¿QUE ES EL ANALISIS ESTRUCTURADO?

Considérense las siguientes preguntas:

 ¿Deben dos analistas desarrollar una lista idéntica de requerimientos cuando

estudian con forma independiente la misma situación?
 Para una situación dada, ¿existe siempre un solo diseño correcto para el sistema?
 ¿Las aplicaciones que el analista observa tienen una naturaleza bien estructurada o
están mal definidas?

Obtener las respuestas a estas preguntas es un reto. Cuando una persona visita al médico
se piensa que el diagnóstico para una condición o enfermedad en particular es correcto o
equivocado. Esta tendencia también se observa en otras áreas, incluyendo los sistemas de
información.

El hecho es que dos analistas que examinan una situación en forma independiente, Sin
lineamientos o herramientas y preestablecidos. recopilan información diferente para
describir el sistema. Esta información a su vez conduce a la determinación de diferentes
requerimientos. De acuerdo con lo apropiado de los requerimientos especificados, el
sistema puede o no satisfacer las necesidades de los usuarios.

Significado de "estructurado"

En el análisis estructurado, la palabra estructura significa que: l) el método intenta

estructurar el proceso de determinación de los requerimientos comenzando con la
documentación del sistema existente; 2) el proceso está organizado de tal forma que incluir
todos los detalles relevantes que describen al sistema en uso; 3) es fácil verificar cuándo
se han omitido detalles relevantes; 4) la identificación de los requerimientos será similar
entre varios analistas e incluirá las mejores soluciones y estrategias para las oportunidades
de desarrollo de sistemas; y 5) los documentos de trabaJ0 generados para documentar los
sistemas existente y propuesto son dispositivos de comunicación eficientes.

Componentes del análisis estructurado

El análisis estructurado hace uso de los siguientes componentes:

1. Símbolos gráficos
Iconos y convenciones para identificar y describir los componentes de un sistema
junto con las relaciones entre estos componentes.

2. Diccionario de datos
Descripciones de todos los datos utilizados en el sistema. Puede ser manual o
automatizado (y estar incluido con el diccionario de un proyecto más grande que
quizá contenga las descripciones de los procesos que integran el sistema).
 3. Descripciones de procesos y procedimientos
Declaraciones formales que emplean técnicas y lenguajes que permiten a los
analistas describir actividades importantes que forman parte del sistema.

4. Reglas
Estándares para describir y documentar el sistema en forma correcta y completa.

¿Qué es el análisis de flujo de datos?

Los analistas desean conocer las respuestas a cuatro preguntas específicas: ¿qué
procesos Integran el sistema?, ¿qué datos emplea cada proceso?, ¿qué datos son y ¿qué
datos ingresan y abandonan el sistema? De IO anterior es claro que se da gran
importancia al análisis de los datos.

Los datos son la guía de las actividades de la empresa. Ellos pueden iniciar eventos (por
ejemplo, los datos sobre nuevos pedidos) y ser procesados para dar Información útil al
personal que desea saber qué se han los eventos (al medir la calidad y tasa del trabajo,
rentabilidad, etc.). El análisis de sistemas conoce el papel central que tienen los datos de la
empresa en las organizaciones. Seguir el flujo de datos por todos los procesos de la
empresa, que es la finalidad del análisis de flujo de datos, les dice mucho a los analistas
sobre cómo se alcanzan los objetivos de la organización.

CARACTERÍSTICAS DE LA ESTRATEGIA DE FLUJO DE DATOS

El análisis de flujo de datos examina el empleo de los datos para llevar a cabo procesos
específicos de la empresa dentro del ámbito de una investigación de sistemas. El análisis
puede pensarse de tal manera que se estudien actividades del sistema desde el punto de
vista de los datos: dónde se originan, cómo se utilizan o cambian, hacia dónde van,
incluyendo las paradas a lo largo del camino que siguen desde su origen hasta su destino.

Herramientas de la estrategia de flujo de datos.

La estrategia de flujo de datos muestra el empleo de éstos en forma gráfica. Las

herramientas utilizadas al seguir esta estrategia muestran todas las características
esenciales del sistema y la forma en que se ajustan entre sí. El análisis de flujo de datos
utiliza las siguientes herramientas:

1. Diagrama deflujo de datos

Una herramienta gráfica se emplea para describir y analizar el movimiento de datos
a través de un sistema, ya sea que éste fuera manual o automatizado, incluyendo
procesos, lugares para alma- cenar datos y retrasos en el sistema. Los diagramas
dc flujo dc datos son la herramienta más importante y la base sobre la cual se
desarrollan otros componentes.
 2. Diccionario de datos
El diccionario contiene las características lógicas de los sitios donde se almacenan
los datos del sistema, incluyendo nombre, descripción, alias, contenidos y
organización. También identifica los procesos donde se emplean los datos y los
sitios donde se necesita el acceso inmediato a la información. Sirve como punto de
partida para identificar los requerimientos de las bases de datos durante el diseño
del sistema.

3. Diagrama de estructura de datos

Este diagrama es una descripción de la relación entre entidades (personas, lugares,
eventos y objetos) de 'In sistema y el conjunto de información relacionado con la
entidad. No considera el almacenamiento físico de los datos.

4. Gráfica de estructura
Herramienta de diseño que muestra con símbolos la relación entre los módulos de
procesamiento y el software de la computa- dora. Describen la jerarquía de los
módulos componentes y los datos que serán transmitidos entre ellos. Incluye el
análisis de las transformaciones entrada-salida y el análisis de transacciones.

Notación.

Los métodos para el análisis de finjo de datos fueron desarrollados y promovidos al mismo
tiempo por dos organizaciones. Yourdon Inc., una compañía de consultoría y desarrollo
profesional, promovió con bastante vigor el método con publicidad y libros (DeMarco,
Weinbcry, Page-Jones).

Los diagramas lógicos de flujo de datos se pueden dibujar con

sólo cuatro notaciones sencillas, es decir con símbolos especiales o

Iconos y anotaciones que los asocian con un sistema especifico. El uso

dc iconos especiales para cada elemento depende de qué enfoque se

utilice, el de Yourdon 0 el de Gane y Sarson:

1. Flujo de datos.
Movimiento de datos en determinada dirección desde un origen hacia un destino en
forma de documentos, cartas, llamadas telefónicas o virtualmente por cualquier otro
medio.

2. Procesos.
 Personas, procedimientos o dispositivos que utilizan o producen (transforman)
datos. No se identifica el componente físico.

3. Fuente o destino de los datos.

Fuentes o destinos externos de datos que pueden ser personas, programas,
organizaciones u otras entidades que interactúan con el sistema, pero se
encuentran fuera de su frontera.

4. Almacenamiento de datos.
Es el lugar donde se guardan los datos o al que hacen referencia los procesos en el
sistema. El almacenamiento de datos puede representar dispositivos tanto
computarizados como no computarizados.

Ventajas del análisis de flujo de datos.

Los usuarios y otras personas de la empresa que forman parte del proceso bajo estudio
comprenden con facilidad anotaciones sencillas. Por consiguiente, los analistas pueden
trabajar con los usuarios y lograr que participen en el estudio de los diagramas de flujo de
datos. Los usuarios pueden hacer sugerencias para modificar los diagramas con la
finalidad de describir la actividad con mayor exactitud.

El análisis de flujo de datos permite a los analistas aislar áreas de interés con la
organización y estudiarlas al examinar los datos que entran en el proceso, de tal manera
que puedan observar la manera en que cambian cuando lo abandonan.

DESARROLLO DE DIAGRAMAS DE FLUJO DE DATOS.

Proceso de desarrollo.

Los analistas de sistemas estudian primero el sistema en uso, eso es, las actividades y
procesos que ocurren en el presente. En la terminología del análisis estructurado, este es
el estudio del sistema físico.

Durante el análisis de flujo de datos se evalúan todos los detalles en términos de los
componentes lógicos de flujos de datos, procesos, almacenes de datos, orígenes y
destinos. En todas las etapas de diseño que siguen, los requerimientos del sistema se
trasladan con detalles de diseño lógico. En las fases de construcción, como la
programación del software para computadora, las especificaciones lógicas son trasladadas
en características físicas y en un sistema de información que trabaja.

Diagrama físico de flujo de datos.

Los diagramas de flujo de datos son de dos tipos:

 Diagramas físicos de flujo de datos

Proporcionan un panorama del sistema en uso, que es dependiente de la
implantación, que muestra que tareas se llevan a cabo y como.

 Diagramas lógicos de flujo de datos

Proporcionan un panorama del sistema independiente de la implantación, que se
centra en el flujo de datos entre los procesos sin considerar los dispositivos
específicos y la localización de almacenes de daros personas en el sistema.

El enfoque más amplio y útil para desarrollar una descripción exacta y completa del
sistema en uso, comienza con el desarrollo del diagrama físico de flujo de datos. El empleo
de estos diagramas es deseable por tres razones.

 Primera, es común que los analistas de sistemas encuentren mucho más fácil
describir la interacción entre los componentes físicos que comprender las políticas
empleadas para administrar la aplicación. De este modo, comienzan por identificar a
las personas y lo que hacen, qué documentos y formas inician las diferentes
actividades y el equipo empleado para el procesamiento.
 Segunda, los diagramas tísicos de flujo de datos son de utilidad para comunicarse
con los usuarios. Éstos relacionan con facilidad a las personas, las localidades y los
documentos ya que trabajan todos los días con cada entidad.
 Tercera, los diagramas físicos de flujo de datos proporcionan un camino para
validar o verificar el punto de vista del usuario sobre la forma en que opera el
sistema en si existen diferencias, éstas Son anotadas y discutidas. No es poco
inusual encontrar que lo que un usuario piensa que está sucediendo difiere en forma
importante de 10 que en realidad está ocurriendo.

Reglas generales para el dibujo de diagramas lógicos de flujo de datos.

Varias de las reglas básicas que sirven como fundamento para los lineamientos que ya han
también son de utilidad para el dibujo de diagramas de flujo de dato.

1. Cualquier flujo de datos que abandone un proceso debe estar basado en los datos
que entran al proceso.

2. Todos los flujos de datos reciben un nombre. el nombre refleja los datos que fluyen
de datos.

3. Sólo deben entrar al proceso los datos necesarios para llevarlo a cabo.

4. Un proceso no debe saber nada de ningún Otro en el Sistema, es decir debe Ser
independiente; la Única dependencia que debe existir es aquella que esté basada
en sus propios datos de entrada y salida.

5. Los procesos siempre están en continua ejecución; no se inician ni tampoco se

detienen.

6. La salida de los procesos puede tomar una de las siguientes formas:

a) Flujo de datos con información añadida por el proceso.

b) Una respuesta o cambio en la forma de los datos.

c) Un cambio de condición (de no autorizado a autorizado).

d) Un cambio de Contenido (integración o separación de la información contenida

en uno o más flujos entrantes de datos).

e) Cambios en la organización (por ejemplo, separación física o reacomodo de

datos).

CARACTERÍSTICAS DEL DICCIONARIO DE DATOS.

En muchas aplicaciones de sistemas de información, el volumen de datos es esencial (más
de lo que un analista puede seguir de cerca con facilidad). Cuando trabajan sobre un
sistema varios equipos de analistas, la tarea de coordinar las definiciones de datos se
vuelve más compleja, individuos dependen de las definiciones establecidas por otros y de
sus propias suposiciones con respecto a las especificaciones de los datos. Debido a esto,
a menos que todos se reúnan casi todos los días (lo que ocurre muy rara vez), es
virtualmente imposible tener una coordinación aceptable de datos.

Los diccionarios de datos son un componente importante del análisis estructurado ya que
por sí solos los diagramas de finjo de datos no describen el objeto de la investigación. El
diccionario de datos proporciona más información relacionada con el sistema.

¿Qué es un Diccionario de Datos?

Un diccionario de datos es un catálogo, un depósito, de los elementos en un sistema.

Como su nombre lo sugiere, estos elementos se centran alrededor de los datos y la forma
en que están estructurados para satisfacer requerimientos de los usuarios y las
necesidades de la organización. En un diccionario de datos se encuentra la lista de todos
los elementos que forman parte del flujo de datos en todo el sistema. Los elementos más
importantes son flujos de datos, almacenes de datos y procesos. El diccionario guarda los
detalles y descripciones de todos estos elementos.

El diccionario se desarrolla durante el análisis de flujo de datos y auxilia a los analistas que
participan en la determinación de los requerimientos de sistemas. Sin embargo, como se
verá más adelante, también se emplea su contenido durante el diseño de sistemas. (En lo
que toca al análisis de flujo de datos sólo son necesarios los detalles de flujo de datos.
Pero después son necesarios detalles como la longitud de los datos, el volumen de
transacciones y la secuencia en que se emplean. Es aconsejable capturar todas estas
particularidades al mismo tiempo que se lleva a cabo la investigación detallada. lodos los
detalles son validados al mismo tiempo que verifica la información sobre el flujo de datos.)

Importancia del diccionario.

Los analistas utilizan los diccionarios de datos por cinco razones importantes:

1. Para manejar los detalles en sistemas grandes.

2. Para comunicar un significado común para todos los elementos del sistema.
3. Para documentar las características del sistema.
4. Para facilitar el análisis de los detalles con la finalidad de evaluar las características
y determinar dónde efectuar cambios en el sistema.
5. Localizar errores y omisiones en el sistema.

Manejo de detalles.
Los sistemas grandes tienen enormes volúmenes de datos que fluyen por ellos en forma
de documentos, reportes e incluso pláticas (aun en los sistemas pequeños se observan
grandes cantidades de datos). De manera similar, se llevan a cabo muchas actividades
que utilizan los datos existentes o que generan nuevos detalles.

Con franqueza, es imposible que los analistas recuerden todo. Los que tratan de hacerlo
Cometen de manera invariable equivocaciones u olvidan elementos importantes. Los
mejores analistas no intentan recordarlo todo. en lugar de hacerlo registran toda la
información. Algunos lo hacen sobre hojas de papel y otros quizá sobre tarjetas indexadas.
Muchos emplean para tal fin un procesador de palabras y una computadora personal por
supuesto. Los analistas organizados y más utilizan diccionarios de datos automatizados
diseñados de manera específica para el análisis y diseño de sistemas.

Comunicación de significados.

Los diccionarios de datos proporcionan asistencia para asegurar significados comunes

para los elementos y actividades del sistema. Si se examina una muestra de diagramas de
flujo de datos para el procesamiento de pedidos, es probable que se tengan pocas
dificultades para comprender qué datos representan a la factura y al cheque. Los dos son
términos comunes en el mundo de los negocios y muchas personas conocen su
significado. Los diccionarios de datos registran detalles adicionales relaciona- dos con el
flujo de datos en el sistema de tal forma que todas las personas participantes puedan
localizar Con rapidez la descripción de flujos de datos. almacenes de datos o procesos.

Documentación de las características del sistema.

Documentar las características de un sistema es la tercera razón para utilizar los sistemas
de diccionario de datos Las características incluyen partes o componentes, así como los
aspectos que los distinguen. Claro está que además se desea conocer información
relacionada con los procesos y almacenes de datos. Pero también es necesario saber bajo
qué circunstancias se lleva a cabo cada proceso y con cuánta frecuencia ocurren éstas.
Tener la descripción formal de las características del sistema produce una comprensión
más completa de éste. Una vez que las características están articuladas y registradas,
todos los participantes en el proyecto tendrán una fuente común de información con
respecto al sistema.

Facilidad de análisis

La cuarta razón para hacer uso de los diccionarios de datos es determinar si son
necesarias nuevas características o si están en orden los cambios de cualquier tipo. Los
analistas de sistemas abordan las siguientes características del sistema:

1. Naturaleza de las transacciones.

 Las actividades de la empresa que se llevan a cabo mientras se emplea el sistema,
incluidos los datos necesarios para aceptar, autentificar y procesar cada actividad.

2. Preguntas.
Solicitudes para la recuperación o procesamiento de información para generar una
respuesta especifica.

3. Salida y generación de reportes.

Resultados del procesamiento hecho por el sistema que son presentados a los
usuarios en una forma aceptable para ellos.

4. Archivos y bases de datos.

Detalles de las transacciones y registros que son de interés para la organización.

5. Capacidad del sistema.

Habilidad del sistema para aceptar, procesar y almacenar transacciones y datos.

Localización de errores y omisiones.

Tener información en un diccionario relacionada con las características del sistema —

transacciones. consultas. datos y capacidad— dice mucho con respecto al sistema y
permite evaluarlo. Pero para esto es necesario saber que la propia información es
completa y exacta. Por consiguiente, los diccionarios se emplean por una quinta razón:
localizar errores en la descripción del sistema. El conflicto entre descripciones de flujos de
datos, procesos que nunca reciben entradas o producen salidas. almacenes de datos que
nunca se actualizan etc. son indicadores de un análisis incorrecto o incompleto; se debe
corregir esta situación antes de determinar los cambios que sean necesarios.