CARPETA FISCAL
1. DEFINICION
La carpeta fiscal es un mecanismo técnico de trabajo que se apertura para el
almacenamiento de la documentación de las actuaciones de la investigación y
contiene lo siguiente:
La denuncia
El Informe Policial de ser el caso
Las diligencias de investigación que se hubieran realizado o dispuesto o
ejecutar
Los documentos obtenidos
Los dictámenes periciales realizados
Las actas levantadas
Las disposiciones emitidas
Las providencias dictadas
Los requerimientos formulados
Las resoluciones emitidas por el Juez de la Investigación Preparatoria, y,
Toda documentación útil a los fines de la investigación.
Carpeta original. Compuesta por la información que será remitida al Juez con
los requerimientos de acusación, sobreseimiento y otras actuaciones que así lo
exijan y en la forma prevista en el Código Procesal Penal.
Carpeta auxiliar. Estructurada por los demás documentos e instrumentos de
trabajo, como formatos, resúmenes, notificaciones, oficios, cargos, copias,
hipótesis y estrategias de trabajo relacionadas con la investigación y con el
proceso, entre otros, se conservan en la Fiscalía para fines del trabajo fiscal y
verificación de los actos procesales realizados.
2. OBJETO
Implantar y consolidar procedimientos básicos y responsabilidades en la
formación y manejo de la carpeta, acordes con las garantías del debido
proceso.
3. AMBITO DE APLICACIÓN
Tiene por ámbito de aplicación progresiva en los Distritos Judiciales conforme a
la implementación del Código Procesal Penal y están normados mediante
Directiva de la Fiscalía de la Nación.
CARPETA FÍSCAL FÍSICA
4. REGISTRO Y APERTURA.
Al ingresar la denuncia a la Mesa de Partes de la Fiscalía, el Asistente
Administrativo ingresará los datos en el sistema informático de apoyo al trabajo
fiscal (SIATF). Luego, imprimirá una hoja que servirá de carátula, la que
contendrá un código único de la carpeta fiscal y los demás datos que permitirán
la identificación del mismo. Registrada la denuncia, será derivada al Fiscal
Coordinador, para la designación del Fiscal, Fiscal Adjunto y Asistente
Administrativo o Asistente de Función Fiscal o quien haga las veces de
Secretario Fiscal, lo que será registrado en el sistema.
5. RESPONSABLE DE LA CUSTODIA
El Asistente Administrativo, Asistente de Función Fiscal o quien haga las veces
de Secretario Fiscal, es el responsable del manejo, custodia, registro y archivo
de la Carpeta Fiscal.
6. REQUERIMIENTOS AL JUEZ
Cuando fuere necesario efectuar un requerimiento al Juez de la Investigación
Preparatoria, se acompañarán las copias certificadas correspondientes de la
Carpeta Fiscal. Al formalizarse la acusación u otro requerimiento que ponga fin
al proceso, se remitirá la carpeta original, dejándose copia certificada.
7. EL CARGO DE RECEPCIÓN
Los escritos u otros documentos relacionados con el caso se recibirán bajo
cargo. El cargo es una constancia manual o mecánica que se coloca en el
documento al momento de su presentación, con la precisión de la fecha y hora,
dependencia fiscal, número de folios, si se acompaña algún objeto, entre otros
datos que se estimen de importancia. Es suscrito por el Asistente
Administrativo o por quien haga sus veces.
8. ORDEN, UTILIDAD Y FUNCIONALIDAD
La carpeta fiscal se organizará siguiendo criterios de orden, utilidad y
funcionalidad.
Por orden, se entiende que las piezas de la carpeta se deben agregar
sucesivamente siguiendo la disposición que el Fiscal estime más
funcional, lo que incluye la posibilidad de organizarlo en varios
cuadernos, los cuales deberán ser foliados correlativamente. Las
actuaciones, diligencias u otras que estime el fiscal que deben quedar
bajo secreto serán llevadas en cuaderno especial. Las disposiciones,
requerimientos y providencias tendrán una numeración correlativa.
Por funcionalidad, se entiende la organización de las piezas procesales
por asunto, tipo de actuación o contenidos que faciliten el manejo de la
carpeta.
Por utilidad, se entiende que sólo deben agregarse las piezas que sean
apropiadas a los fines de la investigación, considerando la oralidad del
proceso. Los demás documentos no útiles para dicho fin permanecen en
la carpeta auxiliar.
9. CUSTODIA TEMPORAL DE DOCUMENTOS
El Fiscal podrá disponer la remisión temporal de los documentos voluminosos
de la carpeta, al archivo de la Fiscalía Corporativa, con las indicaciones que
fueran necesarias para su conservación y custodia.
10. FOLIACIÓN, CUADERNOS E INCIDENTES
La carpeta fiscal no excederá de doscientos folios por cada cuaderno. Los
incidentes que requieran tramitación aparte ante el Juez, constarán en el
cuaderno respectivo.
11. RESPONSABILIDAD DE LA CUSTODIA
El funcionario responsable de la custodia de las carpetas, deberá mantenerlas
inventariadas y bajo las medidas de seguridad necesarias. Cualquier traslado
interno de la carpeta deberá disponerlo el Fiscal y ejecutarse por parte de dicho
funcionario, quien deberá registrar el mandato, el tiempo de devolución, la
custodia y su ubicación o uso. Cuando la carpeta sea proporcionada para su
lectura a los sujetos procesales se consignará dicha información en el sistema,
precisando el nombre del Fiscal o -Asistente de Función Fiscal, Asistente
Administrativo o quien haga las veces de Secretario- responsable de la
autorización, el día, la hora y el tiempo por el cual se le concede.
12. CONSERVACIÓN
Las carpetas serán guardadas en archivadores, anaqueles, estantes u otros
muebles que reúnan las condiciones necesarias para su debido resguardo y
conservación. El ambiente deberá ser adecuado y evitará excesos de
humedad, luz, calor, y proximidad a artefactos que puedan causarles daño.
Asimismo, la carpeta fiscal será remitida al Archivo Central cuando se haya
dispuesto su archivo definitivo.
13. UNIDAD DE LA CARPETA
La carpeta fiscal deberá permanecer completa y sin mutilaciones guardando el
principio de unidad. Ninguna actuación procesal podrá retirarse sin que
previamente lo disponga el Fiscal.
14. TRASLADO
Los traslados de la carpeta fiscal fuera del lugar de funcionamiento de la
Fiscalía deberán ser autorizados por el Fiscal y supervisados por el Secretario
o quien haga sus veces, y debe quedar constancia de dicha autorización en el
sistema informático.
15. REMISIÓN DE LA CARPETA
En los casos de remisión de la carpeta al Juez, ya sea definitiva o
temporalmente, el funcionario encargado de la custodia de la misma deberá
obtener las constancias de entrega respectivas. En el supuesto de que la
remisión sea definitiva, se deberá generar una copia de su contenido, que se
guardará en la carpeta auxiliar.
16. OBTENCIÓN DE COPIAS
Los sujetos procesales podrán solicitar copias simples o certificadas de las
actuaciones insertas en la carpeta original mediante solicitud dirigida al Fiscal
acreditando el pago de la tasa correspondiente fijada en el TUPA y serán
otorgadas por el Asistente de Función Fiscal, Asistente Administrativo o quien
haga las veces de Secretario.
17. COPIAS DE SEGURIDAD
Durante la investigación, el Fiscal, de considerarlo necesario, podrá disponer
que se guarde en un archivo especial copia certificada de las actuaciones
objetivas e irreproducibles.
18. CARPETAS CON DISPOSICIÓN DE ARCHIVO
Las carpetas sobre las que haya recaído disposición de archivo serán remitidas
al archivo correspondiente para su custodia y conservación.
19. RECOMPOSICIÓN
En caso de destrucción, pérdida o sustracción de la carpeta fiscal o de alguna
actuación que contenga un acto procesal necesario, disposición o
requerimiento, el Fiscal dispondrá la recomposición del mismo con la impresión
de las piezas correspondientes de la carpeta electrónica; en su defecto, ello se
hará con las copias certificadas que se hubieren expedido, para lo cual el Fiscal
requerirá que quien tenga la copia la entregue al funcionario a cargo de la
custodia de la carpeta, sin perjuicio del derecho de dicha persona de obtener
gratuitamente otra copia certificada.
La copia certificada tendrá el valor del original y será agregada en el lugar en
que debería encontrarse el original. De no existir copia certificada de los
documentos, el Fiscal, luego de constatar el contenido del documento faltante,
dispondrá la recomposición con las pruebas que evidencien su preexistencia y
contenido. Cuando sea imposible obtener copia de una actuación procesal, se
dispondrá la renovación del acto, señalando el modo de realizarlo. Si aparece
el expediente será agregado al rehecho.
Todos estos casos serán puestos en conocimiento del órgano disciplinario.
CARPETA FISCAL ELECTRÓNICA
Debe contener las mismas actuaciones y documentos, en el mismo orden que
tiene la carpeta física. Para efecto del registro electrónico se adoptarán los
sistemas de seguridad de datos e información que aseguren su inalterabilidad e
integridad, conforme a los procedimientos establecidos en el Decreto
Legislativo 681, modificado por Ley 26612, y las Directivas de la Fiscalía de la
Nación emitidas al respecto. Cuando los documentos sean incorporados
digitalmente al medio electrónico y resulten necesarios para su presentación al
Juzgado, se transferirán los registros que correspondan al medio físico
apropiado.
20. FUNCIONALIDAD
a) Organización de la carpeta electrónica Para una mejor funcionalidad de
la carpeta electrónica, ésta deberá ser ingresada a una aplicación que
permita una adecuada administración del contenido. Dicho contenido
podrá ser organizado metodológicamente de acuerdo con el criterio del
Fiscal y guardado en los cuadernos que se disponga. Las actuaciones y
documentos de la carpeta deberán ser organizadas sistemáticamente.
Para facilitar el uso de la carpeta electrónica, las piezas de la misma, que
se ingresan mediante providencias, también deberán ser consignadas
permitiendo vincularlas a los temas relacionados para que se pueda
conocer las características de la carpeta según se vaya incrementando.
La organización de la carpeta deberá verse reflejada en un índice
temático y otro analítico, que señale la carpeta, el cuaderno y el folio
respectivo, en el que se pueda acceder a la información de interés.
b) Confidencialidad del contenido La carpeta electrónica debe garantizar la
confidencialidad del contenido que el Fiscal disponga. Para tal fin el Fiscal
deberá señalar el folio o cuaderno que será mantenido en secreto por el
tiempo que estime necesario de acuerdo a ley; en cuyo lapso no podrán
ser visualizados. Cuando se trate de fragmentos el Fiscal cuenta con las
opciones de marcado en blanco y negro.
c) Dicha carpeta deberá contar con las medidas de restricción de las
funciones de copiado.
21. CONSTANCIAS DE ENTREGA EN CASOS DE REMISIONES DE LA
CARPETA FÍSICA
Cuando la carpeta física sea remitida al Juez, definitiva o temporalmente, se
deberán ingresar a la aplicación de administración de contenido de la carpeta
electrónica las constancias de entrega respectivas. Artículo 25º.— Impresión
Cuando se requiera la impresión de la carpeta, o algunas actuaciones o
documentos de ella, se incluirán los índices señalados, así como la foliación
correlativa del contenido, respetando la estructura y el secreto dispuestos por el
Fiscal. El sistema consignará el operador que realiza la impresión y la orden
dada por el Fiscal en tal sentido.
MONITOREO DE LA CARPETA FISCAL
22. MONITOREO Y EVALUACIÓN DE LA CARPETA ELECTRÓNICA
El registro electrónico de la carpeta fiscal deberá permitir, entre otras
posibilidades:
1. Conocer el estado, ubicación y plazos de la investigación, proceso y
juicio.
2. Verificar el resultado final de la investigación preliminar (archivo,
derivación, formalización, etc·).
3. Tener un registro electrónico que permita conocer cuántos casos fueron
admitidos por el Juez.
4. Verificar el resultado final de la investigación preparatoria (acusación,
sobreseimiento, terminación anticipada, principio de oportunidad, etc·).
5. Tener un registro electrónico que permita conocer cuántos casos fueron
admitidos a juicio oral.
6. Determinar el sentido de la sentencia (u otra resolución equivalente que
ponga fin al proceso).
7. Registrar los recursos de impugnación interpuestos y su resultado. Al
respecto se seguirá la estructura de los formatos correspondientes. Estos
criterios aportarán a la optimización de los indicadores de eficacia y
eficiencia para la adecuada gestión del Despacho fiscal.
23. MONITOREO Y EVALUACIÓN DE LA CARPETA FÍSICA
La carpeta física se monitorea a través del formato resumen y otros registros
pertinentes.
DISPOSICIONES FINALES
1. Primera En los lugares con infraestructura apropiada, se implementará la
carpeta electrónica junto con la física. En los demás lugares la carpeta
será sólo física.
2. El presente Reglamento entrará en vigencia a partir del 1° de Julio del
año en curso y de manera progresiva en los Distritos Judiciales
determinados en el Calendario Oficial aprobado por Decreto Supremo Nº
007-2006-JUS, su fecha 04 de marzo del 2006.
