CONFECCIONES FERRUS S.A.S ANEXO No.

005
NIT 900.466.854-8

RESOLUCIÓN No. 008 del 30 de junio de 2020

POR LA MEDIO DE LA CUAL SE ESTABLECE EL PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN EN
LA EMPRESA CONFECCIONES FERRUS S.A.S.

LUIS FERNANDO JIMENEZ FANDIÑO, en calidad de Representante Legal y Gerente de la

empresa CONFECCIONES FERRUS S.A.S., con Nit No. 900.466.854-8, en uso de sus facultades
Constitucionales, Legales y Estatutarias, y

CONSIDERANDO:
Que el Decreto 1072 de 2015 en su artículo 2.2.4.6.14, establece obligaciones del empleador con
respecto a la comunicación interna y externa.
«Artículo 2.2.4.6.14. Comunicación. El empleador debe establecer mecanismos eficaces para:
1. Recibir, documentar y responder adecuadamente a las comunicaciones internas y externas
relativas a la seguridad y salud en el trabajo;
2. Garantizar que se dé a conocer el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST a los trabajadores y contratistas; y,
3. Disponer de canales que permitan recolectar inquietudes, ideas y aportes de los trabajadores en
materia de seguridad y salud en el trabajo para que sean consideradas y atendidas por los
responsables en la empresa».
Que contar con mecanismos de comunicación también es un requisito de la Resolución 1111 de
2017, en su estándar E2.8.1.

RESUELVE:
ARTÍCULO 1-OBJETIVO: Establecer los criterios y las responsabilidades para asegurar la correcta
comunicación interna, así como regular y asegurar la comunicación externa entre la empresa
CONFECCIONES FERRUS S.A.S., y demás partes interesadas (Comunidad, Clientes, Proveedores,
Contratistas, Entes gubernamentales, Visitantes, Trabajadores y familias entre otros); relativas al SG-
SST.
ARTÍCULO 2-ALCANCE: Este procedimiento aplica a todas las áreas y centros de trabajo de
CONFECCIONES FERRUS S.A.S,, y demás partes interesadas.
ARTÍCULO 3-RESPONSABLES: La Gerencia, es la responsable del suministro de los recursos
humanos, tecnológicos y financieros para ejecutar los parámetros establecidos en este
procedimiento. La alta dirección es la encargada de divulgarlo y verificar su cumplimiento. Será
obligación de todos los trabajadores o cualquier persona que tenga vinculo o que desarrolle
actividades en nombre de la Empresa, el aplicar las pautas determinadas en el presente documento.
ARTÍCULO 4- DEFINICIONES:
Actas: Herramienta de comunicación en las que se plasma la participación, discusión, conclusión y
compromiso de todo tipo de reuniones o convocatorias que se realicen en la Empresa.
Buzón PQRS: Receptáculo instalado en la Entidad en donde se depositan todas las preguntas,
quejas, reclamos y sugerencias de los empleados, proveedores y clientes.
Carteleras Informativas: Escrito o dibujo hecho sobre una lámina grande, generalmente de papel
resistente, que se coloca en lugares de la empresa, para comunicar una noticia, dar un aviso o hacer
publicidad sobre algún tema.
Certificados: Comunicación solicitada por empleados o contratistas para demostrar ingreso
promedio o tiempo de relaciones comerciales o laborales.
Circulares: Herramienta para la comunicación de directrices al interior de la empresa.
Comunicación: La comunicación se define como un proceso en el que intervienen un emisor y un
receptor, en un ambiente determinado (físico o virtual) a través del cual se logra la transmisión e
intercambio de ideas e información, comprensible entre las partes.

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Comunicación Externa: Se define como el conjunto de mensajes emitidos por cualquier

organización hacia sus diferentes públicos externos, encaminados a mantener o mejorar sus
relaciones con ellos, a proyectar una imagen favorable o promover sus productos y servicios.
Comunicación Interna Requisito de la norma en que la dirección debe asegurarse de que se
establecen los procesos de comunicación apropiados dentro de la organización y de que la
comunicación se efectúa considerando la eficacia del sistema de gestión integrado.
Comunicación Directa: La comunicación directa, es el modo de comunicación humana, que se da
mediante una lengua natural (ya sea este oral o signada). En la comunicación directa la producción
del mensaje por parte del emisor y la compresión del mismo por parte del receptor son simultáneas y
se produce mediante la relación interpersonal.
Correo Electrónico: Sistema que permite el intercambio de mensajes entre distintos ordenadores
interconectados a través de una red, especialmente Internet.
Encuestas: Es un conjunto de preguntas normalizadas dirigidas a una muestra representativa de la
población o instituciones, con el fin de conocer estados de opinión o hechos específicos.
Fax: Método y aparato de transmisión y recepción de documentos mediante la red telefónica
conmutada que se basa en la conversión a impulsos de las imágenes «leídas» por el emisor,
impulsos que son traducidos en puntos -formando imágenes- en el receptor.
Folletos: Es un impreso de varias hojas que sirve como instrumento divulgativo o publicitario.
Informe Escrito: El informe es un documento escrito (científica, técnica o comercialmente) con el
propósito de comunicar información a un nivel más alto en una organización.
Llamados de Atención: Es una instancia de aprendizaje o atención con proyección de mejorar.
Memorandos: Herramientas de comunicación que la gerencia utiliza para llamados de atención o
disposiciones sobre el recurso humano.
Red Telefónica: Conjunto de elementos constituido por todos los medios de transmisión y
conmutación necesarios que permite enlazar a voluntad, dos equipos terminales mediante un
circuito físico que se establece específicamente para la comunicación.
ARTÍCULO 5-DESCRIPCION DE ACTIVIDADES: Los canales de comunicación interna constituyen
la base vital para establecer relaciones entre todas las áreas, departamentos y centros de trabajo de
la empresa; es de suma importancia convertir este método comunicativo en la fuerza ineludible para
el desarrollo laboral sostenible de la estructura empresarial.
Es conveniente instaurar y controlar cada uno de los medios empleados para que la comunicación
interna fluya de una manera veraz y eficaz, constituyéndose en la forma verídica de captar
información necesaria para el crecimiento de la Empresa.
ARTÍCULO 6-FLUJO DE COMUNICACIÓN INTERNA EMPRESA
Esquema general:

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DESCENDENTE
DESCENDENTE
INTERNA
INTERNA

ASCENDENTE
ASCENDENTE
COMUNICACIÓ
COMUNICACIÓ
NN
EXTERNA
EXTERNA COMUNICACIÓN
COMUNICACIÓN
EXTERNA
EXTERNA

Proceso de comunicación: La comunicación puede ser Interna o Externa a través de los distintos
niveles de la empresa. Dentro de la interna tenemos 2 tipos, descendente y ascendente.
La comunicación interna multidireccional garantiza que el personal propio y contratado por la
empresa, conozcan el SGI, los riesgos a los que se encuentran expuestos, así como los objetivos
del Sistema de Gestión Integral y puedan además contribuir al cumplimiento de la Política del SIG y
a la mejora continua. También sirve como medio de recepción de sugerencias e información para la
revisión de los procedimientos y programas.
ARTÍCULO 7-FLUJO DE COMUNICACIÓN EXTERNA PARTES INTERESADAS: Clientes,
comunidad, proveedores, visitantes, contratistas, entes gubernamentales, familia de los
trabajadores.
ARTÍCULO 8-MEDIOS DE COMUNICACIÓN: La empresa CONFECCIONES FERRUS S.A.S., con
el fin de establecer las formas o medios de comunicación satisfactoria con todas las áreas y centros
de trabajo de la empresa, la cual hace posible divulgar nuestra gestión interna (políticas,
lineamientos, estrategias, procedimientos, formatos, sanciones, circulares, llamados de atención y
comunicados), a todos los empleados y recibir llamados de mejora continua, cuenta con los
siguientes mecanismos de comunicación
 Correo Electrónico (Email)
 Red telefónica
 Fax
 Memorandos
 Carteleras informativas
 Llamados de atención verbal y escrita
 Página de internet
 Folletos y cartas
 Buzón PQRS (preguntas, quejas, reclamos y sugerencias)
 Encuestas
 Comunicación Directa
 Informe escrito
 Reuniones
 Circulares

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 Certificaciones
ARTÍCULO 8-DOCUMENTOS SOPORTE: La siguiente es la Matriz de comunicaciones internas y
externas.
COMUNICACIÓN INTERNA: La comunicación interna es toda la información que debe ser
suministrada a quienes hacen parte de la estructura de la empresa, busca garantizar que se dé a
conocer el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST a los trabajadores y
contratistas.
La comunicación a empleados y contratistas se conocerá como Anexo No. SG-SST-08-01, y debe
seguir los siguientes pasos:
No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSIBLE DOCUMENTOS

Se debe crear la
comunicación ya sea en
Creación de la medio digital, físico o los que Administrador del SG-
1 Comunicación
comunicación establezcan los SST
procedimientos de la empresa
y la normatividad vigente.

Solicite a la gerencia o quien

esta determine la aprobación
de la comunicación. En el Administrador del SG-
Aprobación de la Comunicación
2 caso de documentos en SST, alta dirección o
comunicación aprobada
papel, la aprobación implica la quien esta designe
firma autógrafa del
documento.

La publicación de la
comunicación deberá
Publicación de la Administrador del SG-
3 realizarse usando los
comunicación SST
mecanismos disponibles en la
empresa.

Cuando la normatividad lo
requiera, se debe dejar F-SST-002 Formato
Notificación de Administrador del SG-
4 evidencia de que el trabajador grupal de entrega de
entrega SST
o contratista recibió la documentos
comunicación.
COMUNICACIÓN EXTERNA: La empresa, considera comunicación externa a toda aquella
información que se facilita a personas que no pertenezcan a la estructura de la empresa, como
entidades de control, organismos gubernamentales, Administradora de Riesgos Laborales entre
otras partes interesadas.
Para atender solicitudes relacionadas con seguridad y salud en el trabajo, se acudirá al Anexo No.
SG-SST-08-02, y se debe seguir el siguiente procedimiento.
No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS

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El trabajador que reciba la

Recepción de la solicitud de terceros, deberá
1 Todo el personal
solicitud remitirla a la gerencia o
Administrador del SG-SST.

La alta dirección o quien esta

designe, realizará el análisis de
Alta dirección,
Análisis de la la solicitud recibida y realizará las
2 Administrador del Comunicación
solicitud gestiones necesarias para
SG-SST
recolectar la información
solicitada.

Se realizará la creación de la
Alta dirección,
Creación de la respuesta a la solicitud realizada, Aprobación de
3 Administrador del
respuesta esta debe ser revisada por la alta comunicación
SG-SST
dirección o quien esta designe

Las respuestas a las solicitudes

serán enviadas a través del
mismo medio en que fueron Alta dirección,
Entrega de
4 recibidas o siguiendo las Administrador del Evidencia de envío
comunicación
instrucciones referidas por el SG-SST
remitente. Una evidencia de
envío debe ser guardada.
ARTÍCULO 9: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE:

Dado en Medellín, Departamento de Antioquia, a los treinta (30) días del mes de junio de 2020.

DOCUMENTACIÓN y CONSERVACION

En cumplimiento de la normatividad legal y la resolución que antecede, la empresa

CONFECCIONES FERRUS S.A.S., en calidad de empleador, deberá mantener disponibles y
debidamente actualizados entre otros, los siguientes documentos en relación con el SG-SST:

 La política y los objetivos de la empresa en materia de SST, firmados por el empleador.

 Las responsabilidades asignadas para la implementación y mejora continua del SG-SST.

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 La identificación anual de peligros y evaluación y valoración de los riesgos.

 El informe de las condiciones de salud, junto con el perfil sociodemográfico de la población
trabajadora y según los lineamientos de los programas de vigilancia epidemiológica en
concordancia con los riesgos existentes en la organización.
 El plan de trabajo anual en SST de la empresa, firmado por el empleador y el responsable
del SG-SST.
 El programa de capacitación anual en SST, así como de su cumplimiento incluyendo los
soportes de inducción, reinducción y capacitaciones de los trabajadores dependientes,
contratistas, cooperados y en misión.
 Los procedimientos e instructivos internos de SST.
 Registros de entrega de equipos y elementos de protección personal.
 Registro de entrega de los protocolos de seguridad, de las fichas técnicas cuando aplique y
demás instructivos internos de SST.
 Los soportes de la convocatoria, elección y conformación del COPASST y las actas de sus
reuniones o la delegación del Vigía de SST y los soportes de sus actuaciones.
 Los reportes y las investigaciones de los incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades
laborales de acuerdo con la normatividad vigente.
 La identificación de las amenazas junto con la evaluación de la vulnerabilidad y sus
correspondientes planes de prevención, preparación y respuesta ante emergencias.
 Los programas de vigilancia epidemiológica de la salud de los trabajadores, incluidos los
resultados de las mediciones ambientales y los perfiles de salud arrojados por los monitoreos
biológicos, si esto último aplica según priorización de los riesgos.
 En el caso de contarse con servicios de médico especialista en medicina laboral o del
trabajo, según lo establecido en la normatividad vigente, se deberá tener documentado lo
anterior y los resultados individuales de los monitoreos biológico.;
 Formatos de registros de las inspecciones a las instalaciones, maquinas o equipos
ejecutadas.
 La matriz legal actualizada que contemple las normas del Sistema General de Riegos
Laborales que le aplican a la empresa.
 Evidencias de las gestiones adelantadas para el control de los riesgos prioritarios.
 Los documentos pueden existir en papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía, o
una combinación de éstos y en custodia del responsable del desarrollo del SG-SST.
 La documentación relacionada con el SG-SST, debe estar redactada de manera tal que sea
clara y entendible por las personas que tienen que aplicarla o consultarla. Igualmente, debe
ser revisada y actualizada cuando sea necesario difundirse y ponerse a disposición de todos
los trabajadores, en los apartes que les compete.

 El trabajador tiene derecho a consultar los registros relativos a su salud solicitándolo al

médico responsable en la empresa, si lo tuviese, o a la institución prestadora de servicios de
seguridad y salud en el trabajo que los efectuó. En todo caso, se debe garantizar la
confidencialidad de los documentos, acorde con la normatividad legal vigente.

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: CONFECCIONES FERRUS S.A.S., conservara los registros

y documentos que soportan el SG-SST de manera controlada, garantizando que sean legibles,
fácilmente identificables y accesibles, protegidos contra daño, deterioro o pérdida. El responsable
del SG-SST tendrá acceso a todos los documentos y registros exceptuando el acceso a las historias

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clínicas ocupacionales de los trabajadores cuando no tenga perfil de médico especialista en SST. La
conservación puede hacerse de forma electrónica de conformidad con lo establecido en el presente
decreto siempre y cuando se garantice la preservación de la información.
Los siguientes documentos y registros, deben ser conservados por un período mínimo de veinte (20)
años, contados a partir del momento en que cese la relación laboral del trabajador con la empresa:
1. Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los trabajadores, así como los
conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores, en caso
que no cuente con los servicios de médico especialista en áreas afines a la SST.
2. Cuando la empresa cuente con médico especialista en áreas afines a la SST, los resultados
de exámenes de ingreso, periódicos y de egreso, así como los resultados de los exámenes
complementarios tales como paraclínicos, pruebas de monitoreo biológico, audiometrías,
espirometrías, radiografías de tórax y en general, las que se realicen con el objeto de
monitorear los efectos hacia la salud de la exposición a peligros y riesgos; cuya reserva y
custodia está a cargo del médico correspondiente.
3. Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo, como resultado de los
programas de vigilancia y control de los peligros y riesgos en SST.
4. Registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento en SST.
5. Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal.

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