Evaluación de software para la venta de equipos informáticos de
la empresa “CYA Hardware – SRL” Lima 2019.
Chávez Vivanco, Jorge Saúl, Pizzo Córdova, Paulo Alberto
a
EP. Administración, Facultad de Ciencias Empresariales, Universidad Peruana Unión
Resumen
El objetivo del siguiente trabajo de investigación es demostrar fehacientemente que la
evaluación de software en un sistema computarizado, facilite el adecuado cálculo del costo de
ventas en la empresa de informática “CYA Hardware” – SRL.
El presente trabajo se justifica por cuanto servirá de mucha ayuda para la empresa a su vez
que beneficiará a estimar sus costos de adquisición y consecuentemente, determinará de
manera más precisa sus ventas. La hipótesis que se consideró en este estudio fue la
evaluación de un sistema computarizado que facilite el adecuado cálculo de ventas en la
empresa. La población consta de 8 trabajadores con que tiene la empresa a quienes se les hizo
un cuestionario de preguntas que tienen referencia a las variables, las mismas que
debidamente procesadas nos permitió aterrizar a las conclusiones, entre las cuales resaltamos
que la empresa no cuenta con un sistema idóneo que determine de manera precisa sus costos
de adquisición de los equipos informáticos y de ventas concluyéndose además que la
evaluación y mejora del software facilite el adecuado cálculo en las ventas de la Empresa
“CYA Hardware” SRL
Palabras clave: Evaluación de software; Costos; ventas, inventarios
Abstract
The objective of the following research work is to demonstrate reliably that the evaluation of
software in a computerized system facilitates the adequate calculation of the cost of sales in
the computer company "CYA Hardware" - SRL.
This work is justified by the fact that it will help a lot of help for the company, at the same
time it will benefit to estimate its acquisition costs and, consequently, will determine more
precisely its sales. The hypothesis that was considered in this study was the evaluation of a
computerized system that facilitates the proper calculation of sales in the company. The
population consists of 8 workers with whom the company has a questionnaire of questions
that have reference to the variables, the same ones that properly processed allowed us to land
the conclusions, among which we highlight that the company does not have a suitable system
that determines in a precise way its costs of acquisition of computer equipment and sales,
concluding that the evaluation and improvement of the software facilitates the proper
calculation in the sales of the Company "CYA Hardware" SRL.
Keywords: Software evaluation; Costs; sales, inventories
1. Introducción
El presente trabajo de investigación titulado “Evaluación de software en la venta de equipos
informáticos de la empresa de informática “CYA HARDWARE – SRL” Lima 2019.”, en la
que se encuentran procesos deficientes para poder determinar con exactitud el costo de
ventas, dado que les es difícil determinar los costos de productos informáticos adquiridos, por
el programa que actualmente maneja no siendo preciso en la determinación y el costo
calculado no es estimado, y por ende si se toma en cuenta este costo para determinar el precio
de venta la información procesada deviene en datos irreales.
Por ello nuestro objetivo es demostrar que una evaluación de software para la empresa facilite
el adecuado cálculo de costo de ventas en la empresa CYA Hardware SRL. Debido a que en
la actualidad existen muchos sistemas informáticos que benefician en la simplificación de
labores, ayudan a determinar resultados más exactos, permitiendo que se haga una buena
determinación del costo de ventas.
Probar que la evaluación de un sistema computarizado beneficie el adecuado cálculo de costo
de ventas en la empresa CYA Hardware SRL.
Determinar si la evaluación de software computarizado permite el adecuado cálculo del costo
de ventas en la empresa CYA Hardware SRL.
Comprobar que el control y la evaluación de un software personalizado de un sistema
computarizado facilite el adecuado cálculo del costo de ventas en la empresa CYA Hardware
SRL.
Definir si el costo de la mercadería adquirida dentro de un sistema computarizado permite el
adecuado cálculo del costo de ventas en la empresa CYA Hardware SRL.
2. Desarrollo o Revisión
En el desarrollo o revisión de la evaluación de un software, es necesario conocer
cómo se debe registrar las existencias almacenadas o la entrega por parte de los proveedores,
así como los objetivos y elementos que lo conforman, sus importancias para suministrar y
verificar la necesidad para una nueva compra de un producto informático.
2.1. Sistemas o software para ventas.
Los Sistemas que controlan las ventas son sistemas contables que se utilizan
para registrar las cantidades de productos existentes y para establecer el costo de la
mercadería a ser vendida. Un sistema informático es un conjunto de controles que
supervisan los niveles.
a. Definición de un software para ventas.
Según Chauvel (1995) Inventarios son existencias físicas que se tienen para la
comercialización en el transcurrir frecuente del negocio o para ser utilizados en la
producción de activos o servicios para su futura venta. Los inventarios abarcan,
además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o
mercaderías para la comercialización, los materiales, repuestos y accesorios para ser
utilizados en la producción de activos elaborados para la venta o en la prestación de
servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito.
El software de ventas permite tener datos registrados exactos y actualizados
del volumen de existencias adquiridas y vendidas, así como la determinación de
bienes físicos en el almacén. Es normal que los sistemas computarizados de ventas
estén relacionados con las compras y ventas de la empresa comercializadora, por
ejemplo, las computadoras y accesorios del Grupo Leafar, tienen registros
actualizados al instante, de tal manera que los administradores tienen información de
las ventas actualizadas en el tiempo adecuado.
Un software computarizado de ventas es el paso más importante y a través del
cual una empresa consiga una administración y contabilidad eficiente de los
movimientos y el almacenamiento de los accesorios y de toda la información y
recursos que trabajan en ello.
Al tener un software adecuado se podrá trabajar de forma eficiente con la
clasificación de las ventas y la seguridad en todos los registros de compras y ventas,
es decir, es tan importante saber la cantidad que están en existencia como saber
identificar cada uno de los productos que manejan en la empresa.
Un sistema de inventario permite definir cuáles son los niveles que debe
mantenerse, cuando hay que solicitar un pedido, la frecuencia y la cantidad del
mismo.
Un sistema de control de inventarios es una de las prioridades más complejas e
importantes de toda empresa. Mediante el control de los inventarios, se podrá solicitar
la cantidad adecuada, y se mantendrá un equilibrio entre dos diferentes costos; el de
almacenamiento y el de vigencia de los productos. En una empresa de venta de
equipos informáticos, tiene que contar con los elementos apropiados para retribuir la
demanda de los clientes, además de contar con un control adecuado de inventarios, ya
que la mayoría de ellos tienen un costo muy alto para la empresa.
Mediante el sistema de control de inventarios computarizado, se tendrá la
información correcta de los movimientos diarios, las entradas, salidas, fechas de
caducidad, lotes, y existencias. Es un método eficiente y correcto, porque nos brinda
la seguridad de poder apreciar por medio de las bases de datos, las existencias que
realmente tenemos, en lugar de acudir personalmente al almacén para ver si se cuenta
con el accesorio o equipo requerido.
Por lo tanto, se tiene que llevar un buen control de los productos informáticos
existentes, ya que no todos tienen la misma demanda, los accesorios de última
generación y de entretenimiento son los que tienen mayor salida, por lo tanto, son los
que se solicitan de manera más constante en la empresa.
b. Objetivos del sistema de control de inventarios.
Según Espinoza (2011) El control de inventarios es un instrumento moderno
sumamente indispensable en la administración actual, ya que esta facilita a las
empresas y organizaciones determinar las cantidades existentes de productos
disponibles para la venta, en un lugar y tiempo determinado, así como el escenario de
almacenaje aplicable en las industrias.
Un sistema de control de inventarios es un bloque de elementos, un sistema de
información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con la finalidad de
respaldar las actividades de una empresa o negocio. En un análisis apropiado, un
sistema de información no necesariamente incluye un hardware. Sin embargo, en la
realidad se utiliza como sinónimo de "sistema de información computarizado."
Los elementos que interactúan entre sí son: el equipo informático de
computadoras, el talento humano, los datos o información fuente, programas
ejecutados por los equipos de cómputo, las telecomunicaciones y los procedimientos
de políticas y reglas de operación.
Un sistema de control de inventario es un componente fundamental dentro de
la empresa que se utiliza para la gestión eficiente del movimiento y almacenamiento
de las mercaderías y del tránsito de información relacionado. Los vendedores de los
productos tienen acceso a los programas de software de alta tecnología que permitan
optimizar el control de inventario computarizado, y así lograr mayor efectividad
empresarial. Destinar los productos a los clientes y ahorrando los recursos posibles
son los objetivos principales de un sistema de control de inventarios.
Asegura evitar el desabastecimiento para que los clientes tengan acceso a los
productos informáticos cuando los requieran o deseen es un problema clave en todo
control de inventario. El software debe incluir un backup o copia de seguridad bien
asegurado, donde los niveles de inventario en una tienda realicen envíos desde el
centro de distribución o directamente de un proveedor. Así el distribuidor o vendedor
tendrá el inventario a la mano cuando los clientes van a comprar los productos.
Permite evitar el exceso de inventario en un control de inventario optimizado
permite equilibrar las líneas de ventas, su objetivo principal por la cual algunas
compañías han ido tras los sistemas que sean justo a tiempo y el avance tecnológico
de los softwares es para evitar el exceso de inventario y satisfacer la demanda. Tener
demasiado inventario en los stands de despacho o en las tiendas demanda muchos
costos, ocupa espacio, tiempo del trabajador, costos de servicios públicos y limita el
espacio en las ventas.
El objetivo de transportar las mercaderías eficientemente la validez en el
inventario es la capacidad de recibir y almacenar rápidamente los productos que
entran, restaurar y enviar cuando son adquiridos o tienen salida. El tiempo innecesario
en estos procesos produce costos de manejo del inventario. Además, el repartimiento
eficiente es un asunto de agrado para los clientes y para los vendedores de los stands
comerciales. El personal de despacho espera que los proveedores cumplan con los
horarios establecidos de entrega y los clientes quieren que sus pedidos de productos
informáticos lleguen a tiempo.
Ayuda a extender los márgenes de beneficio, para el control de inventario bien
estructurado es con frecuencia la clave para alcanzar los objetivos y obtener
beneficios. Para invertir lo menos posible en el control de inventario, se tienen que
cumplir demás objetivos porque es fundamental en la creación de ganancias y el
crecimiento de la empresa.
En toda pequeña y mediana empresa donde se trabaje con productos, debe
realizarle un inventario, cada cierto tiempo, a productos de su almacén, el cual
ayudara a verificar como está la circulación y el almacenamiento de sus mercaderías.
c. Importancia del sistema de control de inventarios computarizado.
Según Horngren, Charles (2003), Un sistema de inventario permite lograr
obtener a precisión los datos de registro detallando a las unidades compradas de las
unidades vendidas específicamente. Es frecuente que los sistemas de inventarios estén
asociadas a dos cuentas: la 20 de existencias y las 70 de ventas.
Un sistema de control de inventarios computarizado ha cambiado la forma en
que las organizaciones operan actualmente. A través del uso de un sistema de
inventarios computarizados se logra mejoras muy destacadas, pues facilitan la
automatización de procesos operativos. Proveen una plataforma de información
oportuna que sirve para correcta toma de decisiones.
El sistema de control de inventarios computarizado ha sido conceptualizado
como la técnica que permite el procesamiento de información. Los sistemas de control
de inventarios constituyen el núcleo central de una transformación multidimensional
que experimenta la economía y la sociedad; lo importante de este estudio y dominio
de influencia tienden a modificar en el ser humano sus hábitos y patrones de conducta,
hasta incluso, su forma de pensar.
Un sistema de control del inventario es un elemento muy importante para el
desarrollo, tanto en grandes empresas como en pequeñas y medianas, siendo un factor
fundamental para el control de costos y rentabilidad de cualquier empresa.
Una mala administración puede ser la culpable de generar clientes inconformes
por no cumplir con los pedidos de los productos, además trae consigo problemas
financieros que pueden llevar a la empresa a una quiebra.
Núñez A. (2002), indica que la verificación de inventarios, es generalmente el
de mayor simplificación en el interior del activo corriente, no solo en su cantidad
total, sino porque de su control dependen la ganancia de la empresa, de allí la
importancia de la evaluación de un apropiado sistema de control de inventarios.
Para obtener una buena gerencia de inventario que sea de suma importancia
para la empresa y que desempeña una función vital, es proveer a la empresa de
materiales suficientes, para que pueda continuar su funcionamiento dentro del
mercado. En el caso de las empresas comercializadoras, el control del inventario
garantiza la calidad del servicio y la experiencia del cliente.
Los inventarios pueden incluir materia prima, productos en procesamiento y
productos terminados, mercaderías para la venta, artículos y repuestos para ser
consumidos por los clientes; en la productividad de artículos fabricados o usados en el
prestamiento de servicios.
Se puede decir que el inventario es capital y tiene un valor para las empresas,
sobre todo para aquellas que se dedican a la venta y comercialización de productos. Es
por esto que es de gran importancia, ya que permite a la empresa cumplir con la
demanda requerida y competir en el mercado.
Mantener el inventario actualizado, es un gran esfuerzo y aunque exista un
sistema de venta y compra que lo actualice automáticamente, es necesario realizar
nuevos inventarios para poner al día nuestros productos.
d. Tipos de sistema de inventarios
Dependiendo de la periodicidad con la que se realicen los inventarios en una
empresa, podemos destacar dos clases de inventarios quienes resaltan por sus
características únicas.
Según Homgen T. (2008) En este sistema la empresa mantiene una
contabilización recurrente de cada producto del kardex, así los registros exhiben las
mercaderías disponibles continuamente. Es servible para preparar eeff mensuales,
trimestrales u otros estados intermedios. La empresa puede estimar el costo del
inventario final y el costo de las mercancías vendidas directamente de las cuentas
contables, sin tener que hacer un inventario físico de las mercaderías. Este sistema es
el que se utiliza actualmente en nuestro país.
Este sistema suministra un grado de rigurosidad al momento de efectuar y
control más eficiente que el sistema periódico, ya que la información del inventario
siempre está al corriente, debidamente actualizado.
Además del control permanente del inventario general de la empresa, este
sistema permite determinar el costo cuando realizo el pronóstico de la venta, ya que
gracias a que cada salida de un producto, se detalla contablemente la cantidad y el
costo final de venta.
La determinación del valor en los inventarios para el cálculo del costo de venta
por el sistema perpetuo, tiene el inconveniente con los valores de las mercaderías,
debido a que estos bienes se compran en fechas distintas con precios diferentes, por lo
que es casi imposible lograr alcanzar una homogeneidad entre los artículos comprados
que conforman parte del almacén.
Para afrontar esta problemática, la valorización de los inventarios se efectúa
con diferentes métodos con el objetivo de obtener un costo más real, dependiente de
los tipos de empresas que puedan existir.
Entre los más destacados de valoración tenemos: Método del promedio
ponderado, Método PEPS (Primero en Entrar, Primero en Salir), Método UEPS
(Ultimo en Entrar, Primero en Salir), etc.
Según Varela, Félix (2008), El sistema de inventarios periódicos se realiza
cada cierto período de tiempo, por lo que se tiene que tener preparado ya el conteo
físico de las existencias en un momento determinado para lograr conservar con
exactitud el detalle ordenado y clasificado de la cantidad de inventarios disponibles.
Con el uso de este sistema, la empresa no logrará saber en cualquier momento el
status actualizado de sus mercaderías, ni el valor exacto de sus productos ofrecidos en
venta.
La empresa solo podrá conocer tanto el inventario preciso como el costo de
venta, al momento de efectuar un conteo físico, lo cual generalmente se realiza al final
de un ejercicio económico, que puedes ser mensualmente, semestral o anualmente.
Para estimar el costo de las ventas realizadas en un ejercicio, es importante
realizar conteo físico de inventarios que consiste en tener el inventario inicial, y
sumarles las compras, restarle las devoluciones en compras y el inventario final. El
resultado es el costo de ventas del periodo.
Fórmula del costo de ventas:
INVENTARIO INICIAL + COMPRAS - INVENTARIO FINAL = COSTO DE VENTAS
130,000 + 85,000 - 118,000 = 97,000
Según Vásquez, L. (2011) La gestión corporativa a través de los inventarios es
necesaria para establecer un control fidedigno de la situación real encontrada en la
empresa, sabiendo de los diferentes productos que tenemos disponibles para la venta y
cambiando así las necesidades del procedo de producción que ostenta la empresa.
e. Ventajas de un sistema de control de inventario.
Según Castro, J. (2017). El software de control de inventarios es una útil y
gran herramienta de trabajo, pues no solamente ayuda en la organización empresarial,
sino que impulsa y motiva al crecimiento y la rentabilidad efectiva. Cuando una
empresa se somete a un sistema de control de inventarios, se reduce la posibilidad de
pérdida pues el artículo se encuentra identificado ya que está bajo control. El sistema
de control de inventario automatiza procesos que permiten ahorrar y optimizar
tiempos al ser humano.
El conocimiento puede ser obvio, pero realmente no lo es. Es muy común que
las empresas desconozcan qué mercaderías e insumos tiene en existencia, lo que
conlleva en compras innecesarias o hasta merma. Así que, si bien es un beneficio
básico de un sistema de inventarios, no debe de ser subestimado; conocer la empresa
brinda información invaluable.
Aumentar las ventas de la empresa Contar con un sistema de administración de
inventarios reduce el chance de no ser eficiente para cumplir con las demandas de los
clientes, lo que en corto y mediano plazo se traduce en un incremento de las ventas.
Lo anterior, sin mencionar los beneficios de satisfacer a los clientes.
El objetivo de toda empresa es disponer tiempo para realizar actos
productivos. Los gastos pueden ser importados directamente a través de la factura del
mismo proveedor, así se reducirán errores, se optimizarán los tiempos y el trabajo se
realizará mucho más eficiente.
Una correcta administración de inventarios realizado a través de un software
establecerá máximos y mínimos, así como visualizar continuamente en tiempo real a
los artículos, ayudando a reducir los costos de almacenaje. Se puede lograr la
reducción del inventario permitiendo que existan menores costos de almacenamiento
y así se evitaría la merma cuando se tope con mercadería o suministros perecederos.
Se disminuye las posibles equivocaciones que se encuentran en el
procesamiento de recepción, envío y transferencia. Por lo tanto, el software de
inventarios, automatizará muchos pasos importantes en este proceso, por lo que se
minimiza el riesgo de opción de error al realizar la contabilización física de las
existencias.
Definitivamente dejar de movilizar tanta cantidad de papel y carpetas físicas es
un gran beneficio administrativo, ya que colabora mucho para el medio ambiente,
reduciendo la contaminación. Por eso cuando se revoluciona la empresa a través de un
software contable permite que la información sea precisa con la automatización y
actualización referida propia de los beneficios que posee dicha evaluación.
El sistema automatizado de control de inventarios permitirá identificar y
controlar los artículos que tenemos en stock. Se sabrá la ubicación de los productos
desde que ingresa al almacén hasta que sean entregados a los usuarios finales. Todo
este proceso se podrá contabilizarlo en un reporte específico de movimientos
inventariables.
Aprovechar los nuevos sistemas en la nube, benefician porque cubren de
información sobre el negocio a cada instante: registros, cierre de balances, reportería,
transferencias, movimientos, inventarios, etc. Además, se puedes ingresar a esta base
datos en cualquier momento y lugar desde cualquier dispositivo con acceso a internet.
Realizar reportes periódicos Uno de los principales beneficios de la
automatización de un sistema es el acceso oportuno a la reportería mensual, semanal e
inclusive diarios Esto reduce las dudas que genera aguardar por reportería al corte.
Con un software adecuado para inventarios se obtiene información de primer alcance
e ilustraciones claras para interpretarla.
Finalmente, originar reportes de inventarios y tener indicadores clave permitirá
realizar una planificación efectiva. Sumado al hecho de que la información es más
exacta al provenir de un sistema de inventarios automatizado, facilita la convicción y
serenidad al momento de prever tendencias y visualizar el futuro corporativo de la
empresa.
Según Johnson, R. (1978). Independientemente del sistema de inventario que
se use, la exactitud al momento de efectuar el registro contable es un factor
indispensable para lograr el éxito. Un método exitoso que permite lograr esa precisión
consiste en seleccionar colaboradores específicos en la labor de enviar y recibir
bienes, y de digitar con exactitud cada una de esas operaciones. Un segundo método
consiste en conservar bajo llave el inventario para impedir que se efectúen retiros de
materiales no autorizados o sin hacerle el debido registro contable previamente. Este
método también brinda protección contra el almacenaje del bien recién recepcionado
en lugares erróneos, donde podría quedarse extraviado durante mucho tiempo. El
conteo cíclico es un tercer método en el cual el personal del almacén cuenta
físicamente un pequeño porcentaje selecto del total de artículos y enmienda los errores
que se encuentra. Los artículos clase A son los que tienen mayor frecuencia. Un
último método, especial para los sistemas computarizados, consiste en realizar
revisiones lógicas a fin de detectar errores en cada una de las transacciones registradas
e investigar a fondo cualquier discrepancia. Dichas diferencias pueden consistir en:
- Recepción de artículos cuando no existe programación de recepciones.
- Salidos descontroladas que exceden las existencias disponibles.
- Recepciones consignadas que no coincidan con partes exactas y figuran como
inexistentes.
Estos métodos ayudan a mantener la exactitud al momento de registrar los
inventarios en sus respectivas cuentas de activo dentro de los límites permitidos. Un
beneficio secundario no exigible es que los auditores no solicitan obligatoriamente el
conteo de las existencias (inventario) si los registros detallables en el sistema resultan
ser lo suficientemente precisos.
Figura 1. Diagrama de flujo del Sistema de inventario
Inicio
Inventari
o inicial
Si
Imprimi
r
Reporte
de
compras
N
o
Kardex
Salida de
equipos y
accesorios
de
cómputo
Grabar
informaci
ón en
registro
de ventas
Inventari
o inicial
Impresión de
registro de ventas
FIN
En el diagrama anterior se puede visualizar el orden para trabajarlo. Debido a que es un
programa elaborado con herramientas de Office, se pudieron crear vínculos entre los
diferentes archivos, con solo oprimir en el código del producto. Tal es el caso de Inventario
inicial a kardex
3. Conclusiones
El sistema de inventarios que tiene la empresa es muy básico para las tareas que se
realizan como la entrada y salida de los productos informáticos, de tal manera que el proceso
de información en el programa o software en que se trabaja no muestra información
detallada.
La gestión de la logística encontrada en la empresa, es muy deficiente, gracias a que
no existe un registro apropiado en lo que se refiere al control de ingresos y egresos de la
información computacional, es más, no se lleva un seguimiento personalizado para cada uno
de los productos que la empresa vende, ya que nada está clasificado y todo esta desordenado.
El sistema de control de inventarios computarizado es deficiente, no es tan bueno que
digamos. Si fuera un buen sistema, le brindaría mayor precisión a la empresa cuando se
determine el costo de ventas y el control de las existencias en el kardex, información contable
valiosa para que en la logística se puedan tomar decisiones ejecutivas amparadas en datos
más precisos y confiables.
4. Recomendaciones de un sistema de control de inventarios
Resulta sumamente determinante que la empresa implemente un sistema de
inventarios computarizado para así se logre obtener información mucho más confiable y
precisa pues el objetivo es lograr una óptima toma de decisiones empresariales con
información completamente sustentable para lograr así la correcta determinación del costo de
ventas.
Sin embargo, se debe prestar un especial énfasis a la gestión que involucra a los
inventarios, para que se determine una óptima rotación correcta de los productos. Y los
productos que no roten, ver la mejor forma de venderlos a un precio módico. Por eso se debe
determinar un correcto cálculo planificado que involucre los costos, y por sobre todo, realizar
con frecuencia los inventarios físicos cada 6 meses para detectar observaciones y efectuar los
ajustes precisos y necesarios.
Para mejorar el control de inventario de una empresa es recomendable instalar un
sistema (Software) que ayude a especificar las fechas de entrega, así como también cuando
un producto ya no se encuentre en stock o está agotándose, esto ayudará a mantener un
adecuado registro de Ingresos y salidas y el Kardex personalizado para cada producto
informático lo cual permitirá una información real de la entrada y salida de almacén de la
empresa.
Se recomienda que la evaluación de un Sistema de Inventarios Computarizado, para
que facilite la determinación adecuada del costo de ventas y el costo de la mercadería
adquirida para la empresa, información sumamente primordial para la toma de decisiones.
Referencias
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https://prezi.com/swd5n4qmmdne/control-de-inventarios-mediante-el-tamano-de-lote/
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