GA-P-001 PROCEDIMIENTO ASOCIADOS

DE NEGOCIO
VERSIÓN 7
FECHA DE APROBACIÓN:
01-AGOSTO-2018
CONFIDENCIAL

1. OBJETIVO:

Seleccionar de manera segura y confiable a los diferentes Asociados de Negocio para la compañía Gestión
Competitiva Seguridad Integral Ltda.

2. RESPONSABLE
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Coordinador de Auditoria

2.1. De realizarlo:

Coordinadora Administrativa y/o Asistente Administrativa.

2.2. De Verificarlo:

Gerente General y Gerente Administrativo y Financiero.

2.3. De Aprobarlo:

Gerente General

3. ALCANCE:

Este procedimiento se aplica a todas las dependencias de Gestión Competitiva Seguridad Integral Ltda., que
requieran de Asociados de Negocio y son de obligatorio cumplimiento por parte del personal que labora en la
compañía.

4. DEFINICIONES

4.1. Proveedor de productos: Persona o empresa que suministra productos o servicios a la compañía.

4.2. Proveedor de servicios: Persona o empresa que es contratada por parte de Gestión Competitiva
Seguridad Integral Ltda. para desarrollar actividades puntuales.

4.3. Cliente: Es el receptor de los servicios prestados por la compañía.

4.4. Contratista misional: Persona o empresa que es contratada por Gestión Competitiva Seguridad Integral
Ltda.

4.5. Socio: Persona que se asocia con otra u otras, para formar una sociedad mercantil con fines de lucro y, en
consecuencia, para participar en las pérdidas y beneficios.

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E-MAIL: info@[Link] • [Link] • Bogotá, D.C.
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5. PROCEDIMIENTO SELECCION ASOCIADOS DE NEGOCIO

5.1 Proveedor de Productos:

Documentos Requeridos o
No. Actividades Responsable
Relacionados
Se solicitan dos propuestas comerciales a
dos proveedores (como mínimo) y se Coordinador
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1 Correo electrónico o telefónicamente.

selecciona la mejor propuesta para la Administrativo
compañía.
Cámara de Comercio, cédula de
ciudadanía del Representante Legal (para
Se solicitan a los proveedores documentos proveedores jurídicos) y RUT, cédula de
Coordinador
2 establecidos por la Compañía para la ciudadanía (para proveedores persona
Administrativo
verificación de la información. natural). Estados financieros de los dos
(02) últimos años, declaración renta de los
dos últimos años.
Se realiza la investigación respectiva al
Coordinador de Lista Clinton, antecedentes disciplinarios,
3 proveedor seleccionado, de sus socios y
Investigaciones Procuraduría, Contraloría, Policía y ONU.
revisor fiscal y se emite concepto.
Gerente
4 Se realiza visita de domicilio al proveedor. GA-F-003 - Visita Asociado de Negocio.
General
Se firma del Acuerdo de Seguridad y Coordinador GA-F-005 - Acuerdo de Seguridad y
5
Confidencialidad. Administrativo Confidencialidad Asociado de Negocio.
Se diligencia el formato de Creación de Gerente GA-F-014 - (Rige a partir del 25 de mayo
6
Asociado de Negocio. General de 2015)
Cada 2 años se realizará Auditoria de Coordinador GCE-F-003 - Auditoría de Segundas
7
Segundas Partes a los proveedores críticos Administrativo Partes
Adicionalmente se realizaran los estudios GA-P-001 - Procedimiento de Asociados
Coordinador
8 contemplados en el presente Procedimiento de Negocio, en su Capítulo 6. Lavado de
Administrativo
de Asociados de Negocio - LAFT. Activos y Fomento al Terrorismo.
Armar carpeta física con documentos Coordinador GA-F-016 - Lista de Chequeo Proced.
9
recolectados mencionados anteriormente. Administrativo LA/FT.

5.2. Proveedor de Servicios – Persona Natural

Documentos Requeridos o
No. Actividades Responsable
Relacionados
Se seleccionan por hojas de vida en bases Gerente
1 Hojas de vida.
de datos General
RUT, cédula, certificados académicos,
Se le solicitan al proveedor de servicios los
Coordinador laborales y en caso de ser de las FFMM,
2 documentos establecidos por la Compañía
Administrativo extracto de hoja de vida militar, resolución
para la verificación de la información.
de retiro y asignación de sueldo de retiro.

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Se realiza la investigación establecida por la

Coordinador de Lista Clinton, antecedentes disciplinarios,
3 Compañía para ver si este proveedor es
Investigaciones Procuraduría, Contraloría, Policía y ONU.
seguro y confiable.
Gerente
4 Se realiza visita de domicilio al proveedor. GA-F-003 - Visita Asociado de Negocio.
General
Se firma el Acuerdo de Seguridad y
Confidencialidad el cual contiene la cláusula Gerente GA-F-005 - Acuerdo de Seguridad y
5
sobre Lavado de Activos y Financiación del General Confidencialidad Asociado de Negocio.
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Terrorismo.
Se establecen los parámetros para la
Gerente
6 prestación de servicios de acuerdo con las Correo electrónico.
General
necesidades de la Compañía.
Cada dos años se les realizará visita Gerente
7 GA-F-003 - Visita Asociado de Negocio.
domiciliaria a los proveedores críticos. General
Adicionalmente se realizaran los estudios GA-P-001 - Procedimiento de Asociados
Coordinador
8 contemplados en el presente Procedimiento de Negocio, en su Capítulo 6. Lavado de
Administrativo
de Asociados de Negocio - LAFT. Activos y Fomento al Terrorismo.
Armar carpeta física con documentos Coordinador GA-F-016 - Lista de Chequeo Proced.
9
recolectados mencionados anteriormente. Administrativo LAFT.

5.3 Proveedor de Servicios – Persona Jurídica

Documentos Requeridos o
No. Actividades Responsable
Relacionados
Se seleccionan por hojas de vida en bases Gerente
1 Hojas de vida.
de datos. General
Se le solicita al proveedor de servicios los RUT, cédula, estados financieros de los
Coordinador
2 documentos establecidos por la Compañía dos (02) últimos años, declaración renta de
Administrativo
para la verificación de la información. los dos últimos años.
Se realiza la investigación establecida por la
Coordinador de Lista Clinton, antecedentes disciplinarios,
3 Compañía para ver si este proveedor es
Investigaciones Procuraduría, Contraloría, Policía y ONU.
seguro y confiable.
Gerente
4 Se realiza visita de domicilio al proveedor. GA-F-003 - Visita Asociado de Negocio.
General
Se firma el Acuerdo de Seguridad y
Confidencialidad el cual contiene la cláusula Gerente GA-F-005 - Acuerdo de Seguridad y
5
sobre Lavado de Activos y Financiación del General Confidencialidad Asociado de Negocio.
Terrorismo.
Se diligencia el formato de Creación de Gerente GA-F-014 (Rige a partir del 25 de mayo de
6
Asociado de Negocio. General 2015).
Se establecen los parámetros para la
Gerente
7 prestación de servicios de acuerdo con las Correo electrónico.
General
necesidades de la Compañía.

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Cada 2 años se les realizará auditoria de Gerente GCE-F-003 - Auditoría de Segundas

8
segundas partes a los proveedores críticos. General Partes
Adicionalmente se realizaran los estudios GA-P-001 - Procedimiento de Asociados
Coordinador
9 contemplados en el presente Procedimiento de Negocio, en su Capítulo 6. Lavado de
Administrativo
de Asociados de Negocio - LAFT. Activos y Fomento al Terrorismo.
Se solicitará Balances Generales y
Realizar verificación financiera ante los Estados Financieros y Área Contable da
10 Contador
entes correspondientes. visto bueno a la documentación
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presentada.
Armar carpeta física con documentos Coordinador GA-F-016 - Lista de Chequeo Proced.
11
recolectados mencionados anteriormente. Administrativo LAFT.

Nota 1: De contar con un proveedor de servicios que sea miembro de un grupo empresarial, debe realizarse el
procedimiento a cada una de las empresas registradas en el Certificado de Existencia y Representación Legal
expedido por la Cámara de Comercio, de dicho grupo empresarial.

Nota 2: La verificación financiera ésta sujeta a la aprobación por parte del proveedor para realizar tal
procedimiento.

5.4 Asociado de Negocio:

Documentos Requeridos o
No. Actividades Responsable
Relacionados
Los Asociado de Negocio se contactan con
1 N/A Correo electrónico o telefónicamente.
la compañía
RUT, Cámara de Comercio, cédula de
Se solicita al Asociado de Negocio los ciudadanía del Representante Legal (los
Coordinador
2 documentos exigidos por la Compañía para que aplique). Estados financieros y
Administrativo
la verificación de la información. declaración de renta de los dos (02)
últimos años.
Lista Clinton, antecedentes disciplinarios,
Procuraduría, Contraloría, Policía y ONU.
Se realiza la investigación respectiva al Se investiga a TODOS los socios que
Coordinador de
3 Asociado de Negocio para ver si éste es aparecen en la cámara de comercio, así
Investigaciones
seguro y confiable y se emite concepto. como TODAS las empresas en caso de
ser un consorcio, unión temporal o grupo
empresarial y a sus socios.
Se le envía al Asociado de Negocio la
Gerente Correo electrónico o entrega
4 propuesta de servicios por parte de la
General personalizada.
compañía.
Se realiza visita de domicilio al Asociado de Gerente
5 GA-F-003 - Visita Asociado de Negocio.
Negocio. General
Se firma el Acuerdo de Seguridad y Gerente GA-F-005 - Acuerdo de Seguridad y
6
Confidencialidad el cual contiene la cláusula General Confidencialidad Asociado de Negocio.

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sobre Lavado de Activos y Financiación del

Terrorismo.
Se firma el contrato o establecimiento de
Modelo establecido por el Asociado de
parámetros para la prestación de servicios Gerente
7 Negocio y aprobado por Gestión
de acuerdo con las necesidades del General
Competitiva Seguridad Integral Ltda.
Asociado de Negocio.
Gerente
8 Firma de póliza. (Cuando Aplique).
General
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Cada 2 años se realizará Auditoría de Coordinador GCE-F-003 - Auditoría de Segundas

9
Segundas Partes Administrativo Partes.
Adicionalmente se realizaran los estudios
GA-P-001 - Procedimiento de Asociados
contemplados en el presente Procedimiento Coordinador
10 de Negocio, en su Capítulo 6. Lavado de
de Asociados de Negocio – Lavado de Administrativo
Activos y Fomento al Terrorismo.
Activos y Financiación del Terrorismo.
Se solicitará Balances Generales y
Realizar verificación financiera ante los Estados Financieros y el Área Contable da
11 Contador
entes correspondientes. visto bueno a la documentación
presentada.
Armar carpeta física con documentos Coordinador GA-F-016 - Lista de Chequeo Proced.
12
recolectados mencionados anteriormente. Administrativo LAFT.

Nota 1: De contar con un proveedor de servicios que sea miembro de un grupo empresarial, debe realizarse el
procedimiento a cada una de las empresas registradas en el Certificado de Existencia y Representación Legal
expedido por la Cámara de Comercio, de dicho grupo empresarial.

Nota 2: La verificación financiera ésta sujeta a la aprobación por parte del Asociado de Negocio para realizar tal
procedimiento.

5.4 Contratistas

Documentos Requeridos o
No Actividades Responsable
Relacionados
Se ejecuta el Procedimiento de Personal que conforma la Gestión
1 GH-P-001
Personal de Talento Humano

5.5 Socios de Gestión Competitiva Seguridad Integral Ltda.

A los socios que conforman la Junta de Socios de Gestión Competitiva Seguridad Integral Ltda., solamente se les
solicitará copia del RUT y de la cédula de ciudadanía. Se realizará consulta de antecedentes disciplinarios, Lista
Clinton, Procuraduría, Contraloría y Policía, una (1) vez al año.

NOTA:
a. Se exceptuará de firma de Acuerdo de Confidencialidad y Auditoría de Segundas Partes a los socios de
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la compañía y a proveedores de productos o servicios no considerados críticos por la Compañía, como

por ejemplo: proveedores de EPP, misceláneos de papelería y cafetería, hoteles de paso, entre otros.

b. Las Auditorias de Segundas Partes se realizarán a los Asociados de Negocio (Proveedores – Clientes),
a partir del primer (1) año de actividad comercial con Gestión Competitiva Seguridad Integral Ltda. y se
tendrán en cuenta los siguientes puntajes de evaluación:

 CLIENTE.
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CRITICO SEGUIMIENTO CUMPLE

1% - 50% 51% - 80% 81% - 100%
60 95 120

 PROVEEDOR.

CRITICO SEGUIMIENTO CUMPLE

1% - -50% 51% - 80% 81% - 100%
75 120 145

6. PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS Y FOMENTO AL TERRORISMO

6.1 DEFINICIONES

Señal de Alerta: Son circunstancias particulares que llaman la atención y justifican un mayor análisis. Para
GESTION COMPETITIVA SEGURIDAD INTEGRAL LTDA., pueden ser cualquier información, conducta,
actividad o circunstancia que indiciariamente haga presumir la realización de operaciones inusuales o
sospechosas que puedan estar vinculadas a operaciones de Lavado de Activos o Financiación del Terrorismo,
por lo que justifican un mayor análisis.

Financiación del Terrorismo: La Financiación del Terrorismo por su parte está relacionada con el apoyo
financiero que se otorga a esta actividad, entendiendo por terrorismo cualquier acto intencionado que, por su
naturaleza o su contexto, pueda perjudicar gravemente a un país o a una organización nacional y/o internacional.

Lavado de Activos: El Artículo 323 del Código Penal define esta conducta como: El que adquiera, resguarde,
invierta, transporte, transforme, custodie o administre bienes que tengan su origen mediato o inmediato en
actividades de tráfico de migrantes, trata de personas, extorsión, enriquecimiento ilícito, secuestro extorsivo,
rebelión, tráfico de armas, delitos contra el sistema financiero, la administración pública o vinculados con el
producto de los delitos objeto de un concierto para delinquir, relacionadas con el tráfico de drogas tóxicas,
estupefacientes o sustancias psicotrópicas, o le dé a los bienes provenientes de dichas actividades apariencia de
legalidad o los legalice, oculte o encubra la verdadera naturaleza, origen, ubicación, destino, movimiento o
derechos sobre tales bienes, o se realice cualquier otro acto para ocultar o encubrir su origen ilícito.

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Operación inusual: Es aquella operación cuya cuantía o características no guardan relación con la actividad
económica de una persona (accionistas, empleados, clientes, etc.) o que por su número, por las cantidades
transadas o por sus características particulares, se salen de los parámetros de normalidad establecidos.

Operación sospechosa: Es aquella que por su número, cantidad o características no se enmarca dentro de los
sistemas y prácticas normales de los negocios, de una industria o de un sector determinado y, además, que de
acuerdo con los usos y costumbres de la actividad que se trate, no ha podido ser razonablemente justificada.
Cuando se detecte esta clase de operaciones, deberán reportarse a la UIAF.
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Otros monitoreados: Las personas pertenecientes a grupos de interés diferente de accionistas, sobre las que el
Representante Legal, decida incluir como objeto de monitoreo en su persona o actividad, ya sea mediante un
procedimiento o una práctica, o bien sobre el que pueda recaer una condición contractual especial por parte de
GESTION COMPETITIVA SEGURIDAD INTEGRAL LTDA., en materia de prevención de LA/FT.

UIAF: Es la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero del Ministerio de Hacienda y
Crédito Público.

Personas públicamente expuestas: Personas nacionales o extranjeras que por su perfil o por las funciones que
desempeñan pueden exponer en mayor grado a la entidad al riesgo de LA/FT, tales como personas que por
razón de su cargo manejan recursos públicos, detentan algún grado de poder público o gozan de reconocimiento
público.

6.2 LINEAMIENTOS

POLITICA SOBRE LAVADO DE ACTIVOS Y FOMENTO AL TERRORISMO

 La empresa Gestión Competitiva Seguridad Integral Ltda., debe adoptar las medidas de control y
prevención de lavado de activos y fomento al terrorismo acorde con su objeto social.
 La compañía debe diseñar y ejecutar programas de capacitación dirigidos a todos sus Asociados de Negocio,
con el fin de instruirlos en cumplimiento de las normas de control para la prevención de lavado de activos y
fomento al terrorismo.
 Todos los empleados y contratistas de la compañía deben cumplir con las medidas emitidas sobre el control y
la prevención de lavado de activos, así como, proteger su imagen y reputación nacional e internacional y
colaborar con las autoridades en el control de lavado de activos provenientes de actividades ilícitas y actividad
terrorista.
 Los procedimientos y acciones relacionadas con el Lavado de Activos y Fomento al Terrorismo se regirán por
las normas establecidas por el Gobierno Nacional.
 Los principios éticos se deben anteponer al logro de las metas comerciales, por lo tanto se debe generar una
cultura orientada a aplicar las normas y procedimientos establecidos para la prevención del Lavado de
Activos.
 No son mercado objetivo para la compañía, las personas naturales o jurídicas que tengan o hayan tenido
algún vínculo con operaciones o actividades ilícitas de acuerdo con el reporte publicado por la entidad
autorizada.

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 Gestión Competitiva Seguridad Integral Ltda., establecerá medidas y procesos eficientes para el adecuado
conocimiento de las personas naturales o jurídicas que aspiren a ser socios, teniendo en cuenta siempre los
requisitos para el control y prevención del Lavado de Activos.
 La Compañía establecerá procesos eficientes para la confirmación de la información suministrada por las
personas naturales o jurídicas que sean parte del proceso de vinculación de los Asociados de Negocio, con el
objetivo de verificar la validez de la información y obtener un control en la prevención del Lavado de Activos.
 Se comunicará por parte de Gestión Competitiva Seguridad Integral Ltda., a sus Asociados de Negocio, la
importancia de actualizar la información suministrada por éstos, al menos una vez al año.
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Gestión Competitiva Seguridad Integral Ltda., asignará los recursos necesarios para el cumplimiento de la
presente Política.

OBJETIVOS PARA LA PREVENCIÓN DEL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN AL TERRORISMO

 Proteger a GESTION COMPETITIVA SEGURIDAD INTEGRAL LTDA., de ser vinculada en actividades

de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo por parte de personas pertenecientes a los grupos
de interés de la Compañía.

 Identificar y reportar aquellas actividades que potencialmente constituyan o tengan como finalidad el
LA/FT y que puedan comprometer su gestión.

 Aunar esfuerzos con las instituciones y empresas públicas y privadas que sean del caso, para lograr una
cooperación efectiva en la prevención del LA/FT.

RESPONSABILIDADES

Para la prevención y control del Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo la Compañía establece
mecanismos e instrumentos con el fin de evitar que Gestión Competitiva Seguridad Integral Ltda., sea utilizada
para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento, en cualquier forma, de dinero u otros bienes
provenientes del Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo, a través del presente Procedimiento se
determinarán e implementarán los procedimientos e instrucciones precisas que deben ser observadas por los
empleados, administradores y directivos GESTION COMPETITIVA SEGURIDAD INTEGRAL LTDA., y en
especial del funcionario designado para el efecto, con el fin de dar cumplimiento a la ley.

Dentro de las funciones que se reglamentan con el presente Procedimiento están las siguientes, las cuales se
tendrán en cuenta en la cesión de cuotas sociales que efectúen los socios de Gestión Competitiva Seguridad
Integral Ltda., con terceros para capitalización de la misma, celebración de contratos con personas naturales y
entes jurídicos:

 Reportar a las autoridades competentes todas las operaciones sospechosas o inusuales.

 Designar un Oficial de Cumplimiento.

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 Recopilar y archivar la información mínima requerida respecto a los suscriptores de emisiones cuya
colocación la efectué directamente GESTION COMPETITIVA SEGURIDAD INTEGRAL LTDA., sin utilizar los
servicios de intermediarios sometidos a inspección, vigilancia y control de la Superintendencia Financiera.
Dicha información se determina más adelante.
 Recopilar y archivar la información que considere necesaria de los accionistas que ingresen o adquieran a
cualquier título acciones de la Compañía y mantener dicha información actualizada por lo menos una vez al
año.
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JUNTA DE SOCIOS:

Como máximo órgano de la administración, le corresponderá las siguientes funciones con el fin de coordinar la
definición, gestión, control y aplicación del SIPLAFT:

a. Cumplir con la debida diligencia las normas y legislación vigente sobre la prevención, control y administración
del riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.
b. Elaborar y adoptar un Código de Conducta en materia de prevención del Lavado de Activos y Financiación del
Terrorismo.
c. Aprobar, adoptar y actualizar “El Procedimientos de Asociados de Negocio, Prevención del Riesgo de Lavado
de Activos, Financiación del Terrorismo”.
d. Fijar los mecanismos de control del Sistema Integral de Prevención de Lavado de Activos y Financiación del
Terrorismo (SIPLAFT).
e. Designar a un funcionario responsable del cumplimiento del SIPLAFT, en función de las cualidades
personales y capacidades técnicas frente a las responsabilidades y requisitos para ocupar dicho cargo.
f. Realizar una evaluación periódica del Sistema Integral para la Prevención de Lavado de Activos y
Financiación del Terrorismo y realizar los ajustes necesarios para su buen funcionamiento.
g. Elaborar un Mapa de Riesgos de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.

REPRESENTANTE LEGAL:

El Representante Legal de Gestión Competitiva Seguridad Integral Ltda., deberá con respecto al SIPLAFT,
realizar las siguientes funciones:

a. Verificar que los procedimientos establecidos, desarrollen todas las políticas establecidas por la Junta de
Socios.
b. Proveer los recursos técnicos y humanos necesarios para implementar y mantener en funcionamiento el
SIPLAFT.
c. Someter a aprobación de la Junta de Socios, en coordinación con el oficial de cumplimiento, el manual de
procedimientos del SIPLAFT contenido dentro del presente Procedimiento de Asociados de Negocio GA-P-
001 y sus actualizaciones.
d. Prestar efectivo, eficiente y oportuno apoyo al Oficial de Cumplimiento.

RESPONSABLE DEL CUMPLIMIENTO SIPLAFT

a. Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales para la prevención de lavado de activos y financiación
del terrorismo;
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b. Diseñar e implementar los procedimientos y puntos de control para la adecuada prevención del blanqueo de
capitales y financiación del terrorismo;
c. Realizar el seguimiento de la debida implementación de los mecanismos e instrumentos del Sistema Integral
de Prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo;
d. Contar con una evaluación periódica de las medidas adoptadas en el SIPLAFT, especialmente, sobre la
información suministrada por los Asociados de Negocio activos en desarrollo de las actividades económicas.
e. Enviar los Reportes de Operaciones Sospechosas (ROS) a la Unidad de Información y Análisis Financiero
(UIAF), una vez se haya realizado la respectiva valoración del ROS.
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f. Informar a las directivas sobre fallas u omisiones en los controles del SIPLAFT que vincule responsabilidad de
funcionarios de la sociedad.
g. Capacitar a todos los niveles de la organización para que los funcionarios tengan claridad sobre el papel que
deben desempeñar en la gestión del riesgo de lavado de activos.
h. Atender y brindar respuesta oportuna a los requerimientos de las autoridades competentes en materia de
prevención y control de lavado de activos y financiación del terrorismo.

MECANISMOS DE CONTROL PARA LA PREVENCIÓN LA/FT

GESTION COMPETITIVA SEGURIDAD INTEGRAL LTDA., en su relación con sus grupos de interés, podrá
definir mecanismos y desarrollar actividades tendientes al autocontrol y prevención del Lavado de Activos y la
Financiación del Terrorismo, de tal forma que además del cumplimiento de las disposiciones legales que regulan
la materia, se crea un compromiso constante en función de nuestra empresa.

Los procedimientos, mecanismos, prácticas y herramientas para gestionar y divulgar el riesgo de Lavado de
Activos y de la Financiación del Terrorismo están contemplados en los distintos sistemas preventivos y
correctivos con los que cuenta Gestión Competitiva Seguridad Integral Ltda., dentro de los cuales se encuentra:

 Diligenciar Formato de identificación de Asociado de Negocio SIPLAFT (GA-F-014)

 Diligenciar Formato Debida Diligencia del Asociado de Negocio (GA-F-014)
 Diligenciar Formato Declaración de Origen de Fondos (GA-F-014)
 Diligenciar Formato de Autorización de Tratamiento de Datos Personales
 Diligenciar Formato de Identificación de Socios Persona Natural (GA-F-014)
 Diligenciar Formato de Identificación de Socios Persona Jurídica (GA-F-014)
 Firmar Acuerdo de Seguridad y Confidencialidad (GA-F-005)
 Realizar el análisis de los documentos solicitados a los Asociados de Negocios de acuerdo con los
parámetros establecidos en el presente procedimiento.
 Capacitar a los funcionarios de Gestión Competitiva Seguridad Integral Ltda. en materia de prevención,
control y administración del riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo LA/FT
 Actualización anual de la base de datos de Asociado de Negocio
 Comunicar a las partes interesadas el Código de Ética y la Política sobre Lavado de Activos y
Financiación del Terrorismo (LA/FT)

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Al momento de su vinculación:

 Confirmar la información suministrada durante el proceso de establecimiento de la relación comercial.

 Verificar que los documentos entregados por el Asociado de Negocio contengan toda la información
necesaria para la correcta identificación del mismo.
 Registrar los datos en el sistema de soporte digital o físico.
 Revisar y confirmar los datos que se tuviera del Asociado de Negocio en anteriores relaciones
comerciales, cuando sea posible.
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 En los casos necesarios, coordinar la visita al Asociado de Negocio en su sede comercial para obtener
una percepción directa de sus actividades económicas y comerciales.
 Conocer adecuadamente la actividad económica que desarrollan los Asociados de Negocio, la magnitud
y las características básicas de sus operaciones habituales (origen y destino).

Durante la Relación Comercial

 Mantener contacto constante con el Asociado de Negocio.

 Solicitar al Asociado de Negocio actualizaciones periódicas de los datos y la documentación que obre en
la Gestión Competitiva Seguridad Integral Ltda.
 Realizar visitas para establecer la marcha de sus negocios.
 Prestar atención a los eventos que puedan representar señales de alerta, que surjan para cada
operación.
 Establecer, en lo posible, patrones de comportamiento, frecuencia, volumen y características de las
operaciones que realiza el Asociado de Negocio con Gestión Competitiva Seguridad Integral Ltda.
 El ejecutivo comercial y el oficial de cumplimiento serán los responsables de que las personas a su
cargo tomen las medidas de prevención antes mencionadas.
 Al iniciarse el vínculo entre el Asociado de Negocio y Gestión Competitiva Seguridad Integral Ltda., la
identificación de Asociados de Negocio, personas naturales o jurídicas, ya sea a través de sus titulares o
apoderados, se realiza mediante la presentación de los formularios diligenciados completamente, y la
presentación de la documentación que sea necesaria teniendo en cuenta la legislación vigente. El oficial
de cumplimiento y el ejecutivo comercial que corresponda, serán los responsables de que se cumpla
con lo dispuesto en el presente apartado.
 No se establecerán relaciones comerciales, ni se realizarán pagos a cuentas anónimas, ni con nombres
ficticios o inexactos.
 Durante la vigencia del vínculo comercial, en la medida de lo posible, se realizarán visitas a los
Asociados de Negocio para verificar de una manera consistente, la información obtenida al iniciar la
relación comercial.
 Gestión Competitiva Seguridad Integral Ltda. NO ACEPTA Operaciones en Efectivo situación que
dejará clarificada con el Asociado de Negocio en el momento de establecer la relación comercial y
realizar el registro correspondiente.

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PROCEDIMIENTO PARA VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

1. Cuando se decida realizar vínculo contractual o comercial con Personas Jurídicas se deberá solicitar y
verificar posteriormente los datos contenidos en los siguientes documentos:

▪ Fecha de constitución y registro ante la Cámara de Comercio

▪ Fecha de última renovación
▪ Objeto social CIIU que corresponda con el objeto social
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Certificado de ▪ Autorización al Representante Legal sobre el monto en SMMLV para

existencia y contratar
CAPACIDAD representación ▪ Verificación de los miembros de la Junta Directiva y demás personas
JURÍDICA Y legal con una que aparezcan en el certificado
LEGALIDAD vigencia no mayor a ▪ Anotaciones sobre embargos y demandas
EMPRESARIAL 30 días, expedido ▪ Reformas que haya tenido la sociedad
por la Cámara de ▪ Capital social
Comercio. En caso de ser S.A.S. solicitar composición accionaria para verificar:
a) Aporte de los socios
b) Antecedentes de la empresa y los socios
Permisos para el
desarrollo del
Objeto Social (en ▪ Permisos, Licencias y Resoluciones
caso de ser
requerido)
▪ Nombre y NIT de la razón social
▪ Domicilio y teléfono
Fotocopia del
▪ El código de la actividad económica que corresponda con el objeto
número de
social
identificación
▪ Los códigos de las responsabilidades de la Gestión Competitiva
tributaria RUT.
Seguridad Integral Ltda.
▪ Fecha de expedición
▪ Vigencia de la Cédula
▪ En el reverso del documento revisar la penúltima serie de números los
Fotocopia del
cuales deben ser iguales al número de cédula y la última cifra debe ser
documento de
superior a la de la cédula.
identidad del
▪ En la parte anterior se verifica con lupa y se debe ver un micro texto:
Representante
“República de Colombia”, en la firma se debe ver un micro texto:
Legal.
“Cédula de ciudadanía” y en la parte de la huella se debe ver un micro
texto: “Registraduría Nacional del Estado Civil”
CAPACIDAD
FINANCIERA
▪ Indicadores Financieros:
1. Estados
Se puede verificar a
Financieros
través de: a) Capital de trabajo
certificados
a)Documentos b) Índice de endeudamiento neto
2. Declaración de
físicos presentados c) Índice de Liquidez
Renta
por el Asociado de d) Patrimonio
Negocio
b) RUP

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1. Instalaciones:
- Planta Física
CAPACIDAD
- Maquinaria y Se realiza verificación por medio de Visita Domiciliaria
ORGANIZACIONAL
equipos
- Personal

2. Cuando se trate de Personas Naturales adjuntarán para la verificación de información la siguiente

documentación:
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Se verifica las siguientes características:

▪ Vigencia de la Cédula
▪ En el reverso del documento revisar la penúltima serie de números
los cuales deben ser iguales al número de cédula y la última cifra
Fotocopia del documento de
debe ser superior a la de la cédula.
identificación.
▪ En la parte anterior se verifica con lupa y se debe ver un micro
texto: “República de Colombia”, en la firma se debe ver un micro
texto: “Cédula de ciudadanía” y en la parte de la huella se debe ver
un micro texto: “Registraduría Nacional del Estado Civil”
▪ Nombre y código de verificación
Fotocopia del Registro Único
▪ Domicilio y teléfono
Tributario RUT
▪ Fecha de expedición
▪ Datos personales
▪ Estudios
Hoja de vida ▪ Experiencia
▪ Referencias Laborales y personales
▪ Visita domiciliaria

DETECCIÓN DE OPERACIONES INUSUALES Y REPORTE DE OPERACIONES SOSPECHOSAS

Señal de alerta
Aquellas situaciones que al ser analizadas se salen de los comportamientos particulares de los Asociados de
Negocio o del mercado, considerándose atípicas y que, por tanto, requieren mayor análisis para determinar si
existe una posible operación de lavado de activos o financiación del terrorismo.

Operación inusual
Se entiende como operación inusual la que: “no se enmarque dentro de las prácticas normales de los negocios”.

Operación sospechosa
“Es aquella que por su número, cantidad o características no se enmarca dentro de los sistemas y prácticas
normales de los negocios, de una industria o de un sector determinado y, además, que de acuerdo con los usos y
costumbres de la actividad que se trate, no ha podido ser razonablemente justificada. Cuando se detecten esta
clase de operaciones, deben ser reportadas de manera inmediata a la UIAF. Se trata de una operación inusual
que no está razonablemente justificada”.

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Reporte de operaciones sospechosas (ROS)

Gestión Competitiva Seguridad Integral Ltda., deberá reportar de manera inmediata y suficiente a la “Unidad de
Información y Análisis Financiero” (UIAF), cualquier información relacionada con la realización o intento de
ejecución de operaciones sospechosas bajo las condiciones establecidas por los entes de control.

GESTION COMPETITIVA SEGURIDAD INTEGRAL LTDA., a través de su Representante Legal, podrá:

1. Efectuar reportes externos de operaciones sospechosas a las autoridades competentes y diligenciar los
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formatos:
• Informe de irregularidades - Incumplimiento Conducta
• Informe de irregularidades
• Informe de eventos inusuales: Señales de Alerta
• Registro de Consulta de Archivo

2. Implementar cláusulas y condiciones especiales en sus documentos y relaciones contractuales, etc.,

según considere pertinente, de acuerdo con los objetivos del procedimiento de Lavado de Activos, ya
sea que las mismas se identifiquen en desarrollo de las actividades propias de la Gestión Competitiva
Seguridad Integral Ltda. y respecto de cualquier grupo de interés.

3. Comunicar la Política en Prevención del Lavado de Activos y Financiación al Terrorismo, en la forma,

conformidad y por los medios que considere oportunos.

4. La realización de otras acciones o actividades que considere pertinentes a efectos del cumplimiento de
los objetivos del Procedimiento de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.

CRITERIOS PARA CALIFICAR UNA OPERACIÓN INUSUAL O SOSPECHOSA

Los siguientes, son considerados casos de operaciones inusuales vinculadas a los Asociados de Negocio de
Gestión Competitiva Seguridad Integral Ltda.:

a. El Asociado de Negocio se niega a proporcionar la información solicitada, o ésta es inconsistente o de

difícil verificación por parte de Gestión Competitiva Seguridad Integral Ltda.
b. El Asociado de Negocio presenta identificaciones inconsistentes o inusuales, las cuales no son posibles
de verificar.
c. Se identifica si una empresa y/o persona natural no parece corresponder con la ocupación declarada.
(por ejemplo, estudiante, desempleado, trabajador independiente, entre otros).
d. El teléfono del Asociado de Negocio está desconectado o el número de teléfono no concuerda con la
información inicialmente suministrada.
e. El Asociado de Negocio solicita ser excluido del registro de operaciones sin causa aparente o justificada.
f. El Asociado de Negocio rehúsa llenar los formularios requeridos por Gestión Competitiva Seguridad
Integral Ltda., o proporcionar información necesaria para completarlos o realizar la operación una vez
que se le solicita llenar los formularios.
g. Utilización frecuente de intermediarios para realizar operaciones comerciales o financieras.
h. Las operaciones no corresponden al perfil del Asociado de Negocio y/o su actividad económica.
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i. Con relación a las organizaciones sin fines de lucro, tales como las asociaciones, fundaciones, comités,
ONG, entre otras, las transacciones financieras no parecen tener un propósito económico lógico o no
parece existir un vínculo entre la actividad declarada por la organización y las demás partes que
participan en la transacción.
j. El Asociado de Negocio realiza frecuentes o significativas operaciones y no cuenta con experiencia
laboral pasada o presente.
k. Los estados financieros revelan una situación financiera que difiere de aquella correspondiente a
negocios similares.
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l. El Asociado de Negocio insiste en encontrarse con el personal de la Gestión Competitiva Seguridad

Integral Ltda. en un lugar distinto al de la oficina de Gestión Competitiva Seguridad Integral Ltda. para
realizar una operación comercial o financiera.
m. El Asociado de Negocio trata de presionar a un trabajador para no llenar los formularios requeridos por
la Gestión Competitiva Seguridad Integral Ltda.
n. Se tiene conocimiento de que el Asociado de Negocio está siendo investigado o procesado por lavado
de activos, delitos precedentes, financiamiento del terrorismo y/o delitos conexos.
o. Fondos generados por un negocio que pertenece a individuos del mismo origen o vinculación de varios
individuos del mismo origen, procedentes de países con normas exigentes respecto del secreto bancario
o paraísos fiscales o países donde existe conocida actividad terrorista o son considerados como no
cooperantes por el GAFI (Grupo de Acción Financiero Internacional) o sujetos a sanciones OFAC
(Oficina de Control de Activos Extranjeros) actuando en nombre de tipos similares de negocios.
p. El Asociado de Negocio presenta una inusual despreocupación respecto de los riesgos que asume y/o
las comisiones y costos que implica la operación.
q. El Asociado de Negocio realiza de forma reiterada operaciones fraccionadas.
r. El Asociado de Negocio realiza operaciones complejas sin una finalidad aparente.
s. El Asociado de Negocio realiza constantemente operaciones y de manera inusual utiliza o pretende
utilizar dinero en efectivo como único medio de pago en lugar de otros.
t. Existencia de Asociado de Negocio entre los cuales no hay ninguna relación de parentesco, financiera
y/o comercial, según se trate de personas naturales o jurídicas, sin embargo son representados por una
misma persona, sin explicación aparente. Se debe prestar especial atención cuando dichos Asociado de
Negocio tengan fijado sus domicilios en paraísos fiscales.

REPORTES

GESTION COMPETITIVA SEGURIDAD INTEGRAL LTDA., a través de su Representante Legal, podrá:

1. Efectuar reportes externos de operaciones sospechosas a las autoridades competentes y diligenciar los
formatos:
 Informe de irregularidades- Incumplimiento Conducta
 Informe de irregularidades
 Informe de eventos inusuales: Señales de Alerta
 Registro de Consulta de Archivo

2. Implementar cláusulas y condiciones especiales en sus documentos y relaciones contractuales, etc.,

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según considere pertinente, de acuerdo con los objetivos del procedimiento de Lavados de Activos, ya
sea que las mismas se identifiquen en desarrollo de las actividades propias de la Gestión Competitiva
Seguridad Integral Ltda. y respecto de cualquier grupo de interés.

3. Comunicar la Política en Prevención del Lavado de Activos y Financiación al Terrorismo, en la forma,

oportunidad y por los medios que considere oportunos.

4. La realización de otras acciones o actividades que considere pertinentes a efectos del cumplimiento de
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los objetivos del Procedimiento de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.

DEBER DE RESERVA

La información obtenida en desarrollo de las medidas y prácticas que conforman el procedimiento para la
prevención LA/FT, está sometida a reserva lo cual significa que la misma sólo podrá ser conocida por la Unidad
de Información y Análisis Financiero (UIAF) del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y los directores
regionales o seccionales de la Fiscalía General de la Nación previo requerimiento en el caso de estos últimos.

Por lo tanto, todos los directivos, trabajadores y contratistas de GESTION COMPETITIVA SEGURIDAD
INTEGRAL LTDA., que tienen responsabilidades asignadas por el presente procedimiento, están en la obligación
de custodiar y limitar el uso de la misma a los fines estrictamente establecidos y de acuerdo con la Política de
Tratamiento de Datos Personales la cual se encuentra publicada en [Link]

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

COORDINADOR DE AUDITORIA GERENTE GENERAL GERENTE GENERAL
FECHA: FECHA: FECHA:
01-AGOSTO-2018 01-AGOSTO-2018 01-AGOSTO-2018

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