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ACTIVIDAD UNIDAD II
CICLO PHVA
EMPRESA TROUT-CO SAS

MARYUXI YERALDIN BARRERA SUAREZ

ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
BOGOTÁ D.C., COLOMBIA.
MARZO 10 DE 2018

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INTRODUCCIÓN

Con el paso del tiempo las empresas sean confrontado un nivel alto de competencia,
donde para poder cumplir sus objetivos, metas y asegurar su sostenibilidad deben
realizar mejoras continuas, en el cual el ciclo de PHVA es una herramienta de
gestión por etapas de gran utilidad para cualquier tipo de organización que contribuye a
posicionar la empresa en condiciones más favorables y sostenibles con el tiempo. Los
siete principios de la calidad ayudan a garantizar el cumplimiento de la calidad dentro
de la organización todos los integrantes deben conocerlas para que así puedan ser
aplicadas correctamente.
Para la aplicación del ciclo de PHVA se escogió la empresa TROUT-CO S.A.S donde
se conoció elementos básicos de la organización como su actividad económica la
crianza y venta de trucha Arco Iris, se utilizó para el desarrollo de la actividad el proceso
de contabilidad, y para llevar acabo la aplicación de los siete principios de la calidad
estipulados en la ISO 9001:2015 el cargo de auxiliar contable.

OBJETIVOS
Desarrollar el ciclo de PHVA en el proceso de contabilidad y aplicar los siete principios
de la calidad al cargo de auxiliar contable en la empresa TROUT-CO S.A.S.

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DESARROLLO DEL CONTENIDO

TROUT-CO SAS

Figura 1. Imagen de Trout-Co SAS

Fuente: http://www.trout-co.com

1. HISTORIA DE LA EMPRESA
TROUT Co. S.A.S. nace del interés de un grupo profesionales y colegas, que
lograron fusionar tres mentalidades empresariales: La experiencia en la actividad
acuícola y piscícola, la coincidencia en la visión del negocio, y la convicción de aportar
a la dinamización de la actividad exportadora en Colombia, permitiendo a su vez,
mejorar las condiciones de la producción acuícola nacional; consolidando un trabajo
mancomunado entre productores, comunidad y entidades de fomento; con el fin de
unificar la calidad de sus truchas convirtiéndolas en un producto diferencial y
competitivo.

TROUTCo S.A.S se constituyó en agosto del año 2009, como una Sociedad por
acciones simplificada. Proyectando un crecimiento mesurado y enfocado a la
exportación en el mediano plazo.

La unidad directiva de TROUTCo SAS, está conformada por un equipo multidisciplinario

y empresarial. Profesionales conocedores del sector acuícola y piscícola en Colombia,
con más de 10 años de experiencia en empresas de renombre nacional.

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1.1.1. MISIÓN

Producir, procesar y comercializar trucha arco iris de alta calidad, en presentación

fresca y congelada, con alto sentido de responsabilidad en el cuidado y preservación
del medio ambiente, buscando las oportunidades de desarrollo para sus colaboradores,
la salud de los consumidores y el bienestar de la comunidad.

1.1.2. VISIÓN
Trout Co SAS, será en el 2020 una compañía acuícola líder en el mercado internacional
y con proyección global, manteniendo un crecimiento sostenible, generando valor para
los accionistas, mejorando la calidad de vida a sus colaboradores y logrando
la satisfacción de clientes y consumidores.

1.1.3. POLÍTICAS
Política de capacitación.

Proporcionar al personal programas de capacitación y formación constantemente que

permita la adquisición de nuevos conocimientos para la superación personal y la
implementación y aplicación de estos en las labores diarias.

Política del medio ambiente.

Cumplir con las leyes, normas, reglas y parámetros aplicables a la piscicultura por
Corporación Autónoma Regional de Boyacá y Corporación Autónoma Regional de
Cundinamarca, ambientalistas, gobierno etc. Para el cuidado y preservación del medio
ambiente.

Política del producto.

Trout-Co SAS produce trucha Arco Iris con un peso promedio de 450 gramos,
empacada al vacío y con un tiempo de conservación no mayor a los 2 meses cuando
es congelado y de 48 horas para el considerado como fresco, el producto fresco en las
siguientes presentaciones: sin collar, filete, corte Premium producto congelado,
producto glaseados productos procesados.

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Política de calidad y servicio al cliente.

Trout-Co SAS vende trucha Arco Iris de alta calidad al mercado local, nacional e
Internacional siempre al servicio de los clientes y precios razonables.

1.1.4. VALORES

Integridad

Nuestra Organización se caracteriza por el actuar ético, honorable, recto, honesto y

respetuoso tanto de las normas y leyes como del medio ambiente.

Comunicación abierta

Mantenemos una comunicación fluida con todos los factores de la organización para
analizar y resolver los temas de mayor relevancia del sector, mediante la práctica de un
dialogo transparente y propositivo.

Confianza

Cumplimos con lo prometido al ofrecer los mejores productos y servicios a un precio

justo, razonable, de excelente calidad y servicio al cliente

Trabajo en Equipo

Con el aporte de todos los que intervienen en los diferentes procesos de la empresa
buscamos el logro de los objetivos organizacionales. Expresamos satisfacción por los
éxitos de los demás, apoyamos el desempeño de otras áreas y fomentamos el
intercambio de información y experiencia.

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1.2. MAPA DE PROCESOS.

Figura 2: Mapa de procesos TROUT-CO SAS

Fuente: Manual de procesos y procedimientos, Trout-co SAS

1.3. ANÁLISIS DEL PROCESO

Contabilidad que hace parte de los procesos de apoyo en Trout-Co SAS es el proceso
escogido para realizar el análisis dentro de la empresa, el siguiente diagrama de flujo
permite conocer la secuencia en la cual se lleva a cabo las diferentes actividades
dentro del área, y así coadyuvar a la identificación de las debilidades, oportunidades,
fortalezas y amenazas (DOFA).

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1.3.1. DIAGRAMA FLUJO DE PROCESO CONTABILIDAD

INICIO

CONTADOR

Ingreso de facturas
de compra, venta
y Notas Credito
Auxiliar
contable

Revisiòn y verificaciòn
De documentos

No Documentos
Correctos?

Si
Clasificaciòn y organizaciòn
de documentos

Facturas de ventas
Facturas de compra

Notas Credito

Auxiliar
Pago de facturas contable
de compra

Pago a proveedores

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Cobro de las ventas

a credito

Analisis de las
exportaciones

Ajuste de cuentas
en el sistema
Documentos y
archivos de
respaldo Si

Auxiliar
contable
Registro en el sistema Error en
contable -helisa el registro?

Elaboraciòn de
facturas No
Elaboraciòn de Notas
Credito
Notas Debito Enviar el documento
Comprobaste al area de destino
de egreso
Comprobaste
de caja
Auxiliar
contable
Elaboraciòn de
cheques dif. pagos
Cancelaciòn
de viaticos
Elaboraciòn de
nomina
Retenciòn en la
fuente e IVA

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Libro diario

Libro mayor

Elaboraciòn de
balances y estados
financieros

Informes
contables

Comunicaciòn

Anàlisis de
los informes

Aprobaciòn

FIN

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1.4. PROBLEMA U ERROR EN EL PROCESO

La siguiente matriz DOFA permite realizar un análisis interno (Fortalezas y Debilidades)

y externo (Oportunidades y Amenazas) al proceso de contabilidad en la empresa la
cual posibilita conocer los aspectos que se deben mantener y aprovechar (Fortalezas y
Oportunidades) y los aspectos que se deben corregir o suprimir del proceso como
también aspectos externos que pueden llegar a obstaculizar el alcance de los objetivos
de la organización (Debilidades y Amenazas).

Tabla 1: Análisis DOFA

PROCESO DE CONTABILIDAD TROUT-CO SAS
ASPECTOS POSITIVOS
FORTALEZAS OPORTUNIDADES
* Se tiene un sistema de software contable / helisa. *Asesoría Fiscal y financiera.
* El personal del área esta calificado. *Mejores software.
* existe compromiso de llevar a cabo las funciones correctamente. *Innovación del proceso.
*Elaboración y análisis de los estados financieros mes a mes. *Facilidad para acceder a la tecnología.
* Se cuenta con un coordinador del área.
* se realiza arqueos constantes a la caja menor.
ASPECTOS NEGATIVOS
DEBILIDADES AMENAZAS
* Faltan realizar capacitaciones sobre actualización de normatividad. * Perdida de la información o documentos.
* Exceso de funciones para el personal del área. *Situación económica del país.
* El contador general no labora todos los días (prestación de servicios). *Resistencia a los cambios tecnológicos.
* Falta recursos humanos para cumplir con los objetivos de la empresa. *Modificación de normatividad constante.
* Disponibilidad de los equipos.
*la clasificación y organización de documentos es demorada y desgastante.
* Equivocaciones en los asentamientos contables en el sistema ( Helisa).

Fuente: Autor

Las actividades desarrolladas en el proceso de contabilidad de la empresa Trout-Co

SAS, presentan problemas o fallas, como:

 Falta realizar un seguimiento a las actividades realizadas por el personal que

conforman el área de contabilidad
 No se realizan constantemente copias de seguridad de los documentos recibos
como de los despachados.

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1.5. ESTANDARIZACIÓN

Para el proceso Compras de materia prima se propone la creación de algunos

procedimientos y la secuencia de los mismos; basados en la información obtenida de la
matriz DOFA; donde se evidenciaron las causas que generaban problemas
obstaculizando el desarrollo del proceso, por lo cual se proponen algunos
procedimientos para lograr el cumplimento a satisfacción de las actividades del proceso
de contabilidad

 Constituir un procedimiento para establecer un cronograma de capacitaciones

con la finalidad de que cada trabajador tenga el conocimiento suficiente sobre la
actualización de la normatividad que acobije a la empresa.

 Definir un procedimiento específico para la corrección y verificación, cuando se

realizan asentamientos contables erróneos en el sistema, que pueden estar
afectando los balances generales o estados financieros y por ende puede
contribuir a la toma de decisiones equivocas financieras de la empresa.

 Desarrollar un procedimiento para realizar comparaciones de las actividades

con periodos anteriores con la finalidad de establecer un punto de referencia
para el trabajo del personal.

 Diseñar y crear un sistema que permita consolidar la documentación facturas,

recibos, entre otros para que sean procesados todos a la vez y así lograr ahorrar
tiempo y esfuerzo.

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1.6. ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD

En la siguiente tabla se expone el aseguramiento de la calidad del proceso de

contabilidad en la empresa Trout-Co SAS.

Es de importancia conocer a que hace referencia cada uno de los indicadores, un

indicador de eficacia mide el grado de cumplimiento de un objetivo, un indicador de
eficiencia mide la relación entre los productos y servicios generados con respecto a los
insumos o recursos utilizados, (Armijo, 2010) un indicador de efectividad involucra la
eficiencia y la efectividad, es decir, el logro de los resultados programados en el tiempo
y con los costos más razonables posibles, (Mejia C).

Tabla 2. Aseguramiento de la calidad

ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD
Proceso de Contabilidad
OBJETIVO Proporcionar información por medio de los balances generales, y estados financieros sobre
la situación económica y financiera de Trout-Co SAS de una manera continua, ordenada y
sistemática, con el fin de conocer los resultados para tomar decisiones adecuadas.
ALCANCE Proceso que inicia con la recepción de documentos facturas de compra de venta y Notas
Crédito y termina cuando se logra los estados financieros o balances generales de la
organización.
RESPONSIBLE Jefe de Contabilidad.
SEGUIMIENTO (Indicadores) CONTROL (Metas)
EFICACIA Total de balances generales o estados Lograr entregar los documentos (Balance
financieros / tiempo estipulado de entrega. general o estados financieros) en los tiempos
estipulados por la alta gerencia.
EFICIENCIA Costo $ promedio de los balances generales cumplir con el presupuesto establecido para
o estados financieros entregados. el área de contabilidad
EFECTIVIDAD Numero de balances generales o estados Obtener el balance general o estados
financieros entregados / números de financieros los primeros cinco días de cada
balances generales o estados financieros mes después de la fecha de cierre mensual
planificados. y/o anual.

Fuente: Autor

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1.7. APLICACIÓN DEL CICLO PHVA

Para la aplicación del ciclo PHVA, del mapa de procesos de la empresa Trout.Co SAS
se escogió el proceso de contabilidad.
Tabla 3. Ciclo PHVA
PROCESO DE CONTABILIDAD - TROUT-CO SAS
PLANEAR HACER
Establecer políticas contables. Realizar diferentes pagos (trasferencias, cheques, efectivo, cuentas
bancarias).
Definir la estructura del registro contable. Elaborar Estados Financieros e informes.
Programas los pagos u obligaciones. Asentamientos contables en el sistema.
Cronograma de actividades. liquidar y pagar nomina e impuestos.
Establecer el procedimiento para los asentamientos Generación de comprobaste de ingreso y egreso.
contables según documento.
Establecer indicadores de control. Consolidar información facturas, recibos entre otros sistemáticamente.
Realizar control de caja (arqueo).
Cancelación de los viáticos al personal autorizado.
VERIFICAR ACTUAR
Medir el desempeño del sistema contable. Tomar decisiones sobre las falencias del proceso.
Analizar y verificar los estados financieros. definir acciones de mejora en cada una de las actividades.
Verificar el cumplimiento de las actividades del proceso Utilizar la tecnología (nube) para realizar copias de seguridad de la
por medio de indicadores. información mas relevante.
realización periódica de auditorias internas.

Fuente: Autor.

2. APLICACIÓN DE LOS PRINCIPIOS DE CALIDAD

En la siguiente tabla se presenta la aplicación de los siete principios de calidad ISO

9001:2015 al cargo de auxiliar contable que pertenece al área de contabilidad de la
empresa Trout-Co SAS.

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Tabla 4. Principios de Calidad

PRINCIPIOS DE CALIDAD
PRINCIPIOS EJEMPLO CUMPLIMIENTO
Entrega de recibos de caja de los pagos que Verificación del registro del correo certificado.
realiza los clientes.
ENFOQUE AL CLIENTE Entrega de cartera a los clientes como mínimo Mediante la verificación de la fecha y hora de
una vez al mes. los correos electrónicos enviados a las
dependencias interesadas.
Influir en los demás compañeros del área Incremento en el cumplimiento de las
desempeñando adecuadamente las funciones. funciones del personal del área.
LIDERAZGO
Explicarle a los compañeros los diferentes usos Mejora de las actividades desarrollas en el
del sistema contable que ellos no conozcan. sistema contable.
Proponer un sistema que permita consolidar la Proporcionando la propuesta del posible
documentación facturas, recibos, entre otros y así sistema.
COMPROMISO DEL
simplificar algunas funciones.
PERSONAL
Contribuir con el mantenimiento del Sistema Seguimiento de métodos y procedimientos de
contable, los equipos, la organización y archivo trabajo.
de documentos.
Rendir un informe de las funciones asignadas Realizar un informe mensual de las actividades
o labores desarrolladas
ENFOQUE A
Mantener la información del sistema contable a Conocer el estado financiero de la empresa en
PROCESOS
diario. cualquier, información veraz.

Capacitar a los trabajadores del área en cuanto a Aplicar la información suministrada en las
la actualización de normatividad que acobije a la capacitaciones.
MEJORA innovar con herramientas tecnológicas con la Utilizar eficientemente las herramientas
finalidad de ahorrar tiempo y esfuerzo. tecnológicas que proporcione la organización.

TOMA DE DECISIONES Revaluar las funciones del cargo, por exceso de Cambio del manual de funciones.
carga laboral
BADASA EN
Renovar en proceso de entrega de viáticos al Implementación de formato para cancelación
EVIDENCIAS
personal autorizado. de viáticos.
Mantener la comunicación con los clientes y Alimentar el formato de evidencia de
GESTIÓN DE LA proveedores. comunicación con clientes y proveedores.
RELACIÓN Informar a los clientes y proveedores sobre los Mediante la verificación de los medios de
estados de cuenta. envío de información.

Fuente: Autor

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CONCLUSIONES

 La matriz DOFA permite realizar un análisis completo interno donde se determina

las fortalezas y debilidades y un análisis externo para definir las oportunidades y
amenazas.

 El clico de PHVA o ciclo de Deming, es una herramienta que ayuda a la

organización a aumentar la rentabilidad de la organización, adquirir nuevos
mercados, reducir costos, optimizar la productividad entre otros.

 El clico de PHVA le permite a la organización encontrar una solución para

mantener la competitividad de los productos y alcanzar las metas propuestas
como adquirir otros clientes internacionales.

 La aplicación de los siete principios de calidad dentro de la organización

contribuyen a que cada actividad que se lleva acabo obtenga un mejor
desempeño y por ende una mejora de la empresa.

 La estandarización permite que los procesos dentro de la organización sean

realizados de una forma semejante por todos los involucrados, con el propósito
de asegurar la calidad de los productos o servicios.

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Referencias

ISO 9001:2015, Sistema de Gestión de la Calidad.

Armijo, M. (Mayo de 2010). Lineamientos metodológicos para la construcción de
indicadores de desempeño. Montevideo, Uruguay.
Blanco Diaz, G. (19 de Junio de 2017). Regulación de la Calidad y Seguridad Industrial,
Implantación del Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001 y Herramientas de
Calidad para la mejora Continua.
Mejia C, C. A. (s.f.). Indicadores de Efectividad y Eficiencia. Medellin, Colombia.
Pineda Sanchez, J., & Cardenas Olivos, J. (2014). “Implementación de Mejora Continua
Aplicando la Metodología PHVA de la empresa International Bakery SAC”.
Bogota.
Manual de procesos y procedimientos. TROUT-CO SAS
TROUT-CO SAS . Obtenido de http://trout-co.com/es/quienes-somos/

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ANEXO
MANUAL DE
FUNCIONES
AUXILIAR
CONTABLE

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PERFIL DEL CARGO

Auxiliar contable

OBJETIVO DEL CARGO: Recopilar, clasificar y registrar sistemáticamente, ordenada y

oportunamente los hechos económicos de acuerdo a los principios contables y normas
legales y tributarias las operaciones contables de la empresa, con el propósito de tener
una información financiera real, razonable y oportuna con el fin de facilitar los controles,
análisis y toma de decisiones de los administradores.

DEPENDENCIA:

El cargo de auxiliar contable de acuerdo con las funciones, depende de manera directa
de la gerencia y contador público.

PERFIL LABORAL:

La persona a desempeñar el cargo de auxiliar contable debe llenar los siguientes

requisitos:

 Edad: 18-30 años

 Sexo: No aplica
 Estado civil: No aplica
 Tener Mínimo 6 meses de experiencia y manejo de programas contables.
 Grado de escolaridad: Técnico contable o hasta 6° semestre de
contaduría pública.
 Conocimientos básicos de: Sistemas y contabilidad
 Conocimientos especiales en: Manejo de paquetes contables
 Liquidaciones de retención en la fuente, IVA y todo lo relacionado con la nómina
Conciliaciones Bancarias
 Recomendaciones especiales: Debe ser una persona honesta, responsable y
Honestidad y puntualidad en sus funciones.

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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES:

 Recepción de documentación facturas de venta de compra notas crédito

 Revisión y verificación de los documentos
 Clasificación y organización de los documentos
 Pago de facturas de compra y proveedores
 Cobro de las ventas a crédito Nacional
 Manejo de la caja menor
 Cancelación de viáticos al personal autorizado
 Elaboración de comprobaste de egreso anexar soportes
 Elaboración de recibos de caja
 Elaboración del borrador de la declaración de rete fuente e IVA
 Colaboración con la información para Revisoría, Gerencia y Contador
 Colaboración en la elaboración de certificados rete fuente
 Elaboración de conciliaciones Bancarias.
 Archivar facturas de venta en AZ en orden consecutivo, adjuntando el
comprobante de venta elaborado en el sistema contable.
 Archivar recibos de caja manuales en AZ en orden consecutivo, adjuntado el
comprobante de ingreso o recibo de caja elaborado en el sistema contable.
 Elaborar medios magnéticos en las fechas indicadas.
 Elaborar los cheques de pagos de la empresa
 Consolidación de cartera con una periodicidad mensual.
 Y demás funciones asignadas.

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