado. Las auditorias de segundo grado, se llevan a cabo por partes que tiene un
interés en la organización, tal como los clientes, o por otras personas en su nombre. Las
auditorias de tercer grado se llevan a cabo por organizaciones auditoras independientes y
externas, tales como aquellas que proporcionan el registro o las certificaciones de
conformidad de acuerdo con los requisitos de las Normas ISO 9001:2008

4.7.2 Auditoria combinada

Seguimiento y medición de los procesos.

Mediante los diferentes comités y las reuniones mensuales de gestión de proceso, se realiza
la evaluación periódica a cada uno de los procesos acorde a su respectivo plan de acción.
Con el fin de verificar la eficacia y la implementación de las acciones correctivas,
preventivas y de mejora que haya, igualmente los procesos son medidos de acuerdo a la
tendencia de los indicadores que se han diseñado para lograr el cumplimiento de los
objetivos estratégicos de calidad de la entidad y se consolida en el respectivo plan de
acción y el plan de gestión institucional.

Mejora continua

La organización debe mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de calidad

mediante el uso de las políticas, objetivos, resultados de las auditorias, análisis de datos,
acciones correctivas y preventivas y la revisión por la dirección general del banco en
cabeza de su presidenta la doctora MARÍA MERCEDES GÓMEZ DE BAHAMÓN.

24
 4.7.3 Auditorias especializadas

La junta directiva podrá obtener bajo su criterio la realización de auditorías especializadas

de la entidad, empleando para ello firmas de reconocida trayectoria.

4.8 REVISORÍA FISCAL

La Revisoría Fiscal en la entidad está enmarcada dentro de los cánones de confianza para
brindar credibilidad al Estado, inversionistas, clientes, terceros y en general a todo el
entorno interno y externo de la entidad financiera.
El Banco de las Microfinanzas “BANCAMIA S.A” cuenta con un revisor fiscal el cual es
elegido por la asamblea general de accionistas. Es el encargado de dictaminar los estados
financieros de la Entidad con sujeción a las normas de auditoría de general aceptación.
Igualmente, revisa y evalúa sistemáticamente los componentes y elementos que integran el
control interno, en forma oportuna e independiente en los términos que señala la ley.

El Revisor Fiscal cumple su objetivo al determinar si los estados financieros cumplen con
las normas legales, evalúa el buen manejo de los recursos como también el grado de
eficacia y eficiencia de la Entidad financiera en el logro de los objetivos previstos.

Las funciones de la revisoría fiscal se encuentran establecidas por la ley y los estatutos de
la Entidad financiera.
Ver anexo ¿??? ESTATUTOSSSSSSSSSSSSSSSSSSS

4.9 INFORMACIÓN

El Banco de las Microfinanzas “BANCAMIA S.A” garantiza una información eficaz y

asegura a los grupos de interés un acceso regular y equitativo.

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La Entidad financiera afirma que la información será revelada de forma simultánea a todos
sus destinatarios.

La información relevante sobre la entidad financiera comprende:

a) Estructura y política de gobierno corporativo
b) Factores de riesgo y medidas para enfrentarlos.
c) Situación financiera
d) Conflictos de interés
e) Auditorias

La entidad financiera realiza seguimiento y control oportuno y eficiente a los diferentes

contratos suscritos con las firmas para la recuperación de cartera obteniendo así unos
óptimos resultados de flujo de efectivo.

4.9.1 DESTINATARIOS DE LA INFORMACIÓN

Se encuentran como destinatarios de la información, entre otros:

1. Las autoridades
2. Los accionistas
3. La junta directiva y sus miembros
4. El revisor fiscal
5. Las superintendencias competentes
6. La comunidad
7. Los medios de comunicación

4.9.2 Grupos de Interés

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El Banco de las Microfinanzas “BANCAMIA S.A” reconoce que su éxito como entidad
financiera y su proyección en la comunidad depende de las relaciones que posee con sus
clientes internos y externos.
Es importante el análisis que hace el Banco de las Microfinanzas “BANCAMIA S.A” al
reconocer su buena acogida con la comunidad que se ve beneficiada de sus servicios.

4.9.3 Infraestructura

El Banco de las Microfinanzas “BANCAMIA S.A” cuenta con la infraestructura necesaria

y adecuada, para la realización de cada una de sus actividades tanto a nivel administrativo,
operativo y de contingencias.

Con el fin de preservar la prestación del buen servicio, el Banco de las Microfinanzas
“BANCAMIA S.A” ha implementado en el proceso gestión tecnológica un sistema para
identificar el hardware y software utilizado en los procesos comerciales y registrar las
características y las acciones de mantenimiento realizadas en ellos; este sistema es
manejado por un grupo de personas a los cuales se les llama mesa de ayuda y están
instalados en la oficina principal ubicada en Bogotá

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