CONTROL EN LA GESTIÓN

DOCUMENTAL - VIRTUAL
 “Un archivo no es sólo una
sucesión de documentos: es
historia y memoria”.
(Joehán L. Romero)
 Visión General
De conformidad con la normativa vigente para
la administración, procedimientos, control,
trámite y archivo de documentos, el
participante conocerá el proceso del sistema
de gestión documental, interiorizando sus
conceptos, procedimientos e importancia, a fin
de ser el gestor de un cambio de cultura
respecto del manejo adecuado, la
conservación y la custodia de los documentos.
 Objetivo
Dar a conocer a los participantes las Leyes, Normas, Reglamentos,
Instructivos que permitan gestionar de manera eficiente, eficaz y
efectiva los documentos de las instituciones, conociendo la
importancia de la organización de los archivos desde la teoría del
ciclo vital de los documentos, asumiendo el compromiso de ser
garantes del cumplimiento del proceso de la gestión documental,
aplicando técnicas e instrumentos metodológicos; implementando
tecnologías de Gestión documental que logren llevar el
almacenamiento físico de documentos al plano digital y de esta
manera garantizar la integridad de la información y su recuperación
oportuna
 Vistazo General

Módulo 1 Introducción – Reseña Histórica Ley Orgánica de

Transparencia y Acceso Actividad
Fundamentos de la Gestión Documental a la Información Pública
Normas de Control Interno – 404-05 – LOTAIP

Módulo 2 El Sistema Institucional de Los Procedimientos de Actividad

Gestión Documental y Archivo la Gestión Documental

Módulo 3 Técnicas archivísticas – Evaluación

El Archivo: funciones Apertura e integración de
procedimientos y espacio físico Final
expedientes
Bienvenidos
 Un poco de historia
“Durante siglos, la gestión documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de administradores,
archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran los libros de registro, las carpetas,
archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos de papel (y más tarde los audiovisuales y
los documentos en soportes magnéticos u ópticos), los ficheros o kárdex que permiten hacer referencias
cruzadas y una larga lista de técnicas de recuperación de información mediante sistemas de codificación y
clasificación.

Más recientemente se fueron sumando a ellos los informáticos, que son cada vez más necesarios debido a la
complejidad y nivel de sofisticación que van alcanzando los sistemas computacionales de apoyo de la
actividad administrativa. Aunque los informáticos benefician sustancialmente la gestión documental, aun los
profesionales en sistemas de información son los expertos en los flujos de documentos y los procesos de cada
documento de soporte papel o electrónico.

El uso del ordenador en la gestión documental se inicia en la práctica a partir de la experiencia de las grandes
bibliotecas nacionales anglófonas, la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de América y la British
Library, que en los años 60 del siglo XX crean el formato bibliográfico MARC (Machine Readable Cataloguing)
o catalogación legible por máquina, para sus bases de datos. Unos años más tarde el uso de las tecnologías
de información y comunicación se hizo común en la administración pública y privada, con el uso generalizado
de bases de datos y la aparición de los procesadores de textos y otras aplicaciones ofimáticas”. (Wikipedia)
Conozcamos el Archivo Nacional del Ecuador
• 1884 se crea el Archivo Nacional de Ecuador bajo la presidencia de José
María Placido Caamaño.
• 1938 General Alberto Albert Enríquez Gallo le confiere atribuciones y
competencias para salvaguardar la documentación de las instituciones del
Estado
• 1944 el Presidente José María Velasco Ibarra, integró el Archivo Nacional
a la Casa de la Cultura Ecuatoriana con el propósito de robustecer la
producción cultural y el rescate de los fondos documentales del Estado.
• 1982 se promulga Ley del Sistema Nacional de Archivos. Archivo Nacional
con autonomía económica y administrativa.
Actualmente el Archivo Nacional es una entidad operativa desconcentrada del Ministerio de
Cultura y Patrimonio, cuya misión es custodiar y administrar el Patrimonio Documental de la
Nación, con eficiencia y garantizar el servicio al usuario con la entrega de información oportuna.

Fortalece la política pública respecto de la gestión documental, la recuperación y conservación

de archivos, cumpliendo con:

• Transferencias documentales
• Organización de la documentación histórica
• Conservación
• Mantiene un sistema de investigación e intercambio de información histórica basado en
gestión de archivos
• Asiste técnicamente en Gestión Documental y Administración de Archivos
• Mantiene una coordinación interinstitucional para la gestión y uso de lo archivos históricos
• Tiene un sistema de difusión estratégica incluyente y participativa dirigido a la ciudadanía,
con visitas guiadas, exposiciones y publicaciones.
CONTROL EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL
MÓDULO 1
 Fundamentos Jurídicos

• Constitución de la República del Ecuador

• Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información
Pública – LOTAIP y su Reglamento
• Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado
• Normas de Control Interno
• Regla Técnica Nacional para la Organización y
Mantenimiento de los Archivos Públicos
• Reglamento General Sustitutivo para la administración,
utilización, manejo y control de los bienes e inventarios del
sector público
 Constitución de la República Art. 18

“Todas las personas en forma individual o colectiva tienen derecho a:

• Buscar, recibir, intercambiar, producir y difundir información veraz,

verificada oportuna, contextualizada, plural, sin censura previa,
acerca de los hechos, acontecimientos y procesos de interés
general y con responsabilidad ulterior.

• Acceder libremente a la información generada en las entidades

públicas o en las privadas que manejen fondos del Estado y
realicen funciones públicas. No existirá reserva de información,
excepto en los casos expresamente establecidos en la ley…”
 Ley Orgánica de la Contraloría General del
Estado
• Art. 46.- Sanción por faltas administrativas
• Art. 76.- Obligación de remitir información
• Art. 80.- Obligación de informar de otras
instituciones de control
• Art. 81.- Obligación de informar de las Instituciones
del Sistema financiero
Normas de Control Interno
 405-04 Documentación de Respaldo y su archivo

La máxima autoridad deberá implantar y aplicar políticas y

procedimientos de archivo para la conservación y mantenimiento de
archivos físicos y magnéticos con base en las disposiciones técnicas y
jurídicas vigentes.

Toda entidad pública dispondrá de evidencia documental suficiente,

pertinente y legal de sus operaciones.. Estará disponible para acciones
de verificación o auditoría, así como para información de otros usuarios
autorizados en ejercicio de sus derechos… La evaluación de la
documentación y destrucción se hará de conformidad a las disposiciones
legales…
 Otras Normas de Control Interno relacionadas
con la evidencia documental

• 405-07 Formularios y documentos

• 408-20 Documentos que deben permanecer en obra
408-21 Libro de obra
• 410-17 Firmas electrónicas
 Reglamento General Sustitutivo para la
Administración, utilización, manejo y control de
los bienes e inventarios del sector público
 CAPÍTULO V - ENTREGA RECEPCIÓN DE
REGISTROS, ARCHIVOS Y OTROS BIENES

Artículo 98.- Procedencia.- Habrá lugar a la entrega recepción

de registros, archivos y de otros bienes en todos los casos en
que los encargados de la administración o custodia de ellos
fueren reemplazados temporal o definitivamente.

Artículo 99.-Actualización.- Los registros contables y la

documentación sustentatoria actualizada deberá entregarse por
parte del responsable, dejando constancia detallada de la
información por escrito, a la fecha del corte.
• Art. 100.- Procedimientos.- Los documentos de archivo
serán entregados mediante inventario que será suscrito por
los encargados entrante y saliente. De esta diligencia se
dejará constancia en el acta, en la que se establecerán las
novedades que se encontraren y especialmente los
documentos que faltaren. Si la falta de suscripción de estos
documentos se hubiere ocasionado por negligencia, o por
acción u omisión del encargado a cuya responsabilidad
estuvieron los archivos, el auditor interno iniciará de
inmediato un examen especial en la forma que se
establece en las disposiciones relativas a las acciones de
control. El acta a la que se hace referencia anteriormente
será suscrita por los encargados entrante y saliente
LEY ORGÁNICA DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A
LA INFORMACIÓN PÚBLICA

La Ley rige desde el 18 de mayo del 2004, publicada en el

Registro Oficial, suplemento 337.
 Para qué sirve la Ley
Orgánica de Acceso a la Información
Pública?
La ley esta creada para fortalecer el ejercicio de
una ciudadanía más participativa. Busca
garantizar a la ciudadanía el acceso a la
información pública sin restricción ni
discriminación alguna.
 Qué entendemos por transparencia?
• Es un principio que orienta la acción de quienes ejercen el
poder público. Obliga a que las acciones se realicen siempre
frente y no a espaldas de la ciudadanía.
 La ventaja de un derecho
La demanda de información pública es de mucha
importancia para todos los ciudadanos y ciudadanas,
ya que permite tener acceso a documentos y archivos
de todas las entidades públicas. Estos documentos
dan a conocer las acciones y el funcionamiento de las
mismas. A través del conocimiento los ciudadanos
pueden opinar y participar de manera más activa en la
toma de decisiones de las entidades públicas.
 Base Constitucional

Artículo 91: Acción de acceso a la información

pública.-
“La acción de acceso a la información pública
tendrá por objeto garantizar el acceso a ella
cuando ha sido denegada expresa o
tácitamente, o cuando la que se ha
proporcionado no sea completa o fidedigna”
 Como está conformada la LOTAIP

• 23 artículos,
• 1 disposición general,
• 6 transitorias
• 1 final
 Esta dividida en 6 títulos:

• Principios Generales
• De la Información Pública y su Difusión
• De la Información Reservada y Confidencial
• Del Proceso Administrativo para Acceder a la
Información Pública
• Del Recurso de Acceso a la Información
• De las Sanciones
 Principios de la Ley

1. Publicidad
2. Propiedad de la información
3. Gratuidad
4. Transparencia
5. Rendición de cuentas
6. Interpretación más favorable
 Un principio clave
La interpretación más favorable:
“Implica que cuando se solicita información y no
queda clara si se puede o no entregarla, el
custodio de la información primero, y el juez o
tribunal si hace falta, deben resolver la duda
a favor de quien solicita la información,
porque la Ley ha sido emitida para fortalecer el
derecho a la información”
 Actores y Responsabilidades
• Ámbito de aplicación
• Actores
• Vigilancia
• Responsabilidad
 Clasificación de la Información

• Pública
• Reservada
• Confidencial
Información Reservada

Seguridad Leyes
Nacional Especiales
 Información Confidencial
• Datos personales
• Intimidad
 Responsables
Titular de la Solidario Servidor
entidad responsable que atiende
Actos que generan responsabilidad

Acción u
pérdida
omisión

Ocultación alteración
 Tipos de responsabilidad

Administrativa Civil Penal

 Sanciones

Suspensión

Multa Destitución

Sanción
Art 23
GRACIAS
 LEY ORGANICA DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA
INFORMACION PUBLICA
Ley 24
Registro Oficial Suplemento 337 de 18-may.-2004
Estado: Vigente

EL CONGRESO NACIONAL

Considerando:

Que el artículo 81 de la Constitución Política de la República, garantiza el derecho a acceder a las

fuentes de información, como mecanismo para ejercer la participación democrática respecto del
manejo de la cosa pública y la rendición de cuentas a la que están sujetos todos los funcionarios del
Estado, y demás entidades obligadas por esta Ley:

Que es necesario hacer efectivo el principio de publicidad de los actos, contratos y gestiones de las
instituciones del Estado y de aquellas financiadas con recursos públicos o que por su naturaleza
sean de interés público;

Que la misma norma constitucional establece que no existirá reserva respecto de informaciones que
reposen en archivos públicos, excepto de aquellas que por seguridad nacional no deben ser dadas a
conocer;

Que la libertad de información está reconocida tanto en el artículo 19 del Pacto Internacional de
Derechos Civiles y Políticos, como en el artículo 13 de la Convención Interamericana de Derechos
Humanos; y,

En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, expide la siguiente.

LEY ORGANICA DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A

LA INFORMACION PUBLICA

TITULO PRIMERO
PRINCIPIOS GENERALES

Art. 1.- Principio de Publicidad de la Información Pública.- El acceso a la información pública es un

derecho de las personas que garantiza el Estado.

Toda la información que emane o que esté en poder de las instituciones, organismos y entidades,
personas jurídicas de derecho público o privado que, para el tema materia de la información tengan
participación del Estado o sean concesionarios de éste, en cualquiera de sus modalidades, conforme
lo dispone la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado; las organizaciones de trabajadores
y servidores de las instituciones del Estado, instituciones de educación superior que perciban rentas
del Estado, las denominadas organizaciones no gubernamentales (ONGs), están sometidas al
principio de publicidad; por lo tanto, toda información que posean es pública, salvo las excepciones
establecidas en esta Ley.

Concordancias:
CONSTITUCION DE LA REPUBLICA DEL ECUADOR, Arts. 18
LEY ORGANICA DE LA CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO, Arts. 46, 49, 76, 80, 81
CODIGO ORGANICO DE PLANIFICACION Y FINANZAS PUBLICAS, COPFP, Arts. 174

LEY ORGANICA DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACION PUBLICA - Página 1

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Art. 2.- Objeto de la Ley.- La presente Ley garantiza y norma el ejercicio del derecho fundamental de
las personas a la información conforme a las garantías consagradas en la Constitución Política de la
República, Pacto Internacional de Derechos Civiles y Políticos, Convención Interamericana sobre
Derechos Humanos y demás instrumentos internacionales vigentes, de los cuales nuestro país es
signatario.

Persigue los siguientes objetivos:

a) Cumplir lo dispuesto en la Constitución Política de la República referente a la publicidad,

transparencia y rendición de cuentas al que están sometidas todas las instituciones del Estado que
conforman el sector público, dignatarios, autoridades y funcionarios públicos, incluidos los entes
señalados en el artículo anterior, las personas jurídicas de derecho privado que realicen obras,
servicios, etc., con asignaciones públicas. Para el efecto, adoptarán las medidas que garanticen y
promuevan la organización, clasificación y manejo de la información que den cuenta de la gestión
pública;
b) El cumplimiento de las convenciones internacionales que sobre la materia ha suscrito legalmente
nuestro país;
c) Permitir la fiscalización de la administración pública y de los recursos públicos, efectivizándose un
verdadero control social;
d) Garantizar la protección de la información personal en poder del sector público y/o privado;
e) La democratización de la sociedad ecuatoriana y la plena vigencia del estado de derecho, a través
de un genuino y legítimo acceso a la información pública; y,
f) Facilitar la efectiva participación ciudadana en la toma de decisiones de interés general y su
fiscalización.

Concordancias:
CONSTITUCION DE LA REPUBLICA DEL ECUADOR, Arts. 18, 66, 85, 100, 204, 225, 296, 297, 417
CODIGO ORGANICO DE ORGANIZACION TERRITORIAL, COOTAD, Arts. 29

Art. 3.- Ambito de Aplicación de la Ley.- Esta Ley es aplicable a:

a) Los organismos y entidades que conforman el sector público en los términos del artículo 118 de la
Constitución Política de la República;
b) Los entes señalados en el artículo 1 de la presente Ley;
c) Las personas jurídicas cuyas acciones o participaciones pertenezcan en todo o en parte al Estado,
exclusivamente sobre el destino y manejo de recursos del Estado;
d) El derecho de acceso a la información de los diputados de la República se rige conforme a lo
dispuesto en la Constitución Política de la República, en la Ley Orgánica de la Función Legislativa y
su Reglamento Interno;
e) Las corporaciones, fundaciones y organismos no gubernamentales (ONGs) aunque tengan el
carácter de privadas y sean encargadas de la provisión o administración de bienes o servicios
públicos, que mantengan convenios, contratos o cualquier forma contractual con instituciones
públicas y/u organismos internacionales, siempre y cuando la finalidad de su función sea pública;
f) Las personas jurídicas de derecho privado, que sean delegatarias o concesionarias o cualquier
otra forma contractual de servicios públicos del Estado, en los términos del respectivo contrato;
g) Las personas jurídicas de derecho privado, que realicen gestiones públicas o se financien parcial
o totalmente con recursos públicos y únicamente en lo relacionada con dichas gestiones o con las
acciones o actividades a las que se destinen tales recursos; y,
h) Las personas jurídicas de derecho privado que posean información pública en los términos de
esta Ley.

Concordancias:
CONSTITUCION DE LA REPUBLICA DEL ECUADOR, Arts. 120, 225

LEY ORGANICA DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACION PUBLICA - Página 2

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Art. 4.- Principios de Aplicación de la Ley.- En el desarrollo del derecho de acceso a la información
pública se observarán los siguientes principios:

a) La información pública pertenece a los ciudadanos y ciudadanas. El Estado y las instituciones

privada depositarias de archivos públicos, son sus administradores y están obligados a garantizar el
acceso a la información;
b) El acceso a la información pública, será por regla general gratuito a excepción de los costos de
reproducción y estará regulado por las normas de esta Ley;
c) El ejercicio de la función pública, está sometido al principio de apertura y publicidad de sus
actuaciones. Este principio se extiende a aquellas entidades de derecho privado que ejerzan la
potestad estatal y manejen recursos públicos;
d) Las autoridades y jueces competentes deberán aplicar las normas de esta Ley Orgánica de la
manera que más favorezca al efectivo ejercicio de los derechos aquí garantizados; y,
e) Garantizar el manejo transparente de la información pública, de manera que se posibilite la
participación ciudadana en la toma de decisiones de interés general y la rendición de cuentas de las
diferentes autoridades que ejerzan el poder público.

Concordancias:
CONSTITUCION DE LA REPUBLICA DEL ECUADOR, Arts. 11, 92, 233, 426, 427
LEY ORGANICA DE LA CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO, Arts. 5, 45, 52, 56, 73
LEY ORGANICA DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTRATACION PUBLICA, Arts. 23
LEY ORGANICA DE SERVICIO PUBLICO, LOSEP, Arts. 41

TITULO SEGUNDO
DE LA INFORMACION PUBLICA
Y SU DIFUSION

Art. 5.- Información Pública.- Se considera información pública, todo documento en cualquier
formato, que se encuentre en poder de las instituciones públicas y de las personas jurídicas a las
que se refiere esta Ley, contenidos, creados u obtenidos por ellas, que se encuentren bajo su
responsabilidad o se hayan producido con recursos del Estado.

Concordancias:
LEY ORGANICA DE EMPRESAS PUBLICAS, LOEP, Arts. 45
LEY ORGANICA DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTRATACION PUBLICA, Arts. 45

Art. 6.- Información Confidencial.- Se considera información confidencial aquella información pública
personal, que no está sujeta al principio de publicidad y comprende aquella derivada de sus
derechos personalísimos y fundamentales, especialmente aquellos señalados en los artículos 23 y
24 de la Constitución Política de la República.

El uso ilegal que se haga de la información personal o su divulgación, dará lugar a las acciones
legales pertinentes.

No podrá invocarse reserva, cuando se trate de investigaciones que realicen las autoridades,
públicas competentes, sobre violaciones a derechos de las personas que se encuentren establecidos
en la Constitución Política de la República, en las declaraciones, pactos, convenios, instrumentos
internacionales y el ordenamiento jurídico interno. Se excepciona el procedimiento establecido en las
indagaciones previas.

Concordancias:
CONSTITUCION DE LA REPUBLICA DEL ECUADOR, Arts. 18, 66, 77, 91

LEY ORGANICA DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACION PUBLICA - Página 3

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 CODIGO DE LA NIÑEZ Y ADOLESCENCIA, Arts. 79
LEY ORGANICA DE LA CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO, Arts. 79
LEY ORGANICA DE EMPRESAS PUBLICAS, LOEP, Arts. 46
CODIGO DEL TRABAJO, Arts. 45, 310

Art. 7.- Difusión de la Información Pública.- Por la transparencia en la gestión administrativa que
están obligadas a observar todas las instituciones del Estado que conforman el sector público en los
términos del artículo 118 de la Constitución Política de la República y demás entes señalados en el
artículo 1 de la presente Ley, difundirán a través de un portal de información o página web, así como
de los medios necesarios a disposición del público, implementados en la misma institución, la
siguiente información mínima actualizada, que para efectos de esta Ley, se la considera de
naturaleza obligatoria:

a) Estructura orgánica funcional, base legal que la rige, regulaciones y procedimientos internos
aplicables a la entidad; las metas y objetivos de las unidades administrativas de conformidad con sus
programas operativos;
b) El directorio completo de la institución, así como su distributivo de personal;
c) La remuneración mensual por puesto y todo ingreso adicional, incluso el sistema de
compensación, según lo establezcan las disposiciones correspondientes;
d) Los servicios que ofrece y las formas de acceder a ellos, horarios de atención y demás
indicaciones necesarias, para que la ciudadanía pueda ejercer sus derechos y cumplir sus
obligaciones;
e) Texto íntegro de todos los contratos colectivos vigentes en la institución, así como sus anexos y
reformas;
f) Se publicarán los formularios o formatos de solicitudes que se requieran para los trámites
inherentes a su campo de acción;
g) Información total sobre el presupuesto anual que administra la institución, especificando ingresos,
gastos, financiamiento y resultados operativos de conformidad con los clasificadores presupuestales,
así como liquidación del presupuesto, especificando destinatarios de la entrega de recursos públicos;
h) Los resultados de las auditorías internas y gubernamentales al ejercicio presupuestal;
i) Información completa y detallada sobre los procesos precontractuales, contractuales, de
adjudicación y liquidación, de las contrataciones de obras, adquisición de bienes, prestación de
servicios, arrendamientos mercantiles, etc., celebrados por la institución con personas naturales o
jurídicas, incluidos concesiones, permisos o autorizaciones;
j) Un listado de las empresas y personas que han incumplido contratos con dicha institución;
k) Planes y programas de la institución en ejecución;
l) El detalle de los contratos de crédito externos o internos; se señalará la fuente de los fondos con
los que se pagarán esos créditos. Cuando se trate de préstamos o contratos de financiamiento, se
hará constar, como lo prevé la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, Ley Orgánica
de la Contraloría General del Estado y la Ley Orgánica de Responsabilidad y Transparencia Fiscal,
las operaciones y contratos de crédito, los montos, plazo, costos financieros o tipos de interés;
m) Mecanismos de rendición de cuentas a la ciudadanía, tales como metas e informes de gestión e
indicadores de desempeño;
n) Los viáticos, informes de trabajo y justificativos de movilización nacional o internacional de las
autoridades, dignatarios y funcionarios públicos;
o) El nombre, dirección de la oficina, apartado postal y dirección electrónica del responsable de
atender la información pública de que trata esta Ley;
p) La Función Judicial y el Tribunal Constitucional, adicionalmente, publicarán el texto íntegro de las
sentencias ejecutoriadas, producidas en todas sus jurisdicciones;
q) Los organismos de control del Estado, adicionalmente, publicarán el texto íntegro de las
resoluciones ejecutoriadas, así como sus informes, producidos en todas sus jurisdicciones;
r) El Banco Central, adicionalmente, publicará los indicadores e información relevante de su
competencia de modo asequible y de fácil comprensión para la población en general;
s) Los organismos seccionales, informarán oportunamente a la ciudadanía de las resoluciones que

LEY ORGANICA DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACION PUBLICA - Página 4

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adoptaren, mediante la publicación de las actas de las respectivas sesiones de estos cuerpos
colegiados, así como sus planes de desarrollo local; y,
t) El Tribunal de lo Contencioso Administrativo, adicionalmente, publicará el texto integro de sus
sentencias ejecutoriadas, producidas en todas sus jurisdicciones.

La información deberá ser publicada, organizándola por temas, items, orden secuencial o
cronológico, etc., sin agrupar o generalizar, de tal manera que el ciudadano pueda ser informado
correctamente y sin confusiones.

Concordancias:
CONSTITUCION DE LA REPUBLICA DEL ECUADOR, Arts. 225
CODIGO ORGANICO DE PLANIFICACION Y FINANZAS PUBLICAS, COPFP, Arts. 8, 30, 48, 124, 133, 141, 176
LEY ORGANICA DE EMPRESAS PUBLICAS, LOEP, Arts. 26, 45
LEY ORGANICA DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTRATACION PUBLICA, Arts. 17, 21, 97
CODIGO DEL TRABAJO, Arts. 42, 253
LEY ORGANICA DE GARANTIAS JURISDICCIONALES Y CONTROL CONSTITUCIONAL, Arts. 93, 115
LEY ORGANICA DE LA CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO, Arts. 26, 31
CODIGO ORGANICO DE ORGANIZACION TERRITORIAL, COOTAD, Arts. 176, 215, 221, 324, 467

Art. 8.- Promoción del Derecho de Acceso a la Información.- Todas las entidades que conforman el
sector público en los términos del artículo 118 de la Constitución Política de la República y demás
entes señalados en el artículo 1 de la presente Ley, implementarán, según sus competencias y
posibilidades presupuestarias, programas de difusión y capacitación dirigidos tanto a los servidores
públicos, como a las organizaciones de la sociedad civil, con el objeto de garantizar una mayor y
mejor participación ciudadana en la vida del Estado.

Las universidades y demás instituciones del sistema educativo desarrollarán programas de

actividades de conocimiento, difusión y promoción de estos derechos. Los centros de educación
fiscal, municipal y en general todos los que conforman el sistema de educación básica, integrarán en
sus currículos contenidos de promoción de los derechos ciudadanos a la información y
comunicación, particularmente de los accesos a la información pública, hábeas data y amparo.

Concordancias:
CONSTITUCION DE LA REPUBLICA DEL ECUADOR, Arts. 88, 91, 92, 225, 234, 350, 377, 387
LEY ORGANICA DE EMPRESAS PUBLICAS, LOEP, Arts. 20
LEY ORGANICA DE SERVICIO PUBLICO, LOSEP, Arts. 51, 70

Art. 9.- Responsabilidad sobre la entrega de la Información Pública.- El titular de la entidad o

representante legal, será el responsable y garantizará la atención suficiente y necesaria a la
publicidad de la información pública, así como su libertad de acceso.

Su responsabilidad será recibir y contestar las solicitudes de acceso a la información, en el plazo

perentorio de diez días, mismo que puede prorrogarse por cinco días más, por causas debidamente
justificadas e informadas al peticionario.

Concordancias:
CONSTITUCION DE LA REPUBLICA DEL ECUADOR, Arts. 233
LEY ORGANICA DE LA CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO, Arts. 5, 45, 52, 56, 73
CODIGO CIVIL (LIBRO IV), Arts. 2033
LEY ORGANICA DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTRATACION PUBLICA, Arts. 17
LEY ORGANICA DE EMPRESAS PUBLICAS, LOEP, Arts. 15

LEY ORGANICA DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACION PUBLICA - Página 5

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 LEY ORGANICA DE SERVICIO PUBLICO, LOSEP, Arts. 41

Art. 10.- Custodia de la Información.- Es responsabilidad de las instituciones públicas, personas

jurídicas de derecho público y demás entes señalados en el artículo 1 de la presente Ley, crear y
mantener registros públicos de manera profesional, para que el derecho a la información se pueda
ejercer a plenitud, por lo que, en ningún caso se justificará la ausencia de normas técnicas en el
manejo y archivo de la información y documentación para impedir u obstaculizar el ejercicio de
acceso a la información pública, peor aún su destrucción.

Quienes administren, manejen, archiven o conserven información pública, serán personalmente

responsables, solidariamente con la autoridad de la dependencia a la que pertenece dicha
información y/o documentación, por las consecuencias civiles, administrativas o penales a que
pudiera haber lugar, por sus acciones u omisiones, en la ocultación, alteración, pérdida y/o
desmembración de documentación e información pública. Los documentos originales deberán
permanecer en las dependencias a las que pertenezcan, hasta que sean transferidas a los archivos
generales o Archivo Nacional.

El tiempo de conservación de los documentos públicos, lo determinará la Ley del Sistema de Archivo
Nacional y las disposiciones que regulen la conservación de la información pública confidencial.

Los documentos de una institución que desapareciere, pasarán bajo inventario al Archivo Nacional y
en caso de fusión interinstitucional, será responsable de aquello la nueva entidad.

Concordancias:
CONSTITUCION DE LA REPUBLICA DEL ECUADOR, Arts. 92
CODIGO CIVIL (LIBRO I), Arts. 564
CODIGO CIVIL (LIBRO IV), Arts. 1527, 1543
LEY ORGANICA DE LA CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO, Arts. 53, 77
LEY ORGANICA DE SERVICIO PUBLICO, LOSEP, Arts. 22, 102, 110
CODIGO ORGANICO DE PLANIFICACION Y FINANZAS PUBLICAS, COPFP, Arts. 152, 156, 179
CODIGO ORGANICO DE ORGANIZACION TERRITORIAL, COOTAD, Arts. 324

Art. 11.- Vigilancia y Promoción de la Ley.- Sin perjuicio del derecho que las leyes asignan a otras
instituciones públicas de solicitar información y de las facultades que le confiere su propia legislación,
corresponde a la Defensoría del Pueblo, la promoción, vigilancia y garantías establecidas en esta
Ley. Tendrá las siguientes atribuciones:

a) Ser el órgano promotor del ejercicio y cumplimiento del derecho de acceso a la información
pública;
b) Vigilar el cumplimiento de esta Ley por parte de las instituciones públicas, personas jurídicas de
derecho público o privado y demás entes señalados en el artículo 1 de la presente Ley;
c) Vigilar que la documentación pública se archive bajo los lineamientos que en esta materia dispone
la Ley del Sistema Nacional de Archivos;
d) Precautelar que la calidad de la información que difundan las instituciones del sector público,
contribuyan al cumplimiento de los objetivos de esta Ley;
e) Elaborar anualmente el informe consolidado nacional de evaluación, sobre la base de la
información publicada en los portales o páginas web, así como todos los medios idóneos que
mantienen todas las instituciones y personas jurídicas de derecho público, o privado, sujetas a esta
Ley;
f) Promover o patrocinar a solicitud de cualquier persona natural o jurídica o por iniciativa propia,
acciones judiciales de acceso a la información pública, cuando ésta ha sido denegada; y,
g) Informar al Congreso Nacional en forma semestral, el listado índice de toda la información

LEY ORGANICA DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACION PUBLICA - Página 6

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clasificada como reservada.

Concordancias:
CONSTITUCION DE LA REPUBLICA DEL ECUADOR, Arts. 215
LEY ORGANICA DE LA CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO, Arts. 17, 39, 76
LEY ORGANICA DE GARANTIAS JURISDICCIONALES Y CONTROL CONSTITUCIONAL, Arts. 47, 50
CODIGO ORGANICO DE PLANIFICACION Y FINANZAS PUBLICAS, COPFP, Arts. 156

Art. 12.- Presentación de Informes.- Todas las instituciones públicas, personas jurídicas de derecho
público o privado y demás entes señalados en el artículo 1 de la presente Ley, a través de su titular o
representante legal, presentarán a la Defensoría del Pueblo, hasta el último día laborable del mes de
marzo de cada año, un informe anual sobre el cumplimiento del derecho de acceso a la información
pública, que contendrá:

a) Información del período anterior sobre el cumplimiento de las obligaciones que le asigna esta Ley;
b) Detalle de las solicitudes de acceso a la información y el trámite dado a cada una de ellas; y,
c) Informe semestral actualizado sobre el listado índice de información reservada.

Concordancias:
CONSTITUCION DE LA REPUBLICA DEL ECUADOR, Arts. 225
LEY ORGANICA DE LA CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO, Arts. 76
CODIGO CIVIL (LIBRO I), Arts. 570

Art. 13.- Falta de claridad en la Información.- Cuando se demuestre por parte de cualquier
ciudadano, que existe ambigüedad en el manejo de la información, expresada en los portales
informáticos, o en la información que se difunde en la propia institución, podrá exigirse
personalmente la corrección en la difusión, de no hacerlo podrá solicitarse la intervención del
Defensor del Pueblo a efectos de que se corrija y se brinde mayor claridad y sistematización, en la
organización de esta información.

El Defensor del Pueblo, dictaminará los correctivos necesarios de aplicación obligatoria a la

información que se difunde; al efecto, la institución brindará las facilidades amplias y suficientes, so
pena de destitución, previo sumario administrativo, de las autoridades que incumplan su obligación
de difundir la información institucional correctamente. La sanción dictaminada por el Defensor del
Pueblo, será ejecutada inmediatamente por la autoridad nominadora.

Concordancias:
LEY ORGANICA DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTRATACION PUBLICA, Arts. 72
CODIGO CIVIL (LIBRO IV), Arts. 1468, 1469
LEY ORGANICA DE GARANTIAS JURISDICCIONALES Y CONTROL CONSTITUCIONAL, Arts. 49, 50

Art. 14.- Del Congreso Nacional.- Además de la información señalada en esta Ley, el Congreso
Nacional publicará y actualizará semanalmente en su página web, lo siguiente:

a) Los textos completos de todos los proyectos de Ley que sean presentados al Congreso Nacional,
señalando la Comisión Especializada Permanente asignada, la fecha de presentación, el código; y,
el nombre del auspiciante del proyecto; y,
b) Una lista de proyectos de Ley que hubieren sido asignados a cada Comisión Especializada
Permanente.

Concordancias:
CONSTITUCION DE LA REPUBLICA DEL ECUADOR, Arts. 132, 137

LEY ORGANICA DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACION PUBLICA - Página 7

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Art. 15.- Del Tribunal Supremo Electoral.- Además de la información señalada en esta Ley, el
Tribunal Supremo Electoral, en el término de sesenta días, contados a partir de la fecha de recepción
de los informes de gasto electoral, presentados por los directores de las diferentes campañas
electorales, agrupaciones políticas o candidatos, deberá publicar en su sitio web los montos
recibidos y gastados en cada campaña.

Concordancias:
CONSTITUCION DE LA REPUBLICA DEL ECUADOR, Arts. 219
LEY ORGANICA ELECTORAL, CODIGO DE LA DEMOCRACIA, Arts. 25, 211, 212, 230

Art. 16.- Información Pública de los Partidos Políticos.- Todos los partidos y organizaciones políticas
que reciben recursos del Estado, deberán publicar anualmente en forma electrónica, sus informes
sobre el uso detallado de los fondos a ellos asignados.

Concordancias:
CONSTITUCION DE LA REPUBLICA DEL ECUADOR, Arts. 297
LEY ORGANICA ELECTORAL, CODIGO DE LA DEMOCRACIA, Arts. 215, 228, 230

TITULO TERCERO
DE LA INFORMACION RESERVADA Y
CONFIDENCIAL

Art. 17.- De la Información Reservada.- No procede el derecho a acceder a la información pública,

exclusivamente en los siguientes casos:

a) Los documentos calificados de manera motivada como reservados por el Consejo de Seguridad
Nacional, por razones de defensa nacional, de conformidad con el artículo 81, inciso tercero, de la
Constitución Política de la República y que son:

1) Los planes y órdenes de defensa nacional, militar, movilización, de operaciones especiales y de

bases e instalaciones militares ante posibles amenazas contra el Estado;
2) Información en el ámbito de la inteligencia, específicamente los planes, operaciones e informes de
inteligencia y contra inteligencia militar, siempre que existiera conmoción nacional;
3) La información sobre la ubicación del material bélico cuando ésta no entrañe peligro para la
población; y,
4) Los fondos de uso reservado exclusivamente destinados para fines de la defensa nacional; y,

b) Las informaciones expresamente establecidas como reservadas en leyes vigentes.

Concordancias:
LEY ORGANICA DE GARANTIAS JURISDICCIONALES Y CONTROL CONSTITUCIONAL, Arts. 47

Art. 18.- Protección de la Información Reservada.- La información clasificada previamente como

reservada, permanecerá con tal carácter hasta un período de quince años desde su clasificación. La
información reservada será desclasificada cuando se extingan las causas que dieron lugar a su
clasificación. Se ampliará el período de reserva sobre cierta documentación siempre y cuando
permanezcan y se justifiquen las causas que dieron origen a su clasificación.

El Consejo de Seguridad Nacional, en los casos de reserva por motivos de seguridad nacional y los
titulares de las instituciones públicas, serán responsables de clasificar y desclasificar la información
de conformidad con esta Ley. La clasificación de reserva no podrá efectuarse posteriormente a la

LEY ORGANICA DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACION PUBLICA - Página 8

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solicitud de información.

La información reservada que se haga pública antes del vencimiento del plazo de la reserva o de
manera distinta a la prevista en el inciso anterior, podrá ocasionar responsabilidad civil,
administrativa y/o penal según los casos, de la persona que por su función haya violado la reserva.

Las instituciones públicas elaborarán semestralmente por temas, un índice de los expedientes
clasificados como reservados. En ningún caso el índice será considerado como información
reservada. Este índice de información reservada, detallará: fecha de resolución y período de vigencia
de esta clasificación.

La información reservada en temas de seguridad nacional, solo podrá ser desclasificada por el
Consejo de Seguridad Nacional. La información clasificada como reservada por los titulares de las
entidades e instituciones del sector público, podrá ser desclasificada en cualquier momento por el
Congreso Nacional, con el voto favorable de la mayoría absoluta de sus integrantes, en sesión
reservada.

TITULO CUARTO
DEL PROCESO ADMINISTRATIVO PARA ACCEDER A LA
INFORMACION PUBLICA

Art. 19.- De la Solicitud y sus Requisitos.- El interesado a acceder a la información pública que
reposa, manejan o producen las personas jurídicas de derecho público y demás entes señalados en
el artículo 1 de la presente Ley, deberá hacerlo mediante solicitud escrita ante el titular de la
institución.

En dicha solicitud deberá constar en forma clara la identificación del solicitante y la ubicación de los
datos o temas motivo de la solicitud, la cual será contestada en el plazo señalado en el artículo 9 de
esta Ley.

Concordancias:
CONSTITUCION DE LA REPUBLICA DEL ECUADOR, Arts. 92
LEY ORGANICA DE GARANTIAS JURISDICCIONALES Y CONTROL CONSTITUCIONAL, Arts. 50

Art. 20.- Límites de la Publicidad de la Información.- La solicitud de acceso a la información no

implica la obligación de las entidades de la administración pública y demás entes señalados en el
artículo 1 de la presente. Ley, a crear o producir información, con la que no dispongan o no tengan
obligación de contar al momento de efectuarse el pedido. En este caso, la institución o entidad,
comunicará por escrito que la denegación de la solicitud se debe a la inexistencia de datos en su
poder, respecto de la información solicitada. Esta Ley tampoco faculta a los peticionarios a exigir a
las entidades que efectúen evaluaciones o análisis de la información que posean, salvo aquellos que
por sus objetivos institucionales deban producir.

No se entenderá producción de información, a la recopilación o compilación de información que

estuviese dispersa en los diversos departamentos o áreas de la institución, para fines de
proporcionar resúmenes, cifras estadísticas o índices solicitados por el peticionario.

Art. 21.- Denegación de la Información.- La denegación de acceso a la información o la falta de

contestación a la solicitud, en el plazo señalado en la ley, dará lugar a los recursos administrativos,
judiciales y constitucionales pertinentes y, a la imposición a los funcionarios, de las sanciones
establecidas en esta Ley.

Concordancias:
LEY ORGANICA DE GARANTIAS JURISDICCIONALES Y CONTROL CONSTITUCIONAL, Arts. 47

LEY ORGANICA DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACION PUBLICA - Página 9

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TITULO QUINTO
DEL RECURSO DE ACCESO A LA INFORMACION

Art. 22.- El derecho de acceso a la información, será también garantizado en instancia judicial por el
recurso de acceso a la información, estipulado en esta Ley, sin perjuicio de la acción de amparo
constitucional:

Se encuentra legitimada para interponer el recurso de acceso a la información, toda persona a quien
se hubiere denegado en forma tácita o expresa, información de cualquier índole a la que se refiere
esta Ley, ya sea por la negativa de la información, ya sea por la información incompleta, alterada y
hasta falsa que le hubieren proporcionado, incluso si la denegatoria se sustenta en el carácter
reservado o confidencial de la información solicitada.

El recurso de acceso a la información se podrá interponer ante cualquier juez de lo civil o tribunal de
instancia del domicilio del poseedor de la información requerida.

El Recurso de Acceso a la Información, contendrá:

a) Identificación del recurrente;

b) Fundamentos de hecho y de derecho;
c) Señalamiento de la autoridad de la entidad sujeta a esta Ley, que denegó la información; y,
d) La pretensión jurídica.

Los jueces o el tribunal, avocarán conocimiento en el término de cuarenta y ocho horas, sin que
exista causa alguna que justifique su inhibición, salvo la inobservancia de las solemnidades exigidas
en esta Ley.

El juez o tribunal en el mismo día en que se plantee el Recurso de Acceso a la Información,

convocará por una sola vez y mediante comunicación escrita, a las partes para ser oídas en
audiencia pública a celebrarse dentro de las veinticuatro horas subsiguientes.

La respectiva resolución deberá dictarse en el término máximo de dos días, contado desde la fecha
en que tuvo lugar la audiencia, aun si el poseedor de la información no asistiere a ella.

Admitido a trámite el recurso, los representantes de las entidades o personas naturales accionadas,
entregarán al juez dentro del plazo de ocho días, toda la información requerida.

En el caso de información reservada o confidencial, se deberá demostrar documentada y

motivadamente, con el listado índice la legal y correcta clasificación en los términos de esta Ley. Si
se justifica plenamente la clasificación de reservada o confidencial, el juez o tribunal, confirmará la
negativa de acceso a la información.

En caso de que el juez determine que la información no corresponda a la clasificada como reservada
o confidencial, en los términos de la presente Ley, dispondrá la entrega de dicha información al
recurrente, en el término de veinticuatro horas. De esta resolución podrá apelar para ante el Tribunal
Constitucional la autoridad que alegue que la información es reservada o clasificada.

Dentro del recurso de acceso a la información, instaurado por denegación de acceso a la información
pública, por denuncia o de oficio, cuando la información se encuentre en riesgo de ocultación,
desaparición o destrucción, el juez de oficio o a petición de parte, dictará cualquiera de las siguientes
medidas cautelares:

a) Colocación de sellos de seguridad en la información; y,

b) Aprehensión, verificación o reproducción de la información.

LEY ORGANICA DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACION PUBLICA - Página 10

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Para la aplicación de las medidas cautelares antes señaladas, el juez podrá disponer la intervención
de la fuerza pública.

De considerarse insuficiente la respuesta, a petición de parte, el juez podrá ordenar la verificación

directa de él a los archivos correspondientes, para lo cual, la persona requerida facilitará el acceso
del recurrente a las fuentes de información, designándose para dicha diligencia la concurrencia de
peritos, si fuere necesario.

De la resolución al acceso de información que adopte el juez de lo civil o el tribunal de instancia, se

podrá apelar ante el Tribunal Constitucional, para que confirme o revoque la resolución apelada. El
recurso de apelación, se interpondrá dentro de los tres días hábiles siguientes, será concedido con
efecto devolutivo, salvo en el caso de recursos de apelación deducidos por acceso a la información
reservada o confidencial.

Negado el recurso por el juez o Tribunal Constitucional, cesarán las medidas cautelares.

La Ley de Control Constitucional, será norma supletoria en el trámite de este recurso.

Concordancias:
CONSTITUCION DE LA REPUBLICA DEL ECUADOR, Arts. 87, 88
LEY ORGANICA DE GARANTIAS JURISDICCIONALES Y CONTROL CONSTITUCIONAL, Arts. 39, 41, 47
CODIGO CIVIL (TITULO PRELIMINAR), Arts. 28
CODIGO CIVIL (LIBRO I), Arts. 570
CODIGO DE PROCEDIMIENTO CIVIL, Arts. 907, 909, 921, 922

TITULO SEXTO
DE LAS SANCIONES

Art. 23.- Sanción a funcionarios y/o empleados públicos y privados.- Los funcionarios de las
entidades de la Administración Pública y demás entes señalados en el artículo 1 de la presente Ley,
que incurrieren en actos u omisiones de denegación ilegítima de acceso a la información pública,
entendiéndose ésta como información que ha sido negada total o parcialmente ya sea por
información incompleta, alterada o falsa que proporcionaron o debieron haber proporcionado, serán
sancionados, según la gravedad de la falta, y sin perjuicio de las acciones civiles y penales a que
hubiere lugar, de la siguiente manera:

a) Multa equivalente a la remuneración de un mes de sueldo o salario que se halle percibiendo a la

fecha de la sanción;
b), Suspensión de sus funciones por el tiempo de treinta días calendario, sin derecho a sueldo o
remuneración por ese mismo lapso; y,
c) Destitución del cargo en caso de que, a pesar de la multa o suspensión impuesta, se persistiere
en la negativa a la entrega de la información.

Estas sanciones serán impuestas por las respectivas autoridades o entes nominadores.

En el caso de prefectos, alcaldes, consejeros, concejales y miembros de juntas parroquiales, la

sanción será impuesta por la respectiva entidad corporativa.

Los representantes legales de las personas jurídicas de derecho privado o las naturales poseedoras
de información pública que impidan o se nieguen a cumplir con las resoluciones judiciales a este
respecto, serán sancionadas con una multa de cien a quinientos dólares por cada día de
incumplimiento a la resolución, que será liquidada por el juez competente y consignada en su
despacho por el sancionado, sin perjuicio de las responsabilidades civiles o penales a que hubiere
lugar.

LEY ORGANICA DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACION PUBLICA - Página 11

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Las sanciones se impondrán una vez concluido el respectivo recurso de acceso a la información
pública establecido en el artículo 22 de la presente Ley.

La remoción de la autoridad, o del funcionario que incumpliere la resolución, no exime a quien lo

reemplace del cumplimiento inmediato de tal resolución bajo la prevención determinada en este
artículo.

Concordancias:
CONSTITUCION DE LA REPUBLICA DEL ECUADOR, Arts. 233
LEY ORGANICA DE LA CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO, Arts. 5, 45, 47, 48
CODIGO CIVIL (LIBRO IV), Arts. 1527, 1543, 2033
CODIGO ORGANICO DE PLANIFICACION Y FINANZAS PUBLICAS, COPFP, Arts. 181
LEY ORGANICA DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTRATACION PUBLICA, Arts. 99
LEY ORGANICA DE EMPRESAS PUBLICAS, LOEP, Arts. 15, 26
LEY ORGANICA DE SERVICIO PUBLICO, LOSEP, Arts. 41

DISPOSICION GENERAL

El Tribunal Constitucional, dentro de un término no mayor de noventa días, a partir de la recepción

del proceso, despachará y resolverá los recursos de acceso a la información interpuestos.

DISPOSICIONES TRANSITORIAS

PRIMERA.- Los recursos relacionados con el acceso a la información pública, están exentos del
pago de la Tasa Judicial.

SEGUNDA.- Los portales en internet, deberán ser implementados por las entidades de la
Administración Pública y demás entes señalados en el artículo 1 de la presente Ley, en el plazo
perentorio de un año, contado a partir de la publicación de esta Ley en el Registro Oficial. El
Reglamento de la presente Ley, regulará los lineamientos técnicos que permitan la uniformidad,
interacción, fácil ubicación y acceso de esta información.

TERCERA.- La Defensoría del Pueblo, dentro del plazo de seis meses contado a partir de la
promulgación de la presente Ley, adoptará las medidas administrativas, técnicas y presupuestarias
para el cabal cumplimiento de la responsabilidad que esta Ley le asigna.

CUARTA.- En el plazo no mayor de seis meses desde la vigencia de la presente Ley, todas las
entidades de la Administración Pública y demás entes señalados en el artículo 1 de la presente Ley,
deberán elaborar el listado índice de toda la información que a la fecha se encuentre clasificada
como reservada, siempre y cuando se encuentre inmersa en algunas de las excepciones
contempladas en el artículo 17 de la presente Ley. La información que no se sujete a estas
excepciones, deberá desclasificarse en el plazo perentorio de dos meses.

A partir de la fecha de publicación de esta Ley en el Registro Oficial, toda información clasificada
como de acceso restringido, que tenga más de quince años, deberá ser desclasificada y abierta
libremente al público.

QUINTA.- Dentro del plazo de noventa días a contar desde la promulgación de esta Ley, el
Presidente de la República expedirá el reglamento para la aplicación de la misma.

SEXTA.- Dentro de un plazo no mayor a ciento ochenta días se reformará la Ley del Sistema
Nacional de Archivos, armonizando sus disposiciones con las normas pertinentes contenidas en esta
Ley. Se encarga al Sistema Nacional de Archivos la capacitación pertinente a todos los funcionarios

LEY ORGANICA DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACION PUBLICA - Página 12

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de las entidades de la Administración Pública y demás entes señalados en el artículo 1 de la
presente Ley.

DISPOSICION FINAL

La presente Ley tiene el carácter de Orgánica y prevalece sobre todas las que se le opongan, entrará
en vigencia a partir de su publicación en el Registro Oficial.

LEY ORGANICA DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACION PUBLICA - Página 13

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REGLAMENTO GENERAL A LA LEY ORGÁNICA DE TRANSPARENCIA Y
ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA
(Decreto No. 2471)

Lucio Gutiérrez Borbúa
Presidente Constitucional de la República

Considerando:

Que la Constitución Política de la República, en el artículo 81 (18), establece que el Estado garantizará el derecho a acceder a fuentes de
información y no existirá reserva respecto de informaciones que reposen en archivos públicos, excepto de los documentos para los que tal reserva
sea exigida por razones de defensa nacional y por causas expresamente establecidas en la ley;

Que en el Registro Oficial N° 337 de 18 de mayo del 2004, se promulgó la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública;

Que es pertinente expedir normas que permitan garantizar el cumplimiento efectivo del derecho constitucional a solicitar información pública y el
libre acceso a las fuentes de información; y, que coadyuve a la correcta aplicación de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información
Pública; y,

En ejercicio de la atribución que le confiere el Art. 171 numeral 5 (147, num. 13) de la Constitución Política de la República,

Decreta:

Expedir el REGLAMENTO GENERAL A LA LEY ORGÁNICA DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA

Capítulo I
DISPOSICIONES GENERALES
Art. 1.- Objeto.- El presente reglamento norma la aplicación de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública ­ LOTAIP ­
para ejercer el derecho a solicitar información pública y el libre acceso a fuentes de información pública.
Art. 2.- Ámbito.­ Las disposiciones de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública y este reglamento, se aplican a todos los
organismos, entidades e instituciones del sector público y privado que tengan participación del Estado, en los términos establecidos en los Arts. 1 y 3
de la ley.
Art. 3.- Principios.- El libre acceso de las personas a la información pública se rige por los principios constitucionales de publicidad, transparencia,
rendición de cuentas, gratuidad y apertura de las actividades de las entidades públicas y las que correspondan a entidades privadas que, por
disposición de la ley, se consideran de interés público. La obligación de otorgar información por parte de la radio y televisión privadas estarán
regidas por sus leyes pertinentes, y, además, en términos y condiciones idénticas a la de los diarios, revistas, y demás medios de comunicación de la
prensa escrita.
Art. 4.- Principio de Publicidad.- (Reformado por el Art. 1 del D. E. 163, R.O. 33, 7-VI-2005).- Por el principio de publicidad, se considera
pública toda la información que crearen, que obtuvieren por cualquier medio, que posean, que emanen y que se encuentre en poder de todos los
organismos, entidades e instituciones del sector público y privado que tengan participación del Estado en los términos establecidos en los Arts. 1 y 3
de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública. La información requerida puede estar contenida en documentos escritos,
grabaciones, información digitalizada, fotografías y cualquier otro medio de reproducción.
Art. 5.- Del costo.- Toda petición o recurso de acceso a la información pública será gratuito y estará exento del pago de tasas, en los términos que
establece la ley. Por excepción y si la entidad que entrega la información incurriere en gastos, el peticionario deberá cancelar previamente a la
institución que provea de la información, los costos que se generen.

Capítulo II
DE LA DIFUSIÓN DE LA INFORMACIÓN
Art. 6.- Obligatoriedad.- (Agregado el inciso final por el Art. 5 del D.E. 744, R.O. 221, 28-XI-2007).- Todas las instituciones que se encuentren
sometidas al ámbito de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información, difundirán en forma, obligatoria y permanente, a través de su página web,
la información mínima actualizada prevista en el artículo 7 de dicho cuerpo legal.

Esta información será organizada por temas, en orden secuencial o cronológico, de manera que se facilite su acceso.

La información referida en el apartado i) del artículo 7 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información será difundida de manera obligatoria a
través del portal www.COMPRASPUBLICAS.gov.ec, con los formatos y contenidos que defina la Secretaría Técnica del Sistema Nacional de
Compras Públicas.
Art. 7.- Garantía del Acceso a la Información.­ La Defensoría del Pueblo será la institución encargada de garantizar, promocionar y vigilar el
correcto ejercicio del derecho al libre acceso a la información pública por parte de la ciudadanía y el cumplimiento de las instituciones públicas y
privadas obligadas por la ley a proporcionar la información pública; y, de recibir los informes anuales que deben presentar las instituciones
sometidas a este reglamento, con el contenido especificado en la ley.

El Defensor del Pueblo está obligado a solicitar a las instituciones que no hubieran difundido claramente la información a través de los portales web,
que realicen los correctivos necesarios. Para tal efecto exigirá que se dé cumplimiento a esta obligación dentro del término de ocho días.

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El Defensor del Pueblo podrá delegar ésta y las demás facultades asignadas a él por la ley, a sus representantes en las diversas provincias, en
aplicación del principio de descentralización y de conformidad con la Ley Orgánica de la Defensoría del Pueblo.
Art. 8.- De la Capacitación.­ Los programas de difusión y capacitación dirigidos a promocionar el derecho de acceso a la información, deberán
realizarse por lo menos una vez al año en cada una de las instituciones señaladas por la ley. De la misma manera deberán realizar anualmente
actividades dirigidas a capacitar a la población en general sobre su derecho de acceso a la información.

La realización de estas actividades será vigilada por la Defensoría del Pueblo, organismo al cual deberá remitirse un informe detallado de la
actividad.

Capítulo III
DE LAS EXCEPCIONES AL ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA
Art. 9.- Excepciones.- (Reformado por el Art. 2 del D.E. 163, R.O. 33, 7-VI-2005; y, por el Art. 1 del D.E. 360, R.O. 80, 11-VIII-2005).- De
conformidad con la Constitución y la Ley, no procede el derecho de acceso a la información pública sobre documentos calificados motivadamente
como reservados por el Consejo de Seguridad Nacional y aquella información clasificada como tal por las leyes vigentes, tal como lo dispone la Ley
Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

La elaboración, manejo, custodia y seguridad de la información calificada como reservada por el Consejo de Seguridad Nacional, se sujetará a las
regulaciones emitidas por el Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas sobre la materia.

Nota:
La Disposición General Primera de la Ley s/n (R.O. 35­S, 28­IX­2009) dispone que en todas las leyes en las que se haga referencia al Consejo de
Seguridad Nacional dirá Ministerio de Coordinación de Seguridad; sin embargo, nada manifiesta sobre normas de menor jerarquía.
Art. 10.- Información Reservada.­ Las instituciones sujetas al ámbito de este reglamento, llevarán un listado ordenado de todos los archivos e
información considerada reservada, en el que constará la fecha de resolución de reserva, período de reserva y los motivos que fundamentan la
clasificación de reserva. Este listado no será clasificado como reservado bajo ningún concepto y estará disponible en la página web de cada
institución.

Capítulo IV
DEL PROCESO ADMINISTRATIVO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA
Art. 11.- De la solicitud.- La solicitud de acceso a la información deberá estar dirigida al titular de la institución de la cual se requiere la
información, y contendrá los requisitos establecidos en la ley, detallando en forma precisa la identificación del solicitante, la dirección domiciliaria
a la cual se puede notificar con el resultado de su petición y la determinación concreta de la información que solicita.
Art. 12.- Lugar de presentación.­ Las instituciones señaladas por la ley, en el plazo de 30 días a partir de la vigencia del presente reglamento,
deberán comunicar y hacer pública la dependencia donde obligatoriamente se deberán presentar las solicitudes relacionadas con el acceso a la
información. Está información será entregada a la Defensoría del Pueblo.
Art. 13.- Delegación.­ Los titulares de las instituciones públicas y privadas, delegarán mediante resolución, a sus representantes provinciales o
regionales, la atención de las solicitudes de información, a fin de garantizar la prestación oportuna y descentralizada de este servicio público.
Art. 14.- Plazo.- El titular de la institución que hubiere recibido la petición de acceso a la información o el funcionario o a quien se le haya delegado
prestar tal servicio en su provincia o región respectiva, deberá contestar la solicitud en el plazo de diez días, prorrogable por cinco días más por
causas justificadas que deberán ser debidamente explicadas al peticionario.
Art. 15.- De conformidad con la ley, si la autoridad ante quien se hubiera presentado una solicitud de acceso a la información, la negare, no la
contestare dentro del plazo establecido en la ley y en este reglamento, o lo hiciera en forma incompleta, de manera que no satisfaga la solicitud
presentada, facultará al peticionario a presentar los recursos administrativos, judiciales o las acciones constitucionales que creyere convenientes, y
además, se podrá solicitar la sanción que contempla la ley, a los funcionarios que actuaren de esta manera.

Capítulo V
DEL RECURSO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN
Art. 16.- Causales.- El Recurso de Acceso a la Información Pública ante la Función Judicial procede cuando:

a) La autoridad ante la que se hubiere presentado la solicitud de acceso se hubiera negado a recibirla o hubiere negado el acceso físico a la
información; y,

b) La información sea considerada incompleta, alterada o supuestamente falsa, e incluso si la negativa se hubiera fundamentado en el carácter
reservado o confidencial de la misma.

El recurso deberá contener los requisitos establecidos en la ley, y contar con el patrocinio de un profesional del derecho y señalar casillero judicial
para recibir notificaciones.
Art. 17.- Competencia.- (Reformado por la Disposición Reformatoria Primera de la Ley s/n, R.O. 52­2S, 22­X­2009).­ Son competentes para
conocer, tramitar y ejecutar los recursos de Acceso a la Información, los jueces de lo civil o los tribunales de instancia del domicilio del poseedor
de la información.

De la resolución del Juez o Tribunal, se podrá apelar ante la Corte Constitucional en el término de tres días.
Art. 18.- La fuerza pública deberá prestar toda la colaboración que el Juez o Tribunal requiera para aplicar las medidas cautelares establecidas en la
ley.

Capítulo VI
DE LAS SANCIONES
Art. 19.- Las sanciones determinadas en la ley, se aplicarán con estricto apego a las normas del debido proceso establecidas en la Constitución
Política de la República.

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 Fiel Web 13.0 (www.fielweb.com) :: Ediciones Legales, 2013

Nota:
Por Disposición Derogatoria de la Constitución de la República del Ecuador (R.O. 449, 20­X­2008), se abroga la Constitución Política de la
República del Ecuador (R.O. 1, 11­VIII­1998), y toda norma que se oponga al nuevo marco constitucional.
Art. 20.- Las autoridades nominadoras serán las encargadas de aplicar las sanciones a los funcionarios que hubieren negado injustificadamente el
acceso a la información pública determinada en la ley, o que hubieren entregado información incompleta, alterada o falsa.
Art. 21.- El Defensor del Pueblo, en ejercicio de las atribuciones conferidas por la ley vigilará la aplicación de las sanciones impuestas a los
funcionarios que incurrieren en faltas sancionadas por la ley.

DISPOSICIÓN GENERAL
El Sistema Nacional de Archivos en el plazo de noventa días expedirá el instructivo para que las instituciones sometidas a la Ley Orgánica de
Transparencia y Acceso a la Información Pública, cumplan con sus obligaciones relativas a archivos y custodia de información pública. La falta de
tal instructivo no impedirá por mandato Constitucional, la aplicación de la ley y de este reglamento.

DISPOSICIÓN TRANSITORIA
(Reformado por el Art. 2 del D.E. 854, R.O. 253, 16­I­2008) Las instituciones sujetas al ámbito de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la
Información Pública, implementarán el portal web de acuerdo a las especificaciones técnicas que determine la Comisión Nacional de Conectividad,
que permitan el ejercicio del derecho al acceso a la información pública y el libre acceso a las fuentes de información pública, que de conformidad
con lo dispuesto en la segunda disposición transitoria de la LOTAIP será hasta el 18 de mayo del 2005.

El Ministerio de Finanzas asignará los recursos y efectuará las reasignaciones presupuestarias necesarias para la aplicación de esta disposición.

DISPOSICIÓN FINAL
El presente reglamento entrará en vigencia a partir de su publicación en el Registro Oficial.

Dado en el Palacio Nacional, en Quito, a 12 de enero del 2005.

FUENTES DE LA PRESENTE EDICIÓN DEL REGLAMENTO GENERAL A LA LEY ORGÁNICA DE
TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA

1.- Decreto 2471 (Registro Oficial 507, 19-I-2005)

2.- Decreto 163 (Registro Oficial 33, 7-VI-2005)

3.- Decreto 360 (Registro Oficial 80, 11-VIII-2005)

4.- Decreto 744 (Registro Oficial 221, 28-XI-2007)

5.- Decreto 854 (Registro Oficial 253, 16-I-2008)

6.- Ley s/n (Segundo Suplemento del Registro Oficial 52, 22-X-2009).

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NORMAS DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORIA
GENERAL DEL ESTADO
Acuerdo de la Contraloría General del Estado 39
Registro Oficial Suplemento 87 de 14-dic.-2009
Ultima modificación: 16-dic.-2014
Estado: Vigente

CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO

NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA LAS ENTIDADES, ORGANISMOS DEL

SECTOR PUBLICO Y PERSONAS JURIDICAS DE DERECHO PRIVADO QUE
DISPONGAN DE RECURSOS PUBLICOS

Oficio No. 22784 SGEN

Quito, 2 de diciembre del 2009.

Licenciado
Luis Fernando Badillo Guerrero
DIRECTOR DEL REGISTRO OFICIAL (E)
Ciudad

Señor Director:

Como alcance a mi oficio 21745 SGEN de 17 de noviembre del 2009, solicité a usted se sirva
disponer la publicación en el Registro Oficial, del Acuerdo 039-CG de 16 de noviembre del 2009,
suscrito por el doctor Carlos Pólit Faggioni, Contralor General del Estado, mediante el cual expide las
"Normas de Control Interno para las entidades, organismos del sector público y personas jurídicas de
derecho privado que dispongan de recursos públicos".

En razón de que en el Registro Oficial 078 de 1 de diciembre del 2009 se publicó únicamente el
Acuerdo antes indicado y no las Normas de Control Interno, en esta oportunidad le pido que se sirva
disponer la publicación de las "Normas de Control Interno para las entidades, organismos del sector
público y personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos", para cuyo fin,
acompaño la versión en medio magnético e impreso del documento en referencia.

Le expreso el sentimiento de mi distinguida consideración.

Atentamente,

Dios, Patria y Libertad

PRESENTACION

La Contraloría General del Estado, frente a los cambios en la legislación ecuatoriana que se han
producido a partir de la emisión de la nueva Constitución de la República del Ecuador, reformas a la
Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y otras disposiciones legales y normativas para
los sectores ambiental, eléctrico, administrativo, talento humano, información pública, finanzas
públicas, contratación pública, entre otras; y, los avances y mejores prácticas en la administración
pública moderna emitidos por las organizaciones internacionales encargadas de su investigación y
divulgación, consideró necesario actualizar las Normas de Control Interno, para proveer a las
entidades, organismos del sector público y personas jurídicas de derecho privado que dispongan de
recursos públicos, de un importante marco normativo a través del cual puedan desarrollarse para

NORMAS DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO - Página 1

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alcanzar sus objetivos y maximizar los servicios públicos que deben proporcionar a la comunidad.

La Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, dispone a este organismo, la regulación del
funcionamiento del sistema de control, con la adaptación, expedición, aprobación y actualización de
las Normas de Control Interno. A partir de este marco regulador, cada institución del Estado dictará
las normas, políticas y manuales específicos que consideren necesarios para su gestión.

Las Normas de Control Interno desarrolladas incluyen: normas generales y otras específicas
relacionadas con la administración financiera gubernamental, talento humano, tecnología de la
información y administración de proyectos y recogen la utilización del marco integrado de control
interno emitido por el Comité de Organizaciones que patrocina la Comisión Treadway (COSO), que
plantea cinco componentes interrelacionados e integrados al proceso de administración, con la
finalidad de ayudar a las entidades a lograr sus objetivos.

Las Normas de Control Interno son concordantes con el marco legal vigente y están diseñadas bajo
principios administrativos, disposiciones legales y normativa técnica pertinente.

La actualización de las normas fue realizada con la participación, aporte y coordinación de usuarios
internos y externos quienes proporcionaron información importante sobre áreas específicas de
gestión, por tanto, es el resultado de un esfuerzo común. Es un documento que promueve el diseño,
implantación y evaluación del sistema de control interno, que debe ser perfeccionado continuamente
para incorporar el impacto de los nuevos avances y tendencias actuales en la administración, en
beneficio de las instituciones del sector público, de las personas jurídicas de derecho privado que
dispongan de recursos públicos y de la sociedad en general, usuaria de los bienes y servicios que
éstas proveen.

INTRODUCCION

Antecedentes

En el año 1977, se expidió la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, reemplazó a la

Ley Orgánica de Hacienda y fue concebida bajo un enfoque sistemático de los diferentes
componentes de la Administración Financiera. En el Capítulo 3 del Título VII, se señalaron los
parámetros fundamentales sobre los que la Contraloría General del Estado debía formular las
Normas Técnicas de Control Interno, como parte de las normas secundarias de los sistemas de
contabilidad y de control que le correspondía emitir al organismo de control.

En noviembre del mismo año, con Acuerdo 000971, la Contraloría General del Estado expidió las
primeras Normas Técnicas de Control Interno conjuntamente con las Políticas de Contabilidad,
Normas Técnicas de Contabilidad y Políticas de Auditoría del Sector Público. Esta normatividad fue
actualizada en abril de 1994, con la expedición del Acuerdo 017-CG.

En el ámbito internacional se celebraron eventos que marcaron una etapa importante en el desarrollo
del control interno; en el año 1990 se publicó el documento "Control Interno - Marco Integrado"
(Internal Control - Integrated Framework, 1990), elaborado por la Comisión Nacional sobre
Información Financiera Fraudulenta conocida como la Comisión Treadway, quienes adoptaron el
nombre de COSO.

El informe COSO concentró los distintos enfoques existentes en el ámbito mundial, en uno solo,
definiendo al control interno como un modelo integrado a la gestión de las organizaciones, ejecutado
por el personal de las entidades en sus distintos niveles jerárquicos; que promueve la honestidad y la
responsabilidad y suministra seguridad razonable en el uso de los recursos para conseguir los
objetivos de: impulsar el uso racional de estrategias, promover la eficiencia en las operaciones,
cumplir con las normativas aplicables y contar con una herramienta apropiada para prevenir errores
e irregularidades.

NORMAS DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO - Página 2

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En el año 1992, la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores, INTOSAI,
aprobó la guía para las Normas de Control Interno del Sector Público, concebida para visualizar el
diseño, implantación y evaluación del control interno en las entidades fiscalizadoras superiores. Esta
guía fue actualizada en distintos eventos internacionales, siendo la última reforma en el año 2004,
luego del XVII Congreso Internacional de las Entidades Fiscalizadoras Superiores, INCOSAI,
realizado en Budapest.

Con el propósito de asegurar la correcta y eficiente administración de los recursos y bienes de las
entidades y organismos del sector público ecuatoriano, en el año 2002, la Contraloría General del
Estado emitió las Normas de Control Interno, que constituyen lineamientos orientados al
cumplimiento de dichos objetivos.

Los cambios en el ordenamiento jurídico del país, a partir de ese mismo año, los avances y mejores
prácticas en la gestión pública, exigen la actualización de las normas de control interno, cuya
aplicación propiciará el mejoramiento de los sistemas de control interno y la administración pública
en relación a la utilización de los recursos estatales y la consecución de los objetivos institucionales.

NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA LAS ENTIDADES, ORGANISMOS DEL SECTOR

PUBLICO Y DE LAS PERSONAS JURIDICAS DE DERECHO PRIVADO QUE DISPONGAN DE
RECURSOS PUBLICOS

ESTRUCTURA DEL CODIGO

El código de las Normas de Control Interno tendrá cinco caracteres numéricos:

Los tres primeros, conforman el primer campo y representan el grupo y subgrupo, así

"200 AMBIENTE DE CONTROL"

Los dos últimos caracteres, constituyen el segundo campo y señalan el título de la norma:

"200-01 Integridad y valores éticos.

100 NORMAS GENERALES

100-01 Control Interno

El control interno será responsabilidad de cada institución del Estado y de las personas jurídicas de
derecho privado que dispongan de recursos públicos y tendrá como finalidad crear las condiciones
para el ejercicio del control.

El control interno es un proceso integral aplicado por la máxima autoridad, la dirección y el personal
de cada entidad, que proporciona seguridad razonable para el logro de los objetivos institucionales y
la protección de los recursos públicos. Constituyen componentes del control interno el ambiente de
control, la evaluación de riesgos, las actividades de control, los sistemas de información y
comunicación y el seguimiento.

El control interno está orientado a cumplir con el ordenamiento jurídico, técnico y administrativo,
promover eficiencia y eficacia de las operaciones de la entidad y garantizar la confiabilidad y
oportunidad de la información, así como la adopción de medidas oportunas para corregir las
deficiencias de control.

100-02 Objetivos del control interno

El control interno de las entidades, organismo del sector público y personas jurídicas de derecho
privado que dispongan de recursos públicos para alcanzar la misión institucional, deberá contribuir al

NORMAS DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO - Página 3

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cumplimiento de los siguientes objetivos:

- Promover la eficiencia, eficacia y economía de las operaciones bajo principios éticos y de

transparencia.
- Garantizar la confiabilidad, integridad y oportunidad de la información.
- Cumplir con las disposiciones legales y la normativa de la entidad para otorgar bienes y servicios
públicos de calidad.
- Proteger y conservar el patrimonio público contra pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o
acto ilegal.

100-03 Responsables del control interno

El diseño, establecimiento, mantenimiento, funcionamiento, perfeccionamiento, y evaluación del

control interno es responsabilidad de la máxima autoridad, de los directivos y demás servidoras y
servidores de la entidad, de acuerdo con sus competencias.

Los directivos, en el cumplimiento de su responsabilidad, pondrán especial cuidado en áreas de

mayor importancia por su materialidad y por el riesgo e impacto en la consecución de los fines
institucionales.

Las servidoras y servidores de la entidad, son responsables de realizar las acciones y atender los
requerimientos para el diseño, implantación, operación y fortalecimiento de los componentes del
control interno de manera oportuna, sustentados en la normativa legal y técnica vigente y con el
apoyo de la auditoría interna como ente asesor y de consulta.

100-04 Rendición de cuentas

La máxima autoridad, los directivos y demás servidoras y servidores, según sus competencias,
dispondrán y ejecutarán un proceso periódico, formal y oportuno de rendición de cuentas sobre el
cumplimiento de la misión y de los objetivos institucionales y de los resultados esperados.

La rendición de cuentas es la obligación que tienen todas las servidoras y servidores de responder,
reportar, explicar o justificar ante la autoridad, los directivos y la ciudadanía, por los recursos
recibidos y administrados y por el cumplimiento de las funciones asignadas. Es un proceso continuo
que incluye la planificación, la asignación de recursos, el establecimiento de responsabilidades y un
sistema de información y comunicación adecuado.

Las servidoras y servidores, presentarán informes periódicos de su gestión ante la alta dirección para
la toma de decisiones, en los que se harán constar la relación entre lo planificado y lo ejecutado, la
explicación de las variaciones significativas, sus causas y las responsabilidades por errores,
irregularidades y omisiones.

La rendición de cuentas, se realizará en cumplimiento al ordenamiento jurídico vigente.

200 AMBIENTE DE CONTROL

El ambiente o entorno de control es el conjunto de circunstancias y conductas que enmarcan el

accionar de una entidad desde la perspectiva del control interno. Es fundamentalmente la
consecuencia de la actitud asumida por la alta dirección y por el resto de las servidoras y servidores,
con relación a la importancia del control interno y su incidencia sobre las actividades y resultados.

El ambiente de control define el establecimiento de un entorno organizacional favorable al ejercicio

de prácticas, valores, conductas y reglas apropiadas, para sensibilizar a los miembros de la entidad y
generar una cultura de control interno.

Un ambiente propicio para el control, estimula e influencia las tareas del personal con respecto al

NORMAS DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO - Página 4

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control de sus actividades. En este contexto, el personal es la esencia de cualquier entidad, al igual
que sus atributos individuales como la integridad y valores éticos y el ambiente donde operan,
constituyen el motor que la conduce y la base que soporta el sistema.

El ambiente de control tiene gran influencia en la forma en que se desarrollan las operaciones y
actividades, se establecen los objetivos y determinan la probabilidad de ocurrencia de los riesgos.
Igualmente tiene relación con el comportamiento de los sistemas de información y con las
actividades de monitoreo.

La máxima autoridad, en su calidad de responsable por el sistema de control interno, deberá mostrar
constantemente una actitud de apoyo a las medidas de control implantadas en la institución,
mediante la divulgación de éstas y un ejemplo continuo de apego a ellas en el desarrollo de las
labores habituales.

La máxima autoridad de cada entidad establecerá en forma clara y por escrito las líneas de conducta
y las medidas de control para alcanzar los objetivos de la institución de acuerdo con las
disposiciones y los lineamientos del gobierno y demás organismos, para lo cual mantendrá un
ambiente de confianza basado en la seguridad, integridad y competencia de las personas; de
honestidad y de respaldo hacia el control interno; así como, garantizará el uso eficiente de los
recursos y protegerá el medio ambiente.

200-01 Integridad y valores éticos

La integridad y los valores éticos son elementos esenciales del ambiente de control, la
administración y el monitoreo de los otros componentes del control interno.

La máxima autoridad y los directivos establecerán los principios y valores éticos como parte de la
cultura organizacional para que perduren frente a los cambios de las personas de libre remoción;
estos valores rigen la conducta de su personal, orientando su integridad y compromiso hacia la
organización.

La máxima autoridad de cada entidad emitirá formalmente las normas propias del código de ética,
para contribuir al buen uso de los recursos públicos y al combate a la corrupción.

Los responsables del control interno determinarán y fomentarán la integridad y los valores éticos,
para beneficiar el desarrollo de los procesos y actividades institucionales y establecerán mecanismos
que promuevan la incorporación del personal a esos valores; los procesos de reclutamiento y
selección de personal se conducirán teniendo presente esos rasgos y cualidades.

200-02 Administración estratégica

Las entidades del sector público y las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de
recursos públicos, implantarán, pondrán en funcionamiento y actualizarán el sistema de planificación,
así como el establecimiento de indicadores de gestión que permitan evaluar el cumplimiento de los
fines, objetivos y la eficiencia de la gestión institucional.

Las entidades del sector público y las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de
recursos públicos requieren para su gestión, la implantación de un sistema de planificación que
incluya la formulación, ejecución, control, seguimiento y evaluación de un plan plurianual institucional
y planes operativos anuales, que considerarán como base la función, misión y visión institucionales y
que tendrán consistencia con los planes de gobierno y los lineamientos del organismo técnico de
planificación.

Los planes operativos constituirán la desagregación del plan plurianual y contendrán: objetivos,
indicadores, metas, programas, proyectos y actividades que se impulsarán en el período anual,
documento que deberá estar vinculado con el presupuesto a fin de concretar lo planificado en

NORMAS DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO - Página 5

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función de las capacidades y la disponibilidad real de los recursos.

La formulación del plan operativo anual deberá coordinarse con los procesos y políticas establecidos
por el Sistema Nacional de Planificación (SNP), las Normas del Sistema Nacional de Inversión
Pública (SNIP), las directrices del sistema de presupuesto, así como el análisis pormenorizado de la
situación y del entorno. Asimismo, dichas acciones se diseñarán para coadyuvar el cumplimiento de
los componentes de la administración estratégica antes mencionada. Como toda actividad de
planificación requiere seguimiento y evaluación permanente.

El análisis de la situación y del entorno se concretará considerando los resultados logrados, los
hechos que implicaron desvíos a las programaciones precedentes, identificando las necesidades
emergentes para satisfacer las demandas presentes y futuras de los usuarios internos y externos y
los recursos disponibles, en un marco de calidad.

Los productos de todas las actividades mencionadas de formulación, cumplimiento, seguimiento y

evaluación, deben plasmarse en documentos oficiales a difundirse entre todos los niveles de la
organización y a la comunidad en general.

200-03 Políticas y prácticas de talento humano

El control interno incluirá las políticas y prácticas necesarias para asegurar una apropiada
planificación y administración del talento humano de la institución, de manera que se garantice el
desarrollo profesional y asegure la transparencia, eficacia y vocación de servicio.

El talento humano es lo más valioso que posee cualquier institución, por lo que debe ser tratado y
conducido de forma tal que se consiga su más elevado rendimiento. Es responsabilidad de la
dirección encaminar su satisfacción personal en el trabajo que realiza, procurando su
enriquecimiento humano y técnico.

La administración del talento humano, constituye una parte importante del ambiente de control,
cumple con el papel esencial de fomentar un ambiente ético desarrollando el profesionalismo y
fortaleciendo la transparencia en las prácticas diarias. Esto se hace visible en la ejecución de los
procesos de planificación, clasificación, reclutamiento y selección de personal, capacitación,
evaluación del desempeño y promoción y en la aplicación de principios de justicia y equidad, así
como el apego a la normativa y marco legal que regulan las relaciones laborales.

200-04 Estructura organizativa

La máxima autoridad debe crear una estructura organizativa que atienda el cumplimiento de su
misión y apoye efectivamente el logro de los objetivos organizacionales, la realización de los
procesos, las labores y la aplicación de los controles pertinentes.

La estructura organizativa de una entidad depende del tamaño y de la naturaleza de las actividades
que desarrolla, por lo tanto no será tan sencilla que no pueda controlar adecuadamente las
actividades de la institución, ni tan complicada que inhiba el flujo necesario de información. Los
directivos comprenderán cuáles son sus responsabilidades de control y poseerán experiencia y
conocimientos requeridos en función de sus cargos.

Toda entidad debe complementar su organigrama con un manual de organización actualizado en el

cual se deben asignar responsabilidades, acciones y cargos, a la vez que debe establecer los niveles
jerárquicos y funciones para cada uno de sus servidoras y servidores.

200-05 Delegación de autoridad

La asignación de responsabilidad, la delegación de autoridad y el establecimiento de políticas

conexas, ofrecen una base para el seguimiento de las actividades, objetivos, funciones operativas y

NORMAS DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO - Página 6

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requisitos regulatorios, incluyendo la responsabilidad sobre los sistemas de información y
autorizaciones para efectuar cambios.

La delegación de funciones o tareas debe conllevar, no sólo la exigencia de la responsabilidad por el

cumplimiento de los procesos y actividades correspondientes, sino también la asignación de la
autoridad necesaria, a fin de que los servidores puedan emprender las acciones más oportunas para
ejecutar su cometido de manera expedita y eficaz.

Las resoluciones administrativas que se adopten por delegación serán consideradas como dictadas
por la autoridad delegante. El delegado será personalmente responsable de las decisiones y
omisiones con relación al cumplimiento de la delegación.

200-06 Competencia profesional

La máxima autoridad y los directivos de cada entidad pública reconocerán como elemento esencial,
las competencias profesionales de las servidoras y servidores, acordes con las funciones y
responsabilidades asignadas.

La competencia incluye el conocimiento y habilidades necesarias para ayudar a asegurar una

actuación ordenada, ética, eficaz y eficiente, al igual que un buen entendimiento de las
responsabilidades individuales relacionadas con el control interno.

Las servidoras y servidores de los organismos, entidades, dependencias del sector público y
personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos, mantendrán un nivel de
competencia que les permita comprender la importancia del desarrollo, implantación y mantenimiento
de un buen control interno y realizar sus funciones para poder alcanzar los objetivos y la misión de la
entidad.

Los directivos de la entidad, especificarán en los requerimientos de personal, el nivel de

competencias necesario para los distintos puestos y tareas a desarrollarse en las áreas
correspondientes. Así mismo, los programas de capacitación estarán dirigidos a mantener los niveles
de competencia requeridos.

200-07 Coordinación de acciones organizacionales

La máxima autoridad de cada entidad, en coordinación con los directivos, establecerá las medidas
propicias, a fin de que cada una de las servidoras y servidores acepte la responsabilidad que les
compete para el adecuado funcionamiento del control interno.

Las servidoras y servidores participarán activamente en la aplicación y el mejoramiento de las

medidas ya implantadas, así como en el diseño de controles efectivos para las áreas de la
organización donde desempeñan sus labores, de acuerdo con sus competencias y
responsabilidades.

La máxima autoridad y el personal de la entidad, en el ámbito de sus competencias, son

responsables de la aplicación y mejoramiento continuo del control interno así como establecerá los
mecanismos de relación entre la administración principal y las que operen en localizaciones
geográficamente apartadas.

El control interno debe contemplar los mecanismos y disposiciones requeridos a efecto que las
servidoras y servidores de las unidades participantes en la ejecución de los procesos, actividades y
transacciones de la institución, desarrollen sus acciones de manera coordinada y coherente, con
miras a la implantación efectiva de la estrategia organizacional para el logro de los objetivos.

200-08 Adhesión a las políticas institucionales

NORMAS DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO - Página 7

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Las servidoras y servidores de las entidades, observarán las políticas institucionales y las específicas
aplicables a sus respectivas áreas de trabajo.

En el desarrollo y cumplimiento de sus funciones, las servidoras y servidores observarán las políticas
generales y las específicas aplicables a sus respectivas áreas de trabajo, que hayan sido emitidas y
divulgadas por la máxima autoridad y directivos de la entidad, quienes además instaurarán medidas
y mecanismos propicios para fomentar la adhesión a las políticas por ellos emitidas.

Los niveles de dirección y jefatura se asegurarán de la adhesión a las políticas institucionales,

mediante el establecimiento de controles y factores motivadores adecuados.

200-09 Unidad de Auditoría Interna

La auditoría interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y asesoría,

concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización; evalúa el sistema de
control interno, los procesos administrativos, técnicos, ambientales, financieros, legales, operativos,
estratégicos y gestión de riesgos.

Cada institución, cuando se justifique, contará con una Unidad de Auditoría Interna organizada, con
independencia y con los recursos necesarios para que brinde asesoría oportuna y profesional en el
ámbito de su competencia, agregando valor a la gestión institucional y garantía razonable de que la
gestión de la máxima autoridad y demás servidoras y servidores, se realiza con apego a las normas
vigentes.

La Unidad de Auditoría Interna estará integrada por personal multidisciplinario. Mediante técnicas y
procedimientos de auditoría, evaluará la eficiencia del sistema de control interno, la administración
de riesgos institucionales, la efectividad de las operaciones y el cumplimiento de leyes y regulaciones
aplicables que permitan el logro de los objetivos institucionales. Proporcionará asesoría en materia
de control a las autoridades, niveles directivos, servidoras y servidores de la entidad, para fomentar
la mejora de sus procesos y operaciones.

Los auditores de la Unidad de Auditoría Interna actuarán con criterio independiente respecto a las
operaciones o actividades auditadas y no intervendrán en la autorización o aprobación de los
procesos financieros, administrativos, operativos y ambientales.

300 EVALUACION DEL RIESGO

La máxima autoridad establecerá los mecanismos necesarios para identificar, analizar y tratar los
riesgos a los que está expuesta la organización para el logro de sus objetivos.

El riesgo es la probabilidad de ocurrencia de un evento no deseado que podría perjudicar o afectar

adversamente a la entidad o su entorno. La máxima autoridad, el nivel directivo y todo el personal de
la entidad serán responsables de efectuar el proceso de administración de riesgos, que implica la
metodología, estrategias, técnicas y procedimientos, a través de los cuales las unidades
administrativas identificarán, analizarán y tratarán los potenciales eventos que pudieran afectar la
ejecución de sus procesos y el logro de sus objetivos.

300-01 Identificación de riesgos

Los directivos de la entidad identificarán los riesgos que puedan afectar el logro de los objetivos
institucionales debido a factores internos o externos, así como emprenderán las medidas pertinentes
para afrontar exitosamente tales riesgos.

Los factores externos pueden ser económicos, políticos, tecnológicos, sociales y ambientales. Los
internos incluyen la infraestructura, el personal, la tecnología y los procesos.

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Es imprescindible identificar los riesgos relevantes que enfrenta una entidad en la búsqueda de sus
objetivos.

La identificación de los riesgos es un proceso interactivo y generalmente integrado a la estrategia y

planificación. En este proceso se realizará un mapa del riesgo con los factores internos y externos y
con la especificación de los puntos claves de la institución, las interacciones con terceros, la
identificación de objetivos generales y particulares y las amenazas que se puedan afrontar.

Algo fundamental para la evaluación de riesgos es la existencia de un proceso permanente para

identificar el cambio de condiciones gubernamentales, económicas, industriales, regulatorias y
operativas, para tomar las acciones que sean necesarias.

Los perfiles de riesgo y controles relacionados serán continuamente revisados para asegurar que el
mapa del riesgo siga siendo válido, que las respuestas al riesgo son apropiadamente escogidas y
proporcionadas, y que los controles para mitigarlos sigan siendo efectivos en la medida en que los
riesgos cambien con el tiempo.

300-02 Plan de mitigación de riesgos

Los directivos de las entidades del sector público y las personas jurídicas de derecho privado que
dispongan de recursos públicos, realizarán el plan de mitigación de riesgos desarrollando y
documentando una estrategia clara, organizada e interactiva para identificar y valorar los riesgos que
puedan impactar en la entidad impidiendo el logro de sus objetivos.

En el plan de mitigación de riesgos se desarrollará una estrategia de gestión, que incluya su proceso
e implementación. Se definirán objetivos y metas, asignando responsabilidades para áreas
específicas, identificando conocimientos técnicos, describiendo el proceso de evaluación de riesgos
y las áreas a considerar, detallando indicadores de riesgos, delineando procedimientos para las
estrategias del manejo, estableciendo lineamientos para el monitoreo y definiendo los reportes,
documentos y las comunicaciones necesarias.

Los directivos de las entidades del sector público y las personas jurídicas de derecho privado que
dispongan de recursos públicos, desarrollarán planes, métodos de respuesta y monitoreo de
cambios, así como un programa que prevea los recursos necesarios para definir acciones en
respuesta a los riesgos. Una adecuada planeación de la administración de los riesgos, reduce la
eventualidad de la ocurrencia y del efecto negativo de éstos (impacto) y alerta a la entidad respecto
de su adaptación frente a los cambios.

300-03 Valoración de los riesgos

La valoración del riesgo estará ligada a obtener la suficiente información acerca de las situaciones de
riesgo para estimar su probabilidad de ocurrencia, este análisis le permitirá a las servidoras y
servidores reflexionar sobre cómo los riesgos pueden afectar el logro de sus objetivos, realizando un
estudio detallado de los temas puntuales sobre riesgos que se hayan decidido evaluar.

La administración debe valorar los riesgos a partir de dos perspectivas, probabilidad e impacto,
siendo la probabilidad la posibilidad de ocurrencia, mientras que el impacto representa el efecto
frente a su ocurrencia. Estos supuestos se determinan considerando técnicas de valoración y datos
de eventos pasados observados, los cuales pueden proveer una base objetiva en comparación con
los estimados.

La metodología para analizar riesgos puede variar, porque algunos son difíciles de cuantificar,
mientras que otros se prestan para un diagnóstico numérico.

Se consideran factores de alto riesgo potencial los programas o actividades complejas, el manejo de
dinero en efectivo, la alta rotación y crecimiento del personal, el establecimiento de nuevos servicios,

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sistemas de información rediseñados, crecimientos rápidos, nueva tecnología, entre otros. La
valoración del riesgo se realiza usando el juicio profesional y la experiencia.

300-04 Respuesta al riesgo

Los directivos de la entidad identificarán las opciones de respuestas al riesgo, considerando la

probabilidad y el impacto en relación con la tolerancia al riesgo y su relación costo/beneficio.

La consideración del manejo del riesgo y la selección e implementación de una respuesta son parte
integral de la administración de los riesgos. Los modelos de respuestas al riesgo pueden ser: evitar,
reducir, compartir y aceptar.

Evitar el riesgo implica, prevenir las actividades que los originan. La reducción incluye los métodos y
técnicas específicas para tratar con ellos, identificándolos y proveyendo acciones para la reducción
de su probabilidad e impacto. El compartirlo reduce la probabilidad y el impacto mediante la
transferencia u otra manera de compartir una parte del riesgo. La aceptación no realiza acción
alguna para afectar la probabilidad o el impacto.

Como parte de la administración de riesgos, los directivos considerarán para cada riesgo significativo
las respuestas potenciales a base de un rango de respuestas. A partir de la selección de una
respuesta, se volverá a medir el riesgo sobre su base residual, reconociendo que siempre existirá
algún nivel de riesgo residual por causa de la incertidumbre inherente y las limitaciones propias de
cada actividad.

400 ACTIVIDADES DE CONTROL

La máxima autoridad de la entidad y las servidoras y servidores responsables del control interno de
acuerdo a sus competencias, establecerán políticas y procedimientos para manejar los riesgos en la
consecución de los objetivos institucionales, proteger y conservar los activos y establecer los
controles de acceso a los sistemas de información.

Las actividades de control se dan en toda la organización, en todos los niveles y en todas las
funciones. Incluyen una diversidad de acciones de control de detección y prevención, tales como:
separación de funciones incompatibles, procedimientos de aprobación y autorización, verificaciones,
controles sobre el acceso a recursos y archivos, revisión del desempeño de operaciones,
segregación de responsabilidades de autorización, ejecución, registro y comprobación de
transacciones, revisión de procesos y acciones correctivas cuando se detectan desviaciones e
incumplimientos.

Para ser efectivas, las actividades de control deben ser apropiadas, funcionar consistentemente de
acuerdo a un plan a lo largo de un período y estar relacionadas directamente con los objetivos de la
entidad.

La implantación de cualquier actividad o procedimiento de control debe ser precedido por un análisis
de costo/beneficio para determinar su viabilidad, conveniencia y contribución en relación con el logro
de los objetivos, es decir, se deberá considerar como premisa básica que el costo de establecer un
control no supere el beneficio que pueda obtener.

401 Generales

401-01 Separación de funciones y rotación de labores

La máxima autoridad y los directivos de cada entidad tendrán cuidado al definir las funciones de sus
servidoras y servidores y de procurar la rotación de las tareas, de manera que exista independencia,
separación de funciones incompatibles y reducción del riesgo de errores o acciones irregulares.

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Para reducir el riesgo de error, el desperdicio o las actividades incorrectas y el riesgo de no detectar
tales problemas, no se asignará a un solo servidor o equipo para que controle o tenga a su cargo
todas las etapas claves de un proceso u operación.

La separación de funciones se definirá en la estructura orgánica, en los flujogramas y en la

descripción de cargos en todas las entidades del sector público.

Los niveles de dirección y jefatura, contemplarán la conveniencia de rotar sistemáticamente las

labores entre quienes realizan tareas o funciones afines, siempre y cuando la naturaleza de tales
labores permita efectuar tal medida.

La rotación en el desempeño de tareas claves para la seguridad y el control, es un mecanismo eficaz

para evitar actos reñidos con el código de ética de la entidad u organismo.

401-02 Autorización y aprobación de transacciones y operaciones

La máxima autoridad, establecerá por escrito o por medio de sistemas electrónicos, procedimientos
de autorización que aseguren la ejecución de los procesos y el control de las operaciones
administrativas y financieras, a fin de garantizar que sólo se efectúen operaciones y actos
administrativos válidos.

La conformidad con los términos y condiciones de una autorización implica que las tareas que
desarrollarán las servidoras y servidores, que han sido asignadas dentro de sus respectivas
competencias, se adecuarán a las disposiciones emanadas por la dirección, en concordancia con el
marco legal.

Las servidoras y servidores que reciban las autorizaciones, serán conscientes de la responsabilidad
que asumen en su tarea y no efectuarán actividades que no les corresponda.

401-03 Supervisión

Los directivos de la entidad, establecerán procedimientos de supervisión de los procesos y

operaciones, para asegurar que cumplan con las normas y regulaciones y medir la eficacia y
eficiencia de los objetivos institucionales, sin perjuicio del seguimiento posterior del control interno.

La supervisión de los procesos y operaciones se los realizará constantemente para asegurar que se
desarrollen de acuerdo con lo establecido en las políticas, regulaciones y procedimientos en
concordancia con el ordenamiento jurídico; comprobar la calidad de sus productos y servicios y el
cumplimiento de los objetivos de la institución.

Permitirá además, determinar oportunamente si las acciones existentes son apropiadas o no y

proponer cambios con la finalidad de obtener mayor eficiencia y eficacia en las operaciones y
contribuir a la mejora continua de los procesos de la entidad.

402 Administración Financiera - PRESUPUESTO

402-01 Responsabilidad del control

La máxima autoridad de una entidad, u organismo del sector público, dispondrá a los responsables
de las unidades inherentes a la materia, el diseño de los controles que se aplicarán para asegurar el
cumplimiento de las fases del ciclo presupuestario en base de las disposiciones legales,
reglamentarias y políticas gubernamentales, sectoriales e institucionales, que regulan las actividades
del presupuesto y alcanzar los resultados previstos.

Las entidades del sector público delinearán procedimientos de control interno presupuestario para la
programación, formulación, aprobación, ejecución, evaluación, clausura y liquidación del presupuesto

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institucional; se fijarán los objetivos generales y específicos en la programación de ingresos y gastos
para su consecución en la ejecución presupuestaria y asegurar la disponibilidad presupuestaria de
fondos en las asignaciones aprobadas. Todos los ingresos y gastos estarán debidamente
presupuestados; de existir valores no considerados en el presupuesto, se tramitará la reforma
presupuestaria correspondiente.

En la formulación del presupuesto de las entidades del sector público se observarán los principios
presupuestarios de: universalidad, unidad, programación, equilibrio y estabilidad, plurianualidad,
eficiencia, eficacia, transparencia, flexibilidad y especificación, para que el presupuesto cuente con
atributos que vinculen los objetivos del plan con la administración de recursos, tanto en el aspecto
financiero, como en las metas fiscales.

La programación de la ejecución presupuestaria del gasto, consiste en seleccionar y ordenar las

asignaciones de fondos para cada uno de los programas, proyectos y actividades que serán
ejecutados en el período inmediato, a fin de optimizar el uso de los recursos disponibles.

Para los componentes del sistema de administración financiera tales como: Presupuesto,
Contabilidad Gubernamental, Tesorería, Recaudación, Nómina, Control Físico de Bienes, Deuda
Pública y Convenios, se coordinarán e implantarán procedimientos de control interno necesarios
para que sean cumplidos por las servidoras y servidores de acuerdo a las funciones asignadas, con
la finalidad de que generen adecuados registros que hagan efectivos los propósitos de transparencia
y rendición de cuentas.

402-02 Control previo al compromiso

Se denomina control previo, al conjunto de procedimientos y acciones que adoptan los niveles
directivos de las entidades, antes de tomar decisiones, para precautelar la correcta administración
del talento humano, financieros y materiales.

En el control previo a la autorización para la ejecución de un gasto, las personas designadas

verificarán previamente que:

1. La operación financiera esté directamente relacionada con la misión de la entidad y con los
programas, proyectos y actividades aprobados en los planes operativos anuales y presupuestos.
2. La operación financiera reúna los requisitos legales pertinentes y necesarios para llevarla a cabo,
que no existan restricciones legales sobre la misma.
3. Exista la partida presupuestaria con la disponibilidad suficiente de fondos no comprometidos a fin
de evitar desviaciones financieras y presupuestarias.

402-03 Control previo al devengado

Previa a la aceptación de una obligación, o al reconocimiento de un derecho, como resultado de la

recepción de bienes, servicios u obras, la venta de bienes o servicios u otros conceptos de ingresos,
las servidoras y servidores encargados del control verificarán:

1. Que la obligación o deuda sea veraz y corresponda a una transacción financiera que haya reunido
los requisitos exigidos en la fase del control previo, que se haya registrado contablemente y
contenga la autorización respectiva, así como mantenga su razonabilidad y exactitud aritmética.
2. Que los bienes o servicios recibidos guarden conformidad plena con la calidad y cantidad
descritas o detalladas en la factura o en el contrato, en el ingreso a bodega o en el acta de recepción
e informe técnico legalizados y que evidencien la obligación o deuda correspondiente.
3. Que la transacción no varíe con respecto a la propiedad, legalidad y conformidad con el
presupuesto, establecidos al momento del control previo al compromiso efectuado.
4. Diagnóstico y evaluación preliminar de la planificación y programación de los presupuestos de
ingresos.
5. La existencia de documentación debidamente clasificada y archivada que respalde los ingresos.

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6. La corrección y legalidad aplicadas en los aspectos formales y metodológicos del ingreso.
7. La sujeción del hecho económico que genera el ingreso a las normas que rigen su proceso.

402-04 Control de la evaluación en la ejecución del presupuesto por resultados

La evaluación presupuestaria es una herramienta importante para la gestión de las entidades del
sector público, por cuanto determina sus resultados mediante el análisis y medición de los avances
físicos y financieros obtenidos.

La evaluación presupuestaria comprende la determinación del comportamiento de los ingresos y

gastos, así como la identificación del grado de cumplimiento de las metas programadas, a base del
presupuesto aprobado y del plan operativo anual institucional.

Cada entidad deberá determinar el grado de cumplimiento de los techos establecidos en la

programación financiera y las causas de las variaciones registradas.

La evaluación, también permite determinar la ejecución y el comportamiento de los agregados

financieros de ingresos, gastos y financiamiento con respecto a la programación inicial, con el fin de
comprobar el grado de cumplimiento de las metas esperadas en términos de ahorro, resultado
financiero y estructura del financiamiento, lo cual se utiliza para analizar la ejecución acumulada con
relación al presupuesto codificado vigente.

El propósito de la evaluación presupuestaria es proporcionar información a los niveles responsables

del financiamiento, autorización y ejecución de los programas, proyectos y actividades, sobre su
rendimiento en comparación con lo planificado, además, debe identificar y precisar las variaciones en
el presupuesto, para su corrección oportuna.

La máxima autoridad de la entidad dispondrá que los responsables de la ejecución presupuestaria

efectúen el seguimiento y evaluación del cumplimiento y logro de los objetivos, frente a los niveles de
recaudación óptima de los ingresos y ejecución efectiva de los gastos.

Los responsables de la ejecución y evaluación presupuestaria, comprobarán que el avance de las

obras ejecutadas concuerden con los totales de los gastos efectivos, con las etapas de avance y las
actividades permanezcan en los niveles de gastos y dentro de los plazos convenidos
contractualmente.

Mantendrán procedimientos de control sobre la evaluación en cada fase del ciclo presupuestario,
tales como:

- Controles sobre la programación vinculada al Plan Operativo Institucional, formulación y

aprobación.
- Controles de la ejecución en cuanto a ingresos y gastos efectivos.
- Controles a las reformas presupuestarias, al compromiso y la obligación o devengado.
- Controles a las fases de ejecución, evaluación, clausura, liquidación y seguimiento.

403 Administración financiera - TESORERIA

403-01 Determinación y recaudación de los ingresos

La máxima autoridad y el servidor encargado de la administración de los recursos establecidos en

las disposiciones legales para el financiamiento del presupuesto de las entidades y organismos del
sector público, serán los responsables de la determinación y recaudación de los ingresos, en
concordancia con el ordenamiento jurídico vigente.

Los ingresos públicos según su procedencia pueden ser tributarios y no tributarios, de autogestión,
de financiamiento y donaciones. Se clasificarán por la naturaleza económica en: corrientes, de

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capital y financiamiento.

Los ingresos de autogestión, son recursos que las entidades y organismos del sector público
obtienen por la venta de bienes y servicios, tasas, contribuciones, derechos, arrendamientos, rentas
de inversiones, multas y otros, se recaudarán a través de las cuentas rotativas de ingresos
aperturadas en los bancos corresponsales del depositario oficial de los fondos públicos o en las
cuentas institucionales disponibles en el depositario oficial.

La recaudación de los recursos públicos podrá hacerse de manera directa o por medio de la red
bancaria privada. En ambos casos se canalizará a través de las cuentas rotativas de ingresos
abiertas en los bancos corresponsales.

Los ingresos obtenidos a través de las cajas recaudadoras, en efectivo, cheque certificado o cheque
cruzado a nombre de la entidad serán revisados, depositados en forma completa e intacta y
registrados en las cuentas rotativas de ingresos autorizadas, durante el curso del día de recaudación
o máximo el día hábil siguiente.

403-02 Constancia documental de la recaudación

El Ministerio de Finanzas y toda entidad, organismo del sector público y persona jurídica de derecho
privado que disponga de recursos públicos que recaude o reciba recursos financieros, en concepto
de ingresos, consignaciones, depósitos y otros conceptos por los que el Estado sea responsable,
otorgarán un comprobante de ingreso preimpreso y prenumerado.

Por cada recaudación que realice una entidad u organismo del sector público, por cualquier
concepto, se entregará al usuario el original del comprobante de ingreso preimpreso y prenumerado
o una especie valorada; estos documentos cumplirán con los requisitos establecidos por el
organismo rector en materia tributaria y respaldarán las transacciones realizadas, permitiendo el
control sobre los recursos que ingresan al Tesoro Nacional. Diariamente se preparará, a modo de
resumen, el reporte de los valores recaudados.

Ninguna institución por ningún concepto, podrá cobrar tasa y/o tarifa alguna por la venta de bienes y
servicios, sin que medie la comercialización de especies valoradas, factura, nota de venta y otros
documentos autorizados por el organismo rector en materia tributaria.

Las entidades públicas mantendrán un control interno estricto y permanente del uso y destino de los
formularios para recaudación de recursos.

En caso de especies valoradas o títulos de crédito, sus movimientos se justificarán

documentadamente mediante controles administrativos.

403-03 Especies valoradas

Las especies valoradas emitidas, controladas y custodiadas por la unidad responsable del Tesoro
Nacional, o aquellas que por excepción son emitidas y custodiadas por los organismos del régimen
seccional autónomo, entidades de seguridad social y empresas públicas, se entregarán al
beneficiario por la recepción de un servicio prestado por parte de un órgano del sector público.

Los ingresos que se generen por la venta de las especies valoradas constarán obligatoriamente en
los presupuestos institucionales y se depositarán en la cuenta rotativa de ingresos en los bancos
corresponsales.

La unidad responsable del Tesoro Nacional y las instituciones de la administración pública que
manejen especies valoradas, llevarán registros sobre la emisión, venta y baja de estos documentos y
su existencia será controlada mediante cuentas de orden.

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El Instituto Geográfico Militar es el único organismo autorizado para elaborar las especies valoradas
para todo el sector público del Ecuador.

403-04 Verificación de los ingresos

Las instituciones que dispongan de cajas recaudadoras, efectuarán una verificación diaria, con la
finalidad de comprobar que los depósitos realizados en el banco corresponsal sean iguales a los
valores recibidos, a fin de controlar que éstos sean transferidos al depositario oficial.

La verificación la realizará una persona distinta a la encargada de efectuar las recaudaciones y su

registro contable.

El servidor encargado de la administración de los recursos, evaluará permanentemente la eficiencia

y eficacia de las recaudaciones y depósitos y adoptará las medidas que correspondan.

403-05 Medidas de protección de las recaudaciones

La máxima autoridad de cada entidad pública y el servidor encargado de la administración de los

recursos, adoptarán las medidas para resguardar los fondos que se recauden directamente, mientras
permanezcan en poder de la entidad y en tránsito para depósito en los bancos corresponsales.

El personal a cargo del manejo o custodia de fondos o valores estará respaldado por una garantía
razonable y suficiente de acuerdo a su grado de responsabilidad.

Estas medidas de respaldo podrán incluir la exigencia de una caución suficiente al recaudador, la
contratación de pólizas de seguro, la utilización de equipos con mecanismos de control automático
de los cobros o de la secuencia y cantidad de comprobantes, seguridad física de las instalaciones, la
asignación de personal de seguridad, la contratación de empresas de transporte de valores o
depósitos en bancos que ofrezcan este servicio.

403-06 Cuentas corrientes bancarias

A la Cuenta Corriente Unica del Tesoro Nacional ingresarán todos los recursos provenientes de
cualquier fuente que alimenta el Presupuesto General del Estado y de los gobiernos seccionales, a
través de cuentas auxiliares. Se exceptúan únicamente aquellas cuentas que deban mantenerse en
función de los convenios internacionales que el país mantiene con otros países y las que
correspondan a las empresas del Estado.

La apertura de cuentas para las instituciones del sector público en el depositario oficial será
autorizada exclusivamente por la unidad responsable del Tesoro Nacional; ninguna institución
pública podrá aperturar cuentas fuera del depositario oficial de los fondos públicos.

Para administración de fondos rotativos, la apertura de cuentas corrientes bancarias en el sistema

financiero nacional serán autorizadas por el depositario oficial, sobre la base del informe técnico
emitido por el ente rector de las finanzas públicas; se abrirán bajo la denominación de la entidad u
organismo público y su número será el estrictamente necesario, con la finalidad de mantener un
adecuado control interno.

Al aperturar las cuentas bancarias, se registrarán las firmas de las servidoras y servidores
autorizados. Las servidoras y servidores asignados para el manejo y control de las cuentas
bancarias, no tendrán funciones de recaudación de recursos financieros, de recepción de recursos
materiales, de registro contable, ni de autorización de gastos. Las servidoras y servidores
responsables de su manejo serán obligatoriamente caucionados.

Para el caso del pago de la deuda, con el propósito de identificar la fuente de donde provienen los
recursos, la Cuenta Corriente Unica del Tesoro Nacional se dividirá en cuentas auxiliares: entre otras

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la denominada cuentas para la provisión del pago de la deuda pública.

Se mantendrán cuentas especiales en el depositario oficial de los fondos públicos para la provisión
de pagos de amortización e intereses de la deuda pública interna y externa, recibiendo los recursos
que se transfieren de la Cuenta Corriente Unica.

403-07 Conciliaciones bancarias

La conciliación bancaria es un proceso que se ocupa de asegurar que tanto el saldo según los
registros contables como el saldo según el banco sean los correctos. Se la realiza en forma regular y
periódicamente por lo menos una vez al mes.

Las conciliaciones bancarias se realizan comparando los movimientos del libro bancos de la entidad,
con los registros y saldos de los estados bancarios a una fecha determinada, para verificar su
conformidad y determinar las operaciones pendientes de registro en uno u otro lado. La conciliación
de los saldos contables y bancarios, permite verificar si las operaciones efectuadas por la Unidad
Administrativa de Tesorería han sido oportunas y adecuadamente registradas en la contabilidad.

Para garantizar la efectividad del procedimiento de conciliación, éste será efectuado por uno o varios
servidoras o servidores no vinculados con la recepción, depósito o transferencia de fondos y/o
registro contable de las operaciones relacionadas.

Cuando las conciliaciones se efectúen soportadas en sistemas computarizados y en tiempo real, la

entidad debe velar para que las aplicaciones incorporen los controles de carga y validación de la
información, el registro manual o automático de operaciones que permitan ajustar las diferencias y
estén respaldados por los respectivos manuales de operación, instructivos y ayudas en línea.

403-08 Control previo al pago

Las servidoras y servidores de las instituciones del sector público designados para ordenar un pago,
suscribir comprobantes de egreso o cheques, devengar y solicitar pagos vía electrónica, entre otros,
previamente observarán las siguientes disposiciones:

a) Todo pago corresponderá a un compromiso devengado, legalmente exigible, con excepción de los
anticipos previstos en los ordenamientos legales y contratos debidamente suscritos;
b) Los pagos que se efectúen estarán dentro de los límites de la programación de caja autorizada;
c) Los pagos estarán debidamente justificados y comprobados con los documentos auténticos
respectivos;
d) Verificación de la existencia o no de litigios o asuntos pendientes respecto al reconocimiento total
o parcial de las obligaciones a pagar; y,
e) Que la transacción no haya variado respecto a la propiedad, legalidad y conformidad con el
presupuesto.

Para estos efectos, se entenderá por documentos justificativos, los que determinan un compromiso
presupuestario y por documentos comprobatorios, los que demuestren entrega de las obras, bienes
o servicios contratados.

403-09 Pagos a beneficiarios

El sistema de Tesorería, prevé el pago oportuno de las obligaciones de las entidades y organismos
del sector público y utiliza los recursos de acuerdo con los planes institucionales y los respectivos
presupuestos aprobados.

El pago de las obligaciones a los beneficiarios, será ordenado por la unidad responsable del Tesoro
Nacional al Depositario Oficial de los fondos públicos; dichas obligaciones se registrarán
apropiadamente por las instituciones y se solicitarán de acuerdo al programa mensual aprobado.

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Entre estos pagos se incluye el servicio de la deuda pública.

Para realizar los pagos la unidad responsable del Tesoro Nacional debitará de la cuenta
correspondiente y acreditará en las cuentas de los beneficiarios finales los valores pertinentes,
debiendo utilizar los mecanismos establecidos por el depositario oficial de los fondos públicos,
siendo ésta la única forma de pago prevista para el mencionado sector.

En el caso de fondos a rendir cuentas, la retroalimentación en el sistema será posterior a los pagos
efectuados.

Las remuneraciones y otras obligaciones legalmente exigibles, serán pagadas mediante

transferencias a las cuentas corrientes o de ahorros individuales de los beneficiarios, aperturadas en
el sistema financiero nacional o internacional, registradas en la base de datos del sistema previsto
para la administración de los servicios públicos.

Por excepción se manejarán los conceptos de cuenta virtual para los casos en que los beneficiarios
no pueden aperturar cuentas en el sistema financiero nacional. La cuenta virtual es un proceso de
pagos vía electrónica que define en un solo débito la salida de recursos a través de la entidad
bancaria, proceso que norma el organismo rector de las finanzas públicas.

Los pagos realizados por el ente responsable del Tesoro Nacional se originarán exclusivamente en
el devengamiento y solicitud de pago realizado por las instituciones del sector público, el
cumplimiento de los requisitos necesarios para respaldar una obligación legalmente exigible, es de
exclusiva responsabilidad de la entidad solicitante.

Bajo ninguna consideración se podrán realizar pagos en efectivo, a excepción de los gastos que se
realizan a través de la caja chica.

403-10 Cumplimiento de obligaciones

Las obligaciones contraídas por una entidad serán autorizadas, de conformidad a las políticas
establecidas para el efecto; a fin de mantener un adecuado control de las mismas, se establecerá un
índice de vencimientos que permita que sean pagadas oportunamente para evitar recargos,
intereses y multas.

Las obligaciones serán canceladas en la fecha convenida en el compromiso, aspecto que será
controlado mediante conciliaciones, registros detallados y adecuados que permitan su clasificación,
sean éstas a corto o largo plazo.

Los gastos adicionales que se originen por concepto de intereses o multas por mora injustificada en
el pago de las obligaciones con retraso, será de responsabilidad personal y pecuniaria de quien o
quienes los hayan ocasionado, por acción u omisión.

403-11 Utilización del flujo de caja en la programación financiera

Las entidades y organismos del sector público, para la correcta utilización de los recursos
financieros, elaborarán la programación de caja, en la que se establecerá la previsión calendarizada
de las disponibilidades efectivas de fondos y su adecuada utilización, permitiendo compatibilizar la
ejecución presupuestaria anual en función de las disponibilidades.

La programación comprende un conjunto de acciones relacionadas con la previsión, gestión, control

y evaluación de los flujos de entradas y salidas de fondos. Su finalidad es optimizar el movimiento de
efectivo en el corto plazo, permitiendo compatibilizar los requerimientos programáticos del
presupuesto, con la disponibilidad real de fondos y priorizar su atención.

La programación se podrá modificar en función de la evaluación de los ingresos efectivamente

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recaudados, con el fin de garantizar el cumplimiento de las cuotas aprobadas; esta modificación será
aprobada por el Comité de las Finanzas Públicas del Ministerio de Finanzas.

Cada entidad elaborará el flujo de caja con el objeto de optimizar el uso de sus recursos. Este flujo
de caja debe estar acorde con el plan operativo anual y los planes estratégicos institucionales.

Un instrumento de la programación financiera es el flujo de caja, que refleja las proyecciones de

ingresos y gastos de un período e identifica las necesidades de financiamiento a corto plazo, así
como los posibles excedentes de caja.

El flujo de caja de la entidad tendrá un período determinado similar al ejercicio presupuestario; su

periodicidad puede ser anual, cuatrimestral, trimestral o diaria, de acuerdo con las necesidades.

403-12 Control y custodia de garantías

En los contratos que celebren las entidades del sector público, para asegurar el cumplimiento de los
mismos, se exigirá a los oferentes o contratistas la presentación de las garantías en las condiciones
y montos señalados en la ley.

Los contratos que generalmente celebran las entidades del sector público son de: adquisición o
arrendamiento de bienes, ejecución de obras y prestación de servicios, incluidos los de consultoría,
cuyas cláusulas contractuales contemplan el pago de anticipos, previo a la entrega de una garantía,
en las condiciones y montos señalados en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación
Pública.

Igualmente, algunas transacciones por prestación de servicios o compra de bienes sujetos a entrega
posterior, requieren de los proveedores la presentación de garantías de conformidad a las
estipuladas en los convenios y contratos, no pudiendo la Tesorería efectuar ningún pago sin el previo
cumplimiento de este requisito.

La Tesorería de cada entidad pública, ejercerá un control adecuado y permanente de las garantías
con el fin de conservarlas y protegerlas, en los siguientes aspectos:

- Las garantías presentadas deben corresponder a cualquiera de las formas de garantías

contempladas en las disposiciones legales vigentes.
- La recepción de los documentos se efectuará previo al pago de los anticipos y se verificará que
cumplan con los requisitos señalados en la ley.
- Custodia adecuada y organizada de las garantías.
- Control de vencimientos de las garantías recibidas.

La Tesorería informará oportunamente al nivel superior sobre los vencimientos de las garantías a fin
de que se tomen las decisiones adecuadas, en cuanto a requerir su renovación o ejecución, según
sea el caso.

403-13 Transferencia de fondos por medios electrónicos

Toda transferencia de fondos por medios electrónicos, estará sustentada en documentos que
aseguren su validez y confiabilidad.

La utilización de medios electrónicos para las transferencias de fondos entre entidades agilita la
gestión financiera gubernamental. Si bien los mecanismos electrónicos dinamizan la administración
de las transacciones financieras por la velocidad que imprimen, no generan documentación
inmediata que sustente la validez, propiedad y corrección de cada operación; aspectos que limitan la
aplicación de controles internos convencionales.

Es importante implementar controles adecuados a esta forma de operar, enfatizando los

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mecanismos de seguridad en el uso de claves, cuyo acceso será restringido y permitido solamente a
las personas autorizadas. Nadie más conocerá la serie completa de claves utilizadas en una entidad.

Las cartas de confirmación que requieren las transacciones efectuadas mediante el sistema de
transferencia electrónica de fondos serán verificadas y validadas por el signatario de las claves
respectivas.

Cuando existen sistemas interconectados es posible que se obtengan reportes automáticos diarios,
que constituirán uno de los elementos de evidencia inmediata de la transacción, que muestre los
movimientos de las cuentas de salida y de destino de los recursos.

El uso del correo electrónico u otras formas de comunicación tecnológica es otro medio que permite
contar de inmediato con documentos que sustenten la naturaleza y detalles de las operaciones, cuyo
respaldo formal estará sujeto a la obtención de los documentos originales.

Por efectos de seguridad las entidades mantendrán archivos electrónicos y/o físicos.

403-14 Inversiones financieras, adquisición y venta

Las entidades y organismos del sector público, podrán invertir los excedentes temporales de caja en
el mercado nacional o internacional, para lo cual se considerará la mejor opción para el Estado y las
indicadas entidades.

La adquisición y venta de inversiones financieras estarán condicionadas a las autorizaciones de la

unidad responsable del Tesoro Nacional en lo concerniente a las disponibilidades de caja que
mantengan las instituciones, para lo cual observarán lo establecido en las disposiciones legales y
normativa vigentes, de manera que se resguarde y se obtenga una rentabilidad acorde con el
mercado financiero y que garantice el menor riesgo, dentro de las condiciones, limitaciones y
autorizaciones determinadas en la respectiva ley.

De acuerdo con las necesidades de la caja fiscal, se preferirá la colocación en papeles emitidos por
el Estado.

Cualquier operación que genere rendimientos financieros se considerará inversión financiera.

Las renovaciones, redenciones, cobros de capital e intereses por las inversiones en papeles
fiduciarios se tramitarán con la debida oportunidad.

Las inversiones financieras de corto plazo que mantengan las entidades del sector público a
excepción de los organismos seccionales, empresas públicas e institutos de seguridad social serán
redimidas hasta el cierre del ejercicio fiscal.

Las negociaciones de corto plazo que realice el Tesoro Nacional y las entidades del sector público
no requieren de partida presupuestaria para la inversión y la amortización del capital pero sí para los
gastos de comisiones y rendimientos.

403-15 Inversiones financieras, control y verificación física

Se mantendrán registros adecuados que permitan identificar a cada tipo de inversión corriente y
establecer los montos de los intereses, dividendos u otra clase de renta que devenga cada una de
ellas, el sistema de registro contable proporcionará el control que asegure que han sido registradas
debidamente y que los rendimientos obtenidos se recibieron y contabilizaron de manera oportuna.

Cuando exista un número elevado de inversiones, es conveniente establecer un mayor auxiliar para
cada una, con lo cual se mantendrá un alto grado de confiabilidad en la información, estos registros
serán constantemente actualizados a fin de que los directivos cuenten con datos necesarios para la

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toma de decisiones.

Sobre la base del saldo de los registros contables auxiliares, personas independientes de la custodia
y registro de las operaciones realizarán constataciones físicas de los valores fiduciarios existentes.

Esta acción será efectuada por la Unidad de Auditoría Interna y/o por una comisión nombrada para el
efecto, la misma que actuará bajo la responsabilidad del titular financiero de cada entidad, pudiendo
realizar dicho control en forma trimestral o semestral.

404 Administración Financiera - DEUDA PUBLICA

404-01 Gestión de la deuda

Las máximas autoridades encargadas de la gestión de la deuda pública deberán establecer y

mantener un ambiente de control que fomente: los valores éticos, las políticas de talento humano
que apoyen los objetivos de gestión de la deuda pública, una estructura organizacional con claras
líneas de responsabilidad y comunicación y sistemas de información computarizados que incluyan
controles de seguridad adecuados.

Se establecerá un ambiente de control ético que involucre a todo el personal que interviene en la
administración de la deuda pública, que identifique los principios y valores en los que se
fundamentarán sus actuaciones, las actitudes de los administradores respecto de los controles
internos, políticas de administración del recurso humano que interviene en este proceso, respecto de
su idoneidad e independencia en sus relaciones con subalternos, clientes, acreedores, aseguradores
u otros para evitar conflictos de intereses en las operaciones de la deuda pública.

404-02 Organización de la oficina de deuda pública

El organismo responsable de administrar la deuda pública, contará con unidades operacionales

encargadas de coordinar las operaciones de la deuda con la política fiscal del gobierno y de
gestionar las transacciones específicas de deuda.

La estructura organizacional de la Unidad de Administración de la Deuda, estará conformada por tres

dependencias identificadas como: front office, middle office y back office, con funciones y
responsabilidades distintas.

Oficina Ejecutiva o de Negociación (Front Office), encargada de la coordinación con el poder

Ejecutivo de efectuar la negociación o transacción de la deuda en los mercados financieros, en
representación del gobierno.

Oficina de Análisis de Riesgos (Middle Office), encargada del análisis de la información, así como de
las proyecciones y estrategias e igualmente de las relaciones con las agencias de riesgo donde
deben estar claros los efectos de la transparencia de manera de no afectar la evaluación del riesgo
país.

Oficina de Apoyo (Back Office), constituida por las dependencias encargadas del registro, control,
gestión y utilización de la deuda, así como de la generación de estadísticas y reportes.

Las funciones y responsabilidades se elaborarán con base a la política fiscal del gobierno y a las
disposiciones legales, normas y reglamentación vigente.

04-03 Políticas y manuales de procedimientos

El ente rector del sistema de crédito público, a través de un comité de deuda y financiamiento,
definirá las políticas y directrices de endeudamiento y vigilará que exista consistencia en las
estrategias y en el proceso de endeudamiento público de conformidad con lo dispuesto en la

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Constitución de la República del Ecuador y las disposiciones legales relacionadas con esta materia.

Las políticas partirán de la planificación del gobierno, debiendo considerar los aspectos de política
fiscal, económica y de desarrollo del país. Para este efecto, las entidades que intervienen en esta
materia, deben tener un conocimiento mutuo de sus objetivos, dada la interdependencia de sus
diversos instrumentos para el desarrollo de estas políticas.

El manual de procedimientos para la administración de la deuda incluirá el flujo y la composición de

la información en el ciclo operacional de la unidad que administra la deuda, esto incluye una
descripción de la información relacionada con el financiamiento externo e interno, la forma de
registrar esa información en la base de datos y los pasos a seguir para el registro de los
desembolsos y el servicio de la deuda. También describirá los flujos de información desde la unidad
que administra la deuda a otros organismos del gobierno, entidades relacionadas y organizaciones
internacionales, incluida su periodicidad y una descripción de su contenido, entre otros aspectos.

Este documento será aprobado por la máxima autoridad y deberá actualizarse permanentemente, a
fin de que todo el proceso legal, administrativo y financiero que debe seguirse en este tipo de
operaciones sea aplicado en cumplimiento de las disposiciones legales vigentes.

404-04 Contratación de créditos y límites de endeudamiento

Las entidades y organismos del sector público para la contratación de créditos o la concesión de
garantías de créditos externos por parte de la República del Ecuador, observarán las disposiciones,
restricciones, requisitos y procedimientos establecidos en el ordenamiento jurídico vigente.

Las operaciones de crédito serán incluidas en el presupuesto y no podrán superar el límite de

endeudamiento que señala la ley. No se podrá iniciar el trámite para contraer endeudamiento sin
cumplir con el plan de reducción de la deuda, cuando corresponda; o si ha excedido los límites de
endeudamiento previstos en la ley. Tampoco podrá iniciar el trámite si no ha cumplido con la
obligación de registrar los contratos de créditos vigentes y si tiene obligaciones vencidas de
amortizaciones o intereses de la deuda pública.

Las instituciones que no tengan aprobado su presupuesto, en el que consten las partidas de
desembolsos y asignaciones destinadas a las inversiones, así como las del servicio de la deuda, no
podrán contratar préstamos.

Las solicitudes de contratación de la deuda o de emisión de bonos presentadas sin tener las
autorizaciones correspondientes, serán negadas mientras no cumplan las disposiciones legales y
reglamentarias pertinentes.

La contratación de los préstamos será aprobada cuando el aporte exigido como contraparte local se
encuentre debidamente financiado en el presupuesto.

No se aprobará la contratación de nuevos préstamos a las entidades que teniendo otros no han sido
utilizados y se encuentran pagando comisiones, ya sea porque ha concluido el proyecto y no han
invertido todo su monto o porque el proyecto se encuentra paralizado sin justificación alguna.

404-05 Evaluación del riesgo relacionado con operaciones de la deuda pública

La máxima autoridad del ente rector de la deuda pública establecerá un plan de riesgos para la
identificación de las circunstancias y eventos susceptibles de impedir que se alcancen los objetivos
de gestión de la deuda pública y la medición del grado de probabilidad de que ocurran.

En el desarrollo normal de las transacciones de la deuda pública, pueden surgir riesgos

operacionales en los procesos de contratación, utilización y pago del servicio de la misma, que
pueden impedir que las autoridades a cargo de su administración cumplan los objetivos de la gestión

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de la deuda, por lo que será necesario: evaluar los controles internos y revisar los niveles de
autorización de las transacciones, la segregación de funciones del personal que interviene en el
proceso, los accesos y seguridades del sistema de información, la integridad de la información, la
aplicación de los procedimientos establecidos en los manuales, la capacidad para evaluar
regularmente los instrumentos crediticios y documentación completa de las transacciones de la
deuda, el reperfilamiento de los pagos, costos financieros, entre otros aspectos, a fin de mitigar los
riesgos en las operaciones de la deuda pública.

404-06 Contabilidad de la deuda pública

Se dispondrá de un adecuado sistema de contabilidad gubernamental que proporcione información

gerencial de la deuda pública y que permita el registro de las operaciones de endeudamiento,
asegurando la preparación de información financiera detallada, confiable y oportuna.

Un sistema de contabilidad adecuado constituye un elemento necesario para contar con información
válida y confiable sobre la deuda pública. El proceso contable de las operaciones de endeudamiento
público tendrá un diseño apropiado a las características y necesidades de estas operaciones, que
permitirá el registro actualizado de la deuda, asegurando que la información pueda incluirse en la
base de datos financieros del sistema de contabilidad gubernamental.

Los estados financieros de la deuda reflejarán la deuda interna y externa, identificando conceptos y
categorías como: emisión de bonos, certificados u otros documentos fiduciarios, contratos de
préstamos, deuda privada avalada por el Estado, convenios de consolidación, renegociación y otros.
Así mismo, tales estados reflejarán la deuda asumida que se refiere a operaciones que incrementan
el pasivo del Estado y las honras de aval que por ser activos exigibles contarán con los contratos o
convenios internos respectivos antes de su registro. Complementariamente los estados financieros
contendrán las notas aclaratorias y la información financiera adicional que aclaren los conceptos
relacionados con los reportes generados.

Sobre la base de las informaciones pertinentes se elaborará el estado de la deuda pública, e incluirá
la conciliación de saldos con los estados financieros que forman parte de la Cuenta Unica del
Tesorero Nacional.

Esta norma será aplicada por el Ministerio de Finanzas que administra e informa sobre el
endeudamiento público a nivel nacional.

404-07 Registro de la deuda pública en las entidades

Las entidades y organismos del sector público para el registro y control de las transacciones
relacionadas con la deuda pública, observarán los principios y normas técnicas para el sistema de
administración financiera, emitidas por el Ministerio de Finanzas.

El registro del endeudamiento público permite conocer y consolidar las obligaciones contraídas por el
país en cada período fiscal, en los que se debe identificar: monto original, plazo, vencimientos,
condiciones financieras y acreedor de cada contrato, entre otros.

Los tipos de obligación se clasificarán en internos o externos, a corto o largo plazo; el mantener
controles sobre cada obligación, facilita su comprobación posterior y permitirá informar
oportunamente a las servidoras y servidores responsables, sobre los vencimientos para el pago
respectivo.

Contar con información organizada y actualizada en cada entidad permitirá conservar en forma
adecuada datos históricos de la gestión pública, en relación con el endeudamiento del país.

404-08 Conciliación de información de desembolsos de préstamos y de operaciones por servicio de

la deuda

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Los desembolsos recibidos durante la fase de ejecución de los préstamos, al igual que las
operaciones del servicio de la deuda pública serán conciliados entre los organismos y entidades
involucradas en su procesamiento.

El Ministerio Finanzas, establecerá procedimientos para la conciliación de los desembolsos

recibidos, con los acreedores de préstamos, Banco Central del Ecuador, de agentes financieros y
unidades ejecutoras, a fin de mantener información uniforme y confiable y permitir un mejor control
sobre esta fase del proceso de endeudamiento.

La conciliación de desembolsos con los acreedores, con los agentes financieros y con el Banco
Central del Ecuador permite un mejor control sobre los saldos adeudados de los préstamos.

La conciliación con las unidades ejecutoras facilita el control sobre los desembolsos efectivamente
recibidos y entregados para ejecución de gastos e inversiones.

Así mismo es posible establecer procedimientos que permitan conocer los aportes de contrapartidas
utilizadas en la ejecución de proyectos con financiamiento externo.

El Ministerio de Finanzas conciliará periódicamente, con las entidades acreedoras, los montos
pagados por concepto del servicio de la deuda, desagregada en los conceptos de amortización del
principal, intereses, comisiones, moras, entre otros.

404-09 Pasivos contingentes

Las entidades del sector público revelarán todos los préstamos y obligaciones contraídos con
organismos internacionales de crédito u otras fuentes que constituyan deuda pública interna o
externa, así como los pasivos contingentes que podrían transformarse en pasivos reales como
consecuencia de eventos futuros.

Para la aplicación de esta norma las entidades se sujetarán a los principios y normas técnicas del
sistema de administración financiera, cuya finalidad es mantener un control del monto y las posibles
eventualidades que podrían originar que obligaciones potenciales se conviertan en pasivos reales,
además de la importancia que podrían tener en la situación financiera de la entidad.

Al adoptar decisiones en materia de endeudamiento, las autoridades tomarán en consideración los

efectos posibles de los pasivos contingentes sobre la situación del gobierno, incluyendo su liquidez
global.

404-10 Sistemas de información computarizados y comunicación de la deuda pública

Corresponde al organismo responsable de administrar la deuda pública, disponer de un sistema

computarizado acorde con sus necesidades, mediante la optimización de sus recursos disponibles,
así como la adopción de políticas que definan anticipadamente los aspectos de soporte técnico,
mantenimiento y seguridad del sistema.

El uso de sistemas computarizados para el registro y control de la deuda pública, posibilita el registro
de la información de los préstamos relacionándolos con los proyectos financiados por ellos,
actualizar los desembolsos en forma automática, identificar los atrasos en el pago del servicio de la
deuda, calcular las tablas de amortización y preparar los reportes para la Gerencia y Auditoría.

El registro del endeudamiento mediante sistemas computarizados facilita producir reportes sobre el
servicio de la deuda pública en: amortización, intereses, comisiones, moras, gastos derivados de la
contratación y utilización de créditos a cargo del sector público, para ser conciliados con el
presupuesto, entre otros.

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El objetivo principal de un sistema de información computarizado es generar información útil que las
máximas autoridades de las entidades relacionadas con la deuda pública, requieren para cumplir con
la responsabilidad de su gestión, como por ejemplo: previsiones confiables sobre el servicio de la
deuda, el estado de flujo de efectivo con el objeto de contratar financiamientos necesarios para
garantizar la liquidez a costos razonables, análisis con iniciativas de reducir la deuda,
financiamientos más recientes, reestructuraciones de la deuda, etc.

El sistema de información contará con programas, aplicaciones y procedimientos documentados,

controles de accesos y seguridades, así como una segregación de funciones entre las áreas de
gestión de la deuda, para salvaguardar la confidencialidad, confiabilidad, integridad y conservación
de los datos.

El público debe tener acceso a la información sobre el volumen y la composición de la deuda pública,
incluyendo la moneda de expresión, plazos de vencimiento y estructura de las tasas de interés. Esta
información deberá ser actualizada periódicamente y publicada por el organismo responsable de
administrar la deuda pública.

404-11 Control y seguimiento

El organismo responsable de administrar la deuda pública, establecerá controles periódicos de las

operaciones para evaluar la eficacia de las actividades regulares de supervisión y monitoreo
realizadas por personal de la entidad, las auditorías internas o externas o consultores externos
contratados.

El proceso de seguimiento controlará en forma continua la evolución del entorno externo así como de
los controles internos de la deuda pública, para ayudar a sus administradores a responder a los
cambios de forma rápida y eficaz.

Los procedimientos de evaluación y seguimiento estarán orientados básicamente al seguimiento de

las recomendaciones de los informes de las auditorías de las transacciones de gestión de la deuda
pública, de los informes de avances periódicos de los acreedores, de los informes periódicos de la
administración sobre la contratación de la deuda, de las variaciones significativas por pago de
desembolsos (capital e intereses), de transacciones por montos muy elevados, de los cambios de los
sistemas de contabilidad e información, de reclamos de inversionistas, etc.

A partir de los informes periódicos realizados por los acreedores, el organismo responsable de
administrar la deuda pública, deberá monitorear y dar seguimiento físico a los proyectos que se
financian con endeudamiento, a fin de precautelar la correcta ejecución de los proyectos y el buen
uso de los recursos.

La Oficina de Apoyo (Back Office), realizará el monitoreo de la deuda pública y el seguimiento a la

valoración de los bonos emitidos por el Estado Ecuatoriano en el mercado internacional.

405 Administración Financiera - CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

405-01 Aplicación de los principios y Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental

La Contabilidad Gubernamental se basará en principios y normas técnicas emitidas sobre la materia,

para el registro de las operaciones y la preparación y presentación de información financiera, para la
toma de decisiones.

La Contabilidad Gubernamental tiene como misión registrar todos los hechos económicos que
representen derechos a percibir recursos monetarios o que constituyan obligaciones a entregar
recursos monetarios, y producir información financiera sistematizada y confiable mediante estados
financieros verificables, reales, oportunos y razonables bajo criterios técnicos soportados en
principios y normas que son obligatorias para los profesionales contables.

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405-02 Organización del Sistema de Contabilidad Gubernamental

El Sistema de Contabilidad de las entidades públicas se sustentará en la normativa vigente para la

Contabilidad Gubernamental y comprende, entre otros, la planificación y organización contables,
objetivos, procedimientos, registros, reportes, estados financieros y demás información gerencial y
los archivos de la documentación que sustentan las operaciones.

El ente financiero del gobierno central y las demás entidades del sector público son responsables de
establecer y mantener su sistema de contabilidad dentro de los parámetros señalados por las
disposiciones legales pertinentes, el cual debe diseñarse para satisfacer las necesidades de
información financiera de los distintos niveles de administración, así como proporcionar en forma
oportuna, los reportes y estados financieros que se requieran para tomar decisiones sustentadas en
el conocimiento real de sus operaciones.

La eficiencia de la organización contable constituye un elemento de control interno, orientado a que:

- Las operaciones se efectúen de acuerdo con la organización establecida en la entidad.

- Las operaciones se contabilicen por el importe correcto en las cuentas apropiadas y en el período
correspondiente.
- Se mantenga el control de los bienes de larga duración y de aquellos sujetos a control
administrativo para su correspondiente registro y salvaguarda.
- Se conserve en forma actualizada el inventario de existencias.
- La información financiera se prepare de acuerdo con las políticas y prácticas contables
determinadas por la profesión.
- Se produzcan los reportes y estados financieros requeridos por las regulaciones legales y por las
necesidades gerenciales.

405-03 Integración contable de las operaciones financieras

La contabilidad constituirá una base de datos financieros actualizada y confiable para múltiples
usuarios. La función de la contabilidad es proporcionar información financiera válida, confiable y
oportuna, para la toma de decisiones de las servidoras y servidores que administran fondos públicos.

La contabilidad es el elemento central del proceso financiero, porque integra y coordina las acciones
que deben cumplir las unidades que integran el Sistema de Administración Financiera, ya que
reciben las entradas de las transacciones de los subsistemas de Presupuesto, Contabilidad
Gubernamental, Tesorería, Nómina, Control Físico de Bienes, Deuda Pública y Convenios, los
clasifica, sistematiza y ordena, conforme a los principios y normas técnicas que posibilitan el registro
y control de los recursos públicos, permitiendo la producción de información financiera actualizada y
confiable, para uso interno y externo.

En cada unidad de contabilidad se reflejará la integración contable y presupuestaria de sus

operaciones respecto del movimiento de fondos, bienes y otros.

405-04 Documentación de respaldo y su archivo

La máxima autoridad, deberá implantar y aplicar políticas y procedimientos de archivo para la

conservación y mantenimiento de archivos físicos y magnéticos, con base en las disposiciones
técnicas y jurídicas vigentes.

Toda entidad pública dispondrá de evidencia documental suficiente, pertinente y legal de sus
operaciones. La documentación sustentatoria de transacciones financieras, operaciones
administrativas o decisiones institucionales, estará disponible, para acciones de verificación o
auditoría, así como para información de otros usuarios autorizados, en ejercicio de sus derechos.

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Todas las operaciones financieras estarán respaldadas con la documentación de soporte suficiente y
pertinente que sustente su propiedad, legalidad y veracidad, esto permitirá la identificación de la
transacción ejecutada y facilitará su verificación, comprobación y análisis.

La documentación sobre operaciones, contratos y otros actos de gestión importantes debe ser
íntegra, confiable y exacta, lo que permitirá su seguimiento y verificación, antes, durante o después
de su realización.

Corresponde a la administración financiera de cada entidad establecer los procedimientos que

aseguren la existencia de un archivo adecuado para la conservación y custodia de la documentación
sustentatoria, que será archivada en orden cronológico y secuencial y se mantendrá durante el
tiempo que fijen las disposiciones legales vigentes.

Los documentos de carácter administrativo estarán organizados de conformidad al sistema de

archivo adoptado por la entidad, el que debe responder a la realidad y a las necesidades
institucionales. Es necesario reglamentar la clasificación y conservación de los documentos de uso
permanente y eventual, el calificado como histórico y el que ha perdido su valor por haber dejado de
tener incidencia legal, técnica, financiera, estadística o de otra índole.

La evaluación de toda la documentación y la destrucción de aquella que no se la utiliza se hará de

conformidad a las disposiciones legales, con la intervención de una comisión que se encargue de
analizar, calificar y evaluar toda la información existente y determinar los procedimientos a seguir, los
períodos de conservación de la documentación, los datos relacionados con el contenido, período,
número de carpetas o de hojas y notas explicativas del documento.

405-05 Oportunidad en el registro de los hechos económicos y presentación de información

financiera

Las operaciones deben registrarse en el momento en que ocurren, a fin de que la información
continúe siendo relevante y útil para la entidad que tiene a su cargo el control de las operaciones y la
toma de decisiones. El registro oportuno de la información en los libros de entrada original, en los
mayores generales y auxiliares, es un factor esencial para asegurar la oportunidad y confiabilidad de
la información.

Por ningún concepto se anticiparán o postergarán los registros de los hechos económicos, ni se
contabilizarán en cuentas diferentes a las establecidas en el catálogo general.

La clasificación apropiada de las operaciones es necesaria para garantizar que la dirección disponga
de información confiable. Una clasificación apropiada implica organizar y procesar la información, a
partir de la cual será elaborada la información financiera de la entidad.

Las entidades públicas que están obligadas a llevar contabilidad, presentarán oportunamente la
información financiera, de conformidad con las disposiciones establecidas en la normativa vigente.

405-06 Conciliación de los saldos de las cuentas

Las conciliaciones son procedimientos necesarios para verificar la conformidad de una situación
reflejada en los registros contables. Constituyen pruebas cruzadas entre datos de dos fuentes
internas diferentes o de una interna con otra externa, proporcionan confiabilidad sobre la información
financiera registrada. Permite detectar diferencias y explicarlas efectuando ajustes o regularizaciones
cuando sean necesarias.

Los saldos de los auxiliares se conciliarán periódicamente con los saldos de la respectiva cuenta de
mayor general, con la finalidad de detectar la existencia de errores para efectuar los ajustes
correspondientes.

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Las servidoras y servidores encargados de realizar las conciliaciones, serán independientes del
registro, autorización y custodia de los recursos.

Los responsables de efectuar las conciliaciones de las cuentas, dejarán constancia por escrito de los
resultados y en el caso de determinar diferencias, se notificará por escrito a fin de tomar las acciones
correctivas por parte de la máxima autoridad.

Sobre la base del modelo de gestión financiera, implementado por el ente rector de las finanzas
públicas, los ajustes de los saldos de las cuentas de activo, pasivo y patrimonio, serán de
responsabilidad de las unidades ejecutoras en aplicación a las normas emitidas para el efecto.

405-07 Formularios y documentos

Las entidades públicas y las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos
públicos, emitirán procedimientos que aseguren que las operaciones y actos administrativos cuenten
con la documentación sustentatoria totalmente legalizada que los respalde, para su verificación
posterior.

En el diseño se definirá el contenido y utilización de cada formulario, se limitará el número de

ejemplares (original y copias) al estrictamente necesario y se restringirán las firmas de aprobación y
conformidad a las imprescindibles para su procesamiento.

Los formularios utilizados para el manejo de recursos materiales o financieros y los que respalden
otras operaciones importantes de carácter técnico o administrativo serán preimpresos y
prenumerados. Si los documentos se obtuvieren por procesos automatizados, esta numeración
podrá generarse automáticamente a través del computador, siempre que el sistema impida la
utilización del mismo número en más de un formulario. Los documentos prenumerados serán
utilizados en orden correlativo y cronológico, lo cual posibilita un adecuado control.

La autoridad correspondiente designará una persona para la revisión periódica de la secuencia

numérica, el uso correcto de los formularios numerados y la investigación de los documentos
faltantes.

En el caso de errores en la emisión de los documentos, éstos se salvarán emitiendo uno nuevo. Si el
formulario numerado, es erróneo, será anulado y archivado el original y las copias respetando su
secuencia numérica.

405-08 Anticipos de fondos

Son recursos financieros entregados en calidad de anticipos destinados a cubrir gastos específicos,
garantías, fondos a rendir cuentas, débitos indebidos sujetos a reclamo y egresos realizados por
recuperar, serán adecuadamente controlados y debidamente comprometidos en base a la
disponibilidad presupuestaria con el fin de precautelar una apropiada y documentada rendición de
cuentas y la devolución de los montos no utilizados. Por efectos del cierre del ejercicio fiscal, los
fondos serán liquidados y su diferencia depositada a través de la cuenta rotativa de ingresos de cada
entidad, hasta el 28 de diciembre de cada año, excepto los anticipos a servidoras y servidores
públicos.

La entrega de estos fondos estará supeditada a las normas y reglamentaciones emitidas para el
efecto por las entidades competentes.

Las servidoras y servidores responsables de la administración de estos fondos, presentarán los

sustentos necesarios que permitan validar los egresos realizados, con la documentación de soporte
o fuente debidamente legalizada.

El área de contabilidad debe implementar procedimientos de control y de información sobre la

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situación, antigüedad y monto de los saldos sujetos a rendición de cuentas o devolución de fondos, a
fin de proporcionar a los niveles directivos, elementos de juicio que permitan corregir desviaciones
que inciden sobre una gestión eficiente.

Con el fin de dar mayor agilidad a los procedimientos administrativos de las entidades sobre este tipo
de operaciones y hechos económicos, se podrán utilizar las cuentas auxiliares que para el efecto
constan en el Catálogo General de Cuentas emitido por el Ministerio de Finanzas, así:

a) Anticipos a servidoras y servidores públicos

Las entidades a través de las unidades responsables de la gestión financiera podrán conceder
anticipos de las remuneraciones mensuales unificadas u honorarios señalados en el presupuesto
institucional, debidamente devengados, a las servidoras y servidores de la institución hasta por un
monto equivalente al cien por ciento de la misma. El valor así concedido será recaudado por la
Unidad de Administración Financiera institucional al momento de efectuar el pago mensual de
remuneraciones.

Por excepción y en casos de emergencia debidamente justificados por la Unidad de Administración

de Talento Humano de cada institución, se podrá conceder un anticipo de hasta tres remuneraciones
mensuales unificadas del servidor, siempre y cuando su capacidad de pago le permita cubrir la
obligación contraída; el anticipo será descontado de sus haberes dentro del plazo de doce meses,
contados desde su otorgamiento.

Por su parte, la institución será responsable del control interno y de la verificación de la capacidad de
pago de cada servidor, en aplicación de la normativa vigente.

b) Anticipo a contratistas de obras de infraestructura

Corresponden a hechos económicos con impacto en las disponibilidades monetarias, entregados en

calidad de anticipos de cualquier naturaleza, de conformidad a lo establecido en las cláusulas
contractuales relacionadas con la forma de pago de los contratos.

Cuando las instituciones entreguen valores a los contratistas en calidad de anticipos, éstos serán
registrados en el sistema.

Las cartas de crédito no se considerarán anticipo si su pago está condicionado a la

entrega-recepción de los bienes u obras materia del contrato.

c) Fondos de reposición

Son valores asignados para un fin específico, que serán repuestos previa liquidación parcial y
mediante la presentación de documentación sustentatoria debidamente legalizada y serán liquidados
al cumplirse su objetivo. Estos fondos son:

d) Caja chica institucional y proyectos programados

El uso de fondos en efectivo debe implementarse por razones de agilidad y costo. Cuando la demora
en la tramitación rutinaria de un gasto imprevisto y de menor cuantía pueda afectar la eficiencia de la
operación y su monto no amerite la emisión de un cheque, se justifica la autorización de un fondo
para pagos en efectivo destinado a estas operaciones.

El fondo fijo de caja chica es un monto permanente y renovable, utilizado generalmente para cubrir
gastos menores y urgentes denominados caja chica.

Los pagos con este fondo se harán en efectivo y estarán sustentados en comprobantes
prenumerados, debidamente preparados y autorizados.

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Los montos de los fondos de caja chica se fijarán de acuerdo a la reglamentación emitida por el
Ministerio de Finanzas y por la misma entidad y serán manejados por personas independientes de
quienes administran dinero o efectúan labores contables.

El manejo o utilización de un fondo de caja chica ahorrará tiempo y permitirá que las operaciones de
valor reducido sean realizadas oportunamente.

e) Fondo rotativo: institucional, proyectos y programas

Son valores fijos asignados para el cumplimiento de un fin específico y se mantendrán depositados
en una cuenta bancaria.

Dichos fondos se utilizarán exclusivamente en los fines para los que fueron asignados; la cuenta
bancaria será cerrada una vez cumplido el propósito para el que fue creada.

Estos fondos deben restringirse al mínimo posible; su reposición se realizará a base de la

documentación remitida por el responsable del manejo del fondo para su debido registro.

La emisión del cheque o la nota de crédito cuando se trate de transferencia, constituyen los únicos
documentos para el registro contable de los desembolsos del fondo.

f) Fondos a rendir cuentas

Constituyen una cantidad de dinero, destinados exclusivamente para satisfacer pagos en efectivo,
originados por egresos que derivan del cumplimiento de una actividad específica, serán asignados al
servidor autorizado para satisfacer gastos que no se pueden atender normalmente y están sujetos a
liquidación dentro del mismo mes en que fueron entregados, previa presentación de la
documentación debidamente legalizada que respalden los egresos realizados.

Los valores concedidos a las servidoras y servidores de las entidades y organismos del sector
público, por anticipos de viáticos, subsistencias y alimentación, en el interior o en el exterior del país,
se contabilizarán en la cuenta "Anticipo de viáticos y subsistencias". El correspondiente descargo se
registrará con la liquidación definitiva, acompañando obligatoriamente los comprobantes de
hospedaje (factura), los boletos o comprobantes emitidos por las empresas de transportación aérea
o terrestre y el informe de comisión; debitando la cuenta del anticipo. Por ningún motivo dichos
anticipos serán contabilizados directamente como gastos de gestión.

405-09 Arqueos sorpresivos de los valores en efectivo

Los valores en efectivo, incluyendo los que se encuentran en poder de los recaudadores de la
entidad, estarán sujetos a verificaciones mediante arqueos periódicos y sorpresivos con la finalidad
de determinar su existencia física y comprobar su igualdad con los saldos contables.

Dichos arqueos se realizarán con la frecuencia necesaria para su debido control y registro.

Todo el efectivo y valores deben contarse a la vez y en presencia del servidor responsable de su
custodia, debiendo obtener su firma como prueba que el arqueo se realizó en su presencia y que el
efectivo y valores le fueron devueltos en su totalidad.

Estos arqueos serán efectuados por la Unidad de Auditoría Interna o por personas delegadas por la
Unidad de Administración Financiera, que sean independientes de las funciones de registro,
autorización y custodia de fondos.

Si durante el arqueo de fondos o valores se detectaren irregularidades, se comunicará

inmediatamente este particular a la autoridad competente y a la Unidad de Auditoría Interna, para

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que adopten las medidas correctivas necesarias.

De esta diligencia y de los resultados obtenidos se dejará constancia escrita y firmada por las
personas que intervinieron en el arqueo.

405-10 Análisis y confirmación de saldos

El análisis permitirá comprobar que los anticipos y cuentas por cobrar estén debidamente registrados
y que los saldos correspondan a transacciones efectivamente realizadas.

Los valores pendientes de cobro serán analizados mensualmente y al cierre de cada ejercicio fiscal,
por parte del encargado de las cobranzas y del ejecutivo máximo de la Unidad de Administración
Financiera para determinar la morosidad, las gestiones de cobro realizadas, los derechos y la
antigüedad del saldo de las cuentas.

Los problemas encontrados serán resueltos o superados de manera inmediata, para impedir la
prescripción o incobrabilidad de los valores.

El análisis mensual, permitirá verificar la eficiencia de la recaudación de las cuentas vencidas.

En caso de determinar alguna irregularidad en el saldo, éste será investigado y analizado para
efectuar las acciones correctivas y los ajustes que amerite.

El responsable de la Unidad de Administración Financiera, por lo menos una vez al año, enviará a
los deudores los estados de cuenta de los movimientos y saldos a fin de confirmarlos, siempre que la
naturaleza de las operaciones lo justifique.

405-11 Conciliación y constatación

Una persona independiente del registro y manejo del mayor auxiliar o general de anticipos de fondos
y cuentas por cobrar se encargará de efectuar la conciliación entre estos registros, verificando que
los saldos de los auxiliares concilien con el saldo de la cuenta del mayor general, para identificar si
los saldos responden a operaciones realizadas y oportunamente registradas en la contabilidad.

Se efectuarán constataciones físicas sorpresivas de los valores a cobrar por lo menos

trimestralmente y al finalizar cada ejercicio, por servidoras y servidores independientes del control,
registro o manejo de efectivo, comprobando la legalidad de los documentos de respaldo, que
garanticen la integridad y existencia física.

406 Administración financiera - ADMINISTRACION DE BIENES

406-01 Unidad de Administración de Bienes

Toda entidad u organismo del sector público, cuando el caso lo amerite, estructurará una unidad
encargada de la administración de bienes.

La máxima autoridad a través de la Unidad de Administración de Bienes, instrumentará los procesos

a seguir en la planificación, provisión, custodia, utilización, traspaso, préstamo, enajenación, baja,
conservación y mantenimiento, medidas de protección y seguridad, así como el control de los
diferentes bienes, muebles e inmuebles, propiedad de cada entidad u organismo del sector público y
de implantar un adecuado sistema de control interno para su correcta administración.

406-02 Planificación

Las entidades y organismos del sector público, para el cumplimiento de los objetivos y necesidades
institucionales, formularán el Plan Anual de Contratación con el presupuesto correspondiente.

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El Plan Anual de Contratación, PAC, contendrá las obras, los bienes y los servicios incluidos los de
consultoría a contratarse durante el año fiscal, en concordancia con la planificación de la institución
asociada al Plan Nacional de Desarrollo. En este plan constarán las adquisiciones a realizarse tanto
por el régimen general como por el régimen especial, establecidos en la ley.

El plan al igual que sus reformas será aprobado por la máxima autoridad de cada entidad y publicado
en el portal de compras públicas www.compraspúblicas.gov.ec; incluirá al menos la siguiente
información: los procesos de contratación a realizarse, la descripción del objeto a contratarse, el
presupuesto estimativo y el cronograma de implementación del plan.

La planificación establecerá mínimos y máximos de existencias, de tal forma que las compras se
realicen únicamente cuando sean necesarias y en cantidades apropiadas.

a) Registro de proveedores y entidades

Para los efectos de esta norma, toda persona natural o jurídica, nacional o extranjera que desee
participar en los procesos de contratación, deberá estar inscrita y habilitada en el Registro Unico de
Proveedores, RUP, cuya información será publicada en el portal de compras públicas. De igual
modo, las entidades contratantes se registrarán en el portal para acceder al uso de las herramientas
del Sistema Nacional de Contratación Pública.

406-03 Contratación

Las entidades y organismos del sector público realizarán las contrataciones para adquisición o
arrendamiento de bienes, ejecución de obras y prestación de servicios incluidos los de consultoría, a
través del Sistema Nacional de Contratación Pública.

La máxima autoridad establecerá los controles que aseguren que las adquisiciones se ajusten a lo
planificado, a la vez que determinará los lineamientos que servirán de base para una adecuada
administración de las compras de bienes, considerando, entre otras, las siguientes medidas:

- Las adquisiciones serán solicitadas, autorizadas y ejecutadas con la anticipación suficiente y en las
cantidades apropiadas.
- La ejecución de las compras programadas para el año se realizará tomando en consideración el
consumo real, la capacidad de almacenamiento, la conveniencia financiera y el tiempo que
regularmente toma el trámite.
- La adquisición de bienes con fecha de caducidad, como medicinas y otros, se la efectuará en
cantidades que cubran la necesidad en tiempo menor al de caducidad del principio activo.
- Se mantendrán las unidades de abastecimiento o bodegas necesarias para garantizar una
adecuada y oportuna provisión.
- El arrendamiento de bienes se hará considerando el beneficio institucional frente a la alternativa de
adquisición.
- La certificación de la disponibilidad presupuestaria, así como la existencia presente o futura de
recursos suficientes para cubrir las obligaciones derivadas de la contratación.

a) Procedimientos precontractuales

Para la contratación de obras, adquisición de bienes y servicios, incluidos los de consultoría, las
entidades se sujetarán a distintos procedimientos de selección de conformidad a la naturaleza y
cuantía de la contratación, a los términos y condiciones establecidas en la Ley Orgánica del Sistema
Nacional de Contratación Pública, su reglamento general y las resoluciones del Instituto Nacional de
Contratación Pública, INCOP, respecto de cada procedimiento de contratación. En el caso de
compras de bienes y servicios normalizados se observarán los procedimientos dinámicos, es decir:
compras por catálogo y compras por subasta inversa.

NORMAS DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO - Página 31

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Para la contratación de bienes y servicios no normalizados y para la ejecución de obras, serán
aplicables los procedimientos de: licitación, cotización y menor cuantía, ferias inclusivas, ínfima
cuantía, a más de los procedimientos especiales del régimen especial.

Los procedimientos precontractuales a considerarse en el caso de contratación de servicios de

consultoría son: contratación directa, contratación mediante lista corta y mediante concurso público.

b) Pliegos

Para la adquisición de bienes, obras o servicios, la entidad contratante elaborará los pliegos
pertinentes, utilizando de manera obligatoria los modelos de pliegos del Instituto Nacional de
Contratación Pública que apliquen según el procedimiento de contratación a utilizar. La entidad
contratante podrá modificar o completar los modelos obligatorios, bajo su responsabilidad, a fin de
ajustarlos a las necesidades particulares de cada proceso de contratación, siempre que se cumpla
con la ley.

Los pliegos establecerán las condiciones que permitan alcanzar la combinación más ventajosa entre
todos los beneficios de la obra a ejecutar, el bien por adquirir o el servicio por contratar y todos sus
costos asociados, presentes y futuros.

Los pliegos deben ser aprobados por la máxima autoridad de la entidad contratante o su delegado,
bajo los criterios de austeridad, eficiencia, eficacia, transparencia, calidad, economía y
responsabilidad ambiental y social, debiendo priorizarse los productos y servicios nacionales.

c) Comisión Técnica

La máxima autoridad de la entidad, cuando le corresponda efectuar procedimientos de lista corta,

concurso público, subasta inversa, licitación o cotización de conformidad con lo dispuesto por la ley,
conformará y nombrará para cada procedimiento la pertinente Comisión Técnica que estará
integrada de la siguiente manera:

1. Un profesional designado por la máxima autoridad, quien lo presidirá.

2. El titular del área que lo requiere o su delegado.
3. Un profesional afín al objeto de la contratación designado por la máxima autoridad o su delegado.

Los miembros de la Comisión Técnica serán servidoras o servidores de la entidad contratante y no

podrán tener conflictos de intereses con los oferentes; de haberlos, será causa de excusa.

406-04 Almacenamiento y distribución

Los bienes que adquiera la entidad ingresarán físicamente a través de almacén o bodega, antes de
ser utilizados, aún cuando la naturaleza física de los mismos requiera su ubicación directa en el lugar
o dependencia que lo solicita, lo cual ayudará a mantener un control eficiente de los bienes
adquiridos.

Los ambientes asignados para el funcionamiento de los almacenes o bodegas, estarán

adecuadamente ubicados, contarán con instalaciones seguras y tendrán el espacio físico necesario.

El Guardalmacén o Bodeguero tiene la responsabilidad de acreditar con documentos, su

conformidad con los bienes que ingresan, debiendo verificar si se ajustan a los requerimientos y
especificaciones técnicas solicitadas por las dependencias de la institución, así como de los bienes
que egresan.

Si en la recepción se encontraren novedades, no se recibirán los bienes y se comunicará

inmediatamente a la máxima autoridad o al servidor delegado para el efecto; dichos bienes no serán
recibidos hasta que cumplan con los requerimientos institucionales.

NORMAS DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO - Página 32

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Los directivos establecerán un sistema apropiado para la conservación, seguridad, manejo y control
de los bienes almacenados.

Para el control de los bienes se establecerá un sistema adecuado de registro permanente, debiendo
incluirse registros auxiliares individualizados o por grupos de bienes de iguales características. Sólo
las personas que laboran en el almacén o bodega tendrán acceso a las instalaciones.

Existen bienes que, por sus características especiales, deben ser almacenados en otras
instalaciones o enviados directamente a los encargados de su utilización. En estos casos, el
encargado de almacén efectuará la verificación directa y la tramitación de la documentación
correspondiente.

406-05 Sistema de registro

El Catálogo General de Cuentas del Sector Público, contendrá los conceptos contables que permitan
el control, identificación, destino y ubicación de las existencias y los bienes de larga duración.

Se establecerá un sistema adecuado para el control contable tanto de las existencias como de los
bienes de larga duración, mediante registros detallados con valores que permitan controlar los
retiros, traspasos o bajas de los bienes, a fin de que la información se encuentre actualizada y de
conformidad con la normativa contable vigente.

La actualización permanente, la conciliación de saldos de los auxiliares con los saldos de las cuentas
del mayor general y la verificación física periódica, proporcionará seguridad de su registro y control
oportuno y servirá para la toma de decisiones adecuadas.

Los bienes que no reúnan las condiciones para ser registrados como activos fijos, se registrarán
directamente en las cuentas de gastos o costos según corresponda y simultáneamente se
registrarán en una cuenta de orden, conforme lo establece la normativa de contabilidad
gubernamental, vigente.

406-06 Identificación y protección

Se establecerá una codificación adecuada que permita una fácil identificación, organización y
protección de las existencias de suministros y bienes de larga duración.

Todos los bienes de larga duración llevarán impreso el código correspondiente en una parte visible,
permitiendo su fácil identificación.

El responsable de la custodia de los bienes de larga duración, mantendrá registros actualizados,

individualizados, numerados, debidamente organizados y archivados, para que sirvan de base para
el control, localización e identificación de los mismos.

La protección de los bienes entregados para el desempeño de sus funciones, será de

responsabilidad de cada servidor público.

La protección de los bienes incluye la contratación de pólizas de seguro necesarias para protegerlos
contra diferentes riesgos que pudieran ocurrir, se verificarán periódicamente, a fin de que las
coberturas mantengan su vigencia.

406-07 Custodia

La custodia permanente de los bienes, permite salvaguardar adecuadamente los recursos de la

entidad, fortaleciendo los controles internos de esta área; también facilita detectar si son utilizados
para los fines que fueron adquiridos, si sus condiciones son adecuadas y no se encuentran en riesgo

NORMAS DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO - Página 33

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de deterioro.

La máxima autoridad de cada entidad pública, a través de la unidad respectiva, será responsable de
designar a los custodios de los bienes y de establecer los procedimientos que garanticen la
conservación, seguridad y mantenimiento de las existencias y bienes de larga duración.

Corresponde a la administración de cada entidad pública, implementar su propia reglamentación

relativa a la custodia física y seguridad, con el objeto de salvaguardar los bienes del Estado.

406-08 Uso de los bienes de larga duración

En cada entidad pública los bienes de larga duración se utilizarán únicamente en las labores
institucionales y por ningún motivo para fines personales, políticos, electorales, religiosos u otras
actividades particulares.

Solamente el personal autorizado debe tener acceso a los bienes de la institución, debiendo asumir
la responsabilidad por su buen uso y conservación.

Cada servidora o servidor será responsable del uso, custodia y conservación de los bienes de larga
duración que le hayan sido entregados para el desempeño de sus funciones, dejando constancia
escrita de su recepción; y por ningún motivo serán utilizados para otros fines que no sean los
institucionales.

En el caso de bienes que son utilizados indistintamente por varias personas, es responsabilidad del
Jefe de la Unidad Administrativa, definir los aspectos relativos a su uso, custodia y verificación, de
manera que estos sean utilizados correctamente.

El daño, pérdida o destrucción del bien por negligencia comprobada o mal uso, no imputable al
deterioro normal de las cosas, será de responsabilidad del servidor que lo tiene a su cargo.

Los cambios que se produzcan y que alteren la ubicación y naturaleza de los bienes, serán
reportados a la dirección correspondiente, por el personal responsable del uso y custodia de los
mismos, para que se adopten los correctivos que cada caso requiera.

406-09 Control de vehículos oficiales

Los vehículos del sector público y de las entidades de derecho privado que disponen de recursos
públicos, están destinados exclusivamente para uso oficial, es decir, para el desempeño de
funciones públicas, en los días y horas laborables, y no podrán ser utilizados para fines personales,
ni familiares, ajenos al servicio público, ni en actividades electorales y políticas.

Los vehículos constituyen un bien de apoyo a las actividades que desarrolla el personal de una
entidad del sector público. Su cuidado y conservación será una preocupación constante de la
administración, siendo necesario que se establezcan los controles internos que garanticen el buen
uso de tales unidades.

Para fines de control, las unidades responsables de la administración de los vehículos, llevarán un
registro diario de la movilización de cada vehículo, donde debe constar: la fecha, motivo de la
movilización, hora de salida, hora de regreso, nombre del chofer que lo conduce y actividad
cumplida.

Los vehículos oficiales de cualquier tipo, sean estos terrestres, fluviales o aéreos, (buses, busetas,
camiones, maquinaria, canoas y botes con motor fuera de borda, lanchas, barcos, veleros, aviones,
avionetas, helicópteros, etc.,) que por necesidades de servicio, deben ser utilizados durante o fuera
de los días y horas laborables, requieren la autorización expresa del nivel superior.

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Con el propósito de disminuir la posibilidad de que los vehículos sean utilizados en actividades
distintas a los fines que corresponde, obligatoriamente contarán con la respectiva orden de
movilización, la misma que tendrá una vigencia no mayor de cinco días laborables. Por ningún
concepto la máxima autoridad emitirá salvo conductos que tengan el carácter de indefinidos.

Ninguna servidora o servidor que resida en el lugar donde habitualmente ejerce sus funciones o
preste sus servicios, podrá utilizar vehículos del Estado el último día laborable de cada semana,
fuera del horario que comprende la jornada normal de trabajo, exceptuándose, por motivos de
seguridad, el Presidente y Vicepresidente de la República, así como otras servidoras y servidores
con rango a nivel de ministros de Estado.

Se excluyen de esta disposición, únicamente los vehículos de ambulancia, de las siguientes

entidades: de las unidades del Ministerio de Salud Pública, del Instituto Ecuatoriano de Seguridad
Social (IESS), de la Cruz Roja Ecuatoriana, igualmente los vehículos que pertenecen a los cuerpos
de bomberos, Defensa Civil, Fuerzas Armadas, Policía Nacional, sistemas de redes eléctricas,
telefónicas, agua potable, alcantarillado y obras públicas, que sean indispensables para atender
casos de emergencias concretas.

Las personas que tienen a su cargo el manejo de vehículos oficiales, tendrán la obligación del
cuidado y conservación del mismo, debiendo ser guardadas las unidades, en los sitios destinados
por las propias entidades.

Los vehículos del Estado llevarán placas oficiales y el logotipo que identifique la institución a la que
pertenecen.

La máxima autoridad de cada entidad dispondrá que se observe, en todas sus partes, los
procedimientos administrativos para el control de los vehículos de la entidad, que constan en el
Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público y
demás disposiciones sobre la materia, emitidas por la Contraloría General del Estado.

Nota: Inciso sexto reformado por Acuerdo de la Contraloría General del Estado No. 41, publicado en
Registro Oficial 306 de 22 de Octubre del 2010 .

406-10 Constatación física de existencias y bienes de larga duración

La administración de cada entidad, emitirá los procedimientos necesarios a fin de realizar

constataciones físicas periódicas de las existencias y bienes de larga duración.

Se efectuarán constataciones físicas de las existencias y bienes de larga duración por lo menos una
vez al año. El personal que interviene en la toma física, será independiente de aquel que tiene a su
cargo el registro y manejo de los conceptos señalados, salvo para efectos de identificación.

Los procedimientos para la toma física de los bienes, se emitirán por escrito y serán formulados
claramente de manera que puedan ser comprendidos fácilmente por el personal que participa en
este proceso.

De esta diligencia se elaborará un acta y las diferencias que se obtengan durante el proceso de
constatación física y conciliación con la información contable, serán investigadas y luego se
registrarán los ajustes respectivos, previa autorización del servidor responsable; también se
identificarán los bienes en mal estado o fuera de uso, para proceder a la baja, donación o remate
según corresponda, de acuerdo a las disposiciones legales vigentes.

Cuando la entidad pública contrate servicios privados para llevar a cabo la toma física de las
existencias y bienes de larga duración, el informe final presentado así como la base de datos, tendrá
la conformidad del área contable en forma previa a la cancelación de dichos servicios.

NORMAS DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO - Página 35

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La contratación de estos servicios se hará estrictamente cuando las circunstancias así lo exijan,
siempre y cuando la entidad cuente con la partida presupuestaria correspondiente para efectuar
dichos gastos.

El auditor interno participará en calidad de observador, para evaluar la adecuada aplicación de los
procedimientos establecidos. En las entidades que no cuenten con auditoría interna, el titular
designará a un servidor que cumpla esta función.

406-11 Baja de bienes por obsolescencia, pérdida, robo o hurto

Los bienes que por diversas causas han perdido utilidad para la entidad o hayan sido motivo de
pérdida, robo o hurto, serán dados de baja de manera oportuna.

Esta actividad se efectuará una vez cumplidas las diligencias y procesos administrativos que señalen
las disposiciones legales vigentes, dejando evidencia clara de las justificaciones, autorizaciones y su
destino final.

Para proceder a la baja de bienes por su mal estado de conservación, obsolescencia, pérdida, robo o
hurto, se observarán las disposiciones del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y
Administración de Bienes del Sector Público, del Manual General de Administración y Control de los
Activos Fijos del Sector Público, la normativa de contabilidad emitida por el Ministerio de Finanzas y
demás reglamentación interna emitida por la entidad.

Si la pérdida de un bien, que fue debidamente denunciada, es declarada por el Juez competente
como hurto o robo en sentencia ejecutoriada se levantará el acta de baja correspondiente y se
procederá a la exclusión de los registros contables disminuyendo del inventario respectivo.

Para la baja de bienes que no estén contabilizados como activos, por no reunir las condiciones para
considerarse como tales, bastará que se cuente con la autorización del responsable de la Unidad de
Administración Financiera.

Si la baja procediere de una pérdida o destrucción injustificada, al servidor responsable se le aplicará

la sanción administrativa que corresponda y cuando el caso lo amerite, se le exigirá además la
restitución del bien con otro de igual naturaleza o la reposición de su valor a precio de mercado.

406-12 Venta de bienes y servicios

Las ventas ocasionales de bienes se realizarán de acuerdo con los procedimientos fijados en las
leyes y reglamentos sobre la materia.

Las servidoras y servidores responsables de organizar la junta de remates y demás procedimientos

previos para autorizar las enajenaciones, los avalúos de ventas y adjudicar los bienes, cumplirán sus
funciones resguardando los intereses institucionales y en concordancia con las disposiciones
reglamentarias.

Las entidades públicas que vendan regularmente mercaderías, bienes o servicios, emitirán su propia
reglamentación que asegure la recuperación al menos de sus costos actualizados, el cobro de los
importes correspondientes a las mercaderías despachadas o servicios prestados, la documentación
de los movimientos y la facturación según los precios y modalidades de ventas.

406-13 Mantenimiento de bienes de larga duración

El área administrativa de cada entidad, elaborará los procedimientos que permitan implantar los
programas de mantenimiento de los bienes de larga duración.

La entidad velará en forma constante por el mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes de

NORMAS DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO - Página 36

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larga duración, a fin de conservar su estado óptimo de funcionamiento y prolongar su vida útil.

Diseñará y ejecutará programas de mantenimiento preventivo y correctivo, a fin de no afectar la

gestión operativa de la entidad. Corresponde a la dirección establecer los controles necesarios que
le permitan estar al tanto de la eficiencia de tales programas, así como que se cumplan sus
objetivos.

La contratación de servicios de terceros para atender necesidades de mantenimiento, estará

debidamente justificada y fundamentada por el responsable de la dependencia que solicita el
servicio.

406-14 Bienes procedentes de regalos o presentes de tipo institucional

Se consideran como regalos o presentes de tipo institucional los siguientes:

Los regalos y presentes que tengan un valor económico representativo o histórico patrimonial,
percibidos por las servidoras y los servidores públicos, en reuniones, talleres, conferencias, visitas de
observación, seminarios, congresos, giras técnicas, pasantías y otros actos o eventos de carácter
oficial, dentro o fuera del país, en cumplimiento de servicios institucionales, comisión de servicios, en
delegación o representación de las instituciones del Estado.

Las servidoras y servidores públicos que, en cumplimiento de reuniones, talleres, conferencias,

visitas de observación, seminarios, congresos, giras técnicas, pasantías y otros actos o eventos de
carácter oficial, dentro o fuera del país, reciban presentes de tipo institucional, a su regreso, junto al
informe de su comisión deberán dar a conocer a la máxima autoridad, sobre los presentes que
hubiesen recibido.

La máxima autoridad debe establecer el correspondiente sistema de control interno para la

administración de los bienes provenientes de regalos o presentes de tipo institucional de manera que
se garantice su ingreso al patrimonio institucional de forma inmediata; este sistema debe asegurar un
adecuado control de almacenamiento, registro, identificación, protección, custodia, mantenimiento,
constatación física y bajas de este tipo de bienes y debe verificar su permanente cumplimiento.

Los encargados del control de bienes deben informar a la máxima autoridad en forma trimestral
sobre el cumplimiento de la presente norma.

No forman parte de la presente norma las dádivas, recompensas, regalos o contribuciones en

especies, bienes o dinero, privilegios y ventajas en razón de sus funciones, para sí, sus superiores o
de sus subalternos, que hayan sido solicitadas y/o aceptadas por las y los servidores públicos, los
que se encuentran prohibidos por la ley.

Nota: Numeral agregado por Acuerdo de la Contraloría General del Estado No. 52, publicado en
Registro Oficial Suplemento 397 de 16 de Diciembre del 2014 .

407 ADMINISTRACION DEL TALENTO HUMANO

407-01 Plan de talento humano

Los planes de talento humano se sustentarán en el análisis de la capacidad operativa de las

diferentes unidades administrativas, en el diagnóstico del personal existente y en las necesidades de
operación institucionales.

La planificación se elaborará sobre la base de un diagnóstico del personal, efectuado con la

información estadística que mantendrá la unidad responsable de la administración del talento
humano; considerando además, la normativa vigente relacionada con esta área, el plan estratégico
institucional, los planes operativos anuales, programas y proyectos.

NORMAS DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO - Página 37

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El plan de talento humano formará parte de la documentación del sistema de planificación anual.

407-02 Manual de clasificación de puestos

Las unidades de administración de talento humano, de acuerdo con el ordenamiento jurídico vigente
y las necesidades de la institución, formularán y revisarán periódicamente la clasificación de puestos,
definiendo los requisitos para su desempeño y los niveles de remuneración.

La entidad contará con un manual que contenga la descripción de las tareas, responsabilidades, el
análisis de las competencias y requisitos de todos los puestos de su estructura y organizativa. El
documento será revisado y actualizado periódicamente y servirá de base para la aplicación de los
procesos de reclutamiento, selección y evaluación del personal.

La definición y ordenamiento de los puestos se establecerá tomando en consideración la misión,

objetivos y servicios que presta la entidad y la funcionalidad operativa de las unidades y procesos
organizacionales.

407-03 Incorporación de personal

Las unidades de administración de talento humano seleccionarán al personal, tomando en cuenta los
requisitos exigidos en el Manual de Clasificación de Puestos y considerando los impedimentos
legales y éticos para su desempeño.

El ingreso de personal a la entidad se efectuará previa la convocatoria, evaluación y selección que

permitan identificar a quienes por su conocimiento y experiencia garantizan su idoneidad y
competencia y ofrecen mayores posibilidades para la gestión institucional.

El proceso técnico realizado por la Unidad de Administración de Talento Humano seleccionará al

aspirante que por su conocimiento, experiencia, destrezas y habilidades sea el más idóneo y cumpla
con los requisitos establecidos para el desempeño de un puesto, a través de concurso de méritos y
oposición.

En el proceso de selección, se aplicarán las disposiciones legales, reglamentos y otras normas que
existan sobre la materia.

En la Unidad de Administración de Talento Humano, para efectos de revisión y control posterior, se

conservará la información del proceso de selección realizado, así como de los documentos exigidos
al aspirante, en función de los requisitos legales establecidos.

407-04 Evaluación del desempeño

La máxima autoridad de la entidad en coordinación con la Unidad de Administración de Talento

Humano, emitirán y difundirán las políticas y procedimientos para la evaluación del desempeño, en
función de los cuales se evaluará periódicamente al personal de la institución.

Las políticas, procedimientos, así como la periodicidad del proceso de evaluación de desempeño, se
formularán tomando en consideración la normativa emitida por el órgano rector del sistema.

El trabajo de las servidoras y servidores será evaluado permanentemente, su rendimiento y

productividad serán iguales o mayores a los niveles de eficiencia previamente establecidos para
cada función, actividad o tarea.

La evaluación de desempeño se efectuará bajo criterios técnicos (cantidad, calidad, complejidad y

herramientas de trabajo) en función de las actividades establecidas para cada puesto de trabajo y de
las asignadas en los planes operativos de la entidad.

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Los resultados de la evaluación de desempeño servirán de base para la identificación de las
necesidades de capacitación o entrenamiento del personal o de promoción y reubicación, para
mejorar su rendimiento y productividad.

407-05 Promociones y ascensos

Las unidades de administración de talento humano propondrán un plan de promociones y ascensos

para las servidoras y servidores de la entidad, observando el ordenamiento jurídico vigente.

El ascenso del servidor en la carrera administrativa se produce mediante promoción al nivel

inmediato superior de su respectivo grupo ocupacional, previo el concurso de méritos y oposición.

El ascenso tiene por objeto promover a las servidoras y servidores para que ocupen puestos
vacantes o de reciente creación, considerando la experiencia, el grado académico, la eficiencia y el
rendimiento en su desempeño, observando lo previsto en la reglamentación interna y externa
vigente.

407-06 Capacitación y entrenamiento continuo

Los directivos de la entidad promoverán en forma constante y progresiva la capacitación,

entrenamiento y desarrollo profesional de las servidoras y servidores en todos los niveles de la
entidad, a fin de actualizar sus conocimientos, obtener un mayor rendimiento y elevar la calidad de
su trabajo.

Los directivos de la entidad en coordinación con la Unidad de Administración de Talento Humano y el

área encargada de la capacitación (en caso de existir éstas), determinarán de manera técnica y
objetiva las necesidades de capacitación del personal, las que estarán relacionadas directamente
con el puesto, a fin de contribuir al mejoramiento de los conocimientos y habilidades de las
servidoras y servidores, así como al desarrollo de la entidad.

El plan de capacitación será formulado por las unidades de talento humano y aprobado por la
máxima autoridad de la entidad. La capacitación responderá a las necesidades de las servidoras y
servidores y estará directamente relacionada con el puesto que desempeñan.

Las servidoras y servidores designados para participar en los programas de estudio ya sea en el país
o en el exterior, mediante becas otorgadas por las instituciones patrocinadoras y/o financiadas
parcial o totalmente por el Estado, suscribirán un contrato-compromiso, mediante el cual se obliga a
laborar en la entidad por el tiempo establecido en las normas legales pertinentes. Los conocimientos
adquiridos tendrán un efecto multiplicador en el resto del personal y serán utilizados adecuadamente
en beneficio de la gestión institucional.

407-07 Rotación de personal

Las unidades de administración de talento humano y los directivos de la entidad, establecerán

acciones orientadas a la rotación de las servidoras y servidores, para ampliar sus conocimientos y
experiencias, fortalecer la gestión institucional, disminuir errores y evitar la existencia de personal
indispensable.

La rotación de personal debe ser racionalizada dentro de períodos preestablecidos, en base a

criterios técnicos y en áreas similares para no afectar la operatividad interna de la entidad.

Los cambios periódicos de tareas a las servidoras y servidores con funciones similares de
administración, custodia y registro de recursos materiales o financieros, les permite estar
capacitados para cumplir diferentes funciones en forma eficiente y elimina personal indispensable.

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La rotación del personal en estas áreas disminuye el riesgo de errores, deficiencias administrativas y
utilización indebida de recursos.

407-08 Actuación y honestidad de las servidoras y servidores

La máxima autoridad, los directivos y demás personal de la entidad, cumplirán y harán cumplir las
disposiciones legales que rijan las actividades institucionales, observando los códigos de ética,
normas y procedimientos relacionados con su profesión y puesto de trabajo.

Los directivos no sólo cautelarán y motivarán el cumplimiento de estos principios y del ordenamiento
jurídico vigente en el trabajo que ejecutan las servidoras y servidores, sino que están en la obligación
de dar muestras de la observancia de éstos en el desempeño de sus funciones.

Las servidoras y servidores, cualquiera sea el nivel que ocupen en la institución, están obligados a
actuar bajo principios de honestidad y profesionalismo, para mantener y ampliar la confianza de la
ciudadanía en los servicios prestados, observando las disposiciones legales que rijan su actuación
técnica. No podrán recibir ningún beneficio directo o indirecto y se excusarán de intervenir en
asuntos en los que tengan conflictos de interés personal o de su cónyuge o conviviente, hijos y
parientes hasta el segundo grado de afinidad o cuarto de consanguinidad.

407-09 Asistencia y permanencia del personal

La administración de personal de la entidad establecerá procedimientos y mecanismos apropiados

que permitan controlar la asistencia y permanencia de sus servidoras y servidores en el lugar de
trabajo.

El establecimiento de mecanismos de control de asistencia estará en función de las necesidades y

naturaleza de la entidad, teniendo presente que el costo de la implementación de los mismos, no
debe exceder los beneficios que se obtengan.

El control de permanencia en sus puestos de trabajo estará a cargo de los jefes inmediatos, quienes
deben cautelar la presencia física del personal de su unidad, durante la jornada laboral y el
cumplimiento de las funciones del puesto asignado.

407-10 Información actualizada del personal

La Unidad de Administración de Talento Humano será responsable del control de los expedientes de
las servidoras y servidores de la entidad, de su clasificación y actualización.

Los expedientes del personal deben contener la documentación general, laboral y profesional de
cada una de las servidoras y servidores; la información relacionada con su ingreso, evaluaciones,
ascensos, promociones y su retiro.

Solo el personal encargado de la administración de talento humano y las servidoras y servidores que
por la naturaleza de sus funciones obtengan autorización expresa, tendrán acceso a los expedientes
de las servidoras y servidores, los cuales serán protegidos apropiadamente.

Los expedientes donde se consigne la información del personal con nombramiento o contrato,
permitirán a la administración de la entidad, contar con información veraz y oportuna para la toma de
decisiones.

408 ADMINISTRACION DE PROYECTOS

408-01 Proyecto

Se entiende por proyecto el conjunto de antecedentes, estudios y evaluaciones financieras y

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socioeconómicas que permiten tomar la decisión de realizar o no una inversión para la producción de
obras, bienes o servicios destinados a satisfacer una determinada necesidad colectiva. El proyecto
se considera como tal hasta tanto se lo concluya y pase a formar parte de la economía del país.

El ciclo de un proyecto se compone de dos grandes fases: preinversión e inversión, es decir,

estudios y ejecución.

En la primera etapa se llevarán a cabo todos los estudios necesarios para determinar la factibilidad
de ejecutar el proyecto, iniciando con la identificación de una necesidad e ideas muy generales sobre
lo que se pretende hacer para satisfacerla, luego, gradualmente los estudios se profundizarán, lo
cual mejora la calidad de la información, disminuye la incertidumbre y proporciona mayores
elementos para decidir si se continúa con la etapa siguiente o si se debe abandonarlo antes de
incurrir en gastos mayores.

En esta etapa se realizarán los siguientes estudios: el diagnóstico, el perfil, el estudio de

prefactibilidad, de factibilidad y los diseños del proyecto. Todas las etapas, comprenderán los
cálculos de costos y beneficios del proyecto y cada una de ellas incluirá la correspondiente
evaluación financiera o social del proyecto.

En la etapa final de la preinversión se procederá a diseñar la obra, a calcular el presupuesto y a

planificar y programar todas las labores necesarias para su ejecución y operación.

Si los estudios indican que es factible ejecutar el proyecto y si la evaluación económica o financiera
avala su continuación se pasará a la etapa de inversión que es la ejecución del proyecto ya sea por
contrato o por administración directa.

En la etapa de operación, la obra entra en funcionamiento de acuerdo con lo planeado y programado

previamente, al tiempo que, en forma simultánea, se implementan el plan y el programa de
mantenimiento. Al finalizar el proyecto se efectuará, además, una evaluación que compare las
previsiones de los estudios realizados frente a los obtenidos en la realidad, para contar con la
información necesaria que permita mejorar los estudios de nuevos proyectos.

408-02 Estudios de pre inversión de los proyectos

Todos los proyectos de obra pública deben estar respaldados por los estudios de preinversión, el
procedimiento que se emplee para efectuarlos, el grado de profundidad y los criterios de evaluación
que se utilizarán para seleccionar los más ventajosos, dependerán de la naturaleza, complejidad y
monto de la inversión.

Los estudios del proyecto con las correspondientes evaluaciones permitirán determinar su viabilidad
y buscar el financiamiento, a más de jerarquizar los proyectos en orden a los mayores beneficios
financieros o sociales.

Los estudios se desarrollarán por etapas, de manera que los proyectos estén bien fundamentados y
permitan obtener la óptima solución a fin de canalizar mejor los recursos y brindar los elementos
necesarios para decidir si se profundizan los estudios para determinar si el proyecto puede llevarse a
cabo, o si por el contrario, es mejor abandonarlo.

En esta etapa, las instituciones apoyadas en la experiencia adquirida, definirán en guías o manuales
las metodologías y criterios a seguir en los estudios de viabilidad de los proyectos, así como el grado
de profundidad, el alcance de cada una de las fases de estudio y los criterios a emplear para
seleccionar aquellos en los que se va a invertir.

En las distintas fases de estudio participarán los profesionales con la preparación, la especialización
o los conocimientos suficientes para definir las variables más significativas que inciden en el
proyecto, a fin de determinar, de la forma más cercana posible a la realidad, los costos y beneficios

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asociados a éste, así como su impacto sobre el medio ambiente.

408-03 Diagnóstico e idea de un proyecto

Toda institución que desee desarrollar un proyecto debe elaborar un diagnóstico, donde se defina
claramente el problema por solucionar, la necesidad por satisfacer, los bienes y servicios a ofrecer,
quiénes se ven afectados, el impacto en el medio ambiente, y las alternativas de solución que se
vislumbran.

La idea de invertir en un proyecto surge de alguna necesidad colectiva que debe ser satisfecha,
ligada a los objetivos de la institución, como consecuencia de planes de desarrollo, de políticas
generales o para complementar otros proyectos.

Se incluirán las posibles soluciones al problema, de modo que al efectuar el análisis se pueda
determinar si desde el punto de vista técnico, la idea inicial a de continuarse y en consecuencia,
profundizar los estudios, o si a de modificarse, postergarse o abandonarse.

408-04 Perfil del proyecto

Las entidades interesadas en desarrollar un proyecto prepararán un perfil, identificando los

beneficios y costos, así como los aspectos legales, institucionales o de cualquier otra índole que lo
puedan afectar, sin incurrir en mayores costos financieros y de personal.

El perfil del proyecto abarcará el estudio de los antecedentes, las condiciones económicas, políticas,
geográficas y sociales de la zona de influencia en la cual se enmarca; además, las políticas y
objetivos de la institución, los aspectos legales y las políticas gubernamentales que afectan el sector
al que pertenece el proyecto, todo con el fin de decidir la conveniencia de llevarlo a cabo.

El perfil debe incluir un análisis preliminar de los aspectos técnicos de las distintas opciones
propuestas, de manera que se puedan descartar aquellas que no sean factibles; también incluirá un
análisis del posible mercado actual y futuro del proyecto, así como una evaluación de los beneficios y
costos asociados, para lo cual se tratará de prever qué sucedería en el período considerado para
hacer la evaluación, si el proyecto no se ejecutara.

En los casos de proyectos que requieren pequeñas inversiones o al tratarse de necesidades

colectivas evidentes, para las cuales el perfil muestra con un grado aceptable de certidumbre, la
conveniencia de llevarlos a cabo, se debe avanzar de inmediato al diseño del anteproyecto sin pasar
por las otras fases de estudio.

408-05 Estudio de prefactibilidad

Comprende el estudio de las alternativas viables, cuyo objetivo principal es profundizar en los
aspectos críticos y así obtener, con mayor precisión, los beneficios y costos identificados en el perfil.

En esta fase, deben estudiarse los siguientes aspectos del proyecto: su marco legal; la tecnología
por emplear y sus implicaciones, el estudio técnico y las normas técnicas; su impacto
socio-económico; finalmente, tendrá que efectuarse un estudio del impacto del proyecto sobre el
ambiente.

En esta etapa se examinarán en forma más detallada los aspectos señalados como críticos, con el
fin de determinar con mayor precisión los beneficios y costos de las mejores alternativas viables
identificadas en la fase anterior.

Para seleccionar la mejor alternativa, dentro de las condiciones existentes, en primera instancia, se
efectuará el análisis técnico de cada una de las opciones y luego un análisis o evaluación
económica-financiera.

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La estimación de los ingresos o beneficios del proyecto se efectuará mediante un estudio de
mercado, que ayude a determinar la probable demanda que el proyecto podría satisfacer. En el
estudio se determinarán la demanda y la oferta, actual y futura, del bien o servicio que se satisfaría
con el proyecto.

En la determinación de los costos se considerarán los aspectos técnicos como son el tamaño del
proyecto, su naturaleza, su localización, los equipos, maquinaria e instalaciones requeridos, los
insumos necesarios para su operación o funcionamiento, personal, materia prima, servicios, los
efectos del proyecto sobre el medio ambiente.

Este análisis permitirá estimar los costos asociados al proyecto, pues el optar por determinado tipo
de tecnología condiciona los costos de inversión y de capital de trabajo.

Adicionalmente se considerarán los aspectos administrativo-legales del proyecto: la estructura

organizacional que se definirá para administrar el proyecto y las características jurídicas de la unidad
de gestión que lo manejará.

Una vez efectuados los análisis citados, se estimarán los montos de inversión, los costos de
operación y los ingresos que generaría el proyecto durante su vida útil, para cada una de las
alternativas seleccionadas en la fase de determinación del perfil de éste, pues los factores
analizados se interrelacionan. Con esta información se realizará la evaluación ex-ante del proyecto,
tanto de la rentabilidad social y económica, y de la viabilidad financiera y técnica de cada alternativa,
la cual servirá de base para decidir cuáles merecen un estudio más profundo y cuáles se descartan.

Es conveniente realizar un análisis de sensibilidad que puede referirse a la variación de las

condiciones de financiamiento, costos o ingresos, para las alternativas que resultaron más favorables
al hacer la evaluación, para de esta manera determinar cuál es la mejor y decidir si el proyecto se
ejecuta, se pospone, se abandona o si se requiere mejorar la calidad de los estudios realizados, en
cuyo caso se señalarán los aspectos por considerar en la siguiente fase.

El estudio comprenderá una descripción e identificación de los beneficios no cuantificables o no

medibles, denominados intangibles, para que también sean tomados en cuenta en el momento de
decidir si se llevará a cabo el proyecto.

Para aquellos proyectos socialmente rentables, los cuales son respaldados por políticas
gubernamentales, como proyectos de salud, educación, justicia, etc., pero cuyos beneficios son
difíciles de medir y valorar, se empleará el criterio costo-efectividad para establecer cuál es la mejor
alternativa o solución. Para ello se supondrá que todas las alternativas proporcionan beneficios
similares y se escogerá aquella que satisfaga la necesidad al mínimo costo anual, es decir, costos en
que se incurre en un año, o utilice la menor cantidad de recursos.

Finalmente, se efectuará un estudio del impacto del proyecto sobre el ambiente, con el fin de que se
tomen las previsiones necesarias para preservar o restaurar las condiciones ambientales cuando
éstas puedan deteriorarse. Este estudio deberá ser sometido a las instancias competentes en la
materia.

408-06 Estudio de factibilidad

Para los proyectos que en la evaluación ex-ante han demostrado que su rentabilidad es positiva, se
hará un examen detallado de la alternativa considerada como la más viable o más rentable, con el fin
de determinar en forma precisa sus beneficios y costos y profundizar el análisis de las variables que
la afectan.

En esta fase se llevará a cabo el anteproyecto o diseño preliminar, así como la ingeniería preliminar
del proyecto necesaria para efectuar el diseño definitivo; también se definirán, para la alternativa

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seleccionada, el flujo financiero y la programación de las actividades por ejecutar; además, se
optimizarán sus etapas, puesta en marcha y operación.

El estudio de factibilidad mide y valora en la forma más precisa posible los beneficios y costos de la
alternativa que en la etapa anterior ha resultado la más viable. Sólo aquellos proyectos que han
demostrado tener una rentabilidad positiva, deberán llegar a esta fase.

Durante esta fase se profundizará el análisis de las variables más críticas, afinando los datos
empleados para calcularlas. También se elaborará el diseño preliminar del proyecto conocido como
anteproyecto, el que servirá de base para la elaboración del diseño definitivo.

Una vez definido el proyecto se optimizará el diseño, al considerar todos los factores como tamaño,
localización, etc.; lo mismo se hará con el programa de desembolsos, para el cual se tendrán que
considerar las condiciones financieras y de mercado, las obras auxiliares y complementarias, el
efecto de las dificultades técnicas, la capacitación del personal de operación y de mantenimiento.
También se optimizará la organización: qué se va a hacer, quiénes lo harán y cómo, para llevar a
cabo la construcción o ejecución y la puesta en marcha y operación del proyecto, de conformidad
con el tamaño de la obra y la capacidad administrativa, técnica y financiera que se requiere.

408-07 Evaluación financiera y socio-económica

Para cada etapa del proyecto, prefactibilidad, factibilidad y diseño, se debe realizar la evaluación
financiera y socio-económica ex-ante, que se utilizará como un elemento esencial para tomar la
decisión de seguir adelante con las siguientes etapas o de suspender el estudio o rechazar un
proyecto individual, así como para establecer el orden de prelación cuando se dispone de una
cartera o grupo de proyectos.

Se determinará la rentabilidad utilizando indicadores privados y sociales tales como el VAN o Valor
Actual Neto; la TIR o Tasa Interna de Retorno; la razón Beneficio/Costo (B/C), el Período de Retorno
de la Inversión.

La evaluación financiera ex-ante es parte de cada etapa del proyecto y constituye un elemento
fundamental para tomar decisiones sobre la conveniencia de llevar a cabo un proyecto. Sobre la
base del cálculo de costos y beneficios, tangibles o intangibles, más los criterios de evaluación de
proyectos, la institución decidirá si le conviene invertir en el proyecto. La evaluación determinará la
rentabilidad como si la institución fuese una empresa privada interesada en obtener los mayores
beneficios con el menor costo posible.

La evaluación socio-económica proporciona elementos para decidir si se invierte en determinado

proyecto, pero su enfoque está dirigido a determinar los beneficios que genera para la sociedad. En
este tipo de análisis interesa la contribución del proyecto a la economía o desarrollo del país, pues se
trata de invertir en las opciones más rentables desde el punto de vista económico-social, que al
mismo tiempo estén acordes con las políticas gubernamentales.

En esta evaluación socio-económica los beneficios se obtienen del aumento en el ingreso nacional
provocado por el proyecto, mediante la cuantificación monetaria de la contratación de los bienes,
obras o servicios y los costos que corresponden al ingreso sacrificado por ejecutar ese proyecto en
lugar de otro; aunque se utilizan las mismas herramientas de cálculo que en la evaluación financiera
como los indicadores, los costos y beneficios se calculan con precios sociales o "precios sombra", es
decir, excluyendo las distorsiones que afectan los precios de mercado, tales como las cargas
sociales, los impuestos y las tasas de interés de los créditos.

Los dos tipos de evaluación mencionados constituyen además un criterio para ordenar o establecer
el grado de prioridad de los proyectos que conforman una cartera o grupo de proyectos, a la vez que
ayudan a establecer con mayor exactitud el precio o la tarifa de los bienes o servicios que se
producirán.

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La evaluación socio-económica es importante para aquellas instituciones cuya razón de ser es de
carácter social y por ende brindan bienes o servicios nada rentables, los cuales resultan poco
atractivos para los inversionistas privados y también, para aquellos que proporcionan bienes o
servicios por los cuales nadie está dispuesto a pagar, como es el caso de un proyecto para disminuir
la contaminación ambiental, la instalación subterránea de las líneas eléctricas o la evacuación de las
aguas pluviales.

408-08 Diseño definitivo

En esta etapa se elaborarán en detalle todos los documentos y planos constructivos necesarios para
llevar a cabo la construcción o ejecución y puesta en operación del proyecto, de conformidad con lo
establecido en el análisis técnico de la opción seleccionada en el estudio de factibilidad.

Los documentos producidos en esta fase, deben elaborarse con la participación de aquellos
profesionales con conocimientos suficientes para efectuarlos de manera óptima. Una vez
terminados, conviene que sean revisados por aquellas unidades de la entidad ejecutora que
posteriormente los utilizarán, pues de este modo pueden considerarse a tiempo sus observaciones y
hacer las modificaciones pertinentes para que el proyecto se ejecute y opere sin inconvenientes.

Para efectuar los diseños, cada profesional observará las regulaciones y normas técnicas aplicables
al área que le corresponde. En esta fase se define la ubicación de los distintos componentes de la
obra en el sitio donde se llevarán a cabo; se efectúan todos los cálculos necesarios para determinar
sus dimensiones y demás características físicas; se indican los requerimientos de las instalaciones
eléctricas, mecánicas o de cualquier otra índole, necesarias para el funcionamiento de la obra o
proyecto.

Cada uno de los distintos diseños mencionados debe ser realizado por profesionales en el área
correspondiente, y su trabajo debe consignarse, de la forma más completa posible, en una memoria
de cálculo y en una memoria descriptiva, con el fin de facilitar el seguimiento de los criterios de
diseño utilizados y de las decisiones tomadas por el diseñador respecto al objeto de su trabajo.

Esta práctica permite que otro profesional, distinto del diseñador, pueda revisar los cálculos y las
decisiones efectuados, con el fin de detectar cualquier error que pueda corregirse oportunamente
para no afectar las etapas posteriores.

408-09 Planos constructivos

Los planos de construcción deben contener la información gráfica y escrita necesaria para la correcta
ejecución de la obra. Los planos se elaborarán de conformidad con las disposiciones reglamentarias
y normativas vigentes de acuerdo al tipo de obra por ejecutar.

Para evitar problemas técnicos o económicos en la construcción de la obra, los planos constructivos
deberán tener toda la información necesaria para poder llevarla a cabo. Los planos constituyen la
base para planificar la construcción de la obra y para determinar su costo, por lo tanto no podrán
existir descripciones insuficientes o confusas, que provoquen problemas técnicos y económicos,
como atrasos en la ejecución de la obra; incorporación de elementos no contemplados que
encarecen el proyecto; demolición de partes de la obra a causa de detalles poco precisos, etc.

El grado de detalle de los planos debe permitir, sin lugar a dudas, identificar las características
físicas de los elementos por construir, las propiedades mecánicas de los materiales considerados,
así como los parámetros utilizados en el diseño.

408-10 Condiciones generales y especificaciones técnicas

Estos documentos son un complemento de los planos constructivos, en ellos se proporciona

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información indispensable para la correcta ejecución de la obra, por tanto, su grado de detalle deberá
permitir el cálculo de costos del proyecto por ejecutar.

En las condiciones generales se definirán conceptos, se fijarán atribuciones y procedimientos para la

administración o fiscalización del contrato y se delimitarán responsabilidades. En las
especificaciones técnicas se tratarán todos los aspectos técnicos de la obra.

La elaboración de las condiciones generales y especificaciones técnicas es básica para ejecutar un

proyecto, tal como fue concebido en calidad, costo y plazo. Estos documentos constituyen la base
para que la administración y el contratista, definan el método de trabajo para cumplir con las
condiciones estipuladas.

Las especificaciones elaboradas para una obra o proyecto particular deben estar acordes con las
condiciones de su entorno y su propia naturaleza. Para su elaboración se pueden basar en
especificaciones de obras similares, siempre y cuando éstas se adapten a las condiciones de la que
se va a construir.

Aquellas entidades que realizan proyectos de naturaleza similar elaborarán especificaciones

generales aplicables a todas ellas y cada obra tendrá sus especificaciones especiales de acuerdo a
sus particulares condiciones y requerimientos.

Las especificaciones han de ser claras, completas e inequívocas, lo cual significa que no deben
presentar ambigüedades, ni contradicciones entre las mismas, que propicien diferentes
interpretaciones de una misma disposición, ni indicaciones parciales sobre determinado tópico, así
como tampoco errores, ya que estos factores complicarán el desarrollo del proceso de ejecución
generalmente aumentando plazo y costo.

Las especificaciones serán inequívocas, es decir, que no den margen a equivocaciones, para lo cual
las prestaciones deben ser descritas con amplitud, en forma precisa e inconfundible, para presentar,
si el caso lo amerita, diagramas y muestras que ilustren en la mejor forma las características de la
prestación.

Básicamente cada especificación debe contar con las siguientes secciones:

- Descripción del rubro anotando sus características relevantes.

- Los materiales necesarios para la ejecución de la prestación (podrán mencionarse las cantidades
aproximadas, así como los requisitos mínimos de calidad que deben cumplir).
- El equipo mínimo para su ejecución, con sus características.
- Los procedimientos de trabajo, es decir, la forma de elaboración y su secuencia.
- Los ensayos de laboratorio a realizarse y las tolerancias que se aceptarán, dentro de márgenes
fijos o aproximados, al tener en cuenta las necesidades de servicio.
- La medición o cuantificación del rubro.
- La forma de pago.

Para adquisición de equipos, se elaborarán especificaciones basadas en rendimientos y no tanto en

características descriptivas, adicionalmente, serán lo más generales, es decir, definir valores
mínimos, rangos o márgenes dentro de los cuales se aceptarán las ofertas. Es normativo excluir las
características propias de determinados fabricantes, señalando las tolerancias que se admitirán.

En este tipo de adquisiciones juegan papel importante otros factores adicionales que precisará el
pliego, tales como el suministro de piezas de repuesto, servicio de postventa, cursos de
adiestramiento para manejo y mantenimiento, etc.

Las condiciones generales incluirán aspectos de la obra como su descripción; los procedimientos
administrativos por utilizar, tales como las acciones aplicables por incumplimiento, daños y perjuicios
o demora; la formulación, presentación y tramitación de planillas, los plazos para su aprobación y las

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retenciones, el pago de los reajustes de precios, la responsabilidad por la obtención de los permisos
o licencias para efectuar el trabajo, las garantías, las modificaciones del programa de trabajo, de los
planos, de la cantidad de obra; los trabajos extraordinarios; la recepción de obras y las liquidaciones;
los derechos y obligaciones de las partes, los informes sobre la obra, las prórrogas de plazo y
cualquier tipo de instrucción sobre aspectos no técnicos de la obra, que faciliten la administración
contractual.

408-11 Presupuesto de la obra

Una vez que se disponga de los planos y las especificaciones técnicas, la Administración calculará el
presupuesto detallado de la obra. Se elaborará por unidad de obra o rubro de trabajo, es decir, para
cada una de las partes que componen el proceso de construcción, bajo la siguiente estructura: cada
precio unitario se subdividirá en costos directos, costos indirectos, utilidad e imprevistos. Los costos
mencionados se desglosarán en sus componentes, se indicarán los porcentajes de la utilidad y de
los imprevistos considerados con respecto al monto total del presupuesto de la obra.

El presupuesto detallado de la obra es un cálculo de su costo, a partir de los componentes del precio
de cada uno de los rubros o de las unidades de obra que conforman el proceso de construcción.

El precio de cada unidad de obra está compuesto por:

Costos directos.- Son los gastos efectuados para realizar esa unidad de obra y que se los puede
imputar a un rubro determinado y sólo existen si la unidad de obra se ejecuta, estos son: materiales,
mano de obra y maquinaria.

Costos indirectos.- Son los gastos generales en que incurre el contratista, tanto en sus oficinas como
en el sitio de la obra, no atribuibles a una tarea en particular, pero necesarios para efectuar los
trabajos en general, por su naturaleza no se los puede imputar directamente a un rubro determinado
y deben prorratearse. Dentro de éstos se tiene: salarios y prestaciones legales del personal directivo,
técnico y administrativo de la empresa, depreciación, mantenimiento, alquileres y seguros de
edificios, bodegas, predios, etc.; alquiler u operación y depreciación de vehículos o equipos de
apoyo, de laboratorio, de topografía, de oficina, gastos de oficina, garantías y financiamiento;
trabajos previos y auxiliares como la construcción y mantenimiento de caminos de acceso,
instalación y desmantelamiento de equipos y limpieza final de la obra.

Para calcular estos costos, la administración debe suponer la organización que una empresa
constructora requerirá para llevar a cabo la obra adecuadamente y sobre la base en esa condición,
determinar los posibles costos indirectos asociados.

Utilidad.- Es la ganancia o lucro que percibe el contratista por la ejecución de una obra. Para efectos
del cálculo del presupuesto de la Administración, debe determinarse un porcentaje real, como es, el
promedio de los porcentajes de la utilidad que aplican los contratistas en la actividad de la
construcción.

Imprevistos.- Es un monto que el contratista considera para cubrir cualquier error en la estimación
del presupuesto o cualquier eventualidad que recaiga bajo su responsabilidad y pueda afectar al
proceso constructivo, tales como atrasos en el suministro de materiales, mano de obra y equipos,
accidentes, extravíos y robos, escasez de materiales, mano de obra o equipos.

El presupuesto de obra permite conocer la cantidad y características de los materiales, mano de

obra, maquinaria y herramientas por utilizar, así como su precio de mercado, de manera que, en
forma bastante aproximada, se pueden prever los fondos necesarios para llevar a cabo la obra.

Si la obra va a ejecutarse por administración directa, el presupuesto, junto con el programa de

trabajo, se utilizarán para elaborar el flujo de caja requerido para el proceso de construcción. Si por
el contrario, ésta va a realizarse por contrato, el presupuesto detallado de la obra permitirá a la

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administración, investigar y conocer los diversos parámetros de comparación para determinar lo
adecuado de las propuestas presentadas.

408-12 Programación de la obra

La Administración preparará un programa del avance físico de la obra, desglosándola en las

actividades por realizar e indicando su respectiva duración y requerimiento de insumos: materiales,
mano de obra, herramientas, maquinaria y equipos. Para ello tomará en cuenta las características
ambientales, climáticas y geográficas de la zona donde va a realizarse.

Para definir el plazo de ejecución empleará un método de programación por redes de actividades,
que señale la ruta crítica y sirva como base para elaborar un diagrama de barras y diagrama de
Gantt, en el cual se indiquen la duración, los tiempos tempranos y tardíos (de inicio y término) y las
holguras de cada actividad.

Si la obra se efectúa por administración directa, el programa de avance físico elaborado por la
Administración constituye una guía para programar el abastecimiento oportuno y suficiente de los
materiales, mano de obra, maquinaria y equipos por utilizar, además de proporcionar el plazo de
construcción; esta información resultará útil para verificar la propiedad del presupuesto elaborado,
así como para prever los fondos necesarios para la ejecución de la obra.

Si la obra se realiza por contrato, el programa elaborado por la Administración servirá como
parámetro de comparación para examinar lo adecuado del programa de trabajo propuesto por el
adjudicatario.

El método de programación por emplear en esta tarea será cualquier sistema de redes: CPM, PERT,
diagrama de bloques, que ponga en relieve las actividades críticas. Además, con base en la red
establecida, se elaborará el diagrama de barras correspondiente, diagrama de Gantt, indicando para
cada actividad, su duración, los tiempos tempranos y tardíos de inicio y término, las holguras y el
requerimiento de insumos: materiales, mano de obra, maquinaria y equipos.

408-13 Modalidad de ejecución

Una vez finalizada la fase de diseño definitivo, y con el fin de seleccionar la modalidad de ejecución
de los trabajos, se deben comparar los requerimientos de recursos para la ejecución de la obra con
los que tiene disponibles la entidad. Algunas posibilidades de ejecución son: por administración
directa, por contrato y por concesión. Cualquiera que sea la modalidad de ejecución escogida,
deberá actuarse conforme con las disposiciones legales y reglamentarias que las rigen.

Cuando haya finalizado la fase de diseño definitivo, la entidad efectuará una comparación entre los
recursos requeridos para la ejecución de la obra y los recursos que tiene disponibles.

Dependiendo de los resultados de esta comparación, la entidad podrá optar por alguna de las
siguientes modalidades para ejecutarla: por administración, alternativa en la que la misma institución
construye la obra con su propio talento humano y materiales independientemente del origen del
financiamiento; por contrato, en cuyo caso la entidad, por un precio y plazo de entrega determinados
y de conformidad con las especificaciones preparadas, delega en un contratista su administración y
construcción; y, finalmente, por concesión, opción en la que la Administración delega a una empresa
privada la ejecución o rehabilitación del proyecto y le permite explotarlo por un período determinado,
durante el cual debe efectuar el mantenimiento necesario para que opere en condiciones óptimas.

Todas estas modalidades están regidas por leyes y reglamentos que explican el procedimiento para
llevarlas a cabo, sus restricciones, las potestades y responsabilidades de las partes involucradas,
etc.

408-14 Ejecución de la obra por administración directa

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Cuando la entidad ejecute la obra con sus propios recursos materiales y humanos, tendrá que
hacerlo de conformidad con las especificaciones, el programa de trabajo, el presupuesto y flujo de
caja, preparados en la fase anterior.

Si la entidad decide ejecutar la obra por administración directa, tendrá que revisar los documentos
elaborados en la fase de diseño definitivo, con el fin de verificar si cuenta con la capacidad técnica
necesaria, si los recursos disponibles son los apropiados para llevar a cabo la obra, o si, de acuerdo
con la disponibilidad real, habría que modificar los planes y programas originales.

La administración directa opera si la administración tiene la suficiente capacidad técnica en

conocimientos y experiencia para administrar y dirigir la obra, así como la maquinaria y equipos que
sean necesarios.

La ejecución de una obra por administración directa no podrá ser dividida en múltiples contratos
incluso la obra civil. Se entiende que la subcontratación es admitida, exclusivamente, para aquellos
trabajos especializados tal como ocurre en el sector privado. Como ninguna entidad dispone de todo
el personal de obreros necesario para una obra, los mismos serán contratados en forma individual.

408-15 Contratación

Antes de iniciar el proceso de contratación, la entidad debe cerciorarse de contar con toda la
documentación requerida y actualizada, para que los interesados tengan claro el objeto de la
contratación y puedan participar sobre las mismas bases.

El tipo de concurso por realizar se determinará de acuerdo con el presupuesto referencial elaborado
por la institución promotora y según lo estipulado al respecto en la normativa vigente.

El concurso se difundirá para propiciar una amplia participación, adicionalmente, habrá de seguirse
rigurosamente todas las disposiciones previstas en la Ley y Reglamento del Sistema Nacional de
Contratación Pública.

Cuando la entidad decida ejecutar la obra por contrato, verificará que el proyecto haya concluido su
etapa de diseño y que cuenta con todos los documentos requeridos para que el objeto de la
contratación resulte claro y los interesados puedan utilizar esa información para preparar sus ofertas,
garantizando el principio de igualdad de oportunidad para los participantes. Bajo ningún concepto se
iniciarán los procesos de contratación si la entidad no cuenta con planos constructivos de detalle o si
las especificaciones están incompletas.

Igualmente, se verificará que existan los diseños y más documentos necesarios pues las condiciones
supuestas al efectuar un diseño pueden cambiar radicalmente, sobre todo si la construcción de la
obra se lleva a cabo algunos años después de la concepción del proyecto.

408-16 Administración del contrato y administración de la obra

Dependiendo de la entidad dueña del proyecto y la importancia del mismo, se organizará la

administración del contrato o administración de la obra según se trate de la ejecución mediante
contrato o una ejecución directa de la entidad.

Estas labores las puede realizar la entidad directamente o contratarla con una empresa consultora
que se encargará de administrar por delegación. A pesar de delegar estas labores, la entidad
mantendrá una supervisión rigurosa y estricta sobre la obra con el propósito de vigilar las tareas de
fiscalización.

En proyectos que involucren la ejecución de obras civiles y equipamiento o la ejecución de varias

obras de la misma naturaleza se designará un administrador del contrato cuyas funciones, en

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términos generales, consisten en velar por la calidad de la obra, el costo y el plazo.

La ejecución de la obra debe realizarse de acuerdo con las disposiciones legales, reglamentarias y
técnicas dictadas por los órganos rectores en el campo de la preservación ambiental, la
construcción, la salud, las relaciones laborales, el ordenamiento vial y urbano, el aprovechamiento de
los recursos naturales y energéticos, la normativa tributaria y el ejercicio profesional.

Toda persona que tenga a su cargo la ejecución o administración de una obra tiene el deber de
conocer las disposiciones legales y aplicarlas, tanto en lo que se refiere a los requisitos que dicha
obra debe cumplir y los controles por ejercer, como en lo referente a las condiciones laborales de los
trabajadores: salud, seguridad, higiene del sitio en que se ejecuta, protección de los trabajadores
contra riesgos profesionales. Asimismo serán obligatorias todas aquellas normas que se dicten
posteriormente a las mencionadas, ya sea para derogarlas, ampliarlas o introducir conceptos
nuevos, siempre que entren en vigencia mientras el proyecto se lleva a cabo.

En las organizaciones donde se cuenta con un Director de Obras Públicas o un Jefe de la unidad,
éste generalmente asume las funciones de administrador del contrato o administrador de la obra. En
otras entidades, con muchos proyectos, el administrador del contrato puede asumir la supervisión o
manejo de varias obras.

408-17 Administrador del contrato

El administrador del contrato velará porque la obra se ejecute de acuerdo con lo planeado y
programado, pero sin tomar parte directamente en la ejecución rutinaria de las tareas que aseguren
su cumplimiento, antes bien, debe lograrlo mediante la delegación y supervisión de esas tareas, la
comunicación constante con el personal encargado de llevarlas a cabo, la aplicación de su autoridad
para dirimir o resolver cualquier problema que no puedan manejar los niveles inferiores y motivar al
personal con el fin de que brinde lo mejor de sí para lograr el éxito del proyecto.

Es función del administrador del contrato establecer un sistema que evalúe el logro de los objetivos,
mediante el cual pueda obtenerse información sobre su estado. Esto con el fin de tomar
oportunamente acciones correctivas o para informar a las autoridades de la entidad sobre el
desarrollo del proyecto.

Corresponde al administrador del contrato establecer la estructura organizacional necesaria para que
el proyecto se ejecute en forma óptima, dependiendo de la magnitud del proyecto, se organizará una
estructura de varios niveles, con un Jefe de Fiscalización y fiscalizadores en un área específica:
calidad, avance físico y avance financiero de la obra, cada uno de los cuales tendría su propio
personal de apoyo y la formación necesaria para atenderla o, si la complejidad de la obra más bien
requiere de profesionales con formación en áreas distintas, como: estructuras, arquitectura, suelos,
electricidad, mecánica, etc., que se encarguen de controlar tanto la calidad como el avance físico y
financiero de las obras y rindan cuentas al Jefe de Fiscalización del proyecto. Además, para la
estructura que establezca debe definir las funciones, responsabilidades y autoridad de los que la
conforman y finalmente, obtener el apoyo logístico e instrumentos de medición, requeridos para que
la obra se ejecute conforme con los objetivos definidos.

Son funciones del administrador del contrato, entre otras:

a) Velar y responsabilizarse porque la ejecución de la obra se realice de acuerdo a lo programado;

b) Coordinar con las dependencias estatales o privadas que, en razón de sus programas o campos
de acción, tengan interés en participar en la etapa de construcción del proyecto;
c) Establecer un sistema para medir el logro de los objetivos definidos, de manera que
oportunamente se obtenga información exacta sobre su estado y se comuniquen los resultados a las
autoridades institucionales competentes;
d) Velar porque se efectúen evaluaciones periódicas del proyecto;
e) Autorizar el inicio de la obra o de cualquier trabajo no contemplado en los planos originales, que

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deba cargarse a los fondos destinados al proyecto;
f) Coordinar su trabajo con el Jefe Fiscalizador del Proyecto que se encarga de la administración
cotidiana del proyecto;
g) Establecer la estructura organizacional apropiada para la ejecución de la obra, considerando todos
los aspectos que intervienen en ella financieros, legales, de suministros, etc. aunque éstos no sean
constructivos y definir las funciones, responsabilidades y autoridad de los participantes; asimismo,
proporcionar el apoyo logístico requerido. En el caso de fiscalización realizada por contrato, el
Administrador del Contrato debe realizar una supervisión responsable sobre todas las labores; y,
h) Intervenir en las actas de entrega recepción provisional, parcial, total y definitiva.

408-18 Jefe de Fiscalización

El Jefe de Fiscalización establecerá un sistema para asegurar la correcta ejecución de la obra,

mediante el control de la calidad, el avance físico y el avance financiero de la obra. Dichos controles
conllevan una evaluación mensual, de los aspectos mencionados y la comunicación de resultados a
los mandos superiores, incluyendo los problemas surgidos, especialmente cuando afectan las
condiciones pactadas en relación al plazo, presupuesto y calidad de la obra.

Corresponde al Jefe de Fiscalización obtener información estadística sobre los rendimientos de

materiales, mano de obra, equipos y maquinaria, así como llevar un recuento de la incidencia de la
lluvia en la paralización de labores en la obra. La información resultante es muy útil para preparar
futuros proyectos, pues permite prever los plazos de ejecución, la influencia de la precipitación sobre
éstos, la cantidad de materiales, mano de obra, equipos y maquinaria necesarios para llevar a cabo
una obra, así como los posibles problemas que se podrían suscitar.

El Jefe de Fiscalización, se asegurará de que la obra se ejecute de conformidad con las bases
establecidas en los estudios de preinversión, es decir, de acuerdo con el diseño definitivo, las
especificaciones y demás normas técnicas aplicables, para lograr obtener del proyecto los beneficios
esperados. No obstante, antes de iniciar la construcción, debe revisar los pliegos con el fin de
detectar oportunamente cualquier error u omisión, así como cualquier imprevisión técnica que luego
pueda afectar en forma negativa el desarrollo del proceso constructivo.

Adicionalmente, es competencia del Jefe de Fiscalización resolver en forma oportuna los problemas
técnicos que se presenten durante el proceso constructivo, así como asegurar que el contratista
disponga del personal técnico con la suficiente preparación, el empleo de materiales, equipos y
maquinaria, en la cantidad y calidad estipuladas en los planos y especificaciones.

Son funciones del Jefe de Fiscalización, entre otras:

a) Proponer al administrador del contrato la organización e infraestructura necesaria, para

administrar o inspeccionar el proyecto en el sitio donde éste se construirá; definir las funciones,
responsabilidades y autoridad de los que la conforman, de modo que las labores de construcción o
de inspección se realicen dentro del marco legal y reglamentario vigente;
b) Planear, programar y aplicar los controles, de calidad, financiero y de avance físico, que aseguren
la correcta ejecución de la obra;
c) Vigilar y responsabilizarse porque la ejecución de la obra se realice de acuerdo con los diseños
definitivos, las especificaciones técnicas, programas de trabajo, recomendaciones de los
diseñadores y normas técnicas aplicables;
d) Identificar la posible existencia de errores u omisiones o ambos en forma oportuna, que puedan
presentarse en los planos constructivos o especificaciones, así como imprevisiones técnicas, de
modo que de inmediato se corrija la situación;
e) Resolver oportunamente los problemas técnicos que se presenten durante la ejecución de las
obras;
f) Justificar técnicamente los trabajos extraordinarios o las modificaciones que se tengan que realizar
durante la ejecución de las obras e informar al administrador del contrato para adoptar las decisiones
que correspondan;

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g) Obtener información estadística en el proyecto sobre el rendimiento del personal, materiales,
equipos y maquinaria; sobre la incidencia de las condiciones climáticas en el tiempo laborado, o
sobre cualquier otro aspecto útil para la preparación de futuros proyectos;
h) Velar porque los materiales, la mano de obra, equipos y maquinaria empleados en la ejecución de
la obra, sean adecuados y suministrados en forma oportuna y suficiente, y correspondan a lo
estipulado en las especificaciones o en la oferta del contratista;
i) Evaluar el avance del proyecto, al menos una vez por mes, para determinar su estado, documentar
los resultados obtenidos y mantener informados a los mandos superiores, sobre el avance de la
obra, los problemas surgidos durante su ejecución y las medidas aplicadas;
j) Excepcionalmente, cuando se presenten problemas que afecten las condiciones pactadas en
cuanto a plazos, calidad o presupuesto, comunicarlo al administrador del contrato para que resuelva;
k) Asumir en nombre de la institución, la relación con las comunidades donde se ejecuten los
proyectos, en los asuntos inherentes a éstos; y,
l) Coordinar las pruebas finales de aceptación y la entrega de las obras para su entrada en
operación.

408-19 Fiscalizadores

En los casos en que la ubicación, la magnitud o la complejidad de la obra lo ameriten, el Jefe de

Fiscalización podrá designar a uno o más fiscalizadores con la formación profesional necesaria, para
que se encarguen de inspeccionar la obra o un área específica de ésta.

La designación de uno o varios fiscalizadores depende de la magnitud o complejidad del proyecto;

así, puede haber un fiscalizador de calidad, uno de avance físico de la obra y otro que controle el
flujo de caja, o bien asignar un fiscalizador para cada área especializada, como por ejemplo, para el
sistema eléctrico, el sistema mecánico, la parte estructural y otro para acabados, cada uno de los
cuales debe controlar los tres aspectos mencionados, calidad, avance físico, flujo de caja,
correspondientes a las obras a su cargo. A su vez, si la importancia de la obra justifica, cada
fiscalizador podría contar con el personal que sea menester para el desempeño de su cargo.

Cuando los documentos de licitación especifiquen determinados requisitos para el profesional

responsable de la obra por parte del contratista, el Fiscalizador deberá reunir al menos esos mismos
requisitos, con el fin de que pueda desempeñar una adecuada labor de control. La paridad de
conocimientos técnicos entre el fiscalizador y el profesional responsable de la obra por parte del
contratista, es muy importante, pues de ello depende, en gran medida, que el primero pueda ejercer
sobre el segundo un eficiente trabajo y efectúe una correcta evaluación de los trabajos realizados.

Las funciones de los fiscalizadores, cada uno en el área de su competencia, son las siguientes:

a) Revisar en conjunto con el Jefe de Fiscalización, los documentos contractuales con el fin de
verificar la existencia de algún error, omisión o imprevisión técnica, que pueda afectar la construcción
de la obra y de presentarse este caso, sugerir la adopción de medidas correctivas o soluciones
técnicas, oportunamente;
b) Evaluar mensualmente, el grado de cumplimiento del programa de trabajo en el área bajo su
cargo y en caso de constatar desviaciones, identificar las causas y proponer soluciones para corregir
la situación;
c) Ubicar en el terreno las referencias necesarias para la correcta ejecución de la obra;
d) Verificar la exactitud de las cantidades incluidas en las planillas presentadas por el contratista;
además, calcular los reajustes correspondientes a esas planillas, comparando la obra realizada, con
la que debía ser ejecutada de acuerdo con el programa de trabajo autorizado;
e) Obtener información estadística en el proyecto sobre el rendimiento del personal, materiales,
equipos y maquinaria; sobre la incidencia de las condiciones climáticas en el tiempo laborado, o
sobre cualquier otro aspecto útil para la preparación de futuros proyectos;
f) Verificar la calidad de los materiales, así como la de los elementos construidos, mediante ensayos
de laboratorio o de campo, efectuados bajo su supervisión y siguiendo rigurosamente las
especificaciones técnicas;

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g) Resolver las dudas que surgieren de la interpretación de los planos, especificaciones, detalles
constructivos y cualquier otro aspecto técnico relacionado con la obra;
h) Anotar en el libro de obra, además de una descripción del proceso de construcción de las obras a
su cargo, las observaciones, instrucciones o comentarios que a su criterio deben ser considerados
por el contratista para el mejor desarrollo de la obra;
i) Justificar técnicamente la necesidad de efectuar modificaciones o trabajos extraordinarios en las
obras bajo su supervisión;
j) Coordinar con los diseñadores de la obra cuando sea necesario efectuar modificaciones de los
planos originales o haya que realizar obras adicionales;
k) Realizar los cálculos pertinentes para determinar los costos de las modificaciones u obras
extraordinarias por realizar;
l) Registrar en los planos constructivos todas las modificaciones realizadas durante el proceso de
construcción, con el fin de obtener los planos finales de la obra ejecutada;
m) Aprobar los materiales y equipos por instalar propuestos por el contratista, tomando como guía
las especificaciones;
n) Calificar al personal técnico del contratista y recomendar el reemplazo de aquél que no satisfaga
los requisitos necesarios;
o) Velar porque los equipos y maquinaria en la obra se encuentren en buenas condiciones y en el
caso de que la obra se realice por contrato, sean los especificados;
p) Verificar que el contratista disponga de todos los diseños, especificaciones, programas de trabajo,
licencias, permisos y demás documentos contractuales;
q) Coordinar con el contratista las actividades más importantes del proceso constructivo;
r) Revisar las técnicas y métodos constructivos propuestos por el contratista y en caso necesario,
sugerir las modificaciones que estime pertinentes;
s) Exigir al contratista el cumplimiento de las leyes de protección ambiental, laborales, se seguridad
social y de seguridad industrial;
t) En proyectos de importancia, preparar memorias técnicas sobre los procedimientos y métodos
empleados en la construcción de las obras, para que sean utilizados como fuentes de información en
proyectos futuros;
u) Preparar, mensualmente, informes sobre la obra que contengan como mínimo la siguiente
información:

- Un análisis del estado del proyecto desde el punto de vista económico y del avance físico,
respaldado por los cálculos correspondientes.
- Los resultados de los ensayos de laboratorio, con comentarios al respecto.
- Análisis de la cantidad y calidad de los equipos y maquinaria dispuestos en obra, con
recomendaciones al respecto, si es necesario.
- Estadísticas sobre las condiciones climáticas del sitio donde se ejecuta el proyecto (especialmente
de la precipitación pluvial) y su incidencia en el desarrollo de los trabajos.
- Referencia sobre la correspondencia intercambiada con el contratista.
- Análisis del personal técnico del contratista;

v) Entregar la información producida para las recepciones; y,

w) Efectuar el finiquito o liquidación económica de las obras a su cargo.

408-20 Documentos que deben permanecer en obra

En todos los proyectos u obras que se efectúen con fondos públicos, deben permanecer en el sitio
de la construcción los siguientes documentos:

- Copia del contrato de construcción.

- Los planos constructivos.
- Las especificaciones técnicas, generales y específicas.
- El programa de ejecución autorizado, con indicación de los recursos requeridos por actividad.
- El libro de obra.
- Correspondencia cruzada entre fiscalización y contratista.

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- Resumen del estado financiero de la obra, de las facturas tramitadas por avance de obra, reajustes,
obras extraordinarias, etc.
- Estadística del resultado de las pruebas del laboratorio.

Los documentos citados permanecerán en el lugar de ejecución del proyecto, dado que contienen
información sin la cual no sería posible ejecutar la obra, realizar las labores de control que aseguren
el cumplimiento del contrato ni las de control externo que atañe a la Contraloría General del Estado.

408-21 Libro de obra

El libro de obra es una memoria de la construcción, que debe contener una reseña cronológica y
descriptiva de la marcha progresiva de los trabajos de construcción y sus pormenores: sirve para
controlar la ejecución de la obra y para facilitar la supervisión de ésta.

Al iniciar la construcción el Jefe de Fiscalización o fiscalizador encargado de tal responsabilidad,

escribirá la fecha de inicio, el nombre, el cargo y la firma de los profesionales que participarán en la
obra. Si durante el proceso hay algún cambio de profesionales, del contratante o contratista, ello
deberá constar en el libro.

Siempre que un profesional autorizado vaya a hacer una anotación en el libro de obra, deberá
iniciarla con la fecha y terminarla con su firma.

De presentarse algún problema con la calidad de los materiales suministrados, los trabajos
realizados, los resultados de las pruebas de laboratorio o de campo, los métodos constructivos, o
con cualquier otro aspecto, deberá constar también en el libro de obra las acciones tomadas para
corregirlo y los resultados de dichas acciones.

Al concluir el proyecto, el Fiscalizador anotará en el libro de obra la fecha de finalización e indicará

las características principales de la construcción; además, hará constar que los equipos y sistemas
electromecánicos incorporados a la obra funcionan correctamente.

El objeto del uso del libro de obra es llevar un control de la ejecución de la obra y facilitar su
supervisión; también es contar con un documento oficial donde conste la gestión de la unidad de
fiscalización de la construcción y la de todos aquellos profesionales que estén vinculados con ella en
razón de su función o en cumplimiento de leyes y reglamentos específicos. Dicho documento se
utilizará como respaldo de la actuación de los profesionales, la descripción de los métodos
constructivos, los resultados de las pruebas efectuadas, los problemas que se presentaren durante la
construcción, las soluciones propuestas, así como los resultados obtenidos, etc.

408-22 Control del avance físico

El Jefe de Fiscalización velará por el cumplimiento del programa de ejecución establecido. De

presentarse atrasos con respecto al programa, tomará las acciones necesarias para ajustar las
actividades, de manera que, tan pronto como sea posible, vuelvan a desarrollarse de acuerdo con lo
programado. Sin embargo, cuando los atrasos afecten la ruta crítica del proyecto, informará de
inmediato al administrador del contrato, para que éste resuelva el problema oportunamente.

El contratista tiene que ejecutar el proyecto de acuerdo con el programa de ejecución definitivo,
aprobado por la administración, sin embargo, cuando por razones imputables a él, alguna actividad
que no sea crítica muestre un atraso que sobrepase la holgura total, el fiscalizador anotará el hecho
en el libro de obra e instará al contratista a presentarle, en un lapso determinado o plazo definido en
las condiciones generales, un nuevo programa de asignación de recursos, que asegure la
finalización de la obra en el plazo convenido.

Si el contratista no cumple su propuesta, el Fiscalizador aplicará las sanciones respectivas, las

cuales estarán estipuladas en el contrato.

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El control del avance físico de la obra es responsabilidad del Jefe de Fiscalización como
representante de la entidad. Es su deber establecer el grado de avance del proyecto y evaluar
periódicamente el proceso constructivo en relación con lo programado. Deberá tomar previsiones
para poder evaluar ese avance en cualquier instante.

El Jefe de Fiscalización efectuará el control del avance físico por semana, pues de esta manera, al
efectuar la medición en conjunto con el contratista, cotejará los datos obtenidos, que servirán para la
revisión de las planillas de avance de obra y de los documentos de respaldo.

El Jefe de Fiscalización establecerá las acciones a tomar cuando detecte atrasos con respecto al
programa, pues de su oportuna aplicación depende la ejecución del proyecto en el plazo
programado. Si el atraso es imputable al contratista y sobrepasa el límite establecido, holgura total,
deberá advertirle mediante el libro de obra y comunicación escrita para que dentro de un plazo
determinado, presente las medidas correctivas que aseguren la finalización del proyecto en el plazo
convenido. Si el atraso incide en la ruta crítica, el Jefe de Fiscalización aplicará las sanciones del
caso, de acuerdo con lo estipulado en el contrato.

408-23 Control de calidad

El Jefe de Fiscalización, fiscalizadores y más personal comprometido en estas labores velarán por el
estricto cumplimiento de las especificaciones técnicas respectivas. De presentarse desviaciones que
sobrepasen los límites de variación establecidos, tomará las acciones necesarias para corregirlas de
manera inmediata.

El fiscalizador que detecte algún problema de calidad en el área a su cargo, deberá señalarlo en el
libro de obra, para que sea corregido por el contratista, de ser posible en forma inmediata y si no lo
es, para que éste someta a su consideración la solución propuesta.

El personal de fiscalización, velará por la ejecución de la obra, de conformidad con las

especificaciones y dentro del rango de variación permitido en éstas. De ninguna manera aceptarán
rubros no acordes a las especificaciones que puedan perjudicar la calidad definida en la etapa de
diseño. Controlar la calidad de todos los rubros y de toda la obra es la misión más importante de
fiscalización, especialmente en aquellas partes de la obra conocidas como esenciales, que tienen
que ver con la seguridad posterior de la obra.

De presentarse problemas de calidad, los fiscalizadores tomarán las acciones necesarias para
corregir el problema tan pronto como sea posible. En aquellos casos donde no sea posible corregir el
trabajo, la única opción es el derrocamiento de la parte mal realizada y su reconstrucción a costa del
contratista. Si la obra se ejecuta por administración directa, personal de la entidad a cargo de estas
labores, tomará las acciones pertinentes para resolver la situación, actuando dentro de sus
potestades y guiándose por los principios de eficiencia, eficacia y economía. Si la obra se ejecuta por
contrato, deberá advertirlo inmediatamente al contratista por medio del libro de obra y comunicación
escrita, lo cual bastará para que éste acate sus instrucciones. Si el contratista no atiende las
instrucciones, el Fiscalizador aplicará las sanciones indicadas en el contrato.

408-24 Control financiero de la obra

El Jefe de Fiscalización evaluará en forma mensual, el avance financiero de la obra en relación con
lo programado. De existir discrepancias, analizará su origen y tomará las acciones necesarias para
corregir la situación. Asimismo, llevará el control del presupuesto asignado a la obra, de manera que
en cualquier momento, pueda conocer con certeza el saldo de la asignación presupuestaria
disponible.

El Jefe de Fiscalización controlará el avance financiero, realizando como mínimo una evaluación
mensual para verificar si la obra se desarrolla según lo previsto. Los cortes para determinar el

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avance físico se efectúan también mensualmente y dado que el avance financiero debe
corresponder a un determinado avance físico, se hará coincidir las fechas de corte.

El resultado de la evaluación servirá para determinar si el monto acumulado de los gastos,

corresponde al avance físico que debía haberse alcanzado a esa fecha; de no ser así, se estudiarán
las causas y se tomarán las acciones correctivas necesarias.

En cuanto al control de la asignación presupuestaria, el Jefe de Fiscalización deberá conocer el

monto disponible conforme se van cancelando las obligaciones contraídas, pues del saldo dependen
las acciones que pueda tomar cuando requiera acelerar el ritmo de trabajo, sobre todo si no existe la
posibilidad de disponer de más recursos financieros.

Aún cuando sea factible la consecución de nuevos recursos, el control de la asignación

presupuestaria permitirá iniciar oportunamente los trámites requeridos para obtenerlos, lo cual
asegura el desarrollo normal del proyecto, desde el punto de vista financiero.

El Jefe de Fiscalización evaluará el cumplimiento de los plazos para los pagos de planillas, de
encontrar demoras injustificadas comunicará el particular a los niveles jerárquicos superiores.

408-25 Incidencia de la lluvia

Cuando las características climáticas de la zona o la estación durante la cual se efectúe la

construcción y la etapa en que se encuentre el proceso constructivo lo ameriten, la entidad ejecutora
de la obra deberá tomar las previsiones del caso para llevar un registro detallado de la incidencia de
la lluvia en el desarrollo de los trabajos en el sitio, conforme se presente esa situación.

Si las labores se suspenden a causa de la lluvia, se hará constar en el libro de obra o en un registro
la fecha en la cual se presentó esa condición, cuáles trabajos se suspendieron, a qué hora y por
cuánto tiempo, en qué medida fueron afectados y se expondrán las razones por las cuales no se
pudo continuar. Las anotaciones serán ratificadas por la firma del Fiscalizador encargado de llevar
este control, así como por la del profesional representante del contratista. Los datos así recabados
se emplearán, en conjunto con el programa de ejecución, para determinar la prórroga de plazo que
se autorizará por este concepto.

La información presentada por los contratistas con datos de la precipitación pluvial de estaciones
meteorológicas cercanas al sitio de construcción o notas de prensa no podrá ser considerada como
respaldo para solicitar prórrogas por atrasos a causa de la lluvia, ya que no constituyen un criterio
suficiente sobre el cual pueda fundamentarse la decisión de otorgar o no la prórroga solicitada, pues
no necesariamente reflejan la situación del sitio de la obra y no brindan información sobre el tiempo
de paralización de los trabajos por ese motivo, ni en qué medida éstos se vieron afectados.

El registro de control de lluvia evitará los conflictos en torno a este tema, pues conjuga los aspectos
que normalmente influyen al tomar la decisión de prorrogar o no el plazo. De este modo se da mayor
importancia a los efectos de la lluvia sobre los trabajos y no a la lluvia en sí, ubica los sucesos en el
tiempo, con fecha y hora y en forma inmediata, se concilia a las partes que eventualmente podrían
tener desavenencias, haciéndolos ratificar lo acontecido, mediante la suscripción de la información
consignada en el registro de control. En algunos proyectos, los contratistas ya consideran una
suspensión forzosa de los trabajos de construcción por la marcada estación invernal, en tales casos,
no cabe la ampliación del plazo por la incidencia de la lluvia.

408-26 Medición de la obra ejecutada

La administración cancelará las planillas por avance de obra u otorgará desembolsos, sólo si cuenta
con los respectivos documentos de respaldo, aprobados por las servidoras y servidores autorizados.
Para tal efecto, el último día del mes en revisión, se concluirán las mediciones y cálculos de la obra
ejecutada durante ese período.

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El formato y contenido de los documentos de respaldo serán definidos por la administración en forma
reglamentaria, en las condiciones generales, las especificaciones o bien en la reunión de
preconstrucción, en conjunto con el contratista o el fiscalizador, según sea el caso; como mínimo
deberá incluirse en esa documentación, un listado de los capítulos, rubros o actividades y sub
actividades del programa de ejecución, donde se especifique la cantidad de obra ejecutada durante
el mes en revisión y la obra por ejecutar, además de las mediciones y cálculos que dieron origen a
los datos suministrados.

Tanto el contratista como el Fiscalizador realizarán sus propias mediciones, cuyos resultados se
cotejarán al verificar en conjunto la obra efectivamente realizada. El contratista deberá entregar su
estimación al Fiscalizador hasta la fecha de corte, en el plazo indicado en las condiciones generales
o en el contrato o lo convenido en la reunión de preconstrucción y adjuntará los documentos de
respaldo correspondientes; el Fiscalizador por su parte, efectuará la revisión en el plazo convenido o
estipulado. Cuando la obra se ejecute por administración directa, se procederá de manera similar a
la citada y se cumplirán también los plazos especificados para la presentación de las solicitudes de
desembolso y su revisión.

El pago o desembolso por obra realizada se hará cuando se tenga la seguridad de que se está
pagando realmente lo construido luego de haber efectuado la medición de la cantidad de obra
ejecutada.

Es necesario contar con documentos de respaldo, que se incluyan en las planillas por avance de
obra que consignen las mediciones realizadas, así como los cálculos efectuados para determinar las
cantidades de obra que no se pueden obtener por simple medición.

Estos documentos son de utilidad para la administración, controles internos o externos, pues se
facilita cotejar los datos de planillas con la realidad de la obra.

Cuanto más refleje el programa de ejecución las actividades o procedimientos para construir las
obras, tanto más fácil será efectuar la medición de lo realizado para ambas partes y llevar el control
del avance de los mismos.

408-27 Prórrogas de plazo

Se concederán prórrogas de plazo cuando por razones no imputables al contratista se produzcan

atrasos en actividades críticas o en actividades cuya holgura total sea sobrepasada, tornándolas
críticas.

El constructor deberá interponer la solicitud de prórroga de conformidad con las disposiciones

contractuales después de conocer el hecho que demorará la ejecución y en cuanto tenga la
información suficiente, aportará la documentación probatoria necesaria para que la administración
pueda resolver el reclamo.

La entidad o administración designará, reglamentariamente, al servidor que cuenta con las

atribuciones para ampliar los plazos o modificar los programas. Adicionalmente, el servidor
responsable de la administración, tendrá el plazo previsto contractualmente o reglamentariamente
para resolver el reclamo interpuesto, para lo cual llevará a cabo los estudios o investigaciones
necesarios.

El aumento del plazo de la construcción procede cuando se presentan atrasos por caso fortuito o
fuerza mayor que afecte el progreso de la obra. En el primer caso, el atraso puede ser causado en
situaciones, como: robos del equipo utilizado, destrucción vandálica de las obras, cierres de
carreteras o cualquier acto realizado por personas o animales que causen daños a la obra o afecten
su desarrollo normal. En el caso de fuerza mayor, el atraso puede darse por inundaciones,
terremotos, huracanes, etc., es decir por fenómenos naturales.

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Adicionalmente son motivo de ampliaciones las siguientes causas, comprobadas:

- Falta de materiales de construcción o equipos a incorporar en el mercado nacional o internacional.

- Períodos de lluvia que perjudiquen el avance de las obras conforme lo señalado en la Norma de
Control Interno 600-25.
- Cambios, trabajos extraordinarios o ampliaciones de la obra que requieran aumento de plazo.

Incumplimiento de la administración en suministrar:

- Los planos de diseño indispensables para iniciar o continuar la construcción.

- Los terrenos necesarios para ejecutar las obras.
- Existencia de impedimentos legales o de otra índole que dificulten la realización de los trabajos.
- Orden escrita de la administración de parar o disminuir el ritmo de avance de la obra.
- Incumplimiento de la administración en el pago de acuerdo con las cláusulas del contrato.

Para determinar los días de prórroga que se concederán por las causas mencionadas anteriormente,
el Jefe de Fiscalización o Fiscalizador examinará la incidencia de los atrasos en la ruta crítica; así,
únicamente se otorgará prórroga por el número de días que aumente el plazo original, a raíz del
atraso. También puede prorrogarse el plazo cuando se agota la holgura total de una actividad que,
por su posición dentro del programa, se torna crítica e incrementa consecuentemente el plazo
original; en este caso, se conceden tantos días como haya sido afectado el plazo.

El contratista comunicará oportunamente al Jefe de Fiscalización, los hechos que van a provocar
demoras en la construcción, así como sus causas, pues esto permite a ambas partes tomar las
previsiones para controlar y cuantificar el atraso en las actividades afectadas. Tal comunicación será
fundamentada, de conformidad con las disposiciones reglamentarias al respecto.

La documentación probatoria a las solicitudes de prórroga, deberá reunir las siguientes

características: ser pertinente, es decir, debe pertenecer al proyecto en cuestión; ser confiable, lo
cual implica estar exenta de errores y además, que los datos suministrados correspondan a la
realidad de la obra y luego, ser clara y concisa, con lo cual evita la posibilidad de interpretar de
diferente manera una misma información y facilitar la revisión de los documentos, gracias a la
brevedad y precisión de su contenido.

408-28 Planos de registro

Todas las modificaciones que se realicen en la obra deben incorporarse en los planos finales de
construcción, con el fin de reflejar fielmente cómo se construyó y su localización exacta.

Según lo señale el contrato, la fiscalización o el contratista, deben elaborar los planos de registro que
incorporen las modificaciones realizadas durante la construcción, con el fin de que reflejen las
características de las obras realmente construidas, así como su localización exacta. Esta práctica
redundará en beneficios para la administración o entidad, pues facilitará las tareas de mantenimiento
y reparaciones, así como el diseño de posteriores remodelaciones, ampliaciones, rehabilitaciones,
reconstrucciones, etc.

Los planos finales son indispensables cuando se tienen que diseñar remodelaciones o ampliaciones
de las obras, pues los elementos nuevos deben integrarse a los existentes o éstos deben
readecuarse para soportar las cargas adicionales.

408-29 Recepción de las obras

Se llevarán a cabo dos tipos de recepción: una provisional que se efectuará 15 días después de que
el contratista de la obra haya notificado por escrito la finalización de las obras de construcción y otra
definitiva que no podrá realizarse en un plazo menor a seis meses después de la fecha de la

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recepción provisional.

En ambos casos, se elaborará un acta de recepción, donde se indicará cómo se desarrolló el

proceso constructivo y la condición en que se recibe la obra; para la recepción provisional se indicará
al menos, si ésta se recibe a satisfacción o con observaciones, en cuyo caso se señalarán las
causas de ello, para que el constructor proceda a corregir los problemas. Las actas señalarán como
mínimo lo siguiente:

- Los antecedentes contractuales de la obra.

- Condiciones generales de ejecución, condiciones operativas.
- La calidad y cantidad de las obras ejecutadas.
- Liquidación económica que incluye el monto cancelado y el que falta por cancelar por concepto de
avance de obra, reajuste de precios, obras extraordinarias y cualquier otro rubro contemplado, si la
recepción es provisional. Si ésta es definitiva, las cuentas deben estar finiquitadas y no se admite
reclamos pendientes de las partes.
- Liquidación de plazos que incluye el plazo empleado en la ejecución, incluyendo prórrogas. Se
establecerán las sanciones a las que hubiere lugar.
- Si las obras se reciben a satisfacción o con observaciones, y en este último caso, las razones para
que sea así.

Cuando la obra se realice por administración directa, las recepciones provisional y definitiva serán
realizadas por una comisión de representantes de los futuros usuarios, en presencia del
administrador de la obra y su equipo; cuando se ejecute por contrato, actuarán en la recepción el
contratista y los integrantes de la comisión designada por la máxima autoridad de la entidad
contratista, integrada por el administrador del contrato y un técnico que no haya intervenido en el
proceso de ejecución del mismo.

El hecho de que la obra sea recibida a satisfacción en el acto de recepción oficial, no exime al
constructor de su responsabilidad por vicios ocultos, si éstos afloran durante los diez años
posteriores a la fecha de la recepción definitiva.

El constructor o contratista deberá comunicar por escrito, al Jefe de Fiscalización, la finalización de

las obras a su cargo, para que proceda a su recepción. Esta comunicación formaliza la fecha de
término de las obras y constituye una constancia de que este hecho fue oportuna y debidamente
comunicado a la administración. En forma previa a la recepción del proyecto se efectuará una
revisión de las obras a fin de consignar sus resultados en el acta de recepción, especialmente si se
detecta algún problema, en cuyo caso, éste deberá señalarse al constructor para su corrección
inmediata, o para que asuma las responsabilidades correspondientes.

Durante la revisión de las obras para su recepción, sea provisional o definitiva y hasta la suscripción
del acta correspondiente, deben estar presentes las partes interesadas en el proceso. Si la ejecución
se realizó por administración directa, los representantes de los futuros usuarios recibirán la obra de
parte del administrador de la obra previa revisión de ésta, y al finalizar, los participantes suscribirán
el acta elaborada, con las salvedades que consideren pertinentes. Si la obra se ejecutó por contrato,
el Jefe de Fiscalización y fiscalizadores actuarán suministrando toda la información necesaria a la
comisión de recepción integrada por profesionales designados por la máxima autoridad. Los
resultados se consignarán en el acta, la cual suscribirá, haciendo las salvedades que estimen
pertinentes.

La recepción provisional se efectuará para probar la obra en condiciones de servicio de manera que
la entidad verifique su adecuada operación o funcionamiento y, a la vez, dar oportunidad al
constructor de corregir, en los seis meses comprendidos entre la recepción provisional y la definitiva,
los defectos detectados durante la revisión; dicho plazo se considera suficiente, pues si el
constructor comunicó formalmente la finalización de las obras fue porque consideró que había
cumplido con lo especificado y con la totalidad de los trabajos. La recepción definitiva por su parte,
constituye el cierre oficial de la etapa de construcción y la terminación del contrato, de manera que

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no deben quedar reclamos pendientes y cualquier reparación que se hubiere hecho constar en el
acta de recepción provisional, en ese momento debe estar terminada.

Se establecerá una definición clara del alcance de la labor de mantenimiento que deberá efectuar el
constructor durante el período comprendido entre la recepción provisional y la definitiva, tema que,
deberá constar en las especificaciones técnicas, considerando el mantenimiento como un rubro o
actividad del contrato. Además, deberá definirse la forma en la cual será pagado el servicio.

No obstante se haya realizado la recepción definitiva de la obra a satisfacción, si durante los diez
primeros años de funcionamiento surgen o se manifiestan problemas que no pudieron detectarse
durante o inmediatamente después de la construcción, el Constructor debe responder por ello, según
las leyes vigentes en relación con la responsabilidad por vicios ocultos.

408-30 Documentos para operación y mantenimiento

El diseño definitivo será remitido a las unidades de operación y mantenimiento para que conozcan el
proyecto y efectúen las recomendaciones que estimen del caso. Cuando finalice la construcción de
la obra, se enviará a las mismas unidades que operarán o brindarán servicio de mantenimiento, los
planos finales con todas las modificaciones efectuadas al diseño original para que planifiquen y
programen su trabajo y preparen el presupuesto requerido para llevarlo a cabo.

Será tarea de los departamentos de operación y mantenimiento además, elaborar los respectivos
manuales. En caso de que los usuarios no tengan experiencia o capacitación para elaborar tales
manuales, los encargados del diseño serán los responsables de producirlos.

Las unidades encargadas de efectuar la operación o el mantenimiento de las obras construidas,

deben elaborar sus respectivos planes, programas y presupuestos de trabajo, de modo que
aseguren el logro de los objetivos concebidos durante la etapa de preinversión. Para que esto sea
posible, se considerarán los estudios del diseño definitivo que les permitan disponer de la necesaria
información para que la operación de las obras se efectúe en el nivel previsto para producir los
beneficios esperados.

También se requerirán los planos finales que muestren las modificaciones incorporadas a la obra,
pues éstas deberán considerarse para ajustar los planes, programas y presupuestos elaborados.

408-31 Operación

Los planes y programas de operación deben elaborarse para que la obra funcione de manera
óptima, partiendo de la certificación de que se tienen todos los recursos e insumos necesarios para
ello. La administración debe asegurar al menos un funcionamiento adecuado o aceptable de la obra.

Para efectuar la programación de la operación de una obra deben considerarse:

- El tipo y la calidad del bien o servicio que se desea brindar.

- El comportamiento del mercado en que se colocará el bien o servicio.
- Las características de las obras mediante las cuales se presta el servicio o se produce el bien.
- La experiencia de la institución o de otras instituciones en obras similares: este aspecto ayudará
mucho cuando es la primera vez que la entidad realiza una obra semejante, porque proporciona
información práctica sobre el funcionamiento real de una obra afín a la que se va a poner en
operación.
- Los recursos necesarios: con base en los aspectos anteriores se definirá la cantidad de equipos,
maquinaria, personal e insumos necesarios para la operación de la obra, así como las características
que éstos deben reunir. Cuando el sistema es complejo se capacitará a los futuros operarios, antes
de que la obra o proyecto comience a funcionar, de manera que no se afecte el rendimiento.
- Los factores externos que inciden en la operación de la obra, como: las labores de mantenimiento
programadas, las variaciones y el incremento del tráfico, el presupuesto dispuesto por la entidad

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para la operación de la obra, etc.

408-32 Mantenimiento

Las entidades prestarán el servicio de mantenimiento a los bienes y obras públicas a su cargo, con el
fin de que éstas operen en forma óptima durante su vida útil y puedan obtenerse los beneficios
esperados, de acuerdo con los estudios de preinversión. Cuando existan restricciones
presupuestarias, se efectuarán los ajustes correspondientes para que la obra opere en un nivel
aceptable y esta situación se comunicará a las autoridades de la entidad, para que tomen las
medidas correctivas pertinentes.

Se impulsarán dos tipos de mantenimiento: el preventivo, cuya función es evitar o prever los daños
que interrumpan el servicio o la producción de bienes, disminuyan el rendimiento esperado o su
calidad y el correctivo, aplicado para corregir la falla o daño, cuando ya se haya presentado.

El servicio de mantenimiento, preventivo y correctivo, de las obras públicas es esencial para

asegurar su durabilidad y la obtención de los beneficios esperados durante la vida útil de éstas.

El mantenimiento preventivo y el correctivo son complementarios, deben existir juntos y aplicarse en

el momento oportuno, el primero rutinariamente y el segundo, cada vez que surja una emergencia.

Para elaborar el plan y programa de trabajo que permitan el funcionamiento óptimo de la obra, se
asignará un presupuesto adecuado al mantenimiento, principalmente al preventivo; si esto no es
posible por razones presupuestarias, se informará sobre esta situación a las autoridades de la
entidad para que tomen las medidas correctivas y se pueda volver a alcanzar el nivel óptimo, tan
pronto como sea posible.

Para efectuar el planeamiento, la programación y el presupuesto del mantenimiento preventivo, se

considerarán los siguientes aspectos:

- Características de los elementos que componen la obra.

- Experiencia con proyectos similares.
- Determinación de los recursos necesarios que debe apoyarse en la información recabada en los
puntos anteriores y en los rendimientos esperados, tanto del personal, como de los materiales,
equipos, maquinaria y herramientas. Se determinará el tipo y cantidad de personal requerido; los
materiales, repuestos, equipos, maquinaria y herramientas necesarios; el transporte para
movilizarlos, etc.
- Factores externos a la unidad de mantenimiento como el presupuesto disponible de la institución; el
sistema de suministros empleado, el tiempo promedio para la compra de los materiales o repuestos,
la disponibilidad de materiales, repuestos, equipos, maquinaria y herramientas adecuados en el
mercado; etc.
- Para la planificación del mantenimiento correctivo, se establecerán las posibles emergencias y las
acciones inmediatas por tomar cuando éstas se presenten, así como asegurar el suministro de los
recursos para poder atenderlas oportunamente. La capacidad de respuesta de la unidad de servicio
de mantenimiento debe ser proporcional a la importancia de la falla, en términos de la incidencia que
ésta tenga en la prestación del servicio o la producción del bien. Para llevar a cabo esta labor, el
personal a cargo de la planificación deberá conocer la obra y sus partes, así como la forma en que
opera, además de tener vasta experiencia en su mantenimiento o en el de obras similares.

El mantenimiento correctivo, aun cuando se aplica para atender daños imprevisibles o emergencias,
debe planificarse recurriendo a la previsión de la ocurrencia de posibles fallas.

408-33 Evaluación ex-post

Durante la etapa de operación se efectuarán evaluaciones periódicas del funcionamiento de la obra,

esto es, comparar los ingresos y costos reales con los ingresos y costos previstos en los estudios de

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preinversión. Para ello los períodos comprendidos entre una evaluación y otra, deberán coincidir con
los períodos escogidos en los estudios para medir los beneficios del proyecto. Las evaluaciones
posteriores cierran el ciclo del proyecto, pues los resultados obtenidos permiten retroalimentar la
información necesaria para nuevos proyectos.

La evaluación es una herramienta de control que debe estar presente durante todo el ciclo de vida
del proyecto, en la etapa de operación es aún más importante, pues permite saber si se están
obteniendo los beneficios esperados y cuáles factores han influido en el éxito alcanzado o en caso
de no ser así, analizar la causa de las desviaciones presentadas y tomar las medidas correctivas que
coadyuven a lograr lo planeado.

Por otra parte, la evaluación ex-post permite conocer si las variables empleadas en los estudios eran
acertadas, si deben ajustarse o cambiarse para futuros proyectos, y fundamentalmente, ayudará a
no cometer los mismos errores; en este sentido, constituye una verdadera fuente de
retroalimentación, pues, la simple experiencia no basta. Se identificarán los diversos factores de
éxito y se explicará su influencia en los resultados.

Además se evaluará el servicio de mantenimiento brindado para corregir los problemas suscitados,
mejorar los rendimientos de trabajo y disminuir su costo y hacer más eficiente el servicio.

408-34 Consultoría

Las empresas de consultoría son empresas de servicios profesionales con experiencia o

conocimiento específico que asesoran a instituciones del Estado o a organizaciones en general.

En el área de la ingeniería, las empresas de consultoría son de dimensiones y organizaciones muy

variadas, desde micro-empresas de carácter personal, que se dedican a temas muy específicos
hasta empresas que cuentan con equipos multidisciplinarios conformados por profesionales no solo
en las diversas disciplinas de la ingeniería sino que se complementan con profesionales de otras
áreas. Su campo de acción está en la preparación de proyectos de inversión en sus diversas etapas
o pueden encargarse de la administración o fiscalización de los proyectos.

Los consultores o empresas de consultoría son responsables de la calidad de los estudios y diseños
preparados, por lo tanto, si se comprobare su inaplicabilidad o si como producto de la ejecución del
proyecto con los diseños a responsabilidad de los consultores se produjeren perjuicios de cualquier
orden serán responsables civil y penalmente.

Los estudios de un proyecto, materia de un contrato de consultoría, deben observar, de acuerdo a

las características del mismo y su importancia, las Normas Técnicas de Control Interno previstas en
la sección 408, en especial, lo concerniente a las etapas de: 408-05 Estudio de prefactibilidad;
408-06 Estudio de factibilidad; 408-08 Diseño definitivo; 408-07 Evaluación financiera y
socioeconómica; 408-09 Planos constructivos; 408-10 Condiciones generales y especificaciones
técnicas; 408-11 Presupuesto de la obra; y 408-12 Programación de la obra.

En los concursos de consultoría que tengan como objeto la elaboración de los estudios de un
proyecto o su última etapa relativa a los diseños, deberán incorporarse las siguientes actividades:

1.- La obligatoriedad del diseñador, sea un consultor individual, firmas consultoras u organismos que
realicen estas labores, de brindar asesoría durante todo el tiempo que demande la ejecución del
proyecto, hasta la recepción provisional y definitiva.
2.- La asesoría incluirá inspecciones periódicas al lugar de construcción.
3.- Elaboración de planos aclaratorios si fuere del caso
4.- Comprobación que los planos de taller elaborados por el contratista concuerdan con el diseño.

En las etapas del concurso y contratación, estás actividades deberán ser presupuestadas y su valor
será pagado si se ejecuta la obra y conforme el avance de la misma.

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Si el consultor responsable del diseño resulta adjudicatario del contrato de fiscalización las labores
de asesoría citadas serán parte de las actividades del nuevo contrato con los costos ya acordados.

Los técnicos propuestos para la asesoría deberán ser preferentemente parte del personal técnico
que elaboró el diseño y su tiempo y costo serán parte de la propuesta económica y negociación.

Para el caso de la asesoría, las visitas al lugar de construcción serán programadas y coordinadas
con el Administrador del contrato quien recibirá los informes y planos aclaratorios que sean del caso.

De producirse diferencias de opinión entre el consultor autor de los diseños, la fiscalización o el

contratista ejecutor del proyecto, el administrador del contrato será el responsable de arbitrar la
decisión final.

Nota: Norma agregada por Acuerdo de la Contraloría General del Estado No. 6, publicado en
Registro Oficial 178 de 6 de febrero del 2014 .

409 GESTION AMBIENTAL

409-01 Medio Ambiente

Es el sistema global constituido por elementos naturales y artificiales, físicos, químicos o biológicos,
socioculturales y sus interacciones, en permanente modificación por la naturaleza o la acción
humana, que rige la existencia y desarrollo de la vida en sus diversas manifestaciones.

Cualquier espacio de interacción y sus consecuencias, entre la sociedad (elementos sociales,

recursos humanos) y la naturaleza (elementos o recursos naturales).

A su vez, el medio ambiente está formado por el ambiente físico o natural y el ambiente humano. El
primero constituido por la naturaleza y sus recursos naturales: clima, suelo, agua, flora (vegetación
forestal, pastos naturales, especies vegetales silvestres), fauna (marina y continental, invertebrados
y especies silvestres en general), minerales (metálicos y no metálicos), energía (renovable y no
renovable) y residuos.

El ambiente humano comprende a los seres vivos y a sus actividades, los cuales tienen como punto
de partida el aprovechamiento de los recursos naturales. Las actividades se consideran a la
ejecución de todo tipo de infraestructura (edificaciones, construcciones de diversa índole, maquinaria
y equipos) y en general a todo lo que sea fruto de la ingeniería de la humanidad (ciencia y
tecnología). Comprende también el comportamiento de los seres humanos para con sus semejantes
y la naturaleza, incluyendo aspectos positivos (creatividad, preservación del ambiente) y negativos
(destrucción contaminación ambiental).

409-02 Organización de la Unidad Ambiental

Las entidades y organismos del sector público que manejen proyectos de inversión deben contar con
una Unidad de Gestión Ambiental conformada con especialistas en varias disciplinas, con
conocimientos ambientales en el área de su respectiva competencia, que aseguren la prevención de
daños, afectaciones y riesgos ambientales y el control ambiental en todas las fases de los proyectos,
programas y actividades. Debiendo encargarse de regular y estandarizar aspectos ambientales a
nivel institucional; así como la debida coordinación en los procesos de participación ciudadana en
proyectos y/o programas que planee ejecutar la entidad.

La Unidad de Gestión Ambiental se ubicará dentro de la estructura orgánica de la entidad en un nivel

de dirección, con vínculo directo a las unidades ejecutoras de proyectos, debiendo apoyar a la alta
dirección en la toma de decisiones, relativas a gestión ambiental de la entidad, planeación y
ejecución de proyectos y obras que necesariamente ocasionan impactos ambientales en la

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construcción. Asesorará en la formulación de políticas y programas internos y la observancia del
marco jurídico ambiental vigente.

La máxima autoridad de la entidad aprobará los procedimientos que permita organizar la Unidad de
Gestión Ambiental y asignar los recursos humanos calificados y necesarios.

Los funcionarios de la Unidad de Gestión Ambiental cumplirán las funciones, deberes y obligaciones
específicas, propias de su jerarquía y de acuerdo con lo que disponga el orgánico funcional de la
entidad.

La Unidad de Gestión Ambiental manejará los estudios ambientales que se realizarán previas a la
ejecución, durante la ejecución y en el abandono de un proyecto.

De acuerdo a la legislación vigente, los estudios que son exigibles en el desarrollo de un proyecto
son: los Estudios de Impacto Ambiental, EIA, que se elaboran previo al inicio de un proyecto; la
Auditoría Ambiental, AA, que se realiza durante la construcción de un proyecto y el Plan de Manejo
Ambiental, PMA, que se realiza en cualquier fase del proyecto.

409-03 Gestión ambiental en proyectos de obra pública

Los responsables de la Unidad de Gestión Ambiental deberán aplicar las normas contenidas en el
Texto Unificado de Legislación Ambiental Secundaria, al amparo de la Ley de Gestión Ambiental y
del Reglamento a la Ley de Gestión Ambiental para la Prevención de la Contaminación Ambiental.
La unidad llevará adelante la gestión ambiental en todas las fases de un proyecto.

El Director de la unidad participará en las reuniones técnicas y legales, a fin de emitir sus puntos de
vista y evaluar la sustentabilidad ambiental de los programas y proyectos, cuyas opiniones serán
determinantes para la toma de decisiones.

Participará en forma paralela en los estudios y diseños definitivos del proyecto, para definir variantes
en proyectos lineales cuando éstas sean necesarias para evitar afectaciones a ecosistemas o zonas
frágiles; o, para posibilitar el cambio de sitio de emplazamiento si se trata de una obra de edificación
o de otra naturaleza; para la elaboración de especificaciones técnicas ambientales de prevención y
mitigación de impactos ambientales que deberán formar parte del contrato.

Será el interlocutor en los mecanismos de participación ciudadana, esto es, en las consultas y
audiencias públicas, en lo relacionado al impacto ambiental que generará el proyecto en su ejecución
y cuando entre en operación.

También participará en los procesos de contratación de consultoría, para la realización de los

términos de referencia para la ejecución de los estudios de impacto ambiental y planes de manejo
ambiental, los cuales después de su revisión y no objeción, serán puestos en conocimiento de la
autoridad ambiental responsable, para su aprobación. Se responsabilizará del proceso de
licenciamiento ambiental, cuyo trámite, obligatoriamente será previo al inicio de construcción del
proyecto. Si fuere del caso y de contar con el personal adecuado, podrá la misma unidad preparar
los términos de referencia, previo el trámite correspondiente.

En el proceso constructivo realizará el monitoreo ambiental mediante la medición de las emisiones,

el control de los efluentes; identificación de sustancias contaminantes en concentraciones y
permanencia superiores o inferiores a las establecidas en la legislación vigente; reconocimiento de
daños ambientales, considerados como la pérdida, disminución, detrimento o menoscabo
significativo de las condiciones preexistentes en el medio ambiente o uno de sus componentes;
admisión de daños sociales ocasionados a la salud humana, al paisaje y a los bienes públicos o
privados; así como, controlará el cumplimiento de los planes de manejo ambiental y de las
especificaciones técnicas ambientales. Debiendo presentar informes periódicos a la máxima
autoridad, para de ser el caso, se tomen los correctivos necesarios inmediatos.

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409-04 Gestión ambiental en proyectos de saneamiento ambiental

Los proyectos de saneamiento ambiental que desarrollará la entidad, deberán ser vigilados y tomará
partida la Unidad de Gestión en todo el proceso, esto es, en las fases de planeación, factibilidad,
licenciamiento ambiental, aprobación, contratación, ejecución, operación y mantenimiento; debiendo
exigir las disposiciones y prohibiciones de la Norma Técnica de Calidad Ambiental para el Manejo y
Disposición Final de Desechos Sólidos no Peligrosos, también la Norma Técnica para Desechos
Peligrosos, y las Normas Técnicas de Calidad Ambiental, aplicables dependiendo del proyecto,
comprendidas en el Libro VI del Texto Unificado de Legislación Secundaria, TULAS, al amparo de la
Ley de Gestión Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestión Ambiental para la Prevención de la
Contaminación Ambiental.

Son proyectos de saneamiento ambiental, aquellos que se ejecutan para sanear las condiciones de
vida de los habitantes y evitar la contaminación del medio ambiente, comprendidos, entre otros,
sistemas de alcantarillado; agua potable; recolección, transporte, disposición y manejo de desechos
sólidos; recolección, transporte y operación de desechos peligrosos.

Aseo urbano, es la limpieza de la ciudad, libre de desechos sólidos producidos por sus habitantes.

Desechos sólidos, comprenden los desperdicios, cenizas, elementos del barrido de calles, desechos
industriales, de establecimientos hospitalarios no contaminantes, plazas de mercado, ferias
populares, playas, escombros, entre otros.

Desecho peligroso, es todo aquel desecho, que por sus características corrosivas, tóxicas,
venenosas, reactivas, explosivas, inflamables, biológicas, infecciosas, irritantes, de patogenicidad,
carcinogénicas representan un peligro para los seres vivos, el equilibrio ecológico o el ambiente.

409-05 Gestión ambiental en la preservación del patrimonio natural

En el ámbito de competencia de la entidad pública, la Unidad de Gestión Ambiental, velará por

prevenir daños ambientales, proteger, investigar, recuperar, restaurar el patrimonio natural,
comprendido en: ecosistemas frágiles, parques nacionales, reservas ecológicas, refugios de vida
silvestre, reservas biológicas, reservas de producción y fauna, áreas nacionales de recreación,
turismo de áreas naturales, a fin de preservar los recursos naturales y la biodiversidad, aplicando las
normas comprendidas en el Texto Unificado de Legislación Secundaria, TULAS, al amparo de la Ley
de Gestión Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestión Ambiental para la Prevención de la
Contaminación Ambiental.

La Unidad de Gestión Ambiental en el ámbito de las facultades de la entidad, dentro de su alcance

deberá propender al mantenimiento de la diversidad biológica mediante un desarrollo y una gestión
sostenibles de hábitats naturales y sus zonas circundantes de valor y el control del consumo y
comercio de especies silvestres.

Patrimonio natural, son todos los animales, plantas, territorio y conjunto de estos tres grupos que
signifiquen valores universales en cuanto a la protección y conservación de especies animales y
vegetales en peligro de desaparición o paisajes integrales en peligro de destrucción o
transformación.

Patrimonio natural, comprende las formaciones físicas, biológicas y geológicas excepcionales,

hábitat de especies y animales amenazadas y zonas que tengan valor científico, de conservación o
estético.

409-06 Gestión ambiental en el cumplimiento de tratados internacionales para conservar el medio

ambiente

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En el ámbito de competencia, las entidades públicas responsables, a través de las unidades de
gestión, emprenderán las acciones que sean necesarias a fin de dar cumplimiento con los objetivos y
compromisos establecidos en los tratados internacionales.

La gestión debe contribuir a la conservación y uso sostenible de los recursos naturales y culturales
del país; y, a mejorar las condiciones de vida de los habitantes; aplicando, en lo pertinente, las
normas técnicas y disposiciones constantes en el Texto Unificado de Legislación Secundaria,
TULAS, al amparo de la Ley de Gestión Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestión Ambiental
para la Prevención de la Contaminación Ambiental.

Tratados internacionales, son aquellos convenios que se comprometen a cumplir 2 o más países, a
fin de conservar el medio ambiente.

409-07 Gestión ambiental en el ambiente físico o natural, agua

La Unidad de Gestión deberá precautelar, prevenir, proteger la contaminación del recurso agua,
controlando los límites permisibles, exigiendo el cumplimiento de las disposiciones y prohibiciones de
la Norma Técnica de Calidad Ambiental de Descarga de Efluentes, al amparo de la Ley de Gestión
Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestión Ambiental para la Prevención de la Contaminación
Ambiental.

La polución del agua se produce por la construcción de obras inconsultas, inapropiadas, por
efluentes industriales, por obras municipales de alcantarillado que no cuentan con plantas de
tratamiento y en general por acciones humanas, aspecto que afecta al hombre, animales y plantas e
implica un grave problema ambiental.

La Unidad de Gestión Ambiental en su ámbito de acción, deberá impedir la sobreexplotación

permanente de los recursos hídricos para mantener un equilibrio entre la demanda de agua y su
disponibilidad; integrar los criterios de conservación de recursos y uso sostenible en lo agrario, en la
ordenación de los usos del suelo y en la industria; mantener una alta calidad ecológica del agua, en
la que la diversidad biológica corresponda, en lo posible, a un estado no perturbado de un agua
determinada; reducir los vertidos de todas las substancias que por su persistencia tóxica o
bioacumulación puedan tener un impacto ambiental negativo en las aguas superficiales, marinas o
subterráneas.

Agua, es la fuente misma de la vida.

Agua costera, es el agua adyacente a la tierra firme.

Agua marina, es la de los mares y se distingue por su elevada salinidad.

Aguas residuales, son las de composición variada provenientes de las descargas de usos
municipales, industriales, comerciales, servicios agrícolas, pecuarios, domésticos y de cualquier otro
uso que hayan sufrido degradación en su calidad original.

Aguas pluviales, son aquellas que provienen de lluvias, nieve y granizo.

Aguas de estuarios, son las correspondientes a los tramos de ríos que se hallan bajo la influencia de
las mareas.

Agua subterránea, es el agua del subsuelo que se encuentra en la zona de saturación (Se sitúa
debajo del nivel freático).

Aguas superficiales, son aquellas que fluyen o se almacenan en la superficie del terreno.

409-08 Gestión ambiental en el ambiente físico o natural, aire

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La Unidad de Gestión, en su accionar y en el ámbito de su competencia, propenderá a preservar la
salud de las personas, la calidad del aire ambiente, el bienestar de los ecosistemas y del ambiente
en general, controlando los límites máximos permisibles de contaminantes en el aire, como las
emisiones al aire de fuentes fijas de combustión, exigiendo las disposiciones y prohibiciones de la
Norma Técnica de Calidad del Aire Ambiente, como la Norma de Emisiones al Aire desde Fuentes
Fijas de Combustión, al amparo de la Ley de Gestión Ambiental y del Reglamento a la Ley de
Gestión Ambiental para la Prevención de la Contaminación Ambiental.

Las entidades y organismos del sector público, de acuerdo a sus facultades, por medio de las
unidades de gestión, en relación al clima, deberán propender a que los seres humanos no
contaminen el aire con gases tóxicos, pues la contaminación atmosférica es uno de los problemas
ambientales y de salud humana más típicos de las ciudades, a fin de evitar el incremento del agujero
de la capa de ozono, el efecto invernadero, causante del calentamiento de la tierra y de la
modificación del clima. La actividad industrial genera la lluvia ácida, y se engloba dentro de las
amenazas del medio aéreo.

Aire, denominado aire ambiente, es cualquier porción no confinada de la atmósfera y se define como
mezcla gaseosa, cuya composición normal es de por lo menos 20% de oxígeno, 77% de nitrógeno y
proporciones variables de gases inertes y vapor de agua en relación volumétrica.

409-09 Gestión ambiental en el ambiente físico o natural, suelo

La Unidad de Gestión, en su accionar y en el ámbito de su competencia, propenderá a controlar las

prácticas inadecuadas, como el manejo del agua de riego, el sobre pastoreo, la eliminación o tala de
árboles o arbustos que se desarrollan en suelos con pendientes pronunciadas o en los taludes de los
ríos.

La gestión debe propender a evitar la ocurrencia de procesos erosivos, que complementado con el
uso inapropiado de los suelos, da lugar a la desertización o desertificación; controlar los límites
máximos permisibles de contaminantes en el suelo, previniendo y reduciendo la generación de
residuos sólidos municipales, industriales, comerciales y de servicios, incorporando técnicas
apropiadas y procedimientos para su minimización reuso y reciclaje; exigir la utilización de sistemas
de agricultura que no degraden ni generen contaminación o desequilibrio del área geográfica con el
uso racional de plaguicidas, fertilizantes y sustancias tóxicas; exigir el cumplimiento de las
disposiciones y prohibiciones de la Norma de Calidad Ambiental del Recurso Suelo, al amparo de la
Ley de Gestión Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestión Ambiental para la Prevención de la
Contaminación Ambiental.

Suelo, se le concibe como el medio natural donde se desarrollan las plantas.

409-10 Gestión ambiental en el ambiente físico o natural, flora y fauna

La Unidad de Gestión deberá evitar la tala de bosques, proceso de deforestación que ocasiona:
degradación, pérdida de biodiversidad y los cambios climáticos, aplicando las Normas Técnicas
contenidas en el Texto Unificado de Legislación Secundaria, TULAS, al amparo de la Ley de Gestión
Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestión Ambiental para la Prevención de la Contaminación
Ambiental.

La flora y fauna, son todos los organismos vivientes que se desarrollan en la biosfera.

409-11 Gestión ambiental en el ambiente físico o natural, minerales

La Unidad de Gestión en el ámbito de su competencia, controlará el manejo, la explotación, el uso

irracional y la eliminación de los residuos de las minas, al amparo de las Normas Técnicas
contenidas en el Texto Unificado de Legislación Secundaria, TULAS, al amparo de la Ley de Gestión

NORMAS DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO - Página 67

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Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestión Ambiental para la Prevención de la Contaminación
Ambiental.

Minerales, se clasifican en metálicos y no metálicos, y constituyen los cuerpos inorgánicos naturales

de composición química y estructura cristalina definidas.

409-12 Gestión ambiental en el ambiente físico o natural, energía

En cuanto a los residuos, la Unidad de Gestión analizará las dificultades que genera su eliminación
que necesariamente produce contaminación; controlará, entre otros, la disposición final de los
residuos tóxicos y peligrosos y los vertidos incontrolados, que afectan las aguas, el suelo, la
vegetación y al hombre; aplicando las Normas Técnicas contenidas en el Texto Unificado de
Legislación Secundaria, TULAS, al amparo de la Ley de Gestión Ambiental y del Reglamento a la
Ley de Gestión Ambiental para la Prevención de la Contaminación Ambiental.

Energía, es el recurso que se encuentra asociado al movimiento, conjuntamente con la materia,

forma el cosmos.

La Unidad de Gestión Ambiental, evaluará las manifestaciones de la energía, pues se la define

únicamente en función de sus efectos, como la capacidad de efectuar un trabajo.

En el ambiente interesa fundamentalmente la manera de cómo la luz se relaciona con el conjunto de

seres vivos y de cómo la energía es transformada dentro de esos seres.

410 TECNOLOGIA DE LA INFORMACION

410-01 Organización informática

Las entidades y organismos del sector público deben estar acopladas en un marco de trabajo para
procesos de tecnología de información que aseguren la transparencia y el control, así como el
involucramiento de la alta dirección, por lo que las actividades y procesos de tecnología de
información de la organización deben estar bajo la responsabilidad de una unidad que se encargue
de regular y estandarizar los temas tecnológicos a nivel institucional.

La Unidad de Tecnología de Información, estará posicionada dentro de la estructura organizacional

de la entidad en un nivel que le permita efectuar las actividades de asesoría y apoyo a la alta
dirección y unidades usuarias; así como participar en la toma de decisiones de la organización y
generar cambios de mejora tecnológica. Además debe garantizar su independencia respecto de las
áreas usuarias y asegurar la cobertura de servicios a todas las unidades de la entidad u organismo.

Las entidades u organismos del sector público, establecerán una estructura organizacional de
tecnología de información que refleje las necesidades institucionales, la cual debe ser revisada de
forma periódica para ajustar las estrategias internas que permitan satisfacer los objetivos planteados
y soporten los avances tecnológicos. Bajo este esquema se dispondrá como mínimo de áreas que
cubran proyectos tecnológicos, infraestructura tecnológica y soporte interno y externo de ser el caso,
considerando el tamaño de la entidad y de la unidad de tecnología.

410-02 Segregación de funciones

Las funciones y responsabilidades del personal de tecnología de información y de los usuarios de los
sistemas de información serán claramente definidas y formalmente comunicadas para permitir que
los roles y responsabilidades asignados se ejerzan con suficiente autoridad y respaldo.

La asignación de funciones y sus respectivas responsabilidades garantizarán una adecuada

segregación, evitando funciones incompatibles. Se debe realizar dentro de la Unidad de Tecnología
de Información la supervisión de roles y funciones del personal dentro de cada unas de las áreas,

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para gestionar un adecuado rendimiento y evaluar las posibilidades de reubicación e incorporación
de nuevo personal.

La descripción documentada y aprobada de los puestos de trabajo que conforman la Unidad de

Tecnología de Información, contemplará los deberes y responsabilidades, así como las habilidades y
experiencia necesarias en cada posición, a base de las cuales se realizará la evaluación del
desempeño. Dicha descripción considerará procedimientos que eliminen la dependencia de personal
clave.

410-03 Plan informático estratégico de tecnología

La Unidad de Tecnología de la Información elaborará e implementará un plan informático estratégico

para administrar y dirigir todos los recursos tecnológicos, el mismo que estará alineado con el plan
estratégico institucional y éste con el Plan Nacional de Desarrollo y las políticas públicas de
gobierno.

El plan informático estratégico tendrá un nivel de detalle suficiente para permitir la definición de
planes operativos de tecnología de Información y especificará como ésta contribuirá a los objetivos
estratégicos de la organización; incluirá un análisis de la situación actual y las propuestas de mejora
con la participación de todas las unidades de la organización, se considerará la estructura interna,
procesos, infraestructura, comunicaciones, aplicaciones y servicios a brindar, así como la definición
de estrategias, riesgos, cronogramas, presupuesto de la inversión y operativo, fuentes de
financiamiento y los requerimientos legales y regulatorios de ser necesario.

La Unidad de Tecnología de Información elaborará planes operativos de tecnología de la información

alineados con el plan estratégico informático y los objetivos estratégicos de la institución, estos
planes incluirán los portafolios de proyectos y de servicios, la arquitectura y dirección tecnológicas,
las estrategias de migración, los aspectos de contingencia de los componentes de la infraestructura y
consideraciones relacionadas con la incorporación de nuevas tecnologías de información vigentes a
fin de evitar la obsolescencia. Dichos planes asegurarán que se asignen los recursos apropiados de
la función de servicios de tecnología de información a base de lo establecido en su plan estratégico.

El plan estratégico y los planes operativos de tecnología de información, así como el presupuesto
asociado a éstos serán analizados y aprobados por la máxima autoridad de la organización e
incorporados al presupuesto anual de la organización; se actualizarán de manera permanente,
además de ser monitoreados y evaluados en forma trimestral para determinar su grado de ejecución
y tomar las medidas necesarias en caso de desviaciones.

410-04 Políticas y procedimientos

La máxima autoridad de la entidad aprobará las políticas y procedimientos que permitan organizar
apropiadamente el área de tecnología de información y asignar el talento humano calificado e
infraestructura tecnológica necesaria.

La Unidad de Tecnología de Información definirá, documentará y difundirá las políticas, estándares y

procedimientos que regulen las actividades relacionadas con tecnología de información y
comunicaciones en la organización, estos se actualizarán permanentemente e incluirán las tareas,
los responsables de su ejecución, los procesos de excepción, el enfoque de cumplimiento y el control
de los procesos que están normando, así como, las sanciones administrativas a que hubiere lugar si
no se cumplieran.

Temas como la calidad, seguridad, confidencialidad, controles internos, propiedad intelectual, firmas
electrónicas y mensajería de datos, legalidad del software, entre otros, serán considerados dentro de
las políticas y procedimientos a definir, los cuales además, estarán alineados con las leyes conexas
emitidas por los organismos competentes y estándares de tecnología de información.

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Será necesario establecer procedimientos de comunicación, difusión y coordinación entre las
funciones de tecnología de información y las funciones propias de la organización.

Se incorporarán controles, sistemas de aseguramiento de la calidad y de gestión de riesgos, al igual

que directrices y estándares tecnológicos.

Se implantarán procedimientos de supervisión de las funciones de tecnología de información,

ayudados de la revisión de indicadores de desempeño y se medirá el cumplimiento de las
regulaciones y estándares definidos.

La Unidad de Tecnología de Información deberá promover y establecer convenios con otras

organizaciones o terceros a fin de promover y viabilizar el intercambio de información
interinstitucional, así como de programas de aplicación desarrollados al interior de las instituciones o
prestación de servicios relacionados con la tecnología de información.

410-05 Modelo de información organizacional

La Unidad de Tecnología de Información definirá el modelo de información de la organización a fin

de que se facilite la creación, uso y compartición de la misma; y se garantice su disponibilidad,
integridad, exactitud y seguridad sobre la base de la definición e implantación de los procesos y
procedimientos correspondientes.

El diseño del modelo de información que se defina deberá constar en un diccionario de datos
corporativo que será actualizado y documentado de forma permanente, incluirá las reglas de
validación y los controles de integridad y consistencia, con la identificación de los sistemas o
módulos que lo conforman, sus relaciones y los objetivos estratégicos a los que apoyan a fin de
facilitar la incorporación de las aplicaciones y procesos institucionales de manera transparente.

Se deberá generar un proceso de clasificación de los datos para especificar y aplicar niveles de
seguridad y propiedad.

410-06 Administración de proyectos tecnológicos

La Unidad de Tecnología de Información definirá mecanismos que faciliten la administración de

todos los proyectos informáticos que ejecuten las diferentes áreas que conformen dicha unidad. Los
aspectos a considerar son:

1. Descripción de la naturaleza, objetivos y alcance del proyecto, su relación con otros proyectos
institucionales, sobre la base del compromiso, participación y aceptación de los usuarios interesados.
2. Cronograma de actividades que facilite la ejecución y monitoreo del proyecto que incluirá el talento
humano (responsables), tecnológicos y financieros además de los planes de pruebas y de
capacitación correspondientes.
3. La formulación de los proyectos considerará el Costo Total de Propiedad CTP; que incluya no sólo
el costo de la compra, sino los costos directos e indirectos, los beneficios relacionados con la compra
de equipos o programas informáticos, aspectos del uso y mantenimiento, formación para el personal
de soporte y usuarios, así como el costo de operación y de los equipos o trabajos de consultoría
necesarios.
4. Para asegurar la ejecución del proyecto se definirá una estructura en la que se nombre un servidor
responsable con capacidad de decisión y autoridad y administradores o líderes funcionales y
tecnológicos con la descripción de sus funciones y responsabilidades.
5. Se cubrirá, como mínimo las etapas de: inicio, planeación, ejecución, control, monitoreo y cierre de
proyectos, así como los entregables, aprobaciones y compromisos formales mediante el uso de
actas o documentos electrónicos legalizados.
6. El inicio de las etapas importantes del proyecto será aprobado de manera formal y comunicado a
todos los interesados.
7. Se incorporará el análisis de riesgos. Los riesgos identificados serán permanentemente evaluados

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para retroalimentar el desarrollo del proyecto, además de ser registrados y considerados para la
planificación de proyectos futuros.
8. Se deberá monitorear y ejercer el control permanente de los avances del proyecto.
9. Se establecerá un plan de control de cambios y un plan de aseguramiento de calidad que será
aprobado por las partes interesadas.
10. El proceso de cierre incluirá la aceptación formal y pruebas que certifiquen la calidad y el
cumplimiento de los objetivos planteados junto con los beneficios obtenidos.

410-07 Desarrollo y adquisición de software aplicativo

La Unidad de Tecnología de Información regulará los procesos de desarrollo y adquisición de

software aplicativo con lineamientos, metodologías y procedimientos. Los aspectos a considerar son:

1. La adquisición de software o soluciones tecnológicas se realizarán sobre la base del portafolio de

proyectos y servicios priorizados en los planes estratégico y operativo previamente aprobados
considerando las políticas públicas establecidas por el Estado, caso contrario serán autorizadas por
la máxima autoridad previa justificación técnica documentada.
2. Adopción, mantenimiento y aplicación de políticas públicas y estándares internacionales para:
codificación de software, nomenclaturas, interfaz de usuario, interoperabilidad, eficiencia de
desempeño de sistemas, escalabilidad, validación contra requerimientos, planes de pruebas unitarias
y de integración.
3. Identificación, priorización, especificación y acuerdos de los requerimientos funcionales y técnicos
institucionales con la participación y aprobación formal de las unidades usuarias. Esto incluye, tipos
de usuarios, requerimientos de: entrada, definición de interfaces, archivo, procesamiento, salida,
control, seguridad, plan de pruebas y trazabilidad o pistas de auditoría de las transacciones en donde
aplique.
4. Especificación de criterios de aceptación de los requerimientos que cubrirán la definición de las
necesidades, su factibilidad tecnológica y económica, el análisis de riesgo y de costo-beneficio, la
estrategia de desarrollo o compra del software de aplicación, así como el tratamiento que se dará a
aquellos procesos de emergencia que pudieran presentarse.
5. En los procesos de desarrollo, mantenimiento o adquisición de software aplicativo se
considerarán: estándares de desarrollo, de documentación y de calidad, el diseño lógico y físico de
las aplicaciones, la inclusión apropiada de controles de aplicación diseñados para prevenir, detectar
y corregir errores e irregularidades de procesamiento, de modo que éste, sea exacto, completo,
oportuno, aprobado y auditable. Se considerarán mecanismos de autorización, integridad de la
información, control de acceso, respaldos, diseño e implementación de pistas de auditoría y
requerimientos de seguridad. La especificación del diseño considerará las arquitecturas tecnológicas
y de información definidas dentro de la organización.
6. En caso de adquisición de programas de computación (paquetes de software) se preverán tanto
en el proceso de compra como en los contratos respectivos, mecanismos que aseguren el
cumplimiento satisfactorio de los requerimientos de la entidad. Los contratos tendrán el suficiente
nivel de detalle en los aspectos técnicos relacionados, garantizar la obtención de las licencias de uso
y/o servicios, definir los procedimientos para la recepción de productos y documentación en general,
además de puntualizar la garantía formal de soporte, mantenimiento y actualización ofrecida por el
proveedor.
7. En los contratos realizados con terceros para desarrollo de software deberá constar que los
derechos de autor será de la entidad contratante y el contratista entregará el código fuente. En la
definición de los derechos de autor se aplicarán las disposiciones de la Ley de Propiedad Intelectual.
Las excepciones serán técnicamente documentadas y aprobadas por la máxima autoridad o su
delegado.
8. La implementación de software aplicativo adquirido incluirá los procedimientos de configuración,
aceptación y prueba personalizados e implantados. Los aspectos a considerar incluyen la validación
contra los términos contractuales, la arquitectura de información de la organización, las aplicaciones
existentes, la interoperabilidad con las aplicaciones existentes y los sistemas de bases de datos, la
eficiencia en el desempeño del sistema, la documentación y los manuales de usuario, integración y
planes de prueba del sistema.

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9. Los derechos de autor del software desarrollado a la medida pertenecerán a la entidad y serán
registrados en el organismo competente. Para el caso de software adquirido se obtendrá las
respectivas licencias de uso.
10. Formalización con actas de aceptación por parte de los usuarios, del paso de los sistemas
probados y aprobados desde el ambiente de desarrollo/prueba al de producción y su revisión en la
post-implantación.
11. Elaboración de manuales técnicos, de instalación y configuración; así como de usuario, los
cuales serán difundidos, publicados y actualizados de forma permanente.

410-08 Adquisiciones de infraestructura tecnológica

La Unidad de Tecnología de información definirá, justificará, implantará y actualizará la

infraestructura tecnológica de la organización para lo cual se considerarán los siguientes aspectos:

1. Las adquisiciones tecnológicas estarán alineadas a los objetivos de la organización, principios de

calidad de servicio, portafolios de proyectos y servicios, y constarán en el plan anual de
contrataciones aprobado de la institución, caso contrario serán autorizadas por la máxima autoridad
previa justificación técnica documentada.
2. La Unidad de Tecnología de Información planificará el incremento de capacidades, evaluará los
riesgos tecnológicos, los costos y la vida útil de la inversión para futuras actualizaciones,
considerando los requerimientos de carga de trabajo, de almacenamiento, contingencias y ciclos de
vida de los recursos tecnológicos. Un análisis de costo beneficio para el uso compartido de Data
Center con otras entidades del sector público, podrá ser considerado para optimizar los recursos
invertidos.
3. En la adquisición de hardware, los contratos respectivos, tendrán el detalle suficiente que permita
establecer las características técnicas de los principales componentes tales como: marca, modelo,
número de serie, capacidades, unidades de entrada/salida, entre otros, y las garantías ofrecidas por
el proveedor, a fin de determinar la correspondencia entre los equipos adquiridos y las
especificaciones técnicas y requerimientos establecidos en las fases precontractual y contractual, lo
que será confirmado en las respectivas actas de entrega/recepción.
4. Los contratos con proveedores de servicio incluirán las especificaciones formales sobre acuerdos
de nivel de servicio, puntualizando explícitamente los aspectos relacionados con la seguridad y
confidencialidad de la información, además de los requisitos legales que sean aplicables. Se aclarará
expresamente que la propiedad de los datos corresponde a la organización contratante.

410-09 Mantenimiento y control de la infraestructura tecnológica

La Unidad de Tecnología de Información de cada organización definirá y regulará los procedimientos

que garanticen el mantenimiento y uso adecuado de la infraestructura tecnológica de las entidades.
Los temas a considerar son:

1. Definición de procedimientos para mantenimiento y liberación de software de aplicación por

planeación, por cambios a las disposiciones legales y normativas, por corrección y mejoramiento de
los mismos o por requerimientos de los usuarios.
2. Los cambios que se realicen en procedimientos, procesos, sistemas y acuerdos de servicios serán
registrados, evaluados y autorizados de forma previa a su implantación a fin de disminuir los riesgos
de integridad del ambiente de producción. El detalle e información de estas modificaciones serán
registrados en su correspondiente bitácora e informados a todos los actores y usuarios finales
relacionados, adjuntando las respectivas evidencias.
3. Control y registro de las versiones del software que ingresa a producción.
4. Actualización de los manuales técnicos y de usuario por cada cambio o mantenimiento que se
realice, los mismos que estarán en constante difusión y publicación.
5. Se establecerán ambientes de desarrollo/pruebas y de producción independientes; se
implementarán medidas y mecanismos lógicos y físicos de seguridad para proteger los recursos y
garantizar su integridad y disponibilidad a fin de proporcionar una infraestructura de tecnología de
información confiable y segura.

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6. Se elaborará un plan de mantenimiento preventivo y/o correctivo de la infraestructura tecnológica
sustentado en revisiones periódicas y monitoreo en función de las necesidades organizacionales
(principalmente en las aplicaciones críticas de la organización), estrategias de actualización de
hardware y software, riesgos, evaluación de vulnerabilidades y requerimientos de seguridad.
7. Se mantendrá el control de los bienes informáticos a través de un inventario actualizado con el
detalle de las características y responsables a cargo, conciliado con los registros contables.
8. El mantenimiento de los bienes que se encuentren en garantía será proporcionado por el
proveedor, sin costo adicional para la entidad.

410-10 Seguridad de tecnología de información

La Unidad de Tecnología de Información, establecerá mecanismos que protejan y salvaguarden

contra pérdidas y fugas los medios físicos y la información que se procesa mediante sistemas
informáticos, para ello se aplicarán al menos las siguientes medidas:

1. Ubicación adecuada y control de acceso físico a la Unidad de Tecnología de Información y en

especial a las áreas de: servidores, desarrollo y bibliotecas.
2. Definición de procedimientos de obtención periódica de respaldos en función a un cronograma
definido y aprobado.
3. En los casos de actualización de tecnologías de soporte se migrará la información a los medios
físicos adecuados y con estándares abiertos para garantizar la perpetuidad de los datos y su
recuperación.
4. Almacenamiento de respaldos con información crítica y/o sensible en lugares externos a la
organización.
5. Implementación y administración de seguridades a nivel de software y hardware, que se realizará
con monitoreo de seguridad, pruebas periódicas y acciones correctivas sobre las vulnerabilidades o
incidentes de seguridad identificados.
6. Instalaciones físicas adecuadas que incluyan mecanismos, dispositivos y equipo especializado
para monitorear y controlar fuego, mantener ambiente con temperatura y humedad relativa del aire
controlado, disponer de energía acondicionada, esto es estabilizada y polarizada, entre otros;
7. Consideración y disposición de sitios de procesamiento alternativos.
8. Definición de procedimientos de seguridad a observarse por parte del personal que trabaja en
turnos por la noche o en fin de semana.

410-11 Plan de contingencias

Corresponde a la Unidad de Tecnología de Información la definición, aprobación e implementación

de un plan de contingencias que describa las acciones a tomar en caso de una emergencia o
suspensión en el procesamiento de la información por problemas en los equipos, programas o
personal relacionado.

Los aspectos a considerar son:

1. Plan de respuesta a los riesgos que incluirá la definición y asignación de roles críticos para
administrar los riesgos de tecnología de información, escenarios de contingencias, la responsabilidad
específica de la seguridad de la información, la seguridad física y su cumplimiento.
2. Definición y ejecución de procedimientos de control de cambios, para asegurar que el plan de
continuidad de tecnología de información se mantenga actualizado y refleje de manera permanente
los requerimientos actuales de la organización.
3. Plan de continuidad de las operaciones que contemplará la puesta en marcha de un centro de
cómputo alterno propio o de uso compartido en un Data Center Estatal, mientras dure la contingencia
con el restablecimiento de las comunicaciones y recuperación de la información de los respaldos.
4. Plan de recuperación de desastres que comprenderá:

- Actividades previas al desastre (bitácora de operaciones).

- Actividades durante el desastre (plan de emergencias, entrenamiento).

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- Actividades después del desastre.

5. Es indispensable designar un comité con roles específicos y nombre de los encargados de

ejecutar las funciones de contingencia en caso de suscitarse una emergencia.
6. El plan de contingencias será un documento de carácter confidencial que describa los
procedimientos a seguir en caso de una emergencia o fallo computacional que interrumpa la
operatividad de los sistemas de información. La aplicación del plan permitirá recuperar la operación
de los sistemas en un nivel aceptable, además de salvaguardar la integridad y seguridad de la
información.
7. El plan de contingencias aprobado, será difundido entre el personal responsable de su ejecución y
deberá ser sometido a pruebas, entrenamientos y evaluaciones periódicas, o cuando se haya
efectuado algún cambio en la configuración de los equipos o el esquema de procesamiento.

410-12 Administración de soporte de tecnología de información

La Unidad de Tecnología de Información definirá, aprobará y difundirá procedimientos de operación

que faciliten una adecuada administración del soporte tecnológico y garanticen la seguridad,
integridad, confiabilidad y disponibilidad de los recursos y datos, tanto como la oportunidad de los
servicios tecnológicos que se ofrecen.

Los aspectos a considerar son:

1. Revisiones periódicas para determinar si la capacidad y desempeño actual y futuro de los recursos
tecnológicos son suficientes para cubrir los niveles de servicio acordados con los usuarios.
2. Seguridad de los sistemas bajo el otorgamiento de una identificación única a todos los usuarios
internos, externos y temporales que interactúen con los sistemas y servicios de tecnología de
información de la entidad.
3. Estandarización de la identificación, autenticación y autorización de los usuarios, así como la
administración de sus cuentas.
4. Revisiones regulares de todas las cuentas de usuarios y los privilegios asociados a cargo de los
dueños de los procesos y administradores de los sistemas de tecnología de información.
5. Medidas de prevención, detección y corrección que protejan a los sistemas de información y a la
tecnología de la organización de software malicioso y virus informáticos.
6. Definición y manejo de niveles de servicio y de operación para todos los procesos críticos de
tecnología de información sobre la base de los requerimientos de los usuarios o clientes internos y
externos de la entidad y a las capacidades tecnológicas.
7. Alineación de los servicios claves de tecnología de información con los requerimientos y las
prioridades de la organización sustentados en la revisión, monitoreo y notificación de la efectividad y
cumplimiento de dichos acuerdos.
8. Administración de los incidentes reportados, requerimientos de servicio y solicitudes de
información y de cambios que demandan los usuarios, a través de mecanismos efectivos y
oportunos como mesas de ayuda o de servicios, entre otros.
9. Mantenimiento de un repositorio de diagramas y configuraciones de hardware y software
actualizado que garantice su integridad, disponibilidad y faciliten una rápida resolución de los
problemas de producción.
10. Administración adecuada de la información, librerías de software, respaldos y recuperación de
datos.
11. Incorporación de mecanismos de seguridad aplicables a la recepción, procesamiento,
almacenamiento físico y entrega de información y de mensajes sensitivos, así como la protección y
conservación de información utilizada para encriptación y autenticación.

410-13 Monitoreo y evaluación de los procesos y servicios

Es necesario establecer un marco de trabajo de monitoreo y definir el alcance, la metodología y el

proceso a seguir para monitorear la contribución y el impacto de tecnología de información en la
entidad.

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La Unidad de Tecnología de Información definirá sobre la base de las operaciones de la entidad,
indicadores de desempeño y métricas del proceso para monitorear la gestión y tomar los correctivos
que se requieran.

La Unidad de Tecnología de Información definirá y ejecutará procedimientos, mecanismos y la

periodicidad para la medición, análisis y mejora del nivel de satisfacción de los clientes internos y
externos por los servicios recibidos.

La Unidad de Tecnología de Información presentará informes periódicos de gestión a la alta

dirección, para que ésta supervise el cumplimiento de los objetivos planteados y se identifiquen e
implanten acciones correctivas y de mejoramiento del desempeño.

410-14 Sitio web, servicios de internet e intranet

Es responsabilidad de la Unidad de Tecnología de Información elaborar las normas, procedimientos

e instructivos de instalación, configuración y utilización de los servicios de internet, intranet, correo
electrónico y sitio web de la entidad, a base de las disposiciones legales y normativas y los
requerimientos de los usuarios externos e internos.

La Unidad de Tecnología de Información considerará el desarrollo de aplicaciones web y/o móviles

que automaticen los procesos o trámites orientados al uso de instituciones y ciudadanos en general.

410-15 Capacitación informática

Las necesidades de capacitación serán identificadas tanto para el personal de tecnología de

información como para los usuarios que utilizan los servicios de información, las cuales constarán en
un plan de capacitación informático, formulado conjuntamente con la Unidad de Talento Humano. El
plan estará orientado a los puestos de trabajo y a las necesidades de conocimiento específicas
determinadas en la evaluación de desempeño e institucionales.

410-16 Comité informático

Para la creación de un comité informático institucional, se considerarán los siguientes aspectos:

- El tamaño y complejidad de la entidad y su interrelación con entidades adscritas.

- La definición clara de los objetivos que persigue la creación de un Comité de Informática, como un
órgano de decisión, consultivo y de gestión que tiene como propósito fundamental definir, conducir y
evaluar las políticas internas para el crecimiento ordenado y progresivo de la tecnología de la
información y la calidad de los servicios informáticos, así como apoyar en esta materia a las
unidades administrativas que conforman la entidad.
- La conformación y funciones del comité, su reglamentación, la creación de grupos de trabajo, la
definición de las atribuciones y responsabilidades de los miembros del comité, entre otros aspectos.

410-17 Firmas electrónicas

Las entidades, organismos y dependencias del sector público, así como las personas jurídicas que
actúen en virtud de una potestad estatal, ajustarán sus procedimientos y operaciones e incorporarán
los medios técnicos necesarios, para permitir el uso de la firma electrónica de conformidad con la
Ley de Comercio Electrónico, Firmas y Mensajes de Datos y su reglamento.

El uso de la firma electrónica en la administración pública se sujetará a las garantías,

reconocimiento, efectos y validez señalados en estas disposiciones legales y su normativa
secundaria de aplicación.

Las servidoras y servidores autorizados por las instituciones del sector público podrán utilizar la firma

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electrónica contenida en un mensaje de datos para el ejercicio y cumplimiento de las funciones
inherentes al cargo público que ocupan.

Los aplicativos que incluyan firma electrónica dispondrán de mecanismos y reportes que faciliten una
auditoría de los mensajes de datos firmados electrónicamente.

a) Verificación de autenticidad de la firma electrónica

Es responsabilidad de las servidoras y servidores de las entidades o dependencias del sector público
verificar mediante procesos automatizados de validación, que el certificado de la firma electrónica
recibida sea emitido por una entidad de certificación de información acreditada y que el mismo se
encuentre vigente.

b) Coordinación interinstitucional de formatos para uso de la firma electrónica

Con el propósito de que exista uniformidad y compatibilidad en el uso de la firma electrónica, las
entidades del sector público sujetos a este ordenamiento coordinarán y definirán los formatos y tipos
de archivo digitales que serán aplicables para facilitar su utilización.

Las instituciones públicas adoptarán y aplicar los estándares tecnológicos para firmas electrónicas
que las entidades oficiales promulguen, conforme a sus competencias y ámbitos de acción.

c) Conservación de archivos electrónicos

Los archivos electrónicos o mensajes de datos firmados electrónicamente se conservarán en su

estado original en medios electrónicos seguros, bajo la responsabilidad del usuario y de la entidad
que los generó. Para ello se establecerán políticas internas de manejo y archivo de información
digital.

d) Actualización de datos de los certificados de firmas electrónicas

Las servidoras y servidores de las entidades, organismos y dependencias del sector público titulares
de un certificado notificarán a la entidad de certificación de información sobre cualquier cambio,
modificación o variación de los datos que constan en la información proporcionada para la emisión
del certificado.

Cuando un servidor público deje de prestar sus servicios temporal o definitivamente y cuente con un
certificado de firma electrónica en virtud de sus funciones, solicitará a la entidad de certificación de
información, la revocación del mismo, además, el superior jerárquico ordenará su cancelación
inmediata.

El dispositivo portable seguro será considerado un bien de la entidad o dependencia pública y por
tanto, a la cesación del servidor, será devuelto con la correspondiente acta de entrega recepción.

e) Seguridad de los certificados y dispositivos portables seguros

Los titulares de certificados de firma electrónica y dispositivos portables seguros serán responsables
de su buen uso y protección. Las respectivas claves de acceso no serán divulgadas ni compartidas
en ningún momento. El servidor solicitará la revocación de su certificado de firma electrónica cuando
se presentare cualquier circunstancia que pueda comprometer su utilización.

f) Renovación del certificado de firma electrónica

El usuario solicitará la renovación del certificado de firma electrónica con la debida anticipación, para
asegurar la vigencia y validez del certificado y de las actuaciones relacionadas con su uso.

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g) Capacitación en el uso de las firmas electrónicas

La entidad de certificación capacitará, advertirá e informará a los solicitantes y usuarios de los

servicios de certificación de información y servicios relacionados con la firma electrónica, respecto de
las medidas de seguridad, condiciones, alcances, limitaciones y responsabilidades que deben
observar en el uso de los servicios contratados. Esta capacitación facilitará la comprensión y
utilización de las firmas electrónicas, en los términos que establecen las disposiciones legales
vigentes.

500 INFORMACION Y COMUNICACION

La máxima autoridad y los directivos de la entidad, deben identificar, capturar y comunicar

información pertinente y con la oportunidad que facilite a las servidoras y servidores cumplir sus
responsabilidades.

El sistema de información y comunicación, está constituido por los métodos establecidos para
registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones técnicas, administrativas y financieras
de una entidad. La calidad de la información que brinda el sistema facilita a la máxima autoridad
adoptar decisiones adecuadas que permitan controlar las actividades de la entidad y preparar
información confiable.

El sistema de información permite a la máxima autoridad evaluar los resultados de su gestión en la

entidad versus los objetivos predefinidos, es decir, busca obtener información sobre su nivel de
desempeño.

La comunicación es la transmisión de información facilitando que las servidoras y servidores puedan

cumplir sus responsabilidades de operación, información financiera y de cumplimiento.

Los sistemas de información y comunicación que se diseñen e implanten deberán concordar con los
planes estratégicos y operativos, debiendo ajustarse a sus características y necesidades y al
ordenamiento jurídico vigente.

La obtención de información interna y externa, facilita a la alta dirección preparar los informes
necesarios en relación con los objetivos establecidos.

El suministro de información a los usuarios, con detalle suficiente y en el momento preciso, permitirá
cumplir con sus responsabilidades de manera eficiente y eficaz.

500-01 Controles sobre sistemas de información

Los sistemas de información contarán con controles adecuados para garantizar confiabilidad,
seguridad y una clara administración de los niveles de acceso a la información y datos sensibles.

En función de la naturaleza y tamaño de la entidad, los sistemas de información serán manuales o

automatizados, estarán constituidos por los métodos establecidos para registrar, procesar, resumir e
informar sobre las operaciones administrativas y financieras de una entidad y mantendrán controles
apropiados que garanticen la integridad y confiabilidad de la información.

La utilización de sistemas automatizados para procesar la información implica varios riesgos que
necesitan ser considerados por la administración de la entidad. Estos riesgos están asociados
especialmente con los cambios tecnológicos por lo que se deben establecer controles generales, de
aplicación y de operación que garanticen la protección de la información según su grado de
sensibilidad y confidencialidad, así como su disponibilidad, accesibilidad y oportunidad.

Las servidoras y servidores a cuyo cargo se encuentre la administración de los sistemas de

información, establecerán los controles pertinentes para que garanticen razonablemente la calidad

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de la información y de la comunicación.

500-02 Canales de comunicación abiertos

Se establecerán canales de comunicación abiertos, que permitan trasladar la información de manera

segura, correcta y oportuna a los destinatarios dentro y fuera de la institución.

Una política de comunicación interna debe permitir las diferentes interacciones entre las servidoras y
servidores, cualquiera sea el rol que desempeñen, así como entre las distintas unidades
administrativas de la institución.

La entidad dispondrá de canales abiertos de comunicación que permita a los usuarios aportar
información de gran valor sobre el diseño y la calidad de los productos y servicios brindados, para
que responda a los cambios en las exigencias y preferencias de los usuarios, proyectando una
imagen positiva.

600 SEGUIMIENTO

La máxima autoridad y los directivos de la entidad, establecerán procedimientos de seguimiento

continuo, evaluaciones periódicas o una combinación de ambas para asegurar la eficacia del sistema
de control interno.

Seguimiento es el proceso que evalúa la calidad del funcionamiento del control interno en el tiempo y
permite al sistema reaccionar en forma dinámica, cambiando cuando las circunstancias así lo
requieran. Se orientará a la identificación de controles débiles o insuficientes para promover su
reforzamiento, así como asegurar que las medidas producto de los hallazgos de auditoría y los
resultados de otras revisiones, se atiendan de manera efectiva y con prontitud.

El seguimiento se efectúa en forma continua durante la realización de las actividades diarias en los
distintos niveles de la entidad y a través de evaluaciones periódicas para enfocar directamente la
efectividad de los controles en un tiempo determinado, también puede efectuarse mediante la
combinación de las dos modalidades.

600-01 Seguimiento continuo o en operación

La máxima autoridad, los niveles directivos y de jefatura de la entidad, efectuarán un seguimiento

constante del ambiente interno y externo que les permita conocer y aplicar medidas oportunas sobre
condiciones reales o potenciales que afecten el desarrollo de las actividades institucionales, la
ejecución de los planes y el cumplimiento de los objetivos previstos.

El seguimiento continuo se aplicará en el transcurso normal de las operaciones, en las actividades

habituales de gestión y supervisión, así como en otras acciones que efectúa el personal al realizar
sus tareas encaminadas a evaluar los resultados del sistema de control interno.

Se analizará hasta qué punto el personal, en el desarrollo de sus actividades normales, obtiene
evidencia de que el control interno sigue funcionando adecuadamente.

Se observará y evaluará el funcionamiento de los diversos controles, con el fin de determinar la

vigencia y la calidad del control interno y emprender las modificaciones que sean pertinentes para
mantener su efectividad.

El resultado del seguimiento brindará las bases necesarias para el manejo de riesgos, actualizará las
existentes, asegurará y facilitará el cumplimiento de la normativa aplicable a las operaciones propias
de la entidad.

600-02 Evaluaciones periódicas

NORMAS DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO - Página 78

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La máxima autoridad y las servidoras y servidores que participan en la conducción de las labores de
la institución, promoverán y establecerán una autoevaluación periódica de la gestión y el control
interno de la entidad, sobre la base de los planes organizacionales y las disposiciones normativas
vigentes, para prevenir y corregir cualquier eventual desviación que ponga en riesgo el cumplimiento
de los objetivos institucionales.

Las evaluaciones periódicas, responden a la necesidad de identificar las fortalezas y debilidades de

la entidad respecto al sistema de control interno, propiciar una mayor eficacia de sus componentes,
asignar la responsabilidad sobre el mismo a todas las dependencias de la organización, establecer el
grado de cumplimiento de los objetivos institucionales y evalúa la manera de administrar los recursos
necesarios para alcanzarlos.

Las evaluaciones periódicas o puntuales también pueden ser ejecutadas por la Unidad de Auditoría
Interna de la entidad, la Contraloría General del Estado y las firmas privadas de auditoría.

En el caso de las disposiciones, recomendaciones y observaciones emitidas por los órganos de

control, la unidad a la cual éstas son dirigidas emprenderá de manera efectiva las acciones
pertinentes dentro de los plazos establecidos, considerando que éstas son de cumplimiento
obligatorio.

La máxima autoridad y los directivos de la entidad, determinarán las acciones preventivas o

correctivas que conduzcan a solucionar los problemas detectados e implantarán las
recomendaciones de las revisiones y acciones de control realizadas para fortalecer el sistema de
control interno, de conformidad con los objetivos y recursos institucionales.

NORMAS DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO - Página 79

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 C O N T R A LO R !*
GENERAL
DEL ESTADO

ij i S
ACUERDO No. u -C G -2019

EL CONTRALOR GENERAL DEL ESTADO

Considerando:

Que, la Constitución de la República del Ecuador en su artículo 211 establece que la

Contraloría General del Estado es el organismo técnico encargado del control de la
utilización de los recursos estatales y de las personas jurídicas de derecho privado que
dispongan de recursos públicos;

Que, la referida Norma Suprema en su artículo 212 números 1 y 3, entre las funciones
de la Contraloría General del Estado, incluye dirigir el sistema de control administrativo
que se compone de auditoría interna, auditoría externa y del control interno de las
entidades del sector público y de las entidades privadas que dispongan de recursos
públicos; y expedir la normativa para el cumplimiento de sus funciones;

Que, mediante Acuerdo 039-CG-2009 de 16 de noviembre de 2009, publicado en el

Registro Oficial 78 de 01 de diciembre de 2009 y Suplemento del Registro Oficial 87 de
14 de diciembre de 2009, y sus reformas emitidas mediante Acuerdos 052-CG-2014 de
09 de diciembre de 2014, 006-CG-2014 de 20 de enero de 2014 y 041-CG-2010 de 07
de octubre de 2010, publicadas en el Suplemento del Registro Oficial 397 de 16 de
diciembre de 2014; 178 de 06 de febrero de 2014; y, 306 de 22 de octubre de 2010,
respectivamente, se expidió las Normas de Control Interno para las Entidades,
Organismos del Sector Público y de las personas jurídicas de derecho privado que
dispongan de recursos públicos;

Que, las Disposiciones Generales Segunda y Tercera de la Ley Orgánica para la

Optimización y Eficiencia de Trámites Administrativos, publicada en el Segundo
Suplemento del Registro Oficial 353 de 23 de octubre de 2018, dispone que la
información y documentación requerida por la Contraloría General del Estado, en
ejercicio de su potestad de control de la utilización de recursos estatales, podrá ser
presentada, indistintamente, en físico o a través del uso de medios magnéticos,
electrónicos o desmaterializados; y, que la Contraloría General del Estado no podrá
exigir que las entidades sujetas a su control cuenten con archivos físicos cuando la
entidad tenga respaldo digital, electrónico o desmaterializado de los documentos;

Que, la Disposición Transitoria Décima de la mencionada Ley Orgánica, dispone que la

Contraloría General del Estado adecuará sus normas de control interno a las
disposiciones de la citada Ley; y,

D irección Nacional Técnica de N ormativa Página 1

En ejercicio de las atribuciones conferidas por el artículo 212, número 3 de la
Constitución de la República del Ecuador; y, artículo 7, número 1 de la Ley Orgánica de
la Contraloría General del Estado,

ACUERDA:

Expedir la Reforma a las Normas de Control Interno para las Entidades,

Organismos del Sector Público y de las Personas Jurídicas de Derecho Privado
que dispongan de recursos públicos

Art. 1.- Sustitúyase la Norma de Control Interno 403-13 “Transferencia de fondos por
medios electrónicos", por la siguiente:

“Toda transferencia de fondos por medios electrónicos, estará sustentada en

documentos físicos, magnéticos, electrónicos o desmaterializados que aseguren
su validez y confiabilidad.

La utilización de m edios electrónicos para las transferencias de fondos entre entidades

agilita la gestión financiera gubernamental.

Es importante im plem entar controles adecuados a esta forma de operar, enfatizando los
mecanismos de seguridad en el uso de claves, cuyo acceso será restringido y perm itido
solamente a las personas autorizadas. Nadie más conocerá la serie completa de claves
utilizadas en una entidad.

Las cartas de confirm ación que requieren las transacciones efectuadas mediante el
sistema de transferencia electrónica de fondos serán verificadas y validadas p o r el
signatario de las claves respectivas.

Cuando existen sistemas interconectados es posible que se obtengan reportes

automáticos diarios, que constituirán uno de los elementos de evidencia inmediata de la
transacción, que muestre los m ovimientos de las cuentas de salida y de destino de los
recursos.

El uso del correo electrónico u otras formas de comunicación tecnológica es otro medio
que perm ite contar de inmediato con documentos que sustenten la naturaleza y detalles
de las operaciones, cuyo respaldo form al estará sujeto a la obtención de los documentos
originales.

P or efectos de seguridad, y a fin de facilitar la aplicación de controles internos, las

entidades mantendrán archivos físicos, magnéticos y/o digitales, que aseguren o
sustenten su validez, propiedad, corrección y confiabilidad de las operaciones
financieras. ’’

Art. 2.- Sustitúyase la Norma de Control Interno 405-04 “Documentación de respaldo y

su archivo”, por la siguiente:

“La máxima autoridad dispondrá la adopción e implementación de políticas y

procedimientos para la conservación y mantenimiento de archivos físicos,
magnéticos y/o digitales, en atención a las disposiciones técnicas y jurídicas
vigentes, así como incentivar los procesos de digitalización de la información.

D irección N acion al T écn ica d e N orm ativa Página 2

Para efectos del ejercicio de las actividades de control, la documentación
generada mediante archivos digitales, electrónicos o desmaterializados, tendrán
el mismo valor jurídico que los documentos físicos.

Toda entidad pública dispondrá de evidencia documental de sus operaciones, suficiente,

pertinente y legal. La documentación sustentatoria de transacciones financieras,
operaciones administrativas o decisiones institucionales estará disponible en formato
físico, o en medios magnéticos, electrónicos o desmaterializados y se utilizará para
acciones de verificación o auditoría, así como para información de otros usuarios
autorizados, en ejercicio de sus derechos.

Todas las operaciones financieras estarán respaldadas con la documentación de

soporte suficiente y pertinente que sustente su propiedad, legalidad y veracidad, esto
permitirá la identificación de la transacción ejecutada y facilitará su verificación,
comprobación y análisis.

La documentación sobre operaciones, contratos y otros actos de gestión importantes

debe ser íntegra, confiable y exacta, lo que permitirá su seguimiento y verificación,
antes, durante o después de su realización.

Corresponde a la administración financiera de cada entidad establecer los

procedimientos que aseguren la existencia de un archivo adecuado, físico y/o,
magnético o digital, para la conservación y custodia de la documentación sustentatoria,
que será ordenado cronológicamente, de manera secuencia! y se mantendrá durante el
tiempo que fijen las disposiciones legales vigentes.

Los documentos de carácter administrativo estarán organizados conforme al sistema de

archivo adoptado por la entidad, ya sea en formato físico y/o magnético o digital, y
deberá responder a la realidad y a las necesidades institucionales. Es necesario
reglamentar la clasificación y conservación de los documentos de uso permanente y
eventual, el calificado como histórico y el que ha perdido su valor p o r haber dejado de
tener incidencia legal, técnica, financiera, estadística o de otra índole.

La evaluación de toda la documentación y la destrucción de aquella que no se la utiliza

se hará de conformidad a las disposiciones legales, con la intervención de una comisión
que se encargue de analizar, calificar y evaluar toda la información existente y
determinar los procedimientos a seguir, los períodos de conservación de la
documentación, los datos relacionados con el contenido, período, número de carpetas
o de hojas y notas explicativas del documento. ”

Art. 3.- En la Norma de Control Interno 410-12 “Administración de soporte de tecnología

de información”, realícese lo siguiente:

a. Agréguese luego del número 8 el siguiente numeral:

“9. Implementación de mecanismos, de preferencia electrónicos o a través de

aplicativos informáticos, que permita a los usuarios conocer el estado de los
trámites administrativos que mantienen con la entidad. ”

b. Reenlístense a partir del 9.

Art. 4.- Sustitúyase la Norma de Control Interno 410-14 “Sitio web, servicios de internet
e intranet”, por la siguiente:

D irección N acional Técnica de Norm ativa Página 3

“Es responsabilidad de la Unidad de Tecnología de Información elaborar las
normas, procedimientos e instructivos de instalación, configuración y utilización
de los servicios de internet, intranet, correo electrónico y sitio web de la entidad,
de conformidad con las disposiciones legales y considerando los requerimientos
de los usuarios externos e internos.

La Unidad de Tecnología de Información considerará el desarrollo de aplicaciones web

y/o móviles que automaticen los procesos o trámites orientados al uso de instituciones
y ciudadanía en general. ”

Art. 5.- Sustitúyase la Norma de Control Interno 410-17 “Firmas electrónicas", por la
siguiente:

“Las entidades, organismos y dependencias del sector público, así como las
personas jurídicas que actúen en virtud de una potestad estatal, ajustarán sus
procedimientos y operaciones e incorporarán los medios técnicos y tecnológicos
necesarios, para permitir el uso de la firma electrónica, de conformidad con la Ley
de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos y su
Reglamento, y demás normativa que disponga o sugiera su uso.

El uso de la firma electrónica en la administración pública se sujetará a las garantías,

reconocimiento, efectos y validez señalados en estas disposiciones legales y su
normativa secundaria de aplicación.

Las servidoras y servidores autorizados por las instituciones del sector público podrán
utilizar la firma electrónica contenida en un mensaje de datos para el ejercicio y
cumplimiento de las funciones inherentes al cargo público que ocupan.

Los aplicativos que incluyan firma electrónica dispondrán de mecanismos y reportes que
faciliten una auditoría de los mensajes de datos firmados electrónicamente.

a) Verificación de autenticidad de la firma electrónica

Es responsabilidad de las servidoras y servidores de las entidades o dependencias del

sector público verificar mediante procesos automatizados de validación, que el
certificado de la firma electrónica recibida sea emitido por una entidad de certificación
de información acreditada y que el mismo se encuentre vigente.

b) Coordinación interinstitucional de formatos para uso de la firma electrónica

Con el propósito de que exista uniformidad y compatibilidad en el uso de la firma

electrónica, las entidades del sector público sujetos a este ordenamiento coordinarán y
definirán los formatos y tipos de archivo digitales que serán aplicables para facilitar su
utilización.

Las instituciones públicas adoptarán y aplicarán los estándares tecnológicos necesarios

para la utilización de firmas electrónicas en los documentos que emitan, conforme a su
ámbito de competencia.

c) Conservación de archivos electrónicos

Los archivos electrónicos o mensajes de datos firmados electrónicamente se

conservarán en su estado original en medios electrónicos seguros, bajo la
responsabilidad del usuario y de la entidad que los generó. Para ello se establecerán
políticas internas de manejo y archivo de información digital.

Dirección N acional Técnica de N orm ativa Página 4

d) Actualización de datos de los certificados de firmas electrónicas

Las servidoras y servidores de las entidades, organismos y dependencias del sector

público titulares de un certificado notificarán a la entidad de certificación de información
sobre cualquier cambio, modificación o variación de los datos que constan en la
inform ación proporcionada para la emisión del certificado.

Cuando un servidor público deje de prestar sus servicios tem poral o definitivam ente y
cuente con un certificado de firma electrónica en virtud de sus funciones, solicitará a la
entidad de certificación de información, la revocación del mismo, además, el superior
jerárquico ordenará su cancelación inmediata.

E l dispositivo portable seguro será considerado un bien de la entidad o dependencia

pública y, p o r tanto, a la cesación del servidor, será devuelto con la correspondiente acta
de entrega recepción.

e) Seguridad de los certificados y dispositivos portables seguros

Los titulares de certificados de firma electrónica y dispositivos portables seguros serán

responsables de su buen uso y protección. Las respectivas claves de acceso no serán
divulgadas n i com partidas en ningún momento. El servidor solicitará la revocación de su
certificado de firma electrónica cuando se presentare cualquier circunstancia que pueda
com prom eter su utilización.

f) Renovación del certificado de firma electrónica

E l usuario solicitará la renovación del certificado de firma electrónica con la debida

anticipación, para asegurar la vigencia y validez del certificado y de las actuaciones
relacionadas con su uso. Para estos efectos, se estará a lo dispuesto en la Ley de
Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos y su Reglamento.

g) Capacitación en el uso de las firmas electrónicas

La entidad de certificación capacitará, advertirá e inform ará a los solicitantes y usuarios

de los servicios de certificación de información y servicios relacionados con la firma
electrónica, respecto de las m edidas de seguridad, condiciones, alcances, limitaciones
y responsabilidades que deben observar en el uso de los servicios contratados. Esta
capacitación facilitará la comprensión y utilización de las firm as electrónicas, en los
términos que establecen las disposiciones legales vigentes. ”

Art. 6 .- Sustitúyase la Norma de Control Interno 500-02 “Canales de comunicación

abiertos”, por la siguiente:

“Se establecerán canales de comunicación abiertos, que permitan trasladar la

información de manera segura, correcta y oportuna a los destinatarios dentro y
fuera de la institución.

Las entidades que ofrezcan servicios en línea deberán p u b lica r y m antener en su página
web los horarios de operación de los sistemas en línea, a fin de facilitar a los usuarios
su acceso.

Una política de comunicación interna debe perm itir las diferentes interacciones entre las
servidoras y servidores, cualquiera sea el rol que desempeñen, así como entre las
distintas unidades administrativas de la institución.

D irección N acion al T écn ica d e N orm ativa Página 5

Las entidades dispondrán de canales abiertos de comunicación que faculten a los
usuarios aportar información sobre el diseño y la calidad de los productos y servicios
brindados, que servirá para considerar la implementación de cambios que permitan un
funcionamiento adecuado y permanente, así como su mejora continua. ’’

DISPOSICIÓN FINAL

El presente Acuerdo entrará en vigencia a partir de la fecha de su publicación en el

Registro Oficial.

Dado en el Despacho del Contralor General del Estado, en la ciudad de San Francisco
de Quito, Distrito Metropolitano, a 3 g 2019

Comuníquese.-

Dr. Pablo Celi de la Torre

CONTRALOR GENERAL DEL ESTADO, SUBROGANTE

Dictó y firm ó el Acuerdo que antecede, el señor doptor Pablo Celi de la Torre, Contralor General
del Estado, Subrogante, en la ciudad de San Francisco de Quito, Distrito M etro po litano, a los
treinta días del mes de abril del año 2019.- CEBW ICO.

TOntalvo^'' .
SECRETARIA GENERAL DE G&TIÓNHfllSTITUGIONAl

D irección N acional Técnica de N orm ativa P ágina 6

 ci

36 C/COM CI/DR.1
26 de octubre de 2011
Comisión CI Original: Francés

Punto 5.17 del orden del día

PROYECTO DE RESOLUCIÓN

presentado por: SENEGAL

copatrocinado por: BELICE

Declaración Universal sobre los Archivos

La Conferencia General,

1. Recordando el Artículo 19 de la Declaración Universal de Derechos Humanos, que dispone

que “[t]odo individuo tiene derecho […] de investigar y recibir informaciones y opiniones, y el
de difundirlas, sin limitación de fronteras, por cualquier medio de expresión”,

2. Recordando además la Constitución de la UNESCO, que en su Artículo 1 subraya el deseo

de los Estados Miembros de ayudar “a la conservación, al progreso y a la difusión del saber”,

3. Indicando que, en el marco del Programa Memoria del Mundo, la UNESCO promueve la
preservación de los archivos y las colecciones de bibliotecas de gran valor en todo el mundo
y vela por que se difundan ampliamente, y que, junto con el Comité Internacional del Escudo
Azul (ICBS), tiene por objetivo proteger el patrimonio cultural mundial,

4. Reconociendo que la Declaración Universal sobre los Archivos, que fue preparada por el
Consejo Internacional de Archivos (ICA), es un instrumento importante para sensibilizar al
mundo a estos problemas,

5. Tomando nota además de que los principios y objetivos fundamentales de la Declaración

Universal están en consonancia con los que figuran en los manifiestos sobre las bibliotecas
aprobados por la Federación Internacional de Asociaciones de Bibliotecarios y Bibliotecas
(IFLA) y la UNESCO,

6. Reconociendo asimismo el importante papel que desempeñan los archivos en la defensa de

los derechos democráticos de los ciudadanos,

7. Felicita al ICA por su labor de elaboración de la Declaración Universal sobre los Archivos;
36 C/COM CI/DR.1 – pág. 2

8. Invita a los Estados Miembros a que aprueben la Declaración Universal sobre los Archivos;
9. Invita además a los Estados Miembros a tener en cuenta los principios enunciados en la
Declaración Universal sobre los Archivos al formular y aplicar estrategias y programas
futuros en el plano nacional.

ANEXO

DECLARACIÓN UNIVERSAL SOBRE LOS ARCHIVOS

Los archivos custodian decisiones, actuaciones y memoria. Los archivos conservan un patrimonio
único e irremplazable que se transmite de generación en generación. Los documentos son
gestionados en los archivos desde su origen para preservar su valor y su significado.
Los documentos son fuentes fiables de información que garantizan la seguridad y la transparencia
de las actuaciones administrativas. Juegan un papel esencial en el desarrollo de la sociedad
contribuyendo a la constitución y salvaguarda de la memoria individual y colectiva. El libre acceso
a los archivos enriquece nuestro conocimiento de la sociedad, promueve la democracia, protege
los derechos de los ciudadanos y mejora la calidad de vida.

Por ello, nosotros reconocemos

• el carácter único de los archivos como fieles testimonios de las actividades administrativas,
culturales e intelectuales y como reflejo de la evolución de las sociedades;
• el carácter esencial de los archivos para garantizar una gestión eficaz, responsable y
transparente, para proteger los derechos de los ciudadanos, asegurar la memoria individual
y colectiva y para comprender el pasado, documentar el presente para preparar el futuro;
• la diversidad de los archivos para dejar constancia del conjunto de actividades de la
humanidad;
• la multiplicidad de soportes en los que los documentos son creados y conservados:
papel, audiovisual, digital y otros de cualquier naturaleza;
• el papel de los archiveros, profesionales cualificados, con formación inicial y continuada,
sirven a la sociedad garantizando el proceso de producción de los documentos, su
selección y su conservación para facilitar su uso;
• la responsabilidad de todos -ciudadanos, gestores y responsables públicos, propietarios
y/o custodios de archivos públicos y privados, archiveros y otros profesionales del campo
de la información- en la gestión de los archivos.

Por lo tanto nos comprometemos a trabajar conjuntamente para que

• se adopten y se apliquen políticas y normas legales en materia de archivos;
• todos los organismos públicos o privados que producen y utilizan documentos en el
ejercicio de sus actividades valoren y ejerzan eficazmente la gestión de sus archivos;
• se doten los recursos adecuados para asegurar la correcta gestión de los archivos,
incluyendo profesionales debidamente cualificados;
• los archivos sean gestionados y conservados en condiciones que aseguren su
autenticidad, fiabilidad, integridad y uso;
• los archivos sean accesibles a todos, respetando las leyes sobre esta materia y las relativas
a los derechos de las personas, de los creadores, de los propietarios y de los usuarios;
• los archivos sean utilizados para contribuir al desarrollo de la responsabilidad de los
ciudadanos.
 36 C/COM CI/DR.1 – pág. 3

Nota explicativa

1. En la Declaración Universal sobre los Archivos se presentan las características únicas de los
archivos y su valor para la sociedad. El fácil acceso al patrimonio de archivos de la humanidad es
una necesidad vital para los ciudadanos y los investigadores, que de ese modo pueden
comprender y escribir la historia de los países, en el seno de los pueblos y las sociedades, más
allá de las fronteras nacionales. Para el funcionamiento de la democracia, es esencial disponer de
normas elevadas en materia de gestión de archivos y de archivo que garanticen tanto la
responsabilidad y la transparencia como la protección de la vida privada y los intereses públicos
legítimos.

2. La Declaración Universal sobre los Archivos fue elaborada por el Consejo Internacional de
Archivos (ICA), que representa a la comunidad profesional de las instituciones de archivos y los
profesionales de la gestión de archivos y del archivo del mundo. Los delegados del ICA, durante
su asamblea general, celebrada en Oslo el 17 de septiembre de 2010, decidieron por unanimidad
aprobar el presente texto como expresión de las exigencias fundamentales de la profesión con
independencia de las culturas, a fin de atender a las sociedades y los cuidadanos del mundo,
organizando y salvaguardando la memoria común de la humanidad y facilitando el acceso a ella.
La Declaración Universal sobre los Archivos se ha traducido en 16 idiomas. Todas las versiones
lingüísticas se pueden consultar en el sitio web del ICA: http://www.ica.org/6573/reference-
documents/universal-declaration-on-archives.html

3. La Declaración Universal sobre los Archivos se basa en los ideales enunciados en los
estatutos del ICA. La Declaración está en consonancia con los principios de la Carta sobre la
preservación del patrimonio digital, que fue aprobada por la Conferencia General el 15 de octubre
de 2003. Al igual que el Programa Memoria del Mundo de la UNESCO, la Declaración Universal
sobre los Archivos tiene por objeto garantizar la preservación del patrimonio documental mundial y
la accesibilidad universal a dicho patrimonio.

4. En la Resolución 1998/53, la Comisión de Derechos Humanos de las Naciones Unidas toma

nota del “Conjunto de principios para la protección y la promoción de los derechos humanos
mediante la lucha contra la impunidad”. Esos principios se recuerdan en las Resoluciones 2003/72
y 2004/72 de la Comisión mencionada y en las Resoluciones 9/11 y 12/12, aprobadas en 2005 y
2009, respectivamente, por el Consejo de Derechos Humanos. En los principios se subraya que
“[c]ada pueblo tiene el derecho inalienable a conocer la verdad acerca de los acontecimientos
sucedidos en el pasado […] El conocimiento por un pueblo de la historia de su opresión forma
parte de su patrimonio y, por ello, se debe conservar adoptando medidas adecuadas en aras del
deber de recordar que incumbe al Estado para preservar los archivos”. En la Declaración
Universal sobre los Archivos se confirma el derecho a saber, subrayando la responsabilidad de los
Estados de preservar los archivos y facilitar su acceso a los ciudadanos, de acuerdo con reglas
claras y transparentes, basadas en los principios de la gestión de archivos y del archivo
reconocidos en el plano internacional.

5. El ICA colabora estrechamente con la UNESCO desde hace largo tiempo. De hecho, dicho
Consejo fue creado por la UNESCO el 9 de junio de 1948, fecha en la que actualmente se celebra
cada año el Día Internacional de los Archivos. En 1996, fue uno de los miembros fundadores del
Comité Internacional del Escudo Azul (ICBS)1, símbolo propuesto por la Convención de La Haya para
la Protección de los Bienes Culturales en caso de Conflicto Armado de 1954.

6. La adopción por la UNESCO de la Declaración Universal sobre los Archivos permitirá

subrayar la importancia de tener en cuenta el acceso a los archivos por parte de un amplio público
como elemento esencial del conocimiento de las sociedades y de la diversidad cultural y
lingüística de las comunidades. Su aprobación por la Conferencia General también pone de
manifiesto la función esencial que desempeñan la gestión de los archivos y el archivo en la lucha
contra la corrupción y la mejora de la gobernanza en general.

1
International Committee of the Blue Shield

Impreso en papel reciclado

La Gestión Documental y la
Transformación Digital
SISTEMA DE INFORMACIÓN
Es un sistema que recopila información seleccionada, busca
datos, los almacena temporal o permanentemente, los
procesa, garantiza su acceso para obtener como resultado
información.

Entre sus componentes tenemos:

• Software
• Hardware
• Procesos
• Personas
• Datos
• Software.- es la parte lógica de un sistema de información, donde se programan
comandos y rutinas para obtener resultados a través del hardware
• Hardware .- Componentes físicos que son manipulados a través del software
(pantallas, redes, teclado, etc.)
• Datos/información.- Unidades con significado, señales que son sujetos de
análisis y agregación. Es también evidencia de procesos entrada y salida de
sistemas.
• Procesos.- Serie ordenada de pasos diseñados para obtener un objetivo
particular.
• Personas.- Personal técnico calificado.
• Datos.- Representan la información que el programador manipula en la
construcción de una solución o en el desarrollo de un algoritmo.
 Documento Electrónico
• El documento electrónico es en esencia lo que se denomina un mensaje de datos conocidos
originalmente como data message, fueron definidos por la Ley Modelo de la Comisión de las
Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional de Comercio Electrónico como “la
información generada, enviada, recibida, archivada o comunicada por medios electrónicos,
ópticos o similares…”

• Conforme la legislación ecuatoriana, los documentos electrónicos tienen el mismo valor jurídico
que tienen los documentos escritos y firmados en papel.

• La Norma ISO Internacional 15489-1 Información y Documentación – Gestión de Documentos

determina que los documentos electrónicos para que sirvan de apoyo a la gestión de las
entidades y puedan servir de prueba deben poseer las siguientes características:

 Autenticidad
 Integridad
 Fiabilidad
 Disponibilidad
Los documentos que poseen estas características tendrán el
contenido, la estructura y el contexto suficiente para ofrecer
una visión completa de las actividades y las operaciones a
las que se refieren, y también reflejarán las decisiones,
acciones y competencias, Si tales documentos se mantienen
de forma que sean accesibles, inteligibles y utilizables,
podrán servir de apoyo a la gestión y utilizarse a efectos de
justificar alguna decisión a lo largo del tiempo.
La Documentación Digital
Hablar de documentación digital no implica solamente el uso de tecnología,
es mucho más que eso, es un cambio en la cultura de las personas y los
procesos de las entidades.
La tecnología es la que logra ese impacto, pues siempre esté en avanzada y
esos avances tecnológicos son los que hacen la diferencia.
Solo pensemos en cómo inició la escritura, tal vez una tabla de arcilla, más
adelante el papiro, luego el pergamino, luego el papel, con el cual más tarde
se crearon las imprentas y posteriormente los primeros computadores. La
tecnología permite avanzar a las civilizaciones y su importancia radica en
gran medida en que la mayoría de los procesos humanos dependen de ella.
GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA
El gestor documental es el facilitador, el puente de este proceso. Es considerado como un
sistema que permite la planeación, integración y acceso a los documentos. El gestor se
convierte entonces, en la base que permite al usuario categorizar y organizar la información
que ha de ser digitalizada; es decir, son sistemas de apoyo para la gestión, los cuales se
encargan de la administración de los documentos y archivos digitales. Un gestor de
documentos electrónicos, permite contar con un repositorio central de documentos que nos
brinde :

• Un entorno seguro para el almacenamiento de documentos.

• El acceso inmediato (vía Web) a documentos.
• Acceso simultáneo de varios usuarios al mismo tiempo consultando un mismo
documento.
• Una gestión y administración óptima de los documentos.
• La reducción de consumo de papel y demás insumos de impresión, así como el ahorro
en lo referente al espacio de almacenamiento.
• Pero sobre todo, una excelente gestión de documentos
La gestión documental electrónica controla el ciclo de vida de los documentos en la
organización:

 ¿Cómo son creados, revisados y publicados?

 ¿Quién los crea?
 ¿Cómo son dispuestos o restringidos?

El desafío está en capturar, clasificar y almacenar la información en un formato

adecuado para la integración, interoperación y almacenamiento a corto, mediano y largo
plazo tal como se menciona en el ciclo vital del documento estableciendo plazos para
conservar y custodiar y procedimientos para su eliminación cuando ya hayan cumplido
su tiempo.

La gestión documental digital debe estructurar, organizar, relacionar la información y

establecer protocolos de seguridad y acceso a la información, identificar los
responsables de la generación del documentos y ante todo revelar los cambios que se
pudieran realizar en los documentos, de tal suerte que la información generada permita
auditar las acciones sobre los documentos.
 ¿CÓMO IMPLEMENTAR UN SISTEMA
DE GESTIÓN DOCUMENTAL DIGITAL?
1. Conocer los procesos de la organización, con base en los procesos determinar las
necesidades de documentación y procesos documentales que están asociados a
cada proceso de la organización.

2. Seleccionar y verificar la documentación en base a la Tabla de Plazos de

Conservación Documental.

3. Digitalizar la información migrada exitosamente de acuerdo a su formato.

4. Ejecución de Metadatos, "datos sobre datos“, etiquetas de búsqueda que partan

información del documento y su ubicación.

5. Contar con una gestión documental apropiada, es decir el tratamiento adecuado

de los documentos aplicando normas y técnicas archivísticas.
BONDADES DE LA DOCUMENTACIÓN
DIGITAL
 Optimiza procesos y procedimientos

 Respaldo efectivo de la documentación contra pérdidas

naturales o robo.

 Acceso inmediato, sencillo y permanente a la información,

desde cualquier lugar y en cualquier momento.

 Repositorio digital de documentos, ordenamiento

clasificación de la documentación y optimización del
espacio.
Los documentos y la información narran desde su
creación hasta su eliminación la historia de las
entidades, por lo que su correcto manejo y control
permite la evolución y la mejora constante, es así
que la digitalización se convierte en un factor
preponderante y un reto para toda institución y para
la modernización de los sistemas de gestión
documental.
 N" 981

LENíN MORENO GARCÉS

PRESIDENTE CONSTITUCIONAL DE 1-A REPÚBLICA

CONSIDERANDO:

Que, el artículo 141 de la Constitución de la República del Ecuador dispone que el Presidente
de la República ejerce la Función Ejecutiva, es el Jefe de Estado y de Gobiemo y responsable
de la administración pública;

Que, los números 3, 5 y 6 del artículo 147 de la Constitución de la República atribuyen al

Presidente de la República las competencias de definir y dirigir las políticas públicas de la
Función Ejecutiva; dirigir la administración pública en forma desconcentrada y expedir los
decretos necesarios para su integración, organización, regulación y control; y, crear,
modificar y suprimir los ministerios, entidades e instancias de coordinación;

Que, el artículo 227 de la norma fundamental determina que la administración pública

constituye un servicio a [a colectividad que se rige por los principios de eficacia, eficiencia,
calidad, jerarquía, desconcentración, descentralización, coordinación, participación,
planifi cación, transparencia y evaluación;

Que, el último inciso del artículo 45 del Código Orgánico Administrativo, señala que, en
ejercicio de la potestad de organización, la o el Presidente de la República puede crear,
reformar o suprimir los órganos o entidades de [a administración pública central, cualquiera
sea su origen, mediante decreto ejecutivo en el que se determinará su adscripción o
dependencia;

Que, de acuerdo a las letras a), b), 0, h) e i) del artículo I I del Estatuto de Régimen Jurídico
y Administrativo de la Función Ejecutiva, conesponde al Presidente de la República dirigir
y resolver los asuntos superiores fundamentales de la Función Ejecutiva y del Estado
ecuatoriano; orientar los aspectos fundamentales de las actividades de los organismos y
entidades que conforman la Función Ejecutiva; adoptar decisiones de carácter general o
específico, según corresponda, mediante decretos ejecutivos y, suprimir, fusionar y
reorganizar organismos de la Función Ejecutiva;

Que, mediante Deoeto Ejecutivo Nro. 149. publicado en el Suplemento del Registro Oficial
Nro. 146 de 18 de diciembre de 2013, se dispone la implementación del gobiemo electrónico
en la Administración Pública Central:

Que, es necesario usar la tecnología como un medio para facilitar la interacción entre el
gobierno, la ciudadanía, el sector productivo y los funcionarios públicos. Esta interacción
generará nuevos espacios de participación y colaboración. Incrementa los niveles de calidad,
excelencia y transparencia en los servicios públicos;

Que, mediante oficio No.PR-DAAP-2019- 1084-0 de l8 de octubre de 2019, se solicitó el

aporte cívico sobre la propuesta de reformas al Decreto Ejecutivo No. 149 mediante consulta
pública, para que las instituciones invitadas, a través de la plataforma digital ciudadana ark
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LENíN MORENO GARCÉS

PRESIOENTE CONSTITUCIONAL DE I.-A REPÚBLICA

cargo del MINTEL, emitan sus aportes respecto a la implementación del Certificado de Firma
Electrónica para todos los servidores públicos de la Función Ejecutiva;

Que, en el marco de la política de gobiemo electrónico es necesario que las autoridades,

funcionarios y servidores públicos cuenten con un Certificado de Firma Electrónica con la
finalidad de agilizar su gestión; y,

En ejercicio de las atribuciones que le confieren los numerales 3, 5 y 6 del artículo 147 de la
Constitución de la República del Ecuador, último inciso del artículo 45 del Código Orgánico
Administrativo y, literales f). h) e i) del artículo I I del Estatuto del Régimen Jurídico y
Adminisrativo de la Función Ejecutiva.

DECRETA:

Artículo l.- Del gobierno electrónico.- La implementación del gobiemo electrónico en la

Función Ejecutiva, consiste en el uso de las tecnologías de la información y comunicación
por parte de las entidades para transformar las relaciones con los ciudadanos, entre entidades
de gobiemo y empresas privadas a fin de mejorar la calidad de los servicios gubemamentales
a los ciudadanos, promover la interacción con las empresas privadas. fortalecer la
participación ciudadana a través del acceso a la información y servicios gubemamentales
eficientes y eficaces y coadyuvar con la transparencia, participación y colaboración
ciudadana.

Articulo 2.- El Ministerio de Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información será la

entidad rectora en gobiemo electrónico de la Función Ejecutiva. Para la correcta
implementación del gobiemo electrónico ejercerá las siguientes atribuciones y
responsabilidades:

L Establecer las políticas y directrices, necesarias para la ejecución y control de la

implementación del gobiemo electrónico;
2. Emitir la normativa y lineamientos necesarios para la implementación del gobiemo
electrónico y desarrollar los planes, programas o proyectos sobre gobierno electrónico
que sean necesarios para su implementación;
3. Gestionar y coordinar la implementación de políticas, planes, programas y proyectos de
gobiemo electrónico en las instituciones de la Función Ejecutiva;
4. Emitir políticas, directrices, acuerdos, convenios y desarrollar proyectos respecto a datos
abiertos de la Función Ejecutiva;
5. Articular y coordinar con las demás instituciones de la Función Ejecutiva, así como con
las otras Funciones del Estado y demás actores públicos y privados que directa o
indirectamente coadyuvan a la aplicación del presente Decreto; y;
6. Ejercer la representación oficial dgl Estado ante organismos y entidades intemacionales
en temas de gobiemo electrónico.sU .
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LENÍN MORENO GARCÉS

PRESIDENTE CONSTITUCIONAL DE I-A REPI]BLICA

Artículo 3.- Del acceso. - Toda política, normativa, plan, programa o proyecto de gobiemo
electrónico de las entidades de la Función Ejecutiva será considerada información pública y
deberá estar disponible y accesible para los ciudadanos, salvo aquella que se estime reservada
de acuerdo con lo establecido en la ley, EI Ministerio de Telecomunicaciones y Sociedad de
la Información promoverá la comunicación y difusión de esta información en cumplimiento
con lo determinado en la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública
. LOTAIP.

Artículo 4.- Obligaciones de las entidades de la Función Ejecutiva. - A las instituciones

de la Función Ejecutiva. dentro del ámbito de este Decreto Ejecutivo, les corresponderá:

a. Colaborar en la generación de los instrumentos que sean necesarios para la aplicación

del presente Decreto. así como para su cabal cumplimiento; y.
b. Utilizar los medios electrónicos que determine el Ministerio de Telecomunicaciones
y de la Sociedad de la Información, para la aplicación efectiva de las políticas de
gobiemo electrónico en la gestión pública.

DISPOSICIONES GENERALES:

Primera. - La viabilidad técnica de todo programa o proyecto sobre gobiemo electrónico que
corresponda a las entidades de la Función Ejecutiva debení ser aprobada por el Ministerio de
Telecomunicaciones y Sociedad de la Información. en forma previa a la aprobación del
Gabinete Sectorial correspondiente, y de la priorización realizada por la Secretaría Técnica
Planifica Ecuador y demás entidades competentes.

Segunda. - Las autoridades, funcionarios y servidores públicos que en el ejercicio de sus

funciones suscriban documentos, deberán contar obligatoriamente, a su costo, con un
certificado de firma electrónica para persona natural válido de acuerdo con la normativa que
el Ministerio de Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información emita para el efecto.

Todo documento que atribuya responsabilidad de elaboración, revisión, aprobación, emisión

yio certificación, deberá ser firmado electrónicamente. Las autoridades. f'uncionarios y
servidores públicos que se nieguen a aceptar documentos firmados electrónicamente,
validados en el sistema oficial. serán sancionados conforme a la normativa vigente.

Tercera. - El Ministerio de Economía y Finanzas y/o la Secretaría Técnica Planifica Ecuador,

de acuerdo con sus competencias, priorizarán Ia asignación de fondos tanto para los proyectos
relacionados con gobiemo electrónico que generen ahorros significativos debidamente
sustentados a la administración o al ciudadano, así como a los sistemas informáticos
gestionados por el Ministerio de Telecomunicaciones ¡ de la Sociedad de la Información para
la prestación de servicios transversales a las instituciones públicas.
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LENÍN MORENO GARCÉS

PRESIDENTE CONSTITUCIONAL DE I-A REPIJBLICA

DISPOSICIONES TRANSITORIAS:

Primera. - Las autoridades, funcionarios y. servidores públicos sujetos al ámbito de este

Decreto, en un plazo no mayor a ciento veinle (120) días, deberán contar con un certificado
de firma electrónica válido.

El Ministerio de Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información en el plazo máximo

de sesenta (60) días emitirá las directrices para los funcionarios y servidores públicos que
deberán contar obligatoriamente con un certificado de firma electrónica válido y pondrá en
conocimiento de las entidades de la Función Ejecutiva para su correcta implementación.

Segunda. - La Secretaría General de la Presidencia a través de la Dirección de Archivo de la

Administración Pública en coordinación con el ente rector de gobiemo electrónico, emitirá
en el plazo máximo de sesenta (60) días, el instructivo para el almacenamiento y certificación
de documentos fi rmados electrónicamente.

DISPOSICIONES DEROGATORIAS

Primera. - Deróguese el Decreto Ejecutivo Nro. 149, publicado en el Suplemento del

Registro Oficial No. l46de I 8 de diciembre de 2013.

Segunda. - Deróguese todas las normas de igual o inferior jerarquía que se opongan al
presente Decreto Ejecutivo.

DISPOSICIÓN FINAL. - De la ejecución del presente Decreto Ejecutivo encárguese al

Ministerio de Telecomunicaciones y de la Sociedad de la lnformación. a la Secretaría General
de Presidencia y al Ministerio del Trabajo

El presente Decreto Ejecutivo entrará en vigencia a partir de su publicación en el Registro

Oficial.

Dado en el Blaio lbcianl, sr Qrito, a 28 de enero de 2@.

ü..*' n oreno Garcés

PRESIDENTE CbXSTITUCIONAL DE LA REPÚBLICA

{
 LEY DE COMERCIO ELECTRONICO, FIRMAS Y
MENSAJES DE DATOS
Ley 67
Registro Oficial Suplemento 557 de 17-abr-2002
Estado: Vigente

CONGRESO NACIONAL

Considerando:

Que el uso de sistemas de información y de redes electrónicas, incluida la internet, ha adquirido

importancia para el desarrollo del comercio y la producción, permitiendo la realización y concreción
de múltiples negocios de trascendental importancia, tanto para el sector público como para el sector
privado;

Que es necesario impulsar el acceso de la población a los servicios electrónicos que se generan por
y a través de diferentes medios electrónicos;

Que se debe generalizar la utilización de servicios de redes de información e Internet, de modo que
éstos se conviertan en un medio para el desarrollo del comercio, la educación y la cultura;

Que a través del servicio de redes electrónicas, incluida la Internet, se establecen relaciones
económicas y de comercio, y se realizan actos y contratos de carácter civil y mercantil que es
necesario normarlos, regularlos y controlarlos, mediante la expedición de una ley especializada
sobre la materia;

Que es indispensable que el Estado Ecuatoriano cuente con herramientas jurídicas que le permitan
el uso de los servicios electrónicos, incluido el comercio electrónico y acceder con mayor facilidad a
la cada vez más compleja red de los negocios internacionales; y,

En ejercicio de sus atribuciones, expide la siguiente.

LEY DE COMERCIO ELECTRONICO, FIRMAS

ELECTRONICAS Y MENSAJES DE DATOS

TITULO PRELIMINAR

Art. 1.- Objeto de la ley.- Esta ley regula los mensajes de datos, la firma electrónica, los servicios de
certificación, la contratación electrónica y telemática, la prestación de servicios electrónicos, a través
de redes de información, incluido el comercio electrónico y la protección a los usuarios de estos
sistemas.

CAPITULO I
PRINCIPIOS GENERALES

Art. 2.- Reconocimiento jurídico de los mensajes de datos.- Los mensajes de datos tendrán igual
valor jurídico que los documentos escritos. Su eficacia, valoración y efectos se someterá al
cumplimiento de lo establecido en esta ley y su reglamento.

Art. 3.- Incorporación por remisión.- Se reconoce validez jurídica a la información no contenida
directamente en un mensaje de datos, siempre que figure en el mismo, en forma de remisión o de
anexo accesible mediante un enlace electrónico directo y su contenido sea conocido y aceptado
expresamente por las partes.

LEY DE COMERCIO ELECTRONICO, FIRMAS Y MENSAJES DE DATOS - Página 1

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Art. 4.- Propiedad intelectual.- Los mensajes de datos estarán sometidos a las leyes, reglamentos y
acuerdos internacionales relativos a la propiedad intelectual.

Art. 5.- Confidencialidad y reserva.- Se establecen los principios de confidencialidad y reserva para
los mensajes de datos, cualquiera sea su forma, medio o intención. Toda violación a estos principios,
principalmente aquellas referidas a la intrusión electrónica, transferencia ilegal de mensajes de datos
o violación del secreto profesional, será sancionada conforme a lo dispuesto en esta ley y demás
normas que rigen la materia.

Art. 6.- Información escrita.- Cuando la ley requiera u obligue que la información conste por escrito,
este requisito quedará cumplido con un mensaje de datos, siempre que la información que este
contenga sea accesible para su posterior consulta.

Art. 7.- Información original.- Cuando la ley requiera u obligue que la información sea presentada o
conservada en su forma original, este requisito quedará cumplido con un mensaje de datos, si siendo
requerido conforme a la ley, puede comprobarse que ha conservado la integridad de la información a
partir del momento en que se generó por primera vez en su forma definitiva, como mensaje de datos.

Se considera que un mensaje de datos permanece integro, si se mantiene completo e inalterable su

contenido, salvo algún cambio de forma, propio del proceso de comunicación, archivo o
presentación.

Por acuerdo de las partes y cumpliendo con todas las obligaciones previstas en esta ley, se podrán
desmaterializar los documentos que por ley deban ser instrumentados físicamente.

Los documentos desmaterializados deberán contener las firmas electrónicas correspondientes

debidamente certificadas ante una de las entidades autorizadas según lo dispuesto en el artículo 29
de la presente ley, y deberán ser conservados conforme a lo establecido en el artículo siguiente.

Art. 8.- Conservación de los mensajes de datos.- Toda información sometida a esta ley, podrá ser
conservada; este requisito quedará cumplido mediante el archivo del mensaje de datos, siempre que
se reúnan las siguientes condiciones:

a. Que la información que contenga sea accesible para su posterior consulta;

b. Que sea conservado con el formato en el que se haya generado, enviado o recibido, o con algún
formato que sea demostrable que reproduce con exactitud la información generada, enviada o
recibida;
c. Que se conserve todo dato que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y
hora en que fue creado, generado, procesado, enviado, recibido y archivado; y,
d. Que se garantice su integridad por el tiempo que se establezca en el reglamento a esta ley.

Toda persona podrá cumplir con la conservación de mensajes de datos, usando los servicios de
terceros, siempre que se cumplan las condiciones mencionadas en este artículo.

La información que tenga por única finalidad facilitar el envío o recepción del mensaje de datos, no
será obligatorio el cumplimiento de lo establecido en los literales anteriores.

Art. 9.- Protección de datos.- Para la elaboración, transferencia o utilización de bases de datos,
obtenidas directa o indirectamente del uso o transmisión de mensajes de datos, se requerirá el
consentimiento expreso del titular de éstos, quien podrá seleccionar la información a compartirse con
terceros.

La recopilación y uso de datos personales responderá a los derechos de privacidad, intimidad y

confidencialidad garantizados por la Constitución Política de la República y esta ley, los cuales
podrán ser utilizados o transferidos únicamente con autorización del titular u orden de autoridad

LEY DE COMERCIO ELECTRONICO, FIRMAS Y MENSAJES DE DATOS - Página 2

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competente.

No será preciso el consentimiento para recopilar datos personales de fuentes accesibles al público,
cuando se recojan para el ejercicio de las funciones propias de la administración pública, en el
ámbito de su competencia, y cuando se refieran a personas vinculadas por una relación de negocios,
laboral, administrativa o contractual y sean necesarios para el mantenimiento de las relaciones o
para el cumplimiento del contrato.

El consentimiento a que se refiere este artículo podrá ser revocado a criterio del titular de los datos;
la revocatoria no tendrá en ningún caso efecto retroactivo.

Art. 10.- Procedencia e identidad de un mensaje de datos.- Salvo prueba en contrario se entenderá
que un mensaje de datos proviene de quien lo envía y, autoriza a quien lo recibe, para actuar
conforme al contenido del mismo, cuando de su verificación exista concordancia entre la
identificación del emisor y su firma electrónica, excepto en los siguiente casos:

a) Si se hubiere dado aviso que el mensaje de datos no proviene de quien consta como emisor; en
este caso, el aviso se lo hará antes de que la persona que lo recibe actúe conforme a dicho mensaje.
En caso contrario, quien conste como emisor deberá justificar plenamente que el mensaje de datos
no se inició por orden suya o que el mismo fue alterado; y,
b) Si el destinatario no hubiere efectuado diligentemente las verificaciones correspondientes o hizo
caso omiso de su resultado.

Art. 11.- Envío y recepción de los mensajes de datos.- Salvo pacto en contrario, se presumirá que el
tiempo y lugar de emisión y recepción del mensaje de datos, son los siguientes:

a) Momento de emisión del mensaje de datos.- Cuando el mensaje de datos ingrese en un sistema
de información o red electrónica que no esté bajo control del emisor o de la persona que envió el
mensaje en nombre de éste o del dispositivo electrónico autorizado para el efecto;
b) Momento de recepción del mensaje de datos.- Cuando el mensaje de datos ingrese al sistema de
información o red electrónica señalado por el destinatario. Si el destinatario designa otro sistema de
información o red electrónica, el momento de recepción se presumirá aquel en que se produzca la
recuperación del mensaje de datos. De no haberse señalado un lugar preciso de recepción, se
entenderá que ésta ocurre cuando el mensaje de datos ingresa a un sistema de información o red
electrónica del destinatario, independientemente de haberse recuperado o no el mensaje de datos; y,
c) Lugares de envío y recepción.- Los acordados por las partes, sus domicilios legales o los que
consten en el certificado de firma electrónica, del emisor y del destinatario. Si no se los pudiere
establecer por estos medios, se tendrán por tales, el lugar de trabajo, o donde desarrollen el giro
principal de sus actividades o la actividad relacionada con el mensaje de datos.

Art. 12.- Duplicación del mensaje de datos.- Cada mensaje de datos será considerado diferente. En
caso de duda, las partes pedirán la confirmación del nuevo mensaje y tendrán la obligación de
verificar técnicamente la autenticidad del mismo.

TITULO II
DE LAS FIRMAS ELECTRONICAS, CERTIFICADOS DE FIRMA
ELECTRONICA, ENTIDADES DE CERTIFICACION DE INFORMACION,
ORGANISMOS DE PROMOCION DE LOS SERVICIOS ELECTRONICOS, Y DE
REGULACION Y CONTROL DE LAS ENTIDADES DE CERTIFICACION
ACREDITADAS

CAPITULO I
DE LAS FIRMAS ELECTRONICAS

Art. 13.- Firma electrónica.- Son los datos en forma electrónica consignados en un mensaje de
datos, adjuntados o lógicamente asociados al mismo, y que puedan ser utilizados para identificar al

LEY DE COMERCIO ELECTRONICO, FIRMAS Y MENSAJES DE DATOS - Página 3

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titular de la firma en relación con el mensaje de datos, e indicar que el titular de la firma aprueba y
reconoce la información contenida en el mensaje de datos.

Art. 14.- Efectos de la firma electrónica.- La firma electrónica tendrá igual validez y se le reconocerán
los mismos efectos jurídicos que a una firma manuscrita en relación con los datos consignados en
documentos escritos, y será admitida como prueba en juicio.

Art. 15.- Requisitos de la firma electrónica.- Para su validez, la firma electrónica reunirá los
siguientes requisitos, sin perjuicio de los que puedan establecerse por acuerdo entre las partes:

a) Ser individual y estar vinculada exclusivamente a su titular;

b) Que permita verificar inequívocamente la autoría e identidad del signatario, mediante dispositivos
técnicos de comprobación establecidos por esta ley y sus reglamentos;
c) Que su método de creación y verificación sea confiable, seguro e inalterable para el propósito para
el cual el mensaje fue generado o comunicado;
d) Que al momento de creación de la firma electrónica, los datos con los que se creare se hallen bajo
control exclusivo del signatario, y,
e) Que la firma sea controlada por la persona a quien pertenece.

Art. 16.- La firma electrónica en un mensaje de datos.-

Cuando se fijare la firma electrónica en un mensaje de datos, aquélla deberá enviarse en un mismo
acto como parte integrante del mensaje de datos o lógicamente asociada a éste. Se presumirá
legalmente que el mensaje de datos firmado electrónicamente conlleva la voluntad del emisor, quien
se someterá al cumplimiento de las obligaciones contenidas, en dicho mensaje de datos, de acuerdo
a lo determinado en la ley.

Art. 17.- Obligaciones del titular de la firma electrónica.- El titular de la firma electrónica deberá:

a) Cumplir con las obligaciones derivadas del uso de la firma electrónica;

b) Actuar con la debida diligencia y tomar las medidas de seguridad necesarias, para mantener la
firma electrónica bajo su estricto control y evitar toda utilización no autorizada;
c) Notificar por cualquier medio a las personas vinculadas, cuando exista el riesgo de que su firma
sea controlada por terceros no autorizados y utilizada indebidamente;
d) Verificar la exactitud de sus declaraciones;
e) Responder por las obligaciones derivadas del uso no autorizado de su firma, cuando no hubiere
obrado con la debida diligencia para impedir su utilización, salvo que el destinatario conociere de la
inseguridad de la firma electrónica o no hubiere actuado con la debida diligencia;
f) Notificar a la entidad de certificación de información los riesgos sobre su firma y solicitar
oportunamente la cancelación de los certificados; y,
g) Las demás señaladas en la ley y sus reglamentos.

Art. 18.- Duración de la firma electrónica.- Las firmas electrónicas tendrán duración indefinida.
Podrán ser revocadas, anuladas o suspendidas de conformidad con lo que el reglamento a esta ley
señale.

Art. 19.- Extinción de la firma electrónica.- La firma electrónica se extinguirá por:

a) Voluntad de su titular;
b) Fallecimiento o incapacidad de su titular;
c) Disolución o liquidación de la persona jurídica, titular de la firma; y,
d) Por causa judicialmente declarada.

La extinción de la firma electrónica no exime a su titular de las obligaciones previamente contraídas

derivadas de su uso.

CAPITULO II

LEY DE COMERCIO ELECTRONICO, FIRMAS Y MENSAJES DE DATOS - Página 4

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DE LOS CERTIFICADOS DE FIRMA ELECTRONICA

Art. 20.- Certificado de firma electrónica.- Es el mensaje de datos que certifica la vinculación de una
firma electrónica con una persona determinada, a través de un proceso de comprobación que
confirma su identidad.

Art. 21.- Uso el certificado de firma electrónica.- El certificado de firma electrónica se empleará para
certificar la identidad del titular de una firma electrónica y para otros usos, de acuerdo a esta ley y su
reglamento.

Art. 22.- Requisitos del certificado de firma electrónica.- El Certificado de firma electrónica para ser
considerado válido contendrá los siguientes requisitos:

a) Identificación de la entidad de certificación de información;

b) Domicilio legal de la entidad de certificación de información;
c) Los datos del titular del certificado que permitan su ubicación e identificación;
d) El método de verificación de la firma del titular del certificado;
e) Las fechas de emisión y expiración del certificado;
f) El número único de serie que identifica el certificado;
g) La firma electrónica de la entidad de certificación de información;
h) Las limitaciones o restricciones para los usos del certificado; e,
i) Los demás señalados en esta ley y los reglamentos.

Art. 23.- Duración del certificado de firma electrónica.- Salvo acuerdo contractual, el plazo de validez
de los certificados de firma electrónica será el establecido en el reglamento a esta ley.

Art. 24.- Extinción del certificado de firma electrónica.- Los certificados de firma electrónica, se
extinguen, por las siguientes causas:

a) Solicitud de su titular;
b) Extinción de la firma electrónica, de conformidad con lo establecido en el artículo 19 de esta ley; y,
c) Expiración del plazo de validez del certificado de firma electrónica.

La extinción del certificado de firma electrónica se producirá desde el momento de su comunicación

a la entidad de certificación de información, excepto en el caso de fallecimiento del titular de la firma
electrónica, en cuyo caso se extingue a partir de que acaece el fallecimiento. Tratándose de
personas secuestradas o desaparecidas, se extingue a partir de que se denuncie ante las
autoridades competentes tal secuestro o desaparición. La extinción del certificado de firma
electrónica no exime a su titular de las obligaciones previamente contraídas derivadas de su uso.

Art. 25.- Suspensión del certificado de firma electrónica.- La entidad de certificación de información
podrá suspender temporalmente el certificado de firma electrónica cuando:

a) Sea dispuesto por el Consejo Nacional de Telecomunicaciones, de conformidad con lo previsto en

esta ley;
b) Se compruebe por parte de la entidad de certificación de información, falsedad en los datos
consignados por el titular del certificado; y,
c) Se produzca el incumplimiento del contrato celebrado entre la entidad de certificación de
información y el titular de la firma electrónica.

La suspensión temporal dispuesta por la entidad de certificación de información deberá ser

inmediatamente notificada al titular del certificado y al organismo de control, dicha notificación deberá
señalar las causas de la suspensión.

La entidad de certificación de información deberá levantar la suspensión temporal una vez

desvanecidas las causas que la originaron, o cuando mediare resolución del Consejo Nacional de

LEY DE COMERCIO ELECTRONICO, FIRMAS Y MENSAJES DE DATOS - Página 5

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Telecomunicaciones, en cuyo caso, la entidad de certificación de información está en la obligación
de habilitar de inmediato el certificado de firma electrónica.

Art. 26.- Revocatoria del certificado de firma electrónica.- El certificado de firma electrónica podrá ser
revocado por el Consejo Nacional de Telecomunicaciones, de conformidad con lo previsto en esta
ley, cuando:

a) La entidad de certificación de información cese en sus actividades y los certificados vigentes no

sean asumidos por otra entidad de certificación; y,
b) Se produzca la quiebra técnica de la entidad de certificación judicialmente declarada.

La revocatoria y sus causas deberán ser inmediatamente notificadas al titular del certificado.

Art. 27.- Tanto la suspensión temporal, como la revocatoria, surtirán efectos desde el momento de
su comunicación con relación a su titular; y, respecto de terceros, desde el momento de su
publicación que deberá efectuarse en la forma que se establezca en el respectivo reglamento, y no
eximen al titular del certificado de firma electrónica, de las obligaciones previamente contraídas
derivadas de su uso.

La entidad de certificación de información será responsable por los perjuicios que ocasionare la falta
de comunicación, de publicación o su retraso.

Art. 28.- Reconocimiento internacional de certificados de firma electrónica.- Los certificados

electrónicos emitidos por entidades de certificación extranjeras, que cumplieren con los requisitos
señalados en esta ley y presenten un grado de fiabilidad equivalente, tendrán el mismo valor legal
que los certificados acreditados, expedidos en el Ecuador. El Consejo Nacional de
Telecomunicaciones dictará el reglamento correspondiente para la aplicación de este artículo.

Las firmas electrónicas creadas en el extranjero, para el reconocimiento de su validez en el Ecuador

se someterán a lo previsto en esta ley y su reglamento.

Cuando las partes acuerden entre sí la utilización de determinados tipos de firmas electrónicas y
certificados, se reconocerá que ese acuerdo es suficiente en derecho.

Salvo aquellos casos en los que el Estado, en virtud de convenios o tratados internacionales haya
pactado la utilización de medios convencionales, los tratados o convenios que sobre esta materia se
suscriban, buscarán la armonización de normas respecto de la regulación de mensajes de datos, la
firma electrónica, los servicios de certificación, la contratación electrónica y telemática, la prestación
de servicios electrónicos, a través de redes de información, incluido el comercio electrónico, la
protección a los usuarios de estos sistemas, y el reconocimiento de los certificados de firma
electrónica entre los países suscriptores.

CAPITULO III
DE LAS ENTIDADES DE CERTIFICACION DE INFORMACION

Art. 29.- Entidades de certificación de información.- Son las empresas unipersonales o personas
jurídicas que emiten certificados de firma electrónica y pueden prestar otros servicios relacionados
con la firma electrónica, autorizadas por el Consejo Nacional de Telecomunicaciones, según lo
dispuesto en esta ley y el reglamento que deberá expedir el Presidente de la República.

Art. 30.- Obligaciones de las entidades de certificación de información acreditadas.- Son

obligaciones de las entidades de certificación de información acreditadas:

a) Encontrarse legalmente constituidas, y estar registradas en Consejo Nacional de

Telecomunicaciones;
b) Demostrar solvencia técnica, logística y financiera para prestar servicios a sus usuarios;

LEY DE COMERCIO ELECTRONICO, FIRMAS Y MENSAJES DE DATOS - Página 6

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c) Garantizar la prestación permanente, inmediata, confidencial, oportuna y segura del servicio de
certificación de información,
d) Mantener sistemas de respaldo de la información relativa a los certificados;
e) Proceder de forma inmediata a la suspensión o revocatoria de certificados electrónicos previo
mandato del Superintendente de Telecomunicaciones, en los casos que se especifiquen en esta ley;
f) Mantener una publicación del estado de los certificados electrónicos emitidos;
g) Proporcionar a los titulares de certificados de firmas electrónicas un medio efectivo y rápido para
dar aviso que una firma electrónica tiene riesgo de uso indebido;
h) Contar con una garantía de responsabilidad para cubrir daños y perjuicios que se ocasionaren por
el incumplimiento de las obligaciones previstas en la presente ley, y hasta por culpa leve en el
desempeño de sus obligaciones. Cuando certifiquen límites sobre responsabilidades o valores
económicos, esta garantía será al menos del 5% del monto total de las operaciones que garanticen
sus certificados; e,
i) Las demás establecidas en esta ley y los reglamentos.

Art. 31.- Responsabilidades de las entidades de certificación de información acreditadas.- Las

entidades de certificación de información serán responsables hasta de culpa leve y responderán por
los daños y perjuicios que causen a cualquier persona natural o jurídica, en el ejercicio de su
actividad, cuando incumplan las obligaciones que les impone esta ley o actúen con negligencia, sin
perjuicio de las sanciones previstas en la Ley Orgánica de Defensa del Consumidor. Serán también
responsables por el uso indebido del certificado de firma electrónica acreditado, cuando éstas no
hayan consignado en dichos certificados, de forma clara, el límite de su uso y del importe de las
transacciones válidas que pueda realizar. Para la aplicación de este artículo, la carga de la prueba le
corresponderá a la entidad de certificación de información.

Los contratos con los usuarios deberán incluir una cláusula de responsabilidad que reproduzca lo
que señala el primer inciso.

Cuando la garantía constituida por las entidades de certificación de información acreditadas no cubra
las indemnizaciones por daños y perjuicios, aquellas responderán con su patrimonio.

Art. 32.- Protección de datos por parte de las entidades de certificación de información acreditadas.-
Las entidades de certificación de información garantizarán la protección de los datos personales
obtenidos en función de sus actividades, de conformidad con lo establecido en el artículo 9 de esta
ley.

Art. 33.- Prestación de servicios de certificación por parte de terceros.- Los servicios de certificación
de información podrán ser proporcionados y administrados en todo o en parte por terceros. Para
efectuar la prestación, éstos deberán demostrar su vinculación con la Entidad de Certificación de
Información.

El Consejo Nacional de Telecomunicaciones, establecerá los términos bajo los cuales las Entidades
de Certificación de Información podrán prestar sus servicios por medio de terceros.

Art. 34.- Terminación contractual.- La terminación del contrato entre las entidades de certificación
acreditadas y el suscriptor se sujetará a las normas previstas en la Ley Orgánica de Defensa del
Consumidor.

Art. 35.- Notificación de cesación de actividades.- Las entidades de certificación de información

acreditadas, deberán notificar al Organismo de Control, por lo menos con noventa días de
anticipación, la cesación de sus actividades y se sujetarán a las normas y procedimientos
establecidos en los reglamentos que se dicten para el efecto.

CAPITULO IV

DE LOS ORGANISMOS DE PROMOCION Y DIFUSION DE LOS SERVICIOS

LEY DE COMERCIO ELECTRONICO, FIRMAS Y MENSAJES DE DATOS - Página 7

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ELECTRONICOS, Y DE REGULACION Y CONTROL DE LAS ENTIDADES DE
CERTIFICACION ACREDITADAS

Art. 36.- Organismo de promoción y difusión.- Para efectos de esta ley, el Consejo de Comercio
Exterior e Inversiones, "COMEXI", será el organismo de promoción y difusión de los servicios
electrónicos, incluido el comercio electrónico, y el uso de las firmas electrónicas en la promoción de
inversiones y comercio exterior.

Art. 37.- Organismo de regulación, autorización y registro de las entidades de certificación

acreditadas.- El Consejo Nacional de Telecomunicaciones "CONATEL", o la entidad que haga sus
veces, será el organismo de autorización, registro y regulación de las entidades de certificación de
información acreditadas. En su calidad de organismo de autorización podrá además:

a) Cancelar o suspender la autorización a las entidades de certificación acreditadas, previo informe

motivado de la Superintendencia de Telecomunicaciones;
b) Revocar o suspender los certificados de firma electrónica, cuando la entidad de certificación
acreditada los emita con inobservancia de las formalidades legales, previo informe motivado de la
Superintendencia de Telecomunicaciones; y
c) Las demás atribuidas en la ley y en los reglamentos.

Art. 38.- Organismo de control de las entidades de certificación de información acreditadas.- Para
efectos de esta ley, la Superintendencia de Telecomunicaciones, será el organismo encargado del
control de las entidades de certificación de información acreditadas.

Art. 39.- Funciones del organismo de control.- Para el ejercicio de las atribuciones establecidas en
esta ley, la Superintendencia de Telecomunicaciones tendrá las siguientes funciones:

a) Velar por la observancia de las disposiciones constitucionales y legales sobre la promoción de la

competencia y las prácticas comerciales restrictivas, competencia desleal y protección al
consumidor, en los mercados atendidos por las entidades de certificación de información
acreditadas;
b) Ejercer el control de las entidades de certificación de información acreditadas en el territorio
nacional y velar por su eficiente funcionamiento;
c) Realizar auditorías técnicas a las entidades de certificación de información acreditadas;
d) Requerir de las entidades de certificación de información acreditadas, la información pertinente
para el ejercicio de sus funciones;
e) Imponer de conformidad con la ley sanciones administrativas a las entidades de certificación de
información acreditadas, en caso de incumplimiento de las obligaciones derivadas de la prestación
del servicio;
f) Emitir los informes motivados previstos en esta ley;
g) Disponer la suspensión de la prestación de servicios de certificación para impedir el cometimiento
de una infracción; y,
h) Las demás atribuidas en la ley y en los reglamentos.

Art. 40.- Infracciones administrativas.- Para los efectos previstos en la presente ley, las infracciones
administrativas se clasifican en leves y graves.

Infracciones leves:

1. La demora en el cumplimiento de una instrucción o en la entrega de información requerida por el

organismo de control; y,
2. Cualquier otro incumplimiento de las obligaciones impuestas por esta ley y sus reglamentos a las
entidades de certificación acreditadas.

Estas infracciones serán sancionadas, de acuerdo a los literales a) y b) del artículo siguiente.

LEY DE COMERCIO ELECTRONICO, FIRMAS Y MENSAJES DE DATOS - Página 8

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Infracciones graves:

1. Uso indebido del certificado de firma electrónica por omisiones imputables a la entidad de
certificación de información acreditada;
2. Omitir comunicar al organismo de control, de la existencia de actividades presuntamente ilícitas
realizada por el destinatario del servicio;
3. Desacatar la petición del organismo de control de suspender la prestación de servicios de
certificación para impedir el cometimiento de una infracción;
4. El incumplimiento de las resoluciones dictadas por los Organismos de Autorización Registro y
Regulación, y de Control; y,
5. No permitir u obstruir la realización de auditorías técnicas por parte del organismo de control.

Estas infracciones se sancionarán de acuerdo a lo previsto en los literales c) y d) del artículo

siguiente.

Las sanciones impuestas al infractor, por las infracciones graves y leves, no le eximen del
cumplimiento de sus obligaciones.

Si los infractores fueren empleados de instituciones del sector público, las sanciones podrán
extenderse a la suspensión, remoción o cancelación del cargo del infractor, en cuyo caso deberán
observarse las normas previstas en la ley.

Para la cuantía de las multas, así como para la gradación de las demás sanciones, se tomará en
cuenta:

a) La gravedad de las infracciones cometidas y su reincidencia;

b) El daño causado o el beneficio reportado al infractor; y,
c) La repercusión social de las infracciones.

Art. 41.- Sanciones.- La Superintendencia de Telecomunicaciones, impondrá de oficio o a petición

de parte, según la naturaleza y gravedad de la infracción, a las entidades de certificación de
información acreditadas, a sus administradores y representantes legales, o a terceros que presten
sus servicios, las siguientes sanciones:

a) Amonestación escrita;
b) Multa de quinientos a tres mil dólares de los Estados Unidos de Norteamérica;
c) Suspensión temporal de hasta dos años de la autorización de funcionamiento de la entidad
infractora, y multa de mil a tres mil dólares de los Estados Unidos de Norteamérica; y,
d) Revocatoria definitiva de la autorización para operar como entidad de certificación acreditada y
multa de dos mil a seis mil dólares de los Estados Unidos de Norteamérica.

Art. 42.- Medidas cautelares, En los procedimientos instaurados por infracciones graves.- Se podrá
solicitar a los órganos judiciales competentes, la adopción de las medidas cautelares previstas en la
ley que se estimen necesarias, para asegurar la eficacia de la resolución que definitivamente se
dicte.

Art. 43.- Procedimiento.- El procedimiento para sustanciar los procesos y establecer sanciones
administrativas, será el determinado en la Ley Especial de Telecomunicaciones.

TITULO III

DE LOS SERVICIOS ELECTRONICOS, LA CONTRATACION ELECTRONICA

Y TELEMATICA, LOS DERECHOS DE LOS USUARIOS, E INSTRUMENTOS
PUBLICOS

CAPITULO I

LEY DE COMERCIO ELECTRONICO, FIRMAS Y MENSAJES DE DATOS - Página 9

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DE LOS SERVICIOS ELECTRONICOS

Art. 44.- Cumplimiento, de formalidades.- Cualquier actividad, transacción mercantil, financiera o de

servicios, que se realice con mensajes de datos, a través de redes electrónicas, se someterá a los
requisitos y solemnidades establecidos en la ley que las rija, en todo lo que fuere aplicable, y tendrá
el mismo valor y los mismos efectos jurídicos que los señalados en dicha ley.

CAPITULO II
DE LA CONTRATACION ELECTRONICA Y TELEMATICA

Art. 45.- Validez de los contratos electrónicos.- Los contratos podrán ser instrumentados mediante
mensajes de datos. No se negará validez o fuerza obligatoria a un contrato por la sola razón de
haberse utilizado en su formación uno o más mensajes de datos.

Art. 46.- Perfeccionamiento y aceptación de los contratos electrónicos.- El perfeccionamiento de los

contratos electrónicos se someterá a los requisitos y solemnidades previstos en las leyes y se tendrá
como lugar de perfeccionamiento el que acordaren las partes.

La recepción, confirmación de recepción, o apertura del mensaje de datos, no implica aceptación del
contrato electrónico, salvo acuerdo de las partes.

Art. 47.- Jurisdicción.- En caso de controversias las partes se someterán a la jurisdicción estipulada
en el contrato; a falta de ésta, se sujetarán a las normas previstas por el Código de Procedimiento
Civil Ecuatoriano y esta ley, siempre que no se trate de un contrato sometido a la Ley Orgánica de
Defensa del Consumidor, en cuyo caso se determinará como domicilio el del consumidor o usuario.

Para la identificación de la procedencia de un mensaje de datos, se utilizarán los medios

tecnológicos disponibles, y se aplicarán las disposiciones señaladas en esta ley y demás normas
legales aplicables.

Cuando las partes pacten someter las controversias a un procedimiento arbitral en la formalización
del convenio de arbitraje como en su aplicación, podrán emplearse medios telemáticos y
electrónicos, siempre que ello no sea incompatible con las normas reguladoras del arbitraje.

CAPITULO III
DE LOS DERECHOS DE LOS USUARIOS O
CONSUMIDORES DE SERVICIOS ELECTRONICOS

Art. 48.- Consentimiento para aceptar mensajes de datos.- Previamente a que el consumidor o
usuario exprese su consentimiento para aceptar registros electrónicos o mensajes de datos, debe
ser informado clara, precisa y satisfactoriamente, sobre los equipos y programas que requiere para
acceder a dichos registros o mensajes.

El usuario o consumidor, al otorgar o confirmar electrónicamente su consentimiento, debe demostrar

razonablemente que puede acceder a la información objeto de su consentimiento.

Si con posterioridad al consentimiento del consumidor o usuario existen cambios de cualquier tipo,
incluidos cambios en equipos, programas o procedimientos, necesarios para mantener o acceder a
registros o mensajes electrónicos, de forma que exista el riesgo de que el consumidor o usuario no
sea capaz de acceder o retener un registro electrónico o mensaje de datos sobre los que hubiera
otorgado su consentimiento, se le deberá proporcionar de forma clara, precisa y satisfactoria la
información necesaria para realizar estos cambios, y se le informará sobre su derecho a retirar el
consentimiento previamente otorgado sin la imposición de ninguna condición, costo alguno o
consecuencias. En el caso de que estas modificaciones afecten los derechos del consumidor o
usuario, se le deberán proporcionar los medios necesarios para evitarle perjuicios, hasta la
terminación del contrato o acuerdo que motivó su consentimiento previo.

LEY DE COMERCIO ELECTRONICO, FIRMAS Y MENSAJES DE DATOS - Página 10

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Art. 49.- Consentimiento para el uso de medios electrónicos.- De requerirse que la información
relativa a un servicio electrónico, incluido el comercio electrónico, deba constar por escrito, el uso de
medios electrónicos para proporcionar o permitir el acceso a esa información, será válido si:

a) El consumidor ha consentido expresamente en tal uso y no ha objetado tal consentimiento; y,

b) El consumidor en forma previa a su consentimiento ha sido informado, a satisfacción, de forma
clara y precisa, sobre:

1. Su derecho u opción de recibir la información en papel o por medios no electrónicos;

2. Su derecho a objetar su consentimiento en lo posterior y las consecuencias de cualquier tipo al
hacerlo, incluidas la terminación contractual o el pago de cualquier tarifa por dicha acción;
3. Los procedimientos a seguir por parte del consumidor para retirar su consentimiento y para
actualizar la información proporcionada; y,
4. Los procedimientos para que, posteriormente al consentimiento, el consumidor pueda obtener una
copia impresa en papel de los registros electrónicos y el costo de esta copia, en caso de existir.

Art. 50.- Información al consumidor.- En la prestación de servicios electrónicos en el Ecuador, el

consumidor deberá estar suficientemente informado de sus derechos y obligaciones, de conformidad
con lo previsto en la Ley Orgánica de Defensa del Consumidor y su Reglamento.

Cuando se tratare de bienes o servicios a ser adquiridos, usados o empleados por medios
electrónicos, el oferente deberá informar sobre todos los requisitos, condiciones y restricciones para
que el consumidor pueda adquirir y hacer uso de los bienes o servicios promocionados.

La publicidad, promoción e información de servicios electrónicos, por redes electrónicas de

información, incluida la internet, se realizará de conformidad con la ley, y su incumplimiento será
sancionado de acuerdo al ordenamiento jurídico vigente en el Ecuador.

En la publicidad y promoción por redes electrónicas de información, incluida la Internet, se asegurará

que el consumidor pueda acceder a toda la información disponible sobre un bien o servicio sin
restricciones, en las mismas condiciones y con las facilidades disponibles para la promoción del bien
o Servicio de que se trate.

En el envío periódico de mensajes de datos con información de cualquier tipo, en forma individual o a
través de listas de correo, directamente o mediante cadenas de mensajes, el emisor de los mismos
deberá proporcionar medios expeditos para que el destinatario, en cualquier tiempo, pueda confirmar
su suscripción o solicitar su exclusión de las listas, cadenas de mensajes o bases de datos, en las
cuales se halle inscrito y que ocasionen el envío de los mensajes de datos referidos.

La solicitud de exclusión es vinculante para el emisor desde el momento de la recepción de la

misma. La persistencia en el envío de mensajes periódicos no deseados de cualquier tipo, se
sancionará de acuerdo a lo dispuesto en la presente ley.

El usuario de redes electrónicas, podrá optar o no por la recepción de mensajes de datos que, en
forma periódica, sean enviados con la finalidad de informar sobre productos o servicios de cualquier
tipo.

CAPITULO IV
DE LOS INSTRUMENTOS PUBLICOS

Art. 51.- Instrumentos públicos electrónicos.- Se reconoce la validez jurídica de los mensajes de
datos otorgados, conferidos, autorizados o expedidos por y ante autoridad competente y firmados
electrónicamente.

Dichos instrumentos públicos electrónicos deberán observar los requisitos, formalidades y

LEY DE COMERCIO ELECTRONICO, FIRMAS Y MENSAJES DE DATOS - Página 11

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solemnidades exigidos por la ley y demás normas aplicables.

TITULO IV
DE LA PRUEBA Y NOTIFICACIONES ELECTRONICAS

CAPITULO I
DE LA PRUEBA

Art. 52.- Medios de prueba.- Los mensajes de datos, firmas electrónicas, documentos electrónicos y
los certificados electrónicos nacionales o extranjeros, emitidos de conformidad con esta ley,
cualquiera sea su procedencia o generación, serán considerados medios de prueba. Para su
valoración y efectos legales se observará lo dispuesto en el Código de Procedimiento Civil.

Art. 53.- Presunción.- Cuando se presentare como prueba una firma electrónica certificada por una
entidad de certificación de información acreditada, se presumirá que ésta reúne los requisitos
determinados en la ley, y que por consiguiente, los datos de la firma electrónica no han sido
alterados desde su emisión y que la firma electrónica pertenece al signatario.

Art. 54.- Práctica de la prueba.- La prueba se practicará de conformidad con lo previsto en el Código
de Procedimiento Civil y observando las normas siguientes:

a) Al presentar un mensaje de datos dentro de un proceso judicial en los juzgados o tribunales del
país, se deberá adjuntar el soporte informático y la transcripción en papel del documento electrónico,
así como los elementos necesarios para su lectura y verificación, cuando sean requeridos;
b) En el caso de impugnación del certificado o de la firma electrónica por cualesquiera de las partes,
el juez o tribunal, a petición de parte, ordenará a la entidad de certificación de información
correspondiente, remitir a ese despacho los certificados de firma electrónica y documentos en los
que se basó la solicitud del firmante, debidamente certificados; y,
c) El facsímile, será admitido como medio de prueba, siempre y cuando haya sido enviado y recibido
como mensaje de datos, mantenga su integridad, se conserve y cumpla con las exigencias
contempladas en esta ley.

En caso de que alguna de las partes niegue la validez de un mensaje de datos, deberá probar,
conforme a la ley, que éste adolece de uno o varios vicios que lo invalidan, o que el procedimiento de
seguridad, incluyendo los datos de creación y los medios utilizados para verificar la firma, no puedan
ser reconocidos técnicamente como seguros.

Cualquier duda sobre la validez podrá ser objeto de comprobación técnica.

Art. 55.- Valoración de la prueba.- La prueba será valorada bajo los principios determinados en la ley
y tomando en cuenta la seguridad y fiabilidad de los medios con los cuales se la envió, recibió,
verificó, almacenó o comprobó si fuese el caso, sin perjuicio de que dicha valoración se efectúe con
el empleo de otros métodos que aconsejen la técnica y la tecnología. En todo caso la valoración de
la prueba se someterá al libre criterio judicial, según las circunstancias en que hayan sido
producidos.

Para la valoración de las pruebas, el juez o árbitro competente que conozca el caso deberá designar
los peritos que considere necesarios para el análisis y estudio técnico y tecnológico de las pruebas
presentadas.

Art. 56.- Notificaciones Electrónicas.- Todo el que fuere parte de un procedimiento judicial, designará
el lugar en que ha de ser notificado, que no puede ser otro que el casillero judicial y/o el domicilio
judicial electrónico en un correo electrónico, de un abogado legalmente inscrito, en cualquiera de los
Colegios de Abogados del Ecuador.

Las notificaciones a los representantes de las personas jurídicas del sector público y a los

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funcionarios del Ministerio Público que deben intervenir en los juicios, se harán en las oficinas que
estos tuvieren o en el domicilio judicial electrónico en un correo electrónico que señalaren para el
efecto.

TITULO V
DE LAS INFRACCIONES INFORMATICAS

CAPITULO I
DE LAS INFRACCIONES INFORMATICAS

Art. 57.- Infracciones informáticas.- Se considerarán infracciones informáticas, las de carácter

administrativo y las que se tipifican, mediante reformas al Código Penal, en la presente ley.

Reformas al Código Penal

Art. 58.- A continuación del artículo 202, inclúyanse los siguientes artículos innumerados:

"Art. ..- El que empleando cualquier medio electrónico, informático o afín, violentare claves o
sistemas de seguridad, para acceder u obtener información protegida, contenida en sistemas de
información; para vulnerar el secreto, confidencialidad y reserva, o simplemente vulnerar la
seguridad, será reprimido con prisión de seis meses a un año y multa de quinientos a mil dólares de
los Estados Unidos de Norteamérica.

Si la información obtenida se refiere a seguridad nacional, o a secretos comerciales o industriales, la

pena será de uno a tres años de prisión y multa de mil a mil quinientos dólares de los Estados
Unidos de Norteamérica.

La divulgación o la utilización fraudulenta de la información protegida, así como de los secretos

comerciales o industriales, será sancionada con pena de reclusión menor ordinaria de tres a seis
años y multa de dos mil a diez mil dólares de los Estados Unidos de Norteamérica.

Si la divulgación o la utilización fraudulenta se realiza por parte de la persona o personas encargadas

de la custodia o utilización legítima de la información, éstas serán sancionadas con pena de
reclusión menor de seis a nueve años y multa de dos mil a diez mil dólares de los Estados Unidos de
Norteamérica.

Art. ..- Obtención y utilización no autorizada de información.- La persona o personas que obtuvieren
información sobre datos personales para después cederla, publicarla, utilizarla o transferirla a
cualquier título, sin la autorización de su titular o titulares, serán sancionadas con pena de prisión de
dos meses a dos años y multa de mil a dos mil dólares de los Estados Unidos de Norteamérica.

Art. 59.- Sustitúyase el artículo 262 por el siguiente:

"Art. ...- 262.- Serán reprimidos con tres a seis años de reclusión menor, todo empleado público y
toda persona encargada de un servicio público, que hubiere maliciosa y fraudulentamente, destruido
o suprimido documentos, títulos, programas, datos, bases de datos, información o cualquier mensaje
de datos contenido en un sistema de información o red electrónica, de que fueren depositarios, en su
calidad de tales, o que les hubieren sido encomendados sin razón de su cargo.

Art. 60.- A continuación del artículo 353, agréguese el siguiente artículo innumerado:

"Art. ...- Falsificación electrónica.- Son reos de falsificación electrónica la persona o personas que
con ánimo de lucro o bien para causar un perjuicio a un tercero, utilizando cualquier medio; alteren o
modifiquen mensajes de datos, o la información incluida en éstos, que se encuentre contenida en
cualquier soporte material, sistema de información o telemático, ya sea:

LEY DE COMERCIO ELECTRONICO, FIRMAS Y MENSAJES DE DATOS - Página 13

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1.- Alterando un mensaje de datos en alguno de sus elementos o requisitos de carácter formal o
esencial;
2.- Simulando un mensaje de datos en todo o en parte, de manera que induzca a error sobre su
autenticidad;
3.- Suponiendo en un acto la intervención de personas que no la han tenido o atribuyendo a las que
han intervenido en el acto, declaraciones o manifestaciones diferentes de las que hubieren hecho.

El delito de falsificación electrónica será sancionado de acuerdo a lo dispuesto en este Capítulo.

Art. 61.- A continuación del artículo 415 del Código Penal, inclúyanse los siguientes artículos
innumerados:

"Art. ...- Daños informáticos.- El que dolosamente, de cualquier modo o utilizando cualquier método,
destruya, altere, inutilice, suprima o dañe, de forma temporal o definitiva, los programas, datos,
bases de datos, información o cualquier mensaje de datos contenido en un sistema de información o
red electrónica, será reprimido con prisión de seis meses a tres años y multa de sesenta a ciento
cincuenta dólares de los Estados Unidos de Norteamérica.

La pena de prisión será de tres a cinco años y multa de doscientos a seiscientos dólares de los
Estados Unidos de Norteamérica, cuando se trate de programas, datos, bases de datos, información
o cualquier mensaje de datos contenido en un sistema de información o red electrónica, destinada a
prestar un servicio público o vinculada con la defensa nacional.

Art. ...- Si no se tratare de un delito mayor, la destrucción, alteración o inutilización de la

infraestructura o instalaciones físicas necesarias para la transmisión, recepción o procesamiento de
mensajes de datos, será reprimida con prisión de ocho meses a cuatro años y multa de doscientos a
seiscientos dólares de los Estados Unidos de Norteamérica.

Art. 62.- A continuación del artículo 553 del Código Penal, añádanse los siguientes artículos
innumerados:

"Art. ...- Apropiación ilícita.- Serán reprimidos con prisión de seis meses a cinco años y multa de
quinientos a mil dólares de los Estados Unidos de Norteamérica, los que utilizaren fraudulentamente
sistemas de información o redes electrónicas, para facilitar la apropiación de un bien ajeno, o los que
procuren la transferencia no consentida de bienes, valores o derechos de una persona, en perjuicio
de ésta o de un tercero, en beneficio suyo o de otra persona alterando, manipulando o modificando
el funcionamiento de redes electrónicas, programas informáticos, sistemas informáticos, telemáticos
o mensajes de datos.

Art. ...- La pena de prisión de uno a cinco años y multa de mil a dos mil dólares de los Estados
Unidos de Norteamérica, si el delito se hubiere cometido empleando los siguientes medios:

1. Inutilización de sistemas de alarma o guarda;

2. Descubrimiento o descifrado de claves secretas o encriptadas;
3. Utilización de tarjetas magnéticas o perforadas;
4. Utilización de controles o instrumentos de apertura a distancia; y,
5. Violación de seguridades electrónicas, informáticas u otras semejantes.

Art. 63.- Añádase como segundo inciso del artículo 563 del Código Penal, el siguiente:

"Será sancionado con el máximo de la pena prevista en el inciso anterior y multa de quinientos a mil
dólares de los Estados Unidos de Norteamérica, el que cometiere el delito utilizando medios
electrónicos o telemáticos.

Art. 64.- A continuación del numeral 19 del artículo 606 añádase el siguiente:

LEY DE COMERCIO ELECTRONICO, FIRMAS Y MENSAJES DE DATOS - Página 14

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"... Los que violaren el derecho a la intimidad, en los términos establecidos en la Ley de Comercio
Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos.

DISPOSICIONES GENERALES

Primera.- Los certificados de firmas electrónicas, emitidos por entidades de certificación de

información extranjeras y acreditados en el exterior, podrán ser revalidados en el Ecuador siempre
que cumplan con los términos y condiciones exigidos por la ley. La revalidación se realizará a través
de una entidad de certificación de información acreditada que garantice en la misma forma que lo
hace con sus propios certificados, dicho cumplimiento.

Segunda.- Las entidades de certificación de información acreditadas podrán prestar servicios de

sellado de tiempo. Este servicio deberá, ser acreditado técnicamente por el Consejo Nacional de
Telecomunicaciones. El reglamento de aplicación de la ley recogerá los requisitos para este servicio.

Tercera.- Adhesión.- Ninguna persona está obligada a usar o aceptar mensajes de datos o firmas
electrónicas, salvo que se adhiera voluntariamente en la forma prevista en esta ley.

Cuarta.- No se admitirá ninguna exclusión, restricción o limitación al uso de cualquier método para
crear o tratar un mensaje de datos o firma electrónica, siempre que se cumplan los requisitos
señalados en la presente ley y su reglamento.

Quinta.- Se reconoce el derecho de las partes para optar libremente por el uso de tecnología y por el
sometimiento a la jurisdicción que acuerden mediante convenio, acuerdo o contrato privado, salvo
que la prestación de los servicios electrónicos o uso de estos servicios se realice de forma directa al
consumidor.

Sexta.- El Consejo Nacional de Telecomunicaciones tomará las medidas necesarias, para que no se
afecten los derechos del titular del certificado o de terceros, cuando se produzca la revocatoria del
certificado, por causa no atribuible al titular del mismo.

Séptima.- La prestación de servicios de certificación de información por parte de entidades de

certificación de información acreditadas, requerirá de autorización previa y registro.

Octava.- El ejercicio de actividades establecidas en esta ley, por parte de instituciones públicas o
privadas, no requerirá de nuevos requisitos o requisitos adicionales a los ya establecidos, para
garantizar la eficiencia técnica y seguridad jurídica de los procedimientos e instrumentos empleados.

Novena.- Glosario de términos.- Para efectos de esta ley, los siguientes términos serán entendidos
conforme se definen en este artículo:

Mensaje de datos: Es toda información creada, generada, procesada, enviada, recibida, comunicada
o archivada por medios electrónicos, que puede ser intercambiada por cualquier medio. Serán
considerados como mensajes de datos, sin que esta enumeración limite su definición, los siguientes
documentos electrónicos, registros electrónicos, correo electrónico, servicios web, telegrama, télex,
fax e intercambio electrónico de datos.

Red electrónica de información: Es un conjunto de equipos y sistemas de información

interconectados electrónicamente.

Sistema de información: Es todo dispositivo físico o lógico utilizado para crear, generar, enviar,
recibir, procesar, comunicar o almacenar, de cualquier forma, mensajes de datos.

Servicio electrónico: Es toda actividad realizada a través de redes electrónicas de información.

Comercio electrónico: Es toda transacción comercial realizada en parte o en su totalidad, a través de

LEY DE COMERCIO ELECTRONICO, FIRMAS Y MENSAJES DE DATOS - Página 15

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redes electrónicas de información.

Intimidad: El derecho a la intimidad previsto en la Constitución Política de la República, para efectos

de esta ley, comprende también el derecho a la privacidad, a la confidencialidad, a la reserva, al
secreto sobre los datos proporcionados en cualquier relación con terceros, a la no divulgación de los
datos personales y a no recibir información o mensajes no solicitados.

Datos personales: Son aquellos datos o información de carácter personal o íntimo, que son materia
de protección en virtud de esta ley.

Datos personales autorizados: Son aquellos datos personales que el titular ha accedido a entregar o
proporcionar de forma voluntaria, para ser usados por la persona, organismo o entidad de registro
que los solicita, solamente para el fin para el cual fueron recolectados, el mismo que debe constar
expresamente señalado y ser aceptado por dicho titular.

Datos de creación: Son los elementos confidenciales básicos y necesarios para la creación de una
firma electrónica.

Certificado electrónico de información: Es el mensaje de datos que contiene información de cualquier

tipo.

Dispositivo electrónico: Instrumento físico o lógico utilizado independientemente para iniciar o

responder mensajes de datos, sin intervención de una persona al momento de dicho inicio o
respuesta.

Dispositivo de emisión: Instrumento físico o lógico utilizado por el emisor de un documento para crear
mensajes de datos o una firma electrónica.

Dispositivo de comprobación: Instrumento físico o lógico utilizado para la validación y autenticación

de mensajes de datos o firma electrónica.

Emisor: Persona que origina un mensaje de datos.

Destinatario: Persona a quien va dirigido el mensaje de datos.

Signatario: Es la persona que posee los datos de creación de la firma electrónica, quien, o en cuyo
nombre, y con la debida autorización se consigna una firma electrónica.

Desmaterialización electrónica de documentos: Es la transformación de la información contenida en

documentos físicos a mensajes de datos.

Quiebra técnica: Es la imposibilidad temporal o permanente de la entidad de certificación de

información, que impide garantizar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en esta ley y su
reglamento.

Factura electrónica: Conjunto de registros lógicos archivados en soportes susceptibles de ser leídos
por equipos electrónicos de procesamiento de datos que documentan la transferencia de bienes y
servicios, cumpliendo los requisitos exigidos por las Leyes Tributarias, Mercantiles y más normas y
reglamentos vigentes.

Sellado de tiempo: Anotación electrónica firmada electrónicamente y agregada a un mensaje de

datos en la que conste como mínimo la fecha, la hora y la identidad de la persona que efectúa la
anotación.

Décima.- Para la fijación de la pena en los delitos tipificados mediante las presentes, reformas al
Código Penal, contenidas en el Título V de esta ley, se tomarán en cuenta los siguientes criterios: el

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importe de lo defraudado, el quebranto económico causado, los medios empleados y cuantas otras
circunstancias existan para valorar la infracción.

DISPOSICIONES TRANSITORIAS

Primera.- Hasta que se dicte el reglamento y más instrumentos de aplicación de esta ley, la
prestación del servicio de sellado de tiempo, deberá cumplir con los requisitos de seguridad e
inalterabilidad exigidos para la firma electrónica y los certificados electrónicos.

Segunda.- El cumplimiento del artículo 56 sobre las notificaciones al correo electrónico se hará
cuando la infraestructura de la Función Judicial lo permita, correspondiendo al organismo
competente de dicha Función organizar y reglamentar los cambios que sean necesarios para la
aplicación de esta ley y sus normas conexas.

Para los casos sometidos a Mediación o Arbitraje por medios electrónicos, las notificaciones se
efectuarán obligatoriamente en el domicilio judicial electrónico en un correo electrónico señalado por
las partes.

DISPOSICION FINAL

El Presidente de la República, en el plazo previsto en la Constitución Política de la República, dictará

el reglamento a la presente ley.

La presente ley entrará en vigencia a partir de su publicación en el Registro Oficial.

LEY DE COMERCIO ELECTRONICO, FIRMAS Y MENSAJES DE DATOS - Página 17

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 LEY PARA LA OPTIMIZACION Y EFICIENCIA DE
TRAMITES ADMINISTRATIVOS
Ley 0
Registro Oficial Suplemento 353 de 23-oct.-2018
Estado: Vigente

LEY ORGANICA PARA LA OPTIMIZACION Y EFICIENCIA DE TRAMITES ADMINISTRATIVOS

ASAMBLEA NACIONAL

REPUBLICA DEL ECUADOR

Oficio No. SAN-2018-1614

Quito 16 de octubre de 2018

Ingeniero
Hugo Del Pozo Barrezueta
Director del Registro Oficial

En su despacho.-

De mis consideraciones:

La Asamblea Nacional, de conformidad con las atribuciones que le confiere la Constitución de la

República del Ecuador y la Ley orgánica de la Función Legislativa, discutió y aprobó el 10 de octubre
de 2018, la LEY ORGANICA PARA LA OPTIMIZACION Y EFICIENCIA DE TRAMITES
ADMINISTRATIVOS.

Dicho proyecto de ley, fue discutido y aprobado en primer debate el 24 de julio de 2018 y en segundo
debate el 9 y 14 de agosto de 2018; posteriormente fue objetado parcialmente por el Presidente
Constitucional de la República, el 12 de septiembre de 2018.

Por lo expuesto, y tal como dispone el artículo 138 de la Constitución de la República del Ecuador y
el artículo 64 de la Ley Orgánica de la Función Legislativa, acompaño el texto de la LEY ORGANICA
PARA LA OPTIMIZACION Y EFICIENCIA DE TRAMITES ADMINISTRATIVOS, para que se sirva
publicarlo en el Registro Oficial.

Atentamente,

f.) Dr. Gonzalo Armas Medina, Prosecretario General.

ASAMBLEA NACIONAL

REPUBLICA DEL ECUADOR

CERTIFICACION

En mi calidad de Secretaria General de la Asamblea Nacional, me permito CERTIFICAR que el día

24 de julio de 2018, la Asamblea Nacional discutió en primer debate el "PROYECTO DE LEY
ORGANICA PARA LA OPTIMIZACION Y EFICIENCIA DE TRAMITES ADMINISTRATIVOS"; y, en
segundo debate los días 9 y 14 de agosto de 2018; posteriormente, dicho proyecto fue objetado
parcialmente por el Presidente Constitucional de la República, el 12 de septiembre de 2018 y,

LEY PARA LA OPTIMIZACION Y EFICIENCIA DE TRAMITES ADMINISTRATIVOS - Página 1

LEXIS FINDER - www.lexis.com.ec
finalmente fue aprobado por la Asamblea Nacional el 10 de octubre de 2018, de conformidad con lo
señalado en el artículo 138 de la Constitución de la República del Ecuador y el artículo 64 de la Ley
Orgánica de la Función Legislativa.

Quito, 12 de octubre de 2018.

f.) Dra. María Belén Rocha Díaz, Secretaria General.

REPUBLICA DEL ECUADOR

ASAMBLEA NACIONAL

EL PLENO

CONSIDERANDO:

Que, el numeral 25 del artículo 66 de la Constitución de la República recoge el derecho de las

personas a acceder a bienes y servicios públicos y privados de calidad, con eficiencia, eficacia y
buen trato, así como, a recibir información adecuada y veraz sobre su contenido y características;

Que, la Constitución de la República en su artículo 82 garantiza la seguridad jurídica, misma que se

fundamenta en el respeto a la Constitución y en la existencia de normas jurídicas previas, claras,
públicas y aplicadas por las autoridades competentes;

Que, el artículo 133 de la Constitución de la República dispone que serán leyes orgánicas, entre
otras, las que regulen el ejercicio de los derechos y garantías constitucionales y las que regulen
competencias y facultades de los gobiernos autónomos descentralizados;

Que, el artículo 226 de la Constitución de la República establece que las instituciones del Estado,
sus organismos y dependencias, las servidoras o servidores públicos y las personas que actúen en
virtud de una potestad estatal, tendrán el deber de coordinar las acciones para el cumplimiento de
sus fines y hacer efectivo el goce de los derechos reconocidos en la Constitución;

Que, el artículo 227 de la Constitución de la República dispone que la administración pública

constituye un servicio a la colectividad que se rige por los principios de eficacia, eficiencia, calidad,
jerarquía, desconcentración, descentralización, coordinación, participación, planificación,
transparencia y evaluación;

Que, el artículo 260 de la Constitución de la República determina que el ejercicio de las

competencias exclusivas no excluirá el ejercicio concurrente de la gestión en la prestación de
servicios públicos y actividades de colaboración y complementariedad entre los distintos niveles de
gobierno;

Que, el artículo 280 de la Constitución de la República señala que el Plan Nacional de Desarrollo es
el instrumento al que se sujetarán las políticas, programas y proyectos públicos; la programación y
ejecución del presupuesto del Estado; y la inversión y la asignación de los recursos públicos; y la
coordinación de las competencias exclusivas entre el Estado central y los gobiernos autónomos
descentralizados; y que su observancia será de carácter obligatorio para el sector público e indicativo
para los demás sectores;

Que, el artículo 283 de la Constitución de la República establece que el sistema económico es social
y solidario; reconoce al ser humano como sujeto y fin; propende a una relación dinámica y
equilibrada entre sociedad, Estado y mercado, en armonía con la naturaleza; y tiene por objetivo
garantizar la producción y reproducción de las condiciones materiales e inmateriales que posibiliten
el buen vivir;

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Que, el segundo inciso del artículo 300 de la Constitución de la República establece que la política
tributaria estimulará el empleo, la producción de bienes y servicios y conductas ecológicas, sociales
y económicas responsables;

Que, el artículo 304 de la Constitución de la República dispone que la política comercial tendrá como
objetivo, entre otros, desarrollar, fortalecer y dinamizar los mercados internos a partir del objetivo
estratégico establecido en el Plan Nacional de Desarrollo;

Que, el artículo 314 de la Constitución de la República dispone que los servicios que brinde el
Estado deben responder a los principios de obligatoriedad, generalidad, uniformidad, eficiencia,
responsabilidad, universalidad, accesibilidad, regularidad, continuidad y calidad;

Que, el Plan Nacional de Desarrollo 2017-2021 fue aprobado por el Consejo Nacional de
Planificación en sesión del 22 de septiembre de 2017, mediante resolución No. CNP-003-2017;

Que, el objetivo 4 del Plan Nacional de Desarrollo, "Consolidar la sostenibilidad del sistema
económico social y solidario, y afianzar la dolarización", establece como una de sus políticas
fortalecer el apoyo a los actores de la economía popular y solidaria mediante la reducción de
trámites;

Que, el objetivo 7 del Plan Nacional de Desarrollo, "Incentivar una sociedad participativa, con un
Estado cercano al servicio de la ciudadanía", determina como una de sus políticas mejorar la calidad
de las regulaciones y simplificación de trámites para aumentar su efectividad en el bienestar
económico, político social y cultural;

Que, con el fin de cumplir con la obligación que tiene la Administración Pública de operar de forma
eficiente, de facilitar la vida a las y los ciudadanos, de mejorar la competitividad sistémica del país,
de apoyar la apertura de nuevos negocios y de garantizar el acceso efectivo a servicios públicos, es
necesario contar con una ley que establezca disposiciones para la optimización y eficiencia de los
trámites administrativos tanto a nivel nacional como local; y,

En ejercicio de las atribuciones que le confieren el numeral 6 del artículo 120 de la Constitución de la
República y el numeral 6 del artículo 9 de la Ley Orgánica de la Función Legislativa, expide la
siguiente:

LEY ORGANICA PARA LA OPTIMIZACION Y EFICIENCIA DE TRAMITES ADMINISTRATIVOS

CAPITULO I
NORMAS GENERALES

Art. 1.- Objeto.- Esta Ley tiene por objeto disponer la optimización de trámites administrativos,
regular su simplificación y reducir sus costos de gestión, con el fin de facilitar la relación entre las y
los administrados y la Administración Pública y entre las entidades que la componen; así como,
garantizar el derecho de las personas a contar con una Administración Pública eficiente, eficaz,
transparente y de calidad.

Art. 2.- Ambito.- Las disposiciones de esta Ley son aplicables a todos los trámites administrativos
que se gestionen en:

1. Los organismos y dependencias de las funciones Ejecutiva, Legislativa, Judicial, Electoral,

Transparencia y Control Social, en la Procuraduría General del Estado y la Corte Constitucional;
2. Las entidades que integran el régimen autónomo descentralizado y regímenes especiales;
3. Las empresas públicas;
4. Las entidades que tienen a su cargo la seguridad social;
5. Las entidades que comprenden el sector financiero público;
6. Los organismos y entidades creados por la Constitución o la ley para el ejercicio de la potestad

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estatal, para la prestación de servicios públicos o para desarrollar actividades económicas asumidas
por el Estado;
7. Las personas jurídicas creadas por acto normativo de los gobiernos autónomos descentralizados y
regímenes especiales para la prestación de servicios públicos; y,
8. Las personas naturales o jurídicas del sector privado que sean gestoras delegadas o
concesionarias de servicios públicos.

Asimismo, el contenido de la presente Ley es aplicable a las relaciones que se generen a partir de la
gestión de trámites administrativos entre el Estado y las y los administrados; entre las entidades que
conforman el sector público; y entre éstas y las y los servidores públicos.

Las disposiciones de esta Ley serán aplicables a las demás entidades del sector privado que tengan
a su cargo trámites ciudadanos solo en los casos en que esta Ley lo establezca expresamente.

Esta Ley no es aplicable a los trámites administrativos del sector defensa o que comprometan la
seguridad nacional.

Art. 3.- Principios.- Además de los principios establecidos en los artículos 227 y 314 de la
Constitución de la República, los trámites administrativos estarán sujetos a los siguientes:

1. Celeridad.- Los trámites administrativos se gestionarán de la forma más eficiente y en el menor

tiempo posible, sin afectar la calidad de su gestión.
2. Consolidación.- Todas las entidades reguladas por esta Ley deberán propender a reunir la mayor
actividad administrativa en la menor cantidad posible de actos. Además impulsarán la consolidación
de trámites de naturaleza similar o complementaria en un solo proceso administrativo.
3. Control posterior.- Por regla general, las entidades reguladas por esta Ley verificarán el
cumplimiento del ordenamiento jurídico aplicable a un trámite administrativo con posterioridad al
otorgamiento de la correspondiente autorización, permiso, certificado, título habilitante o actuación
requerida en virtud de un trámite administrativo, empleando mecanismos meramente declarativos
determinados por las entidades y reservándose el derecho a comprobar la veracidad de la
información presentada y el cumplimiento de la normativa respectiva.

En caso de verificarse que la información presentada por el administrado no se sujeta a la realidad o

que ha incumplido con los requisitos o el procedimiento establecido en la normativa para la obtención
de la autorización, permiso, certificado, título habilitante o actuación requerida en virtud de un trámite
administrativo, la autoridad emisora de dichos títulos o actuación podrá dejarlos sin efecto hasta que
el administrado cumpla con la normativa respectiva, sin perjuicio del inicio de los procesos o la
aplicación de las sanciones que correspondan de conformidad con el ordenamiento jurídico vigente.

Este principio en ningún caso afecta la facultad de las entidades reguladas por esta Ley para
implementar mecanismos de control previo con el fin de precautelar la vida, seguridad y salud de las
personas.

4. Tecnologías de la información.- Las entidades reguladas por esta Ley harán uso de tecnologías de
la información y comunicación con el fin de mejorar la calidad de los servicios públicos y optimizar la
gestión de trámites administrativos.

5. Gratuidad.- Los trámites que se realicen en la Administración Pública de preferencia serán

gratuitos, salvo los casos expresamente señalados en el ordenamiento jurídico vigente.

6. Pro-administrado e informalismo.- En caso de duda, las normas serán interpretadas a favor de la o

el administrado. Los derechos sustanciales de las y los administrados prevalecerán sobre los
aspectos meramente formales, siempre y cuando estos puedan ser subsanados y no afecten
derechos de terceros o el interés público, según lo determinado en la Constitución de la República.

7. Interoperabilidad: Las entidades reguladas por esta Ley deberán intercambiar información

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mediante el uso de medios electrónicos y automatizados, para la adecuada gestión de los trámites
administrativos.

8. Seguridad jurídica.- En la gestión de trámites administrativos, las entidades reguladas por esta Ley
únicamente podrán exigir el cumplimiento de los requisitos que estén establecidos en una norma
jurídica previa, clara y pública.

9. Presunción de veracidad.- Salvo prueba en contrario, los documentos y declaraciones

presentadas por las y los administrados, en el marco de un trámite administrativo y de conformidad
con el ordenamiento jurídico vigente, se presumirán verdaderos, sin perjuicio de las
responsabilidades administrativas, civiles y penales que se generen por faltar a la verdad en lo
declarado o informado.

10. Responsabilidad sobre la información.- La veracidad y autenticidad de la información

proporcionada por las y los administrados en la gestión de trámites administrativos es de su
exclusiva responsabilidad.

11. Simplicidad.- Los trámites serán claros, sencillos, ágiles, racionales, pertinentes, útiles y de fácil
entendimiento para los ciudadanos. Debe eliminarse toda complejidad innecesaria.

12. Publicidad y transparencia.- Se garantizará la publicidad y transparencia de las actuaciones

administrativas gestionadas en virtud de un trámite administrativo, a través de la utilización de todos
los mecanismos de libre acceso para las y los administrados.

13. No duplicidad.- La información o documentación presentada por la o el administrado en el marco

de la gestión de un trámite administrativo, no le podrá ser requerida nuevamente por la misma
entidad para efectos de atender su trámite o uno posterior.

14. Mejora continua.- Las entidades reguladas por esta Ley deberán implementar procesos de
mejoramiento continuo de la gestión de trámites administrativos a su cargo, que impliquen, al menos,
un análisis del desempeño real de la gestión del trámite y oportunidades de mejora continua.

Art. 4.- Trámite administrativo.- Se entiende por trámite administrativo al conjunto de requisitos,
actividades, diligencias, actuaciones y procedimientos que realizan las personas ante la
Administración Pública o ésta de oficio, con el fin de cumplir una obligación, obtener un beneficio,
servicio, resolución o respuesta a un asunto determinado.

Art. 5.- Derechos de las y los administrados.- Sin perjuicio de los demás establecidos en la
Constitución de la República y las leyes, las personas, en la gestión de trámites administrativos,
tienen los siguientes derechos:

1. A obtener información completa, veraz, oportuna y motivada acerca de los trámites administrativos
y al respeto de sus garantías al debido proceso.
2. A conocer, en cualquier momento y preferentemente por medios electrónicos y/o cualquier
plataforma de fácil acceso, el estado del trámite en el que tengan la calidad de interesados; y a
obtener copias, a su costa, de documentos contenidos en ellos.
3. A abstenerse de presentar documentos o cumplir procedimientos que no se encuentren
debidamente establecidos en leyes, decretos, ordenanzas y demás normativa publicada en el
Registro Oficial, de conformidad con lo dispuesto en esta Ley y, a cumplir requisitos distintos a los
expresamente previstos en una norma legal para el ejercicio o reconocimiento de derechos y
garantías.
4. A acceder a los registros, archivos y documentos de la Administración Pública. Se excluyen
aquellos que involucren datos personales de terceros o tengan la calidad de confidenciales o
reservados, excepto cuando la información tenga relación directa con la persona y su acceso sea
necesario para garantizar su derecho a la defensa en el marco de los límites y requisitos previstos en
la Constitución y las leyes.

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5. A exigir el cumplimiento de lo establecido en la presente Ley.
6. A delegar la gestión de un trámite administrativo, excepto cuando la presencia física de la o el
interesado sea indispensable para el mismo.

CAPITULO II
NORMAS COMUNES EN MATERIA DE TRAMITES ADMINISTRATIVOS

SECCION PRIMERA
DE LA PLANIFICACION, CREACION Y SIMPLIFICACION DE TRAMITES ADMINISTRATIVOS

Art. 6.- De los planes de simplificación de trámites.- Los planes de simplificación de trámites
administrativos deberán ser elaborados por las entidades reguladas por esta Ley, en virtud de las
políticas, lineamientos, formatos y en los plazos definidos por la entidad rectora.

Los planes de simplificación de trámites deberán contener, como mínimo, los siguientes elementos:

1. Identificación y clasificación de los trámites existentes en la entidad, publicados en su página web

institucional y que constan en el registro único de trámites administrativos, con indicación expresa de
la normativa que los sustenta, sus requisitos, el tiempo que toman, así como, su relación con los
programas de cada entidad, cuando corresponda.
2. Diagnóstico de los trámites que tienen mayor costo para las y los administrados, para lo cual se
considerará la carga administrativa, el análisis costo-beneficio y el costo de oportunidad.
3. Identificación de los trámites existentes en la entidad que serán sometidos a revisión, para lo cual
deberán contar con la participación de la ciudadanía, de conformidad con lo dispuesto en la Ley
Orgánica de Participación Ciudadana.
4. Determinación de los objetivos, metas y estrategias de simplificación de trámites a alcanzar en un
periodo establecido.
5. Indicadores de gestión conforme a los cuales se realizará la evaluación de la ejecución de los
planes.

Las entidades reguladas por esta Ley deberán remitir los planes de simplificación de trámites a la
entidad rectora y publicarlos en sus páginas web institucionales, en el plazo que la entidad rectora
determine para el efecto.

Art. 7.- De la creación de nuevos trámites.- Para la creación de nuevos trámites, las entidades
reguladas por esta Ley deberán observar lo siguiente:

1. Los trámites deberán estar creados en una ley, en un decreto ejecutivo o en una ordenanza y
deberán tener relación directa con el servicio o fin que atiendan.

Excepcionalmente, se podrán crear nuevos trámites sin observar lo dispuesto en el inciso anterior
cuando se sustente en una nueva competencia otorgada a una entidad en virtud de una ley, o en el
marco del proceso de descentralización de competencias, conforme la regulación que el ente rector
de simplificación de trámites emita para el efecto.

2. Previo a la creación de un nuevo trámite, las entidades competentes deberán evidenciar que el
mismo no generará cargas innecesarias para las y los ciudadanos ni económicos para la
administración (entendiéndose en gastos administrativos), para lo cual deberán efectuar un análisis
de los impactos positivos y negativos que generaría el nuevo trámite, así como de los beneficios de
su aplicación, de conformidad con lo dispuesto por el ente rector de la simplificación de trámites.

3. Todo nuevo trámite de carácter nacional debe contar con el dictamen previo favorable expedido
por el ente rector de simplificación de trámites.

Este requisito no será exigible para los trámites creados por una ley, los cuales deberán contar con
un análisis-costo beneficio de conformidad con el numeral precedente.

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4. Toda creación de un nuevo trámite lleva implícita la obligación de suprimir uno o varios existentes
que sean similares en el costo o carga regulatoria del nuevo trámite, aun cuando la disposición de su
creación conste en una ley, decreto ejecutivo u ordenanza. Para el efecto, se deberá seguir el trámite
previsto en la normativa pertinente para la derogatoria o reforma, según corresponda, de la norma
que contenga el o los trámites que se deben suprimir.

5. Para que el nuevo trámite sea exigible a las y los administrados, deberá estar publicado en el
Registro Oficial. Dicha publicación deberá incluir los instructivos, formularios, manuales y demás
documentos anexos necesarios para la efectiva gestión del trámite, cuando corresponda.

Los errores materiales o aritméticos contenidos en documentos anexos podrán ser corregidos en los
formatos publicados por cada entidad regulada por esta Ley a través de medios de difusión
institucionales, siempre que en dicha publicación se haga constar este particular mediante una nota,
sin perjuicio de su corrección a través de la fe de erratas respectiva.

Art. 8.- De las políticas para la simplificación de trámites.- La simplificación de trámites a cargo de
las entidades reguladas por esta Ley deberá estar orientada a:

1. La supresión de trámites prescindibles que generen cargas innecesarias para las y los
administrados, que incrementen el costo operacional de la Administración Pública, que hagan menos
eficiente su funcionamiento o que propicien conductas deshonestas.
2. La reducción de los requisitos y exigencias a las y los administrados, dejando única y
exclusivamente aquellos que sean indispensables para cumplir el propósito de los trámites o para
ejercer el control de manera adecuada.
3. La reforma de los trámites de manera que permita la mejora de los procedimientos para su
cumplimiento por parte de las y los administrados.
4. La implementación del uso progresivo, continuo y obligatorio de herramientas tecnológicas.
5. La incorporación de controles automatizados que minimicen la necesidad de estructuras de
supervisión y control adicionales.
6. Evitar en lo posible las instancias en las cuales el juicio subjetivo de la o el servidor público pueda
interferir en el proceso.
7. Las políticas deberán ser claras, precisas, concretas y de acceso público.

Las políticas y lineamientos que establezca la entidad rectora de la simplificación de trámites

deberán guardar concordancia con lo previsto en los numerales de este artículo.

Art. 9.- Utilización de criterios de riesgo y regulación diferenciada.- Las entidades reguladas por esta
Ley deberán establecer requisitos, procedimientos y mecanismos de control diferenciados para la
obtención de títulos habilitantes por parte de las y los administrados acorde a criterios de riesgo.
Para el efecto deberán considerar, entre otros aspectos, la naturaleza de la actividad para la cual se
requiere el título habilitante, las contingencias que pueden ocurrir en su ejercicio y su periodicidad.

Las entidades reguladas por esta Ley deberán establecer normativa diferenciada para la
simplificación de requisitos y procedimientos de trámites para aquellos administrados que requieren
habitualmente de sus servicios, en aplicación del principio de buena fe y veracidad de sus actos.

No obstante, las entidades podrán disponer que las y los administrados beneficiarios de la regulación
diferenciada cumplan con requisitos y pasos adicionales o se sometan a mecanismos de control
distintos cuando, producto de un proceso de control, se determine el incumplimiento de la normativa
simplificada, sin perjuicio de que dichos actos constituyan infracción y sean sancionados de
conformidad con la ley y demás normativa aplicable.

Art. 10.- Veracidad de la información.- Las entidades reguladas por esta Ley presumirán que las
declaraciones, documentos y actuaciones de las personas efectuadas en virtud de trámites
administrativos son verdaderas, bajo aviso a la o al administrado de que, en caso de verificarse lo

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contrario, el trámite y resultado final de la gestión podrán ser negados y archivados, o los
documentos emitidos carecerán de validez alguna, sin perjuicio de las sanciones y otros efectos
jurídicos establecidos en la ley. El listado de actuaciones anuladas por la entidad en virtud de lo
establecido en este inciso estará disponible para las demás entidades del Estado.

Para el efecto, las y los administrados deberán presentar declaraciones responsables.

A los efectos de esta Ley, se entenderá por declaración responsable el instrumento público suscrito
por el interesado en el que manifiesta, bajo su responsabilidad, que cumple con los requisitos
establecidos en la normativa vigente para el ejercicio de una actividad, que dispone de la
documentación que así lo acredita y que se compromete a mantener su cumplimiento durante el
periodo de tiempo inherente a dicho ejercicio.

Las entidades reguladas por esta Ley publicarán en sus páginas web institucionales y tendrán
disponibles en sus instalaciones modelos de declaración responsable que se podrán presentar
personalmente o por vía electrónica.

Las declaraciones responsables contendrán notas que recuerden la responsabilidad del suscriptor
respecto de la veracidad de la información proporcionada.

Las declaraciones responsables permitirán ejercer una actividad, desde el día de su presentación,
sin perjuicio de las facultades de control, inspección y vigilancia que tenga atribuida la entidad
competente ante la cual se realizó la declaración responsable y de las responsabilidades
administrativas, civiles o penales que se puedan establecer por consagrar información incompleta,
falsa o adulterada.

Art. 11.- Entrega de datos o documentos.- En la gestión de trámites administrativos, las entidades
reguladas por esta Ley no podrán exigir la presentación de originales o copias de documentos que
contengan información que repose en las bases de datos de las entidades que conforman el Sistema
Nacional de Registro de Datos Públicos o en bases develadas por entidades públicas.

Cuando para la gestión del trámite respectivo se requiera documentación que no conste en el
Sistema referido en el inciso anterior, las entidades reguladas por esta Ley no podrán exigir a las
personas interesadas la entrega de datos o de originales o copias de documentos que hubieren sido
presentados previamente a la entidad ante la que se gestiona un trámite administrativo, incluso si
dicha entrega tuvo lugar en un período anterior, o si se la presentó para la gestión de un trámite
distinto o ante otra unidad administrativa de la misma entidad.

Las entidades reguladas por esta Ley solo podrán requerir la actualización de los datos o
documentos entregados previamente, cuando éstos han perdido vigencia conforme la ley.

Cuando para la realización de un trámite se requiera la presentación de uno o varios documentos

que acrediten cierta posición o la calidad en que comparece una persona, las entidades reguladas
por esta Ley deberán considerar como válido el documento de mayor jerarquía o de adquisición
posterior, con lo cual la documentación restante se presumirá como existente y de presentación no
obligatoria, dado que cuenta con un documento de superior categoría que no habría sido posible
obtener sin el debido procedimiento ante la entidad competente.

Esta disposición es de cumplimiento obligatorio para las entidades del sector privado que tengan a
su cargo trámites ciudadanos.

Las personas naturales o jurídicas del sector privado que sean gestoras delegadas o concesionarias
de un servicio público podrán acceder a la información que sea necesaria para garantizar la
adecuada prestación de dicho servicio, salvo que la información tenga el carácter de reservada o que
la ley prohíba su entrega. La persona o entidad delegada será responsable de la custodia de la
información y del uso adecuado y exclusivo para tal propósito.

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Las personas naturales o jurídicas del sector privado que sean gestores delegadas o concesionarias
de un servicio público deberán implementar medidas de seguridad informática y de la información, de
conformidad con lo que establezca el órgano que preside el Sistema Nacional de Registro de Datos
Públicos.

Queda prohibida la cesión o transferencia de datos personales de los ciudadanos no involucradas

con la prestación del servicio por parte de las personas naturales o jurídicas del sector privado que
sean gestoras o delegadas o concesionarias de un servicio público que no cuenten con el
consentimiento del titular de los datos.

Art. 12.- Obligación de informar sobre trámites administrativos.- Las entidades reguladas por esta
Ley están obligadas a publicar de forma visible en su página web institucional, los trámites que se
pueden gestionar en la entidad, el órgano que está a cargo de la gestión, los requisitos que se deben
cumplir, el procedimiento a seguir, el tiempo aproximado que toma el trámite, los manuales de
usuarios para gestionar los trámites, así como la base normativa que sustenta dicho trámite, con la
fecha de publicación en el Registro Oficial, la fecha de actualización de la información y cualquier
otro dato relevante, relacionado con dichos trámites. De igual manera, deberán designar uno o varios
servidores públicos encargados de brindar esta información a las personas interesadas y, de ser el
caso, asistirlas en la gestión de trámites.

Las personas podrán requerir la información por cualquier medio que estimen conveniente. Las
entidades reguladas por esta Ley no podrán exigir la presencia física del interesado para brindarle
información.

La información que consta en la página web institucional y que se brinde a través de los servidores
públicos a las personas interesadas, debe ser actualizada constantemente y debe ser la misma que
reposa en el registro único de trámites administrativos, así como, en el sistema único de información
de trámites.

Las entidades del sector privado están obligadas a cumplir con lo establecido en los incisos primero
y segundo de esta disposición, en lo que fuera aplicable.

Art. 13.- Sistema de compensación.- Créase el sistema de compensación fiscal como un instrumento
que permite compensar o extinguir, de forma total o parcial, las obligaciones tributarias vencidas
adeudadas a la Administración Pública Central contra deudas que mantenga ésta con personas
naturales o jurídicas de derecho privado que sean proveedores de bienes y/o servicios del sector
público.

El sistema estará a cargo del ente rector de las finanzas públicas, de acuerdo con las siguientes
disposiciones:

1. Serán susceptibles de compensación las obligaciones tributarias vencidas adeudadas a la

Administración Pública Central, sus multas, intereses y recargos, siempre que se encuentren en
firme o ejecutoriadas, contra valores pendientes de pago adeudados por dicha Administración,
respecto de la provisión de bienes y/o servicios al sector público, siempre que el incumplimiento esté
originado por retrasos de transferencias que deban realizar las entidades públicas o el ente rector de
las finanzas públicas.
2. La compensación procederá por petición de las personas naturales o jurídicas de derecho privado
que sean proveedoras de bienes y/o servicios del sector público o de parte de la administración
pública central cuando se cuente con autorización escrita de dichos proveedores.
3. La compensación se liquidará conforme las disposiciones del Código Tributario y tendrá el mismo
efecto extintivo de las obligaciones tributarias previsto en dicha norma.
4. Producida la compensación, se notificará al administrador de las obligaciones tributarias
compensadas para el registro de las transacciones implícitas, lo cual deberá reflejarse en los
sistemas informáticos respectivos.

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El ente rector de las finanzas públicas emitirá la normativa secundaria necesaria para la aplicación
del sistema de compensación fiscal, incluyendo procedimientos, límites, plazos y requisitos, para lo
cual considerará las normas de simplificación previstas en esta Ley.

No se admitirá la compensación de las obligaciones tributarias vencidas adeudadas a la

Administración Pública Central contra títulos de la deuda pública externa.

La compensación establecida en este artículo podrá extenderse a otras obligaciones adeudadas a la

Administración Pública Central que sean determinadas por el ente rector de las finanzas públicas.

Art. 14.- Sistema de pagos en línea.- Créase el sistema de pagos en línea de los valores relativos a
trámites administrativos de todas las entidades reguladas por esta Ley.

El sistema tiene por objeto permitir el pago de los valores generados por la gestión de trámites
administrativos mediante transacciones en línea realizados a través de Internet en virtud de lo cual,
se deberá emitir el comprobante electrónico del pago respectivo.

Su organización y funcionamiento serán regulados en el Reglamento General a esta Ley.

Art. 15.- Trámites en línea.- Las entidades reguladas por esta Ley que cuenten con trámites
administrativos que se puedan gestionar en línea, deben garantizar que el trámite, en su totalidad, se
pueda realizar en línea y no podrán exigir la presentación del original o copia del comprobante de la
gestión de dicho trámite como requisito para finalizar el mismo.

Cuando el trámite administrativo se pueda gestionar en línea, las entidades reguladas por esta Ley
no podrán exigir la presencia física de la o el interesado.

SECCION SEGUNDA
DEL PLAZO DE LOS TRAMITES ADMINISTRATIVOS

Art. 16.- De la vigencia en materia de trámites administrativos.- Las regulaciones y requisitos

aplicables a los trámites administrativos entrarán en vigor a partir de su publicación en el Registro
Oficial.

Las personas interesadas únicamente deberán cumplir con los requisitos y procedimientos que
estaban vigentes al momento en que inició la gestión del trámite respectivo, aun cuando éstos
hubieren sido reformados y el procedimiento aún no hubiere culminado.

Sin perjuicio de otros mecanismos de participación ciudadana, previo a la expedición de la

normativa, la entidad responsable del trámite deberá publicar el proyecto normativo en su página
web institucional, al menos durante una semana, y realizar una socialización del proyecto normativo
y ponerlo a consideración de las y los administrados afectados con el fin de recibir comentarios u
observaciones. Para el efecto, la entidad deberá indicar los plazos y mecanismos a través de los
cuales se receptarán los aportes de la ciudadanía.

Art. 17.- Todos los trámites administrativos deberán tener un término máximo de respuesta en la
norma que los fundamenta, debiendo guardar coherencia con lo prescrito en el Código Orgánico
Administrativo.

Cuando se hubiere omitido normar el tiempo respectivo, se entenderá que el término máximo es el
previsto para la aplicación del silencio administrativo en el Código Orgánico Administrativo.

SECCION TERCERA
OBLIGACIONES DE LAS ENTIDADES DEL SECTOR PUBLICO

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Art. 18.- Obligaciones de las entidades públicas.- Las entidades reguladas por esta Ley deberán
cumplir, al menos, con las siguientes obligaciones:

1. Publicar la ubicación de sus oficinas y los horarios de atención de la entidad respectiva, tanto en
sus instalaciones, como en la página web institucional.
2. Publicar el nombre, cargo, teléfono de contacto, y correo electrónico de las o los servidores
públicos encargados de brindar información sobre trámites administrativos y asistir en su gestión,
conforme lo dispuesto en el artículo 12 de esta Ley.
3. Las entidades reguladas por esta Ley que ofrezcan servicios en línea o redes sociales deberán
publicar el horario de operación de sus sistemas en línea.
4. Implementar mecanismos, de preferencia electrónicos, que permitan conocer, en cualquier
momento, el estado de los trámites de las y los interesados.
5. Implementar mecanismos, de preferencia electrónicos, para la gestión de trámites administrativos,
tales como la firma electrónica y cualquier otro que haga más eficiente la Administración Pública.
6. Publicar el nombre, cargo, teléfono y cualquier otro mecanismo de contacto de la o el servidor
público encargado de recibir quejas o reclamos respecto de la atención recibida en la gestión de
trámites administrativos a cargo de las entidades reguladas por esta Ley, así como los formularios o
modelos para presentar tales quejas o reclamos.

Art. 19.- Del registro único de trámites administrativos.- La entidad rectora de la simplificación de
trámites tendrá a su cargo la administración del registro único de trámites administrativos, el cual,
deberá integrarse entre otros, al Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos.

La información que conste en el registro será generada por las entidades reguladas por esta Ley y
consolidada en una base de datos nacional que incorpore en forma ordenada y periódica la
información sobre los diferentes trámites administrativos, incluida la base normativa que sustenta el
trámite, los requisitos que se deben cumplir, el tiempo aproximado que toma la gestión del trámite, el
lugar en el que se lo debe realizar y cualquier otra información que sea dispuesta por la entidad
rectora de la simplificación de trámites. Esta información deberá ser la misma que conste en la
página web institucional de las entidades reguladas por esta Ley.

El registro único de trámites administrativos deberá actualizarse de forma continua y permanente y

estará sujeto al control, auditoría y vigilancia periódica de conformidad a lo dispuesto en el
Reglamento.

Las entidades que están reguladas por esta Ley deberán notificar a la entidad rectora de la
simplificación de trámites, los trámites que se supriman y cualquier otro cambio que se realice
respecto de la información que consta en el registro en el término máximo de diez días a partir de la
publicación en el Registro Oficial de la norma que sustente dicha reforma.

La entidad rectora de la simplificación de trámites dictará las normas que estime pertinentes para su
adecuado funcionamiento.

Art. 20.- Del sistema único de información de trámites.- El sistema único de información de trámites
tiene por objeto poner a disposición de las personas la información relativa a los trámites
administrativos que están a cargo del Estado.

El sistema será administrado por la entidad rectora de la simplificación de trámites e incorporará la

información que conste en el registro único de trámites administrativos y en la página web
institucional de las entidades reguladas por esta Ley.

La entidad rectora de la simplificación de trámites dictará las normas que estime pertinentes para su
adecuado funcionamiento.

Art. 21.- Del uso obligatorio de los datos del Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos.- Sin
perjuicio de lo establecido en la Ley del Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos, todas las

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entidades reguladas por esta Ley deberán utilizar obligatoriamente la información que reposa en:

1. Sus propias bases de datos, alimentadas por información proporcionada por el propio ciudadano o
por terceros, con anterioridad a la fecha del trámite; y
2. El Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos, para lo cual deberán cumplir con el trámite
establecido en la ley que lo regula y demás normativa pertinente. Para el efecto, dichas entidades
tienen la obligación de integrar los registros y bases de datos que estén a su cargo al Sistema
Nacional de Registro de Datos Públicos en el plazo y con las formalidades requeridas por la Ley del
Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos y la entidad que presida el Sistema Nacional de
Registro de Datos Públicos.

Art. 22.- Mecanismos de calificación del servicio.- Las entidades reguladas por esta Ley deberán
implementar mecanismos, de preferencia electrónicos, para que los usuarios califiquen la atención
recibida por parte de los servidores públicos así como, buzones donde depositar quejas o reclamos.
Para el efecto se deberá observar la normativa expedida por el ente rector del trabajo.

Los resultados de las calificaciones, así como, de las quejas o reclamos presentados por los
usuarios deberán ser considerados para medir el desempeño de la o el servidor público y, de ser el
caso, aplicar las sanciones que correspondan.

Las entidades reguladas por esta Ley deberán informar semestralmente al ente rector de la
simplificación de trámites, de la forma que éste determine para el efecto, sobre los reclamos o quejas
presentadas por la ciudadanía y las acciones adoptadas para su atención.

En caso de avería o falla del mecanismo implementado, se entregará al usuario un formulario en el

que se podrá dejar constancia de la calificación de la atención, que será entregado a su inmediato
superior.

CAPITULO III
NORMAS ESPECIFICAS EN MATERIA DE TRAMITES ADMINISTRATIVOS

Art. 23.- Prohibiciones.- Queda expresamente prohibido para las entidades reguladas por esta Ley:

1. Requerir copias de cédula, de certificados de votación y en general copias de cualquier

documento que contenga información que repose en las bases de datos de las instituciones que
conforman el Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos o de bases develadas por entidades
públicas.
2. Requerir el original o copias simples o notarizadas de títulos de bachiller o académicos emitidos
por las instituciones de nivel de educación bachillerato y de educación superior, respectivamente,
cuando éstos consten en la plataforma informática que tienen a su cargo los entes rectores de la
educación y educación superior, según corresponda.
3. Inadmitir el ingreso de solicitudes por supuesto error en el destinatario o rechazarlas por errores
del de citas, de ortografía, de mecanografía, aritméticos o similares, sin perjuicio de lo dispuesto en
el artículo 141 del Código Orgánico Administrativo. En ningún caso se podrá rechazar el ingreso,
recepción o registro de solicitudes.
4. Incumplir con los horarios de atención establecidos por los entes competentes de regulación o
control, o en caso de que no los hubiere, establecer horarios de atención a la ciudadanía que sean
inferiores al 50% de la jornada laboral efectiva de la entidad. Las entidades del sector privado están
obligadas a observar lo dispuesto en este numeral.
5. Atender extemporáneamente, no atender motivadamente los requerimientos ciudadanos
relacionados con los trámites administrativos o trasladar la carga de la prueba a las personas cuando
se les determine responsabilidades de cualquier clase.

Art. 24.- De la acreditación de la identidad de las personas naturales.- La identidad de las personas
naturales se demostrará con la presentación de la cédula de identidad o ciudadanía, el documento
nacional de identidad, el pasaporte o la licencia de conducir, indistintamente.

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En caso de que las entidades implementen mecanismos de autenticación biométrica u otros
similares para demostrar la identidad, ya no será necesaria la presentación de ninguno de los
documentos referidos en el inciso anterior.

Esta disposición es aplicable para las entidades del sector privado.

Art. 25.- De la identificación de las personas jurídicas.- La identificación de las personas jurídicas se
acreditará con la presentación del Registro Unico del Contribuyente otorgado por el Servicio de
Rentas Internas.

Sin perjuicio de lo expuesto en el inciso anterior, si para el trámite administrativo se requiere,

además, conocer la identidad del representante legal de la persona jurídica, las entidades reguladas
por esta Ley deberán solicitar la presentación de uno de los documentos establecidos en el artículo
precedente, y constatar la calidad de representante legal accediendo al sistema informático de
cualquiera de los entes encargados de su registro.

Para el efecto, los nombramientos de representantes legales de personas jurídicas deben ser
registrados obligatoriamente en las entidades pertinentes conforme la ley, las que deberán mantener
actualizada su base de datos y prestar todas las facilidades para que las demás entidades accedan a
dicha información.

Art. 26.- De la acreditación del domicilio de las personas.- Para la gestión de trámites
administrativos, la información correspondiente al domicilio actual de las personas que se encuentra
en la base de datos de la Dirección General de Registro Civil, Identificación y Cedulación mediante el
proceso de interoperabilidad del Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos.

Por excepción, si no existiere registro actualizado en la base de datos generada por la Dirección
General de Registro Civil, Identificación y Cedulación, se podrá solicitar a la o al administrado, como
requisito dentro de un trámite administrativo, la información de su domicilio.

Para el cumplimiento de la obligación del registro de residencia establecida en la Ley Orgánica de

Gestión de la Identidad y Datos Civiles, la Dirección General de Registro Civil, Identificación y
Cedulación podrá coordinar con las entidades reguladas por esta Ley a fin de obtener de los
registros actualizados de trámites, la información correspondiente al domicilio de los ciudadanos.

De ser necesario y de no constar tal información en el registro único de residencia u otro que conste
en el Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos, se deberá solicitar a las empresas de
distribución de energía eléctrica, se facilite el registro georeferencial levantado por el sector eléctrico
a nivel nacional.

Art. 27.- De los títulos habilitantes.- Las entidades reguladas por esta Ley no podrán exigir la
presentación de títulos habilitantes correspondientes a períodos anteriores como requisito para la
renovación del mismo título habilitante.

Esta disposición es de aplicación obligatoria para las entidades del sector privado.

Art. 28.- Documentos otorgados en el extranjero.- Los documentos otorgados en territorio extranjero,
legalizados ante agente diplomático o cónsul del Ecuador debidamente acreditado en su territorio o
apostillados conforme el Convenio de La Haya tienen plena validez legal en territorio ecuatoriano, sin
que sea necesario un nuevo requisito o acreditación por ninguna otra entidad. Tampoco requerirán
nueva legalización o autenticación los documentos otorgados ante los cónsules del Ecuador, en el
ejercicio de funciones notariales.

Esta disposición es de aplicación obligatoria para las entidades del sector privado.

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Art. 29.- Traducciones.- Las entidades reguladas por esta Ley admitirán como válidas, mientras no
se demuestre lo contrario, las traducciones de documentos en idioma extranjero efectuadas
extrajudicialmente por uno o más intérpretes siempre que la firma o firmas se encuentren
autenticadas por un notario, por un cónsul del Ecuador o reconocida ante un juez de lo civil.

Esta disposición es de aplicación obligatoria para las entidades del sector privado.

Art. 30.- De los trámites para proyectos de vivienda.- Para la obtención de permisos, autorizaciones
y demás títulos habilitantes relacionados con los proyectos de vivienda, los gobiernos autónomos
descentralizados municipales o metropolitanos podrán requerir a las personas naturales o jurídicas,
únicamente el cumplimiento de los requisitos que estaban vigentes al momento del inicio del trámite
para la aprobación de los planos de los proyectos de vivienda.

A lo largo de la ejecución de un proyecto inmobiliario y hasta la transferencia de dominio u ocupación

efectiva de la vivienda, no se podrá exigir a las personas naturales o jurídicas, el cumplimiento de
nuevos requisitos, la obtención de nuevos permisos, autorizaciones y demás títulos habilitantes, ni la
gestión de nuevos trámites, que no hubieren estado vigentes al momento del inicio del trámite para la
aprobación de los planos, incluso si la normativa fuere modificada posteriormente.

CAPITULO IV
REGIMEN INSTITUCIONAL

Art. 31.- Del ente rector de la simplificación de trámites.- El ente rector de telecomunicaciones,
gobierno electrónico y sociedad de la información tendrá competencia para ejercer la rectoría, emitir
políticas, lineamientos, regulaciones y metodologías orientadas a la simplificación, optimización y
eficiencia de los trámites administrativos, así como, a reducir la complejidad administrativa y los
costos relacionados con dichos trámites; y controlar su cumplimiento.

Art. 32.- Atribuciones.- La entidad rectora de simplificación de trámites tendrá las siguientes
atribuciones:

1. Emitir políticas públicas, lineamientos, metodologías, regulaciones y realizar estudios técnicos

para la simplificación, optimización y eficiencia de trámites administrativos y controlar su
cumplimiento;
2. Establecer los lineamientos necesarios para la elaboración de los planes de simplificación de
trámites por parte de las entidades reguladas por esta Ley y verificar su cumplimiento, en
coordinación con la secretaría técnica del Sistema Nacional Descentralizado de Planificación
Participativa;
3. Dictaminar en forma previa, obligatoria y vinculante sobre la creación de un nuevo trámite;
4. Implementar, regular y administrar el registro único de trámites y el sistema único de información
de trámites;
5. Disponer a las entidades reguladas por esta Ley la reforma, revisión o supresión de trámites, en
virtud de denuncias ciudadanas y criterios de pertinencia técnica;
6. Implementar mecanismos de participación ciudadana que permitan determinar los trámites que
deben ser reformados, revisados o suprimidos por las entidades reguladas por esta Ley;
7. Fomentar y coordinar las iniciativas de simplificación de trámites entre instituciones;
8. Desarrollar e implementar metodologías de medición de costos en las que incurren las personas
naturales o jurídicas y el Estado, relacionadas con trámites administrativos;
9. Receptar y tramitar las quejas y denuncias ciudadanas relativas a las disposiciones de esta Ley y
demás normativa sobre trámites administrativos. Para el efecto, implementará un sistema informático
en línea que permita acoger, monitorear y dar seguimiento a los requerimientos de la ciudadanía, sin
perjuicio de que los ciudadanos también puedan presentar sus denuncias y quejas personalmente;
10. Brindar asesoría en materia de simplificación de trámites a todas las entidades reguladas por
esta Ley, así como a las personas naturales o jurídicas que lo requieran;
11. Generar incentivos para la simplificación de trámites por parte de las entidades reguladas por
esta Ley;

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12. Representar al Estado ecuatoriano en todos los asuntos relativos a simplificación de trámites
administrativos en los foros internacionales;
13. Definir los trámites en los cuales no se requerirá el certificado de votación;
14. Desarrollar planes, programas y proyectos sobre gobierno de la información que sean necesarios
para el cumplimiento de lo establecido en esta Ley;
15. Gestionar la política y directrices emitidas para la gestión de la implementación del gobierno de la
información;
16. Efectuar el control en las entidades reguladas por esta Ley mediante inspecciones,
verificaciones, supervisiones, evaluación de gestión administrativa o cualquier otro mecanismo que
estime pertinente, orientados a vigilar el estricto cumplimiento de las leyes, resoluciones y demás
normas relativas a trámites administrativos. De sus resultados emitirá informes a las máximas
autoridades de las entidades correspondientes para la determinación de las responsabilidades a que
hubiere lugar, de ser el caso;
17. Requerir información relacionada con los trámites administrativos de las entidades reguladas por
esta Ley, que deberán ser remitidos en el plazo que determine para el efecto;
18. Prevenir a las servidoras y servidores públicos de las consecuencias y sanciones que pueden
derivar por la falta de atención a los requerimientos ciudadanos dentro del plazo establecido; así
como por el incumplimiento a las disposiciones previstas en esta Ley y otras normas que regulen
trámites administrativos;
19. Publicar un ranking de las entidades reguladas por esta Ley en el que se indique las entidades
que tienen mayor cantidad de denuncias ciudadanas;
20. Regular los casos en los que un título habilitante obtenido en virtud de un trámite administrativo
no tendrá caducidad, tales como los certificados de nacimiento, certificados de defunción y cualquier
otro que se considere necesario; y,
21. Las demás establecidas en la ley y demás normativa pertinente.

Art. 33.- Consejo ciudadano sectorial.- La entidad rectora de la simplificación de trámites liderará la
conformación de un consejo ciudadano sectorial de trámites administrativos, para lo cual deberá
considerar lo dispuesto en la Ley Orgánica de Participación Ciudadana.

El consejo ciudadano sectorial deberá ser convocado obligatoriamente al menos una vez cada seis
meses.

CAPITULO V
REGIMEN SANCIONATORIO

Art. 34.- De las infracciones.- Son infracciones a la presente Ley:

1. Exigir el cumplimiento de trámites, requisitos o procedimientos que no estén establecidos en una

ley, decreto, ordenanza, resolución u otra norma; o que no estén sustentados en una nueva
competencia otorgada a la entidad en virtud de una ley.
2. En caso de trámites creados a partir de la vigencia de esta Ley, exigir el cumplimiento de trámites
que no cuenten con el dictamen previo del ente rector de simplificación de trámites o que no consten
publicados en el Registro Oficial.
3. Exigir a las o los administrados la proporción de datos o la entrega de originales o copias de
documentos que hubieren sido presentados previamente a la entidad ante la que se gestiona un
trámite administrativo, excepto cuando hubieren perdido vigencia. Para el efecto se observará lo
establecido en el artículo 11 de esta Ley.
4. Omitir el deber de informar a los ciudadanos sobre trámites administrativos, conforme lo dispuesto
en el artículo 12 de esta Ley.
5. Inhabilitar, de cualquier forma, los mecanismos de calificación del servicio, conforme lo dispuesto
en el artículo 22 de esta Ley.
6. Requerir copias de cédula, de certificados de votación y en general copias de cualquier
documento que contenga información que repose en las bases de datos que conforman el Sistema
Nacional de Registro de Datos Públicos o de bases develadas por entidades públicas.
7. Requerir el original o copias simples o notariadas de títulos de bachiller o académicos emitidos por

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las instituciones de nivel de educación bachillerato y de educación superior, respectivamente,
cuando éstos consten en la plataforma informática que tienen a su cargo los entes rectores de la
educación y educación superior, según corresponda.
8. Rechazar solicitudes contenidas en formularios por errores de citas, de ortografía, de
mecanografía, aritméticos o similares, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 141 del Código
Orgánico Administrativo.
9. Exigir la presentación de la cédula de identidad aun cuando la persona cuente con pasaporte o
licencia de conducir.
10. Exigir la presentación de títulos habilitantes correspondientes a períodos anteriores como
requisito para la renovación del mismo título habilitante.
11. Exigir que los documentos otorgados en territorio extranjero, legalizados ante agente diplomático
o cónsul del Ecuador debidamente acreditado en su territorio o apostillados conforme el Convenio de
La Haya, sean autenticados o legalizados nuevamente por el ente rector de relaciones exteriores.
12. No atender los trámites de la ciudadanía o hacerlo fuera de los plazos previstos en la norma.
13. Obtener el 30% o más de calificaciones negativas por parte de los usuarios en un periodo de tres
meses, de conformidad con la normativa emitida por el ente rector del trabajo.

Art. 35.- De las sanciones.- Las servidoras o servidores públicos que incurran en una o más de las
infracciones reguladas en el artículo anterior por una ocasión serán sancionados con la suspensión
temporal sin goce de remuneración por hasta 5 días, por la máxima autoridad de la entidad, previo la
aplicación del sumario administrativo de conformidad con la Ley Orgánica de Servicio Público.

En caso de incurrir por una segunda ocasión en cualquiera de las infracciones descritas, se
sancionará con la suspensión temporal sin goce de remuneración por hasta 15 días.

Si la servidora o servidor público reincide por tres ocasiones o más en el cometimiento de cualquiera
de las infracciones, será sancionada con la suspensión temporal sin goce de remuneración por hasta
30 días.

En todos los casos, se dejará constancia por escrito de la sanción impuesta en el expediente
personal de la servidora o servidor público.

La sanción administrativa se aplicará conforme a las garantías básicas del derecho a la defensa y el
debido proceso.

Art. 36.- Del trámite de denuncias.- Las y los ciudadanos podrán presentar sus denuncias y quejas
por trámites administrativos ante el ente rector de simplificación de trámites, personalmente o a
través del sistema en línea que la entidad implemente para el efecto.

Cuando se trate de denuncias o quejas por retardo injustificado o falta de atención sobre un trámite
dentro del tiempo previsto en la norma, el ente rector tendrá un término de tres días, contados a
partir de la recepción de éstas, para correr traslado con la misma a la máxima autoridad de la entidad
denunciada.

Una vez notificada la entidad denunciada, la máxima autoridad, su delegado o quien deba atender el
requerimiento, tendrá el término de tres días, para que sin más dilaciones emita la resolución o acto
administrativo que corresponda.

De persistir el incumplimiento, la o el denunciante estará a lo establecido en el Código Orgánico

Administrativo respecto al silencio administrativo, y se aplicarán las sanciones que corresponda de
conformidad con esta Ley.

DISPOSICIONES GENERALES

Primera.- El Servicio de Rentas Internas, a petición de las y los interesados que figuren o se
encuentren registrados como dependientes de su cónyuge o conviviente en el sistema informático de

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dicha entidad, deberá atender, sin más requisitos o dilación alguna, las solicitudes de desvinculación
o eliminación del contribuyente vinculado en dicho registro.

Segunda.- La información y documentación requerida por la Contraloría General del Estado, en

ejercicio de su potestad de control de la utilización de recursos estatales, podrá ser presentada,
indistintamente, en físico o a través del uso de medios magnéticos, electrónicos o desmaterializados.
Para el efecto, la documentación o información desmaterializada, electrónica o constante en
soportes magnéticos tendrá el mismo valor jurídico que los documentos físicos, incluso para
sustentar pagos u otras actividades financieras del sector público.

Tercera.- La Contraloría General del Estado no podrá exigir que las entidades sujetas a su control
cuenten con archivos físicos cuando la entidad tenga respaldo digital, electrónico o desmaterializado
de los documentos o información que genera, constante en una sola unidad o en varias unidades de
la entidad. Para efectos del ejercicio de control de la Contraloría, el archivo digital, electrónico o
desmaterializado, tendrá el mismo valor jurídico que los archivos físicos, sin perjuicio de que se
encuentre en una sola unidad o en varias de la entidad respectiva.

Cuarta.- Cuando exista conflicto entre la normativa emitida por la Contraloría General del Estado y la
normativa interna expedida por las instituciones para el ejercicio de sus competencias o para la
gestión de sus procesos internos, prevalecerá esta última.

Quinta.- Para el control sobre la liquidación de las becas otorgadas por el Estado ecuatoriano, la
Contraloría General del Estado deberá observar la normativa emitida por el ente rector de la
educación superior.

En el proceso de liquidación de becas no se podrá exigir otro documento que el título obtenido en el
programa de estudios financiado con la beca, debidamente apostillado, legalizado o acreditado,
según corresponda.

De manera excepcional y debidamente motivada, el ente ante el cual se liquida la beca podrá
requerir documentación adicional, siempre que dicha posibilidad conste en la normativa emitida por
el ente rector de la educación superior.

DISPOSICIONES TRANSITORIAS

Primera.- Dentro del plazo de tres meses contados a partir de la publicación de esta Ley en el
Registro Oficial, el presidente de la República expedirá el Reglamento General a esta Ley.

Dicha norma deberá recoger las disposiciones previstas en los artículos 2 y 3 del Decreto Ejecutivo
No. 661 publicado en el Registro Oficial Suplemento No. 505 de 21 de mayo de 2015 .

Segunda.- Dentro del plazo de tres meses contados a partir de la publicación de la presente Ley en
el Registro Oficial, las entidades reguladas por esta Ley deberán implementar mecanismos para que
los usuarios califiquen la atención recibida por parte de las y los servidores públicos. Para el efecto
se deberá observar la normativa expedida por el ente rector del trabajo.

El ente rector del trabajo elaborará un ranking de entidades públicas, en función de las calificaciones
obtenidas. Los resultados serán publicados anualmente y serán notificados formalmente a las
respectivas entidades públicas.

Tercera.- Dentro del plazo de un mes contado a partir de la publicación de esta Ley en el Registro
Oficial, las entidades reguladas por la presente Ley solicitarán a la Dirección Nacional del Sistema de
Registro de Datos Públicos el acceso a la información que requieran, conforme el artículo 21 de esta
Ley.

La Dirección Nacional del Sistema de Registro de Datos Públicos, en el plazo de dos meses

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contados a partir de la publicación de esta Ley, difundirá, por todos los medios pertinentes, el listado
de información que reposa en dicho Sistema a fin de que la ciudadanía esté debidamente informada
de su disponibilidad. Dicho listado deberá ser actualizado trimestralmente.

Cuarta.- Dentro del plazo de seis meses contados a partir de la publicación de la presente Ley en el
Registro Oficial, las entidades reguladas por esta Ley deberán presentar al ente rector de la
simplificación de trámites la justificación técnica que permita sustentar la existencia de los trámites
administrativos que tienen a su cargo; así como, la constancia de que se encuentran publicados en
la página web de la correspondiente entidad pública, conjuntamente con sus requisitos y
procedimiento. La información deberá incluir un análisis de los impactos positivos y negativos que
genera el trámite, así como de los beneficios de su aplicación.

Para el efecto, la entidad rectora de la simplificación de trámites, en el plazo de un mes contado a

partir de la publicación de esta Ley en el Registro Oficial, deberá expedir la normativa necesaria que
establezca el contenido, formato, metodología y cualquier otra cuestión que estime pertinente, con el
fin de que las entidades realicen la justificación requerida.

Si transcurrido el plazo descrito, las entidades no justifican la existencia y publicación de los trámites,
éstos quedarán derogados por disposición expresa de esta Ley.

Los titulares de las entidades serán responsables por los perjuicios que se produzcan por la falta de
presentación de la información indicada en esta disposición transitoria.

Lo señalado en esta Disposición constituye una obligación adicional e independiente de la

establecida en la Disposición Transitoria Quinta del Código Orgánico Administrativo.

Quinta.- Dentro del plazo de seis meses contados a partir de la publicación de esta Ley en el
Registro Oficial, los gobiernos autónomos descentralizados municipales o metropolitanos que tengan
más de cincuenta mil habitantes de acuerdo al último censo nacional, deberán revisar y resolver las
solicitudes de permisos o autorizaciones de edificación, construcción, lotización, habitabilidad,
declaratoria de propiedad horizontal u otras relativas a permisos habilitantes del sector vivienda,
cualquiera fuera la denominación dada a este tipo de actuaciones administrativas, que se encuentren
pendientes de resolución en el gobierno autónomo descentralizado hasta el 31 de diciembre de
2017.

Si en el plazo previsto en esta disposición no se hubiere dado contestación positiva o negativa a

dichos requerimientos, se entenderán atendidos favorablemente por el ministerio de la ley, siempre y
cuando se cumpla con lo dispuesto en la ley y demás normativa aplicable.

Para la aplicación efectiva de los permisos o autorizaciones, los solicitantes deberán aplicar el
procedimiento establecido en el Código Orgánico Administrativo sobre el silencio positivo para
autorizaciones administrativas para iniciar o continuar las actividades de construcción, habitación,
lotización, propiedad horizontal u otros, según corresponda.

Esta autorización será aplicable sin perjuicio de la facultad del respectivo gobierno autónomo
descentralizado municipal o metropolitano para ejercer control posterior.

Sobre las decisiones que se emitan en estos procesos de control los ciudadanos podrán ejercer
todas las acciones correspondientes, tanto en la vía administrativa como judicial, de conformidad con
la ley.

Sexta.- Dentro del plazo de un año contado a partir de la publicación de la presente Ley en el
Registro Oficial, los entes competentes de la Función Ejecutiva dispuestos por decreto ejecutivo
deberán implementar un sistema de pagos en línea de los valores relativos a trámites administrativos
de todas las entidades reguladas por esta Ley.

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Séptima.- Dentro del plazo de un año contado a partir de la publicación de la presente Ley en el
Registro Oficial, el Consejo Nacional de Competencias emitirá la regulación necesaria para
homologar los requisitos y procedimientos para la gestión de trámites administrativos de
competencia de los gobiernos autónomos descentralizados, la misma que deberá considerar el
principio de silencio administrativo positivo de conformidad con el Código Orgánico Administrativo.
Para el efecto, deberá considerar las particularidades económicas, sociales y productivas de cada
circunscripción territorial, así como la capacidad institucional de los gobiernos autónomos
descentralizados, con el fin de garantizar el derecho de las personas a contar con una administración
pública eficiente, eficaz, transparente y de calidad.

Octava.- Dentro del plazo de seis meses contados a partir de la publicación de la presente Ley en el
Registro Oficial, el ente rector de las finanzas públicas implementará el sistema de compensación
fiscal para lo cual coordinará con el resto de las entidades públicas y emitirá la normativa necesaria,
sujetándose a las normas de simplificación previstas en esta Ley.

Novena.- Dentro del plazo un año contado a partir de la entrada en vigencia de esta Ley, el Registro
Oficial deberá implementar las herramientas informáticas que estime pertinentes a efectos de
informatizar su servicio, viabilizar el envío electrónico de las normas expedidas por las distintas
entidades y garantizar el acceso a los registros oficiales y a las normas publicadas en él.

Décima.- En el plazo de tres meses contados a partir de la publicación de la presente Ley en el

Registro Oficial, la Contraloría General del Estado deberá adecuar sus normas de control interno y
demás normativa de inferior jerarquía a lo dispuesto en esta Ley.

Décima Primera.- En el plazo de tres meses contados a partir de la publicación de la presente Ley en
el Registro Oficial, el ente rector de la educación superior deberá adecuar la regulación sobre el
proceso de liquidación de becas a lo dispuesto en la Disposición General Quinta de esta Ley.

Los procesos de liquidación de becas otorgadas por el Estado ecuatoriano que iniciaron antes de la
entrada en vigencia de esta Ley y que aún no han culminado se regirán a lo dispuesto en la
Disposición General Quinta de esta Ley y a la regulación que emita el ente rector de la educación
superior.

DISPOSICIONES REFORMATORIAS

Primera.- A continuación del primer inciso del artículo 289 de la Ley Orgánica Electoral y de
Organizaciones Políticas de la República del Ecuador, Código de la Democracia, publicado en el
Registro Oficial Suplemento No. 578 de 27 de abril 2009 , agréguese el siguiente inciso:

"Dicho certificado no será exigible a las personas ecuatorianas emigrantes, de conformidad con la
definición establecida en el artículo 3 de la Ley Orgánica de Movilidad Humana. Ni tampoco lo será
cuando se gestionen trámites administrativos determinados por el ente rector de la simplificación de
trámites.

Segunda.- Refórmese el primer inciso del artículo 324 del Código Orgánico de Organización
Territorial, Autonomía y Descentralización, publicado en el Registro Oficial Suplemento No. 303 de
19 de octubre 2010 , de la siguiente manera:

"Articulo 324.- Promulgación y publicación.- El ejecutivo del gobierno autónomo descentralizado

publicará todas las normas aprobadas en su gaceta oficial, en el dominio web de la institución y en el
Registro Oficial.

Tercera.- En la Ley de Compañías, publicada en el Registro Oficial No. 312 de 5 de noviembre de

1999 , realícense las siguientes reformas:

1.- Sustitúyase el artículo 3 por el siguiente:

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"Art. 3.- Se prohíbe la formación y funcionamiento de compañías contrarias a la Constitución y la ley;
de las que no tengan un objeto real y de lícita negociación; de las que no tengan esencia económica;
y de las que tienden al monopolio u oligopolio privado o de abuso de posición de dominio en el
mercado, así como otras prácticas de competencia desleal.

El objeto social de una compañía podrá comprender una o varias actividades empresariales lícitas
salvo que la Constitución o la ley lo prohíban. El objeto social deberá estar establecido en forma
clara en su contrato social.

La Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros y la administración tributaria nacional, en el

ámbito de sus competencias y en lo que fuere necesario, regularán la aplicación de esta disposición."

2.- Sustitúyase el artículo 119 por el siguiente:

"Art. 119.- Las juntas generales son ordinarias y extraordinarias y se reunirán en el domicilio
principal de las compañías o por vía telemática, previa convocatoria del administrador o del gerente.

Las ordinarias se reunirán por lo menos una vez al año, dentro de los tres meses posteriores a la
finalización del ejercicio económico de la compañía; las extraordinarias, en cualquier época en que
fueren convocadas. En las juntas generales solo podrán tratarse los asuntos puntualizados en la
convocatoria, bajo pena de nulidad.

Las juntas generales serán convocadas en la forma prevista en el estatuto o por correo electrónico,
con cinco días de anticipación, por lo menos, al fijado para la reunión.

Los socios tienen la obligación de comunicar al representante legal la dirección de correo electrónico
en el que receptarán las convocatorias, cuando corresponda. Es responsabilidad del administrador
de la compañía mantener el registro de dichos correos.

En la convocatoria se debe señalar al menos el lugar, que deberá corresponder al domicilio de la

compañía, día, hora y objeto de la reunión. Es aplicable a estas compañías lo previsto en el artículo
238 de esta Ley."

3.- Después del segundo inciso del artículo 189, agréguese el siguiente:

"En las comunicaciones antedichas se hará constar, en lo posible, el correo electrónico del
cesionario a efectos de que el representante legal actualice esa información."

4.- Después del primer inciso del artículo innumerado a continuación del artículo 221, agréguense los
siguientes:

"En caso de que en la nómina de socios o accionistas constaren personas jurídicas deberá
proporcionarse igualmente la nómina de sus integrantes, y así sucesivamente hasta determinar o
identificar a la correspondiente persona natural socio o accionista.

Si la información que la compañía ecuatoriana debe presentar a la Superintendencia de Compañías,

Valores y Seguros sobre sus socios o accionistas sociedades extranjeras no ha variado respecto de
la información consignada el año anterior, la obligación de la compañía ecuatoriana se tendrá por
cumplida mediante la declaración bajo juramento que en dicho sentido realice el representante legal."

5.- Sustitúyase el artículo 233 por el siguiente:

"Art. 233.- Las juntas generales de accionistas son ordinarias y extraordinarias. Se reunirán en el
domicilio principal de la compañía, o por vía telemática, salvo lo dispuesto en el artículo 238. En caso
contrario serán nulas.

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Las juntas generales de socios o accionistas deberán grabarse en soporte magnético de
conformidad con el reglamento que expida para el efecto la Superintendencia de Compañías,
Valores y Seguros. Es responsabilidad del secretario de la junta incorporar el archivo informático al
respectivo expediente. No será obligatoria la grabación magnetofónica cuando se trate de juntas
universales."

6.- Sustitúyase el artículo 236 por el siguiente:

"Art. 236.- La junta general, sea ordinaria o extraordinaria, será convocada con al menos cinco días
de anticipación, en la forma prevista en el estatuto o por el correo electrónico de los accionistas.

En este último caso, los accionistas tienen la obligación de comunicar al representante legal la
dirección de correo electrónico en la que receptarán las convocatorias cuando corresponda. Es
obligación del administrador de la compañía mantener el registro de dichos correos.

En la convocatoria se debe señalar al menos el lugar, que deberá corresponder al domicilio de la

compañía, día, hora y objeto de la reunión."

7.- Sustitúyase la Sección XII De la Inactividad, Disolución, Reactivación, Liquidación y Cancelación,

por la siguiente:

"SECCION XII
DISOLUCION, LIQUIDACION, CANCELACION Y REACTIVACION

1. DE LAS CAUSALES DE DISOLUCION

Art. 359.- Las sociedades se disuelven:

a.- De pleno derecho;

b.- Por voluntad de los socios o accionistas;
c.- Por decisión de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros; o
d.- Por sentencia ejecutoriada.

A. DISOLUCION DE PLENO DERECHO

Art. 360.- Son causales de disolución de pleno derecho de las compañías, las siguientes:

1. El vencimiento del plazo de duración fijado en el contrato social, salvo que antes de dicho
vencimiento, se hubiera inscrito, en el Registro Mercantil correspondiente, la escritura de prórroga de
plazo;
2. El auto de quiebra de la sociedad, legalmente ejecutoriado;
3. No elevar el capital social a los mínimos establecidos en esta ley dentro del plazo establecido por
la Superintendencia;
4. La reducción del número de socios o accionistas del mínimo legal establecido, siempre que no se
incorpore otro socio a formar parte de la sociedad en el plazo de seis meses;
5. Que en las compañías de responsabilidad limitada el número de socios excediere de quince y que,
transcurrido el plazo de seis meses, no se hubiere transformado en otra especie de compañía, o no
se hubiere reducido su número a quince socios o menos; y,
6. Incumplir, por el lapso de dos años seguidos, con lo dispuesto en el articulo 20 de esta ley.

Art. 361.- El proceso de disolución de pleno derecho de una compañía no requiere de declaratoria,
publicación ni inscripción.

Art. 362.- Una vez que hubiere operado la disolución de una compañía de pleno derecho, la
Superintendencia dispondrá, mediante resolución, al menos lo siguiente:

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1. La liquidación de la compañía;
2. Que el representante legal Inicie el proceso de liquidación correspondiente;
3. Convocar a los acreedores con el fin de que en el término de sesenta días presenten a la
compañía los documentos que justifiquen sus acreencias;
4. La publicación de la resolución en el portal web Institucional de la Superintendencia;
5. La notificación de la resolución a la dirección de correo electrónico de la compañía que conste en
los registros de la institución; así como, al Registro Mercantil del domicilio principal de la compañía,
para su marginación e Inscripción.

Inscrita la resolución, la Superintendencia notificará a la entidad encargada de la recaudación de

tributos a nivel nacional, con el fin de que actualice el Registro Unico de Contribuyentes de la
compañía, agregando la frase "en liquidación".

Art. 363.- A partir de la emisión de la resolución establecida en el artículo precedente, el

representante legal de la compañía disuelta no podrá Iniciar nuevas operaciones relacionadas con el
objeto de la compañía, la que conservará su personalidad jurídica únicamente para los actos
necesarios para la liquidación. Cualquier operación o acto ajeno a este fin, hará responsables en
forma Ilimitada y solidarla al representante legal y a los socios o accionistas que la hubieran
autorizado.

Art. 364.- La Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros puede remover en cualquier

momento al representante legal de una sociedad disuelta de pleno derecho, y nombrar a un
liquidador en su reemplazo.

Art. 365.- En un término no mayor de treinta días, contado a partir de la Inscripción de la resolución
de liquidación en el Registro Mercantil, el representante legal elaborará el balance Inicial de
liquidación.

Art. 366.- Una vez culminado el término para presentación de acreencias, el representante legal de
la compañía en liquidación dispondrá de un término no mayor a sesenta días para calificarlas y
hacerlas constar en un nuevo balance.

Art. 367.- Determinadas las acreencias, el representante legal debe extinguirlas de acuerdo al orden
de prelación previsto en el Código Civil.

Art. 368.- Extinguido el pasivo, el representante légala cargo de la liquidación, en un plazo no mayor
a sesenta días deberá elaborar el balance final de liquidación, con la distribución del haber social, y
convocará a la junta general de socios o accionistas para su conocimiento y aprobación.

Una vez aprobado el balance final, que se protocolizará conjuntamente con el acta respectiva, se
distribuirá o adjudicará el remanente en proporción a lo que a cada socio o accionista le
corresponda.

Art. 369.- Concluido el proceso de liquidación, la compañía se cancelará siguiendo el trámite previsto
en esta Ley.

La Superintendencia no podrá solicitar documentos adicionales a los estrictamente necesarios para

dar efectivo cumplimiento a lo dispuesto en esta sección para la disolución de pleno derecho, y
procurará que el proceso sea eficiente y rápido.

B. DISOLUCION VOLUNTARIA

Art. 370.- Los socios o accionistas de una compañía podrán solicitar a la Superintendencia la
disolución voluntarla de aquella cuando, de conformidad con esta Ley y el estatuto, hayan adoptado
una decisión en tal sentido.

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Para el efecto, el representante legal de la compañía cumplirá con las solemnidades previstas en el
artículo 33 de esta Ley.

Art. 371.- Presentada la solicitud, la o el Superintendente o su delegado aprobará la disolución

anticipada si hubiere cumplido con los requisitos legales y ordenará la publicación de un extracto de
la resolución en el sitio web Institucional, y la Inscripción en el Registro Mercantil; en caso contrario,
la negará.

Art. 372.- La publicación prevista en el articulo anterior se realizará por tres días consecutivos, a fin
de que los acreedores y terceros Interesados puedan hacer uso del derecho de oposición, de
conformidad con el procedimiento sumarlo previsto en el Código Orgánico General de Procesos.

La persona que presente la oposición ante los órganos jurisdiccionales deberá poner en
conocimiento de la Superintendencia lo planteado, dentro del término de tres días, contado desde la
presentación de tal medida, sin perjuicio de lo que al respecto dispusiere el juez de la causa.

La o el Superintendente, o su delegado, en conocimiento del trámite de oposición, de oficio o a

petición de parte, suspenderá el trámite de aprobación del acto de disolución, sometido a su
consideración, hasta ser notificado con la resolución ejecutoriada que resuelva sobre la oposición.

Art. 373.- Si el juez aceptare la oposición, la o el Superintendente o su delegado, luego de que se

ejecutoríe la providencia, revocará la resolución aprobatoria y ordenará el archivo de la escritura
pública y demás documentos que hubieran sido presentados.

La compañía afectada no podrá solicitar la aprobación e inscripción de la disolución voluntaria sino

después de que hayan desaparecido los motivos de la oposición, declarado así en una nueva
providencia judicial, o que exista el consentimiento de quien previamente se haya opuesto.

Art. 374.- De no existir oposición o si esta ha sido desechada por el juez mediante providencia
ejecutoriada, la escritura contentiva de la disolución voluntaria anticipada se marginará e inscribirá,
debiendo constar este hecho mediante la razón correspondiente sentada por el funcionario
competente de la Superintendencia.

Art. 375.- El procedimiento de liquidación de las compañías disueltas voluntariamente será el

previsto para las compañías disueltas de pleno derecho.

Art. 376.- En caso de que se trate de disolución voluntaria por fusión, se estará a lo dispuesto en los
artículos 337 y siguiente de esta Ley, sin perjuicio de la aprobación de la Superintendencia.

C. LA DISOLUCION DISPUESTA POR LA SUPERINTENDENCIA DE COMPAÑIAS, VALORES Y

SEGUROS

Art. 377.- La o el Superintendente, o su delegado, podrá, de oficio, declarar disuelta una compañía
sujeta a su control y vigilancia cuando:

1. Exista imposibilidad manifiesta de cumplir el objeto social para el cual se constituyó o por
conclusión de las actividades para las cuales se constituyó;
2. La sociedad inobserve o contravenga la Ley, los reglamentos, resoluciones y demás normativa
expedida por la Junta de Política y Regulación Monetaria y Financiera o la Superintendencia, según
corresponda, o los estatutos de la sociedad;
3. La sociedad cuya intervención ha sido dispuesta por la Superintendencia, se niegue a cancelar los
honorarios del interventor o no preste las facilidades para que este pueda actuar;
4. La compañía obstaculice o dificulte la labor de control y vigilancia de la Superintendencia o
incumpla las resoluciones que ella expida;
5. La compañía tenga pérdidas que alcancen el 60% o más del capital suscrito y el total de las

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reservas; o,
6. No haya superado las causales que motivaron la intervención de la sociedad, previo informe del
área de control de la Superintendencia que recomiende la disolución.

Art. 378.- Se entiende que la compañía no puede cumplir con su objeto social cuando la autorización
o permiso estatal que requiere para operar le ha sido retirado definitivamente, salvo que dicho acto
administrativo sea susceptible de algún recurso y este tenga efecto suspensivo.

La Superintendencia podrá determinar, mediante resolución de aplicación general, otros casos en los
que exista una evidente imposibilidad de cumplir con el fin social.

Art. 379.- Cuando se verifiquen las pérdidas a las que se refiere el numeral 5 del artículo 377, los
administradores convocarán inmediatamente a la junta general, para informarla completa y
documentadamente de dicha situación.

La junta general deberá tomar u ordenar las medidas para reintegrar o limitar el fondo social al
capital existente, siempre que éste baste para conseguir el objeto de la compañía.

Si tales medidas no se adoptan dentro del plazo establecido por la Superintendencia, esta dispondrá
la disolución de la sociedad.

Se exceptúa de lo dispuesto en el inciso anterior a las compañías durante sus tres primeros
ejercicios económicos.

Art. 380.- Una vez que se hubiere verificado el cumplimiento de las causales establecidas en el
artículo 377 de esta Ley, la Superintendencia podrá emitir una resolución en la que dispondrá, al
menos, lo siguiente:

1. La disolución y liquidación de oficio de la compañía;

2. La designación de un liquidador y su inscripción en el Registro Mercantil del domicilio de la
compañía, previa la aceptación del nombramiento, que también deberá adjuntarse;
3. Convocar a los acreedores con el fin de que en el término de sesenta días presenten a la
compañía los documentos que justifiquen sus acreencias;
4. La notificación de la resolución a los registradores de la Propiedad del país, y en general a los
funcionarios a quienes corresponde el registro de enajenación o gravámenes de bienes, con el fin de
que se inhiban de inscribir cualquier acto o contrato mediante el cual se transfiera un bien de
propiedad de la compañía disuelta, si dicho acto o contrato no estuviere suscrito por el liquidador de
la sociedad;
5. La notificación de la resolución a las entidades financieras para que procedan de conformidad con
lo señalado en esta Ley;
6. La publicación de la resolución en el portal web institucional de la Superintendencia;
7. La notificación de la resolución a la dirección de correo electrónico de la compañía que conste en
los registros de la institución; así como, al Registro Mercantil del domicilio principal de la compañía,
para su marginación e inscripción.

Emitida la resolución, deberá inscribirse en el Registro Mercantil respectivo, para dar inicio al
proceso de liquidación de oficio.

En los casos que considere pertinente, la Superintendencia podrá disponer en la resolución que
ordena la disolución que el o los representantes legales inicien el proceso de liquidación
correspondiente una vez inscrita dicha resolución.

Art. 381.- Es responsabilidad de los registradores de la propiedad, so pena de destitución, verificar el

estado de la compañía en el portal web institucional de la Superintendencia, previo a la inscripción
de cualquier acto o contrato relacionado con la misma.

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Art. 382.- Mientras no se inscriba el nombramiento del liquidador, continuarán encargados de la
administración quienes hubieran venido desempeñando esa función, pero sus facultades quedan
limitadas a:

1. Realizar las operaciones que se hallen pendientes;

2. Cobrar los créditos;
3. Extinguir las obligaciones anteriormente contraídas; y
4. Representar a la compañía para el cumplimiento de los fines indicados.

Serán personal y solidariamente responsables frente a la sociedad, socios, accionistas y terceros, los
administradores o representantes legales que durante la disolución realicen nuevas operaciones
relativas al objeto social.

Art. 383.- Una vez inscrito el nombramiento del liquidador, dispondrá del término de cinco días,
contados a partir de dicha inscripción, para actualizar el Registro Unico de Contribuyentes de la
compañía con el fin de que se agregue la frase "en liquidación", y lo pueda seguir utilizando
únicamente para los fines de la liquidación.

Art. 384.- Una vez que las entidades del sistema financiero hayan sido notificadas con la resolución
de disolución de oficio de una compañía, estarán impedidas de realizar operaciones o contrato
alguno, o pagar cheques girados o cualquier otro movimiento contra las cuentas, depósitos y en
general cualquier instrumento financiero de la compañía disuelta si no lleva la firma del liquidador.

Las entidades financieras deberán brindar al liquidador todas las facilidades para que registre su
firma.

La entidad financiera bloqueará el acceso a los canales electrónicos de la compañía, hasta que el
liquidador actualice la información.

En caso de incumplimiento a esta norma, la Superintendencia de Bancos dispondrá a la entidad

financiera que restituya a la cuenta de la compañía el valor pagado, sin perjuicio de la sanción
correspondiente.

C.1. EL LIQUIDADOR

Art. 385.- En los casos de disolución dispuesta por la Superintendencia, esta nombrará a un
liquidador externo o un servidor de la institución.

De considerar pertinente, la compañía podrá insinuar nombres de liquidadores, entre los que podrán
constar administradores anteriores o actuales de la compañía. Cuando el liquidador sea externo la
entidad de control fijará los honorarios que serán pagados por la compañía. En el caso de que el
liquidador pertenezca al personal de la institución este no percibirá honorarios adicionales a la
remuneración que le corresponde. El servidor que tenga a su cargo la liquidación de una o varias
compañías no tendrá relación laboral con ellas.

La resolución mediante la cual se designe al liquidador se enviará al Registro Mercantil del domicilio
de la compañía conjuntamente con la aceptación del nombramiento para su inscripción.

Art. 386.- En casos de disolución de oficio de una compañía, no se podrá extender al liquidador la
responsabilidad solidaria establecida en el artículo 36 del Código del Trabajo.

Asimismo, el liquidador no responderá por las obligaciones de la compañía con el Instituto

Ecuatoriano de Seguridad Social, el Servicio de Rentas Internas o demás organismos del Estado,
que se hayan generado antes de su nombramiento o que se generen producto de la liquidación de la
compañía; salvo que, en ejercicio de sus funciones, no aplique el orden de prelación previsto en el
Código Civil para el pago de las acreencias, o, teniendo recursos la compañía, hubiera omitido el

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pago de las obligaciones.

Las disposiciones previstas en los incisos anteriores no serán aplicables a los representantes legales
a cargo de la liquidación.

Art. 387.- No podrán ser liquidadores de una compañía quienes no tienen capacidad civil, ni sus
acreedores, deudores o representantes de estos.

Art. 388.- El liquidador es responsable de cualquier perjuicio que, por fraude o negligencia en el
desempeño de sus funciones, o por uso o disposición arbitraria o negligente de los bienes o efectos
de la compañía, resultare para el haber social, los socios, accionistas o terceros.

En el caso de omisión, negligencia o dolo, será sustituido y responderá personal y solidariamente por
el pago de daños y perjuicios causados, con independencia de la respectiva acción penal en los
términos del Código Orgánico Integral Penal.

Art. 389.- Incumbe al liquidador de una compañía:

1. Representar a la compañía, tanto judicial como extrajudicialmente, únicamente para los fines de la
liquidación;
2. Realizar las operaciones sociales pendientes y las nuevas que sean necesarias para la liquidación
de la compañía;
3. Recibir, llevar y custodiar los libros y correspondencia de la compañía y velar por la integridad de
su patrimonio;
4. Exigir las cuentas de la administración al o a los representantes legales y a cualquier otra persona
que haya manejado intereses de la compañía. El administrador de la sociedad está obligado a
entregar al liquidador toda la información societaria y contable con sus respectivos soportes, caso
contrario la Superintendencia le podrá imponer una multa de conformidad con lo previsto en esta
Ley;
5. Enajenar los bienes sociales con sujeción a las reglas de esta Ley;
6. Cobrar y percibir el importe de los créditos de la compañía y los saldos adeudados por los socios o
accionistas, otorgando los correspondientes recibos o finiquitos;
7. Presentar estados de liquidación, de conformidad con esta Ley;
8. Concertar transacciones o celebrar convenios con los acreedores y comprometer el pleito en
árbitros, cuando así convenga a los intereses sociales;
9. Pagar a los acreedores con los recursos de la compañía;
10. Informar a la Superintendencia sobre el estado de la liquidación, de acuerdo con el reglamento
que esta expida;
11. Rendir, al final de la liquidación, cuenta detallada de su administración a la junta general de
socios o accionistas y a la Superintendencia;
12. Elaborar el balance final de liquidación o suscribir el acta de carencia de patrimonio; y
13. Distribuir entre los socios o accionistas el remanente del haber social.

El liquidador no podrá repartir entre los socios o accionistas el patrimonio social sin que hayan sido
satisfechos todos los acreedores o depositado el importe de sus créditos.

Art. 390.- Las funciones del liquidador terminan por:

6. Haber concluido la liquidación;

7. Renuncia;
8. Remoción;
9. Muerte; o,
10. Por incapacidad sobreviniente.

Art. 391.- El liquidador designado por la Superintendencia puede ser removido por esta, de oficio o a
petición de socios o accionistas que representen por lo menos el veinticinco por ciento del capital

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pagado, cuando se hubieren producido hechos que ameriten su remoción.

C.2. PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACION DE OFICIO

Art. 392.- Inscrito el nombramiento del liquidador, el o los administradores le entregarán, mediante
inventario, todos los bienes, libros y documentos de la compañía.

Cuando el o los administradores, sin causa justificada, se negaren a cumplir con lo previsto en el
inciso anterior o retardaren dicha entrega por más de cinco días desde que fueron notificadas por
escrito por el liquidador, la Superintendencia podrá imponerles una multa, sin perjuicio de la
responsabilidad por los daños y perjuicios ocasionados por su incumplimiento.

Si los administradores estuvieren ausentes o incumplieren lo dispuesto en el inciso anterior, el

liquidador se hará cargo de los bienes, libros y documentos, formulando el correspondiente
inventario.

Art. 393.- El liquidador elaborará, en un término no mayor a treinta días desde la inscripción de su
nombramiento, un balance inicial de liquidación, que será puesto en conocimiento del área de control
de la Superintendencia, o quien hiciere sus veces, para su revisión y aprobación.

Art. 394.- Una vez vencido el término de sesenta días para que los acreedores presenten los
documentos que justifiquen sus acreencias, dispuesto en el artículo 380 de esta Ley, el liquidador en
un término no mayor a sesenta días elaborará un nuevo balance haciendo constar las acreencias
debidamente justificadas, el cual estará a disposición de los socios o accionistas.

Art. 395.- En el caso de que la compañía disponga de bienes, el liquidador observará las reglas
siguientes:

1. Realizará el activo y extinguirá el pasivo por cualquiera de los modos previstos en el Código Civil;
2. Aplicará las normas legales sobre prelación de créditos para efectuar los pagos a los acreedores
de una compañía en liquidación. En todo caso, el honorario del liquidador nombrado por la
Superintendencia y el costo de las publicaciones efectuadas por la misma, se considerarán como
gastos causados en interés común de los acreedores y tendrán la misma situación que los créditos a
que se refiere el numeral primero del artículo 2374 del Código Civil. El liquidador, siempre que lo
manifieste expresamente y por escrito, podrá recibir pagos en especie como parte de pago de sus
honorarios, con aprobación de la Junta General.
3. Venderá los bienes muebles en forma directa o en pública subasta con la intervención de un
martillador público.

La venta de bienes inmuebles o del total del activo y pasivo la efectuará:

a) En remate; o,
b) Directamente, siempre que el estatuto haya dado esta facultad al liquidador, o la junta general
exonerare del proceso de pública subasta;

4. Elaborará el balance final de liquidación con la distribución del haber social y convocará a junta
general para su revisión. Dicha convocatoria se hará a través de la página web de la institución y al
correo electrónico de los accionistas de haberlo indicado, de acuerdo con el Reglamento de Juntas
Generales;
5. Procederá a la distribución o adjudicación del remanente en proporción a lo que a cada socio o
accionista le corresponda, una vez aprobado el balance final que se protocolizará conjuntamente con
el acta respectiva. Se respetarán, en todo caso, los acuerdos a los que lleguen los accionistas o
socios respecto del remanente; y,
6. Depositará el remanente a orden de un juez de lo civil para que tramite su partición, de
conformidad con lo dispuesto en el Código Civil en caso de que la junta general no se reúna; o si
reunida, no aprobare el balance final.

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2. LAS DISPOSICIONES COMUNES AL PROCESO DE LIQUIDACION

Art. 396.- Las inscripciones y anotaciones que disponga la Superintendencia de Compañías, Valores
y Seguros con motivo de la disolución, liquidación y cancelación de compañías, estarán exentas de
toda clase de impuestos, tasas y derechos, a excepción de aquellas resoluciones que resulten de
una disolución voluntaria y anticipada.

Dichas anotaciones se realizarán al margen de la matriz de la escritura de constitución y de su

inscripción, bajo sanción de multa, de uno a doce salarios básicos unificados del trabajador en
general, que será impuesta por la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros al notario o al
registrador Mercantil o de la Propiedad, según el caso, por el retardo.

Art. 397.- Con la disolución de la compañía y revocatoria del permiso de operación de una sucursal
extranjera, todos los créditos en contra de ésta se considerarán de plazo vencido.

Art. 398.- El litigio sobre la propiedad de las acciones no suspende la liquidación. La parte del haber
social que corresponda a tales acciones será depositada a la orden del juez que conozca de la
causa.

Art. 399.- En la liquidación de las compañías en que tengan interés niños, niñas o adolescentes,
interdictos o inhabilitados, actuarán sus representantes legales, tutores o curadores, con la diligencia
a que están obligados de acuerdo con la ley. De modo especial responderán por la negligencia,
culpa o dolo con que procedan.

Art. 400.- Durante el período de liquidación, se observarán las disposiciones de los estatutos, el
contrato social y la ley en cuanto a convocatorias y reuniones de juntas de socios o accionistas, en
las que el liquidador o el respectivo representante legal informará sobre la marcha de la liquidación.

El liquidador o el representante legal, según corresponda, deberán convocar y presidir las reuniones.

Art. 401.- Se prohíbe al representante legal y a los liquidadores adquirir, directa o indirectamente los
bienes sociales de la compañía en la cual actúe, a menos que la junta general de socios o
accionistas, lo acepte. Esta prohibición se extiende al cónyuge y parientes dentro del cuarto grado de
consanguinidad o segundo de afinidad. Si fuere socio o accionista de la misma, sólo tendrá el
derecho que le corresponda en el remanente.

Art. 402.- Ningún socio o accionista podrá exigir la entrega del haber que le corresponda en la
división de la masa social, mientras no se hallen extinguidas todas las deudas y obligaciones de la
compañía.

Art. 403.- Si repartido el haber social aparecieren nuevos acreedores, éstos podrán reclamar, por vía
judicial, a los socios o accionistas adjudicatarios, en proporción a la cuota que hubieren recibido,
hasta dentro de los tres años contados desde la última publicación del aviso a los acreedores.

Para los casos en lo que el remanente estuviere depositado a órdenes de un juez de lo Civil, los
acreedores podrán hacer valer sus derechos ante dicha autoridad, hasta la concurrencia de los
valores depositados.

Art. 404.- Las cuotas no reclamadas dentro de los noventa días siguientes a la aprobación del
balance final, se depositarán a orden de un juez de lo Civil, a nombre y a disposición de cada uno de
sus dueños.

Art. 405.- Si una compañía en liquidación careciere de patrimonio, en lugar del balance final se
levantará un acta en la que se declare esta circunstancia, la que será firmada por quien esté a cargo
de la liquidación y puesta en conocimiento de la Superintendencia para su revisión y aprobación.

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Si el acta a la que se refiere el inciso anterior fuere suscrita por el representante legal o por
liquidador externo, estos deberán presentar una declaración juramentada en la que se indique que
verificaron que efectivamente la sociedad no cuenta con patrimonio para su liquidación.

Art. 406.- Se presume que una compañía carece de patrimonio, en cualquiera de los siguientes
casos:

6. Cuando realizados los activos resultaren insuficientes para cubrir las obligaciones de la compañía
en liquidación; y,
7. Si realizado el activo y saneado el pasivo se establece que no existe remanente.

3. LA CANCELACION

Art. 407.- Concluido el proceso de liquidación, a pedido del liquidador o del representante legal
debidamente encargado para ello, la o el Superintendente, o su delegado, dictará una resolución
ordenando la cancelación de la inscripción de la compañía en el Registro Mercantil.

Art. 408.- A la solicitud de cancelación de la inscripción en el Registro Mercantil se deberá adjuntar

el balance final de liquidación, con la forma en que se ha dividido el haber social, la distribución del
remanente y pagos efectuados a los acreedores; o el acta de carencia de patrimonio con los
documentos habilitantes, según corresponda.

Art. 409.- Una vez inscrita la cancelación en el Registro Mercantil del domicilio de la compañía, se
procederá a la anotación al margen de la escritura de constitución.

Art. 410.- Cualquiera que fuere la causa que motivó la disolución, si no hubiere terminado el trámite
de disolución y liquidación en el lapso de nueve meses desde que se emitió la resolución respectiva,
la Superintendencia podrá cancelar la inscripción de la compañía en el Registro Mercantil, salvo que
el representante legal o el liquidador, justificadamente, soliciten una prórroga.

En el caso de que la compañía no cuente con pasivos y se hubiere cumplido la prórroga, la

Superintendencia, de oficio o a petición de parte, deberá emitir una resolución de cancelación. Si la
emisión de la resolución de cancelación fuere solicitada por el representante legal o el liquidador,
deberán acompañar una declaración juramentada indicando que la compañía no cuenta con pasivos.

Cancelada la inscripción de la compañía sin que hubiere concluido la liquidación, sus

administradores, socios o accionistas serán responsables por los perjuicios que este hecho ocasione
a terceros. Los socios o accionistas de la sociedad responderán hasta por el monto de su
participación en el capital social.

Art. 411.- Si con el ánimo de defraudar a terceros no se hubiere concluido la liquidación, el

representante legal, los socios o accionistas cuya responsabilidad se demuestre, serán solidaria e
ilimitadamente responsables frente a estos.

Cualquier reclamo que se produjere en estos casos, será conocido y resuelto por los jueces de lo
Civil del domicilio principal de la compañía.

Art. 412.- Cuando no se hubiere repartido la totalidad del activo de la compañía dentro del proceso
de liquidación, y la resolución de cancelación se encontrare inscrita en el Registro Mercantil, las
personas naturales o jurídicas que ejercieron la calidad de socios o accionistas pueden acudir ante
un notario, para que se distribuya y adjudique el remanente del activo en proporción al aporte de
cada socio en el momento de la liquidación.

En caso de no existir acuerdo unánime por parte de los beneficiarios de la repartición, cualquiera de
estos puede ponerlo en conocimiento de un juez de lo Civil para que, de conformidad con el

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procedimiento sumarísimo previsto en el Código Orgánico General de Procesos, reparta el activo.

Art. 413.- La liquidación de una compañía no se podrá suspender por falta de información que, a
criterio de la Superintendencia, no sea esencial para el proceso ni perjudique a terceros. La
Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros podrá ordenar la cancelación si la compañía
cuenta con libros sociales incompletos, siempre que no perjudique a terceros.

Art. 414.- Para el proceso de disolución y liquidación de compañías, la Superintendencia de

Compañías, Valores y Seguros deberá obtener la documentación e información que requiera
directamente de bases de datos que compongan el Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos
o de bases develadas por entidades públicas. Para el efecto, las entidades encargadas de la
administración de las bases de datos deberán otorgar la información o facilitar el acceso a la misma
a solicitud de la Superintendencia.

Si no fuere posible obtener la información directamente, la Superintendencia podrá requerirla al

liquidador o al representante legal de la compañía.

4. LA REACTIVACION

Art. 414.1.- Cualquiera que haya sido la causa de disolución, la compañía puede reactivarse hasta
antes de que se cancelen su inscripción en el Registro Mercantil, siempre que se hubiere
solucionado la causa que motivó su disolución y que la o el Superintendente, o su delegado,
considere que no hay ninguna otra causa que justifique mantener a la compañía en liquidación.

Art. 414.2.- La escritura pública de reactivación será otorgada por el o los representantes legales,
siempre que no se hubiere inscrito el nombramiento de liquidador.

Inscrito el nombramiento del liquidador, éste en representación de la compañía otorgará y suscribirá

la escritura de reactivación, debiendo la junta general designar al o a los administradores que
asuman la representación legal de la compañía.

Art. 414.3.- La reactivación se sujetará a las solemnidades previstas por esta Ley para la reforma de
estatutos de la compañía.

5. EL TRAMITE ABREVIADO DE DISOLUCION VOLUNTARIA, LIQUIDACION Y SOLICITUD DE

CANCELACION

Art. 414.4.- Las compañías que no tengan obligaciones con terceros podrán solicitar a la
Superintendencia que en un solo acto disponga su disolución, liquidación y cancelación de la
inscripción en el Registro Mercantil.

Art. 414.5.- Son requisitos indispensables para poder acogerse al procedimiento abreviado de
disolución, liquidación y cancelación:

1. No tener obligaciones con terceras personas, naturales o jurídicas, públicas o privadas;

2. La voluntad de los socios expresada con la unanimidad del capital social de la compañía en la
junta convocada para el efecto, resolviendo que desean acogerse a este procedimiento abreviado.
Los socios o accionistas deberán ratificar que no existen obligaciones pendientes con terceras
personas, naturales o jurídicas públicas o privadas, y que serán solidaria e ilimitadamente
responsables de las obligaciones de la compañía que hubieren omitido reconocer.

Así también deberán declarar bajo juramento la veracidad de la información contable, la misma que
el representante legal se obliga a mantener durante siete años, de conformidad con el Código
Tributario; y

3. Haber decidido necesariamente sobre la repartición del acervo social.

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Art. 414.6.- A la solicitud del procedimiento abreviado se adjuntarán tres ejemplares de la escritura
pública en la que constará como habilitante el acta de la junta general en la que se aprueba la
disolución y liquidación de la compañía, la designación del representante legal con funciones de
liquidador y la petición de cancelación en el Registro Mercantil y el balance final de operaciones con
distribución del acervo social, aprobado por la junta general.

Art. 414.7.- En la resolución que apruebe el trámite abreviado de disolución voluntaria, liquidación y
cancelación, se dispondrá que se la publique en la página web institucional para efectos de la
eventual oposición de terceros de conformidad con el procedimiento sumario previsto en el Código
Orgánico General de Procesos.

Art. 414.8.- De no haber oposición o desechada ésta por el juez, la o el Superintendente o su

delegado dispondrá que el Registrador Mercantil del domicilio principal de la compañía inscriba la
escritura y su resolución aprobatoria, y que el notario que hubiere autorizado la escritura de
constitución de la compañía anote al margen de dicho instrumento la razón de la aprobación de la
escritura de disolución, liquidación y cancelación de la compañía de que se trate.

Art. 414.9.- Si la oposición fuere aceptada por sentencia, el juez de la causa ordenará que se
notifique a la o el Superintendente o a su delegado y éste, de inmediato, ordenará la revocatoria de
la resolución con que se haya aprobado la escritura de disolución, liquidación y cancelación de la
respectiva compañía.

Art. 414.10.- Inscrita la resolución que apruebe el trámite abreviado de disolución voluntaria,
liquidación y cancelación, los socios o accionistas que hubieren ratificado que no existían
obligaciones pendientes con terceras personas, naturales o jurídicas públicas o privadas, serán
responsables solidaria e ilimitadamente por las obligaciones de la compañía.

6. DE LA REVOCATORIA DEL PERMISO DE OPERACION DE COMPAÑIAS EXTRANJERAS

Art. 414.11.- La o el Superintendente, o su delegado, podrá revocar el permiso de operación

concedido a una compañía extranjera que tenga sucursal en el Ecuador en los siguientes casos:

1. Si la matriz se extinguiera o dejara de operar por cualquier motivo.

2. Si la sucursal establecida en el Ecuador quedare sin representante debidamente acreditado;
3. Si la sucursal registrare pérdidas equivalentes a más 50% del capital suscrito, y no se lo
aumentare dentro del plazo concedido por la o el Superintendente, o su delegado, para tal efecto;
4. Por imposibilidad manifiesta de cumplir el objeto social para el cual se constituyó, en los términos
establecidos en esta Ley;
5. Por resolución del órgano competente de la matriz de la compañía extranjera y a solicitud del
representante de la sucursal, siempre que estuviera facultado expresamente para ello; y
6. Por violación de la Ley, o de la normativa ecuatoriana; o por inobservancia de la regulación
dictada por la Superintendencia.

Art. 414.12.- La revocatoria del permiso de operación surte los mismos efectos que la disolución.

Consecuentemente, la compañía extranjera a la que se haya revocado el permiso para operar

entrará en liquidación inmediatamente después de su inscripción en el Registro Mercantil.

Art. 414.13.- La o el Superintendente, o su delegado, ordenará que al margen de la protocolización

de los documentos originalmente presentados, se siente razón de la resolución por la que se
revoque el permiso de operación y que se la inscriba y publique en el portal web institucional.

Art. 414.14.- Una vez revocado el permiso de operación, la o el Superintendente, o su delegado,

dispondrá la liquidación de la sucursal y ordenará que el representante legal de la compañía inicie el
proceso de liquidación previsto para las compañías que se disuelven de pleno derecho, en todo lo

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que fuere aplicable.

En cualquier caso, la o el Superintendente, o su delegado, podrá nombrar un liquidador.

Art. 414.15.- Las compañías extranjeras podrán acogerse al trámite abreviado de disolución
voluntaria, liquidación y cancelación."

8.- Agréguese como disposición general la siguiente:

"Décimo Tercera.- Las inscripciones de las resoluciones que dispongan la disolución de oficio de una
sociedad y su liquidación, los nombramientos de los liquidadores designados por la institución, así
como las anotaciones y registros de las resoluciones en las que se ordene la intervención de una
compañía, están exentos del pago de cualquier tasa. Los registradores mercantiles y de la propiedad
que incumplan esta disposición serán sancionados por su órgano rector con la destitución.

Así también cualquier certificado que requiera la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros
a cualquier organismo público será emitido sin ningún costo."

9.- Inclúyanse como disposiciones transitorias las siguientes:

"Quinta.- Las compañías que se encuentren en proceso de liquidación a la fecha de vigencia de la

presente ley, continuarán tramitándose hasta su conclusión conforme a la normativa vigente en el
momento de la inscripción de la resolución de disolución en el Registro Mercantil."

Sexta.- Los procesos de disolución, liquidación y cancelación de compañías que se encuentren

pendientes a la fecha de entrada en vigencia de la Ley Orgánica para la Optimización y Eficiencia de
Trámites Administrativos, seguirán sujetándose a las normas vigentes a la fecha de inicio del trámite
hasta su cancelación. Sin embargo, en caso de reactivación posterior a la vigencia de dicha Ley, se
aplicará lo que dispongan las normas vigentes.

Cuarta.- Refórmese el numeral 29 del artículo 18 de la Ley Notarial, publicada en el Registro Oficial
No. 150 de 28 de octubre de 1966 , de la siguiente manera:

"29.- Aprobar la constitución o reforma de sociedades civiles y mercantiles, que no estuvieren bajo el
control y vigilancia de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, y demás actos
atinentes con la vida de estas, y oficiar al Registrador Mercantil para su inscripción.

Quinta.- A continuación del artículo 52 del Código Tributario, publicado en el Registro Oficial
Suplemento No. 38 de 14 de junio del 2005 , agréguese la siguiente disposición:

"Art. 52.1.- Se podrán extinguir las deudas tributarias en aplicación de sistemas de compensación
fiscal establecidos en la Ley.

Sexta.- En la Ley Orgánica de Discapacidades, publicada en el Registro Oficial Suplemento No. 796
de 25 de septiembre de 2012 , realícense las siguientes reformas:

1.- En el artículo 9 realícense las siguientes reformas:

a.- Sustitúyase el inciso tercero por el siguiente:

"En el caso de personas ecuatorianas residentes en el exterior la calificación de la discapacidad se

realizará a través de las representaciones diplomáticas de conformidad con el reglamento. En caso
de que la persona ecuatoriana residente en el exterior, o retornada, cuente con un documento que
acredite la calificación de su discapacidad otorgado por el organismo competente del país en el que
resida o hubiera residido, la autoridad sanitaria nacional deberá reconocer dicha calificación de la
discapacidad con la simple presentación del documento referido."

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b.- Inclúyase como inciso final el siguiente:

"En el caso de que el documento contentivo de la calificación de la discapacidad tenga fecha de

caducidad, no se podrá exigir la actualización de la calificación o la recalificación mientras el
documento esté vigente."

2.- Sustitúyase el artículo 10 el siguiente:

"Art. 10.- Recalificación.- Toda persona tiene derecho a la recalificación de su discapacidad, previa
solicitud debidamente fundamentada.

La recalificación podrá ser solicitada en cualquier momento directamente por la persona interesada o
por su representante legal.

Se prohíbe exigir la recalificación de la discapacidad.

Esta disposición será aplicable incluso para las personas que actualmente cuenten con el documento
contentivo de la calificación de la discapacidad."

3.- En el artículo 115:

a.- Suprímase "y," del numeral 9;

b.- Sustitúyase el numeral 10 por el siguiente:

"10.- Exigir la actualización del documento contentivo de la calificación de la discapacidad, aunque

no hubiere caducado;"

c.- Agréguense los siguientes numerales:

"11.- Exigir la re calificación de la discapacidad; y,

12.- Las demás infracciones que establezca la Ley.

Séptima: En la Ley Orgánica de Economía Popular y Solidaria, publicada en el Registro Oficial No.
444 de 10 de mayo de 2011 , realícense las siguientes reformas:

1.- En el artículo 57 Inclúyase como inciso final el siguiente:

"En los casos de disolución resuelta por la Superintendencia, se deberá garantizar el respeto al
debido proceso, en particular del principio de presunción de inocencia y del derecho a recurrir la
resolución emitida por la Superintendencia."

"En todos los casos la Superintendencia deberá garantizar el respeto al debido proceso, en particular
del principio de presunción de inocencia y del derecho a recurrir la resolución de intervención."

3.- En el artículo 143 Inclúyase como inciso final el siguiente:

"El consejo consultivo deberá ser convocado, al menos, una vez cada seis meses.

Octava.- En la Ley Orgánica de Movilidad Humana, publicada en el Registro Oficial Suplemento No.
938, de 6 de febrero de 2017 , realícense las siguientes formas:

1.- Al final del artículo 17, Inclúyase el siguiente inciso:

"Las personas ecuatorianas que residan en el exterior tendrán derecho a la homologación,

convalidación y reconocimiento de sus estudios realizados en el exterior en todos los niveles, de

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conformidad con la ley e instrumentos internacionales ratificados por el Ecuador. Para lo cual, el
Estado ecuatoriano garantizará este derecho a través de sus misiones diplomáticas u oficinas
consulares, quienes receptarán las solicitudes, se encargarán del traslado de dicha documentación a
la institución pertinente y brindarán las demás facilidades que fueren necesarias, en coordinación
con la autoridad rectora en materia de educación para su respectivo trámite."

2.- En el artículo 38, Inclúyase como inciso segundo, el siguiente:

"Ninguna otra entidad podrá verificar nuevamente el cumplimiento de los requisitos y los plazos de
permanencia temporal requeridos para acreditar la calidad de retornado, con el fin de aplicar los
derechos establecidos en esta Ley."

3.- Agréguese la siguiente disposición general:

"QUINTA.- Para acceder a los derechos contemplados en esta Ley, la persona ecuatoriana residente
en el extranjero que desee obtener la certificación de condición de retornado, no debe haber
permanecido más de ciento ochenta días, consecutivos o no, en territorio ecuatoriano, dentro de dos
años antes de su retorno, contados desde que este se produzca.

Lo expuesto en el inciso anterior será aplicable de manera inmediata a todos los trámites
administrativos que se inicien a partir de la vigencia de esta Disposición para obtener los beneficios
que otorga esta Ley, y para todos los trámites administrativos que se hubieren iniciado con el mismo
objeto y estén pendientes de resolución.

Novena.- En la Ley Orgánica de Salud, publicada en el Registro Oficial Suplemento 423 de 22 de

diciembre de 2006 , al final del artículo 139 agréguese el siguiente inciso:

"Cuando se solicite una modificación de las notificaciones y registros sanitarios, la entidad

competente no exigirá requisitos innecesarios. Unicamente se requerirán los directamente
relacionados con el objeto de la modificación y aquellos indispensables y proporcionales para
salvaguardar la salud pública.

Décima.- En el inciso final del artículo 52 de la Ley Orgánica de Ordenamiento Territorial, Uso y
Gestión del Suelo, publicada en el Registro Oficial Suplemento 790 de 5 de julio de 2016 ,
Sustitúyase la palabra "negativo" por "positivo.

Décima Primera.- En el literal g.4 del artículo 5 de la Ley Orgánica de Servicio Público, publicada en
el Registro Oficial Suplemento 294 de 6 de octubre de 2010 suprímase la frase "ante notario público.

DISPOSICIONES DEROGATORIAS

Primera.- Suprímase el inciso segundo del artículo 35 de la Ley de Defensa Contra Incendios,
publicada en el Registro Oficial No. 815 de 19 de abril 1979 .

Segunda.- Deróguese el Decreto Supremo 3310-B, publicado en el Registro Oficial No. 799 de 26 de
marzo de 1979 y sus reformas.

Disposición Final.- La presente Ley entrará en vigor a partir de su publicación en el Registro Oficial.

Dado y suscrito en la sede de la Asamblea Nacional, ubicada en el Distrito Metropolitano de Quito,

provincia de Pichincha, a los diez días del mes de octubre de dos mil dieciocho.

f.) Ab. Viviana Bonilla Salcedo, Primera Vicepresidenta en ejercicio de la Presidencia.

f.) Dra. María Belén Rocha Díaz, Secretaria General.

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 ACUERDO No. SGPR-2019- 0107

José Iván Agusto Briones

SECRETARIO GENERAL DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA
CONSIDERANDO:

Que, el artículo 18 de la Constitución de la República, en su numeral segundo, establece que

es derecho de todas las personas el acceso a la información generada en instituciones
públicas o privadas que manejen fondos públicos o realicen funciones públicas. Además
del derecho de acceso universal a las tecnologías de información y comunicación;

Que, el artículo 52 de la Constitución de la República dispone que las personas tengan derecho
a disponer de bienes y servicios de óptima calidad y a elegirlos con libertad, así como a
una información precisa y no engañosa sobre su contenido y características;

Que, el artículo 154, numeral 1 de la Constitución de la República determina que los ministros
de Estado, además de las atribuciones establecidas en la Ley, les corresponde: 1. Ejercer
la rectoría de las políticas públicas del área a su cargo y expedir los acuerdos y
resoluciones administrativas que requiere su gestión;

Que, el artículo 227 de la Constitución de la República, determina que la Administración

Pública constituye un servicio a la colectividad que se rige por los principios de eficacia,
eficiencia, calidad, jerarquía, desconcentración, descentralización, coordinación,
participación, planificación, transparencia y evaluación;

Que, el artículo 379, numerales 3 y 4, de la Constitución de la República del Ecuador, establece

que son parte del patrimonio cultural tangible e intangible relevante para la memoria e
identidad de las personas y colectivos, y objeto de salvaguardia del Estado, entre otros:
"3. Los documentos, objetos, colecciones, archivos, bibliotecas y museos que tengan
valor histórico, artístico, arqueológico, etnográfico o paleontológico. 4. Las creaciones
artísticas, científicas y tecnológicas";

Que, el artículo 10 de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública,

establece que: "Es responsabilidad de las entidades públicas, personas jurídicas de
derecho público y demás entidades públicas, crear y mantener registros públicos de
manera profesional, para que el derecho a la información se pueda ejercer a plenitud,
por lo que, en ningún caso se justificará la ausencia de normas técnicas en el manejo y
archivo de la información y documentación para impedir u obstaculizar el ejercicio de
acceso a la información pública, peor aún su destrucción (...)";

Que, la Ley del Sistema Nacional de Archivos, en su artículo 1 define que: "Constituye
Patrimonio del Estado la documentación básica que actualmente existe o que en adelante
se produjere en los archivos de todas las instituciones de los sectores público, y privado,
así como la de personas particulares, que sean calificadas como tal (...)";

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1
Que, la Secretaría Nacional de la Administración Pública fue creada mediante Decreto
Ejecutivo No. 2428, publicado en el Registro Oficial No. 536 de 18 de marzo de 2002,
como una dependencia de la Presidencia de la República, destinada a facilitar la adopción
de las decisiones del Jefe de Estado y coordinar actividades con las instituciones de la
Función Ejecutiva;

Que, mediante Decreto Ejecutivo No. 1346 publicado en el Registro Oficial No. 830 de 31 de
octubre de 2012, se transfirió las funciones del Archivo Intermedio a la Secretaría
Nacional de la Administración Pública, institución que incorporó en su estructura a la
Dirección de Archivo de la Administración Pública para el cumplimiento de las siguientes
atribuciones: a) Establecer los procedimientos de la gestión de archivos para las entidades
de la Administración Pública Central e Institucional; b) Elaborar e implementar
manuales, procedimientos y normas técnicas para la gestión del Archivo, manejo
documental, racionalización de la gestión documental, conservación, custodia y
mantenimiento de documentos; c) Dictar recomendaciones para mejorar la
administración documental en las Entidades de la Administración Pública Central e
Institucional; d) Recibir, administrar y custodiar los documentos de archivo de la
Administración Pública Central e Institucional, que tenga más de 15 años contados desde
la fecha de expedición como lo establece el artículo 15 de la Ley del Sistema Nacional de
Archivos; e) Conferir copias certificadas de los documentos bajo su custodia, observando
las Normas legales y técnicas de la materia; f) Elaborar propuestas y proyectos de
digitalización de los archivos bajo su custodia, así como los de las Entidades de la
Administración Pública Central e Institucional; g) las demás establecidas en las leyes,
reglamentos u otras normas del ordenamiento jurídico;

Que, mediante Decreto Ejecutivo No. 3 de 30 de mayo de 2013, se estableció que la Secretaría
Nacional de la Administración Pública será una entidad de derecho público con
personalidad jurídica y patrimonio propio, dotada de autonomía presupuestaria y
administrativa;

Que, la Secretaría Nacional de la Administración pública, mediante Acuerdo Ministerial No.

1043 de 02 de febrero de 2015, expidió la Norma Técnica y la Metodología de Gestión
Documental y Archivo, publicada en el Registro Oficial Suplemento No. 445 de 25 de
febrero de 2015;

Que, mediante Decreto Ejecutivo No. 5 de 24 de mayo de 2017, el Presidente Constitucional

de la República del Ecuador, transfirió las atribuciones de la Secretaría Nacional de la
Administración Pública establecidas mediante Decreto No. 1346 publicado en el Registro
Oficial No. 830 de 31 de octubre de 2012, a la Secretaría General de la Presidencia de la
República;

Que, el artículo 2, numeral 1, literal e) del Decreto Ejecutivo No. 5 de 24 de mayo de 2017,
entre las atribuciones del Secretario General de la Presidencia de la República, le
corresponde: “e) Expedir dentro del ámbito de sus competencias, acuerdos, resoluciones,
órdenes y disposiciones conforme a la normativa vigente”;

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2
Que, el Código Orgánico Administrativo, publicado en el Registro Oficial Suplemento No. 31
de 7 de julio de 2017, en su disposición transitoria número sexta dispone lo siguiente:
“(…) en el plazo de seis meses contados desde la publicación de este Código, la Dirección
Nacional de Archivo de la Administración Pública expedirá la Regla Técnica Nacional
para la Organización y Mantenimiento de los Archivos Públicos (…)”;

Que, mediante Acuerdo No. SGPR-2018-011 de 21 de agosto de 2018, el Secretario General

de la Presidencia de la República, expidió el Estatuto Orgánico Sustitutivo de Gestión
Organizacional por Procesos de la Presidencia de la República;

Que, mediante Decreto Ejecutivo No. 571 de 23 de noviembre de 2018, el Presidente

Constitucional de la República del Ecuador, nombró al Mgs. José Agusto Briones como
Secretario General de la Presidencia;

Que, para la elaboración de la presente Regla Técnica Nacional de Organización y

Mantenimiento de los Archivos Públicos, se ha tomado en cuenta el criterio de las mesas
de trabajo en las que participaron los miembros de la Asociación Ecuatoriana de
Archiveros, así como servidores públicos de las Funciones del Estado;

Que, es necesario dotar de normas completas para la organización y mantenimiento de los

archivos públicos, adecuando el mecanismo que permita promover la defensa y
protección de los derechos fundamentales como el acceso a la información pública,
mejorando la eficiencia y eficacia de los servicios que prestan, así como fortaleciendo la
transparencia y rendición de cuentas a la ciudadanía;

En ejercicio de las facultades y atribuciones que confieren el artículo 154, numeral 1 de la

Constitución de la República del Ecuador, en concordancia con lo que dispone el artículo 2,
numeral 1, literal e) del Decreto Ejecutivo No. 5 de 24 de mayo de 2017.

ACUERDA:

EXPEDIR LA REGLA TÉCNICA NACIONAL PARA LA ORGANIZACIÓN Y

MANTENIMIENTO DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS

TÍTULO I
GENERALIDADES

Artículo 1.- Objeto.- El objeto de la presente Regla Técnica es normar la organización y

mantenimiento de los archivos públicos, en cada una de las fases del ciclo vital del documento, a
fin de asegurar en el corto, mediano y largo plazo, el cumplimiento de los requisitos de
autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de los documentos de archivo.

Artículo 2.- Ámbito de aplicación.- La Regla Técnica Nacional para la Organización y

Mantenimiento de los Archivos Públicos, será de uso y aplicación obligatoria en todos los
organismos, entidades e instituciones del sector público y privado en los que el Estado tenga
participación.

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3
Artículo 3.- Fines de los archivos.- El objetivo esencial de los archivos públicos es disponer
de la documentación organizada, garantizando que la información institucional sea recuperable
en forma ágil y oportuna para el uso de la administración o del ciudadano, además, como fuente
de consulta de la historia.

Artículo 4.- Importancia de los archivos.- Los archivos son importantes porque custodian y
respaldan las decisiones, actuaciones y memoria, que sirven como fuentes fiables para garantizar
la transparencia de la Administración Pública.

Artículo 5.- Principios generales.- Los principios generales que rigen la función archivística
son:

1. Institucionalidad: Los documentos contemplan las decisiones administrativas y los

archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa,
económica, política y cultural del Estado y de la administración en general; son
testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las
instituciones. Como centros de información institucional contribuyen a la eficacia y
eficiencia de las entidades del Estado en el servicio al ciudadano.
2. Responsabilidad: Los servidores públicos son responsables de la organización,
conservación, uso y manejo de los documentos. Los particulares son responsables ante
las autoridades por el uso de dichos documentos.
3. Administración y acceso: Es una obligación del Estado la administración de los archivos
públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones
que establece la ley.
4. Modernización: El Estado garantiza el fortalecimiento de la infraestructura y la
organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y
actualizados de administración de documentos y archivos.
5. Función de los archivos: Los archivos, en un Estado constitucional de derechos y
justicia, cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora.
6. Manejo y aprovechamiento de los archivos: El manejo y aprovechamiento de los
recursos informativos de archivo responden a la actividad de la Administración Pública
y a los fines del Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra práctica
sustitutiva.
7. Talento Humano: Las entidades públicas conformarán las unidades administrativas
relacionadas al archivo con personal que cumpla con los perfiles establecidos en el
manual de puestos.
8. Capacitación: Las entidades públicas que tengan la competencia de capacitar a
servidores públicos desarrollarán programas de actualización en materia archivística,
para lo cual deberán suscribir convenios de cooperación interinstitucional.

Artículo 6.- Principios archivísticos. - Son aquellos que fundamentan toda la organización
documental, a partir de los cuales se otorga origen y procedencia a la información.

En materia archivística se aplicarán los siguientes principios:

1. Principio de procedencia.- Es aquel según el cual cada documento debe estar situado en
el fondo documental del que procede, teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad

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4
 e independencia de cada fondo. Para la aplicación del principio de procedencia deben
identificarse: la unidad productora de los documentos, la institución productora, las
funciones desarrolladas y los documentos producidos agrupados en series.
2. Principio de orden original.- Hace referencia al orden en que se crearon los documentos
dentro de cada expediente, ubicándolos de manera consecutiva de acuerdo a cómo
ocurrieron las actuaciones administrativas que dieron origen a su producción, respetando
la clasificación de acuerdo a la estructura organizacional de la entidad pública.

Artículo 7.- Política institucional en materia de gestión documental y archivo.-

1. Las entidades públicas emitirán la política institucional en materia de gestión documental

y archivo, la cual será aprobada por la máxima autoridad institucional y deberá estar
alineada con las disposiciones de la presente Regla Técnica relacionada con la
organización, gestión, conservación y custodia de los documentos de archivo.
2. Todos los servidores públicos de los sujetos obligados velarán por la integridad y
adecuada conservación de los documentos de archivo que genere o reciba la dependencia,
en cualquier soporte y época, apegándose a los principios generales establecidos en la
Declaración Universal sobre los Archivos y el Código de Ética Profesional, emitidos por
el Consejo Internacional de Archivos de la UNESCO.
3. Se prohíbe expresamente la constitución paralela de expedientes para uso personal.

Artículo 8.- Ente rector.- La Secretaría General de la Presidencia de la República es la

responsable de establecer la rectoría de la gestión documental, organización y mantenimiento de
los archivos públicos, para el efecto se crea la Dirección de Archivo de la Administración Pública
dependiente del ente rector, la cual tendrá las siguientes atribuciones y responsabilidades:

1. Establecer los procedimientos de la gestión de archivos para los sujetos obligados al

cumplimiento de esta Regla Técnica;
2. Emitir recomendaciones para mejorar la administración documental;
3. Validar el cumplimiento de directrices en la elaboración del Cuadro General de
Clasificación Documental y la Tabla de Plazos de Conservación Documental;
4. Validar los requisitos para bajas documentales y transferencias secundarias establecidos
en la presente Regla Técnica;
5. Administrar y custodiar los documentos de archivo que hayan cumplido los plazos de
retención establecidos en la Tabla de Plazos de Conservación Documental;
6. Valorar, con los responsables de los Archivos Centrales de las entidades, los inventarios
de transferencia final y remitir al Archivo Histórico Nacional la documentación calificada
como permanente;
7. Proporcionar el servicio de consulta y controlar el préstamo de los documentos del
Archivo Intermedio;
8. Conferir copias certificadas del fondo documental bajo su custodia, observando las
normativas legales y técnicas;
9. Emitir directrices internas para la custodia temporal de los fondos documentales bajo su
custodia;
10. Absolver consultas sobre el alcance de las disposiciones de la presente Regla Técnica;
11. Promover acciones para la transferencia del conocimiento de la presente Regla Técnica;

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5
 12. Validar los requisitos para la implementación de proyectos de digitalización de las
entidades públicas;
13. Coordinar proyectos de digitalización de los fondos documentales bajo su custodia, que
por su naturaleza, importancia o estado físico requieran ser digitalizados para su
conservación y fácil acceso y;
14. Coordinar y dirigir proyectos relacionados con la gestión documental y archivo, que a su
vez estén orientados a mejorar y modernizar la Administración Pública.

Artículo 9.- Del patrimonio documental del Estado.- Conformado por aquella
documentación valorada como histórica, independientemente de su soporte o formato, que
comprenden todos aquellos documentos de archivo que sirvan de fuente para estudios históricos,
económicos, sociales, jurídicos y de cualquier índole, que den cuenta de la organización y
evolución del Estado, o cuyo valor testimonial, de evidencia o informativo, les confiere interés
público, les asigna la condición de bienes culturales y les da pertenencia a la memoria colectiva
del país.

Las entidades públicas vigilarán, en sus respectivos ámbitos de competencia, el cumplimiento de

las disposiciones de la presente Regla Técnica y de aquellas que sean aplicables para la debida
organización y preservación del patrimonio documental del Estado. La documentación valorada
como histórica será transferida al Archivo Histórico Nacional, de manera regular y controlada y
de acuerdo a las Tablas de Plazos de Conservación Documental establecidas por el Archivo
Intermedio de la Administración Pública, las entidades públicas y aquellas que posean
documentación pública.

Artículo 10.- De la procuración de recursos.- Las entidades públicas promoverán que los
procesos y procedimientos sean homogéneos a efectos que la información contenida en los
documentos de archivo sea accesible y de fácil consulta, que coadyuven al ahorro, optimización
de recursos y permitan eficiencia, eficacia, efectividad, agilidad, transparencia, participación y
solidaridad social en la gestión pública.

Las entidades públicas, de acuerdo con su capacidad presupuestaria, contarán con el talento
humano suficiente y calificado para el desarrollo de las actividades de gestión documental y
archivo, así como con los espacios físicos, mobiliario y los recursos técnicos y tecnológicos
necesarios.

TÍTULO II
DE LAS CATEGORÍAS DE ARCHIVO

Artículo 11.- Ciclo vital del documento.- Corresponde a las etapas por las que sucesivamente
pasan los documentos desde su producción o recepción en una entidad pública, hasta la
determinación de su destino final, que puede ser baja documental o conservación permanente.
Las categorías de archivo que se contemplan en el ciclo vital del documento son las siguientes:

1. Archivo de Gestión.- Comprende toda la documentación, generada por las unidades

administrativas, que es sometida a continua utilización y consulta.
2. Archivo Central.- Es aquel que custodia y administra la documentación procedente de
los Archivos de Gestión que han cumplido dos años, con excepción de aquella

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6
 información considerada de utilidad para la unidad administrativa. Depende de la
Dirección de Gestión Documental y Archivo o quien haga sus veces.
3. Archivo Intermedio: Es el que custodia y administra los fondos documentales
transferidos por los Archivos Centrales que han cumplido al menos 15 años de
permanencia en las entidades públicas. Es administrado por la Dirección de Archivo de
la Administración Pública del ente rector.
4. Archivo Histórico: Es el que custodia documentación que después de pasar por un
proceso de valoración secundaria adquiere el carácter de permanente. Es administrado
por el Archivo Nacional del Ecuador.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Archivos de Archivos Archivo Archivo

Gestión Centrales Intermedio Histórico

Custodia Archivo que custodia Archivo

la entidad la Dirección de Nacional del
pública Archivo de la Ecuador
Administración
Pública de la

Artículo 12.- El Sistema Nacional de Gestión Documental y Archivo.- Es el conjunto de

dependencias y procesos de gestión documental y archivo articulados entre sí, que tienen como
finalidad coordinar las estrategias necesarias para la correcta operación de los procesos y
procedimientos a nivel nacional, así como la preservación del patrimonio documental del Estado.

Artículo 13.- El Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivo.- Es el conjunto de

procesos y procedimientos que interactúan desde que se producen o generan los documentos hasta
su destino final, cualquiera que sea su soporte o formato y época de producción o recepción,
mediante los métodos y procedimientos definidos en la presente Regla Técnica.

Cada entidad pública contará con un sistema de archivo institucional que estará compuesto por:

1. Los Archivos de Gestión.

2. La Dirección de Gestión Documental y Archivo o quien haga sus veces.
3. El Archivo Central.
4. Las autoridades y el talento humano calificado y suficiente.
5. Recursos técnicos y estructura.

Artículo 14.- Atribuciones de la Unidad Productora.- Para cumplir con las atribuciones que
les corresponden, en materia de gestión documental y archivo, los responsables de las unidades
productoras deberán:

1. Designar a los responsables de los Archivos de Gestión;

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 2. Asesorar, a través de los responsables de archivo de gestión, a su unidad en materia de
archivos, así como colaborar con ésta para la correcta organización y tratamiento técnico
de la documentación del Archivo de Gestión;
3. Integrar los expedientes de archivo conforme al procedimiento establecido en la presente
Regla Técnica;
4. Elaborar el inventario general por expediente del Archivo de Gestión;
5. Mantener debidamente organizados los expedientes;
6. Asegurar la integridad y debida conservación de los archivos mediante la revisión
periódica de las condiciones de resguardo apropiadas, conforme a lo establecido por esta
Regla Técnica;
7. Participar en la elaboración del Cuadro General de Clasificación Documental y la Tabla
de Plazos de Conservación Documental;
8. Supervisar por parte de los responsables de archivo de gestión que la documentación de
archivo se clasifique, registre, conserve y transfiera en los términos definidos por la
presente Regla Técnica.
9. Otorgar en préstamo los expedientes que reposan en el Archivo de Gestión a los
servidores públicos autorizados en los términos establecidos por esta Regla Técnica;
10. Ser el conducto para identificar y solicitar al Archivo Central el préstamo de expedientes
que ya se hubieran transferido y sean objeto de solicitudes de acceso o de consulta interna;
11. Elaborar el inventario de transferencia primaria aprobado por el jefe inmediato para
transferir hacia el Archivo Central los expedientes que cumplan con lo establecido en la
Tabla de Plazos de Conservación Documental;
12. Participar en los procesos de valoración secundaria y en la elaboración de la Ficha
Técnica de Prevaloración de los expedientes que cumplan su plazo de conservación en el
Archivo Central y que deban ser transferidos al Archivo Intermedio o al Archivo
Histórico, o considerados para baja documental;
13. Contar con los espacios y mobiliario apropiados para la conservación de sus Archivos de
Gestión;
14. Conservar la documentación que ha sido clasificada como reservada de acuerdo con las
disposiciones establecidas en la Constitución de la República del Ecuador, la Ley
Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública, la Ley de Seguridad
Pública y del Estado, la Ley del Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos y sus
reglamentos, mientras conserve tal carácter; y cumplir con las disposiciones de la
presente Regla Técnica.

Artículo 15.- Atribuciones de la Dirección de Gestión Documental y Archivo o quien haga

sus veces.- El titular tendrá las siguientes responsabilidades:

1. Elaborar y someter a aprobación por parte de la máxima autoridad institucional, la política

institucional en materia de gestión documental y archivo;
2. Supervisar el cumplimiento de lo establecido en esta Regla Técnica, los planes y
proyectos que contribuyan a la conservación del acervo documental y la aplicación de la
política institucional en materia de gestión documental y archivo;
3. Brindar la capacitación en materia de gestión documental y archivo recibida por el ente
rector y asesorar a los responsables del Archivo de Gestión de las unidades;
4. Administrar y coordinar el Archivo Central;

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 5. Coordinar y consolidar las acciones para la elaboración del Cuadro de Clasificación
Documental y la Tabla de Plazos de Conservación de la entidad;
6. Aprobar el Cuadro General de Clasificación Documental y la Tabla de Plazos de
Conservación Documental Institucional, y remitir para su validación a la Dirección de
Archivo de la Administración Pública;
7. Coordinar y autorizar las transferencias primarias de los Archivos de Gestión al Archivo
Central;
8. Realizar las transferencias secundarias aprobadas al Archivo Intermedio de la
Administración Pública, basadas en los procesos de valoración documental y en los
tiempos establecidos en la Tabla de Plazos de Conservación Documental;
9. Coordinar proyectos de digitalización del fondo documental;
10. Coordinar con la Dirección de Archivo de la Administración Pública del ente rector a fin
de solventar las dudas que se generen en la aplicación de la presente Regla Técnica;
11. Realizar el diagnóstico archivístico de la situación actual y real de los archivos de la
entidad.

Artículo 16.- Atribuciones del Archivo Central.- Cada entidad pública contará con un Archivo
Central que estará administrado por el titular de la Dirección de Gestión Documental y Archivo
o quien haga sus veces, y tendrá las siguientes responsabilidades:

1. Elaborar el programa anual de transferencias primarias que deberán cumplir los Archivos
de Gestión;
2. Recibir las transferencias primarias documentales que realicen las unidades al concluir
los tiempos establecidos en la Tabla de Plazos de Conservación Documental;
3. Conservar y administrar la documentación, conforme la presente Regla Técnica, de
conformidad con el plazo de conservación;
4. Evitar la acumulación excesiva de documentación realizando de manera oportuna los
procesos de valoración, transferencia y baja documental;
5. Generar el inventario de transferencia secundaria de los expedientes que cumplieron su
plazo de conservación para su transferencia al Archivo Intermedio de la Administración
Pública;
6. Elaborar, en coordinación con los responsables de los Archivos de Gestión, la Ficha
Técnica de Prevaloración de los expedientes que deben ser transferidos al Archivo
Intermedio de la Administración Pública;
7. Presentar, para su aprobación, a la Dirección de Gestión Documental y Archivo o quien
haga sus veces la Ficha técnica de Prevaloración y los inventarios de transferencia
secundaria;
8. Eliminar los expedientes cuya baja haya sido aprobada por la Dirección de Gestión
Documental y Archivo o quien haga sus veces, y validada por la Dirección de Archivo
de la Administración Pública del ente rector;
9. Otorgar el préstamo de expedientes al personal autorizado, mediante los mecanismos
establecidos en la presente Regla Técnica y de conformidad con disposiciones jurídicas
aplicables; y
10. Reportar a la Dirección de Gestión Documental y Archivo o quien haga sus veces sobre
cualquier incidente que pueda poner en riesgo la conservación de los archivos.

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Artículo 17.- Archivo Intermedio de la Administración Pública.- El Archivo Intermedio
estará administrado por la Dirección de Archivo de la Administración Pública del ente rector.
Concentrará la documentación que conforme a la Tabla de Plazos de Conservación Documental
haya cumplido su plazo de retención en el Archivo Central de las entidades públicas, y cuya
consulta no es frecuente. Tendrá bajo su responsabilidad llevar a cabo una acción eficaz de
administración temporal de la documentación a nivel nacional, para salvaguardar los documentos
que por su importancia histórica, económica, científica, cultural y social constituye un patrimonio
documental del Estado.

Artículo 18.- Archivo Histórico.- Este organismo público se encuentra administrado por el
Archivo Histórico Nacional y regulado por la Ley Orgánica de Cultura y su reglamento.

TÍTULO III
DE LOS PROCESOS RELATIVOS A LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO

CAPÍTULO I
DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Artículo 19.- Producción documental.- Es el conjunto de actividades que permite generar los
documentos dentro de una entidad pública, durante el cumplimiento de sus competencias.

Debe garantizarse que los documentos sean creados en el momento que el flujo del proceso lo
determine, por el responsable de llevarlo a cabo, utilizando la tipología documental definida para
el proceso y considerando todas las formalidades que la actividad exige.

Artículo 20.- Registro documental.- Es el proceso mediante el cual, realizando un adecuado

control, se registra la correspondencia que ingresa y sale de las entidades públicas.

No se considera como correspondencia folletería, periódicos, propaganda o publicidad, a

excepción de que se trate del anexo de alguna comunicación administrativa oficial. Tales
materiales serán remitidos a su destinatario sin ser registrados.

Se deberán considerar los procedimientos de recepción de documentos, trámite documental,

despacho de correspondencia y control de la gestión.

Artículo 21.- Recepción de documentos.- Para la recepción de los documentos que se dirijan a
la dependencia, cualquiera que sea su remitente o destino, se aplicará el siguiente procedimiento:

1. Al recibir la documentación debe cerciorarse de que esta sea efectivamente dirigida a la

entidad pública y que se encuentre íntegra y completa, incluyendo anexos.
2. La correspondencia recibida, se abrirá para la constatación del contenido y su
digitalización, registro y entrega o reasignación a las unidades correspondientes, salvo
los casos previstos en la ley.
3. La correspondencia que tenga la leyenda de “personal”, “confidencial” o “reservado” no
se abrirá, esta se enviará al destinatario, salvo que exista alguna indicación contraria.

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 4. Para dar seguimiento administrativo a la gestión que da lugar todo documento ingresado
a la entidad pública, se procederá a ingresar en el registro de correspondencia de entrada
con los siguientes datos:
a. Remitente.
b. Cargo.
c. Entidad.
d. Fecha de emisión de documento.
e. Número de oficio si lo tuviere.
f. Fecha de recepción.
g. Asunto.
h. Descripción de anexos.
i. Dirección completa: calle, número, cantón, los datos que sean necesarios y correo
electrónico.

5. Se entregará la correspondencia a los destinatarios mediante el sistema de gestión

documental. Y solo en el caso de quienes no cuenten con el sistema señalado colocarán
el nombre y firmarán el recibido.
6. Las comunicaciones “personal”, “confidencial” o “reservado”, una vez abiertas por los
destinatarios y determinado que el contenido no corresponde a las mencionadas
anteriormente, deberán ser devueltas a la unidad de recepción de documentos para su
registro.

Artículo 22.- Trámite documental.- Es el recorrido del documento en cualquier soporte desde
su producción o recepción hasta el cumplimiento del proceso, a través de una o varias unidades
administrativas. Es obligatorio mantener y garantizar el flujo de todo trámite dentro de la entidad,
de manera que el usuario interno o externo pueda dar seguimiento y acceder a los documentos en
cualquier momento de su gestión. De ser el caso, la unidad administrativa donde finalice el trámite
será responsable de archivar y cerrar el proceso del trámite asignado.

Artículo 23.- Despacho de correspondencia.- Es la entrega controlada de documentos a

usuarios externos a la entidad, para lo cual pueden utilizarse diversos canales de distribución en
atención a las necesidades y los objetivos institucionales; cumpliendo las formalidades
establecidas por la entidad pública.

Para llevar a cabo el despacho de correspondencia, el servidor responsable de la Dirección de

Gestión Documental y Archivo o quien haga sus veces deberá solicitar a las unidades
administrativas que los documentos a despachar contengan:

1. Remitente.
2. Destinatario: nombre y cargo de ser el caso.
3. Dirección completa: calle, número, cantón, correo electrónico y los datos que sean
necesarios.
Los datos que deberán consignarse en el registro de correspondencia de salida son:

1. El número identificador del documento.

2. El asunto (breve descripción del contenido del documento).
3. Fecha y hora de salida.

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 4. Nombre y cargo del remitente de ser el caso
5. Destino.
6. Receptor del documento.

La Dirección de Gestión Documental y Archivo o quien haga sus veces despachará la

correspondencia por medio de mensajería y/u otro medio. De ser el caso, enlazará con la
prestadora de servicios que haya contratado, los servicios de envío de mensajería y paquetería.
En el caso de entrega de correspondencia a través de empresas intermediarias de encomiendas
nacionales o internacionales se utilizará el mismo registro, indicando los datos de: transporte
utilizado y nombre de la empresa, fecha y número de guía de envío. Las empresas intermediarias
de encomiendas deben entregar la constancia de recepción del documento.

Artículo 24.- Control de la gestión.- Quién tenga asignada esta responsabilidad, elaborará un
reporte de los trámites respondidos, de aquellos que no requieran contestación y de los pendientes.
Dicho reporte será remitido al superior jerárquico para las acciones que correspondan al caso.

CAPÍTULO II
DE LA GESTIÓN ARCHIVÍSTICA

Artículo 25.- Identificación de documentos de archivo.- Los documentos de archivo pueden

ser: reportes, estudios, actas, resoluciones, oficios, acuerdos, directivas, directrices, circulares,
contratos, convenios, instructivos, memorandos, estadísticas, o bien, cualquier otro registro
creado o recibido como resultado del ejercicio de las atribuciones y responsabilidades de las
entidades públicas, sin importar su fuente o fecha de elaboración. Los documentos podrán estar
en cualquier soporte sea papel, magnético, óptico u otra tecnología que sea reproducible por
medios de acceso público.

Los documentos de archivo forman parte del Sistema Institucional que les dio origen, así como
del Sistema Nacional.

Los documentos de archivo están sujetos a los procedimientos archivísticos establecidos en la

presente Regla Técnica; se gestionan de acuerdo al ciclo vital del documento, conforman
expedientes, registran, valoran, transfieren y cumplen su destino final.

Artículo 26.- Documentos que no cumplen el proceso archivístico.- Los documentos que no
están sujetos al proceso archivístico no serán considerados en la Tabla de Plazos de Conservación
Documental, por lo que cada unidad administrativa decidirá la forma y el tiempo para su
eliminación, sin que el periodo de uso y custodia rebase en lo posible un año.

Artículo 27.- Tipos de documentos que no cumplen el proceso archivístico.- Se dividen en

tres tipos:

1. Documentos de comprobación administrativa inmediata.- Son aquellos que no

forman parte de un expediente contractual, financiero u otros de naturaleza similar; por
ejemplo: fotocopias, controles de entrada y salida de visitantes, invitaciones a eventos,
entre otros. Si bien son documentos creados o recibidos en el curso de trámites
administrativos o ejecutivos, en caso de no constituir documentos relacionados con otro

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 asunto, no siguen el ciclo vital y su baja debe darse de manera inmediata al término de su
utilidad.
2. Documentos de apoyo informativo.- Es la documentación que se genera o conserva en
la oficina y que se constituye por ejemplares de origen y características diversas. Su
utilidad reside en la información que contiene para apoyar las tareas administrativas, tales
como impresiones de documentos localizados en internet, libros y revistas, directorios
telefónicos, fotocopias de manuales de equipos adquiridos por la entidad pública, entre
otros. Los documentos de apoyo informativo no reciben tratamiento archivístico ni siguen
el ciclo vital, se conservan en la oficina hasta el término de su utilidad. Al concluir su
periodo deberán desecharse o, si se trata de publicaciones con valor de actualidad,
solicitar su ingreso a la biblioteca.
3. Información personal.- Documentación que contiene un texto que es el resultado de un
asunto de carácter personal o particular, que no está enmarcado en los objetivos y
finalidades de la entidad púbica. Incluyen, por ejemplo, los correos electrónicos
personales, estados de cuenta, fotografías personales, entre otros.

Artículo 28.- Clasificación documental.- Este proceso tiene como base el Cuadro General de
Clasificación Documental, el cual ayuda a organizar y vincular los expedientes de acuerdo a la
estructura de los procesos institucionales.

Cada entidad pública expedirá el Cuadro General de Clasificación Documental, a través de la

Dirección de Gestión Documental y Archivo o quien haga sus veces, para lo cual observará lo
establecido en los siguientes numerales:

1. Uso.- Se empleará para clasificar todos los expedientes producidos en el ejercicio de las
atribuciones, responsabilidades, productos o servicios y procesos institucionales, ya que
permite organizar, ordenar, describir y vincular los documentos de archivo, de acuerdo a
la estructura orgánica por procesos. La Dirección de Gestión Documental y Archivo o
quien haga sus veces orientará y supervisará el uso cotidiano del Cuadro General de
Clasificación Documental por parte de los responsables de archivo en las unidades.
2. Unicidad.- Existirá uno solo por entidad pública.
3. Estructura.- Tendrá un esquema jerárquico, de acuerdo con la estructura orgánica de
gestión organizacional por procesos de la entidad pública u organigrama institucional
vigente con los siguientes niveles: Fondo, Sección y Serie.
4. Descripción de campos del formato del Cuadro General de Clasificación
Documental:
a. Fondo: Nombre de la entidad pública.
b. Sección: División del fondo representada por el nombre de las unidades
administrativas. En el caso de ser insuficientes, se podrá establecer subsecciones
adicionales.
c. Serie: Cada una de las divisiones de la sección que corresponden a las
responsabilidades específicas derivadas de un proceso o atribución. Cada serie
agrupa los expedientes producidos en el desarrollo de una responsabilidad o
actividad. En los casos en los que las categorías sean insuficientes, podrán
establecer subseries adicionales.
d. Descripción de serie documental: Es una breve explicación del contenido de la
serie o subserie documental.

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 e. Origen de la documentación: Identifica si la documentación se encuentra en
medio físico, electrónico y/o digital.
f. Condiciones de acceso: Permite clasificar la documentación en función de la
accesibilidad que se otorgue al expediente, conforme a lo estipulado en la Ley
Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública. La
documentación podrá ser: público, confidencial o reservado.
g. Encabezado y pie de página: El logo de la entidad deberá colocarse en la
esquina superior izquierda y el número de páginas en la esquina inferior derecha.

El formato del Cuadro General de Clasificación Documental que se utilizará es el que se detalla
a continuación:

Artículo 29.- Elaboración del Cuadro General de Clasificación Documental.- La Dirección

de Gestión Documental y Archivo, o quien haga sus veces, en coordinación con los responsables
de archivo de las unidades productoras, llevarán a cabo las acciones que se detallan a
continuación:

1. Consultar leyes, reglamentos y manuales, que rijan de manera general a la entidad.

2. Incorporar el nombre de las secciones a partir de los grandes procesos y atribuciones
generales.
3. Identificar las series documentales, en función de las atribuciones, responsabilidades,
productos y servicios, y los procesos que generen documentos por cada unidad
productora; definir los flujos documentales y los responsables de cada actividad; y
establecer los expedientes, su soporte, formato y niveles de acceso. Para lo cual se dejará
constancia mediante acta de conformidad, suscrita entre la unidad productora y la
Dirección de Gestión Documental y Archivo o quien haga sus veces. Las series
identificadas como reservadas formarán parte del Cuadro General de Clasificación
Documental, sin hacer constar descripción y origen de la misma.
4. La Dirección de Gestión Documental y Archivo o quien haga sus veces consolidará y
aprobará el Cuadro General de Clasificación Documental de la entidad pública previo a
remitir esta herramienta a la Dirección de Archivo de la Administración Pública del ente
rector, para su respectiva validación.

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Se prohíbe modificar el formato a excepción de las subsecciones o subseries que se requieran
adicionar.

Artículo 30.- Actualización del Cuadro General de Clasificación Documental.- Deberá

actualizarse cuando existan cambios en las atribuciones, responsabilidades, productos o servicios
y procesos institucionales, así también cuando surjan nuevas unidades o se supriman.

Artículo 31.- Integración de expedientes.- La apertura e integración de cada expediente

generado por las unidades productoras deberá contemplar las siguientes consideraciones:

1. Apertura de un expediente por cada asunto o trámite que surja en el marco de sus
responsabilidades normadas.
2. Los expedientes que se integren estarán identificados de acuerdo al Cuadro General de
Clasificación Documental.
3. Cada documento de archivo se integrará a su expediente desde el momento de su
producción o recepción; se evitará la desmembración de los mismos para impedir la
creación de falsos expedientes.
4. Se deberán describir con su respectiva identificación.
5. Se levantará el inventario general por expediente.
6. Se evitará la duplicidad de información o incorporación de copias, para esto, se deberá
verificar la existencia o no de algún expediente abierto sobre el mismo asunto, así como
la existencia del original.
7. Deberá estar sujeto a expurgo y foliación al concluir el trámite o asunto.
8. Para la integración de los expedientes se emplearán contenedores adecuados al soporte,
formato y volumen del expediente.
9. Cumplirán el proceso establecido en la presente Regla Técnica.
10. Se prohíbe el empastado de documentos o expedientes de archivo.

Artículo 32.- Ordenación documental.- Es el proceso mediante el cual, de forma cronológica,

se unen y relacionan los documentos de un expediente. Deberán observarse los siguientes
criterios:

1. Los documentos de archivo se integran al expediente de manera secuencial, conforme se

generen o se reciban.
2. Los anexos, en cualquier tipo de soporte, que son parte del asunto, también constituyen
el expediente y se acompañan al documento principal. Pueden ser fotografías, carteles,
videos, discos, memorias, entre otros. Si por el volumen o tamaño de los anexos es
necesario mantenerlos en otro lugar diferente al expediente, deberá establecerse una
referencia cruzada, utilizando un folio testigo, y en el caso de documentos electrónicos,
metadatos que permitan la localización del expediente.
3. Los expedientes pueden estar conformados por uno o más partes/volúmenes, por lo que
será necesario indicar el número que le corresponda a cada uno de éstos; por ejemplo:
1/3, 2/3, 3/3.
4. Los expedientes se ordenarán dentro de los archiveros atendiendo al tipo de ordenamiento
definido (alfabético o numérico, según la caracterización de la serie).

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Artículo 33.- Cierre del expediente.- El expediente se cerrará cuando concluya el trámite o
asunto y se procederá a su expurgo y foliación. A partir de este momento regirán los tiempos
establecidos en la Tabla de Plazos de Conservación Documental.

Artículo 34.- Expurgo.- El expurgo se efectuará en el Archivo de Gestión, una vez que se haya
cerrado el expediente y como paso anterior a la foliación. Para realizar el expurgo, se identificará
y retirará toda aquella documentación que aún conste como repetida, borradores, versiones
preliminares, ejemplares múltiples de un mismo documento, copias fotostáticas de documentos
existentes en original, hojas de recados telefónicos, mensajes y notas en tarjetas, hojas auto
adheribles, entre otros elementos. Únicamente deberán archivarse versiones finales de los
documentos. Se podrá conservar una copia certificada o compulsa cuando no se tenga el original
y el documento sea parte del asunto del expediente de archivo.

Asimismo, para la adecuada conservación de los expedientes, se deberán retirar todos los
elementos que puedan ser perjudiciales para la conservación del papel, tales como: grapas, clips,
broches, o cualquier otro elemento que ponga en riesgo la integridad del documento.

Artículo 35.- Foliación.- La foliación permite controlar la cantidad de folios útiles de un

expediente, garantizar el respeto al principio de orden original, la integridad y seguridad de la
unidad documental. La foliación es requisito para las transferencias y bajas documentales. Una
vez efectuado el expurgo y retiro de los elementos perjudiciales, se procederá a foliar cada una
de las fojas útiles que conforman el expediente de acuerdo al orden de los documentos de archivo.

Las hojas se foliarán en la esquina superior derecha del anverso del documento. Otros soportes
que contengan información también se foliarán empleando los materiales que faciliten el proceso.

La foliación se realizará a todos los documentos de archivo, independiente de su tamaño. Por

excepción, la foliación de los expedientes judiciales, como historias clínicas y otros, se realizará
en observancia a lo establecido por la normativa legal vigente.

En la foliación se prohíbe utilizar cifras numéricas con suplementos alfabéticos. No es permitido

repetir números ni realizar la foliación en hojas en blanco que no se encuentren salvadas.

Artículo 36.- Descripción archivística.- La descripción archivística se realiza con el fin de

identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo, así como para darles
contexto en el sistema institucional que los ha producido y es fundamental para facilitar la
localización y consulta de los expedientes.

Como resultado de la descripción documental, las entidades públicas elaborarán:

1. Carátulas
2. Etiquetas de cajas
3. Inventario
4. Guía de Archivo

Artículo 37.- Carátula.- La unidad productora colocará la carátula en la cara frontal del folder
con el siguiente formato:

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 Logo de la entidad NOMBRE DEL FONDO DOCUMENTAL
Sección
documental
Subsección
documental
Serie documental Subserie documental
Descripción
documental
Número de
expediente
Fecha de apertura Fecha de cierre
Reservado
Condiciones de
Valor documental Confidencial
acceso
Público
Plazo de Destino Conservación N° de fojas
conservación final Eliminación N° de tomo

Artículo 38.- Etiqueta de caja.- La numeración de las cajas las realizará la unidad productora
siguiendo un orden consecutivo, empezando desde el número 1, de acuerdo al siguiente formato:

Logo de la entidad NOMBRE DEL FONDO DOCUMENTAL

CAJA No.

Sección documental
Subsección documental
Subserie
Serie documental
documental
Fecha Inicio
Nro. de expedientes
Fecha fin

Los campos de los formatos de rotulación deberán regirse en forma obligatoria a la información
del Cuadro General de Clasificación Documental.

Artículo 39.- Inventario documental.- Los inventarios documentales son los instrumentos para
el control, la gestión y la consulta de los expedientes que obran en cada uno de los archivos de
las entidades públicas, en ellos se describirán los datos generales de los expedientes en el contexto
del Cuadro General de Clasificación Documental. Todos los Archivos de Gestión deberán
elaborar el inventario general por expediente correspondiente a su unidad y el Archivo Central
elaborará el inventario general de expedientes global de la entidad pública.

El inventario documental es un requisito para las transferencias, así como para efectuar la baja
documental.

1. Descripción de los campos del formato de inventario.- Contendrá lo siguiente:

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 a. Serie/Subserie documental: Corresponde a lo determinado en el Cuadro
General de Clasificación Documental.
b. Número de caja: Corresponde al identificador numérico que tendrá la caja.
c. Número de expediente: Corresponde al número que se le asignará al expediente.
d. Descripción: Es el detalle documental del expediente.
e. Fechas extremas: Es el período de tiempo en el cual se apertura y se cierra el
expediente.
f. Número de fojas: Es el número de folios útiles que tendrá el expediente una vez
cerrado.
g. Destino: Primer destino que tuvo el documento.
h. Destino final: Podrá ser conservación o eliminación, según lo determinado en la
Tabla de Plazos de Conservación Documental.
i. Soporte: Se establece el medio en el que se encuentra contenida la información.
j. Ubicación topográfica: Se utiliza para identificar el sitio en el que reposa el
expediente.
k. Observaciones: Permite identificar cualquier particularidad con respecto a los
expedientes.
l. Encabezado y pie de página: El logo de la entidad deberá colocarse en la
esquina superior izquierda y el número de páginas en la esquina inferior derecha.

El formato del inventario documental que se utilizará es el siguiente:

2. Pautas generales relativas al inventario.- El servidor público responsable tomará en

cuenta lo siguiente:

a. Registrar la información que consta en el expediente conforme a los campos

acreditados en el formato cuyo trámite haya concluido.
b. Determinar la ubicación topográfica de los expedientes asignando un número de
estantería y bandeja.

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 c. Utilizar el mismo formato para los inventarios generales, de transferencia
(primaria o secundaria) y las bajas documentales.

Artículo 40.- Guía de archivos.- Es el instrumento de consulta que proporciona información

general sobre el contenido del fondo documental de la entidad pública a fin de orientar y auxiliar
en la búsqueda de información. La Guía se estructurará con información de los Archivos de
Gestión y del Archivo Central. El Archivo Intermedio y el Archivo Histórico, elaborarán su propia
Guía.

Para la elaboración de la Guía de Archivos se realizará la descripción de los fondos documentales

considerando los siguientes parámetros:

1. Titularidad y Dirección.- Incluye los datos de la entidad pública que custodia la

documentación.
2. Servicios que presta el archivo.- Horario de atención y detalle de los servicios que se
brindan en relación a la documentación custodiada.
3. Descripción de fondos.- Breve detalle que incluya información relacionada al volumen
documental en metros lineales, fechas extremas y las secciones documentales.

Artículo 41.- Evaluación documental.- Es una actividad archivística que incluye las etapas de
valoración, selección y disposición final de las series documentales.

1. Valoración.- Etapa en la que se determinan los valores primarios y secundarios de las

series documentales.
2. Selección.- Actividad en la que se divide las series documentales a conservar y a eliminar,
utilizando como insumo la Tabla de Plazos de Conservación Documental.
3. Disposición final.- Ejecución de procedimientos para la baja documental o transferencia
final.

Artículo 42.- Responsables de la valoración documental.- En el proceso de valoración deberán

participar:

1. Cuando la documentación se custodie en la entidad generadora, el equipo responsable de

la valoración documental estará conformado por: la máxima autoridad o su delegado, el
responsable de la unidad productora y el titular de la Dirección de Gestión Documental y
Archivo o quien haga sus veces.
2. Cuando la documentación se custodie en el Archivo Intermedio, el equipo responsable
de la valoración documental estará conformado por: la máxima autoridad o su delegado,
el titular de la Dirección de Gestión Documental y Archivo o quien haga sus veces, el
responsable de la unidad productora de la entidad dueña de la información y el titular de
la Dirección de Archivo de la Administración Pública.

Artículo 43.- Valoración documental.- Es una actividad intelectual que se basa en el

conocimiento de las facultades, atribuciones y procedimientos de la entidad a fin de determinar
la importancia de los documentos.

La valoración documental se lleva a cabo durante el proceso de elaboración de la Tabla de Plazos

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de Conservación Documental y se ratifica o modifica al generar los inventarios de transferencias
o de baja documental.

La valoración de la documentación se ejecutará conforme a las siguientes fases:

1. Identificación.- Determinar las series y subseries de acuerdo a la estructura del fondo en

concordancia con los tiempos de conservación en cada categoría de archivo, así como su
destino final.
2. Recopilación de la información y descripción.- Se realizará la recopilación de la
información de la entidad pública, así como de la normativa y legislación vigente, para
determinar el valor primario y secundario de los documentos, que se reflejará en la
elaboración de la Ficha Técnica de Prevaloración.
3. Análisis.- Se justificará los criterios de valoración propuestos para la disposición de los
documentos que serán consignados en los campos de la Ficha Técnica de Prevaloración.

Artículo 44.- Identificación de valor secundario, permanente o histórico.- Sin perjuicio de

otras, se establecen las siguientes características a tomar en cuenta para determinar la existencia
de valor secundario, histórico o permanente en las series documentales y expedientes:

1. Permiten conocer los orígenes del organismo, su organización, evolución y actividades.

2. Brindan testimonio sobre el devenir cultural, social, científico y tecnológico.
3. Permiten conocer los procesos de elaboración de leyes, acuerdos, reglamentos y demás
documentos normativos de las entidades públicas, según corresponda.
4. Contienen datos significativos sobre un acontecimiento, individuo, institución o lugar,
sobre tendencias de la historia política o económica, ciencias y técnicas.
5. Contienen datos necesarios para la protección de los derechos.
6. Describen la organización documental de la entidad pública.
7. Proceden de una entidad pública o sección de rango superior en la jerarquía
administrativa.
8. Conservan documentación que comprenda información global de la entidad pública.

Artículo 45.- Ficha Técnica de Prevaloración.- El servidor público responsable de la

elaboración de la ficha técnica, como mínimo consignará los siguientes parámetros:

1. Carácter del proceso: Indica el proceso del que se deriva el contenido de la serie
documental (gobernantes, sustantivos o adjetivos).
2. Valor de los archivos: Explica si la serie documental contiene valores primarios y/o
secundarios y si ha cumplido con los tiempos establecidos en la Tabla de Plazos de
Conservación Documental para el caso de transferencia secundaria o baja documental.
3. Justificación: Indica el destino final que se propone para los expedientes que se incluyen
en el inventario y expone por qué los archivos deben conservarse de forma permanente o
darse de baja.
4. Datos de los archivos: Cuando se trate de transferencias secundarias o baja documental,
proporcionar el número de expedientes y cajas, el peso aproximado y los metros lineales
de los archivos, así como datos adicionales relacionados con su estado físico.
5. Normativa legal que aplica: Aplicación de la normativa jurídica que justifique la
transferencia y baja documental.

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 6. Otros: Los demás que establezca la entidad pública.

En caso de transferencias secundarias o baja documental, anexar el inventario indicado en la Ficha

Técnica de Prevaloración.

Artículo 46.- Tabla de Plazos de Conservación Documental.- Los servidores públicos

responsables determinados en la presente Regla Técnica usarán esta herramienta para determinar
los plazos de conservación de los archivos de la entidad pública.

1. Estructura.- Tendrá la misma estructura del cuadro general de clasificación documental.

2. Descripción de campos del formato de Tabla de Plazos de Conservación
Documental.-
a. Plazos de Conservación: Se establecerá en número de años el tiempo en que los
expedientes deberán permanecer en cada categoría de archivo. En caso de
conservación se colocará la palabra “Permanente”.
b. Base legal: De conformidad con las leyes vigentes, se colocará la Ley y el
artículo que determine los plazos de conservación o eliminación para las series
que genere la entidad pública.
c. Disposición final: De acuerdo a la valoración que realice cada entidad pública,
se determinará la disposición final de los documentos la cual puede ser la
conservación permanente o la eliminación.
d. Técnica de Selección: Solamente en el caso que se establezca que la disposición
final de los documentos es la conservación, se determinará una técnica de
selección, la cual puede ser la conservación completa o parcial, de acuerdo a las
características particulares de cada entidad pública y a la tipología documental
que emana de sus funciones.
e. Encabezado y pie de página: El logo de la entidad pública deberá colocarse en
la esquina superior izquierda y el número de páginas en la esquina inferior
derecha.

El formato de la Tabla de Plazos de Conservación Documental que se utilizará es el siguiente:

Logo de la entidad
TABLA DE PLAZO DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL
NOMBRE DEL FONDO DOCUMENTAL

PLAZOS DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL TÉCNICA DE SELECCIÓN

CONSERVACIÓN
ELIMINACIÓN

SECCIÓN SUBSECCIÓN SERIE SUBSERIE

INTERMEDIO

COMPLETA
HISTÓRICO

BASE LEGAL
CENTRAL
GESTIÓN

PARCIAL

DOCUMENTAL DOCUMENTAL DOCUMENTAL DOCUMENTAL

1 de 1

3. Pautas generales relativas a la Tabla de Plazos de Conservación Documental: Se

llevarán a cabo las siguientes acciones:

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 a. Los plazos de conservación que se establezcan contarán a partir de la conclusión
o cierre del asunto de los expedientes de la serie correspondiente. Para el caso de
series documentales con carácter reservado, los plazos de conservación contarán
a partir de su desclasificación.
b. Todas las entidades públicas están obligadas a incorporar la Tabla de Plazos de
Conservación Documental como herramienta técnica para la gestión,
conservación, transferencias primaria, secundaria y final, así como para la
disposición final de los expedientes.
c. En la fijación de plazos se deberá observar la normativa jurídica aplicable a la
entidad pública y la frecuencia de uso de los expedientes que satisfagan las
necesidades de gestión presentes y futuras.
d. La Dirección de Gestión Documental y Archivo o quien haga sus veces
consolidará y aprobará la Tabla de Plazos de Conservación Documental de la
entidad pública, previo a remitir esta herramienta a la Dirección de Archivo de
la Administración Pública del ente rector para su respectiva validación.

4. Actualización de la Tabla de Plazos de Conservación Documental: Deberá

actualizarse cuando haya cambios en el Cuadro General de Clasificación Documental y
en la normativa legal vigente.

Artículo 47.- Transferencias documentales.- El ciclo de vida de los expedientes se gestionará

mediante las transferencias documentales de acuerdo al cumplimiento de los plazos según lo
establecido en la Tabla de Plazos de Conservación Documental; las trasferencias pueden ser
primarias al pasar del Archivo de Gestión al Archivo Central, secundaria del Archivo Central al
Archivo Intermedio y final del Archivo Intermedio al Archivo Histórico, siempre que
corresponda.

Artículo 48.- Transferencia primaria.- Para llevar a cabo la transferencia primaria se seguirá
el siguiente procedimiento:

El responsable del Archivo de Gestión deberá:

1. Identificar las series que concluyeron su plazo de conservación en el Archivo de Gestión,

de conformidad con la Tabla de Plazos de Conservación Documental.
2. Previo a la transferencia de los expedientes deben cumplir lo dispuesto en el artículo 32,
33, 34, 35, 36 y 37 de la presente Regla Técnica.
3. Colocar los expedientes de la serie a transferir en las cajas archivadoras considerando:

a. El número de expedientes que contenga cada caja dependerá del grosor de los
mismos, procurando que no queden demasiado apretados o se maltraten.
b. Debe procurarse que el expediente no quede dividido en dos cajas. Si esto
ocurriera, deberá indicarse claramente mediante un señalativo (ejemplo:
expediente “n”, continúa en la siguiente caja).
c. Dentro de las cajas, el material deberá estar ordenado por serie documental y por
número de expediente de menor a mayor, y en la misma secuencia del respectivo
inventario.

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 d. Cada caja deberá contar con la respectiva etiqueta, de acuerdo al formato del
artículo 38 de la presente Regla Técnica.

4. Actualizar el inventario de transferencia primaria, firmarlo y presentarlo para la

aprobación por parte del titular de la unidad productora.
5. Remitir el memorando de solicitud de transferencia primaria dirigido al titular de la
Dirección de Gestión Documental y Archivo o quien haga sus veces, adjuntando el
inventario de transferencia primaria.

El responsable de la Dirección de Gestión Documental y Archivo o quien haga sus veces deberá:

6. Designar un responsable del Archivo Central para que coordine el procedimiento, quien
revisará y cotejará físicamente la documentación contra el inventario en la unidad
administrativa.

El responsable del Archivo de Gestión deberá:

7. Resolver las inconsistencias que se pudieran detectar en el inventario, etiquetas o

contenido de la transferencia, al momento de hacer la revisión documental en presencia
del responsable del Archivo Central.
8. Remitir al Archivo Central las cajas que hayan sido revisadas y cotejadas para su
resguardo, conjuntamente con el inventario de transferencia primaria.

El responsable del Archivo Central deberá:

9. Realizar el acuse de recibido del inventario de transferencia primaria, entregando una

copia a la unidad productora cuando hayan ingresado las cajas al Archivo Central.
10. Actualizar el inventario general de la entidad pública otorgándole la signatura topográfica
que corresponda a la ubicación física que tendrán las cajas dentro del repositorio.

Los expedientes que sean transferidos seguirán siendo de la unidad productora hasta su
destrucción o transferencia final al Archivo Histórico.

Artículo 49.- Transferencia secundaria.- Para realizar la transferencia secundaria se seguirá el

siguiente procedimiento:

El Archivo Central deberá:

1. Revisar las caducidades reflejadas en la Tabla de Plazos de Conservación Documental e

identificar las series a transferirse al Archivo Intermedio.
2. En conjunto con las unidades productoras, deberán abrir las cajas de las series que
contengan expedientes susceptibles de transferencia secundaria a fin de proceder con la
valoración.
3. Generar el inventario de expedientes para transferencia secundaria, elaborando para cada
serie documental la Ficha Técnica de Prevaloración en coordinación con los responsables
del proceso de valoración documental de la entidad pública.

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Los responsables del proceso de valoración de la entidad pública deberán:

4. Aprobar los inventarios y la Ficha Técnica de Prevaloración de la documentación a

transferirse al Archivo Intermedio.

El Director de Gestión Documental y Archivo o quien haga sus veces deberá:

5. Remitir mediante oficio para validación de la Dirección de Archivo de la Administración

Pública del ente rector, la Tabla de Plazos de Conservación Documental, el inventario de
transferencia secundaria y la Ficha Técnica de Prevaloración.

La Dirección de Archivo de la Administración Pública del ente rector deberá:

6. Designar un responsable del Archivo Intermedio para que coordine el procedimiento,

quien revisará y cotejará físicamente la documentación con el inventario en la entidad
pública.

El responsable del Archivo Central deberá:

7. Resolver las inconsistencias que se pudieran detectar en el inventario, etiquetas o

contenido de la transferencia, al momento de hacer la revisión documental en presencia
del responsable del Archivo Intermedio.
8. Remitir al Archivo Intermedio las cajas que hayan sido revisadas y cotejadas para su
resguardo, conjuntamente con el inventario de transferencia secundaria y la Ficha Técnica
de Prevaloración.

La Dirección de Archivo de la Administración Pública del ente rector deberá:

9. Acusar el recibo del inventario de transferencia secundaria, entregando una copia a la

entidad pública, cuando hayan ingresado las cajas al Archivo Intermedio.
10. Actualizar el inventario general otorgando la signatura topográfica que corresponda a la
ubicación física que tendrán las cajas dentro del repositorio. Los expedientes que sean
transferidos seguirán siendo de la entidad pública hasta su destrucción o transferencia
final.

Artículo 50.- Transferencia final.- La transferencia final se llevará a cabo de acuerdo al

siguiente procedimiento:

1. Una vez concluido el plazo de conservación en el Archivo Intermedio de conformidad

con la Tabla de Plazos de Conservación Documental, se generará el inventario de
transferencia final y se elaborará la Ficha Técnica de Prevaloración con el equipo
responsable de la valoración establecido en el artículo 42 de la presente Regla Técnica.
2. Se solicitará por oficio la transferencia final al Archivo Histórico adjuntando el inventario
de transferencia final y la Ficha Técnica de Prevaloración correspondiente.
3. El responsable del Archivo Histórico, previa aprobación del inventario de transferencia
final, registrará el ingreso de las cajas en la bitácora de transferencias y determinará la

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 signatura topográfica correspondiente, la que se asentará en el inventario general a efecto
de que sirva de instrumento de consulta.
4. El titular del Archivo Histórico entregará al titular de la Dirección de Archivo de la
Administración Pública del ente rector una copia del inventario de la transferencia final,
debidamente fechado, sellado y firmado, como acuse de recibo.

Artículo 51.- Transferencia por escisión, supresión o fusión.- Si existe la disposición de

escindir una unidad administrativa y crear una nueva entidad pública, toda la documentación que
generó dicha unidad administrativa que fuere pertinente, se transferirá de manera íntegra para el
cumplimiento de las nuevas funciones. Para ello se dejará constancia de la transferencia de los
documentos a través del inventario suscrito por ambas entidades públicas.

Artículo 52.- Fondos acumulados.- Es el conjunto de documentos con escaso o ningún criterio
de organización archivística. Esta documentación puede haber sido heredada o transferida de
entidades fusionadas, liquidadas o suprimidas, o generada por la propia entidad pública antes de
febrero de 2015.

La unidad productora será la responsable de dar el tratamiento a los fondos documentales

acumulados. En caso de que esta haya sido suprimida, la Dirección de Gestión Documental y
Archivo o quien haga sus veces asumirá la responsabilidad, de acuerdo al siguiente
procedimiento:

1. Analizar el contexto histórico institucional y del órgano productor.

2. Aplicar los principios universales de procedencia y respeto al orden original.
3. En el caso de que se cuente con algún instrumento de descripción (listados, registros,
índices, inventarios, etc.), servirá de referencia para la identificación y clasificación.
4. Identificar los grupos documentales siguiendo pautas de clasificación aplicadas por la
entidad pública en el momento de la producción documental.
5. Describir el fondo y el grupo documental, conforme a sistemas normalizados de
descripción archivística.
6. Clasificar, depurar, foliar y rotular.
7. Levantar el inventario correspondiente.
8. Generar la Tabla de Plazos de Conservación Documental.

Artículo 53.- Baja documental.- Consiste en la eliminación controlada de aquellos expedientes

que hayan prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables y que no
contengan valores históricos. Las entidades públicas deberán ejecutar las bajas documentales de
acuerdo con las caducidades señaladas en la Tabla de Plazos de Conservación Documental.

Las bajas documentales serán aprobadas por el equipo responsable de la valoración documental
según consta en el artículo 42 de la presente Regla Técnica, de acuerdo al siguiente
procedimiento:

1. Identificar las series documentales que cumplieron su plazo de conservación en el

Archivo Central, proceder a valorarlos y a ratificar o modificar el destino final establecido
en la Tabla de Plazos de Conservación Documental. Tratándose de expedientes para baja
documental, se elaborará el inventario y la Ficha Técnica de Prevaloración.

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 2. Se solicitará a la Dirección de Archivo de la Administración Pública del ente rector la
validación del cumplimiento de las directrices emitidas en la Tabla de Plazos de
Conservación Documental remitiendo el inventario de baja correspondiente y la Ficha
Técnica de Prevaloración.
3. La Dirección de Archivo de la Administración Pública del ente rector, en base al
Inventario de Baja Documental, la Tabla de Plazos de Conservación Documental y la
Ficha Técnica de Prevaloración Documental emitirá el dictamen final del proceso de baja
documental.
4. Los expedientes, cualquiera que sea su soporte, que hayan sido dictaminados para la
eliminación documental, bajo responsabilidad de la entidad pública deberán destruirse en
atención a los procedimientos establecidos por el Ministerio del Ambiente y las mejores
prácticas ambientales nacionales e internacionales.
5. De cada procedimiento de baja documental se abrirá un expediente, integrándose con el
acta que para el efecto se elabore, el inventario de baja documental, la Ficha Técnica de
Prevaloración, así como el dictamen de baja documental, el mismo que se conservará en
la entidad productora conforme las caducidades establecidas en la Tabla de Plazos de
Conservación Documental.

CAPÍTULO III
DE LA PRESERVACIÓN DOCUMENTAL

Artículo 54.- Preservación de archivos.- Para la adecuada preservación del acervo

documental, todos los archivos de las entidades públicas de acuerdo a la capacidad presupuestaria
anual asignada deberán contar con las siguientes condiciones:

1. Adecuación de espacios y dotación de mobiliario.

2. Limpieza y desinfección de repositorios y documentos.
3. Almacenamiento.
4. Monitoreo y control de las condiciones ambientales.
5. Prevención y gestión de riesgos.

Artículo 55.- Adecuación de espacios y dotación de mobiliario.- Se deberá tener en cuenta

las siguientes consideraciones:

1. Infraestructura física.- La infraestructura deberá responder a las condiciones del terreno

y a la carga del edificio, por lo que se deberá cumplir con las normas vigentes de
construcción. La estructura de preferencia será en hormigón armado que evite la
incorporación de elementos en madera, con espacio adecuado, con poco costo energético
y que contemple crecimiento documental. Las paredes serán lisas de preferencia y de
materiales que respiren como el yeso.

Los tipos de pisos recomendables son de concreto endurecido alisado o micro alisados
(puede también ser esmaltado), o en última instancia porcelanatos y cerámicos (aunque
para estos deberá considerarse la carga o peso que resistirán); estos materiales evitan la
acumulación de polvo y son de características frías lo que ayuda en la conservación de

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 los soportes documentales, por otro lado, las características ignífugas y de mínima
abrasión también son parámetros que deben considerarse.

La ubicación del repositorio deberá responder a los requisitos de:

a. Ubicación estratégica de cercanía a los usuarios.

b. Evitar ubicaciones de riesgo respecto a las condiciones ambientales como
contaminación atmosférica, acústica y térmica.
c. Evadir zonas geográficas de riesgo como terrenos deslizantes, alto riesgo sísmico
y vulcanológico, cercano a quebradas y ríos, entre otros.
d. Evitar zonas y climas tropicales, pero de darse el caso requerirán soluciones de
control para las condiciones ambientales a las que estarán expuestos los
documentos (fumigación, aireación).
e. Procurar utilizar la planta baja para ubicar los documentos de archivo.

En el caso que se designe un edificio ya construido para la adecuación como archivo, será
indispensable observar normas que permitan eliminar o disminuir cualquier riesgo o
peligro; así como requerir la evaluación de la estructura por un ingeniero civil
especializado y de ser el caso reforzarla. En ese sentido, la adaptación de un edificio como
archivo supone que los espacios sean remodelados de acuerdo a las necesidades de los
servicios que oferta el archivo, contemplando las áreas para el personal que trabaja ahí,
así como para los usuarios.

La planificación para construcción o adecuación de un edificio de archivo deberá

garantizar las características esenciales para generar un espacio funcional y sostenible a
futuro, observando la capacidad presupuestaria de la entidad pública.

2. Mobiliario: La estantería metálica deberá estar anclada al piso, con una altura máxima
de 2.20 m incluida la balda superior (techo), la bandeja inferior de la estantería deberá
tener mínimo 0.10 m de distancia en relación al suelo, para evitar daños por inundaciones.
En el caso de requerir racks o similares deberán incorporarse mecanismos de acceso para
la manipulación de los documentos.

3. Ubicación del mobiliario: Las estanterías deberán estar ubicadas a una distancia mínima
de 0.20 m en relación a la pared. El espacio de circulación entre estanterías tendrá una
distancia de 0.70 a 0.90 m para facilitar el acceso, considerando un corredor central de
mínimo 1.20 m.

En el caso de almacenar documentos de gran formato como planos, mapas, carteles o de

soportes distintos al papel, considerar la implementación del mobiliario adecuado
destinado a conservar y garantizar esta documentación.

Artículo 56.- Limpieza, desinfección de repositorios y documentos.- La limpieza o

eliminación de polvo y suciedad presente en repositorios y documentos, se deben ejecutar
periódicamente. En los archivos centrales e intermedio se deberá realizar una limpieza de la
documentación que ingresa mediante transferencia, así como la revisión previa de documentos
que puedan tener afectación por bio deterioro.

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La limpieza de los archivos deberá constar en el programa regular de inspección y mantenimiento
de los repositorios, en el caso de requerir fumigación bajo ninguna circunstancia se podrán
emplear productos químicos altamente tóxicos y nocivos para el personal del archivo, y no
deberán ser aplicados de forma directa sobre la documentación. Deberá considerarse que la
aplicación de cualquier fumigante para el ambiente sea empleado mediante sistemas de
pulverización o nebulización, así como su aireación adecuada luego de los procesos ejecutados
en la fumigación de espacios. Si la actividad de limpieza y fumigación es realizada de forma
externa deberán exigirse los requisitos de seguridad de los productos utilizados. Este programa
debe incluir la desratización y desinsectación, de detectarse estos agentes.

Para documentos que presentan biodeterioro (microorganismos) se deberá elaborar el protocolo

de actuación, que incluya la identificación del material, el aislamiento de este material para su
tratamiento, su desinfección puntual, el uso de productos en lo posible naturales o de baja
toxicidad, la disposición luego del tratamiento de estos documentos en un área que cuente con
una ventilación constante y de renovación del aire (análisis de calidad del aire), y el monitoreo
del material tratado para que pueda ser incorporado al fondo sin ningún riesgo de contaminación.
Las medidas frente al ataque biológico incluyen también control de plagas.

Artículo 57.- Almacenamiento.- Cada entidad pública hará constar en su política institucional
interna el tipo de unidades de almacenamiento que deberá utilizarse de acuerdo al soporte, para
evitar deterioros físicos en los documentos como deformaciones, roturas, desgarros, entre otros,
tomando como base las siguientes recomendaciones:

Tabla 1: Tipo de unidad de almacenamiento o de conservación

Tipo de archivo Tipo de unidad de conservación Tipo de caja

Archivo de Gestión Bibliorato, folder cartulina o sobre No aplica
Archivo Central e Intermedio Folder cartulina T03 o T15

Tabla 2: Especificaciones de las unidades de almacenamiento

Unidad de Capacidad de
Material
almacenamiento almacenamiento aprox.
Folder cartulina Cartulina con baja acidez 100 hojas formato A4
Bibliorato L4 Cartón 250 hojas formato A4
Bibliorato L8 Cartón 500 hojas formato A4
Cartón forrado con material de
Un documento o varios
encuadernación (parte externa) y cartulina
documentos, considerando
Caja T03 o T15 libre de ácido (parte interna que entre en
formatos y conformación de
contacto con la documentación) o
los expedientes.
contenedores en cartulina libre de acido
Un documento por sobre,
Cartulina libre de ácido, o
Sobres a medida considerando la conformación
Cartulina plegable
del expediente.

Tabla 3: Capacidades de las unidades de almacenamiento

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 Unidades de conservación por
Unidad de Capacidad de almacenamiento
metro lineal
almacenamiento aprox.
1000 hojas formato A4, o
10 folders, o
Caja técnica T03 1m = 6 cajas T03
4 biblioratos L4, o
2 biblioratos L8
2000 hojas formato A4, o
20 folders, o
Caja técnica T15 1m = 3 cajas T15
8 biblioratos L4, o
4 biblioratos L8

Artículo 58.- Monitoreo y control de las condiciones ambientales.- Los principales

factores de deterioro que generan daño en los documentos resultan ser aquellos que tienen relación
al ambiente externo de los documentos como son la temperatura, humedad, luz y contaminantes
atmosféricos; a ello se suma la naturaleza biológica, mecánica y química de reacciones que varían
según la manufactura de los documentos.

1. Temperatura y humedad.- Se debe comprender que no existe la temperatura y humedad

relativa ideal, solamente rangos y valores que ayudan a minimizar los cambios bruscos
en los materiales; así una temperatura o humedad que es aceptable para un material puede
ser desastrosa para otro. Los rangos que deben considerarse para el mantenimiento de
soportes en papel serán:

Tabla 4: Rangos recomendados para soportes en papel

Temperatura Humedad Relativa
18-21 °C
45-60%
(Fluctuación diaria 3
(Fluctuación diaria 5%)
°C)

Sin embargo, existen soportes documentales especiales o diferentes al papel y en estos

casos los rangos de temperatura y humedad relativa variarán:

Tabla 5: Rangos recomendados para otros soportes

Soporte Temperatura Humedad Relativa

Fotografía en blanco y negro 15 – 20 °C 30 - 35%
45-60% /
Cubiertas en pergamino/cuero/textil 18 - 20 °C
textil 30-50%
Fotografía en color 10 – 18 °C 30 - 40%
Formato electrónico (disquetes, CD-ROM,
18 - 20 °C 30 - 40%
casetes de video, etc.)
Micro portadores de información
17° C 20 – 30%
(microfichas)
Máximo recomendado
Películas de gelatina de plata Menor a 40°C
es de 40%.

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 Las fluctuaciones en la temperatura y humedad relativa afectan las dimensiones y
propiedades mecánicas de los materiales orgánicos y pueden provocar daño si se
producen en cortos períodos de tiempo; por ejemplo: calor y baja humedad relativa
generan resecación y fragilidad en el cuero, pergamino, papel y adhesivos. En cambio, si
existe calor y un aumento de la humedad relativa surgen hongos y ambientes ideales para
plagas e insectos.

2. Iluminación: Entre los deterioros que provocan los diversos tipos de luz, están promover
la descomposición química de los materiales orgánicos, decoloración u oscurecimiento
del papel y daño irreversible del material documental; por ello es importante considerar
los niveles de luz a utilizar, así como el tipo de iluminación, para prevenir riesgos en la
documentación.

Para la iluminación interior en el archivo deberá considerarse equipos con mínimos rayos
ultravioletas. Los niveles de iluminación variarán dependiendo de las áreas a iluminar:

Tabla 6: Niveles de iluminación

Áreas Nivel de luz Observaciones

Considerar si existe la luz natural y la medida
Salas de lectura 200-300 luxes
para el uso de la luz artificial.
Área de almacenamiento, 50-100-200 Se aplica estos rangos cuando se excluye
repositorio documental luxes totalmente la presencia de luz natural.

Durante una jornada de ocho horas por un

Para exhibición 50 a 70 luxes
máximo de 60 a 90 días.

Artículo 59.- Prevención y gestión de riesgos.- La gestión de riesgos implica qué actividades
deben ejecutarse durante y después de un siniestro e incluye pautas para cada caso. Las acciones
de prevención y gestión consideran los riesgos y sus impactos, así como la documentación que
debe rescatarse de forma prioritaria en un siniestro.

Las etapas y actividades que deben desarrollarse en la planeación frente a desastres deben
considerar, entre otras:

Tabla 7: Etapas y actividades frente a desastres

Etapas Objetivo Acciones

Determinar los peligros
Evaluación de Evaluar amenazas ambientales internas y externas del
para la edificación y sus
riesgos edificio, medidas preventivas vigentes.
archivos
Implementar medidas
Sistemas contra incendios, mantenimiento de sistemas
Prevención que eviten o reduzcan
e instalaciones.
cualquier peligro.

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 Desarrollar un plan Revisión de planos del edificio, lista de prioridades de
escrito de preparación, rescate, capacitación del personal, operación de
Preparación
respuesta y salvataje, instrucciones para rehabilitación a largo
recuperación. plazo, entre otros.
Aplicar los
Seguir los procedimientos de emergencia establecidos,
procedimientos a
Respuesta hacer una evaluación preliminar de la extensión de los
seguir cuando se
daños y secado de material mojado.
produce el desastre

Restaurar el sitio del Determinar prioridades para el trabajo de

desastre y el material conservación, determinar actividades de conservación
Recuperación
dañado para llegar a en etapas, rehabilitar el lugar del desastre, analizar el
una condición estable. desastre y mejorar el plan.

La planificación para enfrentar los desastres debe contemplar todos los posibles riesgos
naturales y provocados por el ser humano:

Tabla 8: Tipo de riesgos para los archivos y su documentación

Naturales Provocados por el ser humano

Inundaciones Actos de guerra, terrorismo, vandalismo
Movimientos telúricos Incendios, agua (cañerías rotas, filtraciones, etc.)
Erupciones volcánicas Explosiones

Tabla 9: Sistemas de Seguridad y prevención en caso de riesgos

Sistema de extinción de Revisión

Actividades a realizar
incendios periódica
Verifica el correcto desempeño y la limpieza de
Mensual los dispositivos y comunica las observaciones
Automático de extinción
pertinentes.
(detectores de humo)
Revisión por parte de un designado del cuerpo de
Anual
bomberos de considerarse necesario.
Alternativa: Extintores Verifica visualmente el estado de los extintores
manuales de CO2, Solkaflan o Mensual manuales (corrosión de los envases, fecha de
multipropósito. caducidad).

Tabla 10: Sistemas de ventilación o aireación

Sistema de ventilación o Revisión

Actividades a realizar
aireación periódica
Verifica entrada y salida de aire,
Climatización: ventilación y
mantenimiento de la ventilación por lo
purificación de aire con filtros de Semestral
menos durante seis horas, mantenimiento
aire de alta eficiencia (HEPA)
permanente del sistema, filtrado de aire.

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 1. Ubicación de ventiladores caseros para
mejorar la circulación del aire en el
repositorio,
Alternativa: Ventiladores caseros Diaria
2. Programar lapsos de tres horas
aproximadamente con descansos de
dos horas.

Tabla 11: Sistema de seguridad contra robos o vandalismo

Sistema de seguridad contra Revisión

Actividades a realizar
robos o vandalismo periódica
Circuito cerrado y alarmas Comprobar el correcto funcionamiento de
Mensual
automáticas los dispositivos.
Alternativa: Detectores de Verificar el correcto desempeño del personal
movimiento, seguridad Mensual de seguridad y funcionamiento de los
privada. detectores de movimiento.

Adicionalmente se deberá disponer de entradas y salidas de fácil acceso y evacuación,

señalizaciones y rutas de evacuación para caso de siniestros, equipo y material de trabajo para el
personal que labore en la unidad.

1. En caso de documentación siniestrada o de riesgo sanitario se deberá informar sobre los

hechos a la Dirección de Archivo de la Administración Pública del ente rector dentro del
plazo máximo de 10 días posteriores al evento, anexando:

a. Acta de Constancia en la que se incorpore el levantamiento de hechos suscrita

por la máxima autoridad o su delegado y el Director de Gestión Documental y
Archivo o quien haga sus veces.
b. Fotografías, con sello institucional y rúbricas originales de los funcionarios
responsables, que manifiesten el estado físico de la documentación.

2. Cuando se trate de documentación que por sus condiciones implique un riesgo sanitario
por contaminación, adicionalmente se dará parte a la Dirección Administrativa de la
institución, a efecto de que acudan a dictaminar las acciones procedentes. Su
participación y dictamen deberá constar en el Acta Administrativa.
3. La Dirección de Archivo de la Administración Pública del ente rector no validará ni
emitirá dictamen de baja documental respecto a la documentación siniestrada o de riesgo
sanitario.

Los servidores públicos de la entidad deberán entregar a quienes los sustituyan los archivos que
se encuentren bajo su resguardo, debidamente inventariados y con la suscripción del acta entrega
recepción. Como parte del procedimiento de desvinculación de los servidores públicos, la Unidad
de Talento Humano de la entidad, deberá solicitar al Archivo Central el Certificado de NO
Adeudo de Expedientes, siendo este certificado una condicionante para finiquitar la
desvinculación.

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 CAPÍTULO IV
DE LOS SERVICIOS DOCUMENTALES

Artículo 60.- Préstamo documental.- El préstamo de expedientes se otorgará a través de los

servidores públicos autorizados. La solicitud de expedientes en préstamo deberá realizarse
mediante la utilización de la correspondiente Ficha de Préstamo Documental, en la que constará
el plazo de préstamo conforme la normativa interna y se registrarán las firmas del responsable del
archivo y el usuario; de ser necesario se acordará la renovación del periodo, según las necesidades
del usuario, anotando la nueva fecha de devolución.

El expediente se prestará de manera íntegra sin desmembrar el mismo. El responsable de esta

función deberá utilizar señales en los sitios que ha localizado el material documental, retirándolo
sin alterar el orden en que se guarda la documentación restante.

Los expedientes otorgados en préstamo quedarán bajo la responsabilidad del solicitante, quien
deberá devolverlo de manera íntegra al término del plazo establecido. El responsable del archivo
dará seguimiento al préstamo hasta la devolución de los expedientes, cerciorándose de su
integridad y reintegrándolos de inmediato a su respectiva ubicación física localizando el lugar al
que corresponde, retirando el señalativo. De no haber irregularidades que ameriten otra gestión,
se procede a firmar la Ficha de Préstamo en el campo correspondiente.

Si al vencimiento del periodo de préstamo, la unidad no ha devuelto el o los expedientes que le

fueron prestados, el Director de Gestión Documental y Archivo o quien haga sus veces solicitará
por escrito al titular de la unidad la devolución correspondiente o procederá de conformidad con
la normatividad y legislación aplicable.

En el caso de que el o los expedientes prestados se entreguen incompletos, equivocados o en mal

estado, el Director de Gestión Documental y Archivo o quien haga sus veces dará conocimiento
por escrito al titular de la unidad solicitante y de la unidad productora del estado en que se
entregan para los efectos administrativos y legales que correspondan. El usuario que extravíe o
dañe los expedientes en préstamo, deberá elaborar un informe, que contendrá al menos los
siguientes datos: antecedentes, justificación del hecho, medidas de subsanación de ser el caso,
firma de responsabilidad, remitiéndola al Director de Gestión Documental y Archivo o quien haga
sus veces, este será integrado a la ubicación física del expediente dañado o extraviado.
La Ficha de Préstamo Documental contendrá el siguiente formato:

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 Logo de la Entidad
NOMBRE DE LA ENTIDAD
PRÉSTAMO DOCUMENTAL

Fecha del préstamo documental:__________ Número de préstamo:___________________

aaaa/mm/dd
DATOS DEL SOLICITANTE:

Nombre:__________________________ Apellido:_____________________________
Número de identificación:_____________ Cargo:_______________________________
Área a la que pertenece:______________ Teléfono celular:_______________________
Teléfono fijo:_______________________ Correo electrónico:_____________________

REFERENCIA DEL PRÉSTAMO DOCUMENTAL:

Número de caja:_____________________
Número del expediente:_______________ Ubicación topográfica:___________________
Número de fojas:____________________ zona/estantería/bandeja
Descripción documental:_________________________

DEVOLUCIÓN:

Fecha de la devolución acordada:_______ Tiempo de prórroga:____________________

aaaa/mm/dd
Fecha de la devolución real:___________ Observaciones:________________________
aaaa/mm/dd

FIRMAS DE RESPONSABILIDAD:

Firma del solicitante Firma del responsable del préstamo Firma del responsable de la recepción
Nombre del solicitante Nombre del responsable del Nombre del responsable de la recepción
Cargo del solicitante préstamo Cargo del responsable de la recepción
Cargo del responsable del préstamo

Artículo 61.- Copias certificadas.- Los documentos susceptibles de expedirse en copias

certificadas o compulsa, serán todos los documentos de archivo en original y copia certificada
que obren en los archivos, o bases de datos.

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Artículo 62.- Solicitantes.- Las personas naturales y jurídicas que podrán solicitar la
expedición de copias certificadas son:

1. Las partes de procedimientos administrativos.

2. Los servidores públicos cuando lo requieran para el desempeño de las actividades
oficiales.
3. Las unidades administrativas en ejercicio de sus atribuciones.
4. Los ciudadanos con fundamentos en la normativa vigente.

Artículo 63.- Procedimiento de certificación.- Se seguirá el siguiente procedimiento:

1. Se procederá a fotocopiar los documentos solicitados que obren en el archivo;

posteriormente, las fotocopias se cotejarán a efecto de verificar que concuerdan
exactamente con los documentos de origen, para proceder a realizar la certificación
correspondiente.
2. El cotejo acreditará que es fiel reproducción del documento, sin que esto implique un
pronunciamiento sobre la autenticidad, validez o licitud del mismo.
3. Las fotocopias cotejadas se foliarán en el anverso con números progresivos en el ángulo
superior derecho de cada foja útil.
4. En las fojas que no se contengan texto en el reverso, deberá indicarse "espacio en blanco".
En caso de que se utilice un sello, éste deberá permitir fácilmente su lectura.
5. En cada foja certificada o compulsa se estampará el sello de certificación que
corresponda. Así como la firma del servidor facultado.
6. La razón de la certificación llevará la firma del servidor autorizado, el número de copias
igual a la original, así como el número de compulsas, de ser el caso, que deberá
imprimirse en la parte posterior de la última foja. De no ser posible la impresión en estos
términos, se anexará una hoja que no se foliará.
7. La entrega de las copias certificadas será únicamente al interesado o representante
acreditado.

TÍTULO IV
DEL PADRÓN NACIONAL DE ARCHIVOS

Artículo 64.- Padrón Nacional de Archivo.- Es el registro electrónico en el que se detallan

los datos generales de los archivos del país, tiene como objetivo dar a conocer los acervos
documentales y apoyar a la difusión de la información pública.

El diseño, construcción, monitoreo y actualización estará a cargo de la Dirección de Archivo de

la Administración Pública del ente rector, quien brindará la asistencia necesaria a las entidades
públicas y emitirá las disposiciones que correspondan.

Artículo 65.- Requisitos para el registro.- Las entidades públicas deberán llenar un formulario
que contendrá los siguientes datos:

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 1. Datos generales:
a. Nombre de la entidad que custodia la información
b. Dirección completa
c. Servidor público de contacto
d. Números telefónicos de contacto
e. Correo electrónico de contacto
2. Historia de la entidad que custodia la información
3. Datos de los archivos
a. Fondo o fondos que custodia con su respectiva descripción
b. Secciones documentales de los fondos con su respectiva descripción
c. Años de la documentación
d. Metros lineales de la información
e. Ubicación de los repositorios documentales
4. Condiciones de acceso
a. Horario de atención
b. Requisitos para acceder a la información
c. Servicios documentales que brinda la entidad

El formulario debidamente lleno y aprobado por la máxima autoridad de la entidad pública o su

delegado deberá ser entregado oficialmente por la Dirección de Gestión Documental y Archivo o
quien haga sus veces a la Dirección de Archivo de la Administración Pública del ente rector, para
su registro y la emisión del certificado de empadronamiento.

El Padrón Nacional de Archivos deberá actualizarse de manera continua con la información

proporcionada por las entidades públicas.

TÍTULO V
DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Y DIGITALES

Artículo 66.- Definición.- Los documentos electrónicos y digitales de archivo que hayan sido
producidos en cualquier época y soporte diferente al papel, forman parte del Sistema Institucional
y del Sistema Nacional de Gestión Documental y Archivo. Su identificación como documentos
de archivo se basa en la misma metodología técnica que se aplica para los documentos impresos.
Emanan del ejercicio de las funciones y atribuciones de la entidad pública. Sus requisitos de
calidad, como los documentos en papel son: la autenticidad, fiabilidad, integridad y
disponibilidad. De igual forma, los documentos electrónicos de archivo tienen estructura,
contenido y contexto, derivado de las atribuciones que les dan origen.

Artículo 67.- Características.- Deben tener las siguientes características:

1. Omniaccesible.- Capacidad de acceder a la información en todo tiempo y lugar de manera

casi instantánea y eficiente, sin importar el clima u horario.
2. Interactivo.- Permite que se pueda llegar a la información desde diferentes sistemas
informáticos.

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3. Recuperable.- Los documentos digitales tienen la posibilidad de consulta y búsqueda de una
manera rápida y fácil, independientemente de su volumen.

Artículo 68.- Digitalización y desmaterialización de impresos.- Las entidades públicas

deberán cumplir con los siguientes requisitos previos a la aprobación de los proyectos de
digitalización documental:

1. Cuadro General de Clasificación Documental aprobado por la Dirección de Gestión

Documental y Archivo o quien haga sus veces de cada entidad pública y validado por la
Dirección de Archivo de la Administración Pública del ente rector.
2. Tabla de Plazos de Conservación Documental aprobado por la Dirección de Gestión
Documental y Archivo o quien haga sus veces de cada entidad pública y validado por la
Dirección de Archivo de la Administración Pública del ente rector.
3. La documentación física organizada, clasificada, expurgada, foliada e inventariada.

Una vez que se cuente con los requisitos mencionados, las entidades públicas deberán enviar sus
proyectos, términos de referencia o especificaciones técnicas, según el caso, que se refieran a la
digitalización documental, a la unidad de Gobierno Electrónico del Ministerio de
Telecomunicaciones y Sociedad de la Información para que sean valorados conforme
corresponda.

Cuando se trate proyectos de la desmaterialización de impresos, se seguirá el mismo

procedimiento, pero, además, los documentos deberán contar con la certificación electrónica que
les otorgue la plena validez jurídica.

La contratación de proyectos de digitalización y/o desmaterialización de documentos deberá

cumplir lo previsto en este artículo.

Artículo 69.- Desarrollo de las herramientas.- Las entidades públicas deberán considerar los
siguientes módulos básicos al momento del desarrollo de los Sistemas Informático de Gestión
Documental y Archivo:

Tabla 12: Módulos básicos del sistema

Módulo Descripción
Correspondencia Gestionar la entrada y salida de correspondencia
Flujos de trabajo Es el control de la asignación de tareas de
correspondencia interna y externa mediante un sistema
de notificaciones.
Parametrización de metadatos Creación de plantillas para el ingreso de metadatos.
Búsqueda Creación de plantillas de búsqueda para cada tipología
documental
Reportería Generación de reportes de acuerdo a las necesidades
institucionales
Auditoría Permite hacer un control detallado de las
funcionalidades y actividades generadas en el Sistema.

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Las herramientas informáticas serán desarrolladas bajo la norma open source (código abierto),
cada departamento tecnológico de las entidades públicas dispondrá de su propio personal para el
desarrollo de la herramienta y será bajo protocolos de comunicación orientados a la web.

Artículo 70.- Metadato.- La entidad pública determinará los metadatos básicos para la
recuperación de documentos, considerando como mínimo los siguientes:

Tabla 13: Tabla Metadatos mínimos

Elemento Información del elemento

Título del documento Es el nombre con el cual se identifica el documento
La codificación del documento debe constar en este campo, cuya
Número de registro de
integración le permitan otorgar identidad plena a cada unidad
documento
documental.
Con la determinación y estructura de estandarización de año, mes, día.
Fecha del documento
(aaaa-mm-dd)
Descripción del Especifica un pequeño resumen del documento, colocando en este
documento texto las palabras claves para la localización.
Describe la tipología del documento, como por ejemplo oficio:
Tipo de documento
memorando, acuerdo, informe, etc.
Carácter del Especifica si la documentación es de carácter confidencial y/o
documento reservado.
Permite identificar si el documento tiene versión preliminar o
Versión del documento
definitiva.
Permite conocer el número de hojas que conforman el documento
Número de hojas
electrónico.

Artículo 71.- Gestión de documentos electrónicos y digitales.- Las entidades públicas deberán
considerar el siguiente proceso:

1. Producción.
2. Gestión.
3. Preservación.
4. Acceso y difusión.

Artículo 72.- Producción.- Se refiere a la creación, recepción, captura y control de la

información generada a través de medios electrónicos, para ello se considera las mismas
condiciones que un documento en soporte físico.

1. Creación.- La unidad productora, al crear documentos electrónicos, deberá utilizar los

metadatos mínimos dispuestos en la presente Regla Técnica. Dependiendo de la tipología
documental la entidad pública establecerá metadatos específicos adicionales.

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 2. Recepción.- Son los canales, como correo electrónico, documentos generados por
sistema de gestión documental, entre otros, a través de los cuales la información ingresa
a las entidades públicas. Se identificará los tipos de soportes de los documentos recibidos
y se ingresará los metadatos para su registro.

3. Captura.- Todo documento en soporte físico debe ser digitalizado para conformar el
expediente electrónico. Para los documentos que ya se encuentren en un medio digital,
se mantendrá en su formato y se lo integrará de esa forma al expediente electrónico. Los
parámetros mínimos a considerar para la captura son los siguientes:

a. La digitalización deberá realizarse preferentemente en blanco y negro, en el caso

que la imagen del documento original a color no fuera legible.
b. La resolución deberá estar configurada en 300 ppp/dpi (puntos por pulgada/dot
per inch).
c. Si la calidad de visualización del documento resultante lo permite, podrá
utilizarse una resolución menor, 200 o 150 ppp, permitiendo un menor tamaño
del mismo.
d. Formatos más comunes JPG, PNG, TIFF y PDF.
e. Evitar activar el reconocimiento óptico de caracteres, denominado OCR, debido
a que esto incrementará sustancialmente el tamaño del archivo.

Los documentos que se elaboren para la subida al Quipux con un límite de tamaño para
carga de anexos deben ser escaneados en una resolución menor hasta 90 ppp, siempre y
cuando la documentación conserve su integridad y visibilidad, teniendo en consideración
que para el archivo institucional digital se volverá a capturar los documentos de acuerdo
a los parámetros establecidos anteriormente (300 ppp).

El documento físico que es digitalizado no se elimina, este pasa a conformar un

expediente híbrido con toda la información que se genere en los sistemas. Para ello se
dejará constancia en una hoja testigo de la conformación del expediente.

4. Control.- Al igual que el documento en soporte físico, el sistema generará un reporte con
los trámites pendientes de respuesta y se emitirá un detalle de los mismos a la autoridad,
a fin de que se tomen las acciones que correspondan al caso.

Artículo 73.- Gestión.- Comprende las etapas de clasificación, valoración y baja de los
documentos electrónicos.

1. Clasificación.- Permite al servidor público encargado conformar los expedientes de

acuerdo al orden en que se generaron de conformidad a las series documentales
previamente identificadas en el Cuadro General de Clasificación Documental de la
entidad pública.

2. Valoración.- El sistema deberá emitir alertas de las caducidades establecidas en la Tabla

de Plazos de Conservación Documental, a fin de que el equipo responsable valide la
información a ser eliminada en el sistema.

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 3. Baja de documentos electrónicos.- Posterior al dictamen de baja documental, emitido
por la Dirección de Archivo de la Administración Pública del ente rector, los expedientes
electrónicos deben ser borrados de forma segura, verificando que no queden respaldos.

Artículo 74.- Preservación.- Los sistemas que gestionen los documentos electrónicos, contarán
con todas las medidas de seguridad que sean necesarias para el resguardo de la información como
de los metadatos a fin de garantizar su recuperación.

1. Medidas de seguridad.- La Dirección de Gestión Documental y Archivo o quien haga

sus veces, conjuntamente con la Dirección de Tecnologías de la Información y
Comunicación o quien haga sus veces, deberán tomar en cuenta medidas de seguridad
que abarquen, como mínimo, los siguientes temas:

Tabla 14: Medidas de seguridad

Tema Descripción
Proporcionar los accesos correspondientes a los usuarios que
Permisos, usuarios y roles estén previamente autorizados para el manejo de la
información.
Comunicación Mantener una comunicación cifrada.
Se dispondrá de una arquitectura tecnológica que
Infraestructura proporcionará los mecanismos necesarios a fin de
salvaguardar la información.
Establecer claramente los periodos en los cuales se realizarán
Respaldo de información
los back up (respaldo).
Establecer los mecanismos adecuados que garanticen la
Seguridad de la información
seguridad de la información.
Control y seguimiento sobre los procesos realizados con los
Auditoria
datos a través del sistema.

2. Migración.- Al suspender la operación de un sistema informático, se verificará que los

documentos electrónicos de archivo que contenga, así como su información, se
transfieran a un nuevo sistema o se generen los respaldos. Se deberá programar su
transferencia de acuerdo a un plan coordinado con la Dirección de Tecnologías de la
Información y Comunicación o quien haga sus veces, considerando siempre que la
información pueda ser accesible en cualquier formato y aplicación.

Para salvaguardar los documentos se deberá supervisar el proceso de migración y

constatar la correcta transferencia de la información, así como administrar y supervisar
el buen funcionamiento del sistema informático que posea la entidad pública.

Artículo 75.- Acceso y difusión.- Los sistemas garantizarán el acceso, consulta y visualización
de los documentos electrónicos.

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La autoridad nominadora establecerá el control de los accesos en el caso de documentos de
carácter confidencial y reservado.

El sistema proporcionará instrumentos adecuados para la búsqueda, localización y recuperación

de los documentos electrónicos de archivo.

Artículo 76.- Proceso de digitalización.- Se deberá tomar en cuenta los siguientes aspectos:
1. Compresión de documentos.- Se recomienda el formato PDF, debido a que es uno de
los más extendidos para el intercambio de información, permite la preservación y fácil
recuperación del documento. Para los casos especiales de preservación histórica existen
formatos específicos que se utilizarán de acuerdo a las necesidades de cada institución,
considerando el volumen de almacenamiento de cada uno de ellos.
2. Cuidado del documento físico.- Al momento de realizar la digitalización se deberá tener
presente lo siguiente:

a. Documentación empastada.- Evitar el daño de la documentación al momento

de la digitalización. No doblar las hojas durante el escaneado.
b. Documentación anillada.- De preferencia quitar el anillo del documento para
evitar su deterioro. Una vez culminado el proceso dejar el documento en su
estado original teniendo cuidado en el orden y estado del mismo.
c. Atasco de papel.- Evitar la ruptura del documento.
d. Documentación histórica.- Realizar la manipulación utilizando guantes que
eviten el contacto directo entre el personal y el documento.
e. Integridad del documento.- No realizar marcas de ningún tipo (lápiz,
esferográfico, resaltadores, marcadores) sobre la documentación.

3. Preparación de documentos para la digitalización e indexación.- Se usará el

equipamiento necesario que esta actividad amerita, esto es guantes y mascarillas tipo
quirúrgico, gafas, mandiles, etc., manipulando la documentación en zonas adecuadas,
limpias y que propendan a la eficiente aplicación de la seguridad de la información. La
documentación será revisada considerando los siguientes aspectos:

a. Revisar los documentos, retirando elementos que dificulten el proceso de

digitalización (quitar grapas, clips, post it, notas, entre otros).
b. Separar los documentos que se encuentren con páginas unidas.
c. Girar páginas invertidas.
d. Revisar el soporte documental a digitalizar (sobres, tipo de papel, tamaño).

Artículo 77.- Digitalización de documentación activa.- Dicha información cuenta con dos
entradas básicas dentro del proceso documental: activa interna y activa externa. Las entidades
públicas deberán determinar los procesos implícitos en dicha gestión, roles y aprobación de
campos de indexación comunes para las series documentales en la política institucional interna.

Artículo 78.- Digitalización de documentación pasiva.- Esta gestión implica la digitalización

e indexación de la documentación administrada en los Archivos Centrales y en el Archivo
Intermedio, que con fines de mejora de la eficiencia y eficacia de los servicios, simplificación de
trámites, preservación y consulta, debe ser transferida a formato digital. Las entidades públicas

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deberán determinar, en la política institucional interna, los procesos implícitos en dicha gestión,
roles y aprobación de campos de indexación comunes de la documentación.

Artículo 79.- Control de la calidad de los procesos de digitalización.- Las entidades públicas
considerarán las acciones tendientes al control de la calidad de la digitalización e indexación,
entre estas, lo relativo a autenticidad, fiabilidad, integridad de los documentos de archivo
generados y recibidos.

Estas acciones permitirán verificar que el documento digital sea idéntico al documento original,
para lo cual las entidades públicas deberán determinar en su política institucional interna los
parámetros a considerar dentro del proceso de digitalización. A continuación, se detalla varios
lineamientos a tomar en cuenta:

1. Determinar el responsable de ejercer esta actividad durante el proceso de digitalización.

2. Establecer una lista de requisitos que deberá cumplir el documento digitalizado.
3. Determinar si el control de calidad se lo realizará sobre toda la documentación o por
muestreo.
4. Indicar las condiciones en las cuales amerite una nueva digitalización.
5. Cantidad de documentos digitalizados versus cantidad de documentos físicos.
6. De ser el caso, acceso para modificaciones a la metadata o imágenes y administración del
sistema de archivo digital.

TITULO V
GLOSARIO ARCHIVÍSTICO

Archivo público.- Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que

se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas.

Cuadro General de Clasificación Documental.- Es la herramienta básica para la gestión

documental y archivo. Constituye la representación de la organización de un fondo documental
que aporta los datos esenciales de su estructura por secciones, subsecciones, series y subseries.
Refleja los expedientes que generan las entidades en el ejercicio de sus funciones, atribuciones,
responsabilidades, productos y servicios.

Compulsa.- Copia oficial de un documento que se coteja con el original.

Conservación documental.- Medidas o acciones que tienen como objetivo la salvaguarda del
patrimonio documental, asegurando su accesibilidad a generaciones presentes y futuras. La
conservación comprende los siguientes tipos: conservación preventiva, conservación curativa y
restauración. Todas estas medidas y acciones deben respetar el significado y las propiedades
físicas del bien documental.

Contenedor.- Término utilizado también para el recipiente (caja, carpeta) normalizado que se
utiliza para colocar los documentos de archivo.

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Custodia.- Responsabilidad jurídica que implica el control y la adecuada conservación de los
fondos por parte de una institución archivística, cualquiera que sea la titularidad de los mismos.

Desmaterialización electrónica de documentos.- Es la transformación de información

contenida en documentos físicos a mensajes de datos, mismos que deberán contener las firmas
electrónicas correspondientes debidamente certificadas ante una de las entidades autorizadas.

Difusión.- Función archivística fundamental de promover y garantizar la utilización de los fondos

documentales de los archivos y hacer partícipe a la ciudadanía del papel que desempeñan los
archivos.

Digitalización.- Conversión digital de documentos originales en soporte papel, con el objeto de

incrementar el acceso a la información, reducir la manipulación y uso de materiales originales,
frágiles o utilizados intensivamente.

Documento digital.- Es el documento producto de una captura mediante equipos de

digitalización.

Documento de archivo.- Es aquel que registra un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal,
contable y técnico, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y
actividades de las dependencias.

Documento electrónico.- Es la información que una entidad pública genera electrónicamente de

un aplicativo o software especializado.

Eliminación.- Destrucción física de unidades o series documentales que hayan perdido su valor
administrativo, probatorio o constitutivo o extintivo de derechos y que no hayan desarrollado ni
se prevea que vayan a desarrollar valores históricos. Esta destrucción se debe realizar por
cualquier método que garantice la imposibilidad de reconstrucción de los documentos.

Escisión.- Separación o división de una entidad en dos o más partes para crear una nueva.

Expediente.- Conjunto de documentos pertenecientes a una persona, asunto o negocio.

Testimonios escritos, reflejo de un proceso administrativo iniciado por un peticionario o por la
misma Entidad, con ordenamiento cronológico, construcción lógica en la que tienen explicación
las distintas actuaciones, pues se puede seguir su nacimiento, producción y efectos.

Expurgo documental.- Es el proceso técnico que permite seleccionar, valorar y eliminar aquellos
documentos de archivo que habiendo perdidos sus otros valores no tienen valor histórico; se
deberá retirar todos los elementos perjudiciales para el soporte que contenga la información.

Foja.- Hace referencia a una hoja.

Folio testigo.- Es una hoja que aporta o suspende el ciclo del folio donde debe registrar el motivo
de la suspensión del folio si se sustrajo parte del archivo.

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Fondo documental.- Conjunto de documentos de toda naturaleza, formato y soporte, acumulados
y producidos por una entidad, en el ejercicio de sus actividades y funciones.

Fusión.- Unión de dos o más entidades públicas diferentes formando una sola.

Humedad relativa.- Cantidad de vapor de agua contenida en el aire.

Metadato.- Son los datos que permiten describir el contenido, el contexto y la estructura de los
documentos y su gestión a lo largo del tiempo (Norma ISO 15489-1).

Microorganismo.- Nombre genérico que designa los seres solamente visibles al microscopio,
como bacterias, mohos, etc.

Ordenamiento.- Operación archivística realizada dentro del proceso de organización, que

consiste en establecer secuencias dentro de las categorías y grupos, de acuerdo con las series
naturales cronológicas y/o alfabéticas.

Página.- Cada lado de una hoja.

Patrimonio documental.- Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.

Prevención.- Medidas y acciones dispuestas con anticipación que buscan evitar riesgos en torno
a amenazas y vulnerabilidades.

Registro.- Acción administrativa y jurídica de control de la expedición, salida, entrada y

circulación de los documentos.

Riesgo.- Probabilidad de ocurrencia de un evento adverso con consecuencias económicas,

sociales o ambientales en un sitio particular y en un tiempo de exposición determinado.

Soporte documental.- Medios materiales en los cuales se contiene la información y puede ser:
papel, digital, electromagnético, audio, video, etc.

Supresión.- Eliminación o desaparición de una Entidad.

Tabla de Plazos de Conservación Documental.- Es un cuadro descriptivo que establecerá para

cada serie documental los plazos de conservación de acuerdo a sus valores documentales y
determinará el destino final de la documentación.

Tipología documental.- Características determinadas por el análisis interno y externo de los

documentos y de la información que contienen.

Unidad productora.- Es la unidad administrativa u operativa que produce, recibe y conserva la

documentación tramitada en el ejercicio de sus funciones.

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44
Valor primario.- Son los valores que tienen los documentos cuando se encuentran en la
dependencia originadora se subdividen en valor administrativo, fiscal, legal, jurídico, probatorio
e informativo.

Valor secundario.- También denominado histórico o permanente y se refiere al documento que

una vez cumplido su periodo vital adquiere el valor acrecentado por el tiempo y sirve como fuente
para la investigación histórica y la acción cultural.

DISPOSICIONES GENERALES

Disposición General Primera.- Las entidades públicas que utilicen el Sistema de Gestión
Documental Quipux, además de la presente Regla Técnica, deberán observar los instructivos y
manuales de uso para el mencionado sistema;

Disposición General Segunda.- La Dirección de Archivo de la Administración Pública del ente

rector será la encargada de efectuar y coordinar el acompañamiento, seguimiento y evaluación a
las entidades públicas sobre la aplicación del Cuadro General de Clasificación Documental, la
Tabla de Plazos de Conservación Documental y el cumplimiento de procesos.

Disposición General Tercera.- Las entidades públicas remitirán a la Dirección de Archivo de la

Administración Pública del ente rector, en forma anual, las acciones realizadas para la
organización y el mantenimiento de Archivos Públicos, acompañando la planificación y el
porcentaje de cumplimiento.

Disposición General Cuarta.- Las entidades públicas utilizarán un Sistema Informático de

Gestión Documental y Archivo, el cual deberá garantizar a través de la Dirección de Tecnología
de la Información y Comunicación o quien haga sus veces, que las bases de datos sean
interoperables para intercambio de información entre sistemas de diferentes entidades públicas.

Disposición General Quinta.- Las entidades públicas por medio de acuerdos o convenios
interinstitucionales, deberán ceder su código fuente, manuales de usuario, manuales de
administrador y manuales de programación, así como la transferencia de conocimientos
necesarios para implementar el Sistema de Gestión Documental de acuerdo a sus requerimientos.

Disposición General Sexta.- Las entidades públicas deberán considerar en su planificación anual
los gastos correspondientes a la implementación de la presente Regla Técnica.

Disposición General Séptima.- Para la asignación de recursos a las entidades públicas,

aprobación de proyectos de inversión y otorgamiento de créditos el Ministerio de Economía y
Finanzas, la Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, y el Banco del Estado, verificarán
en forma previa que estas dispongan en su planificación con procesos o proyectos de gestión
documental y archivo. Además, se solicitará la certificación del porcentaje de cumplimiento de
los procedimientos establecidos en esta Regla Técnica, emitido por la Dirección de Archivo de la
Administración Pública.

DISPOSICIÓN TRANSITORIA

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Disposición Transitoria Primera.- En el plazo de 120 días contados a partir de la fecha de
publicación de la presente Regla Técnica, las entidades públicas emitirán la política institucional
interna en la que se dé cumplimiento a los procesos de gestión documental y archivo establecidos
en la mencionada Regla.

Disposición Transitoria Segunda.- En el plazo de 2 años contados a partir de la fecha de

publicación de la presente Regla Técnica, las entidades públicas concluirán con los procesos de
organización, clasificación, expurgo, foliación e inventario; así como la implementación del
Cuadro General de Clasificación Documental y la Tabla de Plazos de Conservación Documental.

Disposición Transitoria Tercera.- En el plazo de 4 años contados a partir de la fecha de

publicación de la presente Regla Técnica, las entidades públicas contarán con un Sistema
Informático de Gestión Documental y Archivo; así como la documentación digitalizada vinculada
al mismo.

Disposición Transitoria Cuarta.- En el plazo de 1 año contado a partir de la fecha de publicación

de la presente Regla Técnica, las entidades públicas que tengan la competencia de capacitación a
servidores públicos implementarán los pensum de estudio en materia archivística.

DISPOSICIÓN DEROGATORIA

ÚNICA.- Deróguese la Norma Técnica de Gestión Documental y Archivo, y la Metodología

expedida mediante Acuerdo Ministerial 1043 de 02 de febrero de 2015 publicada en el Registro
Oficial Suplemento No. 445 de 25 de febrero de 2015, así como toda norma de igual o menor
jerarquía que se oponga a la presente Regla.

DISPOSICIÓN FINAL

ÚNICA.- El presente Acuerdo, entrará en vigencia a partir de su suscripción, sin perjuicio de su

publicación en el Registro Oficial.

Dado en la ciudad de San Francisco de Quito, Distrito Metropolitano, a los diez días del mes de
abril de 2019.

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 Sistema Institucional de
Gestión Documental y Archivo
¿Qué es un Sistema de Gestión Documental?
Es un conjunto ordenado de normas y procedimientos
que regulan la administración y el almacenamiento de
documentos.
Permite el control del flujo de los documentos dentro
de una organización, fija su período de permanencia y
contribuye a mantener los documentos de archivo
clasificados, ordenados, conservados y custodiados
garantizando su fácil y oportuna recuperación.
 ¿Qué es la Gestión Documental?
“Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació
debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos
administrativos y transacciones legales y comerciales por
escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se
plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro,
pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez
más compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos
documentales”. (Wikipedia)
La gestión de documentos, es la aplicación de
normas técnicas y buenas prácticas que permiten una
administración correcta de los distintos tipos de
documentos generados o recibidos por una entidad, y
que permiten a través de su clasificación y
organización determinar el tiempo de permanencia en
el archivo de aquellos que tienen validez; o, la
eliminación de aquellos que no sirven, asegurando su
integridad y conservación a largo plazo de los
documentos más importantes.
Procesos De La Gestión Documental

• Gestión de la Administración Documental

• Gestión Archivística

• Gestión de la Conservación Documental

• Gestión de los Servicios Documentales

Regla Técnica Nacional para la
Organización y Mantenimiento
de los Archivos Públicos
Objeto.-

• Normar la organización y mantenimiento de los archivos públicos,

en cada una de las fases del ciclo vital del documento, a fin de
asegurar en el corto, mediano y largo plazo, el cumplimiento de los
requisitos de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de
los documentos de archivo.
Ámbito de aplicación.-

• La Regla Técnica Nacional para la Organización y

Mantenimiento de los Archivos Públicos, será de uso y
aplicación obligatoria en todos los organismos, entidades e
instituciones del sector público y privado en los que el Estado
tenga participación.
Fines de los archivos.-

• El objetivo esencial de los archivos públicos es

disponer de la documentación organizada,
garantizando que la información institucional sea
recuperable en forma ágil y oportuna para el uso de
la administración o del ciudadano, además, como
fuente de consulta de la historia.
Importancia de los archivos.-

• Los archivos son importantes porque custodian y

respaldan las decisiones, actuaciones y memoria,
que sirven como fuentes fiables para garantizar la
transparencia de la Administración Pública.
 Principios Generales de la Función
Archivística

• Institucionalidad: Los documentos contemplan

decisiones administrativas
• Responsabilidad: Los servidores públicos son
responsables de la organización, conservación, uso y
manejo de los documentos
• Administración y acceso: los archivos son públicos y su
acceso es un derecho
• Modernización: sistemas de información y estableciendo programas eficientes y
actualizados de administración de documentos y archivos.

• Función de los archivos: Los archivos, función probatoria, garantizadora y

perpetuadora.

• Manejo y aprovechamiento de los archivos: manejo y aprovechamiento de los

recursos informativos de archivo

• Talento Humano: unidades administrativas relacionadas al archivo con personal

que cumpla con los perfiles establecidos en el manual de puestos.

• Capacitación: entidades públicas con competencia capacitan a servidores

públicos desarrollando programas de actualización en materia archivística,
 Principios Archivísticos
• Principio de procedencia cada documento debe estar
ubicado en el fondo documental del que procede, para el
efecto se debe identificar: la unidad productora de los
documentos, la institución productora, las funciones
desarrolladas y los documentos producidos agrupados en
series.
• Principio de orden original es el orden en que se crearon
los documentos dentro de cada expediente, ubicándolos de
manera consecutiva de acuerdo a cómo ocurrieron las
actuaciones administrativas que dieron origen a su
producción.
 Política Institucional en materia de
Gestión Documental y Archivo
• Las entidades públicas emitirán la política institucional en materia
de gestión documental y archivo, aprobada por la máxima
autoridad institucional y alineada con la Regla Técnica.
• Todos los servidores públicos velarán por la integridad y adecuada
conservación de los documentos de archivo que genere o reciba la
dependencia, en cualquier soporte y época.
• Se prohíbe expresamente la constitución paralela de expedientes
para uso personal.
 Del patrimonio documental del Estado
• Está conformado por aquella documentación valorada como histórica, en cualquier
soporte o formato, son documentos de archivo que sirven de fuente para estudios
históricos, económicos, sociales, jurídicos y de cualquier índole, que dan cuenta
de la organización y evolución del Estado, por su condición son considerados
bienes culturales y representan la memoria colectiva del país.
• Las entidades públicas vigilarán, en sus respectivos ámbitos de competencia, el
cumplimiento de las disposiciones de la presente Regla Técnica y de aquellas que
sean aplicables para la debida organización y preservación del patrimonio
documental del Estado.
• La documentación valorada como histórica será transferida al Archivo Histórico
Nacional, de manera regular y controlada y de acuerdo a las Tablas de Plazos de
Conservación Documental, establecidas por el Archivo Intermedio de la
Administración Pública.
Conformación de la Regla Técnica Nacional
para la Organización y Mantenimiento de
los Archivos Públicos

• Título I Generalidades
• Titulo II de las Categorías de Archivo
• Título III de los procesos relativos a la Gestión Documental y Archivo
• Título IV del Padrón Nacional de Archivos
• Título V de los Documentos Electrónicos y Digitales
• Título VI Glosario archivístico
GRACIAS
Procedimientos de la
Gestión Documental
Concepto de la Gestión Documental
Conjunto de normas técnicas y prácticas usadas
para administrar el flujo de documentos de todo
tipo en una organización, para permitir la
recuperación de información y determinar el
tiempo de permanencia de los documentos en
el archivo.
Elementos de la Gestión Documental
• Planeación: normas y políticas emitidas como soporte para que garanticen el cumplimiento del proceso en la institución.

Planeación: Normas y políticas emitidas como soporte para que garanticen

el cumplimiento del proceso en la institución.
Registro : Lugar donde se centraliza la entrada o salida de documentos y
libros u otros medios donde será registrada y referida toda la documentación
de entrada y /o salida que tiene lugar. La finalidad básica del registro es el
control.
Archivo: Guardar de forma ordenada documentos útiles cuya misión es
recibir, clasificar, custodiar, conservar y prestar documentos.
Recuperación de la Información: Proceso que permite obtener de un fondo
documental los documentos adecuados a una determinada demanda.
Garantiza la accesibilidad y fácil consulta a documentos. donde se centraliza
la entrada o salida de documentos y Libros u otros medios donde será
registrada y referida toda la documentación de entrada y /o salida que tiene
 Producción Documental
Comprende los aspectos de identificación, origen, creación y diseño de
formatos y documentos, conforme el desarrollo de las funciones propias de
cada entidad o unidad administrativa de acuerdo con el Estatuto Orgánico de
Gestión Organizacional por Procesos.
• seño de formatos y documentos, conforme el desarrollo de las funciones
propias de cada entidad o unidad administrativa de acuerdo con el
Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos.
• aspectos de identificación, origen, creación y diseño de formatos y
documentos, conforme el desarrollo de las funciones propias de cada
entidad o unidad administrativa de acuerdo con el Estatuto Orgánico de
Gestión Organizacional por Procesos.
 Tipos de documentos
• Memorandos
• Oficios
• Notas internas
• Circular
• Actas
• Convocatorias
• Informes
• Etc.
 • Medio de elaboración (Word, Excel,
• Seleccionar medios Power Point, PDF, JPG) plano , fichas,
de elaboración cuadros, fotografías, audios, fílmicos.
• Registro (impresión/grabación en
medios electrónicos).
• Tipo de soporte (papel, soporte
audiovisual, soporte informático).
• Tamaño 4AD a A10.

• Elaborar el • Conforme formatos vigentes.

documento

• Codificar el • A partir de la asignación de un código

que contenga siglas de la entidad o
documento unidad administrativa, número de
documento secuencial y año de gestión.
• Producción • Número de copias requeridas en
base a la necesidad institucional.
• Importante: La Regla Técnica
dispone 1 original y 1 copia.

• Validar con firma y rúbrica de los

• Validación responsables de elaboración y
revisión con siglas del nombre en el
pie de documento.
ACCIÓN RESPONSABLE SIGLA UNIDAD FECHA SUMILLA

Elaboración

Revisión

Aprobación

• Distribución • Registro en el sistema de gestión

documental y medios de distribución.
 ¿Qué es un documento?
Es un registro de información producida o recibida que
pueden tener distintos valores:

• Administrativo
• Contable
• Fiscal
• Legal
• Informativo
• Histórico
 ¿De qué se encarga la Gestión
Documental?
• Producción documental
• Recepción documental
• Registro documental
• Distribución documental
• Trámite
 Procedimientos de la Unidad de
Gestión Documental

Se ocupa de:
•La recepción, calificación, asignación, clasificación, registro de la
correspondencia.
•Distribución en las Unidades Administrativas.
•Control de los trámites de elaboración de respuestas.
•Legalización de comunicaciones: revisión, numeración, fechado,
despacho a los destinatarios.
•Actualización de la colección numérica de oficios y devolución de los
antecedentes a las Unidades Administrativas de origen.
 Gestión Documental en las
Unidades Productoras
Se ocupa de:
•La recepción de los documentos internos y externos de manera física y/o en el
sistema
• Seguimiento e informe periódico a su autoridad del trámite de los documentos
•Mantener actualizada la base de datos
•Despachar las comunicaciones internas y externas
•Clasificar, organizar, archivar y conservar la documentación de la unidad
•Efectuar préstamos de documentos previa autorización de su superior
•Evaluar continua y periódicamente la documentación
•Cumplir y hacer cumplir lo estipulado en el Sistema de Gestión Documental
•Responsables del archivo de gestión
•Cumplir con la transferencia primaria de documentos
 Procedimientos de la Gestión
Documental
Recepción: Acción y resultado de recibir la documentación.
RECEPCIÓN:C
• Calificación: Documento oficial
Documento personal

• Apertura: Verificación de autenticidad, firma, anexos,

procedencia, fecha y dirección precisa del remitente para
fines de respuesta.

• Sello: Colocado en la parte superior de la comunicación (Fe

de recepción).
Asignación: Define la unidad administrativa que atenderá el
requerimiento o dónde labora el servidor a quien está dirigida la
comunicación. Se debe observar la estructura institucional.

Registro: Ingreso de datos en el sistema

• Transcribir los datos más importantes del documento
• Garantiza a la institución el cumplimiento eficiente de un
trámite; y, al usuario control y seguimiento del mismo.

Distribución: Entrega de documentos de manera oportuna a las

unidades productoras para que se cumpla con el trámite pertinente.
GRACIAS
 El Archivo:
Funciones y Procedimientos
 ¿Qué es el Archivo?
• Archivo procede del latín archivum, aunque su origen
más remoto se encuentra en la lengua griega y puede
traducirse como “residencia de los magistrados”.

• El término se utiliza para nombrar al conjunto ordenado

de documentos que una sociedad, una institución o una
persona produce en el marco de sus actividades y
funciones.
 Elementos de la Gestión
Archivística
• Archivos (documentos en sus distintas etapas del
ciclo vital)
• Archivistas
• Normativa
• Procesos técnicos
• Sistema automatizado de gestión documental
la entrada o salida de documentos y Libros u otros medios
 Soporte Documental
Medios en los cuales se contiene información, según los
materiales empleados.
Además de los archivos en papel, existen los archivos
audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y
sonoros.
• seño de formatos y documentos, conforme el desarrollo de las funciones
propias de cada entidad o unidad administrativa de acuerdo con el
Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos.
• aspectos de identificación, origen, creación y diseño de formatos y
documentos, conforme el desarrollo de las funciones propias de cada
entidad o unidad administrativa de acuerdo con el Estatuto Orgánico de
Gestión Organizacional por Procesos.
 Documentos de archivo

• Son ejemplares únicos, testimonio de

las actividades de las personas
naturales o jurídicas en el ejercicio de
sus funciones y contienen derechos y
obligaciones de las instituciones y los
ciudadanos.
 Ciclo vital de los documentos
• Conjunto de edades o etapas que atraviesan sucesivamente
los documentos desde que se producen en el Archivo de
Oficina o de Gestión y pasan por el Archivo Central e
intermedio, hasta que se eliminan o conservan en el Archivo
Intermedio o en el de la Nación.
• El paso de una etapa a otra implica variaciones en el valor de
los documentos.
 Valores de los documentos
• Valor primario: Va unido a la finalidad por la que ha
sido producido el documento. Se refiere a un valor
administrativo, como garantía o prueba de una
actividad determinada.

• Valor secundario: Convierte al documento, con el

paso del tiempo en fuente de información y
testimonio para la investigación y reconstrucción
histórica (valor histórico).
 Clases de valores de los documentos
Valores Primarios
• Valor Administrativo: Relacionado con el trámite o asunto que motivó su creación. Son importantes por
su utilidad referencial para la toma de decisiones y la planeación.
• Valor financiero: Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros
de los ingresos y egresos y de los movimientos económicos de una entidad pública.
• Valor fiscal: Obligaciones tributarias.
• Valor Jurídico: Aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por el derecho
común.
• Valor Legal: Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley .

Valores Secundarios
• Valor informativo: Sirven de referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de la
administración.
• Valor histórico: Fuente primaria para la historia y como testimonio de la memoria colectiva. Son el
Patrimonio Documental de la comunidad que los creó y los utiliza.

Sin embargo con el tiempo pueden ir perdiendo unos valores y ganando otros.
 Funciones de los archivos
• Administrar
• Organizar
• Procesar
• Conservar
• Servir
• Difundir
 Categorías de los archivos
• A partir de la teoría del ciclo vital del documento se distinguen 4 clases
de archivos:

Archivo de
Gestión- Archivo
Unidades Central:
Productoras: 1 a 15 años
1 a 3 años

Archivo Intermedio Archivo Histórico:

(secretaria Nacional de la documentos
Administración Pública)
Fondos documentales de históricos que son
archivos centrales: fuentes de
más de 15 años investigación
custodio ANE
 Archivo de Gestión
• En el Archivo de Gestión se encuentra toda la
documentación generada por las unidades administrativas
que es sometida a continua utilización y consulta.
 Funciones del Archivo de Gestión
El archivo de gestión es un archivo activo en el que se dará uso cotidiano a los documentos y debe
cumplir lo siguiente:
• Control y registro de los documentos
• Clasificar e Integrar los expedientes de archivo manteniéndolos organizados
• Elaborar el inventario general por expediente
• Asegurar la integridad y debida conservación de archivos. Revisión periódica de las condiciones de
resguardo.
• Participar en la elaboración del Cuadro de Clasificación Documental y Tabla de Plazos para la
conservación de los documentos
• Generar guía de archivos
• Préstamo de expedientes a los servidores públicos autorizados
• Identificar y solicitar al Archivo Central el préstamo de expedientes transferidos objeto de solicitudes
de acceso o consulta interna
• Realizar la transferencia primaria de archivos de gestión al central
• Participar en los procesos de valoración secundaria
• Asesorar a su unidad para su correcta organización y tratamiento homogéneo de la documentación
• Conservar la documentación calificada como reservada o confidencial
• Detectar las necesidades en materia de gestión documental
• Elaborar informes de avance y cumplimiento de los programas en materia de gestión documental a
con
 Funciones del Archivo Central
• Custodiar y administrar la documentación procedente de los archivos de gestión
que han cumplido los plazos de conservación y se encargará de:

 Elaborar el programa anual de transferencias

 Recibir las transferencias documentales conforme a la tabla de plazos
 Conservar y administrar la documentación de acuerdo a los plazos y disposiciones
 Asesorar y capacitar a los gestores de archivos de gestión
 Coordinar la elaboración de: cuadro, tabla y guía
 Custodiar con resguardo especial la información reservada o confidencial
 Coordinar y autorizar las transferencias primarias y secundarias
 Coordinar proyectos de digitalización
 Presentar para su aprobación la ficha técnica de prevaloración e inventario de transferencia
secundaria
 Eliminar los expedientes conforme la tabla de plazos y la normativa vigente
 Evitar la acumulación excesiva de documentación
 Atender los requerimientos de información a través de préstamos de documentos
 Reportar cualquier incidente que pueda poner en riesgo los archivos
 Documentos sujetos a procedimiento
archivístico
Constituyen documentos sujetos al procedimiento
archivístico, todos los documentos de archivo,
cualquiera que sea su soporte (físico, digital,
magnético) y que hayan sido creados o recibidos en
cualquier época, como resultado del ejercicio de las
atribuciones y responsabilidades de las entidades o
sus dependencias.
 Documentos que no cumplen proceso
archivístico
Documentos de Fotocopias ,
comprobación controles de
administrativa visitantes,
inmediata invitaciones
Documentos que no
cumplen proceso
archivístico Impresiones de
Documentos de documentos de
internet, libros,
apoyo informativo revistas, directorios
telefónicos

Correos
personales, estados
Información de cuenta,
personal fotografías, entre
otros
 Cuadro de Clasificación Documental
• Ayuda a organizar y vincular los expedientes de acuerdo a la
estructura de los procesos institucionales.
Se empleará para clasificar Organizar, ordenar,
Uso describir y vincular
todos los expedientes los documentos de
archivo

Unicidad Uno solo por entidad

Fondo
Estructura Esquema jerárquico Sección y
Serie
 Descripción de los campos

Nombre de la
entidad pública

Responsabilidades Identifica el
específicas formato de la
documentación

Unidades Pública,
administrativas Breve confidencial
explicación o reservada
del contenido
de la serie o
subserie
documental
Técnicas archivísticas
 Depuración y Expurgo
El expurgo como parte de los procesos técnicos
archivísticos consiste en: retirar o eliminar de los
expedientes los documentos duplicados y los que no
tengan ninguna utilidad, así como retirar los objetos de
papelería que pueden dañar los documentos (grapas,
clips, etc.)
 Foliación Documental
• La foliación es el procedimiento, imprescindible en los procesos de
organización archivística que tiene como objetivo controlar la
cantidad de folios de una unidad de conservación y controlar la
calidad; entendida esta última como respeto al principio de orden
original y la conservación de la integridad de la unidad documental
• A cada hoja se le asigna un número en forma ascendente,
haciendo la respectiva foliación por cada documento dentro de la
carpeta en el lado anverso, en la parte superior derecha.
 Descripción Archivística
Se realiza con el fin de identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de
archivo, así como para darles contexto en el sistema institucional que los ha
producido y es fundamental para facilitar la localización y consulta de los expedientes.

En la descripción documental se elaborarán:

 Carátula: Ubicada en la cara frontal del folder conforme el formato (Art. 37 Regla Técnica)
 Etiquetas de cajas: La numeración de las cajas las realizará la unidad productora, siguiendo un
orden consecutivo, empezando desde el número 1. La rotulación debe contener la información del
Cuadro de Clasificación Documental
 Inventario
 Guía de Archivo

Se deberán aplicar los formatos que constan en la Regla Técnica.

 La Conservación Documental
• La conservación documental comprende dos fases ligadas entre sí, la
preservación y/o conservación que aplicada técnicamente garantiza la
perdurabilidad en el tiempo de las características físicas del documento,
así como de la información que este contiene.
• Valorar técnicamente los documentos a partir de sus valores y plazo de
conservación
• Identificar duplicados o documentos no útiles
• Seleccionar documentos a conservar o a eliminar conforme las Tablas de
Plazos para la conservación o eliminación documental.
 Transferencia Documental
Es el proceso de traslado sistemático de documentación, una vez que haya
cumplido el plazo de permanencia fijado en las Tablas de Plazos de
conservación documental, manteniendo registros e inventarios, con el fin de
garantizar el acceso a la información y la conservación documental.

Existen 3 tipos de transferencia :

1. Primaria: Del archivo de Gestión al Central
2. Secundaria: Del archivo Central al
Intermedio
3. Final: Del archivo Intermedio al Archivo
Histórico o de la Nación.
 Procedimiento de transferencia de
documentos
• Definir documentos a transferir
• Preparar los documentos
• Generar inventario
• Revisar que cumpla la Regla Técnica y procedimientos archivísticos
• Colocar en cajas
• Generar el acta de entrega-recepción
• Validar y legalizar actas
• Trasladar cajas
• Instalar en el nuevo repositorio
 Eliminación documental
Producto de la aplicación de la tablas de plazo de conservación o
eliminación documental:
• Generar listados para proceso de valoración
• Preparar inventario de documentos a eliminar
• Remitir inventario a Gestión de Documentación
• Elaborar acta
• Avalar y legalizar acta
• Desintegrar documentos
• Preparar informe
 El Archivo: Espacio físico
• Recepción de documentos
• Repositorio de la Documentación (proyección crecimiento
documental)
• Área de consulta e investigación
• Áreas de procesamiento técnico de la documentación
• Área de digitalización
GRACIAS
 El Archivo:
Espacio Físico
El Archivo Central debe tener condiciones de espacio físico y
mobiliario que permitan al personal laborar en un ambiente
seguro y favorable, en el que se conjugue la optimización de
espacios físicos y la ergonomía, factores estos que conllevarán
a incrementar la eficiencia y eficacia de la entidad.

El material de oficina es también un factor a considerar por

todas las instituciones y empresas al momento de equiparlas o
renovarlas; para así construir un ambiente de trabajo idóneo
que permita aumentar la productividad de los empleados y
prestar un mejor servicio al cliente.
 Preservación de archivos
Para la adecuada preservación del acervo documental, todos
los archivos de las entidades públicas de acuerdo a la
capacidad presupuestaria anual asignada deberán contar con
las siguientes condiciones:
1. Adecuación de espacios y dotación de mobiliario
2. Limpieza y desinfección de repositorios y documentos
3. Almacenamiento
4. Monitoreo y control de las condiciones ambientales
5. Prevención y gestión de riesgos
 Criterios para la distribución del espacio físico
• Planeación: normas y políticas emitidas como soporte para que garanticen el cumplimiento del proceso en la institución.

Funcionalidad: La funcionalidad es un principio básico en el diseño de los

espacios, ya que de la ubicación adecuada del mobiliario y optimización del
espacio permitirá al personal cumplir con los requerimientos de forma óptima
y el área contará con una estética propicia.
Ahorro : El aprovechamiento del espacio físico, un buen diseño del espacio
con el mobiliario apropiado puede perdurar por largo tiempo.
Bienestar: Espacios amplios que proporcionen comodidad al personal y
seguridad al momento de transitar o transportar los contenedores. s y Libros
u otros medios donde será registrada y referida toda la documentación de
entrada y /o salida que tiene
 Áreas básicas del Archivo Central
Mesa de consulta:
A través de este espacio y por medio de un conjunto de recursos físicos y
tecnológicos, el personal del Archivo Central, brinda atención oportuna al
cliente tanto interno como externo. seño de formatos y documentos,
conforme el desarrollo de las funciones propias de cada entidad o unidad
administrativa de acuerdo con el Estatuto Orgánico de Gestión
Organizacional por Procesos.
• aspectos de identificación, origen, creación y diseño de formatos y
documentos, conforme el desarrollo de las funciones propias de cada
entidad o unidad administrativa de acuerdo con el Estatuto Orgánico de
Gestión Organizacional por Procesos.
 El Repositorio
La infraestructura deberá responder a las condiciones del terreno y a
la carga del edificio, por lo que se deberá cumplir con las normas
vigentes de construcción.
La estructura de preferencia será en hormigón armado se debe evitar
la incorporación de madera, a fin de prevenir plagas.
Se debe proyectar el crecimiento documental. No más de 200 metros
cuadrados.
Las paredes serán lisas de preferencia y de materiales que respiren
como el yeso.
Los tipos de pisos recomendables son de concreto endurecido alisado
o micro alisados.
Ubicación
El repositorio deberá responder a los requisitos de:
a. Ubicación estratégica cercanía a los usuarios.
b. Evitar ubicaciones de riesgo respecto a las condiciones ambientales
como contaminación atmosférica, acústica y térmica.
c. Evitar zonas geográficas de riesgo como terrenos deslizantes, alto
riesgo sísmico y vulcanológico, cercano a quebradas y ríos, entre otros.
d. Evitar zonas y climas tropicales, pero de darse el caso requerirán
soluciones de control para las condiciones ambientales a las que
estarán expuestos los documentos (fumigación, aireación).
e. Procurar utilizar la planta baja para ubicar los documentos de archivo.
 • Ancladas al piso.
• Altura máxima de 2.20 metros.
Estanterías • La bandeja inferior de la estantería mínimo 0.10
m de distancia en relación al suelo.
Metálicas • Incorporar racks o similares como mecanismos
de acceso para la manipulación de los
documentos.
• Deberán estar ubicadas a una distancia mínima
de 0.20 m en relación a la pared.
• El espacio de circulación entre estanterías
tendrá una distancia de 0.70 a 0.90 m para
facilitar el acceso,
• Un corredor central de mínimo 1.20 m.
• En el caso de los documentos de formato
grande como son planos, mapas, carteles o de
soportes distintos al papel, considerar la
implementación del mobiliario adecuado
destinado a conservar y garantizar esta
documentación.
 Los principales factores de deterioro que generan
• Control de las daño en los documentos tienen que ver con el
condiciones ambiente externo de los documentos como son:
• Temperatura: Debe fluctuar entre los 18 y 21
ambientales grados.
• Humedad: La permitida entre los 45 a 60%
• Luz: Para la iluminación en el archivo se debe
utilizar equipos con mínimos rayos ultravioletas.
• Contaminantes atmosféricos: Como monóxido
de carbono, óxidos de azufre, plomo, entre otros.
• Bacterias: Hongos, plagas.
• Químicos: Toda sustancia orgánica e inorgánica,
natural o sintética que pueda afectar los
documentos.

Para otros documentos en soportes diferentes al papel

los niveles de temperatura y humedad pueden variar.
 Equipos para el Archivo
• Archivadores, armarios o estanterías metálicas. Los
documentos del archivo pasivo deben ser protegidos en
cajas especiales de retención.
• Equipos para planos, mapas u otros: mapotecas
metálicos, papel pelón de 60 gms.
• Equipos para fotografías: ficheros metálicos, envueltas
en pelón y guardadas en sobre manila, pre impreso la
referencia de información
 Medidas de Seguridad
• Sistema de detección y extinción de incendios.
• Iluminación: Si existiesen ventanas se debe colocar cortinas
metálicas semiabiertas que impidan que la luz solar llegue
directamente a los documentos.
• Utilizar lámparas fluorescentes.
• Si la temperatura es superior a los 18 o 22 grados se debe utilizar
aire acondicionado.
• Polvo limpieza con aspiradora.
• Filtros para ingreso de aire.
• Ventilación aire acondicionado o corrientes provocadas.
 Protección del Archivo Central
• Los riesgos de: Fuego, inundación o robos
• Dotarse de extintores de incendios
• Detectores de humo
• Evitar su ubicación cerca del nivel de las aguas lluvias
• Seguridad de puertas y ventanas de acceso
 Protección del Archivo Central
• El concepto que tienen algunas instituciones acerca de
los archivos provoca en ocasiones que las instalaciones
en los que se depositan los fondos, carezcan de los
requisitos mínimos de conservación y seguridad
industrial, así como de el espacio necesario para las
demás áreas de archivo, convirtiéndose el depósito de
documentación en la misma área administrativa y
técnica. Esto sin tener en cuenta que los archivistas no
son conscientes del peligro al que se exponen.
Para el buen desarrollo de la prevención en el entorno laboral,
se ha agrupado la actividad preventiva en cuatro disciplinas,
que son:

• Seguridad en el Trabajo
• Higiene Industrial
• Ergonomía y Psicosociología Aplicada
• Vigilancia de la Salud
Existen factores que causan accidentes de trabajo
son técnicos, psicosociales y humanos. Algunos
tipos de accidentes son: los golpes, caídas,
resbalones, choques, etc.

¿Qué hacer?
• Debemos ubicar, evaluar y señalar las
exposiciones y los peligros. En consecuencia,
para controlar las causas de los accidentes se
debe tener control ambiental y del
comportamiento de las personas e implementar
normas de seguridad.
 Riesgos ambientales
• Temperaturas
• Humedad relativa
• Luz
• Contaminantes atmosféricos
• Polvo y polución
• Ergonomía
• Manejo de Objetos Pesados
• Estrés y carga laboral
 Medidas preventivas de Seguridad y Salud
Ocupacional para el Archivista
• Control de la temperatura con aire acondicionado y corrientes de
ventilación provocadas.
• Aislamiento térmico del archivo de modo que permita la difusión de la
humedad ventilación natural y provocada.
• Los sistemas lumínicos, de control de temperatura y humidificación,
acordes a cada área.
• Un sistema de ventilación extractora local para eliminar vapores
ayudarán a mitigar los riesgos de la contaminación en ojos, nariz, boca y
garganta con el polvo y los químicos del papel.
• Utilización de tapa bocas, caretas, mascarillas, gafas y guantes.
• Limpiezas periódicas, fumigación de espacios e instalación de
purificadores de aire.
• Ergonomía.- La correcta colocación de los elementos que
configuran una oficina da lugar a un entorno de trabajo
ordenado, cómodo y agradable, que a la vez se traduce
también en una reducción de los riesgos laborales
potenciales.
• Capacitación del personal con respecto a la manipulación
de estos objetos. Utilización de fajas y accesorios para esta
clase de ejercicios. Levantamiento correcto e incorrecto de
objetos pesados.
Riesgos biológicos:
Las bacterias, virus, hongos, insectos, animales y plantas, todos ellos
pueden presentarse en los archivos. Estos pueden causar micosis,
dermatitis, tétanos, etc.
• Fumigación de las áreas pobladas.
• Vacunación e identificación del personal más afectado por
picaduras.
• Si se sufre una herida, debe atenderse de manera apropiada
limpiándola con jabón y agua y usando un antiséptico en ella.
• Taponamiento de orificios inútiles en exteriores e interiores. Plan de
manejo de basuras y desechos. Inspección por posibles nidos. No
ingresar alimentos al archivo.
 ¿Qué hacer ante un desastre natural o un
siniestro?
• La evacuación es una forma de protección para las personas y consiste
en desalojar un local o edificio en que se ha declarado un incendio u otro
tipo de emergencia.
• Debe estar prevista en un Plan de Emergencia, divulgado a los
trabajadores, realizándose simulacros de forma periódica.
• El objetivo fundamental del Plan de Emergencia es optimizar los medios
de extinción disponibles y asegurar comportamientos seguros del
personal. Las vías de evacuación y las puertas de salida deben ser
amplias, estar señalizadas y libres de obstáculos.
Extintores:
Son aparatos de accionamiento manual que permiten proyectar y dirigir un agente extintor sobre
un fuego.
• Debe estar accesible y funcionar bien cuando está plenamente cargado, el usuario debe
saber como utilizarlo ya que en emergencias no hay tiempo para leer instrucciones.
• Cada extintor se instala en un lugar visible, a una altura no mayor a 1,30 m del piso ni menor
de 10 cm del piso, cerca de una vía de escape y lejos de posibles riesgos de fuego
Terremotos:
• Proteja con los brazos y manos su cabeza mientras evacua debido a la posible caída de
objetos en lugares altos de las estanterías. Tenga en mente el recorrido y plan de
evacuación que va a tomar, evitando el paso por los sitios donde existan materiales
peligrosos que puedan golpearlo.
• Por importante que sea la documentación, lo único valioso e inmediato de salvar es la vida.
• En las áreas de archivo no es aconsejable resguardarse bajo escritorios, si estos se
encuentran cerca del mobiliario.
 Plan de Contingencia
• Dentro del Plan de Contingencia se deberá considerar que la prioridad más
importante ante cualquier desastre será la seguridad humana, debiendo ponerse a
salvo en primer lugar al personal y los usuarios.
• Una vez que no exista riesgo para las personas, el rescate de los acervos y la
rehabilitación del edificio constituirán la siguiente prioridad.
Los documentos de gran importancia para la institución deben ser identificados con
anticipación a fin de que puedan ser rescatados con mayor agilidad, entre ellos debe
identificarse:
• Documentos de archivo de alto valor histórico
• Documentos de archivo de alto valor monetario
• Documentos de archivo insustituibles
• Documentos de archivo irrecuperables o difíciles de recuperar
 Recomendaciones Generales
• Asegurarse de que, en la medida de lo posible, los lugares de procesos técnicos reciban
la suficiente luz natural y están provistos de la luz artificial adecuada para proteger la
seguridad y la salud de los archivistas.
• Asegurarse de que en el suelo de los lugares de trabajo no existen obstáculos, desniveles
o aberturas peligrosas, y de que estén fijos, sean estables y no resbaladizos
• Colocar señales de seguridad y de salud cuando las medidas preventivas no puedan
evitar o reducir adecuadamente los riesgos
• Proporcionar equipos de protección individual Ej. calzado de seguridad apropiados para
los riesgos existentes, tienen que ser cómodos, someterse a un adecuado mantenimiento y
no provocar el incremento de otros riesgos.
• Recuerde siempre que el equipo básico para afrontar estas emergencias consta de
extintores, pitos, copia de las llaves de las diferentes áreas del archivo, botiquín, linterna,
hacha, lista de teléfonos de emergencia y botellones de agua.
EL ARCHIVO SERA EFICAZ CUANDO SE
ENCUENTRA RAPIDAMENTE LO QUE SE
BUSCA
Integración de Expedientes
El archivo de gestión tiene dos sectores alfabético orgánico y alfabético
institucional.

• El sector alfabético orgánico corresponde a la identificación de las

diferentes unidades administrativas de la entidad Se conforma con
sección y subsección, esta estructura reflejará el organigrama de su
institución y la jerarquía de sus componentes conforme el cuadro general
de clasificación documental y permitirá organizar y vincular los
expedientes de acuerdo a la estructura de los procesos institucionales.
• IMPORTANTE: En un mismo expediente (carpeta) se archiva lo que
recibe y lo que se contesta o se envía. Es decir la carpeta es de
entrada y salida de documentos, con un orden cronológico., de lo
más antiguo a lo reciente. Los expedientes que tengan uno o mas
partes deberá indicarse el número que le corresponde a cada uno de
estos
 Elementos de la Gestión Documental
• Planeación: normas y políticas emitidas como soporte para que garanticen el cumplimiento del proceso en la institución.

Planeación: normas y políticas emitidas como soporte para que garanticen

el cumplimiento del proceso en la institución.
Registro : Lugar donde se centraliza la entrada o salida de documentos y
Libros u otros medios donde será registrada y referida toda la documentación
de entrada y /o salida que tiene lugar. La finalidad básica del registro es el
control.
Archivo: guardar de forma ordenada documentos útiles cuya misión es
recibir, clasificar, custodiar y prestar documentos
Recuperación de la Información: proceso que permite obtener de un fondo
documental los documentos adecuados a una determinada demanda.
Garantiza la accesibilidad y fácil consulta a documentos donde se centraliza
la entrada o salida de documentos y Libros u otros medios donde será
registrada y referida toda la documentación de entrada y /o salida que tiene
 Producción Documental
Comprende los aspectos de identificación, origen, creación y diseño de
formatos y documentos, conforme el desarrollo de las funciones propias de
cada entidad o unidad administrativa de acuerdo con el Estatuto Orgánico de
Gestión Organizacional por Procesos.
• seño de formatos y documentos, conforme el desarrollo de las funciones
propias de cada entidad o unidad administrativa de acuerdo con el
Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos.
• aspectos de identificación, origen, creación y diseño de formatos y
documentos, conforme el desarrollo de las funciones propias de cada
entidad o unidad administrativa de acuerdo con el Estatuto Orgánico de
Gestión Organizacional por Procesos.
 Tipos de documentos

• Memorandos
• Oficios
• Notas internas
• Circular
• Actas
• Convocatorias
• Informes
• Etc.
 • Medio de elaboración (Word, Excel,
• Seleccionar medios de power point, pdf, jpg) Plano , fichas,
elaboración cuadros, fotografías, audios, filmicos
• Registro (impresión / grabación en
medio electrónico)
• Tipo de soporte (papel, soporte
audiovisual, soporte informático)
• Tamaño 4AD a A10

• Elaborar el documento • Conforme formatos vigentes

• A partir de la asignación de un código

que contenga siglas de la entidad o
• Codificar el documento unidad administrativa/ número
documento secuencial / año de
gestión
• Producción • Número copias requeridas en
base a la necesidad institucional
• Importante la Regla Técnica
dispone 1 original y 1 copia

• Validar con firma y rúbrica de los

• Validación responsables de elaboración y
revisión con siglas del nombre en
el pie de documento
SIGLA
ACCIÓN RESPONSABLE UNIDAD FECHA SUMILLA
Elaboración
Revisión
Aprobación

• Distribución • Registro en el sistema de gestión

documental y medios de
distribución
 Qué es un Documento?
Registro de información producida o recibida que
pueden tener distintos valores:

• Administrativo
• Contables
• Fiscal
• Legal
• Informativo
• Histórico
GRACIAS
REGLA TÉCNICA NACIONAL PARA LA ORGANIZACIÓN
Y MANTENIMIENTO DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS

Conforme al Acuerdo No. SGPR-2019- 0107, emitido por la Dirección

de Archivo de la Administración Pública de la Presidencia de la
República del Ecuador, el 10 de abril de 2019, expide la Regla Técnica
Nacional para la Organización y Mantenimiento de los Archivos
Públicos; la misma que será de uso y aplicación obligatoria en todos
los organismos, entidades e instituciones del sector público y privado
en los que el Estado tenga participación.

Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de

los Archivos Públicos, página 3
Artículo 15.- Atribuciones de la Dirección de Gestión Documental y Archivo
o quien haga sus veces.- El titular tendrá las siguientes responsabilidades:

1. Elaborar y someter a aprobación por parte de la máxima autoridad institucional, la política

institucional en materia de gestión documental y archivo;
2. Supervisar el cumplimiento de lo establecido en esta Regla Técnica, los planes y proyectos que
contribuyan a la conservación del acervo documental y la aplicación de la política institucional
en materia de gestión documental y archivo;
3. Brindar la capacitación en materia de gestión documental y archivo recibida por el ente rector
y asesorar a los responsables del Archivo de Gestión de las unidades;
4. Administrar y coordinar el Archivo Central;
5. Coordinar y consolidar las acciones para la elaboración del Cuadro de Clasificación Documental
y la Tabla de Plazos de Conservación de la entidad;
6. Aprobar el Cuadro General de Clasificación Documental y la Tabla de Plazos de Conservación
Documental Institucional, y remitir para su validación a la Dirección de Archivo de la
Administración Pública;

Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de

los Archivos Públicos, páginas 8 y 9
7. Coordinar y autorizar las transferencias primarias de los Archivos de Gestión al
Archivo Central;
8. Realizar las transferencias secundarias aprobadas al Archivo Intermedio de la
Administración Pública, basadas en los procesos de valoración documental y en los
tiempos establecidos en la Tabla de Plazos de Conservación Documental;
9. Coordinar proyectos de digitalización del fondo documental;
10. Coordinar con la Dirección de Archivo de la Administración Pública del ente rector a
fin de solventar las dudas que se generen en la aplicación de la presente Regla
Técnica;
11. Realizar el diagnóstico archivístico de la situación actual y real de los archivos de la
entidad.
• Conforme los numerales 1, 5 y 6 del Artículo 15 de la presente regla técnica, debemos tomar en
consideración las siguientes acciones:

 Elaborar y enviar para aprobación, la política institucional en materia de gestión

documental y archivo a su máxima autoridad.

 Una vez aprobada la política institucional, se procederá a levantar con las unidades
generadoras de información de la institución, las herramientas conforme a los formatos
establecidos y proporcionados por la Dirección de Archivo de la Administración Pública de
la Presidencia de la República del Ecuador, los mismos que son:

 Cuadro General de Clasificación Documental

 Tabla de Plazos de Conservación Documental
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
• Esta herramienta ayuda a organizar y vincular los expedientes de acuerdo a la estructura de los
procesos institucionales. Cada entidad pública expedirá el Cuadro General de Clasificación
Documental, a través de la Dirección de Gestión Documental y Archivo o quien haga sus veces.

• Es la herramienta básica para la gestión documental y archivo. Constituye la representación de

la organización de un fondo documental que aporta los datos esenciales de su estructura por
secciones, subsecciones, series y subseries. Refleja los expedientes que generan las entidades
en el ejercicio de sus funciones, atribuciones, responsabilidades, productos y servicios.

CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

LOGO INSTITUCIONAL
NOMBRE DEL FONDO DOCUMENTAL

SECCIÓN DOCUMENTAL SUBSECCIÓN DOCUMENTAL SERIE DOCUMENTAL SUBSERIE DOCUMENTAL DESCRIPCIÓN DE SERIE DOCUMENTAL ORIGEN DE LA DOCUMENTACIÓN

Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de

los Archivos Públicos, páginas 13 y 42
La Dirección de Gestión Documental y Archivo, o quien haga sus veces, en coordinación con los responsables de
archivo de las unidades generadoras de información, serán las responsables de realizar el levantamiento de esta
herramienta, para lo cual llevarán a cabo las acciones que se detallan a continuación:

1. Consultar leyes, reglamentos y manuales, que rijan de manera general a la entidad.

2. Incorporar el nombre de las secciones a partir de los grandes procesos y atribuciones generales.
3. Identificar las series documentales, en función de las atribuciones, responsabilidades, productos y
servicios, y los procesos que generen documentos por cada unidad productora; definir los flujos
documentales y los responsables de cada actividad; y establecer los expedientes, su soporte, formato y
niveles de acceso. Para lo cual se dejará constancia mediante acta de conformidad, suscrita entre la
unidad productora y la Dirección de Gestión Documental y Archivo o quien haga sus veces. Las series
identificadas como reservadas formarán parte del Cuadro General de Clasificación Documental, sin hacer
constar descripción y origen de la misma.
4. La Dirección de Gestión Documental y Archivo o quien haga sus veces consolidará y aprobará el Cuadro
General de Clasificación Documental de la entidad pública previo a remitir esta herramienta a la Dirección
de Archivo de la Administración Pública del ente rector, para su respectiva validación.

Se prohíbe modificar el formato a excepción de las subsecciones o subseries que se requieran adicionar.

El Cuadro General de Clasificación Documental deberá actualizarse cuando existan cambios en las atribuciones,
responsabilidades, productos o servicios y procesos institucionales, así también cuando surjan nuevas unidades
o se supriman.

Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de

los Archivos Públicos, página 14
Cada entidad pública expedirá el Cuadro General de Clasificación Documental, a
través de la Dirección de Gestión Documental y Archivo o quien haga sus veces, para
lo cual observará siguiente:

• USO: • UNICIDAD:
 Clasificación de expedientes  Existirá uno solo por
producidos en el ejercicio de entidad pública.
las atribuciones,
responsabilidades, productos
o servicios y procesos • ESTRUCTURA:
institucionales.  Tendrá un esquema
 Permite organizar, ordenar, jerárquico, de acuerdo con la
estructura orgánica de
describir y vincular los gestión organizacional por
documentos de archivo, de procesos de la entidad
acuerdo a la estructura pública u organigrama
orgánica por procesos. institucional vigente con los
siguientes niveles: Fondo,
Sección y Serie

Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de

los Archivos Públicos, página 13
DESCRIPCIÓN DE CAMPOS DEL FORMATO DEL CUADRO
GENERAL DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL:

DESCRIPCIÓN
FONDO SECCIÓN SERIE SERIE
DOCUMENTAL

Nombre de las Nombre de los Breve descripción del

Nombre de Unidades productos y/o servicios contenido de la serie o
la entidad que constan en el subserie documental
Administrativas Estatuto

Es importante tomar en cuenta que para elaborar el Cuadro General de Clasificación Documental debemos contar
con los siguientes documentos:
• Regla Técnica Nacional para el Mantenimiento y Organización de Archivos Públicos
• Organigrama Institucional
• Estatuto Orgánico por Procesos de la entidad
DESCRIPCIÓN DE CAMPOS DEL FORMATO DEL CUADRO
GENERAL DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL:

ORIGEN DE LA CONDICIONES
ENCABEZADO
DOCUMENTACIÓN DE ACCESO Y PIE DE
PÁGINA

Físico, LOTAIP: Público, Logo de la entidad: Parte

confidencial o superior izquierda
electrónico y/o
Número de páginas:
digital reservado Esquina inferior derecha

Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de

los Archivos Públicos, páginas 13 y 14
ESTATUTO ORGÁNICO DE GESTIÓN ORGANIZACIONAL POR PROCESOS
SUSTITUTIVO DE LA CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO (Acuerdo 056-CG-2018)

Artículo 55. Dirección Nacional de Capacitación

La Dirección Nacional de Capacitación se estructura con los Administradores de Gestión de:

1. Capacitación.
2. Investigación, desarrollo y evaluación académica.

Artículo 56. Funciones y atribuciones de la Gestión de Capacitación :

a) Elaborar la planificación de la Gestión y poner a consideración de la Dirección;

b) Consolidar la información proveniente de las unidades administrativas de la Contraloría General del Estado a
nivel nacional, sobre la demanda de capacitación continua, en las modalidades presencial y a distancia, en los
temas técnicos, legales y administrativos; y, elaborar el plan operativo de capacitación;
c) Ejecutar el plan operativo de capacitación aprobado por el Contralor/a General del Estado, para la capacitación
de los servidores/as públicos/as de la institución y de las entidades públicas e instituciones de derecho privado
que disponen de recursos públicos, en el ámbito de competencia del organismo de control;
ESTATUTO ORGÁNICO DE GESTIÓN ORGANIZACIONAL POR PROCESOS DE LA
CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO (Acuerdo 056-CG-2018)

Artículo 56. Funciones y atribuciones de la Gestión de Capacitación:

d) Ejecutar las políticas institucionales para la ejecución del plan operativo de Capacitación, programar y ejecutar el desarrollo de
eventos de capacitación e imprevistos autorizados;
e) Coordinar y supervisar los procesos de facilitación, asistencia técnica y administrativa y coordinar el soporte tecnológico y materiales
asignados al Sistema de Capacitación Continua;
f) Efectuar el control de calidad de los documentos técnicos del subsistema de capacitación continua como son: manuales, sílabos,
evaluaciones, talleres y reportes;
g) Efectuar el monitoreo de los reportes de evaluación de los eventos y facilitadores; y, de las observaciones y sugerencias de los
participantes del subsistema de capacitación continua;
h) Ejecutar los convenios suscritos por el Contralor/a General del Estado, en temas relacionados con la capacitación continua;
i) Presentar a la Dirección Nacional de Capacitación, en forma periódica y cuando se le solicite, informes de avance, ejecución y
evaluación de la planificación anual y actividades complementarias afines a la capacitación continua; y,
j) Las demás funciones que le asigne el Coordinador/a
 ESTATUTO ORGÁNICO DE GESTIÓN ORGANIZACIONAL POR PROCESOS DE
LA CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO (Acuerdo 056-CG-2018)
Artículo 57. Funciones y atribuciones de la Gestión de Investigación, Desarrollo y Evaluación Académica

a) Elaborar la planificación de la Gestión y poner a consideración de la Dirección

b) Desarrollar programas de Investigación, Desarrollo y Evaluación Académica, en la administración de convenios y coordina
r la capacitación internacional de los servidores/as públicos/as de la Contraloría General del Estado, Auditores Internos y
personal de auditorías internas, en el ámbito de competencia del organismo de control
c) Elaborar modelos de los procesos de ejecución y evaluación de los planes operativos de capacitación y de la Dirección;
d) Ejecutar los procesos internos de la Gestión
e) Elaborar planes, programas y proyectos de capacitación y generar metodologías de enseñanza-
aprendizaje y elaboración de instrumentos de evaluación;
f) Diseñar técnicas de investigación, desarrollo y evaluación académica, postgrados, Capacitación Internacional y
técnicas docentes, a la Dirección Nacional de Capacitación, cuando se le solicite;
g) Gestionar y ejecutar los convenios suscritos por el Contralor/a General del Estado, en temas relacionados con la investiga
ción y desarrollo, postgrados y capacitación internacional
h) Diseñar y ejecutar programas de evaluación para mejorar el sistema de capacitación
i) Promover la actualización de los planes y programas de investigación y desarrollo sobre la base de la evaluación académi
ca;
j) Realizar informes de avance, ejecución y evaluación de las actividades inherentes a la gestión; y
k) Las demás funciones que le asigne el Coordinador/a.
Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de
los Archivos Públicos, página 14
TABLA DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL
• Los servidores públicos responsables determinados en la
presente Regla Técnica usarán esta herramienta para determinar
los plazos de conservación de los archivos de la entidad pública y
tendrá la misma estructura del cuadro general de clasificación
documental.

La Tabla de Plazos de Conservación Documental deberá actualizarse cuando

haya cambios en el Cuadro General de Clasificación Documental y en la
normativa legal vigente.

Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de

los Archivos Públicos, página 21
DESCRIPCIÓN DE CAMPOS DEL FORMATO DE LA TABLA
DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL:

PLAZOS DE
CONSERVACIÓN BASE LEGAL DISPOSICIÓN TÉCNICA DE
FINAL SELECCIÓN

Número de años de Ley y artículo que Valoración que realice Si la disposición final de los
permanencia de los determine los plazos de documentos es la conservación, se
cada entidad: determinará una técnica de
expedientes en los archivos conservación o eliminación Conservación permanente selección, la cual puede ser la
(Gestión, Central, Intermedio para las series que genere o eliminación conservación completa o parcial
e Histórico) la entidad

Encabezado y pie de página: El logo de la entidad pública deberá colocarse en la

esquina superior izquierda y el número de páginas en la esquina inferior
derecha.

Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de

los Archivos Públicos, página 21
 TABLA DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL
CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO
PLAZOS DE CONSERVACIÓN EN ARCHIVOS DISPOSICIÓN FINAL TÉCNICA DE SELECCIÓN DIGITALIZACIÓN

CONSERVACIÓN

CONSERVACIÓN
BASE LEGAL

ELIMINACIÓN
INTERMEDIO

MUESTREO

COMPLETA
CENTRAL
SECCIÓN SUBSECCIÓN SUBSERIE DESCRIPCIÓN

GESTIÓN
QUE RESPALDA
SERIE DOCUMENTAL OBSERVACIÓN

NO
DOCUMENTAL DOCUMENTAL DOCUMENTAL DE LAS SERIES EL PLAZO DE

SI
CONSERVACIÓN

La
Reporte de documentación
Art. 71 Ley
Plan Operativo Anual demanda a se eliminará una
2 5 - Orgánica de la X - - - SI -
de Capacitación nivel nacional vez cumplidos los
CGE
de capacitación plazos
establecidos
Gestión de Revisión de
Capacitación manuales, La
Control de calidad de sílabos, documentación
Art. 71 Ley
los documentos talleres, se eliminará una
2 5 - Orgánica de la X - - - SI -
técnicos de eventos de evaluaciones y vez cumplidos los
CGE
capacitación reportes de los plazos
Dirección eventos de establecidos
Nacional de capacitación
Capacitación La
Información de
Desarrollo documentación
eventos de Art. 71 Ley
de programas de invest se eliminará una
capacitación 2 5 - Orgánica de la X - - - SI -
igación,desarrollo y eva vez cumplidos los
Gestión de nacionales e CGE
luación académica plazos
internacionales
Investigación, establecidos
Desarrollo y Generar metod
La
Evaluación ologías de ense
Elaborar planes, progra documentación
Académica mas y
ñanza- Art. 71 Ley
se eliminará una
aprendizaje y el 2 5 - Orgánica de la X - - - SI -
proyectos de capacitac vez cumplidos los
aborar CGE
ión plazos
instrumentos d
establecidos
e evaluación

Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de

los Archivos Públicos, página 21
PAUTAS GENERALES RELATIVAS A LA TABLA DE PLAZOS
DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL
a) Los plazos de conservación que se establezcan
contarán a partir de la conclusión o cierre del
asunto de los expedientes de la serie
correspondiente. Para el caso de series
documentales con carácter reservado, los plazos
de conservación contarán a partir de su
desclasificación.
b) Todas las entidades públicas están obligadas a
incorporar la Tabla de Plazos de Conservación c) En la fijación de plazos se deberá observar la
Documental como herramienta técnica para la normativa jurídica aplicable a la entidad
gestión, conservación, transferencias primaria, pública y la frecuencia de uso de los
expedientes que satisfagan las necesidades
secundaria y final, así como para la disposición de gestión presentes y futuras.
final de los expedientes.
d) La Dirección de Gestión Documental y
Archivo o quien haga sus veces consolidará y
aprobará la Tabla de Plazos de Conservación
Documental de la entidad pública, previo a
remitir esta herramienta a la Dirección de
Archivo de la Administración Pública del ente
rector para su respectiva validación.

Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de

los Archivos Públicos, página 22
Bibliografía
• Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de los Archivos Públicos, Acuerdo No. SGPR-2019- 0107, abril.2019, pags.
3, 8, 9, 13, 14, 15, 21, 22 y 42.
• Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, Suplemento del Registro Oficial No. 595 , 12 de Junio 2002, Normativa: Vigente,
Última Reforma: Segundo Suplemento del Registro Oficial 31, 7-VII-2017, página 12.

Netgrafía
• Página web de la Contraloría General del Estado: https://www.contraloria.gob.ec/WFDescarga.aspx?id=2462&tipo=doc
• Página web de la Contraloría General del Estado: https://www.contraloria.gob.ec/WFDescarga.aspx?id=2465&tipo=doc
• Página web de la Contraloría General del Estado: https://www.contraloria.gob.ec/WFDescarga.aspx?id=2466&tipo=doc
• Página web de la Contraloría General del Estado: https://www.contraloria.gob.ec/WFDescarga.aspx?id=2207&tipo=tradoc
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Registro Oficial No. 284 , 22 de Septiembre 2010
Normativa: Vigente
Última Reforma: Suplemento del Registro Oficial 236, 30-IV-2014

ACUERDO No. 131

(POLITICAS GENERALES PARA PROMOVER LAS BUENAS PRÁCTICAS AMBIENTALES EN ENTIDADES
DEL SECTOR PÚBLICO Y PRIVADO)
(Sustituido por el Art. 1 de la Acdo. 034, R.O. 236-S, 30-IV-2014)
Nota:
El título del presente Acuerdo (Políticas Generales para promover las Buenas
Prácticas Ambientales en Entidades del Sector Público) fue sustituido por el Art. 1
de la Acdo. 034 publicado en el Suplemento del Registro Oficial 236 del 30 de abril
de 2014.

Marcela Aguiñaga Vallejo

MINISTRA DEL AMBIENTE
Considerando:
Que, la Constitución de la República del Ecuador, en su Art. 14 reconoce el derecho
a un ambiente sano y ecológicamente equilibrado, que garantice el buen vivir, sumak
kawsay. Se declara de interés público la preservación del ambiente, conservación de
ecosistemas, la biodiversidad y la integridad del patrimonio genético del país, la
prevención del daño ambiental y la recuperación de los espacios naturales
degradados;

Que, la Constitución de la República del Ecuador en su Art. 15, determina que el

Estado promoverá, en el sector público y privado, el uso de tecnologías
ambientalmente limpias y de energías alternativas no contaminantes y de bajo
impacto. La soberanía energética no se alcanzará en detrimento de la soberanía
alimentaria, ni afectará el derecho al agua;
Que, el Art. 71 de la Constitución de la República del Ecuador, en su tercer inciso
manifiesta que el Estado incentivará a las personas naturales y jurídicas, y a los
colectivos para que protejan la naturaleza, y promoverá el respeto a todos los
elementos que forman un ecosistema;

Que, el Art. 278, numeral 2 del referido cuerpo legal, manifiesta que para la
consecución del buen vivir, a las personas y las colectividades, y sus diversas
formas organizativas les corresponde, producir, intercambiar y consumir bienes y
servicios con responsabilidad social y ambiental;
Que, el Art. 395 numeral 2, de la Constitución de la República del Ecuador reconoce
como principio ambiental, las políticas de gestión ambiental que se aplicarán de
manera transversal y serán de obligatorio cumplimiento por parte del Estado en
todos sus niveles y por todas las personas naturales y jurídicas en el territorio
nacional;

Que, el Art. 413 de la Constitución de la República del Ecuador manifiesta que el

Estado promoverá la eficiencia energética, el desarrollo y uso de prácticas y
tecnologías ambientalmente limpias y sanas, así como de energías renovables,
diversificadas, de bajo impacto y que no pongan en riesgo la soberanía alimentaria,
el equilibrio ecológico de los ecosistemas ni el derecho al agua;

Que, el artículo 8 de la Ley de Gestión Ambiental establece que la autoridad

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ambiental nacional será ejercida por el Ministerio del Ambiente, que actuará como
instancia rectora, coordinadora y reguladora del Sistema Nacional Descentralizado
de Gestión Ambiental, sin perjuicio de las atribuciones que dentro del ámbito de
sus competencias y conforme las leyes que las regulan, ejerzan otras instituciones
del Estado;

Que, mediante oficio No. T.5389-SNJ-10-1144 la Secretaria Nacional Jurídica de la

Presidencia de la República, comunica al Ministerio del Ambiente que de conformidad
con el Art. 154 de la Constitución de la República del Ecuador, esta Cartera de
Estado ejerce la rectoría de las políticas públicas ambientales, por lo que
mediante acuerdo ministerial o resolución administrativa se debe expedir las
Políticas de Buena Práctica Ambiental;

Que, es necesario establecer las políticas generales para las entidades del sector
público a fin de reducir la contaminación al ambiente, considerando que la
responsabilidad ambiental es compromiso de todas las ecuatorianas y ecuatorianos;
y,

En uso de las atribuciones conferidas por el artículo 154 numeral 1 de la

Constitución de la República y el artículo 17 del Estatuto del Régimen Jurídico
Administrativo de la Función Ejecutiva,

Acuerda:
EXPEDIR LAS POLÍTICAS GENERALES PARA PROMOVER LAS BUENAS PRÁCTICAS AMBIENTALES EN
ENTIDADES DEL SECTOR PÚBLICO.
Art. 1.- (Reformado por el Art. 2 del Acdo. 034, R.O. 236-S, 30-IV-2014).- El
presente acuerdo ministerial tiene como objeto promover las buenas prácticas en
entidades del sector público y público para apoyar en la reducción de la
contaminación ambiental.
Art. 2.- Ámbito de aplicación.- (Sustituido por el Art. 3 del Acdo. 034, R.O. 236-
S, 30-IV-2014).- Las siguientes políticas generales para implementar buenas
prácticas ambientales en oficinas serán de aplicación obligatoria para las
entidades a las que se refiere el artículo 141, inciso segundo y artículo 225 de la
Constitución de la República del Ecuador.

Podrán acogerse de manera voluntaria las entidades privadas y las unidades básicas
de participación en los gobiernos autónomos descentralizados y en el sistema
nacional de planificación contemplados en el Art. 248 de la Constitución de la
República del Ecuador; conforme al criterio fundamentado técnicamente de la
Autoridad Ambiental; para el efecto se elaborará y expedirá el instrumento
correspondiente.
Art. 3.- El glosario de términos a regir en el presente acuerdo ministerial son los
siguientes:

Buenas prácticas ambientales.- Es un compendio de actividades con los que se

promueve a diferentes personas jurídicas y naturales a aplicar ciertas prácticas
con el fin de reducir la contaminación y los impactos ambientales negativos.

Compras responsables.- Aquellas adquisiciones que consideran parámetros ambientales

y que cuenten con permisos y licencias establecidas emitidas por la autoridad
competente.

Huella Ecológica.- (Agregado por el Art. 4 del Acdo. 034, R.O. 236-S, 30-IV-2014).-
Indicador de sustentabilidad fuerte que mide la cantidad de tierra y agua
biológicamente productivas que requiere un individuo, población u organización para
producir todos los recursos que consume y absorber los desechos que genera. La
Huella Ecológica se mide en hectáreas globales y es considerada un indicador de

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impacto, calculado a partir de los indicadores de gestión.

Indicador de gestión.- Son datos en la gestión que resumen gran cantidad de

información clave, significativa y comparable a fin de presentar el comportamiento
ambiental de una entidad, programa, proyecto u otra de manera exhaustiva y
cuantificable.

Memo electrónico.- Es un documento generado en memoria electrónica a base de

componentes en un ordenador o computador cuyos dispositivos y medios de grabación
retienen datos informáticos.

Sistema informático cero papeles.- Aquel sistema electrónico que busca eliminar el
flujo de documentación en papel, reemplazándolo por un memo electrónico.
Art. 4.- (Sustituido por el Art. 5 del Acdo. 034, R.O. 236-S, 30-IV-2014).- Sin
perjuicio de los instructivos que se deriven del presente cuerpo legal las
instituciones sujetas al Acuerdo Ministerial, tendrán que notificar al Ministerio
del Ambiente hasta el 31 de enero de cada año, sus indicadores de gestión de buenas
prácticas ambientales por edificio, calculados por persona durante el período enero
- diciembre del año precedente, según el instructivo desarrollado para el efecto.
Los indicadores de gestión de buenas prácticas ambientales serán presentados de
acuerdo al formulario anexo A y B a partir de los indicadores reportados, se
realizará adicionalmente el cálculo de Huella Ecológica, el cual representará un
indicador de sustentabilidad de cada entidad.
Art. 5.- (Sustituido por el Art. 6 del Acdo. 034, R.O. 236-S, 30-IV-2014).- Se crea
el Reconocimiento: “Reconocimiento Ecuatoriano Ambiental” -REA-, que se otorgará a
la entidad que reduzca su porcentaje de contaminación y consumo de recursos, en
base a los indicadores de Buenas Prácticas Ambientales y sustentabilidad descritos
en el artículo 4; así como la verificación in situ de la implementación de buenas
prácticas ambientales y el cambio en la cultura del uso de recursos por parte de
los servidores públicos y para los empleados privados de ser el caso.
Art. 6.- (Reformado por el Art. 7 del Acdo. 034, R.O. 236-S, 30-IV-2014).- Las
instituciones sujetas a este acuerdo ministerial deberán obligatoriamente realizar
una capacitación permanente a sus servidores públicos y empleados privados, de tal
manera que tengan el conocimiento adecuado para implementar las actividades de
buenas prácticas ambientales de su institución.
A r t . 7 . - Las instituciones sujetas a este acuerdo ministerial implementarán
programas de difusión para la disposición adecuada de los desechos, ahorro de agua,
ahorro de energía, prohibición de fumar, entre otras disposiciones que sean buenas
prácticas ambientales.
Art. (…).- (Agregado por el Art. 8 del Acdo. 034, R.O. 236-S, 30-IV-2014).- Las
instituciones que se trasladen de instalaciones durante el periodo de aplicación o
posterior a la entrega del Reconocimiento Ecuatoriano Ambiental Punto Verde,
deberán continuar reportando los indicadores de acuerdo al procedimiento normal.

Título I
LÍNEA BASE PARA LA GESTIÓN DE BUENAS PRÁCTICAS AMBIENTALES

Capítulo I
BUENAS PRÁCTICAS AMBIENTALES EN ENTIDADES DEL SECTOR PÚBLICO Y PRIVADO
(Sustituido por el Art. 9 del Acdo. 034, R.O. 236-S, 30-IV-2014)
Art. 8.- La línea base para la gestión de buenas prácticas ambientales deberá
contener lo siguiente:

a) Estado de equipos e instalaciones;

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b) (Sustituido por el Art. 10 del Acdo. 034, R.O. 236-S, 30-IV-2014).- Detalle de
consumo energético, generación eléctrica propia proveniente de fuentes alternativas
y/o de gasto de energía para el caso que aplique;

c) Gastos y consumo de papel;

d) Estado de la gestión de residuos y desechos;

e) Gasto y consumo de agua. Estado de las instalaciones de agua. Estado de jardines

y prácticas de riego, de ser el caso;

f) Situación en cuanto a la generación de desechos y su disposición final;

g) Estado de la gestión del transporte de la institución, tanto propio como

contratado;

(...) (Agregado por el Art. 10 del Acdo. 034, R.O. 236-S, 30-IV-2014).- Consumo de
combustible por vehículo utilizado para transporte, bajo la administraci{on del
edificio.

(...) (Agregado por el Art. 10 del Acdo. 034, R.O. 236-S, 30-IV-2014).- Curvas
trimestrales de consumo de energía, agua, papel y combustible.

h) Situación acerca de la gestión de compras responsables en la institución; e,

i) Identificación de los problemas que limitan las buenas prácticas ambientales en

la institución.
Art. 9.- (Sustituido por el Art. 11 del Acdo. 034, R.O. 236-S, 30-IV-2014).- Las
instituciones sujetas a este Acuerdo Ministerial, deberán proponer un Plan de
Acción que contenga medidas de solución a los problemas identificados, distribuidos
en un cronograma a ejecutarse durante el siguiente período de reporte

El Plan de Acción será entregado hasta el 31 de enero de cada año..

Art. 10.- (Derogado por el Art. 12 del Acdo. 034, R.O. 236-S, 30-IV-2014).-

Título II
DE LA GESTIÓN PARA LAS BUENAS PRÁCTICAS AMBIENTALES

Capítulo I
LA GESTIÓN DE DESECHOS
Art. 11.- El presente acuerdo ministerial no podrá usarse para el manejo de
desechos peligrosos tales como los hospitalarios, los biocontaminantes, entre
otros. Para ellos se aplicarán las normas especiales existentes.
Art. 12.- (Sustituido por el Art. 13 del Acdo. 034, R.O. 236-S, 30-IV-2014).- Las
instituciones sujetas a este Acuerdo Ministerial deberán eliminar los basureros
independientes por funcionario e implementar tachos para la clasificación de los
residuos sólidos generados, de la siguiente manera:

a) Papel y cartón;

b) Plástico;

c) Desechos no reciclables.

Dependiendo de la naturaleza de los residuos generados en cada institución, la

Dirección Administrativa o su equivalente, deberá adecuar el acopio temporal de:
metal, vidrio, madera, orgánicos, etc.

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Art. 13.- (Reformado por el Art. 14 del Acdo. 034, R.O. 236-S, 30-IV-2014).- Las
direcciones administrativas o su equivalente, dispondrán la entrega de los desechos
a través de los sistemas de recolección de basura de cada cantón; cada entidad se
encargará de realizar las gestiones, convenios, contratos y más acciones que
garanticen una disposición final adecuada.

La identificación, disposición en tachos de colores, calificación como gestores

ambientales y más aspectos constantes en el Texto Unificado de Legislación
Ambiental Secundaria y las ordenanzas municipales sobre el manejo de desechos,
deberá estar orientada a la aplicación efectiva y coordinada con esta normativa.

Capítulo II
DE LA GESTIÓN DEL PAPEL
Art. 14.- (Sustituido por el Art. 15 del Acdo. 034, R.O. 236-S, 30-IV-2014).- Las
instituciones sujetas a este Acuerdo Ministerial deberán elaborar y aplicar un
Manual de Gestión Documental en un plazo máximo de tres años a partir de la
aprobación de reporte de línea base, acorde con la normativa de control interno
vigente y las disposiciones en cuanto a uso eficiente del papel emitidas por las
entidades competentes.
Art. 15.- (Sustituido por el Art. 16 del Acdo. 034, R.O. 236-S, 30-IV-2014).- Cada
institución sujeta a este Acuerdo Ministerial deberá dar un eficiente uso al
sistema documental interno y en el caso que aplique deberá dar cumplimiento a lo
establecido en el Acuerdo Ministerial 718 expedido por la Secretaría Nacional de la
Administración Pública el 11 de mayo de 2009, publicado en el Registro Oficial No.
597 de 25 de mayo de 2009, y sus reformas vigentes"
Art. 16.- (Reformado por el Art. 17 del Acdo. 034, R.O. 236-S, 30-IV-2014).-La
lectura, análisis, revisión de borradores de documentos se realizará de forma
electrónica.
Art. 17.- Las impresiones de las instituciones sujetas a este acuerdo ministerial
se realizarán en blanco y negro. Solamente en documentos finales, que usen mapas,
gráficos o se haga estrictamente necesario se usarán impresiones de color.

Las impresiones de libros o documentos de las instituciones sujetas a este acuerdo

ministerial deberán hacerse sin plastificado o protección UV pues esta dificulta su
reciclaje. Preferentemente serán elaboradas en material reciclado, o con
certificación ecológico.

Las instituciones sujetas a este acuerdo ministerial deberán realizar el

mantenimiento constante de copiadoras, impresoras y equipos para evitar el
desperdicio de papel.
Art. 19.- (Reformado por el Art. 18 del Acdo. 034, R.O. 236-S, 30-IV-2014).-El
papel deberá clasificarse en dos recipientes:

a) El de reutilización, que deberá establecerse en cada oficina, con la respectiva

identificación; y,

b) El de reciclaje y descarte que se refiere al papel que ya haya sido utilizado,

finalmente y reutilizado previamente, el mismo que deberá estar señalizado de igual
manera.
El papel a depositarse en los tachos deberá estar sin grapas, cuerdas, cintas,
ligas, grasa, papel químico o algún otro tipo de adhesivo; así como tampoco deberán
estar contaminados con residuos orgánicos.

Los materiales que dificulten el reciclaje deberán estar dispuestos en el tacho de

desechos no reciclables..

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Nota:
Conservamos la numeración de este artículo, aún cuando no guarda correspondencia
con el orden secuencial, por fidelidad a la publicación del Registro Oficial.

Capítulo III
GESTIÓN DE LOS DESECHOS ORGÁNICOS, PELIGROSOS Y ESPECIALES
(Sustituido por el Art. 19 del Acdo. 034, R.O. 236-S, 30-IV-2014)
Art. 20.- (Derogado por el Art. 20 del Acdo. 034, R.O. 236-S, 30-IV-2014).-
Art. 21.- (Derogado por el Art. 20 del Acdo. 034, R.O. 236-S, 30-IV-2014).-
Art. 22.- (Sustituido por el Art. 21 del Acdo. 034, R.O. 236-S, 30-IV-2014).- Cada
entidad deberá proponer y ejecutar acciones para el manejo de desechos orgánicos
tales como: entregar a gestores autorizados, compostaje, entre otros.
Art. (...).- (Agregado por el Art. 23 del Acdo. 034, R.O. 236-S, 30-IV-2014).-Sin
perjuicio de lo establecido en la normativa vigente, los desechos peligrosos y
especiales generados durante las actividades administrativas de las instituciones
(por ejemplo pilas, baterías, lámparas fluorescentes, focos ahorradores, tóneres,
etc.); deberán cumplir con las disposiciones del presente capítulo.
Art. (...).- (Agregado por el Art. 23 del Acdo. 034, R.O. 236-S, 30-IV-2014).- La
Dirección Administrativa o su equivalente, deberá entregar a gestores autorizados
para la disposición de desechos peligrosos y especiales, equipos eléctricos o
electrónicos en desuso previo al cumplimiento de las disposiciones establecidas en
las normas de control interno.
Art. (...).- (Agregado por el Art. 23 del Acdo. 034, R.O. 236-S, 30-IV-2014).-
Queda totalmente prohibido el almacenamiento de desechos peligrosos y especiales
generados en la entidad por un período mayor a un año.
Art. 23.- (Derogado por el Art. 22 del Acdo. 034, R.O. 236-S, 30-IV-2014).-
Art. 24.- (Derogado por el Art. 22 del Acdo. 034, R.O. 236-S, 30-IV-2014).-
Art. 25.- Las pilas y baterías que se compren en las instituciones serán
recargables en la medida de lo posible. Se dispondrá de contenedores especiales y
serán señalizados para el efecto. Tal como lo indica el capítulo de compras
responsables estos desechos deben ser manejados por los proveedores.
Art. 26.- Los cartuchos que se desechen en las oficinas deberán entregarse a la
Dirección Administrativa o su equivalente en la institución para la disposición
final adecuada. La Dirección administrativa de cada institución gestionará con los
proveedores de cartuchos de impresora un plan de disposición final de los mismos o
en su defecto con la institución que se encargue de la disposición final de estos
desechos.

Capítulo IV
DE LA GESTIÓN Y AHORRO DEL AGUA
Art. 27.- (Reformado por el Art. 24 del Acdo. 034, R.O. 236-S, 30-IV-2014).-En las
instituciones sujetas a este acuerdo ministerial de buenas prácticas ambientales se
deberá considerar cmo alternativas para la reducción de los indicadores de consumo
del recurso agua, las siguientes:

a) Instalar en los servicios sanitarios ahorradores y contadores de agua;

b) Instalar en los lavabos de las instituciones reguladores de caudal, y

temporizadores;

c) (Derogado por el Art. 25 del Acdo. 034, R.O. 236-S, 30-IV-2014).-

d) Las instituciones que cuenten con espacios verdes deberán instalar sistemas de

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riego por aspersión y el riego deberá hacerse solamente en las tardes.
Art. (...).- (Agregado por el Art. 26 del Acdo. 034, R.O. 236-S, 30-IV-2014).- La
Dirección Administrativa o su equivalente a través del responsable de mantenimiento
deberá realizar revisiones anuales de tubería y grifería, para evitar fugas y
desperdicios; y, ejecutar medidas para la solución de problemas encontrados.
Art. 28.- Se prohíbe que las instituciones sujetas a este acuerdo ministerial
realicen cualquier actividad que incurra en el desperdicio de agua.

Capítulo V
ENERGÍA Y TRANSPORTE
Art. 29.- (Sustituido por el Art. 26 del Acdo. 034, R.O. 236-S, 30-IV-2014).- La
Dirección Administrativa o su equivalente a través del responsable de mantenimiento
deberá realizar revisiones a las instalaciones eléctricas; y, ejecutar medidas para
la solución de problemas encontrados.
Art. 30.- (Sustituido por el Art. 28 del Acdo. 034, R.O. 236-S, 30-IV-2014).- Las
instituciones sujetas al presente acuerdo ministerial deberán reemplazar los tubos
fluorescentes tipo T12 o T10, por tubos fluorescentes T8, T5 o dispositivos
provistos de diodo emisor de luz (Light Emiting Diode) (LED), de acuerdo al Decreto
Ejecutivo 238 de fecha 28 de enero de 2010, publicado en el Registro Oficial No.
128 de 11 de febrero de 2010.
Art. 31.- Además incorporará en su reglamento interno de funcionamiento normas que
obliguen:

a) Apagar maquinarias, computadoras y equipos cuando no se estén usando;

b) Uso de protectores de pantalla que ahorren energía en las computadoras;

c) (Derogado por el Art. 29 del Acdo. 034, R.O. 236-S, 30-IV-2014).-

d) (Derogado por el Art. 29 del Acdo. 034, R.O. 236-S, 30-IV-2014).-

e) (Derogado por el Art. 29 del Acdo. 034, R.O. 236-S, 30-IV-2014).-

f) Desconectar cargadores de equipos electrónicos.

(...) (Agregado por el Art. 29 del Acdo. 034, R.O. 236-S, 30-IV-2014).- Preferencia
de uso de escaleras en desplazamientos de hasta tres pisos.

(...) (Agregado por el Art. 29 del Acdo. 034, R.O. 236-S, 30-IV-2014).- Aprovechar
la luz natural en las áreas que sea posible, sin perjuicio de la normativa de
Seguridda y Salud Ocupacional vigente.
Art. 32.- (Reformado por el Art. 30 del Acdo. 034, R.O. 236-S, 30-IV-2014).-Cada
institución deberá realizar un mantenimiento periódico del estado de copiadoras e
impresoras y demás artefactos eléctricos.

Además deberán realizar un control de la vida útil de los mismos para programar su
reemplazo.
(...) (Agregado por el Art. 31 del Acdo. 034, R.O. 236-S, 30-IV-2014).-Las
instituciones sujetas a este Acuerdo Ministerial deberán, considerar como
alternativas para la reducción de los indicadores de consumo de energía eléctrica
las siguientes:

a) Instalar detectores de movimiento-encendido en los pasillos y baños.

b) Rediseño y separación de circuitos de iluminación.

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c) Control de encendido - apagado de cafeteras
Art. 33.- (Reformado por el Art. 32 del Acdo. 034, R.O. 236-S, 30-IV-2014).- En
cuanto a la eficiencia energética en edificaciones de nueva construcción, y a
edificios cuyas modificaciones, reformas o rehabilitaciones sean superiores al 25%
del envolvente del edificio, las instituciones aplicantes al presente acuerdo
ministerial deberán sujetarse a lo dispuesto para estos casos en la Norma Técnica
Ecuatoriana NTE INEN 2 506:2009 de Eficiencia Energética en Edificaciones.
Art. 34.- Las instituciones sujetas a las buenas prácticas ambientales deberán
cumplir en cuanto al tema de energía y transporte como mínimo con lo siguiente:
a) Realizar el mantenimiento constante del parque automotor de la institución;

b) Mantener y regular la presión de neumáticos del parque automotor para reducir el

gasto de energía;

c) Disminuir en el parque automotor el uso de parrillas, guarda choques y otros

elementos que provocan resistencias; y,

d) (Reformado por el Art. 33 del Acdo. 034, R.O. 236-S, 30-IV-2014).-Los talleres
de servicio automotriz en los que se realice el mantenimiento, limpieza, arreglo de
automotores deberán observar una gestión adecuada de los desechos y cumplir con las
regulaciones del Texto Unificado de Legislación Ambiental Secundaria, como también
con las ordenanzas locales.
Art. 35.- Las instituciones sujetas a este acuerdo ministerial deberán promover el
uso del transporte masivo, bicicleta u otros medios alternativos de movilización.

Las instituciones implementarán la infraestructura necesaria para aparcamiento,

seguridad y vías para el uso de la bicicleta.

Capítulo...
CAPACITACIÓN Y ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS
(Agregado por el Art. 34 del Acdo. 034, R.O. 236-S, 30-IV-2014)
Art. (...).- Las instituciones sujetas a este Acuerdo Ministerial deberán
obligatoriamente realizar capacitación permanente a servidores públicos y empleados
privados, de tal manera que tengan el conocimiento adecuado para implementar las
actividades de buenas prácticas ambientales en su institución.
Art. (...).- Las instituciones sujetas a este Acuerdo podrán realizar actividades
complementarias como forestación y reforestación, en coordinación con entidades
competentes en el tema; el cuidado y mantenimiento de estas zonas serán
responsabilidad de cada entidad.
Art (...).- Cada entidad deberá elaborar su Política Ambiental aprobada por la
máxima autoridad de la institución, misma que contemplará los lineamientos
manifestados en el presente Acuerdo acoplado a la realidad de cada entidad.

La Política Ambiental deberá ser difundida a todos los funcionarios, incluyendo al

personal que se integre a la institución.

Título III
DE LAS COMPRAS RESPONSABLES
(Reenumerado por el Art. 35 del Acdo. 034, R.O. 236-S, 30-IV-2014

Capítulo I
COMPRAS DE PRODUCTOS, BIENES Y SERVICIOS

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Art. 36.- Las instituciones sujetas a este acuerdo ministerial para la adquisición
de productos de limpieza deberán observar las siguientes disposiciones:

1. Reducir los desechos a través de las compras en envases grandes o al por mayor.

2. (Reformado por el Art. 36 del Acdo. 034, R.O. 236-S, 30-IV-2014.- Garantizar que
los productos tengan un etiquetado que informe de sus riesgos.

3. (Derogado por el Art. 36 del Acdo. 034, R.O. 236-S, 30-IV-2014)

4. (Derogado por el Art. 36 del Acdo. 034, R.O. 236-S, 30-IV-2014)

5. Descontinuar el uso de productos ambiental y laboralmente peligrosos en la

limpieza institucional.

6. (Derogado por el Art. 36 del Acdo. 034, R.O. 236-S, 30-IV-2014)

7. Priorizar el uso de materiales y equipos con certificación o reconocimiento

ambiental.
Art. 37.- (Sustituido por el Art. 37 del Acdo. 034, R.O. 236-S, 30-IV-2014).-
Previo a la adquisición de papel, las instituciones podrán realizar un análisis de
proveedores para verificar que el producto cuente con certificaciones reconocidas
internacionalmente, que avalen características entre otras: no utilización de cloro
elemental para blanqueamiento o utilización de materia prima obtenida
sustentablemente.
Art. 38.- (Sustituido por el Art. 38 del Acdo. 034, R.O. 236-S, 30-IV-2014).-
Cámbiese el contenido del artículo 38 por el siguiente "En el caso que aplique, las
instituciones podrán solicitar a los ofertantes de madera y/o bienes que cuenten
con madera en su constitución, una copia de la Certificación o Licencia de
Aprovechamiento Forestal Sustentable.
Art. 39.- Las instituciones sujetas a este acuerdo ministerial solicitarán a los
proveedores de electrodomésticos, equipos de computación, impresoras,
fotocopiadoras, faxes, acondicionadores de aire, calentadores de agua, equipos de
refrigeración mecánica, ventiladores, ascensores, bombas contra incendio, que
etiqueten el producto con la especificación clara del ahorro de energía que ofrece
el producto.

La etiqueta deberá contener las instrucciones para el uso eficiente del producto
desde el punto de vista energético.

No se adquirirá equipos de refrigeración mecánica que utilicen refrigerantes que

agoten la capa de ozono.
Art. (…).- (Agregado por el Art. 40 del Acdo. 034, R.O. 236-S, 30-IV-2014)Sin
perjuicio de lo estipulado en el presente Acuerdo Ministerial, las entidades
deberán aplicar las disposiciones de SERCOP en cuanto a compras públicas
ambientalmente sustentables, sin menoscabo de otros.
Art. 40.- (Derogado por el Art. 39 del Acdo. 034, R.O. 236-S, 30-IV-2014).-
Art. 41.- (Sustituido por el Art. 41 del Acdo. 034, R.O. 236-S, 30-IV-2014).- Las
instituciones que realicen construcciones o adecuaciones a sus instalaciones
deberán solicitar a los proveedores, ofertas con un análisis de alternativas que
consideren sistemas de eficiencia de recursos (calefacción, refrigeración,
iluminación, ubicación de la construcción, uso eficiente de agua, entre otros).
Estas alternativas deberán tomar en cuenta las condiciones climáticas y las
particularidades locales.
Art. 42.- (Derogado por el Art. 42 del Acdo. 034, R.O. 236-S, 30-IV-2014).-
Art. 43.- Los ofertantes de la provisión de los servicios de alimentación de las

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instituciones sujetas a este acuerdo ministerial deberán garantizar en sus ofertas
que no usarán vajilla desechable.

DISPOSICIONES TRANSITORIAS
Primera.- El Ministerio del Ambiente, de manera inmediata deberá promulgar
instructivos y normas para la realización y adjudicación de premios a las
instituciones que mejor apliquen estas políticas para promover las buenas prácticas
ambientales.

El Ministerio del Ambiente, a partir de la entrega de los informes de indicadores

de gestión de buenas prácticas ambientales por parte de todas las instituciones
sujetas a este acuerdo ministerial, evaluará los indicadores y realizará un
análisis comparativo, para definir a la institución que mejores resultados haya
alcanzado.

Dicha institución será acreedora al reconocimiento público, y los resultados de la

evaluación serán publicados en un diario de amplia circulación a nivel nacional.
Segunda.- Debido a que el presente acuerdo ministerial implica una replanificación
de actividades y de presupuestos, deberá ser implementada progresivamente; sin
embargo el plazo máximo de implementación para las instituciones será hasta el 31
de enero del 2011.

El presente acuerdo ministerial entrará en vigencia a partir de la fecha de su

suscripción sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial.
COMUNÍQUESE Y PUBLÍQUESE.-

Dado en Quito, a 11 de agosto del 2010.

FUENTES DE LA PRESENTE EDICIÓN DE LAS POLÍTICAS GENERALES PARA PROMOVER LAS BUENAS
PRÁCTICAS AMBIENTALES EN ENTIDADES DEL SECTOR PÚBLICO

1.- Acuerdo 131 (Registro Oficial 284, 22-IX-2010)

2.- Acuerdo 034 (Suplemento del Registro Oficial 236, 30-IV-2014).

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 BUENAS PRÁCTICAS
AMBIENTALES EN LAS
ENTIDADES DEL SECTOR
PÚBLICO
OBJETO.-
Promover las buenas prácticas en entidades del sector público para apoyar
en la reducción de la contaminación ambiental

ÁMBITO.-
Estas políticas son de aplicación obligatoria para las entidades del sector
público conforme el artículo 141 de la Constitución de la República.
Las buenas prácticas ambientales son un compendio de actividades con los que
se promueve a las diferentes personas jurídicas y naturales a aplicar ciertas
prácticas con el fin de reducir la contaminación y los impactos ambientales

Compras Responsables
Aquellas adquisiciones que consideran parámetros ambientales y cuenten con
permisos establecidos emitida por la autoridad competente

Memorando electrónico
Generar documentos en memoria electrónica a base de componentes en un
ordenador cuyos dispositivos y medios de grabación retienen datos informáticos

Sistema informático cero papeles

Un sistema electrónico que pretende eliminar el flujo de documentación en
papel, reemplazándolo por un memorando electrónico.
Indicadores de gestión de buenas prácticas
ambientales son las 5 M:
• Menor consumo agua
• Menor consumo de energía
• Menor consumo en kilogramos papel
• Mayor consumo en kilogramos de papel reciclado
• Manejo de residuos y desechos calculados por
persona
El Medio Ambiente está ligado íntimamente con el desarrollo de la vida. Es
responsabilidad de todos asumir una posición y conocer los medios que existen
para protegerlo y mejorarlo, esto tiene que ver con la vida cotidiana y con
pequeños gestos que repetidos cientos de veces por miles de personas, se
pueden convertir en grandes reparaciones frente a los grandes males que por
actitudes negligentes e insolidarias, estamos provocando.

Un Manual de Buenas Prácticas es un conjunto de acciones tendientes a modificar

hábitos con el objetivo de utilizar eficientemente la energía, el uso racional de los
recursos y la reutilización de materiales.
Las Buenas Prácticas son útiles por su simplicidad y bajo costo, así como por los rápidos y
sorprendentes resultados que se obtienen. Requieren sobre todo cambios en la actitud de las
personas y en la organización de las operaciones. Su rentabilidad suele ser alta al necesitar
una baja inversión.

Cada una de las personas que desarrolla su trabajo en una oficina genera residuos de papel,
consume energía con los equipos informáticos, iluminación y climatización, usa agua sanitaria
y utiliza tintas, disolventes u otras sustancias peligrosas (siempre en pequeñas cantidades). Si
bien es cierto que estos impactos no son significativos si los valoramos individualmente, el
hecho de que gran parte de la población laboral se encuentre implicada, hace necesario
identificar una serie de pautas que propicien un consumo sostenible de los recursos por parte
de los trabajadores de las oficinas.
Los recursos y materiales utilizados tienen una amplia
diversidad:
• Materias primas y de consumo: Papeles, bolígrafos, carpetas, sobres, y demás
material de oficina, energía y agua.

• Maquinaria y equipos: Mobiliario, ordenadores, impresoras, teléfonos,

calculadoras, etc.

• Instalaciones: Oficinas de ventilación natural o controlada con aire acondicionado,

iluminación, tomas de agua, etc.
Es importante la implicación
en las buenas prácticas de
todo el personal, desde,
asistentes de servicios,
administrativos, oficinistas,
asistentes, especialistas,
técnicos, supervisores,
directivos y autoridades.
Debemos tener muy en cuenta, los residuos y
emisiones que se generan.

En primer lugar destacan los residuos

asimilables a urbanos, entre los que
encontramos materia orgánica, latas,
plásticos, material diverso de oficina y sobre
todo papel y cartón.

También hay que tener en cuenta los residuos

peligrosos que se producen, aunque sean
pequeñas cantidades, porque su gestión es
importante por su posible impacto ambiental,
como tubos fluorescentes con mercurio, pilas
y baterías con metales pesados y algunos
productos de limpieza y sus envases.
 RECOMENDACIONES:
CONSUMO DE ENERGÍA
ORDENADORES Y APARATOS ELÉCTRICOS
• Utilizar equipos informáticos energéticamente eficientes.
• Realizar un estudio del consumo eléctrico para poder adoptar las medidas de
ahorro más adecuadas.
• Apagar los equipos informáticos en períodos de inactividad prolongados.
• Utilizar el modo de suspensión cuando se deje de trabajar temporalmente en el
ordenador.
• Utilizar el modo de espera para breves ratos de inactividad. El modo de espera
apaga la pantalla, para la operación de la unidad del disco duro y apaga otros
dispositivos internos para que el ordenador consuma menos batería
• Desconectar los aparatos electrónicos que no se estén usando.
• Utilizar impresoras con sistemas de ahorro de energía, para reducir el
consumo al mínimo en tiempos de inactividad o de espera de impresión.
• Configurar el salvapantallas en modo “Pantalla en negro”, porque ahorra
energía.
• Realizar un mantenimiento preventivo de los equipos para garantizar un
correcto funcionamiento y un consumo mínimo de materiales.
• Situar los equipos de uso ininterrumpido en las zonas de la oficina que
reciban renovación de aire.
• Formar e informar al personal sobre el funcionamiento de los aparatos y las
posibilidades de reducir el consumo energético.
• Instalar secadores de manos en los servicios con temporizador o detección
de presencia, para evitar dejarlos encendidos.
 RECOMENDACIÓN PRINCIPAL
• A la hora de elegir cualquier tipo de aparato eléctrico o de
ofimática hay que tener en cuenta su consumo de energía, la
longevidad y los materiales con los que está fabricado.
• Ajustar la iluminación al trabajo a realizar.
• Realizar mantenimientos adecuados y periódicos para evitar
pérdidas de luz.
• Apagar las luces cuando no sean necesarias.
 CONSUMO DE AGUA
• Evitar la mala utilización y el derroche.
• Establecer un programa de mantenimiento e inspecciones
para garantizar la detección y reparación de fugas de los
aparatos
• revisión del funcionamiento de los elementos que permiten
ahorrar agua,
• Nunca dejar los grifos abiertos. Informar a los usuarios para
que los cierren bien.
• Instalar reductores de caudal en los grifos
 CONSUMO DE PAPEL Y CARTÓN
• Utilizar papel reciclado para impresos, sobres,
cartas, papel de ordenador, cuadernos de notas y
documentación administrativa.
• Controlar e informar mensualmente sobre el
número de fotocopias realizadas.
• Usar el papel por las dos caras tanto al escribir,
imprimir como al fotocopiar.
• Cuando sea posible, realizar los documentos con
un tipo de letra pequeña, con márgenes y
espacios entre líneas también pequeños.
• Revisar los textos para detectar los errores antes
de imprimirlos.
• Guardar archivos no impresos en el
ordenador.
• Evitar guardar copias en papel de todos los
documentos e informes.
• Fomentar el uso del correo electrónico para
comunicaciones internas y reducir así el
uso de papel, imprimiendo sólo los
necesarios.
• Solicitar la entrega de los informes en
formato electrónico.
• Conocer el uso correcto de fotocopiadoras
e impresoras, disponer de los manuales de
instrucción, para evitar posibles fallos.
• Compartir publicaciones y organizar un
espacio dedicado a biblioteca, de forma que
todo el personal pueda consultar fácil y
rápidamente las publicaciones que llegan.
• Suscribirse a versiones
electrónicas de revistas,
diarios y publicaciones.
• Enviar faxes directamente
desde los ordenadores, si
se dispone de módem.
• Existe papel higiénico de
papel reciclado con
certificación ecológica.
RECICLAR, es responsabilidad
de todos.
¡Asumamos el compromiso!