Administración y control de proyectos
Es importante que el futuro ingeniero de software esté capacitado en la
“Administración de Proyectos” antes de que se integre por completo a la vida laboral,
donde es común, que la presión por entregar el producto a como dé lugar y en una
fecha límite, impida finalizar con éxito un proyecto. El alumno debe saber que seguir
un buen proceso de desarrollo de software, aplicando correctamente las normas de
calidad, no garantiza que un proyecto se entregará trabajando correctamente y
además en el tiempo estimado, ya que existen otros aspectos importantes que se
deben tomar en cuenta.
El control de un proyecto es de suma importancia para la realización de los objetivos
sin embargo, es fundamental tener en cuenta que hay todo un proceso por detrás
para llevarlo a cabo. Por eso abordaré la importancia de la planeación y
programación de un proyecto para después llevar a cabo métodos de control. Para
poder realizar un proyecto en tiempo y costo adecuados es necesario elaborar un
plan en base al cual se pueda programar y controlar toda la obra.
Un proyecto en un conjunto esfuerzos temporales, dirigidos a generar un producto
o servicio único. El éxito del proyecto será el cumplir con los objetivos en tiempo,
costo y calidad, a satisfacción del cliente y de los involucrados clave al mismo tiempo
que desarrollamos relaciones a largo plazo con proveedores y demás integrantes
del equipo. Los Participantes clave son todas aquellas personas con un objetivo en
común, el objetivo del proyecto. Los involucrados son organizaciones y personas
que serán afectadas o beneficiadas por el desarrollo del proyecto.
- Definición del proyecto
Antes de iniciar el proyecto, es indispensable que el trabajo está entendido y que
los responsables, tanto de la ejecución del proyecto como quienes recibirán los
resultados del mismo, tienen una visión clara de los resultados esperados, cuando
se terminará, cuánto va costar, quién hará el trabajo, como se dará por terminado
el trabajo, y cuáles serán los beneficios.
Al final de esta etapa, se debe tener entonces un documento con el alcance y
expectativa del mismo, como se medirá, quien lo hará, y cuánto costará. Este
documento deberá estar aprobado por todos los involucrados, ya que tratar de
buscar consenso sobre estos temas en un proyecto que ya ha arrancado es
extremadamente difícil.
- Planeación del Trabajo
Cuando se define el proyecto, uno se asegura que se tiene un entendimiento claro
con el patrocinador del mismo sobre qué se debe alcanzar en el proyecto. En la
etapa de planeación se determina cómo se va realizar el trabajo. Esto implica
entonces elaborar un plan para el trabajo. Se utilizan diferentes alcances, acordes
al tamaño del proyecto.
- Administración de contratos
El contrato es el documento que rige las condiciones bajo las cuales se adquiere un
bien y/o servicio. En el caso de los bienes, es mucho más fácil medir la entrega de
lo adquirido, situación que se dificulta cuando son servicios. Por esto es
recomendable tener una lista de \”entregables\” que se esperan obtener de los
servicios recibidos. Entre más tangibles los entregables, más fácil de administrar el
cumplimiento.
Hay dos temas fundamentales en la administración de un contrato: la entrega de los
resultados (entregables) y el cumplimiento de las fechas para estas entregas. Para
ambos se establecen criterios y requerimientos que permiten controlar el
cumplimiento de los dos temas.
- Administración del Plan de Trabajo
El plan de trabajo es solo un entregable. Describe lo que hay que hacer, el orden
del trabajo, el esfuerzo requerido y quien está asignado a qué tarea, pero solo
representa el mejor estimado de cómo completar el trabajo que queda por hacer en
un momento dado de un proyecto.
- Administración del Alcance
El alcance de un proyecto describe los límites del mismo y lo que el proyecto va a
entregar, qué información se necesita y qué partes de la organización se verán
afectadas. Dado un grupo de recursos y tiempo, un número de cosas se puede
lograr. La administración de cambios en el alcance inicia con la definición de qué es
un cambio de alcance. Si el gerente del proyecto no ha definido bien el alcance
inicial del proyecto, será tremendamente difícil administrar este alcance durante el
proyecto. El propósito de la administración de cambios en el alcance es proteger la
viabilidad de la definición del proyecto ya definida y aprobada. Cuando se definió el
proyecto, también se definieron y estipularon las expectativas de resultados.
- Administración de la Comunicación
Esta es una de las actividades críticas en un proyecto, y fundamental en la
administración de los objetivos y los receptores de los beneficios del mismo. Es la
mejor forma de evitar las sorpresas, factor agravante ante la presencia de un
imprevisto. Hay dos niveles de comunicación en un proyecto. Todos los proyectos
deben comunicar el estado del mismo. Adicionalmente, si el proyecto es complejo
o más grande, se necesita un nivel más sofisticado de comunicación definido en un
Plan de Comunicaciones.
- Administración de la Calidad
La calidad de un proyecto ser mide por qué tan cerca están de cumplirse las
expectativas y entregables para el cliente, por lo tanto el objetivo central del equipo
del proyecto es tratar de cumplir y exceder los requerimientos del cliente. Hay una
tendencia a equiparar calidad con el mejor material, mejor equipo y cero defectos.
Sin embargo en la mayoría de los casos, el cliente no espera y no puede costear
una solución perfecta. El propósito de la función de la administración de la calidad
es la correcta definición de la expectativa del cliente, mediante la cuantificación de
algo que originalmente se maneja como subjetivo.
Estas habilidades descritas como necesarias en una medida u otra para garantizar
el éxito de los proyectos se centra en la administración de procesos. Sin embargo
hay otra serie de habilidades que también se requieren en el manejo de las personas
como liderazgo, escucha y buena retroalimentación.
Algunos de estos aspectos de la administración de proyectos, como definir el
proyecto y administrar situaciones, aplican para todos los proyectos. Otros como el
manejo de la documentación y las métricas cobran importancia en proyectos más
grandes.
