Unidad 1
“Administración organizacional”
Actividades para evaluar el Saber de la materia de
ADMINISTRACIÓN DE LA FUNCIÓN
INFORMÁTICA.
Técnico Superior Universitario o Ingeniería
En
Tecnologías de la Información y comunicación
Área
Multimedia y Comercio Electrónico.
Elaborado por:
Brian Alberto Valenciano González
Maestro:
M.B.N. Luis Alejandro Esquivel Rodríguez
Ramos Arizpe, Coahuila 1
jueves 17 de mayo del 2018
Introducción
Es importante para una empresa saber, por qué existe y para que fin, ya que de ahí se derivan
ciertas acciones que las llevarán a lo que ellos buscan, parte de esto es la misión y la visión
las cuales de los aspectos más importantes para una empresa ya que definen su razón de
existir y hacia que aspiran a convertirse.
Cada una de las organizaciones aspira a diferentes cosas, por ejemplo, una central de
camiones no comparte la misma visión con disneylandia, ya que la primera tiene como misión
transportar a la gente a los lugares que ella requiera y, en cambio la segunda tiene como
propósito brindar diversión a la familia, esta es una de las razones por las cuales una empresa
debe de tener muy en claro sus objetivos y, como va a cumplir, mediante qué medios etc.
Pero no solo de eso consta una empresa, también deben tener un documento que les informe,
las pautas que se tomarán en cuenta al trabajar para la organización, ya que eso nos brinda
un orden de trabajo para evitar conflictos y otros accidentes de diferentes tipos, y para esto
existen los manuales institucionales, en los cuales se explica las conductas que se deben de
tomar ante ciertos casos, incluso la definición jerárquica de los miembros de dicha institución.
Lo que se busca en un manual organizacional es, dejar en claro el funcionamiento de la
empresa, roles y conductas, así como algunas políticas para poder llevar a cabo un buen
funcionamiento de esta.
Las políticas son otra parte importante en el mundo de las empresas ya que son limitaciones
legales que ayudan que se lleve un trato justo y equitativo que generen seguridad. También
son utilizadas para que exista una buena comunicación y promueve el desarrollo de valores
vitales para ejercer bien su trabajo.
Aunque puede parecer tedioso, cada una de estas partes son de mucha relevancia para la
empresa, ya que al existir ayudan a que exista un mejor ambiente de trabajo, evitan conflictos,
hacen que todo funcione de manera legal y equilibrada.
En el presente documento se resume de manera clara y explicita cada uno de sus elementos
buscando que al leerlo se logre entender la importancia de cada de uno de los aspectos que
se encuentran a continuación.
Cabe destacar que sin este tipo de documentos las empresas no funcionarían de manera
correcta y estarían en constante conflicto ya que no habría pautas para el comportamiento y
actitudes que se deben tomar en cada una de las situaciones posibles, también es importante
que promuevan el uso de los valores, pues al hacer esto se trabaja de manera más eficaz,
honesta, correcta y muy funcional.
También aclarar que no sólo se trata de valores sino también de ser asertivo y contemplar todo
lo que pueda afectar de manera positiva y negativa a la institución.
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Identificar la función de la organización con base en su misión y visión.
Ante de comenzar a identificar la misión y visión de las empresas es importante conocer y
asimilar su significado, para su mejor comprensión.
Así mismo Jack Fleitman, autor del libro "Negocios Exitosos", define la misión de la siguiente
manera: "La misión es lo que pretende hacer la empresa y para quién lo va a hacer. Es el motivo
de su existencia, da sentido y orientación a las actividades de la empresa; es lo que se pretende
realizar para lograr la satisfacción de los clientes potenciales, del personal, de la competencia y
de la comunidad en general" [1].
Simón Andrade, autor del libro "Diccionario de Economía", define el término misión como
la "finalidad pretendida por una empresa o definición del papel que desea cumplir en su entorno
o en el sistema social en el que actúa, y que real o pretendidamente, supone su razón de ser.
Equivale a la palabra fin" [2].
El Diccionario de Marketing de Cultural S.A. define la misión como "el origen, la razón de ser de
la corporación; el cual, se ve influenciada en momentos concretos por varios elementos, como
ser: La historia de la empresa, las preferencias de la dirección y de los propietarios del negocio,
los factores externos o del entorno en que se enmarca, los recursos de que dispone y los puntos
fuertes en cada momento" [3].
En mis palabras puedo definir la misión como la razón de existir de una empresa, las metas que
quiere lograr, la dirección en la que va, su sentido y orientación. La misión también es lo que
pretende hacer para satisfacer a los clientes y de la comunidad.
[1]: Del libro: Negocios Exitosos, de Fleitman Jack, Mc Graw Hill, 2000, Pág. 37.
[2]: Del libro: Diccionario de Economía, Tercera Edición, de Simón Andrade Espinoza,
Editorial Andrade, Pág. 417.
[3]: Del libro: Diccionario de Marketing, Edición 1999, de Cultural S.A., Pág. 216.
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A continuación, estableceremos una definición acerca de lo que es la visión de una empresa,
para ello cité algunos autores
Para Jack Fleitman, en el mundo empresarial, la visión se define como el “camino al cual se
dirige la empresa a largo plazo y sirve de rumbo y aliciente para orientar las decisiones
estratégicas de crecimiento junto a las de competitividad” [1].
Según Arthur Thompson y A. J. Strickland, el simple hecho de establecer con claridad lo que
está haciendo el día de hoy no dice nada del futuro de la compañía, ni incorpora el sentido de
un cambio necesario y de una dirección a largo plazo. Hay un imperativo administrativo todavía
mayor, el de considerar qué deberá hacer la compañía para satisfacer las necesidades de sus
clientes el día de mañana y cómo deberá evolucionar la configuración de negocios para que
pueda crecer y prosperar. Por consiguiente, los administradores están obligados a ver más allá
del negocio actual y pensar estratégicamente en el impacto de las nuevas tecnologías, de las
necesidades y expectativas cambiantes de los clientes, de la aparición de nuevas condiciones
del mercado y competitivas, etc. [2].
Ejemplo de la visión
Disney: Lo que este país realmente necesita, es un lugar donde las familias puedan ir con sus
hijos a divertise. Construir un parque de diversiones tan limpio como ningún otro en todos los
tiempos, y en donde cada persona sea tratada como si fuera ciudadano de primera clase, es
decir, como verdaderos invitados de honor.
En otras palabras: ofrecer una experiencia perfecta “mágica” para sus clientes en todas sus
operaciones -parques temáticos, hoteles, tiendas, restaurantes, etc.- como objetivo
primordial.
Fusión de Misión y Visión:
Dentro de las múltiples posibilidades que se pueden dar al momento de elaborar una
exposición de misión y visión, está la de tener ambas fusionadas, por ejemplo, en una sola
declaración de misión.
Acerca de ésta afirmación, los autores Thompson y Strickland mencionan que en caso de que
la exposición de la misión de una compañía no solo establezca una diferenciación clara
del negocio actual, sino que también indique hacia dónde se dirige la compañía y en qué se
convertirá en los años próximos, conlleva a que los conceptos de la misión de la compañía (o
exposición de la misión) y la visión estratégica se fusionen; en otras
palabras, una visión estratégica y una misión del negocio orientadas hacia el futuro equivalen
esencialmente a lo mismo [2].
[1]: Del libro: «Administración Estratégica Conceptos y Casos», 11va. Edición, de Thompson
Arthur y Strickland A. J. III, Mc Graw Hill, 2001, Pág. 4.
[2]: Del libro: Negocios Exitosos, de Fleitman Jack, McGraw Hill, 2000, Pág. 28
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Sintetizando la información consultado podemos concluir que la misión y la visión de una
empresa son de gran importancia ya que éstas dos le dan sentido al existir de la compañía y
el rumbo que han de tomar para alcanzar sus metas.
Al Identificar estas características podemos lograr entender las motivaciones por las cuales la
empresa existe y toma acciones, esto nos ayuda al momento de entender su propósito y cómo
nos beneficia o nos afecta según nuestro estatus (consumidor o empresario).
Identificar la misión y visión de una empresa podría parecer difícil, pero muchas de las veces
se encuentran en su sitio web, o solo con preguntarnos ¿para que existe?,¿a dónde quiere
llegar?,¿qué acciones está tomando?, nosotros mismo podría deducir un aproximado a la
misión y visión de la organización cuestionada
Identificar los elementos de los manuales de organización y la estructura
orgánica.
¿Para que sirve un manual de la organización?
Según la guía Cómo elaborar un manual de políticas institucionales
“Un manual institucional es un documento interno que formaliza lo informal y hace explícito lo
implícito, estableciendo políticas básicas de funcionamiento y criterios orientadores de
actuación. Un manual no asegura la institucionalidad, la resolución de conflictos o la
eliminación de la discrecionalidad, ni establece por sí sólo la cultura y las prácticas
organizacionales, pero sí contribuye a generar certidumbre, previsibilidad y reglas claras.
Además, si está bien elaborado a través de un proceso transparente y participativo, puede
enriquecer la misión y la legitimidad de la organización, en la medida en que demuestre
coherencia entre lo que la organización expone a nivel externo y sus prácticas internas. En
resumen, un manual puede servir para:
▪ Evitar tener que repetir y rever una larga serie de temas y decisiones una y otra vez.
▪ Establecer una igualdad de criterios, previniendo situaciones de discrecionalidad con ciertos
integrantes.
▪ Consensuar y transmitir el valor que se le brinda a la gestión y al bienestar de los miembros
del equipo, explicitando tanto las expectativas de la organización hacia los integrantes.
▪ Facilitar la gestión cotidiana y la toma de decisiones, brindando mayor transparencia y
objetividad.
▪ Ayudar a descentralizar y despersonalizar la toma de decisiones4, por ejemplo en
organizaciones donde hay demasiada dependencia en el / la Director / a Ejecutivo / a,
fortaleciendo el rol del Consejo Directivo y otros ámbitos de gestión tales como las áreas
administrativas y de finanzas.”[1]
[1] Wigodzky, Victoria y Martha Farmelo. “Cómo elaborar un manual de políticas institucionales:
Una guía práctica para organizaciones no-gubernamentales en América Latina”, elaborado con
el apoyo de la William and Flora Hewlett Foundation, 2015.
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A continuación, se muestra un ejemplo de lo que normalmente constituye un manual
Índice de un manual institucional
• Sobre la organización
- Breve historia de la organización
- Misión y visión
- Valores institucionales
- Resultados buscados, estrategias básicas y áreas de trabajo
- Redes y alianzas estratégicas
- Órganos de gobierno
- Planificación estratégica, monitoreo y evaluación
- Sustentabilidad financiera
• Estructura y organigrama
- Organigrama
- Listado de categorías y puestos
- Descripciones de puesto [o como anexo]
• Políticas de recursos humanos
- Modalidades de contratación
- Escala salarial y criterios
- Prestaciones laborales
- Feriados
- Vacaciones
- Permisos de enfermedad, licencias y tiempo personal
- Licencia por maternidad y paternidad (en casos de nacimiento y adopción)
- Seguro médico
- Seguro de vida
- Planes de jubilación
- Días compensatorios por viajes y / o trabajo durante fines de semana
- Horarios de oficina
- Trabajo a distancia
- Selección, contratación y orientación del personal
- Miembros del equipo
- Consultores y asesores externos
- Pasantes / voluntarios / becarios
- Oportunidades de desarrollo profesional
- Capacitaciones
- Viajes, cursos y representación institucional
- Cobro de honorarios por participación en eventos
- Política de rembolsos y adelantos
Cómo elaborar un manual de políticas institucionales: Una guía práctica
10 | Sección 3
- Representación institucional y relación con medios de comunicación
- Uso de mails, redes sociales y otras políticas de comunicación interna y externa
- Conflictos de interés
- Transparencia, confidencialidad y derechos de autor
- Uso de materiales o equipos de la organización
- Cuidado del medioambiente
- Protocolo de seguridad
• Gestión del equipo
- Comunicación interna, participación y toma de decisiones
- Sistema de retroalimentación y evaluación de desempeño
- Cuidado y autocuidado del equipo de trabajo
- Resolución de conflictos
- Discriminación o acoso
- Desvinculación de la organización y rescisión de contrato
• Anexos
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Esta guía también nos proporciona 4 importantes puntos a tener en cuenta para la elaboración
de un manual institucional
1. “El proceso es tan importante como el producto. El manual final puede terminar siendo
utilizado como referencia, pero es el proceso en sí mismo –en base al diálogo y a la
socialización y la consulta amplia– el que genera la conciencia sobre los temas, los acuerdos
y la eventual apropiación. Esto es particularmente importante en asuntos sensibles tales como
una evaluación de desempeño, un protocolo para la toma de decisiones, la elaboración de
descripciones de puesto, o la definición de valores institucionales.
2. Participación amplia. Es importante involucrar, de distintas maneras, a todos los integrantes
de la institución en la elaboración del manual (incluyendo el personal administrativo que quizás
pueda estar a cargo de ciertas secciones, o de generar un borrador de manual de
procedimientos para guiar la implementación de las políticas). Dependiendo del tamaño de la
organización y la política o el procedimiento en cuestión, todo el equipo puede dar comentarios
o se puede optar por un grupo más pequeño, por ejemplo, de coordinadores. Asegurar una
participación amplia y apropiada (no exagerada) en la elaboración del manual sirve para:
• Enriquecer la calidad del producto final y evitar malentendidos sobre roles y sobre el
funcionamiento de la organización, al asegurar que los acuerdos se basen en una lectura
adecuada de las dinámicas internas.
• Promover la aceptación y apropiación de las políticas, los valores y la cultura organizacional
por parte del equipo. Por ejemplo, el equipo puede corroborar que las políticas reflejen el más
alto nivel de derechos laborales posible en función de los recursos disponibles.
• Mejorar la pertenencia y la integración de los distintos miembros del equipo, sobre todo en
casos de sobre-dependencia o centralización en la figura del / la Director / a Ejecutivo / a.
En el caso de ciertas cuestiones administrativas, como el manual de procedimientos, puede
ser preferible definirlas en un grupo pequeño (o por el / la Administrador / a y el / la Director /
a Ejecutiva) y socializarlas. En otros casos, la elaboración requiere la participación de todas
las personas involucradas. Se puede trabajar en reuniones de equipo u otras reuniones adhoc.
3. Procesos ágiles y ligeros. Los procesos ágiles son flexibles; los procesos ligeros son los que
generan la menor carga de trabajo posible para los miembros del equipo. Ayuda diseñar un
proceso con responsables que generen y modifiquen los textos para que otros puedan
participar, no redactando, sino revisando y discutiendo “buenos borradores”. Se trata de
encontrar un equilibrio entre la participación amplia y la operatividad necesaria para generar
un documento de esta envergadura.
4. Ser sensible a las situaciones de saturación. Es importante tomar en cuenta las cargas de
trabajo programático y administrativo, y dosificar el proceso para que los / as integrantes no se
cansen de las tareas relacionadas al manual, sino que las encaren como un aporte valioso a
la realización de su trabajo sustantivo y a la institucionalización y profesionalización de la
organización.”
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Identificar las políticas de la organización
Primeramente, antes de comenzar a identificar las políticas de la organización debemos saber
a que se refieren y para eso usaremos la definición de Mariana Medina que está publicado por
Gestiopolis, La política de la organización “Es la orientación o directriz que debe ser divulgada,
entendida y acatada por todos los miembros de la organización, en ella se contemplan las
normas y responsabilidades de cada área de la organización. Las políticas son guías para
orientar la acción; son lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre algún
problema que se repite una y otra vez dentro de una organización. En este sentido, las políticas
son criterios generales de ejecución que complementan el logro de los objetivos y facilitan la
implementación de las estrategias. Las políticas deben ser dictadas desde el nivel jerárquico
más alto de la empresa.”[1]
Las políticas institucionales incluyen otros elementos como lo describe el mismo articulo como
lo son las normas, los tipos de políticas, al ejecutar e implementar estas políticas logramos
beneficios y un trato equitativo, lo siguiente describe las parte ya mencionadas anteriormente
“Normas
Son reglas específicas que se deben seguir o a que se deben ajustar las conductas, tareas, o
actividades en una organización para poder llevar a cabo el cumplimiento de una política
organizacional. Cabe destacar que forman parte del contenido de las políticas
organizacionales.
Tipos de políticas
Generales; son las que aplica a todos los niveles de la organización, son de alto impacto o
criticidad, por ejemplo: políticas de presupuesto, políticas de compensación, política de la
calidad, política de seguridad integral, entre otras.
Específicas; son las que aplican a determinados procesos, están delimitadas por su alcance,
por ejemplo: política de ventas, política de compras, política de seguridad informática,
políticas de inventario, entre otras.
Metodología recomendada
• Fase I: Diseño y desarrollo de la política, en la cual se contempla desde la necesidad,
definición, hasta su redacción.
• Fase II: Validación y aprobación de la política, se procede a realizar las revisiones y
ajustes requeridos, para su posterior aprobación por parte de los involucrados.
• Fase III: Divulgación a todos los niveles de la organización, consiste en formalizar a
todos los miembros de la organización la vigencia y aplicación de la misma.
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• Fase IV: Mantenimiento de la política en cuanto a cumplimiento y vigencia, se refiere a
los ajustes o actualizaciones que requiera dicho instrumento, se recomienda hacer
revisiones y/o actualizaciones al menos una vez por año.
Beneficios de la aplicación de las políticas
• Aseguran un trato equitativo para todos los empleados.
• Generan seguridad de comunicación interna en todos los niveles.
• Es fuente de conocimiento inicial, rápido y claro, para ubicar en su puesto nuevos
empleados.
• Facilita una comunicación abierta y promueve la honestidad.
• Desarrolla la autoridad, poder y liderazgo.
• Asegura la confianza, transparencia, objetividad y aprendizaje.
• Son indispensables para una adecuada delegación de autoridad.
• Reflejan la imagen de la empresa y deben reajustarse a tiempo.
Recomendaciones
1. Su redacción debe ser sencilla y con lenguaje claro, concreto y preciso, no deben
existir ambigüedades.
2. La política es parte esencial de la vida organizacional de una empresa, por lo cual su
letra no debe ser muerta (definir, aplicar y cumplir).
3. Debe ser adaptable a través del tiempo, por lo cual entra en juego la fase de
mantenimiento.”
[1] Medina Mariana. (2012, mayo 14). Política organizacional. Concepto y esquema en la
empresa.
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Conclusiones
Se logró comprender la importancia de cada uno de los documentos que se investigaron para
el funcionamiento óptimo de una empresa. Aunque cada uno de ellos por separado no
pareciera de mucha relevancia.
Se comprendió que la existencia de la misión y visión es de suma vitalidad para la definición
de la existencia, la razón y el camino hacia donde se dirige una empresa, a causa de que
aporta a la consideración de caminos que debe tomar la empresa para lograr su objetivo y
satisfacer a su cliente.
Se aprendió que un manual organizacional comprende gran parte de el funcionamiento de la
empresa para la cual se esta trabajando, así como se define en él la jerarquía en un
organigrama, las políticas establecidas, normas, reglamento y conductas aceptadas por la
misma. También se pudo asimilar los elementos que el conlleva, así como los pasos que se
recomienda a seguir para la creación de uno que también cumpla con las características que
todo manual debe de llevar.
Se tomó en cuenta que las políticas son parte esencial de una organización porque estás
ayudan a que el comportamiento y los procesos realizados se hagan de manera legal, así
como especificando cláusulas que faciliten la resolución de conflictos que puedan llegar a
darse durante cualquiera de los procesos de cualquier tipo, es de suma relevancia contemplar
todos los escenarios posibles donde pudieran ocurrir errores con alguno de los procedimiento,
para que así de esta manera especificarlos en las políticas de la empresa y así poder saber
que hacer o que medidas tomar en caso de que una de estas situaciones llegue a presentarse.
No solo eso se comprende en las políticas también se incluyen partes que son del ámbito
comercial, y de recursos humanos, pueden especificarse condiciones para las vacaciones,
días de incapacitación, embarazos etc. Claro que esto depende directamente del tipo de
organización que desarrolla sus propias políticas.
En conclusión, general a pesar de que no sabía mucho de estos temas he logrado comprende
que, aunque parezca nada interesante cada uno de los documentos aquí explicados tiene una
presencia muy relevante para las empresas, pues en ellas se marca las conductas, clausulas,
condiciones, comportamientos que se deben de tomar en una empresa. Inclusive que no hay
manuales iguales porque cada uno de esto se adapta a la organización en la que se encuentra
trabajando.
Gracias a esta investigación se estudio de que elementos están compuestos dichos
documentos y que se debe tomar en consideración al realizarlos, así como algunos consejos
que nos conducirán a desarrollar de manera muy eficaz nuestros propios manuales, que estén
completos y que se abarquen la mayor cantidad de casos posibles para estar preparados y no
tener que lidiar con no saber que hacer en los conflictos que pueden suceder a lo largo de que
se logra el objetivo principal de una empresa.
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Bibliografia
Arballo, P. (14 de Abril de 2013). Requisitos de los elementos de los manuales de organización.
Recuperado de: [Link]
Thompson, A.(Diciembre 2006).Misión y Visión. Recuperado de
[Link]
Medina, M. (14 de Mayo de 2012). Política organizacional. Concepto y esquema en la
empresa. Recuperado de [Link]
esquema-en-la-empresa/
Wigodzky, Victoria y Martha Farmelo. “Cómo elaborar un manual de políticas institucionales:
Una guía práctica para organizaciones no-gubernamentales en América Latina”, elaborado con
el apoyo de la William and Flora Hewlett Foundation, 2015.
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