CASO PIO PIO Y MÁS PIO
PROBLEMÁTICA
La empresa pio pio y más pio es una procesadora y comercializadora de pollo que
se encuentra ubicada en Cali, Colombia, sus problemas más usuales están
presentes en la logística (debido a la demora con la que llegan los pedidos al
cliente, las rutas que llevan los camiones), el otro problema se encuentra durante
el proceso (producción menor a la demanda), también encontramos una mala
organización por parte de todos los miembros de la empresa (no siguen los
procedimientos y tienen una mala capacitación).
-En esta problemática podemos destacar las siguientes:
-Personal no comprometido con las labores de la empresa.
-Falta de organización dentro de cada una de las áreas.
-Falta de comunicación entre los empleados y las áreas dispuestas para las
entregas.
-Falta de rutas para cada entrega, que no sea una sola ruta para todas las
entregas porque de esta manera se va a retrasar todos los pedidos.
-Tener personal que no pueda adaptarse a las políticas de la empresa.
SOLUCIONES
-Más compromiso con la empresa de parte del personal.
-Organización con los productos y puestos de trabajo.
-Organizar las rutas para hacer cada entrega a tiempo.
-Ampliación del stock de inventarios y una bodega que cuente con las
instalaciones necesarias para tener todo organizado y donde se pueda producir
más y poder cumplir con la demanda de los clientes.
-Contratar personal competente.
- Fomentar más comunicación entre las áreas y los empleados.
-Conseguir más vehículos para cubrir las rutas.
CARGOS INVOLUCRADOS
Telemarquedista: Milena – Se encarga de tomar los pedidos de T a T,
mayoristas y algunos clientes que llamamos especiales.
Telemercaderista: Érica – Es quien toma los pedidos de los supermercados, es
una de las personas que más tiene experiencia en su puesto de trabajo y que
conoce los demás procesos.
Auxiliar de facturación Caja: Carla – Es la persona encargada de revisar los
documentos que deben entregar los auxiliares de servicio como facturas, ruteros,
notas de créditos.
Analista de inventarios: Mauricio – Se encarga de generar en el sistema a
primera hora un inventario de todas las referencias y de revisar que las bodegas
del producto manejado como congelado y refrigerado estén de acuerdo al kardex
que arroja el sistema.
Encargado Canastillas: Juan – Proporcionar tanto las canastillas a la planta
como a la distribución.
Servicio al cliente: Paula – Debe estar atenta a las peticiones, quejas y reclamos
delos clientes.
Facturador: Jimmy – Registra los despachos en los formatos para la
facturación. Supervisora distribución y transporte: Sandra – Encargada de la
programación de las rutas de acuerdo a los pedidos recibidos y separados.
Supervisor logístico: Encargado de coordinar el proceso nocturno para el
alistamiento de los pedidos y la organización de los cuartos fríos.
Auxiliares logísticos: Ejecutan la programación realizada por el supervisor
logístico.
Gerente General: Tiene la responsabilidad general de administrar los elementos
de ingresos y costos de la compañía.
Supervisor de ventas: Alex – Se encarga de todo lo relacionado con el equipo de
trabajo de ventas y de que todas las ventas se realicen exitosamente.
ESTABLECER LAS POSIBLES SOLUCIONES PARA LOS PROBLEMAS
IDENTIFICADOS, CONTEMPLANDO:
Creo que en la propuesta es importante:
-Crear una planeación a través de un organigrama de tareas y tiempos de
ejecución
- Replantear el sistema de distribución, de tal forma que sea posible o más fácil
realizar una medición constante de desempeño frente a los clientes
-Es necesario desarrollar estrategias de redes de distribución
-Hay que crear un enrutamiento por clientes y horarios de los vehículos para
cumplirle a todos los clientes y realizar una trazabilidad a través de un sistema gps
(Satrack)
- Replantear nuestro sistema de transporte y desarrollar mecanismo de
seguimiento al cliente, que permitan conocer las necesidades reales del cliente,
conocer sus inconformidades. Seguramente identificando las rutas críticas,
nuestros clientes objetivo se crearían rutas especializadas, es decir, contar con
una ruta para casinos, donde su tiempo de recepción es corto, para lo cual le
podríamos llegar a tiempo; otra ruta para T a T, así llegamos temprano a aquellas
zonas rojas, ya que si no iniciamos temprano el vehículo podría ser víctima de
asalto, otro sistema de distribución para clientes especiales, clientes varios.
-Los vendedores deben negociar con algunos clientes para ampliar los horarios de
entrega o correr algunos para la tarde, debido a que la mayoría se deben entregar
entre 8:00 a.m. y 10:00 a.m., pues, a todos no les podemos llegar en el mismo
período de tiempo, para ello tendríamos que contar con vehículos exclusivos para
cada cliente y eso es realmente imposible sin tener sobre costos muy elevados.
-Es necesario plantear directrices, planes de trabajo, diseñar procesos y
procedimientos en cada puesto de trabajo, sensibilizar sobre el flujo del proceso y
sobre todo, hacerlo cumplir; plantear políticas organizacionales y replantear
funciones de los colaboradoras para equilibrar cargas y sobre todo crear
estrategias que conlleven a mejorar el funcionamiento del área y de la compañía.
-Sería importante que en los puestos de trabajo haya rotación, para que todos
estén en la capacidad de asumir ciertas funciones de las áreas de trabajo claves y
así no sería traumática la operación al momento de faltar un colaborador.
-También sería muy útil replantear la información que arroja el inventario, por no
ser confiable o generarlo 2 o 3 veces al día, para que sea un dato más aproximado
de las referencias disponibles para la venta.
-Recolectar información del histórico de ventas que permita desarrollar e
implementar un pronóstico de la demanda, esto nos permitirá conocer el mercado,
tener claro el comportamiento de las referencias y/o preferencias del consumidor,
adicional será de gran utilidad para el manejo de inventario, que puede darse por
familias de referencias, de esta manera le daremos a nuestros clientes el producto
que necesita, en la cantidad que requiere y el día que lo necesita.
-Capacitar a los colaboradores en diferentes temas, entre los que son necesario
servicio al cliente interno y externo, trabajo en equipo, resolución de conflictos, lo
cual tendrá como resultado un clima laboral más agradable, este proceso se
fortalecería con un buen proceso de comunicación entre todos.
- Implementación de Project para establecimiento de tareas y tiempos de los
diferentes procesos que intervienen
-Un sistema ERP para sistema de inventarios
-Un sistema como SAP a través del cual se manejan todos los procesos en línea,
informes, inventarios, facturación, a través de transacciones para cada área que
hace parte del proceso y en el cual se le puede dar una trazabilidad a los pedidos
y ver el estado en el que este, al igual los pagos de los clientes, clientes fuertes y
significativos es decir que son ya clientes fijos que hay que priorizar, todo
manejado desde una plataforma que esté disponible en línea para que así pueda
ser consultada en tiempo real y no permita retrasos o se les pueda priorizar a
tiempo.
